Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit USDI

Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit

USDI

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung

2014

Standard Operating Procedure (SOP)

DAFTAR ISI 001/I1.B05.4/SOP/2014 002/I1.B05.4/SOP/2014 003/I1.B05.4/SOP/2014 004/I1.B05.4/SOP/2014 005/I1.B05.4/SOP/2014 006/I1.B05.4/SOP/2014 007/I1.B05.4/SOP/2014 008/I1.B05.4/SOP/2014 009/I1.B05.4/SOP/2014 010/I1.B05.4/SOP/2014 011/I1.B05.4/SOP/2014 012/I1.B05.4/SOP/2014 013/I1.B05.4/SOP/2014 014/I1.B05.4/SOP/2014 015/I1.B05.4/SOP/2014 016/I1.B05.4/SOP/2014 017/I1.B05.4/SOP/2014 018/I1.B05.4/SOP/2014 019/I1.B05.4/SOP/2014 020/I1.B05.4/SOP/2014 021/I1.B05.4/SOP/2014 022/I1.B05.4/SOP/2014 023/I1.B05.4/SOP/2014 024/I1.B05.4/SOP/2014 025/I1.B05.4/SOP/2014 026/I1.B05.4/SOP/2014 027/I1.B05.4/SOP/2014 028/I1.B05.4/SOP/2014 029/I1.B05.4/SOP/2014 030/I1.B05.4/SOP/2014 031/I1.B05.4/SOP/2014 032/I1.B05.4/SOP/2014

Pengembangan Sistem Informasi Perubahan Sistem Informasi (Change Request) Integrasi dan Pertukaran Data Sistem Informasi Penggunaan Data Center Sebagai Pangkalan Data Penyusunan Buku Data dan Informasi Pengelolaan Berita Kiriman Untuk Dimuat di www.itb.ac.id Pengelolaan Agenda Kiriman Untuk Dimuat di www.itb.ac.id Penambahan Dokumen Fokus ke www.itb.ac.id Penambahan Informasi Di Spotlight www.itb.ac.id Penambahan Kalender Pendidikan ke www.itb.ac.id Interchange Data Mahasiswa Untuk Pencetakan KTM Berbasis RFID Layanan Pencetakan KTM Pengganti Oleh USDI Pelayanan Aktivasi Lisensi Microsoft Untuk Unit Kerja Pelayanan Instalasi Software Microsoft Untuk Unit Kerja di Lingkungan Gedung CCAR Prosedur Pelayanan Penanganan Masalah Jaringan ICT di Lingkungan Gedung CCAR (Rektorat) Oleh Tim IT Helpdesk Pelayanan Penanganan Permasalahan Perangkat Keras Komputer Di Lingkungan Gedung CCAR (Rektorat) Oleh Tim IT Helpdesk Peminjaman Fasilitas Laboratorium Komputasi Pelayanan Video Conference Menggunakan End-Point USDI Pelayanan Penggunaan MCU ITB (Multipoint Control Unit) Untuk Video Conference Pelayanan Video In-House Production Pelayanan Video Streaming Ke Website ITB Pelayanan Penayangan Video Di Megatron Pelaksanaan Peliputan untuk Artikel di Kolom Berita www.itb.ac.id oleh Tim Kantor Berita Registrasi Akun Internet (INA) Mahasiswa Baru Penempatan Perangkat Jaringan Unit Kerja Di Ruangan Network Operation Center (NOC) ITB Pelayanan Penggunaan Software Based Video Conference Pelayanan Rekaman Kegiatan Video Conference Pelayanan Pembuatan Hosting Website Untuk Unit Pelayanan Pembuatan Website Unit Penilaian Kinerja Kepala Sub Bagian Sistem Informasi Pengelolaan Kriteria Kompetensi dan Materi Uji Kompetensi Bidang Teknologi Informasi pada Proses Seleksi Calon Pegawai ITB Pembekalan dan Evaluasi Pegawai Baru Bidang Teknologi Informasi


033/I1.B05.4/SOP/2014

Pelayanan Penanganan Masalah Jaringan ICT di Lingkungan ITB Ganesha dan Jatinangor Oleh Tim Infrastuktur USDI

036/I1.B05.4/SOP/2014

Layanan Pencetakan KTM Pergantian NIM TPB ke NIM Prodi oleh USDI Layanan Pencetakan KTM bagi Mahasiswa yang Pindah Program Studi oleh USDI Layanan Pencetakan Ktm untuk Mahasiswa Baru Pasca Sarjana (Program Kerjasama Dan Reguler) Layanan Pencetakan KTM Untuk Mahasiswa Baru S1 Jalur Penerimaan Melalui Tes Tertulis (SBMPTN) Layanan Pencetakan KTM untuk Mahasiswa Baru S1 Jalur Undangan (SNMPTN) Layanan Pencetakan Kartu Voucher Makan oleh USDI

037/I1.B05.4/SOP/2014 038/I1.B05.4/SOP/2014 039/I1.B05.4/SOP/2014 040/I1.B05.4/SOP/2014 041/I1.B05.4/SOP/2014


PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI No.001/I1.B05.4/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014


JUDUL : PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

RIWAYAT REVISI LEMBAR PENGESAHAN

1

NOMOR : 001/I1.B05.4/SOP/2014 REVISI KE :0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 6




DAFTAR ISI I.

UNIT KERJA TERKAIT........................................................................................ 3

II. TUJUAN .............................................................................................................. 3 III. REFERENSI ........................................................................................................ 3 IV. PENGERTIAN & BATASAN ................................................................................ 3 V. PROSEDUR ........................................................................................................ 4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN............................................................................. 5 VII. LAMPIRAN .......................................................................................................... 5

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Dewan Pakar Teknologi Informasi 2. UKA 3. UKP

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pengembangan sistem informasi oleh unit kerja.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. 2. Dewan Pakar Teknologi Informasi ITB terdiri dari ahli di bidang TI yang akan memberikan masukan-masukan kepada Kepala USDI untuk menjamin program kerja yang dijalankan USDI sejalan dengan Visi dan Misi ITB. 3. Manajemen Unit Kerja adalah jajaran pimpinan di unit kerja (UKA maupun UKP) 4. Tim Pengembang Sistem Informasi di Unit Kerja adalah staf sistem informasi di UKA/UKP yang bertugas melakukan pengembangan sistem informasi. 5. Tim Analis Sistem Informasi USDI adalah staf sistem informasi di USDI yang bertugas melakukan analisis terhadap kebutuhan pengembangan sistem informasi. 6. Tim Pengembang Sistem Informasi di USDI adalah staf sistem informasi di USDI yang bertugas melakukan pengembangan sistem informasi.

3




B. BATASAN 1. Kegiatan analisis terhadap kebutuhan pengembangan dan proses bisnis dilakukan oleh USDI dengan berkoordinasi dengan Dewan Pakar Teknologi Informasi. Pada saat SOP ini dibuat, Dewan Pakar Teknologi Informasi belum terbentuk, usulan sudah disampaikan ke Pimpinan ITB. 2. Kegiatan pengembangan Sistem Informasi unit kerja yang dilakukan oleh tim pengembang USDI hanya untuk sistem informasi yang akan digunakan oleh banyak unit kerja, bukan yang hanya akan digunakan oleh satu unit kerja. 3. Kegiatan pengembangan Sistem Informasi unit kerja yang dilakukan oleh tim pengembang USDI disesuaikan dengan rencana kerja tim pengembang USDI. V.

PROSEDUR 1. Manajemen unit kerja merumuskan kebutuhan pengembangan sistem informasi unit kerja dengan masukan dari tim pengembang sistem informasi di unit kerja, dan juga merumuskan proses bisnis terkait kebutuhan pengembangan sistem informasi tersebut kemudian menyampaikannya ke USDI. 2. USDI melakukan analisis terhadap kebutuhan pengembangan dan proses bisnis, jika ada bahan yang perlu dilengkapi, USDI meminta kepada manajemen unit kerja untuk melengkapi bahan-bahan yang diperlukan dan mengirimkannya kepada Dewan Pakar untuk analisis. Jika bahan yang diperlukan sudah lengkap, Dewan Pakar melakukan analisis terhadap kebutuhan pengembangan sistem informasi dan proses bisnis kemudian mengirimkan hasil analisis kepada manajemen unit kerja. 3. Manajemen unit kerja mempelajari hasil analisis terhadap kebutuhan pengembangan sistem informasi. Jika belum sesuai dengan kebutuhan maka manajemen unit kerja mengirimkan memo koreksi kepada USDI, jika sudah sesuai maka manajemen unit kerja mengirimkan surat persetujuan ke USDI untuk menindaklanjuti hasil analisis. 4. Tim analis sistem informasi di USDI membuat rancangan sistem informasi kemudian menyampaikan rancangan tersebut ke manajemen unit kerja. 5. Manajemen unit kerja menerima rancanggan sistem informasi, jika rancangan masih belum sesuai dengan kebutuhan unit kerja, manajemen unit kerja mengirimkan memo koreksi kepada tim analis sistem informasi USDI. Jika sudah sesuai maka manajemen unit kerja mengirimkan dokumen rancangan sistem kepada tim pengembang di unit kerja atau di USDI. 4




6. Jika di unit kerja ada tim pengembang sistem maka tim pengembang sistem informasi unit kerja melakukan pengembangan sistem berdasarkan dokumen rancangan sistem informasi dan membuat dokumentasi pengembangan sistem. 7. Jika di unit kerja tidak ada tim pengembang sistem informasi maka pengembangan sistem informasi dilakukan oleh tim pengembang sistem informasi di USDI (Hanya untuk sistem informasi yang akan digunakan oleh banyak unit kerja, bukan yang hanya akan digunakan oleh satu unit kerja) 1. Tim pengembang sistem informasi di USDI membuat dokumentasi pengembangan sistem. 8. Tim analis sistem informasi di USDI melakukan monitoring pengembangan sistem, baik itu oleh tim pengembang sistem informasi di unit kerja ataupun di USDI, termasuk monitoring terhadap dokumentasi sistem. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Tersedianya dokumen pengembangan sistem sebagai berikut: Dokumen kebutuhan pengembangan sistem informasi unit kerja Dokumen proses bisnis pendukung kebutuhan sistem informasi unit kerja Dokumen analisis terhadap kebutuhan sistem informasi unit kerja Dokumen rancangan sistem informasi Dokumen pengembangan sistem informasi 2. Tersedianya sistem informasi sesuai kebutuhan unit kerja

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Pengembangan Sistem Informasi

1

Lihat keterangan di bagian Batasan.

5

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

6


PERUBAHAN SISTEM INFORMASI (CHANGE REQUEST) No.002/I1.B05.4/SOP/2014




JUDUL : PERUBAHAN SISTEM INFORMASI (CHANGE REQUEST)


1




DAFTAR ISI

I.



2




I.

UNIT KERJA TERKAIT 1. UKA 2. UKP

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme perubahan sistem informasi oleh unit kerja (change request management) untuk sistem di unit kerja maupun sistem di pusat.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. 2. Dewan Pakar Teknologi Informasi ITB terdiri dari ahli di bidang TI yang akan memberikan masukan-masukan kepada Kepala USDI untuk menjamin program kerja yang dijalankan USDI sejalan dengan Visi dan Misi ITB. 3. Manajemen Unit Kerja adalah jajaran pimpinan di unit kerja (UKA maupun UKP) 4. Tim Pengembang Sistem Informasi di Unit Kerja adalah staf sistem informasi di UKA/UKP yang bertugas melakukan pengembangan sistem informasi. 5. Tim Analis Sistem Informasi USDI adalah staf sistem informasi di USDI yang bertugas melakukan analisis terhadap kebutuhan pengembangan sistem informasi. 6. Tim Pengembang Sistem Informasi di USDI adalah staf sistem informasi di USDI yang bertugas melakukan pengembangan sistem informasi. 7. Change Request adalah sebuah permohonan resmi untuk perubahan beberapa produk atau sistem, dan biasanya muncul jika diperlukan ada

3




perubahan atau penambahan terhadap produk sistem informasi yang sedang berjalan.1 B. BATASAN 1. Kegiatan analisis terhadap kebutuhan perubahan dan proses bisnis dilakukan oleh USDI dengan berkoordinasi dengan Dewan Pakar Teknologi Informasi. Pada saat SOP ini dibuat, Dewan Pakar Teknologi Informasi belum terbentuk, usulan sudah disampaikan ke Pimpinan ITB. 2. Kegiatan perubahan Sistem Informasi unit kerja yang dilakukan oleh tim pengembang USDI disesuaikan dengan rencana kerja tim pengembang USDI. 3. Prosedur Change Request ini hanya untuk aplikasi yang dikembangkan oleh USDI. Untuk aplikasi yang dikembangkan oleh unit kerja, USDI membantu untuk menganalisis kebutuhan perubahan sistem informasi tersebut. V.

1

PROSEDUR 1. Manajemen unit kerja merumuskan kebutuhan perubahan sistem informasi unit kerja atau sistem informasi yang dikelola USDI dengan masukan dari tim pengembang sistem informasi di unit kerja, dan juga merumuskan proses bisnis terkait kebutuhan perubahan sistem informasi tersebut kemudian menyampaikannya ke ke USDI. 2. USDI melakukan analisis terhadap kebutuhan perubahan dan proses bisnis, jika ada bahan yang perlu dilengkapi, USDImeminta kepada manajemen unit kerja untuk melengkapi bahan-bahan yang diperlukan dan mengirimkannya kepada USDI untuk analisis. Jika bahan yang diperlukan sudah lengkap, USDI melakukan analisis terhadap kebutuhan perubahan sistem informasi dan proses bisnis kemudian mengirimkan hasil analisis kepada manajemen unit kerja dan USDI. 3. Manajemen unit kerja mempelajari hasil analisis terhadap kebutuhan perubahan sistem informasi. Jika belum sesuai dengan kebutuhan maka manajemen unit kerja mengirimkan memo koreksi kepada USDI, jika sudah sesuai maka manajemen unit kerja mengirimkan surat persetujuan ke USDI untuk menindaklanjuti hasil analisis.

http://searchcio.techtarget.com/definition/change-request. Februari 2011. Diakses 21 Maret 2014.

4




4. Tim analis sistem informasi di USDI membuat rancangan perubahan sistem informasi kemudian menyampaikan rancangan tersebut ke manajemen unit kerja. 5. Manajemen unit kerja menerima rancangan perubahan sistem informasi, jika rancangan masih belum sesuai dengan kebutuhan unit kerja, manajemen unit kerja mengirimkan memo koreksi kepada tim analis sistem informasi USDI. Jika sudah sesuai maka manajemen unit kerja mengirimkan dokumen rancangan perubahan sistem kepada tim pengembang di unit kerja atau di USDI. 6. Jika perubahan untuk sistem informasi yang dikelola unit kerja maka tim pengembang sistem informasi unit kerja melakukan pengembangan untuk perubahan sistem berdasarkan dokumen rancangan perubahan sistem informasi dan membuat dokumentasi pengembangan perubahan sistem. 7. Jika perubahan untuk sistem informasi yang dikelola USDI maka pengembangan perubahan sistem informasi dilakukan oleh tim pengembang sistem informasi di USDI. Tim pengembang sistem informasi di USDI membuat dokumentasi pengembangan perubahan sistem. 8. Tim analis sistem informasi di USDI melakukan monitoring pengembangan perubahan sistem, baik itu dilakukan oleh tim pengembang sistem informasi di unit kerja ataupun di USDI, termasuk monitoring terhadap dokumentasi pengembangan perubahan sistem. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Tersedianya dokumen-dokumen pengembangan sistem berikut ini:  Dokumen kebutuhan pengembangan sistem informasi unit kerja  Dokumen proses bisnis pendukung kebutuhan perubahan sistem informasi unit kerja  Dokumen analisis terhadap kebutuhan perubahan sistem informasi unit kerja  Dokumen rancangan pengembangan sistem informasi  Dokumen pengembangan perubahan sistem informasi 2. Sistem informasi yang telah diperbaharui sesuai kebutuhan unit kerja

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Perubahan Sistem Informasi (Change Request)

5

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PERUBAHAN SISTEM INFORMASI (CHANGE REQUEST)

6


INTEGRASI DAN PERTUKARAN DATA SISTEM INFORMASI No.003/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : INTEGRASI DAN PERTUKARAN DATA SISTEM INFORMASI


1





DAFTAR ISI

I.



2



I.

UNIT KERJA TERKAIT -

II.


Seluruh unit kerja di ITB

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur proses integrasi sistem informasi di ITB melalui pertukaran data antar sistem informasi.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Integrasi sistem yang dimaksud adalah mengintegrasikan antar sistem informasi sehingga data dan informasi yang dimiliki oleh setiap aplikasi sistem informasi unit kerja dapat saling berinteraksi sesuai dengan kriteria integrasi yang disepakati bersama. 2. Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. 3. Manajemen ITB yang dimaksud dalam dokumen ini adalah Rektor, para Wakil Rektor, para Dekan, para Direktur, para Ketua Lembaga, para Kepala Unit/UPT, Ketua SPI, Ketua SPM. B. BATASAN 1. USDI mempersiapkan standarisasi interchange data menggunakan web service, sehingga unit kerja hanya mempersiapkan query pada database yang dimiliki sesuai dengan interchange data yang disepakati 2. USDI mempersiapkan aplikasi Enterprise Service Bus (ESB), sebagai core dari interchange data antar sistem informasi 3. USDI menampilkan aplikasi dashboard management yang merupakan hasil intergrasi antar sistem informasi di ITB 4. Untuk Integrasi dan interchange data, unit kerja pengelola data sebagai sumber data yang akan diintegrasikan harus menyediakan data yang diperlukan.

3



V.


PROSEDUR 1. USDI melakukan koordinasi dengan manajemen ITB, dimana USDI meminta manajemen ITB untuk mendefinisikan data dan informasi apa saja yang akan diintegrasikan di dalam sistem informasi. USDI memberikan masukan kepada manajemen ITB mengenai data dan informasi yang akan diintegrasikan untuk mendapatkan feedback. 2. Manajemen ITB setelah mendapat masukan dari USDI, maka meminta pimpinan unit kerja untuk mendefiniskan kebutuhan data dan informasi yang akan diintegrasikan dengan referesi data dan informasi dari dokumen yang disampaikan oleh USDI. 3. Pimpinan unit kerja mendefinisikan data dan informasi yang dibutuhkannya dalam bentuk dokumen tertulis yang akan disampaikan kepada pokja atau tim teknis unit kerja 4. USDI dan unit kerja melakukan perumusan mengenai skenario integrasi. Dalam pertemuan itu akan diperoleh data-data yang bisa disepakati untuk dipertukarkan melalui web service, sedangkan yang tidak sepakat atau yang tidak tersedia, maka USDI akan memberikan informasi kepada manajemen ITB bahwa ada beberapa data dan informasi yang tidak dapat diperoleh, dan meminta untuk disampaikan ke pimpinan unit kerja agar da dan informasi yang diminta agar dipersiapkan kembali. 5. Hasil yang telah dirumuskan bersama unit kerja, dibentuk menjadi dokumen kesepakatan interchange data (dimana disepakati pertukaran datanya menggunakan teknologi web service). Di dalam dokumen ini juga akan dijelaskan rules pertukaran data-data antar sistem informasi melalui skema Enterprise Service Bus (ESB) 6. Tim USDI mempersiapkan aplikasi ESB dan standarisasi web service dengan bantuan tim teknis unit kerja. Aplikasi ESB ini akan disimpan pada 1 server khusus pada data center yang akan menjadi pusat pertukaran data dan menjadi data referensi untuk pengembangan data warehouse. 7. Setelah tersedianya aplikasi ESB maka seluruh data akan di simpan pada satu sistem database, dimana seluruh data master dan transaksi di simpan di dalam database tersebut. 8. USDI menyampaikan hasil integrasi data ke unit kerja 9. Unit kerja melakukan proses cek dan updating pada sistem yang dimilikinya 4




10. Unit kerja mempersiapkan data-data hasil interchange sistem informasi 11. Unit kerja menyampaikan dokumen hasil interchange data dan integrasi sistem kepada pimpinan unit kerja. 12. Pimpinan unit kerja memberikan informasi ke manajemen ITB begitu juga dengan USDI menampilkan data integrasi dalam dashboard bagi keperluan manajemen. Jika sesuai maka dashboard bagi manajemen sudah selesai dan terus di-update, tetapi jika tidak maka akan kembali kepada proses 3 dan selanjutnya.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN Terintegrasinya seluruh sistem informasi ITB, sehingga dapat memberikan data dan informasi yang cepat, tepat,akurat dan realtime kepada pihak manajemen ITB, sehingga bisa menjadi tools dalam mengambil keputusan.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Integrasi dan Pertukaran Data Sistem Informasi

5

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. SOP INTEGRASI DAN PERTUKARAN DATA SISTEM INFORMASI

6


PENGGUNAAN DATA CENTER SEBAGAI PANGKALAN DATA No.004/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : PENGGUNAAN DATA CENTER SEBAGAI PANGKALAN DATA


1





DAFTAR ISI

I.



2



I.


II.


Seluruh unit kerja di ITB

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penggunaan data and information center (dcpusat) sebagai pangkalan data untuk setiap kebutuhan collecting data dari unit kerja di ITB.

III.

REFERENSI 1. Prosedur Integrasi dan Pertukaran Data Sistem Informasi, No. 003/I1.B05.4/SOP/2014

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Data and Information Center atau singkatnya DataCenter atau sering disebut juga dcpusat sebagaimana nama domain yang digunakannya adalah aplikasi yang dibangun untuk integrasi sistem informasi di Institut Teknologi Bandung. 2. Web Service merupakan metode komunikasi antara dua mesin melalui suatu jaringan (Internet/intranet). Dengan kata lain bisa dikatakan juga sebagai perangkat lunak yang mendukung interoperabilitas dan interaksi data antar mesin. 3. Database view merupakan bagian dari suatu database yang mendefinisikan gabungan dari beberapa tabel untuk menampilkan data tertentu sesuai kebutuhan. Dengan view kita bisa menyembunyikan kompleksitas query dan juga untuk alasan keamanan bisa ditentukan data mana saja yang sekiranya hanya perlu dilihat oleh user. B. BATASAN 1. Mekanisme pengumpulan data ke data center yang dijelaskan pada dokumen ini terdiri dari 

web service dari unit kerja pengelola sistem informasi



database view dari unit kerja pengelola sistem informasi



upload file dengan format Microsoft Excel

2. Data yang di-collect ke data center harus berdasarkan kesepakatan antara unit kerja pengelola data dengan USDI. 3




3. Proses untuk menentukan data yang akan dikumpulkan ke DataCenter tidak dijelaskan dalam dokumen ini melainkan dalam dokumen Prosedur Integrasi dan Pertukaran Data Sistem Informasi (No. 003/I1.B05.4/SOP/2014). 4. Pada mekanisme upload, jika file yang di-upload sesuai dengan template yang diberikan oleh USDI maka data akan langsung disimpan ke database data centerm jika tidak sesuai maka data tidak bisa disimpan ke sistem. V.

PROSEDUR 1. Unit kerja mempersiapkan data-data yang akan dikumpulkan ke data center berdasarkan dokumen interchange data. 2. Jika unit kerja mengelola data menggunakan sistem informasi dan di unit kerja ada staf yang bisa membuat web service, maka unit kerja menyiapkan web service untuk data-data yang diperlukan kemudian menyampaikan informasi web service yang sudah dibuat (url web service, nama service, dan cara pemanggilan service) ke tim pengembang sistem informasi di USDI melalui surat atau e-mail ke [email protected]. 3. Tim pengembang sistem informasi USDI kemudian memeriksa kesesuaian data yang diambil menggunakan web service dengan kebutuhan data. 4. Jika sesuai maka tim pengembang sistem informasi USDI membuat script untuk menjalankan web service pengambilan data otomatis secara periodik. 5. Jika tidak sesuai maka tim pengembang sistem informasi USDI akan meminta tim pengembang sistem informasi di unit kerja untuk memperbaiki web service. 6. Jika unit kerja mengelola data menggunakan sistem informasi namun di unit kerja tidak ada staf yang bisa membuat web service, maka unit kerja menyiapkan database view untuk data-data yang diperlukan kemudian menyampaikan informasi database view yang sudah disiapkan (username, password, dan IP address database) ke tim pengembang sistem informasi di USDI melalui surat atau e-mail ke [email protected]. 7. Tim sistem informasi USDI akan memeriksa kesesuaian database view yang disediakan dengan kebutuhan data.

