Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit. UPT Logistik. Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit

UPT Logistik Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

Standard Operating Procedure (SOP)

DAFTAR ISI 001/I1.B03.3/SOP/2014

Perencanaan Pengadaan Jasa

002/I1.B03.3/SOP/2014

Perencanaan Pengadaan Barang

003/I1.B03.3/SOP/2014

Pengajuan Uang Yang Harus Dipertanggungjawabkan (UYHD)

004/I1.B03.3/SOP/2014

Pengajuan Persetujuan Pembayaran Atas Pengadaan Barang/Jasa Jalur Unit Kerja

005/I1.B03.3/SOP/2014

Pengajuan Penggantian Uang Dana Kas Operasional (DKO)

006/I1.B03.3/SOP/2014 007/I1.B03.3/SOP/2014

Pengadaan Barang dan Jasa Direktorat Logistik Dibantu oleh Panitian Pemilihan dari Unit Kerja di ITB Pemilahan Jalur Kewenangan Pengadaan Barang/Jasa

008/I1.B03.3/SOP/2014

Pengajuan Daftar Barang Baru di Sispran (Input Master barang dan Kertas Kerja)

009/I1.B03.3/SOP/2014

Proses Rapat Penjelasan Pekerjaan (Aanwijzing) Pengadaan Barang dan Jasa ITB

010/I1.B03.3/SOP/2014 011/I1.B03.3/SOP/2014

Bantuan/Penanganan Sistem Oracle EBS Pengawasan dan Penerimaan Jasa

012/I1.B03.3/SOP/2014

Pelatihan Sistem Informasi

013/I1.B03.3/SOP/2014

Permintaan Data/Informasi

014/I1.B03.3/SOP/2014

Permohonan Pengalihan Jalur Pengadaan


PERENCANAAN PENGADAAN JASA No. 001/ I1.B03.3/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Institut Teknologi Bandung 2014


JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN JASA

NOMOR REVISI KE

: 001/ I1.B03.3/SOP/2014 :0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 10

1



NOMOR REVISI KE


DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja Terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.

Pengertian & Batasan

3

V.

Prosedur

6

VI.

Indikator Keberhasilan

9

VII. Lampiran

9

2



I.

NOMOR REVISI KE


UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Logistik 2. Direktorat Perencanaan 3. Direktorat Sarana dan Prasarana 4. Setiap UKA dan UKP

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah memberikan panduan atau tata cara pelaksanaan alur kerja agar dapat berjalan dengan baik dan dapat terdokumentasikan sehingga proses kerja perencanaan jasa dapat mencapai tujuannya. Adapun tujuan dari perencanaan jasa Direktorat Logistik adalah melakukan review pekerjaan agar proses pengadaan dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

III.

REFERENSI 1. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 Jo. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. 2. Jurnal Kementerian Pekerjaan Umum. 3. Standar Biaya Belanja Daerah Provinsi Jawa Barat. 4. Survei Pasar.

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Direktorat Logistik adalah salah satu seksi di Direktorat Logistik ITB yang mempunyai tugas melaksanakan pemilahan jalur 3



NOMOR REVISI KE


2. pengadaan melalui SISPRAN dan melakukan review usulan pekerjaan jasa dari UKA/UKP untuk penyusunan dokumen perencanaan pengadaan jasa. 3. Unit Kerja di ITB adalah UKA (Unit Kerja Akademik) berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan atau UKP (Unit Kerja Pendukung) berupa lembaga, direktorat atau UPT di bawah koordinasi wakil rektor. 4. Direktorat Sarana dan Prasarana adalah salah satu Direktorat di ITB yang mempunyai tugas melakukan pendataan aset dan perencanaan pekerjaan pemeliharaan/perawatan gedung dan fasilitas umum. 5. Seksi Pengadaan Jasa Direktorat Logistik adalah salah satu seksi di Direktorat Logistik ITB yang mempunyai tugas proses pemilihan penyedia barang dan jasa dan melakukan proses evaluasi pengadaan barang dan jasa. 6. Seksi Monitoring dan Evaluasi serta Hubungan Eksternal Direktorat Logistik adalah salah satu seksi di Direktorat Logistik yang mempunyai tugas melakukan monitoring dan evaluasi proses kerja dan anggaran. 7. RI adalah Rencana Implementasi, berupa pengajuan belanja jasa atau modal yang diinputkan oleh unit kerja setiap triwulan ke dalam SISPRAN secara on-line. 8. Pemilahan adalah proses pemilahan kewenangan jalur pengadaan melalui SISPRAN secara on-line. 9. FRA adalah Form Realisasi Anggaran, berupa form yang diajukan oleh unit kerja setelah dilakukan pemilahan kewenangan jalur pengadaan jasa oleh Direktorat Logistik. 10. HPS adalah Harga Perkiraan Sendiri, yang diperoleh berdasarkan hasil survei pada data harga pasar sesuai standar belanja barang/jasa dan jurnal data harga satuan yang dapat dipertanggungjawabkan. 4



NOMOR REVISI KE


11. RAB adalah Rencana Anggaran Biaya, berupa daftar item pekerjaan beserta spesifikasi, volume, satuan dan harga satuan yang sudah disusun oleh konsultan perencana. 12. BOQ adalah Bill of Quantity, berupa daftar item pekerjaan beserta spesifikasi, volume dan satuan yang sudah disusun oleh konsultan perencana. 13. Analisa Harga Satuan (AHS) Pekerjaan adalah pedoman baku alat untuk menghitung harga standar satuan pekerjaan konstruksi yang sudah disusun oleh konsultan perencana. 14. Gambar Kerja adalah gambar kerja mengenai lingkup pekerjaan yang akan dikerjakan beserta dimensi dan satuannya untuk pekerjaan konstruksi yang sudah disusun oleh konsultan perencana. 15. Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) adalah penjelasan detil tentang spesifikasi barang atau jasa yang akan dikerjakan untuk pekerjaan konstruksi yang sudah disusun oleh konsultan perencana. 16. Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah dokumen perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/keterangan mengenai apa, mengapa, siapa, kapan, di mana, bagaimana, dan berapa perkiraan biayanya suatu kegiatan untuk jasa konsultansi dan jasa lainnya. 17. Requisition adalah permintaan jasa yang diajukan oleh unit kerja berdasarkan rencana implementasi dari SISPRAN on-line. Requisition ini tersimpan di Oracle Purchasing. 18. Pre-Bid Meeting adalah pertemuaan koordinasi internal antara Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa, Seksi Pengadaan Jasa dan Seksi Monitoring dan Evaluasi serta 5



NOMOR REVISI KE


19. Hubungan Eksternal terkait lingkup pekerjaan yang akan dilakukan proses pengadaan atau pemilihan penyedia jasa dan anggaran. 2. BATASAN 1. Basis data Direktorat Logistik untuk melakukan input usulan pekerjaan jasa adalah SILOG melalui http://sisfo.logistik.itb.ac.id:8001. 2. Basis data Direktorat Perencanaan untuk melakukan RI adalah SISPRAN 3. Basis data Direktorat Logistik untuk membuat Requisition adalah ORACLE PURCHASING V.

PROSEDUR 5.1

PEMILAHAN JASA

1.

Unit kerja di ITB melakukan rencana implementasi (RI) jasa di SISPRAN on-line setiap awal triwulan.

2.

Setelah RI ditutup, Direktorat Logistik melalui Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa melakukan verifikasi pemilahan kewenangan jalur pengadaan. Pemilahan dilakukan berdasarkan sebagai berikut: 1) Nilai usulan pekerjaan > 50 juta rupiah dilakukan melalui jalur logistik. 2) Nilai usulan pekerjaan < 50 juta rupiah dilakukan melalui jalur unit, dengan catatan apabila terdapat Jasa Pemeliharaan/perawatan Bangunan dan Jasa pemeliharaan/perawatan Infrastruktur non bangunan harus melalui persetujuan dari Pejabat Pembuat Komitmen dengan pengajuan surat dari unit kerja.

3.

Direktorat Logistik melalui Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa menyetujui hasil pemilahan jasa (approve secara on-line).

6



4.

NOMOR REVISI KE


Unit Kerja dapat mengajukan FRA secara on-line untuk pengadaan jalur unit kerja, sedangkan pengadaan jalur logistik diajukan oleh Direktorat Perencanaan.

5.

Direktorat Logistik melalui Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa melakukan transfer data dari SISPRAN ke Oracle Purchasing dengan membentuk requisition jalur logistik dan jalur unit.

5.2

PENYUSUNAN DOKUMEN PERENCANAAN PENGADAAN JASA

1.

Unit Kerja ITB (UKA dan UKP) menyampaikan surat permohonan usulan pengadaan jasa ke Direktorat Logistik ITB dan melakukan pengunggahan berkas kertas kerja ke aplikasi http://sisfo.logistik.itb.ac.id:8001. Berkas kertas kerja terdiri dari: 1) Untuk Pekerjaan Konstruksi; berupa RAB, BOQ, AHS, Gambar Kerja dan RKS 2) Untuk Jasa Konsultansi dan Jasa Lainnya; berupa RAB, BOQ, KAK

2.

Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Direktorat Logistik melakukan review dokumen usulan pekerjaan. Proses review dilakukan sebagai berikut: 1) RAB dan BOQ; review dilakukan terkait kesesuaian volume, satuan, spesifikasi dan gambar kerja dengan lingkup pekerjaan 2) AHS; review dilakukan terkait kewajaran harga dan koefisien dengan melihat daftar satuan pekerjaan dan koefisien dari Dinas/Lembaga yang dapat dipertanggungjawabkan. Dalam hal ini dapat digunakan informasi dari Jurnal Kementerian Pekerjaan Umum atau Standar Biaya Belanja Provinsi yang terbaru atau melakukan survei pasar. 3) Gambar Kerja; review dilakukan terkait gambaran lingkup pekerjaan dan dimensi 7



3.

NOMOR REVISI KE


Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Direktorat Logistik melakukan koordinasi dengan beberapa stakeholder yaitu: 1) Direktorat Sarana dan Prasarana terkait dengan data aset dan pekerjaan pemeliharaan atau perawatan gedung dan fasilitas umum. 2) Direktorat Pengembangan terkait dengan pekerjaan pembangunan gedung baru. 3) UKP atau UKA terkait dengan hasil pekerjaan dari konsultan perencana pekerjaan jasa yang diusulkan.

4.

Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Direktorat Logistik melakukan koordinasi internal dengan Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik terkait dengan anggaran.

5.

Hasil review yang sudah dinyatakan sesuai dan dapat dilanjutkan ke proses pengadaan kemudian disusun menjadi dokumen perencanaan pengadaan jasa yang diberi nama DOKUMEN PERENCANAAN yang terdiri: 1) Penetapan HPS 2) RAB dan BOQ 3) AHS khusus untuk Pekerjaan Konstruksi 4) RKS atau KAK 5) Gambar Kerja khusus untuk Pekerjaan Konstruksi

6.

Dokumen perencanaan pengadaan jasa diserahkan kepada Seksi Pengadaan Jasa untuk dilaksanakan proses pemilihan penyedia jasa.

7.

Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa melaksanakan Pre-Bid Meeting dengan Seksi Pengadaan Jasa dan Seksi Monev dan Hubungan Ekternal untuk memberikan penjelasan tentang lingkup pengadaan, jangka waktu pengadaan dan hal-hal teknis yang harus disusun di dalam dokumen pengadaan dan ketersediaan dana.

8



VI.

NOMOR REVISI KE


INDIKATOR KEBERHASILAN 1.

Adanya keseragaman harga satuan item pekerjaan jasa di semua UKA dan UKP di lingkungan ITB.

2.

Lingkup pekerjaan jasa dapat dipahami dengan baik oleh semua calon penyedia jasa.

3.

