Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit. Direktorat Pendidikan

Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit

Direktorat Pendidikan

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi InstitutTeknologi Bandung

2014

Standard Operating Procedure (SOP)

DAFTAR ISI 002/I1.B01.5/SOP/2014

Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri

003/I1.B01.5/SOP/2014

Program Vokasi

004/I1.B01.5 /SOP/2014

Seleksi Mahasiswa Asing (Internasional)

005/I1.B01.5/SOP/2014

Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri

006/I1.B01.5/SOP/2014

Kelulusan Tahap TPB

008/I1.B01.5/SOP/2014

Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM) Mahasiswa Program Student Exchange

009/I1.B01.5/SOP/2014

Pembukaan dan Penawaran Kelas

010/I1.B01.5/SOP/2014

Pemrosesan Nilai

011/I1.B01.5/SOP/2014

Pengganti Ijazah Hilang

012/I1.B01.5/SOP/2014

Pengganti KTM Hilang

013/I1.B01.5/SOP/2014

Pendaftaran Ulang Mahasiswa

014/I1.B01.5/SOP/2014

Pendaftaran Wisuda

015/I1.B01.5/SOP/2014

Evaluasi Pelaksanaan Perkuliahan: - Portofolio untuk dosen - Kuesioner untuk mahasiswa - Entri rekap kehadiran untuk prodi

016/I1.B01.5/SOP/2014

Data dan Evaluasi Status Mahasiswa Kasus Batas Waktu Studi


Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri No. 002/I1.B01.5/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014


JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri

NOMOR : 002/I1.B01.5/SOP/2014 REVISI KE :0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 7

RIWAYAT REVISI

N/A

1




DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja Terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.

Pengertian dan batasan

3

V.

Prosedur

4

VI.

Indikator Keberhasilan

5

VII.

Lampiran

5

2



I.

UNIT KERJA TERKAIT 1. 2. 3. 4. 5. 6.

II.


Direktorat Pendidikan Direktorat Keuangan WRRI / LPPM WRKMA USDI Fakultas / Sekolah

TUJUAN Tujuan dari SOP POB ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraan kegiatan Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri, agar lebih efisien dan efektif serta memastikan bahwa proses penerimaan mahasiswa baru program seleksi mahasiswa transfer dapat berjalan dengan lancar dan mudah sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku di ITB.

III.

REFERENSI 1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB ( Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01.1/PP/2005) 2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 2010 3. Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan 4. Pengumuman – pengumuman yang berhubungan dengan mahasiswa baru 5. Kalender Akademik yang berlaku

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN a. POB Seleksi Mahasiswa Transfer dalam negeri adalah Prosedur Operasional Baku yang dapat dijadikan panduan bagi pihak-pihak yang terlibat dalam proses seleksi mahasiswa transfer dalam negeri. b. Direkorat keuangan adalah Unit Kerja Pendukung yang menangani berbagai hal yang berhubungan dengan masalah keuangan. 3




c. WRRI / LPPM adalah Unit Kerja Pendukung yang salah satu tugasnya adalah menangani hal-hal yang berhubungan dengan pengabdian pada masyarakat. d. WRKMA adalah Unit Kerja Pendukung yang salah satu tugasnya adalah menangani masalah yang berhubungan dengan Kemitraan e. Fakultas / Sekolah adalah Unit Kerja Akademik yang dikepalai oleh Dekan. f. Mahasiswa Transfer Dalam Negeri adalah Mahasiswa pindahan dan mahasiswa tugas belajar dari instansi yang mempunyai kerjasama dengan ITB dan pertimbangan utama prestasi akademik yang pernah dicapai sebelumnya serta penerimaannya berdasarkan hasil ujian penempatan (placement test). 2. BATASAN a. POB yang dimaksud adalah Prosedur Operasional Baku dalam Proses Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri. b. Mahasiswa Transfer Dalam Negeri adalah Mahasiswa pindahan atau mahasiswa tugas belajar dari instansi yang mempunyai kerjasama dengan ITB. c. Prosedur ini diterapkan pada seluruh kegiatan penerimaan mahasiswa baru program seleksi mahasiswa transfer dalam negeri di lingkup ITB. V.

PROSEDUR 5.1.

Prosedur untuk mahasiswa transfer dalam negeri

1. Direktorat Pendidikan mengirimkan surat kepada semua Instansi dan Perguruan Tinggi yang mempunyai kerjasama dengan ITB, daftar Instansi dan Perguruan Tinggi didapat dari WRKMA yang diperkuat dengan adanya MOU yang didapat dari WRRI/LPPM. 2. Instansi dan Perguruan Tinggi mengirimkan surat lamaran dengan menyertakan dokumen persyaratan ke Direktorat Pendidikan 3. Direktorat Pendidikan melakukan proses evaluasi surat lamaran berupa verifikasi administrasi dan kelengkapan berkas pendaftaran para calon mahasiswa transfer. 4. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan validasi persyaratan peserta dengan cara memeriksa keabsahan persyaratan bagi calon mahasiswa transfer. 4




5. Kasubdit Penjaringan mengirimkan surat kepada Instansi dan Perguruan tinggi yang lolos seleksi administrasi berisi pemberitahuan kepada peserta untuk melakukan proses pembayaran, pendaftaran dan seleksi di ITB. 6. Peserta seleksi transfer dalam negeri melaksanakan pembayran, pendaftaran dan seleksi sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. 7. Setelah seleksi selesai peserta diperkenankan untuk kembali ke tempat tugasnya masing-masing untuk menunggu hasil seleksi. 8. Direktorat Pendidikan mengirimkan surat panggilan bagi yang lolos seleksi untuk melakukan proses PMB sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku di ITB. 5.2.

Prosedur untuk program studi

1. Direktorat Pendidikan mengirimkan surat kepada semua Program studi yang diminiati oleh peserta seleksi mahasiswa transfer dalam negeri 2. Program studi membentuk tim seleksi mahasiswa transfer dalam negeri dan menyampaikan kembali ke Kasubdit Penjaringan Mahasiswa. 3. Direktorat Pendidikan memperbanyak soal ujian tertulis yang telah disampaikan oleh program studi. 4. Program Studi melaksanakan seleksi wawancara terhadap peserta 5. Program studi mengirimkan hasil seleksi ke direktorat pendidikan. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Terjadinya kesesuaian antara pencapaian nilai yang diperoleh pada saat menempuh pendidikan di perguruan tinggi maupun instansi sebelumnya dengan hasil seleksi di ITB. 2. Tercapainya target seleksi mahasiswa transfer dalam negeri sesuai dengan ketentuan dan aturan ITB.

VII.

LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP POB Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam negeri Lampiran 2 - Borang Surat informasi ke Perguran Tinggi dan Instansi Mitra ITB Lampiran 3 - Borang Surat ke Program studi Lampiran 4 - Borang Surat panggil untuk peserta seleksi Lampiran 5 - Borang Surat panggil bagi yang lolos seleksi 5




Lampiran 1 - Diagram Alir SOP POB Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri Diagram Alir Untuk Mahasiswa Transfer Dalam Negeri No.

Prosedur

Ditdik

1.

Direktorat Pendidikan mengirimkan surat kepada semua Instansi dan Perguruan Tinggi yang mempunyai kerjasama dengan ITB, daftar Instansi dan Perguruan Tinggi didapat dari WRKMA yang diperkuat dengan adanya MOU yang didapat dari WRRI/LPPM.

1

2.

Instansi dan Perguruan Tinggi mengirimkan surat lamaran dengan menyertakan dokumen persyaratan ke Direktorat Pendidikan

3.

Direktorat Pendidikan melakukan proses evaluasi surat lamaran berupa verifikasi administrasi dan kelengkapan berkas pendaftaran para calon mahasiswa transfer.

4.

Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan validasi persyaratan peserta dengan cara memeriksa keabsahan persyaratan bagi calon mahasiswa transfer.

5.

Kasubdit Penjaringan mengirimkan surat kepada Instansi dan Perguruan tinggi yang lolos seleksi administrasi berisi pemberitahuan kepada peserta untuk melakukan proses pembayaran, pendaftaran dan seleksi di ITB.

6.

Peserta seleksi transfer dalam negeri melaksanakan pembayaran, pendaftaran dan seleksi sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.

Instansi / PT lain

2

3 Ya

4

Tidak

7.

Setelah seleksi selesai peserta diperkenankan untuk kembali ke tempat tugasnya masing-masing untuk menunggu hasil seleksi.

8.

Direktorat Pendidikan mengirimkan surat panggilan bagi yang lolos seleksi untuk melakukan proses PMB sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku di ITB.

5

6 Tidak

7

Ya 8

6




Diagram Alir Untuk Program Studi No.

Prosedur

1.

Direktorat Pendidikan mengirimkan surat kepada semua Program studi yang diminiati oleh peserta seleksi mahasiswa transfer dalam negeri

2.

Program studi membentuk tim seleksi mahasiswa transfer dalam negeri dan menyampaikan kembali ke Kasubdit Penjaringan Mahasiswa.

3.

Direktorat Pendidikan memperbanyak soal ujian tertulis yang telah disampaikan oleh program studi.

4.

Program Studi melaksanakan seleksi wawancara terhadap peserta

5.

Program studi mengirimkan hasil seleksi ke direktorat pendidikan.

Ditdik

Program Studi

1

2

3

4

5

7


Program Vokasi No. 003/I1.B01.5/SOP/2014



JUDUL : Program Vokasi


RIWAYAT REVISI

N/A

1




DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja Terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.


3

V.

Prosedur

4

VI.


8

VII.

Lampiran

8

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. LPPM 2. UKA (Fakultas/Sekolah)

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur perizinan, pelaporan, dan evaluasi penyelenggaraan program vokasi.

III.

REFERENSI 1. Peraturan Pemerintah RI Nomor 65 Tahun 2013 tentang Statuta Institut Teknologi Bandung 2. SK Senat Akademik ITB No. 10/SK/I1-SA/OT/2012 tentang Harkat Pendidikan di ITB

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Pendidikan vokasi merupakan Pendidikan Tinggi program diploma yang menyiapkan mahasiswa untuk pekerjaan dengan keahlian tertentu. 2. WRAM adalah wakil Rektor yang bertanggung jawab dalam bidang akademik dan kemahasiswaan 3. LPPM adalah Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. 4. Direktorat Pendidikan adalah unit pelaksana manajemen Pimpinan ITB yang berfungsi untuk mengelola dan mengoordinasikan penyusunan rencana strategis dan rencana operasional, pengawasan, evaluasi, penilaian kinerja, dan pelaporan seluruh kegiatan administrasi pendidikan di ITB agar tujuan pengelolaan pendidikan dapat tercapai. 5. Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa adalah unit di bawah Direktorat Pendidikan yang berfungsi untuk mengelola dan mengoordinasikan kegiatan perencanaan dan administrasi penerimaan mahasiswa baru ITB. 3




6. Sub Direktorat Administrasi Pendidikan adalah unit di bawah Direktorat Pendidikan yang berfungsi untuk mengoordinasi penyelenggaraan kegiatan administrasi pendidikan mahasiswa program sarjana, magister dan doctor agar kegiatan administrasi pendidikan berjalandengan baik. 7. UKA adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan. 8. Program studi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulum dan metode pembelajaran tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik, pendidikan profesi, dan/atau pendidikan vokasi. 9. Kurikulum merupakan seperangkat rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi, dan bahan ajar serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelengaraan kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan Pendidikan Tinggi. 2. BATASAN 1. Program vokasi yang dimaksud di dalam SOP ini adalah program diploma yang dikelola oleh LPPM dan/atau fakultas/sekolah. 2. Program diploma yang diatur dalam SOP ini adalah program bergelar dengan masa studi 1 - 4 tahun.

V.

PROSEDUR

5.1

Program vokasi yang dilaksanakanoleh LPPM

1.

LPPM mengirimkan surat permohonan rencana pelaksanaan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan kepada Direktur Pendidikan.

2.

Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut: 2.1. Dokumen kerjasama (MoU) antara ITB dan lembaga mitra sebagai payung kerjasama pelaksanaan program vokasi. 2.2. Fakultas dan program studi pelaksana program vokasi. 2.3. Kurikulum program vokasi. 4




2.4. Mekanisme seleksi calon mahasiswa program vokasi. 2.5. Daftar dosen dan tenaga kependidikan pengampu program vokasi. 2.6. Daftar calon mahasiswa dilengkapi dengan biodata yang sekurangkurangnya memuat: identitas pribadi, instansi, asal sekolah, hasil ujian nasional (atau yang sejenis). 2.7. Jadwal perkuliahan, ujian, dan penggunaan ruang di ITB. 2.8. Rentang waktu penyelenggaraan program vokasi. 3.

Direktur Pendidikan meneruskan berkas usulan pelaksanaan program vokasi kepada Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa untuk dipelajari.

4.

Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja, Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa menyampaikan hasil telaahan usulan program vokasi kepada Direktur Pendidikan.

5.

Bila dokumen yang dikirimkan tidak lengkap, maka Direktur Pendidikan memberikan notifikasi kepada LPPM untuk melengkapi dokumen usulan.

6.

Bila program vokasi yang diusulkan tidak sesuai dengan kriteria program vokasi seperti yang telah diatur dalam SK Senat Akademik ITB tentang Harkat Pendidikan di ITB, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi tidak dapat disetujui.

7.

Bila program vokasi yang diusulkan memenuhi semua syarat yang ditentukan, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi dapat disetujui.

8.

WRAM menyampaikan persetujuan atau penolakan usulan program vokasi kepada LPPM.

9.

ITB menerbitkan SK penerimaan mahasiswa program vokasi.

10. ITB memberikan NIM (Nomor Induk mahasiswa) dan mencetak KTM (Kartu Tanda mahasiswa) 11. LPPM menyampaikan nilai mahasiswa program vokasi pada setiap akhir semester kepada Direktur Pendidikan. 12. Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan mengadministrasikan nilai mahasiswa program vokasi dalam basis data akademik.

5




13. LPPM menyampaikan notifikasi kepada Direktur Pendidikan manakala terjadi kasus pendidikan pada mahasiswa program vokasi. 14. ITB menerbitkan sertifikat untuk mahasiswa program vokasi yang telah menyelesaikan pendidikan. 15. LPPM menyampaikan hasil evaluasi program vokasi di akhir penyelenggaraan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan Direktur Pendidikan. 5.2

Program vokasi yang dilaksanakan oleh fakultas/sekolah

1.

Dekan mengirimkan surat permohonan rencana pelaksanaan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan kepada Direktur Pendidikan.

2.

Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut: 2.1. Dokumen kerjasama (MoU) antara fakultas/sekolah dan lembaga mitra sebagai payung kerjasama pelaksanaan program vokasi. 2.2. Program studi pelaksana program vokasi. 2.3. Kurikulum program vokasi. 2.4. Mekanisme seleksi calon mahasiswa program vokasi. 2.5. Daftar dosen dan tenaga kependidikan pengampu program vokasi. 2.6. Daftar calon mahasiswa dilengkapi dengan biodata yang sekurangkurangnya memuat: identitas pribadi, instansi, asal sekolah, hasil ujian nasional (atau yang sejenis). 2.7. Jadwal perkuliahan, ujian, dan penggunaan ruang di fakultas/ sekolah. 2.8. Rentang waktu penyelenggaraan program vokasi.

3.

Direktur Pendidikan meneruskan berkas usulan pelaksanaan program vokasi kepada Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa untuk dipelajari.

4.

Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja, Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa menyampaikan hasil telaahan usulan program vokasi kepada Direktur Pendidikan. 6




5.

Bila dokumen yang dikirimkan tidak lengkap, maka Direktur Pendidikan memberikan notifikasi kepada LPPM untuk melengkapi dokumen usulan.

6.

Bila program vokasi yang diusulkan tidak sesuai dengan kriteria program vokasi seperti yang telah diatur dalam SK Senat Akademik ITB tentang Harkat Pendidikan di ITB, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi tidak dapat disetujui.

7.

Bila program vokasi yang diusulkan memenuhi semua syarat dan kriteria yang ditentukan, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi dapat disetujui.

8.

WRAM menyampaikan persetujuan atau penolakan usulan program vokasi kepada Dekan.

9.

ITB menerbitkan SK penerimaan mahasiswa program vokasi.

10. ITB memberikan NIM (Nomor Induk mahasiswa) dan mencetak KTM (Kartu Tanda mahasiswa) 11. Dekan melaporkan nilai mahasiswa program vokasi pada setiap akhir semester kepada Direktur Pendidikan. 12. Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan mengadministrasikan nilai mahasiswa program vokasi dalam basis data akademik. 13. Dekan menyampaikan notifikasi kepada Direktur Pendidikan manakala terjadi kasus pendidikan pada mahasiswa program vokasi. 14. ITB menerbitkan sertifikat untuk mahasiswa program vokasi yang telah menyelesaikan pendidikan. 15. Dekan menyampaikan hasil evaluasi program vokasi di akhir penyelenggaraan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan Direktur Pendidikan.

7



VI.


INDIKATOR KEBERHASILAN 1.

Program vokasi yang dilaksanakan di ITB memenuhi semua persyaratan serta kriteria yang ditentukan oleh ITB.

2.

Terdatanya seluruh program vokasi (berikut segala kelengkapannya) yang dilaksanakan di ITB.

3.

Teridentifikasinya penggunaan ruang untuk keperluan program vokasi di ITB.

4.

Teridentifikasinya dosen dan tenaga kependidikan yang menjalankan program vokasi.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir Pelaksanaan Program Vokasi

8

Lampiran 1 – 003 Lampiran SOP Program Vokasi No

DIAGRAM ALIR SOP PROGRAM VOKASI

Prosedur

LPPM

WRAM

WRURK

DitDik DitRen

LP4

Kasubdit Kasubdit Penjaringan Administrasi

A. Program vokasi yang dilaksanakan oleh LPPM 1

2

3

LPPM mengirimkan surat permohonan rencana pelaksanaan program vokasi kepada: a) WRAM dengan tembusan kepada Direktur Pendidikan dan Kepala LP4. b) WRURK dengan tembusan kepada Direktur Perencanaan Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut: a) Dokumen kerjasama (MoU) antara ITB dan lembaga mitra sebagai payung kerjasama pelaksanaan program vokasi. b) Data fakultas dan program studi pelaksana program vokasi. c) Kurikulum program vokasi. d) Rekomendasi Senat Fakultas mengenai penyelenggaraan program vokasi serta kurikulumnya. e) Mekanisme seleksi calon mahasiswa program vokasi. f) Daftar dosen dan tenaga kependidikan pengampu program vokasi. g) Daftar calon mahasiswa dilengkapi dengan biodata yang sekurangkurangnya memuat: identitas pribadi, instansi, asal sekolah, hasil ujian nasional (atau yang sejenis). h) Jadwal perkuliahan, ujian, dan penggunaan ruang di ITB. i) Rentang waktu penyelenggaraan program vokasi. j) Fasilitas Laboratorium yang diperlukan Surat permohonan yang ditujukan kepada WRURK sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut: a) Kontrak kerjasama program vokasi yang sekurang-kurangnya harus memuat informasi sbb:

1 2

2

2

2

1

2

7

6

4

9

Nomor surat/kontrak Tahapan pembayaran Masa Kontrak Besaran Biaya Pendidikan yang tidak boleh kurang dari biaya pendidikan yang berlaku di ITB o Bantuan/tunjangan pendidikan untuk mahasiswa (biaya buku, biaya penelitian, biaya transport bila ada) Bukti transfer pembayaran ke ITB Daftar nama mahasiswa Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang sekurang-kurangnya memuat rincian: o Biaya pendidikan baku o Biaya pendidikan khusus/beasiswa o Biaya operasional pelaksana Surat permohonan penambahan anggaran kerjasama. Kode file kerjasama yang diajukan melalui SIPPM. o o o o

b) c) d)

e) f)

4 5 6 7 8

1

Direktur Pendidikan meneruskan berkas usulan pelaksanaan program vokasi kepada Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa untuk dipelajari. Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja, Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa menyampaikan hasil telaahan usulan program vokasi kepada Direktur Pendidikan. Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja sejak menerima dokumen, Kepala LP4 menyampaikan hasil telaahan terhadap kurikulum program vokasi kepada WRAM. Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja sejak menerima dokumen, Direktur Perencanaan menyampaikan hasil telaahan terhadap kurikulum program vokasi kepada WRURK. WRURK mengirimkan persetujuan atau penolakan program vokasi kepada WRAM.

7

6

4

4

5

6

7

tidak

8 ya

1

11

9

10

10

1

9 10 11

12 13 14 15 16 17 18 19 20

ITB menerbitkan SK penerimaan mahasiswa program vokasi, memberikan NIM (Nomor Induk mahasiswa) dan mencetak KTM (Kartu Tanda mahasiswa) Bila dokumen yang dikirimkan tidak lengkap, maka Direktur Pendidikan memberikan notifikasi kepada LPPM untuk melengkapi dokumen usulan. Bila program vokasi yang diusulkan tidak sesuai dengan kriteria program vokasi seperti yang telah diatur dalam SK Senat Akademik ITB tentang Harkat Pendidikan di ITB, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi tidak dapat disetujui. Bila program vokasi yang diusulkan memenuhi semua syarat yang ditentukan, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi dapat disetujui. WRAM menyampaikan persetujuan atau penolakan usulan program vokasi kepada LPPM. WRAM membuat SK Rektor ITB mengenai program vokasi. Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan memasukkan data mahasiswa program vokasi ke dalam basis data akademik ITB. LPPM menyampaikan nilai mahasiswa program vokasi pada setiap akhir semester kepada Direktur Pendidikan. Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan mengadministrasikan nilai mahasiswa program vokasi dalam basis data akademik. LPPM menyampaikan notifikasi kepada Direktur Pendidikan manakala terjadi kasus pendidikan pada mahasiswa program vokasi. Direktur Pendidikan menerbitkan ijazah untuk mahasiswa program vokasi yang telah menyelesaikan pendidikan. LPPM menyampaikan hasil evaluasi program vokasi di akhir penyelenggaraan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan Direktur Pendidikan.

11

9

10

9 tidak

10 ya

11

tidak

11 ya

12

13 14 15

15 16

17

17 ya

18 tidak

19 20

20

20

11

No

Prosedur

F/S

WRAM

WRURK

DitDik DitRen

LP4

Kasubdit Kasubdit Penjaringan Administrasi

B. Program vokasi yang dilaksanakan oleh Fakultas/Sekolah 1

2

3

Dekan mengirimkan surat permohonan rencana pelaksanaan program vokasi kepada: a) WRAM dengan tembusan kepada Direktur Pendidikan dan Kepala LP4. b) WRURK dengan tembusan kepada Direktur Perencanaan Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut: a) Dokumen kerjasama (MoA) antara fakultas/sekolah dan lembaga mitra sebagai payung kerjasama pelaksanaan program vokasi. b) Data fakultas dan program studi pelaksana program vokasi. c) Kurikulum program vokasi. d) Rekomendasi Senat Fakultas mengenai penyelenggaraan program vokasi serta kurikulumnya. e) Mekanisme seleksi calon mahasiswa program vokasi. f) Daftar dosen dan tenaga kependidikan pengampu program vokasi. g) Daftar calon mahasiswa dilengkapi dengan biodata yang sekurangkurangnya memuat: identitas pribadi, instansi, asal sekolah, hasil ujian nasional (atau yang sejenis). h) Jadwal perkuliahan, ujian, dan penggunaan ruang di ITB. i) Rentang waktu penyelenggaraan program vokasi. j) Fasilitas Laboratorium yang diperlukan Surat permohonan yang ditujukan kepada WRURK sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut: a) Kontrak kerjasama program vokasi yang sekurang-kurangnya harus memuat informasi sbb: o Nomor surat/kontrak

1 2

2

2

2

1

2

7

6

4

12

Tahapan pembayaran Masa Kontrak Besaran Biaya Pendidikan yang tidak boleh kurang dari biaya pendidikan yang berlaku di ITB o Bantuan/tunjangan pendidikan untuk mahasiswa (biaya buku, biaya penelitian, biaya transport bila ada) Bukti transfer pembayaran ke ITB Daftar nama mahasiswa Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang sekurang-kurangnya memuat rincian: o Biaya pendidikan baku o Biaya pendidikan khusus/beasiswa o Biaya operasional pelaksana Surat permohonan penambahan anggaran kerjasama. Kode file kerjasama yang diajukan melalui SIPPM. o o o

b) c) d)

e) f)

4 5 6 7 8

1

Direktur Pendidikan meneruskan berkas usulan pelaksanaan program vokasi kepada Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa untuk dipelajari. Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja, Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa menyampaikan hasil telaahan usulan program vokasi kepada Direktur Pendidikan. Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja sejak menerima dokumen, Kepala LP4 menyampaikan hasil telaahan terhadap kurikulum program vokasi kepada WRAM. Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja sejak menerima dokumen, Direktur Perencanaan menyampaikan hasil telaahan terhadap kurikulum program vokasi kepada WRURK. WRURK mengirimkan persetujuan atau penolakan program vokasi kepada WRAM.

