stand-by op Schiphol Jaargang 3 n maart 2009 Speuren naar de juiste zoekmachine PDC: puzzel wordt klantvriendelijk portaal

Het IV-magazine van Defensie 1

in touch #1 2009 | Tekst XXXXXXXXX | foto XXXXXXXXX

IVENT: altijd stand-by op Schiphol

Jaargang 3

n

maart 2009

Speuren naar de juiste zoekmachine

PDC: puzzel wordt klantvriendelijk portaal

2

Editorial

Inspirerende voorbeelden uit de praktijk

Drs. Adriaan Blankenstein (C-BGICT)

Klantgericht. Ik heb het woord de laatste tijd vaak gebruikt. Op deze plek en in gesprekken met collega’s over de richting die we met IVENT als IV-leverancier

Drs. Adriaan Blankenstein (C-BGivent)

van Defensie op willen. Maar... talk is cheap. We moeten laten zien dat het ons menens is. In dit nummer van In Touch vind ik daar weer een aantal mooie voorbeelden van terug. De reportage in het hart van het blad toont aan hoe goed de werkrelatie van IVENT met de Koninklijke Marechaussee op Schiphol is. Klant en opdrachtgever vullen elkaar daar uitstekend aan en delen hetzelfde gevoel van urgentie. Dat we de belofte van klantgerichtheid steeds beter nakomen lees ik ook terug in het artikel op pagina 20 en 21, over de Producten- en Dienstencatalogus (PDC). Voor de gebruikers was de PDC te vaak een onbegrijpelijk bouwpakket in plaats van een handig bestelportaal. Als alle verbeteringen zijn doorgevoerd hoeft de klant straks nog te formuleren wat hij wil, waarna IVENT de technische vertaalslag levert. Een inspirerend voorbeeld uit de praktijk! Aan het begin van een nieuwe jaargang van In Touch wens ik u veel leesplezier toe. Drs. Adriaan Blankenstein, C-BGivent

1

14

Cover IVENT op Schiphol

4

Dialoog Rijksbrede sturing ICT

22

issue Zoeken is vinden

resultaat Lezersonderzoek

INHOUDSOPGAVE 03 RECENSIE / Mobiele Toegang 04 ISSUE / Zoeken is vinden 07 DISCUSSIE / Zin en onzin van GebruikersOverleg 08 Reportage / Kennis van de klant 10 INTERVIEW / Nieuwe commandant C2SC 13 VERSLAG / Trots op standaardisatie 14 DIALOOG / Rijksbrede sturing ICT 16 KORT NIEUWS 17 column / De broekzak werkplek 18 ivent 20 special / Complete douche mét doucheputje 22 RESULTAAT / Waar is de werkvloer? COLOFON eindredactie

Redactie en coördinatie

Vormgeving en productie

Correspondentieadres

Henk Sepers

Kris Kras Design

Marcel van Agten Kolonel Ton Bijl

Redactionele bijdragen

Druk

Martje van der Brug, Kris Kras Design en anderen

Tromp Drukkerij BV Rotterdam

Redactie In Touch Binckhorsthof / Kamer 5B20 Postbus 20703 / 2500 ES Den Haag MPC 58L

Recensie

in touch #1 2009 | Tekst martje van der brug | foto defensie

Mobiele Toegang Medewerkers van de Koninklijke Marechaussee (KMar) verrichten het toezicht op vreemdelingen mobiel en steekproefsgewijs. Dankzij de nieuwe Mobiele Toegangsdienst Defensie kunnen de marechaussees vrijwel overal beschikken over dezelfde kantoorautomatisering als op de kazerne. Dat leidt tot optimale mobiliteit en flexibiliteit.

Draadloos Sinds het Akkoord van Schengen houdt de KMar mobiel toezicht in het gebied direct achter de grenzen, de kust en in de havenmondingen. De Mobiele Toegangsdienst Defensie van IVENT komt hieraan tegemoet. In oktober 2007 ging een pilot van start waarbij twee voertuigen en één vaartuig werden uitgerust met een beveiligde draadloze verbinding via het High Speed Downlink Packet Acces (HSDPA) netwerk van KPN. Hierdoor kunnen de marechaussees plaatsonafhankelijk beschikken over alle benodigde informatie. Volgens projectmanager Kerem Büke van IVENT was het een grote uitdaging om bij de Mobiele Toegangsdienst niet alleen de systemen, maar ook de processen en procedures goed op elkaar af te stemmen. “Allereerst was er voor dat HSDPA-netwerk een beveiligde verbinding nodig. In de voertuigen hebben we de volledige MULAN-functionaliteit ontsloten zodat de KMar applicaties kon gebruiken met een hogere rubricering. Daarvoor was crypto-apparatuur nodig.” Aanloopproblemen Volgens Ronald van der Knaap, project­ manager bij de KMar, heeft deze dienstontwikkeling een lange aanlooptijd gehad. “We hebben heel zorgvuldig geïnventariseerd om de exacte behoefte te kunnen stellen. Onze marechaussees hebben lang moeten wachten. Maar dat was het waard, want nu hebben we een stabiel product waar mensen zonder ict-deskun­ dig­­­heid goed mee kunnen werken.” Een serieus aanloopprobleem was de ‘stabiele’ connectiviteit. Van der Knaap: “In het oplossen van dat technische probleem is veel tijd gaan zitten.” Vanouds hebben de marechaussees ook de beschikking over een C2000-mobilofoon waarmee zij contact kunnen zoeken met de meldkamer. Van der Knaap: “Maar toen de verbindingsproblemen eenmaal waren opgelost, werd direct de voorkeur gegeven aan de nieuwe mobiele mogelijkheden. Als je merkt dat men eerst de applicaties raadpleegt en er geen directe behoefte meer is aan de meldkamer, weet je dat de dienst een succes is.” Samenwerking De pilotomgeving was kleinschalig. Daarbij werd zoveel mogelijk gebruik gemaakt van kennis en kunde binnen de defensieorganisatie. Binnen de pilot is uitstekend samengewerkt met de Defensiepartners DMO/Logistiek Centrum Woensdrecht en DMO/C3I systemen. “De hulpvaardigheid en samenwerking binnen de pilot was alsof ze al één organisatie vormden, het was een



samenwerking zonder wanklank,” vindt Ronald van der Knaap. Deze goede samenwerking is ook doorgezet bij de inrichting van de definitieve dienst. “Zo wordt de installatie in de voertuigen verzorgd door het Logistiek Centrum Woensdrecht en zijn de beveiligingsmaatregelen en procedures geborgd door verregaande samenwerking met JCG in de incidentenketen,” zegt Kerem Büke.

Tevreden gebruikers Kerem Büke vertelt dat IVENT vooraf een beperkte termijn voor de pilot had bepaald. “We hadden naast het koppelvlak van JCG ook allerlei andere zaken geleend. Allemaal met het idee de kosten laag te houden. Toen merkten we dat de marechaussees in de pilot hun nieuwe materiaal helemaal niet meer wilden teruggeven. Als wij met een schroevendraaier op dat schip waren gekomen om de spullen los te draaien, dan waren we vast het water in gegooid!” Omdat er geen bezwaar bleek te bestaan tegen het langer lenen van de materialen en de BA accoord was, is besloten om de pilot te laten doorlopen tot de uitrol. Inmiddels worden alle 20 MTD objecten (13 voertuigen voor Mobiel Toezicht Vreemdelingen, 1 PD-unit, twee mobiele meldkamers en vier vaartuigen) van de KMar uitgerust met de Mobiele Toegangsdienst. Kerem Büke voorspelt echter dat dit nog maar het begin is. “Het Commando Zeestrijdkrachten heeft grote interesse. Mensen van de marine zijn ons pilotschip al komen bekijken. Bij IVENT denken we nu na over hoe we deze dienst breder in kunnen zetten dan op het land en langs de kust. Op volle zee heb je natuurlijk een ander soort verbinding nodig. Deze dienst is robuust genoeg om ook met andere mobiele netwerken, bijvoorbeeld satelliet, te kunnen werken. Als we dat kunnen toevoegen is er écht sprake van optimale mobiliteit.”

3

4

Issue

Drie zoekmachines onder de loep

Zoeken is Defensie beschikt over miljoenen bestanden van duizenden organisatieonderdelen. Medewerkers kunnen echter slecht hun weg vinden in deze schat aan informatie. Daarom startte IVENT samen met een aantal klanten drie pilotprojecten, waarin specialisten verschillende zoekmachines testen.