4




8. Jika sesuai maka Tim pengembang sistem informasi USDI akan membuat web service untuk mengambil data dari database view tersebut. 9. Tim pengembang sistem informasi USDI kemudian membuat script untuk menjalankan web service pengambilan data otomatis secara periodik. 10. Jika tidak sesuai maka tim pengembang sistem informasi USDI akan meminta tim pengembang sistem informasi unit kerja untuk memperbaiki database view. 11. Jika di unit kerja tidak mengelola data menggunakan sistem informasi atau tidak ada staf yang bisa menyiapkan web service ataupun database view maka USDI akan menyiapkan template file untuk upload data dalam format Microsoft Excel. 12. Jika berdasarkan kesepakatan USDI dengan unit kerja data yang akan disimpan ke data center hanya bisa dilakukan oleh pengguna dari unit kerja tersebut, maka USDI menyiapkan menu untuk upload file hanya bisa diakses untuk user yang login. User harus login menggunakan username dan password INA untuk bisa meng-upload file. 13. Jika yang akan meng-upload data bisa dari banyak unit kerja, maka USDI menyiapkan menu untuk upload data di halaman depan yang bisa diakses tanpa perlu login. User akan diminta untuk mengisi username dan password INA pada saat melakukan upload file. 14. Pada waktu (atau waktu-waktu) yang telah disepakati, sistem akan secara otomatis membaca data dari web service atau file yang di-upload ke data center. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN Data yang disepakati USDI dengan unit kerja bisa diambil dari database unit kerja dan tersimpan ke database data center.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Penggunaan Data Center Sebagai Pangkalan Data

5

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PENGGUNAAN DATA CENTER SEBAGAI PANGKALAN DATA

6


PENYUSUNAN BUKU DATA DAN INFORMASI ITB No.005/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : Error! Reference source not found.


1





DAFTAR ISI

I.


II. TUJUAN .............................................................................................................. 4 III. REFERENSI ........................................................................................................ 4 IV. PENGERTIAN & BATASAN ................................................................................ 4 V. PROSEDUR ........................................................................................................ 5 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN............................................................................. 7 VII. DISCLAIMER....................................................................................................... 7 VIII.LAMPIRAN .......................................................................................................... 7

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT Unit Kerja yang menjadi sumber data yang akan ditayangkan di Buku Data dan Informasi ITB, yaitu: -

Majelis Wali Amanat

-

Majelis Guru Besar

-

Senat Akademik

-

Satuan Kekayaan dan Dana

-

Satuan Usaha Komersial

-

Dewan Audit

-

Direktorat Pendidikan

-

Direktorat Keuangan

-

Direktorat Sarana dan Prasarana

-

Direktorat Kepegawaian

-

Direktorat Kemitraan dan Hubungan Internasional

-

Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

-

Lembaga Kemahasiswaan

-

UPT Bahasa

-

UPT Layanan Kesehatan

-

UPT Olahraga

-

Perpustakaan

-

Observatorium Bosscha

-

Koperasi Keluarga Pegawai

-

Ikatan Orang Tua Mahasiswa

-

Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam

-

Sekolah Ilmu dan Teknologi Hayati

-

Sekolah Farmasi

-

Fakultas Teknik Pertambangan dan Perminyakan

-

Fakultas Ilmu dan Teknologi Kebumian

-

Fakultas Teknologi Industri 3




-

Sekolah Teknik Elektro dan Informatika

-

Fakultas Teknik Mesin dan Dirgantara

-

Fakultas Teknik Sipil dan Lingkungan

-

Sekolah Arsitektur, Perencanaan dan Pengembangan Kebijakan

-

Fakultas Seni Rupa dan Desain

-

Sekolah Bisnis dan Manajemen

-

Sekolah Pascasarjana

Unit kerja lain yang terlibat bukan sebagai sumber data:

II.

-

Kantor Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan, dan Alumni (WRKMA)

-

Direktorat Administrasi Umum dan Hukum

-

UUP Penerbit

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyusunan Buku Data dan Informasi agar lebih efisien dan bisa didistribusikan tepat pada waktunya.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Buku Data dan Informasi adalah buku yang diterbitkan setiap tahun, tepatnya pada acara Dies ITB bulan Maret, dan berisi data dan informasi dalam bentuk tabel ataupun grafik yang menunjukkan perkembangan sampai dengan tahun terakhir sebelum penerbitan buku atau kondisi pada tahun terakhir sebelum penerbitan buku. B. BATASAN 1. Unit kerja terkait berperan sebagai sumber data, yaitu pihak yang menyediakan data yang akan ditayangkan di Buku Data dan Informasi ITB. 2. Buku Data dan Informasi dibagikan kepada peserta sidang terbuka Dies ITB pada tanggal 2 Maret. 4




3. Batas waktu Penyusunan Buku Data dan Informasi ITB adalah tanggal 15 Februari setiap tahunnya. 4. Jika data data yang diminta belum disampaikan oleh unit kerja pengelola data sampai dengan tanggal 15 Februari (setelah beberapa kali dikirim pengingat/reminder kepada unit kerja tersebut), maka data tersebut tidak akan ditampilkan di Buku Data dan Informasi edisi tahun tersebut. 5. Informasi perkembangan ditampilkan untuk kurun waktu lima tahun terakhir dan ditampilkan dalam bentuk grafik.

V.

PROSEDUR A. Pengumpulan Data 1. Aplikasi data center dipersiapkan untuk mengelola data-data yang diperlukan dalam penyusunan Buku Data dan Informasi ITB. 2. Template file untuk pengiriman data disiapkan di data center. 3. USDI mengirimkan surat permohonan data kepada unit kerja terkait yang berisi informasi mengenai template file untuk data, prosedur pengiriman data ke USDI, serta tenggat waktu penyerahan data. 4. Unit Kerja menerima surat permohonan data. 5. Unit kerja men-download template data. 6. Unit kerja mempersiapkan data yang diperlukan. 7. Unit kerja mengisi data yang diminta sesuai dengan template kemudian meng-upload file berisi data ke data center sebelum tenggat waktu pengumpulan data. B. Pengolahan Data 1. Data unit kerja yang sudah di-upload ke data center digabungkan dengan data tahun-tahun sebelumnya. 2. Jika yang ditampilkan dalam buku adalah data perkembangan, maka siapkan tabel untuk data lima tahun terakhir. 3. Jika data ditampilkan dalam bentuk grafik maka buat grafiknya 4. Siapkan tabel data sesuai dengan format untuk di buku. 5




5. Kompilasi grafik-grafik dan tabel-tabel sesuai dengan susunan daftar isi buku. 6. Sampaikan data hasil olahan yang akan ditampilkan di buku ke unit kerja pengelola data untuk dikoreksi. 7. Unit kerja memeriksa informasi hasil olahan untuk yang akan ditampilkan di buku Data dan Informasi ITB. 8. Jika ada koreksi maka USDI melakukan perbaikan berdasarkan catatan dari unit kerja pengelola data kemudian kembali ke langkah 6. 9. Jika sudah tidak ada koreksi dari unit kerja pengelola data, sampaikan draft buku ke WRKMA untuk dikoreksi. 10. WRKMA (atau diwakilkan ke Direktorat Administrasi Umum dan Hukum) memeriksa isi draft buku. Jika ada yang perlu diperbaiki maka WRKMA memberikan catatan perbaikan. WRKMA memberikan hasil pemeriksaan ke USDI. 11. Jika menerima catatan perbaikan dari WRKMA maka lakukan perbaikan sesuai catatan lalu ulangi langkah 9. 12. Jika sudah tidak ada perbaikan maka siapkan file buku untuk disampaikan ke Penerbit. C. Pencetakan dan Distribusi 1. Koordinasikan cover buku dengan kantor Dit. Administrasi Umum dan Hukum (biasanya cover buku akan dibuatkan oleh Dit. Administrasi Umum dan Hukum agar selaras dengan cover buku lainnya yang akan dibagikan kepada tamu undangan Sidang Terbuka Dies ITB). 2. Kirim file buku ke Penerbit, minta ke Penerbit untuk mengirimkan buku yang sudah dicetak ke Kantor WRKMA. 3. Setelah buku selesai dicetak dan dikirimkan ke kantor WRKMA, minta beberapa eksemplar buku ke kantor WRKMA/Dit. Administrasi Umum dan Hukum untuk arsip di USDI. 4. Siapkan data untuk ditampilkan di website Data dan Informasi ITB. 5. Perbaharui data yang ditampilkan di website Data dan Informasi ITB. 6. Tambahkan file buku Data dan Informasi terbaru ke website Data dan Informasi ITB untuk bisa di-download.

6



VI.


INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Buku Data dan Informasi menampilkan data dan informasi terbaru dan dapat selesai tepat pada waktunya untuk dibagikan kepada peserta Dies Natalis ITB tanggal 2 Maret. 2. Tersedianya data terbaru untuk ditampilkan di website Data dan Informasi. 3. File Buku Data dan Informasi tersedia di website untuk bisa di-download.

VII. DISCLAIMER Validasi data yang diterima USDI adalah kewenangan unit kerja. USDI hanya menampilkan data.

VIII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Penyusunan Buku Data dan Informasi ITB

7

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP Error! Reference source not found.

8

9

10


PENGELOLAAN BERITA KIRIMAN UNTUK DIMUAT DI WWW.ITB.AC.ID No.006/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : PENGELOLAAN BERITA KIRIMAN UNTUK DIMUAT DI WWW.ITB.AC.ID


1





DAFTAR ISI

I.



2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Tim Online News Reporter Unit Sumber Daya Informasi (USDI) 2. Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni 3. Mahasiswa, Dosen, Karyawan yang memiliki akun INA

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penambahan berita ke www.itb.ac.id oleh pihak-pihak diluar Tim Online News Reporter.

III.

REFERENSI Dokumen Prosedur Pemuatan Berita Pada Situs itb.ac.id Nomor 035/I1.B05.4.SOP/2014.

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Berita adalah tulisan mengenai peristiwa atau kejadian yang terkait dengan institusi dan kegiatan institusi atau organisasi di dalam institusi, kejadian yang dilangsungkan di seputar kampus Institut Teknologi Bandung, atau profil sivitas atau organisasi di dalam institusi. 2. Jenis berita merupakan pengelompokan berita yang terdiri dari: seputar kampus, akademik, penelitian, institusi, profil, dan campus life. 3. Akun INA adalah akun yang digunakan untuk mengakses internet. Akun ini dimanfaatkan juga untuk autentikasi pengiriman berita. B. BATASAN 1. Penambahan berita yang dilakukan oleh selain Tim Online News Reporter akan diperiksa kelayakannya terlebih dahulu oleh Tim Online News Reporter dan kantor Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni. 2. Penayangan berita dari selain Tim Online News Reporter tergantung pada hasil pemeriksaan kelayakan. 3. Pengambilan berita dari sumber lain harus mencantumlan sumbernya untuk menghindari plagiarisme.

3



V.


PROSEDUR 1. Mahasiswa, Dosen, Karyawan yang memiliki akun INA mengisi formulir tambah berita yang disediakan di laman http://www.itb.ac.id/news/submit. 2. Tim online news reporter menerima e-mail pemberitahuan dari sistem bahwa ada kiriman berita yang masuk. 3. Tim online news reporter memproses berita kiriman dengan mengikuti prosedur Pemuatan Berita Pada Situs itb.ac.id. 4. Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni memeriksa berita yang ditayangkan di www.itb.ac.id. 5. Jika ada berita yang tidak layak ditayangkan maka Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni menghubungi Tim Online News Reporter untuk mengubah status berita menjadi “unpublish” atau bahkan menghapus berita.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Mahasiswa, Dosen, Karyawan yang memiliki akun INA bisa mengirimkan berita untuk ditayangkan di www.itb.ac.id 2. Berita kiriman yang isinya layak untuk ditayangkan bisa di-publish di www.itb.ac.id.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Pengelolaan Berita Kiriman Untuk Dimuat di www.itb.ac.id

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PENGELOLAAN BERITA KIRIMAN UNTUK DIMUAT DI WWW.ITB.AC.ID

5


PENGELOLAAN AGENDA KIRIMAN UNTUK DIMUAT DI WWW.ITB.AC.ID No.007/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : PENGELOLAAN AGENDA KIRIMAN UNTUK DIMUAT DI WWW.ITB.AC.ID


1





DAFTAR ISI

I.



2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Tim Online News Reporter Unit Sumber Daya Informasi (USDI) 2. Mahasiswa, Dosen, Karyawan yang memiliki akun INA sebagai perwakilan dari unit kerja (UKA/UKP), unit kegiatan mahasiswa/himpunan mahasiswa, atau panitia seminar/event ITB lainnya.

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penambahan agenda ke www.itb.ac.id oleh pihak-pihak diluar Tim Online News Reporter.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Agenda adalah (informasi) acara yang terkait dengan institusi atau yang diselenggarakan oleh institusi atau organisasi di dalam institusi atau yang dilangsungkan di seputar kampus Institut Teknologi Bandung. 2. Akun INA adalah akun yang digunakan untuk mengakses internet. Akun ini dimanfaatkan juga untuk autentikasi pengiriman berita. B. BATASAN 1. Penambahan agenda yang dilakukan oleh selain Tim Online News Reporter akan diperiksa terlebih dahulu oleh Tim Online News Reporter. 2. Penayangan agenda dari selain Tim Online News Reporter dilakukan oleh Tim Online News Reporter.

V.

PROSEDUR 1. Mahasiswa, Dosen, Karyawan yang memiliki akun INA mengisi formulir tambah agenda yang disediakan di laman http://www.itb.ac.id/agenda/submit. 2. Tim online news reporter menerima e-mail pemberitahuan dari sistem bahwa ada kiriman agenda yang masuk. 3. Tim online news reporter memeriksa agenda yang disampaikan, misalnya apakah jadwal agenda sudah terlewat, apakah penyelenggara dari ITB, apakah informasi yang disampaikan sudah mencukupi, dan sebagainya. 3




4. Jika informasi pada agenda tersebut baik dan bisa ditayangkan maka tim online news reporter mengubah status agenda menjadi “publish”. 5. Tim Online News reporter menginformasikan status penayangan agenda kepada pengirim agenda melalui e-mail. 6. Jika ada informasi yang perlu dikoreksi atau ditambahkan, pengirim agenda menyampaikan koreksi atau tambahan melalui e-mail kepada Tim Online News Reporter. 7. Tim Online News Reporter melakukan koreksi atau penambahan informasi ke agenda sesuai permintaan pengirim agenda. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Mahasiswa, Dosen, Karyawan yang memiliki akun INA bisa mengirimkan agenda untuk ditayangkan di www.itb.ac.id 2. Agenda kiriman yang masih berlaku bisa di-publish di www.itb.ac.id.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Pengelolaan Agenda Kiriman Untuk Dimuat di www.itb.ac.id

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PENGELOLAAN AGENDA KIRIMAN UNTUK DIMUAT DI WWW.ITB.AC.ID

5


PENAMBAHAN DOKUMEN FOKUS KE WWW.ITB.AC.ID No.008/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : PENAMBAHAN DOKUMEN FOKUS KE WWW.ITB.AC.ID


1





DAFTAR ISI

I.



2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Seluruh UKA 2. Seluruh UKP

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penambahan dokumen ke kolom Fokus di www.itb.ac.id untuk informasi dan/atau dokumen dari unit kerja lain di ITB (UKA maupun UKP).

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Fokus adalah sebuah kolom atau bagian khusus di www.itb.ac.id yang disediakan untuk pengumuman atau publikasi dokumen resmi. B. BATASAN Kriteria informasi dan/atau dokumen yang ditayangkan di kolom Fokus di situs www.itb.ac.id adalah sebagai berikut: 1. Dokumen yang ditayangkan di kolom Fokus harus dokumen resmi yang dikeluarkan oleh Unit Kerja di ITB. 2. Informasi lain yang bisa ditayangkan ke kolom Fokus selain dokumen resmi misalnya pengumuman dan undangan terbuka. 3. Informasi dan/atau dokumen yang akan ditayangkan di kolom Fokus dikirimkan ke USDI melalui surat atau e-mail ke [email protected].

V.

PROSEDUR 1. Unit kerja mengirimkan informasi yang akan ditayangkan ke kolom Fokus beserta soft copy dokumen yang akan disertakan ke USDI melalui surat atau e-mail ke [email protected]. 2. Tim webmaster USDI sebagai penanggung jawab situs www.itb.ac.id menerima informasi dan soft copy dokumen. 3. Tim webmaster USDI menginputkan informasi dan meng-upload dokumen ke sistem www.itb.ac.id 4. USDI memberikan informasi ke unit kerja bahwa informasi dan dokumen sudah ditayangkan di kolom Fokus www.itb.ac.id. 3




5. Jika pada tayangan fokus ada yang perlu dikoreksi atau ditambahkan, unit kerja menyampaikan koreksi atau tambahan melalui e-mail ke [email protected]. 6. Tim webmaster menerima permohonan koreksi atau penambahan data kemudian melakukan koreksi atau penambahan yang diperlukan. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Informasi dan/atau dokumen unit kerja di-publish di www.itb.ac.id.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Penambahan Dokumen Fokus ke www.itb.ac.id

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PENAMBAHAN DOKUMEN FOKUS KE WWW.ITB.AC.ID

5


PENAMBAHAN INFORMASI DI SPOTLIGHT WWW.ITB.AC.ID No.009/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : PENAMBAHAN INFORMASI DI SPOTLIGHT WWW.ITB.AC.ID


1





DAFTAR ISI

I.



2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Seluruh UKA 2. Seluruh UKP

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penayangan informasi ke Spotlight di www.itb.ac.id untuk informasi dari unit kerja lain di ITB (UKA maupun UKP).

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Spotlight adalah sebuah bagian khusus di www.itb.ac.id yang dirancang untuk menarik perhatian publik, sehingga bisa dimanfaatkan untuk menyampaikan informasi yang dianggap penting untuk diketahui oleh pengunjung situs. B. BATASAN Kriteria informasi dan/atau dokumen yang ditayangkan di Spotlight www.itb.ac.id adalah sebagai berikut: 1. Informasi yang ditayangkan di Spotlight adalah informasi yang berasal dari internal ITB atau atas kebijakan Pimpinan ITB. 2. Informasi kegiatan yang akan ditayangkan di Spotlight harus sudah ada di kolom Agenda di www.itb.ac.id. 3. Informasi lengkap selain agenda kegiatan harus tersedia di website tertentu. 4. USDI akan menyediakan gambar standar untuk Spotlight. Jika unit ingin menggunakan gambar sendiri, unit bisa mengirimkan gambar yang akan digunakan ke USDI dengan ukuran 950x200 px.

V.

PROSEDUR 1. Jika informasi yang akan ditayangkan di Spotlight www.itb.ac.id adalah informasi kegiatan, unit kerja mengisi form kirim Agenda yang ada di url berikut ini: http://www.itb.ac.id/agenda/submit. 3




2. Unit kerja mengirimkan permohonan untuk menayangkan informasi di Spotlight www.itb.ac.id bersama url yang berisi informasi lengkap ke USDI melalui surat atau email ke [email protected]. 3. Tim webmaster USDI sebagai penanggung jawab situs www.itb.ac.id menerima permohonan penayangan informasi di Spotlight beserta gambar untuk di Spotlight (jika ada). 4. Tim webmaster USDI menginputkan informasi dan meng-upload gambar spotlight ke sistem www.itb.ac.id 5. USDI memberikan informasi ke unit kerja bahwa informasi sudah ditayangkan di Spotlight www.itb.ac.id. 6. Jika pada tayangan spotlight ada yang perlu dikoreksi atau ditambahkan, unit kerja menyampaikan koreksi atau tambahan melalui e-mail ke [email protected]. 7. Tim webmaster menerima permohonan koreksi atau penambahan informasi spotlight kemudian melakukan koreksi atau penambahan yang diperlukan. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN Informasi unit kerja di-publish di Spotlight www.itb.ac.id.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Penambahan Informasi di Spotlight www.itb.ac.id

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PENAMBAHAN INFORMASI DI SPOTLIGHT WWW.ITB.AC.ID

5


PENAMBAHAN KALENDER PENDIDIKAN KE WWW.ITB.AC.ID No.010/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : PROSEDUR PENAMBAHAN KALENDER PENDIDIKAN KE WWW.ITB.AC.ID


1





DAFTAR ISI

I.



2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Kantor Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan (WRAM)

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penayangan informasi kalender pendidikan di www.itb.ac.id.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Kalender pendidikan adalah jadwal penyelenggaraan kegiatan pendidikan di Institut Teknologi Bandung. B. BATASAN 1. USDI hanya akan menayangkan kalender pendidikan yang dikeluarkan oleh Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan (WRAM) dan sudah dibuat Surat Keputusannya (SK). 2. File softcopy kalender pendidikan yang dikirim ke USDI bukan file dalam format pdf atau format apapun hasil scan SK. USDI hanya menerima file kalender pendidikan dalam format .doc, .docx, .xls., atau .xlsx agar datanya bisa langsung dibaca ke sistem pengelolaan konten www.itb.ac.id.

V.

PROSEDUR 1. Kantor WRAM mengirimkan file softcopy kalender pendidikan dalam format .doc, .docx, .xls., atau .xlsx melalui e-mail ke [email protected]. 2. Tim webmaster USDI sebagai penanggung jawab situs www.itb.ac.id menerima file soft copy kalender pendidikan. 3. Tim webmaster USDI menginputkan informasi kalender pendidikan ke sistem www.itb.ac.id 4. Informasi kalender pendidikan ditayangkan di kolom Agenda Akademik di www.itb.ac.id. 5. Jika pada tayangan kalender ada yang perlu dikoreksi, Kantor WRAM menyampaikan koreksi melalui e-mail ke [email protected]. 6. Tim webmaster menerima permohonan koreksi kalender pendidikan kemudian melakukan koreksi yang diperlukan.

3



VI.


INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Informasi kalender pendidikan di-publish di www.itb.ac.id.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Penambahan Kalender Pendidikan ke www.itb.ac.id

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PENAMBAHAN KALENDER PENDIDIKAN KE WWW.ITB.AC.ID

5


INTERCHANGE DATA MAHASISWA UNTUK PENCETAKAN KTM BERBASIS RFID No.011/I1.B05.4/SOP/2014





1





DAFTAR ISI

I.



2



I.


II.


Direktorat Pendidikan ITB

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme interchange atau pertukaran Data Mahasiswa untuk proses pencetakan KTM berbasis RFID agar efisien dan efektif.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Webservice adalah suatu sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mendukung interoperabilitas dan interaksi antar sistem pada suatu jaringan. 2. KTM RFID yang dimaksud dalam dokumen ini adalah Kartu Tanda Mahasiswa berbasis RFID (Radio Frequency Identification) yang wajib dimiliki oleh setiap mahasiswa ITB program Sarjana, Magister, dan Doktor. B. BATASAN 1. Proses pertukaran data mahasiswa untuk Pencetakan KTM RFID yang dimaksud dalam dokumen ini adalah proses yang dilakukan oleh USDI ITB bekerjasama dengan Direktorat Pendidikan ITB. 2. Proses pertukaran data mahasiswa untuk Pencetakan KTM RFID dilakukan dengan menggunakan webservice akademik yang disediakan oleh Direktorat Pendidikan ITB. 3. Proses cetak KTM dan inject data KTM hanya dilakukan di USDI ITB. 4. KTM yang dicetak berbasis smartcard RFID, spesifikasi dan kebutuhan kartu ditentukan oleh USDI ITB.

V.

PROSEDUR 1. Aplikasi Cetak KTM melakukan request data ke Webservice Akademik (ws.akademik.itb.ac.id). Data-data yang dibutuhkan untuk melakukan pencetakan KTM meliputi : data Nama dan NIM mahasiswa.

3




2. Webservice Akademik mengolah request data dari Aplikasi Cetak KTM dan mengirimkan kembali data respon ke aplikasi Cetak KTM. 3. Aplikasi Cetak KTM menerima data Nama dan NIM mahasiswa dari webservice, kemudian diolah dan dilakukan cetak KTM (mencetak NIM dan Nama Mahasiswa ke KTM). 4. Aplikasi Inject Data KTM melakukan request data ke Webservice Akademik (ws.akademik.itb.ac.id). Data-data yang dibutuhkan untuk melakukan Inject Data KTM meliputi : Nama mahasiswa, Tanggal lahir Mahasiswa, Jenis Kelamin Mahasiswa dan Nama Ibu Kandung Mahasiswa. 5. Webservice Akademik mengolah request data dari Aplikasi Inject Data KTM dan mengirimkan respon ke aplikasi Inject Data KTM. 6. Aplikasi Inject Data KTM menerima data Nama mahasiswa, Tanggal lahir Mahasiswa, Jenis Kelamin Mahasiswa dan Nama Ibu Kandung Mahasiswa dari webservice, kemudian diolah dan dilakukan Inject Data ke KTM.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN Proses cetak KTM dan proses inject data KTM dapat dipenuhi.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Prosedur Interchange Data Mahasiswa Untuk Pencetakan KTM Berbasis RFID

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP INTERCHANGE DATA MAHASISWA UNTUK PENCETAKAN KTM BERBASIS RFID Prosedur Interchange Data Mahasiswa Untuk Pencetakan KTM Berbasis RFID Aplikasi Cetak KTM USDI

Prosedur

1.