Lingkup pekerjaan jasa tidak mengalami banyak perubahan selama proses pelaksanaan kontrak.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 – Alur Proses Perencanaan Pengadaan Jasa

9

Diagram Alir SOP Perencanaan Pengadaan Jasa

No 1

Prosedur UKA/UKP melakukan RI (Rencana Implementasi) dengan melakukan input data di Sispran

UKA/UKP

DitRen

DitLog

DitSP/DitBang

1

Hasil RI disimpan di aplikasi Sistem Perencanaan (SISPRAN) 2 3 4

5

6

2

Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Direktorat Logistik melakukan pemilahan UKA/UKP menyampaikan usulan paket pengadaan jasa yang terdiri dari RAB, RKS/Spesifikasi, KAK dan Gambar Kerja secara paralel melalui pengajuan surat dan online di sisfo Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Direktorat Logistik melakukan koordinasi dengan Direktorat Sarana dan Prasarana dan Direktorat Pengembangan Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Direktorat Logistik melakukan review dokumen teknis dan ketersediaan dana berkoordinasi dengan Seksi Monev Direktorat Logistik

7

Apabila dokumen teknis masih terdapat kekurangan maka dokumen dikembalikan ke UKA/UKP untuk diperbaiki dan dilengkapi

8

Apabila dokumen teknis sudah lengkap maka dilanjutkan ke penetapan HPS dan penerbitan Requisition di oracle

9

Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Direktorat Logistik menyampaikan Dokumen Perencanaan Jasa kepada Seksi Pengadaan Jasa Direktorat Logistik dan melaksanakan Pre-Bid Meeting dengan Seksi Pengadaan Jasa dan Seksi Monev Direktorat

3

4

5

7 7

6

8 7 9

Versi: Revisi-1

10


PERENCANAAN PENGADAAN BARANG No. 002/ I1.B03.3/SOP/2014




JUDUL : : PERENCANAAN PENGADAAN BARANG

NOMOR REVISI KE


1


JUDUL : PERENCANAAN PENGADAAN BARANG

NOMOR REVISI KE BERLAKU TMT HALAMAN

: 002/ I1.B03.3/SOP/2014 :0 : 12 November 2014 : 2 dari 8

DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja Terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.


3

V.

Prosedur

5

VI.


7

VII. Lampiran

7

2



I.



UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Logistik 2. Setiap UKA dan UKP

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengetahui alur proses perencanaan pengadaan barang yang dilaksanakan oleh Direktorat Logistik. Diharapkan unit kerja di ITB dapat merencanakan barang dengan baik sehingga proses pengadaan barang yang dilaksanakan oleh ULP dapat berjalan dengan lancar.

III.

REFERENSI Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Perpres No. 54/2010).

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Perencanaan Pengadaan Barang adalah persiapan pengadaan barang setelah unit kerja melakukan Rencana Implementasi di SISPRAN, yaitu melakukan proses pemilahan jalur kewenangan pengadaan, menyusun paket pengadaan barang, melakukan survei kebutuhan barang dari setiap unit kerja, membuat penetapan HPS, dan membuat BOQ untuk proses pengadaan barang. 2. Unit Kerja di ITB adalah UKA (Unit Kerja Akademik) berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan atau UKP adalah Unit Kerja Pendukung ITB, berupa lembaga, direktorat atau UPT di bawah koordinasi wakil rektor. 3





3. Sub Direktorat Pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang bertugas melaksanakan proses pemilihan penyedia barang dan jasa dan melakukan proses evaluasi pengadaan barang dan jasa. 4. Master Barang adalah daftar barang dan modal yang diinputkan oleh unit kerja secara on-line apabila barang yang diajukan belum terdaftar di SISPRAN sehingga unit kerja dapat melakukan RI. 5. RI adalah Rencana Implementasi, berupa pengajuan belanja barang atau modal yang diinputkan oleh unit kerja setiap triwulan ke dalam SISPRAN secara online. 6. HPS adalah Harga Perkiraan Sendiri, yang diperoleh berdasarkan hasil survei pada

data

harga

pasar

dari

pabrikan

atau

asosiasi

yang

dapat

dipertanggungjawabkan. 7. BOQ adalah Bill of Quantity, berupa daftar barang yang telah disusun berdasarkan pemaketan barang. 2. BATASAN 1. Basis data Direktorat Logistik untuk melakukan input daftar barang baru adalah SISFO 2. Basis data Direktorat Perencanaan untuk melakukan RI adalah SISPRAN 3. Basis data Direktorat Logistik untuk membuat Requisition adalah ORACLE PURCHASING

4



V.



PROSEDUR

PEMAKETAN BARANG

1.

Direktorat Logistik melakukan pemaketan barang disusun berdasarkan kelompok barang.

2.

Direktorat Logistik melakukan survei kebutuhan barang dari setiap unit kerja, dengan cara : 

Mengecek/mematangkan spesifikasi barang (tidak mengacu ke merk tertentu).

3.



Survei ketersediaan barang (ready stock atau sudah discontinue).



Survei harga barang (perhitungan harga lokal atau import).

Apabila hasil survei terdapat barang yang bermasalah, sebagai contoh : spesifikasi tidak jelas, harga survei melebihi anggaran dan barang yang diajukan sudah tidak beredar dipasaran, maka Direktorat Logistik melakukan konfirmasi ke unit kerja terkait untuk melakukan evaluasi perencanaan barang. 3.1. Unit kerja tidak harus merevisi RI di SISPRAN,. Langkah-langkah yang harus dilakukan unit kerja adalah : 

Unit kerja harus melengkapi spesifikasi apabila masih tidak jelas.



Unit kerja harus mengevaluasi anggaran yang tersedia apabila harga dipasaran tidak mencukupi, dengan cara menurunkan spesifikasi yang diajukan atau mengurangi quantity disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.



Unit kerja mengajukan perubahan barang apabila barang tersebut sudah tidak beredar dipasaran. 5





3.2. Unit kerja ingin merevisi RI di SISPRAN, karena barang yang diajukan akan dibatalkan dan melakukan RI ulang untuk menambah anggaran atas barang yang bermasalah tersebut. Langkah-langkah yang harus dilakukan unit kerja adalah : a.

Apabila unit kerja sudah mengajukan FRA atas barang tersebut, maka unit kerja harus membuat surat pembatalan FRA ke Direktorat Keuangan.

b.

Direktorat Keuangan menyetujui permohonan pembatalan FRA.

c.

Unit Kerja membuat surat pembatalan rencana implementasi dan mengajukan permohonan untuk dilakukan RI ulang ke Direktorat Perencanaan.

d.

Direktorat Perencanaan menyetujui permohonan pembatalan rencana implementasi dan menentukan jadwal RI ulang.

e.

Direktorat Logistik menghapus barang-barang yang dibatalkan yang terdapat di SISPRAN dan Oracle Purchasing.

f. 4.

Selanjutnya Unit kerja dapat melakukan RI kembali.

Apabila hasil survei dalam satu paket barang tidak ada masalah, maka Direktorat Logistik dapat membuat BOQ dan penetapan HPS.

5.

Selanjutnya BOQ dan penetapan HPS diserahkan ke ULP untuk dilakukan proses pengadaan barang.

6



VI.




Unit Kerja dapat merencanakan kebutuhan barang dan modal dengan baik.

2.

Unit Kerja dapat menyusun spesifikasi dan harga dengan benar.

3.

Terupdatenya data barang yang ada di master barang on-line.

4.

Dibuat standarisasi barang.

5.

Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan unit kerja, Direktorat Perencanaan, Direktorat Keuangan dan Direktorat Sarana dan Prasarana.

VII. LAMPIRAN Lampiran – Alur Proses Perencanaan Pengadaan Barang (Pemilahan dan Pemaketan Barang)

7

DIAGRAM ALIR SOP PERENCANAAN PENGADAAN BARANG NO

PROSEDUR

UNIT KERJA (UKA & UKP)

DIREKTORAT LOGISTIK SEKSI PERENCANAAN PENGADAAN JASA LOGISTIK

1

UNIT KERJA MELAKUKAN RI (RENCANA IMPLEMENTASI) DI SISPRAN.

2

DIREKTORAT LOGISTIK MELAKUKAN PEMILAHAN JALUR KEWENANGAN PENGADAAN (LOGISTIK/UNIT KERJA)

2

3

DIREKTORAT LOGISTIK PENGADAAN BARANG MEMBUAT PEMAKETAN BARANG

3

SEKSI PEMILIHAN PENYEDIA

1

3 4

5

6

7

8

DIREKTORAT LOGISTIK MEREVIEW SPESIFIKASI BARANG, HARGA BARANG, KETERSEDIAAN BARANG DI PASARAN, DAN JANGKA WAKTU PELAKSANAAN PENGADAAN BERKOORDINASI DENGAN UNIT KERJA TERKAIT JIKA DOKUMEN TEKNIS SUDAH LENGKAP DAN SIAP UNTUK PROSES PENGADAAN MAKA DIBUAT PENETAPAN HPS (VIA ONLINE DAN HARDCOPY)

4

4

5

DIREKTORAT LOGISTIKMENGIRIMKAN PENETAPAN HPS DAN DOKUMEN TEKNIS (BoQ, SPESIFIKASI/RKS, GAMBAR, SSKK) YANG TELAH DITANDATANGANI PPK KE PANITIA PENGADAAN. DIREKTORAT LOGISTIK MENGADAKAN PREBID (PERSIAPAN PENGADAAN)YANG DIHADIRI OLEH SUBDIT PEMILIHAN PENYEDIA BARANG DAN JASA, DAN SEKSI MONEV PANITIA PENGADAAN MELAKUKAN PROSES PENGADAAN, SETELAH DITETAPKAN PEMENANG MAKA SEKSI PERENCANAAN BARANG MEMBUAT REQUISITION DI SISTEM ORACLE

6

7

8

7

8


PENGAJUAN UANG YANG HARUS DIPERTANGGUNGJAWABKAN (UYHD) No. 003/ l1.B03.3/SOP/2014




JUDUL : PENGAJUAN UANG YANG

HARUS DIBAYARKAN (UYHD)

NOMOR REVISI KE


1


JUDUL : PENGAJUAN UANG YANG HARUS DIBAYARKAN (UYHD)

NOMOR : 003/ l1.B03.3/SOP/2014 REVISI KE :0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 7

DAFTAR ISI

I.

UNIT KERJA TERKAIT......................................................................................................................3

II.

TUJUAN ...............................................................................................................................................3

III. REFERENSI..........................................................................................................................................3 IV. PENGERTIAN DAN BATASAN ........................................................................................................3 V.

PROSEDUR ..........................................................................................................................................4

VI. INDIKATOR KEBERHASILAN .........................................................................................................5 VII. LAMPIRAN ..........................................................................................................................................5

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Seluruh Unit Kerja Akademik dan Unit Kerja Pendukung 2. Direktorat Logistik

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pengajuan Uang Yang Harus Dipertanggungjawabkan (UYHD) atas pengadaan barang/jasa yang diadakan oleh unit kerja. Sehingga proses verifikasi dapat dilakukan dengan benar, efektif dan efisien.

III.

REFERENSI 

Peraturan Menteri Keuangan No 190/PMK.05/2012



Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 71 tahun 2010



Peraturan

Menteri

Keuangan

No.

134/PMK.06/2005

tentang

Pedoman

Pembayaran Dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1.

Surat Perjanjian UYHD dimaksud adalah dokumen yang berisi kesepakatan antara Pejabat Pembuat Komitmen ITB dengan Penanggung Jawab Kegiatan Unit Kerja untuk mengadakan perjanjian Pembayaran UYHD dengan disertai copy bukti-bukti pengeluaran dari pelaksanaan kegiatan.

2.

Memo Kerja dimaksud adalah dokumen output setelah dilakukan verifikasi ditujukan kepada Direktur Keuangan ITB, terbatas pada dokumen pembayaran Unit Kerja diluar pengadaan oleh Direktorat Logistik ITB.

B. BATASAN 1. Basis data setiap UKA dan UKP untuk melakukan input data SPP serta Direktorat Logistik untuk melakukan verifikasi data adalah Sistem Informasi Direktorat Logistik (SILOG) 3



V.


