SOCIAAL JAARVERSLAG 2014

A

E ND

REN

VE

R

SOCIAAL JAARVERSLAG 2014

VE

I

N

WE ZIJN een moderne overheid die samen met haar partners zorgt voor een aantrekkelijk woon-, leef- en werkklimaat in de provincie Utrecht.

P ROV I N C I E- U T R EC H T.N L

1 | SOCIAAL JAARVERSLAG 2014

WE HECHTEN WAARDE AAN onze medewerkers die relaties verbinden, eerlijk en respectvol zijn, die durf hebben en professioneel handelen.

STEREN

WE WILLEN innovatief zijn en vooroplopen in de manier waarop wij werken en samenwerken. Daarmee willen we onze netwerkpartners en andere provincies inspireren.

De respons van het medewerkersonderzoek eind 2013 was ruim

75% De medewerkers geven de provincie een

7

Met een oppervlakte van 1.450 km2, 26 gemeenten en 1.263.509 inwoners is Utrecht de oudste, kleinste en een van de dichtstbevolkte provincies van Nederland.

Op 11 december 2014 opent Park Vliegbasis Soesterberg en het Nationaal Militair Museum

797

medewerkers werken bij de provincie Utrecht Op 25 februari 2014 gaat het digitale, interactieve Provincie Utrecht Magazine live. De salariskosten zijn

54.307.954

e

Het personeelsverloop is

5,8%

Het ziekteverzuim is


4%

4

In jaar tijd is de provincie Utrecht teruggebracht tot een organisatie met een veel kleinere omvang, met minder management, minder inhuur en minder overhead.

De gemiddelde leeftijd is

48,5 jaar

VERANDEREN De provincie Utrecht heeft ook in het verslagjaar 2014 veel voor elkaar gekregen. Sinds 2011 werken we aan onze veranderopgave: efficiënter en effectiever werken en onze organisatie verkleinen. Dat is gelukt. We hebben daarbij onze afspraken met de vakbonden gerealiseerd: er is een organisatiebrede mobiliteit van medewerkers en er zijn zo min mogelijk herplaatsingskandidaten. Voor medewerkers in moeilijkere omstandigheden, bijvoorbeeld vanwege een medische oorzaak, hebben we maatwerkafspraken gemaakt. Het verkleinen van onze organisatieomvang hebben we gecombineerd met investeren in medewerkers, via ontwikkeltrajecten en door de arbeidsmobiliteit te stimuleren.

Hans Goedhart: algemeen directeur en provinciesecretaris

‘We hebben een kleinere, slagvaardige organisatie neergezet en onze bedrijfsvoering efficiënter gemaakt. Dit hebben we zorgvuldig en met oog voor de medewerkers gedaan. We hebben daarmee een forse stap in onze veranderopgave gezet en veel meer de nadruk gelegd op beleid en uitvoering: het buiten beter presteren.’

Van 2012 tot 2014 hebben 230 medewerkers de organisatie verlaten. Zo zijn onder andere van 70 tijdelijke medewerkers de contracten niet verlengd, 47 medewerkers zijn met pensioen of flexibel pensioen (FPU) gegaan en 99 medewerkers met een vaste aanstelling hebben op eigen verzoek ontslag genomen. Een deel van deze medewerkers heeft gebruikgemaakt van specifieke maatregelen om de reorganisatie tot een goed einde te brengen. Maatregel reorganisatie (2012-2014)

Aantal

Startersfaciliteit ZZP

10

Non-activiteit voor herplaatsers/Mobiliteitsmaatwerk

33

Loopbaan Begeleidingstrajecten extern Opleiding voor externe mobiliteit Interne mobiliteit (vanaf 1-1-2012)


8 15 319

797

163

medewerkers

medewerkers

ontvangen een beoordeling

uitstekend/zeer goed

werken bij de provincie Utrecht

VAN WERK NAAR WERK Het is ons gelukt de organisatieomvang te verminderen. Tegelijkertijd hebben we ook goede resultaten behaald met het in balans brengen van functies en bezetting. Sommige medewerkers konden binnen de organisatie een nieuwe stap in hun carrière zetten. Anderen zijn in van-werk-naar-werktrajecten begeleid naar een functie buiten de organisatie of kregen hulp van de organisatie om een eigen bedrijf te starten.

ORGANISATIE NIEUWE STIJL De basis voor onze huidige organisatie inrichting stamt uit 2011. Een nieuw college van Gedeputeerde Staten startte toen met de afspraak dat het provincieapparaat niet alleen slanker zou worden, maar ook efficiënter en effectiever zou opereren: ‘Met ingang van 1 januari 2015 is de provincie Utrecht een organisatie met minder management, de vaste formatie is teruggebracht van 850 naar 675 fte, de inhuur is van 17 naar 13 miljoen gereduceerd en de overhead is nog maximaal 30%.’ Dat is gelukt. We hebben een kleinere organisatie, die meer voor elkaar krijgt dan ooit tevoren. We zijn anders gaan werken. Niet alleen naar buiten toe, maar ook intern.

1

Jaar

Formatie (vast en tijdelijk)

Bezetting

Personen

2010

891,2

861,7

981

2011

791,9

831,6

947

2012

750,3

779,5

884

2013

768,9

735,5

831

2014

723,2 1

703,2

797

723,2 fte is de vaste en tijdelijke formatie, inclusief Statengriffie en de medewerkers die gebruik maken van de non-activiteitsregeling.

