SKRIPSI PERANAN AUDITOR INTERNAL DALAM MEMELIHARA SISTEM MANAJEMEN MUTU PADA PT SOCFIN INDONESIA MEDAN OLEH : : ARTHA L TAMBUNAN NIM :

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI MEDAN

SKRIPSI PERANAN AUDITOR INTERNAL DALAM MEMELIHARA SISTEM MANAJEMEN MUTU PADA PT SOCFIN INDONESIA MEDAN

OLEH : NAMA

: ARTHA L TAMBUNAN

NIM

: 040503143

DEPARTEMEN

: AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi 2009 Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

PERNYATAAN

Dengan ini, saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul : “Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu pada PT Socfin Indonesia Medan” adalah benar hasil karya sendiri dan judul dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan, atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi Program S-1 Reguler Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas Sumatera Utara.

Medan, Yang membuat pernyataan,

Artha L Tambunan NIM : 040503143

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa atas anugerah dan tuntunan yang senantiasa diberikan dalam menyelesaikan skripsi ini. Saya juga bersyukur untuk setiap penyertaan dan kekuatan yang diberikan dalam menghadapi setiap permasalahan yang timbul dalam pengerjaan skripsi ini. Terimakasih ya Tuhan untuk setiap kasihMu. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada Universitas Sumatera Utara untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi. Adapun judul skripsi ini adalah “Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajamen Mutu Pada PT. Socfin Indonesia Medan.” Untuk menyelesaikan skripsi ini, penulis telah berusaha sebaik mungkin dengan segenap kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki oleh penulis. Walaupun demikian, penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis bersedia menerima kritik dan saran yang bersifat membangun untuk menyempurnakan skripsi ini. Penulis telah mendapat bantuan dan bimbingan baik moril dan materil dari berbagai pihak dalam penyelesaian skripsi ini. Maka pada kesempatan ini, penulis menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang sebesar – besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis, terutama kepada :


1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak selaku Ketua Departemen Akuntansi dan Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Dra. Nurzaimah, MM, Ak selaku dosen pembimbing yang telah banyak membantu dan memberikan bimbingan kepada penulis dalam proses penyusunan skripsi ini. 4. Bapak Drs, Wahidin Yasin, M.Si, Ak dan Bapak Drs. Chairul Nazwar, MSi, Ak selaku dosen penguji I dan II yang telah membantu penulis melalui saran dan kritik yang diberikan demi kesempurnaan skripsi ini. 5. Kedua orang tua yang sangat saya kasihi Bapak Ir. T. Tambunan dan Mama R. Manurung. Terima kasih untuk semua doa, dukungan baik moril maupun materil yang telah diberikan sejak saya lahir hingga saat ini. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak. Semoga Tuhan senantiasa melimpahkan berkat dan karuniaNya. Amin

Medan, 29 Juni 2009 Penulis,

Artha L Tambunan NIM 040503143


ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan auditor internal dalam memelihara sistem manajemen mutu pada perusahaan. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder, teknik pengumpulan data yang digunakan adalah melalui wawancara, dokumentasi, dan kepustakaan. Hasil penelitian yang dapat disimpulkan menunjukkan bahwa peranan auditor internal sangat bermanfaat dalam memelihara system manajemen mutu pada perusahaan. Kedudukan audit internal berada dibawah Principal Director, sehingga penilaian terhadap pengendalian dilakukan dengan objektif dan independen. Laporan audit mengungkapkan kelemahan yang terjadi dan rekomendasi perbaikan sehingga sistem manajemen mutu yang dijalankan perusahaan akan semakin baik di masa yang akan datang. Kata Kunci: Peran audit internal, sistem manajemen mutu.


ABSTRACT

The purpose of this research is to recognize the role of audit intern in company to maintain quality management system. This research use descriptive method. Data type that used are primary data and secondary data, data collecting technique that used are by interviews, documentation, and literature. The results of this research that can be conclude expressed that the role of audit intern is very useful to maintain the quality management system. The position of audit intern department is below of Principal Director so that appraisal to control is done objectively and independent. Audit report expressed the weakness, recommendation of repair, and success which has been reached so that quality management system perform can improve in the next period. Key Words: The role of audit intern, quality management system.


DAFTAR ISI Halaman PERNYATAAN ............................................................................................. i KATA PENGANTAR .................................................................................... ii ABSTRAK...................................................................................................... iv ABSTRACT ................................................................................................... v DAFTAR ISI .................................................................................................. vi DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... ix DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. x

BAB I

PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah............................................................... 1 B. Batasan dan Perumusan Masalah ................................................. 3 C. Tujuan Penelitian ......................................................................... 4 D. Manfaat Penelitian ...................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Audit Internal ............................................................. 5 B. Fungsi dan Tujuan Internal Audit................................................. 9 C. Independensi Internal Audit ......................................................... 13 D. Laporan Internal Audit................................................................. 18 E. Pengertian Sistem Manajamen Mutu ............................................ 21 F. Tujuan Sistem Manajamen Mutu. ................................................ 22 G. Langkah-langkah Penerapan Sistem Manajamen Mutu ................ 23 Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

H. Manfaat Penerapan Sistem Manajamen Mutu .............................. 25 I. Persyaratan Standar Sistem Manajamen Mutu.............................. 26 J. Kerangka Konseptual................................................................... 58

BAB III

METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ........................................................................ 60 B. Jenis Data ................................................................................. 60 C. Teknik Pengumpulan Data ........................................................ 61 D. Metode Analisis Data................................................................ 61 E. Jadwal dan Lokasi Penelitian .................................................... 61

BAB IV HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian ............................................................................ 62 1. Gambaran Umum Perusahaan ................................................ 62 a. Sejarah Singkat Perusahaan .............................................. 62 b. Struktur Organisasi Perusahaan ........................................ 64 c. Aktivitas Perusahaan ........................................................ 81 2. Fungsi dan Tujuan Audit Internal ........................................... 83 3. Prosedur Audit Internal .......................................................... 88 4. Independensi Audit Internal ................................................... 90 5. Laporan Audit Internal ........................................................... 91 6. Penerapan Sistem Manajamen Mutu ...................................... 92 B. Analisis Hasil Penelitian ............................................................. 94 Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

1. Fungsi dan Kedudukan Auditor Internal................................. 95 2. Kesesuaian Penerapan Sistem Manajamen Mutu .................... 98 3. Peranan Auditor Internal dalam Memelihara Sistem Manajamen Mutu ....................................................... 99

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A.

Kesimpulan ............................................................................... 105

B.

Saran ........................................................................................ 107

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 109 LAMPIRAN


DAFTAR GAMBAR

Nomor

Judul

Gambar 2.1

Internal Audit Department (IAD) Berada Dibawah Direktur Keuangan

Gambar 2.2

15

Internal Audit Department (IAD) Berada Dibawah Direktur Utama

Gambar 2.3

Halaman

16

Internal Audit Department (IAD) Berada Dibawah Dewan Komisaris

17


DAFTAR LAMPIRAN

Nomor

Judul

Lampiran 1

Struktur Organisasi PT Socfin

Lampiran 2

Halaman

Indonesia Medan

110

Struktur Organisasi Internal Audit

111


BAB I PENDAHULUAN

A.

LATAR BELAKANG MASALAH Dewasa ini Indonesia sedang dalam masa perkembangan, sebab itu banyak

jenis-jenis usaha yang tumbuh dan berkembang baik jenis usaha jasa, perdagangan, maupun industri yang dilakukan pemerintah maupun swasta. Perkembangan berbagai jenis usaha tersebut merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan pendapatan. Tujuan utama dari kegiatan usaha bagi perusahaan besar maupun kecil adalah menghasilkan keuntungan atau laba yang dicapai melalui kelancaran operasi kegiatan perusahaan yang bersumber dari perolehan pendapatan yang diterima dari berbagai transaksi penjualan barang dan jasa. Bersamaan dengan itu, meluasnya permasalahn manajemen yang kompleks, serta berkembangnya dunia usaha di indonesia, maka berbagai perusahaan Penanaman Modal Asing mulai berdiri. Hal ini mengakibatkan persaingan dunia usaha meningkat, sehingga mau tidak mau menuntut kemampuan seorang pemimpin perusahaan untuk mengelola perusahaan secara efektif dan efisien sehingga dapat bersaing dengan perusahaan lain. Cara lain yang efektif agar perusahaan dapat menghadapi persaingan dengan para kompetitor adalah menjalin hubungan baik dengan konsumen. Konsumen yang semakin cerdas dan kritis dalam menilai kualitas barang dan jasa Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

mendorong para pelaku bisnis untuk selalu mengembangkan strategi bersaingnya agar lebih berfokus pada kualitas produknya. Barang dan jasa yang berkualitas dapat dihasilkan bila perusahaan menerapkan sistem manajemen yang mengangkat mutu sebagai strategi usaha dengan melibatkan seluruh anggota organisasi. Sedangkan sistem manajemen yang sesuai untuk mengangkat mutu sebagai strategi usaha adalah sistem manajemen mutu yang berfokus pada pelanggan dan continuous improvement dengan didasarkan pada ISO 9001: 2000. Perusahaan yang telah menerapkan ISO 9001: 2000 diharuskan untuk melakukan audit mutu. Audit mutu adalah salah satu alat yang digunakan dalam program peningkatan mutu. Audit mutu adalah pengujian yang sistematis dan independen untuk menilai apakah aktivitas mutu dan hasil yang berhubungan dengan mutu memenuhi aturan yang direncanakan dan apakah aturan tersebut diterapkan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan dilakukan audit mutu ketidaksesuaian akan aktivitas manajemen mutu dapat diketahui penyebabnya dan dapat dengan segera diambil tindakan perbaikan. Dengan demikian perusahaan dapat memberikan pelayanan yang berkualitas kepada pelanggan, dalam arti dapat memenuhi bahkan melebihi kebutuhan, keinginan, dan harapan pelanggan. Sehingga resiko adanya keluhan pelanggan dapat dikurangi atau bahkan dihilangkan. Dengan kata lain, audit mutu yang dilakukan secara teratur dapat membantu perusahaan meningkatkan kepuasan pelanggan.


Sejalan dengan perkembangan perusahaan, pimpinan perusahaan tidak dapat lagi secara langsung mengawasi jalannya sistem manajemen mutu perusahaan. Pimpinan kemudian mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab ini kepada pihak lain yakni pihak auditor internal untuk melakukan audit mutu pada sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh perusahaan. Audit Internal tersebut haruslah audit internal yang memadai dan yang dapat menjamin terpeliharanya sistem manajemen mutu yang telah diterapkan perusahaan tersebut sehingga perusahaan dapat tetap bersing dengan para kompetitor dan hubungan baik dengan para konsumen dapat selalau terjalin dengan baik. Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul “Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu pada PT. Sofin Indonesia Medan”

B.

PERUMUSAN DAN BATASAN MASALAH Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: 1. Apakah Auditor Internal pada PT. Socfin Indonesia Medan sudah berfungsi sebagaimana mestinya dalam upaya peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan? 2. Apakah penerapan Sistem Manajemen Mutu di perusahaan telah sesuai dengan Standar Internasional Sistem Manajemen Mutu? 3. Apakah Auditor Internal sesuai kedudukannya dapat berperan dalam memelihara Sistem Manajemen Mutu pada PT Sofin Indonesia Medan? Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

C.

TUJUAN PENELITIAN Tujuan penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui apakah fungsi Auditor Internal pada PT. Socfin Indonesia Medan sudah dilaksanakan sebagaimana mestinya dalam upaya peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan, 2. Untuk mengetahui apakah penerapan Sistem Manajemen Mutu di perusahaan telah sesuai dengan Standar Internasional Sistem Manajemen Mutu, 3. Untuk mengetahui apakah Auditor Internal sesuai kedudukannya sudah berperan dalam memelihara Sistem Manajemen Mutu pada PT. Socfin Indonesia Medan.

D. MANFAAT PENELITIAN Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah: 1. Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat sebagai bahan masukan yang dapat menambah wawasan mengenai pelaksanaan audit internal dan Sistem Manajamen Mutu di perusahaan. 2. Bagi perusahaan yang diteliti, dimana kesimpulan dan saran-saran yang diajukan

oleh

penulis

dapat

bermanfaat

bagi

Perusahaan

dalam

meningkatkan sistem manajemen mutu yang baik. 3. Bagi pihak lain, penelitian ini bermanfaat sebagai bahan masukan bagi penelitian sejenis dan bacaan yang bermanfaat untuk menambah wawasan


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Audit Internal Auditing

merupakan

kegiatan

pemeriksaan

dan

pengujian

suatu

pernyataan, pelaksanaan dari kegiatan yang dilakukan oleh pihak independen guna memberikan suatu pendapat. Pihak yang melaksanakan auditing disebut dengan auditor. Pengertian auditing semakin berkembang sesuai dengan kebutuhan yang meningkat akan hasil pelaksanaan auditing. Dan Guy (2002:5) telah mendefinisikan audit sebagai berikut : Audit merupakan suatu proses sistematis yang secara obyektif memperoleh dan mengevaluasi bukti yang terkait dengan pernyataan mengenai tindakan atau kejadian ekonomi untuk menilai tingkat kesesuaian antara pernyataan tersebut dan kriteria yang telah ditetapkan serta mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Dilihat dari definisi di atas, unsur penting dalam pelaksanaan auditing adalah proses perolehan serta pengevaluasian bukti-bukti dan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Bukti-bukti yang diperoleh baik dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan digunakan sebagi bahan evaluasi sehingga hasil audit lebih objektif. Kriteria-kriteria yang ditetapkan digunakan sebagai tolak ukur auditor untuk memberikan pendapatnya yang kemudian dituangkan ke dalam laporan audit. Laporan audit harus dapat memberi informasi kepada para pengguna akan tingkat kesesuaian dari informasi tersebut dengan kriteria-kriteria yang ditetapkan.


Jika dilihat dari pihak yang melakukan pemeriksaan, terdapat dua kelompok auditor yaitu auditor internal dan auditor eksternal. Kedudukan dan tanggung jawab di antara kedua kelompok auditor tersebut sangat berbeda satu sama lain. Seorang auditor internal bekerja pada perusahaan, lembaga pemerintahan, atau perusahaan nirlaba, sedangkan auditor eksternal bekerja pada suatu Kantor Akuntan Publik (KAP). Meskipun pihak yang melakukan internal audit merupakan bagian dari organisasi yang diaudit itu sendiri, tetapi pelaksanaan internal audit harus tetap obyektif dan independen dari aktivitas yang diaudit. Auditor internal umumnya melapor kepada manajer senior atau dewan direksi, sedangkan auditor eksternal hanya memiliki struktur pelaporan yang terbatas kepada kantor akuntan tempat auditor tersebut bekerja dan pihak ketiga (kreditor dan investor). Untuk dapat memahami dan lebih memperjelas pengertian internal audit secara baik, berikut ini akan dikutip beberapa definisi internal audit. Ikatan Auditor Internal (Institute of Internal Auditors – IIA) dikutip oleh Messier (2005:514), mendefenisikan audit internal sebagai berikut : Audit internal adalah aktivitas independen, keyakinan obyektif, dan konsultasi yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan operasi organisasi. Audit internal ini membantu organisasi mencapai tujuannya dengan melakukan pendekatan sistematis dan disipilin untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektifitas manajemen resiko, pengendalian, dan proses tata kelola. Definisi ini mengandung pengertian bahwa internal audit merupakan suatu aktivitas yang dilakukan untuk membantu manajemen dalam penyediaan informasi, dengan tujuan akhir yaitu menambah nilai perusahaan. Pelaksanaan internal audit dilakukan secara independen dan obyektif yang berarti tidak Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

terpengaruh oleh pihak manapun dan tidak terlibat dalam pelaksanaan kegiatan yang diaudit. Hasil audit yang diperoleh dari pelaksanaan internal audit secara independen dan obyektif tersebut akan dapat diandalkan oleh para pengguna informasi. Sawyer

(2005:10)

mengemukakan

definisi

audit

internal

yang

menggambarkan lingkup audit internal modern yang luas dan tak terbatas sebagai berikut : Audit internal adalah sebuah penilaian yang sistematis dan objektif yang dilakukan auditor internal terhadap operasi dan kontrol yang berbeda-beda dalam organisasi untuk menentukan apakah : 1. informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat diandalkan, 2. risiko yang dihadapi perusahaan telah diidentifikasi dan diminimalisasi, 3. peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur internal yang biasa diterima telah diikuti, 4. kriteria operasi yang memuaskan telah dipenuhi, 5. sumber daya telah digunakan secara efisien dan ekonomis, dan 6. tujuan organisasi telah dicapai secara efektif --semua dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan manajemen dan membantu anggota organisasi dalam menjalankan tanggung jawabnya secara efektif. Definisi ini tidak hanya mencakup peranan dan tujuan auditor internal, tetapi juga mengakomodasikan kesempatan dan tanggung jawab. Definisi tersebut juga memadukan persyaratan-persyaratan signifikan yang ada di Standar dan menangkap lingkup yang luas dari auditor internal modern yang lebih menekankan pada penambahan nilai dan semua hal yang berkaitan dengan risiko, tata kelola, dan kontrol. Perusahaan yang berkembang di Indonesia memiliki kedudukan yang penting dalam perekonomian dan pembangunan bagi masyarakat Indonesia, maka


peran internal audit menjadi semakin penting untuk mengawasi perusahaan secara independen. Definisi lain menurut Sukrisno (2004:221) mengenai internal audit sebagai berikut : Internal audit adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan terhadap kebijakan manajemen puncak yang telah ditentukan dan ketaatan terhadap peraturan pemerintah dan ketentuan-ketentuan dari ikatan profesi yang berlaku. Definisi di atas menunjukkan bahwa internal audit telah mengalami perkembangan. Lingkup internal audit tidak lagi hanya terbatas melakukan pemeriksaan di bidang keuangan saja, tetapi juga melakukan pemeriksaan di bidang lainnya seperti pengendalian, kepatuhan, operasional dan lain-lain. Bertolak dari definisi-definisi di atas, dalam perkembangannya konsep internal audit telah mengalami perubahan. Peranan internal audit sebelumnya hanya sebatas sebagai pengawas di dalam perusahaan yang kerjanya hanya mencari kesalahan, sedangkan saat ini internal audit dapat memberikan saran dan masukan berupa tindakan perbaikan atas sistem yang telah ada. Oleh karena itu, saat ini internal audit dapat juga dikatakan sebagai konsultan perusahaan dalam mencapai tujuannya di masa yang akan datang. Internal auditor harus selalu meningkatkan pengetahuan baik di bidang auditing sendiri maupun pengetahuan di bidang bisnis perusahaan agar dapat memberikan saran dan masukan berupa tindakan perbaikan tersebut.


