SOCIAAL BELEIDSKADER VU medisch centrum

SOCIAAL BELEIDSKADER VU medisch centrum 1 januari 2014 – 1 januari 2017 Versie 12 november 2013

Sociaal beleidskader VU medisch centrum

Inhoudsopgave

Pagina

Inleiding

3

1.

Definities

4

2.

Beleidsuitgangspunten

4

3.

Personeelsplanning en duurzame inzetbaarheid

5

4.

Preventieve mobiliteit als perspectief

5.

Reorganisatie en boventalligheid

8

6.

Passende functie, schaalgarantie

8

7.

Procedure bij plaatsing en herplaatsing bij een reorganisatie

10

8.

Flankerend beleid ter voorkoming van gedwongen ontslagen

14

9.

Reorganisatie-ontslag

6

21

10. Hardheidsclausule

22

11. Werkingssfeer

22

12. Andere instrumenten van sociaal beleid

23

13. Begeleidingscommissie

23

14. Beroep

24

15. Werkingsduur

24

2

Inleiding VUmc verplicht zich tot een maximale inspanning om medewerkers aan het werk te houden wanneer de functie (dreigt te) vervalt(len) door reorganisatie. Dit vraagt van de medewerker een zelfde maximale inzet. Met andere woorden: inspanningen van de werkgever om de medewerker aan het werk te houden en de bereidheid van de medewerker ander werk te gaan doen, moeten samengaan. Omdat veranderingen tot het normale patroon in organisaties zijn gaan behoren, dienen leidinggevenden en medewerkers daar voortdurend op in te spelen. Leidinggevenden doen dit door onder meer ontwikkelingen binnen de dienst of afdeling en mogelijkheden van medewerkers als samenhangende thema's in het beleid van de dienst of afdeling op te nemen. Dit zal bijvoorbeeld concrete invulling krijgen in de personeelsplanning, het jaargesprek en het opleidingsplan. Voortdurende verandering vraagt om flexibiliteit van werkgever en medewerkers in de juiste onderlinge verhoudingen. Het is van essentieel belang om de toekomst gezond en vitaal tegemoet te kunnen treden. De opgave voor organisatie en medewerkers is gelegen in het voeren van een pro-actief personeelsbeleid, gericht op de duurzame inzetbaarheid van diezelfde medewerkers en daarmee gericht op het vitaal houden van de personele populatie. De organisatie is er veel aan gelegen om deze gezamenlijke inspanningsverplichting te faciliteren en te ondersteunen. De opgave voor medewerkers is om duurzame inzetbaarheid en vitaliteit zodanig te blijven ontwikkelen, dat zij aantrekkelijk blijven voor zowel de interne als de externe arbeidsmarkt. Het sociaal beleidskader is zo opgesteld, dat het behoud van werkgelegenheid voor medewerkers zoveel mogelijk wordt nagestreefd, onder toekenning van een gezamenlijke inspanningsverplichting voor werkgever en medewerkers om dit in gezamenlijkheid te bereiken. Het sociaal beleidskader is vernieuwend omdat een proactief en preventief mobiliteitsbeleid wordt ingevoerd. Daarmee wordt beoogd dat doorlopende alledaagse veranderingen welke invloed hebben op de inzetbaarheid van medewerkers vroegtijdig worden besproken in de lijn. De organisatie stelt middelen beschikbaar om medewerkers te faciliteren waardoor zij in staat worden gesteld in te spelen op bepaalde voorzienbare veranderingen. De ondernemingsraad wordt actief betrokken bij de toepassing van het preventieve mobiliteitsbeleid, onder meer blijkend uit het (deel)adviesrecht rond de bepaling van preventieve doelgroepen. Gezien de taakstelling waar VUmc zich de komende jaren voor gesteld ziet, kan het niet anders dan dat dit beleid gestalte krijgt onder centrale regie, deze wordt door stafdienst P&O gevoerd. Stafdienst P&O richt een Carrièrecentrum in, van waaruit loopbaanbeleid, mobiliteit en herplaatsing inhoudelijk wordt begeleid en procesmatig wordt ondersteund. Daarnaast heeft de directeur P&O namens de raad van bestuur de bevoegdheid te beslissen over de passendheid van functies. Dit zijn belangrijke veranderingen ten opzichte van het tot op heden gevoerde beleid. De cao UMC (artikelen 1.7 en 1.8 ) vormt het algemeen kader van dit sociaal beleidskader. In het krachtenspel bij reorganisaties is de noodzaak aanwezig een passende toetsingsinstantie in te richten. Dit krijgt gestalte in de vorm van de begeleidingscommissie. De beroepsmogelijkheid bij de Commissie van Beroep blijft ongewijzigd. Op gezette tijden zullen de ontwikkelingen bij VUmc door de bestuurder met de bonden worden besproken en indien noodzakelijk wordt overleg gevoerd over mogelijke bijstellingen van de gemaakte afspraken. Tenminste tweemaal per jaar wordt lokaal overleg gevoerd, en zo nodig vaker.

3

1. Definities a.

Preventieve mobiliteit: het zo vroeg mogelijk toepassen van personele instrumenten om op termijn boventalligheid te beperken of te voorkomen.

b.

Reorganisatie: een herstructurering op een vaste datum van één of meer organisatieonderdelen waar een veranderopdracht moet worden gerealiseerd.

c.

Reorganisatiegebied: de (delen van) organisatie-eenheden die direct betrokken zijn bij de reorganisatie.

d.

Uitwisselbare functies: functies die naar functie-inhoud, vereiste kennis en vaardigheden en vereiste competenties vergelijkbaar en naar niveau en beloning gelijkwaardig zijn. De factoren voor de vaststelling van de uitwisselbaarheid van functies dienen in onderlinge samenhang te worden beoordeeld. Bij het bepalen van de uitwisselbaarheid van functies wordt een zekere overdrachtsperiode – nodig om in de andere functie ingewerkt te raken – ingecalculeerd. Zie voor verdere uitwerking de Beleidsregels Ontslagtaak UWV.

e.

Nieuwe functies: functies die niet uitwisselbaar zijn met functies zoals die bestonden in het reorganisatiegebied voor de reorganisatie.

f.

Vervallen functies: functies die door een reorganisatie ophouden te bestaan en waarbij geen sprake is van uitwisselbaarheid.

g.

Belangstellingsregistratie: procedure om de wensen van medewerkers en de mogelijkheden om een functie in de situatie na reorganisatie uit te gaan oefenen te vergelijken.

h.

Functievolger: medewerker die op een uitwisselbare functie kan worden geplaatst.

i.

Mobiliteitskandidaat: medewerker die werkzaam is binnen een door de raad van bestuur bepaalde doelgroep bedoeld voor “preventieve mobiliteit” en die nog geen deel uitmaakt van een reorganisatie, of die een uitwisselbare functie buiten deze doelgroep vervult en als mobiliteitskandidaat wil worden aangemerkt.

j.

Beoogd boventallige: medewerker die behoort tot het reorganisatiegebied en waarvan de oude functie wijzigt of komt te vervallen maar die de status van boventallige nog niet heeft bereikt.

k.

Boventallige: medewerker die niet op een uitwisselbare of nieuwe functie kan worden geplaatst.

l.

Afspiegelingsbeginsel: methode voor het bepalen van de ontslagvolgorde, zie voor uitwerking de Beleidsregels Ontslagtaak UWV. Deze methode wordt tevens toegepast bij de bepaling van de plaatsingsvolgorde van kandidaten voor een passende functie (zie paragraaf 7.2).

m. Carrièrecentrum: afdeling van stafdienst P&O die onder meer belast is met het begeleiden van medewerkers van werk naar werk.