Richard Andringa: directeur

‘We leven in een netwerksamenleving waarin we als provincie meer participeren dan bepalen. Dat vraagt om een moderne overheid die de maatschappelijke opgave centraal stelt en in staat is om samen met regiopartners en andere stakeholders de kracht in de regio verder te ontwikkelen.’


11 december 2014

Op opent Park Vliegbasis Soesterberg en het Nationaal Militair Museum

VERANDERTHEMA’S Vanaf 2012 werken we aan vijf veranderthema’s, om onze kwaliteit te verbeteren, om de burger erbij te betrekken en om van elkaar te leren. We hebben daarvoor diverse projecten opgezet.

Buiten Beter Presteren: de provincie biedt een duidelijke meerwaarde voor de samenleving. Om die toegevoegde waarde zo groot mogelijk te maken, willen we nog beter, effectiever en efficiënter ‘buiten’ presteren. We blinken uit in ons werk, kunnen partijen met elkaar verbinden en gebruiken hiervoor verschillende inhoudelijke invalshoeken. Ons uiteindelijke doel is: zo veel mogelijk bijdragen aan een aantrekkelijk woon-, werken leefklimaat in Utrecht. Medewerker van de Toekomst: de medewerker van de toekomst is extern gericht, is flexibel inzetbaar, blijft investeren in zijn eigen ontwikkeling en ‘marktwaarde’ en neemt verantwoordelijkheid/ is aanspreekbaar op zijn of haar resultaten. Hiërarchie staat steeds minder centraal; we werken in een netwerkorganisatie. We gaan van vakman naar professional. Rolbewust Leiderschap: leidinggevenden bij de provincie geven vertrouwen aan de medewerkers en bieden hen ruimte om verantwoordelijkheid te nemen. Zij geven richting, ontwikkelen gezamenlijk de concernvisie, zetten de koers van de provincie uit en werken samen met de medewerkers aan de veranderopgave. Bedrijfsvoering met Toegevoegde Waarde: om buiten het verschil te kunnen maken, moeten we het binnen op orde hebben. Dat betekent: een bedrijfsvoering die het primaire proces kwalitatief en efficiënt ondersteunt in het uitvoeren van de kerntaken. Inrichting Organisatie: we richten de provinciale organisatie zo in dat we flexibel kunnen opereren en dat we die beoogde meerwaarde kunnen bieden. Dat betekent: van afdelings- naar procesgericht werken en van krimp naar flexibiliteit.

OMGEVINGSGERICHT WERKEN Bij de nieuwe rol van de overheid past het om beleid en projecten samen met de omgeving (partners en burgers) vorm te geven. Hiervoor hebben we enkele werken projectmethoden geïntroduceerd, zoals Omgevingsgericht Werken en Mutual Gains (verbindend onderhandelen). Omgevingsgericht werken helpt ons om draagvlak te krijgen, om bezwaren achteraf te verminderen en om positieve aandacht in de pers te krijgen. Communicatie is het hart van het beleid, en betrekt doelgroepen, beslissers en belanghebbende er nu al in een vroeg stadium bij. Het startpunt van een project is een omgevingsanalyse, waarin je gezamenlijk doel, aannames en doelgroepen in beeld brengt. Om omgevingsgericht werken te faciliteren zijn niet alleen de communicatieadviseurs opgeleid, maar ook twaalf projectleiders. Deze groep wordt uitgebreid met collega’s uit de hele organisatie. Zodat omgevingsgericht werken overal wordt toegepast.


De salariskosten zijn:

54.307.954

e

Henk Heijnemans: afdelingsmanager

‘De provincie kiest ervoor om via selfservice met minder mensen dezelfde kwaliteit in dienstverlening te leveren aan onze omgeving. Geen omvangrijke bedrijfsvoering meer, maar het geld besteden om buiten beter te presteren.’

ZELFREDZAAMHEID IS HET UITGANGSPUNT Alle medewerkers voeren een deel van de bedrijfsvoeringstaken zelf uit. Daarbij worden ze wel beter gefaciliteerd. Door minder kaders en regels, efficiëntere processen, meer integrale advisering en advisering op strategisch niveau, maar ook door een betere ondersteuning vanuit systemen. De provincie heeft in 2014 selfservice bij al haar bedrijfsvoeringsactiviteiten ingevoerd. We werken nu aan één selfservicesysteem voor de hele bedrijfsvoering voor onder andere personele aangelegenheden, financiële zaken en managementinformatie. We hebben een Serviceplein ingericht, waarop we de services van alle domeinen van bedrijfsvoering op een gemakkelijke manier aanbieden. Ook hebben we een servicecentrum voor alle vragen rond telefoon, ICT en facilitaire zaken opgezet. Daarbij hanteren we het principe van click, call en face als basis voor zelfredzaamheid.

