Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit. Lembaga Kemahasiswaan

Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit

Lembaga Kemahasiswaan

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung

2014

Standard Operating Procedure (SOP)

DAFTAR ISI 001/I1.B01.4/SOP/2014 002/I1.B01.4/SOP/2014 003/I1.B01.4/SOP/2014 004/I1.B01.4/SOP/2014 005/I1.B01.4/SOP/2014 006/I1.B01.4/SOP/2014 007/I1.B01.4/SOP/2014 008/I1.B01.4/SOP/2014 009/I1.B01.4/SOP/2014 010/I1.B01.4/SOP/2014 011/I1.B01.4/SOP/2014 012/I1.B01.4/SOP/2014 013/I1.B01.4/SOP/2014 014/I1.B01.4/SOP/2014

Kuliah Umum (Studium Generale) Pengembangan Karakter Mahasiswa Bidik Misi Pelaksanaan Rekrutmen Melalui ITB Career Center Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik Permohonan Bantuan Dana Kegiatan Proses Pencairan Bantuan Dana Sponsorship Rekomendasi Peminjaman Fasilitas Pelaksanaan Layanan Kompetisi Pengelolaan Penggunaan Voucher Makan Sistem RFID Seleksi Pencairan Dan Pelaporan Beasiswa Bidik Misi Pendaftaran Beasiswa Online Proses Pencairan Dana Kelangsungan Operasi (DKO) Penangguhan Pembayaran BPPS Proses Pencairan Dana Beasiswa


KULIAH UMUM (STUDIUM GENERALE) No. 001/I1.B01.4/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

1


JUDUL : KULIAH UMUM (STUDIUM GENERALE)

NOMOR : 001/I1.B01.4/SOP/2014 REVISI KE :0 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 2 dari 5

DAFTAR ISI

I. II. III. IV. V. VI. VII.

Unit Kerja Terkait Tujuan Referensi Pengertian & Batasan Prosedur Indikator Keberhasilan Lampiran

3 3 3 3 4 5 5

2




I.

UNIT KERJA TERKAIT 1. Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA) 2. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 3. Direktorat Sarana dan Prasarana (SP) 4. UPTK3L ITB 5. KK Ilmu Kemanusiaan

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur penyelenggaraan kuliah KU4078 Studium Generale (SG) bagi peserta kuliah agar penyelenggaraan kuliah SG yang diikuti mahasiswa sesuai dengan kebutuhan masyarakat dan sejalan dengan visi ITB. SOP ini merupakan pedoman penyelenggaraan kuliah SG.

III.

REFERENSI

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Kuliah Umum KU4078SG adalah mata kuliah pilihan berbobot 2 SKS, yang diselenggarakan dalam bentuk kuliah umum dan disampaikan oleh nara sumber dari para pakar dan Pejabat Lembaga Negara. 2. Kelompok keahlian Ilmu Kemanusiaan ITB adalah lembaga yang mengkoordinasikan mata kuliah umum bagi mahasiswa ITB, mulai dari penyediaan daftar hadir sampai nilai akhir bagi mahasiswa, termasuk KU4078 Studium Generale. 2. BATASAN Peserta Studium Generale adalah mahasiswa ITB yang terdaftar dalam daftar peserta kelas (DPK) KU4078.

3



V.


PROSEDUR a. Mahasiswa terdaftar pada KSM KU4078 Studium Generale. b. Lembaga Kemahasiswaan ITB menerima daftar peserta KU4078 Studium Generale dari KK Ilmu Kemanusiaan ITB. c. Lembaga Kemahasiswaan ITB mengirimkan surat kepada WRKMA perihal program penyelenggaraan kuliah umum SG yang akan dilaksanakan selama satu semester yang akan datang. d. Lembaga Kemahasiswaan mengumumkan kepada peserta KU4078 SG tentang penyelenggaraan kuliah umum SG berisi waktu, tempat, nara sumber/pembicara, tema/topic diumumkan di Prodi, Sekretariat himpunan mahasiswa dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM). e. WRKMA mengundang nara sumber/pembicara yang akan memberikan kuliah umum SG f. Lembaga Kemahasiswaan membuat spanduk dan vidiotron penyelenggaraan SG pada setiap penyelenggaraan kuliah umum SG yang memuat waktu, tempat, nara sumber/pembicara dan tema/topik. g. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan ijin pemasangan spanduk, penggunaan fasilitaske Direktorat SP ITB berikut setting perlengkapan Aula (sound system, LCD, kursi mahasiswa peserta, kursi narasumber dll) h. WRKMA mengundangpara pejabat yang akan diundang untuk mengikuti kuliah SG (Ketua Prodi, Dekan, Pejabat diluar ITB dll) i. Lembaga Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Kantor WRKMA ITB terkait dengan fasilitas untuk pelaksanaan kuliah (nara sumber/pembicara, protokoler, MC, Moderator dll.) j. Mahasiswa peserta KU4078 SG mengikuti kuliah umum sesuai jadual yang telah ditentukan k. LK menyiapkan Registrasi/daftar hadir bagi peserta KU4078. l. Peserta KU4078 SG membuat rangkuman hasil kuliah umum (resume) setelah kuliah umum selesai. m. LK membuat rekapitulasi tentang kehadiran dan resume bagi peserta KU4078. n. LK memberi nilai akhir bagi peserta KU-4078 SG dan menyerahkan Daftar Nilai Akhir (DNA) ke KK Ilmu Kemanusiaan ITB. VI

INDIKATOR KEBERHASILAN

1.

Terlaksananya kuliah umum sesuai dengan kebutuhan dan kompetensi mahasiswa.

2.

Daftar Nilai Akhir (DNA) diserahkan ke KK Ilmu Kemanusiaan ITB tepat waktu sesuai dengan jadual yang telah ditetapkan.

VIII. LAMPIRAN 4



PROSEDUR 1. 2. 3.

4.

5. 6.

7.

8. 9.

10. 11. 12. 13. 14.

Mahasiswa terdaftar pada KSM KU4078 Studium Generale. Lembaga Kemahasiswaan ITB menerima daftar peserta KU4078 Studium Generale dari KK Ilmu Kemanusiaan ITB. Lembaga Kemahasiswaan ITB mengirimkan surat kepada WRKMA perihal program penyelenggaraan kuliah umum SG yang akan dilaksanakan selama satu semester yang akan datang. Lembaga Kemahasiswaan mengumumkan kepada peserta KU4078 SG tentang penyelenggaraan kuliah umum SG berisi waktu, tempat, nara sumber/pembicara, tema/topic diumumkan di Prodi, Sekretariat himpunan mahasiswa dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM). WRKMA mengundang nara sumber/pembicara yang akan memberikan kuliah umum SG Lembaga Kemahasiswaan membuat spanduk dan vidiotron penyelenggaraan SG pada setiap penyelenggaraan kuliah umum SG yang memuat waktu, tempat, nara sumber/pembicara dan tema/topik. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan ijin pemasangan spanduk, penggunaan fasilitas ke Direktorat SP ITB berikut setting perlengkapan Aula (sound system, LCD, kursi mahasiswa peserta, kursi nara sumber dll) WRKMA mengundang para pejabat yang akan diundang untuk mengikuti kuliah SG (Ketua Prodi, Dekan, Pejabat diluar ITB dll) Lembaga Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Kantor WRKMA ITB terkait dengan fasilitas untuk pelaksanaan kuliah (nara sumber/pembicara, protokoler, MC, Moderator dll.) Mahasiswa peserta KU4078 SG mengikuti kuliah umum sesuai jadual yang telah ditentukan LK menyiapkan Registrasi/daftar hadir bagi peserta KU4078. Peserta KU4078 SG membuat rangkuman hasil kuliah umum (resume) setelah kuliah umum selesai. LK membuat rekapitulasi tentang kehadiran dan resume bagi peserta KU4078. LK memberi nilai akhir bagi peserta KU-4078 SG dan menyerahkan Daftar Nilai Akhir (DNA) ke KK Ilmu Kemanusiaan ITB.

LK


KK Ilmu Kemanusiaan

Dir. SP

WRKMA

1

MHS.

1

2 3

4

5

6 7

8

9

9

10 11 12 13 14

5


PENGEMBANGAN KARAKTER MAHASISWA BIDIK MISI No. 002/I1.B01.4.1/SOP/2014


002/I1.B01.4/SOP/2014 0 12 Nopember 2014 1 dari 5

1


JUDUL : PENGEMBANGAN

KARAKTER MAHASISWA BIDIK MISI


DAFTAR ISI I II III IV V VI VII


3 3 3 3 4 4 4

2





I.

UNIT KERJA TERKAIT 1. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 2. Direktorat Sarana dan Prasarana (SP) 3. UPT K3L

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraan kegiatan pengembangan karakter mahasiswa ITB, agar mampu mewujudkan beberapa sasaran, yakni: 1. Mengarahkan mahasiswa untuk mampu memenuhi pencapaian profil karakter mahasiswa ITB. 2. Membimbing mahasiswa untuk dapat mengelola waktunya secara optimal dalam kegiatan akademik maupun non akademik. 3. Mendorong mahasiswa untuk mampu meraih prestasi dan menghasilkan karya terbaik. 4. Menstimulus mahasiswa agar dapat aktif dalam kegiatan kemahasiswaan selama menempuh perkuliahan di ITB. 5. Melahirkan alumnus yang memenuhi semua kriteria profil karakter mahasiswa ITB secara komprehensif serta evaluasi kegiatan pengembangan karakter mahasiswa ITB.

III.

REFERENSI Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan ITB

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Pengembangan Karakter Mahasiswa ITB suatu kegiatan yang dilaksanakan oleh LK agar mahasiswa ITB mampu meraih prestasi, berkarya, bersosial, dan berkontribusi untuk negeri. 2. Unit Kerja Akademik (UKA), berupa fakultas dan sekolah yang dikepalai oleh Dekan. 3. Unit Kerja Pendukung (UKP), berupa lembaga, direktorat atau Unit Pelayanan Teknis (UPT) di bawah koordinasi Wakil Rektor. B. BATASAN 1. Evaluasi pengembangan karakter mahasiswa ITB yang dimaksud adalah yang dilakukan oleh LK. 2. Peserta pengembangan karakter mahasiswa ITB yang dimaksud adalah seluruh mahasiswa ITB dari beberapa angkatan. 3





V.

