Sollicitatiecode van de Hogeschool der Kunsten Den Haag
Prae-ambule Excellent kunstonderwijs behoeft een uitmuntende artistieke, onderwijskundige, intellectuele en materiële infrastructuur. Binnen deze infrastructuur zijn twee personele hoofdgroepen te onderscheiden: • functionarissen die artistiek (onderwijs-)inhoudelijk en/of direct hieraan gerelateerde activiteiten en processen ontplooien en aansturen • functionarissen ter algemene ondersteuning van de organisatie in functies zoals deze ook in andere (onderwijs)instellingen en bijv. het bedrijfsleven voorkomen Om een aantal redenen wenst de Hogeschool van Beeldende Kunsten, Muziek en Dans bij het onstaan en vervullen van vacatures onderscheid te maken tussen deze beide hoofdgroepen. Excellent kunstonderwijs en het daarmee verbonden onderzoek wortelt in doelstellingen en visie, en wordt aangeboden resp. verricht door personen die op basis van kunstenaarschap, goede smaak en kennis binnen de Hogeschool werkzaam zijn. Het is bij uitstek aan de leidinggevenden- directie, (afdelings)hoofddocenten en coördinatoren – opvattingen te hebben over de vervulling van vacatures op alle niveaus, gegeven de missie en strategie van de instelling en de context waarin opleiding, uitstroomprofiel of vakgroep functioneert. Leiddinggevenden hebben uitgesproken beelden van de kwaliteiten waarover kandidaten voor inhoudelijke functies moeten beschikken. Veelal weten zij welke persoon bij uitstek voor een functie in aanmerking komen. Dat is nl. een van de kwaliteiten waarover per definitie leidinggevenden (moeten) beschikken en waarom zij dergelijke functies ambiëren en/of er in benoemd zijn. Het zou onprofessioneel zijn als zij niet zouden weten waarom zij welke personen waarvoor graag aan de Hogeschool willen verbinden. Dit komt voort uit actief netwerken, scouten en permanent alert zijn op talent. Meer dan eens is er geen sprake van een vacature in algemene zin, maar van de evidente noodzaak vanwege het beschikbaar zijn van een bepaalde cruciale persoon een specifieke vakgroep (weer) aantrekkelijk te maken, hetgeen doorslaggevend kan zijn voor kwalitatief interessante potentiële studenten om zich bij één van de koninklijken te willen inschrijven. In het -
algemeen zijn er verscheidene manieren om in een vacature te voorzien: een vacature door bijv. herschikking van taken intern oplossen beschikbaarheid van een interne kandidaat een of meer personen – intern of extern – hebben blijk gegeven van belangstelling voor de functie via formele headhunting via informele werving (bijv. werven bij collega-instellingen)
Tenslotte kan zich een situatie voordoen dat een open werving voor de hand ligt. Mengvormen zijn ook denkbaar. Het bovenstaande geldt in mindere mate voor ondersteunende, meer algemene functies, zoals secretaresse, ICT-medewerker, conciërge of boekhouder. Ook dan is de eigen deskundigheid het belangrijkst, maar heeft dan niet primair betrekking op het terrein van de kunsten, maar op dat van het vakgebied waarin de vacature moet voorzien. Zeker bij gelijke geschiktheid kunnen kandidaten met affiniteit voor het kunstonderwijs de voorkeur verdienen boven ‘neutralen’, een beoordelingselement echter dat men in elke procedure boven tafel kan houden. Als het kader van de Hogeschool is een vitale organisatie te zijn waarin studenten op eminente en toekomstgerichte wijze worden opgeleid tot zelfstandige kunstenaars en docenten in een houding van nieuwsgierigheid en life-long-learning, moet er sprake zijn van een personeelsbestand dat een hoog kennisniveau, een groot leer- en verandervermogen en een mentaliteit heeft dat resp. die studenten inspireert en motiveert. Het gaat dan om de juiste persoon op de juiste plaats op het juiste moment, zodat nu en in de toekomst kwaliteit en innovatie kunnen worden gewaarborgd. I De vacature Op een gegeven moment ontstaat de opvatting dat voor het verrichten van bepaalde werkzaamheden behoefte is aan een nieuwe medewerker c.q. aan de inzet van een persoon die dat specifieke werk niet eerder in die functie heeft verricht. Dit geldt niet voor gastdocentactiviteiten, tijdelijke taakuitbreidingen