RISICO-ANALYSE LOONHEFFING We hebben een risicoanalyse van het proces loonheffing laten maken. Voor Horizontaal Toezicht (convenant Belastingdienst) hebben we opdracht gegeven om na te gaan of onze bedrijfsvoering in lijn is met de bestaande fiscale wet- en regelgeving. Werken de processen voldoende, is de kennis aanwezig, wordt er samengewerkt en is alle kennis en informatie goed geborgd? De adviezen hebben ons een goed beeld gegeven van onze kwaliteit. Waar nodig hebben we dit verbeterd. De uitkomsten hebben we gedeeld met de Belastingdienst. DE WEKEN VAN DE UITWISSELING

150 deelnemers

Waar zijn collega’s van een ander team mee bezig, wat drijft hen? Dat ontdekken medewerkers in ‘De weken van de uitwisseling’. Teams nemen dan een kijkje in de keuken van een ander (project)team. Om inzicht te krijgen in het werk van collega’s, ideeën op te doen voor hun eigen werk en waar mogelijk de krachten te bundelen en meer samen te werken. Er waren in november 150 deelnemers aan 17 verschillende projecten, verdeeld over het hele werkterrein van de provincie. Origineel, aansprekend, laagdrempelig en leerzaam.


Verloop: Uitstroom: 5,8%

Instroom: 1,7%

REGIONALE ARBEIDSMARKT We willen onze opdrachten zo veel mogelijk in handen van interne kandidaten geven. Buiten de personele wisselingen van de reorganisatie zijn nog 103 vacatures en klussen opengesteld. 25 hiervan zijn met interne medewerkers vervult, 6 vanuit de regionale samenwerking, 60 op inhuurbasis en er zijn 14 nieuwe medewerkers in dienst getreden. Sinds 2011 doen wij mee met het samenwerkingsconvenant ‘Regionale arbeidsmarkt Utrecht’. Dat heeft als doel de onderlinge samenwerking en uitwisseling van personeel tussen de deelnemende organisaties te bevorderen. De andere deelnemers zijn: de gemeenten Amersfoort, Utrecht, Nieuwegein, Houten, IJsselstein, Stichtse Vecht, Montfoort, Vianen, Wijk bij Duurstede, Leusden, Zeist en de Bestuursregio Utrecht en de Omgevingsdienst Regio Utrecht.

In-, door- en uitstroom (in aantallen) 2014

Doorstroom: van 9% naar

16%

Vrouw

Man

Totaal

2013

Stand einde 2013

409

422

831

884

Uitstroom

-21

-27

-48

-54

Instroom

7

7

14

1

Stand einde 2014

395

402

797

831

Interne doorstroom

72

52

124

77

2014

2013

30

29

3

11

11

10

Overlijden

3

-

Niet op eigen verzoek

1

4

48

54

Uitstroomredenen 2014

Eigen verzoek Einde tijdelijk dienstverband FPU/ pensioen

Totaal


De gemiddelde leeftijd van de medewerkers is

Jubilarissen: 12,5 jaar:

48,5 jaar

25 jaar:

50

18

40 jaar: 5

Aantal jaren in dienst 2014 Aantal dienstjaren

Al enkele jaren is het personeelsverloop hoger dan de instroom. Vrijgevallen arbeidsplaatsen zijn niet opnieuw ingevuld. 13% van de medewerkers is korter dan vijf jaar in dienst (in 2010 was dat nog een derde).

> 40

4 7

35 - 40

10

31 - 34

26 27

25 - 30

22

35

20 - 24

37

38

15 - 19

28

32

10 - 14

94

77

5-9

143

120

100

80

60

Aantal vrouwen 2014

112

0-4

50

140

4

40

20

51

0

0

20

Aantal vrouwen 2013

40

60

80

Aantal mannen 2014

100

Aantal mannen 2013

Leeftijdsopbouw 2014 Leeftijd

De gemiddelde leeftijd van de medewerkers is 48,5 jaar.

60+

38

71

50 - 54

74

45 - 49 49

40

36

20

19

< 30

12


61

30 - 34

36

60

66

35 - 39

53

80

90

40 - 44

60

100

77

55 - 59

51

0

4

0

20

40

120

60

80

100

De provincie Utrecht is de kleinste provincie van Nederland

TRANSITIES Voor de provincies is 2014 het jaar van de transities. We moesten de Regionale Uitvoeringsdienst verder voorbereiden, hebben hard gewerkt om de transitie in de jeugdzorg goed te laten verlopen en hebben de komst van 78 medewerkers van de Bestuurs Regio Utrecht (BRU) en 22 medewerkers van de Dienst Landelijk Gebied (DLG van het ministerie van Economische Zaken) voorbereid.

MEDEWERKERS

WELKOM

VERTREK

BRU 78 DLG 22 RUD 67 Jeugdzorg 13

De Regionale Uitvoeringsdienst (1-1-2015) is opgericht om vergunningverlening, toezicht en handhaving van regels voor milieu, bouwen en wonen en ruimtelijke ordening efficiënter en doelmatiger uit te voeren. De oprichting van de RUD Utrecht houdt ook in dat 67 medewerkers vanuit de provincie naar een andere organisatie overgaan. Veel voormalig provinciale medewerkers krijgen hiermee een nieuwe werkgever. Voor deze verandering heeft de provincie afspraken gemaakt in een sociaal plan. Door de oprichting van de RUD moesten er bijvoorbeeld ook afspraken komen voor het gebruik van het gebouw en de voorzieningen, de financiën enzovoort. Hoewel een organisatie in oprichting altijd haar weg moet vinden, is de overgang zonder problemen verlopen. Vanaf 1 januari 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor de provinciale (geïndiceerde) jeugdzorg. De verantwoordelijkheid komt boven op de taken die gemeenten al hadden in het jeugdbeleid en de jeugdgezondheidszorg. Wij hebben veel werk verzet om onze taken voor de kwetsbare groep jeugdigen goed bij de gemeenten te borgen. Tot juli 2015 staan dertien medewerkers van de provincie de gemeenten nog bij. We hebben alle voorbereidingen getroffen om de medewerkers van de BRU en de DLG te verwelkomen. Wij nemen immers met ingang van 2015 de verkeers- en vervoerstaken van de BRU over. Van de DLG nemen wij de gebiedsontwikkelingsprojecten en de natuurontwikkeling over. Alle transities hebben meer samenhang in beleid en uitvoering als doel, en een efficiëntere en effectievere uitvoering. Daar komt nog een belangrijk effect bij: de samenwerking met andere organisaties en hun cultuur is erg verrijkend.


