Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit UPT PMO

Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit

UPT PMO

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung

2014

Standard Operating Procedure (SOP)

DAFTAR ISI

001/I1.B03.4/SOP/2014

Asesmen Calon Pegawai ITB

002/I1.B03.4/SOP/2014

Asesmen Pemetaan Kompetensi Tenaga Kependidikan ITB

003/I1.B03.4/SOP/2014

Presentasi Penyesuaian Ijazah Tenaga Kependidikan ITB

004/I1.B03.4/SOP/2014

Pelatihan Internal ITB

005/I1.B03.4/SOP/2014

Pelatihan Eksternal ITB

006/I1.B03.4/SOP/2014

Pelaksanaan Outbound Bagi Pimpinan, Dosen, dan Tenaga Kependidikan

007/I1.B03.4/SOP/2014

Evaluasi Pelatihan dan Workshop

008/I1.B03.4/SOP/2014

Perubahan Struktur Organisasi Unit Kerja

009/I1.B03.4/SOP/2014

Penambahan dan atau Perubahan SOP

010/I1.B03.4/SOP/2014

Pengadministrasian Penggunaan Ruangan dan Fasilitas UPT PMO ITB

011/I1.B03.4/SOP/2014

Pemeliharaan Ruangan dan Fasilitas UPT PMO ITB


ASESMEN CALON PEGAWAI ITB No. 001/I1.B03.4/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014


JUDUL : ASESMEN CALON PEGAWAI ITB

RIWAYAT REVISI N/A

LEMBAR PENGESAHAN

1

NOMOR : 001/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE :0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 5




DAFTAR ISI

I.

UNIT KERJA TERKAIT

3

II.

TUJUAN

3

III.

REFERENSI

3

IV.

PENGERTIAN & BATASAN

3

V.

PROSEDUR

4

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN

4

VII. LAMPIRAN

4

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. UPT PMO 2. Direktorat Kepegawaian

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur pelaksanaan asesmen bagi seorang calon pegawai ITB (dosen dan tenaga kependidikan) agar diperoleh calon pegawai yang sesuai dengan kompetensi jabatan yang dibutuhkan dan sejalan dengan visi ITB.

III.

REFERENSI 1. Renstra ITB 2011-2015 Bidang Sumber Daya Manusia 2. Competence at Work; Lyle M. Spencer

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Asesmen adalah serangkaian kegiatan sistematis yang dilakukan, berupa pengukuran potensi dan kompetensi individu. 2. Kompetensi adalah karakteristik dasar manusia yang dari bukti-bukti pengalaman nyata (nampak dari perilaku) ditemukan mempengaruhi atau dapat dipergunakan untuk memperkirakan (tingkat) kinerja seseorang atau kemampuan mengatasi persoalan pada suatu situasi tertentu di tempat kerja. Kompetensi meliputi soft competency, hard competency, dan kompetensi bidang. 3. Profil Kompetensi Individu (KI) adalah hasil pemetaan potensi dan kompetensi individu yang ditampilkan dalam format tertentu. Misalnya untuk soft competency menggunakan format psikogram. 4. Kompetensi Jabatan adalah kompetensi yang dipersyaratkan/ dibutuhkan sesuai dengan karakteristik suatu jabatan atau Kebutuhan Kompetensi Jabatan (KKJ) 5. Level Kompetensi adalah tingkatan kompetensi yang menunjukkan perbedaan suatu level dengan level yang lain.

3




2. BATASAN 1. Asesmen yang dimaksud adalah asesmen untuk calon pegawai yang direkrut oleh Direktorat Kepegawaian ITB. 2. Basis data kepegawaian yang dimaksud adalah data yang ada pada Direktorat Kepegawaian ITB V.

VI.

PROSEDUR 1.

UPT PMO menerima surat permohonan asesmen dalam rangka rekrutmen pegawai baru ITB dari Direktorat Kepegawaian.

2.

UPT PMO mengajukan permohonan (a) data ketersediaan posisi pekerjaan yang dibutuhkan (b) kompetensi yang dibutuhkan untuk masing-masing posisi pekerjaan (c) daftar calon peserta asesmen sesuai pengelompokan posisi pekerjaan.

3.

UPT PMO mengajukan RAB dan jadwal kegiatan asesmen kepada Direktorat Kepegawaian.

4.

UPT PMO menerima persetujuan pengajuan RAB dan jadwal kegiatan asesmen dari Direktorat Kepegawaian.

5.

UPT PMO membentuk tim asesmen yang berasal dari Unit Kerja di lingkungan ITB dan atau pihak asosiate dari luar ITB.

6.

UPT PMO melakukan kegiatan asesmen

7.

UPT PMO melaporkan hasil asesmen kepada Direktorat Kepegawaian.

8.

UPT PMO menerima data pegawai baru berdasarkan asesmen yang telah dilakukan dari Direktorat Kepegawaian sesuai penempatan dan posisi pekerjaan yang diberikan.

INDIKATOR KEBERHASILAN Melakukan menyelesaikan kegiatan asesmen dalam rangka rekrutmen pegawai ITB dalam waktu 1 bulan

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir Asesmen Calon Pegawai ITB 4

Lampiran 1 – SOP Asesmen Calon Pegawai ITB DIAGRAM ALIR SOP ASESMEN CALON PEGAWAI ITB No

PROSEDUR

1

UPT PMO menerima surat permohonan asesmen dalam rangka rekrutmen pegawai baru ITB dari Direktorat Kepegawaian.

2

UPT PMO mengajukan permohonan (a) data ketersediaan posisi pekerjaan yang dibutuhkan (b) kompetensi yang dibutuhkan untuk masing-masing posisi pekerjaan (c) daftar calon peserta asesmen sesuai pengelompokan posisi pekerjaan.

3 4 5 6 7 8

UPT PMO mengajukan RAB dan jadwal kegiatan asesmen kepada Direktorat Kepegawaian.

UPT PMO

Tim Asesor Pihak ke-3

2

3

Tidak

4

Ya 5

UPT PMO melakukan kegiatan asesmen UPT PMO melaporkan hasil asesmen kepada Direktorat Kepegawaian.

Tim Asesor Pegawai ITB

1

UPT PMO menerima persetujuan pengajuan RAB dan jadwal kegiatan asesmen dari Direktorat Kepegawaian. UPT PMO membentuk tim asesmen yang berasal dari Unit Kerja di lingkungan ITB dan atau pihak asosiate dari luar ITB.

Direktorat Kepegawaian

5 6

UPT PMO menerima data pegawai baru berdasarkan asesmen yang telah dilakukan dari Direktorat Kepegawaian sesuai penempatan dan posisi pekerjaan yang diberikan.