en vervangingen, b.v. bij ziekte en sabbaticals. De direct leidinggevende in de sector waar zich dit voordoet is de centrale spil in het proces (afdelingshoofd, coördinator, hoofdmedewerkers, directielid). De afdeling Personeelszaken is verantwoordelijk voor een zorgvuldige uitvoering van procedures en afspraken. De leidinggevende meldt genoemde behoefte aan het College van Bestuur, waarin tevens de faculteitsdirecteuren zitting hebben, met opgave van de volgende details: naam van de functie taakinhoud en verantwoordelijkheid plaats in de organisatie functie- eisen (opleiding, kennis, ervaring) omvang advies over het type te volgen procedure eventueel: bijzondere kenmerken Het College van Bestuur bepaalt vervolgens of de verplichting kan worden aangegaan en zo ja onder welke condities. Tevens wordt een advies of een aanwijzing gegeven omtrent de te volgen procedure. Nadat aldus toestemming is verkregen voor het aangaan van een nieuwe verpliching en – grofweg – de condities waaronder, gaat de procedure van start. II Intern overleg De leidinggevende overlegt op twee niveau’s over de verkregen goedkeuring: met een of meer collega’s op zijn niveau, bij voorkeur in een verwante sector met een relevante vertegenwoordiging van degenen met wie de nieuwe functionaris zal gaan samenwerken. In dit overleg komen vooral de volgende punten aan de orde:
-
de taakinhoud de beoogde procedure voor werving (en eventueel selectie) eventuele bijzondere kenmerken van de te selecteren persoon.
III De procedure De mogelijke procedures kunnen in twee hoofdlijnen worden samengevat: enerzijds een volledig open procedure, waaraan overigens ook ‘gekenden’ kunnen deelnemen, anderszijds een interne procedure waarin men werkt met ‘gekenden’ van binnenuit of van buiten. In bovengenoemde overleggen wordt vastgesteld, mede indien van toepassing op grond van het advies van het College van Bestuur voor welk proceduredomein wordt gekozen. De leidinggevende geeft het College van Bestuur met redenen omkleed aan waarom voor welke procedure is gekozen. Het College van Bestuur kan gemotiveerd van deze keuze afwijken. Interne procedure Indien wordt gekozen voor een interne procedure in de algemene zin van het woord gelden de volgende spelregels: er wordt een benoemingsadviescommissie (bac) ingesteld bestaande uit tenminste drie personen: de desbetreffende leidinggevende, een relevante vertegenwoordiger van de toekomstige collega’s binnen hetzelfde functiegebied en een keuze uit een tweede vertegenwoordiger daarvan dan wel een leidinggevende uit een verwante sector dan wel een hogere leidinggevende; leden van de bac hebben op persoonlijke titel zitting in de commissie en zijn gehouden tot strikte vertrouwelijkheid. deze commissie stelt een shortlist samen van een, twee, drie of (maximaal) vier kandida(a)t(en). elke kandidaat op de shortlist wordt voor een gesprek uitgenodigd. de bac vormt zich een zo goed mogelijk beeld van de geschiktheid van de kandidaat. indien meerdere kandidaten zich voor de functie kwalificeren kan een tweede gespreksronde tussen een kleiner aantal kandidaten worden georganiseerd. de commissie draagt een kandidaat, of maximaal een keuze uit twee kandidaten (in volgorde) ter benoeming voor aan het College van Bestuur; indien geen consensus kan worden bereikt wordt dit in de voordracht vermeld. Open procedure Indien wordt gekozen voor een open procedure gelden de regels van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsbeleid (NVP) Uitgangspunten zijn daarbij: - een eerlijke kans - het verstrekken van deugdelijke en volledige informatie over de procedure en de functie inhoud - sollicitanten behoeven slechts die informatie te verstrekken die nodig is voor de beoordeling van de geschiktheid voor de functie - die informatie wordt vertrouwelijk behandeld en ook overigens wordt de privacy van de sollicitant gerespecteerd - op klachten van de sollicitant wordt op redelijke termijn schriftelijk gereageerd - de sollicitatieprocedure wordt afgewikkeld zoals gepland; afwijkingen ervan worden meegedeeld en toegelicht, ook de sollicitant kan een afwijking van de procedure verzoeken.