OP 25 FEBRUARI 2014 gaat het digitale, interactieve Provincie Utrecht Magazine live.

FUSIE EN TOCH WEER NIET Lange tijd leek het erop dat de provincies Noord-Holland, Utrecht en Flevoland zouden fuseren, gezien het Regeerakkoord. Dat zou een enorme impact op de organisatie hebben. Uiteindelijk is de fusie niet doorgegaan. De provincie Utrecht blijft vooralsnog zelfstandig, waarbij we vanzelfsprekend blijven samenwerken met onze gemeenten en de andere provincies. Zeker op het gebied van bedrijfsvoering zijn de samenwerkingsrelaties versterkt.

MEDEZEGGENSCHAP Om de drie jaar kiezen medewerkers een nieuwe ondernemingsraad (OR). In 2014 gebeurde dit voor het eerst digitaal. De opkomst steeg hierdoor opmerkelijk: van 55 naar 72%. In totaal hebben 571 medewerkers (van de 791 stemgerechtigden) hun stem uitgebracht. Het resultaat was een OR met bijna voor de helft nieuwe leden. De nieuwe OR bestaat uit zes medewerkers voor de Lijst van de Gezamenlijke Bonden en zeven voor de Vrije Lijst. Ook het medezeggenschapsoverleg heeft in het teken gestaan van de veranderingen door de reorganisatie. Natuurlijk vooral omdat de gevolgen voor medewerkers ingrijpend kunnen zijn: het afslanken van een organisatie gaat ten koste van arbeidsplaatsen. De afspraken met de OR en de vakbonden hebben veel ‘van-werk-naar-werktrajecten’ gerealiseerd. In het Georganiseerd Overleg (GO) met de vakbonden hebben we de laatste afspraken gemaakt om de reorganisatie definitief te kunnen afronden. Ook zijn we in dat overleg gestart met gesprekken over een flexibeler beleid voor het woon-werkverkeer.

AFSCHEID VAN PYLOON Het medewerkersmagazine Pyloon verscheen in november voor het laatst. Na 46 jaar gaat de provincie verder zonder papieren personeelsblad. We hebben internet en mobiele telefoons, we mailen, chatten, appen, yammeren, en informeren elkaar via huiskamerschermen. We communiceren digitaal en persoonlijk razendsnel; daar past het papieren personeelsblad niet meer bij. Met nieuws, blogs en video’s op Atrium, Yammer en het digitale magazine (Provincie Utrecht Magazine) voorzien we in de informatiebehoefte van medewerkers: actueler, interactiever en meer van ons allemaal.


INVESTEREN GREAT PLACE TO WORK

De medewerkers geven de provincie een

7

In 2018 willen we een Great Place to Work zijn, een werkomgeving waarin de medewerkers in alle opzichten trots zijn op de organisatie waarvoor ze werken. Eind 2013 hebben we een Medewerkeronderzoek (MTO) gehouden. De uitkomst was goed: gemiddeld een 7,0. In het licht van de reorganisatie en krimp is dat een uitkomst waarop we trots mogen zijn. Medewerkers hadden vooral waardering voor de inhoud van het werk en voor het management vanuit vertrouwen. We beschouwen dit MTO dan ook als een opstap naar een Great Place to Work. We gaan in 2015 voor het eerst meedoen aan het Great Place to Work-onderzoek. Zo ver zijn we nog niet. We zijn nu allereerst aan de slag gegaan met de uitkomsten van het MTO. We hebben de drie belangrijkste verbeterpunten benoemd: trots en passie, informatie en communicatie en resultaatgerichtheid. Alle teams zijn gestart om dit met elkaar te bespreken en hierop actie te ondernemen. Hoe willen we een Great Place to Work binnen de provincie vormgeven? Bijvoorbeeld via de film: ‘De provincie en ik, een Great Place to Work.’ Hierin geven medewerkers aan waarom zij trots zijn op het feit dat zij bij de provincie werken. De teams hebben met deze film verder inhoud gegeven aan relaties en vertrouwen op het werk. Dit is een stap richting bewustwording van een Great Place to Work.

Janneke Hakkert: concernadviseur

‘Een Great Place to Work is een organisatie waarin je vertrouwen hebt in de mensen waarvoor je werkt, trots bent op wat je doet en plezier hebt met de mensen waarmee je samenwerkt.’