7

8

5


ASESMEN PEMETAAN KOMPETENSI TENAGA KEPENDIDIKAN ITB No.002/I1.B03.4/SOP/2014



JUDUL : ASESMEN PEMETAAN KOMPETENSI TENAGA KEPENDIDIKAN ITB

RIWAYAT REVISI N/A

LEMBAR PENGESAHAN

1





DAFTAR ISI

I.

UNIT KERJA TERKAIT

3

II.

TUJUAN

3

III.

REFERENSI

3

IV.


3

V.

PROSEDUR

4

VI.


4

VII. LAMPIRAN

4

2



I.



II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur pelaksanaan asesmen pemetaan kompetensi tenaga kependidikan ITB agar diperoleh peta kompetensi individu pegawai yang bersangkutan.

III.

REFERENSI 1. Renstra ITB 2011-2015 Bidang Sumber Daya Manusia 2. Competence at Work; Lyle M. Spencer

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Asesmen adalah serangkaian kegiatan sistematis yang dilakukan, berupa pengukuran potensi dan kompetensi individu. 2. Kompetensi adalah karakteristik dasar manusia yang dari bukti-bukti pengalaman nyata (nampak dari perilaku) ditemukan mempengaruhi atau dapat dipergunakan untuk memperkirakan (tingkat) kinerja seseorang atau kemampuan mengatasi persoalan pada suatu situasi tertentu di tempat kerja. Kompetensi meliputi soft competency, hard competency, dan kompetensi bidang. 3. Profil Kompetensi Individu (KI) adalah hasil pemetaan potensi dan kompetensi individu yang ditampilkan dalam format tertentu. Misalnya untuk soft competency menggunakan format psikogram. 4. Kompetensi Jabatan adalah kompetensi yang dipersyaratkan/ dibutuhkan sesuai dengan karakteristik suatu jabatan atau Kebutuhan Kompetensi Jabatan (KKJ) 5. Level Kompetensi adalah tingkatan kompetensi yang menunjukkan perbedaan suatu level dengan level yang lain. 3




3. BATASAN 1. Asesmen yang dimaksud adalah asesmen pemetaan kompetensi untuk tenaga kependidikan ITB 2. Basis data kepegawaian yang dimaksud adalah data yang ada pada Direktorat Kepegawaian ITB V.

VI.

PROSEDUR UPT PMO mengajukan permohonan data terkini tentang kepersonaliaan 1. tenaga kependidikan kepada Direktorat Kepegawaian. 2.

Direktorat Kepegawaian memberikan kependidikan terkini kepada UPT PMO.

data

kepersonaliaan

tenaga

3.

UPT PMO mengklasifikasikan data kepersonaliaan tenaga kependidikan sesuai dengan kelompok jabatan (posisi pekerjaan) masing-masing.

4.

UPT PMO membentuk tim asesmen untuk mempersiapkan kegiatan asesmen pemetaan kompetensi pegawai

5.

UPT PMO beserta tim melakukan kegiatan asesmen

6.

UPT PMO memasukkan data hasil asesmen dalam sistem database pegawai dan memetakan potensi dan kompetensi tenaga kependidikan

INDIKATOR KEBERHASILAN Memperoleh data tentang kompetensi individu dari 500 orang pegawai per tahun.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir Asesmen Pemetaan Kompetensi

4

Lampiran 1 – SOP Asesmen Pemetaan Kompetensi Tenaga Kependidikan ITB DIAGRAM ALIR SOP ASESMEN PEMETAAN KOMPETENSI TENAGA KEPENDIDIKAN ITB No

PRO SEDU R

1

U P T P M O m engajukan perm ohonan data terkini tentang kepersonaliaan tenaga kependidikan kepada D irektorat Kepegaw aian.

U PT PM O

Direktorat Kepegaw aian

Tim Asesor Pegaw ai ITB

Tim Asesor Pihak ke-3

1

2

2

D irektorat K epegaw aian m em berikan data kepersonaliaan tenaga kependidikan terkini kepada U PT PM O .

3

U P T P M O m engklasifikasikan data kepersonaliaan tenaga kependidikan sesuai dengan kelom pok jabatan (posisi pekerjaan) m asing-m asing.

4

U P T P M O m em bentuk tim asesm en untuk m em persiapkan kegiatan asesm en pem etaan kom petensi pegaw ai

3

4

5 6

5

U P T P M O beserta tim m elakukan kegiatan asesm en

6

U P T P M O m em asukkan data hasil asesm en dalam sistem database pegaw ai dan m em etakan potensi dan kom petensi tenaga kependidikan

5

6

5


PRESENTASI PENYESUAIAN IJAZAH TENAGA KEPENDIDIKAN ITB No.003/I1.B03.4/SOP/2014



JUDUL : PRESENTASI PENYESUAIAN IJAZAH TENAGA KEPENDIDIKAN ITB

RIWAYAT REVISI N/A

LEMBAR PENGESAHAN

1





DAFTAR ISI

I.

UNIT KERJA TERKAIT

3

II.

TUJUAN

3

III.

REFERENSI

3

IV.


3

V.

PROSEDUR

4

VI.


4

VII. LAMPIRAN

4

2



I.



II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur pelaksanaan presentasi penyesuaian ijazah tenaga kependidikan ITB agar diperoleh penilaian kesesuaian antara pendidikan yang ditempuh dengan bidang pekerjaan yang menjadi tupoksi pegawai yang bersangkutan.

III.

REFERENSI Renstra ITB 2011-2015 Bidang Sumber Daya Manusia

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Ijazah adalah bukti kelulusan dari pendidikan formal berjenjang Diploma Tiga (D3), Sarjana (S1), Magister (S2). 2. Presentasi Penyesuaian Ijazah adalah penilaian melalui presentasi materi di hadapan para penguji 2. BATASAN 1. Penyesuaian Ijazah diperuntukkan bagi tenaga kependidikan yang telah menempuh pendidikan formal D3, S1, S2 2. Presentasi penyesuaian ijazah dilakukan dengan menyampaikan materi melalui teknik presentasi mengenai kaitan antara pendidikan yang ditempuh dengan peningkatan kinerja pegawai yang bersangkutan.

3



V.

VI.


PROSEDUR 1.

UPT PMO menerima surat permohonan kegiatan penyesuaian ijazah dari Direktorat Kepegawaian.

2.

UPT PMO menyampaikan kepada Direktorat Kepegawaian jadwal kegiatan beserta kisi-kisi materi yang akan dipresentasikan peserta

3.

UPT PMO membentuk tim asesmen yang anggotanya berasal dari UKA/UKP di lingkungan ITB.

4.

UPT PMO melakukan kegiatan penyesuaian ijazah

5.

UPT PMO melaporkan hasil kegiatan penyesuaian ijazah kepada Direktorat Kepegawaian.