7

6

4

4

5

6

7

tidak

8 ya

1

11

9

10

13

1

9 10 11

12 13 14 15 16 17 18 19 20

ITB menerbitkan SK penerimaan mahasiswa program vokasi, memberikan NIM (Nomor Induk mahasiswa) dan mencetak KTM (Kartu Tanda mahasiswa) Bila dokumen yang dikirimkan tidak lengkap, maka Direktur Pendidikan memberikan notifikasi kepada Dekan untuk melengkapi dokumen usulan. Bila program vokasi yang diusulkan tidak sesuai dengan kriteria program vokasi seperti yang telah diatur dalam SK Senat Akademik ITB tentang Harkat Pendidikan di ITB, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi tidak dapat disetujui. Bila program vokasi yang diusulkan memenuhi semua syarat yang ditentukan, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi dapat disetujui. WRAM menyampaikan persetujuan atau penolakan usulan program vokasi kepada Dekan. WRAM membuat SK Rektor ITB mengenai program vokasi. Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan memasukkan data mahasiswa program vokasi ke dalam basis data akademik ITB. Dekan menyampaikan nilai mahasiswa program vokasi pada setiap akhir semester kepada Direktur Pendidikan. Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan mengadministrasikan nilai mahasiswa program vokasi dalam basis data akademik. Dekan menyampaikan notifikasi kepada Direktur Pendidikan manakala terjadi kasus pendidikan pada mahasiswa program vokasi. Direktur Pendidikan menerbitkan ijazah untuk mahasiswa program vokasi yang telah menyelesaikan pendidikan. Dekan menyampaikan hasil evaluasi program vokasi di akhir penyelenggaraan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan Direktur Pendidikan.

11

9

10

9

tidak

10 ya

tidak

11 ya

12

12

13 14 15

15 16

17

17 ya

18 19

20

20

tidak

20

14


Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Asing No. 004/I1.B01.5/SOP/2014



JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Asing


RIWAYAT REVISI

N/A

1




DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja Terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.


3

V.

Prosedur

4

VI.


5

VII.

Lampiran

5

2



I.


II.


Direktorat Pendidikan Direktorat Keuangan Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa ITB Internasional Relation Office Unit Sumber Daya Informasi UKA Fakultas / Sekolah

TUJUAN Tujuan dari SOP POB ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraan kegiatan Seleksi Mahasiswa Asing, agar lebih efisien dan efektif serta memastikan bahwa proses penerimaan mahasiswa baru program seleksi mahasiswa internasional dapat berjalan dengan lancar dan mudah sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku di ITB.

III.

REFERENSI 1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB ( Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01.1/PP/2005) 2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 2010 3. Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan 4. Pengumuman – pengumuman yang berhubungan dengan mahasiswa baru 5. Kalender Akademik yang berlaku

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN a. POB Seleksi Mahasiswa Asing adalah Prosedur Operasional Baku yang dapat dijadikan panduan bagi pihak-pihak yang terlibat dalam proses seleksi mahasiswa internasional. b. Direktorat Pendidikan adalah unit pelaksana manajemen Pimpinan ITB yang berfungsi untuk mengelola dan mengoordinasikan penyusunan rencana strategis dan rencana operasional, pengawasan, evaluasi, 3



c. d. e. f.


penilaian kinerja dan pelaporan seluruh kegiatan adinsitrasi pendidikan di ITB agar tujuan pengelolaan pendidikan dapat tercapai. Sub Direktorat Penjaringan mahasiswa adalah unit dibawah Direktorat Pendidikan yang berfungsi untuk mengelola dan megoordinasikan kegiatan perencanaan dan administrasi penerimaan mahasiswa baru ITB UKA Fakultas / Sekolah adalah Unit Kerja Akademik yang dikepalai oleh Dekan. Program Studi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulm dan metode pembelajaran tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik, pendidikan profesi dan/atau pendidikan vokasi. Mahasiswa Asing adalah Warga Negara Asing yang berminat untuk melanjutkan studinya di ITB dengan syarat yang telah ditentukan oleh ITB.

2. BATASAN a. POB yang dimaksud adalah Prosedur Operasional Baku dalam Proses Seleksi Penerimaan Mahasiswa Asing di ITB. b. Mahasiswa Asing yang dimaksud adalah Warga Negara Asing yang sudah menempuh Pendidikan sekelas SMA maupun diploma dan ingin melanjutkan pendidikan lebih lanjut di ITB. c. IRO adalah Unit dibawah Direktorat Kemitraan dan Hubungan Internasional yang memberikan bantuan secara professional kepada para mahasiswa asing diantaranya adalah membuat Visa belajar dan bantuan administrasi lainnya. d. Prosedur ini diterapkan pada seluruh kegiatan penerimaan mahasiswa baru program seleksi mahasiswa internasional / asing di lingkup ITB. V.

PROSEDUR 1. Direktorat Pendidikan mengirimkan pengumuman mengenai informasi penerimaan mahasiswa baru jalur internasional beserta persyaratan yang harus dipenuhi untuk ditayangkan melalui website http://itb.ac.id/ kepada Unit Sumber Daya Informasi. 2. Unit Sumber Daya Informasi mengeluarkan pengumuman pada website http://itb.ac.id/. 3. Pelamar mengirimkan lamaran melalui email yang ditujukan kepada Kepala Sub Direktorat Pendidikan melalui alamat e-mail : [email protected] lengkap dengan persyaratan yang telah diupload baik secara perorangan maupun kolektif melalui agent sesuai dengan pilihannya baik Tahun Pertama maupun Transfer. 4




4. Kasubdit Penjaringan mahasiswa melakukan proses evaluasi berkas lamaran berupa verifikasi administrasi dan kelengkapan berkas pendaftaran pelamar. 5. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengirimkan dokumen pelamar ke program studi yang diminati pelamar dalam bentuk CD untuk di evaluasi sesuai dengan lamaran yang diajukan apakah Tahun Pertama atau Transfer. 6. Dalam batas waktu yang ditentukan Kasubdit Penjaringan mahasiswa menerima hasil evaluasi dari program studi yang bersangkutan. 7. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan peninjauan terhadap hasil evaluasi program studi untuk selanjutnya mengeluarkan pengumuman mengenai pelamar yang lolos seleksi. 8. Kasubdit Penjaringan mahasiswa mengirimkan surat pemberitahuan berisi pemanggilan bagi pelamar yang lolos seleksi 9. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa memantau pelaksanaan proses PMB bagi calon mahasiswa baru ITB. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Proses seleksi penerimaan mahasiswa asing yang dilaksanakan di ITB memenuhi semua persyaratan serta criteria yang ditentukan oleh ITB. 2. Terdatanya seluruh program seleksi yang dilaksanakan oleh ITB 3. Teridentifikasinya Program studi yang menerima mahasiswa asing.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Asing

5

Lampiran 1 – SOP 004/I1.B01.5/SOP/2014

DIAGRAM ALIR SOP POB SELEKSI MAHASISWA ASING No

PROSEDUR

1

Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengirimkan draft prosedur dan pengumuman seleksi mahasiswa asing kepada Direktur Pendidikan. Direktorat Pendidikan mengirimkan pengumuman mengenai informasi penerimaan mahasiswa baru Warga Negara Asing beserta persyaratan yang harus dipenuhi kepada USDI untuk ditayangkan pada laman seleksi mahasiswa baru ITB. Pelamar mengirimkan lamaran secara online melalui laman seleksi mahasiswa baru Warga Negara Asing sesuai dengan periode pendaftaran. Kasubdit Penjaringan mahasiswa melakukan proses evaluasi awal berkas lamaran berupa verifikasi kelengkapan berkas pendaftaran pelamar. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan desk evaluation terhadap pelamar program tahun pertama (first year), paling lama 2 (dua) minggu sejak masa pendaftaran ditutup. Bila dipandang perlu, Kasubdit Penjaringan Mahasiswa dapat meminta pendapat prodi terkait mengenai criteria seleksi. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengirimkan dokumen pelamar program transfer ke program studi untuk dievaluasi. Prodi terkait melakukan desk evaluation terhadap pelamar program transfer paling lama dalam waktu 2 (dua) minggu sejak dokumen diserahkan.

2

3 4 5

6 7

Peserta

DITDIK

DITKEU

Subdit Penjaringan Mahasiswa

USDI

Fakultas

Prodi

IRO

1

1

2

3

3 4

5

5

6

6 7 8

6

8

9 10

11 12 13 14

Prodi terkait mengirimkan hasil evaluasi pelamar program transfer kepada Kasubdit Penjaringan Mahasiswa. Hasil evaluasi berisi nama-nama calon mahasiswa yang direkomendasikan untuk diterima dan informasi jumlah SKS serta nama matakuliah yang harus diambil oleh mahasiswa transfer yang diusulkan untuk diterima tersebut. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan evaluasi akhir terhadap mahasiswa transfer yang direkomendasikan prodi terkait. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa menyerahkan hasil evaluasi terhadap calon mahasiswa asing (tahun pertama dan transfer) kepada Direktur Pendidikan untuk diteruskan kepada Wakil Rektor yang membidangi Pendidikan. Pimpinan ITB memberikan keputusan akhir terhadap usulan mahasiswa asing yang diterima, paling lama dalam waktu 1 (satu) minggu sejak data diserahkan. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengumumkan hasil seleksi melalui laman seleksi mahasiswa ITB. Direktorat Keuangan menerima pelunasan biaya pendidikan dari calon mahasiswa asing yang dinyatakan diterima di ITB. ITB International Relation Office (IRO) membantu calon mahasiswa asing yang dinyatakan diterima untuk memperoleh dokumen-dokumen keimigrasian dan ijin belajar, serta membantu calon mahasiswa untuk memperoleh akomodasi di Bandung.

8

8

9 10

11 12

12 13

14

7

Lampiran 1 – SOP 004/I1.B01.5/SOP/2014 DIAGRAM ALIR SOP POB SELEKSI MAHASISWA ASING No

PROSEDUR

1

Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengirimkan draft prosedur dan pengumuman seleksi mahasiswa asing kepada Direktur Pendidikan. Direktorat Pendidikan mengirimkan pengumuman mengenai informasi penerimaan mahasiswa baru Warga Negara Asing beserta persyaratan yang harus dipenuhi kepada USDI untuk ditayangkan pada laman seleksi mahasiswa baru ITB. Pelamar mengirimkan lamaran secara online melalui laman seleksi mahasiswa baru Warga Negara Asing sesuai dengan periode pendaftaran. Kasubdit Penjaringan mahasiswa melakukan proses evaluasi awal berkas lamaran berupa verifikasi kelengkapan berkas pendaftaran pelamar. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan desk evaluation terhadap pelamar program tahun pertama (first year), paling lama 2 (dua) minggu sejak masa pendaftaran ditutup. Bila dipandang perlu, Kasubdit Penjaringan Mahasiswa dapat meminta pendapat prodi terkait mengenai criteria seleksi. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengirimkan dokumen pelamar program transfer ke program studi untuk dievaluasi. Prodi terkait melakukan desk evaluation terhadap pelamar program transfer paling lama dalam waktu 2 (dua) minggu sejak dokumen diserahkan.

2

3 4 5

6 7

Peserta

DITDIK

DITKEU

Subdit Penjaringan Mahasiswa

USDI

Fakultas

Prodi

IRO

1

1

2

3

3 4

5

5

6

6 7 8

6

8

9 10

11 12 13 14

Prodi terkait mengirimkan hasil evaluasi pelamar program transfer kepada Kasubdit Penjaringan Mahasiswa. Hasil evaluasi berisi nama-nama calon mahasiswa yang direkomendasikan untuk diterima dan informasi jumlah SKS serta nama matakuliah yang harus diambil oleh mahasiswa transfer yang diusulkan untuk diterima tersebut. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan evaluasi akhir terhadap mahasiswa transfer yang direkomendasikan prodi terkait. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa menyerahkan hasil evaluasi terhadap calon mahasiswa asing (tahun pertama dan transfer) kepada Direktur Pendidikan untuk diteruskan kepada Wakil Rektor yang membidangi Pendidikan. Pimpinan ITB memberikan keputusan akhir terhadap usulan mahasiswa asing yang diterima, paling lama dalam waktu 1 (satu) minggu sejak data diserahkan. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengumumkan hasil seleksi melalui laman seleksi mahasiswa ITB. Direktorat Keuangan menerima pelunasan biaya pendidikan dari calon mahasiswa asing yang dinyatakan diterima di ITB. ITB International Relation Office (IRO) membantu calon mahasiswa asing yang dinyatakan diterima untuk memperoleh dokumen-dokumen keimigrasian dan ijin belajar, serta membantu calon mahasiswa untuk memperoleh akomodasi di Bandung.

8

8

9 10

11 12

12 13

14

7


Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri No. 005/I1.B01.5/SOP/2014



JUDUL : Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri


RIWAYAT REVISI

N/A

1




DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja Terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.


3

V.

Prosedur

4

VI.


5

VII.

Lampiran

6

2



I.

UNIT KERJA TERKAIT 1. 2. 3. 4.

II.


Direktorat Pendidikan Direktorat Keuangan Unit Sumber Daya Informasi Fakultas / Sekolah

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk menyusun Prosedur Operasional Baku (POB) bagi seleksi siswa WNI yang menempuh pendidikan sederajat SMN di luar negeri agar lebih efisien dan efektif.

III.

REFERENSI 1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB (Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01.1/PP/2005) 2. Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan 3. Pengumuman-pengumuman yang berhubungan dengan Mahasiswa Baru 4. Kalender Akademik yang berlaku.

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN a. WNI Luar Negeri adalah siswa-siswi Warga Negara Indonesia yang berada di luar negeri dan tidak bersekolah pada sekolah RI di luar negeri. b. Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri adalah Seleksi khusus yang diperuntukkan bagi siswa-siswi Warga Negara Indonesia yang tidak dapat mengikuti seleksi regular karena adanya perbedaan kurikulum dengan sekolah di Indonesia yang berminat melanjutkan pendidikan ke ITB. c. Direktorat Pendidikan adalah unit pelaksana manajemen Pimpinan ITB yang berfungsi untuk meneglola dan mengoordinasikan penyusunan rencana strategis dan rencana operasional, pengawasan, 3




evaluasi, penilaian kinerja dan pelaporan seluruh kegiatan administrasi pendidikan di ITB agar tujuan pengelolaan pendidikan dapat tercapai. d. Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa adalah unit di bawah Direktorat Pendidikan yang berfungsi untuk mengelola dan mengoordinasikan kegiatan perencanaan dan administrasi penerimaan mahasiswa baru ITB. e. UKA Fakultas/Sekolah adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan. f. USDI adalah Unit pelaksana manajemen Pimpinan ITB yang berfungsi untuk mengelola informasi baik dalam intern ITB maupun keluar ITB. 2. BATASAN a. Seleksi yang dimaksud adalah seleksi yang khusus diperuntukkan bagi putra putri berkewarganegaraan Indonesia yang mengikuti orangtuanya bertugas di luar negeri sehingga harus menempuh pendidikan sekelas SMA Indonesia di luar negeri . b. Karena Sekolah WNI Luar Negeri tidak ada Ujian Nasional maka peserta seleksi harus melakukan penyetaraan Ijazah ke Diknas Indonesia. V.

PROSEDUR 1. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa mengirimkan surat kepada Unit Sumber Daya Informasi perihal permohonan penayangan informasi seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri melalui website: http://itb.ac.id/ 2. Unit Sumber Daya Informasi memasang Informasi pada situs ITB yang dapat dijangkau oleh seluruh siswa-siswi WNI Luar Negeri khususnya yang berminat ke ITB. 3. Siswa – siswi yang berminat dapat mengakses dan mengupload persyaratan yang harus dilengkapi dan mengirimkan berkas / dokumen administrasi yang sudah lengkap sesuai dengan tanggal yang sudah ditentukan. 4. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa melakukan pendataan peserta dan melakukan verifikasi terhadap dokumen siswa-siswi pelamar 5. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa merevieu data pelamar sesuai dengan syarat yang ditentukan dan hasilnya dibuat surat panggilan pada peserta untuk melakukan pendaftaran dengan menunjukkan bukti dan syarat yang telah ditentukan seperti : - Bukti Pembayaran seleksi 4




-

Kartu Identitas Berkas dan dokumen penting lainnya : a. Salinan Akta Kelahiran b. Pas Foto terbaru c. Ijazah/Surat Keterangan Lulus dari SLTA asal d. Transkrip nilai SLTA 6. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa mengundang secara langsung pelamar yang memenuhi syarat sesuai daftar akhir untuk mengikuti proses pendaftaran dan seleksi. 7. Peserta melaksanakan seleksi sesuai dengan waktu yang ditentukan. 8. Setelah seleksi selesai peserta menunggu untuk hasil seleksi yang akan diumumkan melalui surat resmi. 9. Direktorat Pendidikan melakukan proses penilaian Seleksi Penerimaan WNI Luar Negeri. 10. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa Direktorat Pendidikan memanggil mereka yang lolos seleksi untuk melakukan proses pendaftaran. 11. Direktorat Pendidikan melakukan update basis data Mahasiswa bersamaan dengan Mahasiswa lain yang lolos seleksi melalui jalur prestasi akademik, jalur ujian tertulis, jalur transfer dan Internasional. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Program Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri yang dilaksanakan di ITB memenuhi semua persyaratan serta criteria yang ditentukan oleh ITB. 2. Teridentifikasinya Fakultas/Sekolah yang menerima mahasiswa WNI Luar Negeri.

VII.

LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir Prosedur Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri Lampiran 2 - Borang ………………………… Lampiran 3 - Borang ……………….............

5

Lampiran 1 – SOP 005/I1.B01.5/SOP/2014 DIAGRAM ALIR SOP POB SELEKSI MAHASISWA WNI LUAR NEGERI No

PROSEDUR 1

2

3

4 5

Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa mengirimkan surat kepada Unit Sumber Daya Informasi perihal permohonan penayangan informasi seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri melalui website: http://itb.ac.id/

KASUBDIT PENJARINGAN

2

Siswa – siswi yang berminat dapat mengakses dan mengupload persyaratan yang harus dilengkapi dan mengirimkan berkas / dokumen administrasi yang sudah lengkap sesuai dengan tanggal yang sudah ditentukan.

Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa merevieu data pelamar sesuai dengan syarat yang ditentukan dan hasilnya dibuat surat panggilan pada peserta untuk melakukan pendaftaran dengan menunjukkan bukti dan syarat yang telah ditentukan seperti :   

Bukti Pembayaran seleksi Kartu Identitas Berkas dan dokumen penting lainnya : o Salinan Akta Kelahiran o Pas Foto terbaru o Ijazah/Surat Keterangan Lulus dari SLTA asal

PESERTA

1

Unit Sumber Daya Informasi memasang Informasi pada situs ITB yang dapat dijangkau oleh seluruh siswa-siswi WNI Luar Negeri khususnya yang berminat ke ITB.

Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa melakukan pendataan peserta dan melakukan verifikasi terhadap dokumen siswa-siswi pelamar

DITDIK USDI

3

4

tidak

5 ya

6 6 6

o

6

Transkrip nilai SLTA

Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa mengundang secara langsung pelamar yang memenuhi syarat sesuai daftar akhir untuk mengikuti proses pendaftaran dan seleksi.

6

Peserta melaksanakan seleksi sesuai dengan waktu yang ditentukan. 7

Setelah seleksi selesai peserta menunggu untuk hasil seleksi yang akan diumumkan melalui surat resmi.

8

Direktorat Pendidikan melakukan penilaian terhadap hasil seleksi peserta

9

Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa Direktorat Pendidikan memanggil mereka yang lolos seleksi untuk melakukan proses pendaftaran.

10 11

Direktorat Pendidikan melakukan update basis data Mahasiswa bersamaan dengan Mahasiswa lain yang lolos seleksi melalui jalur prestasi akademik, jalur ujian tertulis, jalur transfer dan Internasional.

7 8 9 ya

10

11

7


Kelulusan Tahap TPB No. 006/I1.B01.5/SOP/2014



JUDUL : Kelulusan Tahap TPB


RIWAYAT REVISI

N/A

1




DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.

Pengertian dan Batasan

3

V.

Prosedur

4

VI.


5

VII.

Lampiran

5

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Pendidikan 2. Lembaga TPB 3. Fakultas/Sekolah

II.

TUJUAN

Agar mahasiswa baru Program TPB dapat lulus dalam waktu 1 (satu) tahun atau selambat-lambatnya 2 (dua) tahun dan mengidentifikasi status akademik mahasiswa yang sudah lulus pada tahap TPB.

III.

REFERENSI 1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB (Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01/PP/2005). 2. Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan ITB. 3. Kalender Pendidikan.

IV.

PENGERTIAN & BATASAN

A. PENGERTIAN 1. Kelulusan TPB : Proses pelulusan mahasiswa baru program TPB pada tahap tahun pertama 2. TPB : Tahap Persiapan Bersama 3. ITB : Institut Teknologi Bandung 4. LTPB : Lembaga Tahap Persiapan Bersama 5. Fakultas : UKS yang mengelola 3 program studi yang serumpun atau lebih

3




6. Sekolah : UKS yang mengelola kurang dari 2 program studi yang serumpun atau lebih dari 2 program studi tetapi masih sejenis (kesamaan kontekstualitas keilmuannya lebih banyak lagi) 7. UKS : Unit Keilmuan Serumpun 8. DitDik : Direktorat Pendidikan 9. WRAM : Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan 10. SK : Surat Keputusan 11. Prodi : Program Studi 12. PML : Pendaftaran Mahasiswa Lama 13. UAS : Ujian Akhir Semester 14. Kasubdit : Kepala Sub Direktorat 15. PMB : Pendaftaran Mahasiswa Baru B. BATASAN 1. Kelulusan tahap tahun pertama dijadwalkan dalam waktu 2 semester (1 tahun), tahun kedua merupakan perpanjangan dengan syarat IP>2.00 2. Syarat kelulusan TPB adalah IP> 2.00, 36 SKS , tanpa nilai E dan T. 3. Apabila sampai 2 tahun belum lulus TPB, maka tidak diperkenankan melanjutkan studi

V.

PROSEDUR

1. Direktorat Pendidikan melakukan koordinasi dengan LTPB terkait pemrosesan nilai mahasiswa setiap akhir semester dari Fakultas/Sekolah. 2. Direktorat Pendidikan memantau daftar mahasiswa calon lulus tahap studi melalui website https://six.akademik.itb.ac.id/six link Proses Kelulusan Bukan Wisuda (Calon Lulus Tahap). 3. Direktorat Pendidikan memantau melalui Display Calon Lulus Tahap menurut perhitungan.

4




4. Direktorat Pendidikan dapat mengajukan atau membatalkan mahasiswa yang sudah memenuhi persyaratan kelulusan. 5. Direktorat Pendidikan mencetak Berita Acara Calon Lulus Tahap. 6. Direktorat Pendidikan meluluskan calon lulus tahap bagi mahasiswa yang sudah memenuhi syarat dan diajukan kelulusannya. 7. Direktorat Pendidikan melakukan Entry Surat Keterangan Lulus. 8. Direktorat Pendidikan melakukan Alokasi Nomor Surat Keterangan Lulus 9. Direktorat Pendidikan Keterangan Lulus.

melakukan

Kontrol

Kelengkapan

Data

Surat

10. Direktorat Pendidikan memproses Surat Keputusan Lulus Tahap. 11. Direktorat Pendidikan mencetak Surat Keterangan Lulus Tahap disampaikan ke LTPB untuk selanjutnya dikirim ke Fakultas/Sekolah VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN

Selama 2 semester (1 tahun) jumlah mahasiswa yang lulus TPB rata-rata diatas 80%, Sedangkan sisanya lulus pada tahun kedua.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Kelulusan Tahap TPB

5




Diagram Alir SOP Kelulusan Tahap TPB No.

Prosedur

1

Direktorat Pendidikan melakukan koordinasi dengan LTPB terkait pemrosesan nilai mahasiswa setiap akhir semester dari Fakultas/Sekolah.

1

Direktorat Pendidikan memantau daftar mahasiswa calon lulus tahap studi melalui website https://six.akademik.itb.ac.id/six link Proses Kelulusan Bukan Wisuda (Calon Lulus Tahap).

2

2

3

DitDik

Direktorat Pendidikan memantau melalui Display Calon Lulus Tahap menurut perhitungan. Direktorat Pendidikan dapat mengajukan atau membatalkan mahasiswa yang sudah memenuhi persyaratan kelulusan.

5

Direktorat Pendidikan mencetak Berita Acara Calon Lulus Tahap.

6

Direktorat Pendidikan meluluskan calon lulus tahap bagi mahasiswa yang sudah memenuhi syarat dan diajukan kelulusannya.

