Sociaal Jaarverslag 2014

17

Sociaal Jaarverslag 2014

Kleine Synode 26 juni 2015 KS 15-06

Colofon Het sociaal jaarverslag 2014 is een uitgave van de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland Redactie Shared Service Center (SSC) PKN / ICCO, afdeling P&O Services, Utrecht Dienstenorganisatie Protestantse Kerk in Nederland SSC, afdeling P&O Services Joseph Haydnlaan 2a 3533 AE Utrecht [email protected] www.protestantsekerk.nl 3

Inhoud Inhoud

4

1.

Woord vooraf

2. Verder werken aan nieuw beleid Nieuwe vormen van Kerk zijn Ontzorgen van gemeenten Missionair werk - Eerste Landelijk Missionair Festival Pionieren… Onze ‘gedeelde’ dominee Kerk 2025 8 Werken aan nieuw personeelsbeleid

5 6 6 6 6 7 7 8

3. Organisatieveranderingen De Mobiliteitspool Het Shared Service Center Wij zijn er voor onze klant De ondernemingsraad

10 10 10 11 11

4. Motivatie en inspiratie Scholing vanuit Samen Wijzer Worden Collegiale activiteiten – een verslag van de PV

13 13 13

5. Collega’s Ziek en gezond Vrijwilligers Ik ben vrijwilliger in de Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland…

14 14 15 15

6. Bijlage Tabellen & grafieken Tabel 1: Leeftijdsopbouw per 31/12/14 Tabel 2: Medewerkers per afdeling/programma per 31/12/14 Tabel 3: Ziekteverzuim 2011 - 2014 Grafiek 4: FTE-ontwikkeling Grafiek 5: Verhouding vast-tijdelijk

16 16 16 16 17 17

4

1

Woord vooraf

In 2014 is verder uitvoering gegeven aan de doelstellingen van het vastgestelde beleidsplan 2013-2016 ‘Met hart en ziel’. Eén van de speerpunten is het ‘ontzorgen’ van de plaatselijke gemeente. Een manier om dat gestalte te geven is de beginnende predikant die vanuit een dienstverband met de Dienstenorganisatie werkzaam is in een plaatselijke gemeente. Eind 2014 waren er acht predikanten vanuit de Mobiliteitspool werkzaam in een plaatselijke gemeente. Een mooie groei ten opzichte van 2013 toen dat er nog maar twee waren. Naast een bijdrage van één van deze predikanten bevat dit verslag ook een update vanuit de afdeling Missionair Werk & Kerkgroei. Zij hebben met veel inzet en enthousiasme verder gewerkt aan de doelstelling van 100 pioniersplekken en in 2014 het eerste Landelijk Missionair Festival georganiseerd. Na een intensief jaar van voorbereiding is per 1 januari 2014 het Shared Service Center (hierna afgekort tot SSC) van start gegaan. Hierin zijn de ondersteunende diensten van de Dienstenorganisatie en ICCO samen gaan werken. Het betreft medewerkers van de afdeling Finance en Control en van de teams IT en P&O. In dit sociaal jaarverslag wordt verslag gedaan van dit eerste jaar van samenwerking. Aandachtspunten van P&O in het personeelsbeleid waren in 2014 het verder ontwikkelen van strategisch beleid om binnen de DO de deskundigheid te bevorderen en de organisatie te begeleiden in tijden van personele krimp met behoud van kwaliteit. Concreet komen deze aandachtspunten tot uiting in het realiseren van:    

Strategische personeelsplanning, in de vorm van het uitvoeren van een zogenaamde Vlootschouw; Optimalisering van de Performance Management Cyclus; Eerste stappen op het gebied van Duurzame Inzetbaarheid; Optimalisering van het gebruik van het Personeelsinformatiesysteem.

Ook is veel tijd gestoken in het formuleren van beleid op het gebied van het voor alle medewerkers verplicht stellen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Dit heeft uiteindelijk geleid tot een besluit van het Managementteam en een instemming van de Ondernemingsraad hiermee. De dagelijkse bedrijfsvoering, de uitvoering van het bestaande beleid en de ondersteuning en begeleiding van medewerkers, leidinggevenden en vrijwilligers waren daarnaast (vanzelfsprekende) activiteiten. U kunt ook lezen met welke onderwerpen de Ondernemingsraad zich in 2014 heeft bezig gehouden en waar zij over adviseerde en haar instemming aan gaf. Het jaarverslag wordt afgerond met het onderwerp “Collega’s”, over ziek, gezond en vrijwilligers. Als bijlage treft u daarnaast nog een aantal cijfermatige kerngegevens aan. Ik wens u, mede namens Paula van den Bosch, veel leesplezier toe! Gert Florusse Hoofd P&O Services Shared Service Center