PROSEDUR 5.1 PENGAJUAN PERMOHONAN UYHD OLEH UNIT KERJA 1. Unit Kerja di ITB mengajukan permohonan pembayaran atas pengadaan barang/jasa jalur

unit

kerja

dengan

cara

input

data

secara

on-line

melalui

situs

http://sisfo.logistik.itb.ac.id:8001/login.php. 2. Unit Kerja melakukan input data SPP berupa Unit Kerja, Nomor SPP Unit Kerja, Tanggal Dokumen SPP, Judul Pekerjaan, Perihal, Nilai SPP, Sumber Dana, Nama Penerima, Jenis Belanja, Jenis SPP/SPJ, Nama PPK 3. Unit Kerja melakukan input data ceklis yang menunjukkan kelengkapan berkas yang akan dikirimkan ke Direktorat Keuangan dan diverifikasi oleh Direktorat Logistik. 4. Unit

kerja

membuat

Draft

Surat

Perjanjian

Uang

Yang

Harus

Dipertanggungjawabkan sesuai format dalam Sisfo Logistik disertai berkas pendukung lainnya seperti Surat Pengantar, Lembar Verifikasi, Rencana Anggaran Biaya dan Form F.1.1. 5. Seluruh berkas tersebut dikirimkan ke Direktorat Logistik melalui Loket untuk kemudian di verifikasi oleh Seksi Keuangan Direktorat Logistik 5.2 VERIFIKASI PENGAJUAN UYHD OLEH SEKSI KEUANGAN DITLOG 1. Direktorat Logistik melakukan verifikasi mengenai data SPP yang ada di SISFO dan verifikasi kelengkapan berkas pengajuan UYHD Unit Kerja yang dikirimkan ke Direktorat Logistik 2. Berkas yang belum sesuai dan lengkap akan dikembalikan untuk diperbaiki. Yang telah Lengkap dan sesuai akan dibuatkan Memo Kerja Persetujuan UYHD. 3. Berkas yang telah Verified, masuk ke meja pimpinan / Pejabat Pembuat Komitmen, maka status SPP pada Sisfo Logistik

berubah sementara menjadi “sedang

menunggu tandatangan pimpinan”. 4




4. Jika Pejabat Pembuat Komitmen sudah menyetujui dan menandatangani, berkas akan dipilah oleh Seksi Keuangan untuk dikembalikan kepada unit kerja melalui Loket Direktorat Logistik. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Interval waktu / lamanya waktu melakukan verifikasi berkas SPP Unit Kerja dimulai dari melengkapi dokumen sampai dengan menyelesaikan verifikasi ditandatangani Direktur Logistik / Pejabat Pembuat Komitmen. 2. Permohonan Pengajuan UYHD oleh Unit Kerja dibayarkan oleh Direktorat Keuangan.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP

5

Prosedur Pengajuan UYHD NO

1

Unit kerja membuat Draft Surat Perjanjian Uang Yang Harus Dipertanggungajwabkan sesuai format dalam Sisfo Logistik disertai berkas pendukung lainnya seperti Surat Pengantar, Lembar Verifikasi, Rencana Anggaran Biaya dan Form F.1.1.

UNIT KERJA (USER)

LOKET DITLOG (FO)

SEKSI KEUANGAN DITLOG

MULAI 1

Silog SPP

2

URAIAN

Seluruh berkas tersebut dikirimkan ke Direktorat Logistik melalui Loket .

2

(Received)

Tndatanga n tanda terima

3

Inprocess

kemudian berkas di verifikasi oleh Seksi Keuangan Direktorat Logistik Silog SPP

3

Verified 4

Berkas yang belum sesuai dan lengkap akan dikembalikan utk diperbaiki. Yang telah Lengkap dan sesuai akan dibuatkan Memo Kerja Persetujuan UYHD.

4 Pending/Retur/Reject

A

Prosedur Pengajuan UYHD NO

5

URAIAN

UNIT KERJA (USER)

DIV. HUKUM

LOKET DITLOG (FO)

Berkas yang telah Verified, masuk ke meja pimpinan / Pejabat Pembuat Komitmen, maka status SPP pada Sisfo Logistik berubah sementara menjadi “sedang menunggu tandatangan pimpinan”.


A PP Unit

Jika Pejabat Pembuat Komitmen sudah menyetujui dan menandatangani, berkas akan dipilah oleh Seksi Keuangan untuk dikembalikan kepada unit kerja melalui Loket Direktorat Logistik.

Sign

5

PP Unit

PP Unit

PP Unit


PENGAJUAN PERSETUJUAN PEMBAYARAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA JALUR UNIT KERJA No. 004/ l1.B03.3/SOP/2014




JUDUL : PENGAJUAN PERSETUJUAN

PEMBAYARAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA JALUR UNIT KERJA

NOMOR REVISI KE


1


JUDUL : PENGAJUAN PERSETUJUAN PEMBAYARAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA JALUR UNIT KERJA


DAFTAR ISI

I. II. III. IV. V. VI. VII.

Unit Kerja Terkait Tujuan Referensi Pengertian & Batasan Prosedur Indikator Keberhasilan Lampiran

3 3 3 3 4 7 7

2



I.



II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pengajuan persetujuan pembayaran atas pengadaan barang dan jasa yang diadakan oleh Unit Kerja, agar proses verifikasi berkas penunjang untuk persetujuan pengajuan pembayaran berlangsung secara tertib, efektif, tepat dan benar.

III.

REFERENSI 

Peraturan Menteri Keuangan No 190/PMK.05/2012






Peraturan

Menteri

Keuangan

No.

134/PMK.06/2005

tentang

Pedoman

Pembayaran Dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Surat Permohonan Pembayaran Unit Kerja yang selanjutnya disingkat SPP Unit adalah satu berkas kumpulan dokumen yang diterbitkan oleh penanggungjawab kegiatan Unit Kerja yang berisi permohonan persetujuan pembayaran tagihan kepada Pejabat Pembuat Komitmen. 2. Memo Persetujuan Pembayaran yang selanjutnya disebut Memo Kerja adalah dokumen yang diterbitkan oleh Direktur Logistik/ Pejabat Pembuat Komitmen, yang berisi persetujuan atas dokumen pembayaran tagihan Unit Kerja kepada Direktorat Keuangan 3




B. BATASAN 1. Pengajuan Persetujuan Pembayaran yang dimaksud adalah pengajuan pembayaran atas pengadaan barang dan jasa yang diadakan oleh Unit Kerja 2. Memo Kerja dimaksud adalah dokumen output setelah dilakukan verifikasi ditujukan kepada Direktur Keuangan ITB, terbatas pada dokumen pembayaran Unit Kerja diluar pengadaan oleh Direktorat Logistik ITB. 3. Basis data setiap UKA dan UKP untuk melakukan input data SPP serta Direktorat Logistik untuk melakukan verifikasi data adalah Sistem Informasi Direktorat Logistik (SISFO). V.

PROSEDUR 1. Unit Kerja mempersiapkan dan melengkapi seluruh berkas/dokumen penunjang pengajuan pembayaran sebagai dasar pembuat SPP Unit Kerja ke Direktur Logistik ITB / Pejabat Pembuat Komitmen 2. Atas dasar poin 1 tersebut, Unit Kerja melakukan input data ke Sistem Informasi Logistik (Silog) sebagaimana isian SPP Unit Kerja dalam aplikasi Silog tersebut. 3. Unit Kerja mencetak Surat Pernyataan Tanggungjawab Kesesuaian dan Kebenaran Dokumen untuk ditandatangani pimpinan / penanggungjawab kegiatan Unit Kerja. 4. Seluruh berkas dan dokumen yang dipersyaratkan disampaikan ke Direktorat Logistik melalui Front Office/ Loket Direktorat Logistik. 5. Front Office/Loket Direktorat Logistik menerima berkas dan melakukan pengecekan SiLog, bilamana SPP Unit Kerja telah diinputkan ke sistem dan telah sesuai maka Front Officer Direktorat Logistik akan menandatangani tanda terima dan memberi tanda penerimaan (Receive) pada Aplikasi SiLog.

4




6. Berkas/Dokumen SPP Unit Kerja diserahkan ke Seksi Keuangan Direktorat Logistik untuk dilakukan verifikasi kebenaran dan kesesuaian dokumen sebelum dilakukan persetujuan pembayaran. 7. Khusus untuk Pengadaan Jasa Kontruksi, sebelum ke Seksi Keuangan, berkas SPP Unit Kerja terlebih dahulu dilakukan pemeriksaan dan pengecekan mengenai pekerjaan tersebut oleh Seksi Pengawasan Jasa Direktorat Logistik, atau dimungkinkan jika diperlukan akan di verifikasi oleh Seksi Perencanaan Jasa Direktorat Logistik. 8. Di Seksi Keuangan, seluruh berkas diverifikasi, kesesuaian dan kelengkapannya. Bilamana masih belum lengkap dan tidak sesuai maka Unit Kerja diberi waktu untuk melengkapi/memperbaiki dokumen tanpa dikembalikan berkasnya. Apabila berkas yang sudah diverifikasi tidak bisa diperbaiki maka akan ditolak dan berkasnya dikembalikan. 9. Berikut ini penjelasan dari makna status SPP Unit Kerja yang tercantum di SiLog, Yaitu : a) NEW

: SPP Unit Kerja yang sudah diinputkan ke sistem tetapi berkas fisik belum disampaikan ke Direktorat Logistik.

b) RECEIVED

: SPP Unit Kerja berkasnya secara fisik sudah diterima di Loket Direktorat Logistik tetapi belum diserahkan ke Seksi Keuangan Direktorat Logistik

c) REVIEW

: SPP Unit Kerja khusus pengadaan jasa kontruksi sedang dilakukan verifikasi oleh Seksi Pengawasan Jasa

d) HUBUNGI PENGAWAS : Unit Kerja diwajibkan segera menghubungi Seksi Pengawasan Jasa untuk melakukan koordinasi terkait hasil verifikasi SPP untuk pekerjaan jasa kontruksi. e) INPROCESS

: Proses verifikasi SPP Unit Kerja sedang dilakukan. 5



f) VERIFIED


: SPP Unit Kerja telah diverifikasi dan telah sesuai kebenaran dokumennya, selanjutnya Memo Persetujuan/ SPBy/ SPP LS DIPA diterbitkan.

g) PENDING

: SPP Unit Kerja ditunda prosesnya disebabkan terdapat berkas yang

belum

lengkap

atau

harus

diperbaiki,

namun

dokumennya tidak dikembalikan ke Unit Kerja h) RETUR

: SPP Unit Kerja dikembalikan disebabkan masih ada yang salah dan perlu dilakukan banyak perbaikan, sehingga proses verifikasi SPP Unit Kerja diulang kembali.

i) REJECT

: SPP Unit Kerja tidak memenuhi prosedur/aturan mendasar dan tidak dapat diproses untuk itu data di sistem dibatalkan.

j) SPP CREATED : SPP Unit Kerja yang telah sesuai dan benar telah dibuatkan atau diterbitkan Memo Persetujuan/ SPBy/ SPP LS DIPA k) SPP CREATED (menunggu tanda tangan pimpinan): Memo Persetujuan/ SPBy/ SPP LS DIPA yang telah dibuat oleh verifikator sedang di approve oleh Kasubdit dan akan ditandatangani oleh Direktur Logistik ITB atau Pejabat Pembuat Komitmen. l) SPP CREATED (berkas sudah dapat diambil di loket) : SPP Unit Kerja sudah dapat diambil kembali di Loket Direktorat Logistik. 10. Berkas yang telah diverifikasi dan Memo persetujuan pembayaran telah ditandatangani oleh Direktur Logistik atau Pejabat Pembuat Komitmen diserahkan kembali ke Unit Kerja untuk diteruskan ke Direktorat Keuangan.

6



VI.


INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Interval waktu / lamanya waktu melakukan verifikasi berkas SPP Unit Kerja dimulai dari melengkapi dokumen sampai dengan menyelesaikan verifikasi ditandatangani Direktur Logistik / Pejabat Pembuat Komitmen


7

PROSEDUR PENGAJUAN PEMBAYARAN ATAS PENGADAAN BARANG/JASA JALUR UNIT KERJA NO

1

URAIAN

Berkas Persetujuan Pembayaran Unit kerja yang telah lengkap diinput kedalam Sistem Informasi Direktorat Logistik. Status SPP di Sisfo menjadi “NEW”

UNIT KERJA (USER)

LOKET DITLOG (FO)


SEKSI PENGAWASAN JASA DITLOG (KHUSUS KONSTRUKSI)

MULAI 1

1 2

Berkas fisik dikirimkan ke Direktorat Logitistik dan diterima oleh Loket/Front Office, status SPP di sisfo logistik menjadi “Received”

2 Silog SPP 2

3

Berkas Fisik dari Loket disampaikan ke Seksi Keuangan utk diproses, sehingga status SPP Sisfo Logistik menjadi “Inprocess”,

PP Unit (Received)

Silog SPP

khusus untuk jasa kontruksi, berkas di review terlebih dahulu oleh Seksi Pengawasan Jasa Ditlog, barulah kemudian ke Seksi Keuangan. Silog SPP

Di Seksi Keuangan,seluruh berkas diverifikasi, dicek, kesesuaian dan kelengkapannya. Bilamana msh belum lengkap dan sesuai, unit kerja diberi kesempatan untuk memperbaiki tanpa dikembalikan, atau dikembalikan dengan berkasnya. Berkas yang benar benar tidak bisa diperbaiki akan ditolak.