7

Direktorat Pendidikan melakukan Entry Surat Keterangan Lulus.

8

Direktorat Pendidikan melakukan Alokasi Nomor Surat Keterangan Lulus

7

9

Direktorat Pendidikan melakukan Kontrol Kelengkapan Data Surat Keterangan Lulus.

8

10

Direktorat Pendidikan Keputusan Lulus Tahap.

10 9

11

Direktorat Pendidikan mencetak Surat Keterangan Lulus Tahap disampaikan ke LTPB untuk selanjutnya dikirim ke Fakultas/Sekolah

Surat

Fakultas/ Sekolah

1

3

4

memproses

LTPB

4 5 6

11

11

11

6




Penggunaan Sistem Aplikasi SIX untuk Kelulusan Tahap TPB

7




1. Display Calon Lulus Menurut Perhitungan Mahasiswa calon lulus tahap studi menurut perhitungan adalah mahasiswa yang belum lulus tahap studi (belum diajukan maupun sudah diajukan oleh prodi sebagai calon lulus) dan memenuhi syarat sebagai calon lulus. Menu : Display Utama Submenu : Calon Lulus Tahap Studi Menurut Perhitungan 2. Pengajuan Calon Lulus tahap Studi Mahasiswa yang statusnya belum diajukan sebagai calon lulus dan memenuhi syarat calon lulus akan muncul dalam daftar pengajuan calon lulus tahap studi. Pengajuan dilakukan oleh Prodi. Menu : Edit Submenu : Pengajuan Calon Lulus Tahap Studi 3. Pembatalan Calon Lulus Tahap Studi Oleh sebab-sebab tertentu, mahasiswa yang telah diajukan sebagai calon lulus bisa dibatalkan pengajuannya. Menu : Edit Submenu : Pembatalan Calon Lulus Tahap Studi 4. Cetak Berita Acara Calon Lulus Sebelum proses pelulusan, dicetak berita acara calon lulus tahap studi. Menu : Download Submenu : Berita Acara Calon Lulus Tahap Studi 5. Pelulusan Tahap Studi Hasil dari proses pelulusan tahap studi ini adalah status mahasiswa lulus dari tahap tertentu dan berada pada tahap selanjutnya. Menu : Edit Submenu : Proses Pelulusan Tahap Studi 8




6. Entri Data Surat Keterangan Lulus Untuk keperluan pencetakan surat keterangan lulus (TPB) perlu dientri terlebih dahulu data-data sebagai berikut: - NIP pejabat penandatangan surat keterangan lulus - Jabatan penandatangan surat keterangan lulus - Nomor surat atau postfix nomor surat keterangan lulus - Tanggal surat keterangan lulus Menu : Edit Submenu : Data Surat Keterangan Lulus 7. Alokasi Nomor Surat Keterangan Lulus Proses alokasi nomor surat akan memberikan nomor surat dan tanggal surat pada data surat keterangan lulus mahasiswa. Untuk surat keterangan lulus TPB akan dibangkitkan nomor surat dengan format <nomor prodi><nomor urut surat>/<postfix surat keterangan lulus>. Lebih baik alokasi nomor surat dilakukan setelah semua proses pelulusan selesai dilaksanakan agar urutan nomor surat yang diberikan pada mahasiswa sesuai dengan urutan NIM. Menu : Edit Submenu : Alokasi Nomor Surat Keterangan Lulus 8. Kontrol Kelengkapan Data Surat Keterangan Lulus Sebelum dan selama pencetakan surat keterangan lulus tahap, perlu dicek/dikontrol kelengkapan data surat keterangan lulus. Kelengkapan data surat dicek terhadap: - NIM mahasiswa - Nama mahasiswa - Tempat dan tanggal lahir mahasiswa - Alamat mahasiswa - Tahun masuk ITB - Nomor surat keterangan lulus (hasil alokasi nomor surat keterangan lulus) - Tanggal surat keterangan lulus - Jabatan penandantangan surat keterangan lulus - Nama penandantangan surat keterangan lulus - NIP penandantangan surat keterangan lulus Jika ada data surat keterangan lulus mahasiswa yang tidak lengkap, 9




surat keterangan lulus mahasiswa tersebut tidak akan tercetak. Menu : Display Utama Submenu : Kontrol Kelengkapan Data Surat Keterangan Lulus 9. Cetak Surat Keterangan Lulus Cetak surat keterangan lulus bisa dilakukan per prodi maupun per NIM. Surat keterangan lulus yang dicetak hanya surat keterangan lulus yang datanya lengkap. Menu : Download Submenu : Surat Keterangan Lulus Per Prodi / Surat Keterangan Lulus Per NIM

10


Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM) Mahasiswa Program Student Exchange No. 008/I1.B01.5/SOP/2014



JUDUL : Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM) Mahasiswa Student Exchange


RIWAYAT REVISI

N/A

1




DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.


3

V.

Prosedur

4

VI.


5

VII.

Lampiran

5

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Pendidikan 2. Direktorat Kemitraan dan Hubungan Internasional

II.

TUJUAN

Agar proses pemberian NIM (Nomor Induk mahasiswa) kepada mahasiswa Program Pertukaran Pelahar berjalan dengan lancar.

III.

REFERENSI 1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB (Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01/PP/2005). 2. Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan ITB. 3. Kalender Pendidikan.

IV.


A. PENGERTIAN 1. Student Exchange : mahasiswa asing yang mendapat kesempatan belajar di ITB dalam waktu paling lama 2 semester 2. ITB : Institut Teknologi Bandung 3. Fakultas : UKS yang mengelola 3 program studi yang serumpun atau lebih 4. Sekolah : UKS yang mengelola kurang dari 2 program studi yang serumpun atau lebih dari 2 program studi tetapi masih sejenis (kesamaan kontekstualitas keilmuannya lebih banyak lagi) 5. UKS : Unit Keilmuan Serumpun 3



6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.


DKHI : Direktorat Kemitraan dan Hubungan Internasional IRO : International Relation Office DitDik : Direktorat Pendidikan WRAM : Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Prodi : Program Studi Kasubdit : Kepala Sub Direktorat Kasi : Kepala Seksi

B. BATASAN 1. ITB memberikan kesempatan kepada mahasiswa warga Negara asing untuk mengikuti Program Student Exchange dalam jangka waktu tertentu. 2. Bagi mahasiswa yang diterima untuk Program Student Exchange harus mematuhi aturan yang berlaku di ITB.

V.

PROSEDUR 1.

IRO mengirim surat ke Direktorat Pendidikan yang berisi data mahasiswa mahasiswa Program Student Exchange yang diterima di ITB

2.

Surat tersebut sekurang-kurangnya memuat data sebagai berikut : 2.1. Identitas mahasiswa 2.2. Asal Negara 2.3. Program studi yang dituju 2.4. Masa studi

3.

Direktorat Pendidikan memberikan NIM (Nomor Induk Mahasiswa) dan mencetak KTM (Kartu Tanda Mahasiswa), selanjutnya dikirim ke IRO untuk disampaikan ke mahasiswa

4



VI.


INDIKATOR KEBERHASILAN Selama beberapa tahun terakhir, banyak mahasiswa asing yang belajar di ITB untuk mengikuti Student Exchange Program, dengan demikian ITB sudah dikenal oleh dunia internasional terbukti dengan banyaknya mahasiswa asing yang belajar di ITB.

VII. LAMPIRAN

5




Diagram Alir SOP POB Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM) Mahasiswa Student Exchange No

PROSEDUR

Peserta

1

IRO mengirim surat ke Direktorat Pendidikan yang berisi data mahasiswa mahasiswa Program Student Exchange yang diterima di ITB

2

Surat tersebut sekurang-kurangnya sebagai berikut :

memuat

IRO

DITDIK

1

1

2

data

1. Identitas mahasiswa 2. Asal Negara 3. Program studi yang dituju 4. Masa studi 3

Direktorat Pendidikan memberikan NIM (Nomor Induk Mahasiswa) dan mencetak KTM (Kartu Tanda Mahasiswa), selanjutnya dikirim ke IRO untuk disampaikan ke mahasiswa

3

3

3

6


Pembukaan dan Penawaran Kelas No. 009/I1.B01.5/SOP/2014



JUDUL : Pembukaan dan Penawaran Kelas


RIWAYAT REVISI

N/A

1




DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.


3

V.

Prosedur

4

VI.


10

VII.

Lampiran

10

2



I.


II.


Direktorat Pendidikan Fakultas/Sekolah Program Studi LTPB

TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk menghasilkan data kelas yang dapat dipakai pada saat Pendaftaran ulang Mahasiswa Lama (PML), pelaksanaan sesuai dengan ketentuan ITB, Kalender Pendidikan dan Paket Kerja. Data kelas matakuliah harus tuntas sebelum Perwalian, agar ketika mahasiswa memilih matakuliah (mengisi RS) sudah mendapat informasi akurat mengenai matakuliah yang dapat diambil dan jadwalnya (untuk menghindari kelas yang bentrok) III.

REFERENSI 1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB (Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01.1/PP/2005) 2. Buku Peraturan Akademik 3. Kalender Pendidikan yang berlaku 4. Paket Kerja

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Pembukaan dan Penawaran Kelas suatu kegiatan yang dilakukan sebelum pelaksanaan Pendaftaran ulang Mahasiswa Lama. 2. PML adalah Pendaftaran ulang Mahasiswa Lama yaitu kegiatan yang harus dilaksanakan oleh mahasiswa setiap awal semester. 3. PRS adalah Perubahan Rencana Studi yaitu kegiatan yang dilaksanakan oleh mahasiswa untuk membatalkan, menambahkan atau mengganti mata kuliah, prasyarat mahasiswa sudah mendaftar pada saat PML (sudah mendapat KSM yang sah) 3




B. BATASAN Pelaksanaan kegiatan pembukaan dan penawaran kelas berdasarkan Kalender Pendidikan dan Paket Kerja. 1. Berita Acara pembukaan dan penawaran kelas dicetak program studi setelah situs untuk transaksi ditutup 2. Berita Acara harus sudah disampaikan ke Direktorat Pendidikan sebelum pelaksanaan perwalian dan pendaftaran ulang mahasiswa lama. V.

PROSEDUR V.1. Umum Mahasiswa ITB setiap awal semester harus melaksanakan proses registrasi, untuk mendaftarkan kelas mata kuliah yang akan diambil pada semester yang akan datang. Agar proses registrasi dapat berjalan dengan lancar, maka terlebih dahulu setiap program studi harus menyatakan kelas mata kuliah apa saja yang akan ditawarkan pada semester yang akan berjalan. V.2. Persiapan V.2.1. Informasi Prasyarat : Paket Kerja sudah siap No Aktivitas Hasil 1 - DitDik membuat Paket Kerja paket kerja dapat di akses - Menayangkan paket di situs kerja di situs - Menginformasi melalui email ke Fak/Sek untuk selanjutnya disampaikan ke Prodi di lingkungan Fak/Sek masingmasing

Pihak DitDik

Waktu Dua hari sebelum situs Kelas dan DPK dibuka

Fak./Sek , Prodi

4




V.2.2. Penyiapan Data Prasyarat : Data mata kuliah terdaftar di basis data No Aktivitas Hasil Pihak 1 Pembukaan situs Situs siap DitDik Perwalian Prodi dipakai - DitDik membuka situs perwalian untuk Prodi - Prodi/Fakultas melakukan assignment wali mahasiswa. - Pemeriksaan Informasi wali Prodi, assignment wali yang mahasiswa di Fak./Sek terdapat di situs dan basis data perbaikan wali yang benar berubah. 2 DitDik membuka situs Situs Siap DitDik Kelas dan DPK dipakai

3

4

Pendampingan pemakaian situs di loket DitDik Prodi dapat bekerja di DitDik, jika mengalami permasalahan dalam pengisian data Pengisian Data Kelas yang akan ditawarkan - Prodi, Fak./Sek. melakukan pernawaran,

DitDik, Prodi, Fak/Sek

Daftar kelas yang akan ditawarkan tersimpan di basis data

Prodi, LTPB

Waktu Lima hari sebelum Pelaksanaan Perwalian dan PML sesuai kalender pendidikan

Satu minggu sebelum batas akhir konfirmasi penawaran kelas ditutup (dua minggu sebelum Perwalian dan PML), sesuai kalendek pendidikan Satu hari (kesepakatan unit terkait)

Satu minggu sebelum batas akhir konfirmasi ditutup (dua minggu 5



5

pembukaan kelas, dan penambahan kelas mata kuliah (kelas paralel) - Prodi melengkapi kelas mata kuliah dengan: prodi peserta, tingkat peserta, penentuan dosen pengajar, perkiraan peserta (jika tidak diisi default peserta 5), dan jadwal kuliah serta ujian. - Prodi menutup kelas mata kuliah yang tidak jadi diselenggarakan - LTPB melakukan pernawaran, pembukaan kelas, dan penambahan kelas mata kuliah (kelas paralel), kelas mata kuliah yang dikelola TPB Penutupan Situs Kelas dan DPK - DitDik mengingatkan batas waktu transaksi akan segera berakhir dan Prodi harus mencetak Berita Acara


sebelum Perwalian dan PML, sesuai kalender pendidikan

Fasilitas penawaran kelas tidak dapat diakses lagi

Prodi

Satu minggu sebelum perwalian dan PML, sesuai kalender pendidikan

- Prodi mencetak Berita Acara Kelas Mata kuliah yang ditawarkan

Berita Acara Pembukaan Kelas

Prodi

- Prodi menyerahkan Berita Acara yang

Berita Acara Pembukaan

Lima hari sebelum perwalian dan PML, sesuai kalender pendidikan 6



6

7

8

9

sudah ditandatangani ke Fakultas, dan Fakultas meneruskan ke DitDik Perbaikan data berdasarka Berita Acara DitDik menerima, memeriksa Berita Acara dan memperbaiki data koreksi yang masih tercantum pada Berita Acara. Rapat Akhir dengan WDA (jika perlu) DirDik akan berkoordinasi dengan para WDA jika ada persoalan yang harus diselesaikan terkait pembukaan kelas lintas fakultas. Penutupan update data kelas Data kelas tidak boleh diubah lagi, siap untuk dipakai pendaftaran Sinkronisasi data kelas mata kuliah Ditdik menjalankan proses sinkronisasi data kelas mata kuliah dari akademik ke online


Kelas terkumpul di Ditdik Kelas mata kuliah final sesuai Berita Acara

DitDik

Sampai dengan satu hari sebelum perwalian dan PML

Kelas mata kuliah final sesuai Berita Acara

DirDik

Sampai dengan satu hari sebelum perwalian dan PML

Kelas mata kuliah final

DitDik

Data kelas mata kuliah sudah bisa diakses di online

DitDik

Sampai dengan satu hari sebelum perwalian dan PML Sampai dengan satu hari sebelum perwalian dan PML

Penggantian Rencana Studi Setelah tiga minggu berjalan masa perkuliahan, mahasiswa dapat melaksana PRS sesuai dengan jadwal yang tertera pada Kalender Pendidikan dan pengumuman yang dikeluarkan oleh Direktur Pendidikan. Mahasiswa dapat membatalkan, mengganti, dan menambah mata kuliah. Pembukaan dan 7




penawaran kelas mata kuliah untuk PRS, proses dilakukan oleh Direktorat Pendidikan. V.2.3. Penyiapan Data PRS Prasyarat : Data mata kuliah terdaftar di basis data No Aktivitas Hasil Pihak 1 Penawaran dan Surat Prodi, permohanan Fak/Sek Pembukaan Kelas pembukaan, Mata kuliah: - Fak/Sek penambahan menyampaikan ke kelas mata DitDik melalui surat kuliah berdasarkan permohonan dari Prodi (form kerja koreksi pembukaan kelas, didownload dari Si-X) untuk pembukaan, panambahan kelas mata kuliah yang akan ditawarkan pada saat PRS. - DitDik memproses Daftar kelas DitDik permohonan yang akan pembukaan, ditawarkan penambahan kelas tersimpan di mata kuliah basis data - Prodi melalui Prodi, Fak/Sek dengan surat Surat Fak./Sek ke DitDik penutupan kelas . menyampaikan mata kuliah permohonan penutupan kelas mata kuliah yang batal diselenggarakan. - DitDik mengecek Kelas mata DitDik, kelas mata kuliah kuliah ada Prodi, yang akan ditutup, jika peserta, tidak Fak./Sek sudah ada pesertanya bisa ditutup .

Waktu Sebelum Pelaksanaan Kegiatan PRS

8



2

informasikan ke Fak/Sek./Prodi agar peserta kelas melakukan pembatalan pada saat jadwal PRS. - DitDik membatalkan kelas mata kuliah yang tidak ada pesertanya, berdasarkan permohonan dari Fak./Sek/Prodi - DitDik melakukan sinkronisasi data, setiap ada pembukaan, penambahan, penghapusan kelas mata kuliah Kompilasi Data dan Persiapan Laporan - DitDik membuat laporan kegiatan dengan memanfaatkan data yang sudah ada - DirDik menyerahkan Laporan ke WRAM


Sampai dengan sehari sebelum pelaksanaan PRS Data Kelas Mata kuliah ter_update

DitDik Setiap ada perubahan

DitDik Data kelas mata kuliah siap dipakai

Laporan siap dicetak

DitDik

Laporan diserahkan ke WRAM

DirDik

lima hari setelah pelaksananaan PML

satu hari setelah pencetakan laporan

9



VI.


INDIKATOR KEBERHASILAN Memudahkan bagi mahasiswa untuk mendaftarkan pada kelas mata kuliah yang ditawarkan oleh Prodi/Fakultas/Sekolah penyelenggara perkuliahan, dan dari hasil registrasi akan menghasilkan data yang akurat.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Penawaran dan Pembukaan Kelas Lampiran 2 - Paket Kerja Penawaran Kelas Mata Kuliah

10

11

Paket Kerja : Penawaran Kelas Mata Kuliah Semester I 2014/2015 Tahun Akademik 2014/2015 Latar Belakang Setiap awal semester mahasiswa ITB harus melaksanakan proses registrasi untuk mendaftarkan kelas mata kuliah yang akan diambilnya pada semester yang akan datang. Agar proses registrasi dapat berjalan dengan lancar, maka terlebih dahulu setiap program studi harus menyatakan kelas mata kuliah apa saja yang akan ditawarkan pada semester yang akan datang. Tujuan Untuk menghasilkan data kelas yang dapat dipakai pada saat pendaftaran semester I 2014/2015. Paket kerja ini harus tuntas sebelum Perwalian, supaya ketika mahasiswa memilih matakuliah (mengisi RS), mereka sudah mendapat informasi akurat mengenai matakuliah yang dapat diambil dan jadwalnya (untuk menghindari pengambilan kelas yang bentrok). Untuk Prodi yang mengadakan kelas paralel, perencanaan alokasi peserta harus direncanakan saat pembukaan kelas ini. Untuk menghindari penumpukan mahasiswa di kelas no 01, diperlukan persiapan Prodi yang lebih terencana, yaitu pengumuman mengenai pembukaan kelas dan aturan pesertanya (NIM ganjil/genap, angkatan, urut kedatangan, manual), serta pemasukan aturan tersebut ke dalam situs. Situs terkait: - Situs Kelas dan DPK (Semester I 2014/2015) - Situs Perwalian (Semester I 2014/2015) Deskripsi pekerjaan I. Direktur Pendidikan mengumumkan bahwa situs pembukaan kelas semester I 2014/2015 dibuka. II. Pembenahan data referensi utama (Dosen dan Matakuliah) Penambahan/perubahan NIP dosen dan Matakuliah tidak dapat dilakukan di tingkat Prodi. - Menambah/mengubah/menghapus dosen: dilakukan dengan mendaftarkan melalui Biro Kepegawaian. Data dosen di situs akademik akan mengacu ke data dosen di Biro Kepegawaian. - Menambah matakuliah (hanya matakuliah Pilihan). Tidak ada matakuliah yang boleh dihapus/diganti. Suatu nomor matakuliah yang sudah dipakai harus dipakai untuk selamanya (di dalam tahun kurikulum tertentu). - Karena sudah terdefinisi dalam kurikulum, maka penambahan Matakuliah hanya akan diadakan jika didukung bukti kuat dan persetujuan Dekan/WDA dan WRAM. Harus dilakukan sebelum pembukaan kelas. III. Program Studi melakukan pekerjaan dengan bantuan situs akademik: - Melakukan updating data wali (jika ada yang berubah) dengan menggunakan Situs Perwalian (Semester I 2014/2015). - Menentukan/memastikan Matakuliah yang diadakan semester I 2014/2015 dengan menggunakan Situs Kelas dan DPK (Semester I 2014/2015). - Menentukan kelas yang akan dibuka untuk Matakuliah yang diadakan, dan melengkapi data: Dosen, perkiraan peserta (jumlah, prodi, angkatan), jadwal (tentatif, terutama untuk jadwal yang dilaksanakan di ruang kuliah yang dikelola fakultasnya). - Setelah Situs ditutup untuk entri, mencetak Berita Acara pembukaan kelas sebagai persiapan pendaftaran IV. Penyerahan berita acara Pembukaan kelas via Fakultas, ke Direktorat Pendidikan V. Setelah situs ditutup untuk Prodi, Sie. Roster akan melakukan pemeriksaan hasil entri jadwal dan ruang oleh prodi serta melanjutkan proses penjadwalan untuk kelas-kelas yang belum memiliki jadwal: - Prioritas entry : jadwal dan ruang untuk perkuliahan TPB - Untuk MK bukan TPB: DirDik akan menentukan batasan bersama WDA, data apa yang masih boleh diubah untuk roster. Catatan : ruangan yang merupakan ruang kuliah umum, penggunaannya akan ditentukan roster. Kalender Akademik Terkait 21 Juli 2014: Batas Waktu Konfirmasi Kelas/Mata Kuliah Semester I-2014/2015 oleh Program Studi 13 Agustus 2014 - 21 Agustus 2014: Perwalian dan Pendaftaran Ulang Semester I-2014/2015 Bagi Seluruh Mahasiswa Lama 20 Agustus 2014: Batas Waktu Pembayaran Biaya Pendidikan Semester I-2014/2015 bagi Mahasiswa Lama Halaman 1 dari 3. Tgl. Print: 3 Nov 2014, +07:00000000k000000l: 13:53:21, Oleh: resti

Paket Kerja : Penawaran Kelas Mata Kuliah Semester I 2014/2015 Tahun Akademik 2014/2015 Jadual Rinci Tahap Deliverable Pihak Tanggal 14-07-2014 Pembukaan Situs Kelas DitDik membuka Situs siap dipakai DitDik 10-07-2014 situs kelas dan DPK untuk semester I 2013/2014 agar dapat diakses oleh Program Studi dan Fakultas untuk melakukan pembukaan dan penawaran kelas mata kuliah Daftar kelas yang akan Pengisian data kelas yang akan ditawarkan Prodi melakukan pembukaan ditawarkan tersimpan di kelas mata kuliah, penutupan kelas mata basis data kuliah, assignment dosen kelas, dan jadwal kuliah serta ujian menggunakan situs Pembukaan Situs Perwalian DitDik Situs siap dipakai DitDik 15-07-2014 membuka situs perwalian untuk semester I 2014/2015 agar dapat diakses oleh Program Studi dan Fakultas untuk melakukan assignment wali mahasiswa Informasi wali mahasiswa di Konfirmasi assignment wali Pemeriksaan basis data benar assignment wali yang terdapat di situs dan perbaikan assignment wali yang berubah Pendampingan pemakaian situs di CCAR Petugas Prodi dapat bekerja di CCAR dengan pendampingan oleh Petugas DitDik, jika mengalami permasalahan dalam pengisian situs. Penutupan situs penawaran kelas Situs ditutup untuk transaksi penawaran kelas Pencetakan Berita Acara Prodi mencetak Fasilitas penawaran kelas Berita Acara Kelas Mata Kuliah yang tidak dapat diakses lagi ditawarkan pada Semester I 2014/2015 Pengumpulan Berita Acara Prodi Berita Acara Pembukaan menyerahkan Berita Acara yang sudah Kelas ditandatangani ke Fakultas, dan Fakultas meneruskan ke Direktorat Pendidikan. Perbaikan data berdasarkan Berita Acara Berita Acara Pembukaan Petugas DitDik menindaklanjuti koreksikoreksi Kelas terkumpul ke DitDik data yang masih dicantumkan pada Berita Acara Rapat Akhir dengan WDA (jika perlu) DirDik Kelas mata kuliah final akan berkoordinasi dengan para WDA jika sesuai Berita Acara masih ada persoalan yang harus diselesaikan Kelas mata kuliah final terkait pembukaan kelas lintas fakultas sesuai Berita Acara P e n u t u p a n u p