2. Beleidsuitgangspunten Het sociaal beleidskader biedt instrumenten om adequaat op veranderingen in te spelen. Het reikt maatregelen en instrumenten aan om de organisatie en haar medewerkers in beweging te brengen, met een gedeelde verantwoordelijkheid voor werkgever en medewerker. De raad van bestuur is eindverantwoordelijke in deze, stafdienst P&O heeft de regiefunctie. Voor een situatie van reorganisatie worden de personele gevolgen geregeld. Nadelige personele gevolgen worden zoveel mogelijk voorkomen of opgevangen. Maar voordat tot een reorganisatie wordt besloten kan al langere tijd duidelijk zijn dat er veranderingen aankomen die op termijn gevolgen voor medewerkers zullen

4

hebben. Ook voor die situaties biedt dit sociaal beleidskader procedures en instrumenten om daar tijdig op in te spelen. De volgende beleidsuitgangspunten staan centraal: Begeleiding van werk naar werk staat voorop Passende functie is het belangrijkste criterium bij herplaatsing Maximaal benutten van de mogelijkheden binnen de interne arbeidsmarkt van VUmc: vacante passende functies worden aan boventallige medewerkers aangeboden, zij zijn op hun beurt verplicht deze functie te aanvaarden Vroegtijdig beginnen met een sociaal beleid gericht op het voorkomen van boventalligheid en ontslag, waar dat kan nog voordat sprake is van een reorganisatie Maximaal benutten van de duurzame inzetbaarheid van medewerkers Eigen verantwoordelijkheid van zowel werkgever als medewerker waarbij van ieder uiterste inspanning en flexibiliteit wordt verwacht Optimale match tussen medewerker en functie bij plaatsing Inzichtelijke, eenvoudige, transparante procedures die zorgvuldig worden uitgevoerd Tijdige en volledige informatieverstrekking aan alle betrokkenen Op basis van de hardheidsclausule kan afgeweken worden van het in dit sociaal beleidskader afgesproken beleid. Het beleid zoals vastgelegd in dit sociaal beleidskader geldt hiermee in de volgende situaties: Personeelsplanning en duurzame inzetbaarheid (zie hoofdstuk 3) Preventieve mobiliteit als perspectief (zie hoofdstuk 4) Reorganisatie en boventalligheid (zie hoofdstuk 5 tot en met 7)

3. Personeelsplanning en duurzame inzetbaarheid Om goed en tijdig op toekomstige ontwikkelingen in te kunnen spelen moet de organisatie zich een beeld vormen welke deze ontwikkelingen zullen zijn en hoe zich daar op voor te bereiden. Onderdeel van de planvorming is het strategisch personeelsplan waarin de personeelsbehoefte voor de komende 3 tot 5 jaar (jaarlijks bij te stellen) in beeld is gebracht. Als afgeleide daarvan vindt vervolgens een bedrijfsprognose plaats, dat wil zeggen een nadere bepaling op basis van de managementrapportages van de voorziene ontwikkelingen en de daartoe benodigde personeelssamenstelling. Zo wordt inzichtelijk of er zodanige veranderingen zullen zijn dat die gevolgen zullen hebben voor het zittend personeel en zo ja, welke dat (op hoofdlijnen) zullen zijn. Deze worden gedeeld met de ondernemingsraad en de medewerkersorganisaties. Dit alles vraagt van afdelingen en diensten dat zij in staat moeten zijn de organisatie-ontwikkelingen en de daarmee gepaard gaande personeelsbehoefte te formuleren. Stafdienst P&O ondersteunt en faciliteert daarbij. VUmc kan dan tijdig op toekomstige ontwikkelingen inspelen en daartoe instrumenten en faciliteiten ontwikkelen en aanbieden. VUmc kan door dit beleid werken aan duurzame inzetbaarheid van medewerkers en zo optimaal mogelijk kansen voor hen creëren. Wanneer sprake is van ontwikkelingen van geleidelijke aard, dat wil zeggen organisatie en medewerkers hebben voldoende tijd en middelen om zich op veranderingen voor te bereiden, dan geldt dat daarvoor het huidig arsenaal aan P&O-mobiliteitsinstrumenten voldoende mogelijkheden biedt om deze veranderingen te begeleiden en te realiseren.

5

4. Preventieve mobiliteit als perspectief Zodra duidelijk wordt dat veranderingen mogelijk leiden tot ingrijpender gevolgen (in termen van werkgelegenheid en rechtspositie), en de mogelijkheid bestaat dat dit binnen maximaal twee jaar tot een reorganisatie met boventalligheid kan leiden, is dat het signaal om over te gaan tot aanvullende maatregelen. Doel hiervan is dat medewerkers tijdig in beweging komen en dat de mogelijkheden die de organisatie heeft om werkgelegenheid te bieden maximaal worden benut. De mogelijkheden die medewerkers worden aangeboden kunnen op vrijwillige basis worden benut. Het belang om gebruik hiervan te maken is groot, zowel voor de werkgever als voor de medewerker voor wie boventalligheid dreigt: wie op tijd begint en er alles aan doet om zijn kansen te benutten heeft de grootste werkzekerheidskansen. De raad van bestuur besluit wanneer zich een situatie van preventieve mobiliteit voordoet en hoe de doelgroep wordt samengesteld, nadat de ondernemingsraad hierover advies, te beschouwen als een deeladvies, heeft uitgebracht. Het (deel)advies wordt uitgebracht met behoud van het adviesrecht ten aanzien van reorganisaties die hierop (eventueel) volgen.

4.1 Wat houdt preventieve mobiliteit in Medewerkers die geconfronteerd worden met een situatie waarbij op termijn (binnen één tot twee jaar) sprake kan zijn van boventalligheid, krijgen de gelegenheid om gebruik te maken van extra instrumenten en ondersteuning. Dit biedt hen tijdig de gelegenheid om een dreigende situatie van boventalligheid te voorkomen of anders om de kansen op behoud van werk zo groot mogelijk te laten zijn. Ook medewerkers die functies bekleden die uitwisselbaar zijn met functies die mogelijk zullen komen te vervallen, kunnen hiervoor in aanmerking komen. Zij kunnen immers plek bieden aan medewerkers voor wie boventalligheid dreigt. Uitgangspunten Beleid gericht op mobiliteitsbevordering voorafgaand aan definitieve boventalligheid Stimuleren van pro-actief gedrag Tijdig benutten van herplaatsingsgerichte instrumenten uit het sociaal beleidskader Bij start van het traject stelt het Carrièrecentrum samen met de leidinggevende en de medewerker een plan van aanpak op dat is gericht op het verkrijgen van een andere functie in- of extern Toepassing van dit plan van aanpak met de daarin vastgelegde instrumenten leidt niet tot aanpassing van de rechtspositie van medewerkers De instrumenten die voorhanden zijn om preventieve mobiliteit te bevorderen en te ondersteunen worden beschreven in paragraaf 8.1en 8.2 Definiëren doelgroep De termijn wordt bepaald op tijdigheid van ingrijpen en dus om op tijd de juiste (preventieve) maatregelen te kunnen treffen en kan daarom variabel zijn (in de regel tussen de één en twee jaar) De betrokken medewerkers zijn op dat moment nog niet formeel als boventallig aan te wijzen en er is nog geen sprake van een (reorganisatie) adviestraject De raad van bestuur bepaalt welke groep medewerkers tot de preventieve groep behoren, na hierover advies te hebben verkregen van de ondernemingsraad. Hierbij gaat het om veranderingen waar personele gevolgen uit voort kunnen komen De omvang van de doelgroep kan fluctueren: groepen kunnen worden toegevoegd of bestaande groepen (qua samenstelling of qua duur) kunnen worden aangepast. Een voorgenomen besluit door de raad van bestuur tot vaststelling van een doelgroep wordt ter advisering voorgelegd aan de ondernemingsraad. Zij toetst of de wijze waarop een doelgroep is

6

bepaald, strookt met de hierboven genoemde criteria. Dit adviesrecht is bedoeld als een deeladvies en heeft derhalve geen betrekking op een mogelijke toekomstige belangrijke wijziging of reorganisatie. Tevens geldt het volgende: De doelgroep kan bestaan uit bijvoorbeeld een afdeling of een functiegroep Medewerkers worden door hun eigen leidinggevende geïnformeerd, met redenen omkleed, dat zij tot de doelgroep behoren waarop preventief beleid van toepassing is. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt ten behoeve van de medewerker alsmede het Carrièrecentrum Medewerkers uit de preventieve doelgroep hebben een bijzondere voorrangspositie bij interne vacatures ten opzichte van andere interne kandidaten: zij volgen na boventalligen en reïntegratiekandidaten en vóór de overige interne kandidaten Alle medewerkers waarop het preventief beleid van toepassing is, worden schriftelijk benaderd met de uitnodiging om contact op te nemen met het Carrièrecentrum De daadwerkelijke aanmelding als mobiliteitskandidaat wordt gedaan door de kandidaat zelf Medewerkers uit de preventieve doelgroep die dat wensen kunnen gebruik maken van de instrumenten van het Carrièrecentrum en worden actief op de hoogte gehouden van interne vacatures en indien gewenst mogelijke passende externe functies

4.2 Vacaturebeheersing of vacaturestop In een situatie van preventieve mobiliteit neemt de raad van bestuur tevens een beslissing over het al dan niet treffen van een maatregel tot vacaturebeheersing of een vacaturestop. In deze maatregel is tenminste opgenomen: Op welk deel van de organisatie deze betrekking heeft (in termen van functies en/of organisatieonderdelen) Wat er gaat gebeuren met tijdelijke dienstverbanden Dat er geen dienstverbanden voor onbepaalde tijd (of met uitzicht daarop) zullen worden aangegaan Welke functies van zodanig strategisch belang zijn dat zij daarvan uitgezonderd dienen te zijn Welke overige bepalingen van kracht zijn De duur van de maatregel Hoe een evenwichtige personeelsopbouw wordt behouden danwel wordt nagestreefd

4.3 Transitietraining voor leidinggevenden en medewerkers VUmc hecht groot belang aan een goede voorbereiding van leidinggevenden en medewerkers op zowel de praktische als emotionele kanten die veranderingen van de organisatie teweeg kunnen/zullen brengen. Leidinggevenden die geconfronteerd worden met een verandering in de organisatie die naar verwachting personele gevolgen kan/zal hebben, volgen daartoe een transitietraining. Er wordt getraind om de verschillende fasen van het transitieproces (kennis) te herkennen en op het juiste moment de goede management interventies te doen (vaardigheden en houding). Dit is essentieel voor het goed kunnen begeleiden van medewerkers. Deze training bevordert de goede begeleiding van medewerkers, waardoor de veranderingen met de juiste aandacht voor de medewerkers doelmatiger en menselijker zullen verlopen. Medewerkers worden op deze wijze beter begeleid op wat een verandering bij hen teweeg kan brengen en hoe zij daar mee om kunnen gaan. Niet de verandering zelf is te beïnvloeden, wel hoe medewerkers daar mee omgaan. Hoe beter zij voorbereid zijn, hoe gemakkelijker het zal zijn om op tijd in actie te komen en het heft in eigen hand te nemen.

