STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIDANG KEMAHASISWAAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIDANG KEMAHASISWAAN

Universitas Respati Yogyakarta Jln. Laksda Adi Sucipto KM 6.3 Depok Sleman Yogyakarta Telp : 0274-488 781 ; 489-780 Fax : 0274-489780

BADAN PENJAMINAN MUTU

Standar Operasional Prosedur Bidang Kemahasiswaan UNRIYO

Page 1

UNIVERSITAS RESPATI YOGYAKARTA

Kode/No

:

SOP/PMU/02/XII/2014

Tanggal

:

08 Desember 2014

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Revisi Ke

:

1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR TAHUN 2014 Penanggung Jawab Nama Jabatan  Prof. Dr. dr. Santoso, MS, Sp.Ok Rektor  Dr. Fransiska Lanni, MS

Wakil Rektor I

 Sari Sundari S.KM

Wakil Rektor II

 Dr. Agustinus Suharno, MM

Wakil Rektor III

 Ariyanto Nugroho S.KM. M.Sc

Ketua BPM

2. Pemeriksaan

Venny Vidayanti S.Kep.,Ns.M.Kep

Sekretaris BPM

3. Persetujuan dan Penetapan

Prof. Dr. dr. Santoso, MS, Sp.Ok

Rektor

4. Pengendalian

Andre Kussuma Adiputra, SE. M.Si

Auditor Internal

1. Perumusan


Tanda Tangan

Tanggal

26 November 2014

02 Desember 2014

08 Desember 2014 07 Januari 2015

Page 2

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Alloh S.W.T karena atas rahmat dan karunia-Nya Badan Penjaminan Mutu (BPM) Universitas Respati Yogyakarta (UNRIYO) telah menyelesaikan penyusunan kumpulan Standar Operasional Prosedur Akademik dan Non Akademik Badan Penjaminan Mutu sebagai hasil revisi Standar Operasional Prosedur yang telah disusun pada tahun 2009 oleh Badan Penjaminan Mutu Akademik UNRIYO dalam rangka peningkatan sistem dan tata kelola manajemen mutu di UNRIYO . Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas, pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja institusi berdasarkan indikatorindikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan penyusunan SOP adalah menciptakan komitmen mengenai peningkatan kualitas kinerja satuan unit kerja di Institusi untuk mewujudkan good governance. Kumpulan prosedur ini disusun berdasarkan hasil workshop penyusunan prosedur Badan Penjaminan

Mutu

yang

melibatkan

semua

unit

kerja

di

Universitas

Respati

Yogyakarta.Kumpulan prosedur yang sudah disusun ini masih belum sempurna.Oleh karena itu, kami berharap masukan dari berbagai pihak untuk menyempurnakan prosedur yang sudah ada. Kami mengucapkan terima kasih atas kerja keras dari semua unit kerja yang terlibat dalam penyusunan prosedur ini dan semoga kumpulan prosedur Badan Penjaminan Mutu Universitas Respati Yogyakarta ini bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.

KETUA BADAN PENJAMINAN MUTU

Ariyanto Nugroho S.KM. M.Sc


Page 3

DAFTAR PROSEDUR

KODE SOP

NAMA PROSEDUR

HALAMAN

PROSEDUR TENTANG KEMAHASISWAAN SOP/BKACC/XII/2014/001

Beasiswa BPPA-BBM

6

SOP/BKACC/XII/2014/002

Beasiswa Yayasan

8


Prosedur Bimbingan Dan Konseling

10


Cetak Kartu Tanda Alumni (KTA)

12


Kegiatan Debat Bahasa Inggris

14


Kegiatan Lomba Karya Tulis Ilmiah

16


Pemilihan Mahasiswa Berprestasi

19


Mahasiswa meninggal

22


Pembekalan Wisudawan

24


Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

26


Cetak Sertifikat

28


Seleksi Kegiatan Olimpiade MIPA

30


Bursa Kerja

32 34


Prosedur Kegiatan Unit Kegiatan Kemahasiswaan (UKM) Klaim Asuransi


Kehilangan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

39


Magang kerja untuk Alumni

41


Pelacakan Pengguna alumni

43


Pemilihan Pengurus Unit Kegiatan Kemahasiswaan SOP/BKACC/XII/2014/019

(UKM)


37

45

Page 4


Page 5

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Revisi Diajukan oleh

: SOP/BKACC/XII/2014/001 : 08 Desember 2014 : 1 : Ka Biro SDM

Disahkan oleh

:

Nama SOP

:

Rektor UNRIYO Beasiswa BPPA-BBM

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI PELAKSANAAN

1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No.30 Tahun 2010 tentang Beasiswa 7. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 8. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 9. Statuta Universitas Respati Yogyakarta

Beasiswa adalah dukungan biaya Pendidikan yang diberikan kepada Mahasiswa untuk mengikuti dan/atau menyelesaikan Pendidikan Tinggi berdasarkan pertimbangan utama prestasi dan/atau potensi akademik. Bantuan biaya pendidikan adalah dukungan biaya Pendidikan yang diberikan kepada Mahasiswa untuk mengikuti dan/atau menyelesaikan Pendidikan Tinggi berdasarkan pertimbangan utama keterbatasan kemampuan ekonomi

KETERKAITAN Kebijakan Mutu Universitas Manual Mutu Universitas

PERALATAN/PERLENGKAPAN


Page 6

ALUR PROSEDUR BEASISWA BPPA-BBM No

Kegiatan

Pelaksana MHS

BKACC

Kelengkapan

Waktu

Output

KOPERTIS

1.

