STAGPLAN 7 Opleiding Informatie Systeem voor instellingen in de gezondheidszorg Beschrijving
Voorjaar 2009
IPO Uitgever
Stagplan 7
blz 1
STAGPLAN versie 7 Opleiding Informatie Systeem 1. Inleiding STAGPLAN is ontwikkeld in samenwerking met vele opleiding- en planningcoördinatoren die met het programma werken. De eerste versie kwam als simpel planningprogramma in 1986 in productie. Dit op initiatief van mevrouw O.Magis, planningsfunctionaris van het Lucas Ziekenhuis (thans Lucas-Andreas) in Amsterdam. Het was gericht op de stageplanning van de (toenmalige) inservice leerlingen. Deze zogenaamde DOS uitgave is in 1999 omgezet in een Windows product. Het pakket is inmiddels in gebruik bij vele instellingen in alle velden van de gezondheidszorg. Intensief contact met de gebruikers leidt voortdurend tot nieuwe aanpassingen en uitbreidingen die in de praktijk zinvol blijken. Stagplan is uitgegroeid tot een Opleiding Informatie Systeem (OIS) Het opleidingsstelsel wordt steeds gevariëerder. De organisaties complexer. Hierdoor worden hogere aan de planning van stagiaires en studenten gesteld, zowel wat betreft onderwijskundige als bedrijfslogistieke eisen. Via het indelen in type opleidingen en het toekennen van formatie percentages (van 0.000 tot 1.000), kunnen behalve BBL en BOL studenten alle (verpleegkundige) opleidingen op de afdelingen worden ingepland. Ook kan worden aangegeven wanneer de student andere activiteiten heeft. Bijvoorbeeld lesweken, korte stage elders, enzovoort. Hierbij kan worden vermeld of dit een volle week dan wel bepaalde dagen betreft. Bij overzichten en tellingen (en export) wordt dit automatisch verwerkt Tellingen per afdeling kunnen bruto (wie drukt er op de formatie), netto (hoeveel formatie is daadwerkelijk voor het rooster beschikbaar) en in koppen - desgewenst gespecificeerd naar leerjaar/periode, type opleiding en/of kwalificatie niveau) worden uitgevoerd. Een actueel en nauwkeurig inzicht in de formatie is noodzakelijk. Maar ook voor de planning op langere termijn is dit nodig: b.v. hoeveel studenten van welk type zijn er volgend jaar in september. De praktijk wijst uit dat – behalve voor de feitelijke planning - men het programma ook kan gebruiken om de consequenties van bepaalde ontwikkelingen op langere termijn na te gaan. Een uitgebreid archief maakt op termijn vele analyses mogelijk. Standaard onderdelen van het OIS zijn de kijkmodule STAGKIJK en de studenten volgmodule STAGVOLG. STAGKIJK is beschikbaar als netwerkversie, dus op het netwerk van de instelling, en als internetversie; dus bereikbaar via Internet of Intranet Met dit onderdeel kunnen gegevens instellingsbreed beschikbaar worden gesteld aan andere functionarissen. Zij kunnen de vrijgegeven planningen en mutaties on line opvragen en uitprinten. Praktijk- en werkbegeleiders kunnen informatie opvragen over de door hen te begeleiden studenten. Het versturen van papieren overzichten is niet meer nodig! Studenten en stagiaires kunnen hun stageroute opvragen via Internet. Stageoverzichten kunnen ook rechtstreeks vanuit Stagplan naar studenten of medewerkers worden gemaild. STAGVOLG biedt de mogelijkheid vast te leggen op welk moment waar studenten welke studieopdrachten moeten uitvoeren/behalen. Op elk moment heeft men dan een overzicht per student, per afdelingen per begeleider ingedeeld volgens de kalender. Na beoordeling, kunnen opmerkingen worden toegevoegd en de gegevens worden opgeslagen in een individueel dossier.
IPO Uitgever
Stagplan 7
blz 2
Tevens kunnen uit te voeren acties per student worden ingevoerd, gekoppeld aan een zogenaamde ‘signaaltermyn’. Zo ontstaat een agenda: waar moet bv deze week aandacht aan worden besteed. Een optie is de student toegang te geven tot haar gegevens en de mogelijkheid te bieden digitale informatie toe te voegen. Op deze wijze kan binnen Stagvolg een digitaal portfolio worden opgebouwd.