PROSEDUR 1. LK mengajukan surat permohonan peminjaman fasilitas ke SP untuk pelaksanaan kegiatan pengembangan karakter 2. SP akan memproses surat yang di sampaikan oleh LK sesuai dengan ketersediaan tempat dan jika ada maka akan dijadwalkan (dengan jawaban surat dikabulkan atau tidak dikabulkan). 3. Setelah mendapatkan jawaban dari SP, jika tidak dikabulkan, maka LK harus menjadwal ulang kegiatan yang akan dilaksanakan dan jika dikabulkan, maka LK akan mempersiapkan secara teknis berkaitan kegiatan yang akan dilaksanakan. 4. LK memberikan surat tembusan kepada UPT K3L tentang pelaksanaan kegiatan pengembangan karakter yang akan diadakan 5. LK melaksanakan kegiatan sesuai dengan jadwal dan program kegiatan pengembangan karakter yang telah direncanakan. 6. LK mengadakan evaluasi kegiatan pengembangan karakter berdasarkan kehadiran jumlah peserta mahasiswa yang mengikuti kegiatan dalam bentuk daftar kehadiran.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Jumlah peserta yang hadir dalam pelaksanaan kegiatan tersebut 80%. 2. Berjalannya program kegiatan pengembangan karakter yang sudah direncanakan dalam satu tahun.

VII. LAMPIRAN

4





Lampiran 1 - Diagram Alir SOP. SOP Prosedur Pelaksanaan Kegiatan Pengembangan Karakter Mahasiswa ITB No

1. 2.

3.

4.

5.

6.

Prosedur

Direktorat Sarana dan Prasarana


LK mengajukan surat permohonan peminjaman fasilitas ke SP untuk pelaksanaan kegiatan pengembangan karakter. SPakan memproses surat yang disampaikan oleh LK sesuai dengan ketersediaan tempat dan jika ada maka akan dijadwalkan (dengan jawaban surat dikabulkan atau tidak dikabulkan). Setelah mendapatkan jawaban dari SP, jika tidak dikabulkan, maka LK harus menjadwal ulang kegiatan yang akan dilaksanakan dan jika dikabulkan, maka LK akan mempersiapkan secara teknis berkaitan kegiatan yang akan dilaksanakan.

1

2

Tidak

3

LK memberikan surat tembusan kepada UPT K3L tentang pelaksanaan kegiatan pengembangan karakter yang akan diadakan. LK melaksanakan kegiatan sesuai dengan jadwal dan program kegiatan pengembangan karakter yang telah direncanakan. LK mengadakan evaluasi kegiatan pengembangan karakter berdasarkan kehadiran jumlah peserta mahasiswa yang mengikuti kegiatan dalam bentuk daftar kehadiran.

K3L

Ya

4

5

6

5


PELAKSANAAN REKRUTMEN MELALUI ITB CAREER CENTER No. 003/I1.B01.4.1/SOP/2014


1


JUDUL : PELAKSANAAN REKRUTMEN MELALUI ITB CAREER CENTER


DAFTAR ISI



3 3 3 3 4 5 5

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. 2. 3. 4.

Lembaga Kemahasiswaan Direktorat Sarana dan Prasarana K3L Direktorat Pendidikan

II.

TUJUAN 1. Penyebaran informasi lowongan kerja secara online. 2. Pengumpulan lamaran kerja sampai dengan proses seleksi. 3. Membantu mahasiswa dan atau alumni ITB ataupun alumni perguruan tinggi lain untuk memperoleh pekerjaan yang diharapkan.

III.

REFERENSI Keanggotaan perusahaan dalam ITB Career Center.

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1.

PENGERTIAN

a. ITB Career Center salah satu bidang di Lembaga Kemahasiswaan yang menangani kegiatan rekrutmen. b. Rekrutmen merupakan kegiatan yang memfasilitasi alumni dan dunia usaha untuk memperoleh tenaga kerja baru. c. Member adalah perusahaan atau mahasiswa/alumni yang bergabung di ITB Career Center selama periode tertentu. 2. BATASAN

Rekrutmen dilaksanakan terbatas hanya kepada anggota ITB Career Center. PROSEDUR

1. 2. 3.

Mahasiswa/Alumni dan perusahaan mendaftar sebagai anggota di Lembaga Kemahasiswaan sebagai anggota ITB Career Center. Lembaga Kemahasiswaan mengaktifkan alumni dan perusahaan sebagai anggota dan menerima rencana pelaksanaan rekrutmen dari perusahaan. Perusahaan memberitahukan jadwal rekrutmen ke ITB Career Center. 3



4. 5. 6. 7.


Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan surat kepada Direkrorat Sarana dan Prasarana ITB perihal peminjaman ruangan untuk kegiatan rekrutmen. Direktorat Sarana dan Prasarana memproses dan menyetujui permohonan Lembaga Kemahasiswaan tentang peminjaman ruangan. Lembaga Kemahasiswaan memberitahukan kepada perusahaan bahwa kegiatan rekrutmen dapat dilaksanakan Perusahaan mengundang para pencari kerja/anggota (mahasiswa/alumni) secara langsung untuk mengikuti proses rekrutmen tersebut. Selanjutnya Lembaga Kemahasiswaan melaksanakan kegiatan rekrutmen

V.

INDIKATOR KEBERHASILAN Pelaksanaan rekrutmen dapat terlaksana sesuai jadual yang telah ditetapkan perusahaan.

VI.

LAMPIRAN Lampiran Diagram Alir SOP Pelaksanaan Rekrutmen.

4




Diagram Alir SOPPelaksanaan Rekrutmen Prosedur

Perusahaan/ Mahasiswa/ Alumni

1. Mahasiswa/Alumni dan perusahaan mendaftar sebagai anggota di Lembaga Kemahasiswaan sebagai anggota ITB Career Center.

1

2

jadwal

3 Tidak

4. Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan surat kepada Direkrorat Sarana dan Prasarana ITB perihal peminjaman ruangan untuk kegiatan rekrutmen.

4

5. Direktorat Sarana dan Prasarana memproses dan menyetujui permohonan Lembaga Kemahasiswaan tentang peminjaman ruangan. 6. Lembaga Kemahasiswaan memberitahukan kepada perusahaan bahwa kegiatan rekrutmen dapat dilaksanakan 7. Perusahaan mengundang para pencari kerja/ anggota (mahasiswa/alumni) secara langsung untuk mengikuti proses rekrutmen tersebut. Selanjutnya Lembaga Kemahasiswaan melaksanakan kegiatan rekrutmen

Sarana & Prasarana

`

2. Lembaga Kemahasiswaan mengaktifkan alumni dan perusahaan sebagai anggota dan menerima rencana pelaksanaan rekrutmen dari perusahaan. 3. Perusahaan memberitahukan rekrutmen ke ITB Career Center.

LK

Ya 5

6

7

5


PELAKSANAAN KULIAH KERJA NYATA (KKN) TEMATIK No. 004/I1.B01.4/SOP/2014


1


JUDUL : PELAKSANAAN KULIAH KERJA NYATA (KKN) TEMATIK


DAFTAR ISI


Unit KerjaTerkait Tujuan Referensi Pengertian & Batasan Prosedur Indikator Keberhasilan Lampiran

3 3 3 3 4 5 5

2



I.


II.


Lembaga Kemahasiswaan (LK) Direktorat Sarana dan Prasarana (SP) Kelompok Keahlian Ilmu Kemanusiaan Pemda dan Instansi terkait lainnya

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur penyelenggaraan Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik bagi peserta KU4080 Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik sesuai dengan kebutuhan masyarakat di lokasi pelaksanaan KKN dan sejalan dengan visi ITB. SOP ini meliputi identifikasi dari mulai persiapan hingga penyelenggaraan, serta penilaian mata kuliah KU4080 KKN Tematik.

III.

REFERENSI SK Rektor ITB Nomor 150/SK/I1.A/PP/2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kuliah Kerja Nyata Tematik (KKN-T) ITB.

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN a. Penyelenggaraan Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik adalah suatu kegiatan pembelajaran/kuliah umum dan pelaksanaan kegiatan dilapangan yang dapat diberikan dalam bentuk pembekalan/pelatihan, kuliah umum dan pelaksanaan programsesuai dengan kebutuhan di masyarakat (contoh tema: Pembangkit Listrik Tenaga Surya (PLTS), Pembangkit Listrik Tenaga Mikro Hidro (PLTMH), infrastruktur, koperasi dll). b. Unit Kerja Akademik (UKA), berupa fakultas dan sekolah yang dikepalai oleh Dekan. c. Unit Kerja Pendukung (UKP), berupa lembaga, direktorat atau Unit Pelayanan Teknis (UPT) di bawah koordinasi Wakil Rektor. d. Kelompok Keahlian Ilmu Kemanusiaan FSRD ITB adalah lembaga yang mengkoordinasikan mata kuliah umum bagi mahasiswa ITB, mulai dari penyediaan daftar hadir sampai nilai akhir bagi mahasiswa, termasuk KU4080 Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik. 3




e. Lokasi KKN Tematik ditentukan oleh pemerintah daerah (Pemda) atau oleh Lembaga Kemahasiswaan sesuai dengan tema yang akan dilaksanakan dan situasional yang berlangsung pada saat itu (contohnya: Kab. Garut dengan program/tema PLTS, PLTMH, Infrastruktur). 2. BATASAN Peserta kuliah umum Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik adalah mahasiswa ITB yang terdaftar pada Daftar Peserta Kelas (DPK).

V.

PROSEDUR 1. 2.

Mahasiswa terdaftar pada DPK KU4080 KKN-T. Lembaga Kemahasiswaan ITB menerima DPK KU4080 dari Kelompok Keahlian Ilmu Kemanusiaan FSRD ITB. 3. LembagaKemahasiswaan ITB mengirimkan surat kepada Pemda dan Instansi terkait perihal program penyelenggaraan KKN-T yang akan dilaksanakan selama satu semester yang akan datang. 4. Lembaga Kemahasiswaan mendapatkan persetujuan dari pihak Pemda. 5. Lembaga Kemahasiswaan melakukan penjajagan/survey awal ke lokasi KKN Tematik disuatu daerah Kabupaten/Kota. 6. Lembaga Kemahasiswaan mengumumkan kepada mahasiswa ITB tentang akan diselenggarakannya KKN-T berisi waktu, tempat, tema/topik diumumkan di Program Studi, Himpunan Mahasiswa dan Unit Kegiatan Mahasiswa. 7. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan permohonan Dosen Pembimbing Lapangan (DPL) ke Dekan dan Ketua Program Studi untuk membimbing mahasiswa peserta KKN-T dilapangan. 8. Lembaga Kemahasiswaan melakukan sosialisasi KKN-T pada setiap penyelenggaraan yang memuat waktu, tempat, lokasi/daerah tema/topik pelaksanaan KKN-T. 9. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan ijin pemasangan spanduk, penggunaan fasilitas ke Direktorat SP ITB berikut setting perlengkapan. 10. Lembaga Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Pemda dan Instansi terkait tentang pelaksanaan KKN-Tdisuatu daerah. 11. Mahasiswa peserta KU4080 KKN-Tmelaksanakan kegiatan KKN-Tsesuai jadwal yang telah ditentukan 12. Lembaga kemahasiswaan (panitia KKN-Tdan DPL) melaksanakan supervisi kelokasi pelaksanaan KKN-T 4




13. Setelah penyelenggaraan KKN-T selesai, peserta membuat laporan akhir hasil KKN-Tdan menyerahkan kepada LK ITB paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah pelaksanaan. 14. Lembaga Kemahasiswaan membuat laporan akhir kegiatan KKN-T. 15. Lembaga Kemahasiswaan memberi nilai akhir bagi peserta KU-4080 KKN-T dan menyerahkan Daftar Nilai Akhir (DNA) ke KK Ilmu Kemanusiaan. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1.