B. Fungsi dan Tujuan Internal Audit Perusahaan perkebunan memiliki kedudukan yang penting dalam perekonomian dan pembangunan, maka fungsi internal audit menjadi semakin penting. Secara umum dapat dikatakan bahwa fungsi internal audit bagi manajemen perusahaan adalah untuk menjamin pelaksanaan operasional yang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Di dalam perusahaan, internal audit merupakan fungsi staff, sehingga tidak memiliki wewenang untuk langsung memberi perintah kepada pegawai, juga tidak dibenarkan untuk melakukan tugas-tugas operasional dalam perusahaan yang sifatnya di luar kegiatan pemeriksaan. Audit internal terlibat dalam memenuhi kebutuhan manajemen, dan staf audit yang paling efektif meletakkan tujuan manajemen dan organisasi di atas rencana dan aktivitas mereka. Tujuan-tujuan audit disesuaikan dengan tujuan manajemen, sehingga auditor internal itu sendiri berada dalam posisi untuk menghasilkan nilai tertinggi pada hal-hal yang dianggap manajemen paling penting bagi kesuksesan organisasi. Perumusan fungsi internal audit dalam perusahaan biasanya menyangkut sistem pengendalian manajemen, ketaatan, pengungkapan penyimpangan, efisiensi dan efektivitas, manajemen risiko, dan proses tata kelola (good corporate governance). Fungsi internal audit menjadi semakin penting sejalan dengan semakin kompleksnya operasional perusahaan. Manajemen tidak

mungkin dapat

mengawasi seluruh kegiatan operasional perusahaan, karena itu manajemen sangat Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

terbantu oleh fungsi internal audit untuk menjaga efisiensi dan efektivitas kegiatan. Sawyer (2005:32) menyebutkan fungsi internal audit bagi manajemen sebagai berikut : 1. Mengawasi kegiatan-kegiatan yang tidak dapat diawasi sendiri oleh manajemen puncak. 2. Mengidentifikasi dan meminimalkan risiko. 3. Memvalidasi laporan ke manajemen senior. 4. Membantu manajemen pada bidang-bidang teknis. 5. Membantu proses pengambilan keputusan. 6. Menganalisis masa depan – bukan hanya untuk masa lalu. 7. Membantu manajer untuk mengelola perusahaan. Tujuan pemeriksaan yang dilakukan oleh internal auditor adalah untuk membantu semua pimpinan perusahaan (manajemen) dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan memberikan analisa, penilaian, saran dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya. Untuk mencapai tujuan tersebut, internal auditor harus melakukan kegiatan-kegiatan berikut : 1. menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan dari sistem pengendalian manajemen, pengendalian intern, dan pengendalian operasional lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang tidak terlalu mahal 2. memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen 3. memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggung jawabkan dan dilindungi dari kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan dan penyalahgunaan


4. memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan dalam organisasi dapat dipercaya 5. menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh manajemen. 6. menyarankan perbaikan-perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh manajemen agar internal audit dapat terlaksana efektif dalam membantu manajemen dengan memberikan analisa, penilaian, dan saran mengenai kegiatan yang diperiksanya adalah : a. Internal audit department harus mempunyai kedudukan independen dalam organisasi perusahaan, yaitu tidak terlibat dalam kegiatan operasional yang diperiksanya. b. Internal audit department harus mempunyai uraian tugas tertulis yang jelas sehingga dapat mengetahui tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. c. Internal audit department harus pula memiliki internal audit manual yang berguna untuk : 1) mencegah terjadi penyimpangan pelaksanaan tugas 2) menentukan standar untuk mengukur dan meningkatkan performance 3) memberi keyakinan bahwa hasil akhir internal audit department telah sesuai dengan requirement kepala internal audit. d. Harus ada dukungan kuat dari top management kepada Internal audit department, dukungan tersebut dapat berupa : 1) penempatan Internal audit department dalam posisi yang independen Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

2) penempatan audit staf dengan gaji yang menarik 3) penyediaan waktu yang cukup dari top manajemen untuk membaca, mendengarkan dan mempelajari laporan–laporan Internal audit department dan tanggapan yang cepat dan tegas terhadap saran-saran perbaikan yang diajukan e. Internal audit department harus memiliki sumber daya yang profesional, capable, bisa bersikap objective dan mempunyai integritas serta loyalitas yang tinggi. f. Internal audit department harus dapat bekerja sama dengan akuntan publik. Hasil kerja satuan audit intern bisa mempercepat dan mempermudah pelaksanaan pekerjaan akuntan publik. Fungsi audit internal yaitu melakukan evaluasi dan memberikan kontribusi terhadap peningkatan proses pengelolaan risiko, pengendalian, dan governance, dengan pendekatan yang sistematis, teratur dan menyeluruh. Maksud dari pernyataan tersebut yaitu audit internal membantu organisasi dengan cara mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko signifikan dan memberikan kontribusi terhadap peningkatan pengelolaan risiko dan sistem manajemen mutu. Berdasarkan hasil penilaian risiko tersebut, fungsi audit internal mengevaluasi kecukupan dan efektifitas sistem manajemen mutu, yang mencakup governance, kegiatan operasi, dan sistem informasi organisasi.


C. Independensi Internal Audit Salah satu hal yang harus diperhatikan agar suatu perusahaan dapat memiliki departemen audit internal yang efektif adalah departemen audit internal tersebut harus mempunyai kedudukan yang independen dalam organisasi perusahaan. Sukrisno (2004:227), mengemukakan bahwa independensi internal auditor antara lain tergantung pada : 1. Kedudukan Internal Audit Department (IAD) tersebut dalam organisasi perusahaan, maksudnya kepada siapa IAD bertanggung jawab. 2. Apakah IAD dilibatkan dalam kegiatan operasional. Jika ingin independen, departemen audit internal tidak boleh terlibat dalam kegiatan operasional perusahaan. Misalnya tidak boleh ikut serta dalam kegiatan penjualan dan pemasaran, penyusunan sistem akuntansi, proses pencatatan transaksi, dan penyusunan laporan keuangan perusahaan. Kedudukan departemen internal audit di dalam perusahaan akan menentukan tingkat kebebasannya dalam menjalankan tugas sebagai auditor. Kedudukan ataupun status departemen audit internal dalam suatu organisasi perusahaan mempunyai pengaruh terhadap luasnya kegiatan serta tingkat independensinya didalam menjalankan tugasnya sebagai pemeriksa. Jadi status organisasi dari departemen audit internal harus cukup untuk dapat menyelesaikan tanggung jawab audit. Departemen audit internal hanyalah akan seefektif seperti yang diinginkan manajemennya jika ia bebas dari aktivitas-aktivitas yang diauditnya.

Hal ini

hanya akan dapat tercapai bila departemen audit internal mempunyai kedudukan yang memungkinkan baginya untuk mengembangkan sikap independennya Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

terhadap bagian-bagian lain yang harus diperiksanya. Untuk mencapai keadaan seperti ini, maka auditor internal harus memperoleh dukungan dari pihak manajemen dan dewan komisaris. Terdapat alternatif kedudukan internal auditor dalam perusahaan yaitu sebagai berikut : 1. Internal auditor berada di bawah direktur keuangan. 2. Internal auditor berada di bawah direktur utama yang merupakan staf dari direktur utama. 3. Internal auditor merupakan staf dewan komisaris. Kedudukan seorang internal auditor juga tidak memiliki wewenang langsung terhadap tingkatan manajemen di dalam organisasi perusahaan, kecuali pihak yang memang berada di bawahnya dalam satuan kerja internal audit itu sendiri. Untuk lebih dapat menjelaskan tentang kedudukan internal audit (internal audit department) di dalam organisasi perusahaan maupun struktur organisasi dalam satuan kerja internal audit sendiri, maka dapat diperlihatkan gambar berikut di bawah ini :


RUPS

DEWAN KOMISARIS

DIRUT

DIR. KEU

BAGIAN AKUNTANSI

BAGIAN KEUANGAN

IAD

GAMBAR 2.1 Internal Audit Department (IAD) Berada Dibawah Direktur Keuangan (sejajar dengan Bagian Akuntansi dan Keuangan) Sumber :

Agoes Sukrisno. Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik. Jakarta.2004. hal 243.


RUPS

DEWAN KOMISARIS

DIRUT

IAD

DIR. KEU

BAGIAN AKUNTANSI

BAGIAN KEUANGAN

BAGIAN ANGGARAN

GAMBAR 2.2 Internal Audit Department (IAD) Berada Dibawah Direktur Utama IAD merupakan Staf Direktur Utama Sumber :



RUPS

DEWAN KOMISARIS IAD DIRUT

DIR. KEU

BAGIAN AKUNTANSI

BAGIAN KEUANGAN

BAGIAN ANGGARAN

GAMBAR 2.3 Internal Audit Department (IAD) Berada Dibawah Dewan Komisaris IAD merupakan staf dari Dewan Komisaris Sumber :



Internal audit yang independen tidak dibolehkan untuk terlibat dalam kegiatan operasional perusahaan apalagi kegiatan yang diperiksanya. Sulit bagi seorang auditor untuk memberikan penilaian yang objektif dan independen apabila ternyata ia terlibat dalam kegiatan yang diperiksanya. Sebagai penilai independen tentang peranan sistem manajemen mutu perusahaan, internal audit hanya menempatkan diri sebagai narasumber dalam pembuatan konsep sistem manajemen mutu. Pihak yang bertanggung jawab penuh dalam perancangan dan implementasi sistem manajemen mutu adalah manajemen dan direksi. Dengan demikian penilaian internal audit terhadap sistem manajemen mutu

tetap

independen

dan

objektif,

tanpa

terlibat

langsung

dalam

perencanaannya.

D. Laporan Internal Audit Hasil akhir dari pelaksanaan audit internal dituangkan dalam suatu bentuk laporan tertulis melalui proses penyusunan yang baik. Laporan hasil audit internal merupakan suatu alat penting untuk menyampaikan pertanggungjawaban hasil kerja kepada manajemen yaitu sebagai media informasi untuk menilai sejauh mana tugas-tugas yang dibebankan dapat dilaksanakan. Adapun isi atau materi laporan audit internal menurut Boynton (2003:494) yaitu: a. suatu laporan tertulis yang ditandatangani harus dikeluarkan setelah pemeriksaan audit selesai. Laporan intern itu bisa dalam bentuk tertulis atau lisan dan dapat disampaikan secara formal ataupun informal. b. auditor internal harus membahas kesimpulan dan rekomendasi pada tingkatan manajemen yang tepat sebelum mengeluarkan laporan tertulis yang final. c. laporan haruslah objektif, jelas, ringkas, konstruktif dan tepat waktu. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

d. laporan harus menyatakan tujuan, ruang lingkup, dan hasil audit, dan bila tepat, laporan itu juga harus berisi suatu pernyataan pendapat auditor. e. laporan dapat mencakup rekomendasi untuk perbaikan yang potensial dan mengakui kinerja serta tindakan korektif yang memuaskan. f. pandangan auditee tentang kesimpulan dan rekomendasi audit dapat disertakan dalam laporan audit. g. direktur auditing internal atau designee harus mereview dan menyetujui laporan audit final sebelum diterbitkan serta harus memutuskan kepada siapa laporan itu akan dibagikan. Laporan dari bagian audit internal merupakan suatu alat komunikasi yang di dalamnya terdapat tujuan yang dimulai dari penugasan, luas pemeriksaan, batasan yang dibuat dan juga saran atau rekomendasi kepada pimpinan perusahaan. Tujuan dari laporan audit adalah sebagai berikut: 1. laporan auditor adalah merupakan kesimpulan dari hasil pemeriksaan 2. menyajikan temuan-temuan dari hasil pemeriksaan yang telah dilakukan 3. sebagai dasar untuk kemudian diambil tindakan oleh manajemen terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk mencapai tujuan tersebut maka laporan yang disampaikan haruslah memiliki unsur-unsur berikut ini: a. Objektif Laporan yang disusun harus mengungkapkan fakta dengan teliti berdasarkan data yang dapat diuji kebenarannya. Menyampaikan dengan jelas tentang pokok pemeriksaan yang telah dilakukan sehingga dapat diyakini kebenarannya. b. Clear (jelas) Laporan disusun dengan menggunakan bahasa yang jelas, tidak menimbulkan kesalahpahaman bagi penggunanya. Menerangkan dengan Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

jelas dan lengkap agar dapat dimengerti oleh pihak-pihak yang menggunakannya. c. Ringkas Struktur laporan yang baik melaporkan dengan ringkas pelaksanaan operasional, pengendalian, dan hasil kerja. Laporan itu harus terhindar dari hal-hal yang tidak relevan, tidak material seperti gagasan, temuan, kalimat dan sebagainya yang tidak menunjang tema pokok laporan, namun tetap menjaga kualitas informasi yang disampaikan melalui laporan tersebut sehingga dapat memenuhi kebutuhan pemakainya. d. Membangun (konstruktif) Laporan yang bersifat membangun adalah laporan yang sedapat mungkin memaparkan rekomendasi tindakan perbaikan yang dapat dilakukan untuk mengupayakan peningkatan operasi. e. Tepat waktu Laporan audit hanya dapat bermanfaat dengan maksimal bila laporan tersebut disajikan pada saat dibutuhkan. Sehingga auditor harus mampu menyajikan laporan yang tepat waktu. Sebelum disampaikan pada pengguna laporan, peninjauan kembali atas laporan (review) adalah tindakan bijak yang dapat dilakukan audit internal. Hal tersebut bertujuan untuk lebih memastikan kebenaran dan kelengkapannya. Laporan audit akan efektif bila terdapat pelaksanaan tindak lanjut agar proses audit yang berjalan benar-benar memberikan manfaat bagi perusahaan. Untuk itu departemen audit internal bertugas untuk memantau pelaksanaan tindak lanjut, Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

menganalisis

kecukupan

tindak

lanjut

disertai

identifikasi

hambatan

pelaksanaanya, dan memberikan laporan atas tindak lanjut tersebut.

E. Sistem Manajemen Mutu Dewasa ini sistem yang terdapat di dalam organisasi dapat mempengaruhi pelanggan untuk mencoba produk baru yang ditawarkan organisasi, dan kemudian tetap setia untuk terus memakai produk yang ditawarkan organisasi terebut. Semakin mudah pelanggan untuk mendapatkan produk yang ditawarkan organisasi melalui kemudahan sistem yang ada, semakin setia pula pelanggan memakai produk yang ditawarkan organisasi tersebut. Oleh karena itu, terdapat suatu standar untuk sistem yang diterapkan oleh manajemen, semakin baik sistem yang diterapkam manajemen dalam organisasi, maka semakin mudah bagi organisasi untuk mendapatkan standar Internasional bagi penerapan sistem manajemen di dalam organisasinya. ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen mutu. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari sistem manajemen mutu. Pengertian Sistem Manajemen Mutu menurut Gasperz (2002;10) adalah sebagai berikut : “Suatu Sistem Manajemen Mutu merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan Praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan atau organisasi”


Sistem Manajemen Mutu mendefenisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen mutu secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Sedangkan menurut Stephen (1997;196) ISO 9001:2000 didefenisikan sebagai berikut : “ISO 9001:2000 is concerned with specifying requirements for a quality system. A quality system is composed of an organizational structure, documented ptrocedures, and tools. The goal is to present attributes of the organization’s structure, procedures and/or tools that must be present in order to satisfy the requirements of ISO 9001:2000” Sistem Manajemen Mutu menjelaskan bahwa ISO 9001:2000 berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu. Sistem Manajemen Mutu dibentuk dari struktur organisasi, dokumentasi, prosedur dan alat-alat yang terdapat di dalam organisasi. Dan tujuannya adalah untuk memberikan transparansi mengenai struktur organisasi,prosedur, dan alat-alat organisasi yang kemudian dapat memberi kepuasan kepada konsumen. Dalam hal ini dari dua pengertian yang telah disebutkan sebelumnya, dapat dikatakan bahwa sistem manajemen mutu merupakan suatu alat yang diterapkan dalam suatu organisasi, yang diterapkan untuk memberikan suatu transparansi mengenai aktivitas dalam organisasi. Kegiatan ini diharapkan dapat memberikan kepuasan, dan dapat memenuhi kebutuhan para pelanggan dan pasar.

F. Tujuan Sistem Manajemen Mutu Menurut Gasperz (2002;10) tujuandari sistem manajemen mutu sebagai berikut: 1)

Menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu;


2)

Kesesuaian antara kebutuhan dan persyaratan yang ditetapkan pada suatu standar tertentu terhadap proses dan produk yang dihasilkan oleh perusahaan sangat penting. Memberikan kepuasan kepada konsumen melalui pemenuhan kebutuhan dan persyaratan proses dan produk yang ditentukan pelanggan dan organisasi; Keputusan pelanggan adalah reaksi emosional dan rasional positif pelanggan. Untuk mampu memberikan kepuasan kepada pelanggan, segenap personil organisasi dituntut untuk memliki kompetensi dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya masing-masing.

