SOP DISTRIBUSI UNIT BERDASARKAN SPPK INDENT

No Revisi Tgl Eff Halaman

SOP DISTRIBUSI UNIT BERDASARKAN SPPK INDENT Sales I N P U T D A T A

Admin Outlet

SPV. IT

Branch Manager

Reg. Sales Manager

MM-SOP-SIS-02 0 15-Jan-15 2 dari 8

Operation Manager

PT. SIS

MULAI 1SH/OH 1AO

Input SPPK Indent via WEB SPPK Indent

1SIT

Menentukan SPPK SPPK Indent Unit Indent

Sistem Terima Proses Inputan SPPK Indent

2SH/OH

Instruksi Input SPPK Indent

2SIT

Siap Untuk di Share / Akses SPPK Indent

S P P K

CC 1DIS

Terima Notif email

2AO

I N D E N T

Sales Head / Outlet Head

SPV. Distribusi

: : : :

1OM

Terima CC Notif e-mail

Notif email

2DIS

3SH/OH

Buka WEB / Login

Buka WEB / Login

Buka WEB / Login 3AO

3DIS

Akses

1BM

Buka WEB / Login

4SH/OH

Akses

Akses

1RSM

2OM

Buka WEB / Login 2BM

Akses

Notif email

Buka WEB / Login

2RSM

3OM

Akses

Akses 4OM

5SH/OH

Terima Info

3BM

Konfirmasi

3RSM

Konfirmasi

Minta Persetujuan BM/RSM

YES

ADA DI OUTLET LAIN? NO

4DIS

D I S T R I B U S I U N I T

Terima CC Order

5OM

CC 4BM

SPPK Indent

Infokan ke SH/OH

5DIS

6SH/OH

SPPK Indent

7DIS

Cek data SPPK Indent

8DIS

Persetujuan OM

BISA?

NO

SPPK Indent

Terima Konfirmasi by email Dokumen

Terima Order SPPK Indent 2SIS

Proses Order

3SIS

Kirim Info Tentang Unit Dokumen dalam email

YES

SPPK Indent

Distribusi Unit

SPPK Indent

dalam email

Verifikasi

6DIS

Buka Data SPPK Indent

Order

6OM

Terima Konfirmasi by email Dokumen dalam email

4RSM

Infokan ke SH/OH

1SIS

7SH/OH

Siap Transaksi / Penarikan Unit

DISTRIBUSI UNIT BERDASARKAN SPPK INDENT Sales

Admin Outlet

SPV IT

SPV Distribution 8DIS


Branch Manager

: : : :


SOP Reg. Sales Manager

MM-SOP-SIS-02 0 15-Jan-15 3 dari 8

Operation Manager

PT. SIS

7SH/OH 9DIS

Up-date Rekap SPPK Indent Indent

8SH/OH

Infokan ke Sales

10DIS

Kirim / Share 4AO

Terima notif email bila Indent Terpenuhi

Notif email

9SH/OH

mail

5AO

Buka WEB / Login

D I S T R I B U S I

6AO

mail

11SH/OH

1SL

7OM

Terima notif email bila Indent Terpenuhi Notif e-

mail

mail 6RSM

Buka WEB / Login 7BM

Akses

Akses

5RSM

Terima notif email bila Indent Notif eTerpenuhi

6BM

Buka WEB / Login

8OM

Buka WEB / Login 9OM

7RSM

Akses

Akses

12SH/OH

Terima Info

Infokan ke Sales

2SL

10OM

Terima Notif email / Unit Floating Notif e-

Kejar Customer

U N I T


10SH/OH

Buka WEB / Login

Akses

5BM


mail 3SL

Lengkapi Persyaratan

13SH/OH

Outlet Terima Tawaran

SPPK Indent

Tawarkan ke Outlet Lain

14SH/OH TDK LEWAT NO (Waktu ≤ 2 X 24 jam berlaku dari tanggal 20 di setiap bulannya). 2X24 JAM?

Verifikasi

YES 4SL

Transaksi

7AO

Up-date Rekap SPPK Indent Indent

SIAP ≤ 24 JAM? YES

SELESAI

NO

15SH/OH

Infokan Sales

11OM

SOP DISTRIBUSI UNIT BERDASARKAN SPPK INDENT NO

URAIAN PENJELASAN

MENENTUKAN SPPK INDENT UNIT 1SH/OH Sales Head / Outlet Head menentukan SPPK Indent unit.