Prodi 10-07-2014

Prodi 15-07-2014 30-07-2014 DitDik 23-07-2014 24-07-2014

DitDik 21-07-2014 23:59

Prodi 22-07-2014

Prodi 23-07-2014 08:00

DitDik 24-07-2014 25-07-2014 DirDik 04-08-2014 09:00

date data kelas Data kelas sudah tidak bole dipakai pendaftaran ulang

K e l a s m a t a k u l i a h f i n a l D i t D i k 0 4 0 8 2 0 1 4 1 4 : 0 0 Halaman 2 dari 3. Tgl. Print: 3 Nov 2014, +07:00000000k000000l: 13:53:21, Oleh: resti

Paket Kerja : Penawaran Kelas Mata Kuliah Semester I 2014/2015 Tahun Akademik 2014/2015

Jadwal kelas mata kuliah finalTahap Deliverable Pihak Tanggal Entri jadwal dan ruang oleh Sie. Roster Sie Roster melengkapi jadwal yang belum diisiDitDik 22-07-2014 Data Roster siap dicetak DitDik Fasilitas pencetakan jadwal DitDik 25-07-2014 mengumumkan bahwa jadwal siap dicetak dapat digunakan dari situs oran kegiatan dengan memanfaatkan data K o m p i l a s i D a t a d a n P e r s i a p a n P e l a p o r a n P e m b u a t a n l a p

L a p o r a n s i a p d i c e t a k D i t D i k 0 4 0 8 2 0 1 4 2 0-08-2014 Pelaporan DirDik ke WRAM DirDik menyerahkan laporan kegiatan kepada WRAMLaporan diserahkan ke WRAM DirDik 25-08-2014 Halaman 3 dari 3. Tgl. Print: 3 Nov 2014, +07:00000000k000000l: 13:53:21, Oleh: resti

Paket Kerja : Penawaran Kelas Mata Kuliah Semester I 2014/2015 Tahun Akademik 2014/2015

Latar Belakang Setiap awal semester mahasiswa ITB harus melaksanakan proses registrasi untuk mendaftarkan kelas mata kuliah yang akan diambilnya pada semester yang akan datang. Agar proses registrasi dapat berjalan dengan lancar, maka terlebih dahulu setiap program studi harus menyatakan kelas mata kuliah apa saja yang akan ditawarkan pada semester yang akan datang. Tujuan Untuk menghasilkan data kelas yang dapat dipakai pada saat pendaftaran semester I 2014/2015. Paket kerja ini harus tuntas sebelum Perwalian, supaya ketika mahasiswa memilih matakuliah (mengisi RS), mereka sudah mendapat informasi akurat mengenai matakuliah yang dapat diambil dan jadwalnya (untuk menghindari pengambilan kelas yang bentrok). Untuk Prodi yang mengadakan kelas paralel, perencanaan alokasi peserta harus direncanakan saat pembukaan kelas ini. Untuk menghindari penumpukan mahasiswa di kelas no 01, diperlukan persiapan Prodi yang lebih terencana, yaitu pengumuman mengenai pembukaan kelas dan aturan pesertanya (NIM ganjil/genap, angkatan, urut kedatangan, manual), serta pemasukan aturan tersebut ke dalam situs. Situs terkait: - Situs Kelas dan DPK (Semester I 2014/2015) - Situs Perwalian (Semester I 2014/2015) Deskripsi pekerjaan I. Direktur Pendidikan mengumumkan bahwa situs pembukaan kelas semester I 2014/2015 dibuka. II. Pembenahan data referensi utama (Dosen dan Matakuliah) Penambahan/perubahan NIP dosen dan Matakuliah tidak dapat dilakukan di tingkat Prodi. - Menambah/mengubah/menghapus dosen: dilakukan dengan mendaftarkan melalui Biro Kepegawaian. Data dosen di situs akademik akan mengacu ke data dosen di Biro Kepegawaian. - Menambah matakuliah (hanya matakuliah Pilihan). Tidak ada matakuliah yang boleh dihapus/diganti. Suatu nomor matakuliah yang sudah dipakai harus dipakai untuk selamanya (di dalam tahun kurikulum tertentu). - Karena sudah terdefinisi dalam kurikulum, maka penambahan Matakuliah hanya akan diadakan jika didukung bukti kuat dan persetujuan Dekan/WDA dan WRAM. Harus dilakukan sebelum pembukaan kelas. III. Program Studi melakukan pekerjaan dengan bantuan situs akademik: - Melakukan updating data wali (jika ada yang berubah) dengan menggunakan Situs Perwalian (Semester I 2014/2015). - Menentukan/memastikan Matakuliah yang diadakan semester I 2014/2015 dengan menggunakan Situs Kelas dan DPK (Semester I 2014/2015). - Menentukan kelas yang akan dibuka untuk Matakuliah yang diadakan, dan melengkapi data: Dosen, perkiraan peserta (jumlah, prodi, angkatan), jadwal (tentatif, terutama untuk jadwal yang dilaksanakan di ruang kuliah yang dikelola fakultasnya). - Setelah Situs ditutup untuk entri, mencetak Berita Acara pembukaan kelas sebagai persiapan pendaftaran IV. Penyerahan berita acara Pembukaan kelas via Fakultas, ke Direktorat Pendidikan V. Setelah situs ditutup untuk Prodi, Sie. Roster akan melakukan pemeriksaan hasil entri jadwal dan ruang oleh prodi serta melanjutkan proses penjadwalan untuk kelas-kelas yang belum memiliki jadwal: - Prioritas entry : jadwal dan ruang untuk perkuliahan TPB - Untuk MK bukan TPB: DirDik akan menentukan batasan bersama WDA, data apa yang masih boleh diubah untuk roster. Catatan : ruangan yang merupakan ruang kuliah umum, penggunaannya akan ditentukan roster. Kalender Akademik Terkait 21 Juli 2014: Batas Waktu Konfirmasi Kelas/Mata Kuliah Semester I-2014/2015 oleh Program Studi 13 Agustus 2014 - 21 Agustus 2014: Perwalian dan Pendaftaran Ulang Semester I-2014/2015 Bagi Seluruh Mahasiswa Lama 20 Agustus 2014: Batas Waktu Pembayaran Biaya Pendidikan Semester I-2014/2015 bagi Mahasiswa Lama

Halaman 1 dari 3. Tgl. Print: 3 Nov 2014, +07:00000000k000000l: 13:53:21, Oleh: resti

Paket Kerja : Penawaran Kelas Mata Kuliah Semester I 2014/2015 Tahun Akademik 2014/2015 Jadual Rinci Tahap

Pembukaan Situs Kelas DitDik membuka situs kelas dan DPK untuk semester I 2013/2014 agar dapat diakses oleh Program Studi dan Fakultas untuk melakukan pembukaan dan penawaran kelas mata kuliah Pengisian data kelas yang akan ditawarkan Prodi melakukan pembukaan kelas mata kuliah, penutupan kelas mata kuliah, assignment dosen kelas, dan jadwal kuliah serta ujian menggunakan situs Pembukaan Situs Perwalian DitDik membuka situs perwalian untuk semester I 2014/2015 agar dapat diakses oleh Program Studi dan Fakultas untuk melakukan assignment wali mahasiswa Konfirmasi assignment wali Pemeriksaan assignment wali yang terdapat di situs dan perbaikan assignment wali yang berubah Pendampingan pemakaian situs di CCAR Petugas Prodi dapat bekerja di CCAR dengan pendampingan oleh Petugas DitDik, jika mengalami permasalahan dalam pengisian situs. Penutupan situs penawaran kelas Situs ditutup untuk transaksi penawaran kelas Pencetakan Berita Acara Prodi mencetak Berita Acara Kelas Mata Kuliah yang ditawarkan pada Semester I 2014/2015 Pengumpulan Berita Acara Prodi menyerahkan Berita Acara yang sudah ditandatangani ke Fakultas, dan Fakultas meneruskan ke Direktorat Pendidikan. Perbaikan data berdasarkan Berita Acara Petugas DitDik menindaklanjuti koreksikoreksi data yang masih dicantumkan pada Berita Acara Rapat Akhir dengan WDA (jika perlu) DirDik akan berkoordinasi dengan para WDA jika masih ada persoalan yang harus diselesaikan terkait pembukaan kelas lintas fakultas Penutupan update data kelas Data kelas sudah tidak boleh diubah lagi, siap untuk dipakai pendaftaran ulang

Deliverable

Pihak

Tanggal 14-07-2014

DitDik

10-07-2014

Prodi

10-07-2014

DitDik

15-07-2014

Prodi

15-07-2014 30-07-2014

DitDik

23-07-2014 24-07-2014

Fasilitas penawaran kelas tidak dapat diakses lagi

DitDik

21-07-2014 23:59

Berita Acara Pembukaan Kelas

Prodi

22-07-2014

Berita Acara Pembukaan Kelas terkumpul ke DitDik

Prodi

23-07-2014 08:00


DitDik

24-07-2014 25-07-2014


DirDik

04-08-2014 09:00

Kelas mata kuliah final

DitDik

04-08-2014 14:00

Situs siap dipakai

Daftar kelas yang akan ditawarkan tersimpan di basis data

Situs siap dipakai

Informasi wali mahasiswa di basis data benar


Paket Kerja : Penawaran Kelas Mata Kuliah Semester I 2014/2015 Tahun Akademik 2014/2015 Tahap Entri jadwal dan ruang oleh Sie. Roster Sie Roster melengkapi jadwal yang belum diisi Data Roster siap dicetak DitDik mengumumkan bahwa jadwal siap dicetak dari situs Kompilasi Data dan Persiapan Pelaporan Pembuatan laporan kegiatan dengan memanfaatkan data yang sudah terkompilasi Pelaporan DirDik ke WRAM DirDik menyerahkan laporan kegiatan kepada WRAM

Deliverable Jadwal kelas mata kuliah final

Pihak DitDik

Tanggal 22-07-2014

Fasilitas pencetakan jadwal dapat digunakan

DitDik

25-07-2014


DitDik

Laporan diserahkan ke WRAM

DirDik

04-08-2014 20-08-2014 25-08-2014



Pemrosesan Nilai No. 010/I1.B01.5/SOP/2014



JUDUL : Pemrosesan Nilai


RIWAYAT REVISI

N/A

1




DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.


3

V.

Prosedur

4

VI.


14

VII.

Lampiran

14

2



I.


II.


Direktorat Pendidikan Fakultas/Sekolah Program Studi LTPB

TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk melaksanakan pemrosesan nilai sesuai dengan ketentuan ITB, Kalender Pendidikan, dan Paket Kerja, agar menghasilkan data nilai yang akurat. SOP ini meliputi konfirmasi Daftar Peserta Kelas (DPK) Final dan pemrosesan Daftar Nilai Akhir (DNA), proses Form Perubahan Nilai (FPN), serta Tutup Buku Nilai.

III.

REFERENSI 1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB (Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01.1/PP/2005) 2. Buku Peraturan Akademik 3. Kalender Pendidikan yang berlaku 4. Paket Kerja

IV.


A. PENGERTIAN 1. DPK Final adalah daftar peserta kelas yang digunakan sebagai acuan Daftar Hadir UAS 2. DNA adalah daftar nilai akhir dari dosen yang diserahkan ke Direktorat Pendidikan, melalui Fakultas/Sekolah. 3. FPN adalah form untuk perbaikan nilai karena kesalahan pemrosesan nilai atau merevisi nilai T yang tertera pada DNA 3




4. Tutup Buku Nilai, adalah proses tutup buku terhadap nilai yang masih T menjadi E, yang dilaksanakan sebelum Perubahan Rencana Studi (PRS) Semester berikutnya untuk matakuliah regular. Sedangkan untuk matakuliah sejenis Tugas Akhir (TA/KP/Tesis/Disertasi) dilaksanakan pada akhir semester berikutnya. 5. Paket Kerja berisi deskripsi pekerjaan, prosedur, jadwal, dan personil terlibat B. BATASAN Pelaksanaan seluruh kegiatan pemrosesan nilai berdasarkan Peraturan Akademik dan Kalender Pendidikan. 1. Nilai dimaksukkan dengan menggunakan fasilitas entri/unggah nilai di situs administrasi pendidikan. 2. Berita Acara dicetak oleh program studi. 3. Berita Acara DPK Final harus sudah diserahkan ke Direktorat Pendidikan paling telat satu minggu sebelum pembangkitan DNA. 4. Berita Acara DNA harus sudah diserahkan ke Direktorat Pendidikan, paling lambat 1 hari setelah batas waktu pengumuman nilai. 5. Berita Acara FPN sudah diserahkan ke Direktorat Pendidikan, paling lambat 1 hari setelah batas waktu pengumuman nilai. V. PROSEDUR Di akhir setiap semester, hasil kesiapan perkuliahan mahasiswa dalam bentuk DNA harus sudah dibangkitkan, yang pembuatannya berdasarkan pada DPK Final. DPK Final ini penting untuk dilakukan agar DNA yang nantinya akan dibangkitkan di akhir semester sudah bersih dari kesalahan (tidak ada peserta kelas perkuliahan yang sebenarnya tidak mengikuti dan/atau peserta kelas perkuliahan yang tidak muncul di daftar nilai akhir). Pengisian nilai pada DNA dilakukan oleh dosen dengan memanfaatkan file excel yang didownload melalui Link https://apps2.akademik.itb.ac.id/six Situs DNA. Jika masih terdapat kesalahan atau merevisi nilai T, dapat dilakukan melalui FPN, namun harus sesuai dengan ketentuan dan peraturan akademik. Pemrosesan DNA dan FPN berdasarkan Berita Acara dari program studi. Jika dalam waktu yang ditentukan masih terdapat nilai T, harus dilakukan proses Tutup Buku Nilai. 4




Tutup buku terhadap nilai yang masih menggantung (nilai T) dilakukan dalam dua waktu, sesuai dengan jenis mata kuliah (reguler atau sejenis TA). Proses tutup buku ini dilakukan berdasarkan berita acara perubahan nilai T menjadi E yang diserahkan oleh program studi melalui Fakultas/Sekolah.

V.1 Konfirmasi Daftar Peserta Kelas Prasyarat : Proses pendaftaran rencana studi telah selesai No Aktivitas Hasil Pihak Waktu 1 Ditdik membuat Paket File Paket Kerja DitDik Kerja Konfirmasi Konfirmasi dua minggu Kelas dan Kelas dan sebelum jadwal Pemrosesan DNA Pemrosesan konfirmasi DPK DNA 2 Ditdik menayangkan Paket kerja DitDik Satu minggu Paket Kerja tampil di situs sebelum Konfirmasi Kelas dan http://akademik. jadwal itb.ac.id/six Pemrosesan DNA konfirmasi DPK 3 Ditdik TU Fakultas/ DitDik menginformasikan ke Sekolah Tiga hari TU Fakultas/ Sekolah mengetahui sebelum melalui email, bahwa jadwal sesuai jadwal Jadwal Konfirmasi paket kerja konfirmasi Kelas dan DPK Pemrosesan DNA sudah tampil 4 Ditdik membuka situs Situs Kelas dan DitDik Kelas dan DPK DPK sudah Dua hari dapat diacces, sebelum dan akan jadwal ditutup sesuai konfirmasi jadwal di DPK kalender pendidikan 5 Proses konfirmasi DPK terkoreksi Prodi, Satu minggu DPK di Prodi : sesuai kondisi LTPB sebelum UTS - Mencetak daftar di kelas s.d batas akhir hadir UTS koreksi DPK 5



6


- Verifikasi DPK di kelas (pada saat UTS) - DPK ditandatangani mahasiswa dan dosen - Perbaikan DPK (sebelum BA DNA siap dibangkitkan) - Memindahkan peserta kelas (kelas parallel) - Menutup kelas batal (peserta nol) - Melengkapi/ mengisi atau mengganti dosen pengampu Berita Acara Prodi, Pencetakan Berita Acara Pembangkitan siap diserahkan LTPB ke DitDik DNA Prodi mencetak Berita Acara, yang terdiri atas: - Berita Acara Kelas per program studi - Daftar Kelas dengan Jumlah Peserta Kurang dari 5 - Daftar Kelas dengan Jumlah Peserta sama dengan 0 - Rekapitulasi Data Kelas Tidak Lengkap - Daftar Kelas yang dibatalkan dan Daftar pengalihan mahasiswa - Daftar mahasiswa meninggal dunia (jika ada)

sesuai kalender pendidikan

3 hari setelah Periode koreksi DPK untuk acuan DNA sesuai kalender pendidikan

6



7

8

9

- Daftar mahasiswa Undri (jika ada) - Daftar dosen yang dihapus/ditambah/ diubah (jika ada) Penyerahan Berita Acara ke Fakultas/Sekolah Program studi menyerahkan Berita Acara ke Fakultas/Sekolah Pengumpulan Berita Acara oleh Fakultas/Sekolah Ke Direktorat Pendidikan Proses Finalisasi data peserta kelas - pembatalan kelas untuk peserta 0 , dan mengalihkan pengambilan matakuliah


Berita Acara Pembangkitan DNA yang sudah ditantangani Ka/Sek Prodi

Prodi, Fakultas/ Sekolah 1 hari setelah penutupan situs DPK

Berita Acara yang sdh di tandatangani Ka/Sek Prodi dan WDA DPK final

Fakultas/ Dua minggu Sekolah, sebelum LTPB, pembangkitan DitDik DNA

- mengkoreksi data kelas yang belum dilakukan program studi - menyiapkan data blokir DNA, bagi mahasiswa yang mengajukan penghentian studi sementara, mahasiswa kasus, skorsing, atau meninggal dunia 10

Fak/Sek, melakukan DNA siap finalisasi data sebelum dibangkitkan pembangkitan DNA,

DitDik

Mulai dari penerimaan Berita Acara s.d. 3 hari sebelum upload DNA oleh Program Studi

Fakultas/ Sekolah, 3 hari sebelum Program upload DNA 7



11


jika masih ada perbaikan segera diselesaikan Pembangkitan DNA DNA siap didownload

Studi, LTPB, Ditdik DitDik

oleh Program Studi 1 minggu sebelum UAS sesuai kalender pendidikan

V.2. Pemrosesan DNA Prasyarat : DNA sudah dibangkitkan dan di-download oleh Program No Aktivitas Hasil Pihak Waktu 1 Pembukaan Situs File DNA siap di Ditdik Setelah Download DNA download pembangkitan Ditdik membuka DNA situs download2 Download DNA File DNA Prodi, 4 minggu - Prodi, Fak/Sek Fakultas/ sebelum batas dan LTPB Sekolah, akhir mengunduh file LTPB pengumuman DNA, hasil ujian, sesuai 3 Prodi, Fak/Sek, dan File DNA Prodi, LTPB menyerahkan Fakultas/ kalender File DNA ke dosen Sekolah, pendidikan. pengampu untuk LTPB diisi nilai 4 Upload/Entri DNA Nilai akhir Prodi, Prodi, Fak./Sek dan tersimpan di Fakultas/ 3 minggu LTPB melakukan basis data Si-X Sekolah, sebelum batas pemasukan LTPB akhir nilai,berdasarkan pengumuman nilai dari dosen ke hasil ujian, Si-X, dengan cara: sesuai periode - meng-upload ke kalender Si-X atau pendidikan. - mengentri langsung ke Si-X 8



5

6

7

8 9

10

Verifikasi Hasil Entri DNA Prodi, Fak/Sek, dan LTPB melihat hasil entri atau upload DNA di situs. Jika terdapat kesalahan pemasukan nilai, TU melakukan koreksi. Cetak Lembar Verifikasi Nilai DNA Prodi, Fak/Sek dan LTPB mencetak Lembar Verifikasi Nilai DNA dari situs. Semua koreksi yang dilakukan akan muncul dilembar verifikasi Prodi, Fak/Sek dan LTPB menyerahkan Lembar Verifikasi DNA ke dosen Penandatangan Lembar Verifikasi DNA oleh Dosen Dosen mengembalikan Lembar Verifikasi DNA yang sudah di tandatangan ke Prodi/Fak/Sek/LTPB Penyerahan Lembar Verifikasi Nilai DNA di Fak/Sek Fakultas/Sekolah menerima Lembar Verifikasi DNA dari prodi


Nilai akhir di basis data Si-X sudah terverifikasi.

Prodi, Fakultas/ Sekolah, LTPB

Lembar Verifikasi DNA.

Prodi, Fakultas/ Sekolah, LTPB

Lembar Verifikasi DNA Lembar Verifikasi DNA yang sudah ditandatangi dosen pengampu

Prodi, Fak/Sek, LTPB, Dosen Dosen

1 minggu sebelum batas akhir pengumuman hasil ujian s.d 1 hari setelah batas akhir, sesuai kalender pendidikan.

Dosen Prodi, Fak/Sek, LTPB Prodi, Fakultas/ Sekolah

9



11

12

13

14

Pengumpulan Lembar Verifikasi Nilai DNA Direktorat Pendidikan menerima dan memeriksa Lembar Verifikasi DNA, Apabila pada lembar verifikasi terdapat perubahan dengan tulisan tangan/dicoret, BA diserahkan ke Fak/Sek untuk dikoreksi dan dicetak ulang lembar verifikasi versi terakhir Pemrosesan Lembar Verifikasi DNA Melakukan scan barcode lembar verifikasi DNA Integrasi Nilai DNA ke Data Nilai Mahasiswa Petugas DD melakukan proses untuk memasukkan data nilai ke raport mahasiswa Pelaporan mingguan ke Rapim


Lembar Verifikasi DNA diterima di DitDik

Fakultas/ Sekolah, LTPB DitDik

1 minggu sebelum batas akhir pengumuman hasil ujian s.d 1 hari setelah batas akhir.

Status nilai akhir menjadi terverifikasi

Ditdik

Nilai akhir muncul di data nilai mahasiswa

DitDik

1 minggu sebelum batas akhir pengumuman hasil ujian s.d 2 hari setelah batas akhir

Rapim mendapatkan feedback performansi Fak/Sek

DitDik

3 hari setelah batas waktu pengumuman hasil ujian, sesuai kalender pendidikan 10




V.3. Pemrosesan FPN Prasyarat : Nilai DNA sudah diintegrasikan ke data nilai mahasiswa No Aktivitas Hasil Pihak Waktu 1 Pembukaan Situs Data siap dientri DitDik Sebelum Entri FPN jadwal Ditdik membuka pendaftaran situs entri FPN ulang Perubahan nilai 2 Entri Perbaikan Prodi - Utk mata tersimpan di kuliah regular Nilai Prodi memasukan basis data adalah 3 hari perubahan nilai sebelum PRS mata kuliah yang - utk mata diambil kuliah sejenis TA adalah 2 minggu sebelum penyerah BA calon wisuda wan dan batas akhir FPN Berita Acara Prodi 3 Pencetakan BA FPN FPN Prodi mencetak Berita Acara FPN 4 Penandatanganan Berita Acara Dosen, BA FPN FPN yang sudah TU Prodi Penandatangani ditandatangani 2 hari setelah berita acara oleh Ka batas akhir Prodi dan TU Prodi entri FPN 5 Penyerahan BA ke Berita Acara Prodi, sesuai Fak/Sek FPN yang sudah Fakultas/ kalender Prodi menyerahkan ditandatangani Sekolah pendidikan. Berita Acara FPN yang sudah di tandatangan ke Fak/Sek 6 Pengumpulan Berita Acara Berita Acara FPN yang sudah Fakultas/ ditandatangani Sekolah, 11



7

8

di Direktorat Pendidikan Pembacaan BA FPN Ditdik melakukan scan barcode BA FPN Pemrosesan FPN - mengintegrasikan data perubahan nilai ke data nilai mahasiswa


(versi terakhir) diterima DitDik. Perubahan data sudah diverifikasi

DitDik

Perubahan nilai muncul di daftar nilai mahasiswa

DitDik

DitDik

1 hari setelah BA diterima.

V.4. Pemrosesan Tutup Buku Nilai Pemrosesan Tutup Buku Nilai mata kuliah Reguler dan KP/TA/Tesis/Disertasi pada dasarnya sama, hanya saja waktunya yang berbeda, untuk mata kuliah reguler dilaksanakan sebelum PRS semester berjalan, sedangkan mata kuliah sejenis TA (KP/TA/Tesis/Disertasi) diakhir semester berjalan, sesuai dengan periode kalender pendidikan. Prasyarat : Data nilai mahasiswa sampai batas akhir, nilai masih T No Aktivitas Hasil Pihak Waktu 1 Pembukaan Situs Berita Acara Setelah Ditdik membuka situs Berita Acara Ditdik penutupan pencetakan Berita siap dicetak entri FPN Acara Perubahan Nilai T menjadi E 2 Pencetakan BA Perubahan Nilai T menjadi E dan Setelah situs Daftar DNA yang FPN ditutup s.d akan di-drop. BA Nilai T 1 hari setelah Prodi mencetak BA menjadi E, dan batas akhir Prodi nilai T menjadi E dan drop DNA entri FPN BA DNA kadaluarsa kadaluarsa sesuai yang akan di-drop kalender (karena nilai belum pendidikan dientri ke situs), setelah disahkan BA 12



3

4

5

tersebut disampaikan Fak/Sek. Penandatanganan BA Perubahan Nilai T menjadi E dan Daftar DNA yang akan didrop BA di tandatangai Kaprodi dan TU Prodi Penyerahan BA Tutup Buku ke Fak/Sek Prodi menyerahkan Berita Acara yang sudah di tandatangan ke Fak/Sek Pengumpulan BA Perubahan Nilai T menjadi E dan Daftar DNA yang akan di-drop. Fak/Sek menyerahkan Berita Acara ke DitDik

6

Rapat DD dengan WDA.