Terlaksananya Kuliah Kerja Nyata Tematik sesuai dengan tema dan tempat yang telah ditentukan.

2.

Daftar Nilai Akhir (DNA) diserahkan ke KK Ilmu Kemanusiaan tepat waktu.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 -Diagram Alir Penyelenggaraan Kuliah Kerja Nyata Tematik

5

PROSEDUR 1. 2. 3.

4. 5. 6.

7.

8.

9. 10. 11. 12. 13.

14. 15.

Mahasiswa terdaftar pada DPK KU4080 KKN-T. Lembaga Kemahasiswaan ITB menerima DPK KU4080 dari KK Ilmu Kemanusiaan. Lembaga Kemahasiswaan ITB mengirimkan surat kepada Pemda dan Instansi terkait perihal program penyelenggaraan KKN-T yang akan dilaksanakan selama satu semester yang akan datang. Lembaga Kemahasiswaan mendapatkan persetujuan dari pihak Pemda. Lembaga Kemahasiswaan melakukan penjajagan/survey awal ke lokasi KKN Tematik disuatu daerah Kabupaten/Kota. Lembaga Kemahasiswaan mengumumkan kepada mahasiswa ITB tentang akan diselenggarakannya KKN-T berisi waktu, tempat, tema/topik diumumkan di Program Studi, Himpunan Mahasiswa dan Unit Kegiatan Mahasiswa. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan permohonan Dosen Pembimbing Lapangan (DPL) ke Dekan dan Ketua Program Studi untuk membimbing mahasiswa peserta KKN-T dilapangan. Lembaga Kemahasiswaan melakukan sosialisasi KKN-T pada setiap penyelenggaraan yang memuat waktu, tempat, lokasi/daerah,tema/topik pelaksanaan KKN-T. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan ijin pemasangan spanduk, penggunaan fasilitas ke Direktorat SP ITB berikut setting perlengkapan. Lembaga Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Pemda dan Instansi terkait tentang pelaksanaan KKN-T di suatu daerah. Mahasiswa peserta KU4080 KKN-T melaksanakan kegiatan KKN-T sesuai jadwal yang telah ditentukan Lembaga kemahasiswaan (panitia KKN-T dan DPL) melaksanakan supervisi kelokasi pelaksanaan KKN-T Setelah penyelenggaraan KKN-Tselesai, peserta membuat laporan akhir hasil KKN-T dan menyerahkan kepada LK ITB paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah pelaksanaan. Lembaga Kemahasiswaan membuat laporan akhir kegiatan KKN-T. Lembaga Kemahasiswaan memberi nilai akhir bagi peserta KU-4080KKN-T dan menyerahkan Daftar Nilai Akhir (DNA) ke KK Ilmu Kemanusiaan.

LK

KK Ilmu Kemanusiaa n

Pemda & pihak lain terkait

Fak./Prodi/SP/ Himp/UKM

Mahasisw a.

1 2 Tidak 3

4

Ya

5

c

6 Tidak Ya

7`

8 Tidak

10

9

Ya 11

12

13 14 15


Permohonan Bantuan Dana Kegiatan No. 005/I1.B01.4/SOP/2014


1


JUDUL :

PERMOHONAN BANTUAN DANA KEGIATAN


DAFTAR ISI



3 3 3 3 4 5 5

2


JUDUL :


I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 2. Direktorat Perencanaan (Ditpran) 3. Direktorat Keuangan (Ditkeu)

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur proses permohonan bantuan dana kegiatan mahasiswa dan organisasi mahasiswa agar mahasiswa memahami proses permohonan dana dan kegiatan dapat berjalan lancar sesuai dengan jadual yang ditetapkan dan dapat dipertanggungjawabkan. SOP ini meliputi identifikasi dari kebutuhan anggaran, pelaksanaan, penetapan penerimaan bantuan serta laporan kegiatan.

III.

REFERENSI

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Kegiatan kemahasiswaan adalah kegiatan yang dilakukan secara perseorangan maupun kelompok serta organisasi mahasiswa yang bersifat ko-kurikuler dan ekstra-kurikuler sebagai wahana pembelajaran, pembentukan karakter, kreativitas, inovasi, latihan kepemimpinan, manajerial, serta kerjasama sebagai upaya membangun kepribadian yang bermartabat. 2. Dana Kegiatan Kemahasiswaan, adalah Program bantuan dana kepada mahasiswa baik secara perseorangan maupun kelompok serta organisasi kemahasiswaan sebagai usaha untuk meningkatkan kualitas kegiatan kemahasiswaan.

3


JUDUL :



3. Direktorat Keuangan merupakan Unit Kerja Pendukung ITB di bawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan. 4. Direktorat Perencanaan UKP merupakan Unit Kerja Pendukung ITB, di bawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan. 2. BATASAN 1. Proposal kegiatan, uraian singkat mengenai maksud, tujuan dan anggaran yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan. 2. Laporan Pertanggungjawaban kegiatan yang dimaksud adalah pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa maupun organisasi mahasiswa.

V.

PROSEDUR 5.1.Permohonan Bantuan Dana Kegiatan (Dana DIPA ITB) 1. Lembaga Kemahasiswaan mengalokasikan bantuan dana kegiatan mahasiswa/organisasi mahasiswa melalui Sistem Perencanaan (SISPRAN). 2. Mahasiswa/organisasi mahasiswa membuat surat permohonan bantuan dana kegiatan yang ditujukan kepada Lembaga Kemahasiswaan dilengkapi dengan proposal kegiatan, surat ijin kegiatan yang sudah disetujui oleh Kepala Lembaga Kemahasiswaan dan nomor rekening penanggung jawab kegiatan. 3. Proposal kegiatan akan diseleksi oleh Tim Lembaga Kemahasiswaan.

4


JUDUL :



4. Hasil seleksi proposal bantuan dana akan ditindak lanjuti dengan diterbitkannya Surat Keputusan (SK) Rektor penerima bantuan bagi kegiatan yang disetujui sedangkan untuk yang tidak disetujui bantuan kegiatannya diterbitkan surat pemberitahuan. 5. Setelah Surat Keputusan diterbitkan, Lembaga Kemahasiswaan melakukan proses pencairan bantuan antara lain : a. Menyiapkan berkas-berkas pengajuan pencairan (SP2B, kwitansi, surat permohonan pembayaran dan fotokopi rekening, dll) untuk ditandatangani oleh penanggung jawab kegiatan b. Berkas-berkas yang sudah ditandatangani mahasiswa dilengkapi dengan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Surat Pertanggungjawaban Belanja (SPTB) Daftar Nominatif dan Daftar Rincian Permohonan Pembayaran diserahkan ke Pejabat Pembuat Komitmen. 6. Setelah lengkap berkas-berkas pengajuan diserahkan ke Direktorat Keuangan untuk diverifikasi dan diproses pencairan dana ke Kantor Perbendaharaan Negara (KPN). 7. Kantor Kas Negara akan meproses permohonan dari ITB kalau disetujui akan diterbitakan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) kalau tidak disetujui berkas dikembalikan untuk diperbaiki. 8. Setelah SP2D turun Kantor Perbendaharaan Negara (KPN) akan mentransfer dana ke rekening penerima bantuan atau melalui Direktorat Keuangan. 9. Bendahara Lembaga Kemahasiswaan dapat memberitahu kepada penerima bantuan bahwa dana akan dan telah ditranfer oleh KPN 10. Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa diwajibkan membuat Laporan Kegiatan dan Laporan Keuangan serta diserahkan ke Lembaga Kemahasiswaan paling lambat 14 hari setelah kegiatan dilaksanakan 5.2. Permohonan Bantuan Dana Kegiatan (Bukan PNPB) 1. Lembaga Kemahasiswaan mengalokasikan bantuan dana kegiatan mahasiswa/organisasi mahasiswa melalui Sistem Perencanaan (SISPRAN) 2. mahasiswa/organisasi mahasiswa membuat surat permohonan bantuan dana kegiatan yang ditujukan kepada Lembaga Kemahasiswaan 5


JUDUL :



dilengkapi dengan proposal kegiatan, surat ijin kegiatan yang sudah disetujui oleh Kepala Lembaga Kemahasiswaan dan nomor rekening penanggungjawab kegiatan. 3. Proposal kegiatan akan diseleksi oleh Tim Lembaga Kemahasiswaan 4. Hasil seleksi proposal bantuan dana akan ditindak lanjuti dengan persetujuan bantuan kegiatan. 5. Bendahara LK selanjutnya memproses surat persetujuan bantuan kegiatan yang dilengkapi proposal kegiatan dan Form F1.1 serta surat permohonan pencairan dana ke Direktorat Keuangan. 6. Direktorat Keuangan akan memverifikasi permohonan pencairan dana apabila disetujui akan dibuatkan ceq untuk dicairkan, apabila tidak sesuai permohonan dikembalikan lagi ke Lembaga Kemahasiswaan untuk diperbaiki. 7. Bendahara Lembaga Kemahasiswaan akan memberitahu mahasiswa dan organisasi mahasiswa untuk segera mengambil dana dengan mebawa materai secukupnya dan stempel organisasi mahasiswa untuk melaksanakan kegiatan

6


JUDUL :



8. Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa diwajibkan membuat Laporan Kegiatan dan Laporan Keuangan dan diserahkan ke Lembaga Kemahasiswaan paling lambat 7 (tujuh) hari kerja setelah kegiatan dilaksanakan.

VI.


Terealisasi anggaran sesuai dengan kebutuhan kegiatan mahasiswa dan organisasi mahasiswa.