Surat masuk dari Institusi Kopertis berkaitan dengan beasiswa BPPA-BBM

Surat Pengumuman beasiswa BPPA-BBM

5 menit

Informasi Beasiswa

2.

Pengumuman Beasiswa BPPA-BBM

Poster

5 menit

Informasi Beasiswa

3.

Mahasiswa mengajukan diri sebagai calon penerima beasiswa BPPA-BBM

Form BPPA-BBM

15 menit

4.

Kemahasiswaan menseleksi berkas beasiswa BPPA-BBM dan mengajukan permohonan ke kopertis

Form BPPA-BBM

25 menit

5.

Pengumuman penerima beasiswa BPPA-BBM dan pencairan dana

Daftar Mahasiswa

5 menit

6.

Mahasiswa penerima beasiswa BPPA-BBM mengumpulkan bukti penerimaan beasiswa

Fotokopi rekening

5 menit

7.

Dokumentasi

Form BPPA-BBM Daftar mahasiswa Fotokopi rekening

5 menit


Keterangan

Page 7



Disahkan oleh

:

Nama SOP

:

Rektor UNRIYO Beasiswa Yayasan

DASAR HUKUM


1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No.30 Tahun 2010 tentang Beasiswa 7. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 8. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Kebijakan Mutu Universitas Manual Mutu Universitas

Beasiswa yayasan adalah sebuah layanan beasiswa yang diberikan oleh Yayasan Pendidikan Respati kepada mahasiswa Universitas Respati Yogyakarta. Pemberian beasiswa ini bertujuan untuk membantu, mendorong, dan menunjang kelancaran proses belajar mahasiswa sehingga dapat menyelesaikan studinya tepat pada waktunya



Page 8

ALUR BEASISWA YAYASAN No

Kegiatan

Pelaksana MHS

PROGRAM STUDI

BKACC

Kelengkapan Bag Keuangan

Waktu

Output

Keterangan

WR II

1.

Bag. Kemahasiswaan memberikan surat kepada prodi untuk meminta rekomendasi calon penerima

Surat Pengantar

5 menit

Informasi Beasiswa

2.

Prodi memberikan rekomendasi mahasiswa

Surat Rekomendasi

5 menit

Informasi Beasiswa

3.

Bag. Kemahasiswaan menseleksi rekomendasi dari prodi dan mengajukan ke WR II

Surat rekomendasi

15 menit

4.

WR II menerbitkan SK penerima beasiswa Yayasan

SK

25 menit

tidak tidak ya ya

5.

Pengumuman penerima beasiswa Yayasan

SK

5 menit

6.

Mahasiswa penerima beasiswa Yayasan mengurus penerimaan Beasiswa Yayasan

Kuitansi pembayaran

5 menit

7

Mahasiswa menyerahkan bukti penggunaan dana beasiswa Yayasan

Kuitansi pembayaran

8.

Dokumentasi

Surat Pengantar Surat Rekomendasi SK Kuitansi pembayaran


5 menit

Page 9


:


:

08 Desember 2014

: :

1 Ka Biro SDM

Disahkan oleh

:

Nama SOP DASAR HUKUM 1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No.30 Tahun 2010 tentang Beasiswa 7. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 8. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Kebijakan Mutu Universitas Manual Mutu Universitas

:

Rektor UNRIYO Prosedur Bimbingan Dan Konseling

KUALIFIKASI PELAKSANAAN Bimbingan dan konseling adalah sebuah layanan yang diberikan kepada mahasiswa secara langsung maupun tidak langsung dalam rangka membantu mahasiswa mengembangkan dirinya secara optimal



Page 10

ALUR PROSEDUR BIMBINGAN DAN KONSELING No

Kegiatan

Pelaksana MHS

KONSELING

Kelengkapan

Waktu

Keterangan

PRODI

1.

Mahasiswa dengan inisiatif sendiri atau rekomendasi prodi ke bagian konseling

Surat rekomendasi

5 menit

2.

Bagian Konseling memberikan jadwal untuk konseling

Buku konseling

5 menit

3.

Pelaksanaan Konseling

4.

Rekomendasi ke Prodi atau mahasiswa secara langsung tentang hasil konseling

Surat rekomendasi

5 menit

5.

