Sportvereniging Hillegersberg (S.V.H.) Notulen Buitengewone Algemene Ledenvergadering Zaterdag 12 Juli 2014 Aanwezige bestuursleden: Rick van Westenbrugge, Dolf van Stappershoef en Ubbo Rommerts Afgemeld: Jan Hazelzet, Kees van de Sandt, John van der Linden, Maarten Beek en Ronald Visser. Aanwezige leden: zie presentielijstlijst Opening Voorzitter; De voorzitter opent om 11.30 uur de vergadering meteen hartelijk welkom aan alle aanwezige ereleden en leden. Helaas is niet het voltallige bestuur aanwezig, via de voorzitter bieden de afwezige bestuursleden hun verontschuldigingen aan de vergadering. De voorzitter zet de redenen voor deze bijzondere algemene ledenvergadering uiteen : de statutenwijziging van de “Sportvereniging Hillegersberg”. Het voorstel tot wijziging van de statuten kan niet direct door deze vergadering worden aangenomen. Statutair hadden hiervoor 929 leden van de in het totaal 1393 leden aanwezig moeten zijn. Het bestuur heeft dit voorzien en heeft reeds een tweede buitengewone ALV op 20 Juli ingepland. In deze vervolgvergadering kan het voorstel tot wijziging van de statuten definitief worden aangenomen volgens de procedure zoals beschreven in de huidige statuten. Punt 3 Voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement wordt ingetrokken. In de nieuwe statuten staat een wijziging voor het behandelen van wijzigingen in het huishoudelijk reglement , welke het mogelijk maakt hierover besluiten te nemen in de ALV. Waardoor het nu overbodig wordt de wijzigingen te bespreken. Waarom ”Voorstel tot wijziging van de statuten”: -Effectiever kunnen besturen. Voornamelijk het administratie systeem en de communicatie naar de leden die nu per post moet en in de toekomst ook per e-mail mag. -Met het beoogde nieuwe administratiesysteem krijgt men in de toekomst een entreekaart die jaarlijks opgewaardeerd wordt. Dat bespaart aanzienlijke kosten en tijd. Het toegangscontrolesysteem wordt aan het nieuwe administratie systeem gekoppeld. Tevens kunnen de kassa’s op het systeem worden aangesloten. -Het lidmaatschap in de huidige vorm blijft waarschijnlijk niet bestaan. Een mogelijke vereenvoudiging wordt bestudeerd. De vereniging heeft zich in de loop der jaren zo ontwikkeld dat de meeste leden en zwemkaarthouders meer een consumentenbeleving dan een ledenbeleving hebben. -Met de nieuwe statuten wordt er meer directe beslissingsmogelijkheden gecreëerd voor het bestuur. Nu moeten bepaalde beslissingen in de ALV besloten worden en daar gaat veel tijd mee verloren. Het bestuur zal na ieder verenigingsjaar altijd verantwoording moeten
afleggen aan de ALV. Dit geldt ook voor het gevoerde financiële beleid. Inhoudelijk wijzigt zich weinig, behalve dat op een aantal punten het bestuur in plaats van vooraf nu achteraf goedkeuring vraagt aan de ALV. Het uiteindelijke doel van de voorgestelde wijzigingen is om de vereniging nog efficiënter en effectiever te kunnen besturen. Het bestuur heeft gekeken naar mogelijkheden voor het eren (schouderklopje) van die leden die zich langdurig als vrijwilliger bijzonder hebben ingezet voor de vereniging. Met het creëren van de mogelijkheid in de statuten een lid te benoemen tot “ lid van verdienste “, krijgt het bestuur een instrument om hiervoor in aanmerking komende leden voor te dragen aan de ALV. Belangrijkste wijzigingen in de statuten: -Toevoeging: Leden van verdienste -Ereleden niet passief -Bepaling jaarlijkse contributie door het bestuur en niet in de ALV -Modernisering oproep vergaderingen en ledencommunicatie kan zowel schriftelijk als via email. -Termijn oproep ledenvergadering wordt verkort naar 3 weken. -Een termijn van twee weken voor het aandragen van tegenkandidaten bij benoeming van nieuwe bestuursleden door de ALV -Aanpassingen in het Huishoudelijkreglement wordt besproken en aangenomen in de ALV. Vragen en/of opmerkingen leden op het voorstel tot wijziging statuten SVH. Marlijn de Lange: Hoofdstuk 1 artikel 2.1: Voorstel tekstuele verruiming van onze doelstelling met de tekst “recreatie”. Waar leidt dit toe, wordt het een Plaswijck of Efteling, partycentrum? In het winterseizoen is er s ’nachts veel geluidsoverlast voornamelijk op straat en bij het openen van de deuren. Het woord recreatie kan/mag er niet toe leiden dat dit erger wordt. De voorzitter: ‘t Zwarte Plasje is een natuurzwembad en het doel is niet om er een Plaswijck park van te maken. Nachtelijke geluidsoverlast heeft al een aantal jaren de aandacht van het bestuur. Het bestuur heeft naar mogelijkheden gezocht van een andere entree, maar de Gemeente wil hierin niet meewerken. De financiële haalbaarheid van een geluidswand aan de straatzijde is voor de vereniging zeer beperkt en bovendien is het daadwerkelijk geluid beperkende effect hiervan slecht in te schatten. Het bestuur gaat opnieuw met de zwemsportvereniging SVH praten over de geluidsoverlast gedurende de periode dat ’t Zwarte Plasje is gesloten. Deze andere sportvereniging maakt gebruik van het clubhuis in de wintermaanden. De hoofddoel van ‘t Zwarte Plasje is het bevorderen van en de gelegenheid scheppen voor zowel de recreatieve zwembeoefening als de wedstrijdzwem- en waterpolosport. De voorzitter gaat nadenken hoe het “recreatieve doel beter verwoord kan worden. Bert Bolomey: Algemeen:
Integraal wordt er in de nieuwe statuten gesproken over “algemene vergadering” dit zou “algemene ledenvergadering” moeten zijn. De vergadering neemt dit voorstel aan. Artikel 4 Moet dit wel opgenomen worden in de statuten? Voorzitter: Ja, ter bevordering van het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur. Vanwege de grotere vrijheid voor het bestuur is het goed als er een extra externe adviesgroep is van ervaren mensen ter ondersteuning voor het bestuur. De vergadering stemt er mee in dat het artikel blijft staan.