INDIKATOR KEBERHASILAN Melakukan kegiatan presentasi penyesuaian ijazah dalam rangka kenaikan pangkat pegawai ITB minimal 1 kali kegiatan dalam 1 tahun

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir Ujian Penyesuaian Ijazah Tenaga Kependidikan ITB

4

Lampiran 1 – SOP Presentasi Penyesuaian Ijazah Tenaga Kependidikan ITB DIAGRAM ALIR PRESENTASI PENYESUAIAN IJAZAH TENAGA KEPENDIDIKAN ITB

No

PROSEDUR

UPT PMO

1

UPT PMO menerima surat permohonan kegiatan penyesuaian ijazah dari Direktorat Kepegawaian.

2

UPT PMO menyampaikan kepada Direktorat Kepegawaian jadwal kegiatan beserta kisi-kisi materi yang akan dipresentasikan peserta

3

UPT PMO membentuk tim asesmen yang anggotanya berasal dari UKA/UKP di lingkungan ITB.

4

UPT PMO melakukan kegiatan penyesuaian ijazah

5

UPT PMO melaporkan hasil kegiatan penyesuaian ijazah kepada Direktorat Kepegawaian.

Tim Asesor UKA

Tim Asesor UKP

3

3

1

2

3

4

5


5


PELATIHAN INTERNAL ITB No.004/I1.B03.4/SOP/2014




JUDUL : PELATIHAN INTERNAL ITB

RIWAYAT REVISI N/A

LEMBAR PENGESAHAN

1




DAFTAR ISI

I.

UNIT KERJA TERKAIT

3

II.

TUJUAN

3

III.

REFERENSI

3

IV.


3

V.

PROSEDUR

4

VI.


5

VII. LAMPIRAN

5

2




I.

UNIT KERJA TERKAIT 1. Setiap UKA/UKP 2. Direktorat Kepegawaian 3. Tenaga Kependidikan

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur perizinan bagi seorang pegawai (Dosen dan Tenaga Kependidikan) agar pelatihan yang diikuti sesuai dengan kebutuhan kompetensi jabatan yang bersangkutan dan sejalan dengan visi ITB ke depan.

III.

REFERENSI 1. Peraturan Pemerintah No. 65 Tahun 2013 tentang Statuta Institut Teknologi Bandung. 2. Keputusan Senat ITB No: 023/SK/K01-SA/2002 tentang Harkat Pendidikan 3. SK Rektor no. 290/SK/K01/KP/2005 tentang perubahan PODC menjadi UPT Pengembanan Manusia dan Organisasi

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1.

Pelatihan adalah suatu kegiatan pembelajaran yang diselenggarakan oleh UPT PMO ITB untuk peningkatan pengetahuan, ketrampilan dan sikap

2. Workshop adalah suatu kegiatan pembelajaran yang diselenggarakan oleh UPT PMO ITB untuk peningkatan pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang disertai dengan produk berupa dokumen atau kesepakatan bersama. 3. Internal adalah Lingkup Unit di lingkungan ITB 4. UKA adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan. 5. UKP adalah Unit Kerja Pendukung ITB, berupa lembaga, direktorat atau UPT di bawah koordinasi wakil rektor. 3




6. Kompetensi adalah persyaratan pendidikan, pengalaman, pelatihan dan keterampilan minimal yang harus dimiliki oleh seorang pegawai agar mampu melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara efektif. 7. UPT PMO, Unit Pelaksana Teknis Pengembangan Manusia dan Organisasi. 2. BATASAN 1. SOP ini meliputi identifikasi dari kebutuhan pelatihan, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan pelatihan bagi tenaga kependidikan. 2. Pelatihan yang dimaksud adalah transfer pengetahuan. 3. Evaluasi kompetensi yang dimaksud adalah yang dilakukan oleh UPT PMO ITB. 4. Basis data kepegawaian yang dimaksud adalah aplikasi yang ada pada Direktorat Kepegawaian ITB. V.

PROSEDUR 1.

UPT PMO mengirimkan surat kepada semua UKA dan UKP perihal program Pelatihan & Workshop yang akan dilaksanakan selama satu semester yang akan datang.

2.

UKA/UKP membuat dan mengirimkan rekapitulasi usulan peserta Pelatihan & Workshop dari unit kerja masing-masing kepada UPT PMO dengan melampirkan formulir kesediaan mengikuti Pelatihan & Workshop yang sudah disetujui.

3.

UPT PMO mereview usulan peserta Pelatihan & Workshop sesuai ketersediaan kapasitas ruangan. UPT PMO mengirimkan daftar akhir peserta Pelatihan& Workshop kepada pimpinan UKA dan UKP.

4.

UPT PMO memberikan undangan kepada masing-masing individu calon peserta Pelatihan & Workshop dengan tembusan pimpinan unit.

5.

Calon Peserta Pelatihan & Workshop memberikan konfirmasi kehadiran kepada UPT PMO selambat-lambatnya dua hari sebelum hari pelaksanaan.

4




6.

Peserta hadir dengan membawa surat tugas dan peralatan yang dibutuhkan, berpakaian rapi, serta mengikuti Pelatihan & Workshop sesuai jadwal.

7.

Setelah Pelatihan & Workshop selesai, peserta mengirim form evaluasi dan menyerahkan kepada UPT PMO.

8.

UPT PMO memberikan sertifikat Pelatihan & Workshop untuk paket Pelatihan & Workshop, dengan minimal Pelatihan & Workshop 4 sesi.

9.

UPT PMO memberikan informasi keikutsertaan Pelatihan & Workshop pegawai UKA/UK{ kepada setiap UKA/UKP secara berkala.

10. UPT PMO memberikan informasi keberlangsungan Pelatihan & Workshop Kepada WRSO VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1.

Pelatihan berjalan sesuai jadwal dan memenuhi target jumlah peserta.

2.

Berkurangnya gap kompetensi dari peserta dari kondisi sebelum pelatihan dan sesudah pelatihan.

3.

Terjadinya kesesuaian antara pelatihan yang diikuti dengan kebutuhan kompetensi pegawai.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir Pelatihan Internal Lampiran 2 – Formulir Kesediaan mengikuti Pelatihan

5

Lampiran 1

DIAGRAM ALIR SOP PELATIHAN INTERNAL

No

1

PROSEDUR UPT PMO mengirimkan surat kepada semua Pimpinan UKA dan UKP perihal program pelatihan yang akan dilaksanakan selama satu semester yang akan datang.

2

UKA & UKP membuat dan mengirimkan rekapitulasi usulan peserta Pelatihan & Workshop dari unit kerja masing-masing kepada UPT PMO dengan melampirkan formulir kesediaan mengikuti Pelatihan & Workshop yang sudah disetujui

3

UPT PMO mereview usulan peserta Pelatihan & Workshop sesuai ketersedian kapasitas ruangan. UPT PMO mengirimkan daftar akhir peserta Pelatihan & Workshop kepada pimpinan UKA dan UKP

4

UPT PMO memberikan undangan kepada masing masing individu calon peserta Pelatihan & Workshop dengan tembusan pimpinan unit.