Dokumentasi

Surat-surat dan hasil konseling

5 menit


Output

45 menit

Page 11



Disahkan oleh

:

Nama SOP DASAR HUKUM

:

Rektor UNRIYO Cetak Kartu Tanda Alumni (KTA)


1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 Kartu alumni adalah kartu identitas bagi alumni UNRIYO tentang Sistem Pendidikan yang diberikan kepada seluruh alumni setelah wisuda. Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No.30 Tahun 2010 tentang Beasiswa 7. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 8. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 9. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN Kebijakan Mutu Universitas Form KTA Manual Mutu Universitas


Page 12

ALUR PROSEDUR PENCETAKAN KARTU ALUMNI NO

1

Kegiatan

PELAKSANA

BAAK

BKACC

ALUMNI

Kelengkapan

Form KTA alumni oleh BAAK di sampaikan ke Kabag.alumni untuk pencetakan KTA

Form Cetak KTA

Bagian Alumni Mencetak KTA

Form Cetak KTA

Serah Terima KTA

KTA

Dokumentasi

Form Cetak KTA Tanda Bukti Terima

Waktu

Output

Keterangan

2

3

4


Page 13



Disahkan oleh

:

Nama SOP DASAR HUKUM 1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No.30 Tahun 2010 tentang Beasiswa 7. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 8. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 9. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Kebijakan Mutu Universitas Manual Mutu Universitas

:

Rektor UNRIYO Kegiatan Debat Bahasa Inggris

KUALIFIKASI PELAKSANAAN Untuk meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam berbahasa inggris di UNRIYO diadakan kompetisi debat bahasa inggris yang diadakan setiap tahun, adapun pemenang dari tingkat Universitas akan mewakili UNRIYO untuk tingkat selanjutnya yang diadakan oleh Kopertis V



Page 14

ALUR PROSEDUR KEGIATAN DEBAT BAHASA INGGRIS No

1.

2.

3. 4. 5. 6.

7. 8.

Kegiatan

Penyelenggara

Pelaksana BAG.KMHS MHS

WR III

Surat masuk dari Institusi luar berkaitan dengan kegiatan Debat Bahasa Inggris Pengumuman kegiatan Debat Bahasa Inggris kepada mahasiswa Mahasiswa mendaftar untuk mengikuti Debat Bahasa Inggris Seleksi Administrasi oleh bagian Kemahasiswaan Seleksi tertulis oleh bagian Kemahasiswaan Pengumuman hasil kegiatan Debat Bahasa Inggris Rekomendasi kepada WRIII untuk pengiriman Debat Bahasa Inggris mahasiswa Pengiriman Debat Bahasa Inggris Dokumentasi

9.


Kelengkapan

Waktu

Output

Surat pengumuman kegiatan Karya Tulis Ilmiah Poster

1 hari

Informasi Debat Bahasa Inggris

1 hari

Form Persyaratan

3 hari

Informasi Debat Bahasa Inggris Data Mahasiswa

Form Persyaratan Soal

3 hari 1 hari

1 hari tidak 1 hari ya

1 hari

Keterangan

Data Mahasiswa Scoreboard Daftar Mahassiwa debat Bahasa Inggris Daftar Mahassiwa debat Bahasa Inggris Daftar Mahassiwa debat Bahasa Inggris Daftar Mahassiwa debat Bahasa Inggris

Page 15



Disahkan oleh

:


:

Rektor UNRIYO Kegiatan Lomba Karya Tulis Ilmiah

KUALIFIKASI PELAKSANAAN Lomba karya tulis ilmiah adalah untuk mendorong mahasiswa mau menulis sesuai dengan bidang keilmuannya dan mampu berkompetisi baik di dalam kampus UNRIYO maupun kegiatan yang diselenggarakan pihak luar kampus.



Page 16

ALUR PROSEDUR KEGIATAN LOMBA KARYA TULIS ILMIAH No

Kegiatan

1

Surat masuk dari Institusi luar berkaitan dengan kegiatan Karya Tulis Ilmiah

2

Pengumuman kegiatan Karya Tulis Ilmiah kepada mahasiswa Mahasiswa mengerjakan KTI dengan bimbingan dari Dosen Pendamping Pengumpulan KTI

3

4

5.

Penyelenggara

Seleksi Administrasi oleh bagian Kemahasiswaan

Standar Operasional Prosedur Kemahasiswaan


LP3M

WR III

Kelengkapa n

Waktu

Output

Surat pengumuma n kegiatan Karya Tulis Ilmiah Poster

5 Menit

Informasi KTI

15 Menit

Informasi KTI

KTI dan persyaratan lain Form Cetak KTM Tanda Bukti Terima KTI

15 Menit

KTI

15 Menit

KTI

15 Menit

KTI

Keterang an

Page 17

No

Kegiatan

6.

Pembimbingan dan Seleksi KTI Mahasiswa

7.