G. Beberapa langkah dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu Penerapan suatu proses dalam suatu organisasi biasanya memiliki beberapa langkah, untuk kasus penerapan sistem manajemen mutu menurut Gasperz (2002;10) urutan-urutan yang diberikan hanya merupakan suatu petunjuk, yang dapat saja dilakukan bersamaan atau dalam susunan yang tidak harus berurut, tergantung pada kultur dan kematangan organisasi, tetapi semua langkah ini harus diperhatikan secara serius dan konsisten. Dan langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1) Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu yang akan diterapkan. Standar-standar sistem manajemen mutu itu dipilih berdasarkan dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Berkaitan dengan hal ini, sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dapat diplih. 2) Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dari organisasi (top management commitment). Implementasi dari sistem manajemen mutu membutuhkan komitmen dari manajemen organisasi dan semua standar sistem manajemen mutu membuthkan komitmen ini agar dapat didokomentasikan. Komitmen organsasi terhadap mutu dapat ditunjukkan sejak awal melalui penandatanganan pernyataan kebijakan mutu organisasi, dan berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang konsisten dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja. 3) Menetapkan suatu kelompok kerja (working group) atau komite pengarah (steering committee) yang terdiri dari manajer-manajer senior. Semua manajer senior harus berpartisipasi aktif dan paham secara benar tentang persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen mutu itu. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

4) Menugaskan wakil manajemen (management representative). Organisasi harus menugaskan wakil manajemen, yang bebas dari tanggung jawab lain, seerta harus mendefenisikan wewenang dan tanggung jawab untuk menjamin bahwa persyaratan-persyaratan sistem manajemen mutu itu diterapkan dan dipelihara. 5) Menetapkan tujuan-tujuan mutu dan implementasi sistem. Tidak ada metode baku atau tunggal dari implementasi sistem manajemen mutu dalam organisasi. Bagaimanapun, program implementasi (prosedurprosedur kerja) harus merupakan tanggung jawab dari semua anggota organisasi dan dilakukan secara benar dari awal. 6) Meninjau ulang sistem manejemen mutu yang sekarang. Berkaitan dengan hal ini perlu dilakukan suatu audit sistem atau penilaian terhadap sistem manajemen mutu yang ada. 7) Mendefenisikan struktur organisasi dan tanggung jawab. Pengembangan suatu sistem manajemen mutu menghadirkan suatu kesempatan ideal untuk suautu organisasi melakukan evaluasi terperinci dan meninjau ulang struktur manajemen yang ada. 8) Menciptakan keasadaran mutu (quality awareness) pada semua tingkat dalam organisasi. Kesadaran mutu dapat dibangkitkan melalui serangakaian pelatihan tentang mutu guna menjawab pertanyaanpertanyaan: apa itu mutu?, mengapa perlu memiliki sistem manajemen mutu?, apa itu manual mutu?, mengapa harus mendokumentasikan sistem manajemen mutu dalam prosedur-prosedur sistem dan prosedurprosedur kerja terperinci?, apa itu kebijakan mutu organisasi?, mengapa memerlukan kerjasama dalam implementasi sistem manajemen mutu?, dan lain-lain. 9) Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen mutu dalam manual (buku panduan) mutu. Hal ini berkaitan dengan peninjauan ulang secara singkat dari sistem manajemen mutu itu dan apakah kebijakan dan dokumen-dokumen yang diperlukan telah lengkap dan tersusun rapi dalam sistem manajemen. 10) Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-prosedur. Berkaitan dengan hal ini perlu mengembangkan suatu diagram alir dari aktivitas bisnis organisasi dan menentukan halhal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. 11) Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur oprasional atau prosedur terperinci. Hal ini berkaitan dengan dokumen-dokumen spesifik terhadap produk, aktivitas-aktivitas atau proses-proses dan harus ditempatkan pada lokasi kerja sehingga mudah dibaca oleh karyawan atau pekerja yang terkait. 12) Memperkenalkan dokumentasi. sekali manual mutu dan prosedurprosedur telah disepakati , maka implementasi dari praktek-praktek sistem manajemen mutu pada tingkat manajemen dapat dilakukan. 13) Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem. Tahap ini akan menjadi sangat penting untuk keberhasilan dan efisiensi dari sistem manajemen mutu. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

14) Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen mutu. Peninjauan ulang sistem manajemen mutu diperlukan untuk menjamin kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen mutu itu. H. Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu Dalam menerapkan suatu proses di organisasi selalu memiliki mafaat, dean menurut Gasperz (2002;17) terdapat beberapa manfaat dari penerapan sistem manajemen mutu yaitu: 1) Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang terorganisasi dan sistematik. Proses dokumentasi dalam ISO 9001:2000 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur, dan instruksi yang berkaitan dengan mutu telah direncanakan dengan baik. 2) Perusahaan yang telah bersertifikatkan ISO 9001:2000 diijinkan untuk mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen mutu dari perusahaan itu telah diakui secara internasional. Hal ini berarti meningkatkan image perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar global. 3) Audit sistem manajemen mutu dari perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dilakukan secara periodic agar registrar dari lembaga registrasi sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit sitem manajemen mutu. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit sistem manajemen mutu oleh pelanggan. 4) Perusahaan yang telah memperoleh serifikat ISO9001:2000 secara otomati terdaftar pada lembaga registrasi, sehingga apabila pelanggan potensial ingin menacari pemasok yang bersertifikat ISO 9001:2000, akan menghubungi lembaga rengistrasi. Jika perusahaan itu telah terdaftar pada lembaga registrasi bertaraf internasional, maka hal itu berarti membuka kesempatan pasar baru. 5) Meningkatkan mutu dan produktivitas melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operai internal menjadi lebih baik. 6) Meningkatkan kesadaran mutu dalam perusahaan. 7) Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang terdefenisi secara baik. 8) Terjadi perubahan positif dalam hal kultur mutu dari anggota organisasi, karena manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikat ISO 9001:2000 yang umumnya hanya berlaku tiga tahun.


I. Persyaratan Standar dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Karena sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 merupakan sistem manajemen mutu yang berfokus pada pelanggan dan proses, maka pemahaman terhadap persyaratan-persyaratan standar dari ISO 9001:2000 ini akan membantu organisasi dalam menetapkan dan mengembangkan sistem manajemen mutu secara sistematik untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan peningkatan terus menerus. Menurut Gasperz (2002;26-56) berikut klausal-klausal ISO9001:2000 yang penting dan harus dperhatikan oleh manajemen organisasi : 1) Klausal 1. RUANG LINGKUP a)

Klausal 1.1 Umum Ruang lingkup dari ISO 9001:2000 telah dikembangkan atau diperluas. Dalam hal ini persyaratan-persyaratan standar telah menekankan

untuk

memenuhi

kepuasan

pelanggan

melalui

efektifitas dari aplikasi sistem mutu, termasuk proses-proses untuk peningkatan terus-menerus dan jaminan kesesuaian. b)

Klausal 1.2 Aplikasi Klausal ini merupakan klausal baru dan merupakan suatu deskripsi umum tentang aplikasi dari standar internasional ISO 9001:2000. Apabila ada persyaratan-persyaratan dari standar internasional ISO 9001:2000 yang tidak dapat diterapkan karena keadaan organisasi dan produknya, maka persyaratan itu dapat dipertimbangkan atau dikeluarkan. Bagaimanapun juga, persyaratan-persyaratan yang tidak


dapat diterapkan itu hanya dibatasi pada persyaratan-persyaratan klausal 7 (Realisasi Produk, dan jika ditemukan persyaratanpersyaratan di luar Klausal 7 (Realisasi Produk) yang tidak diterapkan, maka sistem manajemen mutu organisasi itu dianggap tidak memenuhi persyarata-persyaratan Standar Internasional ISO 9001:2000. 2) Klausal 2. REFERENSI NORMATIF Klausal ini hanya memutar referensi-referensi dari ISO 9001:2000. 3) Klausal 3. ISTILAH DAN DEFENISI Kausal ini menyatakan bahwa istilah dari definisi-definisi yang diberikan dalam ISO 9001:2000 (Quality management systems-Fundamentals and vocabulary),

diterapkan pada ISO 9001:2000. istilah “organisasi”

menggantikan istilah “pemasok”, yang digunakan dalam ISO 9001:1994, dan mengacu pada unit dimana Standar Internasional ISO 9001:2000 ini diterapkan. Demikian pula, istilah “pemasok” menggantikan istilah “subkontraktor. Istilah produk dalam Standar Internasional ISO 9001:2000 dapat berarti barang dan/ atau jasa (good and/ or service). 4) Klausal 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU a)

Klausal 4.1 Persyaratan Umum Klausal ini lebih menekankan pada kebutuhan untuk peningkatan terus-menerus (continual improvement). Manajemen organisasi harus menetapkan langkah-langkah untuk implementasi sistem manajemen


mutu ISO 9001:2000 dan kebutuhan peningkatan terus-menerus melalui: a) Mengidentifikasi proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu, dan aplikasinya pada keseluruhan organisasi; b) Menetapkan sekuens dan interaksi dari proses-proses ini; c) Menetapkan criteria dan metode-metode yang dibutuhkan untuk menjamin efektivitas operasional dan pengendalian proses di atas; d) Menjamin ketersediaan sumber-sumber daya dan informasi yang diperlukan guna mendukung operasional dan pemantauan dari proses-proses ini; e) Mengukur, memantau dan menganalisis proses-proses ini; dan f) Menerapkan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil yang direncanakan dan peningkatan terus-menerus dari proses-proses ini. b)

Klausal 4.2 Persyaratan Dokumentasi a) Klausal 4.2.1 Umum Klausal

ini

menyatakan

bahwa

sistem

manajemen

mutu

membutuhkan dokumentasi. Dokumentasi merupakan proses untuk menghasilkan dokumen-dokumen, di mana dokumen dalam ISO 9001:2000

didefenisikan

sebagai

informasi

dan

medium

pendukungnya. Dokumentasi system manajemen mutu harus mencakup : a) Pernyataan tertulis tentang kebijakan mutu dan tujuan mutu. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

b) Manual (buku panduan) mutu. Manual mutu merupakan dokumen yang menspesifikasikan sistem manajemen mutu dari suatu organisasi. c) Prosedur-prosedur tertulis yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2000. Prosedur didefenisikan sebagai cara yang dispesifikasikan untuk melaksanakan suatu aktivitas atau suatu proses. Prosedur dapat didokumentasikan atau tidak. Beberapa prosedur tertulis standar yang dibutuhkan oleh ISO 9001:2000 adalah : pengendalian dokumen, pengendalian catatan mutu, audit internal, pengendalian nonkonformans, tindakan korektif, dan tindakan preventif. d) Dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam organisasi agar menjamin

efektivitas

perencanaan,

operasional

dan

pengendalian proses-proses, termasuk proses-proses di luar organisasi (outsource), apabila proses itu mempengaruhi mutu produk sesuai persyaratan yang diterapkan. e) Catatan-catatan yang dibutuhkan oleh Standar Internsional ISO 9001:2000. Catatan didefenisikan sebagai dokumen yang menyatakan hasil-hasil yang dicapai atau memberikan bukti dari aktivitas yang dilakukan. b) Klausal 4.2.2 Manual Mutu Klausal ini telah dikembangkan dan mencakup persyaratan untuk suatu organisasi menspeisifikasikan dan mempertimbangkan Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

persyaratan yang tidak dapat diterapkan dalam Manual Mutu dari organisasi itu. Manual mutu harus merupakan suatu deskripsi dari sekuens dan interaksi proses-proses yang tercakup dalam sistem manajemen mutu dan outline dari struktur pendokumentasian yang digunakan dalam sistem manajemen mutu. Dengan demikian, Manual Mutu harus memperhatikan hal-hal berikut : a) Ruang Lingkup dari Sistem Manajemen Mutu 9001:2000 b) Hal-hal yang berkaitan dengan Klausal 7 (Realisasi Produk) yang dikeluarkan berdasarkan pertimbangan karena tidak dapat diterapkan dalam organisasi. c) Prosedur-prosedur tertulis atau referensi-referensi yang terkait dengan prosedur-prosedur itu. d) Deskripsi dari sekuens dan interaksi dari proses yang tercakup dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, berkaitan dengan relevensi terhadap aktivitas organisasi, cakupannya, kompleksitas operasional dan kompetensi personel. c) Klausal 4.2.3 Pengendalian Dokumen Klausal ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua dokumen yang dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Prosedur tertulis untuk pengendalian dokumen harus memperhatikan hal-hal berikut: a) Persetujuan kesesuaian dokumen sebelum diterbitkan. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

b) Peninjauan-ulang,

pembaharuan

apabila

diperlukan,

dan

persetujuan-ulang dokumen-dokumen. c) Identifikasi status revisi dari dokumen-dokumen. d) Menjamin bahwa versi yang relevan dari dokumen yang diterapkan itu tersedia pada tempat-tempat yang diperlukan. e) Menjamin

bahwa dokumen-dokumen

itu

dapat

dibaca,

teridentifikasi dan mudah untuk ditemukan kembali. f) Menjamin bahwa dokumen-dokumen yang usang atau tidak berlaku lagi, dan menerapkan cara identifikasi yang tepat untuk dokumen-dokumen itu apabila masih dipertahankan untuk suatu maksud tertentu. d) Klausal 4.2.4 Pengendalian Catatan Mutu Klausal ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua catatan mutu yang dibutuhkan untuk manajemen proses-proses. Beberapa catatan mutu yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2000, adalah : 1) Hasil-hasil peninjauan ulang manajemen. 2) Hasil-hasil dari pendidikan dan pelatihan, keterampilan dan pengalaman, kompetensi personel. 3) Bukti-bukti bahwa realisasi proses dan produk yang dihasilkan telah memenuhi persyaratan.


4) Hasil-hasil dari peninjauan ulang persyaratan-persyaratan yang terkait dengan produk dan tindak lanjut dari hasil peninjauanulang itu. 5) Hasil-hasil dari input desain dan pengembangan yang terkait dengan hasil produk. 6) Hasil-hasil peninjauan-ulang desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan. 7) Hasil-hasil verifikasi desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan. 8) Hasil-hasil

validasi

desain

dan

pengembangan

beserta

tindakan-tindakan yang diperlukan. 9) Hasil-hasil

peninjuan-ulang

perubahan

desain

dan

pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan. 10) Hasil-hasil evaluasi pemasok beserta tindak lanjut yang diperlukan berdasarkan hasil evaluasi itu. 11) Apabila diperlukan oleh organisasi guna menunjukkan bahwa validasi dari proses yang menghasilkan output tidak dapat diverifikasi oleh subsekuens pemantauan atau pengukuran. 12) Identifikasi unik dari produk, apabila kemampuan telusur (traceability) produk itu diperlukan. 13) Barang-barang milik pelanggan yang hilang, rusak, atau lainnya yang ditemukan menjadi tidak sesuai penggunaan.


14) Kriteria-kriteria dasar yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi peralatan pengukuran apabila tidak ada standar pengukuran nasional atau internasional. 15) Validasi dari hasil-hasil pengukuran terdahulu apabila peralatan pengukuran. 16) Hasil-hasil dari kalibrasi dan verifikasi peralatan pengukuran. 17) Hasil-hasil audit internal beserta tindak lanjut yang dilakukan berdasarkan hasil audit internal itu. 18) Pernyataan dari orang yang berwenang mengeluarkan atau meluluskan produk. 19) Keadaan dari ketidaksesuaian produk beserta tindakan-tindakan yang diambil, termasuk konsesi atau kelonggaran yang diperoleh. 20) Hasil-hasil dari tindakan korektif. 21) Hasil-hasil dari tindakan pencegahan. 5) Klausal 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN a)

Klausal 5.1 Komitmen Manajemen Klausal ini menekankan pada komitmen manajemen puncak (top management commitment). Manajemen organisasi harus memberikan komitmen

menuju

pengembangan

dan

peningkatan

Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2000 melalui hal-hal berikut:


a) Memiliki

kesadaran

yang

cukup

terhadap

persyaratan-

persyaratan dan peraturan-peraturan yang ada serta diterapkan pada lingkup organisasi dari produk yang ditawarkan. b) Memulai

atau

mengajukan

mengkomunikasikannya

ke

tindakan/ukuran-ukuran seluruh

organisasi

serta tentang

pentingnya memenuhi kebutuhan pelanggan. c) Menetapkan Kebijakan Mutu (Quality Policy) dan Tujuan Mutu (Quality Objectives). d) Meninjau-ulang persyaratan-persyaratan sumber daya, memiliki ukuran-ukuran dan data serta pada saat yang sama menyediakan sumber-sumber daya guna mencapai tujuan-tujuan mutu. e) Memberikan bukti bahwa telah menerapkan prinsip-prinsip manajemen mutu. f) Melakukan Peninjauan-ulang Manajemen (Management Review) pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. b)

Klausal 5.2 Fokus Pelanggan Klausal ini memaksa keterlibatan Manajemen Puncak yang harus menjamin kebutuhan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan peningkatan kepuasan pelanggan. Manajemen organisasi harus memiliki metodologi yang menjamin bahwa kebuthankebutuhan dan ekspektasi pelanggan telah ditetapkan melalui Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dan dikonversikan ke dalam


persyaratan-persyaratan serta sesuai dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan. c)

Klausal 5.3 Kebijakan Mutu Klausal ini dibuat untuk menjamin bahwa manajemen puncak menetapkan

kebijakan

untuk

mutu.

Kebijakan

Mutu

yang

dirumuskan harus mamberikan perhatian utama pada komitmen manajemen

untuk

memenuhi

persyaratan-persyaratan

dan

meningkatkan terus-menerus efektivitas dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 serta memberikan suatu kerangka kerja untuk penetapan dan peninjauan-ulang tujuan-tujuan mutu. Manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut agar memenuhi persyaratan-persyaratan dalam klausal 5.3 tentang Kebijakan Mutu : a) Memiliki kebijakan Mutu dari organisasi. b) Kebijakan Mutu itu ditandatangani oleh manajemen puncak. c) Kebijakan Mutu itu sesuai dengan tujuan dari organisasi. d) Kebijakan Mutu itu mencakup pertanyaan komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan, kepuasan pelanggan dan peningkatan terus menerus. e) Kebijakan Mutu itu dikomunikasikan dan dipahami pada tingkat yang tepat dalam organisasi melalui ukuran-ukuran yang sesuai. f) Menetapkan mekanisme untuk

meninjau-ulang kesesuaian

Kebijakan Mutu. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

g) Mengendalikan Kebijakan Mutu. d)

Klausal 5.4 Perencanaan a) Klausal 5.4.1 Tujuan Mutu Klausal ini menetapkan tujuan-tujuan mutu, pada fungsi dan tingkat (level) yang relevan di dalam organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Tujuan-tujuan mutu harus dapat diukur dan konsisten dengan Kebijakan mutu untuk peningkatan

terus

menerus.