2. Implementatie procedure Gaarne bieden wij hierbij een korte beschrijving van het pakket aan. Maar een goed beeld van de mogelijkheden, kunt u zich eigenlijk alleen vormen door het met eigen ogen te zien. De procedure voor een eventuele aanschaf zou er daarom ook als volgt uit kunnen zien (zie ook Bijlage ) 1. Indien deze beschrijving uw belangstelling heeft gewekt, kunt u IPO Uitgever vrijblijvend uitnodigen voor een demonstratie van het programma voor u en andere geïnteresseerden in uw organisatie. Tijdens deze demonstratie kunt u gedetailleerd kennismaken met alle functies van het pakket, zodat u kunt beoordelen of het aan uw wensen en eisen voldoet. Tevens vindt overleg plaats over de mogelijkheden en de consequenties van de invoering en het gebruik van STAGPLAN en de andere modules in uw organisatie. Diverse gebruikers hebben zich overigens (binnen zekere grenzen) bereid verklaard informatie te geven over hun ervaringen met STAGPLAN. 2. Indien U vervolgens besluit het pakket aan te schaffen, maken wij met u desgewenst op korte termijn een afspraak voor de installatie in een testomgeving, waarbij wij gaarne de afdeling automatisering ter plaatse informeren over de verschillende mogelijkheden. Tevens moeten afspraken worden gemaakt over een eventuele koppeling aan de personeelsadministratie voor wat betreft de regelmatige actualisering van de student gegevens. Wij introduceren het programma bij de gebruikers en geven een gedegen scholing in het gebruik van de verschillende onderdelen. Dit in eerste aanzet in de testversie. Vanzelfsprekend is een uitgebreide handleiding en een helpdesk beschikbaar. 3. Na deze installatie en scholing kan de gebruiker experimenteren met het programma. Afhankelijk van de voortgang, maakt IPO Uitgever een afspraak voor een evaluatie van uw ervaringen en het beantwoorden van vragen. Tijdens dit dagdeel worden de ervaringen geëvalueerd en worden nadere aanwijzingen gegeven. Tevens wordt vastgesteld wanneer het programma feitelijk in productie wordt genomen (en dus de ‘oude’ werkwijze vervalt). 4 Vervolgens worden stappen ondernomen om de module Stagkijk, optioneel Stagkijk.Net en Stagvolg in gebruik te nemen. 5. Een onderhoudsabonement is onderdeel van de licentie. De gebruiker heeft recht op onbeperkte telefonische ondersteuning voor wat betreft vragen die ontstaan tijdens het gebruik van de programma onderdelen. Doen zich bijzondere problemen voor bij het gebruik, dan verplicht IPO Uitgever zich om deze op uw locatie kosteloos te helpen oplossen. 6. Gedurende één jaar heeft men garantie met betrekking tot technische onvolkomenheden in de programmatuur welke niet door buiten de programmatuur liggende oorzaken zijn ontstaan. 7. Licentiehouders hebben recht op gratis updates van STAGPLAN versie 7 8. Optioneel is de koppeling aan een roosterpakket. Dat wil zeggen dat de planning van de studenten wordt geëxporteerd en kan worden ingelezen in het rooterprogramma. Verschillende roosterleveranciers hebben hiervoor reeds een importmodule gebouwd.
IPO Uitgever
Stagplan 7
blz 3
3. Uitgangspunten STAGPLAN Het ontwerp van STAGPLAN is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: * Alle mutaties vinden plaats in het basisbestand met studentgegevens. De uitwerking naar de planning per afdeling, evenals de tellingen worden door het programma uitgevoerd. Het gevolg hiervan is, dat een ingevoerde mutatie in een stageroute altijd wordt verwerkt in de afdelingsoverzichten en tellingen. Fouten zijn dus uitgesloten. * Alle tellingen worden (uiteraard) foutloos uitgevoerd en kunnen tijdens het plannen worden opgevraagd. Indien de normen voor de afdelingen zijn ingevoerd (desgewenst gesplitst in BOL en BBL) is tijdens het plannen direct inzichtelijk waar nog plaatsen beschikbaar zijn dan wel te veel studenten zijn ingepland. * Het programma biedt mogelijkheden tot het maken van bruto en netto (sub)tellingen van de formatie (desgewenst tot in 3 decimalen nauwkeurig), zowel over de hele formatie als gespecificeerd per leerjaar. Ook is het mogelijk ‘koppen’ te tellen, gesplitst van studenten in loondienst en niet in loondienst. * Het programma stelt de specificaties samen ten behoeve van de aanvraag van instroomsubsidie. * Samen met de vele overzichten kan men zo komen tot een optimale inzet van studenten en een formatiebewaking van afdelingen. * Aangezien elke student/stagiaire een formatie (tussen 0 - 100%) krijgt toegewezen, kan per persoon worden vastgesteld in hoerverre hij/zij moet worden meegeteld. Bijvoorbeeld : fulltime studenten op 1.000 of 0.885, parttime groepen op elk ander percentage, bv 0,500 en stagiaires op 0.000, zodat deze laatste niet worden meegeteld. De gebruiker kan zelf instellen op hoeveel uren formatie 1 wordt gesteld, zodat tellingen desgewenst ook in uren kunnen plaatsvinden. * Bovendien kan zichtbaar worden gemaakt wanneer de student maar gedeeltelijk beschikbaar is, bv