PERAN AUDIT INTERNAL DALAM IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU PADA PT BHANDA GHARA REKSA (Persero) ( Studi Kasus pada PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) )
SKRIPSI Diajukan Kepada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Untuk Memenuhi Syarat Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
Oleh : ENNY LISTIANAWATY NIM : 109082000198
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2013 M / 1434 H
ii
iii
iv
v
DAFTAR RIWAYAT HIDUP IDENTITAS PRIBADI Nama
Enny Listianawaty
Jenis Kelamin
Perempuan
Tempat / Tanggal Lahir
Jakarta, 15 Agustus 1991
Nama Ayah
Erwanto
Nama Ibu
Mardiana
Alamat
Telephone / Hp Email / YM
Jl. Otista Raya Gg. Sa’abun No. 11 RT 011/002 Bidara Cina, Jatinegara, Jakarta Timur 0214505842/ 08988489537
[email protected]
Twitter
Ennylistiana
Motto Hidup
Life is a game. Play it and never give up.
RIWAYAT PENDIDIKAN FORMAL Jenjang Pendidikan
Tempat
Tahun
TK
TK An-Nurriyah
(1996-1997)
Sekolah Dasar
SD Negeri 02 Jakarta
(1997-2003)
Sekolah Menengah Pertama
SMP Negeri 123 Jakarta
(2003-2006)
Sekolah Menengah Atas
SMA Negeri 45 Jakarta
(2006-2009)
Kuliah (S1)
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
(2009-2013)
PENGALAMAN ORGANISASI Palang Merah Remaja
Anggota
(2003-2005)
OSIS
Anggota
(2003-2005)
Teater
Anggota
(2007-2008)
Tim Produksi
(2009-2009)
PENGALAMAN KERJA Choco Fountain BTA 8 Kebon Jeruk
Staf Pengajar
vi
(2011-2012)
THE ROLE OF INTERNAL AUDIT IN THE IMPLEMENTATION OF QUALITY MANAGEMENT SYSTEM at PT BHANDA GHARA (Persero) By: Enny Listianawaty
ABSTRACT The purpose of this research is to recognize the role of internal audit in company to implement quality management system. The object of this reseacrh is PT. Bhanda Ghara Reksa. This research uses descriptive qualitative method with fenomology and case study approach. The result of this research showed that the role of internal is very useful to implement the quality management system. Intenal audit report showed weakness, recommendation of repair and prevention, and effectiveness has been reached so that performance of quality management system can improve continually. Keywords: role of internal audit, quality management system.
vii
PERAN AUDIT INTERNAL DALAM IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU PADA PT BHANDA GHARA REKSA (Persero)
Oleh: Enny Listianawaty
ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peran audit internal di perusahaan dalam implementasi sistem manajemen mutu. Penelitian ini dilakukan dengan satu objek penelitian yaitu PT. Bhanda Ghara Reksa dengan metode kualitatif deskriptif dengan pendekatan fenomenologi dan studi kasus. Hasil penelitian menunjukkan bahwa peran audit internal sangat berguna untuk penerapan sistem manajemen mutu. Laporan audit internal menunjukkan kelemahan, rekomendasi perbaikan dan pencegahan, dan efektivitas yang telah dicapai sehingga sistem manajemen mutu dapat diterus diperbaiki secara terusmenerus. Kata kunci: peran audit internal, sistem manajemen mutu.
viii
KATA PENGANTAR
Al ‘ilmu bilaa ‘amalin kaassyajarin bilaa tsamarin
Alhamdulillaahirabbil’aalamiin. Segala puji dan syukur hanya bagi ALLAH S.W.T yang telah melimpahkan segala rahmat dan kasih sayang-Nya kepada kita semua karena hanya dengan ridho-Nya lah penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “Peran Audit Internal dalam Implementasi Sistem Manajemen Mutu pada PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero)” ini. Shalawat dan salam semoga selalu tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad S.A.W, selaku uswatun hasanah bagi setiap rangkaian kehidupan kita, beserta para sahabat, keluarga dan pengikutnya. Dalam penulisan skripsi ini penulis tidak lepas dari berbagai hambatan dan rintangan, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih yang tulus kepada semua pihak yang telah membantu baik moril maupun materi dalam penyusunan skripsi ini kepada: 1. Keluargaku tercinta, mama dan papaku tersayang, serta kedua adikku yang selalu senantiasa memberikan doa, semangat, dan dukungan. Semoga kita bisa menjadi anak yang selalu bisa membanggakan dan membahagiakan kedua orang tua kita. Amiiin.. 2. Bapak Prof. Dr. Abdul Hamid, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Bapak Prof. Dr. Azzam Jasin selaku Dosen Pembimbing I atas waktu yang telah diluangkan untuk ilmu, arahan dan nasehatnya selama penyusunan skripsi ini. 4. Ibu Rahmawati, SE, MM selaku dosen pembimbing II yang telah memberikan bimbingan dalam penyelesaian skripsi ini. ix
5. Ibu Dr. Rini, SE., Ak., M.Si selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 6. Hepi Prayudiawan, SE, Ak., MM. selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 7. Seluruh Dosen Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis, terima kasih atas ilmu dan motivasi yang telah diberikan kepada saya. 8. Seluruh Staff Bagian Keuangan, Akademik, Jurusan dan Fakultas atas pelayanannya selama ini. 9. Bapak Rasjachmur Akbar selaku Direktur Perencanaan dan Pengembangan PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) yang telah memberikan izin penelitian. 10. Bapak Istiyanto selaku GM Human Resource dan Umum (HRU) PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) yang telah banyak membantu dan memberikan izin penelitian. 11. Bapak Ismail selaku GM Mutu dan TI PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) yang telah banyak memberikan bimbingan, masukan, dan arahan dalam pelaksanaan penelitian. 12. Bapak Agus Supangat selaku Manager Mutu
PT. Bhanda Ghara Reksa
(Persero) yang telah memberikan bantuan dalam pelaksanaan penelitian. 13. Bapak Farhan, Bapak Indra, Bapak Ahyar, Bapak Deni, Bapak Adit, Bapak Krisna, Bapak Supardjo, Bapak Eko, Mbak Vidhel, dan seluruh staf karyawan PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) yang telah banyak membantu dalam pelaksanaan penelitian. 14. Teman-teman sepermainan bareng, hangout bareng, curhat bareng, fangirling bareng, dan sharing hal-hal yang kita suka bareng yang tidak akan pernah terlupakan kenangan bersama MAEN (Marchia, Archie, Eva, Anggun). 15. Teman-teman dari zaman sekolah sampe sekarang Ndai, Belina, Windy, Anum, Ika, Ajeph, semoga pertemanan kita tak lekang oleh waktu.hehe 16. Teman-teman Akuntansi E 2009 dan teman-teman Akuntansi Angkatan 2009 tetap kompak terus ya x
Semoga ALLAH S.W.T membalas semua kebaikan mereka serta ilmu, amal dan iman yang kita miliki dapat diterima di sisi-Nya. Akhirnya, dengan segala kerendahan hati, penulis mempersembahkan skripsi ini kelak dapat bermanfaat kepada semua pihak yang berkepentingan. Semoga ALLAH S.W.T senantiasa mengiringi setiap langkah kita. Amiiin yaa rabbal ‘aalamiin.
Jakarta, Mei 2013
Enny Listianawaty
xi
DAFTAR ISI
Halaman HALAMAN JUDUL ................................................................................................i LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI ....................................................................ii LEMBAR PENGESAHAN UJIAN KOMPREHENSIF ......................................iii LEMBAR PENGESAHAN UJIAN SKRIPSI .......................................................iv LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI ..............................................v DAFTAR RIWAYAT HIDUP ................................................................................vi ABSTRACT ...............................................................................................................vii ABSTRAK ................................................................................................................viii KATA PENGANTAR ..............................................................................................ix DAFTAR ISI .............................................................................................................xii DAFTAR TABEL ....................................................................................................xv DAFTAR GAMBAR ................................................................................................xvi DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................xvii BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penelitian .................................................................. 1 B. Perumusan Masalah ............................................................................ 9 C. Tujuan dan Manfaat............................................................................ 9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Teori yang Berkenaan dengan Variabel yang Diambil ..................... 11 1. Auditing ........................................................................................ 11 a. Pengertian Auditing .................................................................. 11 b. Jenis-jenis Pengauditan............................................................. 14 xii
2. Internal Audit ............................................................................... 15 a. Pengertian Internal Audit ......................................................... 15 b. Internal Audit yang Efektif ...................................................... 17 3. Audit Mutu Internal ..................................................................... 19 a. Pengertian Audit Mutu Internal ................................................ 19 b. Tujuan Audit Mutu Internal ...................................................... 20 c. Prinsip Audit Mutu Internal.......................................................21 d. Kegiatan Audit Mutu Internal....................................................23 4. Sistem Manajemen Mutu ............................................................. 30 Pengertian .................................................................................... 30 5. International Organization for Standarization (ISO).................. 32 a. Sekilas Tentang ISO .................................................................. 32 b. Pengertian ISO ........................................................................... 33 c. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008...............36 d. Prinsip Manajemen Mutu Berdasarkan ISO 9001:2008.............49 e. Perubahan–Perubahan pada SMM ISO 9000:2008....................51 f. Hubungan Audit Mutu Internal dengan Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000...................................................54 B. Penelitian Sebelumnya......................................................................55 C. Kerangka Pemikiran Teoritis.............................................................61 BAB III METODE PENELITIAN A. Ruang Lingkup Penelitian ................................................................ 62 B. Metode Penelitian ............................................................................. 62 1. Paradigma Penelitian.....................................................................62 2. Sumber Data dan Teknik Pengumpulan Data...............................62 3. Instrumen Penelitian......................................................................65 4. Teknik Analisis Data.....................................................................66 5. Uji Validitas dan Reliabilitas Data................................................68 BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum PT. Bhanda Ghara Reksa....................................72 B. Fungsi dan Tanggung Jawab Unit....................................................76 xiii
C. Analisis dan Pembahasan.................................................................82 D. Permasalahan dan Kendala.............................................................137 BAB V
PENUTUP A. Kesimpulan...................................................................................139 B. Implikasi.......................................................................................141 C. Saran.............................................................................................141
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................143 LAMPIRAN-LAMPIRAN
xiv
DAFTAR TABEL
Nomor
Keterangan
Halaman
2.1
Hasil-hasil Penelitian Terdahulu..........................................................58
4.1
Fungsi dan Tanggung Jawab Unit........................................................76
4.2
Diagram Alir Prosedur Pengendalian Dokumen..................................91
4.3
Diagram Alir Prosedur Pemasaran.......................................................93
4.4
Diagram Alir Prosedur Tinjauan Manajemen......................................99
4.5
Diagram Alir Prosedur SDM.............................................................101
4.6
Diagram Alir Prosedur Umum...........................................................104
4.7
Diagram Alir Prosedur Pergudangan dan Jasa Lain..........................109
4.8
Diagram Alir Prosedur Collateral Management System...................110
4.9
Diagram Alir Prosedur Logistik........................................................119
4.10
Diagram Alir Prosedur Sistem Pengendalian Internal......................128
4.11
Diagram Alir Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan..........129
4.12
Diagram Alir Prosedur Audit Mutu Internal.....................................135
xv
DAFTAR GAMBAR
Nomor
Keterangan
Halaman
2.1
Model Proses Sistem Manajemen Mutu.............................................38
2.2
Skema Kerangka Penelitian................................................................61
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor
Keterangan
Halaman
1
Surat Izin Penelitian......................................................................146
2
Surat Pelaksanaan Penelitian.........................................................147
3
Hasil Wawancara..........................................................................148
4
Laporan Audit Mutu Internal........................................................150
5
Prosedur Kerja terkait Sistem Manajemen Mutu..........................167
xvii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Saat ini Indonesia masih berada didalam tahap perkembangan dalam semua aspek terutama mengenai perekonomian. Perkembangan ekonomi diiringi dengan semakin banyaknya bisnis usaha yang ada. Banyak jenis usaha yang tumbuh dan berkembang baik jenis usaha perdagangan, jasa, serta berbagai jenis usaha atau industri yang dilakukan oleh pihak pemerintah maupun pihak swasta. Perkembangan berbagai jenis kegiatan usaha tersebut merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan pendapatan (Artha Tambunan, 2009:12). Kegiatan usaha yang dilakukan oleh perusahaan besar maupun perusahaan kecil ini bertujuan utama adalah untuk menghasilkan keuntungan atau profit atau laba yang akan dapat dicapai melalui kelancaran kegiatan operasi perusahaan yang bersumber dari perolehan pendapatan yang diterima dari berbagai transaksi penjualan barang dan jasa. Seiring dengan itu, permasalahan yang dihadapi manajemen semakin kompleks dan rumit, serta dengan adanya globalisasi dan berkembangnya usaha di Indonesia, maka memudahkan para investor asing untuk menanamkan modalnya di perusahaan di Indonesia (Tulus Simatupang, 2005:1). Selain investor asing, globalisasi juga menyebabkan banyaknya perusahaan penanaman modal asing mulai berdiri di Indonesia. Tingkat 1
persaingan dunia usaha tidak hanya dititikberatkan pada seberapa tinggi tingkat produktifitas perusahaan dan seberapa rendahnya tingkat harga produk maupun jasa guna mencapai keuntungan maksimal (efisiensi), namun juga menekankan pada mutu kenyamanan, kemudahan, serta ketepatan dan kecepatan waktu untuk mencapainya. Dengan demikian, setiap perusahaan tidak hanya berfokus pada produknya, tetapi sudah beralih kepada bagaimana perusahaan itu dengan segenap kemampuannya untuk selalu memperhatikan kebutuhan dan keinginan konsumennya, serta berusaha memenuhi apa yang menjadi harapan konsumennya dengan cara yang lebih baik dari pesaingnya. Pemenuhan kebutuhan konsumen dapat dicapai dengan menghadirkan produk bermutu tinggi. Dorothea Wahyu Ariani (2003:8) menyatakan bahwa produk yang bermutu adalah produk yang sesuai dengan apa yang diinginkan konsumennya. Produk bermutu tinggi bukan hanya mampu memenuhi harapan dari konsumen, tetapi dapat memberikan suatu nilai tambah (valueadded) tersendiri bagi konsumen. Dampak dari pemenuhan kebutuhan tersebut adalah kesetiaan akan produk. Mutu produk dan pelayanan terbaiklah yang kemudian menjadi pilihan konsumen (Sobana, 2012:18). Hal ini menyebabkan persaingan dunis bisnis semakin ketat dan meningkat, sehingga menuntut kemampuan seorang pemimpin perusahaan untuk mampu mengelola perusahaan secara efektif dan efisien sehingga nantinya dapat bersaing dengan perusahaan lain. Selain kemampuan dari seorang pemimpin, cara lain yang efektif agar perusahaan mampu menghadapi persaingan dengan kompetitor lainnya adalah dengan menjalin 2
hubungan baik dengan konsumen. Sekarang ini konsumen semakin cerdas dan kritis dalam memilih dan menilai kualitas dari barang dan jasa sehingga mendorong para pelaku bisnis untuk senantiasa mengembangkan strategi bisnisnya agar lebih berfokus pada kualitas produk maupun jasanya (Tulus Simatupang, 2005:2). Kualitas barang dan jasa yang baik dapat dihasilkan apabila perusahaan menerapkan sistem manajemen yang menjadikan mutu sebagai strategi usaha dengan melibatkan semua anggota organisasi. Adapun sistem manajemen yang sesuai untuk mengangkat mutu sebagai strategi usaha adalah sistem manajemen mutu yang berfokus pada pelanggan dan continuous improvement dengan didasarkan pada ISO 9001:2008. Dimana ISO ini mempunyai misi meningkatkan standarisasi dan aktivitas yang terkait di dunia dengan pandangan mempermudah pertukaran internasional dari barang dan jasa, dan untuk mengembangkan kerjasama dalam bidang aktivitas intelektual, sains, teknik dan ekonomi. Hasil pekerjaan ISO dalam persetujuan internasional yang mana dipublikasikan sebagai standar internasional (Artha Tambunan, 2009:13). Penerapan sistem manajemen mutu berbasis ISO 9001:2008 akan menimbulkan perubahan dan pengaruh bagi perusahaan, baik yang bersifat internal (praktik manajemen mutu) maupun eksternal perusahaan. Perubahan yang bersifat internal seperti standarisasi proses bisnis atau prosedur kerja, dokumentasi yang lebih baik, meningkatnya pemahaman karyawan tentang mutu, dan sebagainya, yang pada akhirnya akan berdampak pada peningkatan 3
mutu produk atau jasa. Sedangkan pengaruh eksternal diantaranya adalah meningkatkan persepsi konsumen terhadap mutu produk, sebagai salah satu atribut mutu, yang selanjutnya berdampak pada meningkatnya daya saing produk/perusahaan di pasar (Puspita Pratiwi, 2012:2). Saat ini penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 berlangsung di berbagai sektor bisnis komersil manufaktur ataupun jasa serta organisasi non profit dan institusi pemerintahan di 170 negara. Menurut standar seri ISO 9000, dokumentasi merupakan sesuatu yang jauh lebih luas dari pada sekedar arsip dan catatan. Ketika perusahaan/organisasi berupaya untuk menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, maka perusahaan/organisasi perlu menetapkan dokumentasi sistem manajemen mutunya sesuai persyaratan standar
sebagai
landasan
penerapan
dan
peningkatan
mutu
yang
berkesinambungan. Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 memerlukan dokumentasi dengan interpretasi yang tepat sesuai bidang industri maupun layanannya, serta penerapannya membutuhkan strategi agar dapat diterima dan dijalankan oleh semua karyawan (Puspita Pratiwi, 2012:3). Setelah menerapkan sistem manajemen mutu, langkah berikutnya adalah peningkatan sistem manajemen mutu secara terus-menerus (continual improvement). Penerapan (Implementasi) bukan akhir dari program, tetapi merupakan awal dari penerapan dari sistem manajemen mutu secara terorganisasi. Khusus untuk sistem manajemen mutu ISO 9001 telah mengadopsi prinsip-prinsip total quality management (TQM). Pada dasarnya TQM terdiri dari dua aspek pokok, yaitu: sistem manajemen mutu dan 4
peningkatan mutu terus-menerus. Untuk peningkatan terus-menerus perlu mengikuti tahap-tahap berikut: (1) meninjau ulang praktek manajemen, (2) menetapkan sistem tindakan korektif (perbaikan) dan/atau preventif (pencegahan), serta (3) melakukan proses audit dan peninjauan-ulang manajemen terhadap sistem manajemen yang diterapkan (Vincent, 2012:8). Pengelolaan yang efektif terhadap manajemen mutu sangat diperlukan, sehingga diharapkan dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. Manajemen mutu harus dimiliki perusahaan karena tanpa adanya implementasi manajemen mutu, perusahaan akan mengalami kesulitan dalam menjalankan tugasnya. Untuk menjaga kelangsungan kegiatan operasionalnya dan mengurangi semaksimal mungkin segala bentuk tindakan yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan, seperti adanya penyelewengan dan kekeliruan yang dapat terjadi dalam suatu operasional perusahaan. Perusahaan yang telah menerapkan ISO 9001:2008 diharuskan untuk melakukan audit mutu. Salah satu prosedur kerja dari ISO 9001:2008 adalah audit mutu internal. Audit mutu merupakan pengujian sistematis dan independen dalam menilai apakah sistem manajemen mutu dan hasil yang terkait dengan mutu memenuhi aturan yang direncanakan dan apakah aturan tersebut diterapkan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan. PT. Bhanda Ghara Reksa merupakan objek penelitian dari penulis. PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) adalah Badan Usaha Milik Negara yang 5
bergerak dibidang Pergudangan dan Logistik, serta memiliki jaringan cabang tersebar diseluruh provinsi di Indonesia. PT. Bhanda Ghara Reksa didirikan berdasarkan pada Peraturan Pemerintah No.26 tahun 1976. PT. Bhanda Ghara Reksa telah mendapatkan sertifikasi ISO sejak tahun 1998. Saat ini sistem manajemen mutu di PT. Bhanda Ghara Reksa (BGR) dalam pelaksanaannya berpacu standar ISO 9001:2008. Dalam melaksanakan sistem manajemen mutunya, perusahaan memiliki Pedoman Mutu, yang berisikan tentang pokok (garis-garis besar) sistem manajemen mutu PT. BGR dan merupakan referensi atau acuan pengelolaan perusahaan. Pedoman mutu ini bernomor BGR/PM-BGR/01 berlaku di PT. Bhanda Ghara Reksa. Pedoman mutu ini memuat kebijakan mutu perusahaan, penjelasan umum mengenai sistem manajemen mutu yang diterapkan perusahaan, dan daftar dokumen sistem mutu
yang berupa
prosedur-prosedur kerja
yang
membuktikan implementasinya. Dalam melaksanakan sistem manajemen mutunya, PT. BGR mengadakan audit mutu internal guna menilai apakah pelaksanaan sistem manajemen mutu yang dilakukan perusahaan telah berjalan dengan efektif dan efisien. Pelakssanaan audit mutu internal diatur dalam prosedur kerja PT. BGR. Sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 berlaku untuk jangka waktu 3 tahun sejak tanggal diterbitkan. Sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dapat dicabut oleh badan sertifikasi jika perusahaan tidak dapat memenuhi persyaratan tersebut. Untuk mempertahankan sertifikat tersebut, perusahaan perlu melakukan peninjauan terhadap sistem manajemen 6
mutu untuk memastikan bahwa sistem yang diterapkan telah sesuai dengan standar yang disyaratkan oleh badan sertifikasi. Dalam penerapan sistem manajemen mutu, tidak selamanya berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Ada kemungkinan terjadinya penyimpangan yang dilakukan oleh personel perusahaan dalam menjalankan proses sistem manajemen mutu seperti melakukan tindakan yang tidak sesuai dengan prosedur kerja dan dokumentasi yang tidak memenuhi kriteria sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Dengan demikian, maka perlu dilakukan kegiatan pengawasan dan pemeriksaan untuk memastikan dan meyakinkan bahwa penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 telah dijalankan sesuai standar dan prosedur serta segala kegiatan telah didokumentasikan dengan baik. Dengan dilakukan audit mutu, ketidaksesuaian atas aktivitas manajemen mutu dapat diketahui penyebabnya dan dapat dilakukan tindakan perbaikan dengan secepatnya. Dengan demikian, perusahaan dapat memberikan pelayanan yang berkualitas kepada pelanggan, dalam arti dapat memenuhi atau bahkan melebihi dari kebutuhan, keinginan, dan harapan pelanggan. Sehingga, risiko adanya keluhan pelanggan dapat dikurangi atau bahkan dihilangkan. Dengan kata lain, audit mutu yang dilakukan secara teratur dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Implementasi sistem manajemen mutu PT. Bhanda Ghara Reksa selain berpacu pada ISO 9001:2008, dalam pelaksanaannya juga menyesuaikan dengan standar lainnya. Standar tersebut adalah ISO 14000 mengenai EMS (Environment Management System) dan OHSAS (Ocupational Health and 7
Safety Management) 18000. Pelaksanaan OHSAS 18000 menjadi perhatian manajemen karena belum dapat dilaksanakan secara sempurna. Menurut ISO 9001 dalam klausul 8, perusahaan yang telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 diharuskan untuk melakukan audit internal, agar menjamin bahwa sistem manajemen mutu telah sesuai dengan persyaratan, serta telah diimplementasikan dan dipelihara secara efektif. Kesesuaian dan efektivitas dari sistem manajemen mutu merupakan tanggung jawab
manajemen.
Bagaimanapun
implementasi
yang
efektif
dan
persyaratan-persyaratan dalam Standar Internasional ISO 9001:2008, harus diuji lebih sering daripada hanya mengandalkan peninjauan ulang oleh manajemen. Hal ini dipaparkan Indranata (2006:31) sebagai berikut: “Dalam perspektif ISO 9001, audit internal bertujuan untuk memastikan kegiatan sistem manajemen mutu telah dijalankan sesuai dengan persyaratan standar secara efektif mencapai maksud dan tujuan yang telah direncanakan atau yang telah dijadikan komitmen dan kebijakan, serta tertuang dalam sasaran mutu organisasi. Hasil audit mutu internal diharapkan dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh organisasi, terutama dari perspektif mutu dan kepuasan pelanggan serta dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi secara umum.”
Seiring dengan berkembangnya perusahaan, pemimpin tidak dapat lagi secara langsung mengawasi jalannya sistem manajemen mutu perusahaan. Kemudian pimpinan perusahaan dapat mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang kepada pihak lain yakni pihak auditor internal untuk melakukan audit mutu terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh perusahaan. Audit internal tersebut haruslah yang memadai dan menjamin terpeliharanya sistem manajemen mutu yang telah diterapkan perusahaan 8
tersebut sehingga perusahaan mampu bersaing dengan para kompetitor dan hubungan baik dengan konsumen dapat selalu terjalin dengan baik. Berkaitan dengan hal-hal tersebut di atas, maka penulis tertarik untuk memilih judul: “PERAN
AUDIT
INTERNAL
DALAM
IMPLEMENTASI
SISTEM MANAJEMEN MUTU PADA PT. BHANDA GHARA REKSA (Persero)”
B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan permasalahan yang hendak diteliti dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Apakah audit internal memiliki peran dalam implementasi sistem manajemen mutu pada PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero)? 2. Apakah penerapan sistem manajemen mutu PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) telah sesuai standar internasional sistem manajemen mutu?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah, penelitian ini bertujuan untuk menemukan bukti empiris atas hal-hal sebagai berikut: a. Untuk mengetahui bagaimana audit internal memiliki peran dalam implementasi sistem manajemen mutu perusahaan. b. Untuk mengetahui bagaimana sistem manajemen mutu perusahaan telah sesuai dengan standar internasional sistem manajemen mutu. 9
2. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian yang diharapkan dapat ditemukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Bagi Ilmu Pengetahuan Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan memperkuat atau memperluas penelitian sebelumnya terutama audit internal memiliki peran dalam implementasi sistem manajemen mutu perusahaan. b. Bagi Penulis Penelitian ini sebagai bahan masukan yang dapat menambah wawasan mengenai pelaksanaan sistem manajemen mutu perusahan dan audit internal. c. Bagi PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) Dapat memberikan informasi dan masukan kepada pihak perusahaan mengenai peran
audit internal dalam sistem manajemen mutu
perusahaan.