Konsep

SMART

(Specific,Measureable,Achievable,Result-oriented,Timely) sebaiknya diterapkan dalam menetapkan tujuan-tujuan mutu, yang berarti tujuan-tujuan mutu harus ditetapkan secara: a) Spesifik (bukan bersifat umum). b) Dapat diukur c) Dapat dicapai. d) Berorientasi pada pencapaian hasil. e) Tepat waktu untuk mencapai tujuan itu (ada batas waktu yang jelas untuk pencapaian tujuan mutu itu). b) Klausal 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Di dalam klausal ini manajemen puncak harus menjamin bahwa perencanaan Sistem Manajemen Mutu dilakukan agar memenuhi persyaratan

yang diberikan dalam klausal 4.1, tujuan-tujuan

kualitas, dan integritas dari Sistem Manajemen Mutu ISO


9001:2000 tetap terpelihara apabila perubahan-perubahan pada Sistem Manajemen Mutu itu direncanakan dan dilaksanakan. Perencanaan

mutu

itu

harus konsisten dengan

semua

persyaratan lain dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dan didokumentasikan dalam suatu format yang sesuai dengan praktek pengoperasian organisasi. Dan disarankan untuk menggunakan konsep

RHUMBA

(Realistic,

Humanistic,

Understandable,

Measureable, Behavioral, Attainable) ketika merencanakan mutu organisasi, yang berarti harus bersifat: a) Realistik – ambisius yang menentang (bukan angan-angan). b) Humanistik – memperhatikan aspek sumber daya manusia. c) Dapat dipahami oleh seluruh anggota organisasi. d) Memiliki ukuran-ukuran (indicator pengukuran) yang jelas. e) Dapat ditindaklanjuti sampai pada rencana tindakan (action plan) menggunakan 5W-2H (What, Where, When, Who, Why, How, How-much). f) Dapat dicapai apabila rencana itu dilaksanakan. Organisasi harus memberikan pertimbangan pada isi-isu berikut, secara tepat, ketika melakukan perencanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000,

agar

mampu

memenuhi persyaratan-persyaratan

mutu

yang

dispesifikasikan : a) Tujuan-tujuan mutu dan rencana-rencana mutu;


b) Alokasi sumber-sumber daya spesifik, tanggung jawab dan wewenang yang dibutuhkan; c) Proses-proses

yang

merupakan

praktek

pengoperasian

organisasi dan prosedur-prosedur beserta instruksi-instruksi tertulis

spesifik

mana

yang

diterapkan,

termasuk

mempertimbangkan proses-proses dari persyaratan-persyaratan dalam Klausal 7 (Realisasi Produk) dari ISO 9001:2000 yang dikeluarkan karena tidak dapat diterapkan dalam organisasi (Klausal 1.2 dari ISO 9001:2000); d) Identifikasi dan akuisisi (tambahan) dari setiap peralatan, sumber-sumber

daya

dan

keterampilan

yang

mungkin

dibutuhkan; e) Identifikasi dari verifikasi (pengujian) yang sesuai pada tahaptahap yang tepat selama realisasi dan penyerahan produk agar memenuhi kebutuhan pelanggan; f) Klarifikasi (penjelasan atau uraian) dari standar-standar penerimaan

untuk

semua

persyaratan

mutu,

termasuk

pertimbangan-pertimbangan subyektif yang ada; g) Keperluan untuk dan penyiapan catatan-catatan mutu; dan h) Peningkatan terus menerus dari Sistem Manajemen Mutu. e)

Klausal 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi a) Klausal 5.5.1 Tanggung Jawab, Wewenang


Klausal ini menyatakan bahwa manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut: a) Mengidentifikasi fungsi-fungsi dan hubungan keterkaitannya guna memudahkan pencapaian efektivitas sistem manajemen mutu. b) Mendefinisikan komposisi dari manajemen organisasi. c) Membuat struktur organisasi yang secara tegas dan jelas mengidentifikasi berbagai hubungan keterkaitan fungsional. d) Mendefenisikan

tanggung

jawab

dan

wewenang

serta

mengkomunikasikan kepada mereka yang terlibat dalam operasional dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. b) Klausal 5.5.2 Wakil Manajemen Klausal ini secara tegas menyatakan bahwa manajemen puncak harus mengangkat secara formal seseorang anggota manajemen, yang bebas dari tanggung jawab lain, serta memiliki wewenang yang didefenisikan secara tegas dan jelas, untuk menjamin efektivitas Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Dengan demikian seorang wakil manajemen harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yang meliputi : a) Jaminan bahwa proses-proses dari Sistem Manajemen Mutu diterapkan dan dipelihara.


b) Laporan kepada manajemen tentang kinerja dari Sistem Manajemen Mutu, termasuk kebutuhan-kebutuhan untuk peningkatan. c) Promosi kesadaran tentang usaha-usaha memenuhi kebutuhan pelanggan ke seluruh organisasi. c) Klausal 5.5.3 Komunikasi Internal klausal ini menyatakan bahwa manajemen puncak harus menjamin bahwa proses komunikasi yang tepat ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi itu berkaitan dengan upaya-upaya pencapaian efektivitas dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. f) Klausal 5.6 Peninjauan-Ulang Manajemen a) Klausal 5.6.1 Umum Klausal ini menyatakan bahwa manajemen puncak harus meninjau ulang Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 serta menetapkan dan merencanakan periode waktu peninjauan ulang manajemen agar

menjamin keberlangsungan kesesuaian, kelengkapan, dan

efektivitas dari sistem manajemen mutu. b) Klausal 5.6.2 Input Peninjauan Ulang Klausul ini menyatakan bahwa input peninjauan ulang manajemen harus

meliputi kinerja sekarang dan kesempatan untuk

peningkatan terus – menerus, yang berkaitan dengan :


1) Hasil – hasil audit; 2) Umpan balik pelanggan; 3) Kinerja proses dan kesesuaian produk; 4) Status dari tindakan korektif dan preventif; 5) Tindak lanjut dari peninjauan ulang manajemen yang lalu; 6) Perubahan – perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu. c) Klausal 5.6.3 Output Peninjauan Ulang Klausal ini menyatakan

bahwa output peninjauan ulang

manajemen harus mencakup tindakan – tindakan yang berkaitan dengan : a) Peningkatan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 beserta proses – prosesnya; b) Peningkatan produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan; c) Sumber – sumber daya yang diperlukan. 6) Klausal 6. MANAJEMEN SUMBER DAYA a) Klausal 6.1 Penyediaan Sumber Daya Klausal ini menyatakan bahwa suatu organisasi harus menetapkan dan memberikan sumber – sumber daya yang diperlukan secara tepat untuk menerapkan dan mempertahankan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 serta meningkatkan efektivitasnya terus menerus, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.


b) Klausal 6.2 Sumber Daya Manusia a) Klausal 6.2.1 Umum Klausal ini menyatakan bahwa personel yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas harus didefenisikan dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 serta memiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, keterampilan, pengalaman. b) Klausal 6.2.2 Kompetensi, Kesadaran, dan Pelatihan Ruang lingkup dari klausal ini telah dikembangkan sehingga mencakup tidak hanya kebutuhan pelatihan, tetapi juga kompetensi dan kesadaran. Manajemen organisasi harus memperhatikan hal – hal berikut : a) Mengidentifikasi dan menerapakan kebutuhan kompetensi untuk

personel

yang

melaksanakan

pekerjaan

yang

mempengaruhi kualitas produk; b) Memberikan pelatihan atau tindakan lain yang diambil untuk memenuhi kebutuhan kompetensi itu serta melakukan evaluasi efektivitas dari tindakan yang dilakukan itu; c) Menjamin bahwa karyawannya sadar akan relevansi serta pentingnya

aktivitas

mereka

dan

bagaimana

mereka

berkontribusi pada pencapaian tujuan-tujuan mutu; d) Memelihara

catatan-catatan

pendidikan,

pelatihan,

keterampilan dan pengalaman kerja dari personel. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

c) Klausal 6.3 Infrastrukstur Klausal

ini

menyatakan

bahwa

manajemen

organisasi

harus

menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastrukturnya yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastruktur mencakup : a) Bangunan, ruang kerja dan fasilitas yang sesuai; b) Peralatan proses ( perangkat kerja dan perangkat lunak); c) Pelayanan pendukung (seperti transportasi dan komunikasi). d) Klausal 6.4 Lingkungan Kerja Klausal ini menyatakan bahwa organisasi harus mendefenisikan lingkungan kerja yang sesuai serta menetapkan dan mengelola lingkungan kerja itu untuk mencapai kesesuain terhadap persyaratan produk. 7) Klausal 7. REALISASI PRODUK a) Klausal 7.1 Perencanaan Realisasi Produk Klausal ini menyatakan bahwa organisasi harus manjamin bahwa proses realisasi produk berada dibawah pengendalian, agar memenuhi persyaratan produk. Manajemen organisasi harus memperhatikan beberapa aspek berikut : a) Menetapkan hal-hal berikut secara tepat dalam perencanaan proses untuk realisasi produk :


a) Tujuan kualitas untuk produk; b) Kebutuhan menetapkan proses-proses dan dokumentasi serta memberikan sumber-sumber daya dan fasilitas yang spesifik terhadap produk; c) Aktivitas-aktivitas verifikasi dan validasi serta criteria untuk penerimaan produk; d) Catatan-catatan

yang

diperlukan

agar

memberikan

keyakinan akan kesesuaian dari proses-proses dan produk yang dihasilkan. b) Merencanakan agar realisasi produk konsisten dengan persyaratanpersyaratan lain dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, serta telah didokumentasikan dalam bentuk yang sesuai dengan metode-metode operasional yang digunakan organisasi. c) Memperhatikan apabila ada persyaratan-persyartan dalam Klausal 7 (Realisasi Produk) dari ISO 9001:2000 yang tidak dapat diterapkan oleh organisasi dan telah dipertimbangkan untuk dikeluarkan (tidak diterapkan), maka persyaratan itu telah dinyatakan dan didefenisikan dalam Manajemen Mutu. b) Klausal 7.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan a) Klausal 7.2.1 Identifikasi Persyaratan yang Terkait dengan Produk


Di bawah klausal ini, tiga persyaratan baru telah ditambahkan dalam proses penentuan kebutuhan pelanggan. Persyaratanpersyaratan baru itu adalah : a) Persyaratan-persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, tetapi dianggap perlu untuk dispesifikasi atau diterapkan dalam penggunaan, seperti : ketersediaan, penyerahan, petunjuk penggunaan produk, dukungan tekhnikal,dll; b) Persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang terkait dengan produk; c) Persyaratan tambahan lain yang ditemukan oleh organisasi. b) Klausal 7.2.2 Peninjuan-ulang persyaratan yang Terkait dengan Pelanggan Klausal ini menyatakan bahwa manajemen organisasi harus melakukan hal-hal berikut : a) Meninjau ulang persyaratan-persyaratan dari pelanggan dan persyaratan lain yang ditentukan oleh organisasi sebelum memberikan komitmen untuk melawan produk; b) Menetapkan

tahap-tahap

peninjauan

ulang

(seperti

pengajuan tender, penerimaan kontrak atau pesanan); c) Menjamin bahwa proses peninjauan ulang memperhatikan hal-hal berikut : 1) persyaratan produk telah didefenisikan dengan tepat; Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

2) dalam hal pelanggan memberikan persyaratan berbentuk persyaratan tidak tertulis, persyaratan itu telah ikonfirmasikan sebelum penerimaan persyaratan itu, dan seyogianya persyaratan itu dicatat; 3) persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dari


terdahulu

yang

dispesifikasikan (misalnya dalam tender) telah diselesaikan kembali; 4) organisasi harus memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang didefenisikan. d) Menjamin

bahwa

proses

peninjuan-ulang

terhadap

perubahan persyaratan-persyaratan produk telah dilakukan dan disadari oleh personel yang relevan dalam organisasi; e) Mencatat dan mendokumentasikan hasil-hasil peninjauan ulang dan tindak lanjut yang berkaitan. c) Klausal 7.2.3 Komunikasi Pelanggan Klausal ini merupakan persyaratan baru. Organisasi harus menetapkan dan menerapkan peraturan-peraturan yang efektif untuk mengkomunikasikan dengan pelanggan. Komunikasi dengan pelanggan harus berkaitan dengan : a) informasi produk;


b) Pencarian informasi, kontrak atau penanganan pesanan termasuk tambahan-tambahan yang ada; c) Umapn-balik dari pelanggan, termasuk keluhan-keluhan pelanggan. c) Klausal 7.3 Desain dan Pengembangan a) Klausal 7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan Klausal ini menyatakan bahwa manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut : a) Merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan produk; b) Menetapkan perencanaan desain dan pengembangan yang memperhatikan; 1) Tahap-tahap proses desain dan pengembangan; 2) Aktivitas-aktivitas peninjuan ulang, verifikasi dan validasi yang tepat pada setiap tahap desain dan pengembangan; 3) Tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan aktivitas desain dan pengembangan. c) Mengelola berbeda

keterkaitan yang

terlibat

antara

kelompok-kelompok

dalam

aktivitas

desain

yang dan

pengembangan, agar menjamin efektivitas komunikasi dan kejelasan tanggung jawab;


d) Memperbaharui output dari aktivitas perencenaan desain dan pengembangan itu, demikian pula kemajuannya. b) Klausal 7.3.2 Input Desain dan Pengembangan Klausal ini mengharuskan manajemen organisasi untuk melakukan hal-hal berikut : a) Mendefenisikan, mendokumentasikan, dan meninjau ulang secara tepat terhadap input yang berkaitan dengan persyaratan produk; b) Memberikan perhatian utama pada aspek berikut : 1) Persyaratan-persyaratan fungsional dan kinerja; 2) Persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang dapat diterapkan; 3) Informasi relevan yang diturunkan dari desain dan pengembangan produk serupa terdahulu; 4) Persyaratan lain yang penting untuk desain dan pengembangan. c) Mengidentifikasi

dan

menyelesaikan

kembali

semua

ketidaklengkapan, ketidakjelasan atau persyaratan-persyaratan yang saling bertentangan selama peninjauan-ulang. c) Klausal 7.3.3 Output Desain dan Pengembangan Output desain dan pengembangan harus : a) Memenuhi


input

desain

dan

pengembangan; Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

b) Memberikan informasi yang tepat untuk pengoperasian produk dan pelayanan; c) Memiliki criteria penerimaan (acceptance criteria) produk; d) Mendefenisikan karakteristik produk

yang

penting dan

berkaitan dengan keselamatan atau keamanan dan penggunaan yang tepat dari produk. d) Klausal 7.3.4 Peninjauan-Ulang Desain dan Pengembangan Proses peninjuan ulang harus memperhatikan : a) kesesuaian dari output desain dan pengembangan terhadap persyaratan input desain dan pengembangan; b) Area masalah dan kelemahan potensial; c) Setiap kekurangan atau kelemahan yang teridentifikasi dalam setup

proyek

atau

operasi

dari

proses

desain

dan

pengembangan; d) Tindakan-tindakan yang diperlukan sebagai suatu hasil dari peninjauan ulang. e) Klausal 7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan Menurut klausal ini, pada tahap-tahao yang tepat dari desain dan pengembangan, verifikasi harus dilakukan untuk menjamin bahwa output desain dan pengembangan itu memenuhi persyaratan input desain dan pengembangan.


e) Klausal 7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan Menurut klausal ini, validasi desain dilakukan untuk menjamin produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan-persyaratan penggunaan dari produk itu. Hasil-hasil validasi desain dan pengembangan harus dicatat dan didokumentasikan. g) Klausal

7.3.7

Pengendalian

Perubahan

Desain

dan

Pengembangan Klausal ini sekarang menuntut organisasi untuk menentukan dampak dari perubahan-perubahan pada komponen utama dan produk yang telah diserahkan. Perubahan-perubahan desain dan pengembangan harus ditinjau ulang, diverifikasi, divalidasi, dan disetujui sebelum implementasi. Hasil-hasil tersebut harus dicatat dan didokumentasikan. d) Klausal 7.4 Pembelian a) Klausal 7.4.1 Proses Pembelian Menurut klausal ini, manajemen organisasi harus melakukan halhal berikut : a) Mengendalikan proses pembeliannya agar menjamin produk yang dibeli sesuai dengan persyaratannya; b) Mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan pemasok berdasarkan

kemampuan

mereka

menawarkan

produk

berkaitan dengan persyaratan-persyaratan organisasi;


c) Mendefenisikan criteria untuk pemilihan dan evaluasi periodic terhadap pemasok; d) Mencatat dan mendokumentasikan hasil-hasil dari evaluasi pemasok dan tindak lanjut yang sesuai. b) Klausal 7.4.2 Informasi Pembelian Menurut klausal ini organisasi harus mendefenisikan hal-hal pokok dan penting dalam dokumen pembelian. c) Klausal 7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli Menurut klausal ini, organisasi harus mengidentifikasi dan menerapkan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk verifikasi produk-produk yang dibeli, serta menspesifikasikan peraturan verifikasi yang diinginkan. e) Klausal 7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan a) Klausal 7.5.1 Ketentuan Pengendalian Produksi dan Pelayanan Menurut Klausal ini, organisasi harus mengendalikan produksi dan pelayanan melalui : a) Menyediakan informasi yang menspesifikasikan karakteristik dari produk; b) Apabila diperlukan, menyediakan instruksi-instruksi kerja; c) Menggunakan dan memelihara peralatan yang sesuai untuk produksi dan pelayanan; d) Menyediakan dan menggunakan peralatan pengukuran dan pemantauan; Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

e) Menerapkan aktivitas pemantauan; f) Menerapkan pengeluaran

proses-proses produk,

yang

penyerahan

didefenisikan dan

aktivitas

untuk setelah

penyerahan apabila ditetapkan. b) Klausal 7.5.2 Validasi dari Proses Untuk Pengoperasian produksi dan Pelayanan Menurut klausal ini, organisasi harus menetapkan peraturanperaturan untuk validasi proses, yang meliputi hal-hal berikut apabila ditetapkan: a) Kriteria yang didefenisikan untuk peninjauan ulang dan persetujuan dari proses-proses; b) Persetujuan peralatan dan kualifikasi personel; c) Penggunaan prosedur dan metode yang dispesifikasikan; d) Kebutuhan untuk catatan-catatan; e) Validasi ulang. c) Klausal 7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur (Traceability) Menurut klausal ini, organisasi harus melakukan hal-hal berikut: a) Mengidentifikasi produk, apabila diterapkan, melalui cara-cara yang tepat sepanjang proses-proses produksi dan pelayanan; b) Mengidentifikasi status dari produk yang berhubungan dengan pengukuran dan pemantauan; c) Mengendalikan dan mencatat identifikasi yang unik dari produk. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

d) Klausal 7.5.4 Hak Milik Pelanggan Menurut klausal ini, organisasi harus melakukan hal-hal berikut: a) Menetapkan proses-proses untuk memelihara hak milik pelanggan apabila itu berada di bawah pengendalian organisasi; b) Memperhatikan proses-proses

yang

ditetapkan

berkaitan

dengan hak milik pelanggan, untuk keperluan verifikasi, proteksi dan pemeliharaan; c) Menjamin bahwa kejadian yang terkait dengan hak milik pelanggan seperti: kehilangan, kerusakan, atau hal lain yang ditemukan tidak sesuai untuk penggunaan, itu dicatat dan dilaporkan kepada pelanggan. f) Klausal 7.6 Pengendalian Peralatan Pengukuran dan Pemantauan Menurut klausal ini, organisasi harus melakukan hal-hal berikut : a) Menetapkan metode dan pengendalian agar menjaga kesesuaian produk dengan persyaratan pelanggan selama pemrosesan internal dan penyerahan sampai tujuan yang diinginkan; b) Menggunakan dan mengendalikan peralatan pengukuran dan pemantauan, agar menjamin bahwa kapabilitas pengukuran konsisten dengan persyaratan pengukuran; c) Melakukan validasi terhadap perangkat lunak (software) yang digunakan untuk pengukuran dan pemantauan terhadap persyaratan yang dispesifikasikan.