tengevolge van een terugkomdag op de opleiding. De student wordt in die week dan slechts voor 0.800 meegeteld. * Op elk moment kan de stagehistorie/planning van een student worden geprint. Desgewenst met adres, zodat deze slechts in een venterenveloppe behoeft te worden gedaan om te versturen. * Steeds meer organisaties voeren ook studenten van andere opleidingen in, zodat een compleet, nauwkeurig en actueel overzicht voor het afdelingsmanagement ontstaat. * STAGPLAN biedt de mogelijkheid gebruik te maken van standaardstageroutes. Indien deze standaardstageroutes van tevoren worden gedefinieerd, kunnen ze op eenvoudige wijze aan studenten worden toegewezen. Het programma werkt deze routes dan automatisch uit naar de jaaroverzichten, hetgeen zeer arbeidsbesparend is. * Middels simulatie kunnen gevolgen van een gewijzigde studenteninstroom op langere termijn zichtbaar worden gemaakt. * De gegevens van studenten die tussentijds vertrekken of de opleiding afsluiten kunnen worden gearchiveerd. Overzichten hiervan kunnen op elk moment worden geproduceerd. * Vele soorten overzichten zijn beschikbaar: waar zijn de studenten in een bepaalde week, wanneer wisselen studenten van afdeling, enzovoort, enzovoort. * Met STAGPLAN kunnen gegevens worden verstuurd naar de kijkmodule STAGKIJK. Managers, salaris administratie, opleidingsmedewerkers en desgewenst studenten kunnen hiermee overzichten opvragen en desgewenst afdrukken, maar vanzelfsprekend niet wijzigen. Behalve stageoverzichten wordt ook allerlei informatie over studenten meegestuurd, zoals lesdagen, weegmomenten, externe stages, afwezigheid op de afdeling t.g.v. schoolactiviteiten, enzovoort, enzovoort. Kortom het compleet Opleiding Informatie Systeem. * Veel overzichten kunnen overigens direct vanuit Stagplan per E-mail worden verstuurd naar studenten en contactpersonen in de organisatie.
IPO Uitgever
* * *
Stagplan 7
blz 4
Stagkijk.Net biedt de mogelijkheid informatie aan te bieden via het Intranet van de instelling. Het is een feit: met Stagplan is het verzenden van bijlagen bij E-mails of papier niet meer nodig. En omdat alle gegevens uit een database komen is de foutenkans nihil!! Aan de gegevens van STAGPLAN kan het programma STAGVOLG worden gekoppeld. Hiermee kan de studievoortgang van de studenten worden gepland en bijgehouden, zodat u de student kunt volgen in haar ontwikkeling. Een optie is de student toegang te geven tot haar dossier en de mogelijkheid te bieden digitale informatie toe te voegen. Op deze wijze wordt een digitaal portfolio opgebouwd.
Het gevolg van het voorgaande is: de totale stageplanning kost aanzienlijk minder tijd. Dit geldt niet alleen voor de periodiek terugkerende planning, maar vooral ook voor het bijhouden van de vele mutaties. de kans op fouten in de overzichten per afdeling is, bij correcte invoer van de stageroutes, uitgesloten omdat deze automatisch worden aangemaakt. Alle medewerkers in de organisatie, management, roosteraars, personeels administratie hebben steeds on-line toegang tot alle relevante informatie de opleiding betreffende. tellingen per week, zowel bruto als netto van totaal aantal studenten/afdeling (al dan niet gespecificeerd per leerjaar) zijn steeds up-to-date. de berekening van de netto beschikbare formatie kan zeer nauwkeurig plaats vinden, tengevolge van het onderscheid tussen BBL-routes (formatie tussen 1 en 0) en BOL-routes (formatie 0), alsmede de mogelijkheid om rekening te houden met tijdelijke afwezigheid, b.v. op een lesdag. de hele stage van de student kan eenvoudig (voorlopig) worden gepland, zodat mogelijke consequenties, bv van gewijzigde studenteninstroom ook op langere termijn zichtbaar zijn. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van standaardstageroutes. ook kunnen stageroutes worden ingepland voor studenten die nog moeten komen. stageroutes van MBO en HBO stagiaires nauwkeurig kunnen worden gevolgd door de organisatie, ook als deze op meerdere locaties is gevestigd. STAGVOLG biedt de mogelijkheid de vorderingen van de studenten te volgen, gekoppeld aan opleidingseisen en leerplaatsprofielen door toevoeging van een personeels- of registratienummer aan elke student en eventueel medewerker, alsmede een formatiepercentage, sluiten de overzichten van STAGPLAN aan op de personeelsadministratie. door gebruik van de netwerkmodule STAGKIJK de informatiestromen in de organisatie aanzienlijk efficiënter kunnen worden georganiseerd waarbij het papierverbruik drastisch afneemt. STAGPLAN kan informatie exporteren naar andere programma’s zoals MS Word (samenvoegen), Excel,m aar ook naar een roosterpakket. STAGSTUDENT biedt de mogelijkheid aan studenten (stagiaires, leerlingen, enz.) om via hun personeelsnummer direct stagegegevens op te vragen. In veel instellingen worden inmiddels alle personen in opleiding, dus ook specialistische opleidingen, AIO’s, co’s apothekersopleidingen in Stagplan ingevoerd.