Aplikasi Cetak KTM melakukan request data ke Webservice Akademik (ws.akademik.itb.ac.id). Datadata yang dibutuhkan untuk melakukan pencetakan KTM meliputi : data Nama dan NIM mahasiswa.

2.

Webservice Akademik mengolah request data dari Aplikasi Cetak KTM dan mengirimkan kembali data respon ke aplikasi Cetak KTM.

3.

Aplikasi Cetak KTM menerima data Nama dan NIM mahasiswa dari webservice, kemudian diolah dan dilakukan cetak KTM (mencetak NIM dan Nama Mahasiswa ke KTM).

4.

Aplikasi Inject Data KTM melakukan request data ke Webservice Akademik (ws.akademik.itb.ac.id). Data-data yang dibutuhkan untuk melakukan Inject Data KTM meliputi : Nama mahasiswa, Tanggal lahir Mahasiswa, Jenis Kelamin Mahasiswa dan Nama Ibu Kandung Mahasiswa.

5.

Webservice Akademik mengolah request data dari Aplikasi Inject Data KTM dan mengirimkan respon ke aplikasi Inject Data KTM.

6.

Aplikasi Inject Data KTM menerima data Nama mahasiswa, Tanggal lahir Mahasiswa, Jenis Kelamin Mahasiswa dan Nama Ibu Kandung Mahasiswa dari webservice, kemudian diolah dan dilakukan Inject Data ke KTM.

5

Aplikasi Inject Data KTM USDI

Web Service Akademik (Dit. Pendidikan)

1

2 3

4

5

6


LAYANAN PENCETAKAN KTM PENGGANTI OLEH USDI No.012/l1.B05.4/SOP/2014



NOMOR : 012/l1.B05.4/SOP/2014 REVISI KE :0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 5



1




DAFTAR ISI

I.

UNIT KERJA TERKAIT .................................................................................... 3

II.

TUJUAN ........................................................................................................... 3

III.

REFERENSI..................................................................................................... 3

IV.

PROSEDUR ..................................................................................................... 3

V.

INDIKATOR KEBERHASILAN ......................................................................... 4

VI.

LAMPIRAN ....................................................................................................... 4

2




I.


II.


TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penggantian KTM yang disebabkan salah cetak, salah foto, rusak dan hilang agar efisien dan efektif.

III.

REFERENSI A. BATASAN 1. Layanan Pencetakan KTM pengganti yang dimaksud dalam dokumen ini adalah layanan yang diselenggarakan oleh USDI ITB bekerjasama dengan Direktorat Pendidikan ITB dan Sekolah Pasca Sarjana ITB. 2. Proses registrasi pengurusan KTM dilakukan http://ktmsupport.itb.ac.id atau melalui http://siade.usdi.itb.ac.id.

melalui

3. Proses validasi berkas dan persyaratan yang dibutuhkan hanya dilakukan di Loket 9 atau loket 17 lantai dasar Gedung ANNEX Rektorat ITB, Jalan Taman Sari No. 64 Bandung. IV.

PROSEDUR 1. Mahasiswa mengakses http://ktmsupport.itb.ac.id atau dapat pula mengakses ke http://siade.usdi.itb.ac.id dan memilih ikon Layanan Cetak KTM. 2. Mahasiswa melakukan login situs Cetak KTM menggunakan account ai3. 3. Mahasiswa mengisi data dengan memilih Menu Cetak KTM, Pilih Event Cetak Ulang KTM Karena Kartu Rusak/hilang/salah foto/salah cetak, Upload Foto dan membaca berkas persyaratan pengurusan KTM hilang. 4. Mahasiswa membawa berkas peryaratan pengurusan KTM hilang ke Loket 9 atau loket 17 lantai dasar Gedung ANNEX Rektorat ITB untuk dilakukan verifikasi. 5. Petugas loket akan memverifikasi berkas dari mahasiswa. 6. Apabila lengkap, petugas loket memberitahu mahasiswa bahwa KTM dapat diambil kembali dalam jangka waktu 2x24 jam 7. Petugas akan melakukan update status data mahasiswa pada aplikasi cetak KTM menjadi verified. Sistem juga akan mengirimkan email berisi 3




8.

9.

10. 11. 12.

13. V.

pemberitahuan kepada mahasiswa bahwa KTM sedang dalam proses Cetak. Petugas cetak KTM setiap hari melakukan pengecekan terhadap aplikasi, jika ada request cetak KTM yang berasal dari petugas loket, Petugas cetak KTM akan mencetak KTM mahasiswa tersebut. Setelah selesai di cetak, petugas cetak KTM akan melakukan update status data mahasiswa pada aplikasi cetak KTM menjadi Tercetak, dan sistem akan mengirimkan email berisi pemberitahuan kepada mahasiswa bahwa KTM sudah dicetak dan dapat diambil di Loket 9 atau loket 17 lantai dasar Gedung ANNEX Rektorat ITB. Petugas cetak KTM memberikan KTM yang telah di cetak ke petugas Loket. Petugas Loket 9 atau loket 17 menerima KTM yang telah di cetak. Mahasiswa menerima email pemberitahuan bahwa KTM sudah dapat diambil dan dapat melakukan pengambilan di Loket 9 atau loket 17 lantai dasar Gedung ANNEX Rektorat ITB. Petugas Loket memberikan KTM kepada mahasiswa.

INDIKATOR KEBERHASILAN Permintaan Layanan penggantian KTM dapat dipenuhi.

VI.

LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Error! Reference source not found.

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP Error! Reference source not found. Layanan PencetakanKTM KTMKarena Pengganti oleh USDI Layanan Pencetakan Rusak Oleh USDI Prosedur

Mahasiswa

1.Mahasiswa mengakses http://ktmsupport.itb.ac.id atau dapat pula mengakses ke http:// siade.usdi.itb.ac.id dan memilih ikon Layanan Cetak KTM.

Petugas Cetak KTM

Petugas Loket 9 atau 17

1

2.Mahasiswa melakukan login situs Cetak KTM menggunakan account ai3.

3. Mahasiswa mengisi data dengan memilih Menu Cetak KTM, Pilih Event Cetak Ulang KTM 3.Mahasiswa mengisi data dengan memilih Menu Cetak KTM, Pilih Event Cetak Ulang KTM Karena Kartu Rusak/hilang/salah foto/salah cetak, Upload Foto dan membaca berkas Karena Kartu Rusak, Upload Foto dan membaca berkas persyaratan pengurusan KTM hilang. persyaratan pengurusan KTM hilang. 4.Mahasiswa membawa berkas persyaratan pengurusan KTM hilang ke loket 9 atau 17 Gd. CCAR Rektorat ITB untuk dilakukan verifikasi.

2

5

3 6

5.Petugas loket akan memverifikasi berkas dari mahasiswa. 6.Apabila lengkap, petugas loket memberitahu mahasiswa bahwa KTM dapat diambil kembali dalam jangka waktu 2x24 jam 7.Petugas akan melakukan update status data mahasiswa pada aplikasi cetak KTM menjadi verified. Sistem juga akan mengirimkan email berisi pemberitahuan kepada mahasiswa bahwa KTM sedang dalam proses Cetak.

D.1 7 4

E.1 Email 8.Petugas cetak KTM setiap hari melakukan pengecekan terhadap aplikasi, jika ada request cetak KTM yang berasal dari petugas loket, Petugas cetak KTM akan mencetak KTM mahasiswa tersebut. 9.Setelah selesai di cetak, petugas cetak KTM akan melakukan update status data mahasiswa pada aplikasi cetak KTM menjadi Tercetak, dan sistem akan mengirimkan email berisi pemberitahuan kepada mahasiswa bahwa KTM sudah dicetak dan dapat diambil di loket 9 atau 17 Gd. CCAR Rektorat ITB.

E.1

8

12

9

11

10.Petugas cetak KTM memberikan KTM yang telah di cetak ke petugas Loket. 11. Petugas Loket 9 atau 17 menerima KTM yang telah di cetak.

10

12.Mahasiswa menerima email pemberitahuan bahwa KTM sudah dapat diambil dan dapat melakukan pengambilan di loket 9 atau 17 Gd. CCAR Rektorat ITB. 13. Petugas memberikan KTM kepada mahasiswa.

13

K.1

K.1 Kartu KTM

5


PELAYANAN AKTIVASI LISENSI MICROSOFT UNTUK UNIT KERJA No.013/I1.B05.4/SOP/2014




JUDUL : PELAYANAN AKTIVASI LISENSI MICROSOFT UNTUK UNIT KERJA


1




DAFTAR ISI

I.



2




I.

UNIT KERJA TERKAIT 1. Semua unit kerja

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme aktivasi software berlisensi dari Microsoft di komputer unit kerja ITB.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Software Microsoft adalah perangkat lunak aplikasi dari Microsoft yang bisa digunakan oleh sivitas ITB sesuai dengan ketentuan dalam Microsoft Campus Agreement. 2. Microsoft Campus Agreement adalah perjanjian kerjasama antara ITB dengan Microsoft yang memberikan hak kepada ITB dan sivitas ITB untuk menggunakan software Microsoft selama periode perjanjian. 3. Surat jalan adalah berkas serah terima pekerjaan yang dibawa oleh Staf IT Helpdesk yang melakukan aktivasi untuk ditandatangani oleh staf di unit kerja yang mengawasi pekerjaan aktivasi dan staf IT Helpdesk yang melakukan aktivasi. B. BATASAN 1. Produk Microsoft yang bisa diaktivasi adalah produk Microsoft yang tercakup dalam Microsoft Campus Agreement. 2. Aktivasi yang dijelaskan dalam dokumen ini hanya dilakukan untuk komputer di unit kerja yang merupakan aset ITB. 3. Activation key tidak diberikan kepada pihak pengguna. Aktivasi dilakukan oleh pelaksana teknis IT Helpdesk USDI. 4. Dokumen ini tidak mencakup prosedur instalasi software. Untuk Unit Kerja di lingkungan kampus Ganesha dan Jatinangor, instalasi dilakukan oleh unit kerja masing-masing, sementara untuk unit kerja di CCAR lihat dokumen 014/I1.B05.4/SOP/2014 tentang Prosedur Pelayanan Instal Software di Lingkungan CCAR.

3




V.

PROSEDUR 1. Unit kerja mengirimkan surat permohonan ditujukan ke USDI ITB berisi informasi sebagai berikut:  software yang akan diaktivasi dan jumlahnya.  Lokasi perangkat (komputer) yang akan diaktivasi software-nya.  Nama dan nomor telepon penanggung jawab teknis di unit kerja 2. USDI mendisposisikan permohonan aktivasi software ke Tim IT Helpdesk. 3. Staf pelaksana IT Helpdesk menerima disposisi permohonan lisensi, memasukkan antrian permintaan layanan ke aplikasi helpdesk online siade dan memasukkan scan file surat permohonan. 4. Staf pelaksana IT Helpdesk kemudian memeriksa ketersediaan lisensi melalui sistem. 5. Bila lisensi masih tersedia Staf pelaksana IT Helpdesk menghubungi penanggung jawab teknis unit kerja untuk konfirmasi permohonan dan menjadwalkan aktivasi. 6. Apabila lisensi untuk salah satu atau semua software yang diminta unit kerja tidak tersedia, maka Pelaksana IT Helpdesk akan melaporkan ke PIC untuk permintaan penambahan lisensi, kemudian menghubungi penanggung jawab teknis di unit kerja untuk menginformasikan bahwa aktivasi untuk software tersebut akan dijadwalkan bila lisensi sudah tersedia kembali. 7. Pada waktu yang telah dijadwalkan, Staf pelaksana IT Helpdesk mencetak surat jalan berdasarkan nomor antrian kemudian mengunjungi lokasi komputer yang akan diaktivasi, melakukan aktivasi, serta mencatat dan menempelkan stiker lisensi di setiap PC atau notebook yang diaktivasi. 8. Penanggung jawab teknis unit kerja memeriksa pekerjaan dan menandatangani surat jalan. 9. Pelaksana IT Helpdesk menandatangani surat jalan dan melakukan closing status permintaan layanan di aplikasi helpdesk online siade.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Software microsoft di perangkat unit kerja diaktivasi sesuai dengan jenis software, jumlah perangkat, dan jadwal yang disepakati.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Pelayanan Aktivasi Lisensi Microsoft Untuk Unit Kerja Lampiran 2 – Template Surat Jalan Aktivasi Software

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PELAYANAN AKTIVASI LISENSI MICROSOFT UNTUK UNIT KERJA

5

Lampiran 2 - SOP Error! Reference source not found.

SURAT JALAN AKTIVASI SOFTWARE

Nomor Lampiran Perihal

: ..... : ..... : Aktivasi ....

Bandung, 12 September 2014

Kepada Yth. ....... ....... .......

Dengan Hormat, Sehubungan dengan dilakukannya pekerjaan oleh staff IT – HelpDesk ComLabs ITB, dengan surat ini menyatakan bahwa pekerjaan tersebut benar adanya dan telah dilakukan oleh staff IT – HelpDesk. Adapun detail dari pekerjaan ini adalah : Tanggal : ..... Pukul : ..... Pekerjaan : Aktivasi ...... Jumlah devices : ..... Jenis Layanan : ..... Tempat pengerjaan : ...... Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang diberikan kami ucapkan terima kasih.

Yang menerima

(

Nama jelas

Staff IT-HelpDesk yang mengerjakan

)

(

6

Nama jelas

)


PELAYANAN INSTALASI SOFTWARE MICROSOFT UNTUK UNIT KERJA DI LINGKUNGAN GEDUNG CCAR No.014/I1.B05.4/SOP/2014





1





DAFTAR ISI I.


II.

TUJUAN ........................................................................................................... 3

III.

REFERENSI..................................................................................................... 3

IV.

PENGERTIAN & BATASAN ............................................................................. 3

V.

PROSEDUR ..................................................................................................... 3

VI.


VII.

LAMPIRAN ....................................................................................................... 4

2



I.



II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme instalasi software berlisensi dari Microsoft di komputer unit kerja ITB.

III.

REFERENSI Dokumen SOP Nomor 013/I1.B05.4/SOP/2014 dengan judul Pelayanan Lisensi Microsoft untuk Unit Kerja

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Software Microsoft adalah perangkat lunak aplikasi dari Microsoft yang bisa digunakan oleh sivitas ITB sesuai dengan ketentuan dalam Microsoft Campus Agreement. 2. Microsoft Campus Agreement adalah perjanjian kerjasama antara ITB dengan Microsoft yang memberikan hak kepada ITB dan sivitas ITB untuk menggunakan software Microsoft selama periode perjanjian. 3. Surat jalan adalah berkas serah terima pekerjaan yang dibawa oleh Staf IT Helpdesk yang melakukan instalasi software untuk ditandatangani oleh staf di unit kerja yang mengawasi pekerjaan instalasi software dan staf IT Helpdesk yang melakukan instalasi software. B. BATASAN 1. Instalasi software produk Microsoft yang dilayani adalah produk Microsoft yang tercakup dalam Microsoft Campus Agreement antara ITB dan Microsoft. 2. Pelayanan instalasi software microsoft yang dimaksud dalam dokumen ini adalah pelayanan yang diselenggarakan oleh USDI ITB di gedung ANNEX dan CCAR Rektorat ITB 3. Dokumen ini tidak mencakup prosedur aktivasi software. Untuk proses aktivasi, dapat merujuk pada dokumen 013/I1.B05.4/SOP/2014 tentang Prosedur Pelayanan Lisensi Microsoft untuk Unit Kerja.

V.

PROSEDUR 1. Unit kerja mengirimkan surat permohonan ditujukan ke USDI ITB berisi informasi sebagai berikut: 3



  


Jenis dan versi Software Microsoft yang akan diinstal. Jumlah notbook atau PC yang akan diinstal. Nama dan NIP pengguna software/penanggung jawab teknis di unit kerja.

2. USDI mendisposisikan permohonan aktivasi software ke Tim IT Helpdesk. 3. Staf pelaksana IT Helpdesk menerima disposisi permohonan lisensi, memasukkan antrian permintaan layanan ke software helpdesk online siade dan memasukkan scan file surat permohonan. 4. Staf pelaksana IT Helpdesk akan mencetak surat jalan berdasarkan nomor antrian dari software Online siade. 5. Staf pelaksana IT Helpdesk USDI ITB akan segera menghubungi pengguna/penanggung jawab teknis unit bersangkutan untuk menentukan jadwal penginstalan dan prosedur instalasi apakah notebook/PC nya dibawa ke USDI atau tidak. 6. Apabila dalam kondisi tertentu tidak memungkinkan notebook/PC untuk di bawa ke USDI, IT helpdesk USDI ITB mendatangi unit secara langsung untuk melakukan proses instalasi software Microsoft. 7. Penanggung jawab teknis unit kerja memeriksa pekerjaan dan menandatangani surat jalan. 8. Pelaksana IT Helpdesk menandatangani surat jalan dan melakukan closing status permintaan layanan di software helpdesk online siade. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Software microsoft di perangkat unit kerja terinstall sesuai dengan permintaan, jumlah perangkat, dan jadwal yang disepakati.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Pelayanan Instalasi Software Microsoft Untuk Unit Kerja di Lingkungan Gedung CCAR Lampiran 2 – Template Surat Jalan Instalasi Software

4

Lampiran 1 – SOP Error! Reference source not found. Diagram Alir SOP Pelayanan Instalasi Software Microsoft Untuk Unit Kerja di Lingkungan Gedung CCAR Unit Kerja di CCAR

1. Unit kerja mengirimkan ditujukan ke USDI ITB

surat

permohonan

1

2. USDI mendisposisikan permohonan aktivasi software ke Tim IT Helpdesk.

2

3. Staf pelaksana IT Helpdesk menerima disposisi permohonan lisensi

3

4. Staf pelaksana IT Helpdesk memasukkan antrian permintaan layanan ke aplikasi helpdesk online siade dan memasukkan scan file surat permohonan.

4

5. Staf pelaksana IT Helpdesk mencetak surat jalan berdasarkan nomor antrian dari aplikasi Online siade 6. Staf pelaksana IT Helpdesk USDI ITB akan segera menghubungi pengguna/penanggung jawab teknis unit bersangkutan untuk menentukan jadwal penginstalan dan prosedur instalasi apakah notebook/PC nya dibawa ke USDI atau tidak 7. Apabila dalam kondisi tertentu tidak memungkinkan notebook/PC untuk di bawa ke USDI, IT helpdesk USDI ITB mendatangi unit secara langsung untuk melakukan proses instalasi aplikasi Microsoft. 8. Penanggung jawab teknis unit kerja memeriksa pekerjaan dan menandatangani surat jalan.

5

6

6

7

8

9. Pelaksana IT Helpdesk menandatangani surat jalan dan melakukan closing status permintaan layanan di aplikasi helpdesk online siade.

9

5

Lampiran 2 – SOP Error! Reference source not found. SURAT JALAN INSTALASI SOFTWARE

Nomor Lampiran Perihal

: ..... : ..... : Instalasi ....


Kepada Yth. ....... ....... ....... Dengan Hormat, Sehubungan dengan dilakukannya pekerjaan oleh staff IT – HelpDesk USDI ITB, dengan surat ini menyatakan bahwa pekerjaan tersebut benar adanya dan telah dilakukan oleh staff IT – HelpDesk. Adapun detail dari pekerjaan ini adalah : Tanggal : ..... Pukul : ..... Pekerjaan : Instalasi ...... Jumlah devices : ..... Jenis Layanan : ..... Tempat pengerjaan : ...... Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang diberikan kami ucapkan terima kasih.

Yang menerima

(

Nama jelas

Staff IT-HelpDesk yang mengerjakan

)

(

6

Nama jelas

)


PROSEDUR PELAYANAN PENANGANAN MASALAH JARINGAN ICT DI LINGKUNGAN GEDUNG CCAR (REKTORAT) OLEH TIM IT HELPDESK No.015/I1.B05.4/SOP/2014





1





DAFTAR ISI I.


II.

TUJUAN ........................................................................................................... 3

III.

REFERENSI..................................................................................................... 3

IV.


V.

PROSEDUR ..................................................................................................... 3

VI.


VII.

LAMPIRAN ....................................................................................................... 4

2



I.


II.


Seluruh unit kerja di lingkungan gedung CCAR (Rektorat)

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pelayanan penanganan masalah jaringan di lingkungan gedung CCAR.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Permasalahan jaringan merupakan permasalahan yang krusial dan umum dihadapi di ITB. Masalah jaringan bisa menyebabkan gangguan pada aplikasi jaringan dan mengganggu proses pekerjaan. apalagi sebagian besar pekerjaan saat ini menuntut penggunaan jaringan yang stabil. Untuk itu, tim IT Helpdesk menyediakan dukungan secara teknis untuk menangani permasalahan ini. B. BATASAN 1. Pelayanan penanganan masalah jaringan yang dimaksud dalam dokumen ini adalah pelayanan yang diselenggarakan oleh USDI ITB di lingkungan gedung CCAR Rektorat ITB. 2. Tim IT Helpdesk USDI ITB memberikan dukungan teknis untuk menangani permasalahan jaringan yang bersifat basic. Untuk penanganan masalah jaringan yang bersifat advance, dilakukan oleh tim AI3 ITB. 3. Kerusakan peralatan tidak menjadi tanggung jawab USDI, melainkan perlu dilaporkan dan dikoordinasikan untuk proses maintenance ataupun penggantian peralatan. 4. Biaya yang timbul dari poin 2 dan 3 dibebankan kepada unit kerja.

V.

PROSEDUR 1. Unit di CCAR mengajukan permintaan penanganan masalah jaringan ICT kepada tim IT helpdesk USDI ITB (via telepon, messenger ataupun datang langsung ke USDI ITB).

3




2. Staf IT helpdesk melakukan respon dengan memberikan panduan dasar penanganan masalah jaringan kepada unit tersebut. 3. Staf IT Helpdesk mencatat masalah jaringan yang dialami oleh unit kerja beserta panduan yang diberikan. 4. Apabila setelah diberikan panduan permasalahan belum terselesaikan, maka tim IT helpdesk akan menjadwalkan pengecekan ke unit tersebut berdasarkan tingkat permasalahan yang dialami (critical, urgent, normal, low). 5. Pada waktu yang telah dijadwalkan Staf IT Helpdesk mencetak surat jalan dan mendatangi ke unit tersebut untuk melakukan troubleshooting langsung terhadap sumber permasalahan. 6. Apabila permasalahan jaringan tersebut diluar wewenang dan kemampuan dari tim IT helpdesk, maka tim IT helpdesk akan mencatat status penanganan permasalahan kemudian berkoordinasi dengan tim Infrastruktur USDI ITB yang bertanggung jawab dalam pengelolaan jaringan seluruh ITB untuk menyelesaikan permasalahan. 7. Jika permasalahan telah ditangani, Staf di unit kerja menandatangani surat jalan atau berita acara penanganan permasalahan jaringan ICT. 8. Staf IT Helpdesk atau Staf Infrastruktur yang menyelesaikan permasalahan menandatangani surat jalan yang sama kemudian mencatat tindakan yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN Permintaan pelayanan penanganan masalah jaringan di lingkungan gedung CCAR dapat dipenuhi dan permasalahan dapat diselesaikan.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir Sop Pelayanan Penanganan Masalah Jaringan ICT di Lingkungan Gedung CCAR (Rektorat) Oleh Tim IT Helpdesk

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP

Error! Reference source not found.

5


PELAYANAN PENANGANAN PERMASALAHAN PERANGKAT KERAS KOMPUTER DI LINGKUNGAN GEDUNG CCAR (REKTORAT) OLEH TIM IT HELPDESK No.016/I1.B05.4/SOP/2014





1





DAFTAR ISI I.



2



I.


II.