5. Reorganisatie en boventalligheid

7

Zodra duidelijk is dat een organisatieverandering tot een reorganisatie zal leiden, is het stappenplan voor reorganisaties uit de preventie- en reorganisatiecode van toepassing. Een reorganisatie kan tot gevolg hebben dat functies ingrijpend veranderen en/of dat het aantal beschikbare functies vermindert. Hierdoor kan het voorkomen dat bestaande functies vervallen, zittende medewerkers nog niet aan de nieuwe functie-eisen voldoen of overtollig raken. In het algemeen zullen de concrete gevolgen van de reorganisatie voor de individuele medewerker in de implementatiefase van de reorganisatie duidelijk worden. Soms is echter al in de voor- en/of ontwerpfase van de reorganisatie duidelijk dat functies vervallen of dat sprake is van boventalligheid. Het is zaak om in een zo vroeg mogelijk stadium hierop te anticiperen en niet te wachten totdat tot uitvoering van het reorganisatieplan wordt overgegaan. Het Carrièrecentrum wordt ingeschakeld om te bevorderen dat medewerkers en leidinggevenden zo snel mogelijk van start gaan om de gevolgen van de veranderingen te inventariseren en vervolgens plaatsing en herplaatsing te realiseren. De leidinggevende heeft hierin een belangrijke rol, maar ook van de medewerker wordt verwacht dat hij initiatief neemt. De leidinggevende van de dienst of afdeling waar de reorganisatie plaatsvindt zal in een zo vroeg mogelijk stadium proberen een eventuele noodzaak tot herplaatsing te voorkomen. Dit kan onder andere door in een vroeg stadium vacatures binnen de eigen afdeling open te houden of tijdelijk in te vullen. In dit geheel biedt het Carrièrecentrum de noodzakelijke ondersteuning en zorgt voor een optimale procesbegeleiding. De beschikbare termijnen en het begrip passende functie zijn in aparte paragrafen omschreven. De hieronder beschreven procedure heeft als uitgangspunt dat de kansen van medewerkers op een nieuwe, passende functie optimaal zijn als alle betrokkenen in een zo vroeg mogelijk stadium met het zoekproces beginnen.

6. Passende functie, schaalgarantie “Passende functie” is in het sociaal beleidskader een steeds terugkerend begrip, dat hieronder verder wordt uitgewerkt. Daarbij geldt een onderscheid tussen een passende functie intern en een passende functie extern.

Passende functie intern De medewerker van het Carrièrecentrum beoordeelt of een interne functie passend is aan de hand van de volgende criteria. Criteria in het werk: aard en inhoud van de werkzaamheden omvang van het dienstverband het salarisniveau mag één of meer schalen hoger of maximaal één schaal lager zijn dan de huidige functie van de medewerker als een functie die één schaal lager is gewaardeerd niet voorhanden is wordt een functie die twee schalen lager is gewaardeerd -indien beschikbaar- aangeboden. Persoonsgebonden criteria: opleiding ervaring competenties de medewerker kan binnen maximaal één jaar aan de functie-eisen voldoen Deze verschillende criteria dienen gewogen te worden, om te beoordelen of sprake is van een passende functie, daarbij is het niet nodig dat aan alle criteria wordt voldaan. Anderzijds kan het oordeel niet-passend worden bepaald door één doorslaggevend criterium.

8

Een hard criterium om de passendheid van een functie te beoordelen is het salarisniveau. Hierbij geldt een maximum van twee schalen lager, waarbij het uitgangspunt is dat een functie met dezelfde schaal als de schaal van de oude functie wordt aangeboden. Wanneer een dergelijke functie niet beschikbaar is, kan een functie van één schaal lager worden aangeboden. Is ook deze niet beschikbaar, dan komt een functie van twee schalen lager in aanmerking. Plaatsing in een nog lager ingeschaalde functie is slechts mogelijk wanneer partijen hierover overeenstemming bereiken. Passende functie extern De medewerker van het Carrièrecentrum beoordeelt of een externe functie passend is aan de hand van de volgende criteria. Criteria in het werk: aard en inhoud van de werkzaamheden omvang van het dienstverband gelijkwaardige bezoldiging een dienstverband voor tenminste één jaar, met bij goed functioneren perspectief op een dienstverband voor onbepaalde tijd afstand van het woon/werkverkeer is niet meer dan 1,5 uur per openbaar vervoer enkele reis. Persoonsgebonden criteria: opleiding ervaring competenties

Schaalgarantie Als de medewerker wordt geplaatst in een lager gewaardeerde functie behoudt de medewerker op grond van artikel 4.3 lid 6 cao UMC of artikel 15.3.3 cao UMC in ieder geval zijn salaris. Indien dit salaris hoger is dan het maximum van de nieuwe schaal, ontvangt hij voor het verschil een toelage. Indien de medewerker in zijn oude schaal nog uitzicht had op periodieke salarisverhogingen dan houdt de medewerker bij plaatsing in een lager gewaardeerde functie uitzicht op twee maal een periodieke verhoging van het salaris op basis van de ‘oude’ schaal. Deze periodieke verhoging(en) worden als maandelijkse persoonlijke toelage uitgekeerd. Deze toelage telt mee voor de berekening van de pensioengrondslag, en de berekeningsbasis voor vakantie-uitkering en de eindejaarsuitkering. Eventuele toelagen die worden toegekend na plaatsing in de lager gewaarde functie worden berekend over het salaris plus de persoonlijke toelage. Bij een algemene verhoging van het salaris wordt/en de hierboven genoemde toelage(n) eveneens verhoogd. Wanneer de medewerker is geplaatst in een lager gewaardeerde functie geldt een verplichting om, indien mogelijk, door te stromen naar een interne passende functie met een gelijke salarisschaal als de functie waaruit de boventalligheid is ontstaan. Medewerkers met een schaalgarantie worden hiertoe bij het Carrièrecentrum geregistreerd. Het voorrangsbeleid (met een status gelijk aan die van de mobiliteitskandidaat) en de matchingsprocedure zijn op hen van toepassing. Als na het toekennen van de hierboven genoemde twee periodieken, ondanks aantoonbare inspanningen van medewerker en werkgever, de medewerker niet is doorgestroomd naar een intern passende functie met een gelijke salarisschaal als de functie waaruit de boventalligheid is ontstaan, dan houdt de medewerker uitzicht, indien aanwezig, op de nog resterende periodieken in de ‘oude’ salarisschaal. De verhoging van de persoonlijke toelage vindt plaats overeenkomstig artikel 4.3.1 van de cao UMC.

9

7. Procedure bij plaatsing en herplaatsing bij een reorganisatie Bij een reorganisatie is sprake van een formele plaatsingsprocedure in stappen. Deze plaatsingsprocedure kan pas starten nadat de raad van bestuur of diens gemandateerde, met inachtneming van het advies van de ondernemingsraad, een definitief besluit over het reorganisatieplan schriftelijk bekend heeft gemaakt. Dan begint de implementatiefase van de reorganisatie. De plaatsingsprocedure bestaat uit 4 fases, die hieronder worden uitgewerkt. Fase 1: medewerkers die op een uitwisselbare functie kunnen worden geplaatst worden direct als functievolger geplaatst. Overige medewerkers worden aangemerkt als beoogd boventallige. Fase 2: beoogd boventalligen worden indien mogelijk op een passende nieuwe functie geplaatst. Fase 3: alle medewerkers binnen het reorganisatiegebied kunnen solliciteren op na fase 2 overgebleven functies, waardoor eventueel functies vrijkomen waarop nog niet geplaatste medewerkers alsnog kunnen worden geplaatst. Fase 4: medewerkers die in fase 1, 2, of 3 niet zijn geplaatst worden aangemerkt als boventallige.