2.

Tercapainya akuntabilitas pelaksanaan kegiatan.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Borang pencairan dana

7


JUDUL :



Diagram Alir Permohonan Bantuan Dana Kegiatan (Sponsorship) No

Prosedur

1.

Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa membuat surat permohonan bantuan dana kegiatan dan proposal kegiatan dan surat ijin kegiatan yang sudah disetujui oleh Kepala LK.

2.

LK memproses Surat Pengantar permohonan bantuan dana kepada donatur.

3.

Donatur akan memproses permohonan bantuan, jawaban disampaikan kepada Lembaga Kemahasiswaan

4.

Jika disetujui donatur akan mentransfer bantuan ke rekening ITB Kegiatan Kemahasiswaan

5.

LK akan memproses pencairan dana ke Direktorat Keuangan

6.

Ditkeu menyetujui proses permohonan pencairan dana sponsor yang diajukan oleh Lembaga Kemahasiswaan

7.

Mahasiswa mengambil dana dan menyerahkan laporan kegiatan

Mahasiswa/Org anisasi Mahasiswa


Donatur

Direktorat Keuangan

1

2

tidak

3 Ya

4

5

6 7

8


JUDUL :

PERMOHONAN BANTUAN DANA


KEGIATAN

Diagram Alir Permohonan Bantuan Dana Kegiatan (Dana DIPA ITB) No

Prosedur

1.

LK mengalokasikan bantuan dana melalui sispran (Direktorat Perencanaan) dan menginformasikan bantuan dana kegiatan tersebut kepada mahasiswa dan organisasi mahasiswa

2.

Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa membuat surat permohonan bantuan dana kegiatan dan proposal kegiatan yang ditujukan ke Kepala LK disertai fotokopi proposal dan buku rekening tabungan.

3.

LK melakukan seleksi permohonan bantuan kegiatan. Jika disetujui akan dilakukan Penetapan bantuan kegiatan.

4.

LK membuat Surat Keputusan (SK) penerima bantuan dari Rektor serta SK Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Bantuan Sosial dilengkapi dengan proposal dan surat pernyataan melaksanakan kegiatan.

5.

Mahasiswa/Orga nisasi Mahasiswa

LK mengajukan pencairan bantuan dana kegiatan ke PPK Bantuan Sosial.

7.

Bila disetujui PPK Bansos memproses permohonan pencairan bantuan dana kegiatan ke Ditkeu untuk selanjutnya diproses ke KPKN.

8.

KPKN akan memproses permohonan dari ITB, bila disetujui akan keluar SP2D, kalau tidak berkas dikembalikan untuk diperbaiki.

9.

LK akan memberitahu Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa bahwa bantuan dana kegiatan sudah cair lewat rekening.

10.

Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa diwajibkan membuat Laporan Kegiatan disertai bukti - bukti kuitansi (SPJ) dan diserah kan ke Kantor LK sebagai pertanggung jawaban maksimal 14 (empat belas) hari setelah kegiatan selesai.

Direktorat Keuangan

Direktorat Perencanaan /PPK Bansos

1

Kantor Perbendahar aan Negara

1

2

tidak

3 Ya

4

LK memproses berkas kelengkapan pencairan bantuan (kuitansi, SP2B, surat permohonan pembayaran) untuk ditandatangani penanggung jawab kegiatan juga dilengkapi dengan SPP, SPTB, daftar nominatif, fotokopi rekening dan DRPP.

6.


5

tidak

7

6 Ya

8

9

10

9


Proses Pencairan Bantuan Dana Sponsorship No.006/I1.B01.4/SOP/2014


1


JUDUL : PROSES PENCAIRAN BANTUAN DANA SPONSORSHIP


DAFTAR ISI



3 3 3 3 4 5 5

2



I.

UNIT KERJA TERKAIT 1. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 2. Direktorat Perencanaan (Ditpran) 3. Direktorat Keuangan (Ditkeu)

II.

TUJUAN


Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur proses pencairan dana sponsor untuk kegiatan mahasiswa dan organisasi mahasiswa agar kegiatan berjalan lancar sesuai dengan jadual yang ditetapkan dan dapat dipertanggungjawabkan. SOP ini meliputi identifikasi dari kebutuhan anggaran, pelaksanaan serta evaluasi kegiatan III.

IV.

REFERENSI SK Rektor No.169/SK/I1.A/PP/2013 Kemahasiswaan

tentang

Peraturan

Akademik

dan

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN a. Kegiatan kemahasiswaan adalah kegiatan yang dilakukan secara perseorangan maupun kelompok serta organisasi mahasiswa yang bersifat ko-kurikuler dan ekstra-kurikuler sebagai wahana pembelajaran, pembentukan karakter, kreativitas, inovasi, latihan kepemimpinan, manajerial, serta kerjasama sebagai upaya membangun kepribadian yang bermartabat. b. Dana Kegiatan Kemahasiswaan, adalah Program bantuan dana kepada mahasiswa baik secara perseorangan maupun kelompok serta organisasi kemahasiswaan sebagai usaha untuk meningkatkan kualitas kegiatan kemahasiswaan. c. Sponsor, Lembaga Pemerintah dan Non Pemerintah di luar ITB serta perusahaan yang memberikan bantuan dana kegiatan kemahasiswaan. d. Ditkeu merupakan Unit Kerja Pendukung ITB dibawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan. e. Ditpran merupakan Unit Kerja Pendukung ITB, dibawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan.

3




2. BATASAN 1) Proposal kegiatan, uraian singkat mengenai maksud, tujuan dan anggaran yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang disahkan oleh yang berwenang (pembimbing UKM, Kaprodi, Dekan, dan Kepala LK). 2) Laporan pertanggungjawaban yang dimaksud adalah pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa maupun organisasi mahasiswa penerima dana.

V.

PROSEDUR 5.1 Pencairan Bantuan Dana Sponsor bukan PNBP a. UKM/Himpunan/KM membawa bukti transfer dana bantuan dariSponsor beserta proposal kegiatan dan surat pengesahan dari Kepala LK. b. LK akan mengecek dana yang masuk rekening ITB Kegiatan Mahasiswa, sesuai dengan bukti transfer yang ada c. Jika sudah tercatat di rekening ITB Kegiatan Mahasiswa, Bendahara LK membuat SPP unit, formulir realisasi ekstra comtabel, dan cek sejumlah dana dari sponsor untuk ditanda tangan Kepala LK. d. Jika sudah tercatat di rekening ITB Kegiatan Mahasiswa, Bendahara LK membuat cek sejumlah dana dari sponsor untuk ditanda tangan Kepala LK. e. Cek yang sudah ditanda tangan Kepala LK diserahkan ke Ditkeu untuk ditanda tangan Direktur Keuangan dengan melampirkan rekening koran ITB Kegiatan Mahasiswa dan bukti transfer dari sponsor. f. Cek yang sudah ditandatangan Direktur Keuangan diserahkan kembali ke LK. g. Mahasiswa mengambil dana sponsor dengan menanda tangan bukti pengambilan dana di atas materai secukupnya dan diberi stempel organisasi mahasiswa pelaksanaan kegiatan. h. UKM/Himpunan/KM diwajibkan menyerahkan Laporan Kegiatan paling lambat 7 hari kerja setelah kegiatan dilaksanakan. 5.2 PencairanBantuan Dana Sponsor Dikti yang di atas Rp 20 juta a. UKM/Himpunan/KM mengajukan permohonan bantuan sponsor kegiatan ke DirJen Dikti melalui LK. b. LK akan memproses permohonan surat pengantar untuk ke Dikti. 4




c. Dikti akan memproses permohonan bantuan sponsor, jika Ya maka Dikti akan menerbitkan Kontrak Persetujuan bantuan yang harus ditanda tangan oleh Wakil Rektor dan mengeluarkan Surat Persetujuan Pencairan Dana (SP2D) yang disampaikan ke LK. d. Berdasarkan SP2D, LK membuat surat permohonan RKA tambahan ke Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan (WRURK) dan Ditpran untuk kegiatan yang telah disetujui bantuannya. e. WRURK membuat pesetujuan RKA tambahan. Setelah mendapat jawaban persetujuan dari WRURK, LK menginput kegiatan melalui SIPPM dan Sispran. Ditpran mengumumkan jadwal Rencana Implementasi. f. LK mulai melakukan Rencana Implementasi serta membuat Surat Keputusan Rektor dan Surat Keputusan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Bantuan Sosial perihal penetapan penerima bantuan dana. g. LK mengajukan pencairan dana sponsor dilengkapi SPP, form F1.1 dan laporan pertanggungjawaban dana (LPD) ke PPK Bantuan Sosial, setelah disetujui disampaikan ke Ditkeu dan fotokopi proposal kegiatan. h. Ditkeu akan memproses permohonan LK dan apabila telah sesuai akan diterbitkan cek dana sponsor. i. Cek yang sudah ditanda tangan Direktur Keuangan diserahkan ke LK untuk dicairkan. j. Mahasiswa mengambil dana sponsor dengan menanda tangan bukti pengambilan dana di atas materai secukupnya dan diberi stempel organisasi mahasiswa dan laporan (apabila kegiatan sudah dilaksanakan). k. UKM/Himpunan/KM wajib menyerahkan laporan kegiatan paling lambat 14 hari setelah kegiatan dilaksanakan. VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Terealisasi anggaran sesuai dengan kebutuhan kegiatan mahasiswa dan organisasi mahasiswa. 2. Tercapainya akuntabilitas pelaksanaan kegiatan.

VII. LAMPIRAN

5




Lampiran 1 pencairan dana bukan PNBP Diagram Alir Prosedur Pelayanan Pencairan Dana Sponsor bukan PNBP (Lembaga Non Pemerintah/Perusahaan) No

Prosedur

Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa


1.

UKM/Himpunan/KM membawa bukti transfer dana bantuan dari Sponsor beserta proposal kegiatan dan surat pengesahan dari Kepala LK

2.

LK akan mengecek dana yang masuk rekening ITB Kegiatan Mahasiswa, sesuai dengan bukti transfer yang ada.

2

3.

Jika sudah tercatat di rekening ITB Kegiatan Mahasiswa, Bendahara LK membuat SPP unit, formulir realisasi ekstra comtabel, dan cek sejumlah dana dari sponsor untuk ditanda tangan Kepala LK.

3

Direktorat Keuangan

1

4

4. Cek yang sudah ditanda tangan Kepala LK diserahkan ke Ditkeu untuk ditanda tangan Direktur Keuangan dengan melampirkan rekening koran ITB Kegiatan Mahasiswa dan bukti transfer dari sponsor.