Werving en selectie Een personeelsadvertentie –bestemd voor bladen en/of internet – bevat de volgende elementen: beschrijving vacature, wijze van solliciteren, de te verschaffen informatie, eventuele bijzondere sollicitatieprocedures en de reactietermijn; de tekst behoeft de goedkeuring van de leidinggevende en het College van Bestuur. De Hogeschool bericht de sollicitant zo spoedig mogelijk na het verstrijken van de reactietermijn of hij wordt afgewezen, uitgenodigd of aangehouden – onder vermelding van de termijn waarbinnen nader bericht volgt. In de beide laatste gevallen ontvangt de sollicitant de sollicitatieprocedure, inhoudende de verwachte duur ervan. De Hogeschool stelt alleen vragen over aspecten die voor de functie en haar vervulling relevant zijn. De Hogeschool verstrekt alle informatie die voor de sollicitant nodig is om zich een zo volledig mogelijk beeld te vormen van de vacature en de organisatie. De Hogeschool vergoedt in redelijkheid de gemaakte kosten. Indien de Hogeschool inlichtingen wil inwinnen bij derden wordt hiervoor vooraf toestemming aan de sollicitant gevraagd. Er wordt slechts voor de functie relevante informatie gevraagd. Voorselectieprocedure De ontvangen gegevens van de reflectanten worden in eerste instantie door de afdeling Personeelszaken afgezet tegen de functie-eisen. Zij brengt advies uit over alle kandidaten aan de benoemingsadviescommissie (bac). De samenstelling van deze commissie word beschreven in het hoofdstuk ‘Interne Procedure’. De bac selecteert op basis van de adviezen de kandidaten die worden uitgenodigd voor een eerste gesprek. Als richtlijn geldt dat het aantal uit te nodigen personen in eerste instantie wordt beperkt tot maximaal vijf. Voor het overige geldt wat wordt beschreven in het hoofdstuk ‘Interne procedure’. Beslissing Indien de Hogeschool op enig moment besluit dat een sollicitant niet in aanmerking komt, ontvangt deze zo spoedig en zo goed mogelijk gemotiveerd schriftelijk bericht. Schriftelijke gegevens van een sollicitant worden zo spoedig mogelijk na de afwijzing teruggezonden, of vernietigd. Klachtenbehandeling De Hogeschool onderzoekt schriftelijke klachten van sollicitanten die menen onzorgvuldig, onbillijk of onjuist te zijn behandelt; de sollicitant wordt schriftelijk en gemotiveerd ingelicht over de bevindingen. De CMR wordt jaarlijks geïnformeerd over het aantal, de aard en de wijze van afhandeling van ingediende klachten. Een sollicitant die geen of een onbevredigende reactie heeft gekregen kan zich wenden tot de NVP, die de klacht toetst aan haar code. De NVP stelt de Hogeschool in de gelegenheid om te reageren. De uitspraak van de NVP wordt toegezonden aan de klager en de Hogeschool. De uitspraak is juridisch niet bindend. Klachten wegens inbreuk op een wettelijke regeling worden niet in behandeling genomen en dienen te worden voorgelegd aan de rechter resp. de Commissie Gelijke Behandeling.
IV De aanstelling De verkozen kandidaat wordt uitgenodigd voor een arbeidsvoorwaardengesprek met de direct leidinggevende, die daartoe eerst een advies heeft ontvangen van de afdeling Personeelszaken. De kandidaat ontvangt een informatiepakket met relevante formulieren. Het advies bevat gegevens over het soort arbeidsovereenkomst, inschalingsvoorstellen, tegemoetkomingen reiskosten woon/werkverkeer, pensioenzaken, jaartaakbelasting, werktijdenregeling, vakantieregeling en andere relevante onderwerpen. Nadat hierover overeenstemming is bereikt wordt de datum van indiensttreding afgesproken. Deze gaat daadwerkelijk in nadat de desbetreffende stukken door werkgever en werknemer zijn ondertekend. V Slot Relevante uitgangspunten van het gestelde onder de ‘Open procedure’ zijn ook van toepassing bij interne procedures. Relevante uitgangspunten van het gestelde onder de ‘Interne procedure’ zijn ook van toepassing bij open procedures. Beide procedures gelden ook indien gebruik gemaakt wordt van wervings- of uitzendbureau’s. In geval van de noodzaak te moeten afwijken van deze regeling, of verschil van mening over de juiste toepassing of interpretatie van deze procedure, beslist het College van Bestuur.
Den Haag, 16 november 2005