: : : :

DOKUMEN

PIC

SPPK Indent


-


SPPK Indent

Admin Outlet

SPPK Indent

Spv. IT

SPPK Indent

Spv. IT

-

Admin Outlet

-

Admin Outlet

Notification email

Spv. Distribusi

-

Spv. Distribusi

-

Spv. Distribusi

-


-


-

Branch Manager

-

Branch Manager

-

Regional Sales Manager

-


Notification email

Operation Manager

MM-SOP-SIS-02 0 15-Jan-15 4 dari 8 KETERANGAN

INSTRUKSI INPUT SPPK INDENT 2SH/OH Sales Head / Outlet Head menginstruksikan agar Admin Outlet menginputkan SPPK Indent ke dalam sistem. INPUT SPPK INDENT VIA WEB 1AO

Admin Outlet menginput SPPK indent atas permintaan dan persetujuan Outlet Head / Sales Head melalui sistem yang sudah disediakan.

1SIT

SPPK Indent yang diinputkan oleh Admin Outlet kemudian diterima oleh sistem.

2SIT

Inputan SPPK Indent yang diterima oleh sistem kemudian diproses oleh sistem sehingga siap untuk dishare serta diakses oleh setiap pihak yang terkait (Admin Outlet, Spv. Distribusi, Sales Head / Outlet Head, Branch Manager, Reg. Sales Manager, Operation Manager).

2AO

Admin Outlet membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

3AO

Admin Outlet mengakses sistem tersebut untuk mengetahui apakah inputan sudah diproses.

SISTEM TERIMA PROSES INPUTAN

SIAP UNTUK DISHARE / DIAKSES

BUKA WEB / LOGIN

AKSES

1DIS

TERIMA NOTIF E-MAIL Spv. Distribusi menerima notification e-mail yang memberitahukan bahwa ada SPPK Indent. BUKA WEB / LOGIN

2DIS

Spv. Distribusi membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

3DIS

Spv. Distribusi mengakses sistem tersebut untuk mengetahui SPPK Indent yang sudah diinput oleh Admin Outlet.

AKSES

BUKA WEB / LOGIN 3SH/OH Sales Head / Outlet Head membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki. AKSES 4SH/OH Sales Head / Outlet Head mengakses sistem tersebut untuk mengetahui SPPK Indent yang sudah diinput oleh Admin Outlet. BUKA WEB / LOGIN 1BM

Branch Manager membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

2BM

Branch Manager mengakses sistem tersebut untuk mengetahui SPPK Indent yang sudah diinput oleh Admin Outlet.

1RSM

Regional Sales Manager membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

2RSM

Regional Sales Manager mengakses sistem tersebut untuk mengetahui SPPK Indent yang sudah diinput oleh Admin Outlet.

1OM

Operation Manager menerima salinan notification e-mail yang memberitahukan bahwa ada SPPK Indent.

AKSES

BUKA WEB / LOGIN

AKSES

TERIMA CC NOTIF E-MAIL

Sistem diakses melalui web.


URAIAN PENJELASAN

2OM

Operation Manager membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

3OM

Operation Manager mengakses sistem tersebut untuk mengetahui SPPK Indent yang sudah diinput oleh Admin Outlet dan melihat apakah ada unit yang dimaksud di outlet lain.


: : : :

DOKUMEN

PIC

-

Operation Manager

-

Operation Manager

-

Operation Manager

-

Operation Manager

-

Operation Manager

-


-


-

Branch Manager

-

Branch Manager

-


-


-


-


-


-


SPPK Indent

Operation Manager

SPPK Indent

Spv. Distribusi

BUKA WEB / LOGIN

AKSES

NO Apabila unit tidak ada di outlet lain, maka Operation Manager bisa melakukan order ke PT. SIM. YES Apabila unit ada di outlet lain, maka Operation Manager bisa mengkonfirmasi pada outlet bersangkutan. MINTA PERSETUJUAN BM / RSM 4OM

Operation Manager meminta persetujuan pada BM / RSM untuk meminta unit pada Outlet yang bersangkutan.

3RSM

Regional Sales Manager mengkonfirmasi permintaan dari Operation Manager.

4RSM

Regional Sales Manager menginformasikan kepada Outlet Head mengenai permintaan unit oleh Operation Manager.