Doolhof aan informatie Hoe regel ik binnen een dag catering voor vijftig man? Wie is de verantwoordelijke van een specifiek project? Waar is dat ene verslag met specifieke afspraken gebleven? Iedere Defensiemedewerker zocht het antwoord op zijn vragen tot nu toe liever via de wandelgangen of de telefoon. Een zoekopdracht in de digitale wereld van Defensie leverde moeizaam en nauwelijks betrouwbaar resultaat op. “Voor medewerkers, en zeker voor nieuwkomers, is dat onbegrijpelijk”, zegt Teus van der Plaat, commandant van het Research- en Innovatiecentrum van IVENT. “Defensie loopt op veel gebieden voorop met IV- en ICT-oplossingen. Bovendien kunnen mensen thuis makkelijk de weg vinden in de digitale wereld. Waarom hier dan niet?” Drie pilots Vorig jaar startte IVENT drie pilotprojecten waarin, tot de zomer van 2009, zorgvuldig wordt getest welke zoekmachine optimaal werkt voor welk soort zoekopdrachten. Van der Plaat: “Daarbij kijken we naar performance, functionaliteit en kosten. Je hebt niet voor elke zoekopdracht de Rolls Royce onder de zoekmachines nodig, soms is een Golf voldoende.” Het omvangrijke programma SPEER test de ‘Rolls Royce’: de commerciële versie van Autonomy, de zoekmachine die de Amerikaanse overheid ontwikkelde om documenten te kunnen doorzoeken op content en context. Voor de tweede pilot werkt CDC Direct met Google Mini, een Google-versie speciaal ontwikkeld voor het intranet van complexe organi­ saties. En tot slot test IVENT de ‘open source search engine’ Nutch om de weg te vinden binnen de ruim vierhonderd interne wikisites.

In documenten zoeken Te beginnen met SPEER. Waarom test juist dit programma een zoekmachine als Autonomy? “Wij hadden behoefte om informatie beter te ontsluiten, Autonomy kon ons daarbij helpen”, stelt Majoor Maaike Klinge, adviseur verandermanagement. “SPEER is een complex en langlopend programma, met een groot aantal betrokken partijen. Daarom is het van belang dat het vastleggen van informatie wordt geborgd en dat informatie goed toegankelijk is. Om die reden zijn we gestart met een pilot kennismanagement. Een van de behoeften was de grote hoeveelheid informatie op de netwerkschijf beter te ontsluiten. IVENT bood ons aan een proef te doen met Autonomy. Autonomy zoekt niet alleen op de titel van een document, maar doorzoekt ook de inhoud op de zoekopdracht. En daarmee kan de zoekmachine bijdragen aan het beter ontsluiten van informatie.” Uit de eerste ervaringen blijkt dat de zoekmachine snel werkt, maar dat de kwaliteit van de resultaten nog kan verbeteren. Dit wordt niet alleen door Autonomy bepaald, vindt Klinge. Ze noemt twee voorbeelden: “Informatie die niet is vastgelegd, kan Autonomy ook niet vinden. En, omdat Autonomy het hele document doorzoekt, levert een zoekopdracht soms overweldigend veel resultaten op. De zoekmachine biedt veel mogelijkheden om de zoekopdracht te specificeren, maar nog niet alle gebruikers maken daar al gebruik van.” Klinge is echter niet ontevreden over de eerste ervaringen met zoekmachine: “Autonomy draagt, in samenhang met meerdere verschillende instrumenten, bij aan beter kennismanagement.”

5

in touch #1 2009 | Tekst Nelly Dijkstra | illustratie natascha stenvert

vinden Gegarandeerd alle informatie vinden Bij bedrijfszoekmachines gaat het niet om populaire rankings, maar om betrouwbaarheid en volledigheid. Een zoekopdracht bij Defensie moet dus gegarandeerd alle relevante informatie tonen, en dat terwijl het autorisatiemechanisme in stand blijft.

6

Issue

Vinden van klantinformatie Google Mini, de door klanten gewenste zoekmachine voor CDC Direct, zoekt op content en trefwoorden. CDC Direct heeft zijn webportaal na uitgebreid onderzoek vorig jaar gevoed met ruim tienduizend trefwoorden, zodat de klant de CDC-diensten sneller en makkelijker kan vinden. Martin van der Weg, plv. projectleider van CDC Direct: “Iedere medewerker zoekt in zijn eigen jargon de gewenste dienst. Na uitgebreid onderzoek van onder anderen Katja Kemmerling hebben we de meest gezochte termen op intranet en internet gecombineerd met typische defensie-afkortingen. Deze combinatie hebben we als metadata aan de bron van elke pagina toegevoegd. Zoekt iemand een ‘BlackBerry’, maar een dienstenpagina gebruikt alleen het woord ‘HMW’ of ‘hoog mobiele werkplek’, dan vindt de zoekmachine toch de juiste pagina.” Ook heeft het CDC Direct-projectteam ‘sponsored links’ toegevoegd. Deze tonen op basis van zoektermen direct de links van relevante overzichtspagina’s. “Zo vind je misschien niet meteen de juiste dienst, maar wel relevante informatie die

Drie zoekmachines zoeken in drie digitale werelden n Autonomy doorzoekt ruim 175.000 (besloten) documenten van het programma SPEER op trefwoord en context. n Google Mini vindt ruim 700 producten en diensten van CDC Direct dankzij heldere metadata. n Nutch doorzoekt alle (besloten) informatie binnen de ruim 400 wikisites van Defensie op trefwoord.

je snel verder kan helpen.” Na de eerste lancering van Google Mini kijkt het projectteam al naar verbetermogelijkheden, zoals spellingsuggesties, een synoniemenlijst en geavanceerde rapportagemogelijkheden. Van der Weg: “Onze volgende stap is om meer klanten direct te betrekken bij het verbeteren van de vindbaarheid van informatie op CDC Direct.” Inzicht in bedrijfsgeheugen Autonomy en Google Mini zoeken in een afgebakend gebied naar de juiste resultaten. Voor de wikisites van Defensie moet je in en over alle afzonderlijke wiki’s kunnen zoeken. “Op dit moment zijn er al zo’n vierhonderd sites”, vertelt Ger Luijten, Senior Innovatiemanager van het Research- en Innovatiecentrum van IVENT. “In de toekomst gaat het wellicht over duizenden sites. Een ontzettende hoeveelheid informatie die het bedrijfsgeheugen van de organisatie vormt.” Om de informatie uit de wikisites goed te kunnen vinden, zette Luijten hiervoor de open source search engine Nutch in. “Wij hebben Nutch zo geprogrammeerd dat medewerkers niet alleen in alle sites kunnen zoeken, maar ook in alle geüploade bestanden die op afzonderlijke wikisites staan. Het programmeren en testen hebben we in januari afgerond. Sinds begin februari hebben medewerkers er twee zoekbuttons bij, om naar keuze in één of alle vierhonderd wikisites te zoeken.” Afweging resultaten Het Research- en Innovatiecentrum van IVENT test de zoekmachines ongeveer een halfjaar op performance, functionaliteit en kosten. Rond de zomer zet het centrum alle bevindingen op een rij en brengt het advies uit aan de HDIO.

Discussie

in touch #1 2009 | Tekst martje van der brug | foto margot van aarsen

Benut onze kennis en kunde “We bespreken de behoeftes van de defensieonderdelen, maar deze lijken niet te landen bij de organen die écht de beslissingen nemen. Geef het GO een volwaardige positie als voorportaal voor ProgrammaOverleg, Klantenraad of BV/IV-beraad. – of een groter mandaat.” Gertjan Brinkman, servicemanager IV&C, staf KMar

Het gaat nog niet goed

Hetzelfde doel nastreven

“Overleg is prima maar de uitvoering valt

“In mijn ‘paarse’ GO’s valt me op dat er

tegen. Actiepunten staan vaak meer dan

ondanks alle goede bedoelingen meer

een half jaar open. Als het verderop in de

synergie mogelijk is. Er spelen immers vaak

organisatie niet wordt opgepakt, heeft het

dezelfde onderwerpen en procedures. Als

weinig zin. Ik vrees dat het GO binnen

die consequent zouden worden doorge-

IVENT niet serieus wordt genomen.”

voerd, kunnen we veel van elkaar leren.”