7.1 Fase 1- Plaatsing in uitwisselbare functie: functievolger Functievolger: geen vermindering van de formatie 1. Uitgangspunt bij de plaatsing van medewerkers in de nieuwe situatie is dat de medewerker op een uitwisselbare functie wordt geplaatst (functievolgers). 2. De leidinggevende bespreekt de plaatsing en de eventuele gevolgen hiervan met de medewerker. De plaatsing wordt vastgelegd in een plaatsingsbrief. Functievolger: vermindering van de formatie 3. Als er bij vermindering van de formatie boventalligheid ontstaat bij het plaatsen van medewerkers in uitwisselbare functies, geschiedt de aanwijzing als beoogd boventallige volgens het afspiegelingsbeginsel. 4. Als er geen nieuwe functies zijn binnen het reorganisatiegebied dan geschiedt de aanwijzing als boventallige volgens het afspiegelingsbeginsel. 5. Het afspiegelingsbeginsel houdt in dat per leeftijdsgroep, binnen een categorie uitwisselbare functies binnen het reorganisatiegebied, de medewerkers met het kortste dienstverband het eerst boventallig worden, waarbij het aantal medewerkers dat per leeftijdsgroep boventallig wordt, voor zover mogelijk, overeenkomt met de onderlinge verhouding (bestaande samenstelling) van het aantal medewerkers in elk van de leeftijdsgroepen binnen de betreffende categorie uitwisselbare functies. De hiervoor bedoelde leeftijdsgroepen zijn de groepen van 15 tot 25 jaar, 25 tot 35 jaar, 35 tot 45 jaar, 45 tot 55 jaar en 55 jaar en ouder. De toepassing van het afspiegelingsbeginsel vindt, waar mogelijk en voor zover uit het sociaal beleidskader niet anders blijkt, plaats analoog aan de Beleidsregels Ontslagtaak UWV ten aanzien van het afspiegelingsbeginsel en uitwisselbare functies. 6. Alle medewerkers die niet als functievolger kunnen worden geplaatst, zijn beoogd boventallige. 7. Medewerkers die als functievolger zijn geplaatst, kunnen na afronding van fase 2 solliciteren op nieuwe functies binnen het reorganisatiegebied die dan nog vacant zijn. Hierbij is geen sprake van een voorrangsrecht van de functievolger: de voorrangspositie van boventallige medewerkers binnen het reorganisatiegebied blijft ten opzichte van de functievolger behouden.

10

7.2 Fase 2- plaatsing in nieuwe passende functies: beoogd boventallige 1. Is er binnen het reorganisatiegebied sprake van nieuwe functies, dan wordt mede op basis van de belangstellingsregistratie en een beoordeling van de passendheid van de functie de optimale match gezocht tussen beoogd boventalligen en functies. De belangstellingsregistratie wordt schriftelijk vastgelegd en ondertekend door zowel de direct leidinggevende als de medewerker. De medewerker ontvangt daarvan een kopie. 2. De procedure die gevolgd wordt om te beoordelen of nieuwe functies passend zijn voor beoogd boventalligen, hangt af van de omvang en complexiteit van de reorganisatie. De procedure moet in ieder geval voldoen aan eisen van zorgvuldigheid en objectiviteit, inzichtelijk en transparant zijn voor de medewerkers en vastgelegd zijn in het reorganisatieplan. 3. Afspraken vastgelegd in het jaargesprek worden in deze procedure betrokken. Reeds gemaakte afspraken over de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker blijven van kracht, zolang ze een succesvolle plaatsing in een nieuwe functie niet belemmeren. 4. De transitiecoach van het Carrièrecentrum, maar ook de leidinggevende of de individuele medewerker kan ervoor kiezen een (ontwikkel)assessment in te zetten om aanvullend advies te krijgen over de passendheid van een nieuwe functie en/of het potentieel van (de) reorganisatie-kandida(a)t(en). Partijen dienen zich te richten naar de adviezen van dit assessment. Dit onderzoek kan ook aanknopingspunten bieden voor een persoonlijk ontwikkelplan (POP) om binnen een bepaalde periode alsnog aan de nieuwe functie-eisen te kunnen voldoen. 5. De vacaturehouder besluit om daar waar sprake is van een passende functie, tot plaatsing van de beoogd boventallige over te gaan. Als plaatsing niet langs deze weg wordt gerealiseerd besluit de directeur P&O tot plaatsing. 6. Wanneer een nieuwe functie binnen 12 maanden toch niet passend blijkt, wordt de beoogd boventallige alsnog boventallig verklaard met de status van boventallige. 7. Wanneer een functie passend is voor meerdere beoogd boventalligen, geschiedt de plaatsing volgens het afspiegelingsbeginsel. 8. Vooruitlopend op of tijdens de implementatiefase kan de medewerker, op basis van artikel 3.8 cao UMC, in het belang van de organisatie de functie alvast (tijdelijk) gaan vervullen dan wel belast worden met andere werkzaamheden. De functie en de arbeidsvoorwaarden van de medewerker in de oude situatie blijven tijdens de uitvoering van de plaatsingsprocedure uitgangspunt voor de toepassing van het sociaal beleidskader.

9. het bijzijn van de P&O-adviseur bespreekt de leidinggevende met de medewerker de plaatsing en de gevolgen hiervan. De plaatsing wordt vastgelegd in een plaatsingsbrief. 7.3 Fase 3 – solliciteren op overgebleven functies 1. Als er na het plaatsen van de functievolgers en beoogd boventalligen nog functies vacant zijn, krijgen alle medewerkers binnen het reorganisatiegebied de gelegenheid hierop te solliciteren. 2. Hierdoor kunnen functies waarop functievolgers en/of beoogd boventalligen reeds waren geplaatst weer vrij komen, zodat eventueel nog niet geplaatste beoogd boventalligen alsnog kunnen worden geplaatst.

7.4 Fase 4 - niet geplaatste medewerkers: boventallige 1. Beoogd boventalligen die niet in fase 1, 2 of 3 zijn/kunnen worden geplaatst, worden aangemerkt als boventallige. 2. De leidinggevende bespreekt in het bijzijn van de P&O-adviseur deze situatie en de gevolgen hiervan met de individuele medewerker. Tijdens dit gesprek wordt ingegaan op de status van boventallige en de daaraan verbonden consequenties, rechten en plichten. Ook zal uitgebreid worden stilgestaan bij eventuele vragen van de medewerker. De P&O-adviseur is verantwoordelijk voor de verslaglegging van dit gesprek.

11

3.

4. 5.

6.

De medewerker ontvangt van de directeur P&O een voorgenomen besluit ‘aanwijzing als boventallige’. Vervolgens heeft de medewerker gelegenheid hierop binnen twee weken schriftelijk te reageren. Daarna volgt het definitieve besluit, waartegen voor de medewerker de mogelijkheid van bezwaar openstaat. De leidinggevende meldt de medewerker direct aan als boventallige bij het Carrièrecentrum. De medewerker is verplicht om na aanmelding bij het Carrièrecentrum de door dit centrum aan te bieden activiteiten te volgen, onder verwijzing naar hetgeen hierover verderop beschreven staat bij het herplaatsingsonderzoek en bij het begeleidingscontract. De boventallige zal in overleg met zijn leidinggevende de werkzaamheden binnen zijn vervallen functie afronden. Zie ook paragraaf 8.3.5 voor de bepalingen rond het verrichten van tijdelijk andere werkzaamheden.

7.4.1 Het herplaatsingsonderzoek In het besluit waarmee de medewerker als boventallige wordt aangewezen, wordt ook de termijn voor het herplaatsingsonderzoek vastgesteld. De termijn gaat in op het moment dat de medewerker bij besluit is aangewezen als boventallige. De termijn voor het herplaatsingsonderzoek is 9 maanden. Vanaf een dienstverband van 6 jaar wordt de termijn voor het herplaatsingsonderzoek met één maand verlengd voor elke 3 jaar dat een medewerker in dienst is geweest bij VUmc of haar rechtsvoorgangers. Hierdoor ontstaat de volgende staffel: Lengte dienstverband in volle jaren 0 t/m 5 jaar 6 t/m 8 jaar 9 t/m 11 jaar 12 t/m 14 jaar 15 t/m 17 jaar 18 t/m 21 jaar et cetera

Termijn herplaatsingsonderzoek 9 maanden 10 maanden 11 maanden 12 maanden 13 maanden 14 maanden en verder

De werkgever verplicht zich tot het uiterste in te spannen voor behoud van werk, onder meer blijkend uit het tenminste eenmaal aanbieden van een passende functie, gesteld dat deze voorhanden is. Daarbij kan de werkgever zijn inspanningen specifiek richten op verschillende groepen medewerkers, bijvoorbeeld op grond van de kans op succes om een andere passende functie te kunnen verwerven. De boventallige is verplicht mee te werken aan het herplaatsingsonderzoek en aan andere maatregelen die in gang worden gezet om herplaatsing in een andere passende functie binnen of buiten VUmc te bevorderen. Het kan hierbij gaan om een interne passende functie of, als deze aantoonbaar niet aanwezig is, een externe passende functie. Het niet nakomen van deze verplichting kan een grondslag zijn voor het treffen van rechtspositionele maatregelen, waaronder (het nastreven van) ontslag. Dit kan ook gevolgen hebben voor de sociale zekerheid (uitkeringsaanspraken) van de betrokken boventallige. Tegelijkertijd geldt een inspanningsverplichting voor de werkgever. Niet nakoming van deze verplichting kan aanleiding zijn om de herplaatsingstermijn te verlengen. Tussentijdse evaluatiemomenten en beoordelingscriteria worden vastgelegd in het begeleidingscontract zodat vooraf duidelijk is aan welke afspraken eenieder gehouden is. Wanneer de werkgever of de medewerker van oordeel is dat de andere partij zich niet houdt aan zijn verplichtingen, dan kan deze de begeleidingscommissie verzoeken advies uit te brengen (zie hoofdstuk 13).