10
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Literatur 1. Auditing a. Pengertian Auditing Untuk mengetahui dengan jelas pengertian auditing, maka berikut ini akan dikemukakan definisi-definisi pengauditan yang diambil dari beberapa sumber yaitu: 1) Pengertian auditing menurut PSAK - Tim Sukses UKT Akuntansi 2006 adalah ―Suatu proses sistematik yang bertujuan untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti yang dikumpulkan atas pernyataan atau asersi tentang aksi-aksi ekonomi dan kejadian-kejadian dan melihat bagaimana tingkat hubungan antara pernyataan atau asersi dengan kenyataan dan menkomunikasikan hasilnya kepada yang berkepentingan.‖ 2) Menurut Arens dan Loebbecke (2008: 4), auditing sebagai: ―Suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteriakriteria yang telah ditetapkan. Auditing seharusnya dilakukan oleh seorang yang independen dan kompeten.‖ 3) Menurut Sukrisno Agoes (2003: 3), auditing adalah ―Suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun manajemen beserta catatan-catatan pembukuan dan buktibukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut.‖ 11
4) Menurut Mulyadi (2002: 7), auditing merupakan: ―Suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan.‖ Menurut Mulyadi (2002: 9), berdasarkan beberapa pengertian auditing di atas maka audit mengandung unsur-unsur: 1) Suatu proses sistematis, artinya audit merupakan suatu langkah atau prosedur yang logis, berkerangka dan terorganisasi. Auditing dilakukan dengan suatu urutan langkah yang direncanakan, terorganisasi dan bertujuan. 2) Untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif, artinya proses sistematik ditujukan untuk memperoleh bukti yang mendasari pernyataan yang dibuat oleh individu atau badan usaha serta untuk mengevaluasi tanpa memihak atau berprasangka terhadap buktibukti tersebut. 3) Pernyataan mengenai kegiatan dan kejadian ekonomi, artinya pernyataan mengenai kegiatan dan kejadian ekonomi merupakan hasil proses akuntansi. 4) Menetapkan
tingkat
kesesuaian,
artinya
pengumpulan
bukti
mengenai pernyataan dan evaluasi terhadap hasil pengumpulan bukti tersebut dimaksudkan untuk menetapkan kesesuaian pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan. Tingkat kesesuaian
12
antara pernyataan dengan kriteria tersebut kemungkinan dapat dikuantifikasikan, kemungkinan pula bersifat kualitatif. 5) Kriteria yang telah ditetapkan, artinya kriteria atau standar yang dipakai sebagai dasar untuk menilai pernyataan (berupa hasil akuntansi) dapat berupa: (a) peraturan yang ditetapkan oleh suatu badan legislatif (b) anggaran atau ukuran prestasi yang ditetapkan oleh manajemen (c) prinsip akuntansi berterima umum (PABU) di indonesia 6) Penyampaian hasil (atestasi), dimana penyampaian hasil dilakukan secara tertulis dalam bentuk laporan audit (audit report). 7) Pemakai yang berkepentingan, pemakai yang berkepentingan terhadap laporan audit adalah para pemakai informasi keuangan, misalnya pemegang saham, manajemen, kreditur, calon investor, organisasi buruh dan kantor pelayanan pajak. b. Jenis-Jenis Pengauditan Pengauditan dapat dibagi dalam beberapa jenis. Pembagian ini dimaksudkan untuk menentukan tujuan atau sasaran yang ingin dicapai dengan adanya pengauditan tersebut. Menurut Sukrisno Agoes (2004: 10), ditinjau dari luasnya pemeriksaan, maka audit dapat dibedakan atas: 1) Pemeriksaan Umum (General Audit), yaitu suatu pemeriksaan umum atas laporan keuangan yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik
13
(KAP) yang independen dengan maksud untuk memberikan opini mengenai kewajaran laporan keuangan secara keseluruhan. 2) Pemeriksaan
Khusus
(Special
Audit),
yaitu
suatu
bentuk
pemeriksaan yang hanya terbatas pada permintaan auditee yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) dengan memberikan opini terhadap bagian dari laporan keuangan yang diaudit, misalnya pemeriksaan terhadap penerimaan kas perusahaan. Masih menurut sumber yang sama, menurut Sukrisno Agoes (2004: 10), ditinjau dari jenis pemeriksaan maka audit dapat dibedakan atas: 1) Audit Operasional (Management Audit), yaitu suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditetapkan oleh manajemen dengan maksud untuk mengetahui apakah kegiatan operasi telah dilakukan secara efektif, efisien dan ekonomis. 2) Pemeriksaan Ketaatan (Compliance Audit), yaitu suatu pemeriksaan yang dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan telah mentaati peraturan-peraturan dan kebijakan-kebijakan yang berlaku, baik yang ditetapkan oleh pihak intern perusahaan maupun pihak ekstern perusahaan. 3) Pemeriksaan Intern (Internal Audit), yaitu pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan yang mencakup laporan
keuangan
dan
catatan
akuntansi
perusahaan
yang 14
bersangkutan serta ketaatan terhadap kebijakan manajemen yang telah ditentukan. 4) Audit Komputer (Computer Audit), yaitu pemeriksaan yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) terhadap perusahaan yang melakukan proses data akuntansi dengan menggunakan sistem Electronic Data Processing (EDP). 2. Audit Internal a. Pengertian Audit Internal 1) Pengertian menurut IIA Definisi audit internal menurut Institute of Internal Auditor yang dikutip oleh Boynton (2001: 980), dapat diterjemahkan sebagai berikut: ―Audit internal adalah kegiatan konsultasi dan assurance yang independen yang dirancang untuk meningkatkan nilai dan kegiatan operasi perusahaan. Audit internal membantu organisasi untuk mencapai tujuannya dengan cara melakukan pendekatan yang sistematis dan berdisiplin dalam mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas dari manajemen risiko, pengendalian, dan proses tata kelola (governance process).‖ 2) Pengertian menurut Sawyer (2005: 10) adalah: ―Audit internal adalah sebuah penilaian yang sistematis dan obyektif yang dilakukan auditor internal terhadap operasi dan kontrol yang berbeda-beda dalam organisasi untuk menentukan apakah (1) informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat diandalkan; (2) risiko yang dihadapi perusahaan telah diidentifikasi dan diminimalisasi; (3) peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur internal yang bisa diterima telah diikuti; (4) kriteria operasi yang memuaskan telah dipenuhi; (5) sumber daya telah digunakan secara efisien dan ekonomis; dan (6) tujuan organisasi telah dicapai secara efektif—semua dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan manajemen dan membantu anggota organisasi dalam menjalankan tanggung jawabnya secara efektif.‖ 15
3) Pengertian menurut Board of Director IIA yang dikutip oleh Akmal dalam buku Pemeriksaan Intern (Internal Audit) adalah sebagai berikut: “Internal audit is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organiation’s operations. Its help an organization accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance processes.” (2007; 3) Maksud dari pengertian di atas menjelaskan bahwa audit internal adalah aktivitas pengujian yang memberikan keandalan/jaminan yang independen, dan objektif serta aktivitas konsultasi yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan melakukan perbaikan terhadap operasi organisasi. Aktivitas tersebut membantu organisasi dalam mencapai tujuannya
dengan
pendekatan
yang
sistematis,
disiplin
untuk
mengevaluasi dan melakukan perbaikan keefektifan manajemen risiko, pengendalian dan proses yang jujur, bersih dan baik. Secara lengkap berdasarkan ISO 19011:2002 menyatakan bahwa: “Internal audits, sometimes called first-party audits, are conducted by, or on behalf of the organization itself for management review and other internal purpose, and may form the basis for an organization’s self-declaration of conformity. In many cases, particularly in smaller organizations, independence can be demonstrated by the freedom from responsibility for the activity being auditee.” (2002:1) Maksud dari definisi di atas menyatakan bahwa audit internal yang terkadang disebut audit pihak pertama, dilaksanakan oleh, atau atas nama organisasi itu sendiri untuk kaji ulang manajemen dan tujuan internal lainnya, dan dapat menjadi dasar untuk ―Pernyataan Diri Kesesuaian 16
Organisasi‖. Dalam beberapa hal khususnya untuk organisasi skala kecil, independensi dapat diperagakan melalui kebebasan tanggung jawab auditor dari kegiatan yang diaudit. b. Audit Internal yang Efektif Beberapa hal yang harus diperhatikan agar suatu perusahaan dapat memiliki departemen audit internal yang efektif adalah (Agoes, 2005: 227): 1) IAD harus mempunyai kedudukan yang independen dalam organisasi perusahaan. Independensi auditor internal antara lain tergantung pada: (a) Kedudukan IAD tersebut dalam organisasi perusahaan, maksudnya kepada siapa IAD bertanggung jawab. (b) Apakah IAD dilibatkan dalam kegiatan operasional. Jika ingin independen, IAD tidak boleh terlibat dalam kegiatan operasional perusahaan. Misalnya IAD tidak boleh ikut serta dalam kegiatan penjualan dan pemasaran, penyusunan sistem akuntansi, proses pencatatan
transaksi
dan
penyusunan
laporan
keuangan
perusahaan. 2) IAD harus memiliki job description. Dengan demikian, setiap internal auditor mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. 3) IAD harus mempunyai Internal Audit Manual (IAM).
17
4) Harus ada dukungan yang kuat dari manajemen puncak (top management) kepada IAD. Dukungan ini antara lain berupa: (a) Penempatan IAD dalam posisi yang independen. (b) Penempatan audit staff yang superior dengan rata-rata gaji dan insentif yang menarik (diatas rata-rata). (c) Penyediaan waktu yang cukup dari top management untuk mendengarkan, membaca, dan mempelajari laporan-laporan yang dibuat IAD dan respons yang cepat dan tegas terhadap saran-saran perbaikan yang ditujukan bagian internal audit. (d) Adanya ―company policy‖ yang dikeluarkan top management dan ditujukan ke seluruh bagian dalam organisasi perusahaan mengenai kewajiban mereka dalam menunjang pelaksanaan tugas bagian internal audit. 5) IAD harus memiliki orang-orang yang professional, memiliki keahlian, bisa bersifat objektif dan mempunyai integritas serta loyalitas yang tinggi. 6) Internal auditor harus bisa bekerja sama dengan akuntan publik. Dalam menjalankan pemeriksaannya akuntan publik antara lain akan menilai apa yang dikerjakan internal auditor dan laporan serta saransaran apa saja yang telah dibuat oleh internal auditor sebagai hasil pemeriksaannya. Walaupun akuntan publik tidak bisa menjadikan hasil pekerjaan internal auditor sebagai ganti dari dari prosedur audit yang harus dilakukannya, namun akuntan publik tetap harus 18
bekejasama dengan staff dari perusahaan yang diaudit dan terutama dengan bagian internal audit.
1. Audit Mutu Internal a. Pengertian Pengertian
menurut
Iskandar
Indranata
berdasarkan
ISO
19011:2002 adalah: ―Audit mutu yang dilakukan dalam suatu organisasi untuk menentukan efektivitas dari penerapan sistem mutu yang mereka gunakan. Audit mutu inernal dilakukan secara obyektif, sistematis dan terdokumentasi.‖ (2006; 25) Dari istilah-istilah yang terdapat pada definisi di atas dapat dijabarkan lebih lanjut sebagai berikut: 1) Obyektif, auditor dapat meminimal unsur subyektivitas atau tidak mencampur aduk fakta dengan opini. Auditor harus melihat dan menilai persoalan apa adanya tanpa rekayasa. 2) Sistematis, proses pemeriksaan dan penilaian dilakukan secara metodis atau menerapkan azaz-azaz manajemen. Audit mutu internal direncanakan,
dilaksanakan,
dikendalikan,
dievaluasi
dan
ditindaklanjuti. 3) Terdokumentasi, semua yang dilakukan dalam proses audit mulai dari perencanaan, perlaksanaan, pelaporan dan hasil tindak lanjut oleh auditee harus dicatat dan catatan dikelola dengan baik sehingga mudah ditelusur dan ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan. Pengertian lain berdasarkan SNI 19-19011:2005 sebagai berikut: 19
―Audit mutu adalah proses sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi.‖ (2005:1) Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa audit mutu internal harus direncanakan dalam kurun waktu yang ditetapkan. Dengan pelaksanaan yang terencana dan teratur, organisasi akan dapat melakukan perbaikan berkelanjutan. b. Tujuan Audit Mutu Internal Audit mutu internal hanyalah suatu proses untuk membantu organisasi telah mencapai tujuan-tujuan yang direncanakan dan sistem tetap dipertahankan. Melalui audit mutu internal, para pelaku bisnis, pemilik proses, pelaku sistem mendapatkan data dan informasi faktual dari hasil audit yang akan digunakan sebagai landasan untuk memastikan dicapainya kondisi kesesuaian, efektivitas, dan efisiensi dalam mengelola kegiatan usaha. Dengan demikian, tujuan audit secara spesifik menurut Iskandar Indranata (2006:32) dapat diuraikan sebagai berikut: 1) Memberikan umpan balik tentang kinerja organisasi. 2) Mengarahkan pencapaian sasaran. 3) Memberikan sence of urgency. 4) Menemukan peluang perbaikan. 5) Memastikan apakah sistem diterapkan secara efektif. 6) Memastikan sistem manajemen mutu terpelihara secara terusmenerus. 20
7) Mendeteksi penyimpangan-penyimpangan terhadap kebijakan mutu sedini mungkin. c. Prinsip Audit Mutu Internal Audit mutu internal terdiri dari beberapa prinsip untuk membuat audit
efisien dan alat
pendukung kebijakan manajemen dan
pengendalian, menyajikan informasi untuk meningkatkan kinerja. Antara enam (6) prinsip audit mutu internal berdasarkan SNI 1919011:2005 adalah: 1) Kode Etik 2) Penyajian Objektif (fair) 3) Profesional 4) Independen 5) Pendekatan berdasarkan bukti 6) Bukti audit dapat diverifikasi Penjelasan dari enam (6) pirinsip di atas adalah sebagai berikut: 1) Kode Etik Dapat dipercaya, punya intergritas, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian, adalah penting dalam perlaksanaan audit. 2) Penyajian Obyektif (fair) Kewajiban untuk melaporkan secara benar dan akurat. Temuan audit,
kesimpulan
audit
dan
laporan
audit
mencerminkan
pelaksanaan kegiatan audit secara benar dan akurat. Hambatan
21
signifikan yang ditemukan selama audit dan perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan antara tim audit dan auditee dilaporkan. 3) Profesional Kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit. Auditor senantiasa memelihara profesionalisme sesuai dengan pentingnya tugas yang dilaksanakan dan kepercayaan yang diberikan oleh klien audit dan pihak berkepentingan lainnya. Memiliki kompetensi yang diperlukan merupakan suatu faktor penting. 4) Independen Dasar untuk tidak ketidakberpihakan audit dan objektivitas kesimpulan audit. Auditor tidak terkait dengan kegiatan yang sedang diaudit dan bebas dari keberpihakan dan konflik kepentingan. Selama proses audit, auditor menjaga pemikiran yang obyektif untuk menjamin bahwa temuan dan kesimpulan audit hanya didasarkan pada bukti audit. 5) Pendekatan berdasarkan bukti Metode yang rasional untuk mencapai kesimpulan audit yang dapat dipercaya dan terjaga konsistennya (reproducible) melalui proses audit yang sistematis. 6) Bukti dapat diverifikasi Hal ini dapat didasarkan pada sampel informasi yang tersedia, mengingat audit dilaksanakan dalam periode waktu dan sumber daya
22
yang terbatas. Pengambilan sampel yang sesuai sangat terkait dengan kepercayaan terhadap kesimpulan audit. d. Kegiatan Audit Mutu Internal 1) Perencanaan dan persiapan audit a. Pemilihan anggota tim/auditor kepala b. Menyusun jadwal c. Membuat daftar periksa dan dokumen kerja d. Pemberitahuan kepada auditee 2) Pelaksanaan proses audit a. Pertemuan pembukaan b. Pelaksanaan audit c. Teknik audit d. Temuan audit e. Diskusi auditor f. Pertemuan penutup 3) Pelaporan hasil audit 4) Tindak lanjut hasil audit a. Memastikan tindak lanjut audit b. Tahapan dalam proses tindak lanjut. Penjelasan dari kegiatan audit mutu internal adalah: 1) Perencanaan dan persiapan audit a. Pemilihan anggota tim/auditor kepala
23
Manajer
mutu
representatif/MR)
atau yang
wakil
manajemen
bertugas
(manajer
mengkoordinir
implementasi sistem mutu dari suatu organisasi berwenang menunjuk auditor yang akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan audit, mulai dari perencanaan sampai pelaporan hasil audit. Dalam menyeleksi tim audit, hal-hal berikut perlu dijadikan patokan utama yaitu: 1. Memahami standar SMM ISO 9001:2000. 2. Memahami teknik audit. 3. Memahami masalah (sektor industri), divisi/bagian yang diaudit. 4. Berpengalaman dalam mengaudit SMM atau telah mendapat pelatihan yang sesuai. b. Menyusun jadwal Jadwal audit merupakan pengaturan dan pembagian waktu audit mutu untuk seluruh fungsi diorganisasi dalam kurun waktu tertentu, biasanya setahun. Menetapkan beberapa kali setiap divisi/bagian terkena audit mutu dalam kurun waktu satu tahun. c. Membuat daftar periksa dan dokumen kerja Daftar periksa (checklist) yang telah disiapkan oleh tim audit, pada saat
pelaksanaan audit, harus dapat digunakan secara
efektif. Tujuan penggunaan daftar periksa adalah untuk 24
membantu pelaksanaan audit agar sesuai dengan rencana audit yang
telah
dibuat.
Dalam
mengaudit,
auditor
diberikan
keleluasaan untuk membuat daftar periksa didesain lebih daripada ―alat bantu ingat‖ (aide memoire). Daftar periksa ini merupakan alat yang sangat bermanfaat dalam perlaksanaan audit antara lain: 1. Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit. 2. Untuk mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah dibuat. 3. Untuk memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang diperlukan. 4. Sebagai alat bantu dalam penyusunan hasil audit yang dilakukan. Sebelum sampai pada daftar periksa, sebaiknya auditor kepala dan tim meninjau (review) dokumen yang akan diaudit. Dokumen tersebut bisa berupa prosedur, formulirformulir yang dimiliki auditee. d. Pemberitahuan kepada auditee Pemberitahuan kepada auditee sebaiknya dilakukan minimal seminggu sebelum pelaksanaan audit. Pemberitahuan kepada auditee bisa dilakukan oleh manajer mutu/MR atau oleh auditor kepala yang telah ditunjuk.
25
2) Pelaksanaan proses audit a. Pertemuan pembukaan Salah satu aspek penting yang menentukan berhasil tidaknya suatu audit ialah pelaksanaan pertemuan pembukaan. Dalam pertemuan pembukaan, auditor kepala akan menjelaskan kepada pihak manajemen organisasi dan auditee tentang maksud, tujuan dan ruang lingkup yang mereka lakukan, menyampaikan jadwal audit, memperkenalkan semua anggota tim audit, klarifikasi halhal yang masih meragukan dalam proses audit dan menyetujui jadwal tentative pertemuan penutup. Pertemuan pembukaan harus dihadiri oleh manajemen puncak, MR, dan seluruh lapisan manajemen yang terkait untuk memberikan gambaran yang jelas kepada semua pihak tentang jalannya audit. b. Pelaksanaan audit Untuk memperoleh bukti kesesuaian dan efektivitas sistem mutu dalam rangka memberikan jaminan mutu, ada tiga teknik yang dapat digunakan, yaitu: 1. Pengamatan pada saat pekerjaan berlangsung. 2. Penilaian kecukupan sumber daya dan fasilitas. 3. Diskusi dan tanya jawab. Pengamatan pada saat pekerjaan berlangsung memberikan bukti: 1. Kesesuaian implementasi prosedur kerja. 2. Pemahamanan prosedur dan sistem mutu. 26
3. Kecukupan sumber daya. 4. Efektivitas sistem dalam mencapai mutu yang telah ditetapkan. Pelaksanaan audit memerlukan teknik-teknik yang tidak dapat diperoleh melalui pendidikan formal dan akan lahir dari pengalaman-pengalaman mengaudit, seseorang auditor tidak dapat dicetak secara mendadak (instant). c. Teknik audit Melaksanakan audit mutu adalah kegiatan seni dan ilmu, seni diperlukan karena auditor tidak boleh memaksakan kehendaknya dalam menemukan ―ketidaksesuaian‖ dari bagian yang diaudit. Caranya adalah dilakukan dengan teknik-teknik audit yang dimiliki yang pada akhirnya dapat menemukan bukti-bukti dari ketidaksesuaian dengan persyaratan-persyaratan dari standar sistem mutu yang digunakan. d. Temuan audit Untuk
mengaudit
organisasi
dengan
menggunakan
ISO
9001:2008 secara efektif, auditor diharuskan untuk memahami cara memantau dan mengukur informasi sedemikian rupa sehingga informasi tersebut, dapat diketahui sejauh mana audit bisa memberikan kontribusi peningkatan berkesinambungan terhadap SMM organisasi. Temuan audit bisa menunjukkan kesesuaian/ketidaksesuaian dengan persyaratan. Temuan audit bisa dibuat dalam bentuk kegiatan kegiatan sesuai rencana audit. 27
Bukti objektif ini diperlukan sebagai bukti penerapan sistem mutu yang ada. e. Diskusi auditor Selesai melakukan audit maka diadakan pertemuan tim untuk membahas temuan-temuan yang diperoleh dan menentukan apakah ada dari hasil pengamatan yang dikategorikan sebagai ketidaksesuaian berdasarkan kriteria yang telah ditentukan pada prosedur audit mutu internal mereka, serta mengategorisasikan ketidaksesuaian untuk menarik kesimpulan sehubungan dengan temuan tersebut. f. Pertemuan penutup Dalam pertemuan penutup sesudah audit dilaksanakan, akan dipaparkan hasil-hasil audit yang diperoleh, baik temuan positif maupun yang berupa ketidaksesuaian selama audit. Pertemuan penutup dihadiri oleh seluruh personel yang sama pada waktu pertemuan pembukaan. 3) Pelaporan hasil audit Laporan audit mutu internal adalah hasil kerja seorang auditor mutu, yang disampaikan kepada auditee untuk ditindaklanjuti. Laporan hasil audit mutu memuat informasi faktual, signifikan dan relevan yang disusun secara sistematis dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami. Laporan hasil audit mutu internal biasanya disajikan dalam format yang telah dirancang terlebih dahulu. 28
4) Tindak lanjut hasil audit a. Memastikan tindak lanjut audit Tindak lanjut audit adalah melaksanakan tindakan koreksi berdasarkan rekomendasi auditor yang disusun dalam laporan audit berdasarkan data hasil pemeriksaan. Atas dasar kesepakatan auditor dan auditee untuk menyelesaikan ketidaksesuaian, auditor akan melakukan verifikasi tindakan koreksi. Verifikasi tindakan koreksi didasarkan bukti objektif perbaikan, untuk memverifikasi apakah tindak koreksi yang dilakukan sudah sesuai dan mampu mencegah terulangnya kembali ketidaksesuaian yang sama, maka auditor kepala melakukan tindak lanjut sesuai jadwal waktu yang telah disepakati dan dituliskan dalam lembar permintaan tindak koreksi/CAR (corrective action request). b. Tahapan dalam proses tindak lanjut 1. Membuat rencana perbaikan Proses ini memerlukan komunikasi internal agar mekanisme audit mutu internal dipahami oleh seluruh personil dan menjadi bagian tugas dan tanggung jawab setiap personil yang ada dalam satu bagian.
29
2. Melaksanakan perbaikan dan pencegahan Tanggung jawab perbaikan dan pencegahan selanjutnya berada pada personil yang telah ditugaskan untuk menyelesaikan permasalahan. Namun akuntanbilitas permasalahan secara keseluruhan tetap ada pada pimpinan unit yang diaudit. 3. Melakukan evaluasi hasil perbaikan dan pencegahan Evaluasi perlu dilakukan oleh pimpinan unit setelah tindak koreksi dan pencegahan dilaksanakan untuk menilai apakah tindakan yang diambil telah efektif dan sesuai dengan dampak permasalahan yang ditemukan. 4. Sistem Manajemen Mutu a. Pengertian 1) Pengertian Sistem Menurut Azhar Susanto sebagai berikut: ―Sistem adalah kumpulan/group dari subsistem/bagian/komponen apapun baik fisik ataupun nonfisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.‖ Dengan definisi di atas dapat bisa menggambarkan sistem dengan menentukan bagian-bagiannya, bagaimana bagian-bagian tersebut berhubungan dan bagaimana ciri-ciri dari tujuan yang harus dicapai. 2) Pengertian Manajemen Pengertian manajemen menurut Robert N. Anthony dan Vijay Govindarajan, yang dikutip oleh F.X Kurniawan Tjakrawala adalah:
30
―Sebuah organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu bersama yaitu dalam sebuah organisasi bisnis tujuannya adalah mencapai tingkatan profit yang memuaskan.‖ (2000; 3) 3) Pengertian Manajemen Mutu Menurut Syahrul dan Muhammad Afdi Nizar (2000:684) adalah: 1. Prosedur
untuk
pemeriksaan
oleh
meningkatkan para
praktisi.
tingkat
optimal
Termasuk
di
kinerja dalamnya
pengawasan terhadap bidang tugas yang tepat, evaluasi kontrol internal dan penggunaan standar pemeriksaan yang diterima secara umum. 2. Kebijakan-kebijakan
dan
teknik
yang
digunakan
untuk
memastikan bahwa beberapa tingkat kinerja telah tercapai. Termasuk di dalamnya control dalam rancangan atau inspeksi. Berdasarkan keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen
mutu
adalah
kegiatan
terkoordisasi
untuk
mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu. Dengan ini setiap kebijakan mutu dan teknik yang benar dapat memastikan bahwa tingkat kinerja dapat dicapai. 4) Pengertian Sistem Manajemen Mutu Suatu sistem manajemen mutu (SMM) merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktik-praktik standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/jasa) terhadap kebutuhan atau
31
persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan atau organisasi. Menurut Vincent Gaspersz adalah: ―Struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur-prosedur, prosesproses, dan sumber-sumber daya untuk penerapan manajemen mutu. Suatu sistem manajemen mutu merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu.‖ (2005:10) 5) Pengertian Mutu Menurut Badan Standarisasi Nasional (BSN) adalah: ―Derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi kebutuhan atau harapan yang dinyatakan biasanya tersirat atau wajib.‖ Berarti dapat diuraikan bahwa istilah mutu dapat dipakai dengan kata sifat seperti buruk, baik atau baik sekali. Sedangkan inheren adalah lawan dari ―diberikan‖, berarti ada pada sesuatu, terutama sebagai karakteristik yang tetap. 5. International Organization for Standardization (ISO) a. Sekilas tentang ISO The International Organization for Standardization (ISO) menurut Iskandar Indranata adalah: ―Suatu federasi badan standar nasional seluruh dunia yang berasal lebih dari 100 negara, satu dari tiap negara. ISO adalah organisasi nonpemerintah yang didirikan pada tahun 1947. ISO mempunyai misi meningkatkan standarisasi dan aktivitas yang terkait di dunia dengan pandangan mempermudah pertukaran internasional dari barang dan jasa, dan untuk mengembangkan kerjasama dalam bidang aktivitas intelektual, sains, teknik dan ekonomi. Hasil pekerjaan ISO dalam persetujuan internasional yang mana dipubikasikan sebagai standar internasional.‖ (2006:6) 32
Manakala berdasarkan SNI 19-9000:2001 adalah: ―The International Organization for Standardization (ISO) adalah federasi dunia badan-badan standar nasional (badan anggota ISO). Pekerjaan penyiapan standar nasional biasanya dilakukan melalui komite teknik ISO. Tiap badan anggota yang berminat dalam suatu subyek, yang komite teknik telah ditetapkan, berhak diwakili pada komite itu. Organisasi internasional, pemerintah dan bukan pemerintah, bersama ISO, juga ikut serta dalam pekerjaan itu. ISO bekerja sama erat dengan Komisi Elektroteknik Internasional (IEC) dalam semua masalah standardisasi elektroteknik.‖ (2001:III)
b. Pengertian 1) Pengertian ISO 9000-2000 Berdasarkan SNI 19-9000:2001 adalah sebagai berikut: ―Menguraikan dasar-dasar sistem manajemen mutu dan merincikan istilah bagi sistem manajemen mutu.‖ (2001:1) 2) Pengertian ISO 9001:2000 Menurut Iskandar Indranata menjelaskan pengertian ISO 9001:2000 bahwa: ―Persyaratan sistem manajemen mutu. Berisi persyaratan standar yang digunakan untuk mengakses kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang sesuai.‖(2006:9) Sedangkan berdasarkan SNI 19-9000:2001 dalam buku Sistem Manajemen Mutu—Dasar-Dasar dan Kosakata menjelaskan bahwa: ―ISO 9001 merinci persyaratan dalam sistem manajemen mutu, bila organisasi perlu menunjukkan kemampuannya dalam menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku serta meningkatkan kepuasan pelanggan.‖ (2001:V) Dari kedua pengertian di atas dapat dijelaskan bahwa ISO 9001:2000 adalah persyaratan sistem manajemen mutu generik dan 33
berlaku bagi organisasi dalam industri atau sektor ekonomi manapun tidak bergantung pada kategori produk yang ditawarkan. Persyaratan produk dapat diperinci oleh pelanggan atau oleh organisasi sebagai antisipasi persyaratan pelanggan, atau oleh regulasi. Persyaratan produk dan dalam beberapa hal proses terkait dapat dituangkan dalam, misalnya, spesifikasi teknik, standar produk, standar proses, kesepakatan dengan kontrak dan persyaratan peraturan. 3) Pengertian ISO 19-9004:2000 Berdasarkan SNI 19-9004:2002 bahwa: ―ISO 9004 memberikan sasaran pada sistem manajemen mutu yang lebih luas untuk dibandingkan dengan ISO 9001, terutama untuk perbaikan berkesinambungan kinerja dan efisiensi menyeluruh organisasi, serta juga keefektifannya. ISO 9004 disarankan sebagai panduan bagi organisasi yang pimpinan puncaknya ingin bergerak melampaui persyaratan ISO 9001, dalam usahanya untuk perbaikan kesinambungan.‖ (2002:VIII) Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa standar ini memberikan panduan dalam mempertimbangkan keefektifan dan efisiensi manajemen mutu, yang berarti potensi perbaikan kinerja sebuah organisasi. Standar ini dapat diaplikasikan pada proses organisasi, sehingga prinsip manajemen mutu yang dipakai sebagai dasar, dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan diseluruh organisasi. Fokus standar ini adalah pencapaian perbaikan terusmenerus, yang diukur melalui kepuasan pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan.