IPO Uitgever
Stagplan 7
blz 5
4. Koppeling aan personeelsadministratie en roosterprogramma Met behulp van een exportbestand uit de personeelsadministratie kunnen de NAW gegevens van de studenten in Stagplan regelmatig geactualiseerd. Dit aan de hand van het personeelsnummer (en eventueel dienstverband volgnr). De planning kan worden geëxporteerd ten behoeve van een dienstroosterpakket. Behalve de afdelingen waar de studenten werken, worden ook gegevens over afwezigheid, b.v. ten gevolge van lesdagen meegestuurd. Dit kan overigens ook met stageroutes die aan zogenaamde ‘dummy’s zijn omgehangen. Dus studenten die verwacht worden maat nog niet in dienst zijn.
5. Technische gegevens Het programma draait op alle Windows – Platforms. Het is een Cliënt-server applicatie die ook prima functioneert b.v. onder Citrix, Op de werkstations zijn geen speciale aanpassingen, b.v. aan het registry, nodig. Wel vraagt het de volgende technische voorzieningen bij de werkstations van de planner (STAGPLAN) * PC (MS Windows 2000 en hoger) en minimaal 128 Mb werkgeheugen (256 Mb wordt sterk aangeraden, i.v.m. de snelheid van verwerking van gegevens) * Inktjet of laser printer * Minimaal 17’’ TFT monitor wordt aanbevolen zodat de planner een beter overzicht heeft zonder te hoeven scrollen. (schermen zijn ontworpen voor minimaal 1024 x 768 pixels) Voor STAGKIJK is een gangbaar werkstation uitstekend geschikt. STAGKIJK kan aan collega’s en studenten beschikbaar worden gesteld via een link op de eigen site. Desgewenst kan het uiterlijk worden aangepast aan de stijl van de site van de organisatie (logo, kleuren, lettertype ed) Meer informatie of een demonstratie? I P O Uitgever H.L.Poolman Potgietersingel 3/4 8011 NA ZWOLLE Telefoon : (038) 4231364 email:
[email protected] En bezoek onze site: http://www.ipouitgever.com Bij de beschrijving van Stagplan vindt u ook de link naar Stagkijk.net
IPO Uitgever
Stagplan 7
blz 6
6. Stagplan: plannen stageroutes STAGPLAN is geheel afgestemd op de Windows omgeving en zeer gebruiksvriendelijk. Iedereen met enige ervaring, b.v. met het programma MS Word, kan direct aan de gang. De ondersteuning die deel uitmaakt van de levering is vooral gericht op de uitgebreide functionaliteit. Dat wil zeggen: wat kan je waar met het programma doen. Het hart van het programma wordt gevormd door het onderdeel bewerken stageroutes:
Met hulpschermen kunnen per student in een keer per leerperiodes een stageplaats worden ingevoerd. Vele hulpfuncties zijn beschikbaar, zoals het opzoeken van een student, veranderen van sorteervolgorde, bladeren naar een ander jaar, kopiëren en plakken van routes. En belangrijk: het in een keer invoeren van standaardroutes. Standaardroutes zijn van tevoren gedefinieerde stageroutes, gekoppeld aan onderwijsroutes en de beschikbare stageplaatsen. U kunt een standaardroute aan een student toewijzen, waarna deze in een keer voor de hele studieduur kan worden ingevoerd. Hierbij wordt rekening gehouden met de zogenaamde ‘vaste weken’ van de groep van de student. Dat zijn bijvoorbeeld weken waarin de hele groep naar school gaat. Deze kunnen overigens ook naderhand in één keer voor de hele groep worden ingevoerd!
IPO Uitgever
Stagplan 7
blz 7
Aantal studenten per afdeling Tijdens het plannen kan steeds snel een telling worden gemaakt van aantal studenten per week per afdeling, rekening houdend met hun formatie en gespecificeerd per type opleiding. (zie gele pijl) Deze wordt vergeleken met de begroting per type opleiding per afdeling (indien ingevoerd)
Indien tevens is ingevoerd hoeveel stageplaatsen per afdeling beschikbaar zijn, ziet men steeds of de geplande stageroutes (ook) voldoen aan formatie afspraken met afdelingen.