Seluruh unit kerja di lingkungan gedung CCAR (Rektorat)

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pelayanan penanganan masalah perangkat keras komputer di lingkungan gedung CCAR agar efisien dan efektif.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Perangkat keras komputer adalah semua bagian fisik komputer, dan dibedakan dengan data yang berada di dalamnya atau yang beroperasi di dalamnya, dan dibedakan dengan perangkat lunak (software) yang menyediakan instruksi untuk perangkat keras dalam menyelesaikan tugasnya B. BATASAN 1. Pelayanan penanganan masalah perangkat keras yang dimaksud dalam dokumen ini adalah pelayanan yang diselenggarakan oleh USDI ITB di gedung ANNEX dan CCAR Rektorat ITB. 2. Tim IT Helpdesk USDI ITB memberikan dukungan teknis untuk menangani permasalahan perangkat keras komputer yang bersifat basic 3. Apabila sekiranya permasalahannya diluar wewenang dan kemampuan Tim IT Helpdesk, maka tim helpdesk hanya memberikan asistensi serta saran kepada unit.

V.

PROSEDUR 1. Unit di CCAR mengajukan permintaan penanganan masalah perangkat keras komputer kepada tim IT helpdesk USDI ITB (via surat, e-mail, telepon, messenger ataupun datang langsung ke USDI ITB). 2. Tim IT helpdesk melakukan respon dengan memberikan panduan dasar penanganan masalah perangkat keras komputer kepada unit tersebut.  3. Staf IT Helpdesk mencatat masalah hardware yang dialami oleh unit kerja beserta panduan yang diberikan. 3




4. Apabila setelah diberikan panduan permasalahan belum terselesaikan, maka tim IT helpdesk akan menjadwalkan pengecekan ke unit tersebut berdasarkan tingkat permasalahan yang dialami (critical, urgent, normal, low). 5. Pada waktu yang telah dijadwalkan Staf IT Helpdesk mencetak surat jalan dan mendatangi ke unit tersebut untuk melakukan troubleshooting langsung terhadap sumber permasalahan. 6. Apabila permasalahan perangkat keras komputer tersebut diluar wewenang dan kemampuan dari tim IT Helpdesk, maka tim IT helpdesk melakukan pengecekan garansi perangkat keras. 7. Jika masih bergaransi, maka tim IT Helpdesk menyarankan agar perangkat keras tersebut dikirim ke Direktorat Logistik ITB untuk klaim garansi. 8. Jika tidak bergaransi, maka tim IT Helpdesk menyarankan kepada unit untuk membawa perangkat keras tersebut ke service center komputer terdekat. 9. Jika permasalahan telah ditangani, Staf di unit kerja menandatangani surat jalan atau berita acara penanganan permasalahan jaringan ICT. 10. Staf IT Helpdesk yang menyelesaikan permasalahan menandatangani surat jalan yang sama kemudian mencatat tindakan yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN Permintaan pelayanan penanganan masalah perangkat keras komputer di ANNEX dan CCAR dapat dipenuhi.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Pelayanan Penanganan Masalah Perangkat Keras Komputer Di Lingkungan Gedung CCAR (Rektorat) Oleh Tim IT Helpdesk

4


5


PEMINJAMAN FASILITAS LABORATORIUM KOMPUTASI No.017/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : PEMINJAMAN FASILITAS LABORATORIUM KOMPUTASI


1





DAFTAR ISI

I.



2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Sekolah/Fakultas, Unit Kerja 2. Mahasiswa, Dosen

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme peminjaman fasilitas laboratorium komputasi yang dikelola oleh USDI-ITB oleh unit kerja lain di ITB.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Fasilitas laboratorium komputasi disingkat dengan fasilitas komputasi adalah sarana terdiri dari ruangan dan perangkat yaitu komputasi, jaringan, software, dan hardware digunakan untuk kelas dan praktikum menggunakan perangkat teknologi informasi berlokasi kampus Institut Teknologi Bandung di bawah pengelolaan Divisi Layanan Pengguna Unit Sumber Daya Informasi. 2. Jadwal penggunaan merupakan waktu yang dialokasikan untuk penggunaan fasilitas laboratorium komputasi. 3. Sistem informasi peminjaman fasilitas merupakan sistem yang digunakan untuk pengelolaan jadwal penggunaan fasilitas laboratorium komputasi. 4. Kegiatan akademik merupakan kegiatan pembelajaran terkait dengan perkuliahan di ITB 5. Kegiatan non-akademik merupakan kegiatan-kegiatan di luar perkuliahan di ITB B. BATASAN 1. Prioritas penggunaan fasilitas komputasi adalah untuk kegiatan ITB. 2. Kegiatan yang termasuk dalam kategori kegiatan ITB adalah a. Praktikum yang disertai surat permohonan dari program studi yang bersangkutan. b. Perkuliahan yang disertai surat permohonan dari program studi yang bersangkutan. 3




c. Sosialiasi/workshop/training internal unit kerja ITB yang disertai surat permohonan dari Unit kerja masing-masing. d. Kegiatan kemahasiswa yang disertai surat permohonan dari Lembaga Kemahasiswaan. 3. Penggunaan fasilitas komputasi untuk kegiatan selain yang disebutkan di poin 2 akan dikenakan biaya. Ketentuan mengenai biaya penggunaan fasilitas komputasi yang dikelola oleh Bidang Fasilitas dan Layanan Pengguna IT di USDI diatur dalam dokumen tersendiri. 4. Fasilitas laboratorium komputasi di bawah pengelolaan Bidang Fasilitas dan Layanan Pengguna IT di USDI terdiri dari 

Ruang PTI 1, Ruang PTI 2a, Ruang PTI 2b, dan Ruang PTI 3 yang berlokasi di Gedung TPB Lt. 1



Ruang PTI Mektan 1 dan Ruang PTI Mektan 2 yang berlokasi di Gedung Labtek I

5. Fasilitas laboratorium komputasi mencakup

V.



Ruangan



Furnitur



Papan Tulis



Perangkat Presentasi (layar dan video projector)



Perangkat Keras (hardware) Komputasi



Perangkat Lunak (software) Komputasi



Perangkat Jaringan lokal ITB

PROSEDUR 1. Unit kerja memeriksa jadwal dan mengisi formulir peminjaman fasilitas laboratorium komputasi di sistem SIADE USDI (http://siade.usdi.itb.ac.id) 2. Unit kerja mengirimkan surat permohonan peminjaman ruangan laboratorium komputasi ditujukan kepada Kepala Unit Sumber Daya Informasi (USDI) ITB deskripsi kegiatan, jadwal, dan kontak penanggung jawab,

4




3. Staf USDI memeriksa jadwal, ketersediaan ruangan, spesifikasi fasilitas yang dibutuhkan dan mengirimkan surat balasan surat berisi kebersediaan (approval) atau ketidakbersediaan (disapproval) 4. Staf USDI mencatatkan jadwal yang sudah disetujui pada sistem SIADE USDI 5. Unit kerja dan staf USDI melakukan pengujian/testing/rehearsal untuk memeriksa kesiapan sarana dan prasarana selambat-lambatnya 3 hari sebelum pelaksanaan 6. Unit kerja menggunakan fasilitas komputasi sesuai jadwal yang disetujui 7. Unit kerja mengisi berita acara peminjaman fasilitasi komputasi sebagai bentuk pengembalian dan bukti penggunaan fasilitas 8. Staf USDI mencatatkan berita acara fasilitas VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Kegiatan pembelajaran ditunjang fasilitas komputasi berjalan dengan lancar 2. Ketersediaan sarana pendukung pembelajaran yang dapat digunakan oleh segenap sekolah/fakultas

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Peminjaman Fasilitas Laboratorium Komputasi

5

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PEMINJAMAN FASILITAS LABORATORIUM KOMPUTASI

6


PELAYANAN VIDEO CONFERENCE MENGGUNAKAN END-POINT USDI No.018/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : PELAYANAN VIDEO CONFERENCE MENGGUNAKAN END-POINT USDI ITB


1





DAFTAR ISI

I.



2



I.



II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pelaksanaan kegiatan video conference unit kerja yang menggunakan perangkat end-point USDI baik untuk koneksi dengan satu end-point (Peer-to-peer). Untuk koneksi video conference multi-point dengan MCU silakan merujuk ke Dokumen SOP Nomor 019/I1.B05.4/SOP/2014 dengan judul SOP Pelayanan Penggunaan MCU ITB untuk Video Conference.

III.

REFERENSI Dokumen SOP Nomor 019/I1.B05.4/SOP/2014 dengan judul SOP Pelayanan Penggunaan MCU ITB untuk Video Conference

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. End Point adalah perangkat video conference. 2. Peer-to-peer adalah koneksi antara dua end-point. 3. MCU (Multipoint Control Unit) adalah menghubungkan lebih dari dua end-point.

perangkat

server

untuk

4. Multipoint adalah koneksi lebih dari dua end-point yang di akomodir oleh MCU B. BATASAN 1. Perangkat end-point yang di miliki oleh USDI diantaranya Polycom VSX 7000, Cisco Tandberg MXP 880 dengan Resolusi PAL, Tandberg Edge 75 dengan Resolusi HD (1280x720) dan Tandberg SX-20 dengan Resolusi Full HD (1920 x1080). 2. Beberapa endpoint sifatnya Onsite (Khusus untuk penyelenggaraan di Studio 1 dan Studio 2 TVST) dan ada juga yang Mobile (bisa digunakan di tempat lain). 3. Default penyelenggaraan video conference di Studio LPM USDI (TVST). 4. Tempat lain di kampus ITB yang sudah bisa di gunakan untuk Video Conference yaitu di Aula Barat, Aula Timur, Auditorium CC Timur, Comlabs, Ruang Rapim A di Gedung CCAR, Ruang Rapat USDI di 3




Gedung CCAR Lt.3, dan beberapa ruangan di tiap Fakultas (informasi lengkap silakan kontak Kepala Sub Bagian Sistem Informasi di masingmasing Fakultas/Sekolah). Untuk tempat selain di atas, masih harus melalui Proses Cek Jaringan dan Open Firewall yang bisa diajukan ke Admin atau NOC ITB. 5. Video Conference memerlukan koneksi Internet via Kabel LAN. 6. Permohonan penyelenggaraan video conference harus sudah diterima USDI paling lambat 3 (tiga) hari kerja sebelum hari pelaksanaan. V.

PROSEDUR 1. Unit kerja mengirim surat permohonan penyelenggaraan video conference dengan menggunakan end-point ke USDI dengan menyertakan keterangan sebagai berikut:  Waktu penyelenggaraan (tanggal dan jam),  tempat,  deskripsi kegiatan,  alamat IP endpoint yang akan dihubungkan,  nama, alamat e-mail, dan telepon (opsional) dari contact person (admin) dari setiap entitas yang akan dihubungkan (termasuk yang diluar ITB),  informasi kebutuhan lain misalnya direkam, streaming, dsb. 2. USDI menerima permohonan unit kerja kemudian mendisposisikan permohonan penyelenggaraan video conference ke Tim LPM-USDI untuk ditindaklanjuti. 3. Tim LPM mengontak setiap contact person untuk menjadwalkan pengujian koneksi sebelum hari H (maksimal H-1) untuk menguji jaringan, kualitas gambar, dan kualitas suara. 4. Jika Penyelenggaraan video conference di lakukan di luar studio TVST, maka H-1 tim LPM akan melakukan Cek Jaringan untuk memastikan koneksi Internetnya berjalan dengan baik dan melaporkan IP Address yang akan digunakan ke tim Admin/NOC ITB untuk dibuka all port firewallnya. 5. Tim LPM akan melakukan Pemasangan alat seperti endpoint, kamera, speaker dan PC Recording (Jika akan dilakukan perekaman) 1 Jam sebelum pengujian berlangsung. 6. Jika pengujian tidak sempat dilakukan bukan atas keputusan tim LPM-USDI (misalnya karena ketidaksiapan satu atau lebih peserta, pemberitahuan acara yang mendadak, mati listrik), Tim LPM USDI tidak bertanggung jawab apabila terjadi trouble pada saat pelaksanaan video conference.

4




7. Pada saat hari-H Tim LPM akan menghubungkan semua end-point maksimal 30 menit sebelum acara dimulai dan melakukan proses recording dan streaming (tergantung permintaan unit kerja) saat acara dimulai. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Semua end-point bisa terkoneksi dalam kegiatan video conference.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 – Diagram Alir SOP Pelayanan Video Conference Menggunakan End-Point USDI ITB Lampiran 2 – Contoh surat permohonan penyelenggaraan video conference

5

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PELAYANAN VIDEO CONFERENCE MENGGUNAKAN END-POINT USDI ITB Pelayanan Penggunaan END-POINT ITB Prosedur

1.

Unit Kerja

Unit mengirim surat permohonan penyelenggaraan video conference ke USDI dengan menyertakan keterangan sebagai berikut:

USDI

LPM-USDI

1

- Waktu penyelenggaraan (tanggal dan jam), - tempat, - alamat IP site yang akan dihubungkan - nama, alamat e-mail, dan telepon (opsional) dari contact person (admin) dari setiap entitas yang akan dihubungkan (termasuk yang diluar ITB), - deskripsi kegiatan, - informasi kebutuhan lain misalnya direkam, streaming, dsb. 2.

USDI menerima permohonan unit kerja kemudian mendisposisikan permohonan penyelenggaraan video conference ke Tim LPM-USDI untuk ditindaklanjuti.

3.

Jika kegiatan berlangsung di luar studio TVST, tim LPM/SOI akan melakukan Cek Jaringan untuk memastikan adanya koneksi internet dan melaporkan IP Address yang akan digunakan ke Tim Admin/NOC ITB untuk dibuka akses firewallnya.

3

Tim LPM/SOI mengontak setiap contact person untuk menjadwalkan pengujian koneksi sebelum hari H (maksimal H-1) untuk menguji jaringan, kualitas gambar, dan kualitas suara.

4

Tim LPM Akan melakukan pemasangan alat seperti end-point, kamera, speaker dan PC Recording (jika kegiatan video conference akan di rekam) 1 jam sebelum pengujian koneksi berlangsung.

5

Jika pengujian tidak sempat dilakukan bukan atas keputusan tim LPM-USDI (misalnya karena ketidaksiapan satu atau lebih peserta, pemberitahuan acara yang mendadak, mati listrik), Tim LPM USDI tidak bertanggung jawab apabila terjadi trouble pada saat pelaksanaan video conference.

6

4.

5.

6.

7.

2

Pada saat hari-H Tim LPM/SOI akan menghubungkan semua end-point maksimal 30 menit sebelum acara dimulai dan melakukan proses recording dan streaming (tergantung permintaan unit kerja) saat acara sudah dimulai.

7

6

Lampiran 2 - SOP Error! Reference source not found. CONTOH SURAT PERMOHONAN PELAYANAN VIDEO CONFERENCE MENGGUNAKAN END-POINT USDI ITB Nomor Lampiran Perihal

: ..... Bandung, 12 September 2014 : ..... : Permohonan Penyelenggaraan Video Conference

Kepada: Kepala Unit Sumber Daya Informasi Institut Teknologi Bandung Jalan Tamansari No. 64 Bandung Dengan Hormat, .... Mohon agar USDI dapat menyediakan perangkat dan membantu penyelenggaraan video conference dengan rincian sebagai berikut: Tanggal : 12 Oktober 2014, pukul Waktu : 09:00 WIB s.d. 12:00 WIB Tempat : Aula Timur Institut Teknologi Bandung, Jl. Ganesha No. 10 Bandung Deskripsi kegiatan : Konferensi Internasional ... Kebutuhan tambahan : Direkam Peserta video conference: No Site IP Address Contact Person Nama e-mail telepon 1 Aula Timur ITB 167.205.x.x ... 2 Kampus ITB 167.205.x.x ... Jatinangor 3 Kochi x.x.x.x ... University, Jepang 4 ... 5 ... ... Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang diberikan kami ucapkan terima kasih. <Jabatan Pimpinan Unit Kerja>

7


PELAYANAN PENGGUNAAN MCU ITB (MULTIPOINT CONTROL UNIT) UNTUK VIDEO CONFERENCE No.019/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : PELAYANAN PENGGUNAAN MCU ITB (MULTIPOINT CONTROL UNIT) UNTUK VIDEO CONFERENCE


1





DAFTAR ISI I.



2



I.



II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pelaksanaan kegiatan video conference unit kerja yang menggunakan perangkat end-point unit kerja dan melibatkan banyak end-point dengan Unit Kerja atau ITB sebagai Host pada video conference tersebut. Untuk koneksi video conference peer-to-peer tanpa MCU dengan menggunakan end point USDI silakan merujuk ke Dokumen SOP Nomor 018/I1.B05.4/SOP/2014 dengan judul SOP Pelayanan Video Conference Menggunakan End-Point USDI.

III.

REFERENSI Dokumen SOP Nomor 018/I1.B05.4/SOP/2014 dengan judul SOP Pelayanan Video Conference Menggunakan End-Point USDI

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. MCU (Multipoint Control Unit) adalah menghubungkan lebih dari dua end-point.

perangkat

server

untuk

2. End Point adalah perangkat video conference yang dimiliki oleh unit kerja yang digunakan untuk terhubung ke end point lain atau MCU. 3. Peer-to-peer adalah koneksi antara dua end-point. B. BATASAN 1. Perangkat MCU yang dikelola USDI bisa melayani sampai 20 koneksi. USDI mempunyai 2 MCU, masing-masing bisa melayani sampai 8 dan 20 end-point. 2. MCU digunakan jika kegiatan video conference melibatkan banyak endpoint. Jika kegiatan video conference hanya peer-to-peer bisa dilakukan langsung oleh unit kerja tanpa menggunakan MCU. 3. Jika memerlukan koneksi lebih dari 20 end-point, USDI mengakomodasi menggunakan MCU dalam bentuk software.

bisa

4. Mesin-mesin yang akan terkoneksi harus bebas firewall (akses ke mesin tidak dibatasi oleh firewall). Jika ada mesin yang berada di belakang firewall, maka admin mesin tersebut diharapkan bisa mengontak ISP yang 3




digunakannya untuk menyelesaikan hal ini. Jika tidak bisa tanpa firewall, maka koneksi ke mesin tersebut tidak bisa dilakukan. 5. Permohonan penggunaan MCU ITB untuk video conference harus sudah diterima USDI paling lambat 3 (tiga) hari kerja sebelum hari pelaksanaan. V.

PROSEDUR 1. Unit kerja mengirim surat permohonan penyelenggaraan video conference yang melibatkan banyak end-point ke USDI dengan menyertakan keterangan sebagai berikut:  Waktu penyelenggaraan (tanggal dan jam),  tempat,  deskripsi kegiatan,  alamat IP mesin-mesin yang akan dihubungkan (termasuk mesin yang diluar ITB),  nama, alamat e-mail, dan telepon (opsional) dari contact person (admin) dari setiap entitas yang akan dihubungkan (termasuk yang diluar ITB),  informasi kebutuhan lain misalnya direkam, streaming, dsb. 2. USDI menerima permohonan unit kerja kemudian mendisposisikan permohonan penyelenggaraan video conference ke Tim LPM-USDI untuk ditindaklanjuti. 3. Tim LPM mengontak setiap contact person untuk menjadwalkan pengujian koneksi sebelum hari H (maksimal H-1) untuk menguji jaringan, kualitas gambar, dan kualitas suara. 4. Jika pengujian tidak sempat dilakukan bukan atas keputusan tim LPM-USDI (misalnya karena ketidaksiapan satu atau lebih peserta, pemberitahuan acara yang mendadak, mati listrik), Tim LPM USDI tidak bertanggung jawab apabila terjadi trouble pada saat pelaksanaan video conference. 5. Pada saat hari-H Tim LPM akan menghubungkan semua end-point maksimal 30 menit sebelum acara dimulai. Untuk kegiatan seperti seminar, konferensi, dan kegiatan lainnya yan gbukan rapat di ruangan unit kerja, Tim LPM-USDI akan menempatkan admin di lokasi selama acara berlangsung.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Semua end-point bisa terkoneksi dalam kegiatan video conference.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 – Diagram Alir SOP Pelayanan Penggunaan MCU ITB (Multipoint Control Unit) Untuk Video Conference Lampiran 2 – Contoh surat permohonan penyelenggaraan video conference

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PELAYANAN PENGGUNAAN MCU ITB (MULTIPOINT CONTROL UNIT) UNTUK VIDEO CONFERENCE

5

Lampiran 2 - SOP Error! Reference source not found. CONTOH SURAT PERMOHONAN PENYELENGGARAAN VIDEO CONFERENCE Nomor Lampiran Perihal

: ..... Bandung, 12 September 2014 : ..... : Permohonan Penyelenggaraan Video Conference Multipoint

Kepada: Kepala Unit Sumber Daya Informasi Institut Teknologi Bandung Jalan Tamansari No. 64 Bandung Dengan Hormat, .... Mohon agar USDI dapat membantu penyelenggaraan video conference dengan banyak point dengan rincian sebagai berikut: Tanggal : 12 Oktober 2014, pukul Waktu : 09:00 WIB s.d. 12:00 WIB Tempat : Aula Timur Institut Teknologi Bandung, Jl. Ganesha No. 10 Bandung Deskripsi kegiatan : Konferensi Internasional ... Kebutuhan tambahan : Direkam Peserta video conference: No Site IP Address Contact Person Nama e-mail telepon 1 Aula Timur 167.205.x.x ... ITB 2 Kampus ITB 167.205.x.x ... Jatinangor 3 Kochi x.x.x.x ... University, Jepang 4 ... 5 ... ... Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang diberikan kami ucapkan terima kasih. <Jabatan Pimpinan Unit Kerja> 6


PELAYANAN VIDEO IN-HOUSE PRODUCTION No.020/I1.B05.4/SOP/2014




JUDUL : PELAYANAN VIDEO IN-HOUSE PRODUCTION


1




DAFTAR ISI

I.



2




I.


II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme untuk melakukan perekaman suatu kegiatan baik dengan satu ataupun multikamera.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. In House Production adalah Proses Perekaman full atau cut-to-cut suatu event seperti Seminar, Pagelaran Kesenian, Rapat, dll. 2. Multicam adalah proses perekaman dengan menggunakan lebih dari 1 Kamera. 3. Live Screening adalah Proses Perekaman dengan preview dari kamera/Video Mixer akan di tampilkan dalam langsung pada Big Screen (Layar Infocus) selama kegiatan berlangsung. 4. Video Mixer adalah suatu alat untuk mengatur input dari beberapa kamera ke dalam satu output yang dinamis. B. BATASAN 1. Metode Perekaman a. Satu Kamera b. Multicamera (Dua atau Tiga Kamera) c. Live Screening d. Photo 2. Output yang dihasilkan bisa dalam Format SD – Standar Definition (720x576), HD – High Definition (1280x720) dan Full HD (1920x1080). 3. Output akan melalui Proses Editing Standar. 4. Output bisa berupa DVD, File Digital, Upload ke web (default ke youtube itbofficial).

3




V.

PROSEDUR 1. Unit kerja mengirim surat permohonan Perekaman ke USDI dengan menyertakan informasi: waktu (tanggal dan jam), Deskripsi kegiatan, Metode Perekaman dan contact person di unit kerja (nama, alamat e-mail, nomor telepon) dan Informasi lainnya seperti kebutuhan recording, dan output apakah dalam bentuk DVD, File Digital atau Upload ke web. 2. USDI menerima surat permohonan Perekaman dari unit kerja kemudian mendisposisikan permohonan penyelenggaraan perekaman ke LPM-USDI untuk ditindaklanjuti. 3. Tim LPM menyiapkan Peralatan Perekaman dan Tim Produksi yang akan melakukan Perekaman. 4. Untuk Kegiatan Live Screening dengan peralatan tambahan seperti Video Mixer, PC Recording, Kabel Video, dll maka Tim LPM akan melakukan pemasangan peralatan H-1 atau 4 Jam sebelum acara berlangsung jika acara di mulai siang, sore atau malam hari. 5. Tim LPM melakukan Proses Editing dan Render sesuai dengan Output yang di minta oleh Unit Kerja. 5.1. Proses Editing yang akan dilakukan tergantung Permintaan dari Unit Kerja dengan Rincian sebagai berikut :  Penambahan Judul/Title  Penambahan Keterangan Nama/Gelar Speaker/Pembicara (Lowerthird)  Video Transition (Efek Perpindahan antar Scene/Video)  Cutting video (memotong bagian Video yang tidak diperlukan)  Cut to Cut Video (Memotong Video kedalam Durasi yang lebih Pendek atau Memilih beberapa Stockshoot dari Main Video)  Menambahkan Backsound (Audio Latar untuk Title/Bumper)  Menambahkan Content seperti Slide, Foto, Video kedalam Main Video.  Membuat Bumper Video (Video Tayang/Title dengan Advance Effect)  Seleksi Scene/Video dari beberapa Kamera untuk Perekaman dengan Banyak Kamera/Multicam.  Insert Audio kedalam Main Video (untuk Kegiatan yang dilakukan Audio Recording secara terpisah selain Video Recording)

4




5.2. Proses Render yaitu proses terakhir dalam Editing video untuk mengubah file project/Format awal Main Video menjadi sebuah file lain dengan Output yang diinginkan.  MP4/FLV  MPEG  AVI  MOV

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Proses Perekaman dan Live Screening berjalan dengan baik

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 – Diagram Alir SOP Pelayanan Video In-House Production ITB. Lampiran 2 – Contoh Surat Permohonan Perekaman Kegiatan

5

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PELAYANAN VIDEO IN-HOUSE PROCUTION ITB

6

Lampiran 2 - SOP Error! Reference source not found. CONTOH SURAT PERMOHONAN PEREKAMAN KEGIATAN Nomor Lampiran Perihal

: ..... Bandung, 12 September 2014 : ..... : Permohonan Perekaman Kegiatan ...