PP Unit

PP Unit

3

3

Sesuai Reject/pending/retur

PP Unit

A


URAIAN

UNIT KERJA (USER)

LOKET DITLOG (FO)

4



A

Berkas yang sudah sesuai dan lengkap, status nya menjadi “Verified”, dan segera dibuatkan memo kerja (Utk dana Bukan PNBP) atau diinput SPP-LS ke dalam Aplikasi SPM DIPA (Utk dana DIPA). Aplikasi SPP / SPM KPPN

4

PP Unit 5

Berkas yang telah Verified, masuk ke meja pimpinan / Pejabat Pembuat Komitmen, maka status SPP pada Sisfo Logistik berubah sementara menjadi “sedang menunggu tandatangan pimpinan”. 5

PP Unit

6


PP Unit

6


PENGAJUAN PENGGANTIAN UANG DANA KAS OPERASIONAL (DKO) No. 005/ l1.B03.3/SOP/2014




JUDUL : PENGAJUAN PENGGANTIAN

UANG DANA KAS OPERASIONAL (DKO)

NOMOR REVISI KE


1


JUDUL : PENGAJUAN PENGGANTIAN UANG DANA KAS OPERASIONAL (DKO)


DAFTAR ISI

I.

UNIT KERJA TERKAIT......................................................................................................................3

II.

TUJUAN ...............................................................................................................................................3

III. REFERENSI..........................................................................................................................................3 IV. PENGERTIAN DAN BATASAN ........................................................................................................3 V.

PROSEDUR ..........................................................................................................................................4

VI. INDIKATOR KEBERHASILAN .........................................................................................................5 VII. LAMPIRAN ..........................................................................................................................................5

2



I.



II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengetahui alur verifikasi Pengajuan Penggantian Uang Dana Kas Operasional (DKO) ke Direktorat Keuangan atas pengadaan barang/jasa jalur unit kerja. Diharapkan Pengajuan Penggantian Uang DKO dapat terverifikasi dengan baik sehingga proses pembayaran oleh Direktorat Keuangan dapat dilakukan dengan benar, efektif dan efisien.

III.

IV.

REFERENSI  Peraturan Menteri Keuangan No 190/PMK.05/2012 




Peraturan Menteri Keuangan No. 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran Dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Surat Permohonan Pembayaran Unit Kerja yang selanjutnya disingkat SPP Unit adalah satu berkas kumpulan dokumen yang diterbitkan oleh penanggungjawab kegiatan Unit Kerja yang berisi permohonan persetujuan pembayaran tagihan kepada Pejabat Pembuat Komitmen. 2.

Memo Persetujuan Pembayaran yang selanjutnya disebut Memo Kerja adalah dokumen yang diterbitkan oleh Direktur Logistik/ Pejabat Pembuat Komitmen, yang berisi persetujuan atas dokumen pembayaran tagihan Unit Kerja kepada Direktorat Keuangan.

3




B. BATASAN 1. Basis data setiap UKA dan UKP untuk melakukan input data SPP serta Direktorat Logistik untuk melakukan verifikasi data adalah Sistem Informasi Direktorat Logistik (SISFO) V.

PROSEDUR 5.1 PENGAJUAN PERMOHONAN PENGAJUAN DKO OLEH UNIT KERJA 1. Unit Kerja di ITB mengajukan permohonan penggantian Dana Kas Operasional dengan

cara

input

data

secara

on-line

melalui

situs

http://sisfo.logistik.itb.ac.id:8001/login.php. serta melengkapi berkas pendukung lainnya seperti Surat Pengantar, Lembar Verifikasi dan Form F.1.1. 2. Unit Kerja melakukan input data SPP berupa Unit Kerja, Nomor SPP Unit Kerja, Tanggal Dokumen SPP, Judul Pekerjaan, Perihal, Nilai SPP, Sumber Dana, Nama Penerima, Jenis Belanja, Jenis SPP/SPJ, Nama PPK 3. Unit Kerja melakukan input data ceklis yang menunjukkan kelengkapan berkas yang akan dikirimkan ke Direktorat Keuangan dan diverifikasi oleh Direktorat Logistik. 4. Seluruh berkas tersebut dikirimkan ke Direktorat Logistik melalui Loket untuk kemudian di verifikasi oleh Seksi Keuangan Direktorat Logistik 5.2 VERIFIKASI PENGAJUAN PENGGANTIAN UANG DKO OLEH SEKSI KEUANGAN DITLOG 1. Direktorat Logistik melakukan verifikasi mengenai data SPP yang ada di SISFO dan verifikasi kelengkapan berkas pengajuan penggantian Uang DKO Unit Kerja yang dikirimkan ke Direktorat Logistik

4




2. Berkas yang belum sesuai dan lengkap akan dikembalikan untuk diperbaiki. Yang telah Lengkap dan sesuai akan dibuatkan Memo Kerja Persetujuan Penggantian Uang DKO. 3. Berkas yang telah Verified, masuk ke meja pimpinan / Pejabat Pembuat Komitmen, maka status SPP pada Sisfo Logistik

berubah sementara menjadi “sedang

menunggu tandatangan pimpinan”. 4. Jika Pejabat Pembuat Komitmen sudah menyetujui dan menandatangani, berkas akan dipilah oleh Seksi Keuangan untuk dikembalikan kepada unit kerja melalui Loket Direktorat Logistik. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Interval waktu / lamanya waktu melakukan verifikasi berkas SPP Unit Kerja dimulai dari melengkapi dokumen sampai dengan menyelesaikan verifikasi ditandatangani Direktur Logistik / Pejabat Pembuat Komitmen. 2. Permohonan Pengajuan Penggantian Uang DKO oleh Unit Kerja dibayarkan oleh Direktorat Keuangan


5


1

URAIAN

Berkas Persetujuan Pembayaran Unit kerja yang telah lengkap diinput kedalam Sistem Informasi Direktorat Logistik. Status SPP di Sisfo menjadi “NEW”

UNIT KERJA (USER)

LOKET DITLOG (FO)



MULAI 1

1 2

Berkas fisik dikirimkan ke Direktorat Logitistik dan diterima oleh Loket/Front Office, status SPP di sisfo logistik menjadi “Received”

2 Silog SPP 2

3

Berkas Fisik dari Loket disampaikan ke Seksi Keuangan utk diproses, sehingga status SPP Sisfo Logistik menjadi “Inprocess”,

PP Unit (Received)

Silog SPP

khusus untuk jasa kontruksi, berkas di review terlebih dahulu oleh Seksi Pengawasan Jasa Ditlog, barulah kemudian ke Seksi Keuangan. Silog SPP

Di Seksi Keuangan,seluruh berkas diverifikasi, dicek, kesesuaian dan kelengkapannya. Bilamana msh belum lengkap dan sesuai, unit kerja diberi kesempatan untuk memperbaiki tanpa dikembalikan, atau dikembalikan dengan berkasnya. Berkas yang benar benar tidak bisa diperbaiki akan ditolak.

PP Unit

PP Unit

3

3

Sesuai Reject/pending/retur

PP Unit

A


URAIAN

UNIT KERJA (USER)

LOKET DITLOG (FO)

4



A

Berkas yang sudah sesuai dan lengkap, status nya menjadi “Verified”, dan segera dibuatkan memo kerja (Utk dana Bukan PNBP) atau diinput SPP-LS ke dalam Aplikasi SPM DIPA (Utk dana DIPA). Aplikasi SPP / SPM KPPN

4

PP Unit 5

Berkas yang telah Verified, masuk ke meja pimpinan / Pejabat Pembuat Komitmen, maka status SPP pada Sisfo Logistik berubah sementara menjadi “sedang menunggu tandatangan pimpinan”. 5

PP Unit

6


PP Unit

6


PENGADAAN BARANG DAN JASA DIREKTORAT LOGISTIK DI BANTU OLEH PANITIA PEMILIHAN DARI UNIT KERJA DI ITB No.006/I1.B03.3/SOP/2014




JUDUL : PENGADAAN BARANG DAN JASA

DIREKTORAT LOGISTIK DI BANTU OLEH PANITIA PEMILIHAN DARI UNIT KERJA DI ITB

NOMOR REVISI KE


1


JUDUL : PENGADAAN BARANG DAN JASA DIREKTORAT LOGISTIK DI BANTU OLEH PANITIA PEMILIHAN DARI UNIT KERJA DI ITB

NOMOR : No.006/I1.B03.3/SOP/2014 REVISI KE :0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 7

DAFTAR ISI

I.

UNIT KERJA TERKAIT ............................................................................................................................ 3

II.

TUJUAN ................................................................................................................................................. 3

III.

PROSEDUR............................................................................................................................................ 3

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Pejabat Pemilihan Penyedia Barang/Jasa 2. Penyedia Barang/Jasa (Supplier) 3. Unit Kerja (User)

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengetahui mekanisme proses pengadaan barang dan jasa YANG DILAKSANAKAN oleh Panitia Pemilihan Direktorat Logistik dibantu oleh Panitia Pemilihan dari Unit Kerja lain di lingkungan ITB melalui mekanisme pengadaan langsung maupun melalui lelang umum/lelang sederhana, agar dalam pelaksanaannya penyedia barang/jasa dapat dilaksanakan lebih secara efektif dan efisien.

III.

PROSEDUR

1. Unit Pelayanan Pengadaan (ULP) menerima Dokumen Perencanaan yang terdiri dari HPS, BOQ/RAB, Gambar dan SSKK dari Seksi Perencanaan; 2. Panitia Pemilihan Ditlog bersama-sama dengan seksi penerimaan melakukan prebid meeting perihal kejelasan spesifikasi paket yang akan dilelangkan; 3. Jika hasil prebid meeting ada yang harus diperbaiki maka dokumen pengadaan di kembalikan ke seksi perencanaan untuk diperbaiki, dan bila hasil prebid sudah oke maka Panitia Pemilihan Ditlog menerima dokumen pengadaan tersebut; 4. Panitia Pemilihan Unit Kerja dibantu Panitia Pemilihan Ditlog membuat dokumen pengadaan langsung; 5. Panitia Pemilihan Unit Kerja membuat Jadwal Pengadaan, dari mulai undangan kepada penyedia sampai pengumuman pemenangn penyedia barang/jasa; 6. Panitia Pemilihan Unit Kerja membuat Surat Undangan kepada penyedia barang/jasa untuk memasukan penawaran pada paket pengadaan langsung; 7. Penyedia barang/jasa memasukan penawaran paket pengadaan langsung ke Panitia Pemilihan di Unit kerja; 8. Panitia Pemilihan Unit kerja melakukan evaluasi penawaran dari penyedia barang/jasa;

3




9. Panitia Pemilihan Unit kerja menyampaikan hasil penawaran ke Panitia Pemilihan Ditlog untuk di lakukan review dan persetujuan; 10. Panitia Pemilihan Ditlog mereview hasil evaluasi pengadaan langsung, apabila ada kekurangan maka dikembalikan ke Panitia Pemilihan Unit dan bila telah benar maka Panitia Pemilihan Ditlog melakukan persetujuan untuk proses selanjutnya; 11. Setelah ada persetujuan Panitia Pemilihan Unit kerja membuat surat penetapan dan pengumuman calon penyedia barang/jasa pengadaan langsung; 12. Panitia Pemilihan Unit kerja menyampaikan penetapan dan pengumuman calon penyedia barang/jasa pengadaan langsung;

4




Berita Acara Rapat Koordinasi Post – Bid Meeeting Pada hari ini, ……tanggal………… di Ruang Rapat Direktorat Logistik, telah dilakukan rapat koordinasi yang

membahas

tentang

:…………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………….......................

yang

didanai dari sumber dana ......... Tahun Anggaran .......... dan yang dihadiri dan disetujui oleh: 1. Sdr./i. _____________________________, Bagian _______________________________; 2. Sdr./i. _____________________________, Bagian _______________________________; 3. Sdr./i. _____________________________, Bagian _______________________________; 4. Sdr./i. _____________________________, Bagian ______________________________; 5. Sdr./i. _____________________________, Bagian ______________________________; 6. Sdr./i. _____________________________, Bagian ______________________________; Rapat tersebut menghasilakan kesepakatan-kesepakatan antara lain sebagai berikut: No.