Overzichten voor studenten Stagplan kent de volgende exportmogelijkheden voor studenten. 1. Printen van groeps- en individuele overzichten. 2. Aanmaken van brieven (met adres) met gegevens over een bepaalde periode. 3. Publiceren van stageroutes op Intranet via Stagkijk.net 4. Direct emailen van stageoverzichten En natuurlijk kunnen studenten – indien geautoriseerd – ook gebruik maken van de kijkmodule Stagkijk. Er is een brievenarchief waarin de brieven (digitaal) worden opgeslagen.
Afdelingsoverzichten worden automatisch aangemaakt Nadat de planning is gemaakt, werkt het programma de overzichten per afdeling uit, inclusief bruto en netto tellingen. Bruto: De student drukt op de formatie van de afdeling Netto: De student is daadwerkelijk beschikbaar. Voor dit laatste kan voor activiteiten een zogenaamde vermenigvuldigingsfactor worden ingevoerd. Indien een student bv op maandag en dinsdag naar school gaat, krijgt een activiteit L12 de vermenigvuldigingsfactor 0.6. Alle overzichten kunnen direct worden uitgeprint, maar ook als bestand worden opgeslagen, zodat het bijvoorbeeld als een bijlage per e-mail kan worden verstuurd.
IPO Uitgever
Stagplan 7
blz 8
Mutaties worden automatisch in alle overzichten en tellingen uitgevoerd. Het is uiteraard mogelijk de student met ingang van een bepaalde week in een andere groep te plaatsen, al of niet met ‘medeneming’ van de bestaande stageroute. Alle correcties worden automatisch in alle overzichten en tellingen bijgewerkt. Hieronder ziet u een voorbeeld waarbij een student wordt teruggeplaatst in een andere groep. Klik de week aan en STAGPLAN werkt automatisch alle overzichten bij.
Zo kunnen studenten die met de opleiding stoppen worden uitgeschreven en gearchiveerd. Door toevoeging van een standaardkenmerk, kan een uitstroomanalyse worden gemaakt. Ook wijziging van bijvoorbeeld afdelingscodes worden automatisch verwerkt.
Totaal Tellingen STAGPLAN berekent voor U per week de volgende totalen: *
*
*
Bruto aantal studenten per afdeling en per cluster, eventueel gespecificeerd per type opleiding en per leerperiode. Dit geeft het aantal studenten weer, zoals deze op de formatie van de afdeling drukken. Het is mogelijk de formatie van de studenten (desgewenst tot 3 decimalen nauwkeurig) te specificeren, zodat ook parttime studenten correct worden geteld. Stagiaires van HBO/MBO dagopleiding kunnen op formatie 0 worden gezet, zodat deze wel in de planning en de overzichten kunnen worden meegenomen maar niet in de formatie worden meegeteld. Netto aantal studenten, ook per type en per leerperiode te specificeren. Hierbij worden de studenten alleen geteld voor zover zij daadwerkelijk op de afdeling inzetbaar zijn. Indien zij bijvoorbeeld in een bepaalde week 1 dag van de afdeling zijn voor de opleiding, worden zij netto slechts voor 0.800 meegeteld .(terwijl zij bruto voor 1.000 tellen) In koppen. Alle studenten worden in de telling betrokken.
IPO Uitgever
Stagplan 7
blz 9
Behalve totalen per afdeling per week, kunnen subtotalen worden berekend per cluster, zoals een locatie, verdieping, soort afdeling. STAGPLAN berekent steeds de gemiddelde bezetting per kwartaal/half jaar/heel jaar. (Zie bijlagen bij deze beschrijving) Tellingen kunnen worden geëxporteerd voor verdere bewerking in b.v. Excel Tijdens het plannen kan steeds - ook per type student - snel worden geteld. Zowel in formatie (in loondienst) als in personen (niet in loondienst)
Alle tellingen zijn altijd actueel, want gebaseerd op de laatste mutaties. Overzichten kunnen worden geëxporteerd naar MS Excel voor verdere verwerking in b.v. een jaarverslag, voor een subsidieaanvraag enz. Enkele voorbeelden
IPO Uitgever
Stagplan 7
blz 10
Overige overzichten (ook in Stagkijk) Vele soorten overzichten en prints zijn mogelijk, zoals * Overzicht per studentengroep per kwartaal of halfjaar. (zie bijlage) *. Studenten per afdeling per kwartaal of per halfjaar, waarbij tevens de bruto en netto totalen/week en de gemiddelde bezetting over dat kwartaal wordt vermeld. (zie bijlage) Indien de student nieuw op de afdeling komt, dan wel van de afdeling vertrekt wordt tevens aangegeven waar zij/hij vandaan komt, respectievelijk naar toe gaat. Middels codes ziet de afdeling wat de student in die week doet. *. Totalen per afdeling/week bruto en netto, subtotalen per cluster, totalen voor de gehele organisatie, inclusief gemiddelde bezetting per week en desgewenst begrootte bezetting.(zie bijlage) * Gedetailleerde stageroute van elke individuele student met de mogelijkheid geadresseerde brieven te genereren * Samenvatting van de stageroutes, waarbij met name kan worden nagegaan of de stageroute aan de eisen van bv de opleiding (nieuwe structuur) voldoet. * Een overzicht van de aanwezigheid van alle studenten in elke week van het jaar. * Hoe zijn de opleidingsweken en andere activiteiten, zoals korte stages, praktijk oriëntatie e.d. over het jaar verdeeld. * Mutaties van studenten, komst naar of vertrek van studenten in een bepaalde week per afdeling. * De specificatie noodzakelijk voor de aanvraag van subsidies Stagplan kan overzichten als HTML pagina opslaan welke vervolgens worden gepubliceerd op het Intranet van de organisatie.