34
4) Pengertian ISO 19011:2002 Berdasarkan SNI 19-19011:2005 bahwa: ―Standar ini memberikan panduan untuk pengelolaan program audit, pelaksanaan audit internal atau eksternal terhadap sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan, serta kompetensi dan evaluasi auditor.‖ (2005:III) Dari pengertian di atas dapat dijelaskan bahwa standar ini memberikan panduan tentang prinsip audit, pengolahan program audit, pelaksanaan audit sistem manajemen mutu dan/atau audit sistem manajemen lingkungan, serta panduan tentang kompentensi auditor sistem manajemen mutu dan/atau sistem manajemen lingkungan. Standar ini dapat diterapkan oleh semua organisasi yang memerlukan pelaksanaan audit internal atau eksternal terhadap sistem manajemen mutu, atau mengelola program audit. Penerapan standar ini pada prinsipnya dapat digunakan untuk jenis audit lainnya namun pertimbangan khusus perlu diberikan untuk mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan oleh anggota tim audit. 5) Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Manfaat dari penerapan ISO 9001:2008 telah diperoleh banyak organisasi. Beberapa manfaat yang dapat dicatat menurut Vincent Gaspersz adalah: 1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang terorganisasi dan sistematik. 2. Perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001:2000 diijinkan untuk
mengiklankan
pada
media
massa
bahwa
sistem 35
manajemen
mutu
dari
perusahaan
telah
diakui
secara
internasional. 3. Audit
sistem
manajemen
mutu
dari
perusahaan
telah
memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dilakukan secara periodik oleh registrari dari lembaga registrasi. 4. Perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 secara otomatis terdaftar pada lembaga registrasi. 5. Meningkatkan mutu dan produktivitas dari manajemen melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik. 6. Meningkatkan kesadaran mutu dalam perusahaan. 7. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi. 8. Terjadi perubahan positif dalam hal dan kultur mutu dari organisasi. c. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Menurut Vincent Gaspersz (2005:26) terdapat beberapa persyaratan sistem manajemen mutu yaitu: 1. Sistem manajemen mutu Persyaratan dokumentasi 2. Tanggung jawab manajemen a. Komitmen manajemen b. Fokus pelanggan c. Kebijakan mutu 36
d. Perencanaan e. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi f. Peninjauan ulang manajemen 3. Manajemen sumber daya a. Penyediaan sumber daya b. Sumber daya manusia c. Infrastruktur d. Lingkungan kerja 4. Realisasi Produk a. Perencanaan realisasi produk b. Proses yang terkait dengan pelanggan c. Desain dan pengembangan d. Ketentuan produksi dan pelayanan e. Pengendalian peralatan pengukuran dan pemantauan 5. Pengukuran, analisis dan peningkatan a. Umum b. Pengukuran dan pemantauan c. Pengendalian produk nonkonformans d. Analisis data e. Peningkatan.
37
Gambar 2.1 Model Proses Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
Sumber: Standar ISO 9001:2008 Penjelasan dari beberapa persyaratan sistem manajemen mutu adalah sebagai berikut: 1. Sistem manajemen mutu Persyaratan dokumentasi Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup: 1) Pernyataan tertulis tentang kebijakan mutu dan tujuan mutu. 2) Manual (buku panduan) mutu. Manual mutu merupakan dokumen yang menspesifikasikan sistem manajemen mutu dari suatu organisasi. 3) Spesifikasi di sini didefinisikan sebagai dokumen yang menyatakan persyaratan-persyaratan. 4) Prosedur-prosedur tertulis yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2008. Beberapa prosedur tertulis standar yang dibutuhkan oleh ISO 9001:2008 adalah pengendalian dokumen, pengendalian 38
catatan mutu, audit internal, pengendalian produk nonkonformans, tindakan korektif, dan tindakan preventif. 5) Dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh organisasi agar menjamin efektivitas perencanaan, operasional dan pengendalian proses-proses, termasuk proses-proses di luar organisasi (outsource), apabila proses itu mempengaruhi mutu produk sesuai persyaratan yang ditetapkan. 6) Catatan-catatan yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2008. Catatan didefinisikan sebagai dokumen yang menyatakan hasil-hasil yang dicapai atau memberikan bukti dari aktivitas yang dilakukan. 2. Tanggung jawab manajemen a. Komitmen manajemen Menekankan
pada
komitmen
manajemen
puncak
(top
management commitment). Manajemen komitmen harus memberikan komitmen menuju pengembangan dan peningkatan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 melalui hal-hal berikut: 1) Memiliki kesadaran yang cukup terhadap persyaratan-persyaratan dan peraturan-peraturan yang ada serta diterapkan pada lingkup organisasi dari produk yang ditawarkan. 2) Memulai
atau
mengajukan
tindakan/ukuran-ukuran
serta
mengkomunikasikannya ke seluruh organisasi tentang pentingnya memenuhi kebutuhan pelanggan.
39
3) Menerapkan kebijakan mutu (quality policy) dan tujuan mutu (quality objectives). 4) Meninjau ulang persyaratan-persyaratan sumber daya, memiliki ukuran-ukuran dan data serta pada saat yang sama menyediakan sumber-sumber daya guna mencapai tujuan-tujuan mutu. 5) Memberikan bukti bahwa telah menerapkan prinsip-prinsip manajemen mutu. Prinsip-prinsip manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2008 yang perlu diperhatikan, akan dibahas kemudian. 6) Melakukan peninjauan-ulang manajemen (management review) pada sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. b. Fokus Pelanggan Memaksa (menguatkan) keterlibatan manajemen puncak dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan. Manajemen puncak harus menjamin bahwa kebutuhan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan peningkatan
kepuasan
pelanggan.
Manajemen
organisasi
harus
memiliki metodologi yang menjamin bahwa kebutuhan-kebutuhan dan ekspektasi pelanggan telah ditetapkan melalui sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan dikonversikan ke dalam persyaratan-persyaratan serta sesuai dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan. c. Kebijakan mutu Manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut agar memenuhi persyaratan dalam kebijakan mutu adalah: 1) Memiliki kebijakan mutu dari organisasi. 40
2) Kebijakan mutu itu ditandatangani oleh manajemen puncak. 3) Kebijakan mutu itu sesuai dengan tujuan dari organisasi. 4) Kebijakan mutu itu mencakup pernyataan komitmen untuk memenuhi
persyaratan-persyaratan,
kepuasan
pelanggan
dan
peningkatan terus menerus. 5) Kebijakan mutu itu dikomunikasikan dan dipahami pada tingkat yang tepat dalam organisasi melalui ukuran-ukuran yang sesuai. 6) Menetapkan mekanisme untuk meninjau-ulang kesesuaian kebijakan mutu. 7) Mengendalikan kebijakan mutu. d. Perencanaan 1) Manajemen organisasi harus menetapkan tujuan-tujuan mutu, pada fungsi dan tingkat yang relevan di dalam organisasi yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Tujuan-tujuan mutu harus dapat diukur dan konsisten dengan kebijakan mutu untuk peningkatan terus menerus. 2) Perencanaan sistem manajemen mutu untuk kejelasan dan menjamin bahwa manajemen perubahan telah dimasukkan dalam perencanaan. Manajemen puncak harus menjamin bahwa perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan agar memenuhi persyaratan yang diberikan yaitu tujuan-tujuan mutu dan integritas dari sistem manajemen
mutu
ISO
9001:2000
tetap
terpelihara
apabila
41
perubahan-perubahan pada sistem manajemen mutu itu direncanakan dan dilaksanakan. e. Tanggung jawab, wewenang, dan komunikasi Tanggung jawab dan wewenang bahwa manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut: 1) Mengidentifikasikan fungsi-fungsi dan hubungan keterkaitannya guna memudahkan pencapaian efektivitas sistem manajemen mutu. 2) Mendefinisikan komposisi dari manajemen organisasi. 3) Membuat
struktur organisasi
yang secara
tegas
dan jelas
mengidentifikasi berbagai hubungan keterkaitan fungsional. 4) Mendefinisikan
tanggung
jawab
dan
wewenang
serta
mengomunikasikan kepada mereka yang terlibat dalam operasional dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Komunikasi internal menyatakan bahwa manajemen puncak harus menjamin bahwa proses komunikasi yang tepat ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi itu berkaitan dengan upaya-upaya pencapaian efektivitas dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. f. Peninjauan-ulang manajemen Manajemen puncak harus meninjau-ulang sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 serta menetapkan dan merencanakan periode waktu peninjauan-ulang
manajemen
agar
menjamin
keberlangsungan
kesesuaian, kelengkapan, dan efektivitas dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. 42
3. Manajemen sumber daya a. Penyediaan sumber daya Suatu organisasi harus menetapkan dan memberikan sumber-sumber daya
yang
diperlukan
secara
tepat
untuk
menerapkan
dan
mempertahankan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 serta meningkatkan efektivitas terus-menerus, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. b. Sumber daya manusia Menyatakan
bahwa
personel
yang
bertanggung
jawab
dalam
melaksanakan tugas harus didefinisikan dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 serta memiliki kompentensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman. c. Infrakstruktur Manajemen
organisasi
harus
menetapkan,
menyediakan,
dan
memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastruktur mencakup adalah: 1) Bangunan, ruang kerja dan fasilitas yang sesuai. 2) Peralatan proses (perangkat keras dan perangkat lunak). 3) Pelayanan pendukung (transportasi dan komunikasi). d. Lingkungan kerja Menyatakan bahwa organisasi harus mendefinisikan lingkungan kerja yang sesuai serta menetapkan dan mengelola lingkungan kerja itu untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. 43
4. Realisasi produk a. Perencanaan realisasi produk Manajemen harus memerhatikan beberapa aspek berikut: 1) Menetapkan hal-hal berikut secara tepat dalam perencanaan proses untuk realisasi produk. 2) Merencanakan agar realisasi produk konsisten dengan persyaratanpersyaratan lain dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, serta telah didokumentasikan dalam bentuk yang sesuai dengan metodemetode operasional yang digunakan oleh organisasi. b. Proses yang terkait dengan pelanggan Identifikasi persyaratan yang terkait dengan produk adalah: 1) Persyaratan-persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, tetapi dianggap perlu untuk dispesifikasikan atau diterapkan dalam penggunaan. 2) Persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang terkait dengan produk. 3) Persyaratan pertambahan lain yang ditentukan oleh organisasi. Peninjauan-ulang persyaratan yang terkait dengan pelanggan adalah: 1) Meninjau ulang persyaratan-persyaratan dari pelanggan dan persyaratan
lain
yang
ditentukan
oleh
organisasi
sebelum
memberikan komitmen untuk menawarkan produk. 2) Menetapkan tahap-tahap peninjauan-ulang.
44
3) Menjamin bahwa proses peninjauan-ulang terhadap perubahan persyaratan-persyaratan produk telah dilakukan dan disadari oleh personel yang relevan dalam organisasi. 4) Mencatat dan mendokumentasikan hasil-hasil peninjauan-ulang dan tindak lanjut yang berkaitan. c. Desain dan pengembangan Manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut: 1) Perencanaan desain dan pengembangan. 2) Input desain dan pengembangan output desain dan pengembangan. 3) Peninjauan-ulang desain dan pengembangan. 4) Verifikasi desaian dan pengembangan. 5) Validasi desain dan pengembangan. 6) Pengendalian perubahan desain dan pengembangan. d. Ketentuan produksi dan pelayanan Ketentuan produksi dan pelayan mencakup: 1) Ketentuan pengendalian produksi dan pelayanan. 2) Validasi dari proses untuk pengoperasian produksi dan pelayanan. 3) Identifikasi dan kemampuan-telusur (traceability). 4) Hak milik pelanggan. 5) Penjagaan atau pemeliharaan produk. 6) Pengendalian peralatan pengukuran dan pemantauan.
45
Organisasi harus melakukan hal-hal berikut: 1) Menidentifikasikan pengukuran-pengukuran yang dibuat beserta peralatan-peralatan pengukuran dan pemantauan yang diperlukan untuk menjamin kesesuaian produk terhadap persyaratan yang dispesifikasikan. 2) Menggunakan dan mengendalikan peralatan pengukuran dan pemantauan, agar menjamin bahwa kapabilitas pengukuran konsisten dengan persyaratan pengukuran. 3) Melakukan validasi terhadap perangkat lunak (softwares) yang digunakan untuk pengukuran dan pemantauan terhadap persyaratan yang dispesifikasikan. 5. Pengukuran, analisis dan peningkatan a. Umum Organisasi harus menetapkan rencana-rencana dan menerapkan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar menjamin kesesuaian dari produk, menjamin kesesuaian dari sistem manajemen mutu, dan meningkatkan terusmenerus efektivitas dari sistem manajemen mutu. b. Pengukuran dan pemantauan Organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut: 1) Menetapkan tahap-tahap yang tepat untuk mengukur dan memantau karakteristik produk.
46
2) Memiliki bukti-bukti yang mengonfirmasikan bahwa karakteristik produk memenuhi persyaratan untuk produk itu. 3) Memiliki bukti-bukti kesesuaian dengan kriteria penerimaan yang didokumentasikan. 4) Menjamin bahwa catatan-catatan pengukuran dan pemantauan menunjukan kewenangan personel yang bertanggungjawab untuk mengeluarkan atau meluluskan produk. 5) Menjamin bahwa produk akan diserahkan kepada pelanggan, apabila semua aktivitas yang dispesifikasikan telah diselesaikan secara memuaskan kecuali hal-hal lain yang disetujui oleh pelanggan. c. Pengendalian produk nonkonformans Organisasi harus memperhatikan aspek-aspek berikut: 1) Menetapkan prosedur tertulis yang mendefinisikan proses-proses yang
dilibatkan
dalam
pengendalian
nonkonformans
(ketidaksesuaian). 2) Menjamin bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan, diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah dari penggunaan yang tidak diinginkan atau penyerahan. 3) Produk nonkonformans yang diperbaiki ulang, maka hasil perbaikan ulang itu diverifikasi kembali agar menjamin kesesuaian. 4) Menjamin bahwa tindakan yang tepat dilakukan, berkaitan dengan konsekuensi dari ketidaksesuaian itu, apabila produk nonkonformans
47
itu tidak diketahui setelah penyerahan atau setelah dimulainya penggunaan produk itu oleh pihak-pihak yang berkepentingan. 5) Apabila
diperlukan,
melaporkan
untuk
memperoleh
konsesi
(kelonggaran-kelonggaran) kepada pelanggan, pengguna akhir, lembaga hukum atau lembaga lainnya berkaitan dengan perbaikan yang diajukan dari produk yang tidak sesuai itu. d. Analisis data Sebagai penambahan terhadap persyaratan teknik-teknik statistika dalam ISO 9001:1994, maka dalam ISO 9001:2000, memfokuskan perhatian pada analisis data yang tepat sebagai satu alat untuk menentukan di mana peningkatan terus-menerus dari sistem manajemen mutu dapat dilakukan. Organisasi harus menganalisis data untuk memberikan informasi tentang: 1) Kepuasan pelanggan. 2) Kesesuaian terhadap persyaratan produk. 3) Karakteristik dan kecenderungan dari proses-proses dan produk, termasuk kesempatan untuk tindakan preventif. 4) Pemasok-pemasok. e. Peningkatan Peningkatan mencakup hal-hal berikut: 1) Peningkatan terus-menerus. 2) Tindakan korektif. 3) Tindakan preventif. 48
d. Prinsip-Prinsip Manajemen Mutu Berdasarkan ISO 9001:2008 Menurut
Vincent
Gaspersz
adalah
untuk
memimpin
dan
mengoperasikan sebuah organisasi dengan berhasil, perlu untuk mengarahkan dan mengendalikannya dengan sistematis dan transparan. Keberhasilan dapat tercapai dari implementasi dan pemeliharaan 9001:2008 adalah: 1. Fokus kepada pelanggan 2. Kepimpinan 3. Keterlibatan orang 4. Pendekatan Proses 5. Pendekatan sistem manajemen mutu 6. Peningkatan terus-menerus 7. Pendekatan pada pengambilan fakta 8. Hubungan pemasok saling menguntungkan. Penjelasan dari delapan (8) prinsip tersebut adalah: 1. Fokus Pelanggan Organisasi tergantung pada pelanggan mereka. Karena itu, manajemen organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan dan giat berusaha melebihi ekspektasi pelanggan. 2. Kepimpinan Pemimpin organisasi menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan
49
internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. 3. Keterlibatan orang Orang pada semua tingkat merupakan faktor yang sangat penting dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh akan memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk manfaat organisasi. 4. Pendekatan proses Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Suatu proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang, material, metode, mesin dan peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output
terukur
melalui
sejumlah
langkah
sekuensial
yang
terorganisasi. 5. Pendekatan sistem manajemen mutu Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan, dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem, akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. 6. Peningkatan terus-menerus Peningkatan
terus-menerus
dari
kinerja
organisasi
secara
keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi. Peningkatan 50
terus-menerus didefinisikan sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya terus-menerus menigkatkan efektivitas dan/atau efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu. Peningkatan
terus-menerus
membutuhkan
langkah-langkah
konsolidasi yang progresif, menanggapi perkembangan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan, dan akan menjamin suatu evolusi dinamik dari sistem manajemen mutu. 7. Pendekatan pada pengambilan fakta Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan pada analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Keputusan manajemen organisasi, seyogianya ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi sistem manajemen mutu. 8. Hubungan pemasok saling menguntungkan Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung, dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah. e. Perubahan–Perubahan pada SMM ISO 9000:2008 Secara umum, penekanan versi 2008 adalah pada kepatuhannya terhadap perundang-undangan yang berlaku, seperti juga pada persyaratan pelanggan dan produk dalam rangka kesesuaiannya dengan sistem yang lain, seperti environment management system (EMS ISO 51
14000) dan ocupational health and safety management (OHSAS 18000). Berikut ini adalah ringkasan perubahan-perubahannya: a. Klausul 4.1: kata mengidentifikasikan (identify) pada butir (a) diganti dengan menetapkan (determine). Catatan 2 ditambahkan guna merefleksikan kenyataan bahwa proses luar (outsourced) dapat dikaitkan juga ke pasal 7.4. Catatan 3 menguraikan jenis-jenis pengendalian yang dapat diterapkan pada proses luar tersebut. b. Klausul 4.2.1: Butir (e) mengenai rekaman (records) dihilangkan dan digabungkan ke butir (c). Tambahan pada catatan 1 mengklarifikasikan bahwa satu dokumen tunggal dapat berisi lebih dari satu prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan atau sebaliknya, satu prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan dapat dapat didokumentasikan lebih dari satu dokumen. c. Klausul 4.2.3: Klarifikasi pada butir (f) bahwa dokumen eksternal ditetapkan oleh perusahaan terkait dengan keperluan perencanaan dan pelaksanaan SMM. d. Klausul 4.2.4: Redaksional dibuat lebih ringkas, namun persyaratan tetap, tidak berubah. e. Klausul 5.5.2: Klarifikasi bahwa wakil manajemen diambil dari anggota manajemen perusahaan.
52
f. Klausul 6.2.1: Penekanan pada kalimat, ―… yang mempengaruhi mutu produk …‖ menjadi, ―… yang mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk …‖. g. Klausul 6.2.2: Penekanan pada butir (b) bahwa pelatihan adalah dalam rangka peningkatan kompetensi personil. Penekanan pada butir
(c)
bahwa
ketimbang
evaluasi
keefektifan
pelatihan,
perusahaan hendaknya memastikan kompetensi yang diperlukan terpenuhi. h. Klausul 6.3: Penambahan sistem informasi pada butir (c). i. Klausul 6.4: Catatan ditambahkan guna menjelaskan istilah lingkungan kerja. j. Klausul 7.1: Penambahan pengukuran (measurement) pada butir (c). k. Klausul 7.2.1: Penekanan pada kalimat, ― … dan kegiatan pasca penyerahan,‖ menjadi, ―… dan untuk kegiatan pasca penyerahan,‖ pada butir (a). Perubahan kata berkaitan (related) menjadi diterapkan (applicable) pada butir (c). Perubahan kata ditetapkan (determined) menjadi dipertimbangkan keperluannya (considered necessary) pada butir (d). Catatan ditambahkan guna menjelaskan apa yang dimaksud dengan kegiatan pasca penyerahan itu. l. Klausul 7.3.1: Catatan ditambahkan untuk menjelaskan bahwa tinjauan, verifikasi dan validasi desain adalah kegiatan yang terpisah, namun dapat dilakukan sendiri-sendiri ataupun bersamaan.
53
m. Klausul 7.3.3: Kalimat, ― … harus disajikan dalam bentuk … ( … shall be provided in a form …)‖ menjadi, ― … harus dalam bentuk …( … shall be in a form …)‖. Catatan ditambahkan guna memasukan informasi rinci mengenai preservasi produk harus dimasukkan dalam informasi penyediaan jasa dan proses produksi. n. Klausul 7.5.3: Penekanan bahwa identifikasi status produk hendaknya diseluruh proses realisasi produk. o. Klausul 7.5.4: Penekanan bahwa perusahaan harus melaporkan kepada pelanggan atas ketidaksesuain milik pelanggan yang diketemukan. Data personal ditambahkan pada catatan yang menjelaskan mengenai definisi milik pelanggan. p. Klausul 7.5.5: Penekanan pada pemeliharaan kesesuaian terhadap persyaratan selama proses internal dan penyerahan. q. Klausul 7.6: Kata peralatan (devices) diganti dengan perangkat (equipment). Acuan ke 7.2.1 ditiadakan. Penekanan pada butir (c) bahwa perangkat pemantauan dan pengukuran harus memiliki identitas. Perubahan pada catatan, bahwa referensi ISO 10012-1 dan ISO 10012-2 dihilangkan dan diganti dengan penjelasan mengenai verifikasi dan manajemen konfigurasi perangkat lunak f. Hubungan Audit Mutu Internal Dalam Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Menurut Vocational Education Development Center Malang yang dikutip dari ISO 9001:2008 adalah: 54
―Audit mutu internal merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh Lembaga Pendidikan untuk meninjau kesesuaian dan efektivitas penerapan SMM. Direksi hendaknya memastikan penetapan proses audit internal yang efektif dan efisien untuk mengakses kekuatan dan kelemahan SMM. Proses Audit Mutu Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri dari proses atau kegiatan manapun yang ditunjuk dalam SMM. Proses Audit Mutu Internal dengan menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan yang ada telah dipenuhi, karena Audit Mutu Internal menilai keefektifan dan efisiensi perusahaan.‖ Dari keterangan diatas dapat dijelaskan bahwa audit mutu internal merupakan sarana yang sangat penting dan efektif untuk melihat sejauh mana perusahaan dapat menerapkan serta mengimplementasikan SMM. Oleh karena itu audit harus direncanakan dalam kurun waktu yang ditetapkan. Dengan pelaksanaan yang terencana dan teratur, lembaga pendidikan akan dapat melakukan perbaikan berkelanjutan. Kegiatan audit harus dilakukan oleh personil yang tidak berasal dari bagian yang diaudit, maksudnya yaitu untuk mendapatkan bukti-bukti secara objektif. Audit mutu internal dilakukan secara objektif, sistematis, dan terdokumentasi. B.
Penelitian Sebelumnya Penelitian ini merupakan pengembangan dari penelitian–penelitian sebelumnya, yang peneliti jadikan landasan dasar pengujian hipotesis dalam 55
penelitian ini diantaranya penelitian yang telah dilakukan oleh dengan judul : ―Peran Audit Internal Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Menunjang Impelementasi Manajemen Mutu Pada Perusahaan Jasa Telekomunikasi‖ menyimpulkan bahwa pelaksanaan aktivitas audit internal manajemen mutu telah memadai karena telah mendukung tujuan dari audit internal dan telah memenuhi keeenam unsur/elemen dari audit internal dan audit internal dalam menunjang implementasi sistem manajemen mutu. Penelitian sebelumnya juga dilakukan oleh Artha L. Tambunan pada tahun 2009 dalam skripsinya yang berjudul ―Peranan Audit Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT. Socfin Indonesia Medan.‖ Penelitian ini menyimpulkan bahwa internal audit pada PT. Socfin berfungsi secara efektif, internal audit melakukan pemeriksaan secara rutin selama satu periode tahun buku, kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu dengan standar internasional Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang berlaku telah sangat sesuai, dan peranan audit internal sangat bermanfaat dalam memelihara sistem manajemen mutu. Penelitian sebelumnya juga dilakukan oleh Arif Suryono pada tahun 2011 melalui skripsinya yang berjudul ―Audit Internal Dalam Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di SMK Muhammadiyah 1 Wonosobo.‖ Penelitian ini menyimpulkan bahwa (1) Audit internal tanggal 7 Mei 2011 di SMK Muhammadiyah 1 Wonosobo belum optimal dalam menentukan semua unsur standar yang harus diaudit dari auditor yang ditunjuk masih diperlukan peningkatan kualitas pemahaman dalam penerapan 56
SMM ISO 9001:2008 di SMK dan khususnya bagaimana menetapkan semua unsur standar diaudit oleh auditor yang ditunjuk terlihat di SMK Muhammadiyah 1 Wonosobo dalam menentukan unsur yang diaudit sudah berusaha akan tetapi belum menyentuh semua unsur standar dalam Sistem Manajemen Mutu, (2) Auditor yang ditunjuk telah mengikuti pelatihan pemahaman SMM ISO 9001:2008 dan sistem pendokumentasiannya, namun belum seluruh personil memahami dengan baik tentang SMM ISO 9001:2008 dan sistem pendokumentasiannya, personil sebagai auditor diambil dari mereka yang sudah memiliki sertifikat pelatihan audit internal, namun meskipun pelatihan audit internal sudah dilaksanakan dan sertifikat telah dimiliki oleh para auditor tidak semua memiliki kedalaman pemahaman yang cukup sebagai auditor sehingga kedalaman dan kedangkalan pemahaman tentang pelaksanaan audit internal ini berdampak dalam kemampuan mengaudit seperti yang terjadi di SMK Muhammadiyah 1 Wonosobo, (3) WMM menetapkan waktu yang disetujui bersama auditee lebih banyak dari sisi non formal perorangan tidak secara formal karena tidak ditemukan dokumen dokumen tentang penetapan waktu bersama auditee, dan (4) KTS yang ditemukan selama audit internal maka audit tindak lanjut dilaksanakan oleh para auditor untuk memeriksa dan memastikan tindakan perbaikan / tindakan koreksi telah dilakukan oleh ketua unit kerja sebagai auditee yang ditemukan KTS tersebut karena hanya pada unit kerja yang ditemukan KTS tersebut perlu dipastikan apakah KTS yang ditemukan sudah dilakukan tindakan perbaikan / tindakan koreksi yang dilakukan oleh ketua unit kerja. 57
WMM membuat Log status audit internal dengan menggunakan form dan diidentifikasi F/822/WMM/3 tentang Log Status Audit.
Tabel 2.1 Ringkasan Variabel Penelitian dan Definisi Operasional Peneliti Tahun Judul Variabel Hasil Penelitian Penelitian Tulus 2005 Peran Audit 1. Pelaksanaan Pahala Internal Sebagai aktivitas audit Simatupang Alat Bantu internal Manajemen manajemen Dalam mutu telah Menunjang memadai. Impelementasi 2. Audit internal Manajemen dalam Mutu Pada menunjang Perusahaan Jasa implementasi Telekomunikasi. sistem manajemen mutu. Artha L. 2009 Peranan Audit 1. Internal audit pada PT. Socfin Tambunan Internal Dalam berfungsi secara efektif Memelihara 2. Internal audit melakukan Sistem pemeriksaan secara rutin Manajemen selama satu periode tahun Mutu Pada PT. buku 3. Kesesuaian Socfin penerapan sistem Indonesia manajemen mutu dengan Medan. standar internasional Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang berlaku telah 58
Peneliti
Arif Suryono
Tahun Penelitian
2011
Variabel
Hasil Penelitian
Judul
Audit
Internal
Dalam Penerapan Sistem Manajemen Mutu
ISO
9001:2008
di
SMK Muhammadiyah 1 Wonosobo.
sangat sesuai 4. Peranan audit internal sangat bermanfaat dalam memelihara sistem manajemen mutu. 1. Audit internal tanggal 7 Mei 2011 di SMK Muhammadiyah 1 Wonosobo belum optimal dan SMK Muhammadiyah 1 Wonosobo dalam menentukan unsur yang diaudit sudah berusaha akan tetapi belum menyentuh semua unsur standar dalam Sistem Manajemen Mutu. 2. Auditor yang ditunjuk telah mengikuti pelatihan pemahaman SMM ISO 9001:2008 dan sistem pendokumentasi an, namun belum seluruh personil memahaminya dengan baik. 59
Peneliti
Tahun Penelitian
Judul
Variabel
Hasil Penelitian 3. WMM menetapkan waktu yang disetujui bersama auditee lebih banyak dari sisi non formal perorangan tidak secara formal karena tidak ditemukan dokumen dokumen tentang penetapan waktu bersama auditee. KTS yang ditemukan selama audit internal maka audit tindak lanjut dilaksanakan oleh para auditor untukmemeriksa dan memastikan tindakan perbaikan / tindakan koreksi telah dilakukan oleh ketua unit kerja sebagai auditee yang ditemukan KTS tersebut karena hanya pada unit kerja yang ditemukan. 5.WMM membuat Log status audit internal 60
C.