7

Tutup Buku Nilai DitDik memroses perubahan nilai T menjadi E dan melaku kan drop DNA kadaluarsa


BA Nilai T menjadi E, dan drop DNA kadaluarsa, sudah ditandatangani

Fakultas/ Sekolah, Prodi BA Nilai T menjadi E, dan drop DNA kadaluarsa, sudah ditandatangani

Fakultas/ Sekolah, Ditdik

Daftar kasus DD, untuk dibahas, WDA Daftar nilai T menjadi E, daftar DNA siap di drop Keputusan DitDik final tutup buku nilai. SPK perubahan nilai T menjadi E dan drop DNA. (kecuali untuk mata kuliah Pass/Fail)

4 hari setelah batas akhir entri FPN sesuai kalender pendidikan. 7 hari setelah batas akhir entri FPN sesuai kalender pendidikan

13



VI.


INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Semua mata kuliah yang diambil mahasiswa akan tampil di DNA 2. Setelah pemrosesan nilai, semua nilai mata kuliah Berita Acara sudah dikirim ke Direktorat Pendidikan akan tampil di raport/transkrip. 3. Setelah Tutup Buku, semua nilai T (kecuali sebagian mata kuliah S3) berubah menjadi E.

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Konfirmasi Kelas dan Pemrosesan DNA Lampiran 2 - Paket Kerja Konfirmasi Kelas dan Pemrosesan DNA

14

15

Paket Kerja : Konfirmasi Kelas dan Pemrosesan DNA Semester 2-2013/2014 Tahun Akademik 2013/2014

Latar Belakang: - Daftar Peserta Kelas (DPK) setelah proses PRS masih harus diverifikasi oleh Prodi. Misalnya untuk memeriksa peserta yang belum terdaftar di DPK, atau peserta terdaftar yang sebenarnya tidak mengambil mata kuliah, atau untuk memindahkan peserta dari suatu kelas ke kelas paralel yang lain (untuk mata kuliah yang sama). - Setelah DPK dikonfirmasi, maka DNA dapat mulai diproses di Prodi dan Fakultas. Tujuan: - Untuk mendapatkan DPK tahap final untuk konfirmasi pembangkitan DNA. Data DNA yang benar adalah salah satu faktor penting untuk menjamin kemunculan matakuliah dalam transkrip. - Konfirmasi pembangkitan DNA. - Proses DNA sesuai dengan prosedur. Deskripsi pekerjaan: - Perbaikan Daftar Peserta Kelas sebelum pembangkitan DNA, oleh Prodi. - Konfirmasi (berita acara) untuk pembangkitan DNA, oleh KaProdi. - Pembangkitan DNA oleh DitDik. - Pemasukan DNA ke situs akademik oleh Prodi, dan trackingnya. - Verifikasi nilai DNA hasil upload atau entri oleh Prodi. - Pengintegrasian nilai DNA ke data nilai mahasiswa oleh DitDik. - Pelaporan oleh DitDik. Yang perlu dipahami oleh mahasiswa dan wali tentang Perbaikan/Koreksi Data Pengambilan Kuliah (KSM) dan pembenahan DPK: - Adalah kewajiban mahasiswa untuk mengamati DPK dan melakukan koreksi KSM jika data pengambilan kuliahnya salah (dengan mencermati daftar pengambilan kuliahnya yang diprint dari situs dibandingkan dengan KSM yang sudah disahkan). KSM yang salah harus diidentifikasi, dicetak ulang, dan diganti. - Pada prinsipnya, dengan dijalankannya prosedur pada paket kerja ini, tidak akan ada kesalahan data mahasiswa pada DNA. Untuk pembangkitan DNA, jika ada mahasiswa yang kelasnya salah padahal DNA sudah dibangkitkan, maka Program Studi harus menyelesaikan secara internal. Kalender Akademik Terkait 10 Maret 2014 - 14 Maret 2014: 24 Maret 2014 - 10 April 2014: 2 Mei 2014: 5 Mei 2014 - 20 Mei 2014: 2 Juni 2014: 2 Juni 2014:

Masa Ujian Tengah Semester II-2013/2014 Periode Koreksi DPK untuk Acuan DNA Semester II-2013/2014 Hari Terakhir Masa Kuliah Semester II-2013/2014 Ujian Akhir Semester II-2013/2014 Hari Terakhir Pengumuman Hasil Ujian Semester II-2013/2014 Batas Akhir Pengisian Kuesioner Akhir Pilihan Jurusan Mahasiswa TPB 2013 9 Juni 2014: Penjurusan Mahasiswa TPB 2013

Jadual Rinci Tahap Pembukaan Situs DPK untuk memindahkan peserta kelas Situs kelas dibuka dan diumumkan. TU Program Studi sudah dapat melakukan koreksi data DPK. Pencetakan Daftar Hadir UTS Petugas Program Studi mencetak Daftar Hadir UTS dari Situs Kelas dan DPK. Verifikasi DPK di kelas (pada masa UTS) Petugas Program Studi membagikan DPK yang dicetak dari situs ke para dosen untuk ditandatangani mahasiswa dan dosen dan sekaligus dipakai sebagai daftar hadir UTS

Deliverable Situs bisa diakses TU Prodi

Daftar Hadir UTS sesuai dengan data yang ada di basis data Si-X DPK terkoreksi sesuai kondisi di kelas

Halaman 1 dari 4. Tgl. Print: 2 Oct 2014, +07:00000000k000000l: 10:39:25, Oleh: resti

Pihak DitDik

Tanggal 19-02-2014 17-03-2014

Prodi

19-02-2014 17-03-2014 17-03-2014 21-03-2014

Prodi

Paket Kerja : Konfirmasi Kelas dan Pemrosesan DNA Semester 2-2013/2014 Tahun Akademik 2013/2014 Tahap Perbaikan DPK (sebelum berita acara DNA siap dibangkitkan) Petugas Program Studi memperbaiki Daftar peserta kelas di situs DPK berdasarkan data yang diperoleh saat UTS. Perbaikan meliputi: - Finalisasi data pengajar kelas - Pemindahan peserta yang salah mengisi nomor kelas pada kelas paralel - Penutupan kelas dengan peserta 0 (kelas yang tidak jadi diselenggarakan) Penutupan situs DPK Fasilitas konfirmasi DPK ditutup untuk transaksi perubahan Pencetakan Berita Acara Pembangkitan DNA Petugas Program Studi mencetak dan menyerahkan Berita Acara DNA siap dibangkitkan, yang sudah ditandatangani Ka. Program Studi, ke Fakultas. Mahasiswa yang kelasnya dibatalkan sekaligus ditentukan apakah akan dipindahkan ke kelas lain atau hanya di-drop dari matakuliah kelas dibatalkan tsb. Daftar Berita Acara yang harus diserahkan ke Fakultas dan dicetak dari situs kelas: - Rekapitulasi Pembukaan Kelas Seluruh ITB - Rekapitulasi pembukaan Kelas Per Program Studi (Ada, Batal) - Daftar Kelas dengan Jumlah Peserta Kurang dari 5 - Daftar Kelas dengan Jumlah Peserta sama dengan 0 - Rekapitulasi Data Kelas Tidak Lengkap - Daftar Kelas yang dibatalkan dan Daftar pengalihan mahasiswa - Daftar mahasiswa meninggal dunia (jika ada) - Daftar mahasiswa Undri (jika ada) - Daftar dosen yang dihapus/ditambah/ diubah (jika ada) Pakailah form yang didownload Pengumpulan Berita Acara Pembangkitan DNA Petugas TU Fakultas menyerahkan Berita Acara DNA siap dibangkitkan yang sudah ditandatangani WDA ke Direktorat Pendidikan Pembatalan kelas, koreksi data kelas Direktorat Pendidikan akan membatalkan kelas yang diminta untuk dibatalkan serta mengalihkan mahasiswa ke kelas lain (jika diminta) serta mengkoreksi data kelas yang belum dilakukan Prodi

Deliverable Draft DPK final di situs akademik

Pihak Prodi

Tanggal 24-03-2014 10-04-2014

Aplikasi konfirmasi DPK tidak dapat digunakan lagi

DitDik

10-04-2014 23:59

Prodi

11-04-2014

Fakultas, DitDik

11-04-2014 14:00

DitDik

14-04-2014 15-04-2014

Berita Acara siap diserahkan ke DitDik

Berita Acara diterima DitDik

DPK final


Paket Kerja : Konfirmasi Kelas dan Pemrosesan DNA Semester 2-2013/2014 Tahun Akademik 2013/2014 Tahap Penyiapan Data Blokir Direktorat Pendidikan menyiapkan data blokir DNA: - Mahasiswa yang mengajukan penghentian studi sementara - Mahasiswa kasus, skorsing, atau meninggal dunia Finalisasi data sebelum pembangkitan TU Fak meneliti sekali lagi data DNA. Jika masih ada anomali, membereskannya. Pembangkitan DNA Direktorat Pendidikan membangkitkan DNA Pembukaan situs DNA Situs DNA dibuka untuk dapat digunakan oleh Prodi dan Fakultas untuk melakukan pemasukan DNA Fasilitas Download DNA dibuka Petugas Fakultas/Prodi dapat mulai mendownload DNA dari situs akademik Entry/upload DNA Prodi mengentri atau mengupload DNA berdasarkan nilai dari dosen Batas waktu pengumuman hasil ujian Semua DNA yang masuk sesudah batas waktu ini akan dianggap sebagai DNA terlambat Verifikasi Hasil Entri DNA Prodi melihat hasil entri atau upload DNA di situs. Jika terdapat kesalahan pemasukan nilai, TU melakukan koreksi. Cetak Lembar Verifikasi Nilai DNA Prodi mencetak Lembar Verifikasi Nilai DNA dari situs. Semua koreksi yang dilakukan akan muncul di Lembar Verifikasi Pengumpulan Lembar Verifikasi DNA Fakultas mengumpulkan Lembar Verifikasi DNA Pemrosesan Lembar Verifikasi DNA Petugas DD melakukan scan barcode yang tercetak di Lembar Verifikasi DNA Integrasi Nilai DNA ke Data Nilai Mahasiswa Petugas DD melakukan proses untuk memasukkan data hasil scan DNA ke data nilai (rapor) mahasiswa Pelaporan mingguan ke Rapim Sampai semua (atau hampir semua DNA kembali, dilaporkan saat Rapim) Kompilasi data menjadi laporan akhir Data situs diperiksa ulang, semua bahan pelaporan dikumpulkan menjadi draft laporan final yang akan diserahkan ke DD

Deliverable Data blokir final

Data DNA siap dibangkitkan

Pihak DitDik

Tanggal 14-04-2014 15-04-2014

Fakultas, DitDik

DNA siap didownload

DitDik

16-04-2014 17-04-2014 21-04-2014

Situs bisa diakses TU Prodi

DitDik

22-04-2014

DNA bisa mulai didownload

DitDik

22-04-2014

Prodi

05-05-2014 02-06-2014 02-06-2014

Nilai akhir tersimpan di basis data Si-X Semua nilai akhir sudah tersimpan di basis data Si-X

Prodi, DitDik

Nilai akhir di basis data Si-X sudah terverifikasi

Prodi

05-05-2014 02-06-2014

Lembar Verifikasi DNA

Prodi

05-05-2014 02-06-2014

Lembar Verifikasi DNA diterima di DitDik

Fakultas, DitDik

05-05-2014 02-06-2014 05-05-2014 03-06-2014 06-05-2014 03-06-2014

Status nilai akhir menjadi terverifikasi

DitDik

Nilai akhir muncul di data nilai mahasiswa

DitDik

Rapim mendapatkan feedback performansi fakultas/sekolahnya Data untuk laporan

DitDik

03-06-2014

DitDik

03-06-2014 06-06-2014


Paket Kerja : Konfirmasi Kelas dan Pemrosesan DNA Semester 2-2013/2014 Tahun Akademik 2013/2014 Tahap Pelaporan DD ke WRAM Direktur Pendidikan melaporkan pelaksanaan paket kerja ini ke WRAM

Deliverable Laporan kegiatan


Pihak DirDik

Tanggal 09-06-2014


Pengganti Ijazah Hilang No. 011/I1.B01.5/SOP/2014



JUDUL : Pengganti Ijazah hilang


RIWAYAT REVISI

N/A

1




DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.


3

V.

Prosedur

3

VI.


4

VII.

Lampiran

4

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Lulusan/Alumni 2. WRAM 3. Fakultas/Sekolah

II.

TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk menghindari adanya pemalsuan Ijazah

III.

REFERENSI 1. Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan tahun 2014

IV.


A. PENGERTIAN 1. Ijazah adalah dokumen resmi yang amat vital fungsinya untuk seseorang saat melanjutkan jenjang pendidikan atau mencari pekerjaan 2. WRAM adalah Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan B. BATASAN V.

PROSEDUR 1. Lulusan/Alumni mengajukan surat Permohonan kehilangan Ijazah/Ijazah Rusak kepada Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan dengan melampirkan:  Surat Keterangan kehilangan dari Kepolisian  Melampirkan Foto copy ijazah kalau ada 2. Surat disampaikan ke Staf WRAM. 3. Surat dimasukan ke Buku Agenda 3




4. 5.

Surat didisposisikan kepada Direktur Pendidikan teruskan ke Kasubdit Pendidikan. Selanjutnya didisposisikan kepada Kepala Seksi Penjadwalan kuliah/Ujian dan pelayanan umum 6. Mengecek ke Arsip Buku Alumni 7. Surat keterangan kehilangan Ijazah/Ijazah rusak dibalas sesuai dengan permohonan permintaan setelah dikoreksi oleh Kasubdit Pendididkan dan Direktur Pendidikan memaraf surat tersebut 8. Selanjutnya surat tersebut diberikan kembali ke staf WRAM. untuk di tandatangani oleh WRAM. 9. Setelah selesai di tandatangani WRAM. surat keterangan tersebut di copy 5 (lima) kali untuk diberikan kepada yang bersangkutan 10. Lulusan/Alumni dapat mengambil surat keterangan tersebut di Gegung Annex Lantai I, Loket 9 Jl. Tamansari No. 64 Bandung.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP. . . . . . . . Lampiran 2 - Formulir . . . . . . . Lampiran 3 - Formulir .. . . . . .

4


Pengganti KTM Hilang No. 012/I1.B01.5/SOP/2014



JUDUL : Pengganti KTM Hilang


RIWAYAT REVISI

N/A

1




DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.


3

V.

Prosedur

4

VI.


4

VII.

Lampiran

5

2



I.

UNIT KERJA TERKAIT 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

II.


Prodi Fakultas/Sekolah LTPB DITKEU Mahasiswa USDI Bank BNI

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk merealisasikan bahwa KTM sangat penting dan sebagai indentitas diri sebagai mahasiswa

III.

REFERENSI

1. Peraturan Akademik tahun 2014

IV.


1. PENGERTIAN 1.

KTM adalah Kartu Tanda Mahasiswa dan merupakan identitas Mahasiswa

2.

Prodi adalah Program Studi

3.

LTPB adalah Lembaga Tingkat Persiapan Bersama

4.

DITKEU adalah Direktorat Keuangan

5.

USDI adalah Unit Sumber Daya Informasi

6.

DITDIK adalah Direktorat Pendidikan

3




2. BATASAN 1. Kartu Tanda Mahasiswa wajib dimiliki setiap mahasiswa ITB

V.

PROSEDUR 1.

Mahasiswa Mengambil Form Persyaratan yang telah disediakan oleh DITDIK atau bisa download di https://six.akademik.itb.ac.id/ dengan memilih link layanan akademik (menu form transaksi mahasiswa) pilih Form_KTM_Hilang.

2.

Mahasiswa Menyerahkan Formulir dengan melampirkan persyaratan Sbb:  Surat Keterangan Kehilangan KTM dari Kepolisian  Surat keterangan dari Prodi, Fakultas/sekolah atau LTPB yang telah ditanda tangani  Form aplikasi dari BNI bagi mahasiswa angkatan 2009 dan 2010  Pas foto 2 x 3 (2 buah) 1 buah ukuran 2x3 berwarna  Foto copy kwitansi pembayaran SBPP-SBPT  Foto copy KSM semester berjalan  Tanda bukti pembayaran KTM hilang sebesar Rp. 40.000 (empat puluh ribu rupiah) untuk KTM yang dicetak oleh USDI

3.

Jika persyaratan telah lengkap diproses sesuai dengan permintaan

4.

Form aplikasi BNI ditandatangani oleh Kepala Sekretariat

5.

Bagi mahasiswa angkatan 2010 dan sebelumnya dibuatkan surat pengganti KTM hilang

6.

Mahasiswa 2011 dan seterusnya KTM dicetak oleh USDI

7.

Mahasiswa mengambil KTM di Gedung Annex Lantai I, Loket 17 Jl. Tamansari No. 64 Bandung. dua hari setelah persyaratan lengkap.

4



VI.


INDIKATOR KEBERHASILAN Permohonan pembuatan KTM hilang dapat dilakukan oleh mahasiswa dengan mudah dan mendapat pelayanan yang cepat.

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1 - Diagram Alir SOP. . . . . . . . Lampiran 2 - Formulir . . . . . . . Lampiran 3 - Formulir .. . . . . .

5

Prosedur 1. Mahasiswa Mengambil Form Persyaratan yang telah disediakan oleh DITDIK atau bisa download di https://six.akademik.itb.ac.id/ dengan memilih link layanan akademik (menu form transaksi mahasiswa) pilih Form_KTM_Hilang.

Mahasiswa

BNI

Prodi/Fak

USDI

1

2. Mahasiswa Menyerahkan Formulir dengan persyaratan Sbb: a. Surat Keterangan Kehilangan KTM dari Kepolisian b. Membawa surat keterangan dari Prodi, Fakultas/sekolah atau LTPB yang telah ditanda tangani c. Membawa Form Aplikasi dari BNI bagi mahasiswa angkatan 2009 dan 2010 d. Menyerahkan Pas Foto 2 x 3 (2 buah) 1 buah ukuran 2x3 berwarna e. Meyerahkan Foto Copy Kwitansi pembayaran SBPP-SBPT f. Menyerahkan foto copy KSM semester berjalan g. Membayar Sebesar Rp. 40.000 (empat puluh ribu rupiah) untuk KTM yang dicetak oleh USDI 3. Setelah persyaratan lengkap baru diproses sesuai dengan permintaan

2

Tidak

3 Ya

4. Proses pembuataan KTM hilang, Form Aplikasi BNI ditandatangani oleh Kepala Sekretariat dan dibuatkan surat pengganti KTM hilang bagi mahasiswa angkatan 2010 dan sebelumnya

4

5. Sedangkan untuk mahasiswa 2011 dan seterusnya dibuatkan oleh USDI dan diserahkan lagi ke DITDIK 6. Mahasiswa dapat mengambil KTM di Gegung Annex Lantai I, Loket 17 Jl. Tamansari No. 64 Bandung. dua hari setelah persyaratan lengkap.

DITDIK

5 6

6


Pendaftaran Ulang Mahasiswa No. 013/I1.B01.5/SOP/2014



JUDUL : Pendaftaran Ulang Mahasiswa


RIWAYAT REVISI

N/A

1




DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja Terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.


3

V.

Prosedur

3

VI.


4

VII.

Lampiran

5

2



I.

UNIT KERJA TERKAIT 1. 2. 3. 4. 5.

II.


Direktorat Pendidikan Fakultas/Sekolah Program Studi Direktorat Keuangan Sekolah Pasca Sarjana

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah

III.

REFERENSI 1. 2.

IV.

Paket kerja proses kelulusan dan wisuda Kalender pendidikan yang berlaku

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Pendaftaran ulang mahasiswa adalah suatu proses yang wajib dilakukan oleh mahasiswa sebelum mengikuti kegiatan akademik pada semester terkait. 2. KSM adalah Kartu Studi Mahasiswa B. BATASAN 1. Pendaftaran ulang wajib dilakukan oleh semua mahasiswa. 2. Pendaftaran ulah dilakukan dengan memenuhi persyaratan yang telah ditentukan dalam peraturan akademik.

3



V.


PROSEDUR 2.1. Persiapan 1. Direktorat Pendidikan melakukan pengecekan pada situs penawaran kelas. 2. Direktorat Pendidikan melakukan inisialisasi kasus, yang meliputi : - Kasus pembayaran - Kasus pendaftaran - Kasus akademik - Kasus non akademik 3. Direktorat Pendidikan membuat pengumuman mengenai persyaratan dan jadwal pendaftaran ulang mahasiswa. 4. Direktorat Keuangan membuat pengumuman tentang pembayaran biaya pendidikan. . 2.2. Pelaksanaan 1. Direktorat Pendidikan membuka situs pendaftaran dan perwalian pada situs ol.akademik.itb.ac.id link pendaftaran dan perwalian mahasiswa sesuai dengan jadwal yang tertera pada pengumuman. 2. Mahasiswa entry mata kuliah secara online dengan syarat tidak memiliki kasus pendaftaran. 3. Bagi mahasiswa yang memiliki kasus pendaftaran harus menyelesaikan kasus sesuai dengan yang tertera pada situs ol akademik pada unit terkait. 4. Mahasiswa melakukan perwalian dengan dosen wali. 5. Dosen wali melakukan arahan kepada anak walinya dan memberikan persetujuan secara online pada rencana studi yang diusulkan anak wali. 6. Mahasiswa melakukan pembayaran BPP untuk semester yang akan berjalan sebagai syarat pencetakan KSM. 7. Direktorat Pendidikan menutup situs pendaftaran dan perwalian sesuai dengan jadwal yang tertera pada pengumuman. 2.3. Penutupan Proses 1. Direktorat Pendidikan mencetak KSM secara masal dengan syarat perwalian sudah disetujui wali secara online dan mahasiswa telah menyelesaikan pembayaran semester yang akan berjalan. 2. Direktorat Pendidikan mengecek status pendaftaran mahasiswa yang masih bermasalah. 4




3. Direktorat Pendidikan melakukan investigasi dan penyelesaian status pendaftaran yang bermasalah. 4. Direktorat Pendidikan membuat daftar tanda terima KSM. 5. Direktorat Pendidikan menyusun KSM berdasarkan Program Studi. 6. Direktorat Pendidikan mendistribusikan KSM ke masing-masing prodi melalui Fakultas/Sekolah. 7. Mahasiswa mengambil KSM di masing-masing TU Program Studi.

3.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Semua mahasiswa dapat melakukan pendaftaran ulang dengan lancar.

VI.

LAMPIRAN Lampiran 1 – Contoh pengumuman Lampiran 2 – Kalender pendidikan Lampiran 3 – Kalender Pendidikan

5




6




ALUR PROSEDUR PELAKSANAAN PENDAFTARAN ULANG MAHASISWA

No 1.

2. 3. 4. 5. 6. 7.

PROSEDUR PELAKSANAAN PENDAFTARAN ULANG MAHASISWA Direktorat Pendidikan membuka situs pendaftaran dan perwalian pada situs ol.akademik.itb.ac.id link pendaftaran dan perwalian mahasiswa sesuai dengan jadwal yang tertera pada pengumuman. Mahasiswa entry mata kuliah secara online dengan syarat tidak memiliki kasus pendaftaran. Bagi mahasiswa yang memiliki kasus pendaftaran harus menyelesaikan kasus sesuai dengan yang tertera pada situs ol akademik pada unit terkait. Mahasiswa melakukan perwalian dengan dosen wali. Dosen wali melakukan arahan kepada anak walinya dan memberikan persetujuan secara online pada rencana studi yang diusulkan anak wali. Mahasiswa melakukan pembayaran BPP untuk semester yang akan berjalan sebagai syarat pencetakan KSM. Direktorat Pendidikan menutup situs pendaftaran Dan perwalian sesuai dengan jadwal yang tertera pada pengumuman.

DITDIK

MHS

WALI

UNIT PENYELESAIAN KASUS

1

2 3

kasus

3

Tidak kasus

4

Kasus selesai 5

6

7

7




ALUR PROSEDUR PENUTUPAN PROSES PENDAFTARAN ULANG MAHASISWA

No 1.

2.

3. 4.