12

8. Flankerend beleid ter voorkoming van gedwongen ontslagen Het flankerend beleid in dit hoofdstuk is gericht op behoud van werkgelegenheid en het voorkomen van gedwongen ontslagen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen: 1. de preventieve begeleiding die wordt aangeboden aan medewerkers die mogelijk op termijn in een reorganisatie terecht komen, maar die (nog) niet zijn aangewezen als mobiliteitskandidaat of boventallige (paragraaf 8.1) 2. de begeleiding en vertrekstimulering van mobiliteitskandidaten (paragraaf 8.2) 3. de begeleiding en vertrekstimulering van boventalligen (paragraaf 8.3) Mobiliteitskandidaten en boventalligen kunnen in plaats van/naast deze begeleiding gebruik maken van vertrekstimulerende regelingen (paragraaf 8.4). Medewerkers die plaatsmaken voor een mobiliteitskandidaat of boventallige kunnen eveneens gebruikmaken van een vertrekstimulerende regeling.

8.1 Preventieve begeleiding Medewerkers of boventallige al bij het Carrièrecentrum terecht. Dit geschiedt op vrijwillige basis op de in paragraaf 8.1.1 beschreven wijze. Het Carrièrecentrum helpt de medewerker zich te oriënteren op de interne en externe arbeidsmarkt. Daarbij beschikt hij/zij over de in paragraaf 8.1.2 beschreven instrumenten.

8.1.1 Aanmelding/Intake De medewerker meldt zich zelf aan bij het Carrièrecentrum. Binnen enkele weken volgt een intakegesprek met de medewerker, waarbij afspraken gemaakt worden over het vervolgtraject.

8.1.2 Instrumenten Het Carrièrecentrum beschikt voor deze medewerkers over de volgende instrumenten: Toegang tot het digitale loopbaancentrum Mogelijkheid tot testen van capaciteiten of beroepskeuze (gericht op passend werk) Passend trainingsaanbod Individuele begeleiding bij het opstellen van een loopbaan- en netwerkprofiel Sollicitatie- en netwerkbegeleiding Het Carrièrecentrum wijst de medewerker een vaste transitiecoach toe. Wanneer zich een passende interne vacature aandient, begeleidt het Carrièrecentrum het sollicitatietraject. De medewerker heeft geen voorrang op andere interne kandidaten bij interne sollicitaties.

8.2 Begeleiding mobiliteitskandidaten Medewerkers die zijn aangewezen als beoogd mobiliteitskandidaat, kunnen voor begeleiding terecht bij het Carrièrecentrum. Dit geschiedt op vrijwillige basis op de in paragraaf 8.2.1 beschreven wijze. Het Carrièrecentrum helpt de beoogd mobiliteitskandidaat zich te oriënteren op de interne en externe arbeidsmarkt en begeleidt het zoeken naar een andere baan. Hierbij beschikt het Carrièrecentrum over de in paragraaf 8.2.2

13

beschreven instrumenten. Verder staan de beoogd mobiliteitskandidaat de in paragraaf 8.2.3 beschreven faciliteiten ter beschikking.

8.2.1 Aanmelding/Intake De raad van bestuur wijst een mobiliteitsgroep aan. De medewerker die tot deze groep behoort kan zich vervolgens binnen drie maanden vrijwillig melden bij het Carrièrecentrum. Pas als daar afspraken zijn gemaakt over een plan van aanpak, verwerft de medewerker de status van mobiliteitskandidaat met alle rechten (begeleiding, faciliteiten) en plichten (zich inspannen voor het plan van aanpak, afspraken nakomen) van dien. Meldt een medewerker zich niet binnen drie maanden, dan verkrijgt hij niet de status van mobiliteitskandidaat. Dit betekent dat de medewerker niet automatisch meer in aanmerking komt voor de inzet van de instrumenten en faciliteiten die verband houden met deze status. Na aanmelding volgt een uitnodiging voor een intakegesprek. Dit gesprek wordt binnen enkele weken na aanmelding ingepland. Tijdens de intake komt onder andere het volgende aan de orde: - Verzamelen persoonlijke gegevens, het opstellen van een portfolio, de toewijzing van een vaste transitiecoach - Een doel formuleren dat boventalligheid zal voorkomen - Opstellen van een begeleidingscontract (periode, inzet van instrumenten, faciliteiten, wederzijdse verplichtingen) - Vervolgstappen.

8.2.2 Instrumenten preventieve mobiliteit Het Carrièrecentrum heeft de volgende instrumenten voorhanden om mobiliteit van mobiliteitskandidaten te bevorderen en te ondersteunen. Afspraken over de inzet van deze instrumenten worden vastgelegd in het begeleidingscontract. Algemeen Toegang tot het digitale loopbaancentrum Arbeidsmarktoriëntatie Individuele begeleiding bij het opstellen van een loopbaan- en netwerkprofiel Sollicitatie- en netwerkbegeleiding Coaching Passend trainingsaanbod Advies over scholing en opleiding Matching op passende, interne vacatures Scholing/opleiding* gericht op een concrete functie waarvoor in- of extern reëel plaatsingsperspectief is * In het begeleidingscontract wordt duidelijk de omvang van eventuele vrijstelling van werkzaamheden vermeld. Bemiddeling Stagebemiddeling*, de stage biedt bovendien een reëel perspectief op ander werk Externe vacaturebemiddeling (outplacement of detachering) (zie voor detachering paragraaf 8.2.5) Uitlening aan andere afdelingen binnen VUmc Sollicitatiebezoeken Interne vacaturebemiddeling (eventueel gericht op tijdelijke uitlening)* Proefplaatsing (zie verder 8.2.6)*

14

* In het begeleidingscontract wordt duidelijk de omvang van eventuele vrijstelling van werkzaamheden vermeld. Overig Testen capaciteiten of beroepskeuze (gericht op passend werk) Assessment Inzet externe bureaus werkzaam op het gebied van werving en selectie (gerichte jobsearch) passende bij het niveau van betrokken medewerker(s)

8.2.3. Faciliteiten voor mobiliteitskandidaten De mobiliteitskandidaat wordt extra begeleid bij en vroegtijdig op de hoogte gesteld van interne vacatures. De mobiliteitskandidaat heeft een voorrangspositie: na boventalligen en reïntegratiekandidaten en vóór de overige interne kandidaten. De wervende afdeling is op aanwijzing van het Carrièrecentrum verplicht de mobiliteitskandidaat, op basis van sollicitatie, in aanwezigheid van de P&O-adviseur van de afdeling waar de vacature vacant is, uit te nodigen voor een gesprek. De mobiliteitskandidaat kan onder werktijd solliciteren en gesprekken voeren ten behoeve van arbeidsmarktoriëntatie, zowel intern als extern. Hierover vindt afstemming plaats met het Carrièrecentrum en de leidinggevende. Daarnaast maakt de mobiliteitskandidaat afspraken met zijn leidinggevende over een eventuele gehele of gedeeltelijke vrijstelling van werk ten behoeve van de met het Carrièrecentrum afgesproken inspanningen. Indien hierover geen overeenstemming wordt bereikt is het advies van het Carrièrecentrum leidend. Om de kansen van de mobiliteitskandidaat op de arbeidsmarkt te vergroten kunnen afspraken gemaakt worden over het vergoeden van de kosten voor om- of bijscholing en de tijd die hiervoor nodig is. Er geldt alleen een terugbetalingsverplichting voor de situatie dat de kandidaat zich onvoldoende inspant om de opleiding tot een goed einde te brengen. Een mogelijk geschil hierover zal worden voorgelegd aan de begeleidingscommissie. De mobiliteitskandidaat krijgt een mobiliteitsbudget ter beschikking van maximaal 2.500 euro dat is bestemd voor het vinden van een passende functie. Vaststelling van de hoogte van het budget gebeurt door het Carrièrecentrum op basis van de inhoud van het begeleidingscontract. Dit mobiliteitsbudget kan worden aangewend voor de genoemde faciliteiten, maar ook ter ondersteuning van kansrijke eigen initiatieven van de medewerker. Een eventueel restbedrag van het mobiliteitsbudget wordt niet uitgekeerd aan de medewerker. Tevens kan de medewerker op eigen initiatief zijn persoonlijk budget en extra persoonlijk budget inzetten voor genoemde faciliteiten. Dit op vrijwillige basis waarbij het wel of niet inzetten van deze budgetten geen effect zal hebben op de eerder genoemde door VUmc te verstrekken faciliteiten. Het mobiliteitsbudget kan op verzoek van de transitiecoach door de directeur P&O worden verhoogd. Reiskosten bij een sollicitatie worden in principe vergoed uit het mobiliteitsbudget, maar kunnen indien dit budget niet toereikend is door VUmc worden vergoed op basis van de regeling voor binnenlandse dienstreizen, volgens artikel 5.1 cao UMC. Indien door de mobiliteitskandidaat afspraken zijn gemaakt in het jaargesprek over het inzetten van het persoonlijk budget of extra persoonlijk budget voor de ontwikkeling naar een andere (hogere) functie, niet zijnde een in dit sociaal beleidskader genoemde passende functie, zal worden bezien of de realisatie van die afspraak past binnen het mobiliteitsbudget. Indien dit niet het geval is dan kan de medewerker besluiten alsnog het persoonlijk budget of extra persoonlijk budget hiervoor in te zetten.