Nama Dokumen

Keterangan Ada

1

PO

2

Nilai Kontrak

3

Perubahan/Addendum

4

MAK (kode Barang)

5

Requetition

6

User / Unit Kerja

7

No. contact Unit Kerja

Tidak -

√

√

5




Keterangan :

Demikian Berita Acara ini kami buat dengan sebenar-benarnya pada waktu dan tempat sebagaimana disebutkan pada bagian awal Berita Acara Rapat ini. Peserta Rapat, Peserta 1,

Peserta 2,

Nama : ...............................

Nama : ..............................

Bagian : ...............................

Bagian : ...............................

Peserta 3,

Peserta 4,

Nama : ...............................

Nama : ...............................

Bagian : ...............................

Bagian : ...............................

Peserta 5,

Peserta 6,

Nama : ...............................

Nama : ...............................

Bagian : ...............................

Bagian : ...............................

6

DIAGRAM ALIR PROSES RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIJZING) PENGADAAN BARANG DAN JASA ITB NO.

PROSEDUR

1. Unit Pelayanan Pengadaan (ULP) menerima Dokumen Perencanaan yang terdiri dari HPS, BOQ/RAB, Gambar dan SSKK dari Seksi Perencanaan 2.

SEKSI PERENCANAAN DITLOG

POKJA DI UNIT KERJA

2

3 No

Yes

4. Pokja Unit Kerja dibantu Pokja ULP membuat dokumen pengadaan langsung

4

4

5. Pokja Unit Kerja membuat Jadwal Pengadaan, dari mulai undangan kepada penyedia sampai pengumuman pemenangn penyedia barang/ jasa.

5

6. Pokja Unit Kerja membuat Surat Undangan kepada penyedia barang/ jasa untuk memasukan penawaran pada paket pengadaan langsung

6

7. Penyedia barang/jasa memasukan penawaran paket pengadaan langsung ke Pokja di Unit kerja 8

9. Pokja Unit kerja menyampaikan hasil penawaran ke Pokja ULP untuk di lakukan review dan persetujuan

9

10. Pokja Unit ULP mereview hasil evaluasi pengadaan lasngusng, apabila ada kekurangan maka dikembalikan ke Pokja Unit dan bila telah benar maka Pokja ULP melakukan persetujuan untuk proses selanjutnya

10

12. Pokja Unit kerja menyampaikan penetapan dan pengumuman calon penyedia barang/jasa pengadaan langsung.

6

7

8. Pokja Unit kerja melakukan evaluasi penawaran dari penyedia barang/ jasa

11. Setelah ada persetujuan Pokja Unit kerja membuat surat penetapan dan pengumuman calon penyedia barang/jasa pengadaan langsung.

VENDOR/ SUPPLIER

1

Pokja ULP bersama-sama dengan seksi penerimaan melakukan prebid meeting perihal kejelasan spesifikasi paket yang akan dilelangkan

3. Jika hasil prebid meeting ada yang harus diperbaiki maka dokumen pengadaan di kembalikan ke seksi perencanaan untuk diperbaiki, dan bila hasil prebid sudah oke maka maka ULP menerima dokumen pengadaan tersebut.

POKJA ULP DITLOG

No

Yes 10

11

7


PEMILAHAN JALUR KEWENANGAN PENGADAAN BARANG/JASA No. 007/ l1.B03.3/SOP/2014




JUDUL : PEMILAHAN JALUR KEWENANGAN PENGADAAN BARANG

NOMOR REVISI KE


1




: 007/ l1.B03.3/SOP/2014 :0 : 12 November 2014 : 2 dari 6

DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja Terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.


3

V.

Prosedur

4

VI.


5

VII. Lampiran

5

2



I.



UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Logistik 2. Direktorat Perencanaan 3. Setiap UKA dan UKP

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengetahui alur proses pemilahan jalur kewenangan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan kewenangan yang ditentukan oleh Direktorat Logistik..

III.


IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Unit Kerja di ITB adalah UKA (Unit Kerja Akademik) berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan atau UKP adalah Unit Kerja Pendukung ITB, berupa Lembaga, Direktorat atau UPT di bawah koordinasi Wakil Rektor. 2. RI adalah Rencana Implementasi, berupa pengajuan belanja barang dan jasa yang diinputkan oleh unit kerja setiap triwulan ke dalam SISPRAN secara online. 3. FRA adalah Form Realisasi Anggaran, adalah bukti anggaran telah dialokasikan di Sispran sebagai salah satu syarat untuk proses pembayaran yang diajukan oleh unit kerja ke Direktorat Keuangan. 3





4. Requisition adalah permintaan barang dan jasa yang diajukan oleh unit kerja berdasarkan rencana implementasi dari SISPRAN on-line. Requisition ini tersimpan di Sistem Oracle Purchasing. 2. BATASAN 1. Basis data Direktorat Perencanaan untuk melakukan RI adalah SISPRAN 2. Basis data Direktorat Logistik untuk membuat Requisition adalah ORACLE PURCHASING V.

PROSEDUR PEMILAHAN JALUR KEWENANGAN PENGADAAN BARANG/JASA 1.

Unit Kerja melakukan Rencana Implementasi (RI) barang dan jasa di SISPRAN on-line setiap awal triwulan.

2.

Setelah RI ditutup, Direktorat Logistik melakukan proses transfer data dari SISPRAN ke tabel buffer. Data RI yang sudah ditransfer statusnya disable, yaitu tidak dapat melakukan update data (sudah terkunci).

3.

Direktorat Logistik melakukan pemilahan jalur pengadaan terbentuk secara otomatis (untuk 1 triwulan).

4.

Direktorat Logistik melakukan verifikasi pemilahan barang dan jasa (pengalihan jalur pengadaan).

5.

Direktorat Logistik menyetujui hasil pemilahan barang dan jasa (Approve secara on-line). Setelah di approve, Unit Kerja dapat mengajukan FRA jalur unit secara on-line.

6.

Selanjutnya Direktorat Logistik akan membuat requisition jalur Unit Kerja. 4



VI.



INDIKATOR KEBERHASILAN Unit Kerja dapat membuat FRA hasil RI

VII. LAMPIRAN Lampiran – Alur Proses Pemilahan Jalur Kewenangan Pengadaan

5

SOP PEMILAHAN JALUR KEWENANGAN PENGADAAN BARANG

No

1

2

3

4

5

Prosedur

Direktorat Logistik melakukan proses transfer data dari sispran ke tabel buffer

Direktorat Perencanaan

2

3

Unit kerja melakukan FRA untuk pengadaan jalur unit Membuat Requisition Barang Jalur kewenangan Unit Kerja

UNIT KERJA

1

1

Direktorat Logistik melakukan pemilahan Jalur Pengadaan Menampilkan hasil pemilahan jalur kewenangan pengadaan

Direktorat Logistik Seksi Perencanaan Barang

4

5


PENGAJUAN DAFTAR BARANG BARU DI SISPRAN (INPUT MASTER BARANG DAN KERTAS KERJA) No. 008/ l1.B03.3/SOP/2014




JUDUL : PENGAJUAN DAFTAR BARANG BARU DI SISPRAN (INPUT MASTER BARANG DAN KERTAS KERJA)

NOMOR REVISI KE


1





DAFTAR ISI

I.

Unit Kerja Terkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.


3

V.

Prosedur

4

VI.


6

VII. Lampiran

6

2



I.



UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Logistik 2. Direktorat Sarana dan Prasarana 3. Direktorat Perencanaan 4. Setiap UKA dan UKP

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengetahui alur proses pembuatan master barang dan kertas kerja untuk memenuhi kebutuhan barang yang akan diinputkan melalui Rencana Implementasi di Sistem Perencanaan (Sispran). Diharapkan unit kerja di lingkungan ITB dapat merencanakan barang dengan baik sehingga proses pengadaan barang yang dilaksanakan oleh Sub Direktorat Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dapat berjalan dengan lancar.

III.


IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Unit Kerja di ITB adalah UKA (Unit Kerja Akademik) berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan atau UKP adalah Unit Kerja Pendukung ITB, berupa lembaga, direktorat atau UPT di bawah koordinasi wakil rektor.

3





2. Master Barang adalah daftar barang dan modal yang diinputkan oleh unit kerja secara on-line apabila barang yang diajukan belum terdaftar di SISPRAN sehingga unit kerja dapat melakukan RI. 3. Kertas Kerja adalah daftar barang modal yang diinputkan oleh unit kerja secana on-line apabila barang yang diajukan belum terdaftar di SISPRAN sehingga unit kerja dapat melakukan RI. Data barang harus dilengkapi dengan referensi review harga, ketersediaan barang di pasaran, keagenan, sekurang-kurangnya 2 data pendukung. 4. RI adalah Rencana Implementasi, berupa pengajuan belanja barang atau modal yang diinputkan oleh unit kerja setiap triwulan ke dalam SISPRAN secara online. B. BATASAN 1. Basis data Direktorat Logistik untuk melakukan input daftar barang baru adalah SISFO 2. Basis data Direktorat Perencanaan untuk melakukan RI adalah SISPRAN 3. Basis data Direktorat Logistik untuk membuat Requisition adalah ORACLE PURCHASING V.

PROSEDUR 5.1

PENGAJUAN DAFTAR BARANG BARU (MASTER BARANG ON-LINE)

1.

Unit kerja di ITB mengajukan permintaan barang yang belum terdaftar di SISPRAN,

dengan

cara

input

data

secara

on-line

melalui

situs

:

http://sisfo.logistik.itb.ac.id:8001/ 2.

Direktorat Logistik melakukan verifikasi daftar barang yang diajukan oleh unit kerja, yaitu dengan cara : 4





2.1. Melakukan reject apabila barang yang diajukan sudah terdaftar di SISPRAN (terjadi double entry). 2.2. Melakukan reject apabila barang yang diajukan penulisan spesifikasinya masih tidak jelas. 2.3. Melakukan reject apabila barang yang diajukan harganya tidak sesuai dengan harga pasar saat ini. 3.

Apabila barang yang diajukan sudah sesuai, selanjutnya melakukan identifikasi barang tersebut masuk ke kelompok barang yang sesuai dengan struktur kode master barang.

4.

Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan verifikasi “asset checking” yaitu melakukan identifikasi barang yang diajukan apakah barang tersebut termasuk golongan asset atau non asset.

5.

Direktorat Logistik menyetujui barang yang diajukan dengan melakukan approve kode barang, selanjutnya unit kerja menunggu beberapa saat sampai data barang tersebut terdaftar di SISPRAN, setelah itu unit kerja dapat melakukan RI.

5.2

PENGAJUAN DAFTAR BARANG MODAL BARU DENGAN KERTAS KERJA

1.

Unit kerja di ITB mengajukan permintaan barang yang belum terdaftar di SISPRAN,

dengan

cara

input

data

secara

on-line

melalui

situs

:

http://sisfo.logistik.itb.ac.id:8001/ 2.

Direktorat Logistik melakukan review data input kertas kerja dari setiap unit kerja, dengan cara : 

Mengecek spesifikasi barang.



Survei ketersediaan barang (ready stock atau sudah discontinue). 5



 3.



Survei harga barang (perhitungan harga lokal atau import).

Apabila hasil survei terdapat barang yang bermasalah, sebagai contoh : spesifikasi tidak jelas, harga survei melebihi anggaran dan barang yang diajukan sudah tidak beredar dipasaran, maka tim Perencanaan Barang melakukan konfirmasi ke unit kerja terkait untuk melakukan evaluasi perencanaan barang. Jika konfirmasi tidak didapatkan pada saat itu juga, maka tim Perencanaan Barang akan me-reject data inputan barang.

4.