5

2

Verder werken aan nieuw beleid

Nieuwe vormen van Kerk zijn Veel gemeenten zijn op zoek naar nieuwe vormen van kerk- en gemeente-zijn. De achtergronden daarvoor zijn verschillend: door afname van middelen en mensen lukt het soms niet meer om de gemeente te laten functioneren zoals men dat van oudsher gewend is. Andere gemeenten zoeken nieuwe vormen waarbij hun leden zich zelf beter thuis voelen of waarmee ze ook makkelijk ‘nieuwkomers’ of leden van andere kerken kunnen betrekken. Voor deze en andere situaties wil de Dienstenorganisatie in de beleidsperiode een stimulans bieden. Speerpunt daarbij is de vorming van 100 pioniersplekken: kleine of grote initiatieven voor nieuwe vormen van christelijke gemeenschap. Doel is dat dit ‘pionieren’ een uitstraling krijgt naar alle gemeenten van de kerk.

Ontzorgen van gemeenten Door een teruggang van middelen en participatie gaat in de gemeenten van de kerk veel energie zitten in overleven: hoe houden we ons kerkgebouw in stand, de kerkenraad en de inkomsten op peil, hoe behouden we onze predikantsplaats? Die vragen zijn relevant, maar nemen makkelijk het zicht weg op de kern en inhoud van het gemeente-zijn. Om gemeenten te helpen zich te concentreren op de inhoud, willen wij hen op een aantal terreinen ontlasten. Onder andere door het aanbieden van een “pool” van predikanten. De predikanten zijn vanuit landelijke dienst inzetbaar in gemeenten die bijvoorbeeld geen eigen predikant meer kunnen beroepen of tijdelijk een (extra) beroepskracht willen inzetten. Tegelijk garanderen we hiermee beginnende predikanten, die dat wensen, fulltime werkgelegenheid. Naast deze predikanten werden in 2014 35 jeugdwerkers, 11 interim predikanten, 13 studentenpastores en 2 missionair werkers ingezet in lokale kerken via de mobiliteitspool. Nynke Dijkstra en Martijn Vellekoop van het programma Missionair Werk & Kerkgroei en Margriet van de Bunt, predikant vanuit de pool, werkzaam in Veldhoven en Valkenswaard, doen hieronder verslag van hun ervaringen.

Missionair werk - Eerste Landelijk Missionair Festival Op 8 november 2014 vond in het landelijk dienstencentrum het eerste Landelijk Missionair Festival (LMF) plaats. Het evenement werd georganiseerd door de Protestantse Kerk in Nederland en de organisatie van Kerk2012 & 2013. Het LMF is zowel een vervolg op als een vervanging van Kerk2012, Kerk2013 en de landelijke ambassadeursdag van Missionair Werk. Het LMF was een festival over manieren en vormen van missionair-zijn in deze (digitale) tijd. Onder het thema ‘Mission-air. Iedereen aan boord?’ nam het LMF mensen uit de breedte van de kerk mee op reis naar nieuwe plaatsen, perspectieven en mogelijkheden. Het LMF bood een breed programma met meer dan 40 workshops, 50 boeiende en invloedrijke sprekers, live muziek, creatieve workshops en ruimte voor ontmoeting. Naast het hoofdprogramma waren er zeven themavelden: Naar een 100% inclusieve kerk, Kerk Online, Geloofscommunicatie, Visie en strategie, Best practices, Creatief/muziek en Eten en drinken. Bij het Protestant Landelijk Dienstencentrum was voor de gelegenheid een grote tent geplaatst welke plaats bood aan de 500 aanwezigen. Nynke Dijkstra 6

Pionieren… Voor het tweede jaar heeft het projectteam pionieren zich in 2014 ingezet om overal in Nederland nieuwe pioniersplekken te laten ontstaan en bestaande pioniersplekken te ondersteunen. Door de samenwerking met o.a.de IZB, het Evangelisch Werkverband, JOP, de ICP, de HGJB, de Protestantse Kerk Amsterdam en Den Haag in Beweging, is het team dit jaar wat gegroeid. Dit werk krijgt vooral vorm door gesprekken met potentiële pioniers en kerkenraden, verkendagen voor een breed publiek, presentatieavonden bij classes en trainingen voor pioniersteams. We merken dat de belangstelling voor pionieren groeit. Er zijn meer kerken en enthousiastelingen die vragen om informatie en gaan verkennen hoe pionieren in hun omgeving eruit zou kunnen zien. Mooi is ook om te merken dat het initiatief van Top2000-diensten door pioniersplek MijnKerk.nl het afgelopen jaar is overgenomen door bijna 40 bestaande kerken. Dat is een mooie vorm van kruisbestuiving tussen pioniersplekken en bestaande kerken. De ontwikkeling van tweedaagse teamtrainingen voor pioniersteams was een grote stap. Dat eind 2014 ruim dertig kerken serieuze voorbereidingen treffen om te gaan pionieren (en deels al gestart zijn) is een mooie stap richting het doel van honderd pioniersplekken. Martijn Vellekoop