Pengumuman hasil kegiatan Karya Tulis Ilmiah

Penyelenggara


LP3M

Kelengkapa n WR III KTI

Waktu

Output

60 menit

KTI

KTI

15 menit

KTI

KTI

15 menit

KTI

KTI

30 menit

KTI

KTI

15 menit

Keterang an

tidak

8.

Rekomendasi kepada WRIII untuk pengiriman KTI mahasiswa ya

9.

Pengiriman KTI Mahasiswa

10 Dokumentasi .


Page 18


:

Disahkan oleh

:

Nama SOP DASAR HUKUM 1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No.30 Tahun 2010 tentang Beasiswa 7. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 8. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 9. Statuta Universitas Respati Yogyakarta


: 08 Desember 2014 : 1 : Ka Biro SDM

:

Rektor UNRIYO Pemilihan Mahasiswa Berprestasi

KUALIFIKASI PELAKSANAAN Pemilihan mahasiswa berpretasi bertujuan untuk mendapatkan mahasiswa yang pantas atau layak mendapatkan penghargaan karena pretasinya baik dibidang akademik maupun nonakademik.

KETERKAITAN Kebijakan Mutu Universitas Manual Mutu Universitas



Page 19

ALUR PROSEDUR PEMILIHAN MAHASISWA BERPRESTASI

No 1

Kegiatan

DIKTI

WAREK III

WADEK II

Ketua Program Studi

Kelengkapan

Waktu

Output

Keterangan

Informasi dari DIKTI Surat Edaran

2

3

4

5 6

Surat pemberitahuan ke Fakultas ( WR III mengirimkan pemberitahuan Pemilihan Mahasiswa Berpretasi tingkat Universitas ke Fakultas) WaDek II meneruskan informasi WK III ke ketua program studi untuk menyelenggarakan seleksi tingkat program studi Program studi melaksanakan seleksi untuk memilih satu orang mahasiswa berprestasi terbaik untuk dikirim ke fakultas Seleksi meliputi (sesuai pedoman DIKTI): Karya lmiah, IPK, Bahasa Inggris, prestasi intraekstra kurikuler Ketua program studi mengirimkan berkas mahasiswa berpretasi ke tingkat fakultas WaDek II melaksanakan seleksi tingkat Fakultas untuk menentukan satu orang terbaik tingkat fakultas. Seleksi meliputi IPK, Bahasa Inggris dan pembuatan karya tulis. Standar Operasional Prosedur Bidang Kemahasiswaan UNRIYO

Surat Pemberitahuan 2 hari dari DIKTI

Surat Edaran

Surat 1 hari pemberitahuan

Surat Edaran

Berkas dan persyaratan peserta dan hasil penilaian

Mahasiswa perpretasi tingkat Program studi

Berkas dan pesyaratan juara Berkas dan persyaratan juara tingkat jurusan

3 hari

1 Jam

4 hari

Mahasiswa Berpretasi tingkat Fakultas Page 20

7

8

9

WaDek II mengirimkan berkas juara mahasiswa berpretasi tingkat fakultas ke Universitas WR III melaksanakan seleksi untuk memilih satu orang mahasiswa terbaik tingkat Universitas. Seleksi meliputi IPK, Bahasa Inggris, Pembuatan dan presentasi karya yulis dan wawancara. Juara Tingkat Universitas diikutkan untuk mengikuti pemilihan mahasiswa berpretasi tingkat nasional.


Berkas dan Persyaratan juara tingkat fakultas Berkas dan persyaratan juara tingkat fakultas

1 Jam

2 hari

Mahasiswa berpretasi tingkat Universitas

Berkas dan persyaratan juara tingkat universitas

Page 21



Disahkan oleh

:


:

Rektor UNRIYO Mahasiswa meninggal

KUALIFIKASI PELAKSANAAN Mahasiswa meninggal dunia adalah proses pelaporan dari ahli waris untuk mendapatkan haknya sebagai peserta asuransi dan sebagai pelaporan kalo mahasiswa tersebut sudah tidak aktif lagi..

-

PERALATAN/PERLENGKAPAN Surat kematian Form dari asuransi bumiputra


Page 22

ALUR PROSEDUR MAHASISWA MENINGGAL Pelaksana No

Kegiatan

Mhs/Prodi /PA

BKACC

BAUK

WR III

WR I & II

Asuransi

Ahli Waris

Kelengkapan

Waktu

Output

Keterangan

Ahli waris melaporkan kematian mahsiswa ke Bagian Kemahasiswaan Prodi dengan membawa surat keterangan kematian dari RS/Kelurahan/pemerintah setempat/yang berwenang. BKACC membuat laporan kronologi kejadian terkait hak ke WR III untuk tindklanjut.