Artikel 9.3 en 11.3 De beroepsprocedure van drie maanden is erg omslachtig, temeer omdat de ALV in de regel maar één keer per jaar wordt gehouden. Voor het oproepen van een extra ALV door leden moet er minimaal 10 % van de leden zich achter een dergelijk voorstel scharen. Dit lijkt onhaalbaar. De vergadering gaat akkoord met het voorstel van de voorzitter om voor het oproepen van een buitengewone ALV door leden het vereiste aantal te wijzigen in minimaal 25 leden of 10% van alle leden indien dit aantal minder is . Artikel 9.8 Moet dit vermeld worden? Na uitleg door de voorzitter is de vergadering akkoord met de vermelding Artikel 11.6 Na een toelichting zijn de onduidelijkheden over dit artikel door de voorzitter weggenomen.
Annemarie Willebrands Artikel 15.4 Kascommissie Beleidsmatige toetsing van het boekjaar gevoerde beleid. De kascommissie moet de financiën controleren. De vergadering stemt er mee in dat in de tekst “beleid” wordt gewijzigd in “financieel beleid”. Kascommissieleden kunnen nu onbeperkt blijven zitten. Het voorstel is om de kascommissie maximaal 3 jaar te laten zitten. Uiteindelijk besluit de vergadering om de termijn waarin kascommissieleden de vereniging kunnen dienen als kascommissielid beperkt wordt tot maximaal 5 jaar. Het bestuur gaat tevens een roulatiesysteem opzetten zodat de kwaliteit van de kascommissie gewaarborgd blijft. Freek Schipper merkt op dat wanneer de taak van de kascommissieleden breder wordt dan alleen maar het controleren van de financiën en het gevoerde beleid van de penningmeester zij net als de bestuursleden persoonlijk aansprakelijkheid zouden kunnen worden gesteld,
indien zij die controlerende taak niet naar behoren uitoefenen. Daarom is het niet raadzaam aan de kascommissie een bredere taakomschrijving te geven dan alleen het gevoerde financiële beleid van de penningmeester te controleren. Immers, het (financiële) beleid van het voltallige bestuur wordt gecontroleerd door de ledenvergadering (op advies van de kascommissie) Penningmeester combineren met secretaris is niet haalbaar in een vereniging van de omvang die wij hebben bereikt met bijna 1400 leden en bijna 3800 zwemkaarthouders.
Voorzitter: Dit is ook niet de bedoeling . Het is een algemene tekst en wordt alleen actueel als de vereniging substantieel kleiner zou worden. Peter-Jan Bakker Met de wijziging kunnen alleen nog natuurlijke personen lid zijn en niet andere rechtspersonen. Is dit wel de bedoeling? Na uitleg van de voorzitter blijft de huidige tekst gehandhaafd.
De voorzitter vat de discussie als volgt samen : Het voorstel van de statutenwijziging heeft de instemming van deze vergadering als de navolgende wijzigingen op het voorstel worden doorgevoerd : - Doel wordt “Zwemsport en Dagrecreatie of soortgelijke formulering met gelijke strekking” - “vergadering” wordt “algemene ledenvergadering “ - Leden mogen het tussentijds lidmaatschap opzeggen bij een fusie. Dit blijft gehandhaafd in het voorstel omdat dit een bescherming voor de leden is. -De voorgestelde tekst met betrekking tot ereleden en leden van verdienste blijft gehandhaafd -Aantal leden voor oproepen ALV wordt, minimaal 25 leden of ten minste 10%. Mededeling bestuur: -Het programma van 100-jarig bestaan en een uitleg van de komende activiteiten Rondvraag -Bert Bolomey bedankt de voorzitter voor het leiden van de vergadering en de aanwezige bestuursleden voor hun tekst en uitleg. - Annemarie Willebrands vraagt naar de statuten van de zwemsportvereniging SVH en haar statutaire band met de “Sportvereniging Hillegersberg”. Na de uitleg dat er een dergelijke statutaire band niet bestaat en dat de zwemsportvereniging SVH een zelfstadige rechtspersoon is, is het de vergadering duidelijk dat er geen bevoegdheid bestaat om te oordelen over de statuten van de zwemsportvereniging SVH.
-De voorzitter bedankt de leden voor hun komst en de vergadering wordt om 11.30 uur gesloten onder verwijzing naar de reeds uitgeschreven volgende bijzondere algemene ledenvergadering op 20 juli 2014.
De vervangend secretaris, Dolf van Stappershoef 13 juli 2014
