C A S E K A RE L MA ES
SPHINXprojects Dé beheersoftware voor plaatsings- en constructiebedrijven
SPHINX-IT Rijksweg 95A | 9870 Machelen t. 09 386 33 00 | f. 09 386 95 46 Av. Léon Champagne 2 | 1480 Saintes t. 02 391 45 48 | f. 02 390 93 86
www.sphinx-it.be |
[email protected]
K A RE L MA ES
Het bedrijf Karel Maes Schrijnwerkerij Karel Maes in Geel werd 35 jaar geleden opgericht door dhr. Karel Maes, en startte aanvankelijk als allround schrijnwerkerij. Sinds 10 jaar echter ligt de focus sterk op ramen en deuren en dan meer bepaald het hogere segment. Een groot deel van de klanten van Karel Maes zijn zelfstandigen die veel verwachten: kwaliteitsvolle materialen, een verfijnde afwerking en een onberispelijke service en dienst-na-verkoop. In het familiebedrijf Karel Maes werken naast de zaakvoerder ook Mia Maes, die de boekhouding verzorgt en dochter Sofie Maes die zich over de rest van de administratie bekommert. Karel Maes zelf verzorgt het contact met prospecten en klanten, doet de opmetingen en maakt er een punt van om bij de oplevering aanwezig te zijn. Zo wordt de goede band met de klanten die opgebouwd wordt tijdens het aankoopproces niet teniet gedaan door spijtige misverstanden.
“We waren erg tevreden met de oplossing die SPHINX-IT voorstelde: we konden de software ook huren en een vast maandelijks bedrag per gebruiker betalen.” Dhr. Karel Maes, zaakvoerder
2
K A RE L MA ES
Uitbreiding. Dat de aanpak van de firma Karel Maes loont, wordt bewezen door het feit dat ze onlangs een nieuw productieatelier met spuitcabine in gebruik namen, net als nieuwe kantoren én een nagelnieuwe toonzaal. Alles samen goed voor ruim 1.500 m² nieuwe ruimte. Sofie Maes: “Vooral de toonzaal is een grote stap vooruit. Ik ben zelf aan het bouwen en ik besef elke dag hoe belangrijk het is om de materialen ‘in het echt’ te kunnen zien’.
SPHINXprojects. Sofie Maes beheert op haar eentje het volledige administratieve proces van de firma, en roept daarbij de hulp in van SPHINXprojects. Prospectie- en dossierbeheer, bestellingen, planning, facturatie en dienst na verkoop, elke stap kan netjes afgewerkt worden dankzij deze software bedrijfsoplossing, door SPHINX-IT specifiek ontworpen voor schrijnwerkers, plaatsers van ramen en deuren, zonnepanelen, carports, verandabouwers,… Sofie Maes over voor en na: ‘Vroeger moesten we alle informatie op papier bijhouden. Dat ging van de facturen, de opmetingsverslagen, … Om alle volledige klantendossiers op te slaan moesten we regelmatig nieuwe archiefkasten bij kopen. En ja, onvermijdelijk gaat er toch al eens iets verloren, met de nodige gevolgen natuurlijk. Ik ging dus op zoek naar een systeem dat alle informatie op de één of andere manier elektronisch kon bijhouden. “Prospectie- en dossierbeheer, bestellingen, planning, facturatie en dienst na verkoop, elke stap kan netjes afgewerkt worden dankzij SPHINXprojects”
Er viel toen net een uitnodiging voor een demosessie van SPHINXprojects bij ons in de bus, waar één van jullie klanten kwam vertellen hoe zij met een gelijkaardig programma werkten. Dat heeft ons eigenlijk redelijk snel over de streep getrokken. Het enige dat nog een obstakel kon vormen, dat was de prijs.
3
K A RE L MA ES
In the cloud. Omdat de investering om het hele pakket aan te kopen voor slechts een beperkt aantal gebruikers misschien wat te zwaar was voor een firma zoals die van ons, vertelt Karel Maes, waren we erg tevreden met de oplossing die SPHINX-IT voorstelde: we konden de software ook huren en een vast maandelijks bedrag per gebruiker betalen. Dat betekende natuurlijk dat we ferm bespaarden: we hoefden geen licentie te betalen, en ook een nieuwe server aankopen was niet nodig. Bovendien konden we zo snel van start, ook al omdat het systeem heel gebruiksvriendelijk is. Met een paar uur training waren we vertrokken.
Dossiers centraal beheerd. SPHINXprojects beheert alle mogelijke informatie over klanten en projecten in één enkel systeem en dit op een slimme manier. Sofie Maes: “Wanneer een potentiële klant langskomt, voer ik direct de informatie in: de contactgegevens, maar ik noteer ook hoe hij bij ons is terecht gekomen, wat zijn voorkeur wegdraagt, enzovoort. Wordt de prospect een klant, dan leidt SPHINXprojects ons naar de volgende stap door middel van 1 enkele muisklik. Ik kan dan bijvoorbeeld foto’s en andere documenten, zoals BTW-attesten, aan het dossier toevoegen. “Het is enorm handig dat we met SPHINXprojects ook foto’s kunnen opslaan en koppelen aan een bepaalde klant.”
Karel Maes: ‘Het is enorm handig dat we met SPHINXprojects ook foto’s kunnen opslaan en koppelen aan een bepaalde klant. Als ik ergens ga opmeten, zie ik meteen of er technische moeilijkheden zullen opduiken. Indien nodig neem ik dan een foto, zodat de plaatsers op voorhand al weten waar ze zich aan
4
K A RE L MA ES
Processen automatiseren. Waar SPHINXprojects ons ook bij helpt, is het automatiseren van bepaalde processen. ‘En dat helpt om onze service te verbeteren,’ zo zegt Karel Maes. ‘De levertermijn voor pvc ramen is 7 weken. 3 weken voor de bestelling aankomt, krijgt Sofie een automatische verwittiging, zodat ze ook tijdig de verluchtingsroosters kan bestellen.’ “Waar SPHINXprojects ons ook bij helpt, is het automatiseren van bepaalde processen. En dat helpt om onze service te verbeteren.”
‘Voor de klanten is het natuurlijk maar bijzaak, met welk computerprogramma wij werken. Maar wat voor hen wel belangrijk is, dat is dat de projecten correct en op tijd worden opgeleverd, én dat ze bij vragen snel en correct geholpen kan worden’.
Bedrijf: Karel Maes Uitdaging: gegevens centraal beheren - minimale investering Oplossing: SPHINXprojects ‘in the cloud’
Meer weten? U wil graag een demo van SPHINXprojects? Mail naar
[email protected] of bel naar 09/386.33.00 voor een afspraak!
5