5

Calon peserta Pelatihan & Workshop memberikan konfirmasi kehadiran kepada UPT PMO selambat-lambatnya dua hari sebelum hari pelaksanaan

6

Peserta hadir dengan membawa surat tugas dan peralatan yang dibutuhkan, berpakaian rapi, serta mengikuti Pelatihan & Workshop sesuai jadwal

7

Setelah Pelatihan & Workshop selesai, peserta mengisi form evaluasi dan menyerahkan kepada UPT PMO.

8

UPT PMO memberikan sertifikat Pelatihan & Workshop untuk paket Pelatihan & Workshop, dengan minimal Pelatihan & Workshop 4 sesi

9

UPT PMO memberikan informasi keikutsertaan pelatihan & workshop pegawai UKA/UKP kepada setiap UKA/UKP secara berkala ( 3 bulan minimal)

10

UPT PMO memberikan informasi keberlangusngan Pelatihan & Workshop kepada WRSO

UPT PMO


Pimpinan UKA/UKP

Tenaga Kependidikan

1 2

tidak 3 ya 4 5 6

7 8

9 10

7


PELATIHAN EKSTERNAL ITB No.005/I1.B03.4/SOP/2014




JUDUL : PELATIHAN EKSTERNAL ITB

RIWAYAT REVISI N/A

LEMBAR PENGESAHAN

1




DAFTAR ISI

I.

UNIT KERJA TERKAIT

3

II.

TUJUAN

3

III.

REFERENSI

3

IV.


3

V.

PROSEDUR

4

VI.


5

VII. LAMPIRAN

5

2




I.

UNIT KERJA TERKAIT 1. Setiap UKA/UKP 2. Direktorat Kepegawaian 3. Institusi Luar ITB

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur pelaksanaan kegiatan pelatihan bagi peserta perorangan atau institusi di luar ITB agar pelatihan yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan peserta.

III.

REFERENSI 1. Peraturan Pemerintah No. 65 Tahun 2013 tentang Statuta Institut Teknologi Bandung. 2. Keputusan Senat ITB No: 023/SK/K01-SA/2002 tentang Harkat Pendidikan 3. SK Rektor no. 290/SK/K01/KP/2005 tentang perubahan PODC menjadi UPT Pengembangan Manusia dan Organisasi

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1.

Pelatihan adalah suatu kegiatan pembelajaran bertema yang diselenggarakan oleh UPT PMO ITB untuk peningkatan pengetahuan, ketrampilan dan sikap

2. Workshop adalah suatu kegiatan pembelajaran bertema yang diselenggarakan oleh UPT PMO ITB untuk peningkatan pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang disertai dengan produk berupa dokumen atau kesepakatan bersama. 3. Eksternal adalah Lingkungan asal peserta pelatihan dan workshop baik sebagai peserta perorangan atau institusi dari luar ITB. 4. Kompetensi adalah kemampuan seseorang yang diperoleh dari pendidikan, pengalaman, pelatihan keterampilan. 5. UPT PMO, Unit Pelaksana Teknis Pengembangan Manusia dan Organisasi. 3




2. BATASAN 1. Pelatihan dan workshop eksternal dapat dilaksanakan oleh UPT PMO atau bekerjasama dengan pihak lain dari unit ITB atau pihak luar. V.

PROSEDUR

1.

Pelatihan dapat dilaksanakan atas inisiasi sendiri UPT PMO atau bekerjasama dengan unit lain. Dalam hal ini, pelatihan dilakukan kerjasama dengan unit lain ITB dibuat kesepakatan yang meliputi pembiayaan dan teknik pelaksanaan pelatihan.

2.

UPT PMO mengirimkan surat undangan yang berisi brosur kegiatan pelatihan dan lembar formulir pendaftaran pelatihan kepada calon peserta perorangan atau institusi diluar ITB.

3.

Peserta perorangan atau Institusi luar ITB memilih jenis pelatihan yang diperlukan dan menentukan jumlah orang yang akan ikut pelatihan serta mengirimkan surat balasan perihal keikut sertaan pegawainya dalam pelatihan yang ditawarkan oleh UPT PMO ITB.

4.

UPT PMO mendata jenis pelatihan dan jumlah orang yang akan ikut pelatihan dari institusi luar.

5.

UPT PMO menghubungi Dir.SP untuk menggunakan ruangan yang ada di ITB jika pelatihan dilakukan di ITB.

6.

UPT PMO mengirimkan surat penerimaan peserta pelatihan kepada peserta perorangan atau institusi luar ITB dan menjelaskan persyaratan yang harus dipersiapkan peserta ketika mengikuti pelatihan serta menjelaskan jadwal dan tempat pelaksanaan pelatihan.

7.

UPT PMO memastikan kesiapan pelaksanaan kegiatan meliputi handout, ruangan, konsumsi, spanduk, daftar hadir, updated jadwal pelatihan dan form kuesioner evaluasi pelatihan.

4




8.

Peserta hadir dengan membawa surat penerimaan dan peralatan yang dibutuhkan, berpakaian rapi serta mengikuti pelatihan & workshop sesuai jadwal.

9.

Diakhir pelatihan, peserta diminta mengisi kuesioner sebagai feedback bagi UPT PMO.

10. UPT PMO memberikan sertifikat pelatihan kepada peserta.

VI.


Peserta pelatihan memberikan respon positif terhadap kegiatan pelatihan yang diselenggarakan UPT PMO ITB.

2.

Banyaknya pelatihan eksternal yang terselenggara dan jumlah peserta sesuai target.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir Pelatihan Internal Lampiran 2 – Formulir Kesediaan mengikuti Pelatihan

5

Lampiran 1

DIAGRAM ALIR SOP PELATIHAN EKSTERNAL No 1

2

3

4 5 6

7

PROSEDUR Pelatihan dapat dilaksanakan atas inisiasi sendiri UPT PMO atau bekerja sama dengan unit lain. Dalam hal ini, pelatihan dilakukan kerjasama dengan unit lain ITB dibuat kesepakatan yang meliputi pembiayaan dan tekni pelaksanaan pelatihan

UPT PMO

UKA/UKP

1

1

UPT SP

2

UPT PMO mengirimkan surat undangan yang berisi brosur kegiatan pelatihan dan lembar formulir pendaftaran pelatihan kepada calon peserta perorangan atau institusi diluar ITB Peserta perorangan atau Intitusi luar ITB memilih jenis pelatihan yang diperlukan dan menentukan jumlah orang yang akan ikut pelatihan serta mengirimkan surat balasan perihal keikut sertaan pegawainya dalam pelatihan yang ditawarkan oleh UPT PMO ITB UPT PMO mendata jenis pelatihan dan jumlah orang yang akan ikut pelatihan dari peserta perorangan atau institusi luar