KONFIRMASI

INFOKAN KE SH / OH

KONFIRMASI 3BM

Branch Manager mengkonfirmasi permintaan dari Operation Manager. INFOKAN KE SH / OH

4BM

Branch Manager menginformasikan kepada Sales Head mengenai permintaan unit oleh Operation Manager. TERIMA INFO

5SH/OH Sales Head / Outlet Head menerima info yang disampaikan oleh BM / RSM. VERIFIKASI 6SH/OH Sales Head / Outlet Head memverifikasi mengenai permintaan unit yang telah disampaikan. NO Apabila unit tidak dapat ditarik oleh outlet yang memerlukan maka diteruskan kepada Operational Manager untuk order. YES Apabila bisa maka berikan info pada SH/OH bersangkutan yang memerlukan unit tersebut. SIAP TRANSAKSI / PENARIKAN UNIT 7SH/OH Sales Head / Outlet Head siap untuk melakukan transaksi untuk penarikan unit dari outlet yang bersangkutan. INFOKAN KE SALES 8SH/OH Sales Head / Outlet Head kemudian menginfokan kepada Sales bahwa permintaan unit terpenuhi. ORDER 5OM

Setelah Operation Manager mengakses dan memeriksa SPPK Indent yang terinput kemudian melakukan order unit ke PT. SIS dengan mengirimkan e-mail, serta menCCkan e-mail tersebut pada Spv. Distribusi.

4DIS

Spv. Distribusi menerima salinan e-mail order yang dikirimkan oleh Operation Manager kepada PT. SIS.

TERIMA CC ORDER



URAIAN PENJELASAN


DOKUMEN

PIC

1SIS

TERIMA ORDER PT. SIS menerima order yang telah dikirimkan oleh Operation Manager.

-

PT. SIS

2SIS

PROSES ORDER PT. SIS memproses order yang telah dikirimkan oleh Operation Manager.

-

PT. SIS

PT. SIS

KIRIM INFO TENTANG UNIT 3SIS

PT. SIS memberitahukan bahwa order telah diproses kemudian mengirimkan info jumlah unit yang dipenuhi, no rangka mesin, dan lain sebagainya Operation Manager dan Spv. Distribusi.

Pemberitahuan Tentang Unit by email

TERIMA KONFIRMASI BY E-MAIL 6OM

Operation Manager menerima konfirmasi mengenai unit dari PT. SIS melalui e-mail.


Operation Manager

5DIS

TERIMA KONFIRMASI BY E-MAIL Operation Manager menerima konfirmasi mengenai kedatangan unit dari PT. SIS melalui e-mail.


Spv. Distribusi

6DIS

BUKA DATA SPPK INDENT Spv. Distribusi membuka inputan data SPPK Indent setelah menerima konfirmasi tentang unit dari PT. SIS.

SPPK Indent

Spv. Distribusi

SPPK Indent

Spv. Distribusi

SPPK Indent

Spv. Distribusi

SPPK Indent

Spv. Distribusi

-

Spv. Distribusi

Notification email

Admin Outlet

-

Admin Outlet

-

Admin Outlet

Notification email

Branch Manager

-

Branch Manager

-

Branch Manager

7DIS

CEK DATA SPPK INDENT Spv. Distribusi memeriksa inputan data SPPK Indent. DISTRIBUSI UNIT

8DIS

9DIS

Spv. Distribusi mendistribusikan unit sesuai dengan tanggal inputan SPPK Indent yang paling tua dan atas persetujuan Operation Manager. UP-DATE REKAP INDENT Spv. Distribusi mengupdate data pada rekap indent kemudian membagi unit berdasarkan urutan rekap indent. KIRIM / SHARE

10DIS Spv. Distribusi mengirimkan dan mengshare data rekap indent yang telah diupdate pada setiap orang yang terkait (Admin Outlet, Spv. Distribusi, Sales Head / Outlet Head, Branch Manager, Reg. Sales Manager, Operation Manager). TERIMA NOTIF E-MAIL BILA INDENT TERPENUHI 4AO

Admin Outlet menerima notification e-mail apabila permintaan unit terpenuhi yang secara otomatis akan dishare oleh sistem setelah Spv. Distribusi mengupdate rekap indent dan mengirim secara sistem.

5AO

Admin Outlet membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

6AO

Admin Outlet mengakses sistem tersebut untuk melihat rekap indent yang sudah diupdate.

5BM

Branch Manager menerima notification e-mail apabila permintaan unit terpenuhi yang secara otomatis akan dishare oleh sistem setelah Spv. Distribusi mengupdate rekap indent dan mengirim secara sistem.

6BM

Branch Manager membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

7BM

Branch Manager mengakses sistem tersebut untuk melihat rekap indent yang sudah diupdate.

BUKA WEB / LOGIN

AKSES

TERIMA NOTIF E-MAIL BILA INDENT TERPENUHI

BUKA WEB / LOGIN

AKSES

: : : :



URAIAN PENJELASAN


: : : :

DOKUMEN

PIC

Notification email


-


-


Notification email

Operation Manager

-

Operation Manager

-

Operation Manager

Notification email


-


-


-


-

Sales

-

Sales

SPPK Indent

Sales

-

Sales

-

Sales


TERIMA NOTIF E-MAIL BILA INDENT TERPENUHI 5RSM

Regional Sales Manager menerima notification e-mail apabila permintaan unit terpenuhi yang secara otomatis akan dishare oleh sistem setelah Spv. Distribusi mengupdate rekap indent dan mengirim secara sistem.