15

8.2.4 Begeleidingscontract Welke instrumenten daadwerkelijk worden ingezet hangt af van de mate waarin deze naar verwachting zullen bijdragen aan de mobiliteit van de kandidaat. De beslissing over het aanbod van de middelen ligt bij de transitiecoach. Deze zal het aanbod zo veel mogelijk na de intake vaststellen in overleg met de mobiliteitskandidaat. Wanneer de kandidaat instemt met het aanbod, zullen de wederzijdse inspanningen (waaronder de periode waarin die worden gepleegd) in een begeleidingscontract worden vastgelegd. Het herplaatsingsonderzoek richt zich naast mogelijkheden binnen het VUmc ook direct op de externe arbeidsmarkt. Het begeleidingscontract vier wordt binnen weken na de intake door de transitiecoach opgesteld en naar de medewerker en leidinggevende verstuurd. Vervolgens ondertekenen de mobiliteitskandidaat en de leidinggevende het begeleidingscontract. Na elke twee maanden evalueert de transitiecoach van het Carrièrecentrum het begeleidingscontract met de kandidaat, de leidinggevende en eventueel ingeschakelde externe bureaus. De evaluatie wordt schriftelijk vastgelegd. Bij de evaluatie die na acht maanden plaatsvindt, wordt onder meer aangegeven of binnen de resterende termijn definitieve herplaatsing te verwachten is en welke (extra) instrumenten nog kunnen worden ingezet om herplaatsing te realiseren.

8.2.5 Detachering naar andere organisatie Een mobiliteitskandidaat kan indien een functie buiten VUmc beschikbaar komt, met zijn instemming voor een bepaalde periode worden gedetacheerd. Een periode van een half jaar is daarbij het uitgangspunt. Als partijen vinden dat het voordeel biedt een langere periode te detacheren dan kan daartoe worden besloten. Tijdens de detachering blijven het dienstverband en de arbeidsvoorwaarden van de medewerker met VUmc gehandhaafd.

8.2.6 Proefplaatsing Indien hiervoor een goede aanleiding is, kan bij plaatsing van een mobiliteitskandidaat in een interne of externe passende functie de kandidaat eerst voor drie maanden op proef worden geplaatst.

8.3 Begeleiding boventalligen Alle medewerkers met de status van boventallige worden collectief gemeld bij het Carrièrecentrum. Het Carrièrecentrum nodigt alle boventalligen uit om zich te melden voor een begeleidingstraject. Medewerkers die zijn aangewezen als boventallige, worden begeleid door het Carrièrecentrum op de bij paragraaf 8.3.1 beschreven wijze. Het Carrièrecentrum helpt de boventallige zich te oriënteren op de interne en externe arbeidsmarkt en begeleidt het zoeken naar een andere baan. Hierbij beschikt het Carrièrecentrum over de in paragraaf 8.3.2 beschreven instrumenten. Verder staan de boventallige de in paragraaf 8.3.3 beschreven faciliteiten ter beschikking.

8.3.1 Procedure/ intake De boventallige wordt direct na zijn aanwijzing aangemeld bij het Carrièrecentrum. Het Carrièrecentrum nodigt de boventallige binnen twee weken na aanmelding uit voor een intake. Tijdens de intake komt onder andere het volgende aan de orde: Verzamelen persoonlijke gegevens, opstellen portfolio, toewijzen vaste begeleider Opstellen begeleidingscontract (periode, inzet instrumenten, faciliteiten, verplichtingen) Vervolgstappen.

16

8.3.2 Instrumenten Het Carrièrecentrum beschikt over de volgende instrumenten om mobiliteit van boventalligen te bevorderen en te ondersteunen. Afspraken over de inzet van deze instrumenten worden vastgelegd in het begeleidingscontract. Algemeen Toegang tot het digitale loopbaancentrum Arbeidsmarktoriëntatie Individuele begeleiding bij het opstellen van een loopbaan- en netwerkprofiel Sollicitatie- en netwerkbegeleiding Coaching Passend trainingsaanbod Scholing/opleiding* gericht op een concrete functie waarvoor in- of extern reëel plaatsingsperspectief is * Uitgangspunt is dat het volgen van scholing of een opleiding onder voorwaarden leidt tot opschorting van de herplaatsingstermijn. De directeur P&O beslist naar redelijkheid en billijkheid of het volgen van een opleiding betekent dat de medewerker (gedeeltelijk) vrijgesteld moet worden van een sollicitatieplicht, het aanvaarden van (tijdelijke) werkzaamheden, het aanvaarden van een passende functie, en of en in welke mate de herplaatsingstermijn in verband hiermee wordt opgeschort.

Bemiddeling Stagebemiddeling*, de stage dient een reëel perspectief op ander werk te bieden Externe vacaturebemiddeling (outplacement of detachering, zie voor detachering paragraaf 8.3.6) Uitlening* aan andere afdelingen binnen VUmc Sollicitatiebezoeken Interne vacaturebemiddeling (eventueel gericht op tijdelijke uitlening) Proefplaatsing* (zie verder paragraaf 8.3.7) * Uitgangspunt is dat stage, uitlening of proefplaatsing leidt tot opschorting van de herplaatsingstermijn. De opschortingsperiode omvat het aantal uren dat de medewerker stage loopt, uitgeleend wordt of van de proefplaatsing. In het begeleidingscontract wordt duidelijk de omvang van de opschortende werking voor de herplaatsingstermijn vermeld.

Overig Testen capaciteiten of beroepskeuze (gericht op passend werk) Assessment Inzet externe bureaus werkzaam op het gebied van werving en selectie (gerichte jobsearch)

8.3.3 Faciliteiten voor boventalligen Het Carrièrecentrum blokkeert conform het Voorrangsbeleid VUmc interne vacatures voor onder andere boventalligen. Pas als de functie niet aan een boventallige kan worden aangeboden (niet passend blijkt, en er ook geen andere voorrangskandidaten conform het Voorrangsbeleid zijn) kan de selectieprocedure worden voortgezet met overige interne kandidaten of kan de vacature extern worden gepubliceerd. De boventallige kan onder werktijd solliciteren en gesprekken voeren ten behoeve van arbeidsmarktoriëntatie, zowel intern als extern. Hierover vindt afstemming plaats met het Carrièrecentrum en de leidinggevende.