Peserta Perorangan

2

3

4 5

UPT PMO menghubungi Dir. SP untuk menggunakan ruangan yang ada di ITB jika pelatihan dilakukan di ITB UPT PMO mengirimkan surat penerimaan peserta pelatihan kepada peserta perorangan atau institusi luar ITB dan menjelaskan persyratan yang harus dipersiapkan peserta ketika mengikuti pelatihan serta menjelaskan jadwal dan tempat pelaksanaan pelatihan UPT PMO memastikan kesiapan pelaksanaan kegiatan pelatihan meliputi handout, ruangan, konsumsi, spanduk, daftar hadir, updated jadwal pelatihan dan form kuesioner evaluasi pelatihan

Institusi Luar ITB

6

7

6

No

PROSEDUR

8

Peserta hadir dengan membawa surat penerimaan dan peralatan yang dibutuhkan, berpakai rapi serta mengikuti pelatihan & workshop sesuai jadwal

9

Diakhir pelatihan, peserta diminta mengisi kueisoner sebagai feedback bagi UPT PMO

10

UPT PMO memberikan sertifikat pelatihan kepada peserta

UPT PMO

UKA/UKP

UPT SP

Institusi Luar ITB

Peserta Perorangan

8

8

10

10

8 9

7


PELAKSANAAN OUTBOUND BAGI PIMPINAN, DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN No.006/I1.B03.4/SOP/2014



JUDUL : PELAKSANAAN OUTBOUND BAGI PIMPINAN, DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN


RIWAYAT REVISI N/A

LEMBAR PENGESAHAN

1




DAFTAR ISI

I.

UNIT KERJA TERKAIT

3

II.

TUJUAN

3

III.

REFERENSI

3

IV.


3

V.

PROSEDUR

4

VI.


4

VII. LAMPIRAN

4

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. UKA/ UKP 2. Direktorat Sarana dan Prasarana (Dit SP) 3. UPT K3L 4. UPT YANKES

II.

TUJUAN Tujuan SOP ini adalah untuk membuat standar baku Pelaksanaan Outbond Pimpinan, Dosen dan Tenaga Kependidikan Baik yang dilakukan oleh UPT PMO maupun UPT PMO bekerjasama dengan Pihak luar.

III.

REFERENSI 1. Peraturan Pemerintah No. 65 Tahun 2013 tentang Statuta Institut Teknologi Bandung. 2. Keputusan Senat ITB No: 023/SK/K01-SA/2002 tentang Harkat Pendidikan 3. Surat Keputusan No 290/SK/K01/KP/2005 tentang perubahan PODC menjadi UPT Pengembangan Manusia dan Organisasi ITB

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN Outbond adalah Kegiatan yang dilakukan di alam terbuka (Outdoor) dengan melakukan beberapa simulasi permainan (Game) baik secara individu maupun perkelompok. Outbond adalah Kegiatan yang dilakukan dengan melakukan beberapa kegiatan dengan simulasi atau permainan (Game) diluar dari rutinitas keseharian 2. BATASAN PELAKSANAAN SOP yang dimaksud sebagai acuan pelaksanaan kegiatan Outbond Pimpinan, Dosen dan tenaga Kependidikan yang dilakukan oleh UPT PMO di ITB 3



V.

PROSEDUR 1.

UPT PMO menyampaikan surat undangan kepada UKA/UKP perihal Outbond Pimpinan, Dosen dan tenaga Kependidikan berdasarkan kebutuhan

2.

Pimpinan UKA/UKP menyampaikan daftar nama calon peserta yang akan disertakan dala kegiatan Outbound.

3.

UPT PMO UKA/UKP

4.

UPT PMO mengajukan permohonan kepada UPT K3L menyiapkan ambulan, dan kepada UPT Yankes untuk menyiapkan tenaga Medis/ Paramedis serta permohonan peminjaman Bis, dan kendaraan lainnya kepada Dit SP

5.

UPT K3L menyiapkan ambulan, UPT Yankes menyiapkan tenaga Medis/ Paramedis serta Dit SP menyediakan bus, dan kendaraan lainnya kepada UPT PMO untuk membantu pelaksanaan kegiatan outbond

6.

UPT PMO melaksanaan kegiatan outbond dan melakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan dengan meminta masukan dari peserta UPT PMO Melakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan dengan meminta masukan dari peserta

VI.

VII.


menetapkan

calon peserta yang telah diajukan oleh


Jumlah peserta, dan jumlah unit yang terlibat dalam pelaksanaa Outbond

2.

Kepuasan peserta dan interaksi sosial, keakraban diantara peserta dan kebersamaan

LAMPIRAN Diagram alir pelaksanaan Outbond Pimpinan, Dosen dan Tenaga pendidik

4

Lampiran

DIAGRAM ALIR SOP PENAMBAHAN DAN ATAU PERUBAHAN SOP No 1

PROSEDUR UPT PMO menyampaikan

surat undangan

UPT PMO kepada UKA/UKP perihal

UKA/UKP

UPT K3L, UPT Yankes, DIt SP

1

Outbond Pimpinan, Dosen dan tenaga Kependidikan berdasarkan kebutuhan Pimpinan UKA/UKP menyampaikan daftar nama calon peserta yang akan 2

disertakan dala kegiatan Outbound.

2

UPT PMO menetapkan calon peserta yang telah diajukan oleh UKA/UKP 3

4

5

6

3 UPT PMO mengajukan permohonan kepada UPT K3L menyiapkan ambulan, dan kepada UPT Yankes untuk menyiapkan tenaga Medis/ Paramedisserta permohonan peminjaman Bis, dan kendaraan lainnya kepada pool kendaraan Dit SP

4

UPT K3L menyiapkan ambulan, UPT Yankes menyiapkan tenaga Medis/ Paramedis serta Dit SP menyediakan Bis, dan kendaraan lainnya kepada UPT PMO untuk membantu pelaksanaan kegiatan outbond

5

UPT PMO melaksanaan kegiatan outbond dan melakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan dengan meminta masukan dari peserta 6

5


EVALUASI PELATIHAN DAN WORKSHOP No.007/I1.B03.4/SOP/2014



JUDUL : EVALUASI PELATIHAN DAN WORKSHOP

RIWAYAT REVISI N/A

LEMBAR PENGESAHAN

1





DAFTAR ISI

I.

UNIT KERJA TERKAIT

3

II.

TUJUAN

3

III.

REFERENSI

3

IV.


3

V.

PROSEDUR

4

VI.


4

VII. LAMPIRAN

4

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. UKA/ UKP

II.

TUJUAN Tujuan SOP ini adalah untuk membuat standar baku evaluasi pelatihan dan workshop yang dilaksanakan oleh UPT PMO

III.


IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Evaluasi pelatihan dan workshop adalah penilaian dari keefektifan pelaksanaan pelatihan dan workshop untuk peningkatan kinerja peserta. 2. Pre-test adalah ujian pada saat mulai pelatihan dan workshop untuk para peserta untuk mengetahui penguasaan materi sebelum pelatihan dan workshop disampaikan. 3. Post-test adalah ujian pada saat akhir pelatihan dan workshop untuk para peserta untuk mengetahui penguasaan materi setelah pelatihan dan workshop disampaikan. 4. UKA/ UKP adalah unit kerja akademik/ unit kerja pendukung di ITB. 5. UPT PMO adalah Unit Pelaksana Teknis Pengembangan Manusia dan Organisasi.

3




2. BATASAN PELAKSANAAN Evaluasi pelatihan dan workshop yang dimaksud adalah pelatihan dan workshop yang dilaksanakan untuk internal ITB

V.

PROSEDUR 1.

UPT PMO melaksanakan evaluasi pada saat pelatihan dan workshop dilaksanakan yang meliputi pre-test, post-test dan menyebarkan kuesioner evaluasi pelatihan dan workshop untuk diisi oleh peserta.

2.

UPT PMO mengirimkan surat kepada UKA/UKP untuk melakukan pengambilan data penilaian kinerja peserta dengan mengisi form/kuesioner penilaian kinerja peserta yang berasal dari UKA/UKP tersebut atas pelatihan dan workshop yang dilaksanakan UPT PMO selama tiga bulan sekali.

3.

UKA/UKP mengirimkan surat dengan lampiran form/kuesioner penilaian kinerja yang telah diisi kepada UPT PMO.

4.

UPT PMO melaksanakan workshop hasil evaluasi pelatihan dan workshop dengan mengundang UKA/UKP.

VI.

VII.


Tingkat partisipasi UKA/UKP dalam evaluasi pelatihan dan workshop

2.

Penilaian positif terhadap kegiatan evaluasi pelatihan dan workshop. LAMPIRAN Diagram alir proses evaluasi pelatihan dan workshop

4

Lampiran

DIAGRAM ALIR SOP EVALUASI PELATIHAN DAN WORKSHOP

No 1

PROSEDUR

UPT PMO

UKA/ UKP

UPT PMO melaksanakan evaluasi pada saat pelatihan dan workshop dilaksanakan yang meliputi pre-test, post-test dan menyebarkan

1

kuesioner evaluasi pelatihan dan workshop untuk diisi oleh peserta. 2

UPT PMO mengirimkan surat kepada UKA/UKP untuk melakukan pengambilan data penilaian kinerja peserta dengan mengisi

2

form/kuesioner penilaian kinerja peserta yang berasal dari UKA/UKP tersebut atas pelatihan dan workshop yang dilaksanakan UPT PMO selama tiga bulan sekali.

3

4

UKA/UKP mengirimkan surat dengan lampiran form/kuesioner penilaian

3

kinerja yang telah diisi kepada UPT PMO. UPT PMO melaksanakan workshop hasil evaluasi pelatihan dan workshop dengan mengundang UKA/UKP.

5

4


PERUBAHAN STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA No.008/I1.B03.4/SOP/2014



JUDUL : PERUBAHAN STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA

RIWAYAT REVISI N/A LEMBAR PENGESAHAN

1





DAFTAR ISI

I.

UNIT KERJA TERKAIT

3

II.

TUJUAN

3

III.

REFERENSI

3

IV.


3

V.

PROSEDUR

4

VI.


4

VII.

LAMPIRAN

4

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. UKA 2. UKP (Direktorat, Lembaga, UPT dan USDI)

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme perubahan struktur organisasi unit kerja agar struktur unit kerja tetap sejalan dengan strategi pengembangan ITB dengan memperhatikan kaidah-kaidah baku dalam perancangan struktur organisasi.

III.

REFERENSI 1. Penetapan ITB sebagai PTNBH 2. Statuta ITB 3. SK Rektor tentang Struktur Organisasi UKA/UKP

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. UKA adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan 2. UKP adalah Unit Kerja Pendukung ITB, berupa lembaga, direktorat atau UPT di bawah koordinasi wakil rektor B. BATASAN 1. Struktur organisasi yang dimaksud adalah struktur organisasi resmi UKA dan UKP yang disahkan oleh Rektor ITB.

V.

PROSEDUR 1. Pimpinan unit kerja menyampaikan surat usulan perubahan struktur organisasi kepada Wakil Rektor yang menangani unit kerja tersebut. Surat usulan berisikan: latar belakang, usulan struktur organisasi yang baru dan usulan tupoksi struktur organisasi yang baru

3




2. Jika disetujui, Wakil Rektor yang menangani unit kerja tersebut meneruskan surat usulan perubahan struktur organisasi kepada WRSO 3. WRSO mendisposisikan surat usulan perubahan struktur organisasi kepada UPT PMO 4. UPT PMO melakukan reviu terhadap usulan perubahan struktur organisasi. Jika dianggap perlu, UPT PMO berkoordinasi dengan unit kerja yang mengusulkan perubahan struktur organisasi 5. UPT PMO memberikan rekomendasi kepada WRSO terkait usulan perubahan struktur organisasi dari unit kerja 6. WRSO mengembalikan usulan perubahan struktur organisasi kepada wakil rektor pimpinan unit kerja yang mengusulkan, jika usulan perubahan perlu direvisi 7. Jika disetujui, WRSO (atas nama Rektor) menerbitkan SK perubahan struktur organisasi yang baru. SK tersebut di-cc kan kepada unit kerja pengusul, WR pimpinan unit kerja pengusul dan UPT PMO. 8. UPT PMO mendokumentasikan SK perubahan struktur organisasi yang baru

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Lamanya waktu reviu sejak disposisi dari WRSO diterima hingga rekomendasi diberikan (maksimum 1 bulan) 2. Kepuasan unit kerja pengusul terkait rekomendasi yang diberikan

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP

4

LAMPIRAN :

5


PENAMBAHAN DAN ATAU PERUBAHAN SOP No.009/I1.B03.4/SOP/2014



JUDUL : PENAMBAHAN DAN ATAU PERUBAHAN SOP

RIWAYAT REVISI N/A

LEMBAR PENGESAHAN

1





DAFTAR ISI

I.

UNIT KERJA TERKAIT

3

II.

TUJUAN

3

III.

REFERENSI

3

IV.


3

V.

PROSEDUR

4

VI.


4

VII. LAMPIRAN

4

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. UKA/ UKP 2. Kantor WRSO 3. UPT PMO

II.

TUJUAN Tujuan SOP ini adalah untuk membuat standar baku pengajuan penambahan dan atau perubahan SOP di unit kerja (UKA/UKP)

III.


IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Penambahan SOP baru adalah pembuatan SOP dari yang sebelumnya ada. 2. Perubahan SOP adalah perubahan terhadap SOP yang telah ada menjadi SOP yang baru. 3. UKA/ UKP adalah unit kerja akademik/ unit kerja pendukung di ITB. 4. WRSO adalah Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi 5. UPT PMO adalah Unit Pelaksana Teknis Pengembangan Manusia dan Organisasi. 3




2. BATASAN SOP yang dimaksud tidak termasuk SOP yang berlaku di internal UKA/UKP

V.

VI.

PROSEDUR 1.

UKA/ UKP mengajukan surat permohonan penambahan dan atau perubahan SOP yang ada kepada WRSO

2.

WRSO mendisposisikan surat permohonan tersebut kepada UPT PMO mengenai reviu penambahan dan atau perubahan SOP yang diajukan UKA/UKP

3.

UPT PMO mereviu penambahan dan atau perubahan SOP yang sudah diajukan UKA/UKP. Bila tidak disetujui (SOP yang diajukan diangap tidak perlu atau harus dilakukan perbaikan), UPT PMO mengembalikan kepada UKA/UKP.Bila disetujui, UPT PMO mengajukan kepada WRSO.

4.

WRSO menetapkan penambahan dan atau perubahan SOP yang diajukan oleh UKA/UKP menjadi SOP yang baku.


Lama pemrosesan dari pengajuan penambahan dan atau perubahan SOP sampai dengan penetapan SOP yang baku oleh WRSO paling lama 1 (satu) bulan.

2.

Penyelenggaraan aktivitas di UKA/UKP berjalan lancar dan sesuai prosedur

VII. LAMPIRAN Diagram alir proses penambahan dan atau perubahan SOP

4

Lampiran

DIAGRAM ALIR SOP PENAMBAHAN DAN ATAU PERUBAHAN SOP No

PROSEDUR

UPT PMO

1

UKA/ UKP mengajukan surat permohonan penambahan dan atau perubahan SOP yang ada kepada WRSO

2

WRSO mendisposisikan surat permohonan tersebut kepada UPT PMO mengenai reviu penambahan dan atau perubahan SOP yang diajukan UKA/UKP

3

4

UPT PMO mereviu penambahan dan atau perubahan SOP yang sudah diajukan UKA/UKP. Bila tidak disetujui (SOP yang diajukan diangap tidak perlu atau harus dilakukan perbaikan), UPT PMO mengembalikan kepada UKA/UKP.Bila disetujui, UPT PMO mengajukan kepada WRSO WRSO menetapkan penambahan dan atau perubahan SOP yang diajukan oleh UKA/UKP menjadi SOP yang baku .

5

WRSO

UKA/UKP

1 2

Tidak disetujui

3 Disetujui

4


PENGADMINISTRASIAN PENGGUNAAN RUANGAN DAN FASILITAS UPT PMO ITB No.010/I1.B03.4/SOP/2014



JUDUL : PENGADMINISTRASIAN PENGGUNAAN RUANGAN DAN FASILITAS UPT PMO ITB

RIWAYAT REVISI N/A

LEMBAR PENGESAHAN

1





DAFTAR ISI

I.

UNIT KERJA TERKAIT

3

II.

TUJUAN

3

III.

REFERENSI

3

IV.


3

V.

PROSEDUR

4

VI.


4

VII. LAMPIRAN

4

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. UKA/ UKP di ITB 2. Unit Kerja di luar ITB

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraan kegiatan layanan bebas pinjam ruangan dan fasilitas UPT PMO untuk kegiatan UKA / UKP ITB maupun untuk kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak luar ITB, sehingga pelaksanaan kegiatan peminjaman ruangan dan fasilitas UPT PMO dapat berjalan secara efektif dan efisien.

III.

REFERENSI 1. Undang-Undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, khususnya Pasal 45 tentang Sarana dan Prasarana Pendidikan. 2. Peraturan Pemerintah No. 66 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi. 3. Surat Keputusan No 290/SK/K01/KP/2005 tentang perubahan PODC menjadi UPT Pengembangan Manusia dan Organisasi ITB

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Pengadministrasian penggunaan ruangan adalah proses administrasi pengelolaan permintaan izin penggunaan ruangan di gedung UPT PMOITB oleh pihak internal ITB maupun pihak eksternal ITB, untuk kegiatan ilmiah, sosial, maupun budaya baik bersifat komersial maupun nonkomersial dengan tema kegiatan yang tidak menyimpang dari visi dan misi ITB. 2. Yang dimaksud dengan istilah “Ruangan” dalam SOP ini adalah semua lokasi yang terdapat di dalam Gedung UPT PMO-ITB.

3




2. BATASAN Pengadministrasian penggunaan ruangan dan fasilitas adalah proses administrasi pengelolaan permintaan izin penggunaan ruangan dan fasilitas di Gedung UPT PMO. V.

VI.

PROSEDUR 1.

Unit di ITB mengirimkan surat permohonan izin penggunaan ruangan kepada UPT PMO-ITB. Untuk Himpunan Mahasiswa harus sepengetahuan Dekan atau Katua Prodi, sedangkan untuk Unit Kegiatan Mahasiswa, harus sepengetahuan Lembaga Kemahasiswaan. Sedangkan Unit kerja di luar ITB harus sepengetahuan Direktorat SP.

2.

UPT PMO menginformasikan pada unit yang bersangkutan perihal ijin penggunaan ruangan dan fasilitas, serta menginformasikan biaya pemeliharaannya.

3.

UPT PMO menjadwalkan penggunaan Ruangan dan Fasilitas agenda kegiatan di UPT PMO.

4.

UPT PMO mempersiapkan Ruangan sebelum kegiatan dilaksanakan.

5.

Unit di ITB (Pemohon) menggunakan Ruangan dan Fasilitas untuk kegiatan.

6.

UPT PMO melakukan penataan kembali ruangan setelah kegiatan dilaksanakan, termasuk pemeriksaan dan penyimpanan kembali peralatan elektronik yang dipergunakan.

pada


Termanfaatkannya Ruangan dan Fasilitas di UPT PMO-ITB untuk menunjang kegiatan sivitas di ITB.

2.

Terpeliharanya kebersihan dan kenyamanan Ruangan dan Fasilitas di UPT PMO-ITB.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 – Diagram Alir SOP Pengadministrasian Penggunaan Ruangan dan Fasilitas UPT-PMO. 4

Lampiran DIAGRAM ALIR SOP-PENGADMINISTRASIAN PENGGUNAAN RUANGAN DAN FASILITAS UPT PMO-ITB No.

Kegiatan

UPT PMO

1

Pemohon mengirimkan surat permohonan izin penggunaan ruangan dengan melampirkan dokumen perizinan, Unit kerja di ITB: untuk Himpunan Mahasiswa harus sepengetahuan Dekan atau Ketua Prodi, untuk Unit Kegiatan Mahasiswa harus sepengetahuan Lembaga Kemahasiswaan. Sedangkan Unit kerja di luar ITB harus sepengetahuan Direktorat SP

2

UPT PMO menginformasikan pada unit yang bersangkutan perihal ijin penggunaan ruangan dan fasilitas, serta menginformasikan biaya pemeliharaannya.