KERNWAARDEN PROVINCIE UTRECHT VERBINDEND EERLIJK EN RESPECTVOL DURF PROFESSIONEEL


MEDEWERKER VAN DE TOEKOMST In 2013 hebben we een P&O-visie gemaakt. Zowel Great Place to Work als ‘de medewerker van de toekomst’ vinden hun basis in deze visie. De belangrijkste uitgangspunten daarvan zijn: • Een flexibele organisatie en flexibele medewerkers zijn noodzakelijk voor onze organisatie. Alleen dan kan de provincie optimaal inspelen op maatschappelijke behoeften. Dit betekent onder andere: flexibele sturing als het om financiën en personeel gaat, maar ook zorgen voor toegankelijke en actuele managementinformatie. • Meer dan driehonderd medewerkers werken als gevolg van de reorganisatie in een nieuwe functie. Een operatie die voor de organisatie en voor de medewerkers een enorme impact heeft gehad. • Duurzame inzetbaarheid, en niet alleen in het kader van de reorganisatie, heeft verder vorm gekregen. Bijvoorbeeld door vraag en aanbod bij elkaar te brengen bij tijdelijke opdrachten, binnen maar ook buiten de provincie. • Sociaal werkgeverschap met een duidelijke visie op gezondheidsmanagement en het uitvoeren van, de voorbereiding op de nieuwe Participatiewet en het invullen van Social Return on Investment. 2014 hebben we vooral gebruikt om ons hierop voor te bereiden, onder andere via een pilot op twee afdelingen en de samenwerking met sociale werkvoorzieningen en andere provincies.

Medewerkers naar functiegroep Schaal

Vrouw

Man

Totaal

Geen

2

1

3

1- 6

17

24

41

7 -9

128

87

215

10 - 12

211

227

438

13 - 18

37

63

100

Totaal

395

402

797

De meeste medewerkers zitten in de schalen 10-12 (55%), 13% is hoger ingeschaald en 32% lager.

Loonsom en loonkosten 2014

2013

2012

2011

Loonsom

€ 54.307.954

€ 56.258.038

€ 58.114.943

€ 58.469.939

Loonkosten

€ 56.648.611

€ 58.328.625

€ 59.804.368

€ 60.376.791

€ 1.204.141

€ 1.226.575

€ 1.072.640

€ 1.509.099

2,2

2,2

1,9

2,6

Opleidingskosten % Opleidingskosten van de loonsom

De loonsom is ook in 2014 gedaald. Ten opzichte van 2011 is deze met ruim 4 miljoen afgenomen (7%) naar € 54.307.954.


Ouderschapsverlof:

8 man,

26 vrouw

Deelfactor 2014 Vrouw

Man

Totaal

2013

< 0,6

28

12

40

26

0,6 - 0,8

91

14

105

103

0,8 - 1,0

168

102

270

291

>= 1,0

108

274

382

411

Totaal

395

402

797

831

48% van de medewerkers heeft een fulltime aanstelling. Van de 415 medewerkers die parttime werken werkt 65% 32 uur of meer. Het aandeel kleine parttime banen (minder dan 24 uur) is gering (5%).

ARBEIDSVOORWAARDEN

IKBbudget

Op 25 november hebben het Interprovinciaal Overleg (IPO) en de vakbonden een nieuwe provinciale cao gesloten. De cao loopt van 1 juni 2012 tot 1 januari 2016. In de cao is voor december 2014 een eenmalige uitkering van € 450 bruto afgesproken. Deeltijders hebben dat bedrag naar rato ontvangen. Daarnaast hebben de partijen een structurele salarisverhoging afgesproken van 2% per 1 januari 2015 en 1% per 1 juli 2015. Dit is de eerste loonverhoging sinds juni 2011. Enkele afspraken rondom pensioen, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid zijn aangepast aan de nieuwe wetgeving. Zo wordt de AOW niet meer gekoppeld aan 65 jaar, maar spreken we over AOWgerechtigde leeftijd. 2014 is het laatste jaar waarin de medewerkers van de provincie vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering ontvangen. Met ingang van 2015 worden deze vervangen door het Individueel Keuzebudget (IKB); een maandelijks vrij inzetbaar en besteedbaar bedrag. Om medewerkers hierover goed te informeren hebben we in overleg met de OR in december vier IKB-bijeenkomsten georganiseerd. In de cao is afgesproken om een uniforme regeling te ontwikkelen voor ‘van-werk-naar-werktrajecten’. In het lokale overleg met de vakorganisaties hebben we voor medewerkers die fitnessen een tijdelijke tegemoetkoming in de kosten afgesproken.

WERKKOSTENREGELING We hebben de laatste voorbereidingen getroffen om de werkkostenregeling in te voeren. Dat is een wijziging van de loonbelasting die betrekking heeft op vergoedingen en verstrekkingen. We hebben afgesproken dat deze wetswijziging ‘beleidsneutraal’ wordt ingevoerd. Dat houdt in dat de medewerkers geen nadelen ervaren van deze andere fiscale behandeling.


PROVINCIEFEEST Donderdag 8 mei stond Fort Voordorp op zijn grondvesten te schudden. Met als thema Goed Fout konden de medewerkers die van een verkleedfeest houden alle kanten op. Op muziek van de Hermes House Band kon uitbundig gedanst worden, en met de Anitaas werd het levenslied uit volle borst meegezongen. Ook was er muziek van eigen bodem. Volop dansen, eten en drinken en gezelligheid dus. In een ongedwongen sfeer hebben vijfhonderd collega’s met hun partner dit personeelsfeest bezocht.