Rechtstreeks vanuit Stagplan informatie mailen naar studenten en medewerkers. Stageoverzichten van individuele studenten worden geproduceerd. Zowel de hele geplande stage als een deel. Uitgebreid betekent inclusief lesweken en activiteiten. De samenvatting toont alleen de afdelingen. Dit kan voor een individuele student (bv een wijziging) of voor één of meerdere groepen. Deze overzichten kunnen direct als brief worden afgedrukt, waarbij automatisch het adres en een aanhef wordt .weergegeven. Een opmerking kan worden toegevoegd. Deze brieven behoeven dan nog alleen in een venster enveloppe te worden gevoegd. Deze overzichten kunnen ook direct per e-mail worden verstuurd, mits de adressen van de studenten in Stagplan bekend zijn.1 Mocht voor niet alle studenten een emailadres worden gevonden, dan biedt Stagplan automatisch aan voor hen een brief af te drukken. Volstaan kan worden met het drukken op de knop ‘Uitvoeren’.
1
) Indien deze adressen in de personeelsadministratie beschikbaar zijn, kunnen deze worden ‘meegenomen’ bij het actualiseren van de NAW gegevens in Stagplan
IPO Uitgever
Stagplan 7
blz 11
IPO Uitgever
Stagplan 7
blz 12
Importeren gegevens personeelsadministratie en export naar roosterprogramma’s Onderdeel van de levering is een module waarmee gegevens van studenten(BBL route) kunnen worden ingelezen en geactualiseerd aan de hand van de gegevens van de personeelsadministratie. Het is slechts nodig dat deze administratie regelmatig een bestand exporteert (dat kan automatisch) waarna Stagplan de eigen database bijwerkt. (dit kan desgewenst ook worden geautomatiseerd) Een ander aspect is de koppeling naar een dienstroosterprogramma. Stagplan exporteert de data van studenten in een door de leverancier van het dienstroosterpakket gewenst format. Reeds gerealiseerde koppelingen zijn naar de programma’s Monaco van I.C.Systems te Breda en Rostarflex van de Paralax Publishers te Breukelen.
Archiveren De gegevens van studenten die de opleiding verlaten hetzij tussentijds, hetzij na diplomering kunnen worden gearchiveerd. Hierdoor is het mogelijk overzichten van het verloop (incl. oorzaken) bij te houden.
En nog vele andere functies In deze beschrijving zijn de belangrijkste functionaliteiten beschreven. Maar STAGPLAN biedt (steeds) meer. Zoals eerder aangegeven: gebruikers blijven met wensen en adviezen komen die we graag in het pakket verwerken. studentgegevens.
IPO Uitgever
Stagplan 7
blz 13
7. STAGKIJK: Beschikbaar stellen overzichten voor de instelling STAGKIJK is de module voor die functionarissen in de organisatie die bekend moeten zijn met welke studenten wanneer op de afdeling beschikbaar zijn. Deze kunnen niet rechtstreeks in de planningsbestanden van de opleiding kijken. Nadat de planning voor een bepaalde periode is goedgekeurd, kan de planningsfunctionarissen deze beschikbaar stellen voor STAGKIJK op het instellingsnetwerk en (optioneel) op Internet. De planner kan aangeven over welke periode de gegevens naar Stagkijk worden verstuurd. Een druk op de knop Oke is voldoende om de informatie naar de Stagkijkmodule te sturen. Papier/emails e.d. is niet meer nodig. Hierbij kan per afdeling bijzondere informatie worden gevoegd, bijvoorbeeld als er mutaties zijn. Ook kan voor individuele studenten veel informatie worden meegestuurd. Bij de Internetmodule kunnen studenten/stagiaires die een personeelsnummer hebben inloggen om hun stageroute op te vragen. Ook hierbij kan de planner persoonlijke opmerkingen meezenden.