Sander Metzner, plv. IV-manager

Desiree Borsboom,

Bestuursstaf

Logistieke regelgeving en plannen CLSK

Zin en onzin van GebruikersOverleg IVENT organiseert per informatievoor­ziening of cluster van informatie­voor­zieningen een GebruikersOverleg. Wat is de meerwaarde hiervan in de praktijk?

Het GebruikersOverleg (GO) stelt gebruikers in staat onderling ervaringen uit te wisselen over de functionaliteit en het gebruik van de informatievoorziening(-en). Daarnaast is er afstemming mogelijk met andere gebruikers en het functioneel beheer over gewenste toekomstige functionaliteit. Daarbij functioneert het GO als platform voor besluitvorming over in gang te zetten ontwikkelingen (verwijderen, toevoegen, vervangen van functionaliteit of inkrimpen of uitbreiden van de gebruikersgroep). Arieke Kocx, teamleider Militair Medische Informatievoorziening en Arbo, heeft namens IVENT zitting in vier GO’s voor het medische vakgebied. Zij vindt vooral het directe contact met de gebruiker van grote waarde. “En omdat er altijd een beleidsverantwoordelijke aanwezig is, kunnen zaken gemakkelijk worden kortgesloten.”



Wel signaleert zij dat het lastig is alle gebruikersgroepen goed vertegenwoordigd te krijgen. “De samenstelling van de GO’s verandert frequent door overplaatsingen en uitzendingen. Dan voeren we vaak met de opvolgers weer dezelfde discussies. Dat proberen we nu op te vangen met de aanleg van een database waarin we vastleggen waarom bepaalde voorstellen niet zijn doorgevoerd,” zegt zij. Ook vindt zij dat IVENT te weinig voortgang maakt bij het doorvoeren van de gevraagde wijzigingen aan applicaties. “Gebruikers willen het altijd sneller dan wij het kunnen realiseren. Maar ik zou ook graag zien dat we zaken sneller kunnen oplossen. IVENT krijgt echter niet alleen wijzigingsverzoeken van de gebruikersorganisatie, maar ook van de beleidsverantwoordelijke. Die verzoeken krijgen vaak prioriteit waardoor geplande wijzigingen vanuit de gebruikersorganisatie naar achter worden geschoven.”

7

8

Reportage

IVENT ondersteunt Koninklijke Marechaussee op Schiphol

Kennis van de klant De Koninklijke Marechaussee op Schiphol is 24 uur per dag afhankelijk van technische ondersteuning door IVENT. Ook de reiziger plukt daar de vruchten van. Bijvoorbeeld door paspoortcontroles die steeds soepeler verlopen, vertelt de lokale informatiemanager van de marechaussee, Robin van der Kamp.

De werkkamer van Robin van der Kamp kijkt recht uit op de verkeerstoren van Schiphol. De informatiemanager van District Schiphol kijkt daarmee uit op een complexe wereld, waarin de Koninklijke Marechaussee een essentiële rol speelt op het gebied van de veiligheid. De ondersteuning van IVENT is daarbij onmisbaar, zegt Van der Kamp. “IVENT is onze provider op ICT-gebied.” Dat geldt voor de computer in zijn werkkamer tot technische ondersteuning bij crisissituaties. “Er zijn allerlei scenario’s denkbaar waarbij de marechaussee het voortouw neemt. Wanneer wij plotseling grootschalig moeten optreden, hebben we

‘Ook de reiziger profiteert’

direct specifiek materiaal nodig. Daarvoor hebben we een soort hotline met IVENT die zorgt dat we worden uitgerust met de juiste laptops en communicatieapparatuur. Zo kunnen de verschillende diensten met elkaar communiceren en blijven hoogwaardigheidsbekleders constant op de hoogte.” Altijd stand-by Omdat de marechaussee in het District Schiphol 24 uur per dag operationeel is, staat IVENT voor bepaalde diensten altijd stand-by. Bijvoorbeeld voor de afgifte van nooddocumenten. “Het lijkt een dom probleem, maar een trage prin-

9

in touch #1 2009 | Tekst Bram Peeters | foto Edith paol, defensie

ter kan daar voor enorm veel vertraging en problemen zorgen. Snelheid is dan erg belangrijk. Hetzelfde geldt voor een laptop die nodig is voor controles en plotseling is vergrendeld.” Bij dat soort problemen gaat er een officiële hulpvraag, ofwel ticket, naar de helpdesk van IVENT, maar ondertussen is er al persoonlijk contact met de medewerkers van Beheer Op Locatie. Deze IVENT-afdeling zit op Schiphol, in hetzelfde gebouw als de marechaussee, in een onmiskenbare ICT-werkkamer gevuld met beeldschermen, printers en snoeren. “Wij zijn praktisch geboren op Schiphol”, vertelt Anita van der Valk van Beheer op Locatie. “We snappen de behoeftes van de klant en weten hoe belangrijk snelheid is. Dus bij het voorbeeld van de vergrendelde laptop en een hoge prioriteit, laten we alles vallen en springen we in de auto.” Van der Kamp beaamt de goede samenwerking. “IVENT heeft kennis van het gebied en de materie, dat maakt het contact heel prettig.” Soepele paspoortcontroles Niet alleen de marechaussee heeft baat bij de ondersteuning van IVENT, ook de reiziger plukt er de vruchten van, zegt Van der Kamp. “Als het goed is zien ze dat aan de doorlooptijden bij de paspoortcontrole. Zelfs bij risicovluchten, waarbij alle passagiers grondig worden gecontroleerd, merken reizigers nagenoeg niets.” Het gebeurt volgens de informatiemanager bovendien zelden dat het computersysteem uitvalt. “Dat zegt al iets over de dienstverlening. En als er al iets gebeurt, wordt het snel opgelost.” De soepele paspoortcontrole is mede te danken aan de moderne scantechnieken. “Daarmee worden de echtheidskenmerken in seconden gecontroleerd. Voor de toekomst is IVENT samen met Schiphol druk bezig met de ontwikkeling van technieken die de controles nog soepeler maken.”

Tijdsbesparing Over het algemeen is de marechaussee op Schiphol zeer te spreken over de ondersteuning van IVENT. Van der Kamp: “Het kan altijd beter, maar we zijn dan ook een lastige klant. Ons probleem is dat we als relatief klein onderdeel van Defensie heel specifiek in onze wensen zijn. We hebben als de politie van defensie diverse systemen nodig, die niet of nauwelijks door andere onderdelen gebruikt kunnen worden. Dat is voor IVENT soms wel eens lastig wat betreft de kosten-baten verhouding.” Hoewel IVENT (en voorheen DTO) pas een aantal jaren zijn rol als totale IV-provider voor Defensie vervult, merkt Van der Kamp nu al de voordelen. “Ik zie dat IVENT nog aan het inrichten is, maar nu al zijn de doorlooptijden van standaard aanvragen flink verminderd. En ik merk dat ze zich blijven richten op dat soort zaken. Als ik eerder iets aanvroeg, bijvoorbeeld een pc of een hulpmiddel, dan kostte het soms maanden om het te krijgen. Nu hebben we hele heldere aanvraagkanalen, die heel veel tijd besparen.”

Districten Koninklijke Marechaussee

Kennis van bedrijfsvoering De relatiemanager van IVENT voor de marechaussee, Erwin Verduin, is blij met de verbeterde resultaten en zegt dat verbeteringen een ‘on going’ proces zijn. “Voor ons is het essentieel om verstand te hebben van de bedrijfsvoering van de klant. Daartoe is er constant op alle niveaus communicatie met de marechaussee. We wachten niet totdat zij met een behoefte komen, maar proberen vroeg in het proces aanwezig te zijn. Want juist omdat we de klant voldoende kennen, kunnen we een wezenlijke bijdrage aan de bedrijfsprocessen leveren.”

Koninklijke Mare­chaussee op Schiphol

De Commandant Koninklijke Marechaussee (CKMar) voert het bevel over een organisatie, waarbij ruim 6600 mannen en vrouwen, zowel burgers als militairen, werkzaam zijn. De staf is gevestigd in de Koningin Beatrix Kazerne in Den Haag. In Nederland zijn de marechaussees werkzaam in vijf districten: District West, District Noord-Oost, District Zuid, District Schiphol, District Landelijke en Buitenlandse eenheden Daarnaast is in Apeldoorn het Landelijk Opleidings- en Kenniscentrum Koninklijke Marechaussee (LOKKMar) gevestigd.