5

5. Cek yang sudah ditandatangan Direktur Keuangan diserahkan kembali ke LK. 6.

6

Mahasiswa mengambil dana sponsor dengan menanda tangan bukti pengambilan dana di atas materai secukupnya dan diberi stempel organisasi mahasiswa pelaksanaan kegiatan. 7

7. UKM/Himpunan/KM diwajibkan menyerahkan Laporan Kegiatan paling lambat 7 hari kerja setelah kegiatan dilaksanakan.

6




Diagram Alir Pelayanan Pencairan Dana Sponsor Diktidi atas Rp 20 juta No 1. 2. 3.

4.

5

6.

7.

8.

9. 10.

11.

Prosedur UKM/Himpunan/KM mengajukan permohonan bantuan sponsor kegiatan ke DirJen Dikti melalui LK. LK akan memproses permohonan surat pengantar untuk ke Dikti. Dikti akan memproses permohonan bantuan sponsor, jika Ya maka Dikti akan menerbitkan Kontrak Persetujuan bantuan yang harus ditanda tangan oleh Wakil Rektor dan mengeluarkan Surat Persetujuan Pencairan Dana (SP2D) yang disampaikan ke LK. Berdasarkan SP2D, LK membuat surat permohonan RKA tambahan ke WRURK dan Ditpran untuk kegiatan yang telah disetujui bantuannya. WRURK membuat pesetujuan RKA tambahan. Setelah mendapat jawaban persetujuan dari WRURK, LK menginput kegiatan melalui SIPPM dan Sispran. Ditpran mengumumkan jadwal Rencana Implementasi. LK mulai melakukan Rencana Implementasi serta membuat Surat Keputusan Rektor dan Surat Keputusan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Bantuan Sosial perihal penetapan penerima bantuan dana. LK mengajukan pencairan dana sponsor dilengkapi SPP, form F1.1 dan laporan pertanggungjawaban dana (LPD) ke PPK Bantuan Sosial, setelah disetujui disampaikan ke Ditkeu dan fotokopi proposal kegiatan. Ditkeu akan memproses permohonan LK dan apabila telah sesuai akan diterbitkan cek dana sponsor. Cek yang sudah ditanda tangan Direktur Keuangan diserahkan ke LK untuk dicairkan. Mahasiswa mengambil dana sponsor dengan menanda tangan bukti pengambilan dana di atas materai secukupnya dan diberi stempel organisasi mahasiswa dan laporan (apabila kegiatan sudah dilaksanakan). UKM/Himpunan/KM wajib menyerahkan laporan kegiatan paling lambat 14 hari setelah kegiatan dilaksanakan.

UKM/Himpunan/ KM

LK

Dikti

WRURK/ Ditpran

SIPPM

Ditkeu

1 2 Tidak

3

Ya 4 Tidak

Ya 5

5 Ya

6

7

Tidak

8

9

10

1 11

1

7


REKOMENDASI PEMINJAMAN FASILITAS No.007/I1.B01.4/SOP/2014


1


JUDUL : REKOMENDASI PEMINJAMAN FASILITAS

NOMOR : 007/I1.B01.4/SOP/2014 REVISI KE :0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 6

DAFTAR ISI



3 3 3 3 4 5 5

2



I.

UNIT KERJA TERKAIT 1. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 2. Direktorat Sarana dan Prasarana (SP); 3. Direktorat Pendidikan(Ditdik); 4. UPT K3L

II.

TUJUAN


Tujuan dari SOP ini adalah untuk memberikan gambaran dan penduan kepada organisasi mahasiswa (KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa) dan perorangan atau kelompok mahasiswa, dalam proses peminjaman fasilitas ITB, sehingga tidak terjadi kesulitan dalam pelaksanaan kegiatan, terutama dalam hal ruangan dan fasilitas lainnya. III.

REFERENSI 1. -

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN a. Rekomendasi Peminjaman Fasilitas adalah surat tentang persetujuan dari LK untuk peminjaman fasilitas yang dilaksanakan oleh organisasi kemahasiswaan (KM, UKM dan Himpunan) dan perorangan untuk melaksanakan kegiatan kemahasiswaan (latihan, festival, lomba, pagelaran, dll). b. Fasilitas ITB adalah sarana dan prasarana yang dimiliki ITB yang dikelola oleh unit tertentu (SP dan Ditdik) c. Keluarga Mahasiswa (KM) ITB, terdiri dari Kabinet Mahasiswa dan Kongres Mahasiswa. d. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), berupa organisasi kemahasiswaan tingkat institut yang terbentuk beradarkan kesamaan minat dan bakat. e. Himpunan Mahasiswa adalah Organisasi Kemahasiswaan tingkat Program Studi yang terbentuk berdasarkan kesamaan bidang ilmunya. 2. BATASAN a. LK dapat mengeluarkan rekomendasi peminjaman fasilitas hanya kepada mahasiswa dan organisasi mahasiswa ITB yang terdaftar secara sah di ITB, dan merupakan kegiatan nonkurikuler (bukan akademik), yaitu kegiatan ekstra dan ko-kurikuler. b. Waktu Pelaksanaan kegiatan paling lambat pukul 23.00 WIB c. Peminjaman fasilitas dapat dibedakan menjadi 3, yaitu: 1) Fasilitas Umum peminjaman ditujukan kepada SP 3




2) Ruangan Kelas, peminjaman ditujukan ke Ditdik. 3) Izin kendaraan masuk, peminjaman Ambulance ditujukan ke K3L. d. Ketentuan Proposal Kegiatan Kemahasiswaan Proposal yang diajukan ke LK harus memenuhi syarat dan format sebagai berikut: 1) Lembar pengesahan: a) Nama Kegiatan b) Nama dan NIM Penanggungjawab Kegiatan c) Contack Person d) Waktu dan tempat e) Anggaran 2) Abstrak 3) Isi proposal 4) Penutup 5) Mengisi Surat Pernyataan akan melaksanakan kegiatan 6) Fotokopi buku rekening Bank BNI penanggungjawab kegiatan (bagi yang mengajukan dana) 7) Mencantumkan nomor rekening ITB Kegiatan Mahasiswa (bagi yang mengajukan sponsorship). 8) Mencatumkan output (luaran) pelaksanaan kegiatan. e. Tanda tangan pada proposal harus ASLI, yaitu untuk kegiatan: 1) UKM : Ketua panitia, Ketua Unit dan Pembimbing UKM 2) Himpunan : Ketua panitia/Kahim, Kaprodi dan Dekan/WDA 3) KM : Ketua panitia, Menteri terkait dan Presiden KM V.

PROSEDUR 1. KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa mengajukan surat permohonan peminjaman fasilitas kepada Kepala LK, yang dilampiri dengan proposal yang telah memenuhi syarat. 2. LK memeriksa kelengkapan surat dan lampirannya, termasuk waktu kegiatannya. (surat permohonan minimal 7 hari kerja sebelum hari pelaksanaan dan ruang kelas surat permohonan minimal 14 hari kerja sebelum hari pelaksanaan). Jika surat belum lengkap dan tidak memenuhi syarat, maka surat dikembalikan ke pemohon. 3. Surat yang sudah lengkap diproses di LK, yaitu untuk peminjaman: a. Tempat umum (Aula Barat/Timur, GKU, Selasar, dll) surat ditujukan Direktur Sarana dan Prasarana. b. Ruangan Kelas, surat ditujukan ke Direktur Pendidikan. c. Izin kendaraan masuk, peminjaman ambuilance, surat ditujukan kepada Kepala UPT K3L.

4




4. Direktur SP atau Direktur Pendidikan membalas surat permohonan (persetujuan penggunaan/ tagihan biaya perawatan atau penolakan) ditujukan ke Kepala LK dan UPT K3L menerbitkan surat izin ditujukan langsung kepada penyelenggara kegiatan. 5. LK menyerahkan surat dari Direktur SP atau Direktur Pendidikan kepada penyelenggara kegiatan melalui LK sedangkan surat persetujuan UPT K3L langsung ke penyelenggara kegiatan. 6. Penyelenggara kegiatan (KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa) melaksanakan kegiatan berkoordinasi dengan SP dan UPT K3L. 7. Penyelenggara kegiatan, wajib memberikan laporan kepada LK maksimal 7 hari kerja setelah kegiatan selesai VI.


Terjadi kesesuaian antara persyaratan yang diharuskan oleh Lembaga Kemahasiswaan dengan pemahaman dan pelaksanaan oleh KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa.

2.

Terjadi kesesuaan antara kebutuhan fasilitas yang diinginkan dengan fasilitas yang diberikan

3.

Pelaksanaan kegiatan berlangsung dengan sukses

VII. LAMPIRAN

5




No

PROSEDUR

1

KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa mengajukan surat permohonan peminjaman fasilitas kepada Kepala LK, yang dilampiri dengan proposal yang telah memenuhi syarat.

2

3

KM/UKM/HI MPUNAN

LK

5

Penyelenggara kegiatan (KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa) melaksanakan kegiatan berkoordinasi dengan SP dan UPT K3L.

6

Penyelenggara kegiatan, wajib memberikan laporan kepada LK maksimal 7 hari kerja setelah kegiatan selesai

7

LKmendokumentasikan laporan pelaksanaan kegiatan.

UPT K3L

2

Tidak

Ya

Direktur SP atau Direktur Pendidikan membalas surat permohonan (persetujuan penggunaan/ tagihan biaya perawatan atau penolakan) ditujukan ke Kepala LK dan UPT K3L menerbitkan surat izin ditujukan langsung kepada penyelenggara kegiatan. LK menyerahkan surat dari Direktur SP atau Direktur Pendidikan kepada penyelenggara kegiatan melalui LK sedangkan surat persetujuan UPT K3L langsung ke penyelenggara kegiatan.

DIRDIK

1

LK memeriksa kelengkapan surat dan lampirannya, termasuk waktu kegiatannya. (surat permohonan minimal 7 hari kerja sebelum hari pelaksanaan dan ruang kelas surat permohonan minimal 14 hari kerja sebelum hari pelaksanaan). Jika surat belum lengkap dan tidak memenuhi syarat, maka surat dikembalikan ke pemohon. Surat yang sudah lengkap diproses di LK, yaitu untuk peminjaman:  Tempat umum (Aula Barat/Timur, GKU, Selasar, dll) surat ditujukan Direktur Sarana dan Prasarana.  Ruangan Kelas, surat ditujukan ke Direktur Pendidikan.  Izin kendaraan masuk, peminjaman ambuilance, surat ditujukan kepada Kepala UPT K3L.