PROSEDUR PENUTUPAN PROSES PENDAFTARAN ULANG MAHASISWA Direktorat Pendidikan mencetak KSM secara masal dengan syarat perwalian sudah disetujui wali secara online dan mahasiswa telah menyelesaikan pembayaran semester yang akan berjalan. Direktorat Pendidikan mengecek status pendaftaran mahasiswa yang masih bermasalah. Direktorat Pendidikan melakukan investigasi dan penyelesaian status pendaftaran yang bermasalah. Direktorat Pendidikan membuat daftar tanda terima KSM.

DITDIK

FAK./ SEKOLAH

MHS

PENYELESAIAN KASUS

1

2

3

3

4

5.

Direktorat Pendidikan menyusun KSM berdasarkan Program Studi.

5

6.

Direktorat Pendidikan mendistribusikan KSM ke masing-masing prodi melalui Fakultas/Sekolah.

6

7.

Mahasiswa mengambil KSM di masing-masing TU Program Studi.

6

7

8

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG DIREKTORAT PENDIDIKAN JALAN TAMANSARI NO. 64, /FAX (022) 2508519, 2530689 BANDUNG 40116

PENGUMUMAN Nomor : 536/I1.B01.5/PP/2013 PENDAFTARAN ULANG SEMESTER I-2013/2014 A. Proses Pendaftaran Ulang Semester I-2013/2014, terbagi menjadi 4 kegiatan: 1. Pengisian rencana studi oleh mahasiswa melalui situs pendaftaran online. Mahasiswa login ke situs pendaftaran online (https://ol.akademik.itb.ac.id) dan mengisikan rencana studi yang akan diambil pada Semester I-2013/2014. Bagi mahasiswa yang masih memiliki kasus (akademik atau nonakademik), proses pengisian rencana studi tidak dapat dilaksanakan sebelum kasus diselesaikan. Segera selesaikan kasus (sesuai dengan jenis kasusnya) dan serahkan bukti penyelesaian kasus ke Loket Pelayanan No.9, Direktorat Pendidikan, Gedung Annex Lantai I, Jalan Tamansari No. 64 Bandung. 2. Perwalian (tatap muka) dengan dosen wali dan proses persetujuan rencana studi oleh dosen wali melalui situs pendaftaran online. Jika rencana studi ditolak, mahasiswa memperbaiki rencana studi melalui situs pendaftaran online, untuk kemudian disetujui oleh Dosen Wali. Status persetujuan rencana studi ini dapat dilihat oleh mahasiswa pada situs pendaftaran online (https://ol.akademik.itb.ac.id). 3. Pencetakan KSM Semester I-2013/2014 dilakukan di Direktorat Pendidikan. Mahasiswa tidak perlu datang ke Direktorat Pendidikan, kecuali mahasiswa yang masih memiliki kasus akademik. Mahasiswa yang akan dicetakkan KSM adalah mahasiswa yang rencana studinya sudah disetujui Dosen Wali, sudah melunasi biaya pendidikan Semester I-2013/2014 atau telah tercatat sebagai mahasiswa yang melakukan penundaan pembayaran biaya pendidikan Semester I-2013/2014 di Direktorat Keuangan, dan tidak memiliki kasus, baik kasus akademik ataupun nonakademik. 4. Mahasiswa mengambil KSM Semester I-2013/2014 di TU Program Studi/Fakultas/Sekolah masing- masing.

B. Proses pendaftaran ulang selesai apabila mahasiswa sudah memperoleh KSM Semester I– 2013/2014 yang telah disahkan. C. Bagi mahasiswa yang sampai dengan tanggal 22 Agustus 2013, pukul 16.00 WIB, status pendaftarannya seperti tersebut di bawah ini: » Rencana studinya belum disetujui Dosen Wali, atau » Masih memiliki kasus, baik kasus akademik ataupun nonakademik, atau » Belum melunasi dan tidak tercatat sebagai mahasiswa yang melakukan penundaan pembayaran biaya pendidikan Semester I–2013/2014 di Direktorat Keuangan, maka: 1. KSM Semester I–2013/2014 tidak akan dapat dicetak. 2. Mahasiswa yang bersangkutan hanya diijinkan untuk mendaftar ulang 0 (nol) sks.


Lanjutan Pengumuman Nomor : 536/I1.B01.5/PP/2013

JADWAL KEGIATAN PENDAFTARAN ULANG SEMESTER I - 2013/2014 KEGIATAN Pengisian Rencana Studi dan Perwalian

TEMPAT - Program Studi - Comlabs USDI - ITB

WAKTU

SYARAT

14 Agustus 2013

- Lunas BPP Semester II 2012/2013 - Mendaftar pada Semester II - 2012/2013 - Tidak Memiliki kasus akademik atau nonakademik

22 Agustus 2013 pukul 16.00 Untuk Mahasiswa program sarjana angkatan tahun 2010 yang pembayaran biaya pendidikannya akan diautodebet, batas akhir perwalian adalah tanggal 20 Agustus 2013 (data akan dipakai sebagai dasar jumlah autodebet).

Pencetakan KSM Semester I 2013/2014

Direktorat Pendidikan (dilakukan secara batch, mahasiswa tidak perlu datang).

Pengambilan KSM Semester I 2013/2014

TU Program Studi/ Fakultas/ Sekolah.

23 – 24 Agustus 2013

- Tidak memiliki kasus akademik atau nonakademik - Lunas BPP Semester I 2013/2014 atau tercatat menangguhkan BPP di Direktorat Keuangan. - Rencana studi disetujui secara online oleh dosen wali.

26 Agustus 2013

Bandung, 28 Mei 2013 Direktur Pendidikan,

Dr. Ir. Mindriany Syafila, MS. NIP. 131646600

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG Jl. Tamansari No. 64 Telp/Fax (022) 2508515 aandlng 40116, e mait: wram@pusat,itb.ac,id

Nomor

:

359/11.B01/PP /2074

Hal : Revisi Kalender Pendidikan ITB 2014 - 2075

25

lrh 2074

Kepada,th: Para Dekan Fakultas/Sekolah

InstitutTeknologi Bandung Kami sampaikan dengan hormat revisi l(alender Pendidikan ITB untuk periode Semester Pendek 2013/2014 hingga Semester Pendek 2014/2015, yaitu : semula i Tanseal 13 Oktober - 17 Oktober 2014 24 Oltober - 25 Oktober 2014

KePiatan Masa lliian Tensah Semester 1 - 2014l2015 Hari Wisuda Pertama Tahun Akademik 2014 /2015

Meniadi Tanssal 20 Oktober - 24 Oktober 2014 17 oktober - 18 Oktober 2014

:

Kesiatan an Tensah Semester 1- 2Ol4/201,5 Masa U Hari Wisuda Pertama Tahun Akademik 2014 /2015

Demikian yang dapat kami sampaikan untuk dapat disebarluaskan kepada sivitas akademika di lingkungan masing-masing untuk difahami dan dilaksanakan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

,'';r..:

../'!

r Bidang Al(ademik siswaan,

Lq_

Su

Tembusan: 1. Yth. Rektor ITB (sebagai laporan) 2. Yth. Ketua Majelis WaliAmanat 3. Ylh. Ketua Senat Akademik 4 Yth- Para Wakil Rektor 5. Yth. Para Direktur 6. Yrh. Ketua SPI 7. Yth. Ketua SPM B. Yth. Para Ketua Program Studi 9. Yth. Para Kepala UPT 10. Yth. Kepala USDI

ryadi

Paket Kerja : Proses Kelulusan dan Wisuda Oktober 2014 Tahun Akademik 2014/2015

Latar Belakang ITB memproses kelulusan Sarjana, Magister dan Doktor sebelum hari wisuda, dan kelulusan tersebut dinyatakan dengan SK Rektor. Wisuda di ITB diadakan tiga kali setahun, yaitu pada semester II, semester pendek, dan semester I tahun akademik berikutnya. Kelulusan merupakan syarat untuk mengikuti wisuda. Mahasiswa yang tidak ingin mengikuti wisuda tetap harus diproses kelulusannya pada tiga kali masa pemrosesan kelulusan tersebut. Situs terkait: - Situs Wisuda (Semester I 2014/2015) - Situs Data Nilai, Transkrip dan Rapor - Situs Form Perubahan Nilai (Semester Semester II 2013/2014 dan Semester Pendek [3] 2013/2014). Tujuan paket kerja ini: - Untuk mendapatkan data kelulusan yang sudah tuntas, ditutup buku nilainya di sistem informasi akademik ITB, sehingga mahasiswa yang dinyatakan lulus boleh mengikuti upacara wisuda yang diselenggarakan di bawah koordinasi Wakil Rektor bidang Komunikasi, Kemitraan, dan Alumni (WRKMA). Data nilai siap dipakai untuk mencetak transkrip. Prinsip pembagian Tugas: 1. RAPIM ITB - Menentukan kelulusan final dan predikat Cum Laude 2. Direktorat Pendidikan - Menyiapkan situs terkait dan membuat pengumuman rinci - Menerima berkas calon lulusan pada hari batas waktu pemasukan nama calon wisudawan - Memeriksa keabsahan berkas dan verifikasi data di situs - Melakukan trasaksi data yang terpaksa harus dikoreksi ketika situs sudah ditutup untuk publik, berdasarkan SPK - Mencetak Lampiran SK Rektor - Menyiapkan data wisudawan untuk Buku Wisuda - Mencetak ijazah asli, dan mengurus penandatanganan ijazah - Membuat laporan akhir proses Wisuda - Membagi ijazah ke lulusan 3. Direktorat Keuangan - Memeriksa status keuangan (pembayaran) calon wisudawan 4. Sekolah Pasca Sarjana - Menentukan kelulusan dan predikat kelulusan mahasiswa pascasarjana - Melakukan kontrol kualitas 5. Fakultas - Menentukan kelulusan dan predikat kelulusan di tingkat Fakultas - Melakukan kontrol kualitas - Membuat rekapitulasi data situs yang merupakan anomali 6. Prodi - Menentukan kelulusan dan predikat kelulusan di tingkat Prodi - Melakukan kontrol kualitas - Entry data lulusan ke situs, update data DIM dan entry data wisudawan - Menyiapkan data nilai untuk tutup buku nilai (data setelah wisuda tidak boleh diubah lagi), supaya dapat dipakai untuk mencetak transkrip - Menyiapkan dan mengisi daftar pengumpulan softcopy laporan Tugas Akhir/Tesis/Disertasi - Mengkonfirmasi data yang dipakai mencetak ijazah (final) - Membuat daftar perubahan data induk yang tidak dapat dilakukan di Prodi, dan menyertakan bukti pendukung perubahan - Membuat daftar data di situs yang merupakan anomali 7. Wakil Rektor bidang Komunikasi, Kemitraan, dan Alumni (WRKMA) - Menerbitkan Buku Wisuda berdasarkan data wisudawan dari DitDik, dan data lain. - Melaksanakan pendaftaran wisudawan - Menyelenggarakan Upacara wisuda Kalender Akademik Terkait 2 Oktober 2014: Batas Waktu Pendaftaran Peserta Wisuda Pertama Tahun

Halaman 1 dari 6. Tgl. Print: 12 Nov 2014, +07:00000000k000000l: 12:08:24, Oleh: dadan

Akademik 2014/2015 17 Oktober 2014 - 18 Oktober 2014: Hari Wisuda Pertama Tahun Akademik 2014/2015 Jadual Rinci Tahap Pembukaan situs wisuda Situs diawali dengan data kosong, selanjutnya Prodi melakukan penambahan data calon wisudawan ke situs Penambahan/Pengurangan lulusan (calon wisudawan) dan edit data Cum Laude Melalui situs wisuda, Prodi melakukan: - Tambah/Hapus data NIM calon wisudawan - Penandaan mahasiswa Cum Laude - Pembenahan data induk, data transkrip, dan print transkrip per tahap untuk ditandatangani mahasiswa, wali dan Ka Prodi. Mahasiswa mulai dapat mengisi form data wisudawan. Entri perubahan nilai Prodi mengentri semua perubahan nilai terkait pengambilan kuliah oleh wisudawan pada semester sesuai kalender pendidikan Rapat kelulusan tingkat prodi Rapat kelulusan per mahasiswa dengan memanfaatkan daftar yang diprint dari situs Wisuda (waktu diatur prodi) Rapat kelulusan tingkat fakultas Rapat kelulusan per mahasiswa di tingkat fakultas, dengan daftar diprint dari situs, dengan menggunakan print out situs Si-X, termasuk penentuan yudisium wisudawan (waktu diatur fakultas/sekolah) Pencetakan Berita Acara perubahan nilai Berita Acara perubahan nilai dicetak dari situs dan disahkan oleh Prodi Penyerahan Berita Acara perubahan nilai Prodi menyerahkan berita acara perubahan nilai yang sudah disahkan ke DitDik melalui Fakultas Verifikasi FPN dan integrasi data FPN ke data nilai mahasiswa Penutupan situs wisuda Situs ditutup dari penambahan dan pengurangan wisudawan. Data hanya dapat diprint, tidak dapat diedit lagi. Semua NIM yang terdapat di situs akan dianggap sebagai calon wisudawan. Print out yang harus dilakukan hanya print out Daftar wisudawan per Fakultas. Print out Transkrip dan Data Induk harus sudah selesai sebelumnya. Penyerahan berkas-berkas wisuda ke DitDik Pemasukan hardcopy (2 rangkap, untuk transkrip dan data lulusan ditandatangani asli per lembar) dari fakultas ke DitDik: - Daftar lulusan per Fakultas dan status kelulusannya (diprint dari Si-X), ditandatangani WDA

Deliverable Situs wisuda dapat dimanfaatkan untuk penambahan/penghapusan calon wisudawan Data semua calon wisudawan sudah dimasukkan ke situs, data nilai sudah dibenahi, wisudawan cum laude sudah diusulkan

Pihak DitDik

Tanggal 11-09-2014

Prodi

11-09-2014 02-10-2014 10:00

Semua perubahan nilai wisudawan sudah dientrikan, termasuk nilai tugas akhir

Prodi

08-09-2014 02-10-2014 10:00

Daftar calon wisudawan per prodi berikut usulan yudisiumnya

Prodi

25-09-2014 02-10-2014 10:00

Daftar calon wisudawan per fakultas berikut usulan yudisiumnya

Fakultas

25-09-2014 02-10-2014 10:00

Berita Acara perubahan nilai yang sudah ditandatangani Berita Acara siap diproses di DitDik

Prodi

Data nilai yang baru muncul di data nilai calon wisudawan Data calon wisudawan tidak dapat diubah lagi


08-09-2014 02-10-2014 10:00 Prodi,Fakultas, 16-09-2014 DitDik 02-10-2014 14:00 DitDik

DitDik

02-10-2014 03-10-2014 02-10-2014 10:00

- Data induk lulusan FINAL (kecuali perubahan data statis, harus dicantumkan di daftar perubahan data induk dan disertai bukti pendukung perubahan data), per mahasiswa, diprint dari Si-X dan ditandatangani mahasiswa, disertai pasfoto (4x6, 2 lembar) dalam plastik yang diberi NIM dan Nama - Hasil print out transkrip dari Si-X, per mahasiswa, yang sudah ditandatangi oleh mahasiswa, wali, dan KaProdi - Kartu perpustakaan yang sudah dicap bebas pinjam - Bukti penutupan rekening Bank BNI, bagi mahasiswa program sarjana - Sertifikat setara TOEFL dari Pusat Bahasa ITB, bagi mahasiswa Magister dan Doktor yang belum menyerahkan (1 lembar harus asli) - Daftar Penyerahan Softcopy Laporan Tugas Akhir/Tesis/Disertasi - Daftar Rekapitulasi Calon Wisudawan bermasalah yang tetap diajukan namanya (spreadsheet dapat didownload di situs Form Fakultas) - Daftar Perubahan Data Induk, jika ada (spreadsheet dapat didownload di situs Form Fakultas) - Berita Acara Perubahan Nilai, jika ada dan belum diserahkan - Hasil cetak kontrol nilai masuk transkrip (nilai rangkap/bukan nilai terakhir) yang sudah diberik keterangan dan ditandatangani. KaSubBag Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas menyerahkan berita acara dengan lampiran dari Prodi. Koreksi terhadap transkrip (jika masih ada) dituliskan pada print out dan diparaf, bukti koreksi dilampirkan. Koreksi dimasukkan dalam daftar rekapitulasi transkfip yang harus diperbaiki per program studi (dapat didownload dari situs formulir akademik).

Berkas calon wisudawan diterima di DitDik


Prodi,Fakultas, 02-10-2014 14:00 DitDik

Paket Kerja : Proses Kelulusan dan Wisuda Oktober 2014 Tahun Akademik 2014/2015 Tahap Penyerahan berkas calon wisudawan pasca sarjana ke SPS

Deliverable SPS memiliki berkas calon wisudawan pasca sarjana

Pihak Fakultas, SPS

Tanggal 02-10-2014 14:00

Validasi Data Mahasiswa Pasca Sarjana SPS dapat secara independen memeriksa isi situs dan membandingkan dengan berkas calon wisudawan Penyerahan berkas calon wisudawan ke Direktorat Keuangan untuk Pemeriksaan Pembayaran BPP dan Pendaftaran Wisuda

Hasil validasi data calon wisudawan program pasca sarjana

SPS

02-10-2014 14:00 06-10-2014

Validasi data keuangan calon wisudawan DitKeu memeriksa data pembayaran BPP dan uang administrasi wisudawan Investigasi status situs dan identifikasi data yang masih belum beres TU Fakultas bekerja bersama di loket DitDik membereskan data yang belum beres (akan ditentukan waktunya). Data yang dibereskan adalah data nilai untuk transkrip (harus bebas kesalahan) dan DIM (termasuk data untuk ijazah yang harus sesuai akte kelahiran/bukti legal). Batas Akhir Pendaftaran Sidang Terbuka Mahasiswa Program Doktor

Validasi data keuangan calon wisudawan

DitKeu memiliki daftar calon wisudawan

Data di situs merupakan data final dan tidak ada anomali lagi yang muncul (jika ada, semua sudah dengan keterangan)

Batas Akhir Promosi bagi Lulusan Program Doktor Konsolidasi data wisudawan dari sisi akademik dan keuangan

Pengumuman mahasiswa harus melunasi tunggakan, untuk disampaikan pada Rapim 7 Oktober 2014 Daftar calon wisudawan dan cumlaude untuk diverifikasi oleh Fakultas/Sekolah

Distribusi Calon Wisudawan Direktorat Pendidikan mendistribusikan Data Calon wisudawan dan daftar cumlaude, untuk dikoreksi oleh Fakultas/Sekolah. Rapat akademik menentukan kelulusan atau Calon wisudawan final menyelesaikan persoalan calon lulusan Rapat koordinasi Fakultas, SPS dan Direktorat Pendidikan berdasarkan hasil investigasi DitDik. Data yang belum disepakati akan disepakati. Rapat dibagi menjadi dua sesi: - rapat Mahasiswa program Sarjana (SPS tidak perlu hadir) - rapat mahasiswa program Magister dan Doktor, dihadiri SPS Waktu/sesi rapat akan ditentukan oleh Dirdik. Jika ada masalah, akan diputuskan bersama.


DitDik,DitKeu 03-10-2014 09:00

DitKeu

DitDik,Fakultas

03-10-2014 06-10-2014 02-10-2014 03-10-2014

SPS

06-10-2014

SPS

11-10-2014

DitDik,DitKeu

06-10-2014

DitDik,Fakultas 06-10-2014 09:30 ,SPS

DitDik,Fakultas ,SPS

06-10-2014

Paket Kerja : Proses Kelulusan dan Wisuda Oktober 2014 Tahun Akademik 2014/2015 Tahap RAPIM membahas sidang kelulusan CumLaude ITB

Deliverable Calon wisudawan cumlaude

Pihak RAPIM

Tanggal 07-10-2014

Persiapan cetak ijazah Penyiapan data untuk cetak ijazah dan blanko ijazah

Data induk untuk cetak ijazah valid, blanko ijazah mencukupi untuk seluruh calon wisudawan Ijazah sudah tercetak dan sudah ditempeli foto

DitDik

02-10-2014 06-10-2014

DitDik

Ijazah diterima oleh pejabat yang berwenang

DitDik

07-10-2014 09-10-2014 08-10-2014 15:00

Cetak ijazah dan penempelan foto

Distribusi ijazah Distribusi Ijazah Untuk ditandatangani Pejabat Fakultas/Sekolah Pengumpulan ijazah Pengumpulan kembali ijazah yang sudah ditandatangani dari pejabat Fakultas/Sekolah Penandatanganan ijazah oleh Rektor

Penyerahan softcopy buku wisuda ke Penerbit Buku wisuda yang dicetak dari situs dan sudah diperiksa datanya diserahkan ke Penerbit untuk dibuatkan buku wisuda RAPIM untuk konfirmasi akhir calon wisudawan WRAM memberitahukan hasil akhir ke DitDik. Jika ada perubahan data, DitDik menginformasikan ke Penerbit/WRKIM Konfirmasi data ke Penerbit dan/atau panitia wisuda DitDik memberikan data wisudawan yang dicoret ke penerbit (jika ada) Penyiapan data blokir wisudawan yang belum membayar Data blokir dibangun berdasarkan konfirmasi dengan keuangan Pendaftaran peserta upacara wisuda Loket dibuka untuk pendaftaran upacara wisuda : pembayaran, penandatanganan ijazah, pengambilan toga, dan perlengkapan upacara wisuda. Jika diblokir, pengambilan toga akan ditolak Hari Wisuda

Tutup Buku Nilai Wisuda Pemindahan data wisudawan dari basis data aktif ke basis data alumni

Ijazah yang sudah sah terkumpul kembali di DitDik untuk ditandatangani Rektor Ijazah yang sudah sah terkumpul kembali di DitDik untuk ditandatangani mahasiswa, diperbanyak, dan dibagikan pada saat wisuda Draft buku wisuda diterima oleh Penerbit, berikut softcopy foto calon wisudawan

DitDik,Fakultas 09-10-2014 15:00

DitDik, WRKMA

09-10-2014 16:00 14-10-2014

DitDik,WRKM A

08-10-2014

RAPIM

15-10-2014

Buku wisuda final

DitDik,WRKI M

10-10-2014 14:00

Data wisudawan blokir kasus keuangan

DitDik,DitKeu

12-10-2014

WRKMA,DitD ik

15-10-2014 17-10-2014

WRKMA

17-10-2014 18-10-2014 17-11-2014

Daftar wisudawan final

Data wisudawan tidak dapat diakses lagi dari basis data mahasiswa aktif


DitDik

Paket Kerja : Proses Kelulusan dan Wisuda Oktober 2014 Tahun Akademik 2014/2015 Tahap Persiapan laporan ke WRAM Kompilasi data untuk laporan ke WRAM

Deliverable Laporan kegiatan wisuda Oktober 2014

Pelaporan DirDik ke WRAM


Pihak DitDik

DirDik

Tanggal 20-10-2014 19-11-2014 20-11-2014


Pendaftaran Wisuda No. 014/I1.B01.5/SOP/2014



JUDUL : Pendaftaran Wisuda


RIWAYAT REVISI

N/A

1




DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja Terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.


3

V.

Prosedur

4

VI.


6

VII.

Lampiran

6

2



I.

UNIT KERJA TERKAIT 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

II.


Rapim ITB Direktorat Pendidikan Fakultas/Sekolah Program Studi Direktorat Keuangan Sekolah Pasca Sarjana WRKMA

TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah mendapatkan data kelulusan yang sudah tuntas, ditutup buku nilainya di sistem informasi akademik ITB, sehingga mahasiswa yang dinyatakan lulus boleh mengikuti upacara wisuda yang diselenggarakan di bawah koordinasi Wakil Rektor bidang Komunikasi, Kemitraan, dan Alumni (WRKMA). Data nilai siap dipakai untuk mencetak transkrip.

III.

REFERENSI 1. 2.

IV.

Paket kerja proses kelulusan dan wisuda Kalender akademik yang berlaku

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Wisuda adalah suatu proses pelantikan kelulusan setelah menempuh masa belajar di ITB. 2. FPN adalah Form Perbaikan Nilai

3




B. BATASAN 1. Wisuda diikuti oleh mahasiswa program Sarjana, Magister, dan Doktor yang telah dinyatakan lulus dan kelulusan tersebut dinyatakan dengan SK Rektor.

V.