Schiphol is een van de vijf districten van de Koninklijke Marechaussee met ongeveer 1800 medewerkers. Schiphol is een bijzondere eenheid, omdat het een relatief kleine oppervlakte betreft waar niet alleen alle normale KMar-taken worden uitgevoerd, maar ook de politietaken. De Koninklijke Marechaussee is op Schiphol actief in de volgende Brigades: Vreemdelingenzaken, Grensbewaking, Recherche & Informatie, Politie & Beveiliging en Operationele Ondersteuning District.

‘We zijn praktisch geboren op Schiphol’

10

Interview

Kolonel Bert Booman volgt Kolonel Peter Engelhart op als commandant C2SC

11

in touch #1 2009 | Tekst martje van der brug | foto joost hoving

Het kenniscentrum en de leverancier van C2-ondersteunende IV-systemen voor het grondgebonden optreden van Defensie is het Command and Control Support Centre (C2SC) in Ede. Op 5 maart trad hier een nieuwe commandant aan. Kolonel Bert Booman gaat verder op de weg die is ingeslagen door zijn voorganger, kolonel Peter Engelhart. “Toenemende samenwerking bij IV-ondersteuning van grondgebonden operaties”

Nieuwe commandant C2SC Toekomstbestendig De komende en de gaande man kenden elkaar al, omdat Bert Booman in zijn vorige functie bij het Commando Landstrijdkrachten verantwoordelijk was voor de informatievoorziening. “C2SC heeft nu een commandant die weet wat het is om hier klant te zijn,” lacht Peter Engelhart. Hij vindt dat een groot voordeel. Zelf vertrekt hij naar de J6 Allied Command of Operations in Mons, België. Hoe kijkt hij terug op zijn periode als commandant C2SC? “Toen ik hier begon was het nieuwe besturingsmodel van Defensie net ingevoerd. Het C2SC was losgemaakt van de Koninklijke Landmacht en moest in die nieuwe structuur een positie vinden. Ik trof een pioniersorganisatie aan, die fantastisch werk verrichtte maar waar behoefte was aan structurering. De afgelopen jaren hebben we de slag gemaakt naar een professionele bedrijfsvoering. We hebben het programmamanagement helemaal opnieuw ingericht, om te voorkomen dat onze klanten als gevolg van het nieuwe besturingsmodel te veel op afstand komen te staan. Want ondanks de verzakelijking is het van groot belang dat het C2SC de intimacy met de klanten behoudt. Dat is de kracht van dit centrum. Ik vind dat dit goed is gelukt. Het C2SC is toekomstbestendig.” Eén organisatie voor IV binnen de DMO Het C2SC richt zich op de ondersteuning van het grondgebonden optreden en dus primair gericht op de landmacht. Er wordt evenwel steeds vaker samengewerkt met andere defensieonderdelen, met name de luchtmacht en de marine. De nieuwe commandant, Bert Boo-

12

Interview

“Onze grondgebonden eenheden worden hier beter bediend dan eenheden in de meeste andere NATO-landen.”



Peter Engelhart

man, stelt tevreden vast dat er onder zijn voorganger veel energie is gestoken in de samenwerking met CAMS/Force Vision in Den Helder en de afdeling C3I in Den Haag. “Het doel is te komen tot één organisatie voor het leveren en beheren van informatievoorziening binnen de Defensie Materieel Organisatie. De belangrijkste stappen op deze weg zijn al gezet.” Booman benadrukt dat het niet de bedoeling is om de drie afzonderlijke organisaties te integreren, maar om ze éénhoofdig aan te sturen. “In het kader van de reorganisatie bij de DMO is besloten tot de opzet van een nieuw ressort C4I: command, control, communications, computers & information.” Praktische samenwerking De essentie van de samenwerking blijft de praktische ‘bottom up’ aanpak. Engelhart: “Er zijn werkverbanden neergezet op thema’s als architectuur, informatiebeveiliging en beheer. Op deze manier wordt de kennis en deskundigheid in de afzonderlijke organisaties gebundeld. Daar gaat het immers om. Dat verloopt heel soepel. Het C2SC is bijvoorbeeld betrokken bij het leggen van netwerken voor Titaan in schepen. Daarbij is ook al begonnen met de uitwisseling van personeel. Zo is onze interne projectmanager Titaan een overste van de luchtmacht en komen er naar verwachting in de toekomst meer luchtmachters naar het C2SC. Ik hoop dat er ook marinemensen bij zullen komen.” Booman onderschrijft deze zienswijze. Battle lab Gevraagd naar zijn ambities zegt de nieuwe commandant C2SC dat hij wil dat de organisatie de komende jaren net zo dicht bij de klanten blijft staan als nu. “Tegelijkertijd hoop ik dat we dan ook meer de breedte in zijn gegaan. Dus naast de land-

macht ook een verdere bijdrage leveren aan de ondersteuning van het operationeel optreden van de luchtmacht en de marine. Verder zullen we in het kader van de intensivering van de civielmilitaire samenwerking steeds meer contacten onderhouden met de OOV-sector. En daarnaast naar verwachting ook met civiele instanties, zoals ontwikkelingsorganisaties, omdat de krijgsmacht daar tijdens missies meer en meer mee samenwerkt.” Hij benadrukt hoe belangrijk het is dat de specialisten van het C2SC zo intensief mogelijk samenwerken met de opdrachtgevers. “Wij maken onze producten niet in ons eentje maar sámen met de operationele eenheden die er vervolgens zelf mee aan het werk moeten. Ik durf wel te stellen dat zij op deze manier beter worden bediend dan eenheden van de meeste andere NAVO-landen. Want wij luisteren niet alleen heel goed naar onze klanten, wij hebben in onze eigen organisatie veel experts met actuele operationele ervaring. Die kunnen het beste de slag maken met de praktijk. Wat wij doen - het snel te velde brengen van bruikbare IV-producten - noemen de Amerikanen een battle lab-constructie.”

Snel schakelen Volgens Bert Booman is de kracht van het C2SC dat er flexibel kan worden ingespeeld op de wensen van onze klanten. “Daar zijn we echt goed in. Als gebruikers in een missiegebied iets nodig hebben en wij hebben het in huis, dan kan het hier heel snel geregeld worden en helpen we tevens bij de implementatie. We zijn leverancier, maar in de eerste plaats partner. Met de industrie werkt dat anders. Dan moet er eerst een contract worden opgesteld en doorgaans ook een offertetraject worden doorlopen.” Booman erkent dat deze dynamische aanpak wel een spanningsveld oplevert. “Enerzijds zijn we heel goed in het snel aanbieden van effectieve oplossingen. Anderzijds moeten we natuurlijk wel volgens de regels werken en moet alles worden verantwoord. Daarin is het C2SC onder mijn voorganger sterk geprofessionaliseerd.” Ontwikkelingen Voor de toekomst voorziet Booman dat de aandacht voor network enabled capabilities (NEC) onverminderd groot zal blijven. “Die ontwikkelingen gaan steeds verder. Voor het C2SC is het een enorme uitdaging om de spullen, procedures en werkwijzen te ontwikkelen waarmee NEC echt praktisch invulling krijgt. Daarbij streven we wel steeds naar standaardisatie. We gebruiken zoveel mogelijk commercial en military off the shelf producten, zo nodig met modificaties. Onze geavanceerde toepassingen zijn dan ook zoveel mogelijk gebaseerd op bestaande componenten. Dat is niet alleen efficiënter, maar het is ook nodig voor een goede communicatie en dus samenwerking tussen verschillende gebruikersgroepen – of dat nu andere eenheden, krijgsmachtdelen, NAVO-partners of civiele instanties zijn.”

Verslag

in touch #1 2009 | Tekst Nelly Dijkstra | foto defensie

Trots op standaardisatie Johan de Vet, plaatsvervangend commandant van IVENT, neemt op 1 april 2009 afscheid. Hij blikt terug op een ‘fantastische loopbaan’, maar zal de paarse krokodil binnen Defensie zeker niet missen. IV als productiefactor “Wie had dat gedacht, toen ik in 1976 de KMA afrondde”, grapt kolonel Johan de Vet over zijn toekomstige afscheid als plaatsvervangend commandant IVENT. Na een prachtige carrière bij de landmacht, vervulde hij de laatste acht jaar topposities bij DIO en later bij DTO en IVENT. “Als ik terugblik op de resultaten van de afgelopen jaren, ben ik het meest trots op de standaardisatie van IV. Met MULAN bijvoorbeeld lopen we duidelijk voorop.” Daarnaast is De Vet tevreden over de rol die IV en ICT inmiddels innemen binnen Defensie: “Ze zijn niet meer weg te denken uit de operaties en het bedrijfsproces. Daarmee moeten IV en ICT wel nog vaker worden gezien als belangrijke productiefactor, een enabler, in plaats van een kostenpost.”