DUURZAME VERVOERSMOBILITEIT De provincie Utrecht is een van de aanjagers als het gaat om duurzame mobiliteit bevorderen. Sinds maart maken wij deel uit van het Ul5-netwerk. Dat is een netwerk van werkgevers en overheden uit Midden-Nederland die nauw met elkaar samenwerken rond duurzame mobiliteit. Het netwerk is gegroeid van vijftien bedrijven naar ruim driehonderd werkgevers die praktische kennis uitwisselen en samen projecten willen realiseren. De medewerkers van de provincie willen wij zo veel mogelijk stimuleren om te kiezen voor het openbaar vervoer of de fiets. De huidige vergoeding voor het woonwerkverkeer past niet meer bij onze huidige flexibele werkwijze. Een adviesbureau heeft voor de provincie een onderzoek gedaan naar de mobiliteit van de provinciemedewerkers en geadviseerd over nieuw beleid. In 2015 gaan we dat handen en voeten geven.


Aantal stagiaires:

E-learning (A&O-fonds):

101

25

medewerkers volgen cursus

ONTWIKKELEN ONTWIKKELKANSEN EN OPLEIDINGEN 2014 Leren en ontwikkelen stond in het teken van ontwikkelkansen. Om de reorganisatie in goede banen te leiden, hebben we ons gericht op duurzame inzetbaarheid en op mobiliteit stimuleren. Medewerkers konden daarvoor kiezen uit een groot aanbod aan competentieen vaardigheidstrainingen. 172 medewerkers hebben hiervan gebruikgemaakt. Daarnaast hebben 172 medewerkers in team- of afdelingsverband een opleiding gevolgd.

Trainingen 2014

Aantal deelnemers

Aantal trainingen

11

1

Sollicitatietraining

9

2

Klant- en servicegericht werken

6

1

Plannen en organisatie

24

3

Succesvol netwerken

17

2

Adviesvaardigheden

21

2

Overtuigen en beïnvloeden

43

4

Innoveren

11

1

Creatieve denktechnieken

10

1

9

1

11

1

172

19

Projectmedewerker

Competentieen vaardigheidstraining:

172

medewerkers

Organisatiesensitiviteit Projectmanagement Totaal

Maatwerktrainingen 2014

Aantal deelnemers

Aantal trainingen

7

1

Politiek bestuurlijke sensitiviteit

62

5

Social Media

14

1

Voorkeurs- en gedragsstijlen

9

1

Efficiënt en planmatig werken

6

1

Monitoringsrapportages schrijven

18

2

Beknopt en overtuigend adviseren

56

4

172

15

Financieel management

Totaal

Er hebben 344 cursisten aan 34 groepstrainingen meegedaan. Een aanzienlijk deel van de trainingen was een voorbereiding op een nieuwe functie.


Ziekteverzuim:

Aantal trainees:

4%

Verzuimfrequentie:

3

1,1

REGIONAAL TRAINEEPROGRAMMA We hebben voor het eerst een regionaal traineeprogramma opgezet. Deelnemers zijn wijzelf met drie trainees, de gemeente Amersfoort met drie trainees en de gemeente Utrecht met zes trainees. We hebben bewust voor een regionaal programma gekozen, omdat samenwerking en uitwisseling van medewerkers in de toekomst steeds meer zal plaatsvinden. Er was ook een pragmatische reden, want samen kunnen we een groep trainees met een redelijke omvang samenstellen. De trainees zijn voor twee jaar geworven voor een specifieke functie. Zij volgen 20% van hun tijd een ontwikkelprogramma met bijvoorbeeld gezamenlijke opdrachten, workshops en coaching. Ook gaan zij voor een aantal maanden in een van de andere deelnemende organisaties werken. Dit initiatief komt voort uit onze regionale samenwerking rond vacatures, waaraan inmiddels vijftien overheidsorganisaties in de regio meedoen. Aanvankelijk hadden meer partijen belangstelling om mee te doen met het traineeprogramma, maar het bleek in de praktijk niet voor iedereen mogelijk om tijdens een periode van krimp en bezuinigingen hiervoor formatie vrij te maken.

MANAGEMENT: SAMEN IN ONTWIKKELING We hebben drie bijeenkomsten ‘Samen in Ontwikkeling (SiO)’ voor teamleiders georganiseerd. Aan bod kwam onder andere: resultaatgericht sturen, resultaatgericht peoplemanagement, talentmanagement en procesgericht werken. In het SiO-traject komen belangrijke thema’s uit de organisatieontwikkeling aan bod en wisselen teamleiders hierover onderling kennis en ervaringen uit. Er worden daarnaast interne en externe (ervarings)deskundigen uitgenodigd en ook de afdelingsmanagers sluiten aan bij een deel van het programma. In november hebben we het programma na drie succesvolle jaren afgerond. We gaan een nieuwe fase van organisatieontwikkeling in en daarbij hoort ook een nieuwe aanpak van de ontwikkeling van onze managers.

ZIEKTEVERZUIM Ziekteverzuimpercentage, verzuimduur en -frequentie

Ziekteverzuim

2014 gedaald naar

4%

2014

2013

2012

2011

3,3%

3,7%

3,7%

3,7%

Ziekteverzuim totaal

4,0%

4,4%

4,5%

4,4%

Verzuimduur in dagen

17,7

13,5

7,9

11,6

1,1

1,3

1,4

1,4

Ziekteverzuim

1e

jaar

Verzuimfrequentie

Het ziekteverzuim is in 2014 verder gedaald naar 4.0%. Dit wordt vooral veroorzaakt door een daling van het verzuim in het eerste ziektejaar. De verzuimfrequentie is gedaald naar 1,1 ziekmelding per medewerker.