PROSEDUR II.1 Persiapan 1. Pembukaan situs wisuda 1 (satu) bulan sebelum hari wisuda 2. Program Studi melakukan penambahan/pengurangan data calon wisudawan ke situs. 3. Program Studi menandai mahasiswa cum laude 4. Program Studi melakukan pembenahan data induk dan transkrip. 5. Program Studi mencetak transkrip per tahap untuk ditandatangani mahasiswa, wali, dan Kaprodi. 6. Mahasiswa mengisi form data wisudawan 7. Program Studi mengentri semua perubahan nilai. 8. Program Studi melakukan rapat kelulusan berdasarkan hasil print out dari situs wisuda. 9. Fakultas/Sekolah melakukan rapat kelulusan tingkat Fakultas/Sekolah dengan daftar diprint dari situs, dengan menggunakan print out situs SiX, termasuk penentuan yudisium wisudawan (waktu diatur fakultas/sekolah). 10. Program Studi mencetak berita acara dari situs wisuda dan disahkan oleh Prodi. 11. Prodi menyerahkan berita acara perubahan nilai yang sudah disahkan ke DitDik melalui Fakultas. 12. DitDik memproses berita acara perubahan nilai yang diterima, agar terintegrasi ke data nilai wisudawan. 13. Penutupan situs wisuda untuk penambahan dan pengurangan wisudawan 2 (dua) minggu sebelum hari wisuda. 14. Ditdik dan WRKMA membuat pengumuman jadwal pendaftaran peserta wisuda dan pengisian kuesioner wisudawan.

4




II.2 Pelaksanaan 1. Fakultas/Sekolah menyerahkan berkas-berkas wisuda 2 (dua) minggu sebelum hari wisuda. 2. Sekolah Pasca Sarjana melakukan validasi data mahasiswa pasca sarjana. 3. Ditdik menyerahkan daftar calon wisudawan ke Direktorat keuangan untuk pemeriksaan pembayaran BPP dan administrasi wisudawan. 4. Ditdik dan TU Fakultas melakukan investigasi status calon wisudawan dan identifikasi data yang masih bermasalah. 5. Pembukaan situs pengisian kuesioner wisuda 2 (dua) minggu sebelum hari wisuda. 6. Rapim membahas kelulusan Cum Laude ITB. 7. Ditdik melakukan pengecekan data terhadap hasil rapim ITB. 8. Ditdik menyiapkan data untuk pencetakan ijazah. 9. Ditdik melakukan pencetakan ijazah sesuai hasil rapim ITB serta penempelan foto wisudawan. 10. Ditdik mendistribusikan ijazah ke Fakultas/Sekolah untuk ditandatangani pejabat Fakultas/Sekolah. 11. Ditdik mengumpulkan ijazah yang telah ditandatangani oleh pejabat Fakultas/Sekolah. 12. Ditdik menyerahkan ijazah kepada Rektor untuk ditandatangani. 13. Ditdik mengumpulkan ijazah yang telah ditandatangi rektor dan diurutkan sesuai jenjang, fakultas/sekolah, dan prodi. 14. Ditdik mencetak buku wisudawan dari situs wisuda. 15. Ditdik memeriksa data dan foto wisudawan sesuai dengan berkas yang diserahkan. 16. Ditdik menyerahkan buku wisudawan ke Penerbit untuk dicetak. 17. Penerbit memberikan data buku wisuda untuk dicek ulang oleh Ditdik. 18. Ditdik memberikan hasil koreksi data buku wisudawan ke Penerbit. 19. Ditdik menyiapkan data blokir wisudawan yang belum membayar berdasarkan data dari Direktorat Keuangan. 20. Penutupan situs pengisian kuesioner wisuda 3 (tiga) hari sebelum acara wisuda. 21. Calon wisudawan melakukan pendaftaran upacara wisuda di loket gedung Annex ITB. 22. Calon Wisudawan menandatangani ijazah dengan membawa bukti pembayaran wisuda. 23. Ditdik menyerahkan tanda bukti pengambilan ijazah, toga, dan undangan kepada calon wisudawan. 24. Calon Wisudawan mengambil toga dan undangan di loket WRKMA dengan membawa tanda bukti dari loket Ditdik. 5




25. Ditdik menyusun ijazah berdasarkan daftar pemanggilan acara wisuda dan menentukan nomor meja pengambilan ijazah. 26. Ditdik melakukan pemblokiran pemberian ijazah untuk wisudawan yang masih mempunyai kasus pembayaran berdasarkan data dari Direktorat keuangan. 27. Ditdik menyerahkan ijazah kepada wisudawan pada upacara wisuda. II.3 Penutupan Proses 1. Ditdik melakukan pemindahan data wisudawan dari basis data aktif ke basis data alumni 1 (satu) bulan setelah wisuda. 2. Ditdik menyerahkan laporan wisuda ke WRAM.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Dapat memberikan data wisudawan yang baik dan benar.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 – Paket kerja proses kelulusan dan wisuda. Lampiran 2 – Kalender Pendidikan

6




ALUR PROSEDUR PERSIAPAN PENDAFTARAN WISUDA

No

PROSEDUR PERSIAPAN PENDAFTARAN WISUDA

DITDIK

PRODI

FAK/ DIRKEU SEK.

SPS

WRKMA RAPIM

MHS

1

1.

Pembukaan situs wisuda 1 (satu) bulan sebelum hari wisuda

2.

Program Studi melakukan penambahan/pengurangan data calon wisudawan ke situs.

3.

Program Studi menandai mahasiswa cum laude

4.

Program Studi melakukan pembenahan data induk dan transkrip.

5. 6.

Program Studi mencetak transkrip per tahap untuk ditandatangani mahasiswa, wali, dan Kaprodi. Mahasiswa mengisi form data wisudawan

7.

Program Studi mengentri semua perubahan nilai.

7

8.

Program Studi melakukan rapat kelulusan berdasarkan hasil print out dari Situs wisuda.

8

2

3 4 5 6

9.

Fakulta/Sekolah melakukan rapat kelulusan tingkat Fakultas/Sekolah dengan daftar diprint dari situs, dengan menggunakan print out situs Si-X, termasuk Penentuan yudisium wisudawan (waktu diatur fakultas/sekolah). 10. Program Studi mencetak berita acara dari situs wisuda dan disahkan oleh Prodi. 11. Prodi menyerahkan berita acara perubahan nilai yang sudah disahkan ke DitDik melalui Fakultas. 12. DitDik memproses berita acara perubahan nilai yang diterima, agar terintegrasi ke data nilai wisudawan. 13. Penutupan situs wisuda untuk penambahan dan pengurangan wisudawan 2 (dua) minggu sebelum hari wisuda. 14. Ditdik dan WRKMA membuat pengumuman jadwal pendaftaran peserta wisuda dan pengisian kuesioner wisudawan.

9

10

11 12 13 14

14

7




8




9

Paket Kerja : Proses Kelulusan dan Wisuda Oktober 2014 Tahun Akademik 2014/2015

Latar Belakang ITB memproses kelulusan Sarjana, Magister dan Doktor sebelum hari wisuda, dan kelulusan tersebut dinyatakan dengan SK Rektor. Wisuda di ITB diadakan tiga kali setahun, yaitu pada semester II, semester pendek, dan semester I tahun akademik berikutnya. Kelulusan merupakan syarat untuk mengikuti wisuda. Mahasiswa yang tidak ingin mengikuti wisuda tetap harus diproses kelulusannya pada tiga kali masa pemrosesan kelulusan tersebut. Situs terkait: - Situs Wisuda (Semester I 2014/2015) - Situs Data Nilai, Transkrip dan Rapor - Situs Form Perubahan Nilai (Semester Semester II 2013/2014 dan Semester Pendek [3] 2013/2014). Tujuan paket kerja ini: - Untuk mendapatkan data kelulusan yang sudah tuntas, ditutup buku nilainya di sistem informasi akademik ITB, sehingga mahasiswa yang dinyatakan lulus boleh mengikuti upacara wisuda yang diselenggarakan di bawah koordinasi Wakil Rektor bidang Komunikasi, Kemitraan, dan Alumni (WRKMA). Data nilai siap dipakai untuk mencetak transkrip. Prinsip pembagian Tugas: 1. RAPIM ITB - Menentukan kelulusan final dan predikat Cum Laude 2. Direktorat Pendidikan - Menyiapkan situs terkait dan membuat pengumuman rinci - Menerima berkas calon lulusan pada hari batas waktu pemasukan nama calon wisudawan - Memeriksa keabsahan berkas dan verifikasi data di situs - Melakukan trasaksi data yang terpaksa harus dikoreksi ketika situs sudah ditutup untuk publik, berdasarkan SPK - Mencetak Lampiran SK Rektor - Menyiapkan data wisudawan untuk Buku Wisuda - Mencetak ijazah asli, dan mengurus penandatanganan ijazah - Membuat laporan akhir proses Wisuda - Membagi ijazah ke lulusan 3. Direktorat Keuangan - Memeriksa status keuangan (pembayaran) calon wisudawan 4. Sekolah Pasca Sarjana - Menentukan kelulusan dan predikat kelulusan mahasiswa pascasarjana - Melakukan kontrol kualitas 5. Fakultas - Menentukan kelulusan dan predikat kelulusan di tingkat Fakultas - Melakukan kontrol kualitas - Membuat rekapitulasi data situs yang merupakan anomali 6. Prodi - Menentukan kelulusan dan predikat kelulusan di tingkat Prodi - Melakukan kontrol kualitas - Entry data lulusan ke situs, update data DIM dan entry data wisudawan - Menyiapkan data nilai untuk tutup buku nilai (data setelah wisuda tidak boleh diubah lagi), supaya dapat dipakai untuk mencetak transkrip - Menyiapkan dan mengisi daftar pengumpulan softcopy laporan Tugas Akhir/Tesis/Disertasi - Mengkonfirmasi data yang dipakai mencetak ijazah (final) - Membuat daftar perubahan data induk yang tidak dapat dilakukan di Prodi, dan menyertakan bukti pendukung perubahan - Membuat daftar data di situs yang merupakan anomali 7. Wakil Rektor bidang Komunikasi, Kemitraan, dan Alumni (WRKMA) - Menerbitkan Buku Wisuda berdasarkan data wisudawan dari DitDik, dan data lain. - Melaksanakan pendaftaran wisudawan - Menyelenggarakan Upacara wisuda Kalender Akademik Terkait 2 Oktober 2014: Batas Waktu Pendaftaran Peserta Wisuda Pertama Tahun


Akademik 2014/2015 17 Oktober 2014 - 18 Oktober 2014: Hari Wisuda Pertama Tahun Akademik 2014/2015 Jadual Rinci Tahap Pembukaan situs wisuda Situs diawali dengan data kosong, selanjutnya Prodi melakukan penambahan data calon wisudawan ke situs Penambahan/Pengurangan lulusan (calon wisudawan) dan edit data Cum Laude Melalui situs wisuda, Prodi melakukan: - Tambah/Hapus data NIM calon wisudawan - Penandaan mahasiswa Cum Laude - Pembenahan data induk, data transkrip, dan print transkrip per tahap untuk ditandatangani mahasiswa, wali dan Ka Prodi. Mahasiswa mulai dapat mengisi form data wisudawan. Entri perubahan nilai Prodi mengentri semua perubahan nilai terkait pengambilan kuliah oleh wisudawan pada semester sesuai kalender pendidikan Rapat kelulusan tingkat prodi Rapat kelulusan per mahasiswa dengan memanfaatkan daftar yang diprint dari situs Wisuda (waktu diatur prodi) Rapat kelulusan tingkat fakultas Rapat kelulusan per mahasiswa di tingkat fakultas, dengan daftar diprint dari situs, dengan menggunakan print out situs Si-X, termasuk penentuan yudisium wisudawan (waktu diatur fakultas/sekolah) Pencetakan Berita Acara perubahan nilai Berita Acara perubahan nilai dicetak dari situs dan disahkan oleh Prodi Penyerahan Berita Acara perubahan nilai Prodi menyerahkan berita acara perubahan nilai yang sudah disahkan ke DitDik melalui Fakultas Verifikasi FPN dan integrasi data FPN ke data nilai mahasiswa Penutupan situs wisuda Situs ditutup dari penambahan dan pengurangan wisudawan. Data hanya dapat diprint, tidak dapat diedit lagi. Semua NIM yang terdapat di situs akan dianggap sebagai calon wisudawan. Print out yang harus dilakukan hanya print out Daftar wisudawan per Fakultas. Print out Transkrip dan Data Induk harus sudah selesai sebelumnya. Penyerahan berkas-berkas wisuda ke DitDik Pemasukan hardcopy (2 rangkap, untuk transkrip dan data lulusan ditandatangani asli per lembar) dari fakultas ke DitDik: - Daftar lulusan per Fakultas dan status kelulusannya (diprint dari Si-X), ditandatangani WDA

Deliverable Situs wisuda dapat dimanfaatkan untuk penambahan/penghapusan calon wisudawan Data semua calon wisudawan sudah dimasukkan ke situs, data nilai sudah dibenahi, wisudawan cum laude sudah diusulkan

Pihak DitDik

Tanggal 11-09-2014

Prodi

11-09-2014 02-10-2014 10:00

Semua perubahan nilai wisudawan sudah dientrikan, termasuk nilai tugas akhir

Prodi

08-09-2014 02-10-2014 10:00

Daftar calon wisudawan per prodi berikut usulan yudisiumnya

Prodi

25-09-2014 02-10-2014 10:00

Daftar calon wisudawan per fakultas berikut usulan yudisiumnya

Fakultas

25-09-2014 02-10-2014 10:00

Berita Acara perubahan nilai yang sudah ditandatangani Berita Acara siap diproses di DitDik

Prodi

Data nilai yang baru muncul di data nilai calon wisudawan Data calon wisudawan tidak dapat diubah lagi


08-09-2014 02-10-2014 10:00 Prodi,Fakultas, 16-09-2014 DitDik 02-10-2014 14:00 DitDik

DitDik

02-10-2014 03-10-2014 02-10-2014 10:00

- Data induk lulusan FINAL (kecuali perubahan data statis, harus dicantumkan di daftar perubahan data induk dan disertai bukti pendukung perubahan data), per mahasiswa, diprint dari Si-X dan ditandatangani mahasiswa, disertai pasfoto (4x6, 2 lembar) dalam plastik yang diberi NIM dan Nama - Hasil print out transkrip dari Si-X, per mahasiswa, yang sudah ditandatangi oleh mahasiswa, wali, dan KaProdi - Kartu perpustakaan yang sudah dicap bebas pinjam - Bukti penutupan rekening Bank BNI, bagi mahasiswa program sarjana - Sertifikat setara TOEFL dari Pusat Bahasa ITB, bagi mahasiswa Magister dan Doktor yang belum menyerahkan (1 lembar harus asli) - Daftar Penyerahan Softcopy Laporan Tugas Akhir/Tesis/Disertasi - Daftar Rekapitulasi Calon Wisudawan bermasalah yang tetap diajukan namanya (spreadsheet dapat didownload di situs Form Fakultas) - Daftar Perubahan Data Induk, jika ada (spreadsheet dapat didownload di situs Form Fakultas) - Berita Acara Perubahan Nilai, jika ada dan belum diserahkan - Hasil cetak kontrol nilai masuk transkrip (nilai rangkap/bukan nilai terakhir) yang sudah diberik keterangan dan ditandatangani. KaSubBag Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas menyerahkan berita acara dengan lampiran dari Prodi. Koreksi terhadap transkrip (jika masih ada) dituliskan pada print out dan diparaf, bukti koreksi dilampirkan. Koreksi dimasukkan dalam daftar rekapitulasi transkfip yang harus diperbaiki per program studi (dapat didownload dari situs formulir akademik).

Berkas calon wisudawan diterima di DitDik


Prodi,Fakultas, 02-10-2014 14:00 DitDik

Paket Kerja : Proses Kelulusan dan Wisuda Oktober 2014 Tahun Akademik 2014/2015 Tahap Penyerahan berkas calon wisudawan pasca sarjana ke SPS

Deliverable SPS memiliki berkas calon wisudawan pasca sarjana

Pihak Fakultas, SPS

Tanggal 02-10-2014 14:00

Validasi Data Mahasiswa Pasca Sarjana SPS dapat secara independen memeriksa isi situs dan membandingkan dengan berkas calon wisudawan Penyerahan berkas calon wisudawan ke Direktorat Keuangan untuk Pemeriksaan Pembayaran BPP dan Pendaftaran Wisuda

Hasil validasi data calon wisudawan program pasca sarjana

SPS

02-10-2014 14:00 06-10-2014

Validasi data keuangan calon wisudawan DitKeu memeriksa data pembayaran BPP dan uang administrasi wisudawan Investigasi status situs dan identifikasi data yang masih belum beres TU Fakultas bekerja bersama di loket DitDik membereskan data yang belum beres (akan ditentukan waktunya). Data yang dibereskan adalah data nilai untuk transkrip (harus bebas kesalahan) dan DIM (termasuk data untuk ijazah yang harus sesuai akte kelahiran/bukti legal). Batas Akhir Pendaftaran Sidang Terbuka Mahasiswa Program Doktor

Validasi data keuangan calon wisudawan

DitKeu memiliki daftar calon wisudawan

Data di situs merupakan data final dan tidak ada anomali lagi yang muncul (jika ada, semua sudah dengan keterangan)

Batas Akhir Promosi bagi Lulusan Program Doktor Konsolidasi data wisudawan dari sisi akademik dan keuangan

Pengumuman mahasiswa harus melunasi tunggakan, untuk disampaikan pada Rapim 7 Oktober 2014 Daftar calon wisudawan dan cumlaude untuk diverifikasi oleh Fakultas/Sekolah

Distribusi Calon Wisudawan Direktorat Pendidikan mendistribusikan Data Calon wisudawan dan daftar cumlaude, untuk dikoreksi oleh Fakultas/Sekolah. Rapat akademik menentukan kelulusan atau Calon wisudawan final menyelesaikan persoalan calon lulusan Rapat koordinasi Fakultas, SPS dan Direktorat Pendidikan berdasarkan hasil investigasi DitDik. Data yang belum disepakati akan disepakati. Rapat dibagi menjadi dua sesi: - rapat Mahasiswa program Sarjana (SPS tidak perlu hadir) - rapat mahasiswa program Magister dan Doktor, dihadiri SPS Waktu/sesi rapat akan ditentukan oleh Dirdik. Jika ada masalah, akan diputuskan bersama.


DitDik,DitKeu 03-10-2014 09:00

DitKeu

DitDik,Fakultas

03-10-2014 06-10-2014 02-10-2014 03-10-2014

SPS

06-10-2014

SPS

11-10-2014

DitDik,DitKeu

06-10-2014

DitDik,Fakultas 06-10-2014 09:30 ,SPS

DitDik,Fakultas ,SPS

06-10-2014

Paket Kerja : Proses Kelulusan dan Wisuda Oktober 2014 Tahun Akademik 2014/2015 Tahap RAPIM membahas sidang kelulusan CumLaude ITB

Deliverable Calon wisudawan cumlaude

Pihak RAPIM

Tanggal 07-10-2014

Persiapan cetak ijazah Penyiapan data untuk cetak ijazah dan blanko ijazah

Data induk untuk cetak ijazah valid, blanko ijazah mencukupi untuk seluruh calon wisudawan Ijazah sudah tercetak dan sudah ditempeli foto

DitDik

02-10-2014 06-10-2014

DitDik

Ijazah diterima oleh pejabat yang berwenang

DitDik

07-10-2014 09-10-2014 08-10-2014 15:00

Cetak ijazah dan penempelan foto

Distribusi ijazah Distribusi Ijazah Untuk ditandatangani Pejabat Fakultas/Sekolah Pengumpulan ijazah Pengumpulan kembali ijazah yang sudah ditandatangani dari pejabat Fakultas/Sekolah Penandatanganan ijazah oleh Rektor

Penyerahan softcopy buku wisuda ke Penerbit Buku wisuda yang dicetak dari situs dan sudah diperiksa datanya diserahkan ke Penerbit untuk dibuatkan buku wisuda RAPIM untuk konfirmasi akhir calon wisudawan WRAM memberitahukan hasil akhir ke DitDik. Jika ada perubahan data, DitDik menginformasikan ke Penerbit/WRKIM Konfirmasi data ke Penerbit dan/atau panitia wisuda DitDik memberikan data wisudawan yang dicoret ke penerbit (jika ada) Penyiapan data blokir wisudawan yang belum membayar Data blokir dibangun berdasarkan konfirmasi dengan keuangan Pendaftaran peserta upacara wisuda Loket dibuka untuk pendaftaran upacara wisuda : pembayaran, penandatanganan ijazah, pengambilan toga, dan perlengkapan upacara wisuda. Jika diblokir, pengambilan toga akan ditolak Hari Wisuda

Tutup Buku Nilai Wisuda Pemindahan data wisudawan dari basis data aktif ke basis data alumni

Ijazah yang sudah sah terkumpul kembali di DitDik untuk ditandatangani Rektor Ijazah yang sudah sah terkumpul kembali di DitDik untuk ditandatangani mahasiswa, diperbanyak, dan dibagikan pada saat wisuda Draft buku wisuda diterima oleh Penerbit, berikut softcopy foto calon wisudawan

DitDik,Fakultas 09-10-2014 15:00

DitDik, WRKMA

09-10-2014 16:00 14-10-2014

DitDik,WRKM A

08-10-2014

RAPIM

15-10-2014

Buku wisuda final

DitDik,WRKI M

10-10-2014 14:00

Data wisudawan blokir kasus keuangan

DitDik,DitKeu

12-10-2014

WRKMA,DitD ik

15-10-2014 17-10-2014

WRKMA

17-10-2014 18-10-2014 17-11-2014

Daftar wisudawan final

Data wisudawan tidak dapat diakses lagi dari basis data mahasiswa aktif


DitDik

Paket Kerja : Proses Kelulusan dan Wisuda Oktober 2014 Tahun Akademik 2014/2015 Tahap Persiapan laporan ke WRAM Kompilasi data untuk laporan ke WRAM

Deliverable Laporan kegiatan wisuda Oktober 2014

Pelaporan DirDik ke WRAM


Pihak DitDik

DirDik

Tanggal 20-10-2014 19-11-2014 20-11-2014


Evaluasi Pelaksanaan Perkuliahan: - Portofolio untuk dosen - Kuesioner untuk mahasiswa - Entri rekap kehadiran untuk prodi No. 015/I1.B01.5/SOP/2014



JUDUL : Evaluasi Pelaksanaan Perkuliahan


RIWAYAT REVISI

N/A

1




DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja Terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.


3

V.

Prosedur

4

VI.


5

VII.

Lampiran

5

2



I.

UNIT KERJA TERKAIT 1. 2. 3. 4. 5.

II.


Direktorat Pendidikan Fakultas/Sekolah Program Studi Direktorat Kepegawaian Mahasiswa

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraan kegiatan pengisian kuesioner evaluasi perkuliahan agar dapat dilakukan se maksimal mungkin oleh mahasiswa sehingga dapat memberikan umpan balik bagi dosen pengajar dan program studi/fakultas/sekolah sekaligus pertimbangan bagi Biro Kepegawaian dalam menentukan kinerja dosen.

III.

REFERENSI 1. 2. 3.

IV.

Buku prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB (lampiran SK rektor No. 001/SK/K01.1/PP/2005) Paket kerja evaluasi perkuliahan setiap semester Kalender akademik yang berlaku

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Evaluasi perkuliahan merupakan suatu proses yang diperlukan dalam completing the loop untuk proses pengajaran. 2. Evaluasi pelaksanaan dilakukan melalui : 1. Pengisian portofolio oleh dosen 2. Pengisian kuesioner oleh mahasiswa 3. Entri rekap kehadiran oleh program studi 3. DPK adalah Daftar Peserta Kelas.

3




B. BATASAN 1. Kuesioner hanya diisi oleh mahasiswa yang mengambil mata kuliah reguler yang pelaksanaanya dalam bentuk tatap muka terjadwal pada semester berjalan pada masa akhir perkuliahan. 2. Kuesioner diisi secara online melalui situs http://ol.akademik.itb.ac.id link Kuesioner. 3. Setiap mahasiswa wajib mengisi kuesioner untuk semua matakuliah reguler yang diambil pada semester tersebut. Jika mahasiswa tidak mengisi kuesioner, maka mahasiswa tidak dapat melihat nilai mata kuliah tersebut secara online.

V.