Terug naar de eenvoud De Vet heeft zich het laatste jaar best gestoord aan interne en externe regels, normen en audits die IVENT werden opgelegd. “Ik houd van maatregelen die de operatie ten goede komen. Mijn tip voor de toekomst zou daarom zijn: ga terug naar de eenvoud en ban die paarse krokodil uit Defensie en dus ook uit IVENT. Mijn levensmotto – de vijand van ‘goed’ is ‘beter’ werd de laatste tijd maar al te vaak bevestigd. Voorgeschreven regels bepalen vaak de norm van ‘beter’. Maar zit de klant echt te wachten op die vastgestelde 100% en nog meer rapportages? Ik hoop daarom dat de commandanten weer gewoon commandant kunnen zijn. En dat ze de normen eens onder de loep nemen, zodat niet alleen normen, maar ook vraag en resultaat weer leidend worden. We werken tenslotte voor onze klant.”

13

14

Dialoog

Rijksbrede sturing ICT

CIO moet de beheersing van ICT-projecten verbeteren ICT-projecten zijn vaak duurder dan begroot, vragen meer tijd en leveren uiteindelijk niet het gewenste resultaat op. Dat concludeerde de Algemene Rekenkamer uit overheidsbreed onderzoek. De Rijksoverheid wil daarom de beheersing van grote ICT-projecten verbeteren, mede door het aanstellen van een Chief Information Officer (CIO) op elk ministerie. Voor Defensie vervult Hank Ort, Hoofddirecteur Informatievoorziening en Organisatie (HDIO), deze functie.

“Ik ben groot voorstander van een CIO op elk departement”, stelt Hank Ort. “Vooral omdat ik weet dat het werkt. Bij Defensie werk ik sinds eind 2006 als HDIO in een vergelijkbare rol als die van CIO en ik zie dat het zijn vruchten afwerpt. Sinds de Hoofddirectie Informatievoorziening en Organisatie gecentraliseerd het beleid bepaalt en de IV- en ICT-diensten gebundeld zijn in IV-bedrijven, kunnen we beter prioriteiten stellen, hebben we meer inzicht in de totale kosten en kijken we bij omvang-

rijke projecten naar de toegevoegde waarde voor de hele organisatie.” Strategisch inbedden Juist door de ervaring met een HDIO is Defensie als ‘best practise’ regelmatig geconsulteerd over de positie en de invulling van de CIO. “Zonder een oordeel te vellen over de uiteindelijke invulling van andere departementen, vind ik het van essentieel belang dat een CIO een strategische positie heeft én de organisatie goed kent. Je ziet regelmatig, ook in het bedrijfsleven, dat er een kloof is tussen ICT en de business, terwijl ICT de organisatie vaak tot in de haarvaten raakt. Bij Defensie hebben we de informatievoorziening bewust geïntegreerd in elk domein, zodat we de wensen van de organisatie goed kennen. Bij Defensie staat de operatie van nature op

15

in touch #1 2009 | Tekst nelly dijkstra | foto edith paol, defensie

nummer 1, daarna volgt IV en pas daarna ICT. Natuurlijk is ICT nodig om IV mogelijk te maken en is goede informatievoorziening nodig voor een optimale operatie, maar het is wel belangrijk om de operatie voorop te blijven stellen. Het is heel verleidelijk te beginnen met techniek, waardoor je je al snel verliest in de details van talloze ICTprojecten.” Megalomane projecten Hoewel Defensie inmiddels de vruchten plukt van een vergelijkbare functie als CIO, kent de HDIO zeker nog uitdagingen. Ook Defensie kent de ‘te ambitieuze projecten’ die de Algemene Rekenkamer in zijn rapport noemde als belangrijke oorzaak van het mislukken van ICT-projecten. “In elk IV-boek staat op pagina 1: laat u niet verleiden door megalomane projecten die u niet kunt overzien qua regie of impact. Maak er dus kleinere projecten van, draai eerst pilots, zorg voor een goede projectorganisatie en afgebakende beleidsverantwoordelijkheden. Dat doen we bij veel projecten. Ook bij SPEER, de gigantische, organisatiebrede overgang naar ERP en SAP. Toch zie ik dat er bij grote projecten een ‘point of no return’ ontstaat, waar mensen vooral willen doorgaan en de visie uit het oog verliezen. Dan is het essentieel hoe je verder gaat: bijt je je vast in de vooraf afgesproken, vaak doodlopende weg of koers je zorgvuldig, maar flexibel richting je doel? Ik denk dat organisaties en overheid vaak onvoldoende duidelijk zijn over het doel en zich te vaak koste wat kost vasthouden aan hun oorspronkelijke plannen.”

Van elkaar profiteren Ort ziet zijn benoeming tot CIO vooral als steun in de rug voor de eerder ingezette koers. Tegelijkertijd ziet hij het als een goede stimulans om de IV-strategie van Defensie verder aan te scherpen en de kwaliteit van projectmanagement te vergroten. Hij noemt de samenwerking met de andere CIO’s inspirerend. Het eerste officiële CIO-overleg, eind januari, was nog wat aftasten, maar dat vond Ort logisch. “Iedereen is het eens over de overkoepelende architectuur, maar hoe ver ga je vervolgens in de praktische uitvoering? Ik kan ook niet zomaar overal in meegaan. Defensie kent sterke internationale samenwerking en afstemming met uitvoerende partijen als politie en brandweer. Eerdere IV- of ICT-afspraken met hen mogen niet in gevaar komen door te ver doorgevoerde eisen in CIO-projectafstemming. Maar op zich verwacht ik dat ook niet. De Rijks-CIO sluit sterk aan bij wat er al is. Zo werken zeven departementen nu gezamenlijk aan een digitale werkomgeving 1.0. Wij hebben die omgeving al, dus hebben we afgesproken dat wij samen met het ministerie van Buitenlandse Zaken werken aan een digitale werkomgeving 2.0. Als we elkaar zo kunnen versterken, zullen we gezamenlijk zeker steeds meer ICT-projecten succesvol en kostenefficiënt afronden.”

De operatie staat voorop

Verspilling voorkomen De Nederlandse overheid zou volgens ICT-deskundigen jaarlijks 4 tot 5 miljard euro verspillen aan geheel of gedeeltelijk mislukte ICT-projecten. De Algemene Rekenkamer nuanceert deze cijfers, maar erkent dat grote organisatie worstelen met het goed besturen van omvangrijke ICT-projecten. ICT-projecten van de overheid zijn vaak te ambitieus en te complex door de combinatie van politieke, organisatorische en technische factoren. Om de sturing en beheersing van grote ICT-projecten (projecten van meer dan 20 miljoen euro) binnen de rijksoverheid te verbeteren, zijn de volgende maatregelen genomen: n een CIO binnen elk ministerie en een centrale CIO bij de Rijksoverheid voor beter informatiemanagement; n professionalisering van het opdrachtgeverschap en de aansturing van ICT-projecten, mede door het ontwikkelen van een curriculum in projectmanagement; n eenduidige administratie van ICT-projecten, met onderscheid naar kostensoort; n jaarlijkse voortgangsrapportage van de minister van Binnenlandse Zaken aan de Tweede Kamer.