Informarsi

10 Menit

Draft Laporan

Draft Laporan

15 Menit

3

WR III berkoordinasi dengan WR I dan II terkait klaim Asuransi, Status Mhasiswa

Surat Tindak Lanjut

10 Menit

Laporan Surat Tindak Lanjut DiSOPsisi

4

Hasil Koordinasi di diSOPsisikan ke BKACC untuk ditindaklanjuti. Ke BAUK terkait Santunan dan biaya pendampingan/mewakili institusi di acara pemakaman. Asuransi terkait klaim kematian Pencairan Dana diterima oleh BKACC untuk diserahkan ke Ahli Waris

DiSOPsisi

10 Menit

Form Klaim ke Asuransi Form Pemberian Santunan

1 Bulan

1

2

5

6

Dokumemtasi


1 hari

Form Klaim ke Asuransi Form Permohonan Pemberian Santunan Tanda bukti klaim Tanda bukti transfer/serah terima

Klaim Asuransi, Pemberian Santunan, Tanda bukti transfer/serah terima

Page 23



Disahkan oleh

:


:

Rektor UNRIYO Pembekalan Wisudawan


1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 Kegiatan ini dilaksanakan untuk memberikan tambahan tentang Sistem Pendidikan pengetahuan kepada alumni tentang tata cara menulis Nasional lamaran kerja yang baik dan teknik wawancara kerja. 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No.30 Tahun 2010 tentang Beasiswa 7. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 8. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 9. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Kebijakan Mutu Universitas Manual Mutu Universitas



Page 24

ALUR PROSEDUR PEMBEKALAN WISUDAWAN Pelaksana Wisudawan dan Pembicara

No.

Kegiatan

1

BKACC mengumpulkan database wisudawan, dan melakukan pengolahan data

Form biodata alumni

Data based

2

BKACC membentuk panitia pembekalan dan penentuan tanggal pelaksanaan

Surat tugas

Kepanitiaan

3

BKACCmengajuan dana pembekalan

Pengajuan proposal

Pencairan dana

4

Kepala bagian alumni membuat undangan pembekalan ke wisudawan dan pembicara

5

Pelaksanaan kegiatan pembekalan

surat undangan pembekalan serta undangan pemateri Pengajuan proposal

Daftar hadir

6

Kepala bagian alumni memberikan laporan pertanggungjawaban kegiatan pembekalan

laporan pertanggungjawaban

laporan pertanggungjawaban

7

Dokumentasi

Surat menyurat dan LPJ

Arsip

BKACC

Bag. Keuangan


Kelengkapan

Waktu

Output

Keterangan

Page 25



Disahkan oleh

:


:

Rektor UNRIYO Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)


1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) adalah identitas diri tentang Sistem Pendidikan mahasiswa setelah aktif di UNRIYO. Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No.30 Tahun 2010 tentang Beasiswa 7. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 8. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 9. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Kebijakan Mutu Universitas Manual Mutu Universitas

PERALATAN/PERLENGKAPAN Form KTM


Page 26

ALUR PROSEDUR KTM Pelaksana No

Kegiatan

Kelengkapan BAAK

BAG.KMHS

Waktu

Output

1

Form Cetak KTM Mahasiswa Baru/lama oleh BAAK di laporkan ke BKACC cq. Bagian Kemahasiswaan untuk pencetakan KTM

Form Cetak KTM

5 Menit

Proses Pencetakan KTM

2

Bagian Kemahasiswaan mencetak KTM

Form Cetak KTM

15 Menit

KTM

3

Serah Terima KTM

KTM

5 Menit

Tanda Bukti Terima

4

Dokumentasi

Form Cetak KTM Tanda Bukti Terima

5 Menit


Keterangan

Mahasiswa

Page 27


: : : :

Disahkan oleh

:

Nama SOP

:

DASAR HUKUM

SOP/BKACC/XII/2014/011 08 Desember 2014 1 Ka Biro SDM

Rektor UNRIYO Cetak Sertifikat


1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 Sertifikat adalah bentuk penghargaan kepada setiap Ormawa tentang Sistem Pendidikan yang melaksanakan kegiatan di kemahasiswaan. Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No.30 Tahun 2010 tentang Beasiswa 7. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 8. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 9. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Kebijakan Mutu Universitas Manual Mutu Universitas

PERALATAN/PERLENGKAPAN Form sertifikat


Page 28

ALUR PROSEDUR CETAK SERTIFIKAT KEGIATAN Pelaksana No

Kegiatan UK

1

BAG.KMHS

Surat pengajuan sertifikat kegiatan oleh unit kegiatan kepada WR III melewati BKACC

WRIII

Kelengkapan

Waktu

Output

Surat pengajuan dan LPJ kegiatan

5 Menit

Proses pencetakan sertifikat

Sertifikat

15 Menit

Sertifikat

Sertifikat

5 Menit

Tanda Bukti Terima

Surat pengajuan, LPJ Kegiatan, Sertifikat, Tanda Bukti Terima

5 Menit

-

Keterangan

revisi

2

Bagian Kemahasiswaan mensupervisi sertifikat kegiatan yang akan dicetak

3

Penandatanganan sertifikat

4

Dokumentasi


disetujui

Page 29



Disahkan oleh

:


:

Rektor UNRIYO Seleksi Kegiatan Olimpiade MIPA


1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 Olimpiade MIPA bertujuan untuk mempersiapkan tentang Sistem Pendidikan mahasiswa dalam penguasaan ilmu dasar dan matematika Nasional yang bertujuan untuk meningkatkan daya saing bangsa. 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No.30 Tahun 2010 tentang Beasiswa 7. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 8. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 9. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Kebijakan Mutu Universitas Manual Mutu Universitas



Page 30

ALUR PROSEDUR KEGIATAN OLIMPIADE MIPA No

1

Kegiatan

Pelaksana Penyelenggara

WR III

Surat masuk dari Institusi luar berkaitan dengan kegiatan olimpiade MIPA

2

Surat diterima oleh WR III kemudian didiSOPsisi ke BKACC

3

5 6

7

Surat pengumuman kegiatan olimpiade MIPA

5 Menit

Informasi olimpiade MIPA

Surat beserta Poster

15 Menit

Informasi olimpiade MIPA Informasi Olimpiade MIPA olimpiade MIPA

15 Menit 15 Menit

Form persyaratan

15 Menit

olimpiade MIPA

Seleksi tertulis oleh bagian Kemahasiswaan

Soal

100 Menit

Scoreboard olimpiade MIPA

Surat Keputusan

3 Hari

Surat

2 Hari

tidak ya

Pengiriman olimpiade MIPA

10

Output

Form Persyaratan

Rekomendasi kepada WRIII untuk pengiriman olimpiade MIPA mahasiswa

9

Waktu

Mahasiswa mendaftar untuk mengikuti olimpiade MIPA Seleksi Administrasi oleh bagian Kemahasiswaan

Pengumuman hasil kegiatan olimpiade MIPA

8

Kelengkapan

MHS

Poster

Pengumuman kegiatan olimpiade MIPA kepada mahasiswa

4

BKACC

Dokumentasi


Keterangan

Scoreboard olimpiade MIPA Scoreboard olimpiade MIPA Scoreboard olimpiade MIPA Scoreboard olimpiade MIPA

Page 31



Disahkan oleh

:


:

Rektor UNRIYO Bursa Kerja


1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 Kegiatan ini dilaksanakan untuk memberikan kemudahan tentang Sistem Pendidikan bagi para alumni dalam mecari informasi kerja. Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No.30 Tahun 2010 tentang Beasiswa 7. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 8. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 9. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Kebijakan Mutu Universitas Manual Mutu Universitas



Page 32

ALUR PROSEDUR BURSA KERJA

NO

Kegiatan

BKACC

Pelaksana WR II Perusahaan

Kelengkapan

Waktu

Output

1

BKACC mengumpulkan informasi lowongan pekerjaan dari berbagai instansi/perusahaan

surat

1 hari

Data perusahaan

2

Melakukan persiapan proposal pendanaan kegiatan,surat menyurat, yang berkaitan dengan Job Fair yang akan dilakukan di UNRIYO

proposal

1 hari

Menunggu surat balasan

3

Membuat MOU dengan Instansi/perusahaan penyedia lapangan pekerjaan

proposal

1 hari

Kesepakatan kerjasama

4

Melakukan publikasi lewat media sosial, internet atau grup yang berhubungan dengan alumni UNRIYO

Poster,surat

1 hari

5

Pelaksanaan Job Fair

ruangan

1 hari

Informasi peserta bursa kerja Jumlah yang diterima tes

6

Laporan pertanggungjawaban

Proposal kegiatan

10 menit

7

Dokumentasi


Keterangan

Laporan pertanggung jawaban

Page 33



Disahkan oleh

:

Nama SOP

:

Rektor UNRIYO Prosedur Kegiatan Unit Kegiatan Kemahasiswaan (UKM)

DASAR HUKUM


1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No.30 Tahun 2010 tentang Beasiswa 7. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 8. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 9. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Kebijakan Mutu Universitas Manual Mutu Universitas

Kegiatan Kemahasiswaan adalah salah satu kegiatan mahasiswa yang dilaksanakan dalam menunjang proses pembelajaran dalam bidang pengembangan serta penalaran dan keilmuan, minat, kerohanian, kesejahteraan mahasiswa serta pengabdian pada masyarakat di Universitas Respati Yogyakarta SOP ini bertujuan : 1. Memberikan Pedoman kepada pihak terkait dalam pelaksanaan proses kegiatan kemahasiswaan 2. Menjelaskan tentang prosedur pengajuan proposal kegiatan dan pertanggung jawaban kegiatan 3. Menjelaskan prosedur pengajuan serta pengambilan biaya kegiatan



Page 34

ALUR PROSEDUR KEGIATAN UNIT KEGIATAN KEMAHASISWAAN (UKM) No

1.

2.

Kegiatan

UK

Pelaksana BKACC WRIII

Unit Kegiatan mengagendakan kegiatan. Rencana kegiatan dibuat masing-masing unit kegiatan untuk satu tahun masa kepengurusan Mahasiswa membuat proposal perkegiatan tidak

3.