Kerangka Pemikiran Teoritis Berdasarkan uraian di atas, maka peneliti menuangkan kerangka pemikirannya dalam bentuk skema kerangka pemikiran sebagai berikut: Gambar 2.2 Skema Kerangka Pemikiran Teoritis
Audit Internal
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 (0
Program Audit
Persyaratan (0
Perencanaan dan Persiapan Audit
Tanggung Jawab Manajemen
(0
(0 Manajemen Sumber Daya
Pelaksanaan Audit
(0
(0
Realisasi Produk
Pelaporan Hasil Audit
(0
(0
Pengukuran, Analisa, dan Perbaikan
Tindak Lanjut Hasil Audit (0
(0 Continual Improvement (0
61
BAB III METODE PENELITIAN
A. Ruang Lingkup Penelitian Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode penelitian deskriptif. Metode deskriptif adalah suatu metode dengan mengumpulkan data, diinpretasikan, disusun, dan dianalisis sehingga memberikan keterangan bagi penyelesaian masalah yang dihadapi. Penelitian ini akan dilakukan selama tanggal 11 – 18 Maret 2013. Lokasi penelitian sendiri akan dilakukan PT. Bhanda Ghara Reksa Kantor Pusat yang berlokasi di Jalan Kalibesar Timur No. 5-7, Kota, Jakarta Barat. B. Metode Penelitian 1. Paradigma Penelitian Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif dengan pendekatan fenomenologi dan studi kasus. Jenis penelitian ini merupakan penelitian kualitatif. Metodologi kualitatif adalah prosedur penelitian yang menghasilkan deskriptif kualitatif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati (Bogdan dan Taylor dalam Prastowo, 2011:22). 2. Sumber Data dan Teknik Pengumpulan Data a. Sumber Data Sumber data yang digunakan untuk penelitian ini adalah data primer, yakni data yang diperoleh langsung dari informan yang 62
bersangkutan. Menurut Hasan (2002:82), data primer adalah data yang diperoleh atau dikumpulkan langsung di lapangan oleh orang yang melakukan penelitian atau bersangkutan yang memerlukannya. Menurut Sugiyono (2005:62), data primer adalah sumber langsung yang memberikan data pada pengumpul data. Sedangkan menurut Ruslan (2003:29), data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian perorangan, kelompok dan organisasi. Sumber data utama dalam penelitian kualitatif ialah kata-kata dan tindakan, selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain (Lofland dalam Moleong, 2009:157). Kata-kata dan tindakan orangorang yang diamati atau diwawancarai merupakan sumber data utama yang kemudian sumber data utama akan dicatat ke dalam catatan-catatan tertulis melalui media-media pendukung (Moleong, 2009:157). Selain data primer, data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder. Data sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara tidak langsung
melalui media perantara
(diperoleh dan dicatat oleh pihak lain). Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan atau laporan historis yang telah tersusun dalam arsip (data dokumenter) yang dipublikasikan dan tidak dipublikasikan (Indriantoro dan Supomo, 1999:147). Data sekunder yang diperoleh penulis, antara lain: 1. Laporan Audit Mutu Internal 2. Prosedur kerja terkait sistem manajemen mutu 63
b. Teknik Pengumpulan Data Setelah penentuan sumber data dilakukan, maka selanjutnya dilakukan teknik pengumpulan data. Pengumpulan data adalah pencatatan peristiwa-peristiwa atau hal-hal atau keterangan-keterangan, atau karakteristik-karakteristik sebagian atau seluruh elemen populasi yang akan menunjang atau mendukung penelitian (Hasan, 2002: 83). Dalam penelitian ini teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Wawancara Menurut Charles Stewart dan W.B. Cash, wawancara adalah sebuah proses komunikasi berpasangan dengan suatu tujuan yang serius dan telah ditetapkan sebelumnya yang dirancang untuk bertukar perilaku dan melibatkan tanya jawab. Wawancara yang diterapkan peneliti dalam penelitian ini adalah wawancara tidak terstruktur karena peneliti ingin mengetahui secara luas mengenai peran audit internal dalam sistem manajemen mutu apakah audit telah memiliki peran dalam pelaksanaaan sistem manajemen mutu di PT. Bhanda Ghara Reksa. Wawancara dilakukan dengan Pak Agus Supangat selaku Manager Mutu PT. Bhanda Ghara Reksa. Wawancara tak terstruktur dilakukan pada keadaan jika pewawancara berhubungan langsung dengan orang penting dan berhubungan langsung dengan responden (Moleong, 2009:191). 2. Studi Literatur 64
Peneliti melakukan penelitian dengan cara mengumpulkan dan mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan audit internal dan sistem manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2008. 3. Instrumen Penelitian Dalam penelitian kualitatif, menurut Nasution dalam Prastowo (2011:43), peneliti adalah key instrument atau alat peneliti utama. Dalam penelitian kualitatif ini yang menjadi instrumen utama penelitian adalah peneliti itu sendiri, karena pada awalnya fokus permasalahan dalam penelitian kualitatif belum jelas dan pasti. Peneliti dalam penelitian kualitatif harus memahami bagaimana metode penelitian kualitatif, menguasai wawasan pada bidang yang diteliti, serta siap untuk memasuki obyek penelitian dan harus memiliki kesiapan baik secara logistik maupun akademiknya. Peneliti sebagai instrumen utama dalam penelitian akan menjadi pihak yang terjun langsung ke lapangan serta harus berinteraksi dengan orang-orang yang berkaitan langsung dengan tujuan dari penelitian ini, dan pengumpulan data di lapangan dilakukan dengan menggunakan catatan lapangan berupa catatan tertulis juga alat perekam atau tape recorder. Dari sumber-sumber data terkait yang telah diuraikan pada sumber data penelitian, diharapkan dapat memperoleh informasi mengenai peran audit internal dalam sistem manajemen mutu perusahaan. Data-data yang diperoleh dari sumber data terkait, selanjutnya akan dilakukan pencatatan 65
ke dalam catatan lapangan melalui media-media pendukung seperti tape recorder dan sebagainya. 4. Teknik Analisis Data Analisis data dalam metode penelitian kualitatif dilakukan secara terus menerus dari awal hingga akhir penelitian; dengan induktif; dan mencari pola, model, tema, serta teori (Prastowo, 2011:45). Analisis data kualitatif adalah upaya yang dilakukan dengan jalan bekerja dengan data, mengorganisasikan data, memilah-milahnya menjadi satuan yang dapat dikelola, mensintesiskannya, mencari, dan memenukan pola, menemukan apa yang penting dan apa yang dipelajari, dan memutuskan apa yang dapat diceritakan kepada orang lain (Bogdan & Biklen dalam Moleong (2009:248)). Adapun aktivitas dalam analisis data yang peneliti lakukan adalah sebagai berikut: a. Data reduction Data yang diperoleh dari lapangan jumlahnya cukup banyak, untuk itu, maka perlu dicatat secara teliti dan rinci. Seperti yang telah dikemukakan, semakin lama peneliti ke lapangan, maka jumlah data akan semakin banyak, kompleks dan rumit. Untuk itu perlu segera dilakukan analisis data melalui reduksi data. Mereduksi data berarti, merangkum, memilih hal-hal yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan 66
mempermudah
peneliti
untuk
melakukan
pengumpulan
data
selanjutnya dan mencarinya bila diperlukan. b. Data display Setelah data direduksi, maka langkah selanjutnya adalah mendisplay data. Jika dalam penelitian kuantitatif penyajian data ini dapat dilakukan dalam bentuk tabel, grafik, phie card, pictogram dan sejenisnya.
Melalui
penyajian
data
tersebut,
maka
data
terorganisasikan, tersusun dalam pola hubungan sehingga akan semakin mudah dipahami. Dalam penelitian kualitatif, penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antarkategori, flowchart dan sejenisnya. Miles dan Huberman menyatakan bahwa yang paling sering digunakan untuk menyajikan data dalam penelitian kualitatif adalah dengan teks yang bersifat naratif, namun Miles dan Huberman juga menyarankan selain melakukan display data dengan teks yang bersifat naratif, dapat juga dengan grafik, matriks, network dan chart. c. Conclution Drawing atau Verification Langkah ketiga dalam analisis kualitatif adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Kesimpulan awal yang dikemukakan masih bersifat sementara dan akan berubah bila tidak ditemukan bukti-bukti yang kuat yang mendukung pada tahap pengumpulan data berikutnya. Akan tetapi apabila kesimpulan yang dikemukakan pada tahap awal didukung oleh bukti-bukti yang valid dan konsisten saat peneliti 67
kembali ke lapangan mengumpulkan data, maka kesimpulan yang dikemukakan merupakan kesimpulan yang kredibel. Dengan demikian kesimpulan dalam kualitatif mungkin dapat menjawab rumusan masalah yang dirumuskan sejak awal, tetapi mungkin juga tidak, karena seperti yang telah dikemukakan bahwa masalah dan rumusan masalah dalam penelitian kualitatif masih bersifat sementara dan akan berkembang setelah penelitian berada di lapangan. 5. Uji Validitas dan Reliabilitas Data Uji keabsahan data dalam penelitian ditekankan pada uji validitas dan reliabilitas. Pada penelitian kualitatif, penekanannya terletak pada validitas interpretasi. Dalam reliabilitas penelitian kualitatif, reliabilitas lebih dilihat dari metode yang digunakan dapat digunakan kembali secara konsisten. Uji keabsahan data dalam penelitian kualitatif meliputi uji: a. Credibility (validitas internal) Cara pengujian kredibilitas data atau kepercayaan terhadap data hasil penelitian kualitatif antara lain dilakukan dengan: 1. Perpanjangan pengamatan Dengan perpanjangan pengamatan ini, peneliti mengecek kembali apakah data yang telah diberikan selama ini merupakan data yang sudah benar atau tidak. Bila data yang diperoleh selama ini setelah dicek kembali pada sumber data asli atau sumber data lain ternyata tidak benar, maka peneliti melakukan pengamatan lagi 68
yang lebih luas dan mendalam sehingga diperoleh data yang pasti kebenarannya. 2. Peningkatan ketekunan dalam penelitian Meningkatkan ketekunan berarti melakukan pengamatan secara lebih cermat dan berkesinambungan. Dengan cara tersebut maka kepastian data dan urutan peristiwa akan dapat direkam secara pasti dan sistematis. 3. Triangulasi “Triangulasi dalam pengujian kredibilitas ini diartikan sebagai pengecekan data dari berbagai sumber dengan berbagai cara, dan berbagai waktu.” (Sugiyono, 2012:273) Dengan demikian terdapat triangulasi sumber, triangulasi teknik pengumpulan data, dan waktu. Sebagaimana uraiannya dibawah ini: a. Triangulasi Sumber Triangulasi sumber untuk menguji kredibilitas data dilakukan dengan cara mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa sumber. b. Triangulasi Teknik Triangulasi teknik untuk menguji kredibilitas data dilakukan dengan cara mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda. c. Triangulasi Waktu 69
Waktu juga sering mempengaruhi kredibilitas data. Untuk itu dalam rangka pengujian kredibilitas data dapat dilakukan dengan cara melakukan wawancara, observasi, atau teknik lain dalam waktu atau situasi yang berbeda. Bila hasil uji menghasilkan data yang berbeda maka dilakukan secara berulang-ulang sehingga sampai ditemukan kepastian datanya. (Sugiyono,2012:274) 4. Menggunakan bahan referensi Bahan
referensi
yang
dimaksud
disini
adalahnya
adanya
pendukung untuk membuktikan data yang telah ditemukan oleh peneliti. Misalnya hasil wawancara didukung dengan adanya rekaman wawancara. (Sugiyono,2012:275) 5. Member check. Member Check adalah proses pengecekan data yang diperoleh peneliti kepada pemberi data. Tujuanya untuk mengetahui sejauh mana data yang diperoleh sesuai dengan apa yang diberikan oleh pemberi data. (Sugiyono,2012:276) b. Transferability (validitas eksternal) Transferability ini merupakan validitas eksternal dalam penelitian kuantitatif, yakni menunjukkan derajad ketepatan atau dapat diterapkannya hasil penelitian ke populasi dimana sampel tersebut diambil. Oleh karena itu, supaya orang lain dapat memahami hasil penelitian kualitatif sehingga memungkinan untuk menerapkannya di 70
tempat lain, maka peneliti dalam membuat laporannya harus memberikan uraian yang rinci, jelas, sistematis, dan dapat dipercaya. c. Dependability (reliabilitas) Dalam penelitian kuantitatif, depenability disebut reliabilitas. Suatu penelitian yang reliabel adalah apabila orang lain dapat mengulangi/mereplikasi proses penelitian tersebut. Dalam penelitian kualitatif, uji depenability dilakukan dengan melakukan audit terhadap keseluruh proses penelitian. Sering terjadi peneliti tidak melakukan proses penelitian ke lapangan, tetapi bisa memberikan data. Peneliti seperti ini perlu diuji dependabilitynya. Kalau proses penelitian tidak dilakukan tetapi datanya ada, maka penelitian tersebut tidak reliabel atau dependable. d. Confirmability (obyektivitas). Pengujian confirmability dalam penelitian kuantitatif disebut dengan uji obyektivitas penelitian. Penelitian dikatakan obyektif bila hasil penelitian telah disepakati banyak orang. Dalam penelitian kualitatif, uji confirmability mirip dengan uji dependability, sehingga pengujiannya
dapat
dilakukan
secara
bersamaan.
Menguji
confirmability berarti menguji hasil penelitian dikaitkan dengan proses yang dilakukan. Bila hasil penelitian merupakan fungsi dari proses penelitian yang dilakukan, maka penelitian tersebut telah memenuhi standar confirmability.
71
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum PT. Bhanda Ghara Reksa 1. Sejarah PT. Bhanda Ghara Reksa PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero) adalah Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dibidang Pergudangan dan Logistik, serta memiliki jaringan cabang tersebar diseluruh provinsi di Indonesia. PT. Bhanda Ghara Reksa didirikan berdasarkan pada Peraturan Pemerintah No.26 tahun 1976, Akte Notaris No.21 tanggal 11 April 1977 dan diumumkan dalam Berita Negara No.102 tambahan 783 tanggal 21-12-1979. Diperbaharui dengan Akte Notaris No.36 tanggal 6 Maret 1998 dan pengesahan Meteri Kehakiman Negara RI No.C2.19204HT.01.04 tanggal 12 Oktober 1998. Komposisi kepemilikan saham PT. Bhanda Ghara Reksa seluruhnya dimiliki 100% oleh Departemen Keuangan RI. Misi perusahaan adalah untuk secara aktif berpartisipasi dalam mendukung pemerintah dalam menerapkan kebijakan terkait, dan membantu praktisi bisnis dan industri terutama dengan menyediakan layanan tertentu seperti sewa ruang dan manajemen, dan pengiriman barang sesuai dengan prinsip-prinsip praktik manajemen bisnis yang sehat berlaku untuk perseroan terbatas. Awalnya, PT. Bhanda Ghara Reksa memulai kegiatan usahanya dengan memainkan perannya sebagai pemegang saham sebuah perusahaan pupuk, PT. Pusri. Pada saat itu, BGR hanya menyediakan gudang penyangga 72
di kota-kota yang terletak dekat pelabuhan dan gudang beberapa di beberapa kabupaten. Dalam melayani para pelanggan, PT. BGR bekerja secara network, dimana PT. BGR mempunyai kantor cabang dan sub cabang di setiap provinsi di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia, antara lain: 1) Cabang Surabaya dengan jaringan kerja sub Cabang : a. Sub Cabang Kupang (Nusa Tenggara Timur) b. Sub Cabang Balik Papan (Kalimantan Timur) c. Sub Cabang Banjarmasin (Kalimantan Selatan) 2) Cabang Semarang dengan jaringan kerja sub Cabang : Sub Cabang Daerah istimewa Jogyakarta 3) Cabang DKI Jakarta dengan jaringan kerja sub Cabang : a. Sub Cabang Pontianak (Kalimantan Barat) b. Sub Cabang Cilegon (Banten) c. Sub Cabang Pancoran (Jakarta Selatan) 4) Cabang Bandung dengan jaringan kerja sub Cabang : Sub Cabang Cikampek 5) Cabang Medan dengan jaringan kerja sub Cabang : a. Sub Cabang Riau di Dumai (Sumatera) b. Sub Cabang Padang (Sumatera Barat) 6) Cabang Palembang . 7) Cabang Lampung. 8) Cabang Makassar dengan jaringan kerja sub Cabang : 73
a. Sub Cabang Palu (Sulawesi Tengah) b. Sub Cabang Papua 9) Cabang Denpasar dengan jaringan kerja sub Cabang : Sub Cabang Mataram (Nusa Tenggara Barat) Dengan bersinerginya (kerjasama) antara cabang dan sub cabang maka PT. BGR dapat melayani pengurusan transportasi barang secara “Door To Door Service” yang efektif dan efisien kepada para pelanggan. 2. Visi dan Misi PT. Bhanda Ghara Reksa Jakarta a. Visi Menjadi Perusahaan Jasa Logistik yang profesional, terkemuka di Indonesia dan mampu bersaing di pasar global. b. Misi a. Menyelenggarakan jasa logistik yang cepat, aman, kompetitif didukung dengan teknologi informasi yang komprehensif dan handal. b. Meningkatkan nilai perusahaan secara signifikan melalui peran aktif sebagai perusahaan jasa logistik terpercaya. c. Meningkatkan
kesejahteraan
pekerja
melalui
peningkatan
kompetensi SDM. d. Menjalani
kemitraan
yang
berkesinambungan
saling
menguntungkan, dilakukan secara transparan dan selektif.
74
3. Struktur Organisasi PT. Bhanda Ghara Reksa Jakarta
Struktur Organisasi Kantor Pusat
PT. BHANDA GHARA REKSA Direktur Utama
Direktur Operasi & Pemasaran
Direktur Perenc. & Pengembangan
Direktur Keu & Administrasi
Sekretaris Perusahaan
GM Pemasaran
GM Operasi
GM Perenc.& Pengembangan
GM Mutu & TI
GM Keuangan & Akuntansi
GM HR & Umum
Kepala SPI
Manager Legal
Manager Pemasaran
Manager Logistik
Manager Angg. & Analisis Kinerja
Manager Mutu / MR
Manager Keuangan
Manager HRD & Administrasi
Koordinator Auditor I
Manager Public Relation
Manager Analisis Layanan
Manager Pergud & Jasa Lain
Manager Perencannan & Pengembangan
Manager Teknologi Informasi
Manager Akuntansi
Manager Kompensasi & Benefit
Koordinator Auditor II
Manager Unit PKBL
Manager Pengadaan & Pemeliharaan
Staff Direksi / Advisor
Manager CMS
Jakarta, 01 April 2006
MULYANTO Direktur Utama
Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa
75
B. Fungsi dan Tanggung Jawab Unit-unit yang Tercakup Dalam Sistem Manajemen Mutu berdasarkan ISO 9001:2008
Tabel 4.1 Fungsi dan Tanggung Jawab Unit Unit
Direksi
Ringkasan Fungsi
1. Menetapkan kebijakankebijakan perusahaan termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. 2. Menentukan strategi bisnis. 3. Memantau dan implementasi kebijakan dan strategi. 4. Melakukan tujuantujuan umum perusahaan. 5. Melakukan efektivitas kebijakan, strategi, dan pencapaian tujuan perusahaan. MM & 1. Memastikan dan TI menjamin bahwa SMM dan sistem teknologi informasi diterapkan di perusahaan serta proses operasional dapat diatur dan dapat berjalan dengan baik sejak dari proses awal sampai selesai memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. 2. Menggerakkan & mengkoordinir kegiatan perbaikan SMM secara terus-menerus dan penciptaan budaya.
Kegiatan Spesifikasi ISO 9001 1. Memantau perkembangan/kemajuan dan pencapaian tujuanyang ingin dicapai. 2. Mengesahkan dokumen (Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, IK, dll). 3. Memberikan disposisi perbaikan.
1. Mengembangkan SMM dan teknologi informasi. 2. Mengendalikan SMM yang dan TI yang sedang berlaku. 3. Jaminan mutu jasa yang dijual. 4. Jaminan mutu proses awal sampai akhir. 5. Penyediaan PK (pengendalian dokumen, AMI, TM TKP, dan PK/IK TI) 6. Memandu pembuatan PK dan IK unit kerja sesuai ISO 9001:2008. 7. Mengkoordinir kegiatan
Kegiatan ISO 9001:2008 berlaku di semua unit 1. Struktur organisasi. 2. Pemahaman. 3. Kebijakan mutu. 4. Sasaran mutu. 5. Penerapan SMM. 6. Pengendalian arsip. 7. Pengendalian dokumen SMM.
1. Pengembangan SDM berbasis kompetensi. 2. Komunikasi 3. Internal 4. Penerapan 5R
76
Unit
Ringkasan Fungsi
Kegiatan Spesifikasi ISO 9001
P2
1. Menyusun dan mengkoordinir pelaksanaan rencana pengembangan bisnis perusahaan. 2. Analisis kerja dan koordinator pelaksanaan pengembangan kinerja perusahaan.
Sesper
1. Penghubung antara manajemen/direksi dan pemegang saham serta sebagai wakil perusahaan dalam berhubungan dengan pihak-pihak regulator, lembaga, asosiasi, dan stakeholder lainnya yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. 2. Kordinator atas kepatuhan pelaksanaan GCG termasuk kepatuhan pelaksanaan hukum, pelaporan, dan komunikasi. 3. Koordinator pelaksanaan tugas-tugas kehumasan dan kesekretariatan.
1. Mengkoordinir, mengompilasi, mengevaluasi RJP dan RKAP, mempersiapkan format anggaran. 2. Melakukan analisa potensi terkait melakukan pengkajian pengembangan usaha dengan menyusun proposal-proposal yang realistis dan prospektif. 3. Mempersiapkan kontrak manajemen, dll. 4. Memberikan masukan tentang optimalisasi aset perusahaan. 5. Menilai hasil kinerja/menyusun KPI. 6. Penyediaan prosedur kerja perencanaan dan pengembangan. Humas, pusat data, dan pengelola kegiatan hukum dilingkungan PT. BGR harus memastikan: Hubungan komunikasi antara manajemen dapat berjalan efektif.
Kegiatan ISO 9001:2008 Berlaku di Semua Unit
77
Unit
PMS
Operasi
Ringkasan Fungsi
Kegiatan Spesifikasi ISO 9001
Perancang dan koordinator pelaksanaan strategi dan program kerja pemasaran korporat, utamanya untuk meningkatkan komposisisi/proporsi penjualan dari sektor pasar non captive. Koordinator penyusunan dan pelaksanaan RKAP operasi (bidangnya) sehingga mencapai produktivitas dan sasaran perusahaan.
Sebagai jantung perusahaan maka bidang pemasaran berusaha meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan meningkatkan omzet serta profit perusahaan.
HR & 1. Menangani semua Umum permasalahan yang terkait dengan pengadaan, pemeliharaan, dan penyempurnaan system manajemen SDM serta pengembangan
Kegiatan ISO 9001:2008 Berlaku di Semua Unit
1. Mengkoordinir semua cabang untuk menyusun RKAP dan mengompilasi bersama tim RKAP dan menetapkan target ke setiap cabang. 2. Memonitor dan mengevaluasi efektivitas pelaksanaan operasional cabang. 3. Mengevaluasi kinerja. 4. Menyusun sistem dan prosedur/instruksi kerja operasi. 5. Mensosialisasikan sistem prosedur operasi kepada semua bagian terkait di perusahaan. 6. Bersama pemasaran membuat desain operasi sesuai paket layanan yang diminta calon pelanggan, termasuk aspek risiko, struktur biaya guna penentuan harga jual. 1. Mengembangkan dan menerapkan strategi, kebijakan dan sistem serta praktik manajemen SDM yang sehat dan profesional. 2. Melaksanakan seluruh proses manajemen SDM. 78
Unit
Keu Akt
Ringkasan Fungsi
Kegiatan Spesifikasi ISO 9001
karyawan perusahaan. 2. Mengkoordinir seluruh kegiatan pengadaan agar memberikan hasil terbaik dan optimal bagi kepentingan perusahaan. 3. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pemeliharaan secara terencana atas seluruh aset perusahaan, termasuk di cabangcabang. 4. Menjamin diterapkannya sistem pengelolaan SDM, pengelolaan dan optimalisasi penggunaan SDM da mengembangkan iklim kerja sama yang kondusif bagi peningkatan kerja perusahaan sekaligus memberikan kepuasan kerja karyawan Menjamin seluruh pengadaan dan pemeliharaan yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan diperolehnya kualitas barang/jasa yang terbaik sesuai dengan budget yang tersedia.
Analisis kebutuhan pengembangan dan pelatihan karyawan secara komprehensif dan akurat. 4. Menyusun rencana dan melaksanakan program pengembangan/pelatihan karyawan. 5. Evaluasi kompetensi jabatan/karyawan. 6. Mengkoordinir seluruh GM di Kantor Pusat dan cabang melaksanakan evaluasi kinerja karyawan dan menindaklanjuti hasil evaluasi sesuai ketentuan yang ditetapkan. 7. Perencanaan pengadaan barang/jasa. 8. Seleksi pemasok/rekanan. 9. Evaluasi rekanan & evaluasi DRM. 10. Penyusunan program pemeliharaan dan daftar inventaris. 11. Implementasi pemeliharaan sarana/prasarana sesuai program dan mengendalikan kegiatan pemeliharaan. 12. Mengevaluasi kegiatan pemeliharaan. 13. Penyediaan PK HR/SDM, PK UMUM, . 14. Sistem keamanan. Pengelolaan dan pengendalian 5R.
Kegiatan ISO 9001:2008 Berlaku di Semu Unit
& 1. Menyusun anggaran dan melaksanakan pengelolaan 79
Unit
SPI
Ringkasan Fungsi
Kegiatan Spesifikasi ISO 9001
Kegiatan ISO 9001:2008 Berlaku di Semua Unit
administrasi keuangan secara efektif dan sehat sesuai kebijakan perusahaan, peraturan pemerintah, dan Prinsip-prinsip Akuntansi Indonesia (PAI). 2. Menjamin terlaksananya rencana keuangan dan sistem pengelolaan keuangan yang sehat dan efektif sesuai kebijakan perusahaan, peraturan pemerintah, dan PAI serta menjamin terselenggaranya koordinasi dan pengawasan keuangan perusahaan secara efektif dan konsisten. 3. Menjamin semua informasi keuangan yang dipergunakan dalam pembuatan pelaporan keuangan perusahaan adalah benar, objektif, dan akurat. 1. Koordinator pelaksanaan internal audit terhadap efektifitas implementasi atas seluruh sistem dan prosedur seluruh proses kegiatan perusahaan, termasuk aspek tertib administrasi keuangan, agar berjalan efektif dan sehat sesuai kebijakan perusahaan, peraturan pemerintah, 80
Unit
Staff Direksi
PKBL
Ringkasan Fungsi
Kegiatan Spefikasi ISO 9001
Kegiatan ISO 9001:2008 Berlaku di Semua Unit
2. dan prinsip-prinsip akuntansi Indonesia. Mengawasi dan memastikan seluruh sistem dan prosedur yang diperlukan mendukung kegiatan perusahaan dijalankan secara benar, konsisten, dan tidak terjadi penyimpangan yang berpotensi merugikan perusahaan. 1. Memberi masukan kepada Direksi perihal upaya peningkatan kinerja seluruh aspek operasional perusahaan termasuk menyangkut pengembangan strategi pemasaran, logistik, maupun kualitas layanan perusahaan secara keseluruhan. 2. Membantu Direksi melaksanakan analisis, kajian dan penyusunan draft rencana strategi bisnis / pengembangan perusahaan sesuai instruksi.