Onze ‘gedeelde’ dominee Zo word ik vaak genoemd: onze gedeelde dominee. Sinds februari 2014 ben ik namelijk predikant in Veldhoven en Valkenswaard. Het zijn twee middelgrote plaatsen onder de rook van Eindhoven, waar veel technici wonen en werken. Het lijkt daarom niet zo voor de hand liggend om een dominee te delen. Waalre, waar 2 predikanten werken, ligt tussen Veldhoven en Valkenswaard in. Daarbij ligt het ongeveer 12 kilometer uit elkaar. Toch is deze bijzondere samenwerking ontstaan. Valkenswaard zocht, na het emeritaat van de vorige predikant, een nieuwe dominee. Kort daarna ging in Veldhoven ook één van de predikanten met emeritaat. Het idee ontstond om samen op zoek te gaan. Zo kwam de mobiliteitspool in beeld. Hierdoor kon er in totaal een fulltime dominee beroepen worden. Er zijn vooraf veel gesprekken geweest tussen gemeentes en de mobiliteitspool. Ook ik heb een aantal gesprekken gehad, voordat ik me heb aangemeld bij de pool. De match tussen mij en de beide gemeentes was snel gemaakt. In december 2013 hebben we elkaar voor het eerst gesproken en in februari 2014 was ik verhuisd en werd ik bevestigd. De eerste maanden ging ik heel wat keren op en neer tussen Veldhoven en Valkenswaard, waar ik woon. Ik ontdekte al snel de onderlinge verschillen tussen beide gemeentes. Dat maakt het werk uitdagend en afwisselend. Mijn werkomstandigheden zijn op beide plekken heel verschillend. Valkenswaard is een kleine gemeente en Veldhoven is veel groter. In Valkenswaard ben ik de enige dominee en in Veldhoven heb ik een collega. Inmiddels voel ik me goed op mijn plek hier in het zuiden. Er zijn in het afgelopen jaar veel dingen veranderd. Zo hebben we, als predikanten in de regio, sinds mijn komst regelmatig overleg. Er zijn plannen voor een bredere samenwerking in de Brabantse Kempen, waarin predikanten als een team zullen gaan samenwerken. We delen onze ervaringen, maken nieuwe plannen en organiseren samen activiteiten. De mobiliteitspool is vooral het middel wat dit mogelijk maakt. Door de tussenkomst van de pool zijn deze voorzichtige plannen, waar al jaren over gepraat wordt, enorm versneld. Ik heb tijdens mijn dagelijkse bezigheden niet echt het gevoel dat ik sterk met ‘Utrecht’ verbonden ben. Ik voel me vooral verbonden met de beide gemeentes. Voor dingen die mij bezig houden als predikant kan ik bij mijn mentor in de buurt terecht. Het koste wat tijd om wijs te worden uit alle systemen en het urenschrijven. In de drukke en onvoorspelbare praktijk van alle dag schiet het er gemakkelijk bij in. Het is een geruststellend 7

idee dat ik altijd een beroep kan doen op ‘Utrecht’ als het nodig is. Gelukkig is dat tot nu toe nog niet echt nodig geweest. Het leven is goed in het Brabantse land! Ds. Margriet van de Bunt

Kerk 2025 Sinds de zomer van 2014 denken het moderamen en – sinds november – de synode na over de kerk op weg naar 2025. Welke kerk zijn wij en willen wij zijn over 10 jaar? Wat is de kern van onze Protestantse Kerk? Ook bestuurlijke vragen over het instituut krijgen aandacht: hoe kan de kerk zodanig worden ingericht dat energie vrijkomt voor de kern van kerk-zijn, voor de inhoud? In vervolg op dit proces van moderamen en synode zal ook de dienstenorganisatie zich moeten gaan bezinnen op de toekomstige organisatie. In de april synodevergadering van 2016 zal het nieuwe meerjarenbeleidsplan van de dienstenorganisatie worden aangeboden. Vanaf eind 2014 is voorzichtig een start gemaakt met het nadenken over een proces om te komen tot dit nieuwe beleidsplan.