4

DIR. SARPRAS

3

3

3

4 5 6 7

6


PELAKSANAAN PELAYANAN KOMPETISI No.008/I1.B01.4/SOP/2014


1


JUDUL : PELAKSANAAN PELAYANAN KOMPETISI


DAFTAR ISI



3 3 3 3 4 5 5

2




I.

Unit Kerja Terkait 1. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 2. Penyelenggara (Direktorat Pendidikan Tinggi (DIKTI) dan Instansi lain)

II.

Tujuan Tujuan dari SOP ini untuk memfasilitasi kegiatan kompetisi/lomba yang diselenggarakan oleh penyelenggara bagi mahasiswa ITB yang akan mengikutinya.

III. Referensi Panduan yang dikeluarkan oleh Penyelenggara IV. Pengertian dan Batasan 1. Pengertian a. Kompetisi adalah kegiatan perlombaan untuk mengimplementasikan pengetahuan dan teknologi serta meningkatkan daya saing mahasiswa di tingkat nasional dan internasional. b. Penyelenggara adalah pihak-pihak yang menyelenggarakan kegiatan 2. Batasan Peserta yang mengikuti lomba adalah mahasiswa yang terdaftar di Institut Teknologi Bandung. V. Prosedur a. Penyelenggara menginformasikan kegiatan lomba/kompetisi dengan petunjuk pelaksanaan dan teknis kompetisi. b. Lembaga Kemahasiswaan melakukan sosialisi dan membuka pendaftaran kegiatan kompetisi kepada mahasiswa dan organisasi kemahasiswaan. c. Mahasiswa membuat proposal kegiatan lomba yang akan diikuti dan diserahkan kepada Lembaga Kemahasiswaan. d. Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan proposal ke penyelenggara untuk diseleksi. e. Penyelenggara menyampaikan hasil seleksi ke Lembaga Kemahasiswaan untuk diumumkan kepada mahasiswa. f. Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan delegasi/mahasiswa yang sudah lolos ke tingkat regional/nasional g. Mahasiswa memberikan laporan pertanggungjawabankompetisikepada Lembaga Kemahasiswaan

3




VI. Indikator Keberhasilan 1. Banyaknya mahasiswa yang mengikuti kompetisi baik tingkat nasonal maupun internasional 2. Banyaknya proposal yang lolos didanai oleh penyelenggara 3. Banyaknya prestasi yang diraih VII

Lampiran Diagram Alir Proses Pelayanan Kompetisi

NO

1

2

3

4

5

6

7

PROSEDUR

Penyelenggara menginformasikan kegiatan lomba/kompetisi dengan petunjuk pelaksanaan dan teknis kompetisi. Lembaga Kemahasiswaan melakukan sosialisi dan membuka pendaftaran kegiatan kompetisi kepada mahasiswa dan organisasi kemahasiswaan. Mahasiswa membuat proposal kegiatan lomba yang akan diikuti dan diserahkan kepada Lembaga Kemahasiswaan. Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan proposal ke penyelenggara untuk diseleksi. Penyelenggara menyampaikan hasil seleksi ke Lembaga Kemahasiswaan untuk diumumkan kepada mahasiswa. Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan delegasi/mahasiswa yang sudah lolos ke tingkat regional/nasional Mahasiswa memberikan laporan pertanggungjawaban kompetisi kepada Lembaga Kemahasiswaan

PENYELENGGARA

LEMBAGA KEMAHASISWAAN

MAHASISWA

1

2

3

3

4 5

6

7

4


PENGELOLAAN PENGGUNAAN VOUCHER MAKAN SISTEM RADIO FREQUENCY IDENTIFICATION (RFID) No. 009/I1.B01.4/SOP/2014


1


JUDUL : PENGELOLAAN PENGGUNAAN VOUCHER MAKAN SISTEM RADIO FREQUENCY IDENTIFICATION (RFID)


DAFTAR ISI


Unit KerjaTerkait Tujuan Referensi Pengertian dan Batasan Prosedur Indikator Keberhasilan Lampiran

3 3 3 3 4 5 6

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 2. Direktorat Pengembangan (DITBANG) 3. Direktorat Keuangan (DITKEU) 4. Unit Sumber Daya Informasi (USDI)

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraan kegiatan pengelolaan pemberian voucher makan supaya dapat memberI kemudahan kepada mahasiswa yang memerlukan bantuan subsidi makan siang dengan memperoleh voucher makan.

III.

REFERENSI 1. Surat Edaran Direktur Sarana dan Prasarana ITB Nomor: 3724/I1.B03.1/SP/2012 tentang Pengelolaan Beasiswa Voucher Makan

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Voucher makan adalah salah satu bentuk bantuan berupa subsidi biaya makan siang bagi mahasiswa ITB yang mengajukan permohonan secara online saat pendaftaran beasiswa online di website beasiswa LK ITB (http://kemahasiswaan.itb.ac.id/beasiswa) kemudian diseleksi dan ditetapkan oleh LK ITB 2. Sistem RFID (Radio Frequency Identification) adalah proses identifikasi suatu objek dengan menggunakan frekuensi transmisi radio. Adapun objek yang dimaksud disini adalah KartuTanda Mahasiswa (KTM) B. BATASAN 1. Voucher makan hanya diberikan kepada mahasiswa yang mengajukan permohonan. 2. Proses pemberian voucher makan diberikan dalam periode 22 (duapuluh dua) hari kerja dengan jumlah penerima dibatasi sebanyak 1.000 (seribu) orang mahasiswa. 3. Jumlah nominal voucher makan sebesar Rp. 6.000,- (enam ribu rupiah) per hari.

V.

PROSEDUR 1. Direktorat Pengembangan mengalokasikan anggaran voucher makan untuk 1.000 (seribu) orang mahasiswa program sarjana ITB dan menunjuk beberapa kantin untuk penggunaan voucher makan yang pengelolaannya diserahkan ke LK 2. LK mengumumkan pendaftaran beasiswa voucher makan secara online 3. Mahasiswa mengajukan permohonan secara online untuk mendapatkan beasiswa voucher makan ke LK 3




4. LK merekap dan menyeleksi pemohon serta menetapkan penerima beasiswa. Hasilnya dimasukkan kedalam file yang formatnya sudah dibuat oleh USDI dan diumumkan keseluruh penerima voucher makan melalui website beasiswa LK 5. File penerima beasiswa tersebut dikirim ke USDI untuk proses aktivasi di website voucher makan supaya mahasiswa dapat menggunakan KTM nya sebagai alat untuk mendapatkan voucher makan di kantin yang ditunjuk. 6. Kantin sudah bisa melayani voucher makan untuk mahasiswa 7. Kantin mengajukan tagihan ke LK ITB 8. LK memproses pencairan melalui Direktorat Keuangan

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Terpenuhinya permohonan mahasiswa yang mengalami kesulitan mendapat makan siang. 2. Terpenuhinya alokasi/quota penerima beasiswa

4




DIAGRAM ALIR SOP VOUCHER MAKAN SISTEM RFID NO

PROSEDUR

1

Direktorat Pengembangan mengalokasikan anggaran voucher makan untuk 1.000 (seribu) orang mahasiswa program sarjana ITB dan menunjuk beberapa kantin untuk penggunaan voucher makan yang pengelolaannya diserahkan ke LK

2.

LK mengumumkan pendaftaran beasiswa voucher makan secara online

3.

Mahasiswa mengajukan permohonan secara online untuk mendapatkan beasiswa voucher makan ke LK

4.

LK merekap dan menyeleksi pemohon serta menetapkan penerima beasiswa. Hasilnya dimasukkan kedalam file yang formatnya sudah dibuat oleh USDI dan diumumkan keseluruh penerima voucher makan melalui website beasiswa LK

5.

File penerima beasiswa tersebut dikirim ke USDI untuk proses aktivasi di website voucher makan supaya mahasiswa dapat menggunakan KTM nya sebagai alat untuk mendapatkan voucher makan di kantin yang ditunjuk

6.

Kantin sudah bisa melayani voucher makan untuk mahasiswa

7.

Kantin mengajukan tagihan ke LK ITB

8.

LK memproses Keuangan

pencairan

melalui

LK

MHS

USDI

DITBANG/ DITKEU

KANTIN

1

2

3

4

5

6

7

Direktorat

8

5


SELEKSI PENCAIRAN DAN PELAPORAN BEASISWA BIDIK MISI No. 010/I1.B01.4/SOP/2014


1


JUDUL : SELEKSI PENCAIRAN DANA DAN PELAPORAN BEASISWA BIDIK MISI


DAFTAR ISI


Unit KerjaTerkait Tujuan Referensi Pengertian & Batasan Prosedur Indikator Keberhasilan Lampiran

3 3 3 3 4 5 6

2



I.


II.


Lembaga Kemahasiswaan (LK) Direktorat Pendidikan (Ditdik) Direktorat Keuangan(Ditkeu) Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti)

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraan kegiatan seleksi pemohon beasiswa Bidik Misi supaya dapat memberikan kemudahan kepada mahasiswa baru dan orang tua/wali yang berminat untuk mendapat beasiswa Bidik Misi

III.

REFERENSI 1. Pedoman Bidik Misi Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan Tahun 2012 2. SK Rektor ITB Nomor 177/SK/IA.a/PP/2012 tentang Mahasiswa Baru Program Sarjana Institut Teknologi Bandung Tahun Akademik 2012/2013.

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Bidik Misi adalah program bantuan biaya pendidikan yang diberikan Pemerintah melalui Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan mulaitahun 2010 kepada mahasiswa yang memiliki potensi akademik memadai dan kurang mampu secara ekonomi. 2. Uang Kuliah Tunggal (UKT) adalah besaran biaya pendidikan per semester. B. BATASAN 1. Beasiswa Bidik Misi diberikan kepada mahasiswa baru yang mengajukan permohonan dan memenuhi syarat dengan jumlah penerima sesuai dengan kuota yang ditentukan. 2. Penentuan penerima beasiswa Bidik Misi dilakukan melalui survey lapangan dan wawancara serta ditetapkan melalui SK Rektor ITB 3



V.

VI.


PROSEDUR 1.

Calon Mahasiswa Baru (pemohon) mengajukan permohonan beasiswa Bidik Misi melaui Ditdik saat pendaftaran ulang.

2.

LK mengambil data pemohon beasiswa Bidik Misi dalam bentuk soft file ke dari Ditdik ITB.

3.

LK ITB melakukan pengolahan data dan melakukan survey ke tempat tinggal pemohon serta wawancara kepada pemohon beasiswa.