1. Menyalurkan bantuan 1. Menyusun RKAP. kepada pengusaha 2. Menyalurkan pinjaman ekonomi kecil atau kepada pengusaha koperasi dan melakukan ekonomi kecil/koperasi pembinaan terhadap dan menyalurkan bantuan pengusaha kecil/koperasi kepada masyarakat yang menjadi mitra sekitar kantor wilayah binaannya dan operasional. memastikan 3. Mengkoordinir seluruh meningkatkan kegiatan administrasi di kemampuan baik. lingkungan kantor 81
Unit
Ringkasan Fungsi
Kegiatan Spesifikasi ISO 9001
Kegiatan ISO 9001:2008 Berlaku di Semua Unit
2. keuangan/permodalan, 4. PKBL. pengetahuan, Memonitoring, manajemen, serta daya pembinaan, evaluasi saing mitra binaannya. kerja bawahan maupun Memberikan bantuan kepada mitra binaannya. kepada masyarakat sekitar kantor atau sekitar wilayah operasional BGR. Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa C. Analisis dan Pembahasan Pembahasan dalam bab ini akan terbagi menjadi: 1. Implementasi sistem manajemen mutu pada PT. Bhanda Ghara Reksa sesuai dengan standar internasional ISO 9001:2008. 2. Peran audit internal dalam implementansi sistem manajemen mutu pada PT. Bhanda Ghara Reksa.
1. Implementasi Sistem Manajemen Mutu pada PT. Bhanda Ghara Reksa Sesuai Dengan Standar Internasional ISO 9001:2008. Saat ini sistem manajemen mutu di PT. Bhanda Ghara Reksa (BGR) dalam pelaksanaannya berpacu pada standar ISO 9001:2008. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan peneliti dengan Pak agus Supangat selaku Manager Mutu, PT. Bhanda Ghara Reksa telah mendapatkan sertifikasi ISO sejak tahun 1998. Dalam melaksanakan sistem manajemen mutunya, perusahaan memiliki pedoman mutu, yang berisikan tentang pokok (garis82
garis besar) sistem manajemen mutu PT. BGR dan merupakan referensi atau acuan pengelolaan perusahaan. Pedoman mutu ini bernomor BGR/PM-BGR/01 berlaku di PT. Bhanda Ghara Reksa. Pedoman mutu ini memuat kebijakan mutu perusahaan, penjelasan umum mengenai sistem manajemen mutu yang diterapkan perusahaan, dan daftar dokumen sistem mutu
yang
berupa
prosedur-prosedur
kerja
yang
membuktikan
implementasinya. Struktur organisasi dan prosedur-prosedur yang dimuat tersebut adalah yang berlaku sampai dengan saat pedoman mutu ini dibuat, dimana apabila
terjadi
perubahan
(penambahan
atau
pengurangan)
akan
diterbitkan dokumen setara yang menjelaskan perubahan tersebut. Adapun ruang lingkup penerapan ISO 9001:2008 di perusahaan PT. Bhanda Ghara Reksa adalah dengan pengecualian penerapan pada pasal 7.3 dari ISO 9001:2008 karena kegiatan desain dan pengembangan tidak diterapkan di perusahaan. Pedoman
mutu ini
bertujuan
untuk
menjelaskan
bagaimana
persyaratan-persyaratan yang ditetapkan baik berupa undang-undang maupun peraturan lain dan harus dipenuhi oleh PT. BGR yang selanjutnya disebut perusahaan. Pedoman mutu ini digunakan untuk memberikan informasi kepada pelanggan, calon pelanggan, dan pemasok tentang sistem manajemen mutu beserta penerapannya. Pedoman mutu ini juga dipergunakan sebagai alat untuk memberikan pelatihan kepada pegawai perusahaan agar mereka dapat memahami komitmen perusahaan terhadap 83
mutu dan memahami peranannya dalam penerapan sistem manajemen mutu tersebut di atas. Pedoman mutu ini disiapkan oleh General Manager (GM) Manajemen Mutu dan TI, diperiksa oleh Direktur P2, Direktur Operasi dan Pemasaran, Direktur Administrasi dan Keuangan dan disahkan oleh Direktur Utama kemudian didelegasikan kepada General Manager Manajemen Mutu dan TI selaku Management Representative (MR) atau Wakil Manajemen. Pedoman
ini
termasuk
dokumen
yang dikendalikan.
Tata
cara
pengendaliannya mengikuti ketentuan sebagaimana tertuang dalam prosedur pengendalian dokumen No. BGR/PK-PD/02. Pedoman ini akan ditinjau ulang sesuai kebutuhan untuk peningkatan perbaikan / penyesuaian. Berikut ini adalah pembahasan mengenai sistem manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2008 yang diterapkan oleh PT. Bhanda Ghara Reksa: Seperti diketahui sebelumnya bahwa terdapat proses sistem manajemen mutu yang dimuat di dalam standar internasional ISO 9001:2008. Proses sistem manajemen mutu tersebut dapat digambarkan melalui model gambar yang terdapat di bawah ini:
84
Gambar 4.1 Model Proses Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
Sumber: Standar ISO 9001:2008 Untuk menganalisa kesesuaian antara sistem manajemen mutu yang diterapkan PT. Bhanda Ghara Reksa (BGR) Kantor Pusat dengan standar internasional yang berlaku yakni ISO 9001:2008, maka penulis membandingkan antara
model proses sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 dengan model proses sistem manajemen mutu yang diimplementasikan PT. BGR. Penjabaran dari model proses sistem manajemen mutu yang diadaptasi oleh PT. BGR adalah sebagai berikut: 1. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu a. Persyaratan Standar Internasional Sistem manajemen mutu PT. BGR dibuat berdasarkan persyaratan standar ISO 9001:2008. Seluruh kegiatan operasional dikendalikan dan diatur sesuai sistem manajemen mutu ini. Sumber daya atau informasi 85
yang diperlukan untuk menjalankan sistem manajemen mutu dipastikan dipenuhi, termasuk sumber daya untuk mendukung pencapaian sasaransasaran yang ingin dicapai. Manajemen memantau, mengukur, menganalisa setiap proses atau kegiatan dan melakukan tindakan perbaikan. Kegiatan sistem manajemen mutu menerapkan prinsip manajemen berdasarkan siklus Deming oleh W. Edwards Deming yakni Plan – Do – Check – Action dan pengendalian proses dilakukan sejak awal. Prinsip manajemen ini didasarkan teori Kaizen. Kaizen merupakan istilah Jepang yang berarti “perbaikan terus-menerus” dengan melakukan hal-hal kecil yang lebih baik dan menetapkan dan mencapai standar yang semakin tinggi.Terjemahan yang tepat adalah: Kai = perubahan, Zen = lebih baik. Ini adalah filosofi Jepang yang awalnya berasal dari budaya Jepang dan praktek manajemen Jepang. Kaizen berfokus pada kualitas yang adalah tujuan dari setiap hari, kualitas hidup yang memerlukan perbaikan secara bertahap dan tak terbatas dan mengejar kesempurnaan. Terdapat 10 (sepuluh) Prinsip Kaizen (Pendekatan Tradisional) yakni: 1. Katakan tidak untuk status quo, menerapkan metode baru dan menganggap mereka akan bekerja. 2. Jika ada sesuatu yang salah, memperbaikinya. 3. Tidak menerima alasan dan membuat sesuatu terjadi. 4. Meningkatkan segalanya terus menerus. 86
5. Memusnahkan yang tua. 6. Jadilah ekonomis. Simpan uang melalui perbaikan kecil dan menghabiskan uang yang disimpan pada perbaikan lebih lanjut. 7. Memberdayakan semua orang untuk mengambil bagian dalam pemecahan masalah. 8. Sebelum membuat keputusan, tanyakan “mengapa” lima kali untuk sampai ke akar penyebab. 9. Dapatkan informasi dan opini dari beberapa orang. 10. Ingat bahwa perbaikan tidak memiliki batas. Jangan pernah berhenti berusaha untuk meningkatkan.
b. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Dalam proses dokumentasi sistem manajemen mutu, perusahaan dalam hal ini menetapkan, mendokumentasikan, dan menerapkan sistem manajemen mutu guna terciptanya tertib administrasi, tertib lapangan, serta memberikan kepuasan kepada pelanggan. Secara umum, sistem manajemen mutu perusahaan didokumentasikan dalam pedoman mutu
ini
dimana
penyusunannya
akan
menyesuaikan
dengan
perkembangan bisnis. Uraian secara terperinci dari sistem manajemen mutu akan dituangkan dalam prosedur kerja atau dokumen lain yang terkait yang sesuai dengan ketentuan standar ISO 9001:2008. Di dalam Pedoman mutu ini hanya dicantumkan nomor dan judul prosedurnya. Sistem Manajemen Mutu PT BGR didokumentasikan dalam bentuk :
87
1. Pedoman mutu merupakan garis besar kebijakan dalam menerapkan sistem manajemen mutu standar ISO 9001:2008 di perusahaan. 2. Prosedur kerja merupakan peraturan-peraturan perusahaan yang menjelaskan secara jelas bagaimana dan oleh siapa garis-garis besar kebijakan penerapan standar ISO 9001:2008 yang diuraikan dalam pedoman mutu. 3. Sasaran mutu merupakan kebijakan manajemen perusahaan untuk mencapai sasaran dan diturunkan sampai ke level bawah. 4. Instruksi kerja meupakan standar teknik yang meliputi langkah demi langkah yang harus dilakukan oleh suatu unit kerja atau pegawai yang melaksanakan pekerjaan tersebut. 5. Struktur organisasi merupakan skema hubungan tata kerja antar unit dalam perusahaan. 6. Dokumen rujukan (dokumen eksternal terkait) seperti peraturanperaturan ektern yang terkait dengan produk jasa dan proses BGR. 7. Sistem kearsipan. c. Sistem Pengendalian Dokumen Dokumen sistem manajemen mutu adalah dokumen-dokumen yang memuat informasi yang digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan sistem manajemen mutu. Pengendalian dokumen dilakukan agar sistem manajemen mutu yang dipergunakan adalah dokumen yang tepat dan benar. Pengendalian dokumen di PT BGR dilakukan melalui Pusat Pengendalian Dokumen (PPD). Dokumen88
dokumen yang dikendalikan oleh
PPD kantor pusat mencakup
pedoman mutu, prosedur kerja termasuk instruksi kerja yang dibuat atau dikeluarkan oleh kantor pusat dan dokumen-dokumen eksternal (referensi) dari pedoman dan prosedur kerja tersebut, sedangkan PPD kantor cabang mengendalikan pedoman mutu, prosedur kerja, dan instruksi kerja salinan terkendali dari PPD Pusat yang dijadikan sebagai dokumen asli kantor cabang, rencana mutu, dan instruksi kerja produk kantor cabang serta dokumen eksternal (referensi) dari pada instruksi kerja. Melalui mekanisme PPD, dokumen dikendalikan, ditinjau ulang, disetujui
dan
memerlukannya
didistribusikan sebagai
ke
berbagai
pedoman
unit
pelaksanaan
kerja
yang
kerja.
Cara
pengendalian dokumen diatur dalam prosedur dan dipahami oleh semua pihak terkait yang isinya antara lain mengatur hal-hal sebagai berikut: a) Cara pembuatan dokumen b) Cara pengesahan dokumen sebelum digunakan c) Peninjauan ulang dan revisi dokumen d) Penempatan penggunaan dokumen identifikasi dan telusur dokumen e) Penanganan dokumen eksternal f) Penyimpanan dokumen yang sudah tidak berlaku g) Semua dokumen asli atau dokumen yang direvisi ditinjau ulang dan disetujui oleh pegawai yang berwenang sebelum ditertibkan.
89
h) Selain itu ditetapkan juga metode penomoran, pendistribusian, pendokumentasian, penarikan dan pemusnahan setiap dokumen untuk menjamin bahwa dokumen yang kadaluarsa tidak berada dalam peredaran. Data yang dihasilkan dari pelaksanaan isi dokumen yang terikat disetujui oleh atasan yang bertanggung jawab. Segala perubahan pada data telah dianggap sah apabila disahkan oleh pejabat berwenang. d. Sistem Kearsipan / Pengendalian Rekaman Sistem manajemen mutu perusahaan menetapkan metode atau sistem untuk mengendalikan rekaman mutu (catatan-catatan) untuk membuktikan bahwa produk dan sistem yang digunakan sesuai dengan ketentuannya. Rekaman mutu di atas akan digunakan sebagai masukan (informasi) untuk meningkatkan mutu produk dan sistem mutu perusahaan, antara lain dengan cara mengidentifikasi kelemahankelemahan yang ada. Semua catatan dan arsip dikelola dengan baik. Tujuan pengendalian arsip adalah untuk memastikan semua data kegiatan dapat dimanfaatkan secara maksimal serta untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan. Arsip dipastikan aman, teridentifikasi dengan jelas, dan ditata dengan rapi sehingga mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan. Perusahaan
menetapkan
metode
identifikasi,
pengumpulan,
pengindekan dan penanganan lanjut terhadap rekaman mutu yang telah habis masa berlakunya. Catatan dan rekaman mutu disimpan dan 90
dikelola sendiri oleh masing-masing bagian atau departemen yang menghasilkan rekaman tersebut. Ketentuan mengenai hal tersebut dijelaskan
pada
prosedur
kerja
pengendalian
rekaman
mutu.
Pelaksanaan kegiatan ini akan diatur melalui prosedur kerja No. BGR/PK-PD/02 tentang prosedur pengendalian dokumen (Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 elemen 4.2.3. tentang pengendalian dokumen). Prosedur pengendalian dokumen ini dapat digambarkan dalam sebuah diagram alir seperti di bawah ini: Tabel 4.2 Diagram Alir Proses Pengendalian Dokumen No.
PROSEDUR
Unit Kerja
A. Pengendalian Dokumen Internal 1 Menyusun dokumen yang dibutuhkan
MR KP/ Mgr PM/ Cabang Kasie PM
1 2
2 Mengkaji dokumen yang disusun
3
3 Mengesahkan dokumen
4
4 Menerima dokumen yang sudah disahkan untuk diterbitkan. 5 Mendaftar dokumen dalam memperbanyak sesuai keperluan
Daftar
Induk
5
Dokumen
dan 6
6 Memberi stempel pengendalian dan mendistribusikannya.
7
7 Menerima distribusi dokumen dan menerapkannya. Mengusulkan perubahan bila dokumen sudah tidak sesuai.
8 9 10
8 Mengkaji usulan perubahan dokumen 9 Merevisi dokumen dan meminta pengesahan dokumen
11
10 Mengesahkan revisi dokumen 12
11 Mengupdate Daftar Induk Dokumen dan memperbanyak dokumen serta memberi stempel pengendaliannya. 1
12 Mendistribusikan kadaluarsa.
dokumen
baru
dan
menarik
B. Pengendalian Dokumen Eksternal 1 Mengkaji dokumen eksternal yang sesuai
dokumen
yang
2
3 4
2 Menyusun daftar induk dokumen eksternal 3 Memantau revisi dokumen eksternal 4 Mengudate daftar dokumen eksternal
1
2
3
C. Pengendalian Dokumen Data Digital 1 Mengidentifikasi data digital yang penting 2 Menyusun Daftar Indulk Back Up 3 Melaksanakan back up data digital
Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa 91
Dir/GM
2. Tanggung Jawab Manajemen a. Komitmen Manajemen Manajemen bertekad untuk menjalankan sistem manajemen mutu secara konsekuen dan konsisten untuk mendukung pencapaian sasaransasaran yang diinginkan. Untuk itu, perusahaan mewajibkan semua pimpinan unit kerja untuk : 1. Memahami sistem manajemen mutu dan menjalankannya secara konsisten. 2. Mengomunikasikan kepada karyawan yang menjadi tanggung jawabnya tentang pentingnya mutu dan kepuasan pelanggan. 3. Mensosialisasikan kebijakan mutu dan sasaran-sasaran yang ingin dicapai. 4. Melakukan evaluasi untuk melihat efektivitas sistem manajemen mutu. 5. Memastikan tersedianya sumber daya untuk mendukung pelaksanaan sistem. 6. Memastikan bahwa perbaikan terus-menerus dilakukan pada semua aspek kegiatan. b. Fokus Pelanggan Karyawan dan pimpinan khususnya fungsi-fungsi yang terkait dengan pelanggan berkewajiban memiliki pengetahuan yang baik tentang pelanggan perusahaan. Pemasaran membuat data pelanggan 92
untuk memungkinkan personil memahami profil setiap pelanggan. Bagian pemasaran juga bertanggung jawab untuk : 1. Mengidentifikasi
dan
memahami
persyaratan
yang
diminta
pelanggan. 2. Informasi mengenai persyaratan pelanggan disampaikan kepada unit-unit terkait secara tercatat. Kegiatan tersebut diatur melalui Prosedur Kerja No. BGR/PKPMS/03 tentang Prosedur Pemasaran (Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Klausul 7.2, 8.2.1). Prosedur pemasaran ini dapat digambarkan dalam sebuah diagram alir seperti di bawah ini: Tabel 4.3 Diagram Alir Prosedur Pemasaran No. I
PROSEDUR
Bid Pms
PENERIMAAN ORDER 1 Menyusun proposal penawaran ke pelanggan sesuai hasil diskusi atau informasi dengan Bagian terkait (Operasional). 2 Melaksanakan negosiasi dan persetujuan dari pelanggan.
menerima
konfirmasi
3 Menyusun draft kontrak, bila diperlukan, dengan pelanggan bersama Unit Terkait (Operasional, Hukum, Keuangan).
Unit Terkait
Pelanggan
Pejabat Berwenang
1
2
3
4 Menyetujui kontrak dengan pelanggan 5 Mendistribusikan copy kontrak ke Unit Terkait (Operasional, Keuangan, Hukum) dan menerbitkan SPMP ke Cabang/Subcabang dengan tembusan ke Bidang Operasional Kantor Pusat. 6 Menerima perubahan pekerjaan yang diajukan oleh pelanggan.
4
5
6
7 Melakukan koordinasi dengan Bagian Terkait (Operasional) untuk mengkaji perubahan pekerjaan.
7 8 Menindaklanjuti kajian sesuai langkah nomor 2 hingga nomor 5.
8
93
No. II
PROSEDUR
GM Pms
SURVEY KEPUASAN PELANGGAN 1 Menyusun kuesioner survey kepuasan pelanggan
4 Melaksanakan pelanggan.
analisis
terhadap
5 Mengkaji hasil analisis tindaklanjutnya ke Cabang.
dan
kuesioner
Pelanggan
Dir/MR
1
2 Mengkaji dan menyetujui kuesioner survey kepuasan pelanggan. 3 Mengirimkan kuesioner ke cabang untuk pelanggan dan memantau pengembaliannya.
Mgr An.Lyn Unit /Kabag Pms Terkait
2
3
diteruskan
kepuasan
merekomendasikan
6 Menyampaikan hasil analisis kepuasan pelanggan dan tindak lanjutnya ke Direksi dan MR.
4
5 6 7
7 Memantau tindaklanjut yang telah ditetapkan dan menyusun laporannya untuk dibawa ke rapat tinjauan manajemen.
III
KELUHAN PELANGGAN 1 Menerima keluhan pelanggan dan mencatatnya 2 Mendisposisikan keluhan pelanggan melalui PTKP kepada Bagian Terkait untuk ditindaklanjuti dan melaporkannya ke MR.
1 2 3
3 Mendaftar PTKP dan memonitor tindak lanjutnya. 4 Menindaklanjuti PTKP dan melaporkan hasil tindaklanjutnya.
4
5 Melaksanakan verifikasi PTKP 6 Melaporkan hasil tindakan perbaikan hasil keluhan pelanggan kepada pelanggan, jika diperlukan. IV
5 6
LAPORAN KEGIATAN PEMASARAN 1 Mengirimkan laporan kegiatan pemasaran yang telah dilakukannya setiap bulan ke Bidang Pemasaran. 2 Merekap dan menyusun laporan kegiatan pemasaran, termasuk kegiatan pemasaran di kantor pusat.
1
2 3
3 Melaporkan kegiatan pemasaran ke Diropsar.
Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa
94
c. Kebijakan Mutu Kebijakan mutu adalah pernyataan resmi perusahaan yang memuat komitmen mutu dan keperdulian terhadap kepuasan pelanggan. Isi kebijakan mutu ini sesuai dengan visi – misi perusahaan. Kebijakan mutu menjadi acuan untuk menetapkan sasaran mutu, mengevaluasi pencapaian sasaran serta acuan perbaikan. Kebijakan mutu perusahaan yang berlaku di PT. Bhanda Ghara Reksa berbunyi sebagai berikut : “Kepuasan pelanggan merupakan sasaran utama perusahaan, yang harus didukung dengan SDM yang profesional dan sarana prasarana yang memadai, serta penerapan sistem manajemen mutu secara konsisten dan konsekuen.” Kebijakan mutu disosialisasikan dan dipastikan dipahami oleh seluruh jajaran perusahaan. Mekanisme penjelasan atau pemahamannya dapat dilakukan dengan lisan dan atau tertulis secara berjenjang dari Top Management kepada bawahannya dan seterusnya oleh masingmasing kepala unit kerja kepada bawahannya hingga keseluruh jajaran perusahaan dan harus ditinjau ulang pemahamnya minimal 1 (satu) kali dalam setahun. Pemahaman kebijakan mutu dapat juga dilakukan secara bersamaan dalam suatu wilayah dengan menunjuk seorang wakil (sebagai instruktur) yang sudah benar-benar memahami kebijakan mutu itu. d. Sasaran Mutu Sasaran Mutu perusahaan ditetapkan oleh Top Management dan dapat dalam bentuk KPI (Key Performance Indicator) yang mengacu 95
kepada RKAP dan dituangkan dalam kontrak manajemen. Sasaran mutu dibuat secara SMART (Specific Measurable Achievable Realible Timely). Setiap unit menetapkan sasaran-sasaran unit secara spesifik dan terukur termasuk sasaran mutu kegiatan yang dihasilkan oleh unit tersebut. Pimpinan unit kerja bertanggung jawab untuk memastikan unit yang dipimpinnya membuat perencanaan kerja untuk memastikan sasaran-sasaran unit kerjanya tercapai. Sasaran mutu harus dibuat secara spesifik dan terukur sesuai dengan kebijakan mutu. Sasaransasaran setiap unit dipastikan disosialisasikan dan terdokumentasi. e. Perencanaan Setiap unit kerja di PT. BGR berkewajiban membuat perencanaan kerja untuk unit kerjanya termasuk: 1. Merencanakan sistem manajemen mutu untuk unit kerjanya. 2. Memastikan sistem manajemen mutu yang telah dibuat dijalankan secara efektif. 3. Memastikan semua sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan dicapai. 4. Memelihara atau mempertahankan sistem manajemen mutu pada unitnya. 5. Melakukan perbaikan atau penyempurnaan sistem manajemen mutu. 6. Merencanakan peningkatan hasil kerja (objectives & targets).
96
f. Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang Pimpinan perusahaan telah menetapkan kebijakan, tujuan dan tanggung jawab serta kewenangan yang terkait dengan mutu untuk setiap tingkatan manajemen perusahaan, sebagai salah satu bentuk tanggung jawab pimpinan dalam penerapan sistem manajemen. Pada prinsipnya tanggung jawab terhadap mutu berada pada pimpinan perusahaan yaitu Direktur Utama. Pimpinan perusahaan selain telah menetapkan kebijakan, juga harus menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk menjamin bahwa produk jasa yang dilaksanakan sesuai dengan persyaratan dan harapan pelanggan serta setiap masalah yang terkait dengan mutu akan diidentifikasikan, dianalisa, dan diselesaikan secara pro-aktif. g. Tinjauan Manajemen Evaluasi merupakan kegiatan manajemen yang sangat penting dalam rangka pengendalian suatu proses dan kinerja termasuk evaluasi dalam implementasi sistem manajemen mutu. Mekanisme dari tinjauan manajemen ini meliputi: 1. Direktur
utama
beserta
melaksanakan tinjauan
tim
manajemen
inti
perusahaan
manajemen sekurang-kurangnya satu kali
dalam 6 (enam) bulan. Pada rapat tinjauan manajemen membahas: a. Permasalahan manajemen mutu yang ditemukan oleh intern (baik melalui kegiatan inspeksi maupun audit mutu) dan ekstern.
97
b. Pelaporan pencapaian sasaran mutu yang telah ditetapkan / kinerja proses kegiatan dan kesesuaian hasil pekerjaan. c. Umpan balik pelanggan. d. Keluhan pelanggan. e. Status tindakan koreksi dan pencegahan. f. Evaluasi dan tindak lanjut tinjauan manajemen terdahulu. g. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu. h. Rekomendasi untuk peningkatan secara berkesinambungan. 2. Hasil tinjauan manajemen dibuatkan notulen dan rekaman-rekaman yang terkait diarsip dengan baik.
Tinjauan manajemen juga
dilaksanakan di kantor cabang atau subcab. masing-masing dengan dipimpin oleh
general manager, jika di subcabang dipimpin oleh
manajer sub cabang. 3. Direktur utama bertanggung jawab untuk menjamin penerapan kebijakan mutu dan sistem manajemen mutu diseluruh unit kerja perusahaan. Direktur utama menjamin bahwa struktur organisasi berjalan efektif agar produk dan jasa yang diserahkan dapat sesuai dengan harapan dan kepuasan pelanggan. 4. Apabila terjadi penyimpangan produk maka akan selalu dilakukan perbaikan dan pencegahan terulangnya kembali masalah yang sama. Mekanisme tinjauan manajemen dijelaskan secara rinci dalam dokumen Nomor : BGR/PK-TM/11 tentang tinjauan manajemen (Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 elemen 5.6). 98
Prosedur tinjauan manajemen ini dapat digambarkan dalam sebuah diagram alir seperti di bawah ini:
Tabel 4.4 Diagram Alir Prosedur Tinjauan Manajemen No.
PROSEDUR
MR
1 Menyusun undangan rapat tinjauan manajemen beserta agendanya.
Mgr PM/Kasie Unit/Bagian PM Cab Terkait
Dirut/GM Cab
1
2 2 Menyetujui undangan dan agenda rapat. Khusus di Cabang persetujuan undangan dilakukan oleh GM.
3 Mendistribusikan undangan rapat kepada Direksi, Unit dan Bagian terkait.
3
4
4 Menyiapkan materi rapat sesuai agenda rapat tinjauan manajemen, 7 hari sebelum rapat. 5 5 Menerima materi rapat dari Unit Kerja terkait.
6
6 Mendistribusikan materi rapat kepada peserta rapat
7
7 Memimpin pelaksanaan rapat.
8
8 Mencatat semua hasil pembahasan dalam rapat.
9
9 Mengkaji dan meminta persetujuan notulen rapat kepada pemimpin rapat. 10 Mendistribusikan notulen rapat. 11 Melaksanakan tindak melaporkannya ke MR
lanjut
10 11
sesuai
hasil
rapat
dan 12
12 Memantau hasil tindak lanjut paling tidak 2 minggu sekali 13 untuk melihat efektifitasnya. 13 Menyusun laporan hasil tindak lanjut dan melaporkannya ke Direksi (KP).
Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa 3. Pengelolaan Sumber Daya a. Penyediaan Sumber Daya Sesuai dengan peraturan PT. BGR, maka akan disediakan sumber daya dan personil-personil yang bertanggung jawab dalam menjamin 99
bahwa aktivitas operasional atau manajemen, dilaksanakan secara efektif agar jasa yang diserahkan kepada pelanggan dapat memenuhi ketentuan-ketentuan yang telah disepakati bersama. Setiap pegawai perusahaan akan mengikuti pelatihan pengembangan dasar antara lain mengenai sistem manajemen mutu yang terkait dengan bidang tugasnya termasuk kebijakan mutu perusahaan. Hal itu dimaksudkan agar setiap pegawai perusahaan dapat memahami maksud dan tujuan kebijakan mutu dan penerapan sistem manajemen mutu. Setiap pegawai perusahaan diupayakan dan selalu didorong untuk berpartisipasi aktif dalam upaya peningkatan mutu dibidang kerjanya masing-masing. b. Pengembangan Sumber Daya Manusia Kompetensi yang diperlukan oleh setiap karyawan agar dapat melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya secara tepat dan benar sesuai dengan sasaran dan persyaratan yang telah direncanakan harus dipenuhi. Seluruh pimpinan unit kerja PT. BGR bertanggung jawab untuk: 1. Menentukan pelatihan yang diperlukan oleh setiap bawahannya. 2. Memastikan pelatihan dilaksanakan. 3. Mengambil tindakan lainnya kecuali pelatihan yang sesuai dengan permasalahan. 4. Mengevaluasi efektif/tidaknya tindakan yang telah diambil.