‘Visie in het oog houden’

16

Kort nieuws

Clusterplannen Ter versterking van de IV-keten werd tijdens het BV/IV-beraad van 15 december j.l. de start gemarkeerd van het jaar 2009. Toen werden het IV-plan en de clusterplannen door de diverse beleidsverantwoordelijken en C-BGIVENT getekend. Deze plannen bevatten de opdracht aan IVENT om nieuwe projecten uit te voeren en bestaande systemen in stand te houden. Het is voor het eerst dat dit zo duidelijk is vastgelegd en als afspraak met een handtekening wordt bezegeld. SBN Hank Ort en drs. Adriaan Blankenstein

Archieven inleveren! Het Dienstencentrum Documentaire In­­for­­matie­­­­­voorziening (DCDI) is op zoek naar ontbrekende missie­archieven. Bij een inventarisatie in december bleek dat van diverse grote en kleine missies uit de periode 1960-2008 de papieren verslaglegging bij DCDI geheel of gedeeltelijk ontbreekt.Volgens Guus Sjouke van het DCDI gaat het om archieven van grote missies als Enduring Freedom tot kleine acties, zoals het redden van schepen. “Het viel ons op dat we van Uruzgan in verhouding weinig binnenkregen. Dat was de aanleiding om ook naar missies in het verleden te gaan kijken. Toen bleken er nogal wat witte vlekken te zijn.” Volgens Guus Sjouke wordt er door beleidsverantwoordelijken gesproken over het opstellen van nieuwe spelregels voor het inleveren van missiearchieven.

MULAN Carib krijgt vaart Er lijkt een belangrijke slag gemaakt in het verbeteren van de performance van de Mulan-werkplekken in de Carib. De Taskforce Carib, belast met het oplossen van de problemen in het overzeese werkterrein, voerde de afgelopen weken een aantal verbeteringen door. De belangrijkste is dat bestanden niet meer op het netwerk maar op de lokale pc’s worden opgeslagen, meldt Ruud Koomen, die met zijn collega Ton van der Sanden leiding geeft aan de Taskforce Carib. De meetgegevens moeten nog worden geanalyseerd, maar de gebruikers van Mulan zijn tevreden. Dat blijkt uit een elektronische enquête die onder 80 proefpersonen in Nederland en Curaçao werd gehouden. 73 procent van de ondervraagden gaf aan dat Mulan merkbaar sneller is geworden. Snelheidsverlies “We zijn er bij het ontwikkelen van Mulan vanuit gegaan dat de Mulan-omgeving in de

Carib hetzelfde is als in Nederland”, zegt Ruud Koomen over de verschillen in performance. “De lange netwerkverbindingen zorgen er echter voor dat Mulan daar een stuk langzamer werkt. Daar kwamen we pas achter toen het systeem in gebruik genomen was.” Maatregelen zoals de alternatieve manier van gegevens opslaan moeten dat snelheidsverlies compenseren, al raken ze de oorspronkelijke uitgangspunten van Mulan. Dat werd immers in juni 2008 in het leven geroepen zodat alle medewerkers overal en op elk moment via het netwerk toegang hebben tot alle relevante gegevens. “Voor laptopgebruikers moet dat zeker zo blijven”, zegt Ruud Koomen. “Maar hoe vaak komt het voor dat een desktop­ gebruiker op een andere werkplek gaat zitten? Daar moeten we nog eens goed naar kijken. De komende maanden moet blijken of er misschien structurele maat­ regelen nodig zijn.”

17

in touch #1 2009 | Tekst diversen | foto diversen

Samenwerking JCG - KMar

De broekzak werkplek

Column

Bij oefeningen en missies in het buiten­ land van de Koninklijke Marechaussee (KMar) wordt uiteraard gebruik gemaakt van PC’s, netwerken en telefoon­ verbindingen. Jarenlang bleek deze ondersteuning wisselend van kwaliteit: de ondersteuning door ICT-middelen was niet stabiel en storingen kwamen vaak voor. Herstel van ondersteunende middelen die door diverse oorzaken in storing vielen was zeer onzeker, omdat het beheer letterlijk en figuurlijk op grote afstand zat.

Zoals bekend ontwikkelt de PDA zich in een hoge snelheid tot een volwaardige computer. Zo is recent de nieuwe standaard (2 terabyte) afgesproken voor de micro SD geheugenkaart (1 cm2 ), die in elke toekomstige PDA kan worden opgenomen.Ter vergelijking: Alle storage van alle IVENT datacenters zou theoretisch passen op 200 PDA’s met een 2 terabyte SD kaart. Bij de huidige bij Defensie in gebruikzijnde Blackberry PDA’s is er nog geen micro SD kaart mogelijk, maar in nieuwe devices is een SD geheugenkaart mogelijk. Omdat deze kaart vercijferd kan worden met standaard aanwezige vercijferingstechnieken, ontstaat er een mogelijkheid om deze PDA ook als intelligente USB stick te gaan gebruiken. Hiermee wordt het mogelijk om de proeven, die thans door het Ministerie van Buitenlandse Zaken genomen worden, met een virtuele werkplek op een veilige USB stick in het kader van het WIT (Werken In de Toekomst) programma, ook te laten werken op de SD kaart van de standaard PDA. Er doemt hiermee een toekomstig scenario op, waarbij vele medewerkers uitsluitend nog de beschikking krijgen over zo’n PDA device met ingebouwde USB functie. Men kan hiermee thuis via de USB koppeling op de privé pc met een veilige, door Defensie goedgekeurde, virtuele cliënt werken. De ervaringen

Kol A.F.M. Smits (C-JCG) en bgen R.E. Harmsma (Directeur Operationele Ondersteuning KMar) ondertekenen de taakopdracht.

hiermee van het Ministerie van BuZa zijn veelbelovend. Onderweg kan men de draadloze PDA gebruiken en op kantoor kan men via USB deze werkplek weer koppelen aan de daar aanwezige toetsenborden en beeldschermen. Overal wordt gewerkt door middel van Server Based Computing en de kaart bevat het “image” waarmee gewerkt moet worden. Aangezien deze micro SD kaarten ook via het (radio) netwerk vanuit een centrale locatie bereikt kunnen worden, kan een update gemakkelijk door de lucht gedistribueerd worden. Of dit scenario werkelijkheid wordt bij Defensie is voor mij een vraag. Al wordt maar een deel van deze futuristisch klinkende opties gerealiseerd, dan zou dat al een grote impact hebben op onze manier van (flex) werken en kosten van de standaard IT infrastructuur, waaronder datacenters. Aperitas Ir teus van fauctus der plaat, conesciis, Commandant quam ma, research tala rem & untiam, Innovatiecentrum nimperit. Meredeni ivent [email protected]

Aan die situatie is een einde gekomen. Op 19 december 2008 tekenden de Joint Cis Groep (JCG) en de KMar de zogenoemde Taakopdracht 2009-2010. JCG is gespecialiseerd in het beheer van operationele informatievoorziening voor alle krijgsmachtdelen. 7 dagen per week, 24 uur per dag en overal ter wereld zorgt JCG ervoor dat individuele gebruikers ondersteund worden bij het in bedrijf houden van hun ICT-middelen. Door de samenwerking kunnen storingen bij operaties van de KMar in het buitenland sneller opgelost of gedetecteerd worden. In de periodes waarin de apparatuur niet wordt ingezet, blijft deze in beheer bij JCG.

18

SPEER wordt in het materieel-logistieke domein gefaseerd ingevoerd.

IVENT Functioneel beheer Binnen IVENT is het cluster MATLOG verantwoordelijk voor de ondersteuning van de logistieke processen met informatievoorziening. Dit omvat zowel de bevoorrading en de inkoop als het onderhoud

Cluster MATLOG: in transitie

aan vliegtuigen, schepen en andere voertuigen. MATLOG ondergaat een ingrijpend veranderingsproces. In het kader van SPEER kan de materiële logistiek zich niet langer blijven richten op de afzonderlijke

Jan Janse (Clustermanager M&FIV) zegt: “In het financieel administratieve deel van onze cluster is SPEER al geïmplementeerd. Dat gebeurde vorig jaar in één keer. Voor het materieel-logistieke domein gaan we het gefaseerd doen: per vliegtuigtype, per schip. Zo houden we proces beheersbaar. MATLOG staat voor grote uitdagingen. Want al komt SPEER eraan, onze huidige ondersteuning mag niet verminderen. Dat is het spanningsveld tussen de korte en de lange termijn. We investeren fors in het opleiden van onze mensen voor de nieuwe situatie. Ze volgen SAP-opleidingen, maar moeten ook op de hoogte blijven van de oude systemen. Verder is van groot belang dat onze functioneel beheersgroepen goed contact blijven houden met de gebruikers. De

dienstverlening verandert, maar de menselijke relatie blijft vitaal.

lucht-, land- en zeeketen. Daarom worden de afzonderlijke informatiesystemen vervangen door paarse informatievoorziening die straks effectief kan draaien met de integrale SAP-technologie.