4.

Yang memenuhi syarat dan tidak ada temuan saat survey kemudian ditetapkan dalam SK tentang Penetapan penerima beasiswa Bidik Misi.

5.

LK menyampaikan SK kepada Ditjen Dikti untuk pembayaran biaya hidup dan ke Ditkeu untuk pembayaran UKT.

6.

Ditjen Dikti membayarkan biaya hidup kepada mahasiswa.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Semakin lancarnya proses seleksi dimulai dari pengiriman data hingga penetapan penerima beasiswa Bidik Misi 2. Terpenuhinya kuota penerima beasiswa Bidik Misi dan tepat sasaran

4




DIAGRAM ALIR SOP SELEKSI PENCAIRAN DAN PELAPORAN BEASISWA BIDIK MISI

PROSEDUR

Ditdik/Ditkeu

LK

Dir. Adum

Ditjen Dikti

Mahasiswa Bidik Misi

1. Calon Mahasiswa Baru (pemohon) mengajukan permohonan beasiswa Bidik Misi melaui Ditdik saat pendaftaran ulang. 2. LK mengambil data pemohonbeasiswaBidikMisidalamb entuk soft file ke dari Ditdik ITB.

1

2

3. LK ITB melakukanpengolahan datadanmelakukan survey ke tempat tinggal pemohonsertawawancarakepada pemohon beasiswa.

3

4. Yang memenuhi syarat dan tidak ada temuan saat survey kemudian ditetapkan dalam SK tentangPenetapanpenerimabeasis waBidik Misi. 5. LKmenyampaikan SK kepada Ditkeu untuk pembayaran UKT. 6. LKmenyampaikan SK kepada Ditjen Dikti untuk pembayaran biaya hidup dan laporan kemajuan studi.

4

5 6

7. Ditjen Dikti membayarkan biaya hidup kepada mahasiswa.

7

5


PENDAFTARAN BEASISWA ONLINE No. 011/I1.B01.4/SOP/2014


JUDUL : PENDAFTARAN BEASISWA ONLINE

1




DAFTAR ISI



3 3 3 3 4 5 6

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 2. Direktorat Keuangan (Ditkeu) 3. Fakultas/Sekolah dan Lembaga Terkait

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraan kegiatan Pendaftaran Beasiswa Online supaya dapat memberi kemudahan kepada mahasiswa yang mengalami kesulitan pembayaran biaya pendidikan maupun biaya hidup dengan cara mendaftar beasiswa secara online pada website Beasiswa LK ITB sesuai dengan waktu dan persyaratan yang telah ditetapkan.

III.

REFERENSI 1. SK Rektor ITB No. 275B/SK/K01/OT/2010

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Pendaftaran beasiswa online adalah suatu proses permohonan pendaftaran beasiswa yang dilakukan oleh mahasiswa secara online melalui website Beasiswa LK ITB yang dibuka setiap bulan Juni dan Desember. 2. Beasiswa adalah bantuan finansial maupun non finansial yang diberikan kepada mahasiswa berupa: Pembayaran Biaya Penyelenggaraan Pendidikan per Semester, Biaya Hidup, Bantuan Buku, Bantuan Tugas Akhir maupun Pembebasan dengan besaran tergantung dana yang diberikan oleh mitra/donatur beasiswa. B. BATASAN 1. Proses pendaftaran beasiswa online dilakukan setiap bulan Juni dan Desember (satu bulan sebelum awal perkuliahan dimulai) 2. Pengumuman pendaftaran beasiswa online dilaksanakan 1 (satu) bulan sebelum pendaftaran dibuka melalui pemasangan spanduk di beberapa titik strategis di lingkungan kampus ITB dan melalui sosial media (website dan facebook) 3



V.


PROSEDUR 1. Lembaga Kemahasiswaan ITB mengeluarkan pengumuman tentang waktu pembukaan pendaftaran beasiswa online melalui pemasangan spanduk di beberapa titik strategis di lingkungan Kampus ITB dan melalui sosial media (website, facebook). 2. Mahasiswa melakukan pendaftaran secara online dengan cara entry data pribadi dan data ekonomi pada tanggal yang telah ditetapkan serta memilih beasiswa yang ditawarkan/dibuka pada periode tersebut. 3. Mahasiswa menyiapkan berkas persyaratan yang diminta sesuai beasiswa yang dipilihnya, diantaranya meminta persetujuan dari fakultas/sekolah serta dosen wali/ketua program studi/dekan/WDA sebagai salah satu persyaratan umum yang harus dipenuhi berupa pemberian transkrip akademik dan rekomendasi dosen wali/ketua program studi/dekan/WDA 4. Lembaga Kemahasiswaan ITB menyeleksi dan mengumumkan calon penerima beasiswa sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan masingmasing beasiswa untuk mengumpulkan berkas 5. Mahasiswa yang telah ditetapkan sebagai calon penerima beasiswa menyerahkan berkas persyaratan ke Loket Beasiswa Lembaga Kemahasiswaan ITB untuk kemudian direkap dan diserahkan ke mitra/donatur beasiswa untuk diseleksi dan ditetapkan sebagai penerima beasiswa yang bersangkutan 6. Pengumuman penerima beasiswa disampaikan melalui Papan Pengumuman, website dan akun facebook beasiswa Lembaga Kemahasiswaan ITB.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Mahasiswa mendapatkan penjelasan dan kemudahan dalam proses pendaftaran beasiswa online 2. Berkurangnya jumlah mahasiswa yang melakukan pendaftaran beasiswa online, yang melewati batas waktu yang telah ditentukan

4




DIAGRAM ALIR SOP PENDAFTARAN BEASISWA ONLINE No

PROSEDUR

1

Lembaga Kemahasiswaan ITB mengeluarkan pengumuman tentang waktu pembukaan pendaftaran beasiswa online dan melalui media sosial (website, facebook).

2.

3.

4.

5.

Mahasiswa melakukan pendaftaran secara online dengan cara entry data pribadi dan data ekonomi pada tanggal yang telah ditetapkan serta memilih beasiswa yang ditawarkan/dibuka pada periode tersebut. Mahasiswa menyiapkan berkas persyaratan yang diminta sesuai beasiswa yang dipilihnya, diantaranya meminta persetujuan dari fakultas/sekolah serta dosen wali/ketua program studi/dekan/WDA sebagai salah satu persyaratan umum yang harus dipenuhi berupa pemberian transkrip akademik dan rekomendasi dosen wali/ketua program studi/dekan/WDA Lembaga Kemahasiswaan ITB menyalurkan dan mengumumkan calon penerima beasiswa sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan masingmasing beasiswa untuk mengumpulkan berkas

LK

FAK/SEK/LEMBAGA TERKAIT

MAHASISWAORT U/WALI

1

2

3

4

5

Pengumuman penerima beasiswa disampaikan melalui Papan Pengumuman, website dan akun facebook beasiswa Lembaga Kemahasiswaan ITB.

5


Proses Pencairan Dana Kelangsungan Operasi (DKO) No.012/I1.B01.4/SOP/2014


1


JUDUL : Proses Pencairan Dana Kelangsungan Operasi (DKO)


DAFTAR ISI



3 4 4 4 4 4 5

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 2. Direktorat Perencanaan (DITPRAN) 3. Direktorat Keuangan (DITKEU)

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur proses pencairan dana kelangsungan operasi (DKO) LK agar kegiatan operasional kantor berjalan lancar sesuai dengan rencana implementasi anggaran dan dapat dipertanggungjawabkan. SOP ini meliputi identifikasi dari kebutuhan dan realisasi anggaran.

III.

REFERENSI

IV.

PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Dana Kegiatan Operasional adalah alokasi yang telah ditetapkan oleh Ditkeu untuk operasional kantor dengan nilai transaksi maksimal sebesar Rp. 10.000.000,- per transaksi. 2. Operasional Kantor adalah pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan perencanaan yang telah disusun selama satu tahun anggaran. 3. Ditkeu adalah unit Kerja Pendukung ITB dibawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan. 4. Ditpran adalah Unit Kerja Pendukung ITB, dibawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan. 2. BATASAN 1. Bukti transaksi adalah bukti-bukti pengeluaran yang dijadikan dasar pencairan dana kas operasional. 2. Laporan Pertanggungjawaban kegiatan yang dimaksud adalah pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan yang dilakukan oleh LK.

3



V.


PROSEDUR 1. LK melakukan rencana implementasi triwulan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam triwulan berjalan. 2. Bendahara LK mengumpulkan bukti-bukti (kuitansi) transaksi dana kelangsungan operasi. Setelah bukti-bukti transaksi terkumpul, bendahara LK membuat rekap bukti transaksi dalam bentuk LPD (laporan pertanggungjawaban dana) atau SPTJB (surat penyataan tanggung jawab belanja) 3. LPD dan SPTJB yang telah dibuat dilengkapi form F1.1 dengan jumlah anggaran sesuai dengan yang akan diajukan dan mendapat pengesahan dari pejabat LK. 4. Bendahara LK mengajukan persetujuan surat permintaan pembayaran lengkap (Form F.1.1, LPTJB dan LPD) ke Ditlog. 5. Bendahara LK mengajukan pencairan dana ke Ditkeu dengan lampiran yang lengkap (Form F.1.1, LPTJB dan LPD). 6. Ditkeu memverifikasi permohonan pencairan dana, apabila sudah sesuai Ditkeu akan mencairkan permohonan Pembayaran dengan mengeluarkan cek untuk dicairkan atau melalui transfer ke pihak ketiga. 7. LK mencairkan cek dari Ditkeu.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Terealisasi anggaran sesuai dengan kebutuhan kegiatan mahasiswa dan organisasi mahasiswa. 2. Tercapainya akuntabilitas pelaksanaan kegiatan.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1–Diagram alir pencairan dana,

4




Diagram Alir Pencairan Dana Kelangsungan Operasi (DKO) No

1.

2.

3.

4. 5. 6.

7.

Prosedur

LK melakukan rencana implementasi triwulan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam triwulan berjalan. Bendahara LK mengumpulkan bukti-bukti (kuitansi) transaksi dana kelangsungan operasi. Setelah bukti-bukti transaksi terkumpul, bendahara LK membuat rekap bukti transaksi dalam bentuk LPD (laporan pertanggungjawaban dana) atau SPTJB (surat penyataan tanggung jawab belanja) LPD dan SPTJB yang telah dibuat dilengkapi form F1.1 dengan jumlah anggaran sesuai dengan yang akan diajukan dan mendapat pengesahan dari pejabat LK. Bendahara LK mengajukan persetujuan surat permintaan pembayaran lengkap (Form F.1.1, LPTJB dan LPD) ke Ditlog. Bendahara LK mengajukan pencairan dana ke Ditkeu dengan lampiran yang lengkap (Form F.1.1, LPTJB dan LPD). Ditkeu memverifikasi permohonan pencairan dana, apabila sudah sesuai Ditkeu akan mencairkan permohonan Pembayaran dengan mengeluarkan cek untuk dicairkan atau melalui transfer ke pihak ketiga. LK mencairkan cek dari Ditkeu.