Apabila master barang dan kertas kerja yang diusulkan sudah benar dan sesuai prosedur, maka tim perencanaan barang akan melakukan

approval dan

menerbitkan kode barang. 5.

Direktorat Perencanaan melakukan penarikan kode barang ke aplikasi SISPRAN.

6.

Unit kerja dapat mengakses kode barang dan melakukan Rencana Implementasi di SISPRAN.

VI.


Unit Kerja dapat menyusun spesifikasi dan harga dengan benar.

2.

Terupdatenya data barang yang ada di master barang on-line.

3.

Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan unit kerja, Direktorat Perencanaan, Direktorat Keuangan dan Direktorat Sarana dan Prasarana.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 – Alur Proses Input Master Barang Lampiran 2 – Alur Proses Input Master Barang Kertas Kerja 6

PROSES INPUT MASTER BARANG No

1

2

3

4a

4b

5

6

Prosedur

Unit Kerja

Unit kerja melakukan input daftar barang baru yang belum ada pada aplikasi SISPRAN (Master Barang)

1


Direktorat Sarana Prasarana

1

Direktorat Sarana dan Prasana melakukan verifikasi spesifikasi yang telah diupload (Aset/Non-Aset) Direktorat Logistik mengecek apakah yang diupload sudah ada di sispran atau belum (double entry) Direktorat Logistik melakukan verifikasi kelengkapan spesifikasi dan harga, selanjutnya memproses pembuatan kode barang (approval) Jika data sudah ada di sispran maka akan ditolak / reject

2

3 Ya

Tidak 4a

4b

Direktorat Perencanaan melakukan penarikan kode barang ke aplikasi SISPRAN Unit kerja dapat mengakses kode barang baru dan melakukan Rencana Implementasi di SISPRAN


5

6

6

PROSES INPUT KERTAS KERJA No

1

Prosedur

Unit kerja input Kertas Kerja dan Data Survei (minimal 2 sumber survei) ke aplikasi SISFO

2

Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan verifikasi spesifikasi yang diupload (Aset/Non-Aset)

3

Direktorat Logistik melakukan verifikasi spesifikasi dan sumber survei penetapan harga yang diupload


Unit Kerja

1

Direktorat Sarana Prasarana


1

2 3 3

4a

4b

Tidak

Kertas Kerja diterima dan dibuat kode barang Kertas Kerja ditolak dan dikembalikan ke unit untuk dilengkapi

5

Direktorat Perencanaan melakukan penarikan kode barang ke aplikasi Sispran

6

Unit kerja dapat mengakses kode barang baru dan melakukan Rencana Implementasi di SISPRAN

Ya

4a

4b

5

6

6


PROSES RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIJZING) PENGADAAN BARANG DAN JASA ITB No.009/I1.B03.3/SOP/2014




JUDUL : PROSES RAPAT PENJELASAN

PEKERJAAN (AANWIJZING) PENGADAAN BARANG DAN JASA ITB

NOMOR REVISI KE


1

Standard Operating Procedure (SOP) JUDUL : PROSES RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIJZING) PENGADAAN BARANG DAN JASA ITB

NOMOR : 009/I1.B03.3/SOP/2014 REVISI KE :0 BERLAKU TMT : 2014 HALAMAN : 2 dari 5

DAFTAR ISI

I.

UNIT KERJA TERKAIT .............................................................................................................................3

II.

TUJUAN ..................................................................................................................................................3

III.

PROSEDUR .............................................................................................................................................3

IV. LAMPIRAN ..............................................................................................................................................5

2


I.

NOMOR : No.009/I1.B03.3/SOP/2014 REVISI KE :0 BERLAKU TMT : 2014 HALAMAN : 3 dari 5

UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Logistik 2. Penyedia Barang/Jasa (Supplier) 3. Unit Kerja (User)

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengetahui mekanisme proses Penjelasan spesifikasi barang dan jasa sebelum penyedia barang dan jasa memberikan harga penawaran barang dan jasa atas paket pengadaan baik lelang umum maupun lelang sederhana, agar dalam pelaksanaannya penyedia barang/jasa mendapatkan penjelasan terkait paket pengadaan yang akan dilelangkan baik perihal mekanisme, persyaratan teknis, maupun persyaratan lain menyangkut lelang pengadaan barang/jasa yang sedang dilaksanakan, agar kegiatan tersebut bisa berjalan dengan efisien dan efektif sesuai prosedur yang berlaku.

III.

PROSEDUR

1. Pokja Direktorat Logistik membuat pengadaan barang dan jasa;

surat

undangan

Aanwijzing

paket

2. Pokja menyampaikan surat undangan Aanwijzing ke Sekretariat Direktorat Logistik untuk digandakan dan di distribusikan; 3. Sekretariat Direktorat Logistik mendistribusikan undangan Aanwijzing kepada Unit Kerja terkait; 4. Pelaksanaan Rapat Penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) yang yang dilakukan secara online pada LPSE. Unit kerja (User) bersama-sama Pokja memberikan jawaban/klarifikasi terkait pertanyaan-pertanyaan yang disampaikan penyedia barang/jasa yang menanyakan kejelasan persyaratan administrasi dan spesifikasi teknis pada rapat Aanwijzing tersebut secara online. 5. Pokja Direktorat Logistik membuat Berita Acara Aanwijzing sesuai dengan hasil rapat penjelasan dan ditandatangani oleh Pokja Direktorat Logistik;

3


NOMOR : No.009/I1.B03.3/SOP/2014 REVISI KE :0 BERLAKU TMT : 2014 HALAMAN : 4 dari 5

6. Pokja Direktorat Logistik meng-upload BA Aanwijzing pada aplikasi LPSE; 7. BA Aanwizing di simpan (diarsipkan) sebagai bahan pendukung/kelengkapan dokumen pengadaan.

IV.

LAMPIRAN

4

DIAGRAM ALIR PROSES RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIJZING) PENGADAAN BARANG DAN JASA ITB

NO.

PROSEDUR

DIREKTORAT LOGISTIK

1.

Pokja Direktorat Logistik membuat surat undangan Aanwijzing paket pengadaan barang dan jasa.

1

Pokja menyampaikan surat undangan Aanwijzing ke Sekretariat Direktorat Logistik untuk di distribusikan kepada Unit Kerja terkait.

2

2.

3.

4.

Sekretariat Direktorat Logistik mendistribusikan undangan Aanwijzing kepada Unit Kerja terkait.

3

Pelaksanaan Rapat Penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) yang dilakukan secara online pada LPSE. Unit kerja (User) bersama-sama Pokja memberikan jawaban/klarifikasi terkait pertanyaan-pertanyaan yang disampaikan penyedia barang/jasa yang menanyakan kejelasan persyaratan administrasi dan spesifikasi teknis pada rapat Aanwijzing tersebut secara online.

UNIT KERJA (UKA/ UKP)

VENDOR/SUPPLIER

3

4

5.

Pokja Direktorat Logistik membuat Berita Acara Aanwijzing sesuai dengan hasil rapat penjelasan dan ditandatangani oleh Pokja Direktorat Logistik

5

6.

Pokja Direktorat Logistik meng-upload BA Aanwijzing pada aplikasi LPSE

6

7.

BA Aanwizing di simpan (diarsipkan) sebagai bahan pendukung/kelengkapan dokumen pengadaan.

7

5


BANTUAN/PENANGANAN SISTEM ORACLE EBS No 010/I1.B03.3/SOP/2014




JUDUL : Bantuan/Penanganan Sistem Oracle EBS

NOMOR REVISI KE


1



NOMOR :010/I1.B03.3/SOP/2014 REVISI KE :0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 7

DAFTAR ISI I.

Unit kerja terkait ............................................................................................... 3

II.

Tujuan .............................................................................................................. 3

III.

Referensi.......................................................................................................... 3

IV.

Pengertian & batasan....................................................................................... 3

V.

Prosedur .......................................................................................................... 4

VI.

Indikator keberhasilan ...................................................................................... 5

VII.

Lampiran .......................................................................................................... 5

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Logistik 2. Setiap UKA dan UKP

II.

TUJUAN TujuandariSOPiniadalahuntukmengaturmekanismepenyelenggaraankegiatan penanganan permintaan bantuan, agar dapat ditangani dan didokumentasi dengan efisiendanefektif.

III.

REFERENSI 1. ...

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Sistem Oracle EBS adalah sistem yang digunakan oleh ITB dalam pelaporan transaksi harian seperti pembuatan Purchase Order, penerimaan barang dari supplier, dan lain-lain. 2. UKA adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan 3. UKP adalah Unit Kerja Pendukung ITB, berupa lembaga, direktorat atau UPT di bawah koordinasi wakil rektor. 4. User adalah pengguna sistem. B. BATASAN 1. Sistem Oracle EBS dalam cakupan ini adalah hal-hal yang berhubungan dengan Purchasing (pembelian) dan Inventory (persediaan). 2. User yang dikaitkan disini adalah setiap karyawan di Direktorat Logistik.

3



V.


PROSEDUR V.1. Penanganan untuk Internal Direktorat Logistik 1. Setiap user yang mengalami kesulitan dan membutuhkan batuan dalam Sistem Oracle EBS, dapat langsung menghubungi Bagian Sisfo Direktorat Logistik. 2. Bagian Sisfo mendapatkan informasi dari setiap user atas permasalahan/kesulitan yang dialami maka Koor. Sisfo akan mencari solusinya. 3. Setelah solusi ditemukan maka Koor. Sisfo akan segera menghubungi unit bersangkutan untuk menyampaikan solusinya. 4. User menjalankan solusi dari Koor. Sisfo. 5. Jika masalah belum terselesaikan user kembali menghubungi Koor. Sisfo. V.2. Penanganan untuk eksternal direktorat logistik 1. Setiap UKA dan UKP yang mengalami kesulitan dan membutuhkan batuan dalam Sistem Oracle EBS, dapat langsung menghubungi Bagian Sisfo Direktorat Logistik. 2. Menghubungi Sisfo Direktorat Logistik melalui: a. Telephone ke kantor Direktorat Logistik baik melalui operator maupun langsung ke ext. 265. b. Messengger ke Koordinator Sisfo c. E-mail ke Koordinator Sisfo 3. Mencatat nomer kontak dari Unit kerja bersangkutan 4. Setelah mendapatkan informasi dari setiap unit kerja atas permasalahan/kesulitan yang dialami maka Koor. Sisfo akan mencari solusinya. 5. Setelah solusi ditemukan maka Koor. Sisfo akan segera menghubungi unit bersangkutan untuk menyampaikan solusinya. 6. Unit kerja menjalankan solusi dari Koor. Sisfo 7. Jika masalah belum terselesaikan unit kerja kembali menghubungi Koor. Sisfo

4



VI.


INDIKATOR KEBERHASILAN Permasalahan/kesulitan yang dialami user terselesaikan dengan efisien dan efektif.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOPBantuan/Penanganan Sistem EBS Internal Lampiran 2 - Diagram Alir SOP Bantuan/Penanganan Sistem EBS Eksternal

5




Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Bantuan/Penanganan Sistem EBS Internal

6




Lampiran 2 - Diagram Alir SOP Bantuan/Penanganan Sistem EBS Eksternal

7


PENGAWASAN DAN PENERIMAAN JASA No 011/I1.B03.3/SOP/2014




JUDUL : PENGAWASAN DAN PENERIMAAN JASA

NOMOR REVISI KE


1




DAFTAR ISI I.

UNIT KERJA TERKAIT .............................................................................................................................3

II.

TUJUAN ..................................................................................................................................................3

III.

REFERENSI ............................................................................................................................................3

IV. PENGERTIAN DAN BATASAN..................................................................................................................3 V.

PROSEDUR ............................................................................................................................................4

VI. INDIKATOR KEBERHASILAN ...................................................................................................................5 VII. LAMPIRAN ..............................................................................................................................................5

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Sarana dan Prasarana 2. UPT K3L 3. UKA dan UKP

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur kerja atau Proses Pengawasan dan Penerimaan Jasa yang melalui jalur Direktorat Logistik. SOP ini meliputi identifikasi dari Dokumen Pengadaan Teknis maupun Administrasi sesuai dengan peraturan pengadaan yang berlaku, agar pekerjaan dapat berlangsung dengan efektif dan efisien.

III.

REFERENSI 1. Perpres 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. 2. Peraturan Presiden 70 tahun 2012 tentang Perubahan kedua atas Perpres 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah.