8) Klausal 8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN a) Klausal 8.1 Umum Menurut klausal ini, organisasi harus menetapkan rencana-rencana dan menerapkan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar menjamin kesesuaian dari produk, menjamin kesesuaian dari sistem manajemen mutu, dan meningkatkan terus menerus efektifitas dari sistem manajemen mutu. b) Klausal 8.2 Pengukuran dan Pemantauan a) Klausal 8.2.1 Kepusan Pelanggan Menurut klausal ini, organisasi harus memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan agar mengetahui apakah organisasi telah memenuhi kebutuhan pelanggan. b) Klausal 8.2.2 Pengukuran dan Pemantauan Proses Menurut klausal ini, organisasi harus menetapkan metode-metode yang sesuai untuk pengukuran dan pemantauan dari proses-proses realisasi produk yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan,

serta

metode-metode

kemampuan dari proses untuk

ini

harus

mencapai

menunjukkan

hasil-hasil

yang

direncanakan. c) Klausal 8.2.3Pengukuran dan Pemantauan Produk Menurut klausal ini, organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut:


1) Menetapkan tahap-tahap yang tepat untuk mengukur dan memantau karekteristik produk; 2) Memiliki

bukti-bukti

yang

mengkonfirmasikan

bahwa

karekteristik produk memenuhi persyaratan untuk produk ini; 3) Memiliki bukti-bukti kesesuaian dengan dengan kriteria penerimaan yang didokumentasikan; 4) Menjamin bahwa catatan-catatan pengukuran dan pemantauan menunjukkan kewenangan personel yang bertanggung jawab untuk mengeluarkan dan meluluskan produk; 5) Menjamin bahwa produk akan diserahkan kepada pelanggan apabila semua aktivitas yang dispesifikasikan telah diselesaikan secara memuaskan. c) Klausal 8.3 Pengendalian Produk Nonkonformans Menurut klausal ini, organisasi harus memperhatikan aspek-aspek berikut: 1) Menetapkan prosedur tertulis yang mendefenisikan prosesproses yang dilibatkan dalam pengendalian nonkonformans (ketidaksesuaian). 2) Menjamin bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan, diidentifikasi

dan

dikendalikan

untuk

mencegah

dari

penggunaan yang tidak diinginkan atau peyerahan.


3) Produk nonkonformans yang diperbaiki ulang, maka hasil perbaikan ulang itu diverifikasi kembali agar menjamin kesesuaian. 4) Menjamin bahwa tindakan yang tepat dilakukan, berkaitan dengan konsekuensi dari ketidaksesuaian itu. 5) Apabilka diperlukan, melaporkan untuk memperoleh konsesi (kelonggaran) kepada pelanggan, pengguna akhir, lembaga hukum atau lembaga lainnya berkaitran dengan perbaikan yang diajukan dengan perbaikan yang diajukan dari produk yang tidak sesuai itu. d) Klausal 8.4 Analisis Data Organisasi harus menganalisa data untuk memberikan informasi tentang : (1) kepuasan pelanggan, (2) Kesesuaian terhadap persyaratan produk, (3) karakteristik dan kecendrungan dari proses-proses dan produk, termasuk kesempatan untuk tindakan preventif, dan (4) pemasok-pemasok. e) Klausal 8.5 Peningkatan a) Klausal 8.5.1 Peningkatan Terus-menerus Menurut klausal ini, organisasi harus meningkatkan terus-menerus efektivitas dari sistim manajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu, tujuan-tujuan mutu, hasil-hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan preventif, dan peninjauan ulang manajemen. b) Klausal 8.5.2 Tindakan Korektif Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

Menurut Klausal ini, organisasi harus menetapkan prosedur tertulis untuk melakukan tindakan korektif dengan persyaratan-persyaratan yang didefenisikan untuk: 1) Mengidentifikasikan

ketidaksesuaian,

termasuk

keluhan

pelanggan; 2) Menentukan penyebab-penyebab dari ketidaksesuaian itu; 3) Mengevaluasi kebutuhan untuk mengambil tindakan agar menjamin bahwa ketidaksesuaian itu tidak akan terjadi lagi; 4) Menetukan dan menerapkan tindakan korektif yang diperlukan 5) Mencatat hasil-hasil dari tindakan korektif yang diperlukan; 6) Meninjau ulang tindakan korektif yang dilakukan. c) Klausal 8.5.3 Tindakan Preventif Menurut Klausal ini organisasi harus menetapkan prosedur tertulis untuk

melakukan

tindakan

preventif

dengan

persyaratan-

persyaratan yang didefenisikan untuk: 1) Mengidentifikasikan

ketidaksesuaian

potensial

dan

penyebabnya; 2) Menentukan dan menjamin implementasi dari tindakan preventif yang diperlukan. 3) Mencatat hasil-hasil dari tindakan preventif yang dilakukan; 4) Meninjau ulang tindakan preventif yang dilakukan.


E. Kerangka Konseptual

PT. Socfin Indonesia Medan

Auditor Internal

Sistem Manajemen Mutu

PT Socfin Indonesia Medan menerapkan fungsi audit intern dengan membentuk bagian Audit Intern. Secara berkesinambungan internal audit melakukan aktivitas pengawasan dan penilaian Sistem Manajemen Mutu yang ada dalam perusahaan serta memberikan rekomendasi atas kelemahan yang ditemukan. Rekomendasi kemudian diberikan kepada pihak manajemen agar dapat menjadi masukan dalam memelihara sistem manajemen mutu yang ada, sehingga sistem manajemen mutu yang diterapkan perusahaan menjadi semakin baik di masa-masa yang akan datang.


BAB III METODE PENELITIAN

Adapun metode penelitian yang digunakan untuk memperoleh data dan keterangan yang diperlukan dalam penelitian ini antara lain :

A. Jenis Penelitian Dalam penelitian ini penulis menggunakan penelitian studi kasus yaitu dengan cara menguraikan sifat-sifat dan keadaan yang sebenarnya dari objek penelitian sehingga hanya merupakan pengungkapan fakta.

B. Jenis Data Jenis data yang dikumpulkan dari data primer dan data sekunder : 1. Data Primer, adalah data yang

di dapat dari sumber pertama yang

merupakandata mentah yang kelak akan diproses untuk tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan kebutuhan, misalnya dari individu atau perseorangan. Contohnya adalah hasil wawancara kepada Kepala Decpartemen Audit Internal mengenai fungsi dan tujuan auditor internal. 2. Data Sekunder, adalah data yang diperoleh

dari perusahaan dalam bentuk

yang sudah diolah sehingga lebih informative jika digunakan oleh pihak yang berkepentingan, misalnya dalam bentuk table, grafik, diagramdan gambar. Data sekunder yang diperoleh antara lain sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan contoh laporan hasil audit. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

C. Tekhnik Pengumpulan Data Tekhnik pengumpulan data dilakukan dengan : 1. Tekhnik Wawancara, yakni dengan melakukan Tanya jawab secara langsung dengan kepala urusan dalam departemen audit internal dan pihak perusahaan lainnya yang berhubungan dengan penelitian sperti Kepala Audit Internal, Koordinator atau Kepala Divisi Pemasaran, Manager Keuangan atau Akuntansi, Direktur Operasional dan General Manager. 2. Tekhnik Observasi, yakni dilakukan dengan mengadakan pemgamatan langsung terhadap objek yang diteliti untuk memperoleh data yang jelas dan berkaitan dengan penelitian.

D. Metode Analisis Data Analisis data ini dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif yaitu suatu metode dengan mengumpulkan data, disusun, diinterpretasikan, dan dianalisis sehingga memberikan keterangan bagi pemecahan masalah yang dihadapi.

E. Jadwal dan Lokasi Penelitian Penelitian ini dimulai pada bulan Mei 2009 sampai dengan selesai, yang dilakukan di PT. Socfin Indonesia (SOCFINDO) yangn beralamat di Jalan K.L. Yos Sudarso No. 106 Medan.


BAB IV HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian 1. Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat Perusahaan PT. Socfin Indonesia mulai berdiri tahun 1930 di Medan dengan nama Socfin Medan SA (Societe Financiere Des Cout Choucs Medan Societe Anonyme) yang didirikan berdasarkan akta notaris William Leo No. 45 tanggal 7 Desember 1930 dan merupakan perusahaan yang mengelola perusahaan perkebunan didaerah Sumatera Utara, Aceh Barat, Aceh Selatan dan Aceh Timur. Pada tahun 1965 Penetapan Presidebn No. 6 tahun 1965, Keputusan Presiden Kabinet Dwikora No. A/D/58/1965 Instruksi Mentri Perkebunan No. 20/MPR/M. Perk/65 dan No. 29/Mtr/ M. Perk/65. No. SK. 100/Men. Perk 1965 maka perkebunan yang dikelola perusahaan PT. SOCFINDO Medan SA berada dibawah pengawasan Pemerintah RI. Pada tahun 1966 diadakan serah terima hak milik perusahaan oleh pimpinan PT. SOCFINDO Medan SA kepada pemerintah RI sesuai naskah serah terima tanggal 11 Januari 1960 No. 1/ Dept/66 dan dasar penjualan perkebunan dan harta PT.SOCFINDO Medan SA tersebut. Pada tanggal 29 April 1968 dicapau suatu persetujuan antara pemerintah RI (diwakili Mentri Perkebunan) dengan Plantatium Nord Sumatera, SA (pemilik saham PT. SOCFINDO SA) mengenai pembatalan penjualan perkebunan SOCFIN SA dan dikembalikan kepada pemilik semula dengan tujuan mendirikan Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

suatu perusahaan perkebunan patungan antara pemerintah RI dengan pengusaha Belgia dengan komposisi modal 40% dan 60%. Pada tanggal 17 B.68/Pres/6/1968)

dan

Juni Mentri

1968,

Presiden (dengan

Pertanian

(dengan

keputusan No. keputusan

No.

94/Kpts/OP/6/1968 tanggal 17 Juni 1968). Menyetujui terbentuknya perusahaan patungan antara pemerintah RI dengan pengusaha Belgia. Hal ini kemudian dikuatkan dengan akta notaris Chairill Bahri di Jakarta pada tanggal 21 Juni 1968 No.23 dan akta notaris tanggal 12 Mei 1969 No. 129. Pendirian ini disahkan oleh Mentri Kehakiman RI dengan penetapan tanggal 3 September 1969 dan didaftarkan ke pengadilan Negeri Medan tanggal 17 September 1969 serta diumumkan dalam tambahan berita negara RI tanggal 31 Oktober 1967 No. 68/69. Anggaran dasar perusahaan telah mengalami perubahan berdasarkan akta No. 10 tanggal 13 September 2001 oleh notaris Ny. R. Arie. Soetardjo mengenai perubahan pemegang saham dengan komposisi modal menjadi 90 % pengusaha Belgia dan 10 % pemerintah Indonesia. PT. SOCFINDO berdasarkan akta pendiriannya berkeduduka di Medan, Jln. K. L. Yos Sudarso No. 106 PO. BOX 1254 Medan.2001, Bergerak didalam bidang perkebunan kelapa sawit dan karet dan produknya adalah CPO, Olein, Stearin, Fatty, Accid, Kernel, PKO, PKE (Pallets), RBO PKO, Crum Rubber. Berada di dua Propinsi yaitu : •

Wilayah Propinsi Sumatera Utara terdiri dari : Mata Pao, Bangun Bandar, Tanjung Maria, Tanah Bersih, Tanah Gambus, Limah Puluh, Aek Loba, Aek Pamienke, dan Negeri Lama.


•

Wilayah Propinsi Aceh terdiri dari : Sei Liput, Medang Arah, Seunggan, Seumanyam, dan Lae Butar. Sesuai dengan pasal 3 Anggaran Dasar Perusahaan, ruang lingkup

kegiatan perusahaan meliputi hal sebagai berikut: a) Mengusahakan perkebunan kelapa sawit, karet, dan lain-lain tanaman serta pengusahaannya. b) Mengadakan rehabilitasi, pembanganan serta modernisasi perkebunan dan pembibitan, instalasi dan alat-alatnya sampai taraf yang mutahir. c) Mendirikan dan mengusahakan perusahaan atau kehutanan. d) Melakukan ekspor dan penjualan lokal hasil perkebunan dan hasil hutan tersebut diatas.

b. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi dapat mendukung tercapainya tujuan perusahaan karena akan mempengaruhi pelaksanaan fungsi dan tugas setiap anggota dalam perusahaan. Struktur organisasi juga dapat menggambarkan hubungan dan keterkaitan antara departemen-departemen yang ada pada perusahaan tersebut. Struktur organisasi PT. SOCFINDO menunjukkan adanya hubungan lini dan staf. Struktur organisasi lini dan staf ini memang cukup baik untuk perusahaan berskala sedang dan besar, karena terdapat pengawasan secara langsung dan adanya speliasisasi dalam perusahaan. Kemudian struktur organisasi lini dan staf tersebut akan menciptakan kesatuan pimipnan sehingga membentuk aliran kekuasan dengan jelas.


Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab PT. SOCFINDO Medan adalah sebagai berikut: 1) Principal Director a) Melihat jauh kedepan agar terjamin kontinuitas dan kemajuan produksi dan menyususn program kerja jangka pendek dan jangka panjang. b) Mengkoordinir semua kegiatan kepala bagian yang mengurus semua kepentingan produksi. c) Memutuskan soal-soal principal yang tidak dapat diselesaikan oleh pembantunya. d) Mengamati semua penerimaan dan pengeluaran berupa uang dan barang. 2) Adviser Memberi pendapat/nasehat/saran langsung kepada princpal director dimana ada kemungkinan hal-hal yang kurang lancar di dalam maupu n luar perkebunan,hal ini menjadi tugas pihak adviser. 3) General Manager a) Mewakili principal director bila pejabat tersebut berhalangan. b) Bertanggung jawab pada principal director dalam pelaksanaan tugas. c) Melaksanakan manajemen perusahaan dan pengawasan principal director.