Werken aan nieuw personeelsbeleid Performance Management Cyclus De Performance Management Cyclus (voortaan afgekort tot PMC) is de cyclus van gesprekken door het jaar heen tussen leidinggevenden en medewerkers, om te komen tot afspraken, bijsturing en beoordeling. Ook in dit verslagjaar heeft de PMC een belangrijke plaats gekregen en heeft verdere optimalisatie plaatsgevonden. Na de in het najaar van 2013 verzorgde trainingen op het gebied van geven en ontvangen van feedback en het daadwerkelijke gebruik daarvan bij de beoordelingsronde van 2013, is de PMC begin 2014 geëvalueerd door alle betrokken partijen. Dit heeft geleid tot bespreking in zowel het Managementteam als in en met de OR. Op basis daarvan zijn aanpassingen gemaakt aan het proces en het ondersteunende systeem (InSite). Hierbij is geen afbreuk gedaan aan de inhoud en het belang van de cyclus, de waarde van feedback en de manier waarop medewerker en leidinggevende hiermee om gaan. Het lijkt erop dat de PMC op deze wijze de plaats heeft gekregen binnen de organisatie die het verdient: een waardevolle bijdrage aan de wens en noodzaak om op een transparante wijze te praten over ontwikkeling van competenties en vaardigheden en het realiseren van resultaten! Vlootschouw In 2014 heeft in het kader van de Strategische Personeel Planning (SPP) over de hele breedte van de Dienstenorganisatie een zgn. Vlootschouw plaats gevonden, gericht op de wens om inzicht te krijgen in ontwikkeling en ontwikkelbaarheid van medewerkers. Ook is inzicht verkregen in de mogelijkheid en wenselijkheid om medewerkers waar mogelijk de gelegenheid te geven zich verder te ontwikkelen. De uitkomsten van de Vlootschouw zijn besproken met de leidinggevenden apart, op hoofdlijnen met het Managementteam en op het niveau van de individuele medewerker met de directie. Dit heeft een aantal aandachtspunten opgeleverd waarop actie is ondernomen. Ook heeft het belangrijke informatie opgeleverd over de getalsmatige ontwikkeling van de formatie die nodig is voor de toekomstige ontwikkelingen. Voor de SPP is bovenstaande informatie van groot belang.

8

Duurzame inzetbaarheid en vitaliteit In 2014 is het onderwerp “Duurzame inzetbaarheid en vitaliteit” op de agenda gekomen. Vooral binnen het programma Kerk in Ontwikkeling (KiO) is dit veelvuldig besproken tussen de medewerkers, het management van de afdeling, P&O-services en de bedrijfsarts. Ook hebben studenten van de Hbo-opleiding HRM een onderzoek gedaan onder gemeenteadviseurs rondom dit onderwerp. Vanwege de krimpende kerk en organisatie neemt de werkdruk en belastbaarheid van medewerkers toe. De gesprekken hebben inmiddels geleid tot een plan van aanpak met maatregelen dat ook Dienstenorganisatie-breed impact zal hebben. Dit zal in 2015 verdere opvolging krijgen. Het doel van deze maatregelen is om de duurzame inzetbaarheid en vitaliteit van medewerkers te verbeteren en te verhogen. Mede vanwege de toekomstige organisatorische veranderingen is het van groot belang dat medewerkers werken aan hun employability en zichzelf steeds verder ontwikkelen. Verklaring Omtrent Gedrag Zoals in het voorwoord al aangegeven is er in 2014 gewerkt aan het ontwikkelen van beleid rondom de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Binnen het Programma JOP werd hier al sinds 2012 mee gewerkt in het kader van Veilig Jeugdwerk. Vanuit het oogpunt van gelijkheid, uitstraling en cultuur heeft de directie na overleg met het Management Team en Ondernemingsraad besloten tot het verplicht stellen van een VOG voor alle medewerkers binnen de Dienstenorganisatie. De aanvraag van de VOG gaat vergezeld met een gedragscode. Hiermee laten we als organisatie zien dat betrouwbaarheid, integriteit en transparantie belangrijke waarden zijn. De daadwerkelijke uitvoering vindt in 2015 plaats.

9

3

Organisatieveranderingen

In het jaar 2014 zijn er twee grote veranderingen in de organisatie doorgevoerd.