Aantal planningsgesprekken:

Aantal voortgangsgesprekken:

Aantal beoordelingsgesprekken

669

643

696

84%

81%

87%

Verzuim naar verzuimduur 2014

Vrouw

Man

Totaal

Totaal 2013

< 7 dgn.

0,86%

0,74%

0,79%

1,01%

1 t/m 6 wkn

0,71%

0,44%

0,56%

0,8%

7 wkn - jaar

2,84%

1,13%

1,91%

1,94%

> 1 jaar

0,95%

0,61%

0,76%

0,66%

Er is een verschuiving in de duur van het ziekteverzuim. Medewerkers zijn minder vaak ziek. Deze daling is het sterkst terug te vinden in het korte en middellange verzuim. Het verzuim langer dan een jaar is gestegen.

GEZONDE RELATIE MEDEWERKER-LEIDINGGEVENDE Begin 2013 hebben we met de OR afgesproken een beleidsplan voor gezondheid, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid op te stellen. Om meer samenhang in het beleid rondom arbo en gezondheid te krijgen, hebben medewerkers en leidinggevenden het ‘gezondheidsmanagementbeleid’ vormgegeven via voorstellen voor verbeteringen rond preventie, verzuimbegeleiding en re-integratie. De verbeteringen focussen op de relatie tussen medewerker en leidinggevende en geven voorrang aan preventie. We zetten in op een robuuste organisatie waarin fysieke en mentale veerkracht onderdeel van onze cultuur is.

Bedrijfsvoering provincie Utrecht

Great place to work

Gezondheidsmanagement

• Professionele ondersteuning • Samenwerking • Maatwerk beperkt • Eerlijk en respectvol • Verbindend • Durf • Professioneel • Medewerker en werk in balans • Fysieke en mentale veerkracht • Eigen verantwoordelijkheid

Een deel van de aanpassingen rondom preventie en verzuim hebben we al ingevoerd bij de introductie van bedrijfsarts Monique Schreurs eind 2013. Zo is de samenwerking rondom preventie, verzuim en re-integratie verbeterd. Ook hebben we in het eerste kwartaal van 2014 alle leidinggevenden getraind in verzuimbegeleiding. In 2015 rollen we dit beleid verder uit.


Griepvaccinatie:

70 medewerkers

ARBO-ONDERZOEKEN EN -ADVIEZEN 124 Arbo-onderzoeken en -adviezen

Aantal adviezen

Werkplekonderzoeken

44

Adviezen over veiligheid

25

Adviezen over (bijna-)ongevallen

1

Adviezen over gehoorproblematiek

1

Adviezen over aanvraag beeldschermbril

44

Adviezen over binnenklimaat

2

Adviezen aan de bedrijfsarts

7

AAN DE SLAG MET DE RI&E In de eerste helft van 2013 heeft de arbodienst een risico en -inventarisatie gehouden. Ruim een jaar later heeft deze inventarisatie geleid tot een ‘plan van aanpak RI&E’. In de eerste helft van 2013, een jaar na de invoering van Anders Werken en de verhuizing naar het nieuwe kantoorpand, hadden nog niet alle medewerker hun draai gevonden. In deze RI&E is specifiek gelet op de invloed van het Anders Werken op de psychosociale arbeidsbelasting van de medewerkers en de ergonomische aspecten van het werken zonder ‘eigen’ werkplek. In het algemeen waren de uitkomsten van de RI&E goed, maar sommige zaken zijn zeker voor verbetering vatbaar. Zo waren de medewerkers bijvoorbeeld niet tevreden over de geluidsoverlast die het lopen op de nieuwe werkplekken veroorzaakte. De onvrede hierover was zo breed gedragen dat we in de eerste helft van 2014 op alle verdiepingen geluidswerende vloerbekleding hebben laten leggen. Andere aspecten hadden meer te maken met gedrag, en/of onbekendheid van voorzieningen en voorschriften. De afdelingen hebben al deze punten opgepakt en dat heeft geleid tot het ‘plan van aanpak RI&E’. De arbodienst heeft dat plan in het najaar getoetst en voor instemming aan de ondernemingsraad OR gestuurd.

BEDRIJFSHULPVERLENING Het was een roerig jaar voor de bedrijfshulpverlening (BHV). Door natuurlijk verloop in combinatie met de reorganisatie hebben zestien BHV’ers de provincie verlaten. Daarom hebben we eind 2014 acht nieuwe BHV‘ers opgeleid en gaan we in 2015 nog acht medewerkers opleiden om de BHV-organisatie weer op volle sterkte te krijgen. De samenwerking en afstemming met de BHV-organisaties van de huurders van het pand is versterkt. Daarnaast is er een wisseling van de wacht geweest bij de aansturing van de BHVorganisatie.