4) Internal Control a) Setiap waktu mengadakan penilaian tentang efisiensi kantor besar maupun di kebun dn melaporkan kepada pimpinan. b) Mengumpulkan data-data dan mengontorol norma-norma dari pekerjaan yang lazim dilakukan di kantor besar dan di kebun (pembelian barang,borongan, dan lain-lain). c) Mencatat dan meneliti prestasi kerja dan waktu yang diperlukan untuk suatu pekerjaan. d) Memeriksa persediaan gudang pusat/kebun. 5) Bagian Umum (General Departement) Dipimpin oleh seorang kepala bagian yang bertanggung jawab langsung kepada direksi dengan kegiatan sebagai berikut : a) Urusan Agraria, Law Securiy, and Public Relation 1) Mengurus masalah HGU PT. SOCFINDO. 2) Mengurus masalah hukum, peraturan yang berhungan dengan kegiatan PT. SOCFINDO. 3) Menangani masalah kemauan yang timbul serta mengatur penjagaan aset perusahaan. 4) Menangani masalah hubungan masyarakat.


b) Urusan Home Affairs, Transportation, Statistic dan Accounting 1) Menangani masalah kepegawaian. 2) Menangani masalah pengangkutan. 3) Pencatatan kegiatan dalam statistik. 4) Menghitung dan mengontrol biaya umum. 5) Membuat daftar gaji dan budget. c) Urusan Training, Jamsostek, dan Inner Sosial 1) Memprogram dan melaksanakan training, seminar, bench marketing. 2) Menangani masalah jamsostek, perumahan di seluruh kebun dan umum. d) Urusan Head Office dan Estate Security 1) Menangani masalah keamanan kantor besar Medan, kompleks perumahan PT. SOCFINDO. 2) Menangani masalah pencurian karet, penjarahan sawit dan karet. 3) Menangani masalah keamanan dengan instansi terkait. 4) Mengatur sistem keamanan kebun-kebun. 5) Mengamanakan aset perusahaan.


e) Urusan Electric Data Processing dan Communication Instrument Mengurus dan mengatur peralatan komunikasi (radio, telepon, HP, dan lain-lain) dan peralatan komputer. f) Urusan General, Expense dan Nonstaff Personil 1) Menangani personalia pegawai dan masalah asuransi. 2) Membuat perhitungan biaya umum dan daftar golongan staff dan pegawai serta laporan. 3) Administrasi umum. g) Urusan

Human

Resource

Recruitment,

Security,

Statistic

dan

Administration 1) Menangani administrasi penerimaan pegawai pimpinan. 2) Membuat laporan dan statistik keamanan, medical report dan daftar pelamar. h) Urusan Home Affairs and Inventory Equipment 1) Membuat daftar dan rincian rumah staff dan karyawan kantor besar Medan. 2) Membuat dan memeriksa tagihan air, lisrik, telepon dan lain-lain. 3) Menyortir, mengatur dan mengawai pemakaian mess dan bungalow. 4) Menyusun anggaran perabot dan inventaris. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

5) Membuat daftar inventaris kebun dan kantor besar Medan. 6) Memeriksa bangunan rumah staff. i) Urusan Working Permit, Vehicle License dan Guest 1) Mengurus izin tenaga kerja asing dan tiket pesawat. 2) Menjemput dan mengantar tamu. 3) Mengadakan hubungan dengan pihak imigrasi dan Depnaker. j) Urusan Secretary Principal Director 1) Menyeleksi surat masuk dan keluar. 2) Menyiapkan data kunjungan principal director. 3) Menyiapkan laporan kepada Plantations Nord Sumatera, Laporan untuk rapat komisaris, dan daftar budget. k) Urusan Secretary General Manager 1) Menyeleksi surat masuk dan keluar. 2) Menyiapkan data tender bagian pembelian bagian teknik/tekhnologi. 3) Membuat laporan data produksi dan data kunjungan. 4) Menyiapkan data realisasi complete capital.


l) Urusan Liasion Office (Jakarta dan Banda Aceh) 1) Mengurus izin yang diperlukan BKPM, Deptan, Deperindag, dan Depkeu serta seluruh keperluan. 2) Menyiapkan Rapat Komisaris. 3) Mengantar dan menjemput tamu. 6) Bagian Tanaman (Agriculture Departement) Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian dan bertanggung jawab kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut : a) Urusan Kultur Teknis Kepala Sawit dan Karet 1) Membuat rekomendasi mengenai kultur teknis kelapa sawit dan karet 2) Mengecek dan mereview program pemupukan kelapa sawit dan karet yang dibuat oleh staff urusan administrasi kelapa sawit dan pemupukan 3) Mengecek dan mereview program sadap, stimulasi, dan rencana klon serta panel deres yang dibuat oleh staff produksi 4) Pengelolaan percobaan pemupukan. b) Urusan Control Panen Kelapa Sawit Memeriksa seluruh aspek panen kelapa sawit dan keperluan tanaman.


c) Urusan Eksploitasi Karet Memriksa seluruh aspek eksploitasi/deresan, stimulasi semua kebun karet. d) Urusan Hama dan Penyakit Tanaman 1) Melaksanakan pengendalian hama penyakit sawit dan karet 2) Membuat laporan pengendalian hama penyakit 3) Mengevaluasi pengendalian hama penyakit. e) Urusan Survey dan Pemetaan 1) Mensurvey areal dan membuat peta dan ukurannya 2) Membuat laporan hasil ukuran areal program peremajaan, perluasan dan konversi, serta rekapitulasi luas areal kebun sawit dan karet. f) Urusan Administrasi Karet Budget, daftar Progress Report dan Laporan Tahunan, Input produksi karet, Membuat Booklet program sadap dan stimulasi, produksi karet, membuat Booklet realisasi klon, Membuat Booklet dan tabel estimated produksi karet. g) Urusan Administrasi Kelap Sawit dan Pemupukan 1) Membuat budget produksi, laporan tahunan, Booklet petunjuk pemupukan, serta membuat estimasi produksi TBS, MKS, dan IKS per ha per tahun, membuat program pemupukan


2) Memeriksa realisasi pemupukan dan mereview realisasi produksi. h) Urusan Pesanan Kebun/Biaya/Fisik Laporan statistik, Komputerisasi perkebunan, koreksi laporan dan statistik, analisa biaya capital, dan membuat program cuci rumput, pasar rintis, gawangan dan biayannya. 7) Bagian Teknik/Teknologi (Technical/Technology Department) Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang bertanggung jawab langsung kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut: a) Urusan Bangunan Pabrik dan Perawatan Instalasi Pengelolaan 1) Membuat desain, kalkulasi dan mengawasi pekerjaan bengunan pabrik dan seluruh instalasi 2) Memeriksa dan memberi petunjuk mengenai perawatan bangunan, instalasi pabrik dan mesin pengolahan 3) Melakukan kunjungan rutin ke kebun-kebun 4) Mengawasi pesanan barang dan mengevaluasi biaya perawatan bangunan, instalasi pabrik dan mesin. b) Urusan Pemeliharaan Pabrik dan Mesin-mesin Penggerak 1) Memeriksa pengoperasian boiler, bejana uap dan mesin-mesin pengolahan, memberikan petunjuk perawatan boiler, bejana uap dan mesin-mesin pengolahan Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

2) Mengawasi perbaikan mesin-mesin dan instalasi pabrik. c) Urusan Bangunan dan Pekerjaan Sipil 1) Mempersiapkan gambar dan bestek pekerjaan mesin-mesin dan bangunan 2) Memeriksa dan mengawasi perbaikan/perawatan bangunan pabrik dan perumahan 3) Mengevaluasi biaya pekerjaan sipil, survey titi plat beton 4) Kunjungan rutin ke semua kebun. d) Urusan Alat Berat dan Transportasi 1) Memeriksa, mengawasi kondisi alat transportasi dan alat-alat berat 2) Memberikan petunjuk perawatan pengoperasian alat transportasi dan alat-alat berat 3) Memeriksa dan membuat pesanan sparepart alat transportasi dan alatalat berat 4) Mengevaluasi biaya pebgopersian perawatan dan perbaikan alat transportasi dan alat-alat berat 5) Membuat statistik pengangkutan 6) Melakukan kunjungan rutin ke kebun.


e) Urusan Processing FFB, Qua;ity Control, Influent Treatment 1) Memonitoring/mengawasi proses pengolahan produksi 2) Mengawasi air limbah, mutu TBS, MKS dan IKS 3) Membuat statistik pengolahan dan biaya pengolahan 4) Mengawasi kerugian semua proses produksi, dan ekstraksi. f) Urusan Processing FRF,PKOF, Amdal, ISO, Transportasi Produksi 1) Mengawasi mutu bahan baku proses produksi dan proses harian FRF, PKOF 2) Mengawasi pengangkutan semua produksi 3) Memonitor harga pembelian TBS pihak ketiga 4) Memeriksa analisa pengolahan dan membuat statistik pengolahan 5) Mengawasi, memeriksa mutu air limbah 6) Mengurus semua urusan Amdal 7) ISO 9001:2000 g) Urusan Processing Rubber, Quality Control dan Influent Treatment 1) Mengawasi mutu produksi karet 2) Mengawasi dan memeriksa mutu air limbah pabrik karet


3) Memeriksa analisa pengolahan dan membuat statistik pengolahan karet serta memeriksa biaya pengolahan karet 4) Memeriksa dan memonitor pengangkutan bahan baku 5) Memonitor pengangkutan dan penjualan produksi 6) Sertifikasi produksi karet dan ISO 9001:2000. h) Urusan Administrasi dan Processing Cost 1) Menerima dan memeriksa surat masuk, faktur 2) Mempersiapkan surat tender, kontrak kerja 3) Membuat surat permintaan pembayaran serta memo dan surat lainnya 4) Memonitor biaya eksploitasi pengolahan pemeliharaan mesin dan alat transport 5) Mempersiapkan Laporan Tahunan 6) Mengkoordinir administrasi bagian technic dan technology. 8) Bagian Penjualan (Sales Department) Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang bertanggung jawab langsung kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut :


a) Export Rubber/Seeds dan Local Seeds Membuat dan memeriksa dokumen ekspor karet dan kecambah, dokumen penjualan kecambah, serta memeriksa rekening pengangkutan dan ekspedisi karet. b) Export Oil Membuat dan memeriksa dokumen ekspor CPO dan turunannya, pembayaran pajak ekspor, memeriksa rekening pengangkutan CPO dan turunannya serta memeriksa rekening PT. Socfindo. c) Tanki Instalasi Belawan 1) Melaksanakan ekspor produksi karet dan CPO 2) Membuat dan memeriksa laporan kegiatan nTIB 3) Penyimpanan produksi karet di gudang TIB 4) Membuat dan memeriksa rekening penyimpanan produksi karet. 9) Bagian Pembelanjaan (Finance Department) Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang bertanggung jawab langsung ke bagian Direksi dengan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : a) Urusan General Accountuing 1) Mempersiapkan jurnal untuk mutasi neraca dan laba rugi kebun-kebun, slip jurnal hutang-hutang staff, pegawai dan pensiunan Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

2) Memeriksa jurnal transaksi pembukuan Kantor Besar 3) Mempersiapkan financial results, laporan keuangan 4) Mempersiapkan daftar sisa hutang dan pemotongan hutang pegawai 5) Mempersiapkan laporan-laporan AS-400 (balance sheet dan profit/loss serta laporan lainnya) 6) Memeriksa daftar rekonsiliasi bank 7) Koordinasi data preperation untuk komputer AS-400 antara Sales Dept, Purchase Dept, dan General Dept. b) Urusan Estate Verification 1) Koordinasi estate verification 2) Memeriksa kembali statistik dan laporan serta seluruh nota-nota tata buku kebun-kebun yang dipersiapkan oleh Verificator. c) Urusan Cost Accounting 1) Mempersiapkan slip jurnal untuk mutasi stock produksi dan cost transfer, financial results 2) Memeriksa jurnal transaksi pembukuan Kantor Besar 3) Mempersiapkan daftar perhitungan alokasi biaya barang jadi, barang dalam proses serta nilai stock akhir


4) Mempersiapkan daftar biaya transportasi FOR dan FOB produksi pihak III 5) Mempersiapkan daftar profit dan loss PT. Socfindo dan IRHO 6) Mempersiapkan daftar determination PT. Socfindo dan IRHO 7) Membuat Summary Rp/Kg. Book cost palm oil dan rubber 8) Mempersiapkan daftar perhitungan expected dan alokasi biaya 9) Memeriksa laporan cost rekonsiliasi saldo supplier, laporan cost analysis versi AS-400,dan daftar rekonsiliasi saldo supplier 10) Laporan analisis biaya overdraft untuk biaya umum, Kantor Besar T.I Belawan dan Group Manager, dan laporan analisa biaya overdraft untuk biaya transportasi FOR dan FOB 11) Laporan analisa biaya overdraft untuk biaya depresiasi. d) Urusan Sales dan Receivable Accounting 1) Membukukab kredit dan debet nota bank sehubungan dengan hasil penjualan, membukukan pemotongan panjar penjualan sesuai dengan realisasi

penyerahan

barang,

membukukan

transaksi

pengeluaran/penerimaan dan bank kantor perwakilan Jakarta dan Banda Aceh 2) Memeriksa hasil sales entry ledger (ekspor dan lokal) oleh sales Dept.


3) Mempersiapkan daftar penjualan bulanan (situsion salaes) groos dan net, daftar umur piutang dan panjar penjualan 4) Membuat gaji pegawai non staff dan memasukannya kedalam amplop sesuai dengan daftar dari General Dept. e) Urusan Cashier 1) Menerima dan mengeluarkan uang berdasarkan bukti yang sah dan membukukannya ke buku kas 2) Memeriksa permintaan uang muka untuk pengurusan STNK alat-alat pengangkutan dari pembelian kontan. 3) Membuat daftar realisasi permintaan uang muka dan pertanggung jawabannya (sekali sebulan) 4) Mencatat penerimaan cek/giro pihak III untuk disetor ke bank sesegera mungkin 5) Menyimpan surat-surat berharga (cek,giro,bilyet,deposito) uang tunai serta stempel di lemari besi perusahaan 6) Mempersiapkan daftar deposito setiap bulan 7) Mempersiapkan mutasi kas selama satu minggu.


f) Urusan Taxes/Jamsostek 1) Mempersiapkan SPT masa PPh pasal 21, 23,24, PPN, PPDB dan PBB 2) Memeriksa pencatatan pajak penghasilan (PPh) 21 pada general ledger dan membandingkannya dengan jumlah yang telah disetor ke kantor pajak 3) Melaporkan semua pajak terhutang (PPh 21,23,25 dan 26) 4) Melaporkan semua pajak SPOP PBB koordinasi dengan bagian teknik dan bagian tanaman. 10. Internal Audit Dipimpin oleh seorang Kepala Internal Audit dan bertanggung jawab langsung kepada Principal Director dengan kegiatan sebagai berikut : a) Kepala Internal Audit 1) menyusun Audit Plan dan anggaran 2) membuat dan mereview program audit 3) melakukan pemeriksaan di Kantor Besar Medan dan kebun 4) membuat dan memeriksa Draft Audit Report 5) memeriksa kertas kerja yang dibuat staff audit 6) memonitor Tindak Lanjut 7) mengkoordinir, mengevaluasi dan membina staff Internal Audit 8) menentukan semua keputusan dari Internal Audit b) Staff Internal Audit 1) menyiapkan Draft pemeriksaan dan audit program Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

2) melakukan pemeriksaan sesuai audit program 3) menyusun kertas kerja pemeriksaan 4) memonitor tindak lanjut hasil pemeriksaan

c. Aktivitas Perusahaan PT. Socfin Indonesia Medan adalah perusahaan Joint Venture yang bergerak di bidang perkebunan dan sampai saat ini telah mengelola 17 perkebunan yang berlokasi di Sumatera Utara dan Aceh. Komoditi utama perusahaan ini adalah kelapa sawit dan karet, produk yang dihasilkan merupakan hasil produksi yang bersifat Agraris sifatnya tidak bias terlalu lama disimpan, jumlah produksinya tergantung pada alam, sifat permintaannya elastis, maka perusahaan selalu berusaha menciptakan system penjualan yang efektif dan bersifat non spekulatif, dimana setiap produksi diusahakan dapat segera terjual agar diperoleh dana untuk keperluan operasional perusahaan ekspansi dan investasi. Adapun produksi yang dihasilkan PT. Socfin Indonesia dari komoditinya dan lokasi perkebunannya sebagai berikut : 1) Kelapa Sawit Dari hasil pengolahan buah sawit akan diperoleh minyak sawit dalam bentuk : a) CPO (Crude Palm Oil) atau disebut juga Minyak Kelapa Sawit (MKS) CPO ini sebagian besar diolah sendiri dan 25% dijual secara local. CPO ini bila

diproses di FRF (Fractination and Refining Factory) akan menjadi


minyak yang siap pakai. Dari CPO ini dapat dihasilkan produksi turunan yaitu: (1) RBD Olein (Refening Bleaching and Deodorized Olein) RBD adalah minyak kelapa sawit kualitas tinggi yang diolah menjadi bahan baku minyak goring. Dan saat ini produk tersebut dijual 100% secara local. (2) RBD Stearin RBD Stearin juga diproses di FRF untuk menghasilkan bahan baku kosmetik dan lain-lain yang kualitasnya di bawah RBD Olein. 75% dari produk ini dijual secara ekspor dan sisanya dijual local. (3) Fatty Acid Bahan ini juga diproses di FRF untuk menghasilkan bahan baku untuk pembuatan sabun mandi, sabun cuci, dan kosmetik. Seluruh produk ini dijual secara local. (b) Palm Kernel (Inti Kelapa Sawit) Komoditi lainnya yang dapat dihasilkan dari buah kelapa sawit adalah inti kelapa sawit, atau disebut juga palm kernel. Bila palm kernel ini diproses di PKOF (Palm Kernel Oil Factory) akan diperoleh produk turunan yaitu: (1) PKO (Palm Kernel Oil) PKO ini dijual secara lokal maupun ekspor. Dari PKO ini juga diperoleh produk turunan, yaitu : •

CPKO, minyak goreng siap pakai

•

RBD PKO, minyak mentah


(2) Cake PKE (Palm Kernel Expeller) Produk ini adalah ampas dari pemerasan. Palm Kernel yang biasanya digunakan untuk makanan ternak dijual secara local. Pengadaan minyak kelapa yang diusahakan perusahaan merupakan hasil dari perkebunan kelapa sawit yang diusahakan perusahaan yang tersebar di daerah Sumatera Utara dan Aceh. 2) Karet Dari hasil pengolahan karet maka akan diperoleh komoditi: a) Ex Latex b) Ex Lumps Kedua komoditi ini diolah menjadi crum rubber dengan berbagai mutu yang merupakan bahan baku untuk membuat ban dan lain-lain, dimana orientasi pasarnya adalah keluar negeri.