De Mobiliteitspool Per 1 januari 2014 zijn alle medewerkers die vanuit de Dienstenorganisatie in de plaatselijke gemeenten werken (o.a. interim predikanten en categoriaal pastores) overgegaan naar de Mobiliteitspool, een team binnen de afdeling HRM. In september 2013 was de eerste groep, de lokale jeugdwerkers vanuit het programma JOP, hen al voorgegaan. De voordelen die met het samenbrengen van deze medewerkers in één afdeling, worden beoogd, zijn: o één duidelijke plaats waar plaatselijke gemeenten met hun vragen en opdrachten terecht kunnen; o eenduidig beleid en eenduidige procedures worden ontwikkeld op het terrein van werving en selectie, contracten, arbeidsvoorwaarden en tarifering; o een beter overzicht van wie wanneer waar werkzaamheden verricht. Coördinatie en vraag en aanbod kunnen daarop worden afgestemd; o consistenter dan nu kan een programma worden ontwikkeld en aangeboden op het gebied van loopbaan, deskundigheidsbevordering en ontwikkeling; o kennis over de gemeenten wordt in de breedte van de organisatie met elkaar gedeeld; o programmalijnen en stafafdelingen worden ontzorgd, doordat de werkzaamheden, voortvloeiend uit de werkgeversrol, daar worden weggehaald; o programmalijnen en stafafdelingen komen meer toe aan hun corebusiness en kunnen tijd en energie investeren in het verhogen van de kwaliteit op inhoud. Op basis van de resultaten en uitkomsten in 2014 kan worden vastgesteld dat deze pool in een behoefte voorziet. Verdere verfijning en optimalisering zullen ook in 2015 plaatsvinden. Eind 2014 waren via de Mobiliteitspool 74 medewerkers werkzaam. De tweede organisatieverandering betrof de start van het Shared Service Center (SSC) met ingang van 1 januari 2014. Onderstaand een verslag van Ruud van den Broek, manager van het SSC.

Het Shared Service Center Na een gedegen voorbereiding en projectaanpak is het SSC voor ICCO en DO PKN per 1 januari 2014 gestart. Op basis van een heldere opdracht is de in het project weergegeven invulling geëffectueerd: ‘Lever ondersteunings- en adviesdiensten op het gebied van ICT, P&O en F&C aan zowel de Dienstenorganisatie PKN als aan ICCO’. Op basis van een vastgesteld jaarplan heeft het SSC voor de Dienstenorganisatie en ICCO diensten en producten geleverd. Na dit eerste jaar kan worden vastgesteld dat er al veel is bereikt. Er is op diverse terreinen sprake van optimalisering van processen en samenwerking. Het is duidelijk dat het SSC voor beide organisaties op meerdere fronten een toegevoegde waarde heeft. Onder hiërarchische eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur van de Dienstenorganisatie blijkt de besturing vanuit beide organisaties prima werkbaar. De contacten met de organisaties zijn prima. 10

Vanzelfsprekend zijn niet alle processen en systemen gesynchroniseerd, maar dat heeft nu eenmaal meer tijd nodig.

Wij zijn er voor onze klant Medewerkers van het SSC staan voor een transparante en excellente dienstverlening, hebben respect voor de doelen van onze klanten en dragen naar vermogen bij om deze doelen mee te realiseren. De medewerkers hebben ooit gekozen voor een werkgever die een expliciete missie nastreeft en waar zij een bijdrage aan willen leveren. Ook hebben zij gekozen voor een werkgever die mogelijkheden biedt aan de medewerkers om zich professioneel te ontwikkelen. Het werken in een Shared Service Center kan deze keuzes versterken. Ruud van den Broek, manager SSC