Kepada: Kepala Unit Sumber Daya Informasi Institut Teknologi Bandung Jalan Tamansari No. 64 Bandung Dengan Hormat, .... Mohon agar USDI dapat Merekam/melakukan Live Screening pada kegiatan .... dengan rincian sebagai berikut: Tanggal : 12 Oktober 2014, pukul Waktu : 09:00 WIB s.d. 17:00 WIB Deskripsi kegiatan : International Conference On Biomedical and Science Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang diberikan kami ucapkan terima kasih.

<Jabatan Pimpinan Unit Kerja>

1

Lampiran 2 - SOP Error! Reference source not found. CONTOH SURAT PERMOHONAN PEREKAMAN KEGIATAN Nomor Lampiran Perihal

: ..... Bandung, 12 September 2014 : ..... : Permohonan Perekaman Kegiatan ...

Kepada: Kepala Unit Sumber Daya Informasi Institut Teknologi Bandung Jalan Tamansari No. 64 Bandung Dengan Hormat, .... Mohon agar USDI dapat Merekam/melakukan Live Screening pada kegiatan .... dengan rincian sebagai berikut: Tanggal : 12 Oktober 2014, pukul Waktu : 09:00 WIB s.d. 17:00 WIB Deskripsi kegiatan : International Conference On Biomedical and Science Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang diberikan kami ucapkan terima kasih.


7


PELAYANAN VIDEO STREAMING KE WEBSITE ITB No.021/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : PELAYANAN VIDEO STREAMING KE WEBSITE ITB


1





DAFTAR ISI

I.



2



I.



II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme untuk menayangkan video secara streaming di website ITB.

III.

REFERENSI 1. Dokumen SOP Nomor 018/I1.B05.4/SOP/2014 - Prosedur Pelayanan Video Conference Menggunakan End Point USDI. 2. Dokumen SOP dengan nomor 019/I1.B05.4/SOP/2014 - Pelayanan Penggunaan MCU ITB Untuk Video Conference

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Streaming adalah Suatu Teknologi sebagai salah satu cara untuk menayangkan siaran atau tayangan langsung kepada publik melalui jaringan multimedia atau internet secara bersamaan atau Real Time sesuai dengan kejadian aslinya. B. BATASAN 1. Input untuk streaming di website bisa berupa video conference, kegiatan seminar, Pagelaran dll. 2. Permohonan untuk streaming harus diterima oleh USDI paling lambat 3 (tiga) hari sebelum penyelenggaraan streaming. 3. Kegiatan pelayanan video streaming bisa dikenakan biaya, untuk lebih jelasnya lihat dokumen ketentuan layanan video streaming.

V.

PROSEDUR 1. Jika yang akan di-streaming adalah kegiatan video conference yang menggunakan MCU ITB (melibatkan banyak end-point), maka unit kerja mengirimkan surat permohonan penyelenggaraan video conference yang melibatkan banyak end-point ke USDI dengan menyertakan informasi seperti dijelaskan pada dokumen Prosedur Pelayanan Penggunaan MCU ITB dan EndPoint ITB, ditambah keterangan bahwa kegiatan video conference tersebut akan di-streaming. 2. Jika kegiatan yang akan di-streaming bukan video conference maka unit kerja mengirim surat permohonan streaming ke USDI dengan menyertakan informasi: waktu (tanggal dan jam), Deskripsi kegiatan, dan contact person 3




di unit kerja (nama, alamat e-mail, nomor telepon) dan Informasi lainnya seperti kebutuhan recording, dan output apakah dalam bentuk DVD, File Digital atau Upload ke web. 3. USDI menerima surat permohonan streaming dari unit kerja kemudian mendisposisikan permohonan penyelenggaraan streaming ke LPM-USDI untuk ditindaklanjuti. 4. Sebelum hari H LPM akan melakukan Cek Jaringan di lokasi untuk memastikan adanya Koneksi Internet dan berjalan dengan Baik 5. LPM menyiapkan Kamera, PC Encoder dengan software Flash media live encoder dan Monitor untuk melakukan streaming. 6. Menghubungkan Output dari Kamera ke PC/Mac Encoder melalui Canopus (Converter Video ke Firewire), menyalakan software Flash Media Live encoder, Stream dari Flash Media Live Encoder ke Flash Media Server dan Flash Media Server akan Broadcast ke web (default www.itb.ac.id/multimedia/streaming), kemudian testing apakah gambar dan suara pada Web sudah muncul. 7. Jika direkam, Hasil rekaman bisa berupa DVD, file digital, atau di-upload (ke web ITB dan youtube) tergantung permintaan unit kerja pemilik acara. Jika tidak ada permintaan upload, Tim LPM akan menawarkan untuk di-upload ke web. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Video dan Audio yang di-Stream pada Website bisa berjalan dengan baik.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 – Diagram Alir SOP Pelayanan Video Streaming ke Website ITB. Lampiran 2 – Contoh Surat Permohonan Penayangan Streaming ke Website ITB

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PELAYANAN VIDEO STEAMING KE WEBSITE ITB

5

Lampiran 2 - SOP Error! Reference source not found. CONTOH SURAT PERMOHONAN PENAYANGAN STREAMING KE WEBSITE ITB (Bukan streaming kegiatan video conference yang menggunakan MCU. Untuk contoh surat permohonan streaming kegiatan video conference yang menggunakan MCU ITB lihat lampiran pada dokumen Prosedur Pelayanan Penggunaan MCU ITB) Nomor Lampiran Perihal

: ..... : ..... : Permohonan Streaming Kegiatan ...


Kepada: Kepala Unit Sumber Daya Informasi Institut Teknologi Bandung Jalan Tamansari No. 64 Bandung Dengan Hormat, .... Mohon agar USDI dapat menayangkan secara streaming .... dengan rincian sebagai berikut: Tanggal : 12 Oktober 2014, pukul Waktu : 09:00 WIB s.d. 12:00 WIB Deskripsi kegiatan : Studium Generale ... Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang diberikan kami ucapkan terima kasih.


6


PELAYANAN PENAYANGAN VIDEO DI MEGATRON No.022/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : PELAYANAN PENAYANGAN VIDEO DI MEGATRON


1





DAFTAR ISI

I.



2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Semua unit kerja 2. Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penayangan Video/Informasi di Megatron ITB.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Megatron atau LED Display merupakan Papan Reklame Digital yang telah menjadi Media atau Ruang Iklan yang lebih Efektif dari Baliho dan Spanduk dengan Kemampuannya untuk Menampilkan Video sehingga lebih Interaktif dan bisa menampilkan beberapa Informasi sekaligus. 2. Upload adalah proses menayangkan Video kedalam Megatron. B. BATASAN 1. Materi Tayang ; Slide, Gambar dan Informasi Digital yang sudah dikemas dalam bentuk Video dengan Format MPEG atau AVI. 2. Resolusi Video SD dan HD. 3. Ukuran font minimal 30px untuk Video yang berbasis Informasi seperti Pengumuman kegiatan dll. 4. Gunakan Font Style Bold dan Hindari Font yang tidak terlalu jelas (Hias) 5. Hindari background berwarna Putih dan Warna Terang. 6. Durasi Video Maksimal 3 Menit. 7. Transisi antar Scene jangan terlalu cepat terutama untuk yang berbasis Informasi, usahakan Still minimal 8-10 Detik. 8. Hindari Insert Gambar / tulisan (PIP) terlampau kecil .

3




V.

PROSEDUR 1. Unit kerja mengirim surat permohonan Penayangan Video ke Megatron ke Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni dengan menyertakan informasi:  Waktu (tanggal mulai Tayang dan berakhir),  Deskripsi kegiatan/Video  contact person di unit kerja (nama, alamat e-mail, nomor telepon)  melampirkan Video yang akan di tayangkan dalam bentuk CD/DVD atau Unit kerja dapat mengirim permohonan melalui website www.humas.itb.ac.id dan upload konten sesuai spesifikasi pada Batasan. 2. Jika Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni menyetujui permohonan unit kerja, maka Direktorat Hubungan Masyarakata dan Alumni meneruskan (disposisi) permohonan unit kerja ke USDI beserta catatan dari Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni (jika ada). 3. USDI menerima disposisi surat permohonan Penayangan Video dari unit kerja kemudian mendisposisikan permohonan penyelenggaraan Penayangan Video ke LPM-USDI untuk ditindaklanjuti. 4. Tim LPM akan melakukan Checking Format Video yang diberikan. 5. Jika format video tidak sesuai dengan ketentuan yang disebutkan pada batasan, maka Tim LPM akan menginformasikan ke unit kerja dengan tembusan ke Direktorat Humas dan Alumni untuk memperbaiki format video kemudian mengirimkannya kembali ke Tim LPM atau upload melalui website www.humas.itb.ac.id. 6. Jika sudah sesuai, Tim LPM akan melakukan Transfer data dari PC di LPM ke PC di Megatron dan Upload ke LED Studio untuk selanjutnya Video akan Tayang di Megatron. 7. Tim LPM akan melakukan Penurunan Video dari Megatron jika sudah jatuh pada waktu akhir tayang video tersebut.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Video unit kerja yang disetujui Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni sudah berhasil Tayang di Megatron ITB

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 – Diagram Alir SOP Pelayanan Penayangan Video di Megatron ITB Lampiran 2 – Contoh Surat Permohonan Penayangan Video di Megatron.

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PELAYANAN PENAYANGAN VIDEO DI MEGATRON ITB

5

Lampiran 2 - SOP Error! Reference source not found. CONTOH SURAT PERMOHONAN PENAYANGAN VIDEO DI MEGATRON Nomor Lampiran Perihal

: ..... Bandung, 12 September 2014 : 1 (satu) buah DVD : Permohonan penayangan video di megatron

Kepada: Direktur Hubungan Masyarakat dan Alumni Institut Teknologi Bandung Jalan Tamansari No. 64 Bandung Dengan Hormat, .... Mohon agar USDI dapat Menayangkan Video kegiatan … pada Megatron dengan rincian sebagai berikut: Waktu Tayang : 12 Oktober 2014 – 20 Oktober 2014 Deskripsi kegiatan : ISES 2015 Contact Person : [email protected]/087821312820 Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang diberikan kami ucapkan terima kasih.


Tembusan: Kepala Unit Sumber Daya Informasi

6


PELAKSANAAN PELIPUTAN UNTUK ARTIKEL DI KOLOM BERITA WWW.ITB.AC.ID OLEH TIM KANTOR BERITA No.023/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL: PELAKSANAAN PELIPUTAN UNTUK ARTIKEL DI KOLOM BERITA WWW.ITB.AC.ID OLEH TIM KANTOR BERITA


1





DAFTAR ISI

I.


II. TUJUAN .............................................................................................................. 3 III. REFERENSI ........................................................................................................ 3 IV. PENGERTIAN & BATASAN ................................................................................ 3 V. PROSEDUR ........................................................................................................ 4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN............................................................................. 5 VII. DISCLAIMER....................................................................................................... 5 VIII.LAMPIRAN .......................................................................................................... 5

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Semua unit di ITB (Fakultas/Sekolah, Program Studi, Lab, Unit Kegiatan Mahasiswa/Himpunan Mahasiswa, Kantor/Direktorat/Lembaga/Unit lainnya) 2. Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni (Dit. Humas dan Alumni)

II.

TUJUAN Standard Operating Procedure (SOP) ini dibuat untuk menjelaskan alur pengerjaan dan proses peliputan berita di Kantor Berita ITB. Tujuan dari SOP ini untuk menjelaskan mekanisme kegiatan peliputan yang dilakukan untuk menghasilkan produk berupa berita di website www.itb.ac.id

III.

REFERENSI 1. Panduan Jurnalistik Praktis, Lembaga Pers Dr. Soetomo

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Peliputan: segala bentuk upaya yang dilakukan untuk mendapatkan sumber informasi kemudian menuliskannya dalam bentuk berita. Upayaupaya yang dilakukan meliputi wawancara dengan pihak terkait, studi literatur atau menyadur dari sumber lain. 2. Penyuntingan/ Editing berita: merupakan proses penyuntingan beberapa aspek dalam berita seperti konten, tata bahasa dan penulisan, serta ejaan bahasa yang digunakan. 3. Flash News, merupakan jenis berita singkat yang bersifat informatif mengenai suatu kegiatan/ agenda yang telah dilaksanakan. Misalnya, berita liputan kegiatan unit mahasiswa atau perjanjian penandatanganan MoU oleh ITB. 4. Feature News, merupakan jenis berita yang lebih bersifat mendalam. Berupa kajian lebih dalam mengenai suatu isu-isu tertentu berdasarkan hasil wawancara pihak ahli. B. BATASAN 1. Bahan berita dihimpun melalui beberapa sumber yakni: a. Mailing List Mahasiswa b. Agenda Rektor c. Mailing List Dosen 3



d. e. f. g. h. i.


Publikasi Kampus Kantor Humas dan Alumni USDI Fakultas dan Sekolah Organisasi Kemahasiswaan [Himpunan dan Unit] Media massa

2. Jadwal tayang berita - Untuk flash news, berita ditampilkan pada laman itb.ac.id paling lambat 1x24 jam setelah peliputan kegiatan dilakukan. - Untuk feature news, berita ditampilkan pada laman itb.ac.id paling lambat 7x24 jam setelah peliputan dilakukan. V.

PROSEDUR 1. Manajer Peliputan dan Pimpinan Redaksi serta Tim Reporter lainnya menghimpun berbagai agenda peliputan dari sumber-sumber yang telah disebutkan. 2. Jika terdapat Unit kerja yang ingin menambahkan agenda peliputan dapat mengirimkan informasi bahan berita melalui fasilitas kirim berita di www.itb.ac.id yaitu di menu “Berita” > “Kirim Berita” (http://www.itb.ac.id/news/submit) 3. Manajer peliputan kemudian melakukan penilaian nilai berita yang terkandung pada setiap bahan peliputan 4. Bahan peliputan diteruskan kepada tim Kantor Berita 5. Tim Kantor Berita menentukan reporter yang dapat melakukan peliputan berdasarkan kesesuaian jadwal reporter dengan waktu pelaksanaan kegiatan 6. Reporter melakukan peliputan 7. Reporter melakukan penulisan berita dan proses penyuntingan berita 8. Pemimpin redaksi menyunting dan menayangkan berita di website ww.itb.ac.id.

4




9. Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni menerima informasi adanya berita baru yang tayang, kemudian memeriksa dan memberikan konfirmasi penayangan berita.1 10.Jika terdapat konfirmasi dari Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni (misalnya penambahan informasi), dilakukan penyuntingan kembali berita yang telah ditayangkan. 11.Jika dalam 1x24 jam tidak ada konfirmasi dari Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni, maka otomatis berita tersebut disetujui untuk tayang. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN Keberhasilan dari pelaksaan peliputan berita adalah sebagai berikut ini. 1. Informasi 5W + 1H pada kegiatan tersebut tercantum pada berita yang dibuat 2. Waktu publikasi berita flash kurang dari 1x24 jam sejak kegiatan dilaksanakan 3. Waktu publikasi berita feature kurang dari 7x24 jam sejak dilakukan peliputan

VII. DISCLAIMER 1. Berita yang ditulis dan ditampilkan merupakan berita yang objektif dan sesuai dengan hasil peliputan. 2. Berita yang ditulis dan ditampilkan tidak mengangkat isu SARA, fitnah dan perpecahan. 3. Konten berita yang ditampilkan tidak bersifat iklan dan mengatasnamakan brand komersil tertentu. VIII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Pelaksanaan Peliputan Untuk Artikel di Kolom Berita www.itb.ac.id Oleh Tim Kantor Berita

Berita di-publish oleh tim reporter sendiri namun dilaporkan ke Dit. Hubungan Masyarakat dan Alumni

1

5

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PELAKSANAAN PELIPUTAN UNTUK ARTIKEL DI KOLOM BERITA WWW.ITB.AC.ID OLEH TIM KANTOR BERITA Pelaksanaan Peliputan Untuk Artikel di Kolom Berita www.itb.ac.id Oleh Tim Kantor Berita Dosen, Mahasiswa, Staf

Prosedur

Kantor Berita USDI

1. Manajer Peliputan dan Pimpinan Redaksi serta Tim Reporter lainnya menghimpun berbagai agenda peliputan dari sumber-sumber yang telah disebutkan. 2. Jika terdapat Unit kerja yang ingin menambahkan agenda peliputan dapat mengirimkan informasi bahan berita melalui fasilitas kirim berita di www.itb.ac.id yaitu di menu "Berita" > "Kirim Berita" (http://www.itb.ac.id/news/submit)

Dit. Humas dan Alumni

1 2

3

3. Manajer peliputan kemudian melakukan penilaian nilai berita yang terkandung pada setiap bahan peliputan

4

4. Bahan peliputan diteruskan kepada tim Kantor Berita 5. Tim Kantor Berita menentukan reporter yang dapat melakukan peliputan berdasarkan kesesuaian jadwal reporter dengan waktu pelaksanaan kegiatan

5

6. Reporter melakukan peliputan

6

7. Reporter melakukan penulisan berita dan proses penyuntingan berita

7

8. Pemimpin redaksi menyunting dan menayangkan berita di website ww.itb.ac.id. 8

9. Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni menerima informasi adanya berita baru yang tayang, kemudian memeriksa dan memberikan konfirmasi penayangan berita.

9

10. Jika terdapat konfirmasi dari Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni (misalnya penambahan informasi), dilakukan penyuntingan kembali berita yang telah ditayangkan. 11. Jika dalam 1x24 jam tidak ada konfirmasi dari Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni, maka otomatis berita tersebut disetujui untuk tayang.

6

10 11


REGISTRASI AKUN INTERNET (INA) MAHASISWA BARU No.024/I1.B05.4/SOP/2014





1





DAFTAR ISI

I.


II.

TUJUAN ........................................................................................................... 3

III.

REFERENSI..................................................................................................... 3

IV.


V.

PROSEDUR ..................................................................................................... 3

VI.


VII.

LAMPIRAN ....................................................................................................... 4

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT Direktorat Pendidikan sebagai penyedia data mahasiswa baru.

II.

TUJUAN Tujuan SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme registrasi atau pembuatan Akun INA untuk mahasiswa ITB yang terdaftar di Sistem Informasi Akademik Direktorat Pendidikan ITB.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Akun INA (ITB Network Account) adalah akun yang digunakan untuk mengakses internet. 2. Nicadm adalah tim internal USDI yang bertugas mengelola akun INA. 3. Captcha merupakan mekanisme untuk memastikan apakah pengguna adalah manusia atau bukan yang digunakan untuk mencegah spam. B. BATASAN 1. Dokumen ini hanya menjelaskan prosedur registrasi untuk mahasiswa ITB yang terdaftar di Sistem Informasi Akademik yang dikelola oleh Direktorat Pendidikan (SI-X). Mahasiswa yang tidak terdaftar di SI-X menggunakan prosedur registrasi akun Internet untuk selain mahasiswa.

V.

PROSEDUR a. Persiapan Data Mahasiswa 1. Direktorat Pendidikan menyediakan data mahasiswa baru di layanan web service yang sudah ditentukan. Data berupa data NIM, Nama, Tanggal Lahir, dan Nama Ibu. Data disediakan setiap selesai pendaftaran mahasiswa di bulan Agustus dan Januari. 2. Nicadm melakukan pengambilan data mahasiswa. 3. Nicadm mengupload data mahasiswa ke aplikasi registrasi. b. Untuk Mahasiswa: 4. Mahasiswa melakukan registrasi via http://students.itb.ac.id/registrasi. o Input NIM o Input Tanggal Lahir, Nama Ibu, dan captcha o Menyetujui ketentuan dan layanan Akun INA. o Input username, password, alamat, dan alamat email non ITB 3




5. Mahasiswa mendapatkan akun INA dan akun email @students.itb.ac.id

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Semua mahasiswa ITB dapat memiliki dan menggunakan Akun INA.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Registrasi Akun Internet (INA) Mahasiswa Baru

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP REGISTRASI AKUN INTERNET (INA) MAHASISWA BARU

5


PENEMPATAN PERANGKAT JARINGAN UNIT KERJA DI RUANGAN NETWORK OPERATION CENTER (NOC) ITB No.025/I1.B05.4/SOP/2014





1





DAFTAR ISI

I.


II.

TUJUAN ........................................................................................................... 3

III.

REFERENSI..................................................................................................... 3

IV.


V.

PROSEDUR ..................................................................................................... 4

VI.


VII.

LAMPIRAN ....................................................................................................... 5

2



I.


II.


Seluruh unit kerja di lingkungan ITB baik di Kampus Ganesha, Rektorat ITB atau di Kampus Jatinangor

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pelayanan penggunaan ruangan Network Operation Center (NOC) oleh unit kerja lain yang ingin menitipkan perangkat networknya di ruangan NOC ITB.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Network operation center (NOC) adalah ruangan penyimpanan perangkat switching utama backbone jaringan komputer ITB. Di dalamnya dapat juga disimpan perangkat network yang dikelola oleh unit kerja dan tersambung ke network di ITB. Dalam beberapa hal USDI ITB telah menyediakan rak kosong yang dapat dipakai oleh unit kerja untuk menyimpan perangkat network-nya. Untuk itu, tim NOC ITB menyediakan dukungan secara teknis untuk membantu kebutuhan unit kerja tersebut seperti penyediaan kabel UTP yang diperlukan, sedangkan pengelolaan perangkat network unit kerja seperti kontrol operasi alat, input alat, atau manajemen data dilakukan oleh unit kerja sendiri. 2. Perangkat jaringan unit kerja yang bisa disimpan di NOC ITB bisa berupa switch, server, dan sebagainya. 3. Kebutuhan listrik alat unit kerja di NOC ITB akan dicatu dari panel listrik NOC dan genset yang ada. Jika NOC akan memerlukan tambahan catu daya listrik sehubungan adanya penambahan alat unit kerja didalamnya, maka USDI ITB akan berkoordinasi dengan Direktorat Sarana dan Prasarana ITB untuk dapat menaikan kapasitas MCB pada panel listrik NOC. 4. Catu daya listrik di NOC Labtek 8 dan NOC Labtek 5 dibackup oleh sebuah genset berkapasitas 60 KVA dan UPS 16 KVA dengan tegangan 220 volt. 5. Catu daya listrik di NOC CCAR maksimum 32 A (kapasitas MCB max) pada panel listrik dibelakang lift gedung CCAR. Tegangan 220 volt. Diberi catu daya listrik backup dari UPS 16 KVA. 3




6. Catu daya listrik di NOC CNRG dan AI3 ITB maksimum 100 A dengan tegangan 220 volt disalurkan 3 fasa. Backup catu daya listrik dari dua buah genset (Krisbow 9,5 KVA dan Perkin 10 KVA) dan UPS 16 KVA. 7. Catu daya listrik di NOC Jatinangor maksimum 32 A, catu daya backup listrik rencananya akan dilakukan dari genset yang ada, saat ini belum dilakukan. B. BATASAN 1. Pelayanan pegelolaan ruangan NOC yang dimaksud dalam dokumen ini adalah pelayanan yang diselenggarakan oleh USDI ITB di lingkungan ITB. 2. NOC yang dalam pengelolaan USDI yaitu NOC AI3 dan CNRG di Gedung PAU, NOC Labtek V, NOC Labtek VII, NOC USDI di Gedung CCAR. 3. Tim NOC USDI ITB memberikan dukungan teknis untuk menangani pelayanan unit kerja yang ingin menitipkan perangkat network di NOC ITB yang bersifat basic (pemasangan di rak, pencatuan listrik dan kabelnya, koneksi network). Untuk penanganan masalah koneksi alat ke network memakai fiber optik akan (bersifat advance), dilakukan oleh tim AI3 ITB dan kontraktor terkait. V.