2. Fungsi dan Tujuan Audit Internal Auditor Internal maerupakan bagian yang penting pada PT. Socfin Indonesia yang berguna dalam usaha peningkatan nilai ekonomis, efisiensi dan efektifitas di dalam perusahaan tersebut. Adapun fungsi Auditor Internal di dalam perusahaan tersebut adalah : a. Menjaga kehandalan dan integritas informasi. b. Menjamin dipatuhinya kebijakan, rencana, prosedur, hukum, peraturan, dan kontrak. c. Melindungi asset perusahaan. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

d. Menggunakan sumber daya secara ekonomis dan efisien. e. Membantu pencapaian tujuan yang ditetapkan untuk operasional atau program yang bersangkutan. Setelah membandingkan antara teori dengan praktek audit intern pada PT. Socfin Indonesia Medan, penulis berpendapat bahwa audit intern pada perusahaan ini telah berfungsi secara efektif karena Principal Director memberikan wewenang pada pihak audit intern untuk melakukan pemeliharaan dan pemeriksaan sehingga audit intern dapat melakukan tugasnya sebagai pihak yang bertanggung jawab atas pemeliharaan sistem manajemen mutu perusahaan. Begitu juga dengan bagianbagian lain di Kantor Besar dan seluruh kebun yang dimiliki perusahaan telah memahami fungsi audit intern dan memberikan dukungan serta kerjasama yang baik dengan bagian Internal Audit dalam menjalankan tugasnya, karena masingmasing bagian dan semua unit kebun perusahaan telah memiliki uraian tugas (job description) internal audit. Jadi jelas bahwa Audit Intern secara tidak langsung adalah tangan kanan Principal Director dalam melakukan kegiatan pengendalian pada ruang lingkup objek pemeriksaannya. Adapun fungsi dan peran dari audit intern yang dilakukan pada PT. Socfin Indonesia Medan adalah sebagai berikut : 1) Melaksankan audit di Kantor Besar (seluruh bahagian) dan seluruh kebun yang dimiliki perusahaan tersebut. 2) Melakukan special audit yang ditugaskan oleh Principal Director dalam hubungannya dengan pekerjaan Audit Intern. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

3) Melakukan penilaian, evaluasi dan konsultasi secara independent ke manajemen atas system manajemen yang bertujuan untuk menambah nilai dan meningkatkan operasional bisnis perusahaan secara keseluruhan. 4) Memastikan independensi, objektifitas, dan profesionalisme Audit Intern dengan melakukan audit pada Kantor Besar dan semua kebun perusahaan secara ekonomis,efektif dan efisien. 5) Menetapkan, menyusun dan memperbaiki kebijakan dan prosedur Audit Intern. 6) Mengkaji kualitas pekerjaan Audit Intern secara internal. 7) Terus menerus merencanakan dan melaksanakan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan dan profesionalisme Internal Audit. 8) Bertindak sebagai konsultan bagi Kantor Besar dan semua kebun, terutama dalam memastikan bahwa organisasi, kebijakan, buku pedoman operasi, prinsip akuntansi proses bisnis, risk management, dan system informasi yang tersedia selaras dengan tujuan PT. Socfin Indonesia telah dilaksanakan secara ekonomis, efisien, dan efektif serta memiliki tingkat resiko yang dapat diterima. Fungsi ini menegaskan bahwa audit intern membantu manajemen dalam melakukan kegiatan pengawasan pada bagian operasional dan melaporkan penemuan yang memungkinkan menghambat kemajuan perusahaan. Agar mutu fungsi Auditor Internal pada PT. Socfin Indonesia tetap terjaga PT. Socfin Indonesia mengharapkan auditor internal baik sebagai individu maupun kelompok untuk menerapkan prinsip-prinsip berikut : Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

a. Integrity principle, yaitu dengan membangun kepentingan yang menjadi landasan dasar profesionalisme. 1) Melakukan pekerjaan audit internal dengan jujur, rajin, adil, dan bertanggung jawab. 2) Mematuhi peraturan PT. Socfin Indonesia yang berlaku. 3) Tidak ikut serta dalam kegiatan yang tidak legal dan melakukan kegiatan yang dilarang oleh profesi auditor internal pada PT. SOCFINDO. 4) menghormati dan berkontribusi pada hokum dan etika yang ditetapkan perusahaan. b. Objectivity principle, yaitu dengan mempraktekkan perilaku objektif dalam mengumpulkan, mengevaluasi dan mengkomunikasikan informasi tentang aktivitas atau kegiatan atas manajemen yang diperiksa. Auditor internal membuat penilaian secara bebas dan tidak terpengaruh oleh kepentingan diri sendiri atau pendapat orang lain dalam memberikan pendapat profesionalnya. 1) Tidak berpartisipasi dalam kegiatan yang dapat mempengaruhi penilaian mereka. 2) Tidak menerima apapun yang dapat mempengaruhi penilaian mereka secara professional. 3) Mengungkapkan semua fakta yang tidak dilaporkan yang dapat mengganggu aktivitas yang sedang diperiksa. c. Confidentiality principle, yaitu dengan menghargai nilai dari informasi yang diterima dan kepemilikan informasi serta tidak membocorkan informasi yang diperoleh tanpa mendapat kuasa kecuali demi hokum dan profesi. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

1) Bijaksana dalam mengungkapkan dan melindungi informasi yang didapat dalam melakukan pekerjaan. 2) Tidak menggunakan informasi untuk kepentingan sendiri dengan cara yang tidak legal atau tidak sejalan dengan hokum dan etika pada PT. SOCFINDO. d. Competency principle, yaitu dengan menggunakan pengetahuan atau pengalaman dalam melaksanakan audit. 1) Hanya melakkukan audit pada bagian yang sesuai dengan kemempuan dan pengetahuan. 2) Melaksanakan audit sesuai dengan program audit PT. SOCFINDO. 3) Terus menerus meningkatkan kualitas dan efisiensi kerja. Dalam pelaksanaan audit pada PT. Socfin Indonesia, terdapat tujuan audit yang berbeda sesuai dengan tema audit masing-masing berikut : a) Financial Audit Tujuan dari financial audit adalah menilai keandalan system akuntansi, informasi dan laporan keuangan yang dihasilkannya. Pengujian yang dilakukan dalam financial audit bersifat substantive, dalam arti pengujian ini dilakukan untuk meyakinkan keakuratan, kelengkapan, kebenaran, dan konsistensi dari catatan keuangan dan pembukuan perusahaan serta laporan keuangan yang dipersiapkan untuk usaha perusahaan tersebut.


b) Compliance Audit Tujuan dari Compliance Audit adalah menilai kualitas dan kecukupan system yang ada guna meyakini kepatuhannya terhadap hokum, peraturan, kebijakan, dan prosedur yang berlaku. c) Operational Audit Tujuan dari Operational Audit adalah untuk menilai kualitas dan kecukupan system dan prosedur lainnya guna menganalisa struktur organisasi dengan pola ukur yang kritis, dan mengevaluasi kecukupan metode dan sumber daya yang berhubungan dengan penugasan audit. d) Management Audit Tujuan dari Managament Audit adalah menilai kualitas pendekatan manajemen yang digunakan untuk mengelola resiko dan control dalam rangka mencapai tujuan perusahaan.

3. Prosedur Interbal Audit Program pemeriksaan adalah tindakan dan langkah-langkah yang terinci dan sistematis dari prosedur audit yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan pemeriksaan. Hal ini penting agar pelaksanaan pemeriksaan dapat terarah. Di dalam melakukan pemeriksaan, Internal Audit akan mencari bukti-bukti pemeriksaan. Bukti-bukti tersebut diperoleh dengan cara : a. Interview (wawancara) Melakukan wawancara secara langsung kepada auditee atas temuan yang ada.


Contoh : Bila ada temuan kesalahan di kebun mak dilakukan wawancara kepada KTU (Kepala Tata Usaha) kebun bila temuan didapati ada masalah administrasi dan bila perlu dilakukan wawancara ke pihak pengurus kebun. b. Confirmation (konfirmasi) Mendapat bukti kebenaran dari pihak lain sebagai penegasan atas temuan yang ada. Contoh : Dilakukan pembelian local di kebun yang dianggap auditor tidak wajar maka dikonfirmasi pada pihak-pihak yang terkait dengan transaksi pembelian yang dilakukan. c. Checking to document of transaction (dokumen transaksi) baik yang bersumber dari eksternal maupun internal. Untuk menentukan kelengkapan suatu dokumen yang harus diperoleh menurut ketentuan yang berlaku. Contoh : Dilakukan pemeriksaan atas kelengkapan dokumen pembelian barang dan siapa yang mengotorisasi dokumen tersebut. d. Computations (melakukan perhitungan) Untuk memperoleh suatu kebenaran atas hasil informasi berdasarkan prosedur kerja yang berlaku dengan didukung oleh transaksi yang abash dan cukup. Contoh : Melihat apakah transaksi penjualan yang dilakukan perusahaan telah sesuai dengan harga jual berdasarkan harga jual yang telah ditetapkan Principal Director. e. Tracing of transaction (penelusuran transaksi) f. Checking of the spot (inspeksi secara mendadak) Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

Melakukan audit secara mendadak atas perintah Principal Director dan bila adanya laporan terjadi kecurangan yang dilakukan oleh pegawai. g. Review polices and procedures (review kebijakan dan prosedur) Melakukan review atas kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan dan bila ditemukan akan memberikan masukan sebagai perbaikan. Setiap temuan audit akan dibicarakan dengan bahagian yang terkait kecuali pemeriksaan khusus hanya dibicarakan dengan Principal Director.

4. Independensi Internal Audit Untuk menjamin independensinya perlu diperhatikan kedudukan Internal Audit dan objektivitas pemeriksaannya. Dalam melaksanakan fungsi-fungsinya, Internal audit tidak memliki tanggung jawab secara langsung atas-atas aktivitas yang sedang direviewnya. Kedudukan Internal Audit sebagai staff Principal Director memberikan arti bahwa Internal Audit lepas dari fungsi administrasi dan operasional perusahaan dan dapat mereview semua Bagian di Kantor Besar dan seluruh kebun. Selanjutnya jika dilihat dari segi objektivitasnya sudah baik. Dalam pelaksanaannya, Internal Audit terlepas dari pengaruh berbagai pihak. Ia hanya berkewajiban melaksanakan pemeriksaan sesuai dengan tugas dan fungsi yang ditetapkan. Internal Audit yang bertanggung jawab kepada Principal Director yang berari ia akan memberikan laporannya kepada Principal Director. Jika dikaitkan dengan independensi, posisi ini menempatkan ruang lingkup Internal Audit pada Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

tingkat keberadaan ruang lingkup yang luas. Maka dapat diketahui aktivitas Internal Audit akan dapat berjalan dengan baik. Objektivitas memerlukan adanya sikap mental yang teguh, tidak tergoyahkan yang dituntut dari seorang Internal Audit dalam menjalankan tugasnya.

5. Laporan Internal Audit Salah satu wewenang dari Internal Audit adalah penyusunan laporan hasil audit. Laporan ini merupakan sarana pertanggung jawaban atas hasil kerja Internal Audit . Laporan disusun sedemikian rupa sehingga di dalamnya terlihat secara keseluruhan proses pemeriksaan yang dilaksanakan, serta memuat temuan yang ditemukan selama pemeriksaan berlangsung. Sebelum membuat laporan, Internal Audit mengadakan pemeriksaan sesuai dengan sasaran pemeriksaan. Penyajian laporan merupakan hasil akhir dari pekerjaan Internal Audit. Laporan tersebut ditujukan kepada siapa yang bertanggung jawab sesuai kedudukannya pada struktur organisasi. Isi laporan secara umum meliputi ruang lingkup pemeriksaan, ikhtisar (summary), rincian temuan, saran, dan tanggapan. Laporan hasil pemeriksaan harus disajikan dengan baik agar dapat dimengerti dan dapat ditindaklanjuti sepenuhnya. Laporan harus jelas, rapi, cermat, dan mudah dimengerti. Pada perusahaan, laporan hasil pemeriksaan disusun setelah audit selesai dilaksanakan. Laporan yang diterbitkan akan dilaporkan ke Principal Director. Laporan ini merupakan informasi penting bagi Principal Director yang sangat


berguna sebagai bahan pertimbangan apakah para bawahan telah bekerja dengan baik dalam arti bebas dari setiap kesalahan baik disengaja maupun tidak. Jika adanya temuan dalam pemeriksaan di kebun, maka Audit Intern terlebih dahulu membicarakannya dengan KTU (Kepala Tata Usaha) dan bila perlu dengan pengurus kebun agar didapat tanggapan sebelum laporan tertulis disusun. Untuk memberikan petunjuk selanjutnya, maka disusun laporan tertulis oleh Internal Audit dan disampaikan kepada bagian yang terkait. Menurut penulis, laporan realisasi yang dibuat Internal Audit pada PT. Socfin Indonesia Medan sudah dapat dikatakan baik. Dengan penyusunan bidang dan objek pemeriksaan disajikan secara berurutan maka akan lebih mudah dimengerti oleh pembaca dan pengguna laporan tersebut. Dengan demikian, manajemen akan melihat hasil pemeriksaan dan sekaligus mengambil tindakan lebih lanjut dari laporan tersebut.

6. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 a. Kebijakan Mutu PT. Socfin Indonesia secara resmi memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 pada bulan Mei tahun 2003. Pada tahun 2002 merupakan masa transisi bagi PT. Socfin Indonesia, yaitu masa penyesuaian sistem manajemen mutu perusahaan untuk mendapat sertifikasi ISO9001:2000. Sesuai persyaratan yang telah ditetapkan ISO9001:2000 mengenai tanggung jawab manajemen, pihak manajemen wajib menyusun dan menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu. Kebijakan mutu PT. Socfin Indonesia sesuai Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

dengan dokumentasi pada arsip yang ada pada perusahaan tersebut, yaitu sebagai berikut : 1) Menjamin mutu produk yang dihasilkan sesuai dengan standar mutu produk yang berlaku Nasional maupun Internasional dan standar mutu perusahaan yang ditetapkan untuk mencapai kepuasan pelanggan, 2) Mengembangkan dan meningkatkan kompetensi sumber daya manusia melalui pelatihan-pelatihan yang diberikan secara luas bagi personilnya, 3) Mencegah dan mengurangi pencemaran lingkungan, kecelakaan kerja penyakit akibat kerja dan atau penyakit akibat hubungan kerja dengan melakukan pengecekan terhadap aspek lingkungan dan keadaan yang tidak bisa ditoleransi PT. Socfin Indonesia Medan, 4) Memenuhi peraturan dan persyaratan lain yang terkait dengan aspek lingkungan PT. Socfin Indonesia Medan, 5) Melakukan peningkatan secara berkesinambungan melalui penerapan sistem manajemen mutu dan lingkungan secara konsisten. b. Sasaran Mutu Perusahaan Diperlukan langkah-langkah untuk mencapai kebijakan mutu sebagai berikut : 1) Menjamin mutu Crumb Rubber yang diproduksi sesuai persyaratan mutu Standard Indonsian Rubber (SIR) dan persyaratan pelanggan (target 100%), 2) Menekankan persentasi : a) off grade : maksimum 0,02% terhadap produksi bulanan. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

b) getah kotor ex pabrik : maksimum 0,03% terhadap produksi bulanan. c) getah limbah : maksimum 0,02% terhadap produksi bulanan. d) reject : maksimum 0,02% untuk pengeringan ulang terhadap produksi bulanan. 3) Menjamin persentasi jenis mutu yang diproduksi minimal 85% dari rencana produksi pada SIR 3CV50 dan SIR 3CV60, 4) Limbah cair yang dihasilkan dari kegiatan proses produksi sesuai dengan buku mutu limbah cair yang ditetapkan dalam Kepmen Lh No. 51 tahun 1995 lampiran BVI, 5) Emisi udara yang dihasilkan dari kegiatan proses produksi sesuai dengan buku mutu yang ditetapkan dalam peraturan perundangan yang berlaku, 6) Tidak terjadi kecelakaan dan penyakit akibat kerja sampai akhir tahun 2008. B. Analisis Hasil Penelitian Berdasarkan uraian tentang Internal Audit yang telah dijelaskan pada bab II, maka penulis mencoba memberikan suatu analisa dan penilaian atas peranan Auditor Internal melalui fungsi dan kedudukannya dapat berperan memelihara Sistem Manajemen Mutu dari hasil penelitian. Pembahasan dalam bab ini akan terbagi menjadi : 1. Fungsi dan Kedudukan Auditor Internal 2. Penerapan Sistem Manajemen Mutu PT. Socfin Indonesia sesuai dengan Standar Internasional Sistem Manajemen Mutu ISO9001:2000 Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

3. Peranan Auditor Internal dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu.

1. Fungsi dan Kedudukan Auditor Internal Luas pemeriksaan yang diharapkan dari Internal Audit pada PT. Socfin Indonesia Medan sangat dipengaruhi kedudukannya dalam organisasi. Kedudukannya dalam organisasi juga akan menjamin independensinya dan obyektifitas dalam melakukan pemeriksaan. Secara teoritis, semakin tinggi kedudukan intern audit dalam struktur organisasi perusahaan maka akan semakin luas cakupan pemeriksaannya serta memiliki kemungkinan yang sangat besar dalam mempertahankan independensi dan obyektifitasnya. Jika Internal Audit menerima penugasan dari Principal Director, berarti Internal Audit bertanggung jawab kepada Principal Director. Hal ini dapat dilihat dari kertas kerja hasil pemeriksaan yang ditujukan kepada Principal Director, sehingga Principal Director mengetahui laporan hasil kerja pemeriksaan tersebut. Internal Audit juga memiliki wewenang untuk memeriksa dan meminta informasi dari bagian di Kantor Besar dan seluruh kebun yang diperiksanya. Demikian pula jika Internal Audit bertindak di luar wewenang yang diberikan kepadanya, maka ia harus mempertanggung jawabkan tindakannya tersebut kepada Principal Director. Pada Bab II telah dikemukakan beberapa alternatif kedudukan internal audit di dalam perusahaan yaitu : Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

a. Internal auditor berada di bawah direktur keuangan. b. Internal auditor berada di bawah direktur utama yang merupakan staf dari direktur utama. c. Internal auditor merupakan staf dewan komisaris. Dalam struktur organisasi perusahaan yang diperoleh dari PT. Socfin Indonesia Medan, Internal Audit secara struktural berada di bawah Principal Director. Posisi seperti ini merupakan alternatif kedua dari kedudukan internal audit di atas, yang secara teroritis dianggap cukup baik yaitu dengan memiliki tingkat independensi yang tinggi. Internal Audit intern dimiliki perusahaan dapat dikatakan sebagai staff Principal Director, sehingga pelaksanaan tugasnya akan mendapat dukungan penuh dari pimpinan yang cukup tinggi dalam perusahaan. Bagian internal audit perusahaan memiliki tingkat kebebasan yang memadai untuk memberi penilaian dengan objektif karena tidak terlibat dalam operasional perusahaan yang diperiksanya. Independensi yang cukup tinggi yang dimiliki internal audit pada perusahaan akan memberi kebebasan bagi internal audit untuk menjalankan wewenangnya. Secara garis besar adapun yang menjadi tanggung jawab internal audit PT. Socfin Indonesia yaitu sebagai berikut : 1) memeriksa dan menilai keakuratan dan realibilitas laporan dan catatan melalui penerapan uji efisien. 2) menilai dan mengevaluasi pemenuhan kebijakan dan procedure perusahaan.


3) menentukan jika kebijakan dan prosedur memadai untuk memberikan perlindungan yang layak terhadap kehilangan dan bahwa prosedur mencapai tujuan manajemen dengan tingkat efisiensi yang tinggi. 4) melaporkan secara lisan dan tulisan untuk memberikan presentasi factual mengenai hasil-hasil penemuan audit dan rekomendasi. 5) bertindak sebagai konsultan apabila personil administrative meminta nasehat atau bimbingan, dan memberikan kontribusi secara konstruktif terhadap perbaikan operasi dan/atau control. 6) inspeksi kegiatan secara mendadak antara lain : •

pendistribusian beras.