17

De leidinggevende maakt met de boventallige afspraken over gehele of gedeeltelijke vrijstelling van werk ten behoeve van zijn inspanningen. Indien daarover geen overeenstemming wordt bereikt is het advies van het Carrièrecentrum doorslaggevend. Om de kansen van de boventallige op de arbeidsmarkt te vergroten kunnen afspraken gemaakt worden over het vergoeden van de kosten voor om- of bijscholing en de tijd die hiervoor nodig is. Er geldt alleen een terugbetalingsverplichting voor de situatie dat de boventallige zich onvoldoende inspant om de opleiding tot een goed einde te brengen. Een mogelijk geschil hierover zal worden voorgelegd aan de begeleidingscommissie. De boventallige krijgt een mobiliteitsbudget ter beschikking van maximaal € 2500 dat is bestemd voor het vinden van een passende functie. Hierop wordt het mobiliteitsbudget dat de medewerker eventueel al als mobiliteitskandidaat heeft aangewend, in mindering gebracht. Vaststelling van de noodzakelijke hoogte van het mobiliteitsbudget gebeurt door het Carrièrecentrum op basis van de inhoud van het begeleidingscontract. Het mobiliteitsbudget kan op verzoek van de transitiecoach door de directeur P&O worden verhoogd. Dit mobiliteitsbudget kan worden aangewend voor de genoemde faciliteiten, maar ook ter ondersteuning van kansrijke eigen initiatieven van de medewerker. Een eventueel restbedrag van het mobiliteitsbudget wordt niet uitgekeerd aan de medewerker. Tevens kan de medewerker op eigen initiatief zijn persoonlijk budget en extra persoonlijk budget inzetten voor genoemde faciliteiten. Dit op vrijwillige basis waarbij het wel of niet inzetten van deze budgetten geen effect zal hebben op de eerder genoemde door VUmc te verstrekken faciliteiten. Reiskosten bij een sollicitatie worden in principe vergoed uit het mobiliteitsbudget, maar kunnen indien dit budget niet toereikend is door VUmc worden vergoed op basis van de regeling voor binnenlandse dienstreizen, volgens artikel 5.1 cao UMC. Indien door de medewerker afspraken zijn gemaakt in het jaargesprek over het inzetten van het persoonlijk budget of extra persoonlijk budget voor de ontwikkeling naar een andere (hogere) functie, niet zijnde een in dit sociaal beleidskader genoemde passende functie, zal worden bezien of de realisatie van die afspraak past binnen het mobiliteitsbudget. Indien niet het geval dan kan de medewerker besluiten alsnog het persoonlijk budget of extra persoonlijk budget hiervoor in te zetten.

8.3.4 Begeleidingscontract Op basis van de informatie uit het intakegesprek schat een transitiecoach van het Carrièrecentrum binnen twee weken de kansen van de boventallige op de arbeidsmarkt in. Deze inschatting vormt de basis voor het begeleidingscontract. Het herplaatsingsonderzoek richt zich naast mogelijkheden binnen VUmc ook direct op de externe arbeidsmarkt. Het begeleidingscontract wordt binnen twee tot uiterlijk vier weken na de intake door de transitiecoach opgesteld en naar de medewerker en leidinggevende verstuurd. Na elke twee maanden evalueert de transitiecoach van het Carrièrecentrum het begeleidingscontract met de boventallige en de leidinggevende. De evaluatie wordt schriftelijk vastgelegd. Bij de evaluaties wordt ook aangegeven of binnen de resterende termijn definitieve herplaatsing te verwachten is en welke (extra) instrumenten nog kunnen worden ingezet om herplaatsing te realiseren. Tussentijdse evaluatiemomenten en beoordelingscriteria worden vastgelegd in het begeleidingscontract zodat vooraf duidelijk is aan welke afspraken eenieder gehouden is. Tegelijkertijd geldt een inspanningsverplichting voor de werkgever. Deze houdt in dat nalatigheid of niet nakomen van deze verplichting aanleiding kan zijn om de herplaatsingstermijn te verlengen.

18

8.3.5 Tijdelijk andere werkzaamheden Een boventallige kan op grond van artikel 3.8 cao UMC worden verplicht tijdelijk andere werkzaamheden te verrichten, mits die werkzaamheden de medewerker redelijkerwijs kunnen worden opgedragen en passen binnen de in het begeleidingscontract gemaakte afspraken. In overleg met de transitiecoach van het Carrièrecentrum zal gezocht worden naar tijdelijk andere werkzaamheden. Doelstelling is dat iemand werkzaam blijft gedurende de termijn van herplaatsing, waarbij de medewerker gelegenheid behoudt om te werken aan zijn herplaatsing.

8.3.6 Detachering naar andere organisatie Een boventallige kan indien een functie buiten VUmc beschikbaar komt, met zijn instemming voor een bepaalde periode worden gedetacheerd. De medewerker behoudt gedurende de periode van detachering zijn dienstverband met VUmc. Tijdens de detachering blijven de arbeidsvoorwaarden van de boventallige gehandhaafd. De herplaatsingstermijn wordt voor de duur van de detachering opgeschort.

8.3.7 Proefplaatsing Indien hiervoor een goede aanleiding is, kan bij plaatsing van een boventallige in een interne of externe passende functie de boventallige eerst voor drie maanden op proef worden geplaatst. De herplaatsingstermijn wordt voor de duur van de proefplaatsing opgeschort.

8.4 Vertrekstimulerende maatregelen Mobiliteitskandidaten en boventalligen kunnen aanspraak maken op één van de onderstaande vertrekstimulerende maatregelen indien zij besluiten om op eigen verzoek het dienstverband te verbreken.

8.4.1. Loonsuppletie Een mobiliteitskandidaat of boventallige komt in aanmerking voor een aanvulling op zijn bezoldiging voor maximaal vier jaar indien hij een (wat betreft de overige criteria) passende functie bij een andere werkgever aanvaardt met een lagere bezoldiging dan in zijn oorspronkelijke functie. Deze bruto aanvulling wordt gegeven tot het in de oorspronkelijke functie laatstelijk ontvangen bezoldiging naar rato van de omvang van het oorspronkelijke dienstverband. De hoogte bedraagt het eerste jaar een aanvulling tot 100% en in het tweede jaar tot 75% van het verschil, het derde jaar tot 50% van het verschil en in het vierde jaar 25% van het verschil. De aanvraag voor de suppletie moet liggen binnen twee maanden na datum einde dienstverband. De ex-medewerker moet zelf deze aanvulling aanvragen en onderbouwen door overlegging van een kopie van zijn nieuwe arbeidsovereenkomst of aanstelling. Controle vindt plaats door de toetsing van de door de nieuwe werkgever verstrekte jaaropgaven. De ex-medewerker is verplicht deze te overleggen. 8.4.2 Vrijwillig vertrek Mobiliteitskandidaten of boventalligen kunnen onder de hieronder genoemde voorwaarden aanspraak maken op een vertrekpremie van maximaal zes maanden bezoldiging. Voorwaarden: - Deelname kan uitsluitend op vrijwillige basis - De medewerker verzoekt zelf om ontslag zonder aanspraak te maken op WW/BWUMC - De premie is nooit hoger dan de bezoldiging over de resterende periode van de herplaatsingstermijn.

19

Er geldt voor de medewerker geen opzegtermijn en geen terugbetalingsverplichting voor eventuele studiekosten, verhuiskostenvergoeding, fietsvergoeding, et cetera.

8.4.3 Individuele regeling In uitzonderlijke situaties kan het wenselijk zijn om met een mobiliteitskandidaat, een boventallige of met een medewerker die op vrijwillige basis plaats maakt voor een mobiliteitskandidaat of boventallige, een persoonsgebonden oplossing te vinden. In dat geval is het mogelijk om een individuele regeling met de medewerker te treffen. Hierbij kunnen onder meer afspraken gemaakt worden over zaken zoals: a) het onder voorwaarden opstarten van een eigen bedrijf en de ondersteuning hierbij b) een ontslag via FPU of keuzepensioen waarbij verlies aan pensioenopbouw (gedeeltelijk) kan worden gecompenseerd, mits een RVU verklaring van de belastingdienst wordt verkregen c) vrijwillige demotie naar een andere interne functie, met een afbouwregeling waarbij verlies aan pensioenopbouw (gedeeltelijk) kan worden gecompenseerd d) negatieve effecten (anders dan door verschil in bezoldiging) als gevolg van overgang naar een externe passende functie.

9. Reorganisatie-ontslag Als na de herplaatsingsperiode de herplaatsingsinspanningen niet tot een nieuwe functie in VUmc hebben geleid, volgt eervol ontslag wegens reorganisatie (artikel 12a.8 cao UMC). Hiertoe zal aan het UWV Werkbedrijf worden gevraagd toestemming te verlenen om de arbeidsovereenkomst met de medewerker op te zeggen, danwel zal de kantonrechter worden verzocht de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Voor het verstrijken van de herplaatsingstermijn wordt de route tot beëindiging van het dienstverband bepaald. De medewerker wordt hiervan op de hoogte gesteld. Zolang het dienstverband nog in stand is, loopt de matching (en het voorrangsbeleid) op passende functies door. Op grond van artikel 12a.8 lid 2 cao UMC kan ook opzegging volgen of om ontbinding worden verzocht als een medewerker weigert passende werkzaamheden te aanvaarden binnen het gezagsbereik van de werkgever. Ontslag van een herplaatste medewerker kan op basis van artikel 12a.8 cao UMC alsnog worden nagestreefd wanneer binnen één jaar blijkt dat de aanvaarde functie toch niet passend is en er geen uitzicht op een andere, passende functie bestaat. Wanneer de herplaatsingstermijn nog niet volledig was benut voordat de medewerker werd herplaatst, wordt de medewerker evenwel voor het resterende deel van de herplaatsingstermijn aangemeld als boventallige wegens reorganisatie om ontslag alsnog te voorkomen. Pas wanneer ook in de resterende periode geen herplaatsing kan worden bewerkstelligd, zal het UWV Werkbedrijf verzocht worden om toestemming voor opzegging of zal de kantonrechter worden verzocht om ontbinding. De medewerker kan bij reorganisatieontslag, indien hij aan de voorwaarden voldoet, aanspraak maken op een WW-uitkering en een uitkering op basis van de BWUMC.