100
5. Meningkatkan kesadaran karyawan mengenai pentingnya peranan setiap karyawan dalam pekerjaan mereka untuk mencapai sasaran Quality Cost Delivery dan kepuasan pelanggan. 6. Mengelola database karyawan yang memuat informasi mengenai pelatihan, keterampilan dan pengalaman kerja karyawan. Kegiatan poin a dan b diatur melalui dokumen prosedur kerja No. BGR/PK-SDM/06 tentang prosedur SDM (Standar Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 elemen 6.2.2). Prosedur SDM ini dapat digambarkan dalam sebuah diagram alir seperti di bawah ini: Tabel 4.5 Diagram Alir Prosedur SDM
No. I 1
II
HRU/SDM
PROSEDUR KOMPETENSI Menyusun standar kompetensi dan meminta pengesahan kepada Direksi / Direktur Utama, diutamakan untuk jabatan pekerja. dan
menandatangani
Standar
Dir
U.Kerja/Cab Pan.RKAP Karyawan
1
2
Menyetujui jabatan.
kompetensi
3
Mendistribusikan standar kompetensi yang telah disahkan.
4
Melakukan assessment (evaluasi) kompetensi individu dan mendata gap hasil analisisnya.
4
5
Menyusun program pengembangan SDM untuk memenuhi standar kompetensi bagi yang terdapat gap antara standar dengan kompetensi individu.
5
2 3
3
PELATIHAN 1 Menyusun Usulan Pelatihan sesuai formulir dalam RKAP dan menyerahkannya paling lambat bulan Agst. 2 Merekap usulan pelatihan yang diterima dari setiap Unit Kerja untuk disampaikan ke panitia RKAP 3 Mengevaluasi usulam pelatihan berdasarkan prioritas dan meminta persetujuan Direksi 4 Membahas saham
RKAP
2
skala
3
Komisaris
dan
pemegang
5 Menerima hasil pengesahan RKAP program pelatihan berdasarkan RKAP
dan
menyusun
5
memantaunya
6
6 Melaksanakan setiap 3 bulan.
dengan
1
program
pelatihan
dan
4
7 Mengikuti pelatihan 8 Menyusun laporan pelatihannya
7 pelatihan
dan
menerapkan
hasil
9 Memperbaharui data karyawan dan memantau evaluasi hasil pelatihan 10 Mengevaluasi pelatihan.
hasil
pelatihan,
minimal
3
11 Menyimpan semua hasil rekaman pelatihan.
8 9
bulan setelah
10 11
101
No. PROSEDUR III. PENILAIAN KARYA 1 Mendistribusikan formulir isian penilaian karya 2 Menerima dan mengisi formulir disampaikan kembali ke HRU/SDM
penilaian
HRU/SDM
IV.
Unit Kerja
1 karya
dan
3 melakukan evaluasi atas hasil penilaian karya dengan metode yang ditetapkan untuk mendapatkan nilai skor/kategori 4 Melaporkan/Mengusulkan/rekomendasi sesuai hasil penilaian tersebut
Dir
kepada
2 3
Direksi
4
REKRUITMEN 1 Mengusulkan kebutuhan pekerja 2 Menerima usulan kebutuhan pekerja dan mengevaluasinya apakah dapat dipenuhi dari dalam atau dari luar perusahaan
1 2
3 Mengajukan ke Direksi untuk dilaksanakan rekrutmen
3 4 Menyetujui rekruitmen
4
5 Membuat program rekruitmen dan melaksanakannya 6 Melaporkan hasil rekrutmen ke Direksi 7 Memutuskan hasil rekrutmen
5 6 7
8 Menerima dan melaksanakan keputusan Direksi
8
Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa c. Sarana Kerja Sarana kerja atau infrastruktur untuk mendukung pekerjaan dan mencapai sasaran dan persyaratan produk/proses dipastikan terpenuhi. Perusahaan melakukan pemeliharaan secara teratur terhadap sarana prasarana agar senantiasa dalam kondisi baik dan siap pakai. Sarana kerja baru yang diperlukan secepatnya diidentifikasi dan ditindaklanjuti sesuai prosedur yang berlaku. Dokumen Terkait : BGR/PK-UMM/07 tentang Prosedur Umum & BGR/PK-TI/15 tentang Teknologi Informasi.
102
d. Lingkungan Kerja Lingkungan tempat kerja dikendalikan. Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan agar lingkungan kerja senantiasa dalam keadaan rapi, bersih, aman dan nyaman. Karyawan dan pimpinan berkewajiban mengupayakan agar lingkungan kerjanya terkendali dan tidak mempengaruhi kesesuaian produk yang dihasilkan. Pengendalian lingkungan kerja untuk mendukung komitmen mutu dan kepuasan pelanggan dan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan yang telah ditetapkan.
Direksi
mewajibkan semua
karyawan untuk
menjalankan program tata graha (5R=Ringkas-Rapi-Resik-RrawatRajin). Setiap pimpinan unit kerja bertanggung jawab untuk memastikan program 5R dipahami dan dijalankan oleh seluruh karyawan pada setiap unit kerja. Kegiatan ini diatur melalui prosedur kerja No. BGR/PKUMM/07 tentang prosedur umum (Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 elemen 6.3 ; 6.4 ; 7.4). Prosedur umum ini dapat digambarkan dalam sebuah diagram alir seperti di bawah ini:
103
Tabel 4.6 Diagram Alir Prosedur Umum No.
PROSEDUR A. SELEKSI REKANAN 1 Menyeleksi dan mengkualifikasi rekanan. 2 Mengkaji dan menilai rekanan kepada Direksi.
serta
HRU
Dir
1
merekomendasikan
2
3 Mengkaji dan menyetujui daftar rekanan mampu
3
4 Menerima daftar rekanan mampu
4
B. PENGADAAN 1 Mengajukan kebutuhan barang atau jasa 2 Menerima usulan kebutuhan No.SK.DUT/058/PL.201/XII.2000.
Unit Kerja
sesuai
1 SKD
2
3 Melaporkan hasil evaluasi kebutuhan pengadaaan kepada Direksi
3
4 Memutuskan cara pengadaan 5 Melaksanakan pengadaaan sesuai memo Direksi atau SKD No.SK.DUT/058/PL.201/XII.2000 bersama dengan Tim Pengadaan. 6 Melaporkan hasil pengadaan barang dan jasa ke Direksi bersama Tim Pengadaan.
4 5 6
7 Menerima barang dan jasa dari suplier dan melaporkan hasilnya ke HRU/Tim Pengadaan.
7
8 Mengevaluasi kinerja suplier bersama dengan Tim Pengadaaan
8
C. PEMELIHARAAN SARANA/PRASARANA 1 Mendaftar semuan sarana/prasana
1
2 Menyusun jadual pemeliharaan sarana/prasarana
2
3 Melaksanakan pemeriksaan kondisi sarana/prasana
3
4 Meminta perbaikan bila ditemukan kerusakan
4
5 Memeriksa kerusakan dan melaksanakan perbaikan
5
6 Memeriksa hasil perbaikan
6
7 Menyusun laporan realisasi perawatan dan perbaikan. 7
Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa
104
4. Realisasi Proses Operasional a. Perencanaan Proses Operasional Proses
Operasional
diawali
Melaksanakan Pekerjaan (SPMP)
dari
adanya
Surat
Perintah
yang dibuat berdasarkan pada
Kontrak atau SPK dari pelanggan dan juga biasanya SPK tersebut merupakan repeat order. SPMP dikeluarkan atau diterbitkan dari Bidang/Bagian Pemasaran dan ditujukan kepada Bagian Operasional. Berdasarkan SPMP inilah bagian operasional akan : 1. Membuat perencanaan pekerjaan dan menyusun jadual sesuai spesifikasi pekerjaan yang akan dilakukan dan persyaratan yang tertuang dalam kontrak serta persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan. 2. Melakukan koordinasi dengan bagian terkait yang berkepentingan untuk
persediaan
alat
operasional,
persediaan
SDM
yang
berkompetensi terhadap pekerjaan itu. 3. Perencanaan dilaksanakan sesuai dengan sistem manajemen mutu dan persyaratan pelanggan. 4. Catatan-catatan mengenai hasil proses operasional, kondisi produk yang ditangani atau kejadian selama proses operasional (kegiatan) disimpan oleh bagian operasional. 5. Catatan-catatan dimaksud untuk pengendalian proses dan untuk membuktikan bahwa proses dan kegiatan operasional yang
105
dihasilkannya memenuhi persyaratan yang diatur dalam kontrak / SPK. Dokumen terkait adalah prosedur kerja operasional dan instruksi kerja operasional. b. Persyaratan Pelanggan dan Produk Pada dasarnya perusahaan menawarkan produk jasa berdasarkan spesifikasi yang sudah ditetapkan termasuk dalam hal pengiriman produk dan garansi atau jaminannya. Namun untuk memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan akan melakukan penanganan order atas permintaan pemesan, sebelum permintaan dari pemesan diterima. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa spesifikasi atau persyaratan produk yang ditetapkan telah dipahami oleh perusahaan dan pelanggan, serta untuk memastikan bahwa perusahaan mampu melaksanakan pekerjaan sesuai dengan ketentuan spesifikasi baik secara teknis maupun ekonomis. Kontrak atau permintaan tersebut akan didokumentasi dan ditandatangani apabila hasil peninjauan menyatakan perusahaan mampu memenuhi persyaratan tersebut. Penanggung jawab pelaksanaan penanganan order ini adalah unit marketing, dalam pelaksanaanya unit marketing akan mengkoordinasikan dengan unit-unit terkait. Tahapan peningkatan Penanganan order ini ditetapkan dan didokumentasikan dalam prosedur pemasaran. Keberadaan dokumen ini dikendalikan sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen. Semua rekaman, 106
catatan dari kontrak (atau permintaan pelanggan) yang disetujui disimpan sesuai dengan ketentuan penyimpanan rekaman mutu. Apabila terjadi perubahan atau amandemen pada kontrak setelah kontrak ditandatangani, maka salinan amandemen tersebut akan dilampirkan pada dokumen kontrak yang asli serta diberi tanda “amandemen” dan tanggal amandemen pada pasal yang bersangkutan pada dokumen kontrak awal (asli) dan menyimpan salinan amandemen tersebut bersama dokumen kontrak. Sebelum merealisasikan kegiatan pimpinan unit pemasaran dan operasional harus terlebih dahulu: a. Memahami secara jelas semua persyaratan yang diminta pelanggan. b. Melakukan koordinasi dengan unit-unit terkait untuk pembahasan persyaratan pelanggan. c. Memastikan sumber daya yang diperlukan tersedia. d. Ketika ada perubahan persyaratan atas permintaan pelanggan atau atas inisiatif fungsi intern perusahaan, maka harus ada persetujuan perubahan dari pelanggan atau penanggung jawab unit operasional sebelum perubahan dilaksanakan. e. Bila
perubahan
disetujui
maka,
fungsi-fungsi
yang
terkait
diberitahukan mengenai perubahan persyaratan tersebut. f. Setiap perubahan mengenai persyaratan pelanggan/intern dipastikan dicatat.
107
Prosedur kerja yang terkait adalah prosedur : prosedur pemasaran, prosedur operasional (PJL), prosedur operasional (Logistik), dan prosedur operasional (CMS) c. Mekanisme Komunikasi dengan Pelanggan Bidang pemasaran melakukan komunikasi tentang order dan pelaksanaan pekerjaan dengan pelanggan serta calon pelanggan. Setiap kali melakukan komunikasi tersebut dengan pelanggan harus selalu ditulis. Komunikasi dengan pelanggan diarahkan untuk memahami kebutuhan atau persyaratan pelanggan antara lain untuk : 1. Mendapatkan
konfirmasi
persyaratan
produk
yang
dipesan
pelanggan. 2. Menjawab pertanyaan-pertanyaan pelanggan. 3. Mengklarifikasi ketidakjelasan mengenai persyaratan pelanggan. 4. Membahas kontrak / perubahan kontrak / perubahan persyaratan. 5. Membahas masukan/usulan/saran/keluhan pelanggan. Catatan hasil komunikasi dengan pelanggan disimpan. Prosedur Pergudangan dan Jasa Lain (Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008 elemen 7.1 ; 7.5) ini dapat digambarkan dalam sebuah diagram alir seperti di bawah ini:
108
Tabel 4.7 Diagram Alir Prosedur Pergudangan dan Jasa Lain No.
PROSEDUR
1 Menerima tembusan SPMP dari Bidang Pemasaran.
Ops KP
Cab. & / Ops cab.
Dir
Keu & Akt
1
2 Menyusun jadual pekerjaan/pengisian gudang dan menyiapkan sarana/prasarana operasional sesuai SPMP
2
3 Memonitor laporan posisi stock dan mutasi harian barang di gudang. 4 Membuat debet nota berdasarkan BAR, dilampiri dokumen pendukungnya.
3
5 Mengirim debet nota ke Unit kerja Keu & Akt dan melakukan rekonsiliasi dengan saldo piutang setiap bulannya. 6 Melaporkan hasil pekerjaan, termasuk bila ditemukan barang rusak atau hilang selama penanganan.
5
4
5
6
7 Mengevaluasi laporan operasi dan bila terjadi klaim maka diinformasikan ke Pemasaran untuk ditindaklanjuti.
7
8 Menyusun laporan kegiatan operasi secara nasional untuk diserahkan ke Dir. Opsar.
8
8
Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa Prosedur Collatteral Management Service (Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008 elemen 7.1 ; 7.5) ini dapat digambarkan dalam sebuah diagram alir seperti di bawah ini:
109
Tabel 4.8 Diagram Alir Prosedur Collateral Management Service No.
PROSEDUR
1 Menerima tembusan SPMP dari Bidang Pemasaran dan berkordinasi dengan Cabang / subcabang atas pelaksanaannya.
Bid.Ops Cab./Subcab
1
2 Menyusun jadual pekerjaan dan mempersiapkan sarana/prasarana operasional dan melaksanakan pekerjaan.
2
3 Membuat Warehouse Receipt (WR) untuk diserahkan ke pelanggan dengan tembusan ke Bid. Ops CMS KP.
3
4 Menerima Release Instruction dari Bank, kemudian dibuatkan Test Key, jika diminta dan dikirim ke cabang
4
5 Melaporkan posisi stock baik harian, mingguan atau bulanan ke pelanggan (Bank & Nasabah Bank) dengan tembusan ke Bid. Ops. CMS KP. 6 Memonitor laporan stock dengan berkoordinasi ke cabang/subcab, bila ada selisih diselesaikan dengan pelanggan
5
6
7 Membuat debet nota berdasarkan CMA (jasa pengawasan), dilampiri dokumen pendukungnya untuk diserahkan ke Bagian Keuangan dan Akuntansi.
6
7
8 Melaksanakan rekonsiliasi saldo piutang dengan Bagian Keuangan dan Akuntansi setiap bulannya. 9 Menyusun laporan kegiatan operasi (harian, mingguan, bulanan) disampaikan ke Bid. Ops. CMS dapat melalui emai / fax. 10 Menyusun laporan kegiatan operasi nasional untuk diserahkan ke Direksi (laporan stock dan L/R per cabang).
Direksi
8
9
10
10
Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa d. Desain Pengembangan Karena PT. BGR tidak memiliki aktivitas desain, maka ketentuan tentang desain tidak diberlakukan di perusahaan. e. Pengadaan (Pembelian)
110
Keu & Akt
Dalam rangka proses pekerjaan operasional, perusahaan didukung oleh rekanan yang memasok barang maupun jasa. Sistem dan prosedur yang mengatur penetapan rekanan dikelola oleh bagian umum sebagai penanggung jawab adalah General Manager HRU di kantor pusat dan atau Kepala Bagian/Kasie Umum di kantor cabang. 1. Proses Pembelian Pelaksanaan pembelian didasarkan pada permintaan atas kebutuhan masing-masing unit kerja. Rekanan akan dievaluasi dan disetujui berdasarkan kemampuan mereka untuk memasok barang atau jasa sarana dan prasarana pergudangan dan logistik yang memenuhi persyaratan perusahaan dan pelanggan. Dalam proses mengevaluasi tersebut, GM HRU, atau Manager Pengadaan dan Pemeliharaan untuk kantor pusat dan kepala bagian umum di tingkat cabang bertanggungjawab atas penetapan kriteria teknis dan evaluasi teknis dari para rekanan. Rekanan yang disetujui kemudian dicatat pada daftar rekanan mampu (DRM), dan kemudian kebutuhan barang dan jasa dapat dipenuhi melalui rekanan yang sudah teruji dan disetujui
dalam DRM tersebut. Untuk itu perusahaan akan
melakukan usaha hanya dengan para rekanan yang telah teruji dan disetujui, kecuali jika pelanggan secara khusus menentukan dengan cara lain. Penjelasan rinci diatur dalam Prosedur Kerja No. BGR/PKUMM/07 tentang Prosedur Umum.
111
2. Informasi Pembelian Sebelum melaksanakan pembelian, informasi tentang berbagai persyaratan dan spesifikasi yang diperlukan oleh pengguna harus dibuat secara jelas untuk menghindari kesalahan/ketidaksesuaian. Apabila pembelian barang melalui agen, maka pesanan pembelian akan menyertakan secara jelas produsennya disamping informasi lain yang secara jelas akan menentukan tipe, grade, informasi lainnya.
jumlah, dan
Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi salah
penafsiran. Apabila pelanggan yang menentukan sumber penggunaan sarana dan prasarana yang harus digunakan untuk proses kerja di bidang pergudangan dan Logistik Management, maka dilakukan sesuai prosedur yang berlaku. Sebelum dokumen pembelian dikirim kepada rekanan atau kontrak kerja dengan rekanan ditandatangani, GM. HRU dan atau unit lain yang ditetapkan akan memberikan persetujuan terhadap data yang dimuat dalam dokumen tersebut. Bila disebutkan dalam kontrak, perusahaan dan atau pelanggan dapat melakukan verifikasi pada subkontraktor/rekanan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati. Pelaksanaan ketentuan ini berpedoman pada hal sebagai berikut: a. Pelanggan harus memberitahukan kepada perusahaan terlebih dahulu. b. Perusahaan berhak mendampingi pelanggan. 112
c. Perusahaan akan membebankan biaya kepada pelanggan, kecuali diatur lain dalam perjanjian. 3. Verifikasi Produk Yang Dibeli Kinerja (performance) setiap rekanan dipantau melalui penilaian berkala. Hasil inspeksi mutu atas barang/material yang diterima pada inspeksi penerimaan dan hasil inspeksi atas pekerjaan yang diserahkan rekanan serta kemampuannya dalam menyediakan jasa yang diperlukan akan digunakan sebagai dasar untuk menilai prestasi rekanan.
Setiap 6 (enam) bulan sekali terhitung sejak rekanan
tersebut terdaftar dalam DRM, akan dilakukan evaluasi kinerja rekanan-rekanan tersebut.
Hasil evaluasi ini dapat disampaikan
kepada rekanan terkait sebagai umpan balik dan bila diperlukan kepada yang bersangkutan dapat diminta tindakan perbaikan. Penilaian dan evaluasi kinerja rekanan dilakukan oleh GM. HRU dan atau Manajer Pengadaan dan Pemeliharaan untuk tingkat kantor pusat dan kepala bagian umum untuk tingkat cabang dimana dalam pelaksanaannya akan melibatkan unit kerja terkait. Prosedur yang terkait adalah : prosedur kerja nomor: BGR/PKUMM/07 tentang prosedur umum. f. Proses Operasional dan Penyediaan Jasa 1. Pengendalian Proses Operasional dan Penyediaan Jasa Langkah pertama sebelum memulai aktivitas pekerjaan adalah penyusunan rencana proses kerja, dimana berdasarkan rencana proses 113
kerja inilah proses pembuatan produk dilaksanakan. Rencana proses kerja untuk setiap proses didokumentasikan dalam rencana mutu (quality plan).
Dokumen disimpan sesuai dengan ketentuan
penyimpanan rekaman mutu yang berlaku diperusahaan. Rencana Mutu mencakup antara lain: a. Urutan proses kerja. b. Pegawai/Unit yang bertanggungjawab
pada setiap tahapan
pekerjaan. c. Dokumen kerja (prosedur atau instruksi kerja) yang digunakan. d. Alat yang digunakan dalam setiap tahapan pekerjaan. e. Metode pengendalian pada proses-proses yang perlu dikendalikan karakteristiknya secara terus menerus agar kapabilitas proses dan hasilnya dapat terjaga secara konsisten. Sebagai pedoman kerja bagi para pelaksana proses pekerjaan akan diterbitkan instruksi kerja.
Dengan memperhatikan
kemampuan dan kapasitas para pelaksana tersebut, instruksi kerja akan dibuatkan dalam bentuk yang paling mudah untuk dimengerti dan dilaksanakan. Dalam beberapa hal akan disiapkan contoh pekerjaan, standar kerja atau bentuk lain yang dapat digunakan sebagai acuan kerja. Unit Operasi bertanggung jawab dalam menyusun Rencana Mutu, dimana dalam pelaksanaannya akan melibatkan unit kerja terkait lain. Prosedur yang terkait adalah prosedur kerja nomor : 114
1. BGR/PK-PJL/04 Tentang Prosedur Kerja Pergudangan & Jasa Lain. 2. BGR/PK-PJL/04A
Tentang
Prosedur
Kerja
Collateral
Management Service. 3. BGR/ PK-LGT/05 Tentang Prosedur Kerja Logistik. 2. Validasi Proses Opersional dan Penyediaan Jasa Proses
operasional
dipastikan
divalidasi
sebelum
kegiatan
dilaksanakan. Validasi diarahkan untuk mengkonfirmasi dan membuktikan bahwa proses yang akan dijalankan memiliki kemampuan untuk mencapai hasil yang disyaratkan. Personil yang akan bekerja dipastikan memenuhi persyaratan kualifikasi yang telah ditetapkan. Prosedur terkait adalah Prosedur Kerja Operasional (PJL), Prosedur Kerja Operasional CMS, Prosedur Kerja Operasional (Logistik ). 3. Identifikasi dan Mampu Telusur Identifikasi ini diberikan pada dokumen dan barang yang diterima sampai diserahkan ke tempat tujuan akhir dari barang tersebut. GM Operasi di tingkat kantor pusat dan kepala bagian Operasi pergudangan/logistik akan menetapkan bentuk identifikasi tersebut sekaligus memastikan bahwa setiap dokumen dan barang yang ada telah memiliki identifikasi. Pelanggan dapat menetapkan bentuk identifikasi yang diinginkan, apabila metode identifikasi yang ditetapkan perusahaan dianggap kurang mencukupi. Kesepakatan 115
mengenai bentuk identifikasi yang ini akan dinyatakan dalam kontrak yang dibuat antara pelanggan dan perusahaan. 4. Barang Milik Pelanggan Pelanggan dapat memasok sendiri sebagian atau seluruh barang yang diperlukan untuk melaksanakan proses pekerjaan. Unit marketing akan menuliskan permintaan ini dalam bentuk kontrak yang dibuat antara perusahaan dengan pelanggan.
Terhadap barang milik
pelanggan, termasuk data personil maupun hak intelektual, tersebut perusahaan tetap akan menangani barang tersebut sesuai dengan prosedur penerimaan barang yang telah ditetapkan. Apabila dalam masa penyimpanan maupun pemprosesannya, barang/material yang akan dipasok oleh pelanggan tersebut diketemukan ada yang rusak, hilang atau tidak sesuai untuk digunakan maka hal ini akan dicatat dan dilaporkan kepada pelanggan tersebut. Prosedur mutu terkait adalah prosedur : 1. BGR/PK-PJL/04 Tentang Prosedur Kerja Operasional ( PJL ). 2. BGR/ PK-LGT/05 Tentang Prosedur Kerja Oprasional ( Logistik). 5. Penanganan, Penyimpanan, Pengemasan, Pengamanan, Penyerahan Barang Untuk memastikan kesesuaian mutu dalam melaksanakan kegiatan bongkar muat serta penyimpanannya, maka kegiatan penanganan, penyimpanan, pengemasan, pengamanan dan penyerahan, akan ditetapkan metodenya masing-masing sesuai Instruksi Kerja. Khusus 116
untuk pengemasan, perusahaan akan melakukan pengemasan selama ditentukan dalam kontrak. Tempat penyimpanan barang diatur dan dikelompokan sesuai dengan sifat dan syarat penyimpanan yang telah ditetapkan dan diberi identifikasi. Apabila pelanggan tidak menentukan syarat penyimpanan maka Unit Operasi beserta departemen terkait lainya akan menetapkanya. Hal ini untuk mencegah kerusakan atau kehilangan selama barang disimpan. Prosedur yang terkait adalah prosedur nomor: 1. BGR/PK-PJL/04 Tentang Prosedur Kerja Operasional (PJL) 2. BGR/ PK-LGT/05 Tentang Prosedur Kerja Operasional (Logistik) 6. Pengendalian Peralatan Pengukuran/Pemantauan Peralatan
yang
dipergunakan
pemantauan/pengukuran/pengujian
produk
Pengendalian
diarahkan
memastikan
dipergunakan
berada
untuk
dalam
kondisi
harus
laik
untuk dikendalikan.
peralatan pakai.
yang
Program
pemeliharaan sarana dan prasarana pergudangan dan Logistik diterapkan pada setiap sarana prasarana yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan
sesuai jadwal pelaksanaan. Program
pemeliharaan akan didukung dengan instruksi kerjanya yang terdokumentasi agar dapat tercapai secara efektifitas dan konsisten. Semua peralatan operasional yang termasuk dalam program pemeliharaan didaftarkan pada Daftar Induk Sarana dan Prasarana disamping itu, setiap sarana dan prasarana memiliki dokumen 117
riwayat pemeliharaannya dan pada setiap peralatan tersebut diberi label atau identifikasi yang menunjukkan status pemeliharaan alat tersebut. Setiap peralatan yang digunakan untuk melakukan inspeksi, pengukuran
dan
pengujian
(jika
ada)
harus
sudah
terkalibrasi/peralatan khususnya timbangan yang digunakan harus dalam keadaan telah ditera dan masih berlaku masa teranya. Peralatan yang sudah habis masa kalibrasinya atau tera (untuk timbangan) tidak dapat digunakan untuk melakukan proses inspeksi/pengukuran/pengujian terhadap barang/material, proses atau produk perusahaan kecuali dalam keadaan mendesak dimana perpanjangan
penggunaannya
disetujui
oleh
Management
Representative (MR)/Pengendali Mutu. Setiap peralatan yang digunakan
untuk
alat
inspeksi/pengukuran/pengujian
akan
didaftarkan pada daftar induk peralatan ukur, inspeksi dan test. Setiap peralatan tersebut akan mempunyai dokumen riwayat kalibrasi atau tera pada timbangan dan label identifikasi pada alat tersebut
yang
menunjukan
status
kalibrasi/status
tera
pada
alat/timbangan. Apabila hasil kalibrasi tidak memuaskan, maka akan ditentukan laporan ketidaksesuaian untuk mendapatkan keputusan terhadap penggunaan alat tersebut yang dapat berupa memperpendek masa kalibrasi atau menurunkan toleransi
pengukurannya. Jika
keputusannya adalah menurunkan toleransi, maka toleransi yang 118
baru harus dituliskan pada alat tersebut dan toleransi yang lama dihapus. Prosedur kerja yang terkait adalah prosedur: BGR/PKUMM/07 tentang prosedur kerja umum. Prosedur Logistik (Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008 elemen 7.1 ; 7.5) dapat digambarkan dalam sebuah diagram alir seperti di bawah ini: Tabel 4.9 Diagram Alir Prosedur Logistik
No.