PROSEDUR 1. Unit di ITB mengajukan permintaan pemasangan perangkat jaringan unit kerja di NOC melalui surat yang ditujukan ke Kepala USDI. 2. Tim Infrastruktur USDI yang terdiri dari Tim Administrator NOC dan teknisi melakukan respon dengan memberikan panduan dasar persiapan perangkat yang diperlukan kepada unit tersebut. 3. Jika NOC memerlukan tambahan catu daya listrik sehubungan adanya penambahan alat unit kerja didalamnya, maka USDI ITB akan berkoordinasi dengan Direktorat Sarana dan Prasarana ITB untuk dapat menaikan kapasitas MCB pada panel listrik NOC 4. Tim Insfrastruktur USDI bersama unit kerja memasang alat unit kerja di NOC. 5. Apabila unit kerja ingin menghubungkan perangkat unit kerja ke network menggunakan fiber optik, tim Infrastruktur USDI yang bertanggung jawab dalam pengelolaan jaringan seluruh ITB akan bekerjasama dengan kontraktor terkait pemasang fiber optik.

4



VI.


INDIKATOR KEBERHASILAN Perangkat unit kerja terpasang di NOC ITB dan bisa beroperasi dengan baik.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Penempatan Perangkat Jaringan Unit Kerja di Ruangan Network Operation Center (NOC) ITB

5

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP Error! Reference source not found. Penempatan Perangkat Jaringan Unit Kerja di Ruangan Network Operation Center (NOC) ITB Prosedur

Unit Kerja

1.

Unit di ITB mengajukan permintaan pemasangan perangkat jaringan unit kerja di NOC melalui surat yang ditujukan ke Kepala USDI.

1

2.

Tim Infrastruktur USDI yang terdiri dari Tim Administrator NOC dan teknisi melakukan respon dengan memberikan panduan dasar persiapan perangkat yang diperlukan kepada unit tersebut.

3.

Jika NOC memerlukan tambahan catu daya listrik sehubungan adanya penambahan alat unit kerja didalamnya, maka USDI ITB akan berkoordinasi dengan Direktorat Sarana dan Prasarana ITB untuk dapat menaikan kapasitas MCB pada panel listrik NOC

4.

Tim Insfrastruktur USDI bersama unit kerja memasang alat unit kerja di NOC.

5.

Apabila unit kerja ingin menghubungkan perangkat unit kerja ke network menggunakan fiber optik, tim Infrastruktur USDI yang bertanggung jawab dalam pengelolaan jaringan seluruh ITB akan bekerjasama dengan kontraktor terkait pemasang fiber optik.

6

USDI

Dit. Sarana dan Prasarana

2

3 4

5


PELAYANAN PENGGUNAAN SOFTWARE BASED VIDEO CONFERENCE No.026/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : PELAYANAN PENGGUNAAN SOFTWARE BASED VIDEO CONFERENCE


1





DAFTAR ISI

I.


II.

TUJUAN ........................................................................................................... 3

III.

REFERENSI..................................................................................................... 3

IV.


V.

PROSEDUR ..................................................................................................... 4

VI.


VII.

LAMPIRAN ....................................................................................................... 5

2



I.



II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pelaksanaan kegiatan video conference unit kerja yang menggunakan software based video conference.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Penggunaan Video Conference menggunakan Software Based Video Conference seperti Skype, Google Hangout dan Web Conference seperti Netmeeting, GoToMeeting, Webex, vcube, dll. B. BATASAN 1. Tempat Pelaksanaan di TVST dan tempat lain di Kampus ITB dengan Koneksi Internet berupa LAN. 2. Untuk Penyelenggaraan di TVST akan di alokasikan di Studio LPM. 3. Untuk kegiatan dengan Peserta yang banyak dan di luar TVST, maka peralatan pendukung akan di Fasilitasi oleh tim LPM. 4. Untuk kegiatan rapat dengan peserta 2 atau 3 orang yang di laksanakan di tempat lain/unit kerja, cukup menggunakan Laptop dan Webcam dari Unit Kerja. Jika diperlukan, USDI support pada Jaringan Internet dan Operasional Software. 5. Unit kerja bisa mengajukan Peminjaman peralatan Multimedia pendukung dari Tim LPM. 6. Kegiatan pelayanan software based video conference bisa dikenakan biaya, untuk lebih jelasnya lihat dokumen ketentuan layanan software based video conference.

3



V.


PROSEDUR 1. Unit kerja mengirim surat permohonan penyelenggaraan video conference dengan menggunakan software based video conference ke USDI dengan menyertakan keterangan sebagai berikut:  Waktu penyelenggaraan (tanggal dan jam),  tempat,  deskripsi kegiatan,  software atau web yang digunakan  nama, alamat e-mail, dan telepon (opsional) dari contact person (admin) dari setiap entitas yang akan dihubungkan (termasuk yang diluar ITB), 2. USDI menerima permohonan unit kerja kemudian mendisposisikan permohonan penyelenggaraan video conference ke Tim LPM-USDI untuk ditindaklanjuti. 3. Tim LPM/SOI mengontak contact person untuk menjadwalkan pengujian koneksi sebelum hari H (maksimal H-1) untuk menguji jaringan, kualitas gambar, dan kualitas suara. 4. Jika Penyelenggaraan video conference di lakukan di luar studio TVST, maka H-1 tim LPM/SOI akan melakukan Cek Jaringan untuk memastikan koneksi Internetnya berjalan dengan baik dan melaporkan IP Address yang akan digunakan ke tim Admin/NOC ITB untuk dibuka all port firewallnya. 5. Tim LPM akan melakukan Pemasangan alat seperti PC, kamera, Kabel dan speaker 1 Jam sebelum pengujian berlangsung. 6. Jika pengujian tidak sempat dilakukan bukan atas keputusan tim LPM-USDI (misalnya karena ketidaksiapan satu atau lebih peserta, pemberitahuan acara yang mendadak, mati listrik), Tim LPM USDI tidak bertanggung jawab apabila terjadi trouble pada saat pelaksanaan video conference. 7. Pada saat hari-H Tim LPM/SOI akan memastikan user telah terhubung dan komunikasi visual (video dan audio) berjalan dengan baik.

4



VI.


INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Semua site atau user bisa terkoneksi dalam kegiatan video conference.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 – Diagram Alir SOP Pelayanan Penggunaan Software Based Video Conference. Lampiran 2 – Contoh surat permohonan penyelenggaraan video conference

5

Lampiran 1 – SOP Error! Reference source not found. Diagram Alir Pelayanan Penggunaan Software Based Video Conference

6

Lampiran 2 – SOP Error! Reference source not found. CONTOH SURAT PERMOHONAN PENYELENGGARAAN VIDEO CONFERENCE Nomor Lampiran Perihal software

: ..... Bandung, 12 September 2014 : ..... : Permohonan Penyelenggaraan Video Conference menggunakan

Kepada: Kepala Unit Sumber Daya Informasi Institut Teknologi Bandung Jalan Tamansari No. 64 Bandung Dengan Hormat, .... Mohon agar USDI dapat membantu penyelenggaraan video conference dengan site dengan rincian sebagai berikut: Tanggal : 12 Oktober 2014, pukul Waktu : 09:00 WIB s.d. 12:00 WIB Tempat : Aula Timur Institut Teknologi Bandung, Jl. Ganesha No. 10 Bandung Deskripsi kegiatan : AAPG Webex Conference Software yang digunakan : Webex Peserta video conference: No Site Invited Contact Person Conference/User Nama e-mail telepon 1 Belanda http://.... ... aapgconference Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang diberikan kami ucapkan terima kasih.


7


PELAYANAN REKAMAN KEGIATAN VIDEO CONFERENCE No.027/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : PELAYANAN REKAMAN KEGIATAN VIDEO CONFERENCE


1





DAFTAR ISI I.


II.

TUJUAN ........................................................................................................... 3

III.

REFERENSI..................................................................................................... 3

IV.


V.

PROSEDUR ..................................................................................................... 3

VI.


VII.

LAMPIRAN ....................................................................................................... 4

2



I.



II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pelaksanaan perekaman kegiatan video conference atas permintaan unit kerja.

III.

REFERENSI  Dokumen SOP Nomor 019/I1.B05.4/SOP/2014 dengan judul Pelayanan Penggunaan MCU ITB (Multipoint Control Unit) Untuk Video Conference  Dokumen SOP Nomor 018/I1.B05.4/SOP/2014 dengan judul Pelayanan Video Conference Menggunakan End-Point USDI

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Video Conference adalah kegiatan konferensi jarak jauh menggunakan media suara dan gambar. B. BATASAN 1. Perekaman kegiatan video conference hanya akan dilakukan jika ada permintaan dari unit kerja. 2. Perangkat untuk penyelenggaraan video conference (end-point) yang digunakan pada video conference yang akan direkam bisa perangkat unit kerja ataupun perangkat USDI. 3. Kegiatan pelayanan rekaman kegiatan video conference bisa dikenakan biaya, untuk lebih jelasnya lihat dokumen ketentuan layanan rekaman video conference.

V.

PROSEDUR 1. Jika kegiatan video conference yang akan direkam menggunakan MCU ITB (melibatkan banyak end-point), maka unit kerja mengirimkan surat permohonan penyelenggaraan video conference yang melibatkan banyak end-point ke USDI dengan menyertakan informasi seperti dijelaskan pada dokumen SOP Pelayanan Penggunaan MCU ITB (Multipoint Control Unit) Untuk Video Conference, ditambah keterangan bahwa kegiatan video conference tersebut akan direkam. 2. Jika kegiatan video conference yang akan direkam tidak menggunakan MCU ITB (peer-to-peer), maka unit kerja mengirim surat permohonan perekaman video conference ke USDI dengan menyertakan informasi sebagai berikut: 3




• • • • •

3. 4.

5. 6. 7.

VI.

Waktu penyelenggaraan (tanggal dan jam), tempat, deskripsi kegiatan, nama, alamat e-mail, dan telepon (opsional) dari contact person, informasi kebutuhan lain misalnya output dalam bentuk DVD, file digital, di-upload ke web, dsb. USDI mendisposisikan permohonan perekaman kegiatan video conference unit kerja ke LPM-USDI. Jika perekaman akan dilakukan untuk kegiatan video conference yang menggunakan MCU ITB, maka LPM USDI mempersiapkan kegiatan video conference seperti dijelaskan di dokumen SOP Pelayanan Video Conference Menggunakan End-Point USDI. LPM USDI membawa PC + monitor dan perangkat converter video ke firewire untuk kebutuhan perekaman (recording). Pada saat kegiatan video conference berlangsung, Tim LPM merekam kegiatan video conference menggunakan software video editing. Hasil rekaman bisa berupa DVD, file digital, atau di-upload (ke web ITB dan youtube) tergantung permintaan unit kerja pemilik acara. Jika tidak ada permintaan upload, Tim LPM akan menawarkan untuk di-upload ke web.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Hasil rekaman video conference dalam bentuk DVD atau file digital (dan diupload ke web).

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 – Diagram Alir SOP Pelayanan Rekaman Kegiatan Video Conference. Lampiran 2 – Contoh Surat Permohonan Perekaman Kegiatan Video Conference (Video conference tanpa MCU. Untuk contoh surat permohonan perekaman kegaitan video conference yang menggunakan MCU ITB lihat lampiran pada dokumen Prosedur Pelayanan Penggunaan MCU ITB)

4

Lampiran 1 – SOP Error! Reference source not found. Diagram Alir SOP Pelayanan Rekaman Kegiatan Video Conference

5

Lampiran 2 - SOP Error! Reference source not found. CONTOH SURAT PERMOHONAN PEREKAMAN KEGIATAN VIDEO CONFERENCE Nomor Lampiran Perihal

: ..... Bandung, 12 September 2014 : ..... : Permohonan Perekaman Video Conference

Kepada: Kepala Unit Sumber Daya Informasi Institut Teknologi Bandung Jalan Tamansari No. 64 Bandung Dengan Hormat, .... Mohon agar USDI dapat membantu merekam penyelenggaraan video conference dengan rincian sebagai berikut: Tanggal Waktu Tempat Bandung Deskripsi kegiatan Output

: 12 Oktober 2014, pukul : 09:00 WIB s.d. 12:00 WIB : Aula Timur Institut Teknologi Bandung, Jl. Ganesha No. 10 : Seminar Nasional ... : dalam bentuk DVD dan di-upload ke web/youtube ITB

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang diberikan kami ucapkan terima kasih.


6


PELAYANAN PEMBUATAN HOSTING WEBSITE UNTUK UNIT No.028/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : PELAYANAN PEMBUATAN HOSTING WEBSITE UNTUK UNIT


1





DAFTAR ISI I.


II.

TUJUAN ........................................................................................................... 3

III.

REFERENSI..................................................................................................... 3

IV.


V.

PROSEDUR ..................................................................................................... 5

VI.


VII.

DISCLAIMER ................................................................................................... 6

VIII. LAMPIRAN ....................................................................................................... 6

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Semua unit kerja (UKA dan UKP) 2. Semua unit kegiatan mahasiswa dan himpunan mahasiswa

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pembuatan hosting website untuk unit (UKA, UKP, Unit Kegiatan Mahasiswa, Himpunan, Seminar, dsb.)

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Hosting ITB adalah layanan bagi seluruh masyarakat ITB untuk membuat situs web yang bisa diakses dari luar itb. 2. Nama domain (domain name) adalah nama unik yang diberikan untuk mengidentifikasi nama server komputer seperti web server atau email server di jaringan komputer ataupun internet. B. BATASAN 1. Domain yang diberikan adalah domain ITB (*.itb.ac.id) 2. Hosting yang diberikan adalah hosting di ITB (167.205.*.*) atau bisa berubah sesuai kebijakan USDI tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. 3. Permohonan hosting wajib menggunakan alamat e-mail ITB (username@*.itb.ac.id). Jika user bukan civitas ITB maka user tidak berhak memperoleh domain dan hosting di ITB. 4. User dengan status Dosen, Mahasiswa, Staff berhak memperoleh domain dan hosting di ITB untuk keperluan riset, sistem informasi, web unit, himpunan, ataupun event. 5. Domain untuk kepentingan Fakultas/Program Studi, himpunan mahasiswa ataupun event yang berada dibawah naungan Program Studi atau Fakultas, harus membawa surat izin dan permohonan dari fakultas/ prodi yang bersangkutan. 6. Domain untuk kepentingan fakultas/prodi, unit, himpunan mahasiswa ataupun event yang berada dibawah naungan prodi atau fakultas akan 3




mendapatkan domain sesuai dengan prodi atau fakultas yang besangkutan (contoh; teknik fisika : *.tf.itb.ac.id) 7. Domain untuk kepentingan himpunan ataupun event yang berada dibawah naungan prodi atau fakultas haruslah membawa surat izin penggunaan dari kasubag SI Fakultas/Sekolah untuk nama domain instansi yang bersangkutan 8. Domain untuk kepentingan Unit Kegiatan Mahasiswa harus disertai surat pengajuan dengan disetujui/diketahui oleh dosen pembina dari kegiatan Unit Kegiatan Mahasiswa tersebut. 9. Penanggung jawab website unit sebagai pemohon layanan hosting memahami dan setuju untuk tidak menggunakan, menempatkan, mengunduh, menautkan, melekatkan dan atau menayangkan Konten yang: 

Melanggar atau menyalahi hak orang lain, termasuk tanpa kecuali, hak intelektual, hak paten, merek dagang, rahasia dagang, hak cipta, publisitas atau hak milik lainnya dari pihak ketiga.



Melanggar hukum, mengancam, memfitnah, mencemarkan, memperdaya, menipu, curang atau menimbulkan kebencian pada orang atau golongan tertentu.



Menghina, melecehkan, merendahkan atau mengintimidasi individu atau grup individu berdasarkan agama, jenis kelamin, orientasi seksual, ras, etnis, usia atau cacat fisik.



Melanggar norma kesusilaan, cabul dan pornografi.



Menganjurkan atau menyarankan perbuatan yang melanggar hukum.



Menyinggung, memicu pertentangan dan atau permusuhan antar Suku, Agama, Ras dan Antar Golongan (SARA).



Memuat kata-kata atau gambar-gambar yang berisi dan atau menimbulkan rasa ngeri, kasar, kotor, jorok, dan sumpah serapah.



Menyebarkan ideologi atau ajaran tertentu yang dilarang oleh hukum yang berlaku di wilayah Republik Indonesia.



Mengandung virus atau kode komputer lainnya, file atau program yang dapat mengganggu, merusak atau membatasi fungsi dari software atau hardware komputer atau peralatan komunikasi, atau memperbolehkan penggunaan komputer atau jaringan komputer yang tidak sah. 4






Melanggar Ketentuan Layanan, petunjuk atau kebijakan lainnya yang ada di Hosting ITB.

10. Kapasitas dan fitur yang disediakan saat ini: 

Cpanel Hosting Management



Bandwidth 2GB/bulan.



Disk Quota 1GB.



FTP account 1 user.



Database : 1 buah.



PHP 5.3, MySQL Database 5.x

11. Jika kebutuhan hosting unit melebihi kapasitas yang disebutkan diatas akan disediakan dengan dikenakan biaya yang diatur dalam aturan terpisah. V.

PROSEDUR 1. Dosen, mahasiswa, staff mengirim surat permohonan hosting website ke USDI, menggunakan template yang bisa dilihat di lampiran 2 dokumen ini, atau mengisi formulir permohonan hosting secara online di aplikasi http://siade.usdi.itb.ac.id. Permohonan hosting yang melalui surat ataupun secara online harus dilengkapi dengan surat izin. 2. Surat permohonan hosting yang diterima USDI didisposisikan ke tim hosting. 3. Setelah menerima disposisi atau notifikasi dari sistem terkait permohonan pembuatan hosting, tim hosting akan memproses dan membuat hosting dengan domain terkait dalam 1x24 jam hari kerja (jika domain sudah tersedia di server DNS ITB). Jika domain belum tersedia di server DNS ITB paling lambat 2x24 jam hari kerja. 4. Jika pembuatan hosting dan domain sudah selesai maka tim hosting akan segera memberikan informasi user dan password cpanel melalui email ke webadmin dan penanggung jawab hosting dan domain tersebut yang tercantum di dalam form permohonan. 5. Jika ingin menggunakan penambahan subdomain dari hosting terkait, ulangi dari prosedur no. 1. 6. Jika ada kendala terkait penggunaan layanan hosting webadmin mengirim email ke [email protected] berisi nama domain dan permasalahan yang dihadapi.

5



VI.


INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Webadmin dapat mengakses web cpanel untuk manajemen website terkait ke alamat ___.itb.ac.id/cpanel

VII. DISCLAIMER 

Jika permohonan atau penggunaan layanan Hosting tidak sesuai dengan satu atau lebih ketentuan yang disebutkan dalam Batasan, USDI berhak menolak dan menutup layanan hosting secara sepihak dan keputusan penutupan layanan tidak bisa diganggu gugat.



USDI ITB dan ITB selaku pihak yang menaunginya tidak bisa dituntut atau dimintai pertanggungjawaban atas penyalahgunaan dan hilangnya seluruh atau sebagian data pribadi dan atau Konten yang telah ditempatkan dan atau ditayangkan di website yang menggunakan layanan Hosting ITB.



Penanggung jawab website yang menggunakan layanan hosting ITB setuju untuk membebaskan serta tidak membebani USDI ITB dan ITB selaku pihak yang menaunginya atas segala keluhan, protes, klaim atau permasalahan hukum yang terjadi yang disebabkan oleh Konten yang dimasukkan dan atau ditayangkan di website yang di-hosting di Hosting ITB.



Gugatan terkait penggunaan Foto yang tidak sesuai dengan Ketentuan Layanan sepenuhnya menjadi tanggungjawab Penangguna jawab website unit. USDI ITB selaku pengelola hosting tidak bisa dituntut atau digugat atas penggunaan Foto tersebut.

VIII. LAMPIRAN Lampiran 1 – Diagram Alir SOP Pelayanan Pembuatan Hosting Website Untuk Unit Lampiran 2 – Template surat permohonan Domain dan Hosting

6

Lampiran 1 – SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PELAYANAN PEMBUATAN HOSTING WEBSITE UNTUK UNIT

7

Lampiran 2 – SOP Error! Reference source not found. CONTOH SURAT PERMOHONAN DOMAIN DAN HOSTING Nama Domain* Nama Organisasi pemohon Nama Penanggung Jawab ** NIP/NIK e-mail

: : : : :

Web-Admin (Administrator) Nama NIM/NIP/NIK E-mail No Telephone Alamat

: : : : :

Masa Aktif ***

:

*

Nama domain Nama unit kegiatan mahasiswa ditulis didepan .unit.itb.ac.id Nama himpunan mahasiswa ditulis didepan ..(prodi).itb.ac.id Nama lab / kelompok keahlian ditulis didepan .(prodi).itb.ac.id atau .(fakultas).itb.ac.id Nama kegiatan / kepanitiaan ditulis didepan nama unit/prodi/lab/lembaga yang menaungi kepanitiaan / kegiatan tersebut

**

Penanggung jawab adalah pihak yang bertanggung jawab atas domain tersebut, Penanggung jawab untuk domain himpunan dan event jurusan adalah Kasubag SI dari fakultas/ jurusan ** Penanggung jawab untuk domain unit mahasiswa adalah dosen penanggung jawab unit tersebut **

***

Masa aktif maksimum yang diijinkan untuk domain himpunan atau unit mahasiswa adalah 6 bulan, setelah 6 bulan harap menghubungi kembali administrator untuk perpanjangan domain dan hosting Dengan mengirimkan email ke [email protected] dengan subject email “Perpanjangan domain dan hosting ITB”

Dengan menandatangani Form ini pihak penanggung jawab telah menyetujui nama domain yang diminta dan tujuan dari dibuatnya domain dan hosting tersebut diatas, dan juga telah membaca peraturan dan menyetujui peraturan mengenai domain dan hosting yang tertera pada dokumen Prosedur Pelayanan Hosting Website Unit (Nomor 028/I1.B05.4/SOP/2014).

Penanggung Jawab Domain dan hosting Administrator

(……………………………………………)

(……………………………………)

8


PELAYANAN PEMBUATAN WEBSITE UNIT No.029/I1.B05.4/SOP/2014



JUDUL : PEMBUATAN WEBSITE UNIT


1





DAFTAR ISI I.


II.

TUJUAN ........................................................................................................... 3

III.

REFERENSI..................................................................................................... 3

IV.


V.

PROSEDUR ..................................................................................................... 3

VI.


VII.

LAMPIRAN ....................................................................................................... 4

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. UKA, UKP 2. UKM, Himpunan Mahasiswa 3. Panitia seminar atau kegiatan ITB lainnya

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pembuatan website atas permintaan unit kerja (UKA/UKP), unit kemahasiswaan (UKM, Himpunan Mahasiswa), ataupun panitia seminar dan kegiatan ITB lainnya.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Website adalah sebuah tempat berisi satu atau lebih halaman elektronik yang bisa diakses melalui Internet. 2. Hosting yang dimaksud dalam dokumen ini adalah penyimpanan file-file website pada sebuah server sehingga website tersebut bisa diakses melalui Internet. B. BATASAN 1. USDI tidak melayani permohonan pembuatan website untuk perorangan atau individu melainkan hanya untuk organisasi (unit kerja, unit kemahasiswaan, kepanitiaan) 2. Prosedur yang dijelaskan pada dokumen ini tidak mencakup prosedur hosting (menyediakan tempat di server untuk menyimpan file-file website). Lihat dokumen prosedur Pelayanan Pembuatan Hosting Website Untuk Unit Nomor 028/I1.B05.4/SOP/2014 untuk penjelasan prosedur layanan hosting.

V.

PROSEDUR 1. Kepala unit kerja/unit kemahasiswaan atau ketua panitia kegiatan mengirimkan surat permohonan pembuatan website kepada Kepala USDI berisi informasi sebagai berikut: a. Nama/domain/url website yang akan dibuat b. Tujuan website

3



2. 3. 4. 5. 6.

7. 8.

9.