De ondernemingsraad Alles wat de organisatiestructuur en –cultuur van de dienstenorganisatie raakt, wordt besproken met de ondernemingsraad. Als het gaat om veranderingen worden voorgenomen besluiten ter instemming of advisering aan de raad voorgelegd. Elke maand vergadert de raad met de bestuurder en het Hoofd HRM van de Dienstenorganisatie. De Ondernemingsraad doet verslag: Ontwikkelingen binnen de dienstenorganisatie In 2014 besprak de ondernemingsraad de evaluatie van de samenwerking tussen Kerk in Actie en ICCO. Daarnaast vormden de teruglopende inkomsten van Kerk in Actie en de gevolgen van de krimp bij ICCO voor Kerk in Actie en de dienstenorganisatie belangrijke gespreksonderwerpen. Ook de wijzigingen binnen Kerk in Actie Interactief kwamen aan de orde. Andere onderwerpen waren onder meer de wijzigingen binnen het programma Jeugdwerk - dat met ingang van 2015 programma JOP gaat heten - en de evaluatie van de transitie van het programma Kerk in Ontwikkeling; de transitie begon in 2011. De ondernemingsraad werd geïnformeerd over de stand van zaken rond de sloop van het conferentiecentrum Hydepark en de nieuwbouw van een nieuw vakantiehotel/conferentiecentrum. Personele ontwikkelingen Op personeelsgebied spraken ondernemingsraad en bestuurder over uiteenlopende thema’s: van traineeship tot verbetering van de functioneringsgesprekkencyclus, van de wijzigingen in de telewerkregeling en het leasereglement tot de ontwikkelingen in het personeelsbestand. De klachtenregeling voor de medewerkers van het Shared Service Center, de gezamenlijke ondersteunende diensten op het gebied van P&O, IT en Financiën, was een gespreksonderwerp dat samen met de ondernemingsraad van ICCO werd besproken. De ondernemingsraad schreef een notitie over mogelijkheden om het aantal vrouwen in leidinggevende posities te vergroten en kaartte vragen rond leeftijdsbewust personeelsbeleid aan. Formele advies- en instemmingstrajecten In 2014 stemde de ondernemingsraad in met het verplicht aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag en het ondertekenen van een gedragscode voor het gehele personeel van de dienstenorganisatie. Bij JOP was deze verplichting al eerder ingevoerd. De ondernemingsraad stemde tevens in met de nieuwe opzet van de interne scholing en met de benoeming van twee nieuwe vertrouwenspersonen van wie één was voorgedragen door de ondernemingsraad. Ook gaf de raad zijn instemming aan het aanwijzen van twee verplichte verlofdagen in 2015. 11

Naast deze instemmingen adviseerde de raad positief over het besluit om als dienstenorganisatie eigen risicodrager te worden voor de uitvoering van de Ziektewet. Dit betekent dat de dienstenorganisatie de volledige verantwoordelijkheid draagt voor alle financiële zaken rondom de Ziektewetuitkering, verzuimbegeleiding en re-integratieactiviteiten.

Jaarrekeningen en begrotingen De jaarrekeningen en de begrotingen vormden de aanleiding voor enkele vragen over financiële resultaten en keuzes. Voorbeelden zijn de omvang van de terugloop van het totale aantal fte’s, het uurtarief voor bijzondere aanstellingen en de bijdragen van Kerk in Actie aan het investeringsfonds van de ICCO Coöperatie.

12

4

Motivatie en inspiratie

De medewerkers van de dienstenorganisatie zijn over het algemeen zeer gemotiveerd om voor de kerk te werken. Om deze motivatie vast te houden en mogelijk nieuwe inspiratie op te doen, investeert de dienstenorganisatie in scholing, kennisdeling en collegiale activiteiten. Het aanbod aan scholing noemen we Samen Wijzer Worden (SWW),

Scholing vanuit Samen Wijzer Worden Sinds de zomer van 2014 is het vernieuwde aanbod vanuit SWW beschikbaar. Er zijn vijf leerlijnen te onderkennen:     

een Basis leerlijn; een leerlijn Advies en dienstverlening; een leerlijn Administratie en ondersteuning; een leerlijn Leidinggeven; een leerlijn Inhoud.

Deze leerlijnen geven enerzijds een clustering en anderzijds meer diversiteit binnen het onderwerp en meer verdiepingsmogelijkheden. Het doel is dat alle medewerkers kunnen werken aan deskundigheidsbevordering met de interne scholing van SWW. Deelname wordt gestimuleerd en zal vanaf 2015 onderdeel zijn van de jaarlijks te voeren Planningsgesprekken vanuit de PMC (Performance Management Cyclus). Het blijft natuurlijk altijd mogelijk om ook scholing te volgen die betrekking heeft op specifieke kennis en vaardigheden (bijvoorbeeld IT, juridische of andere specifieke vakkennis) waarvoor in en na overleg naar scholing buiten de dienstenorganisatie wordt verwezen. Specifieke scholingsactiviteiten Naast de reguliere trainingen vanuit het SWW-programma is er in 2014 opnieuw een aantal specifieke dagen georganiseerd. Dat waren de startdag, leidinggevenden dag, het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers (ging uiteindelijk niet door vanwege te weinig deelnemers) en de secretaresse dag. Opleidingsadvies Ook in dit verslagjaar is een aantal keer individueel opleidingsadvies aangevraagd. Met de aanvragers is steeds tweemaal een gesprek gevoerd en gezocht naar een goede invulling van de opleidingswens.