LK

Ditkeu

Ditlog

Ditpran

1

2

3

Tidak

4

Ya

5

6 Tidak

7 Ya

5


PENANGGUHAN PEMBAYARAN BPPS No. 013/I1.B01.4/SOP/2014


1


JUDUL : PENANGGUHAN PEMBAYARAN BPPS


DAFTAR ISI



3 3 3 3 4 5 6

2



I.


UNIT KERJA TERKAIT 1. Lembaga Kemahasiswaan (LK) 2. Direktorat Keuangan (Ditkeu) 3. Fakultas/Sekolah dan Lembaga Terkait

II.

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraan kegiatan Penangguhan Pembayaran Biaya Penyelenggaraan Pendidikan per Semester (BPPS) supaya dapat memberi kelancaran kepada mahasiswa atau orang tua/wali yang mengalami kesulitan melakukan pembayaran BPPS pada waktu yang telah ditetapkan sehingga tidak menghambat proses perwalian/ daftar ulang.

III.

REFERENSI 1. SK Rektor ITB No. 275B/SK/K01/OT/2010

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN Penangguhan pembayaran adalah suatu proses permohonan yang dilakukan oleh mahasiswa atau orang tua/wali mahasiswa tersebut, yang mengalami kesulitan untuk melakukan pembayaran pada waktu yang telah ditetapkan oleh Ditkeu ITB B. BATASAN 1. Proses penangguhan pembayaran dilakukan berdasarkan Surat Edaran dari Ditkeu ITB tentang Pengumuman Pembayaran Biaya Pendidikan dan Batas Waktu Pembayarannya 2. Pengumuman Batas Waktu Pembayaran diinformasikan melalui fakultas/sekolah, papan pengumuman LK dan media lainnya.

3



V.


PROSEDUR 1. Ditkeu ITB mengeluarkan surat edaran tentang Pengumuman Pembayaran Biaya Pendidikan dan Batas Waktu Pembayarannya 2. LK dan Fakultas/Sekolah serta lembaga terkait lainnya, mengumumkan surat edaran dari Ditkeu tersebut di Papan Pengumuman dan media lainnya untuk diketahui oleh mahasiswa dan orang tua/wali 3. Mahasiswa atau orang tua/wali dan Fakultas/Sekolah membuat surat permohonan penangguhan pembayaran BPPS secara tertulis dan dikirim langsung ke Loket Beasiswa LK ITB, ditujukan kepada Kepala LK ITB. Dalam surat permohonan wajib mencantumkan identitas mahasiswa (Nama, NIM, Program Studi, Fakultas/Sekolah dan Nomor HP), waktu pembayaran BPPS (maksimal 3 bulan dari batas akhir pembayaran) dan jumlah SKS yang akan diambil. 4. LK ITB memeriksa kelengkapan persyaratan dan memasukan data pemohonan penangguhan pembayaran BPPS ke situs Aplikasi Penangguhan Ditkeu ITB 5. Apabila permohonan penangguhan disampaikan melebihi waktu yang telah ditetapkan, permohonan ditujukan langsung ke Ditkeu ITB. Ditkeu ITB memberikan konfirmasi ke LK ITB perihal mahasiswa atau orang tua/wali yang mengajukan langsung permohonan melalui Ditkeu ITB 6. LK ITB melakukan rekapitulasi daftar pemohon penangguhan pembayaran

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Mahasiswa dan orang tua/wali mendapatkan kelancaran dalam proses penangguhan pembayaran BPPS 2. Berkurangnya jumlah mahasiswa atau orang tua/wali yang melakukan permohonan penangguhan pembayaran yang melewati batas waktu yang telah ditentukan

VII. LAMPIRAN

4




DIAGRAM ALIR SOP PENANGGUHAN PEMBAYARAN BPPS NO

PROSEDUR

1

Ditkeu ITB mengeluarkan surat edaran tentang Pengumuman Pembayaran Biaya Pendidikan dan Batas Waktu Pembayarannya

2.

3.

DITKEU

LK

FAK/SEK/LEMB AGA TERKAIT

2

2

MAHASISWA/ ORTU/WALI

1

LK dan Fakultas/Sekolah serta lembaga terkait lainnya, mengumumkan surat edaran dari Ditkeutersebut di Papan Pengumuman dan media lainnya untuk diketahui oleh mahasiswa dan orang tua/wali Mahasiswa atau orang tua/wali dan Fakultas/Sekolah membuat surat permohonan penangguhan pembayaran BPPS secara tertulis dan dikirim langsung ke Loket Beasiswa LK ITB, ditujukan kepada Kepala LK ITB. Dalam surat permohonan wajib mencantumkan identitas mahasiswa (Nama, NIM, Program Studi, Fakultas/Sekolah dan Nomor HP), waktu pembayaran BPPS (maksimal 3 bulan dari batas akhir pembayaran) dan jumlah SKS yang akan diambil.

4.

LK ITB memeriksa kelengkapan persyaratan danmemasukan data pemohonan penangguhan pembayaran BPPS ke situs Aplikasi Penangguhan Ditkeu ITB

5.

Apabila permohonan penangguhan disampaikan melebihi waktu yang telah ditetapkan, permohonan ditujukan langsung ke DitkeuITB. DitkeuITB memberikan konfirmasi ke LK ITB perihal mahasiswa atau orang tua/wali yang mengajukan langsung permohonan melalui Ditkeu ITB

6.

LK ITB melakukan rekapitulasi penangguhan pembayaran

daftar

pemohon

3

4

4

Tidak

Ya

5

6

5


PROSES PENCAIRAN DANA BEASISWA No. 014/I1.B01.4/SOP/2014


JUDUL : PROSES PENCAIRAN DANA BEASISWA

1




DAFTAR ISI



3 3 3 3 4 5 6

2



I.


II.


Lembaga Kemahasiswaan (LK) Direktorat Keuangan (Ditkeu) Direktorat Perencanaan (Ditpran) Lembaga Pengabdian pada Masyarakat (LPPM)

TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pencairan Beasiswa.

III.

REFERENSI

IV.

PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN Beasiswa adalah bantuan finansial maupun non finansial yang diberikan kepada mahasiswa berupa: Pembayaran Biaya Penyelenggaraan Pendidikan per Semester, Biaya Hidup, Bantuan Buku, Bantuan Tugas Akhir, Beasiswa Voucher Makan Siang, yang besaran tergantung dana yang diberikan oleh mitra/donatur beasiswa. B. BATASAN Beasiswa diberikan untuk mahasiswa ITB yang memenuhi persyaratan (ekonomi dan prestasi).

3



V.


PROSEDUR 1. LK menerima anggaran beasiswa dari mitra/donatur melalui rekening Penampungan Aneka Beasiswa (untuk mitra/donatur swasta), sedangkan untuk dana pemerintah (DIPA) melalui anggaran DIPA ITB. 2. LK mengajukan permohonan RKA dana beasiswa dari mitra/donatur ke WRUK cc. Ditpran. WRUK menyetujui RKA dana beasiswa dari mitra/donator. 3. LK melakukan input kegiatan beasiswa mitra/donatur ke SIPPM dan melaksanakan Rencana Implementasi dana mitra/donatur maupun dana beasiswa yang bersumber dari pemerintah (DIPA). 4. LK membuat Surat Keputusan tentang penerima beasiswa yang ditandatangani oleh Kepala LK (beasiswa mitra/donatur) dan ditandatangani oleh Rektor (DIPA) serta surat keputusan PPK Beasiswa dan Bansos. 5. Penerima beasiswa menandatangani tanda terima pembayaran beasiswa. 6. LK mengajukan permohonan pencairan beasiswa melalui PPK Bansos dan Beasiswa. 7. PPK Bansos meneruskan proses permohonan pembayaran ke Ditkeu. 8. Ditkeu mentransfer dana beasiswa kepada penerima beasiswa mitra/donatur dan meneruskan proses permohonan pembayaran ke KPKN untuk beasiswa DIPA. 9. KPKN mentransfer dana beasiswa kepada para penerima.

VI.

INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Mahasiswa mendapatkan penjelasan dan kemudahan dalam proses pendaftaran beasiswa online 2. Berkurangnya jumlah mahasiswa yang melakukan pendaftaran beasiswa online, yang melewati batas waktu yang telah ditentukan

4




DIAGRAM ALIR SOP PENDAFTARAN BEASISWA ONLINE NO

PROSEDUR

1

LK menerima anggaran beasiswa dari mitra/donatur melalui rekening Penampungan Aneka Beasiswa (untuk mitra/donatur swasta), sedangkan untuk dana pemerintah (DIPA) melalui anggaran DIPA ITB.

2.

LK mengajukan permohonan RKA dana beasiswa dari mitra/donatur ke WRUK cc. Ditpran. WRUK menyetujui RKA dana beasiswa dari mitra/donatur

3.

4.

LK melakukan input kegiatan beasiswa mitra/donatur ke SIPPM dan melaksanakan Rencana Implementasi dana mitra/donatur maupun dana beasiswa yang bersumber dari pemerintah (DIPA). LK membuat Surat Keputusan tentang penerima beasiswa yang ditandatangani oleh Kepala LK (beasiswa mitra/donatur) dan ditandatangani oleh Rektor (DIPA) serta surat keputusan PPK Beasiswa dan Bansos.

5.

Penerima beasiswa menandatangani tanda terima pembayaran beasiswa

6.

LK mengajukan permohonan pencairan beasiswa melalui PPK Bansos dan Beasiswa

7.

PPK Bansos meneruskan proses permohonan pembayaran ke Ditkeu.

8.

Ditkeu mentransfer dana beasiswa kepada penerima beasiswa mitra/donatur dan meneruskan proses permohonan pembayaran ke KPKN untuk beasiswa DIPA.

9.

KPKN mentransfer dana beasiswa kepada para penerima.

LK

WRURK/D ITPRAN

SIPPM

DITKEU

KPKN

MHS

1

2 3

4

5

6

7

8

8

9

5

Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit. Lembaga Kemahasiswaan

Recommend Documents