VI.


c. Informasi nama, NIP/Nopeg/NIM, alamat e-mail (ITB dan luar ITB), dan nomor telepon dan/atau HP penanggung jawab website Tim webmaster USDI menerima disposisi permohonan pembuatan website. Tim webmaster USDI akan menghubungi penanggung jawab website untuk mendiskusikan rancangan website dan mekanisme penyimpanan website ke hosting. Tim webmaster USDI membuat website sesuai hasil diskusi dengan penanggung jawab website. Jika penyimpanan website ke hosting diserahkan kepada Tim Webmaster USDI, maka tim webmaster USDI menyimpan file website ke hosting. Jika penyimpanan website ke hosting tidak diserahkan kepada tim Webmaster USDI, maka file website tersebut diserahkan kepada penanggung jawab website di unit kerja, kemudian penanggung jawab website menyimpan file website ke hosting. Tim webmaster USDI menyusun laporan kegiatan pembuatan website. Penanggung jawab website di unit kerja memeriksa laporan kegiatan pembuatan website. Jika sudah sesuai penanggung jawab website di unit kerja memberikan persetujuan dengan menandatangani laporan, jika tidak sesuai penanggung jawab website di unit kerja meminta tim webmaster USDI memperbaiki laporan. Tim Webmaster USDI menyerahkan laporan kegiatan pembuatan website yang sudah disetujui/ditandatangani oleh penanggung jawab website di unit kerja kepada Kepala USDI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Website unit kerja/unit kemahasiswaan/kepanitiaan bisa diakses melalui Internet. 2. Laporan kegiatan pembuatan website disetujui oleh penanggung jawab website unit kerja/unit kemahasiswaan/kepanitiaan.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Pembuatan Website Unit

4

Lampiran 1 – SOP Error! Reference source not found. Diagram Alir SOP Pembuatan Website Unit

5


PENILAIAN KINERJA KEPALA SUB BAGIAN SISTEM INFORMASI No.030/I1.B05.4/SOP/2014





1





DAFTAR ISI

I.


II.

TUJUAN ........................................................................................................... 3

III.

REFERENSI..................................................................................................... 3

IV.


V.

PROSEDUR ..................................................................................................... 3

VI.


VII.

LAMPIRAN ....................................................................................................... 4

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT - Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi (Kantor WRSO)

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penilaian kinerja Kepala Sub Bagian Sistem Informasi oleh Kepala USDI atas permintaan dari Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi (WRSO).

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Penilaian kinerja Kepala Sub Bagian Sistem Informasi oleh Kepala USDI adalah penilaian yang dilakukan secara berkala dan dilakukan atas permintaan dari WRSO. B. BATASAN 1. Penilaian Penilaian kinerja Kepala Sub Bagian Sistem Informasi oleh Kepala USDI hanya dilakukan jika ada permintaan dari WRSO. 2. Penilaian kinerja Kepala Sub Bagian Sistem Informasi hanya dilakukan untuk kegiatan-kegiatan yang dikoordinasikan oleh USDI, USDI tidak memberikan penilaian untuk penugasan yang diberikan oleh pimpinan masing-masing diluar itu. 3. Penentuan nilai akhir untuk para Kepala Sub Bagian Sistem Informasi sepenuhnya adalah hak Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organsiasi.

V.

PROSEDUR 1. Kantor WRSO mengirimkan surat pemintaan penilaian kinerja Kepala Sub Bagian Sistem Informasi kepada Kepala USDI. 2. Kepala USDI meminta penilaian untuk setiap aspek dari para Kepala Bidang di USDI berdasarkan performance para Kepala Sub Bagian pada setiap kegiatan yang dalam arahan USDI. 3. Setiap Kepala Bidang di USDI menentukan kriteria penilaian terhadap Kepala Sub Bagian Sistem Informasi di Unit Kerja.

3




4. Kepala USDI merekap hasil penilaian dari para Kepala Bidang kemudian melakukan evaluasi terhadap nilai akhir. Kepala USDI bisa melakukan perubahan nilai akhir jika memang diperlukan. 5. Hasil penilaian akhir dikirim ke Kantor WRSO. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN Hasil penilaian kinerja Kepala Sub Bagian Sistem Informasi terkrim ke WRSO.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Penilaian Kinerja Kepala Sub Bagian Sistem Informasi

4


5


PENGELOLAAN KRITERIA KOMPETENSI DAN MATERI UJI KOMPETENSI BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI PADA PROSES SELEKSI CALON PEGAWAI ITB No.031/I1.B05.4/SOP/2014





1





DAFTAR ISI I.


II.

TUJUAN ........................................................................................................... 3

III.

REFERENSI..................................................................................................... 3

IV.


V.

PROSEDUR ..................................................................................................... 3

VI.


VII.

LAMPIRAN ....................................................................................................... 4

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT - Direktorat Kepegawaian ITB - UPT Pengembangan Manusia dan Organisasi (UPT PMO)

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pengelolaan kriteria kompetensi calon pegawai bidang teknologi informasi dan materi yang akan diujikan untuk bidang teknologi dalam kegiatan seleksi calon pegawai ITB yang dikoordinasikan oleh Direktorat Kepegawaian ITB agar dapat menjaring sumber daya manusia yang sesuai untuk kebutuhan operasional dan pengembangan teknologi informasi di ITB.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Kriteria kompetensi adalah parameter-parameter terkait kemampuan atau keahlian yang harus dimiliki oleh calon pegawai ITB bidang teknologi informasi 2. Calon pegawai ITB adalah sumberdaya manusia yang akan direkrut menjadi tenaga kependidikan di ITB. B. BATASAN 1. Proses seleksi calon pegawai ITB adalah tugas dari Direktorat Kepagawaian ITB. Karena itu, dokumen ini tidak menjelaskan proses seleksi calon pegawai secara menyeluruh. 2. Dokumen ini hanya menjelaskan peran USDI dalam proses seleksi calon pegawai ITB, yaitu memberikan kriteria calon pegawai baru bidang IT pada setiap tingkat pendidikan dan bidang pendidikan serta menyiapkan materi uji kompetensi bidang teknologi informasi untuk setiap kriteria.

V.

PROSEDUR 1. Direktorat Kepegawaian meminta kriteria pegawai baru bidang IT ke USDI berdasarkan daftar kebutuhan pegawai yang disampaikan oleh Unit Kerja. 2. USDI menyusun kriteria pegawai baru bidang IT berdasarkan daftar kebutuhan pegawai kemudian menyampaikan kriteria tersebut ke Direktorat Kepegawaian. 3




3. USDI menyiapkan materi uji kompetensi bidang IT berdasarkan kriteria yang akan diseleksi. 4. USDI menyerahkan materi uji kompetensi bidang IT ke Direktorat Kepegawaian dan UPT PMO. 5. UPT PMO berkoordinasi dengan Direktorat Kepegawaian menyelenggarakan seleksi pegawai baru termasuk untuk pegawai baru bidang IT. 6. USDI melakukan pemeriksaan dan penilaian hasil tes peserta seleksi penerimaan pegawai baru bidang ITB dan menyerahkan hasil penilaian ke UPT PMO

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 

Calon pegawai yang memenuhi kriteria bisa mengikuti proses seleksi calon pegawai bidang teknologi informasi dengan materi uji kompetensi yang sesuai dan hasil ujikompetensinya bisa dinilai secara objektif.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Pengelolaan Kriteria Kompetensi dan Materi Uji Kompetensi Bidang Teknologi Informasi Pada Proses Seleksi Calon Pegawai ITB

4


5


PEMBEKALAN DAN EVALUASI PEGAWAI BARU BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI No.032/I1.B05.4/SOP/2014





1





DAFTAR ISI

I.



2




I.

UNIT KERJA TERKAIT



Direktorat Kepegawaian ITB



UPT Pengembangan Manusia dan Organisasi (UPT PMO)



Unit Kerja tempat penugasan pegawai baru bidang teknologi informasi

II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pembekalan dan evaluasi untuk para pegawai (tenaga kependidikan) bidang teknologi informasi yang baru direkrut agar dapat memahami dan menjalankan operasional teknologi informasi di ITB sesuai dengan tanggung jawabnya di unit kerja. III. -

REFERENSI

IV.

PENGERTIAN & BATASAN

A. PENGERTIAN 1. Pegawai baru bidang teknologi informasi adalah pegawai (tenaga kependidikan) yang baru direkrut oleh ITB. 2. Pembekalan adalah pengenalan teknologi informasi di ITB kepada para pegawai baru bidang teknologi informasi. 3. Evaluasi adalah proses penilaian terhadap pemahaman para peserta pembekalan yang dilakukan di akhir masa pembekalan. B. BATASAN 1. Pembekalan yang dijelaskan dalam dokumen ini hanya pembekalan materi teknologi informasi untuk para pegawai baru bidang teknologi informasi. 2. Hasil evaluasi setelah pembekalan disampaikan kepada Direktorat Kepegawaian ITB sebagai bahan pertimbangan untuk penilaian pegawai yang bersangkutan. 3. Keputusan yang diambil oleh Direktorat Kepegawaian atau Pimpinan Unit Kerja terkait pegawai baru bidang teknologi informasi setelah dilakukannya evaluasi adalah diluar tanggung jawab USDI.

3



V.


PROSEDUR

1. USDI menyampaikan jadwal pelaksanaan pembekalan pegawai baru bidang teknologi informasi ke Direktorat Kepegawaian, UPT PMO, dan Unit kerja tempat penugasan para pegawai baru bidang teknologi informasi 2. USDI mengundang para pegawai baru bidang teknologi informasi untuk mengkuti pembekalan pegawai baru bidang teknologi informasi sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan USDI. 3. USDI menyelenggarakan kegiatan pembekalan untuk para pegawai baru bidang teknologi informasi. 4. Di akhir masa pembekalan diadakan tes untuk mengevaluasi kompetensi para peserta. 5. USDI menyusun laporan pelaksanaan kegiatan dan hasil evaluasi, kemudian mengirimkannya ke Direktorat Kepegawaian, UPT PMO, dan Unit Kerja tempat penugasan para pegawai baru bidang teknologi informasi. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN



Para pegawai baru bidang teknologi informasi mengikuti kegiatan pembekalan.



Disampaikannya laporan evaluasi kompetensi pegawai baru bidang teknologi informasi kepada Direktorat Kepegawaian, UPT PMO, dan Unit Kerja tempat penugasan para pegawai baru bidang teknologi informasi.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Pembekalan dan Evaluasi Pegawai Baru Bidang Teknologi Informasi.

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP Error! Reference source not found. Pembekalan dan Evaluasi Pegawai Baru Bidang Teknologi Informasi Prosedur

USDI

1. USDI menyampaikan jadwal pelaksanaan pembekalan pegawai baru bidang teknologi informasi ke Direktorat Kepegawaian, UPT PMO, dan Unit kerja tempat penugasan para pegawai baru bidang teknologi informasi

1

2. USDI mengundang para pegawai baru bidang teknologi informasi untuk mengkuti pembekalan pegawai baru bidang teknologi informasi sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan USDI.

2

3. USDI menyelenggarakan kegiatan pembekalan untuk para pegawai baru bidang teknologi informasi.

3

4. Di akhir masa pembekalan diadakan tes untuk mengevaluasi kompetensi para peserta.

4

5. USDI menyusun laporan pelaksanaan kegiatan dan hasil evaluasi, kemudian mengirimkannya ke Direktorat Kepegawaian, UPT PMO, dan Unit Kerja tempat penugasan para pegawai baru bidang teknologi informasi

5

5

Direktorat Kepegawaian

UPT PMO

Unit Kerja


PELAYANAN PENANGANAN MASALAH JARINGAN ICT DI LINGKUNGAN ITB GANESHA DAN JATINANGOR OLEH TIM INFRASTUKTUR USDI No.033/I1.B05.4/SOP/2014





1





DAFTAR ISI I.


II.

TUJUAN ........................................................................................................... 3

III.

REFERENSI..................................................................................................... 3

IV.


V.

PROSEDUR......................................................................................................4

VI.


VII.

LAMPIRAN ....................................................................................................... 4

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Seluruh unit kerja di lingkungan gedung-gedung Kampus Ganesha 2. Seluruh unit kerja di lingkungan gedung-gedung Kampus Jatinangor

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pelayanan penanganan masalah jaringan di lingkungan gedung gedung Kampus Ganesha.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Permasalahan jaringan merupakan permasalahan yang krusial dan umum dihadapi di ITB. Masalah jaringan bisa menyebabkan gangguan pada lalulintas data dan operasional aplikasi berbasis IT dan mengganggu proses pekerjaan. Apalagi sebagian besar pekerjaan saat ini menuntut penggunaan jaringan yang stabil. Untuk itu, tim IT Helpdesk menyediakan dukungan secara teknis untuk menangani permasalahan ini. B. BATASAN 1. Pelayanan penanganan masalah jaringan yang dimaksud dalam dokumen ini adalah pelayanan yang diselenggarakan oleh USDI ITB di lingkungan gedung gedung Kampus Ganesha. 2. Tim Infrastruktur USDI ITB memberikan dukungan teknis untuk menangani permasalahan jaringan yang bersifat advance. Untuk penanganan masalah jaringan yang bersifat basic, dilakukan oleh penanggung jawab IT di masing-masing unit kerja (misalnya Kepala Sub Bagian Sistem Informasi). Kecuali jika di unit kerja tidak ada staf penanggung jawab IT sama sekali. 3. Kerusakan peralatan tidak menjadi tanggung jawab USDI, melainkan perlu dilaporkan dan dikoordinasikan untuk proses maintenance ataupun penggantian peralatan. 4. Biaya yang timbul dari poin 2 dan 3 dibebankan kepada unit kerja.

3



V.


PROSEDUR 1. Unit di ITB Ganesha mengajukan permintaan penanganan masalah jaringan kepada USDI ITB (via telepon, fax, email, messenger ataupun datang langsung ke USDI ITB). 2. Tim infrastruktur USDI mencatat permasalahan dan melakukan respon dengan memberikan panduan dasar penanganan masalah jaringan kepada unit tersebut. 3. Apabila setelah diberikan panduan permasalahan belum terselesaikan, maka tim infrastruktur USDI akan melakukan pengecekan dengan mendatangi ke unit tersebut dengan waktu kunjungan tergantung pada tingkat permasalahan yang dialami (critical, urgent, normal, low) dan melakukan troubleshooting langsung terhadap sumber permasalahan. 4. Jika permasalahan telah ditangani, Staf di unit kerja menandatangani surat jalan atau berita acara penanganan permasalahan jaringan ICT. 5. Staf Staf Infrastruktur USDI yang menyelesaikan permasalahan menandatangani surat jalan yang sama kemudian mencatat tindakan yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan.

VI. INDIKATOR KEBERHASILAN Permintaan pelayanan penanganan masalah jaringan di lingkungan gedunggedung ITB Ganesha dan ITB Jatinangor dapat dipenuhi dan permasalahan dapat diselesaikan. VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Pelayanan Penanganan Masalah Jaringan ICT di Lingkungan ITB Ganesha dan Jatinangor oleh Tim Infrastruktur USDI

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP Error! Reference source not found. Pelayanan Penanganan Masalah Jaringan ICT di Lingkungan ITB Ganesha dan Jatinangor oleh Tim Infrastruktur USDI Prosedur

1.

Unit Kerja

Unit di ITB Ganesha mengajukan permintaan penanganan masalah jaringan kepada USDI ITB (via telepon, fax, email, messenger ataupun datang langsung ke USDI ITB).

2.

Tim infrastruktur USDI mencatat permasalahan dan melakukan respon dengan memberikan panduan dasar penanganan masalah jaringan kepada unit tersebut.

3.

Apabila setelah diberikan panduan permasalahan belum terselesaikan, maka tim infrastruktur USDI akan melakukan pengecekan dengan mendatangi ke unit tersebut dengan waktu kunjungan tergantung pada tingkat permasalahan yang dialami (critical, urgent, normal, low) dan melakukan troubleshooting langsung terhadap sumber permasalahan.

Tim Infrastruktur USDI

1 2

3

4.

Jika permasalahan telah ditangani, Staf di unit kerja menandatangani surat jalan atau berita acara penanganan permasalahan jaringan ICT.

4

5.

Staf Staf Infrastruktur USDI yang menyelesaikan permasalahan menandatangani surat jalan yang sama kemudian mencatat tindakan yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan.

5

5


LAYANAN PENCETAKAN KTM PERGANTIAN NIM TPB KE NIM PRODI OLEH USDI No.036/l1.B05.4/SOP/2014






1




DAFTAR ISI I.


II.

TUJUAN ........................................................................................................... 3

III.

REFERENSI..................................................................................................... 3

IV.


V.

PROSEDUR ..................................................................................................... 3

VI.


VII.

LAMPIRAN ....................................................................................................... 5

2




I.


II.


TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme layanan Pencetakan KTM Pergantian NIM dari TPB ke Prodi agar efisien dan efektif.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. KTM adalah singkatan dari Kartu Tanda Mahasiswa, yaitu kartu identitas mahasiswa berbasis RFID yang digunakan untuk kegiatan akademik selama terdaftar sebagai mahasiswa. B. BATASAN 1. Layanan Pencetakan KTM Pergantian NIM dari TPB ke NIM Prodi yang dimaksud dalam dokumen ini adalah layanan yang diselenggarakan oleh USDI ITB bekerjasama dengan Direktorat Pendidikan ITB. 2. Bagi Mahasiswa yang belum mengganti KTM dengan NIM TPB ke KTM dengan NIM Prodi dapat melakukan susulan sesuai dengan jadwal yang diberikan oleh Direktorat Pendidikan ITB. 3. Proses registrasi pengurusan KTM dilakukan http://ktmsupport.itb.ac.id atau melalui http://siade.usdi.itb.ac.id.

melalui

4. Proses validasi berkas dan persyaratan yang dibutuhkan hanya dilakukan di Loket 9 atau loket 17 lantai dasar Gedung ANNEX Rektorat ITB, Jalan Taman Sari No. 64 Bandung. 5. Data NIM dan Nama Mahasiswa yang di cetak ke KTM diambil dari Data Center yang bersumber dari SI-X. V.

PROSEDUR A. PENCETAKAN SESUAI DENGAN JADWAL YANG DITENTUKAN 1. Direktorat Pendidikan ITB memberikan data NIM Prodi S1 kepada USDI ITB sebagai acuan untuk penggantian KTM. 2. USDI ITB mencetak KTM NIM Prodi sesuai dengan data NIM Prodi S1 yang diberikan oleh Direktorat Pendidikan ITB dan data Foto Mahasiswa 3




yang dimiliki oleh USDI ITB (Data Foto mahasiswa yang diambil saat penerimaan mahasiswa baru di tahun lalu). 3. Setelah selesai cetak, KTM diberikan kepada Direktorat Pendidikan ITB untuk di validasi apakah telah sesuai dengan data yang di berikan. 4. Apabila telah sesuai, Direktorat Pendidikan dan USDI ITB menandatangani Berita Acara Serah Terima Barang dari USDI ITB ke Direktorat Pendidikan ITB. B. PENCETAKAN DILUAR JADWAL YANG DITENTUKAN 1. Mahasiswa mengakses http://ktmsupport.itb.ac.id atau dapat pula mengakses ke http://siade.usdi.itb.ac.id dan memilih ikon Layanan Cetak KTM. 2. Mahasiswa melakukan login situs Cetak KTM menggunakan account ai3. 3. Mahasiswa mengisi data dengan memilih Menu Cetak KTM, Pilih Event Cetak Ulang KTM PMB to Prodi 2013 (susulan) atau Cetak Ulang KTM PMB to Prodi <2013, Upload Foto dan membaca berkas persyaratan pengurusan KTM. 4. Mahasiswa membawa berkas peryaratan pengurusan KTM ke Loket 9 atau loket 17 lantai dasar Gedung ANNEX Rektorat ITB untuk dilakukan verifikasi. 5. Petugas loket akan memverifikasi berkas dari mahasiswa. 6. Apabila lengkap, petugas loket memberitahu mahasiswa bahwa KTM dapat diambil kembali dalam jangka waktu 2x24 jam 7. Petugas akan melakukan update status data mahasiswa pada aplikasi cetak KTM menjadi verified. Sistem juga akan mengirimkan email berisi pemberitahuan kepada mahasiswa bahwa KTM sedang dalam proses Cetak. 8. Petugas cetak KTM setiap hari melakukan pengecekan terhadap aplikasi, jika ada request cetak KTM yang berasal dari petugas loket, Petugas cetak KTM akan mencetak KTM mahasiswa tersebut. 9. Setelah selesai di cetak, petugas cetak KTM akan melakukan update status data mahasiswa pada aplikasi cetak KTM menjadi Tercetak, dan sistem akan mengirimkan email berisi pemberitahuan kepada 4




10. 11. 12.

13. VI.

mahasiswa bahwa KTM sudah dicetak dan dapat diambil di Loket 9 atau loket 17 lantai dasar Gedung ANNEX Rektorat ITB. Petugas cetak KTM memberikan KTM yang telah di cetak ke petugas Loket. Petugas Loket 9 atau 17 menerima KTM yang telah di cetak. Mahasiswa menerima email pemberitahuan bahwa KTM sudah dapat diambil dan dapat melakukan pengambilan di Loket 9 atau loket 17 lantai dasar Gedung ANNEX Rektorat ITB. Petugas Loket memberikan KTM kepada mahasiswa.

INDIKATOR KEBERHASILAN Permintaan layanan pencetakan KTM untuk mahasiswa TPB setelah penjurusan dapat dipenuhi.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Layanan Pencetakan KTM Pergantian NIM dari TPB ke NIM Prodi oleh USDI

5

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP Error! Reference source not found. A. Jalur Normal Sesuai Dengan Jadwal yang Ditentukan Pelayanan Cetak KTM NIM TPB ke NIM PRODI Jalur Normal

Prosedur

1.Direktorat Pendidikan ITB memberikan data NIM Prodi S1 kepada USDI ITB sebagai acuan untuk penggantian KTM.


USDI ITB

1

D.1

D.1 Data NIM Prodi S1 2.USDI ITB mencetak KTM NIM Prodi sesuai dengan data NIM Prodi S1 yang diberikan oleh Direktorat Pendidikan ITB dan data Foto Mahasiswa yang dimiliki oleh USDI ITB (Data Foto mahasiswa yang diambil saat penerimaan mahasiswa baru di tahun lalu). 3.Setelah selesai cetak, KTM diberikan kepada Direktorat Pendidikan ITB untuk di validasi apakah telah sesuai dengan data yang di berikan. 4.Apabila telah sesuai, Direktorat Pendidikan dan USDI ITB menandatangani Berita Acara Serah Terima Barang dari USDI ITB ke Direktorat Pendidikan ITB.

K.1

3

4

D.2

D.2 Berkas Berita Acara Serah Terima Barang (KTM)

6

2

B. Diluar Jadwal yang Ditentukan Layanan Pencetakan KTM Pergantian NIM TPB ke NIM Prodi Oleh USDI Prosedur

Mahasiswa

Petugas Cetak KTM

Petugas Loket 9 atau 17

1.Mahasiswa mengakses http://ktmsupport.itb.ac.id atau dapat pula mengakses ke http://siade.usdi.itb.ac.id dan memilih ikon Layanan Cetak KTM. 1

2.Mahasiswa melakukan login situs Cetak KTM menggunakan account ai3. 3.Mahasiswa mengisi data dengan memilih Menu Cetak KTM, Pilih Event Cetak Ulang KTM PMB to Prodi 2013 (susulan) atau Cetak Ulang KTM PMB to Prodi <2013, Upload Foto dan membaca berkas persyaratan pengurusan KTM. 4.Mahasiswa membawa berkas peryaratan pengurusan KTM ke loket 9 atau 17 Gd. CCAR Rektorat ITB untuk dilakukan verifikasi.

2

5

3 6

5.Petugas loket akan memverifikasi bekas dari mahasiswa. 6.Apabila lengkap, petugas loket mmberitahu mahasiswa bahwa KTM dapat diambil kembali dalam jangka waktu 2x24 jam

D.1 7

7.Petugas akan melakukan update status data mahasiswa pada aplikasi cetak KTM menjadi verified. Sistem juga akan mengirimkan email berisi pemberitahuan kepada mahasiswa bahwa KTM sedang dalam proses Cetak.

4

E.1 Email 8.Petugas cetak KTM setiap hari melakukan pengecekan terhadap aplikasi, jika ada request cetak KTM yang berasal dari petugas loket, Petugas cetak KTM akan mencetak KTM mahasiswa tersebut. 9.Setelah selesai di cetak, petugas cetak KTM akan melakukan update status data mahasiswa pada aplikasi cetak KTM menjadi Tercetak, dan sistem akan mengirimkan email berisi pemberitahuan kepada mahasiswa bahwa KTM sudah dicetak dan dapat diambil di loket 9 atau 17 Gd. CCAR Rektorat ITB.