PROSEDUR
Bid Ops
1 Menerima tembusan SPMP dari Bidang Pemasaran.
Dir
2 3
4 Menyetujui dropping biaya
4
5 Melaksanakan dropping biaya ke Cabang 6 Menyusun jadual pekerjaan dan sarana/prasarana operasional sesuai SPMP
Keu & Akt
1
2 Menyusun proposal dropping biaya operasional dan L/R. 3 Mengevaluasi proposal dan meneruskannya ke Direktur.
Cabang
5 menyiapkan
6
7 Melaporkan hasil pekerjaan, termasuk bila ditemukan barang rusak atau hilang selama penanganan.
7
8 Mengevaluasi laporan operasi dan bila terjadi klaim maka diinformasikan ke Pemasaran untuk ditindaklanjuti.
8
9 Membuat debet nota berdasarkan BAR, dilampiri dokumen pendukungnya.
9
10 Mengirim debet nota ke Bidang Akt.& Keu dan melakukan rekonsiliasi biaya operasi dengan Bagian Keu & Akt setiap bulannya.
10
11 Menyusun laporan Phisik Operasional logistik dan rekapnya serta membuat Analisis Laporan logistik. 12 Menyusun laporan kegiatan operasi secara nasional untuk diserahkan ke Direksi.
11
11
12
Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa 119
5. Pengukuran, Analisa, dan Perbaikan a. Data dan Informasi Semua unit kerja melakukan pengukuran dan pemantauan terhadap kegiatannya. Pemantauan dan pengukuran ini direncanakan sebelum dilaksanakan. Data kegiatan dikumpulkan untuk dianalisa. Hasil pengukuran/pemantauan/analisa dipakai untuk : a. Membuktikan kesesuaian jasa b. Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu c. Melakukan perbaikan secara terus-menerus d. Memastikan tercapainya sasaran. Metode pemantauan / pengukuran / analisa / perbaikan dipastikan sesuai dengan tujuan. Bila teknik statistik dipergunakan maka dipastikan mengikuti kaidah-kaidah yang benar dan termuat dalam prosedur. b. Pengukuran dan Pemantauan 1. Kepuasan Pelanggan Persepsi pelanggan dan kepuasan terhadap produk dan pelayanan yang diberikan PT. BGR dipantau secara berkala. Pemantauan dimaksudkan
untuk
menilai
dan
mengukur
kinerja
sistem
manajemen mutu serta mengetahui apakah persyaratan pelanggan telah
dipenuhi.
Metode
untuk
memperoleh
informasi
dan
pemanfaatan informasi yang diperoleh dipastikan tertuang dalam prosedur. 120
Dokumen terkait: prosedur kerja Nomor : BGR/PK-PMS/03 tentang prosedur kerja pemasaran. 2. Audit Mutu Internal Perusahaan akan melaksanakan audit mutu internal sekurangkurangnya 6 (enam) bulan sekali untuk memastikan: a. Bahwa aktifitas penerapan sistem manajemen mutu memenuhi / sesuai dengan ketentuan standar ISO 9001 : 2008. b. Penerapan sistem manajemen mutu dilaksanakan secara efektif dan efisien. Wakil manajemen
(MR) mempunyai tanggung jawab untuk
melaksanakan audit mutu internal tersebut. Untuk mengatur aktifitas audit mutu internal tersebut, Top Management di tingkat pusat dan cabang membentuk sebuah panel audit mutu. Panel audit mutu ini akan menetapkan, memilih, dan pemeliharaan terhadap auditor internal. Panel audit juga akan mengatur jadwal audit dan menunjuk auditor untuk kegiatan audit mutu internal tersebut. Panel audit akan memastikan tidak akan ada benturan kepentingan (conflict of interest) antara auditor dan auditee-nya, hal ini dilakukan dengan cara menetapkan tim auditor independen. Hasil audit akan diserahkan kepada pimpinan departemen atau unit kerja untuk dilakukan koreksi/perbaikan dan tindakan perbaikan dan pencegahan tanpa keterlambatan. Status koreksi dan tindakan perbaikan serta pencegahan tersebut akan senantiasa dipantau oleh 121
panel audit dan dilaporkan kepada MR. Penutupan (closing) dari koreksi dan tindakan perbaikan serta pencegahan tersebut akan dilaksanakan oleh anggota panel audit dan atau tim auditor yang telah disetujui. Prosedur yang terkait adalah prosedur kerja nomor : BGR/PKAMI/12 tentang prosedur Audit Mutu Internal. 3. Pemantauan dan Pengukuran Proses Operasional Inspeksi dan Pengujian dilaksanakan sesuai dengan Rencana Mutu dan dilaksanakan pada tahapan tertentu dari proses pelaksanaan pekerjaan, Logistik dan atau Pergudangan. Untuk kegiatan Logistik disesuaikan dengan jenis kegiatan masing-masing kantor cabang dan dijelaskan sesuai instruksi kerjanya. Untuk kegiatan Pergudangan kegiatan pemeriksaan mencakup tahap: a. Inspeksi awal. b. Inspeksi selama proses penyimpanan barang (stock opname). c. Inspeksi akhir. Dalam kegiatan Pergudangan, GM. Operasi bertanggung jawab dalam
menetapkan
metode
inspeksi
dan
pengujian,
mengkoordinasikan seluruh aktifitas inspeksi dan pengujian dengan melibatkan
unit kerja lain yang terkait serta memberikan status
inspeksi dan pengujian terhadap dokumen yang telah di inspeksi. Inspeksi
akan dilakukan secara independen oleh pegawai yang
bertanggungjawab terhadap bisa tidaknya kegiatan bongkar muat 122
dilakukan dalam hal ini checker. Hasil inspeksi dan pengujian akan disimpan sesuai dengan ketentuan penyimpanan Prosedur Kerja yang terkait adalah Prosedur : No. BGR/PK-PJL/04 tentang Prosedur Kerja Operasional (PJL) dan No. BGR/PKPJL/04A tentang Prosedur Kerja CMS. 4. Pemantauan dan Pengukuran Hasil Dalam rencana mutu akan ditetapkan titik - titik inspeksi dan petugas pemeriksa yaitu checker akan melaksanakan fungsi Quality Control (QC) dengan melakukan inspeksi dan pengujian berdasarkan rencana mutu ini yang mencakup tahap penerimaan awal barang, tahap proses bongkar muat dan tahap akhir. Hanya
barang yang
telah lolos inspeksi dan pengujian yang boleh dimasukkan ke dalam gudang. Jika terdapat barang yang rusak dan atau tidak sesuai dengan spesifikasi maka akan dipisahkan dan diberikan identifikasi khusus yang menunjukan status inspeksinya. Rekaman hasil inspeksi sekurang - kurangnya memberikan informasi
nama
atau
kode
petugas
QC.
Sesuai
dengan
kewenangannya, petugas yang namanya atau kodenya tercantum dalam identifikasi itu akan menentukan metode inspeksi / pengujian yang harus dilakukan. Rekaman hasil inspeksi dan pengujian akan disimpan di Unit Operasi. Prosedur yang terkait adalah : Prosedur Kerja No. BGR/PK-PJL/04 tentang prosedur Kerja Operasional (PJL). 123
c. Pengendalian Produk tidak sesuai atau menyimpang Penyimpangan adalah ketidaksesuaian pada proses kerja terhadap ketentuan yang telah ditetapkan. Penyimpangan dapat terjadi pada saat awal kedatangan barang, saat bongkar muat selanjutnya serta pada saat penyerahan barang ditujuan akhir, maupun terhadap barang yang ada digudang. Oleh
karena itu, perusahaan menetapkan bahwa setiap
pegawai dapat mengajukan laporan penyimpangan atas hal-hal yang ditemukan menyimpang dalam bentuk Catatan Penyimpangan Proses Kerja (CPPK). Penanganan selanjutnya atas penyimpangan tersebut ditetapkan dalam suatu prosedur tersendiri. Apabila ditetapkan dalam kontrak, atau penyimpangan tersebut terkait dengan ketentuan atau spesifikasi kontrak, maka pelanggan terkait akan dilibatkan dalam pengambilan keputusan terhadap proses kerja yang dinyatakan menyimpang tersebut. Meskipun demikian hal ini tidak akan melepas tanggung jawab perusahaan untuk selalu melaksanakan pekerjaan yang sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati bersama. Dalam menanganani kasus penyimpangan tersebut, hal-hal yang menyimpang dipisahkan dan didefinisikan
dengan
memberi tanda atau label yang sesuai , sampai hal tersebut ditangani oleh pegawai yang berwenang. Apabila penyimpangan ini menyangkut ketentuan atau spesifikasi yang ditetapkan pelanggan, maka
diperlukan persetujuan dari
pelanggan atau wakilnya. Rekaman yang menunjukan tindakan yang 124
telah diambil terhadap pertimbangan tersebut disimpan sesuai dengan prosedur yang berlaku untuk penanganan produk yang menyimpang. Prosedur mutu yang terkait adalah prosedur No. BGR/PK-TKP tentang Prosedur Kerja Tindakan Koreksi dan Pencegahan d. Analisa Data Dalam analisa data, data-data proses atau implementasi sistem manajemen mutu harus dikelola dengan baik. Data dianalisa dengan menggunakan teknik-teknik yang sesuai, misalnya menggunakan grafik. Analisa data dilakukan oleh unit pemasaran, kegiatannya untuk mengetahui tingkat kinerja yang ada sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan. Hasil analisa data harus mengarah pada pengidentifikasian ketidaksesuaian ketidakefektifan dan tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan. Data dianalisa antara lain untuk memantau: 1. Kepuasan Pelanggan 2. Kesesuaian terhadap persyaratan proses dan produk 3. Kinerja Pemasok 4. Sebagai dasar untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan. Prosedur terkait adalah Prosedur Kerja Pemasaran dan Prosedur Kerja TKP. e. Tindakan Koreksi/Prevensi dan Perbaikan terus-menerus 1. Program Perbaikan Terus-menerus Seluruh karyawan dan pimpinan wajib melakukan perbaikan secara terus-menerus terhadap efektivitas sistim manajemen mutu sesuai 125
dengan tugas, tanggungjawab dan wewenangnya. Semua perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang dalam kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data tindakan koreksi dan pencegahan serta tinjauan manajemen. Dokumen terkait: a. BGR/PK-TM/11 tentang prosedur kerja Tinjauan Manajemen b. BGR/PK-AMI/12 tentang prosedur Audit Mutu Internal c. BGR/PK-TKP/13
tentang
prosedur
Tindakan
Koreksi
&
Pencegahan. 2. Tindakan Koreksi / Pencegahan Untuk mencegah terulangnya kembali hal - hal yang menyimpang, baik pada dokumen saat kedatangan awal barang sampai tujuan akhir, perlu dilakukan tindakan perbaikan dan atau tindakan pencegahan. Permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan dapat diajukan pada : a. Pelaksanaan audit mutu internal. b. Adanya penyimpangan terhadap proses yang cenderung berulang kali ditemukan pada tempat / hal yang sama. c. Adanya penyimpangan proses kerja yang bersifat kritis. d. Hasil
peninjauan
atas
rekaman
/
catatan
peyimpangan
produk/proses. e. Keluhan pelanggan atas penyimpangan pada produk / proses.
126
Penyimpangan dapat bersifat komplek atau sederhana. Apabila sifat penyimpangan adalah sederhana atau tidak kritis maka pada formulir CPP dapat langsung dibuat analisa dan ditentukan tindakan perbaikan dan pencegahannya. Apabila penyimpangan bersifat komplek dan kritis, maka hal tersebut ditangani lebih terinci dan teliti dengan mengajukan Permohonan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PTKP). Untuk menindaklanjuti PTKP
jika diperlukan
akan
dibentuk tim PTKP, dimana tim ini atau pegawai yang diberi tugas untuk menyelesaikan PTKP ini akan: a. Menyelidiki
dan
menentukan
penyebab
utama
terjadinya
penyimpangan atau potensi penyimpangan. b. Menentukan tindakan perbaikan untuk menghindari terulangnya masalah yang sama atau mengambil tindakan pencegahan untuk mencegah potensi masalah menjadi masalah/penyimpangan. c. Menentukan
tindakan
perbaikan
dan
pencegahan
untuk
menghindari terulangnya masalah yang sama. d. Berinisiatif
untuk
melaksanakan
tindakan
perbaikan
dan
pencegahan. e. Mengendalikan dan mengkaji hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang diambil dilaksanakan secara efektif. Apabila hal ini menyangkut prosedur yang digunakan maka prosedur ini akan direvisi secukupnya untuk mencegah terulangnya
kembali
127
masalah yang sama atau mencegah potensi masalah menjadi masalah. f. Tanggung jawab tim PTKP berakhir
apabila penyimpangan
tersebut telah selesai dengan baik dan efektif. g. Status dari PTKP senantiasa dipantau oleh Management Representative kantor pusat atau MR kantor cabang. Prosedur kerja yang terkait adalah BGR/PK-TKP tentang prosedur kerja Tindakan Koreksi & Pencegahan. Prosedur Sistem Pengendalian Internal dapat digambarkan dalam sebuah diagram alir seperti di bawah ini: Tabel 4.10 Diagram Alir Prosedur Sistem Pengendalian Internal No.
Koord Auditor
PROSEDUR
Ka SPI
Dirut
Unit Kerja
1
1 Menyusun PKPT (Program Kerja Pengawasan Tahunan)
2
2 Menyetujui PKPT
3 4
3 Menyusun Usulan Program Pelaksanaan Pemeriksaan 5
4 Menyetujui Program Pelaksanaan Pemeriksaan
6 Melaksanakan terkait
6
6
5 Menyusun Daftar Tim Pemeriksa pemeriksaan terhadap obyek
7 pemeriksaan 8
8
7 Mengevaluasi hasil pemeriksaan dan menyusun notisi hasil pemeriksaan 8 Mengadakan pembahasan pemeriksaan dengan Auditee
atas
temuan-temuan 10
11
9 Menanggapi hasil temuan hasil pemeriksaan 10 Menyusun Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP)
9
saat
12 13
11 Mengkaji LHP 12 Memberikan disposisi terhadap LHP 13 Memantau pelaksanaan tindak lanjut temuan pada masingmasing Unit Kerja hingga tuntas
Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa
128
Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan (Standar ISO 9001 : 2008 elemen 8.5.2. dan 8.5.3) dapat digambarkan dalam sebuah diagram alir seperti di bawah ini: Tabel 4.11 Diagram Alir Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan No.
PROSEDUR
MR
Mgr PM/Kasie Unit/Bag. PM Cab Terkait
1 Mengidentifikasi dan atau menerima laporan ketidaksesuaian atau potensi ketidaksesuaian.
2 Menerima laporan ketidaksesuaian atau potensi ketidaksesuaian dan menerbitkan PTKP
1
2
3 Mendaftar PTKP dalam Daftar PTKP dan meneruskan PTKP kepada Unit/Bagian terkait.
4 Menindaklanjuti PTKP yang diterima melaporkan hasilnya kepada MR.
3
dan
5 Melaksanakan verifikasi terhadap hasil tindak lanjut PTKP 6 Memperbaharui Daftar PTKP sesuai dengan hasil verifikasinya.
4
5
6
Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa Selain prosedur-prosedur kerja terkait diatas, masih ada terdapat tiga prosedur kerja lainnya yakni: 1. PK-08-KAK-rev02-final-16-9-09 terkait pelaksanakan tugas menerima dan mengeluarkan uang (Kas / Bank) perusahaan. 2. PK-09-SKP-Rev.02.13-07-09OK terkait Tata Kelola Perusahaan di lingkungan perusahaan. 129
3. BGR/PK-P2/14 terkait tata kerja di Bidang Perencanaan & Pengembangan Kantor Pusat PT BGR. Sertifikasi ISO 9001:2008 pada PT. BGR diperbaharui setiap 3 (tiga) tahun sekali. Hal ini juga bisa dijadikan sebagai indikator bahwa implementasi sistem manajemen mutu pada PT. BGR sesuai dengan standar internasional 9001:2008. Pembaharuan sertifikasi ini dilakukan dengan menilai apakah sistem manajemen mutu telah dilaksanakan sesuai ISO 9001:2008, jika tidak sesuai pihak ISO dapat mencabut sertifikasi tersebut. PT. BGR sendiri telah mendapatkan serifikasi dari ISO sejak tahun 1998 dan sampai saat ini masih memiliki sertifikasi ISO khususnya ISO 9001:2008 yang mengatur sistem manajemen mutu.
2. Peran Audit Internal dalam Implementasi Sistem Manajemen Mutu pada PT. Bhanda Ghara Reksa Analisa dari peran audit internal dalam implementasi sistem manajemen mutu menggunakan laporan audit mutu internal serta hasil diskusi dengan pihak terkait yakni departemen Perencanaan dan Pengembangan khususnya bagian manajemen mutu. Sistem manajemen mutu yang baik memerlukan adanya penerapan fungsi audit internal dalam perusahaan. Tugas audit internal melakukan pemeriksaan, penilaian, serta memastikan bahwa sistem manajemen mutu telah berjalan dengan baik. Posisi audit internal di PT. Bhanda Ghara Reksa berada di bawah naungan Direktur Utama. Audit internal dikoordinir oleh seorang Kepala 130
Sistem Pengendalian Internal (SPI). Di dalam struktur organsisasi bisa dilihat Kepala SPI menaungi Koordinator Auditor I dan Koordinator Auditor II. Seperti yang tercantum di dalam fungsi dan tanggung jawab unit berdasarkan ISO 9001:2008 disebutkan bahwa SPI yang terdiri dari Kepala SPI dan Koordinator Auditor memiliki fungsi: 1. Koordinator
pelaksanaan
internal
audit
terhadap
efektivitas
implementasi atas seluruh sistem dan prosedur bagi seluruh proses kegiatan perusahaan, termasuk aspek tertib administrasi keuangan, agar berjalan efektif dan sehat sesuai kebijakan perusahaan, peraturan pemerintah, dan prinsip-prinsip akuntansi Indonesia. 2. Mengawasi dan memastikan seluruh sistem dan prosedur yang diperlukan mendukung kegiatan perusahaan dijalankan secara benar, konsisten, dan tidak terjadi penyimpangan yang berpotensi merugikan perusahaan. Kegiatan Spesifikasi SPI berdasarkan ISO 9001: 1. Pemeriksan rutin berkala. 2. Melakukan
stock opname dan pemeriksaan dokumen transaksi
komprehensif secara periodik. 3. Penyediaan Prosedur Kerja SPI. Di dalam standar internasional ISO 9001:2008 disebutkan bahwa dalam melaksanakan sistem manajemen mutu diharuskan adanya audit mutu internal. Salah satu prosedur kerja dari ISO 9001:2008 adalah audit mutu internal. Audit mutu merupakan pengujian sistematis dan independen 131
dalam menilai apakah sistem manajemen mutu dan hasil yang terkait dengan mutu memenuhi aturan yang direncanakan dan apakah aturan tersebut diterapkan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan. PT. BGR mengatur tentang pelaksanaan audit mutu internal dalam prosedur kerja BGR/PK-AMI/12. Audit mutu internal PT. BGR dilakukan setiap 6 (enam) bulan sekali. Dalam laporan audit mutu internal PT. BGR dicantumkan tujuan dari audit itu sendiri, yakni: 1. Untuk mengevaluasi efektivitas, efisiensi, penerapan sistem manajemen mutu, dan agar dapat menentukan titik permasalahan yang menjadi kendala efektivitas penerapan sistem manajemen mutu serta upaya perbaikan dan peningkatannya. 2. Untuk menjadi bahan peningkatan yang berkesinambungan (continual improvement) terhadap penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan. Sebelum melakukan audit mutu internal dibuat suatu rencana audit yang memuat tentang: 1. Tujuan dan ruang lingkup audit 2. Identifikasi partisipan audit 3. Identifikasi dari dokumen referensi seperti standar sistem manajemen mutu yang berlaku 4. Bahasa audit 5. Tempat dan tanggal audit 132
6. Unit organisasi yang diaudit 7. Waktu yang diharapkan dan durasi audit serta aktivitas audit 8. Jadwal pertemuan manajemen 9. Persyaratan kerahasiaan 10. Distribusi laporan dan tanggal penerbitan yang diharapkan Dalam melaksanakan audit mutu internal-nya PT. BGR membuat suatu prosedur kerja. Prosedur kerja audit mutu internal PT. BGR terdiri dari proses-proses berikut: 1. Manager/Kasie PM (pengendali mutu) menyusun Program Audit Mutu Internal
berdasarkan besar kecilnya pengaruh Unit Kerja terhadap
Sistem Manajemen Mutu dan hasil audit sebelumnya. 2. MR (management representative) Kantor Pusat mengkaji dan menyetujui Program Audit. 3. Manager/Kasie PM menyusun jadwal audit sesuai dengan program audit tahunan dan mendistribusikannya kepada Auditor dan Auditee. 4. Auditor menerima jadwal audit dan mengonfirmasikannya kepada Auditee tentang pelaksanaan audit. Apabila jadwal tidak sesuai maka dibuat kesepakatan bersama untuk pelaksanaannya. Auditor kemudian menyusun checklist audit sesuai dengan lingkup audit dan pembagian tugas dalam tim audit. Auditee menyiapkan dokumen dan rekaman kerjanya sesuai dengan lingkup audit. 5. Auditor melaksanakan audit sesuai jadwal yang telah disepakati dan menuliskan semua hasil temuan auditnya dalam form PTPP 133
(Permintaan Tindakan perbaikan dan Pencegahan) (satu temuan atau lebih dan kategori yang sama satu form PTPP) dan meminta Auditee mencatat rencana tindakan perbaikan dan menetapkan target waktu perbaikannya serta segera menyerahkannya kepada Lead auditor / Manager/Kasie PM. 6. Manager/Kasie PM merekap semua temuan audit ( PTPP ) tersebut termasuk target waktu perbaikannya dalam Daftar PTPP dan memantau tindakan perbaikan oleh Auditee sesuai batas waktu yang dijanjikan / disepakati atau laporan tindakan perbaikan oleh Auditee. 7. Manager/Kasie PM atau Lead auditor menyusun laporan hasil audit mutu internal disampaikan ke MR. 8. MR menyetujui laporan audit mutu internal dan melaksanakan evaluasi terhadap auditor berdasarkan masukan dari Lead Auditor atau Manager/Kasie PM. 9. Manager/Kasie PM mendistribusikan laporan audit dan menyusun bahan materi internal dalam rapat tinjauan manajemen. 10. Auditee segera melaksanakan tindakan perbaikan sesuai temuan/hasil audit dengan tepat waktu. 11. Berdasarkan batas waktu yang dijanjikan auditee maka Manager/Kasie PM meminta Auditor untuk melaksanakan verifikasi audit sesuai batas waktu tersebut. Prosedur Audit Mutu Internal tersebut dapat digambarkan dalam diagram alir seperti di bawah ini: 134
Tabel 4.12 Diagram Alir Prosedur Audit Mutu Internal No.
PROSEDUR
1 Menyusun Program Audit Tahunan
Mgr PM/ Kasie PM
1
MR
Tim Audit/ Auditee/ Auditor Unit Kerja
2
2 Menyetujui Program Audit Tahunan, khusus untuk Cabang persetujuan oleh GM. 3 Menyusun Jadual Audit berdasar program audit tahunan dan mendistribusikannya.
3
4 Menerima Jadual Audit dan mempersiapkan pelaksanaan audit dan Auditor menyusun checklist audit.
4
5 Melaksanakan audit dan menuliskan semua temuan audit dalam form PTPP dan meminta auditee mencatat rencana tindakan perbaikan.
5
6 Mencatat penyebab ketidaksesuaian, RTP dan tanggal waktu tindak lanjut dalam form PTPP dan diserahkan kembali kepada auditor / Lead auditor / Manager PM / Kasie PM. 7 Merekap semua temuan audit, termasuk target tindakan perbaikan dan menyusun laporan hasil AMI disampaikan ke MR .
6
7
8 Memeriksa dan menyetujui laporan serta mengevaluasi auditor. 9 Mendistribusikan hasil AMI dan menyusun bahan materi hasil AMI untuk rapat tinjauan manajemen 10 Melaksanakan tindakan perbaikan terhadap temuan audit dengan tepat waktu dan melaporkan atas tindakan perbakan. 11 Meminta kepada auditor untuk melakukan verifikasi sesuai batas waktu yang dijanjikan auditee 12 Melaksanakan verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan menuliskan hasilnya pada form PTPP.
4
8 9 10
11 12
Sumber: PT. Bhanda Ghara Reksa Dalam laporan audit mutu internal terdapat form PTPP (Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) yang memuat penjelasan dari temuan. Penyajian temuan audit dari hasil pelaksanaan audit mutu internal telah dilakukan dengan baik. Temuan audit disampaikan dasar fakta yang 135
akurat, jelas, ringkas, dan dapat dimengerti oleh pihak terkait. Dalam form PTPP disajikan temuan audit lengkap dengan penjelasan mengenai analisa penyebab, potensi masalah, serta rekomendasi (rencana tindakan perbaikan dan pencegahan/RKP). Selain itu juga tercantum batas waktu penyelesaian yang dijanjikan auditee dalam laporan audit mutu internal. Batas waktu tersebut merupakan batas waktu atas tindak lanjut auditee. Tindak lanjut merupakan tindakan yang dilaksanakan auditee atas rekomendasi yang diberikan internal audit dalam laporan audir mutu internal. Tindak lanjut ini dalam PT. BGR sering disebut dengan tindakan perbaikan dan pencegahan. Biasanya di PT. BGR tindakan perbaikan memiliki batas waktu 3 (tiga) bulan
untuk dapat
melakukan verifikasi atau pembuktian. Apabila dalam jangka waktu tersebut
auditee
dapat
melakukan
tindakan
perbaikan
yang
direkomendasikan maka dinyatakan closing. Jika lebih dari batas waktu yang ditentukan, maka temuan audit tersebut dinyatakan masih open dan perlu dilakukan tindakan perbaikan segera. Setelah auditee melaksanakan tindakan perbaikan sesuai dengan batas waktu yang telah ditetapkan, maka manajer PM meminta auditor untuk melakukan verifikasi audit. Auditor melaksanakan verifikasi audit terhadap hasil tindakan perbaikan termasuk penerapannya setelah audit. Hasil verifikasi dicatat dalam kolom verifikasi pada form PTPP yang sama dan diserahkan kepada Manager/Kasie PM.
136
Audit internal di PT. BGR memiliki wewenang untuk melakukan pengawasan atau monitoring terhadap tindak lanjut atau tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan auditee. Kegiatan monitoring ini dilakukan untuk memastikan atau membuktikan bahwa tindakan perbaikan telah dilaksanakan dan efektif. Maka dari itu, perusahaan akan menerapkan sistem manajemen mutu yang semakin baik di waktu-waktu yang akan datang karena penilaian dan tindakan perbaikan atas kelemahan dan penyimpangan/ketidaksesuaian yang ditemukan akan selalu dilaksanakan. Sehingga penulis dapat menyimpulkan bahwa peran audit internal dalam implementasi sistem manajemen mutu pada PT. BGR telah cukup baik. D. Permasalahan dan Kendala yang Dihadapi oleh PT. Bhanda Ghara Reksa Dalam Implementasi Sistem Manajemen Mutu Secara umum, penekanan versi 2008 adalah pada kepatuhannya terhadap perundang-undangan yang berlaku, seperti juga pada persyaratan pelanggan dan produk dalam rangka kesesuaiannya dengan sistem yang lain, seperti environment management system (EMS ISO 14000) dan ocupational health and safety management (OHSAS 18000). PT. BGR dalam prakteknya belum dapat memenuhi secara penuh pelaksanaan dari OHSAS 18000 mengenai mengenai kesehatan dan keselamatan kerja (K3). Kendala dalam pelaksanaan K3 ini adalah karena untuk memenuhi K3 ini diperlukan anggaran yang besar contoh penyediaaan hydran, P3K, alarm tanda bahaya, dan lain-lain. Pihak perusahaan perlu melakukan penganggaran yang efisien 137
agar pelaksanaan K3 ini dapat selesai secara sempurna. Karena pelaksanaan K3 yang belum secara penuh, maka bagian K3 ini belum dilakukan audit. PT. BGR menyatakan bahwa target penyelesaian pelaksanaan K3 ini diusahakan akan terjadi pada tahun 2013 ini.