6RSM

Regional Sales Manager membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

7RSM

Regional Sales Manager mengakses sistem tersebut untuk melihat rekap indent yang sudah diupdate.

7OM

Operation Manager menerima notification e-mail apabila permintaan unit terpenuhi yang secara otomatis akan dishare oleh sistem setelah Spv. Distribusi mengupdate rekap indent dan mengirim secara sistem.

8OM

Operation Manager membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

9OM

Operation Manager mengakses sistem tersebut untuk melihat rekap indent yang sudah diupdate.

BUKA WEB / LOGIN

AKSES

TERIMA NOTIF E-MAIL BILA INDENT TERPENUHI

BUKA WEB / LOGIN

AKSES

TERIMA NOTIF E-MAIL BILA INDENT TERPENUHI 9SH/OH Sales Head / Outlet Head menerima notification e-mail apabila permintaan unit terpenuhi yang secara otomatis akan dishare oleh sistem setelah Spv. Distribusi mengupdate rekap indent dan mengirim secara sistem. BUKA WEB / LOGIN 10SH/OH Sales Head / Outlet Head membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki. AKSES 11SH/OH Sales Head / Outlet Head mengakses sistem tersebut untuk melihat rekap indent yang sudah diupdate. INFOKAN KE SALES 12SH/OH Sales Head / Outlet Head kemudian menginfokan kepada Sales bahwa permintaan unit terpenuhi. TERIMA INFO 1SL

Sales menerima info unit yang terpenuhi dari Sales Head maupun Outlet Head.

2SL

Sales memberitahukan pada customer bahwa unit ada, kemudian Sales mengejar customer agar segera memenuhi kekurangan persyaratan yang ada di SPPK, agar SPPK bisa ditransaksikan (transaksi nomer rangka mesin unit).

3SL

Sales bersama customer diberikan waktu maksimal 2 X 24 jam untuk melengkapi persyaratan SPPK agar bisa ditransaksikan.

KEJAR CUSTOMER

LENGKAPI PERSYARATAN

NO Apabila syarat belum lengkap dan lewat dari 2 X 24 jam tidak bisa ditransaksikan maka sistem akan mengirim notification email kepada Operation Manager bahwa unit floating. YES Apabila syarat sudah lengkap sebelum 2 X 24 jam maka unit bisa ditransaksikan kepada Customer.

Batasan waktu 2X24 jam hanya berlaku mulai dari tgl 20 setiap bulannya. Untuk tgl dibawah 20 batas waktu tidak ditentukan.


10OM

URAIAN PENJELASAN TERIMA NOTIF E-MAIL / UNIT FLOATING Operation Manager menerima notification e-mail apabila unit yang sudah didistribusikan ke outlet belum dapat ditransaksikan selama 2 X 24 jam.


: : : :

DOKUMEN

PIC

Notification email

Operation Manager

-

Operation Manager

-


-


-


-


-


-

Sales

SPPK Indent

Admin Outlet


TAWARKAN KE OUTLET LAIN 11OM

Operation Manager menawarkan pada outlet lain sesuai dengan nomer urut di rekap indent. OUTLET TERIMA TAWARAN

13SH/OH

Sales Head / Outlet Head menerima tawaran unit dari Operation Manager yang diambil dari Outlet lain yang sudah lewat dari waktu yang telah ditentukan dan belum dapat melakukan transaksi. VERIFIKASI

14SH/OH Sales Head / Outlet Head memverifikasi tawaran yang diterima dari Operation Manager apakah dapat menyanggupi atau tidak. NO Apabila tidak siap 2 X 24 jam maka Oulet tidak bisa menerima tawaran dan dikembalikan pada Operation Manager. YES Apabila siap 2 X 24 jam maka Oulet bisa menerima tawaran dan segera menginfokan pada Sales. INFOKAN SALES 15SH/OH Sales Head / Outlet Head kemudian menginfokan kepada Sales bahwa permintaan unit terpenuhi. TRANSAKSI 4SL

Setelah semua persyaratan customer lengkap, kemudian Sales mentransaksikan unit kepada Customer.

7AO

Admin Outlet mengupdate rekap indent apabila unit telah ditransaksikan.

UP-DATE REKAP INDENT

Menawarkan by phone

SOP DISTRIBUSI UNIT BERDASARKAN SPPK INDENT

Recommend Documents