Externe verandering Voor MATLOG verandert ook de buitenwereld. Gespiegeld aan de beheerorganisatie is aan de proceskant bij DMO een vergelijkbare ontwikkeling gaande. Ook daar wordt de verantwoordelijkheid voor de processen van de drie krijgsmachtdelen gebundeld in één geïntegreerde organisatie.

Complexiteit Ik vind dat de implementatie van SPEER traag verloopt. Maar als je naar de complexiteit van de defensieorganisatie kijkt, dan is het begrijpelijk. Bovendien zijn de krijgsmachtdelen vooral gericht op het primaire proces. En het afzonderlijke ‘lucht, land en zee’ zit nog heel diep. Dat maakt dat de systeemintegratie nog moeizaam verloopt. Maar IVENT kan niet te ver voor de muziek uitlopen. Dit tempo heeft ook wel voordelen. Zo hebben we de gelegenheid ons heel goed voor te bereiden op de drievoudige veranderingen die op ons afkomen: in onze eigen MATLOG-organisatie, bij de DMO én in de informatievoorziening. De komende jaren zal in deze cluster niets meer zijn zoals het was. Terwijl we wel moeten blijven leveren. Ik vind het spannend. En het gaat ook lukken!”

19

in touch #1 2009 | Tekst martje van der brug | foto defensie

‘Teamgewijze aanpak implementeren bij alle applicaties’

IVENT Personele systemen De IVENT-cluster Personele Informatie Voorziening is verantwoordelijk voor het beheer van alle informatiesystemen binnen het personele functiegebied zoals Peoplesoft, het Nieuwe Salarissysteem

Cluster Personele IV: ketenaanpak

van de Krijgsmacht (NSK), medische en arbo-applicaties op personeelsgebied en de systemen op opleidings- en trainingsgebied. Daarnaast beheert de cluster diverse legacy-systemen die op termijn

Cees Altena, clustermanager Personele IV, zegt: “Peoplesoft ondersteunt het personele proces steeds beter. Peoplesoft bij Defensie behoort tot de grootste HR-systemen van Nederland. We hebben een groeiende selfservice component waar 70.000 mede­ werkers zelf mee kunnen werken. Daar zijn we in deze cluster terecht trots op. Er is door al onze mensen, samen met de HDP en het Diensten Centrum Human Resources (DCHR), heel hard voor gewerkt. We verwachten dat de kwaliteit van het beheer van ál onze systemen de komende tijd sterk zal verbeteren dankzij de nieuwe ketenaanpak. Binnen de ketensturing worden het functioneel-, technisch- en applicatiebeheer van elk systeem onder­ gebracht in één team. Dit is dus geen

zullen verdwijnen.

Transitie De cluster Personele IV is al jaren ‘paars’. Vóór 2004 werd - in de aanloop naar Peoplesoft - een grote transitie doorgemaakt bij het opzetten van één defensiebreed personeelsinformatiesysteem. De organisatie kreeg dan ook al ruim voor de oprichting van de bedrijfsgroep IVENT de huidige structuur. Per januari 2009 is opnieuw een belangrijke ommezwaai gemaakt: op initiatief van de beleidsverantwoordelijke, de HoofdDirectie Personeel (HDP), zijn de cluster Personele IV en de IVENT-organisatie Operations overgestapt op ketensturing van de beheeractiviteiten.

organisatiewijziging maar de vorming van een hecht samenwerkingsverband tussen de verschillende onderdelen die het beheer moeten uitvoeren. Dat is alleen mogelijk door de uitstekende samenwerking tussen de beleidsverantwoordelijke HDP, het DCHR en IVENT. Deze verandering is overigens niet alleen van toepassing op Peoplesoft. We gaan deze nieuwe teamsgewijze aanpak ook implementeren bij al onze andere applicaties zoals NSK, de militair medische IV en in het opleidingsen traningsgebied.”

20

Special Editorial

Duidelijk ICT-aanbod via de PDC

Complete douche, mét doucheputje Defensieonderdelen hoeven voortaan niet meer zelf te bedenken uit welke onderdelen hun gewenste ICT-oplossing bestaat. Klanten formuleren in functionele termen wat ze willen, IVENT zorgt vervolgens voor een technische vertaalslag. Onbegrijpelijk bouwpakket “Vroeger hadden defensie­ onderdelen zelf ICT-specialisten in huis”, vertelt Mirjam Werges, Hoofd Diensten en Portfoliomanagement bij IVENT Dienstverlening. “Daarom was het logisch dat zij alle losse technische onderdelen voor een ICT-oplossing zelf bestelden via de Producten- en Dienstencatalogus (PDC). Maar nu werken deze specialisten allemaal voor IVENT.” Voor de gebruikers bij de defensieonderdelen was de PDC eerder een onbegrijpelijk bouwpakket dan een handig bestelportaal. Werges: “Ik vergelijk het bestelproces bij de PDC wel eens met het bestellen van een nieuwe badkamer. Stel dat je een douche met een douchebak bestelt. Dan verwacht je toch dat er een doucheputje bij zit? Vroeger moest een defensieonderdeel dus ook dat ‘doucheputje’ bestellen.” Functionele eisen Het vereenvoudigen van de PDC start met het helder krijgen van de behoefte. Peter van der Sman, Senior Coördinerend Dienstenmanager: “Wat willen onze klanten bij de defensieonderdelen met de ICT-diensten en –producten doen? Ofwel, wat zijn de functionele vereisten, de kwaliteitseisen en de gebruiksomstandigheden? Wij vertalen deze vervolgens in een concreet aanbod van diensten en producten. Denk aan laptops,

PDC: van bouwstenen naar diensten Defensieonderdelen willen een ICT-dienst in plaats van een uitgebreid bouwpakket met allerlei losse technische onderdelen. Daarom wordt de Producten- en Dienstencatalogus (PDC) van IVENT dit jaar omgebouwd van ‘bouwstenen’ naar producten en diensten. Een helder aanbod via een gebruiksvriendelijk bestelportaal.

servers, printers en applicaties, maar ook aan het inrichten van werkplekken of het verhuizen van een aansluiting.” Bij de herinrichting van de PDC wordt meteen het assortiment van producten bekeken. “Vaak is het helemaal niet nodig om voor één probleem tien oplossingen te hebben. Twee of drie applicaties zijn soms meer dan genoeg.” Honderden contracten Naast het bundelen en verduidelijken van de ICT-diensten en -producten, wordt ook hard gewerkt aan alle contracten die een defensieonderdeel voor de PDC afsluit. “We hebben aparte hostingcontracten per applicatie, afzonderlijke beheercontracten, we leggen de autorisatie vast, et cetera. In totaal spreken we al snel over zo’n vijftienhonderd contracten”, aldus Werges. “Die contracten willen we stap voor stap opschonen en vereenvoudigen. Dat heeft tijd nodig. Van een mammoettanker verleg je ook niet zomaar de koers.” Gebruiksvriendelijk bestelportaal Onder de motorkap gebeurt al veel. Toch zullen de gebruikers pas eind 2009 een vernieuwde catalogus op intranet aantreffen. Eén die eenvoudig, transparant en gebruiksvriendelijk werkt. Van der Sman: “In overleg met de gebruikers vergemakkelijken we het bekijken en bestellen van producten. We toetsen regelmatig de functionele wensen in een gebruikersoverleg, dat is samengesteld uit vertegenwoordigers van de defensieonderdelen. Ook beoordelen we zo of gebruikers gemakkelijk hun weg kunnen vinden in de vernieuwde catalogus. Het aanbod zal bestaan uit een duidelijk product of een complete dienst, waarbij de keuzeopties te overzien zijn. Bovendien mag iedereen voortaan alle producten zien, ook als je niet alles mag bestellen.” Van der Sman heeft een duidelijk beeld van de toekomst, maar realiseert zich goed dat er nog veel moet gebeuren. De PDC vormt ‘slechts’ de voor gebruikers zichtbare voorkant, CDC Direct verzorgt de interface, de etalage. “Samen met onze collega’s bij CDC werken we aan één PDC voor alle

21

in touch #1 2009 | Tekst nelly Dijkstra | illustratie roland blokhuizen

Weten wat je bestelt Dienstencentra en wellicht ook voor de DMO. Dit zal de vorm van een webwinkel krijgen. Dat is uiteraard een omvangrijke operatie. De kunst is om door de CDC-brede aanpak geen vertraging te krijgen voor de wensen die we hebben voor het IV-deel in de PDC.” Nu al profijt Moeten beleidsmakers en gebruikers dan nog een jaar wachten om de vruchten te kunnen plukken van de nieuwe PDC? “Nee”, benadrukt Van der Sman. “In maart brengen we een tussentijdse catalogus uit voor beleidsmakers en defensieonderdelen, waarin we uiteraard de eerste verbeteringen opnemen. Zo hebben zij een instrument in handen om voor de begroting een reële inschatting te kunnen maken van IV-diensten en –producten.” Ook gebruikers merken al de eerste verschillen: “Doordat we ons aanbod en alle aanvragen onder de loep namen, ontdekten we niet-standaard-aanvragen die vrij vaak worden aangevraagd. Denk aan het verhuizen van een aansluiting in een vergaderzaal of het verzorgen van een liveverbinding met video en teleconferentie op bijvoorbeeld thuisfrontdagen. We hebben nu zo’n twintig van dat soort aanvragen geïdentificeerd en vervolgens gebruiksvriendelijk gestandaardiseerd. Zo wordt onze dienstverlening steeds transparanter en toegankelijker.”