IPO Uitgever
Stagplan 7
blz 14
Studenten krijgen alleen hun eigen stageroute te zien. Het spreekt vanzelf dat men alleen toegang krijgt tot de gegevens van de eigen instelling waartoe men bevoegd is.
De implementatie is eenvoudig: 1. IPO Uitgever maakt – indien u voor deze optie intekent - een account aan voor uw instelling. U geeft aan wie de beheerder(s) is/zijn van Stagplan (te noemen instellingbeheerders) IPO voert deze in. 2. Desgewenst maakt de webbeheerder van de instelling een link op uw site naar Stagkijk.net. nadere gegevens hierover worden door IPO aangeleverd. 3. De instellingbeheerder(s) hebben nu toegang tot Stagkijk.net met hun inlognamen en het door IPO gegeven wachtwoord. Zij kunnen zelf hun wachtwoord aanpassen. 4. De instellingbeheerder verstuurt de gegevens naar Stagkijk op het eigen netwerk zoals dat nu reeds gebeurt. Deze gegevens worden tevens automatisch verzonden (geupload) naar de site van IPO Uitgever en daar verwerkt. Dit kunnen zij net zo vaak doen als zij nodig achten. 5.. De instellingbeheerders kunnen gebruikers aanmaken, wijzigen en verwijderen. Onder gebruikers wordt in dit kader verstaan degenen die de planninggegevens moeten kunnen opvragen. Dus zoals zij dat nu ook doen via het interne netwerk van uw organisatie. Een gebruiker krijgt als inlognaam zijn/haar personeelsnummer. Ook hierbij geeft de beheerder eerst een (standaard)wachtwoord, waarna gebruikers dit zelf kunnen aanpassen Bij elke gebruiker kan de instellingbeheerder aangeven tot welke afdeling(en) zij toegang hebben. 6. Gebruikers kunnen nu, hetzij via een link op de site van uw organisatie, hetzij via het “open” net inloggen met hun personeelsnummer en wachtwoord en de voor hen relevante afdelinggegevens opvragen. 7. Studenten kunnen hun persoonlijke stageroute opvragen eveneens via de link op de site van uw instelling of via het open net met hun personeelsnummer en geboorte datum. Dit personeelsnummer en de bijbehorende geboortedatum moet wel bekend zijn binnen Stagplan (basisbestand studenten)
IPO Uitgever
Stagplan 7
blz 15
8. Stagvolg: Plannen en volgen individuele studenten Stagplan is de planningsmodule, Stagkijk de communicatiemodule met de organisatie. Stagvolg is de module om de individuele leerroute van de student te plannen, te volgen en op te slaan in een dossier. Stagvolg is gekoppeld aan Stagplan, zodat planning van de stage en afstemming op individuele leerwensen optimaal kan plaats vinden. Per afdeling kunnen leerplaatsprofielen worden ingevoerd. Per groep kan worden aangegeven welke beoordelingsmomenten moeten worden ingepland.
Per groep kan worden aangegeven welke deelopdrachten (wanneer) behaald moeten zijn. Vervolgens kunnen deze bij de individuele studenten worden ingepland.
IPO Uitgever
Stagplan 7
blz 16
Aangegeven kan worden hoe lang van te voren men een signaal wil ontvangen dat het onderdeel moet zijn afgesloten. Ook kunnen zogenaamde signaalmomenten worden ingevoerd. Dit zijn gebeurtenissen waar een vastgesteld aantal dagen van te voren een signaal moet worden ontvangen, zodat actie kan worden ondernomen, bijvoorbeeld een brief/mail naar de student, de afdeling, de school.. Beoordelingen worden ingevoerd door daartoe bevoegde personen. Afgewikkelde items kunnen worden opgeslagen in een dossier. Op elk moment kan informatie worden opgevraagd en geprint op velerlei manieren.
IPO Uitgever
Stagplan 7
blz 17
Digitaal Portfolio Een optie in StagVolg is om studenten toegang te geven tot de eigen informatie. Deze informatie kunnen zij niet wijzigen, alleen inzien. Desgewenst kan wel worden ingebouwd dat zij digitale informatie, zoals bv verslagen, opmerkingen n.a.v. beoordelingen e.d. kunnen toevoegen aan hun dossier. In de toekomst dienen deze gegevens ook benaderbaar te zijn via een goed beveiligde website. Uiteindelijk ontstaat een dossier met * behaalde en nog te behalen beoordelingen inzake gerealiseerde competenties en bijbehorende deelopdrachten. * Verslagen van begeleiders en studenten zelf * Bijzonderheden en wensen van de student Omdat de gegevens digitaal en geïntegreerd worden vastgelegd zijn ze eenvoudig benaderbaar voor betrokkenen, Hierbij kan nauwkeurig worden vastgelegd wie wat mag inzien en met welke rechten. Dit digitale dossier moet op den duur het papieren dossier vervangen.