Collegiale activiteiten – een verslag van de PV In 2014 heeft personeelsvereniging Harten Drie (PV) weer de nodige activiteiten georganiseerd. De in 2013 gekozen nieuwe werkwijze, waarbij naast de gebruikelijke activiteiten ook verschillende workshops worden georganiseerd, werd in 2014 voortgezet. Zo werd in het voorjaar een djembe-workshop georganiseerd en in december kon men kerststukjes maken. In april werden de jaarstukken gepresenteerd terwijl de collega’s konden genieten van een high tea. In oktober werd na een gezamenlijke maaltijd gebowld. In december konden de PV-leden tijdens de gebruikelijke kerstborrel hun kerstpakket ophalen. Ook die activiteiten waren geslaagd. Aan de jaarlijks terugkerende activiteiten als de barbecue met ICCO en het personeelsuitje werd ook weer door een flink aantal collega’s deelgenomen. Als bestemming voor het uitje werd Antwerpen gekozen. En opnieuw was het Sinterklaasfeest een succes. Er waren weer meer dan 40 kinderen. Een deel van het programma was buiten rond het gebouw en de ouders waren daarover minstens zo te spreken als de kinderen zelf. 13

5

Collega’s

Ziek en gezond Het ziekteverzuim is in 2014 gedaald naar 3,6% en is daarmee onder de norm van 4% gebleven. De dalende lijn van de laatste twee jaar heeft zich verder voortgezet. Het verzuim in 2012 was 4,4%, in 2013 3,8% en in 2014 dus 3,6%. Een aantal langdurig zieken is in 2014 hersteld of heeft het werk weer gedeeltelijk hervat. De aard van het verzuim betreft zowel lichamelijke problemen zoals ernstige ziektes, operaties, hernia’s e.d. als psychische klachten. Deze laatste categorie betreft in de meeste gevallen niet-werk gerelateerde zaken. In een enkele situatie gaat het om een combinatie van werk gerelateerde en niet-werk gerelateerde problemen. Hier is aandacht voor in de verzuimbegeleiding en re-integratie. Er is geen instroom in de WIA geweest. Eén medewerker van de Dienstenorganisatie is in 2014 overleden. In 2014 heeft de Dienstenorganisatie weer samengewerkt met bedrijfsarts mevrouw J. Zevering van ArboNed. Maandelijks is er spreekuur geweest. Langdurig zieken worden hiervoor opgeroepen. Maar ook om (langdurig) verzuim te voorkomen, komen medewerkers preventief op het spreekuur. Het contract met de arbodienst is weer voor een jaar verlengd. Medewerkers die op het werk met seksuele of andere vormen van intimidatie te maken hebben gehad, kunnen daarvoor spreken met de vertrouwenspersoon. Zij kan hen helpen met de verwerking en met het zetten van verdere stappen en hen begeleiden in een eventuele officiële klachtenprocedure. De klachtencommissie heeft in 2014 geen klachten ontvangen. 8 medewerkers hebben in 2014 contact gehad met de vertrouwenspersoon, waarvan er twee nog doorliepen vanuit 2013. De gesprekken hebben een coachend karakter: medewerkers kunnen hun verhaal kwijt, reflecteren op de gebeurtenissen en krijgen handvatten om er mee om te gaan. Er zijn geen meldingen gekomen van seksuele intimidatie. De aard van de problemen heeft in veel gevallen te maken met verhoudingen tussen medewerker en leidinggevende, organisatieveranderingen en de wijze van communicatie. In november is er na zes jaar afscheid genomen van vertrouwenspersoon Ans Brandsma. Twee nieuwe vertrouwenspersonen zijn in november gestart, te weten twee oud-medewerkers: Marieke Schouten en Harm Dane. Eigenrisicodrager Ziektewet In 2014 heeft P&O onderzocht of het voor de Dienstenorganisatie zinvol is om Eigen Risicodrager voor de Ziektewet te worden. Dit bleek het geval en regeling is op 1 januari 2015 ingegaan. Dit betekent dat de Dienstenorganisatie geen premie meer aan het UWV betaalt, maar zelf de volledige verantwoordelijkheid draagt voor alle financiële zaken rondom de Ziektewetuitkering, verzuimbegeleiding en re-integratieactiviteiten. Dit geldt voor (tijdelijke) medewerkers die ziek worden na 1 januari 2015 en ziek uit dienst gaan. De Dienstenorganisatie heeft ervoor gekozen om de volledige uitvoering en begeleiding in het kader van de Ziektewet, uit te besteden aan Synck Company B.V. Deze partij is specialist op het gebied van de Ziektewet.