Transparante, gebruiksvriendelijke en betaalbare dienstverlening. Dat is het doel van IVENT. Vorig jaar leidde dit onder meer tot de differentiatie van werkplekdiensten en daarmee tot duidelijke stuurinformatie voor beleidsmakers. Dit jaar boekt de PDC een belangrijke verbetering in de dienstverlening. Welke stappen zet de PDC van functionele ICT-eisen naar een duidelijk aanbod van ICT-diensten en –producten? n De eerste stap bestaat uit het helder krijgen van de functionele wensen: wat willen gebruikers bij de defensieonderdelen doen met de ICTvoorzieningen. n De PDC zoekt daar begin dit jaar passende, hanteerbare oplossingen voor; geen tien mogelijke applicaties per vraag, maar bijvoorbeeld twee of drie. n In maart levert de PDC een tussentijdse catalogus aan beleidsmakers en defensieonderdelen. n Eind 2009 zijn de IV-diensten en –producten voor alle gebruikers zichtbaar in een vernieuwde PDC.

Resultaat Editorial

22

UITKOMSTEN LEZERSONDERZOEK: LEESBAAR BLAD KAN KRITISCHER

Waar is de



Nog even over onszelf. De uitkomsten van de enquête die we eind vorig jaar onder de lezers van In Touch hebben gehouden, geven ons als redactie volop stof tot nadenken. De 274 lezers die de moeite namen het vragenformulier in te vullen geven het blad gemiddeld een 7. Op de vraag of de artikelen in In Touch iets toevoegen aan de kennis van de lezer, antwoordde bijna 72 procent van de lezers ‘ja’. 75 procent prijst de leesbaarheid van de stukken, 61 procent vindt het ‘prettig’ om In Touch te ontvangen. Dat hoort een redactie graag. Tegelijk troffen we tussen de antwoorden op de vraag om suggesties punten van kritiek die we ons aan mogen trekken.

Visitekaartje “Het cijfer 7 geeft aan dat we op de goede weg zijn, maar dat het nog beter moet”, zegt redactielid Marcel van Agten over de uitkomsten. Hij onderschrijft het pleidooi van één van de lezers voor meer realiteitszin in In Touch. “Natuurlijk laten we projecten aan bod komen waar we trots op zijn”, zegt Van Agten. In Touch is een relatieblad van de IV-keten van Defensie en de OOV-ketenpartners, benadrukt ook eindredacteur Ton Bijl. “Wat

dat betreft is In Touch een visitekaartje.” Van Agten: “Tegelijkertijd gaat er ook genoeg mis. De spagaat die je als redactie moet maken is soms moeilijk. Niemand heeft er iets aan als we onszelf alleen maar op de borst kloppen.” Balans bewaken Wat we ook nog over onze lezers te weten gekomen zijn: 50 procent is ‘uitvoerder’, 30 procent ‘adviseur’, 10 procent is ‘beslisser’ en de rest: ‘overig’ (om het maar eens oneerbiedig uit te drukken). Van de 274 respondenten vindt 34 procent bijna alle artikelen interessant, 50 procent treft af en toe een interessant artikel in het blad aan. “Ik begrijp uit de reacties van sommige lezers dat ze meer over de praktijk van Informatievoorziening en de operationele inzet willen lezen. Ik ben daar ook voor. Bij het kiezen van invalshoeken gaan we daar als redactie beter op letten.” Een aantal respondenten merkt op dat In Touch teveel aandacht besteedt aan hoger management en te weinig aan de werkvloer, zag Ton Bijl. “Ik snap wat daarmee wordt bedoeld. Die inhoudelijke balans moeten we beter bewaken. Dat zou tevens het draagvlak van het blad vergroten.”

23

in touch #1 2009 | Tekst Werner Bossmann | illustratie kris kras design

werkvloer? Geen IVENT-blad Eén uitkomst van het onderzoek geeft de redactie stof tot nadenken: driekwart van de respondenten werkt bij CDC. Van CZSK en CLSK kwamen nul antwoordformulieren terug, van de Marechaussee slechts 5. Dat wijst erop dat de meerderheid van de respondenten werkzaam is bij IVENT. Die oververtegenwoordiging van IVENT-medewerkers onder de respondenten verklaart ook het handjevol suggesties om In Touch samen te voegen met personeelsblad @work en de roep om kritische artikelen over de onlangs opgerichte organisatie. Van Agten: “Die lezers moet ik naar het personeelsblad verwijzen. In Touch is heel nadrukkelijk een IV-magazine, geen IVENT-blad. 90 procent van alle IV-producten die bij Defensie worden gebruikt bij IVENT vandaan, daardoor ontstaat die indruk wellicht.” Hij speelt al met de gedachte van een nieuw, gericht lezersonderzoek onder de doelgroep bij alle Defensieonderdelen. “Wat ze bijvoorbeeld bij de Marine van ons vinden weten we nu helemaal niet.”

Respondenten bedankt!

Onderzoekers zijn er dol op. De open vraag. Nog

opmerkingen of suggesties? Een greep uit de antwoorden: ‘Pure geldverspilling’, ‘Meer realiteitszin’, ‘Ga zo door’, ‘Meer beleid’, ‘Minder beleidsstukken’, ‘Meer diepgang’, ‘Kortere stukken’, ‘Goed blad’, ‘Ongevraagde post die niet door de sticker NEE wordt tegengehouden’, ‘Meer klanten', ‘Meer intern’. Helder.

24

Beeldverslag

in touch #1 2009 | Tekst Floor Peeters | foto defensie

De Vereniging Informatici Defensie (VID) telt ruim 450 leden. Ze zijn afkomstig uit de gehele Defensieorganisatie, hoewel de meerderheid van de leden werkzaam is (of is geweest) bij IVENT. De leden delen een passie voor informatievoorziening, informatica en/of ICT. Tijdens de nieuwjaarsreceptie van de vereniging op 8 januari jongstleden werd de tweede René Olthuis IV/ICT-scriptieprijs uitgereikt. Vervolgens mochten 14 collega’s hun brevet Officier Informatica Deskundige in ontvangst nemen. Als Information Management Officer werd Majoor Herman Rump in 2007/2008 uitgezonden naar Tarin Kowt. Hij hield zich daar bezig met bedrijfsvoeringsvraagstukken; met het accent op informatie. Zijn ervaring was dat de inrichting van de informatievoorziening tijdens operaties meer aandacht zou mogen krijgen. Hij schreef er een artikel over. Uit handen van SBN Hank Ort ontving Herman Rump de prijs: een sculptuur, een geldbedrag van 250 Euro en een geheel verzorgde reis naar de CEBIT in Hannover. Met de René Olthuis IV/ICTscriptieprijs wil de VID de uitbreiding van de deskundigheid op het gebied van informatica bevorderen. SBN Hank Ort reikte tijdens de receptie ook een oorkonde en het bijbehorende uniformspeldje uit aan 14 collega’s van de Landmacht. Zij zijn nu officeel houder van het brevet Officier Informatica Deskundige. Tot op heden worden de brevetten enkel aan medewerkers van de Landmacht uitgereikt. De vraag of in de toekomst niet ook medewerkers van Marechaussee, Luchtmacht en Marine een brevet zouden mogen kunnen krijgen en dragen zorgde voor veel gespreksstof.