Bijkomen voordeel is dat bij gebruik van een zorgvuldige indeling ook eenvoudiger statistisch en inhoudelijk onderzoek kan worden gedaan naar de kwaliteit van de opleiding. Vermoedelijk zal een dergelijke systematische kwaliteitsbewaking te zijner tijd als eis worden gesteld aan iedere gekwalificeerde opleiding. Gebruikers van Stagplan/Stagvolg zijn hier geheel op voorbereid.
BIJLAGE 1 - Voorstel implementatietraject STAGPLAN 7 – 2009 Dit traject in onderling overleg nader vast te stellen. Inhoud
Aanwezig/voorwaarde
Wanneer/ IPO op locatie of support op afstand
1
Installatie programma onderdelen2) Actualiseringprotocol personeelsadministratie regelen met personeelsadministratie en systeembeheer.
- systeembeheerder Bekend moet zijn wie (in 1e instantie) met STAGPLAN gaan werken, zodat systeembeheer een gebruikersgroep kan aanmaken
1e afspraak na opdracht (IPO op locatie) Het feitelijk installeren op het netwerk neemt ca 1 a 1 ½ uur in beslag.
2
Eerste instructie gebruik STAGPLAN, STAGKIJK
3
Oefenen met STAGPLAN
4
Tweede instructie, verzamelen en verwerken vragen gebruik STAGPLAN Beslissen wanneer Stagplan in productie kan. Vaststellen wijze van actualiseren studentengegevens In productie nemen STAGPLAN
- gebruikers Stagplan - applicatiebeheerder STAGPLAN enz3) gebruikers Stagplan zelfstandig. Vragen noteren voor de volgende instructie - gebruikers Stagplan
Bij voorkeur aansluitend op de installatie. Tijdsduur ca 2 uur. Dringende vragen worden via email of telefonisch support beantwoord 2e afspraak nader af te spreken of op afroep. (op locatie)
- Gebruikers Stagplan - Personeels administratie - systeembeheer (zo nodig) - Gebruikers Stagplan/Stagvolg - systeembeheer
in onderling overleg (tel.support)
5
6
7
2
Derde instructie/overleg: - koppeling aan STAGKIJK bespreken met bijbehorende protocollen - installatie STAGKIJK tbv gebruikers Introductie en presentatie STAGKIJK Aanmaken koppeling voor gebruikers Optioneel: aanmaken link en gebruikers Stagkijk.Net
3e afspraak op afroep (op locatie)
- Beheerder Stagplan - Gebruikers STAGKIJK
4e afspraak IPO verzorgt desgewenst de presentatie van STAGKIJK aan de gebruikersgroep.
8
Introductie en ingebruikneming STAGVOLG
- Beheerder Stagplan - Gebruikers Stagvolg
Instructie en overleg over het gebruik 5e afspraak
9
Nader overleg, extra ondersteuning, implementatie nieuwe versies Indien dit niet via telefoon/e-mail kan, dan komt IPO Uitgever naar de instelling (zie gebruikersovereenkomst)
- wie het aangaat
IPO Uitgever blijft in beginsel voor onbeperkte tijd beschikbaar om problemen op te lossen of vragen te beantwoorden. In ieder geval wordt nog een 6e afspraak gemaakt.
) Zie afzonderlijke beschrijving ) Het verdient aanbeveling een persoon uit gebruikerskring aan te wijzen als functioneel beheerder. Deze persoon kan extra worden geschoold door IPO Uitgever, zodat hij/zij ook eenvoudige gebruikersvragen van collega's kan beantwoorden Deze persoon kan vragen waar hij/zij niet uitkomt voorleggen aan IPO Uitgever. (Niet te verwarren met puur technische kwesties die via systeembeheer lopen. De systeembeheerder kan vanzelfsprekend altijd rekenen op support van IPO Uitgever)
3
OVERZICHTEN STAGPLAN en STAGKIJK ENKELE VOORBEELDEN Alle overzichten kunnen zowel in preview(voorbeeld op scherm) als op de printer worden geproduceerd. Ook kunnen ze worden opgeslagen als bestand en bijvoorbeeld als bijlage bij een mail of in Excel worden geplaatst.
In week 6 is een student voor een dag naar school (dinsdag). Tevens is er een jaarplaats gereserveerd (kruisje). Bruto telt Stagplan dus een formatie 6 (1 BBL, 4 BOL en 1 studenten ‘anders’. Netto telt Stagplan 4,8.
Op ieder gewenst moment kunnen diverse tellingen worden uitgevoerd. Deze tellingen zijn steeds uptodate, omdat ze uitgaan van de database waarin de planning staat.
Stagplan maakt voor iedere student geadresseerde brieven met de geplande stage. Deze behoeven slechts in een vensterenveloppe te worden gevoegd. Ook kunnen deze natuurlijk per email worden verstuurd.