4

5.

6.

7.

Pengarahan dari BKAAC. Perbaikan proposal maupun kegiatan. Rekomendasi dari WR III berkaitan dengan dana dan ijin kegiatan Dengan rekomendasi dari WR III, WR II mencairkan dana seperti yang sudah di acc

tidak

ya

ya

WR II

Kelengkapan

Waktu

Output

Rencana Kegiatan Tahunan

5 menit

Rencana Kegiatan Tahunan

Proposal Kegiatan

5 menit

Proposal Kegiatan

Proposal Kegiatan

25 menit

Proposal Kegiatan

Proposal Kegiatan

25 menit

Surat ijin kegiatan

Proposal Kegiatan

25 menit

Dana kegiatan

LPJ Kegiatan

5 menit

Keterangan

Unit Kegiatan melaksanakan kegiatan sesuai dengan Unit kegiatan membuat LPJ untuk setiap kegiatan yang terlaksana


Page 35

8.

9.

10. 11.

LPJ ditujukan kepada WR III dan WR II melalui supervise dari BKACC Rekomendasi LPJ diberikan kepada WR III dan WR III, sebagai laporan penggunaan dana dan pelaksanaan kegiatan. LPJ Kegiatan diberikan kepada WR III dan WR II

tidak

tidak

LPJ Kegiatan

25 menit

LPJ Kegiatan

LPJ Kegiatan

25 menit

LPJ Kegiatan

ya

Dokumentasi


Proposal kegiatan, LPJ Kegiatan, foto.

Page 36



Disahkan oleh

:


:

Rektor UNRIYO Klaim Asuransi

KUALIFIKASI PELAKSANAAN Klaim asuransi adalah proses yang mengacu pada mahasiswa yang menerapkan atau mendapatkan manfaat yang diberikan oleh Perusahaan Asuransi yang bertujuan untuk membantu mahasiswa yang mengalami musibah karena sakit, mengalami operasi dan kecelakaan yang dirawat di Rumah Sakit.



Page 37

ALUR PROSEDUR KLAIM ASURANSI No

Kegiatan

Pelaksana MHS

BKACC

Kelengkapan

Waktu

Kuitansi

2.

Bagian Kemahasiswaan mengklaim asuransi kesehatan kepada Bumiputera

Form Asuransi

1 Hari

3.

Bumiputera mencairkan dana Asuransi

Kuitansi Asuransi

15 menit

4.

Mahasiswa mengambil uang Asuransi kesehatan di bagian kemahasiswaan

Kuitansi Asuransi

5 menit

5.

Dokumentasi

Form Asuransi Kuitansi Asuransi

5 menit


Keterangan

Bumiputera

Mahasiswa rawat inap mengklaim biaya pengobatannya ke bagian kemahasiswaan

1.

Output

5 menit

Form Asuransi

Pencairan dana

Page 38



Disahkan oleh

:


:

Rektor UNRIYO Kehilangan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

KUALIFIKASI PELAKSANAAN .Kehilangan KTM baik di dalam lingkup kampus maupun diluar kampus wajib melampirkan bukti kehilangan dari Polsek atau Polres.

PERALATAN/PERLENGKAPAN Surat Keterangan Kehilangan dar Polsek atau Polres Form KTM KTM


Page 39

ALUR PROSEDUR KEHILANGAN KARTU TANDA MAHASISWA (KTM) No

Kegiatan

Pelaksana

1.

Mahasiswa melaporkan kehilangan KTM dengan membawa bukti surat kehilangan dari Kepolisian

Surat keterangan kehilangan

10 menit

2.

Mahasiswa mengisi form KTM

Form KTM + Soft File foto

5 menit

3.

Bagian Kemahasiswaan mencetak KTM

Form KTM

6 hari

4.

Serah Terima KTM

KTM

5 menit

5.

Dokumentasi

Form Cetak KTM Tanda Bukti Terima

MHS

Kelengkapan

Waktu

Output

Keterangan

BKACC


KTM Baru

Page 40



Disahkan oleh

:


:

Rektor UNRIYO Magang kerja untuk Alumni


1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 Kegitan ini untuk memberikan kesempatan bagi alumni tentang Sistem Pendidikan UNRIYO untuk menambah ilmu pengetahuan sebelum Nasional memasuki dunia kerja 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No.30 Tahun 2010 tentang Beasiswa 7. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 8. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 9. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN Kebijakan Mutu Universitas Manual Mutu Universitas