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Pengawasan dan Penerimaan Jasa adalah suatu proses untuk mengawasi pelaksanaan pekerjaan Jasa sesuai dengan dokumen kontrak, mulai dari menentukan tanggal mulai pekerjaan sampai dengan Serah Terima Pekerjaan dari Penyedia Jasa ke ITB (diwakili oleh PPK) yang dilaksanakan melalui Jalur Direktorat Logistik ITB. 2. UKA adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan 3. UKP adalah Unit Kerja Pendukung ITB, berupa lembaga, direktorat atau UPT di bawah koordinasi wakil rektor 4. RAB Penawaran adalah Rincian Penawaran Harga dari Penyedia Jasa untuk suatu pekerjan dan dokumen ini akan dijadikan dasar dalam penghitungan Bobot Pekerjaan guna menghitung progres pekerjaan yang sedang berlangsung. 5. RKS singkatan dari Rencana Kerja dan syarat, berisi uraian atau keterangan spesifikasi Teknis dan Non teknis untuk setiap uraian pekerjaan yang ada di RAB, dokumen ini dijadikan pedoman dasar dalam penggunaan spesifikasi material dilapangan. 3




6. Gambar Kerja adalah gambar yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan Pekerjaan dilapangan. 7. KAK atauTOR adalah Kerangka acuan Kerja yang didalamnya meliputi informasi judul kegiatan, waktu kegiatan, rencana kegiatan, tujuan kegiatan dan biaya kegiatan. 8. SPMK adalah singkatan dari Surat Perintah Mulai Pekerjaan yang berisi informasi awal mulai pekerjaan samapai dengan berakhir pekerjaan 9. BAPP adalah singkatan dari Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan yang berarti Berita Acara ini merupakan dokumen yang diterbitkan setelah dilakukannya proses Ceklis (pemeriksaan fisik sesuai dengan bobot prosentase sesuai kontrak) Penandatangan dalam BAPP ini terdiri dari : Manajer Proyek, Tim Pengawas,Unit Kerja /User dan Penyedia Jasa. 10. BAST adalah singkatan dari Berita acara serah terima Pekerjaan yang berarti Penyerahan hasil pekerjaan jasa dari penyedia jasa ke pihak Pengguna jasa yang diwakili oleh PPK (pejabat pembuat komitmen) Penandatangan dalam BAST ini adalah Pejabat Pembuat Komitmen dan Penyedia Jasa. B. BATASAN 1. Dokumen Teknis yang harus ada sebelum diterbitkan SPMK (Surat Perintah Mulai Pekerjaan) Gambar Kerja, RAB Penawaran, RKS/Spesifikasi, PO 2. Penggunaan Material harus mendapatkan persetujuan tertulis dari pengawas dengan berpedoman pada RKS. 3. User tidak dapat merubah item pekerjaan tanpa izin dari PPK. 4. Proses Ceklis Pekerjaan minimal dihadiri : Pengawas, User dan Perencana. V.

PROSEDUR Prosedur Pegawasan dan Penerimaan Jasa 1. Seksi Pengawasan dan Penerimaan Jasa menerima Kontrak/SPK dari seksi Kontrak (memeriksa kelengkapan dokumen jika belum lengkap dikembalikan ke seksi Kontrak)

4




2. Seksi Pengawasan dan Penerimaan Jasa Mengadakan kick off meeting dihadiri User, Direktorat Sarana dan Prasarana, UPT K3L dan Penyedia Jasa 3. Membuat dan Menetapkan SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) 4. Setelah SPMK ditandatangani oleh kedua belah pihak yaitu Pejabat Pembuat Komitmen dan Penyedia Jasa, SPMK dialirkan ke bagian Seksi Kontrak dan Seksi Keuangan. 5. Pengawas Melakukan kegiatan Pengawasan Pekerjaan berpedoman pada dokumen Kontrak, Gambar, RAB dan RKS.

dengan

6. Penyedia Jasa membuat surat pengajuan ceklis kepada PPK. 7. Seksi Pengawasan dan Penerimaan Jasa melakukan ceklis Lapangan didampingi minimal User dan Penyedia Jasa, Jika pekerjaannya dapat diterima dilanjutan pembuatan BAPP, jika tidak maka penyedia jasa berkewajiban menyelesaikannya. 8. Penerbitan BAST, Receipt oracle jika telah selesai di tandatangani maka dokumen tersebut dialirkan ke Penyedia Jasa dan Seksi Keuangan Direktorat Logistik ITB.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 6.1. Terpenuhinya kelengkapan dokumen Teknis untuk pedoman Pengawas pekerjaan dalam melakukan tugas pengawasannya; 6.2. Terpenuhinya kelengkapan dokumen untuk penerbitan BAPP dan BAST.

VII. LAMPIRAN - LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Lampiran 2 - Formulir Laporan harian Lampiran 3 - Formulir Izin Penggunaan Material Lampiran 4 - Formulir Izin Pelaksanaan Lampiran 5 - Formulir Laporan Pelaksanaan Mingguan

5

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) SEKSI PENGAWASAN DAN PENERIMAAN JASA NO

1

PROSEDUR

SEKSI PENGAWASAN DAN PENERIMAAN, MENERIMA KONTRAK/ SPK DARI SEKSI KONTRAK.

SEKSI KONTRAK

NO

MEMBUAT SPMK (SURAT PERINTAH MULAI PEKERJAAN).

3.a

PENANDATANGANAN SPMK OLEH PPK DAN PENYEDIA JASA

PENYEDIA JASA

SEKSI KEUANGAN

REVIEW DOKUMEN YES

MENGADAKAN KICK OFF MEETING. DIHADIRI USER,DIT.SP, UPT K3L DAN PENYEDIA JASA

3

USER, DIT SP, UPT K3L

1

SEKSI PENGAWASAN DAN PENERIMAAN, REVIEW KELENGKAPAN DOKUMEN, JIKA TIDAK LENGKAP DIKEMBALIKAN KE BAGIAN KONTRAK 2

SEKSI PENGAWASAN DAN PENERIMAANJASA

2

UNDANGAN

UNDANGAN

3 3.a

3.a

SPMK DI ALIRKAN KE BAGIAN KONTRAK, KEUANGAN DAN PENYEDIA JASA SPMK 4.

SPMK

PENGAWASAN DAN PELAKSANAAN PEKERJAAN.

4

SPMK

4

SPMK

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE SEKSI PENGAWASAN DAN PENERIMAAN JASA NO

5.

6.

7.

PROSEDUR

SEKSI KONTRAK

SEKSI PENGAWASAN DAN PENERIMAANJASA

USER

SEKSI KEUANGAN

5

PENYEDIA JASA MEMBUAT PENGAJUAN CEKLIS

NO

6

SEKSI PENGAWASAN, USER DAN PENYEDIA JASA MELAKUKAN CEKLIS LAPANGAN. JIKA PEKERJAANNYA DAPAT DITERIMA DILANJUTKAN PEMBUATAN BAPP JIKA TIDAK KEMBALI LAGI KE PENYEDIA JASA

PEMBUATAN BAST, BAPP DAN RECEIPT ORACLE. DOKUMEN BAPP, BAST DAN RECEIPT DIALIRKAN KE PENYEDIA JASA DAN SEKSI KEUANGAN

PENYEDIA JASA

YES

7

SELESAI

7

7

PROSES KEUANGAN


PELATIHAN SISTEM INFORMASI No 012/I1.B03.3/SOP/2014




JUDUL : PELATIHAN SISTEM INFORMASI

NOMOR REVISI KE


1




DAFTAR ISI

I.

Unit KerjaTerkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.

Pengertian&Batasan

3

V.

Prosedur

4

VI.

IndikatorKeberhasilan

5

VII. Lampiran

5

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. DirektoratLogistik 2. Setiap UKA dan UKP

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur diadakannya pelatihan bagi seorang pegawai ITB (dosen dan non-dosen) agar pelatihan yang diikuti sesuai dengan kebutuhan kompetensi jabatan yang bersangkutan dan sejalan dengan visi ITB ke depan. SOP ini meliputi identifikasi dari kebutuhan pelatihan, pelaksanaan serta aplikasinya dalam kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi Direktorat Logistik.

III.

REFERENSI 1. SK Rektor no. 290/SK/K01/KP/2005 2. SOP No.001/PMO/WRSO/2012, tentang : Pelatihan

IV.

PENGERTIAN & BATASAN

1. PENGERTIAN 1. Pelatihanadalah suatu kegiatan pembelajaran yang dapat diberikan dalam bentuk ”briefing”, kelas, “on the job training”oleh Seksi Sistem Informasi Direktorat Logistik ITB, untukmasing-masing unit kerja di ITB (UKA atau UKP) 2. UKA adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan 3. UKP adalah Unit Kerja Pendukung ITB, berupa lembaga, direktorat atau UPT di bawah koordinasi wakil rektor 4. Kompetensi adalah keterampilan dimiliki oleh seorang pegawai agar mampu melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara efektif. 3




2. BATASAN 1. Pelatihan yang diberikan adalah pelatihan mengenai sistem informasi yang digunakan di lingkungan Direktorat Logistik ITB. 2. Lama waktu dan luasnya cakupan pelatihan bergantung pada kompetensi dan kebutuhan masing-masing peserta dari unit yang terkait.

V.

PROSEDUR

5.1 Pelatihan yang dilaksanakanolehDirektorat Logistik 1.

Direktorat Logistikmengirimkansuratkepadasemua UKA dan UKP perihal program pelatihan yang akan dilaksanakan.

2.

Pimpinan UKA/UKP mendistribusikan informasi kepada pegawai yang sesuai dengan kompetensi jabatannya.

3.

Pimpinan UKA/UKP mengirimkan usulan peserta pelatihan dari unit kerja masing-masing kepada Direktorat Logistik.

4.

Direktorat Logistik mereview usulan peserta pelatihan di sesuaikan dengan kuota pelatihan.Direktorat Logistik mengirimkan daftar akhir peserta pelatihan kepada pimpinan UKA dan UKP.

5.

Pegawai melaksanakan pelatihan sesuai undangan yang diberikan.

6.

Pegawai diharapkan dapat langsung mengaplikasikan hasil pelatihan dalam pekerjaan yang behubungan dengan Direktorat Logistik.

5.2 Pelatihanatas Permintaan Unit Kerja 1.

Pimpinan UKA/UKP mengirimkan usulan pelatihan yang akan diikuti oleh pegawainya kepada Direktorat Logistik.

2.

Direktorat Logistik mereview usulan pelatihan sesuai dengan kebutuhan kompetensi jabatan kemudian memberikan rekomendasi waktu dan tempat pelatihan.

3.

Jika telah sepakat dengan rekomendasi dari Direktorat Logistik, pegawai mengikuti pelatihan sesuai undangan yang diberikan. 4



4.

VI.


Setelah pelatihan selesai, peserta pelatihan membuat rangkuman hasil pelatihan yang diberikan kepada pimpinan unit kerja masing-masing.


Terjadinya kesesuaian antara pelatihan yang diikuti dengan kebutuhan kompetensi individu pegawai.

2.

Berkurangnya gap kompetensi pegawai ITB

3.

Aliran data di sistem informasi logistik berjalan dengan efisien dan efektif.

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Pelatihan Sistem Informasi oleh Ditlog Lampiran 2 - Diagram Alir SOP Pelatihan atas Permintaan Unit Kerja

5

Standard Operating Procedure (SOP) JUDUL : PELATIHAN SISTEM INFORMASI


Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Pelatihan Sistem Informasi oleh Ditlog

6

Standard Operating Procedure (SOP) JUDUL : PELATIHAN SISTEM INFORMASI


Lampiran 2 - Diagram Alir SOP Pelatihan atas Permintaan Unit Kerja

7


PERMINTAAN DATA/INFORMASI No. 013/I1.B03.3/SOP/2014




JUDUL : PERMINTAAN DATA/INFORMASI

NOMOR REVISI KE


1



NOMOR . 013/I1.B03.3/SOP/2014 REVISI KE :0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 6

DAFTAR ISI

I.

Unit KerjaTerkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.

Pengertian&Batasan

4

V.

Prosedur

4

VI.