E.1

8

12

9

11

10.Petugas cetak KTM memberikan KTM yang telah di cetak ke petugas Loket. 10

11. Petugas Loket 9 atau 17 menerima KTM yang telah di cetak.

13

12.Mahasiswa m enerima email pemberitahuan bahwa KTM sudah dapat diambil dan dapat melakukan pengambilan di loket 9 atau 17 Gd. CCAR Rektorat ITB. 13. Petugas Loket 9 atau 17 memberikan KTM kepada mahasiswa.

K.1

K.1 Kartu KTM

7


LAYANAN PENCETAKAN KTM BAGI MAHASISWA YANG PINDAH PROGRAM STUDI OLEH USDI No.037/l1.B05.4/SOP/2014






1




DAFTAR ISI

I.


II.

TUJUAN ........................................................................................................... 3

III.

REFERENSI..................................................................................................... 3

IV.


V.

PROSEDUR ..................................................................................................... 3

VI.


VII.

LAMPIRAN ....................................................................................................... 4

2




I.

II.



-

Sekolah Pasca Sarjana ITB

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pengurusan KTM bagi mahasiswa yang pindah Program Studi agar efisien dan efektif.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. KTM adalah singkatan dari Kartu Tanda Mahasiswa, yaitu kartu identitas mahasiswa berbasis RFID yang digunakan untuk kegiatan akademik selama terdaftar sebagai mahasiswa. B. BATASAN 1. Pelayanan penggantian KTM pindah prodi yang dimaksud dalam dokumen ini adalah layanan yang diselenggarakan oleh USDI ITB bekerjasama dengan Direktorat Pendidikan ITB dan Sekolah Pasca Sarjana ITB. 2. Data NIM dan Nama Mahasiswa yang di cetak ke KTM diambil dari Data Center yang bersumber dari SI-X.

V.

PROSEDUR 1. Sekolah Pasca Sarjana ITB atau Direktorat Pendidikan ITB mengirimkan surat disposisi permintaan cetak KTM mahasiswa yang ganti prodi dengan melampirkan NIM lama dan NIM baru mahasiswa tersebut ke USDI. 2. USDI akan segera merespon, dan melakukan pencetakan KTM sesuai dengan yang diminta. 3. USDI memberikan KTM tersebut kepada direktorat bersangkutan. 3




VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN Permintaan Pelayanan Layanan pencetakan KTM dapat dipenuhi.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Layanan Pencetakan KTM Bagi Mahasiswa yang Pindah Program Studi oleh USDI

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP Error! Reference source not found. Pelayanan Cetak KTM Pindah Jurusan Oleh USDI Prosedur

1. Sekolah Pasca Sarjana ITB atau Direktorat Pendidikan ITB mengirimkan surat disposisi permintaan cetak KTM mahasiswa yang ganti jurusan dengan melampirkan NIM lama dan NIM baru ke USDI.

Dirdik ITB/ SPS ITB

1

S.1

S.1 Surat Disposisi permintaan cetak ulang KTM karena pindah jurusan

2

2. USDI akan segera merespon, dan melakukan pencetakan KTM sesuai dengan yang diminta. 3. USDI memberikan KTM tersebut kepada direktorat bersangkutan.

USDI ITB

3

K.1


LAYANAN PENCETAKAN KTM UNTUK MAHASISWA BARU PASCA SARJANA (PROGRAM KERJASAMA DAN REGULER) No.038/l1.B05.4/SOP/2014





1





DAFTAR ISI

I.



2



I.


II.


Sekolah Pasca Sarjana ITB

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme Cetak KTM Mahasiswa baru Program Pasca Sarjana (S2 dan S3), baik yang melalui program Reguler ataupun program Kerjasama agar efisien dan efektif.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. KTM adalah singkatan dari Kartu Tanda Mahasiswa, yaitu kartu identitas mahasiswa berbasis RFID yang digunakan untuk kegiatan akademik selama terdaftar sebagai mahasiswa. B. BATASAN 1. Pelayanan Cetak KTM Mahasiswa baru S2 yang dimaksud dalam dokumen ini adalah layanan yang diselenggarakan oleh USDI ITB bekerjasama dengan Direktorat Pendidikan ITB dan Sekolah Pasca Sarjana ITB. 2. Layanan Cetak KTM ini dilakukan untuk mengakomodir penerimaan Mahasiswa baru S2 ITB yang di selenggarakan oleh Sekolah Pasca Sarjana ITB. 3. Data NIM dan Nama Mahasiswa yang di cetak ke KTM diambil dari Data Center yang bersumber dari SI-X.

V.

PROSEDUR 1. Petugas verifikasi data dari Sekolah Pasca Sarjana melakukan verifikasi data-data persyaratan penerimaan mahasiswa baru, setelah proses dinyatakan OK, mahasiswa akan mendapatkan NIM PMB. 2. Mahasiswa menuju ke proses cetak KTM, memberikan NIM yang didapat pada saat proses verifikasi sebelumnya. 3. Apabila mahasiswa belum mendapatkan NIM atau NIM salah (dikarenakan satu atau lain hal), maka petugas cetak KTM akan mempersilahkan mahasiswa kembali ke proses verifikasi data persyaratan penerimaan mahasiswa baru 3




4. Apabila sudah benar, dilanjutkan dengan proses foto dan cetak KTM 5. KTM yang sudah dicetak diberikan kepada mahasiswa. 6. Setelah mahasiswa menerima KTM, mahasiswa menuju ke petugas Inject data KTM, menyerahkan KTM untuk melakukan proses Inject data KTM. 7. Proses selesai, mahasiswa diperkenankan untuk keluar.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN Permintaan Layanan Pencetakan KTM Mahasiswa Baru Oleh USDI dapat dipenuhi.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Layanan Pencetakan KTM Mahasiswa Baru Pasca Sarjana (Program Kerjasama dan Reguler) Oleh USDI

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP Error! Reference source not found. Pelayanan Cetak KTM Mahasiswa Baru S2 (Kerma dan Reguler)

Prosedur

1. Petugas melakukan verifikasi data-data persyaratan penerimaan mahasiswa baru, setelah proses dinyatakan ok, mahasiswa akan mendapatkan NIM PMB.

Petugas Verifikasi Data SPS

Mahasiswa

Operator Cetak KTM USDI

Operator Inject Data KTM USDI

1

D.1 Lembar Kendali Proses Penerimaan Mahasiswa Baru. D.1

2. Mahasiswa menuju ke proses cetak KTM, memberikan NIM yang didapat pada saat proses verifikasi sebelumnya.

D.1 2

3. Apabila mahasiswa belum mendapatkan NIM atau NIM salah (dikarenakan satu atau lain hal), maka petugas cetak KTM akan mempersilahkan mahasiswa kembali ke proses verifikasi data persyaratan penerimaan mahasiswa baru

3

4. Apabila sudah benar, dilanjutkan dengan proses foto dan cetak KTM

K.1

5. KTM yang sudah dicetak diberikan kepada mahasiswa.

4

K.1 5

K.1 KTM 5. Setelah mahasiswa menerima KTM, mahasiswa menuju ke petugas Inject data KTM, menyerahkan KTM untuk melakukan proses Inject data KTM.

5 K.1

6. Proses selesai, mahasiswa diperkenankan untuk keluar. 4

5


LAYANAN PENCETAKAN KTM UNTUK MAHASISWA BARU S1 JALUR PENERIMAAN MELALUI TES TERTULIS (SBMPTN) No.039/l1.B05.4/SOP/2014





1





DAFTAR ISI

I.


II.

TUJUAN ........................................................................................................... 3

III.

REFERENSI..................................................................................................... 3

IV.


V.

PROSEDUR ..................................................................................................... 3

VI.


VII.

LAMPIRAN ....................................................................................................... 4

2



I.


II.



TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme Cetak KTM Mahasiswa baru S1 untuk jalur tertulis (SBMPTN) agar efisien dan efektif.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. KTM adalah singkatan dari Kartu Tanda Mahasiswa, yaitu kartu identitas mahasiswa berbasis RFID yang digunakan untuk kegiatan akademik selama terdaftar sebagai mahasiswa. B. BATASAN 1. Pelayanan Cetak KTM Mahasiswa baru untuk jalur tertulis (SBMPTN) yang dimaksud dalam dokumen ini adalah layanan yang diselenggarakan oleh USDI ITB bekerjasama dengan Direktorat Pendidikan ITB. 2. Layanan Cetak KTM ini dilakukan untuk mengakomodir penerimaan Mahasiswa baru yang melalui jalur tertulis (SBMPTN) ITB. 3. Layanan ini tidak langsung mencetak KTM, Layanan ini hanya mengakomodir proses Foto untuk KTM. 4. Proses cetak KTM dan penyerahan KTM kepada Direktorat Pendidikan ITB diatur dan disesuaikan dengan jadwal yang telah disepakati antara USDI ITB dan Direktorat Pendidikan ITB. 5. Penyerahan KTM kepada mahasiswa baru waktunya disesuaikan dengan kebijakan dari Direktorat Pendidikan ITB. 1. 6. Data NIM dan Nama Mahasiswa yang di cetak ke KTM diambil dari Data Center yang bersumber dari SI-X.

V.

PROSEDUR 1. Petugas Direktorat Pendidikan ITB melakukan verifikasi data-data persyaratan penerimaan mahasiswa baru, setelah proses dinyatakan ok, mahasiswa akan mendapatkan NIM PMB.

3




2. Mahasiswa menuju ke proses cetak KTM, memberikan NIM yang didapat pada saat proses verifikasi sebelumnya. 3. Apabila mahasiswa belum mendapatkan NIM atau NIM salah (dikarenakan satu atau lain hal), maka petugas cetak KTM akan mempersilahkan mahasiswa kembali ke proses verifikasi data persyaratan penerimaan mahasiswa baru 4. Apabila sudah benar, dilanjutkan dengan proses foto KTM (KTM tidak langsung cetak dan diberikan, data foto dan NIM mahasiswa akan disimpan di database untuk nantinya di cetak). 5. Lembar Kendali diberikan kembali kepada mahasiswa. 6. Proses selesai, mahasiswa diperkenankan untuk keluar. 7. USDI akan melakukan pencetakan KTM berdasarkan data foto dan NIM mahasiswa yang tersimpan di database dan akan menyerahkan KTM tersebut kepada Direktorat Pendidikan ITB sesuai dengan jadwal yang telah disepakati bersama. VI.


VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Layanan Pencetakan KTM Mahasiswa Baru S1 Jalur Penerimaan Melalui Tes Tertulis (SBMPTN)

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP Error! Reference source not found. Pelayanan Cetak KTM Mahasiswa Baru S1 Jalur Tertulis (SBMNPTN ) Direktorat Pendidikan ITB

Prosedur

Mahasiswa


1. Petugas Direktorat Pendidikan ITB melakukan verifikasi data-data persyaratan penerimaan mahasiswa baru, setelah proses dinyatakan ok, mahasiswa akan mendapatkan NIM PMB. 1

D.1 Lembar Kendali Proses Penerimaan Mahasiswa Baru. 2. Mahasiswa menuju ke proses cetak KTM, memberikan NIM yang didapat pada saat proses verifikasi sebelumnya.

D.1

3. Apabila mahasiswa belum mendapatkan NIM atau NIM salah (dikarenakan satu atau lain hal), maka petugas cetak KTM akan mempersilahkan mahasiswa kembali ke proses verifikasi data persyaratan penerimaan mahasiswa baru

2

D.1 3

4. Apabila sudah benar, dilanjutkan dengan proses foto KTM (KTM tidak langsung cetak dan diberikan, data foto dan NIM mahasiswa akan disimpan di database untuk nantinya di cetak). 4

5. Lembar Kendali diberikan kembali kepada mahasiswa. Proses selesai, mahasiswa diperkenankan untuk keluar. D.1

6. USDI akan melakukan pencetakan KTM berdasarkan data foto dan NIM mahasiswa yang tersimpan di database menggunakan aplikasi cetak KTM yang terkoneksi dengan webservice Direktorat Pendidikan ITB dan akan menyerahkan KTM tersebut kepada Direktorat Pendidikan ITB sesuai dengan jadwal yang telah disepakati bersama. K.1 KTM

5

K.1

5

6


LAYANAN PENCETAKAN KTM UNTUK MAHASISWA BARU S1 JALUR UNDANGAN (SNMPTN) No.040/l1.B05.4/SOP/2014





1





DAFTAR ISI I.


II.

TUJUAN ........................................................................................................... 3

III.

REFERENSI..................................................................................................... 3

IV.


V.

PROSEDUR ..................................................................................................... 3

VI.


VII.

LAMPIRAN ....................................................................................................... 4

2



I.


II.



TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme Cetak KTM Mahasiswa baru program Sarjana (S1) untuk jalur undangan (SNMPTN) agar efisien dan efektif.

III.

REFERENSI -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. KTM adalah singkatan dari Kartu Tanda Mahasiswa, yaitu kartu identitas mahasiswa berbasis RFID yang digunakan untuk kegiatan akademik selama terdaftar sebagai mahasiswa. B. BATASAN 1. Pelayanan Cetak KTM Mahasiswa baru untuk jalur undangan yang dimaksud dalam dokumen ini adalah layanan yang diselenggarakan oleh USDI ITB bekerjasama dengan Direktorat Pendidikan ITB. 2. Layanan Cetak KTM ini dilakukan untuk mengakomodir penerimaan Mahasiswa baru yang melalui jalur undangan ITB. 3. Layanan ini tidak langsung mencetak KTM, Layanan ini hanya mengakomodir proses pengambilan Foto mahasiswa untuk KTM. 4. Proses cetak KTM dan penyerahan KTM kepada Direktorat Pendidikan ITB diatur dan disesuaikan dengan jadwal yang telah disepakati antara USDI ITB dan Direktorat Pendidikan ITB. 5. Penyerahan KTM kepada mahasiswa baru waktunya disesuaikan dengan kebijakan dari Direktorat Pendidikan ITB. 1. 6. Data NIM dan Nama Mahasiswa yang di cetak ke KTM diambil dari Data Center yang bersumber dari SI-X.

V.

PROSEDUR 1. Petugas direktorat Pendidikan ITB melakukan verifikasi data-data persyaratan penerimaan mahasiswa baru jalur undangan, setelah proses

3



dinyatakan ok, Pendaftaran

mahasiswa

akan


mendapatkan

No.

REGISTRASI

2. Mahasiswa menuju ke proses cetak KTM, memberikan Lembar Kendali dimana terdapat No. REGISTRASI pendaftaran yang didapat pada saat proses verifikasi sebelumnya. 3. Apabila mahasiswa belum mendapatkan No. REGISTRASI atau No. REGISTRASI salah (dikarenakan satu atau lain hal), maka petugas cetak KTM akan mempersilahkan mahasiswa kembali ke proses verifikasi data persyaratan penerimaan mahasiswa baru 4. Apabila sudah benar, dilanjutkan dengan proses foto KTM (KTM tidak langsung cetak dan diberikan, data foto dan no registrasi mahasiswa akan disimpan di database untuk nantinya di cetak). 5. Lembar Kendali diberikan kembali kepada mahasiswa. Proses selesai, mahasiswa diperkenankan untuk keluar. 6. Setelah acara Penerimaan Mahasiswa Baru selesai, Direktorat Pendidikan ITB akan memproses NIM Mahasiswa Baru dan informasinya akan diberikan ke USDI melalui webservice. 7. USDI akan melakukan pencetakan KTM berdasarkan data foto dan No. REGISTRASI mahasiswa yang tersimpan di database menggunakan aplikasi cetak KTM yang terkoneksi dengan webservice Direktorat Pendidikan ITB dan akan menyerahkan KTM tersebut kepada Direktorat Pendidikan ITB sesuai dengan jadwal yang telah disepakati bersama. VI.


VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Layanan Pencetakan KTM Untuk Mahasiswa Baru S1Jalur Undangan (SNMPTN)

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP Error! Reference source not found. Pelayanan Cetak KTM Mahasiswa Baru Jalur Undangan (SNMPTN ) Direktorat Pendidikan ITB

Prosedur

1. Petugas melakukan verifikasi data-data persyaratan penerimaan mahasiswa baru jalur undangan, setelah proses dinyatakan ok, mahasiswa akan mendapatkan No. REGISTRASI Pendaftaran.

Mahasiswa


1

D.1 Lembar Kendali Proses Penerimaan Mahasiswa Baru. 2. Mahasiswa menuju ke proses cetak KTM, memberikan Lembar Kendali dimana terdapat No. REGISTRASI pendaftaran yang didapat pada saat proses verifikasi sebelumnya.

D.1

2

3. Apabila mahasiswa belum mendapatkan No. REGISTRASI atau No. REGISTRASI salah (dikarenakan satu atau lain hal), maka petugas cetak KTM akan mempersilahkan mahasiswa kembali ke proses verifikasi data persyaratan penerimaan mahasiswa baru

3

4. Apabila sudah benar, dilanjutkan dengan proses foto KTM (KTM tidak langsung cetak dan diberikan, data foto dan no registrasi mahasiswa akan disimpan di database untuk nantinya di cetak).

4

5. Lembar Kendali diberikan kembali kepada mahasiswa. Proses selesai, mahasiswa diperkenankan untuk keluar. 6. Setelah acara Penerimaan Mahasiswa Baru selesai, Direktorat Pendidikan ITB akan memproses NIM Mahasiswa Baru dan informasinya akan diberikan ke USDI melalui webservice. W.1 Webservice No. Reg to NIM

D.1

6

K.1

7. USDI akan melakukan pencetakan KTM berdasarkan data foto dan No. REGISTRASI mahasiswa yang tersimpan di database menggunakan aplikasi cetak KTM yang terkoneksi dengan webservice Direktorat Pendidikan ITB dan akan menyerahkan KTM tersebut kepada Direktorat Pendidikan ITB sesuai dengan jadwal yang telah disepakati bersama. K.1 KTM

5

D.1

5

W.1

7


LAYANAN PENCETAKAN KARTU VOUCHER MAKAN OLEH USDI No.041/l1.B05.4/SOP/2014





1





DAFTAR ISI

I.


II. TUJUAN .............................................................................................................. 3 III. REFERENSI ........................................................................................................ 3 IV. PENGERTIAN DAN BATASAN ........................................................................... 3 V. PROSEDUR ........................................................................................................ 3 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN............................................................................. 4 VII. LAMPIRAN .......................................................................................................... 4

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT Lembaga Kemahasiswaan ITB

II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pengurusan Kartu Voucher Makan untuk mahasiswa penerima beasiswa bidik misi agar efisien dan efektif. III. REFERENSI IV. PENGERTIAN DAN BATASAN A.

PENGERTIAN 1. Kartu Voucher Makan adalah Kartu berbasis RFID yang digunakan untuk melakukan transaksi penggunaan voucher makan di kantin-kantin ITB yang di tunjuk.

B.

BATASAN 1. Layanan Pencetakan Kartu Voucher Makan yang dimaksud dalam dokumen ini adalah layanan yang diselenggarakan oleh USDI ITB bekerjasama dengan Lembaga Kemahasiswaan ITB. 2. Kartu Voucher Makan ini hanya di peruntukan bagi mahasiswa dengan tahun masuk sebelum tahun 2011. 3. Proses registrasi pengurusan KTM dilakukan http://ktmsupport.itb.ac.id atau melalui http://siade.usdi.itb.ac.id.

melalui

V. PROSEDUR 1. Lembaga Kemahasiswaan ITB meng-upload data mahasiswa penerima beasiswa voucher makan ke http://dcpusat.itb.ac.id. 2. Lembaga Kemahasiswaan ITB mengirimkan surat yang ditujukan kepada kepala USDI berisi permohonan pembuatan Kartu Voucher Makan untuk mahasiswa angkatan sebelum 2011 penerima beasiswa voucher makan. 3. Lembaga Kemahasiswaan ITB menginformasikan kepada mahasiswa angkatan sebelum 2011 penerima beasiswa voucher makan untuk memproses kartu voucher makan melalui aplikasi http://ktmsupport.itb.ac.id atau http://siade.usdi.itb.ac.id 3




4.

Mahasiswa angkatan sebelum 2011 penerima beasiswa voucher makan login dan mengisi data dengan memilih Menu Cetak KTM, Pilih Event Cetak Kartu Voucher Makan, Upload Foto dan membaca serta melengkapi berkas persyaratan pengurusan Kartu Voucher Makan. 5. USDI ITB menerima surat dari LK dan mendisposisikan permohonan pembuatan kartu kepada petugas cetak kartu USDI ITB. 6. Petugas cetak Kartu USDI ITB melakukan pengecekan terhadap aplikasi, jika ada request cetak Kartu Voucher Makan, Petugas cetak USDI ITB akan mencetak Kartu Voucher Makan mahasiswa tersebut. 7. Setelah selesai di cetak, petugas cetak kartu USDI ITB akan melakukan update status data mahasiswa pada aplikasi cetak KTM menjadi Tercetak, dan sistem akan mengirimkan email berisi pemberitahuan kepada mahasiswa bahwa Kartu Voucher Makan sudah dicetak dan dapat diambil di USDI ITB. 8. Mahasiswa menerima email pemberitahuan bahwa Kartu Voucher Makan sudah dapat diambil dan dapat melakukan pengambilan di USDI ITB. 9. Mahasiswa membawa persyaratan pengurusan Kartu Voucher Makan ke USDI ITB untuk dilakukan verifikasi. 10. Petugas USDI ITB akan memverifikasi berkas dari mahasiswa. 11. Apabila lengkap, Petugas cetak Kartu USDI ITB memberikan Kartu Voucher Makan yang telah di cetak kepada mahasiswa.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN Permintaan Layanan pencetakan Kartu Voucher Makan dapat dipenuhi.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Layanan Pencetakan Kartu Voucher Makan oleh USDI

4

Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP Error! Reference source not found. Layanan Pencetakan Kartu Voucher Makan Oleh USDI Prosedur

LK ITB

Mahasiswa

USDI ITB

Petugas Cetak Kartu USDI ITB

2

5

1. Lembaga Kemahasiswaan ITB meng-upload data mahasiswa penerima beasiswa voucher makan ke http:// dcpusat.itb.ac.id. 2. Lembaga Kemahasiswaan ITB mengirimkan surat yang ditujukan kepada kepala USDI berisi permohonan pembuatan Kartu Voucher Makan untuk mahasiswa angkatan sebelum 2011 penerima beasiswa voucher makan.

1

3. Lembaga Kemahasiswaan ITB menginformasikan kepada mahasiswa angkatan sebelum 2011 penerima beasiswa voucher makan untuk memproses kartu voucher makan melalui aplikasi http://ktmsupport.itb.ac.id atau http:// siade.usdi.itb.ac.id 4. Mahasiswa angkatan sebelum 2011 penerima beasiswa voucher makan login dan mengisi data dengan memilih Menu Cetak KTM, Pilih Event Cetak Kartu Voucher Makan, Upload Foto dan membaca serta melengkapi berkas persyaratan pengurusan Kartu Voucher Makan. 5. USDI ITB menerima surat dari LK dan m endisposisikan permohonan pembuatan kartu kepada petugas cetak kartu USDI ITB.

3

6

4

6.Petugas cetak Kartu USDI ITB melakukan pengecekan terhadap aplikasi, jika ada request cetak Kartu Voucher Makan, Petugas cetak USDI ITB akan mencetak Kartu Voucher Makan mahasiswa tersebut. 7.Setelah selesai di cetak, petugas cetak kartu USDI ITB akan melakukan update status data mahasiswa pada aplikasi cetak KTM menjadi Tercetak, dan sistem akan mengirimkan email berisi pemberitahuan kepada mahasiswa bahwa Kartu Voucher Makan sudah dicetak dan dapat diambil di USDI ITB.

E.1

7

E.1 Email 8.Mahasiswa menerima email pemberitahuan bahwa Kartu Voucher Makan sudah dapat diambil dan dapat melakukan pengambilan di USDI ITB.

8

9.Mahasiswa membawa persyaratan pengurusan Kartu Voucher Makan ke USDI ITB untuk dilakukan verifikasi. 10.Petugas USDI ITB akan memverifikasi berkas dari mahasiswa. 11.Apabila lengkap, Petugas cetak Kartu USDI ITB memberikan Kartu Voucher Makan yang telah di cetak kepada mahasiswa. K.1 Kartu Voucher Makan

5

K.1

9

10

Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit USDI

Recommend Documents