14

Vrijwilligers We zijn blij dat ook in 2014 weer vele vrijwilligers actief zijn geweest op diverse fronten. Er zijn vrijwilligers gestopt, maar we hebben ook nieuwe vrijwilligers mogen verwelkomen, ook bij afdelingen die tot 2014 nog niet heel veel met vrijwilligers werkten. Op diverse manieren worden vrijwilligers ingezet. Er zijn vrijwilligers die zitting hebben in een aantal structurele werkgroepen en die vanuit een paar bijeenkomsten per jaar taken uitvoeren ten behoeve van afdelingen en programmalijnen. Er zijn redacties, klankbordgroepen, begeleidingsgroepen, denktanks etc. Daarnaast zijn er tijdelijke groepen waarin ook tientallen mensen werkzaam zijn en worden er vrijwilligers op meer ad hoc-basis ingezet bij bijvoorbeeld evenementen of voor vertaalwerk. In totaal gaat het om ongeveer 300 personen. Verder zijn er vrijwilligers die op kantoor werkzaam zijn. Ze werken op basis van een overeenkomst van maximaal één jaar, maar velen zijn al meerdere jaren actief als vrijwilliger. De meesten zijn er wekelijks een afgesproken aantal uren aan het werk. Daarbij is heel wat variatie te zien. De werktijden variëren van twee tot twintig uur per week en het soort werk: van hand- en spandiensten tot en met zelfstandig projecten uitvoeren. Ook krijgen we meer vrijwilligers voor meer ‘losse activiteiten’, zoals het schrijven van artikelen of het ondersteunen bij teamretraites. Op alle afdelingen zijn vrijwilligers te vinden. De afdeling Facilitaire Zaken (vooral ten behoeve van de archieven) en Kerk in Ontwikkeling spannen de kroon, met elk circa twintig vrijwilligers. JOP had in 2014 ook maar liefst 16 vrijwilligers. Eind 2014 waren er 106 vrijwilligers met een overeenkomst bij de Dienstenorganisatie werkzaam.

Ik ben vrijwilliger in de Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland… want ik geniet ervan een maatschappelijke bijdrage te leveren en mezelf te blijven ontwikkelen. Als vrijwilliger bij JOP redigeer ik o.a. materialen voor trainingen en bijeenkomsten rond een specifiek thema. De onderwerpen zijn divers: communicatie in het jeugdwerk, praktisch geloven, hoe kies je een kinderbijbel, wat kun je als opa of oma doen aan geloofsoverdracht… Boeiend om mee bezig te zijn. Dat is maar goed ook: werken met taal vergt veel tijd, discipline en concentratie. Als kind zat het er al in om bezig te zijn met taal. Later schoolde en bekwaamde ik mij binnen het sociale en theologische veld. Deze interesses en vaardigheden breng ik samen binnen het vrijwilligerswerk bij JOP. Het geeft voldoening om taalkundig, inhoudelijk en methodisch een bijdrage te leveren aan de kracht van de producten. Mooi dat ik als vrijwilliger iets voor de Protestantse Kerk kan betekenen en andersom! Linda Branger, vrijwilliger bij JOP

15

6

Bijlage Tabellen & grafieken

Tabel 1: Leeftijdsopbouw per 31/12/14 20-24 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60+ Eindtotaal

Man 2 9 8 12 10 19 32 40 41 173

Vrouw 2 20 32 23 18 32 30 34 36 227

Medewerkers 4 29 40 35 28 51 62 74 77 400

Tabel 2: Medewerkers per afdeling/programma per 31/12/14

Stafafdeling en programma

31 december 2014 Medewerkers per FTE afd. per afd.

Directie SSC (FME, P&O en IT) HRM (incl. PCTE en GVO) Facilitaire zaken Communicatie & fondsenwerving Kerk in Actie Kerk in Ontwikkeling Missionair Werk en Kerkgroei Jeugdwerk Protestantse Kerk IO Expertisecentrum Eindtotaal

4 39 99 41 42 44 62 11 18 38 2 400

3,78 37,07 63,83 31,42 33,11 37,37 53,51 7,27 14,02 31,38 2 314,76

Tabel 3: Ziekteverzuim 2011 - 2014 Ziekteverzuim

2011 4,1

2012 4,4

2013 3,8

2014 3,6

16

Grafiek 4: FTE-ontwikkeling

FTE-ontwikkeling 360 350 340 330 320 FTE

310 300 290

Grafiek 5: Verhouding vast-tijdelijk

Vast / tijdelijk contract (31-122014) Bepaalde tijd

Onbepaalde tijd

24% 76%

17