5

VII. Lampiran

5

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Unit Kerja (UKA/UKP)

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur permintaan data/informasi agar informasi yang keluar dari Kamtor Direktorat Logistik dapat tercatat dengan baik dan sesuai dengan aturan yang berlaku.

III.

REFERENSI 1. Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta Perubahannya 2. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara 3. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 144/sk/1.a/ku/2014 tentang Perubahan Nama Jabatan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Institut Teknologi Bandung Tahun Anggaran 2013 4. SK Rektor nomor 001/I1.B03/OT/SK/2014 tanggal 2 Januari 2014 tentang Organisasi Direktorat Logistik, dimana salah satunya menetapkan bahwa Unit Layanan Pengadaan (ULP) adalah dibawah koordinasi Direktorat Logistik

3



IV.



A. PENGERTIAN 1.

Permintaan data/informasi adalah suatu kegiatan dimana Unit Kerja (UKA dan UKP) meminta informasi yang berisikan tentang pengadaan barang/jasa yang dilakukan oleh Direktorat Logistik ITB.

2.

UKA adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan. UKP adalah Unit Kerja Pendukung ITB, berupa lembaga, direktorat atau UPT di bawah koordinasi wakil rektor.

3.

B. BATASAN 1.

V.

Seluruh informasi yang berkaitan dengan pengadaan barang/jasa yang dilakukan Direktorat Logistik ITB.

PROSEDUR 1. Unit kerja mengajukan surat permintaan data/informasi yang berkaitan dengan pengadaan barang/jasa yang dilakukan Direktorat Logistik ITB. 2. Direktur Logistik mendisposisikan ke Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik, ditembuskan ke Kasubdit Monev dan Perencanaan Pengadaan. 3. Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik mengkonfirmasi ke Unit Kerja terkait permintaan data/informasi yang diperlukan. 4. Seksi Monev & Hub. Eksternal Direktorat Logistik berkoordinasi dengan seksi terkait di Direktorat Logistik perihal permintaan data/informasi yang dibutuhkan Unit Kerja. 5. Seksi terkait di Direktorat Logistik memberikan tanggapan atas permintaan data/informasi ke Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik. 6. Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik membuat surat jawaban atas permintaan data/informasi yang diperlukan yang selanjutnya di ajukan ke Direktur Logistik ITB.

4




7. Surat jawaban permintaan data/informasi disampaikan ke Unit Kerja.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Data/Informasi yang disampaikan sesuai dengan laporan kegiatan.

VII.

LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Permintaan Data/Informasi

5




DIAGRAM ALIR SOP PERMINTAAN DATA/INFORMASI DAN PENGAJUAN KELUHAN PIHAK EKSTERNAL DIREKTORAT LOGISTIK

SEKSI MONEV & HUBUNGAN EKSTERNAL DIREKTORAT LOGISTIK

Membuat surat permintaan data/informasi dan atau pengajuan keluhan

SEKSI TERKAIT DI DIREKTORAT LOGISTIK

DIREKTUR LOGISTIK

Surat permintaan data/informasi atau pengajuan keluhan

1

2

Konfirmasi surat permintaan

Disposisi ke Seksi Monev & Hub. Eksternal

3

Koordinasi ke Seksi terkait

3

Memproses permintaan

4 Membuat surat jawaban 5 6 Draft surat jawaban

Surat jawaban

TIDAK

Persetujuan

5 YA 6

6


PERMOHONAN PENGALIHAN JALUR PENGADAAN No. 014/I1.B03.3/SOP/2014




JUDUL : PERMOHONAN PENGALIHAN JALUR

PENGADAAN

NOMOR REVISI KE


1


JUDUL : PERMOHONAN PENGALIHAN JALUR PENGADAAN

NOMOR . 014/ I1.B03.3/SOP/2014 REVISI KE :0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 7

DAFTAR ISI

I.

Unit KerjaTerkait

3

II.

Tujuan

3

III.

Referensi

3

IV.

Pengertian&Batasan

4

V.

Prosedur

4

VI.


6

VII. Lampiran

6

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Perencanaan 2. Unit Kerja (UKA/UKP)

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur permohonan pengalihan jalur pengadaan agar pelaksanaan pengalihan jalur pengadaan barang/jasa sesuai dengan aturan yang berlaku.

III.

REFERENSI 1. Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta Perubahannya 2. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara 3. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 144/sk/1.a/ku/2014 tentang Perubahan Nama Jabatan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Institut Teknologi Bandung Tahun Anggaran 2013 4. SK Rektor nomor ……………. tanggal ……………. tentang Organisasi Direktorat Logistik, dimana salah satunya menetapkan bahwa Unit Layanan Pengadaan (ULP) adalah dibawah koordinasi Direktorat Logistik

3



IV.



A. PENGERTIAN 1.

Pengalihan Jalur Pengadaan adalah suatu kegiatan untuk mengalihkan jalur pengadaan barang/jasa Unit Kerja (UKA dan UKP) hasil pemilahan jalur pengadaan yang menjadi kewenangan Direktorat Logistik.

2.

UKA adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan. UKP adalah Unit Kerja Pendukung ITB, berupa lembaga, direktorat atau UPT di bawah koordinasi wakil rektor.

3.

B. BATASAN 1.

V.

Evaluasi jalur pengadaan barang/jasa yang dimaksud adalah pemeriksaan permohonan pengalihan jalur pengadaan dari unit kerja oleh Seksi Perencanaan Barang/Jasa berdasarkan aturan yang berlaku.

PROSEDUR 1. Unit kerja mengajukan surat permohonan untuk pengalihan jalur pengadaan, ditembuskan ke Direktorat Perencanaan dan Direktorat Keuangan dgn mencantumkan Program, Kegiatan, Subkegiatan, Jenis Belanja, Anggaran, Kode Barang (untuk Belanja Barang Bahan Habis dan Barang Modal) pengadaan barang/jasa yang akan dialihkan. 2. Direktur Logistik mendisposisikan ke Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik, ditembuskan ke Kasubdit Monev dan Perencanaan Pengadaan. 3. Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik memeriksa RI belanja barang/jasa Unit kerja di SISPRAN BLU untuk pengadaan yang akan

4




dialihkan, konfirmasi ke unit kerja dan meminta data tambahan jika diperlukan. 4. Seksi Monev & Hub. Eksternal Direktorat Logistik mendisposisikan permohonan pengalihan jalur pengadaan ke Seksi Perencanaan Barang/Jasa Direktorat Logistik, beserta data-data yang diperlukan untuk dievaluasi. 5. Seksi Perencanaan Barang/Jasa Direktorat Logistik permohonan pengalihan jalur pengadaan dari Unit Kerja.

mengevaluasi

6. Seksi Perencanaan Barang/Jasa Direktorat Logistik memberikan tanggapan atas evaluasi permohonan pengalihan jalur pengadaan ke Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik. 7. Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik memohon persetujuan Direktur Logistik atas hasil evaluasi pengalihan jalur pengadaan Unit Kerja dari Seksi Perencanaan Barang/Jasa Direktorat Logistik. 8. Jika Direktur Logistik tidak menyetujui hasil evaluasi pengalihan jalur pengadaan Unit Kerja, maka Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik akan memberikan informasi tersebut kepada Seksi Perencanaan Barang/Jasa Direktorat Logistik untuk di-update data perencanaan pengadaan barang/jasa 9. Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik membuat surat jawaban atas permohonan pengalihan jalur pengadaan ke Unit Kerja berdasarkan keputusan dari Direktur Logistik (baik permohonan yang disetujui maupun yang tidak disetujui), serta ditembuskan ke Direktorat Perencanaan dan Direktorat Keuangan. 10. Apabila pengalihan jalur pengadaan disetujui oleh Direktur Logistik, maka Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik melakukan pengalihan jalur pengadaan di SISPRAN BLU untuk permohonan yang disetujui.

5



VI.


INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan oleh Direktorat Logistik maupun oleh Unit Kerja di ITB sesuai dengan aturan yang berlaku dan auditable.

VII.

LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Permohonan Pengalihan Jalur Pengadaan

6




DIAGRAM ALIR SOP PERMOHONAN PENGALIHAN JALUR PENGADAAN PROSEDUR

1

2

3

4

5

Uni t kerja mengajukan surat permohonan untuk pengali han jalur pengadaan, ditembuskan ke Di rektorat Perencanaan dan Direktorat Keuangan dgn mencantumkan Program, Kegiatan, Subkegiatan, Jeni s Belanj a, Anggaran, Kode Barang (untuk Belanj a Barang Bahan Habi s dan Barang Modal) pengadaan barang/jasa yang akan dial ihkan

SEKSI MONEV & HUBUNGAN EKSTERNAL DIREKTORAT LOGISTIK

UNIT KERJA

DIREKTORAT PERENCANAAN

(UKA & UKP)

SEKSI PERENCANAAN BARANG & JASA DIREKTORAT LOGISTIK Pemilahan Jalur Pengadaan

Surat permohonan pengalihan

1

Unit Kerja mengajukan surat permohonan pengalihan jalur pengadaan

Direktur Logistik mendisposi sikan ke Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik, di tembuskan ke Kasubdit Monev dan Perencanaan Pengadaan.

Surat permohonan pengalihan

1

4

Memerika belanja barang/jasa yang akan dialihkan di SISPRAN BLU

Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik memeriksa RI belanja barang/jasa Unit kerja di SISPRAN BLU untuk pengadaan yang akan dialihkan, konfirmasi ke uni t kerja dan meminta data tambahan jika di perlukan

Disposisi ke Seksi Monev & Hub. Eksternal

2

3

Uni t Kerja memberikan data tambahan untuk pengajuan pengali han.

TIDAK

Seksi Monev & Hub. Eksternal Direktorat Logistik mendisposisikan permohonan pengalihan jal ur pengadaan ke Seksi Perencanaan Barang/Jasa Direktorat Logistik, beserta data-data yang diperl ukan untuk di eval uasi. Seksi Perencanaan Barang/Jasa Direktorat Logistik mengevaluasi permohonan pengalihan jal ur pengadaan dari Unit Kerja

Verifikasi kelengkapan data untuk pengalihan jalur pengadaan

₁

YA Disposisi ke Seksi Perencanaan Barang/Jasa

6

Evaluasi atas permohonan pengalihan jalur pengadaan

5

Memohon persetujuan Direktur Logistik atas hasil evaluasi Seksi Perencanaan Barang/Jasa

Seksi Perencanaan Barang/Jasa Direktorat Logistik memberikan tanggapan atas evaluasi permohonan pengali han jalur pengadaan ke Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Di rektorat Logistik

6

7

7 Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik memohon persetuj uan Direktur Logistik atas hasil evaluasi pengalihan jal ur pengadaan Uni t Kerja dari Seksi Perencanaan Barang/Jasa Direktorat Logistik

8 8

DIREKTUR LOGISTIK

Jika Direktur Logi sti k tidak menyetujui hasi l eval uasi pengali han jalur pengadaan Unit Kerja, maka Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik akan memberikan i nformasi tersebut kepada Seksi Perencanaan Barang/Jasa Direktorat Logi sti k untuk di update data perencanaan pengadaan barang/jasa

Memberi informasi ke Seksi Perencanaan Barang/Jasa jika permohonan tidak disetujui

8

TIDAK

Update data perencanaan pengadaan barang/jasa

Persetujuan untuk pengalihan jalur pengadaan

YA

9 Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik membuat s urat jawaban atas permohonan pengali han jalur pengadaan ke Unit Kerja (baik permohonan yang disetujui maupun yang tidak disetujui ), serta ditembuskan ke Direktorat Perencanaan dan Direktorat Keuangan

10

Apabila pengali han jalur pengadaan disetuj ui oleh Direktur Logistik, maka setel ah surat pengalihan jalur pengadaan diterima oleh Direktorat Perencanaan, Direktorat Perencanaan akan membuka si stem SISPRAN BLU

11 Seksi Monev dan Hubungan Eksternal Direktorat Logistik mel akukan pengali han jalur pengadaan di SISPRAN BLU untuk permohonan yang disetujui

9

Surat jawaban pengalihan

Surat jawaban pengalihan

Membuat surat jawaban ke Unit Kerja

9

10 SISPRAN BLU dibuka

11

Mengalihkan jalur pengadaan di SISPRAN BLU

7

Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit. UPT Logistik. Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

Recommend Documents