•

penerimaan dan pendistribusian pupuk.

•

penerimaan TBS dari Pihak ke-III.

•

konstruksi bangunan yang sedang dalam pengerjaan.

•

stock Produksi.

•

stock Bahan-bahan Gudang.

•

pembayaran gaji karyawan dan Buruh Harian Lepas. Dari uraian di atas terlihat bahwa audit intern PT. Socfin Indonesia Medan

mempunyai pengaruh penting dalam perusahaan terutama dalam membantu manajemen dalam memelihara sistem manajemen mutu yang baik pada perusahaan. Untuk itu, maka auditor internal juga harus mempunyai keahlian yang memadai dan pengalaman yang cukup agar dapat menjalankan peran dan fungsinya dalam perusahaan.


2. Kesesuaian Penerapan Sistem Manajemen Mutu di PT.Socfin Indonesia Medan

dengan

Standar

Internasional

Sistem

Manajemen

Mutu

ISO9001:2000 Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan PT. Socfin Indonesia Medan dengan standar internasional Sistem Manajemen Mutu ISO9001:2000 juga telah sepenuhnya sesuai, hal ini terlihat dari : 1. Sistem Manajemen Mutu Dokumentasi yang dilakukan PT. Socfin Indonesia telah sesuai dengan standar internasional Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, yang membuktikan bahwa dokumentasi di dalam PT. Socfin Indonesia telah memenuhi standar terlihat dari pengendalian dokumen, pengendalian catatan mutu yang telah dilakukan dan diterapkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

2. Tanggung Jawab Manajemen Manajemen PT. Socfin Indonesia telah menunjukkan komitmen menuju pengembangan dan peningkatan Sistem Manajemen Mutu seperti focus pada pelanggan, kebijakan mutu, dan perencanaan yang telah dilakukan manajemen. Manajemen PT. Socfin Indonesia juga tidak lupa memberikan komitmen penuh terhadap tanggung jawab, wewenang dan komunikasi sesuai dengan standar internasional ISO 9001:2000.


3. Manajemen Sumber Daya Penyediaan sumber daya manusia telah dilakukan PT. Socfin Indonesia dengan melakukan pelatihan, mengamati kompetensi, juga memupuk kesadaran agar sumber daya yang ada dapat sesuai dengan standar. Tidak lupa infrastruktur dan juga lingkungan kerja sangat diperhatikan oleh manajemen PT. Socfin Indonesia agar tetap sesuai dengan standar internasional yang berlaku. 4. Realisasi Produk Realisasi produk dilakukan melalui tahapan perencanaan, proses yang terkait dengan pelanggan, dan harga yang ditetapkan oleh PT. Socfin Indonesia dilakukan dengan mengadakan komunikasi dengan pelanggan, begitu juga dalam hal desain dan pengembangan produk tetap disesuaikan dengan standar internasional yang berlaku agar dapat tersertifikasi. 5. Pengukuran, Analisa, dan Peningkatan Pengukuran, analisa dan peningkatan tetap dilakukan oleh manajemen PT. Socfin Indonesia agar sertifikasi yang dikeluarkan oleh badan sertifikasi kepada PT. Socfin Indonesia dapat terus dipertahankan. Dan proses ini terlihat dari kinerja setiap bagian manajemen PT. Socfin Indonesia untuk mempertahankan seertifikasi tersebut.

3. Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu. Semakin besar skala operasi perusahaan maka kebutuhan akan fungsi internal audit dalam pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu akan semakin Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

meningkat. Fungsi internal audit dalam perusahaan merupakan salah satu unsur yang sangat penting dalam pelaksanaan pengendalian operasional seperti mengurangi dan menghindari penyelewengan, pemborosan dan hal-hal yang dapat merugikan perusahaan. Untuk mendapatkan Sistem Manajemen Mutu yang baik, diperlukan penerapan fungsi internal audit di dalam organisasi yang mempunyai tugas untuk melakukan pemeriksaan, penilaian serta memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu yang ditetapkan oleh perusahaan telah berjalan dengan baik. Dari penelitian yang dilakukan, dapat dikatakan bahwa Principal Director telah memberi perhatian yang cukup besar pada peranan internal audit . Hal ini dikarenakan Principal Director telah menyadari pentingnya peran internal audit bagi manajemen terutama dalam memelihara Sistem Manajemen Mutu perusahaan. Perusahaan telah membentuk suatu Bahagian Internal Audit yang bertugas membantu manajemen dalam mengadakan penilaian atas Sistem Manajemen Mutu dan pelaksanaan operasi pada badan usaha yang bersangkutan dan disertai dengan pemberian rekomendasi ataupun saran perbaikan. Hal itu dilakukan dengan tujuan untuk memastikan apakah pelaksanaan kegiatan operasi perusahaan telah sesuai dengan kebijaksanaan, rencana dan prosedur yang telah ditetapkan. Jika dilihat dari fungsi internal audit yang dijalankan pada perusahaan, menurut penulis secara keseluruhan telah sesuai dengan fungsi internal audit yang telah diuraikan pada uraian teoritis. Salah satu tugas internal audit pada PT. Socfin Indonesia Medan yang paling penting yaitu melakukan penilaian, evaluasi Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

dan konsultasi secara independen ke manajemen atas sistem manajemen yang dijalankan perusahaan. Seperti yang telah dikemukakan dalam uraian teoritis, dengan adanya Sistem Manajemen Mutu yang selalu dinilai oleh internal audit maka akan menghasilkan operasional perusahaan yang sesuai dengan usaha pencapaian tujuan perusahaan. Dengan demikian internal audit merupakan fungsi penting yang dibutuhkan untuk berperan dalam pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu yang ada. Internal Audit pada PT. Socfindo mendorong para pegawainya untuk bekerja hati-hati dengan menghindari terjadinya penyelewengan ataupun penyimpangan. Internal Audit PT. Socfindo berada pada posisi yang bertanggung jawab langsung kepada Principal Director (Direktur Utama), hal ini membuat pelaksanaan peran dan fungsinya menjadi lebih optimal karena dapat melakukan audit pada seluruh bagian perusahaan yang berada di bawah pimpinan perusahaan. Internal

Audit

perusahaan

tidak

hanya

bertanggungjawab

untuk

menginformasikan sifat dan dampak dari kelemahan Sistem Manajemen Mutu yang ditemukan dalam operasional bisnis, tetapi juga memberikan solusi praktis untuk memperbaiki kelemahan tersebut. Internal Audit juga menilai kualitas pelaksanaan tugas yang menjadi tanggung jawab Kantor Besar (seluruh Bahagian) dan seluruh kebun. Kedudukan

auditor internal ini telah memenuhi syarat independent,

karena sebagai auditor internal, ia tidak boleh terlibat langsung dalam kegiatan


operasional perusahaan. Adapun aktivitas-aktivitas auditor internal perusahaan ini adalah sebagai berikut : 1)

Mengawasi pelaksanaan kebijakan dan prosedur perusahaan apakah telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan;

2)

Memeriksa secara rutin di semua bidang kegiatan usaha perusahaan dan menyampaikannya kepada direktur utama secara lisan maupun tulisan apabila dijumpai adanya permasalahan dalam pelaksanaan tugas;

3)

Menentukan dan menguji kewajaran data akuntansi dan keuangan serta ketetapan laporan yang dihasilakan;

4)

Menyampaikan laporan berupa saran-saran dan rekomendasi perbaikan kepada direktur utama. Dalam melakukan program audit pada PT. Socfin Indonesia,auditor internal

memiliki program audit tertulis. Maksud dari program audit disini agar kegiatan audit pada PT. Socfin Indonesia, dapat berjalan dengan baik dan lebih terarah, karena program audit yang baik penting di dalam menunjang keberhasilan audit, yang dapat dikembangkan untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuannya dengan pengendalian yang efektif. Audit internal dalam melakukan audit mempunyai program atau rencana audit, yang disusun agar para staff audit internal mempunyai landasan yang konsisten untuk melakukan program audit internal ISO9001:2000. Rencana tersebut memasukkan : 1. Tujuan dan ruang lingkup audit Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

2. Identifikasi partisipan audit 3. Identifikasi dari dokumen referensi seperti standar system mutu yang berlaku dan manual mutu auditee. 4. Bahasa audit 5. Tanggal dan tempat audit 6. Unit organisasional yang diaudit 7. Waktu yang diharapkan dan durasi dari audit serta aktivitas audit 8. Jadwal pertemuan manajemen 9. Persyaratan kerahasian 10. Distribusi laporan audit dan tanggal penerbitan yang diharapkan. Dilihat dari penyajian temuan audit yang dihasilkan bagian audit intern perusahaan, penulis berpendapat bahwa temuan audit telah disajikan dengan baik. Temuan audit disampaikan dengan dasar fakta yang akurat, jelas, ringkas, dan dapat dimengerti oleh pihak terkait. Temuan audit menjelaskan dengan lengkap tentang kondisi kelemahan, implikasi, penyebab, dampak, dan rekomendasi. Selain itu, dalam temuan audit juga dicantumkan bagaimana tanggapan auditee terhadap temuan sehingga lebih memperjelas masalah yang ada. Dengan proses penyusunan laporan yang begitu jelas dan terperinci maka audit intern diharapkan dapat membimbing manajemen dalam mengenali kelemahan-kelemahan yang mengancam pencapaian tujuan organisasi Sebelum laporan disetujui, diterbitkan dan didistribusikan, laporan tersebut terlebih dulu diperiksa kembali dan diperbaiki bila perlu sehingga kualitas laporan tetap terjaga. Dengan informasi yang diberikan melalui laporan Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

audit tersebut, auditee akan melakukan tindak lanjut untuk memperbaiki dan meningkatkan proses bisnis perusahaan. Tindak lanjut merupakan tindakan yang dilaksanakan oleh auditee sesuai dengan rekomendasi yang diajukan oleh internal audit dalam laporannya. Sehubungan dengan tindak lanjut, lazimnya diperlukan adanya pernyataan auditee mengenai tindakan yang diambil berdasarkan rekomendasi yang diajukan tersebut untuk menekankan komitmen auditee dalam melaksanakan perbaikan. Internal Audit perusahaan memiliki wewenang untuk melakukan monitoring terhadap tindak lanjut hasil audit yang dilakukan auditee tersebut. Kegiatan monitoring dilakukan untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan telah dilakukan dengan memadai dan efektif. Dengan demikian, perusahaan akan menerapkan Sistem Manajemen Mutu yang semakin baik di masa-masa yang akan datang karena penilaian dan tindakan perbaikan atas kelemahan dan kesalahan yang ditemukan selalu dilakukan. Sehingga penulis dapat menyimpulkan bahwa peranan Auditor Internal dalam memelihara Sistem Manajemen Mutu sudah cukup baik. Hanya tinggal menunggu pengesahan atas Kode Etik agar kinerja Internal Audit dapat lebih ditingkatkan.


BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab terakhir ini, penulis akan mencoba memberikan beberapa kesimpulan yang berdasarkan pada pembahasan dalam bab-bab terdahulu yaitu dari BAB I sampai BAB IV yang berkaitan dengan peranan auditor internal dalam memelihara sistem manajemen mutu. Dan pada bab ini penulis juga akan mencoba memberikan saran yang mungkin dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk perbaikan dan kemajuan dimasa yang akan datang bagi siapa saja yang memerlukannya.

A. Kesimpulan Setelah membahas secara teoritis kemudian membandingkan dengan hasil penelitian pada PT. Socfin Indonesia Medan, maka dapat diambil beberapa kesimpulan. 1. Internal Audit pada PT. Socfin Indonesia telah berfungsi secara efektif. Internal Audit pada perusahaan yang merupakan staf dari Principal Director telah memiliki kedudukan yang cukup bagus maka internal audit menjadi unsur yang cukup berpengaruh dalam pengendalian perusahaan. Dengan kedudukan seperti itu tingkat independensinya menjadi tinggi dan dapat menjadi objektifitas dalam menjalankan fungsi pengawasan yang dilakukan pada seluruh aktivitas operasional perusahaan maupun keuangan perusahan yang meliputi wilayah Aceh dan Sumut. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

2. Internal Audit melakukan pemeriksaan secara rutin dalam satu periode tahun buku. Jadwal pemeriksaan dituangkan dalam program audit yang dibuat oleh Bahagian Internal Audit sendiri. Setiap Bahagian di Kantor Besar dan seluruh kebun, minimal dilakukan pemeriksaan satu kali dalam satu periode tahun buku pemeriksaan. Dan terdapat juga pemeriksaan yang dilakukan untuk halhal yang mendadak dan dianggap sangat diperlukan dengan segera demi kepentingan perusahaan. 3. Kesesuaian penerapan Sistem Manajemen Mutu dengan standar internasional Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang berlaku telah sangat sesuai. Hal ini dapat dilihat dari Sistem Manajemen Mutu, Tanggung Jawab Manajemen, Sumber Daya, Realisasi Produk, dan Pengukurun, analisis dan penilaian atas sertifikasi yang didapat oleh PT. Socfin Indonesia telah sesuai dengan syarat-syarat standar Internasional Sistem Manaajemen Mutu ISO 9001:2000 yang telah ditetapkan. 4. Peranan Internal Audit sangat bermanfaat dalam memelihara Sistem Manajemen Mutu. Hal ini dapat dilihat dari sasaran dan ruang lingkup tugas satuan kerja internal audit yang mengajukan bidang penerapan ISO 9001:2000 pada lingkup penugasannya yaitu dengan melakukan penilaian dan evaluasi terhadap penerapan Sistem Manajamen Mutu ISO 9001:2000 oleh pelakupelaku bisnis dalam perusahaan termasuk penilaian atas kebijakan penerapan Sistem Manajamen Mutu yang telah ditetapkan perusahaan.


B. Saran Untuk mengakhiri penulisan skrpsi ini, penulis mencoba memberikan beberapa saran sebagai berikut : 1. Internal Audit tetap dipertahankan kedudukannya bertanggung jawab langsung kepada Principal Director. Hal ini untuk menjamin tingkat independensi dan lebih memberikan ruang lingkup yang luas dan bebas untuk melakukan pemeriksaan pada semua kegiatan bisnis dalam perusahaan, dan untuk meningkatkan efektifitas pemeriksaan, dirasa perlu untuk menambah staff Bahagian Internal Audit agar sebanding dengan luas sasaran pemeriksaan yang meliputi wilayah Aceh dan Sumut, tetapi dalam hal perekrutan staff Bahagian

Internal

Audit

perlu

dilakukan

dengan

cermat

dengan

memperhatikan kompetensi dan pengalaman dari calon staff. 2. Untuk meningkatkan kemampuan staff Bahagian Internal Audit, perlu dilakukan pelatihan, bimbingan, kursus-kursus dan seminar secara berkala bagi auditor internal perusahaan sesuai dengan perkembangan dunia bisnis. Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan staff mengenai teori dan praktek audit. 3. Pihak Manajemen harus tetap mempertahankan penerapan Sistem Manajamen Mutu ISO 9001:2000 yaitu dengan tetap memberikan pelatihan-pelatihan terhadap karyawan yang telibat dalam urusan ISO seperti urusan Processing, Rubber Quality dan Influent Treatment serta urusan Processing FRF, PKOF, Amdal, ISO, Transportasi Produksi.


4. Peranan Auditor Internal sangat membantu perusahaan khususnya manajemen dalam pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu sehingga harus tetap mempertahankan keberadaan Auditor Internal. Selain itu, manajemen besera Principal Director harus memberikan dukungan penuh terhadap auditor internal agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik, salah satu caranya dengan mengadakan program pendidikan dan pelatihan bagi auditor internal untuk meningkatkan fungsi dan tugasnya sebagai auditor iternal.


DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A., Randal J. Elder dan Mark S. Beasley, 2004. Auditing dan Pelayanan Verifikasi: Pendekatan Terpadu, Edisi Ke-9, PT. Indeks, Jakarta. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jurusan Akuntansi, 2004. Buku Petunjuk Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi, Medan. Gasperz, Vincent, 2002. ISO 9001 : 2000 and Contunial Quality Improvement, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Hadi Wiardjo, Bambang H. dan Sulistiarningsih, 2000. Memasuki Pasar Internasional dengan ISO 9000, Ghalia Indonesia, Jakarta. Indranata, Iskandar, 2006. Total Quality Management, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal, 2004. Standar Profesi Audit Internal. Messier, William f. Jr., Steven M. Lover dan Douglas F. Prawitt, 2005. Auditing and Assurance Service A Systematic Approach, Buku Dua, Salemba Empat Jakarta. Nasution, M.N., 2001. Manajemen Mutu Terpadu, Edisi kedua, Ghalia Indonesia, Jakarta. Sawyer, Lawrence B., Mortimer A. Dittenhoffer dan James H. Scheiner, 2005. Sawyer’s Internal Auditing, Fifth Edition, Alih Bahasa: Desi Adhariani, Salemba Empat, Jakarta. Soekirno, Agoes, 2004. Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik. Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta. Sugiyono, 2000. Metode Penelitian Bisnis, CV. Alfabeta, Bandung. Tugiman, Hiro, 1997. Standar Professional Audit Internal. Kanisius, Jakarta. Tugiman, Hiro, 1997. Pandangan Baru Internal Auditing. Kanisius, Jakarta.



STRUKTUR ORGANISASI INTERNAL AUDIT TAHUN 2 0 0 8

Mulia Perangin-Angin HEAD - MEDAN

HEAD OFFICE – MEDAN - P. Sihombing - A. Situmorang

GROUP III – AEK LOBA Edi Kurniawan

GROUP II – T. MARIA K. S. Siregar

GROUP I – SEUMANYAM Mustarizal

Lilik Suhardi Clerk


SKRIPSI PERANAN AUDITOR INTERNAL DALAM MEMELIHARA SISTEM MANAJEMEN MUTU PADA PT SOCFIN INDONESIA MEDAN OLEH : : ARTHA L TAMBUNAN NIM :

Recommend Documents