223

medewerkers

ontvangen extra beloning voor prestatie en inzet

Totaal bedrag voor extra beloning €309.487

Gemiddeld bedrag voor extra beloning €1328

De BHV’ers hebben in 2014 weer deelgenomen aan de herhalingstrainingen voor EHBO, AED, brandbestrijding, ontruiming en communicatie. De BHV’ers van de provincie zijn ook ingezet bij een ontruimingsoefening van onze buren ASR. In juni 2014 werd het provinciehuis ontruimd en was het de beurt aan ASR om te assisteren bij de volledige ontruiming van ons eigen gebouw. Ook deze ontruiming verliep snel en naar wens, ook al kwamen ook hier leerpunten naar voren. De bedrijfshulpverlening is in 2014 in totaal 35 keer in actie gekomen om hulp te verlenen aan slachtoffers in verband met incidenten als onwel worden, aanrijdingen en valpartijen. In twaalf gevallen heeft het slachtoffer een ziekenhuis moeten bezoeken voor verdere behandeling. Niet alle incidenten waarbij de BHV wordt ingeschakeld zijn ook daadwerkelijk arbeidsongevallen.

Helga Braamskamp: preventiemedewerker en hoofd BHV

‘In 2014 zijn er zeven arbeidsongevallen gemeld, veel minder dan in 2013 (twintig incidenten). In de meeste gevallen was sprake van een ongelukkige samenloop van omstandigheden. Ook het helikopterongeluk, waarbij twee handhavers van ons betrokken waren is gelukkig goed afgelopen.’

RE-INTEGRATIE EN HERPLAATSING Re-integratie en herplaatsing 2014

1-1-2014

bij

af

12

5

8

9

Gestuurde mobiliteit reorganisatie

8

20

6

22

Herplaatsing

8

2

2

8

Re-integratie WW

8

2

3

7

36

29

19

46

Re-integratie na ziekte

Totaal van-werk-naar-werk

31-12-2014

Het aantal complexere re-integratietrajecten is afgenomen tot negen. Gestuurde mobiliteit is toegenomen naar 22 medewerkers: vanwege de krimp en de veranderende functie-eisen hebben deze medewerkers een nieuwe functie of nieuwe werkgever moeten zoeken. Eind 2014 waren er nog dertien herplaatsers. Hiervan hebben drie personen een langdurig detacheringscontract elders met uitzicht op een nieuw dienstverband. Re-integratie WW heeft vooral betrekking op oud-medewerkers waarvan de tijdelijke aanstelling niet is verlengd De provincie is (financieel) eigenrisicodrager voor de WW-uitkering en begeleidt deze (oud-)medewerkers naar werk. Eind 2014 liepen er nog zeven WW-trajecten.


BEDRIJFSMAATSCHAPPELIJK ADVISEUR Onze personele krimp deed een groot beroep op de zelfredzaamheid van medewerkers. We vroegen medewerkers bijvoorbeeld om efficiënter en flexibeler te werken. Voor de meesten is dit een uitdaging, anderen hebben meer moeite om met zulke veranderingen om te gaan. Dat kan een reden zijn om hierover advies te vragen. In veel situaties is de vraag naar advies van de bedrijfsmaatschappelijk adviseur een combinatie van een onevenwichtige balans tussen werk, persoon en privé.

Ans de Vor: bedrijfsmaatschappelijk adviseur

’Ik zie een toename van problemen rondom de ervaren werkdruk en de match tussen persoon en functie. Ook zie ik meer problemen in de privésfeer rondom ziekte en gezin. Opvallende dalers zijn het aantal consulten vanwege arbeidsomstandigheden, arbeidsvoorwaarden en arbeidsverhoudingen.’

In totaal hebben 95 medewerkers (64 vrouwen en 31 mannen) zich gemeld bij de bedrijfsmaatschappelijk adviseur. In 2013 waren dat er nog 112. Een gunstige ontwikkeling dus. Evenals vorig jaar kwam 65% van de medewerkers op eigen initiatief en de overige 35% op advies van de bedrijfsarts of de leidinggevende. Het bedrijfsmaatschappelijk advies werkt preventief activerend. Bij de start en tijdens de begeleiding is er nauwelijks sprake van ziekteverzuim. De psychosociale problemen zijn voor 80% gereduceerd tot werkbare situaties. Het bespreekbaar maken van werkdruk en stress werkt verlichtend en het luisterend oor verbetert het emotionele welzijn.


VERTROUWENSPERSONEN

Patrick Hageman: senior beleidsadviseur en vertrouwenspersoon

‘Ik vind de provincie Utrecht een prettige organisatie om te werken en ik hoop dat ik als vertrouwenspersoon een bijdrage kan leveren aan de verbetering ervan. De rol van Anja (van Soelen) en mij is een luisterend oor bieden en meedenken over een oplossing.’

Vier medewerkers hebben zich bij een van de twee (interne) vertrouwenspersonen gemeld. Samen met de vertrouwenspersoon gaat de medewerker na wat hij kan doen om de ongewenste situatie ten goede te veranderen. Door het lage aantal meldingen is er geen inhoudelijke tendens of trend uit de gesprekken te distilleren. Er zijn ook geen medewerkers begeleid bij een formele klacht bij de klachtencommissie. Tot 2012 daalden de meldingen. Sindsdien is het aantal meldingen per jaar stabiel (laag) gebleven. In hoeverre het aantal meldingen een afspiegeling is van wat zich werkelijk binnen de organisatie afspeelt, is moeilijk te zeggen.

Verloop aantal meldingen vertrouwenspersonen provincie Utrecht

30 26

25 20 17

16

15 12

10

8

10

9

9

5

3

5 3

4

0 2004


2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

Provincie Utrecht Postbus 80300, 3508 TH Utrecht T 030 25 89 111

SOCIAAL JAARVERSLAG 2014

Recommend Documents