Page 41

ALUR PROSEDUR MAGANG KERJA UNTUK ALUMNI Pelaksana NO

Kegiatan Alumni

1

2

3

4

5

6 7

8

Unit

BKACC

Biro Keuangan

Prodi Atau Biro mengajukan permohonan tenaga magang

Waktu

Output

15 menit

permohonan tenaga magang

15 menit

broadcast massege, pengumuman

Surat lamaran dan cv

15 menit

data alumni

wawancara dan psikotest

45 menit

profil alumni

surat pengajuan tenaga magang

15 menit

rincian honor dan kontrak magang

surat kontrak magang

15 menit

kontrak magang

surat penempatan tenaga magang

15 menit

data penempatan magang

Surat Permohonan tenaga magang Pengumuman kebutuhan tenaga magang

BKACC membuat pengumuman magang kepada para alumni Alumni yang ingin magang di unit terkait mendaftar dengan menyampaikan surat lamaran dan cv. BKACC dan tim melakukan seleksi terhadap lamaran magang yang masuk BKACC melakukan koordinasi dengan Biro Keuangan dan Biro SDM untuk kontrak dan honor magang Alumni yang lolos seleksi menandatangan kontrak magang

Kelengkapan

Tidak lolos

Lolos

Alumni yang lolos seleksi dan sudah menandatangani kontrak magang ditempatkan di unit terkait. Dokumentasi


Keterangan

Biro SDM

 daftar magang  kontrak magang

Page 42



Disahkan oleh

:


:

Rektor UNRIYO Pelacakan Pengguna alumni

KUALIFIKASI PELAKSANAAN Tracer study untuk pengguna alumni adalah studi tentang penelusuran lulusan untuk mengetahui kesesuaian bidang ilmu yang diperoleh di bangku kuliah dengan dunia kerja dan juga untuk mengetahui kompetensi dari lulusan yang dibutuhkan oleh pasar kerja.



Page 43

ALUR PROSEDUR PELACAKAN PENGGUNA ALUMNI Pelaksana No

Kegiatan BKACC menginventarisir perusahaan pengguna alumni dari kuisioner treasure alumni BKACC mengirimkan surat yang dilampiri kuisioner ke perusahaan pengguna alumni untuk diisi Perusahaan pengguna alumni mengisi kuisioner dengan lengkap dan dikirim kembali ke Bag.Alumni Career Center UNRIYO Hasil pengisian form perusahaan pengguna alumni masuk kedalam database dan di kelola oleh bagian alumni dan career center UNRIYO Hasil pelacakan dirangkum dalam bentuk laporan kegiatan baik dalam bentuk hard copy maupun soft copy dan dilaporkan ke WR III

BKACC

PENGGUNA ALUMNI

WR III

Kelengkapan

Waktu

Output

Formulir biodata alumni

15 menit

data base

Surat pengantar ke pengguna alumni beserta kuisioner bagi pengguna

15 menit

database

Kuisioner balasan dari pengguna alumni

15 menit

kuisioner

Kuisioner balasan dari perusahaan pengguna alumni

25 menit

profil alumni

laporan pertanggungjawaban 15 menit ke atasan secara rutin dan berkala

profil alumni

15 menit

surat pengantar data base profil alumni

Dokumentasi


Keterangan

Page 44



Disahkan oleh

:


:

Rektor UNRIYO Pemilihan Pengurus Unit Kegiatan Kemahasiswaan (UKM)

KUALIFIKASI PELAKSANAAN Unit Kegiatan Kemahasiswaan (UKM) adalah wahana dan sarana yang digunakan mahasiswa Universitas Respati Yogyakarta yang digunakan untuk mengembangkan diri, kreativitas dan kemandirian mahasiswa. UKM diharapkan dapat menampung dan memenuhi kebutuhan akan pengembangan penalaran dan keilmuan, minat dan kegemaran serta pegabdian masyarakat.



Page 45

ALUR PROSEDUR PEMILIHAN PENGURUS UNIT KEGIATAN KEMAHASISWAAN (UKM) No

1.

2. 3.

Kegiatan

UKM

DPM

Pelaksana BKACC

UKM mengajukan permohonan pemilihan pengurus disertai LPJ kegiatan tahunan selama masa kepengurusan Pembentukan panitia pemilihan pengurus oleh DPM BKACC mengevaluasi susunan kepanitian

WR III

tidak

Kelengkapan

Waktu

Surat Pengajuan dan LPJ

15 menit

Proposal

2 jam

Proposal

25 menit

Proposal

45 menit

SK panitia

15 menit

Output

Keterangan

tidak 4. 5. 6.

7.

BKACC memberikan rekomendasi untuk penerbitan SK panitia pemilihan Panitia melaksanakan kegiatan pemilihan umum Hasil pemilihan umum dilaporkan kepada WR III untuk diterbitkan SK pengurus Baru SK diterbitkan berdasarkan laporan panitia pemilihan umum. Dokumentasi

8.


ya

LPJ

LPJ

10 menit

SK panitia Susunan Pengurus Baru Surat Pemberitahuan Pengurus Baru SK Pengurus Baru

Proposal, LPJ, SK Panitia, SK Pengurus Baru, Foto.

Page 46


Page 47

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIDANG KEMAHASISWAAN

Recommend Documents