PROSEDUR a. Persiapan 1. Ditdik memeriksa situs pengisian kuesioner dimana DPK harus sudah final 3 (tiga) Minggu sebelum ujian akhir semester. 2. Ditdik membuat pengumuman jadwal pengisian kuesioner dan disebarkan ke TU Prodi untuk ditempel di papan pengumuman serta ditayangkan di situs akademik.itb.ac.id seminggu sebelum pelaksanaan pengisian kuesioner. b. Pelaksanaan 1. Pembukaan situs pengisian kuesioner evaluasi perkuliahan di http://ol.akademik.itb.ac.id link kuesioner 2 (dua) minggu sebelum ujian akhir semester. 2. Mahasiswa mengisi kuesioner mata kuliah dan kelas yang diambil sesuai dengan DPK. 3. Penutupan situs kuesioner sesuai dengan jadwal yang terdapat pada pengumuman. 4. Program studi mengisi data jumlah jam terencana dan realisasi dosen serta jumlah mahasiswa hadir rata-rata di setiap pertemuan pada awal masa ujian akhir semester. 5. Ditdik melakukan penutupan fasilitas untuk pengisian jam kehadiran dosen dan jumlah mahasiswa yang hadir 3 (tiga) hari setelah masa ujian akhir semester. 4




6. Prodi mencetak berita acara entri rekapitulasi kehadiran dari situs akademik dan mengesahkannya 1 (satu) hari setelah penutupan fasilitas entri rekap kehadiran. 7. Prodi menyerahkan berita acara entri rekapitulasi kehadiran ke DitDik melalui Fakultas 2 (dua) hari setelah penutupan fasilitas entri rekap kehadiran. 8. Ditdik melakukan pemasukan data hasil pengolahan data kuesioner ke basis data akademik untuk dibuatkan rekap evaluasi perkuliahan 3 (tiga) minggu setelah masa ujian akhir semester. c. Penutupan Proses 1. Dirdik mengeluarkan pengumuman mengenai situs evaluasi perkuliahan yang sudah bisa diakses 1 (satu) bulan setelah masa ujian akhir semester. 2. Dirdik menyerahkan laporan evaluasi perkuliahan kepada WRAM 1 (satu) minggu setelah pengumuman data sudah siap diakses.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Prosentase mahasiswa yang mengisi kuesioner lebih dari 95% 2. Terupdatenya rekapitulasi evaluasi dosen dan mahasiswa

VII.

LAMPIRAN

Lampiran 1 – Paket kerja evaluasi perkuliahan Lampiran 2 – Contoh pengumuman Lampiran 3 – Kalender pendidikan

5




6




7




8


PENGUMUMAN Nomor : 2175/I1.B01.5/PP/2013 Tentang PENGISIAN KUESIONER EVALUASI PERKULIAHAN SEMESTER I 2013/2014

Diberitahukan kepada mahasiswa ITB, bahwa pengisian kuesioner evaluasi perkuliahan Semester I 2013/2014, dilaksanakan secara online melalui situs akademik online https://ol.akademik.itb.ac.id menu Kuesioner mulai dari tanggal 25 Nopember 2013 s.d. 6 Desember 2013. Harap diperhatikan hal-hal berikut : 1. Setiap mahasiswa wajib mengisi kuesioner untuk seluruh kelas mata kuliah yang diambil pada Semester I 2013/2014, kecuali mata kuliah Kerja Praktek, Tugas Akhir, dan sejenis. 2. Apabila ada mata kuliah yang kuesionernya tidak diisi, maka nilai mata kuliah tersebut tidak akan dapat dilihat secara online oleh mahasiswa yang bersangkutan pada situs akademik online.

Bandung, 13 Nopember 2013 Direktur Pendidikan,

Dr. Ir. Mindriany Syafila, MS. NIP. 131646600 Tembusan: 1. Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan; 2. Wakil Dekan Bidang Akademik Fakultas/Sekolah; 3. Para Ketua Program Studi.

Paket Kerja : Evaluasi Perkuliahan Semester II 2013/2014 Tahun Akademik 2013/2014

Latar Belakang Evaluasi perkuliahan merupakan salah satu proses yang diperlukan dalam completing the loop untuk proses pengajaran. Untuk itu, setiap semester WRAM menerbitkan kuesioner perkuliahan yang harus diisi oleh mahasiswa untuk menjadi umpan balik bagi dosen pengajar dan program studi/fakultas/sekolah. Pengisian kuesioner dilakukan secara langsung melalui halaman web http://ol.akademik.itb.ac.id, pilihan link "Kuesioner Perkuliahan". Kuesioner hanya akan diterbitkan untuk mata kuliah-mata kuliah reguler yang pelaksanaannya dalam bentuk tatap muka terjadwal.
Selain kuesioner yang diisi oleh mahasiswa, data pelaksanaan perkuliahan harus dientri oleh Prodi ke Situs Si-X. Karena data perkuliahan di ITB sangat banyak, maka yang diminta untuk diisikan hanya rekapitulasi data kehadiran dosen dan mahasiswa untuk setiap kelas yang diselenggarakan. Setelah situs ditutup, Berita Acara hasil entri harus diprint oleh Prodi dan diserahkan ke DitDik melalui Fakultas, menandakan bahwa penggabungan data dapat dilakukan. Hasil pemrosesan kuesioner akan digabung dengan data hasil entri, menghasilkan umpan balik yang dapat diakses oleh setiap Prodi, sekaligus sebagai pertimbangan bagi Biro Kepegawaian dalam menentukan kinerja dosen. Situs terkait: - pengisian kuesioner oleh mahasiswa: http://ol.akademik.itb.ac.id, pilihan link "Kuesioner Perkuliahan" - pengisian rekapitulasi kehadiran dan display evaluasi perkuliahan: http://akademik.itb.ac.id/six, link "Evaluasi Perkuliahan" Deskripsi Pekerjaan : - Pemrosesan kuesioner Proses Belajar Mengajar dan Evaluasi Kehadiran Dosen dan Mahasiswa pada Semester II 2013/2014 Kalender Akademik Terkait 2 Mei 2014: Hari Terakhir Masa Kuliah Semester II-2013/2014 5 Mei 2014 - 20 Mei 2014: Ujian Akhir Semester II-2013/2014 2 Juni 2014: Hari Terakhir Pengumuman Hasil Ujian Semester II-2013/2014 Jadual Rinci Tahap Pembukaan Situs Kuesioner online Pengisian Kuesioner Mahasiswa login ke situs pengisian kuesioner http://kuesioner.itb.ac.id dengan menggunakan user-id dan password yang sama dengan situs perwalian online, dan mengisi kuesioner untuk seluruh kelas mata kuliah reguler yang diambilnya pada semester berjalan. Penutupan Situs Kuesioner online Pembukaan Situs Evaluasi DitDik membuka situs evaluasi perkuliahan untuk semester II 2013/2014 agar dapat diakses oleh Program Studi dan Fakultas Entri Rekap Kehadiran Petugas Prodi mengentri rekap kehadiran dosen dan mahasiswa pada situs evaluasi perkuliahan. Data yang harus dientri adalah jumlah jam yang terjadwal, jumlah jam yang terlaksana, dan jumlah mahasiswa hadir rata-rata untuk setiap pertemuan

Deliverable Situs pengisian kuesioner secara online siap diakses Isian kuesioner mahasiswa tersimpan di basis data

Halaman pengisian kuesioner tidak dapat diakses lagi. Halaman Entri Rekap Kehadiran Dosen dapat dipakai Data rekap kehadiran tersimpan di basis data


Pihak DitDik

Tanggal 21-04-2014

Mahasiswa

21-04-2014 01:00 02-05-2014 23:59

DitDik

02-05-2014 23:59

DitDik

13-05-2014

Prodi

13-05-2014 09:00 03-06-2014 23:59

Paket Kerja : Evaluasi Perkuliahan Semester II 2013/2014 Tahun Akademik 2013/2014 Tahap Penutupan Fasilitas Entri Rekap Kehadiran Fasilitas untuk entri rekap kehadiran akan ditutup, data siap untuk dicetak Cetak Berita Acara Rekap Kehadiran Petugas Prodi mencetak Berita Acara Rekap Kehadiran dari Situs Penyerahan Berita Acara Rekap Kehadiran Petugas Prodi menyerahkan Berita Acara Rekap Kehadiran yang sudah ditandatangani kepada DitDik melalui Fakultas, sebagai tanda data evaluasi perkuliahan siap untuk diproses Pra proses data evaluasi perkuliahan Investigasi terhadap data kuesioner dan data rekapitulasi kehadiran, untuk membuang outliers. Integrasi Data Evaluasi Kuliah Pengintegrasian data kuesioner, data rekap kehadiran, dan data DNA untuk mendapatkan hasil evaluasi terhadap seluruh kelas yang dilaksanakan. Pengumuman Data Siap Diakses DirDik mengumumkan bahwa data evaluasi perkuliahan sudah dapat diakses di Situs Si-X Pelaporan Pelaporan proses evaluasi perkuliahan oleh Direktur Pendidikan ke WRAM

Deliverable

Berita Acara yang sudah ditandatangani Berita Acara Rekap Kehadiran terkumpul di DitDik

Data yang relatif bersih untuk diproses final sebagai data evaluasi perkuliahan Data Evaluasi Perkuliahan siap diakses di situs

Laporan Kegiatan


Pihak DitDik

Tanggal 03-06-2014 23:59

Prodi

04-06-2014

Prodi, Fakultas, 04-06-2014 14:00 DitDik

DitDik

06-06-2014 09-06-2014

DitDik

10-06-2014 13-06-2014

DirDik

16-06-2014

DirDik

23-06-2014


Pengelolaan Data dan Evaluasi Status Mahasiswa Kasus Batas Waktu Studi No. 016/I1.B01.5/SOP/2014



JUDUL : Pengelolaan Data dan Evaluasi Status Mahasiswa Kasus Batas Waktu Studi


RIWAYAT REVISI

N/A

1




DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.


3

V.

Prosedur

4

VI.


11

VII.

Lampiran

12

2



I.


II.


WRAM Direktorat Pendidikan Direktorat Keuangan Direktorat Administrasi Umum dan Hukum Fakultas/Sekolah/Program Studi Instansi lain, jika diperlukan (Rumah Sakit)

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur prosedur pengelolaan data mahasiswa kasus batas waktu studi agar dihasilkan data akurat dan untuk mengevaluasi status mahasiswa yang belum dapat menyelesaikan studi sesuai batas waktu yang ditetapkan ITB.

III.

REFERENSI 1. 2. 3. 4. 5. 6.

IV.

Undang Undang RI nomor 20 Tahun 2003; Keputusan Mendiknas nomor 232/U/2000; Peraturan Presiden nomor 44 Tahun 2012; Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan ITB; Kalender Akademik yang berlaku Pengumuman-pengumuman yang dikeluarkan oleh WRAM, Direktorat Pendidikan.


A. PENGERTIAN a. Pengelolaan data adalah pengolahan data (Prestasi Akademik) b. Evaluasi adalah penilaian

3




c. Mahasiswa kasus batas waktu studi adalah mahasiswa yang sampai dengan batas waktu studi yang ditetapkan ITB belum dapat menyelesaikan studi/belum lulus. B. BATASAN Mahasiswa kasus batas waktu studi yang dimaksud adalah mahasiswa yang sampai dengan batas waktu studi yang ditetapkan ITB belum dapat menyelesaikan studi/belum lulus.

V.

PROSEDUR

V.1. Umum Mahasiswa ITB harus menyelesaikan studi/lulus sesuai batas waktu yang ditetapkan ITB. Mahasiswa yang belum menyelesaikan studi sesuai batas waktu yang ditetapkan akan diputuskan DO. Oleh karena itu, pada tahun terakhir menjelang terkena sanksi DO batas waktu, mahasiswa perlu mendapat perhatian khusus dan dikategorikan sebagai Mahasiswa Early Warning. Semua mahasiswa dalam tahap early warning selayaknya mendapat perhatian khusus dari Wali Akademik sebelum proses DO dilakukan. Proses DO harus dilakukan tepat waktu agar mahasiswa mempunyai kesempatan untuk mencari sekolah lain. Kegiatan yang dilakukan selama periode early warning adalah pemantauan intensif oleh Prodi melalui wali dengan meminta mahasiswa menemui wali secara rutin. Wali dapat memberi semangat kepada mahasiswa untuk menyelesaikan studi dan memperbaiki prestasi atau persiapan mental jika memang sudah tidak memungkinkan untuk dapat menyelesaikan studi (dipastikan DO). Administrasi proses early warning dilaksanakan sepenuhnya di Prodi. Direktorat Pendidikan hanya memfasilitasi tampilan data nilai dan perhitungan SKS lulus, IP, dan IPK berdasarkan perhitungan komputer, di situs Si-X.

4




V.2. Proses DO Batas waktu studi bagi mahasiswa ITB adalah sebagai berikut: a.Program TPB, harus diselesaikan dalam waktu maksimum 2 tahun sejak diterima sebagai mahasiswa ITB (sudah termasuk perpanjangan waktu studi). » Jika pada tahun pertama IP < 1,00 maka tidak diperkenankan melanjutkan studi (DO). » Pada tahun ke dua harus lulus TPB, IP minimal ≥ 2,00 tanpa nilai E atau T. b. Program Sarjana, harus diselesaikan dalam waktu maksimum 6 tahun sejak diterima sebagai mahasiswa ITB (sudah termasuk perpanjangan waktu studi). c. Program Magister, maksimum 3 tahun sejak diterima sebagai mahasiswa ITB (sudah termasuk perpanjangan waktu studi). d. Program Doktor, maksimum 5 tahun sejak diterima sebagai mahasiswa ITB (sudah termasuk perpanjangan waktu studi). Mahasiswa kasus batas waktu studi yang pada akhir batas waktu studi belum menyelesaikan seluruh mata kuliahnya (selain mata kuliah TA/KP/Tesis/Disertasi dan sejenisnya) harus sudah diputuskan putus studi/DO sebelum pendaftaran semester I dimulai. Sedangkan mahasiswa yang tinggal menyelesaikan TA/KP/Tesis/Disertasi dan sejenisnya, diberi kesempatan untuk menyelesaikan studi sampai dengan wisuda Oktober. Apabila sampai dengan wisuda Oktober belum menyelesaikan studi, maka yang bersangkutan diputuskan DO. Setelah wisuda Oktober, semua mahasiswa kasus batas waktu studi harus sudah mempunyai status lulus atau DO.

5


JUDUL : Pengelolaan Data dan Evaluasi Status


Mahasiswa Kasus Batas Waktu Studi

V.3. Persiapan V.3.1. Penjelasan serta pembukaan situs Early Warning dan DO Prasyarat : Data nilai sudah diproses dan tersedia di Situs Si-X. No. 1

Aktivitas

Hasil Pihak Waktu a. Prosedur early Ditdik, Awal warning dan Fakultas/Sekolah/Pro semester I proses DO di dipahami oleh Fakultas/Sekolah/ Prodi.

Penjelasan serta Pembukaan Situs Early Warning dan DO Ditdik memberikan penjelasan serta membuka situs early b. Situs early warning dan DO ke Warning siap Fakultas/Sekolah/Prodi digunakan

V.3.2. Penyiapan Data Akademik Mahasiswa Early Warning dan DO Prasyarat : Mahasiswa sudah melakukan perwalian No. 1

Aktivitas Melengkapi data nilai mahasiswa Prodi melengkapi data nilai mahasiswa early warning, dan memberikan informasi ke Wali mengenai status akademik mahasiswa early warning.

Hasil

Pihak

Data kemajuan studi Prodi, Fakultas/ mahasiswa early Sekolah. warning

Waktu Sepanjang semester, sesuai waktu perubahan yang diatur pada kalender akademik

6





V.4. Pelaksanaan V.4.1. Pengiriman data mahasiswa early warning ke Fakultas/Sekolah/Prodi Prasyarat : Data nilai sudah lengkap No. 1

2

3

4

Aktivitas

Hasil

Pihak

Pengiriman data mahasiswa early warning dan surat peringatan (I)

Data mahasiswa DitDik, Fakultas/ early warning Sekolah, Prodi (Potensial DO), dan peringatan kepada mahasiswa early a. Ditdik mengirimkan data mahasiswa early warning warning ke Fakultas/Sekolah/Prodi

b. Prodi mengirim surat peringatan (I) kepada mahasiswa early warning Evaluasi dan Perwalian Khusus Prodi melakukan perwalian khusus kepada mahasiswa early warning setelah hasil Semester I Rapat Early Warning I Rapat untuk menentukan status mahasiswa early warning dan persiapan semester II Perwalian Semester II Prodi memperingatkan ulang (Peringatan II) kepada mahasiswa early warning, atau menyatakan bebas dari early warning berdasarkan hasil evaluasi nilai semester I

Waktu 1 tahun sebelum batas waktu Studi berakhir

Data kemajuan studi Prodi, mahasiswa mahasiswa early warning dan rencana pengambilan mata kuliah Semester II

2 minggu sebelum pendaftaran ulang semester II

a. Data mahasiswa early warning b. Data mahasiswa lolos early warning

1 minggu sebelum pendaftaran ulang semester II

Dirdik, WDA, WRAM

Data mahasiswa Prodi early warning setelah nilai semester I dievaluasi

5 hari sebelum Pendaftaran ulang semester II

7




5

Rapat Early Warning II Rapat untuk menentukan status mahasiswa early warning dan persiapan semester pendek (SP)

Daftar mahasiswa early warning

Dirdik, WDA, dan WRAM

6

Evaluasi dan Perwalian Data akademik Prodi Khusus Mahasiswa Early mahasiswa early Warning warning setelah nilai Prodi melakukan perwalian semester II khusus kepada mahasiswa dievaluasi early warning setelah hasil Semester II

7

Perencanaan SP

Daftar mahasiswa TPB, Prodi, dan Fakultas/Sekolah Rapat perencanaan SP bagi kasus yang diperbolehkan/tidak mahasiswa early warning diperbolehkan ikut Semester Pendek

2 minggu sebelum pendaftaran semester pendek 5 hari sebelum pendaftaran ulang semester pendek 2 minggu sebelum pendaftaran SP

V.4.2.Proses DO 8





Prasyarat : Situs Early Warning sudah dibuka No

Aktivitas

Hasil

Pihak

Waktu

1

Penawaran pengunduran diri Prodi menawarkan pengunduran diri kepada mahasiswa early warning yang sudah tidak mungkin dapat menyelesaikan studi, agar tidak mengganggu proses DO.

Mahasiswa yang mengundurkan diri

Prodi, mahasiswa

2

Pengumpulan berita acara dan daftar undri tahap I

Daftar mahasiswa calon DO dan Undri

2 hari Fakultas/Sekolah, sebelum Ditdik Rapat proses DO dilaksanakan

Fakultas/Sekolah mengumpulkan berita acara dan daftar mahasiswa undri tahap I

1 minggu setelah pengumuman hasil ujian semester pendek

3

Kompilasi Data Mahasiswa Undri dan Pengisian Situs DO Tahap I Ditdik mengkompilasi data mahasiswa undri dan pengisian situs DO Tahap I

Daftar mahasiswa yang mengundurkan diri dan daftar mahasiswa calon DO Tahap I

Ditdik

1 hari sebelum Rapat DO dilaksanakan

4

Rapat memutuskan DO Tahap I Pelaksanaan rapat memutuskan DO tahap I, berdasarkan berita acara dari situs

Daftar mahasiswa calon DO

WRAM, Dirdik, dan WDA

2 hari setelah pengumuman hasil ujian Semester Pendek

9




5

Pembuatan SK DO dan SK DO dan SK Undri SK Undri Tahap I Ditdik membuat SK DO dan SK Undri Tahap I

Ditdik

2 hari setelah Rapat keputusan DO

6

Pengumpulan Berita Daftar mahasiswa calon Acara dan Daftar Undri DO dan Undri Tahap II Fakultas/Sekolah mengumpulkan berita acara dan daftar mahasiswa Undri

Fakultas/Sekola 2 hari h, Ditdik sebelum Rapat DO dilaksanakan

7

Kompilasi Data Mahasiswa Undri dan Pengisian Situs DO Tahap II Ditdik mengkompilasi data mahasiswa undri dan pengisian situs DO Tahap II

Daftar mahasiswa yang mengundurkan diri dan daftar mahasiswa calon DO Tahap II

Ditdik

1 hari sebelum Rapat DO dilaksanakan

8

Rapat memutuskan DO Tahap II Pelaksanaan rapat memutuskan DO tahap II, berdasarkan berita acara dari situs

Daftar mahasiswa yang diputuskan DO

WRAM, Dirdik, dan WDA

1 minggu setelah batas waktu pendaftaran peserta wisuda

9

Pembuatan SK DO dan SK DO dan SK Undri SK Undri Tahap II Ditdik membuat SK DO dan/SK Undri Tahap II

Ditdik

2 hari setelah Rapat keputusan DO

10




V.5. Penutupan Proses Kegiatan penutupan proses Early Warning dan DO pada prinsipnya sama, hanya datanya yang berbeda. Prasyarat : Proses Early Warning dan DO harus sudah selesai No. 1

VI.

Aktivitas

Hasil

Remove/perpindahan data /mahasiswa DO/Undri/Bebas Early Warning Ditdik memindahkan data mahasiswa DO/Undri/Bebas Early Warning

a. Daftar mahasiswa alumni non wisuda

2

Kompilasi data dan persiapan laporan Penyusunan laporan dengan memanfaatkan data yang terkompilasi


3

Pelaporan Dirdik ke WRAM Laporan diserahkan Dirdik menyerahkan laporan oleh Dirdik kepada kegiatan early warning dan DO WRAM kepada WRAM

Pihak

Waktu

Ditdik

1 minggu setelah SK DO/Undri didistribusikan ke Fakultas/ Sekolah/Prodi

Ditdik

3 hari setelah SK DO dan Undri selesai dibuat

Dirdik

1 minggu setelah SK DO dan Undri selesai dibuat

b. Daftar mahasiswa bebas early warning/wisuda

INDIKATOR KEBERHASILAN Hasil rapat evaluasi mahasiswa kasus batas waktu studi berjalan lancar sesuai yang direncanakan dan tidak ada data yang salah.

11





VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alur Pemrosesan SK DO/Pengunduran Diri/Perpanjangan No.

1

Prosedur

Rektor

WRAM

Penjelasan serta Pembukaan Situs Early Warning dan DO Ditdik memberikan penjelasan serta membuka situs early warning dan DO ke Fakultas/Sekolah/Prodi

DirDik

1

Melengkapi data nilai mahasiswa

2

Prodi melengkapi data nilai mahasiswa early warning, dan memberikan informasi ke Wali mengenai status akademik mahasiswa early warning.

Ka. LTPB

WDA

Ka. Prodi

1

1

2

2

3

3

Mhs.

Pengiriman data mahasiswa early warning dan surat peringatan (I)

3

a. Ditdik mengirimkan data mahasiswa early warning ke Fakultas/Sekolah/Prodi

3

b. Prodi mengirim surat peringatan (I) kepada mahasiswa early warning

4

Evaluasi dan Perwalian Khusus Prodi melakukan perwalian khusus kepada mahasiswa early warning setelah hasil Semester I

4

4

Rapat Early Warning I

5

Rapat untuk menentukan status mahasiswa early warning dan persiapan semester II

5

5

5

Perwalian Semester II

6

7

Prodi memperingatkan ulang (Peringatan II) kepada mahasiswa early warning, atau menyatakan bebas dari early warning berdasarkan hasil evaluasi nilai semester I Rapat Early Warning II Rapat untuk menentukan status mahasiswa early warning dan persiapan semester pendek (SP)

6

7

7

7 8

12





8

Evaluasi dan Perwalian Khusus Mahasiswa Early Warning

8

Prodi melakukan perwalian khusus kepada mahasiswa early warning setelah hasil Semester II

8

Perencanaan SP

9

10

11

13

16

11

Fakultas/Sekolah mengumpulkan berita acara dan daftar mahasiswa undri tahap I

Rapat memutuskan DO Tahap I Pelaksanaan rapat memutuskan DO tahap I, berdasarkan berita acara dari situs

9

10

Pengumpulan berita acara dan daftar undri tahap I

12

15

9

Penawaran pengunduran diri Prodi menawarkan pengunduran diri kepada mahasiswa early warning yang sudah tidak mungkin dapat menyelesaikan studi, agar tidak mengganggu proses DO.

Kompilasi Data Mahasiswa Undri dan Pengisian Situs DO Tahap I Ditdik mengkompilasi data mahasiswa undri dan pengisian situs DO Tahap I

14

9

Rapat perencanaan SP bagi mahasiswa early warning

10

11

12

13

Pembuatan SK DO dan SK Undri Tahap I

13

13

14

Ditdik membuat SK DO dan SK Undri Tahap I Pengumpulan Berita Acara dan Daftar Undri Tahap II Fakultas/Sekolah mengumpulkan berita acara dan daftar mahasiswa Undri Kompilasi Data Mahasiswa Undri dan Pengisian Situs DO Tahap II Ditdik mengkompilasi data mahasiswa undri dan pengisian situs DO Tahap II

15

15

16

17

13





17

17

18

19

Rapat memutuskan DO Tahap II Pelaksanaan rapat memutuskan DO tahap II, berdasarkan berita acara dari situs

17

Pembuatan SK DO dan SK Undri Tahap II

17

17

18

Ditdik membuat SK DO dan/SK Undri Tahap II Remove/perpindahan data /mahasiswa DO/Undri/Bebas Early Warning

19

Ditdik memindahkan data mahasiswa DO/Undri/Bebas Early Warning

20

21

Kompilasi data dan persiapan laporan 20

Penyusunan laporan dengan memanfaatkan data yang terkompilasi Pelaporan Dirdik ke WRAM Dirdik menyerahkan laporan kegiatan early warning dan DO kepada WRAM

21

14

Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit. Direktorat Pendidikan

Recommend Documents