2 Ya

3

UPT PMO menjadwalkan penggunaan Ruangan dan Fasilitas pada Agenda Kegiatan UPT PMO

3

4

UPT PMO mempersiapkan Ruangan dan Fasilitasnya sebelum kegiatan dilaksanakan.

4

5

Unit Kerja pemohon, menggunakan Ruangan dan Fasilitas untuk kegiatan

6

UPT PMO melakukan penataan kembali Ruangan dan Fasilitas setelah kegiatan dilaksanakan, termasuk pemeriksaan dan penyimpanan kembali peralatan elektronik yang dipergunakan

5

6

UKA/UKP ITB

Unit Kerja di luar ITB

1

1

5

5

Tidak


PEMELIHARAAN RUANGAN DAN FASILITAS UPT PMO ITB No.011/I1.B03.4/SOP/2014



JUDUL : PEMELIHARAAN RUANGAN DAN FASILITAS UPT PMO ITB

RIWAYAT REVISI N/A

LEMBAR PENGESAHAN

1





DAFTAR ISI

I.

UNIT KERJA TERKAIT

3

II.

TUJUAN

3

III.

REFERENSI

3

IV.


3

V.

PROSEDUR

4

VI.


5

VII. LAMPIRAN

5

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Perencanaan ITB 2. Direktorat Logistik ITB

II.

TUJUAN SOP ini dibuat sebagai kerangka kerja kegiatan pemeliharaan dan perawatan Aset ITB dari proses perencanaan perawatan, pelaksanaan perawatan, dan penerimaan hasil perawatan asset. Sehingga asset ITB memiliki umur ekonomis serta tingkat kemanfaatan yang lebih lama. SOP ini bertujuan untuk terwujudnya mekanisme pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung dan fasilitas sesuai fungsi yang ditetapkan dan yang memenuhi persyaratan teknis, keselamatan, kesehatan, kenyamanan dan kemudahan serta kelestarian alam.

III.

REFERENSI 1. Perpres No 70 tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah 2. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 24/PRT/M/2008 tentang Pedoman Pemeliharaan dan perawatan Bangunan Gedung 3. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA). 4. Satuan Biaya Umum yang ditetapkan Bapenas 5. Daftar Harga Satuan (DHS) Barang/Jasa pendukung SBU dan SBK di Lingkungan Depdikbud . 6. Surat Keputusan No 290/SK/K01/KP/2005 tentang perubahan PODC menjadi UPT Pengembangan Manusia dan Organisasi ITB

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Ruangan/Gedung, Fasilitas/Asset/Barang Milik Negara adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. 3




2. Pemeliharaan ruangan adalah kegiatan menjaga keandalan ruangan beserta sarana dan prasarananya agar ruangan dan fasilitas selalu laik fungsi. 3. Perawatan ruangan dan fasilitas adalah kegiatan memperbaiki dan/atau mengganti bagian ruangan dan fasilitas agar ruangan dan fasilitas tetap laik fungsi. 2. BATASAN 1) Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Perawatan asset harus memperoleh persetujuan dari Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya Kota Bandung. 2) Harus sesuai dengan Kode Akun. 3) Dokumen pemeliharaan asset harus layak untuk dilelangkan. V.

PROSEDUR Pemeliharaan Ruangan dan Perawatan Fasilitas UPT PMO yang dibiayai anggaran ITB 1. UPT PMO mengajukan persetujuan RAB ke Direktorat Perencanaan sebagai bahan dokumen pembahasan dengan Direktorat Sarana dan Prasarana. 2. Direktorat Perencanaan menyerahkan persetujuan RAB oleh Distarcip kepada Direktorat Sarana dan Prasarana. 3. Direktorat Sarana dan Prasarana mengirimkan surat kepada Pimpinan UPT PMO perihal rencana pemeliharaan asset. 4. UPT PMO mengusulkan rencana pemeliharaan. 5. Direktorat sarana dan Prasarana melakukan verifikasi usulan dari UPT PMO berdasarkan kemampuan alokasi anggaran. 6. Direktorat Sarana dan Prasarana bersama UPT PMO menyusun dokumen pemeliharaan asset. 4




7. Direktorat Sarana dan Prasarana menyampaikan dokumen pemeliharaan asset kepada Direktorat Logistik melaksanakan pengadaan jasa pemeliharaan 8. Direktorat Sarana dan Prasarana memberikan penjelasan teknis pekerjaan didalam rapat Aanwizing di Direktorat Logistik. 9. Kontrak kerja pelaksanaan pemeliharaan Aset oleh Direktorat logistik. 10. Ceklist pekerjaan dilakukan bersama antara Direktorat Logistik, Direktorat Sarana dan Prasarana, Output yang dihasilkan adalah Hasil Pemeliharaan oleh Direktorat Logistik

VI.

Pekerjaan

Pengadaan

Jasa

INDIKATOR KEBERHASILAN Indikator yang dapat dipakai adalah: 1. Tersusunnya dokumen pengadaan jasa perawatan/pemeliharaan secara benar dan wajar. 2. Tersusunnya dokumen perawatan/pemeliharaan asset tepat waktu. 3. Tidak terjadinya Gagal Lelang yang diakibatkan kekurang lengkapan dalam dokumen perencanaan. 4. Termanfaatkan seluruh dana secara efisien dan efektif. 5. Diterimanya pekerjaan sesuai dengan spesifikasi yang dikontrakkan, asset memiliki nilai tambah kemanfaatan secara optimal.

VII. LAMPIRAN Lampiran : Diagram Alir SOP Pemeliharaan Ruangan dan Perawatan Fasilitas UPT PMO-ITB

5




Diagram Alir SOP Pemeliharaan Ruangan dan Perawatan Fasilitas UPT PMO-ITB No 1

2 3 4

Prosedur UPT PMO membuat dokumen perencanaan/proposal perbaikan untuk pemeliharaan ruangan dan fasilitas. Yang berskala kecil dapat dilaksanakan sendiri dan dimasukan dalam RKA PMO, sedangkan yang berskala besar berkoordinasi dengan Direktorat Sarana dan Prasarana Direktorat Sarana dan Prasarana menyerahkan dokumen pemeliharaan ruangan dan fasilitas UPT PMO kepada Direktorat Logistik UPT PMO memberikan penjelasan teknis pekerjaan di dalam rapat aanwizing di Direktorat logistik UPT PMO menyampaikan masukan terkait dengan pekerjaan yang sedang dan telah dilakukan kepada Direktorat Sarana dan Prasarana

6

UPT PMO

Dit SP

Dit Log

1

2

3

3

4

4

4

Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit UPT PMO

Recommend Documents