10. Hardheidsclausule Indien de raad van bestuur vaststelt dat bepalingen uit dit sociaal beleidskader voor een medewerker leiden tot een onbillijke en/of onredelijke situatie, zal de raad van bestuur al dan niet op verzoek van de medewerker, in voor hem gunstige zin van dit sociaal beleidskader afwijken.

20

11. Werkingssfeer Het sociaal beleidskader is een beleidsinstrument dat bij veranderingen in de organisatie ingezet wordt. Afhankelijk van de aard en de omvang van de verandering zijn drie situaties beschreven, in elk daarvan gelden andere spelregels en instrumenten. Deze situaties kunnen elkaar in de tijd opvolgen, noodzakelijk is dat echter niet. Het sociaal beleidskader beschrijft de situatie van de gangbare bedrijfsvoering in termen van personeelsplanning en gangbaar personeelsbeleid. Hier gelden geen aanvullende voorwaarden en instrumenten vanuit dit sociaal beleidskader. Het sociaal beleidskader is van toepassing als de raad van bestuur besluit dat voor (een deel van) de organisatie preventieve mobiliteit van toepassing is. Het sociaal beleidskader moet in deze situatie worden opgevat als een aanvulling op het bepaalde in de cao UMC (voor zover van toepassing) en betreft alle medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Hieronder worden tevens verstaan de medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd die reeds vóór de vaststelling van de doelgroep waarvoor preventieve mobiliteit geldt schriftelijk zijn medegedeeld dat hun arbeidsovereenkomst zal worden omgezet in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Het sociaal beleidskader is wat de preventieve mobiliteit betreft niet van toepassing op medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, tenzij dit bij voortijdige beëindiging door de werkgever van de arbeidsovereenkomst gewenst wordt door de medewerker. Het sociaal beleidskader is voorts van toepassing indien de raad van bestuur (of diens gemandateerde, zie hiervoor de preventie- en reorganisatiecode VUmc) een besluit tot reorganisatie neemt als bedoeld in de preventie- en reorganisatiecode alsmede in het geval van ontslag wegens reorganisatie. Het sociaal beleidskader moet in deze situatie worden opgevat als een aanvulling op het bepaalde in de cao UMC (voor zover van toepassing) en de preventie- en reorganisatiecode en betreft alle medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Hieronder worden tevens verstaan de medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd die reeds vóór de inwerkingtreding van het reorganisatieplan (inclusief sociale paragraaf) schriftelijk zijn medegedeeld dat hun arbeidsovereenkomst zal worden omgezet in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Het sociaal beleidskader is tevens van toepassing op medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd welke wegens de reorganisatie voortijdig moet worden beëindigd. In de volgende gevallen wordt, in overeenstemming met de centrales een specifiek sociaal plan vastgesteld (artikel 1.8 cao UMC): bij uitbestedingen, fusies, en privatiseringen en bij verplaatsing van een onderdeel van het medisch centrum; bij een specifieke organisatieverandering waarvoor de raad van bestuur het noodzakelijk acht dat naast de in dit sociaal beleidskader genoemde maatregelen en instrumenten aanvullende afspraken worden gemaakt. In afwijking van artikel 1.8 cao UMC meldt de raad van bestuur organisatiewijzigingen die zonder nadere maatregelen zouden leiden tot gedwongen ontslag voor meer dan 10 medewerkers aan bij de vakcentrales, om te toetsen of de personele gevolgen met het geldende sociaal beleidskader afdoende kunnen worden opgevangen. Uitgangspunt daarbij is dat dit sociaal beleidskader afdoende is, ook bij een mogelijk gedwongen ontslag van meer dan 10 medewerkers. De mogelijkheid blijft echter behouden om gaandeweg het reorganisatieproces zonodig aanvullende afspraken te maken.

21

12. Andere instrumenten van sociaal beleid In voorkomende gevallen kan in goed overleg met een medewerker van een bij een reorganisatie betrokken (onderdeel van een) dienst of afdeling gesproken worden over oplossingen waarbij gebruik wordt gemaakt van andere dan de in dit sociaal beleidskader genoemde instrumenten van sociaal beleid.

13. Begeleidingscommissie Gedurende de looptijd van dit sociaal beleidskader zal een begeleidingscommissie werkzaam zijn. Deze commissie adviseert op verzoek van medewerker en/of werkgever over de juiste toepassing/ uitvoering van het sociaal beleidskader, wanneer hierover verschil van inzicht ontstaat. Tot de taken van de begeleidingscommissie behoren onder andere: - op verzoek van de medewerker adviseren over een boventalligheidsverklaring waarmee de medewerker het niet eens is - op verzoek van de medewerker adviseren over een (her)plaatsingsbesluit waarmee de medewerker het niet eens is - op verzoek van de werkgever of van de medewerker adviseren over de voortgang van het herplaatsingsonderzoek danwel de uitvoering van het begeleidingscontract door één of beide partijen naar aanleiding van de tussentijdse evaluatie(s) - op verzoek van de werkgever of van de medewerker adviseren over toepassing van de hardheidsclausule zoals opgenomen in dit sociaal beleidskader - minimaal eens per 3 maanden het bespreken van de door VUmc aan te leveren informatie over de voortgang van het toepassen van dit sociaal beleidskader. De werkgever kan slechts op zwaarwegende gronden afwijken van het advies van de commissie. Als de werkgever afwijkt, doet hij hiervan gemotiveerd melding aan de commissie en aan de betreffende medewerker. Het vragen van advies aan de begeleidingscommissie door werkgever of de medewerker heeft geen schorsende werking. Tegen het uiteindelijke besluit van de werkgever staat beroep open bij de Commissie van Beroep conform Bijlage L cao UMC. De begeleidingscommissie zal bestaan uit een lid aan te wijzen door de werkgever, een lid aan te wijzen door de vakcentrales van overheidspersoneel en een door beide leden gezamenlijk aan te wijzen derde lid (voorzitter). De hierboven genoemde leden dienen een onafhankelijke positie in te nemen en zijn derhalve niet werkzaam op of voor de stafdienst P&O van VUmc. Evenmin nemen ze namens de vakcentrales voor overheidspersoneel deel aan het reguliere overleg met de werkgever. De commissie stelt zo spoedig mogelijk na haar aantreden een huishoudelijk reglement op dat haar werkzaamheden en wijze van besluitvorming regelt. De commissie verstrekt een exemplaar van het huishoudelijk reglement aan de werkgever, de bij dit overleg betrokken vakcentrales en aan de ondernemingsraad. De commissie brengt over de verrichte werkzaamheden halfjaarlijks (geanonimiseerd) verslag uit aan het lokaal overleg en aan de ondernemingsraad.

22

14. Beroep Mocht de medewerker het niet eens zijn met enige voor beroep vatbare beslissing, kan deze na verkregen advies van de begeleidingscommissie en de daarop volgende beslissing van de werkgever beroep instellen bij de commissie van beroep conform bijlage L van de cao UMC of naar de gewone rechter. De uitspraken van de Commissie zijn bindend voor partijen. Het instellen van beroep heeft geen schorsende werking.

15. Werkingsduur Dit sociaal beleidskader is door de raad van bestuur vastgesteld na overeenstemming met de vakcentrales voor overheidspersoneel en treedt in de plaats van het beleidskader laatstelijk gewijzigd per 1oktober 2009. Dit sociaal beleidskader treedt in werking op 1 januari 2014 en eindigt op 1 januari 2017. Daarbij geldt dat voor de individuele medewerker het sociaal beleidskader ook na 1 januari 2017 zal blijven gelden tot het moment dat deze medewerker in het kader van een reorganisatie is geplaatst of het dienstverband bij VUmc is beëindigd. Tussentijdse wijzigingen van dit sociaal beleidskader kunnen slechts worden doorgevoerd nadat hierover overeenstemming met de vakcentrales is bereikt.

Aldus vastgesteld en overeengekomen te Amsterdam, d.d. (datum)

Namens de werknemersorganisaties

Mevrouw E.W.M. Merlijn, Abvakabo FNV

Mevrouw mr. M.S. Langerak, AC/FBZ

De heer D. Hamaker, MSc CMHF

De heer drs. A. Mellema, CNV Publieke Zaak

Namens VU medisch centrum

De heer drs. W.J. Bos, voorzitter raad van bestuur

23