138
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana audit internal memiliki peran dalam implementasi sistem manajemen mutu perusahaan dan untuk mengetahui bagaimana sistem manajemen mutu perusahaan telah sesuai dengan standar internasional sistem manajemen mutu. Penelitian ini dilakukan dengan satu objek penelitian yaitu PT. Bhanda Ghara Reksa (Persero)
dengan
metode
kualitatif
deskriptif
dengan
pendekatan
fenomenologi dan studi kasus. Berdasarkan pada data yang telah diperoleh dan hasil analisis yang dilakukan oleh peneliti dengan membandingkan antara teori dan praktek, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Peran audit internal dalam implementasi sistem manajemen mutu pada PT. Bhanda Ghara Reksa telah cukup baik. Hal ini dapat terlihat dari: a. Pelaksanaan audit mutu internal yang dilakukan oleh auditor internal perusahaan dapat memberikan penilaian tentang pelaksanaan sistem manajemen mutu apakah telah berjalan secara efektif dan efisien. b. Audit internal PT. Bhanda Ghara Reksa memberikan rekomendasi yang dapat digunakan untuk memperbaiki kekurangan dari pelaksanaan sistem manajemen mutu. Selain itu juga, rekomendasi dapat dijadikan sebagai
bahan peningkatan yang berkesinambungan
139
(continual
improvement) terhadap penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan. c. Audit internal memiliki kewenangan untuk memonitoring tindak lanjut hasil audit yang dilakukan auditee, yakni memastikan bahwa tindak lanjut tersebut telah dilaksanakan. Dengan montoring ini, diharapkan bahwa penerapan sistem manajemen mutu PT. Bhanda Ghara Reksa di masa yang mendatang akan selalu mengalami peningkatan dan berjalan dengan baik. 2. Pelaksanaan sistem manajemen mutu pada PT. Bhanda Ghara Reksa telah berjalan sesuai dengan standar internasional yang berlaku yakni ISO 9001:2008. a. Pelaksanaan sistem manajemen perusahaan dituangkan di dalam sebuah Pedoman Mutu yang memuat yang tentang pokok (garis-garis besar) sistem manajemen mutu PT. Bhanda Ghara Reksa dan merupakan referensi atau acuan pengelolaan perusahaan. PT. Bhanda Ghara Reksa menyusun prosedur kerja terkait proses sistem manajemen mutu beracuan pada standar ISO 9001:2008. b. Berdasarkan laporan audit mutu internal disimpulkan bahwa implementasi sistem manajemen mutu PT. Bhanda Ghara Reksa telah merujuk kepada standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan telah diterapkan oleh semua unit kerja. c. Sertifikasi ISO 9001:2008 diperbaharui setiap 3 (tiga) tahun sekali sehingga mengharuskan perusahaan untuk senantiasa melaksanakan 140
sistem manajemen mutu sesuai dengan standar yang berlaku agar sertifikasi akan selalu diperoleh. B. Implikasi Seperti dijelaskan pada pembahasan bahwa tujuan adanya audit mutu internal yang dilakukan PT. BGR salahnya adalah sebagai bahan peningkatan yang berkesinambungan (continual improvement) terhadap penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan. Dari tujuan tersebut, dapat terlihat bahwa dampak adanya audit internal adalah perusahaan dapat secara terus-menerus melakukan perbaikan dan peningkatan dalam melaksanakan sistem manajemen mutu perusahaan. Audit internal akan memberikan rekomendasi-rekomendasi yang digunakan sebagai tindakan perbaikan yang akan dilakukan auditee mengenai sistem manajemen mutu perusahaan. Audit internal PT. BGR memantau tindakan perbaikan oleh auditee yang telah direkomendasikan sehingga tindakan perbaikan dapat dipastikan telah dilaksanakan guna peningkatan sistem manajemen mutu perusahaan. Peningkatan sistem manajemen mutu ini akan berdampak pada pencapaian kepuasan pelanggan serta memperkuat kompetitif bisnis perusahaan. C. Saran Untuk mengakhiri penulisan ini, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang diharapkan nantinya dapat bermanfaat. Beberapa saran berikut adalah:
141
1. Peran audit internal sangat membantu PT. Bhanda Ghara Reksa khususnya dalam implementasi sistem manajemen mutu sehingga perusahaan harus selalu mempertahankan keberadaan audit internal. Selain itu, perusahaan harus selalu memberikan dukungan penuh terhadap audit internal dalam menjalankan fungsi dan tugasnya dengan baik dan independen, salah satunya dengan cara mengadakan program pendidikan dan pelatihan bagi auditor internal untuk meningkatkan kompetensinya sehingga dapat melaksanakan fungsi dan tugasnya dengan baik serta dapat senantiasa mempertahankan independensinya. 2. Pihak manajemen harus mempertahankan pelaksanaan sistem manajemen mutu sesuai dengan standar ISO 9001:2008 dengan memberikan training kepada karyawan-karyawan yang terlibat dalam pelaksanaannya. Seluruh jajaran PT. Bhanda Ghara Reksa harus mau dan mampu serta berkomitmen dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Selain itu, diperlukan juga adanya komitmen dan perhatian dari setiap pimpinan unit kerja yang lebih nyata dan keterlibatan ini turut serta melakukan perbaikan dari ketidaksesuaian, melengkapi dari kekurangan, dan berinovasi.
142
DAFTAR PUSTAKA A. Zajc, T. Karkoszk. “Internal Audit as A Manner of Process’ monitoring in the university education”, Quality Management 3, 2006 Agoes, Soekrisno. ―Pratikum Audit‖, Salemba Empat, Jakarta, 2003. Arens, Alvin A. James L. Loebbecke. ―Auditing Pendekatan Terpadu‖, Salemba Empat, Jakarta, 2008. Boynton and Kel. “Modern Auditing 6th edition‖, John Willey and Sons, Canada, 2001. Gaspersz, Vincent. “ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvement”. cetakan Kedua, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2003. Gaspersz, Vincent. “ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvement”. Cetakan Keempat, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2006. Gaspersz, Vincent. “Three-in-one Sistem Manajemen Kualitas Peningkatan Kinerja Terus-Menerus”. cetakan Pertama, Vinchristo Publication, Jakarta, 2012. Guchu, George and ZSumbah Mwanaongoro. “ISO Quality Management System Implementation for Small to Medium Manufacturing Firms Kenya‖, Proceedings of the 2012 Mechanical Engineering Conference on Sustainable Research and Innovation, Kenya, 2012. Guy, Alderman, Winters. ―Auditing, edisi 5”, Erlangga, Jakarta, 2003. ISO. ―ISO 19011:2011 Guidelines for Quality and/or Environmental Management
Systems Auditing‖, 2011. Jogiyanto. “Metode Penelitian Bisnis: Salah Kaprah dan Pengalaman – Pengalaman‖. Edisi 2004/2005, BPFE, Yogyakarta, 2004. Konsorium Organisasi Profesi Audit Internal. “Standar Profesi Internal”, Yayasan Pendidikan Internal Audit, Jakarta, 2004.
Audit
L.A. Dobrzaski, M.T. Roszak. “Implementation and Functioning of Quality Management in The Research Centre”, Journal of Achievements in Materials and Manufacturing Technology, 2008. Mulyadi dan Kanaka. “Auditing‖. Edisi 5, Salemba Empat, Jakarta, 1998. 143
Mulyadi. ―Auditing‖. Buku Dua, Edisi Ke Enam, Salemba Empat, Jakarta, 2002. Moleong, Lexi J. ―Metodologi Penelitian Kualitatif‖, Remaja Rosdakarya, Jakarta, 2000. Nur dan Bambang. “Metode Penelitian Bisnis: Untuk Akuntansi & Manajemen”, BPFE, Yogyakarta, 1999. Sabri, Mohamad. “Total Quality Management and Its Relationship with the Internal Audit‖, Australian Journal of Basic and Applied Sciences. Australia, 2012. Sawyer, Dittenhofer, Scheiner. “Audit Internal Sawyer‖. Edisi 5, Salemba Empat, Jakarta, 2005. Simatupang, Tulus Pahala. “Peran Audit Internal Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Menunjang Impelementasi Manajemen Mutu Pada Perusahaan Jasa Telekomunikasi”, Medan, 2005. Wilson, James D and John B. Campbell. “Controllership: Tugas Akuntan Manajemen‖. Edisi 3, Erlangga, Jakarta, 1986. SNI 19-19011-2005. “Panduan Audit Sistem Manajemen Mutu dan/atau Lingkungan‖, Badan Standardisasi Nasional – BSN, Jakarta. SNI 19-8402-1996. “Manajemen Mutu dan Jaminan Mutu, Kosa Kata”, Badan Standardisasi Nasional – BSN, Jakarta. SNI/Standar Nasional Indonesia 19-9001-2001. “Sistem Manajemen MutuPersyaratan, SNI Seri 9001:2008”, Badan Standarisasi Nasional-BSN, Jakarta. Standar Nasional Indonesia SNI 19-9000:2001. ―Sistem Manajemen Mutu— Dasar-Dasar dan Kosakata‖, Jakarta, 2001. Stephens, K. “Auditing of Management Systems. Conference “Day of the Quality Auditing”, Institute of Engineering Materials and Biomaterials, Silesian University of Technology, Gliwice, 2007. Stephens, K and M.T. Roszak. ―A Study of The Role and Benefits of Third Party Auditing in Quality Management Systems‖, Journal Of Achievement in Material and Manufacturing Engineering, Poland, 2010. Sugiyono. ―Memahami Penelitian Kualitatif‖, Alfabeta, Bandung, 2005. Susanto, Azhar. “Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer‖, Lingga Jaya, Bandung, 2004. 144
Susilo, Willy. “Audit Mutu Internal”, PT. Vorqistatama Binamega, Jakarta, 2003. Suyono, Arif. “Audit Internal Dalam Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di SMK Muhammadiyah 1 Wonosobo”, Wonosobo, 2011. Tambunan, Artha L. “Peranan Audit Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT. Socfin Indonesia Medan”, Medan, 2009. The Institut Of Internal Auditors. “International Professional Practices Framework (IPPF)”, The Institute of Internal Auditors, Florida, 2011. Tjakrawala, F.X Kurniawan. “Sistem Pengendalian Manajemen”, Salemba Empat, Jakarta, 2002. Tunggal, Amin Widjaja. “Risk Based internal Auditing”, Harvarindo, Jakarta, 2007. http://www.sbl.tkk.fi/teaching/courses/T-128.5300/articles/Esec2001.pdf.
145
Assalamu‟alaikum Wr.Wb. Kepada Yth. Bapak Agus Supangat Berikut pertanyaan untuk kelancaran pengerjaan skripsi saya: 1. Apakah standar yang digunakan PT. Bhanda Ghara Reksa dalam melaksanakan sistem manajemen mutu? Jawab: PT. Bhanda Ghara Reksa saat ini menggunakan standar ISO 9001:2008. Selain itu, standar dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu didukung oleh kebijakan perusahaan dan surat keputusan Direksi (SKD). PT. Bhanda Ghara Reksa ini sendiri memperoleh sertikasi ISO sejak tahun 1998.
2. Bagaimana pelaksanaan sistem manajemen mutu di PT. Bhanda Ghara Reksa? Apakah telah sesuai dengan standar ISO 9001:2008 tersebut? Jawab:
Sejauh ini pelaksanaan sistem manajemen mutu telah sesuai
dengan standar ISO 9001:2008. Untuk mendapatkan sertifikasi standar ISO 9001:2008, perusahaan harus melaksanakan sistem manajemen mutu sesuai standar tersebut. Sertikasi ini akan diberikan oleh badan internasional dan akan diperbaharui setiap 3 (tiga) tahun sekali, sehingga jika perusahaan dalam melaksanakan sistem manajemen mutu tidak sesuai standar ISO 9001:2008, maka sertifikasi tersebut akan dicabut.
3. Bagaimana peran audit internal sendiri dalam melaksanakan sistem manajemen mutu? Jawab: Audit internal melaksanakan audit mutu internal untuk menilai efektivitas dari sistem manajemen mutu. Manfaat audit internal ini ialah dapat memberikan masukan-masukan atau rekomendasi mengenai pelaksanaan sistem manajemen mutu perusahaan baik perbaikan mengenai kelemahan, kekurangan, dan mengingatkan jika ada prosedur yang belum dilaksanakan.
4. Bagaimana pelaksanaan audit mutu internal itu sendiri? Jawab: Audit mutu internal di PT. Bhanda Ghara Reksa dilakukan setiap 6 (enam) bulan sekali. Komunikasi dari hasil audit mutu internal dapat dilhat dalam
laporan
audit
mutu
internal
dan
kertas
kerja.
Dalam
pelaksanaannya, temuan audit mutu internal ini harus memenuhi sasaran. Audit internal akan memberikan rekomendasi berupa tindakan perbaikan yang harus dilakukan auditee. Tindakan perbaikan ini ada batas 3 (tiga) bulan untuk auditor melakukan verifikasi atau pembuktian bahwa tindakan perbaikan tersebut telah dilaksanakan oleh auditee.
5. Adakah kendala dalam melaksanakan sistem manajemen mutu tersebut? Jawab: PT. BGR dalam prakteknya belum dapat memenuhi secara penuh pelaksanaan dari OHSAS 18000 mengenai mengenai kesehatan dan keselamatan kerja (K3). Kendala dalam pelaksanaan K3 ini adalah karena untuk memenuhi K3 ini diperlukan anggaran yang besar contoh penyediaaan hydran, P3K, alarm tanda bahaya, dan lain-lain. Sampai saat ini, pelaksanaan OHSAS 18000 masih berjalan sekitar 60% dan perusahaan sendiri pada tahun 2013 ini OHSAS 18000 ini menargetkan pelaksanaannya secara 100%. Terima kasih Bapak atas waktunya
PENANGGUNG JAWAB
Disetujui Oleh
Disahkan Oleh
Ibnu Asyari
Rasjahmur Akbar
Mulyanto
GM.Bid. MM & TI
Direktur P2
Direktur Utama
Dibuat & Diperiksa Oleh Nama Jabatan
Tanda Tangan
Tanggal
DISTRIBUSI
NO. SALINAN
PENERIMA
NO. SALINAN
PENERIMA
BGR/KP-01
Direktur Utama
BGR/KP-12
Kepala SPI
BGR/KP-02
Direktur Ops. & Sar.
BGR/KP-13
Staff Ahli Direksi
BGR/KP-03
Direktur P2
BGR/KP-14
GM. Cab. DKI
BGR/KP-04
Direktur Keu & Adm.
BGR/KP-15
GM. Cab. Bandung
BGR/KP-05
Sekretaris Perusahaan
BGR/KP-16
GM. Cab. Semarang
BGR/KP-06
GM. M. Mutu & TI
BGR/KP-17
GM. Cab. Surabaya
BGR/KP-07
GM. P2
BGR/KP-18
GM. Cab. Medan
BGR/KP-08
GM. Pemasaran
BGR/KP-19
GM. Cab. Palembang
BGR/KP-09
GM. Operasional
BGR/KP-20
GM. Cab. Lampung
BGR/KP-10
GM. HR & Umum
BGR/KP-21
GM. Cab. Denpasar
BGR/KP-11
GM. Keu & Akt.
BGR/KP-22
GM. Cab. Makassar
SEJARAH REVISI
BAGIAN / PASAL
NO.
TGL
REVISI
REVISI
-
02
April „09
CATATAN REVISI
Penyesuaian dengan standar ISO 9001:2008, Perubahan penggabungan tanggungjawab dengan prosedur secara menyeluruh dan penambahan diagram alir.
DAFTAR ISI
BAGIAN
JUDUL
HALAMAN
Lembar Pengesahan ....................................................................................................
1
Sejarah Revisi .............................................................................................................
2
Daftar Isi ....................................................................................................................
3
1.0 Tujuan ..................................................................................................................................
4
2.0 Ruang Lingkup .....................................................................................................................
4
3.0 Definisi..................................................................................................................................
4
4.0 Rujukan ................................................................................................................................
4
5.0 Prosedur Kerja ......................................................................................................................
4
6.1
Pengendalian Dokumen Internal .......................................................................
4
6.2 Pengendalian Dokumen Eksternal ......................................................................
5
6.3 Pengendalian Dokumen Data Digital ..................................................................
5
Diagram Alir Prosedur ...................................................................................................
6
7.0 Formulir...............................................................................................................................
6
6.0.
1.0. T U J U A N 1.1. 1.2.
Untuk memastikan semua dokumen acuan kerja, baik internal maupun eksternal dikendalikan secara efektif sesuai prosedur. Untuk mengatur cara pembuatan, pengesahan dan distribusi dokumen baru maupun penarikan dokumen kadaluarsa.
2.0. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku untuk semua dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu PT. Bhanda Ghara Reksa seperti Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Rencana Mutu, maupun dokumen-dokumen teknis, baik yang berasal dari pihak luar maupun dari dalam perusahaan.
3.0. DEFINISI 3.1. Dokumen adalah acuan kerja dalam bentuk tulisan yang berisi aturan atau ketentuan-ketentuan, baik dalam bentuk tercetak ataupun softcopy.
3.2. Salinan terkendali ( Controlled Copy ) adalah salinan dokumen yang ikut 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8.
berubah apabila dokumen aslinya direvisi dan peredarannya dikendalikan oleh Pusat Pengendalian Dokumen. Salinan Tak Terkendali ( Uncontrolled Copy ) adalah salinan dokumen yang tidak ikut berubah bila dokumen aslinya direvisi dan peredarannya tidak dikendalikan oleh Pusat Pengendalian Dokumen. Daftar Induk ( Master List ) adalah daftar yang memuat nama dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu PT. Bhanda Ghara Reksa. Dokumen aktif adalah dokumen yang sedang dalam peredaran dan masih berlaku. Dokumen pasif adalah dokumen yang telah ditarik dari peredaran dan disimpan dipusat pengendalian dokumen Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh fungsi di dalam perusahaan dan digunakan sebagai acuan kerja di perusahaan. Dokumen eksternal adalah dokumen yang diterbitkan oleh fungsi di luar perusahaan tetapi digunakan sebagai acuan kerja di perusahaan.
4.0. RUJUKAN 4.1. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 elemen 4.2.3. tentang pengendalian dokumen.
4.2. Pedoman Mutu PT Bhanda Ghara Reksa No. BGR/PM-BGR/01 5.0. PROSEDUR KERJA
5.1. Pengendalian Dokumen Internal 5.1.1.
Unit Kerja atau pengguna dokumen masing-masing mengidentifikasi kebutuhan dokumennya dan menyusun dokumen sesuai kebutuhan. Dokumen tersebut, kemudian diserahkan kepada MR untuk dikaji sebelum disahkan. 5.1.2. MR mengkaji dokumen yang disusun. Bila dokumen sesuai maka dokumen dimintakan pengesahan kepada yang berwenang yaitu Direksi untuk di Kantor Pusat dan GM untuk di Cabang. Bila dokumen tidak sesuai maka dikembalikan ke Unit kerja terkait. 5.1.3. Direksi atau GM mengesahkan dokumen dan mengembalikannya ke MR untuk diterbitkan. 5.1.4. MR menerima dokumen yang telah disahkan untuk diterbitkan dan meminta Manager/Kasie PM dan / Pusat Pengendalian Dokumen untuk mendaftar dalam Daftar Induk Dokumen dan memberi Stampel ”Dokumen Asli” pada dokumen tersebut sebelum diperbanyak. 5.1.5. Manager/Kasie PM dan / Pusat Pengendalian Dokumen menyusun dan atau memperbaharui Daftar Induk Dokumen yang telah ada. 5.1.6. Manager/Kasie PM dan / Pusat Pengendalian Dokumen memperbanyak dokumen sesuai keperluan distribusi dokumen dan memberikan stempel pengendalian (Salinan Terkendali) dan mendistribusikannya sesuai daftar distribusi dokumen. 5.1.7. Unit kerja menerima distribusi dokumen dan menerapkannya. Apabila dokumen sudah tidak sesuai dengan penerapan maka Unit Kerja membuat usulan perubahan dokumen dan menyerahkannya ke MR. 5.1.8. MR mengkaji usulan perubahan dokumen dan bila perlu melibatkan bagian yang terkait dengan penerapan dokumen tersebut. Bila perubahan disetujui maka MR meminta Manager/Kasie PM untuk melaksanakan revisi dokumen. 5.1.9. Manager/Kasie PM merevisi dokumen dan meminta persetujuan kepada yang berwenang seperti pada 5.1.2. 5.1.10. Manager/Kasie PM dan / Pusat Pengendalian Dokumen mendistribusikan dokumen yang baru sekaligus menarik dokumen salinan terkendali yang kadaluarsa dan dimusnahkan. 5.1.11. Khusus untuk dokumen asli baik di Pengendali Mutu / Pusat Pengendalian Dokumen Kantor Pusat maupun cabang yang sudah kadaluarsa dan ingin disimpan sebagai arsip pasif maka distempel Kadaluarsa. 5.2.
Pengendalian Dokumen Eksternal
5.2.1.
Unit Kerja mengidentifikasi dokumen eksternal yang dijadikan sebagai acuan atau referensi dan menginformasikannya ke MR.
5.2.2.
MR meminta Manager/Kasie PM untuk membuat Daftar Induk Dokumen Eksternal. Unit Kerja memantau revisi terhadap dokumen eksternal dan memastikan bahwa dokumen eksternal tersebut adalah yang terbaru. Pemantauan dapat dilakukan melalui telepon, email atau
5.2.3.
website penerbit dokumen. Apabila terjadi revisi atau terbit dokumen eksternal yang terbaru maka diinformasikan ke Manager PM/Kasie PM.
5.2.4.
5.3.
Manager/Kasie PM memperbaharui Daftar Induk Dokumen Eksternal.
Pengendalian Dokumen Data Digital 5.3.1. Unit Kerja mengidentifikasi dokumen yang berbentuk data digital dan menentukan periode back upnya. 5.3.2. Manager/Kasie PM menyusun Daftar Induk Back Up dan mendistribusikan ke Unit Kerja terkait. 5.3.3. Unit Kerja melaksanakan back up sesuai periode waktu yang telah ditetapkan dan menyimpan media backup pada tempat yang aman.
6.0. DIAGRAM ALIR PROSEDUR No.
PROSEDUR
A. Pengendalian Dokumen Internal 1 Menyusun dokumen yang dibutuhkan
Unit Kerja
MR KP/ Mgr PM/ Cabang Kasie PM
1
2 Mengkaji dokumen yang disusun
2
3
3 Mengesahkan dokumen 4 Menerima dokumen yang sudah disahkan untuk diterbitkan.
4
5 Mendaftar dokumen dalam Daftar Induk Dokumen dan memperbanyak sesuai keperluan
5
6 Memberi stempel pengendalian dan mendistribusikannya.
6
7 Menerima distribusi dokumen dan menerapkannya. Mengusulkan perubahan bila dokumen sudah tidak sesuai.
7
8 Mengkaji usulan perubahan dokumen
8
9 Merevisi dokumen dan meminta pengesahan dokumen
9 10
10 Mengesahkan revisi dokumen 11 Mengupdate Daftar Induk Dokumen dan memperbanyak dokumen serta memberi stempel pengendaliannya.
11
12 Mendistribusikan dokumen baru dan menarik dokumen yang kadaluarsa.
12
B. Pengendalian Dokumen Eksternal 1 Mengkaji dokumen eksternal yang sesuai
1
2
2 Mennyusun daftar induk dokumen eksternal 3 Memantau revisi dokumen eksternal
3 4
4 Mengudate daftar dokumen eksternal C. Pengendalian Dokumen Data Digital 1 Mengidentifikasi data digital yang penting
1
2 Menyusun Daftar Indulk Back Up 3 Melaksanakan back up data digital
7.0. FORMULIR YANG DIGUNAKAN 7.1. Daftar Induk Dokumen 7.2. Daftar Distribusi Dokumen 7.3. Tanda Terima Dokumen 7.4. Daftar Induk Dokumen Eksternal 7.5. Usulan Revisi / Perubahan 7.6. Lembar Contoh Stampel
Dir/GM
3
2
PENANGGUNG JAWAB
Diperiksa Oleh
Disetujui Oleh
Disahkan Oleh
Ibnu Asyari GM. Bid. MM & TI
Samto Pramono Direktur Ops. & Sar.
Mulyanto Direktur Utama
Dibuat Oleh Nama Jabatan
Bambang B.Y. GM. Bid. Pemasaran
Tanda Tangan
Tanggal
DISTRIBUSI
NO. SALINAN
PENERIMA
NO. SALINAN
PENERIMA
BGR/KP-01
Direktur Utama
BGR/KP-12
Kepala SPI
BGR/KP-02
Direktur Ops. & Sar.
BGR/KP-13
Staff Ahli Direksi
BGR/KP-03
Direktur P2
BGR/KP-14
GM. Cab. DKI
BGR/KP-04
Direktur Keu & Adm.
BGR/KP-15
GM. Cab. Bandung
BGR/KP-05
Sekretaris Perusahaan
BGR/KP-16
GM. Cab. Semarang
BGR/KP-06
GM. M. Mutu & TI
BGR/KP-17
GM. Cab. Surabaya
BGR/KP-07
GM. P2
BGR/KP-18
GM. Cab. Medan
BGR/KP-08
GM. Pemasaran
BGR/KP-19
GM. Cab. Palembang
BGR/KP-09
GM. Operasional
BGR/KP-20
GM. Cab. Lampung
BGR/KP-10
GM. HR & Umum
BGR/KP-21
GM. Cab. Denpasar
BGR/KP-11
GM. Keu & Akt.
BGR/KP-22
GM. Cab. Makassar
SEJARAH REVISI
BAGIAN / NO. TGL REVISI PASAL REVISI 02
1 April „08
03
April „09
CATATAN REVISI Perubahan secara menyeluruh
Perubahan referensi standard ISO 9001:2008
DAFTAR ISI
BAGIAN
JUDUL
HALAMAN
Lembar Pengesahan .............................................................................................................
1
Sejarah Revisi ......................................................................................................................
2
Daftar Isi .............................................................................................................................
3
6.0 Tujuan ........................................................................................................................................ 7.0 Ruang Lingkup ........................................................................................................................... 8.0 Definisi ........................................................................................................................................ 9.0 Rujukan ......................................................................................................................................
4 4 4 5
Prosedur Kerja ……………………………………………………………………. ..............
5
5.1. Penanganan Order, Kontrak dan Amandemen ............................................................
5
5.2. Survey Kepuasan Pelanggan ........................................................................................
7
5.3. Keluhan Pelanggan ......................................................................................................
7
5.4. Laporan Kegiatan Pemasaran ......................................................................................
8
11.0
Diagram Alir .........................................................................................................................
9
7.0
Formulir ...............................................................................................................................
11
10.0
1.0. TUJUAN Prosedur ini dibuat sebagai pedoman pengelolaan fungsi pemasaran untuk menciptakan kepuasan pelanggan yang saling menguntungkan dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan didalam Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP). 2.0. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku di Unit Pemasaran Kantor Pusat dan Unit Pemasaran Cabang maupun Sub cabang untuk diterapkan dalam pengelolaan sistem pemasaran di semua kegiatan usaha di lingkungan PT. Bhanda Ghara Reksa. 3.0. DEFINISI 3.1
CP ( Calon Pelanggan ) adalah perusahaan atau perorangan yang membutuhkan produk jasa PT. BGR dan meminta sebagai salah satu peserta tender / penawar.
3.2
Quotation / Penawaran adalah dokumen / surat yang dibuat oleh Bidang Pemasaran atau unit Pemasaran yang berisikan pengenalan jenis usaha dan kegiatan (Scope of Work ) serta tarip / biaya yang ditawarkan kepada calon pelanggan.
3.3
Inquiry / permintaan adalah permintaan harga dari calon pelanggan / pelanggan kepada PT BGR tentang order pekerjaan / penanganan produk yang akan diberikan.
3.4
Pemasaran adalah Bidang / Unit Pemasaran yang mengelola fungsi pemasaran yang ditangani oleh GM Bidang Pemasaran untuk di tingkat kantor pusat, Kabag/Kasie Pemasaran untuk di tingkat Cabang dan Manager Subcabang untuk ditingkat sub cabang.
3.5
Pelanggan adalah mitra kerja yaitu para pengusaha / pelaku business yang memberikan pekerjaan kepada BGR.
3.6
Konfirmasi Order (KO) adalah kesepakatan awal yang dibuat oleh Pemasaran kepada Calon Pelanggan atas penawaran pekerjaan yang diberikan dan dapat digunakan sebagai dasar dalam membuat Kontrak. KO yang ditandatangani oleh kedua belah pihak dapat dijadikan kontrak.
3.7
Kontrak adalah Surat Perjanjian Kerja Sama antara PT. Bhanda Ghara Reksa dengan pelanggan yang merupakan perikatan hak dan kewajiban serta ketentuan lain untuk masing – masing pihak yang telah mendapat kesepakatan bersama dan merupakan acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
3.8
SPK (Surat Perintah Kerja) adalah Surat Perintah untuk dapat dimulai melaksanakan suatu pekerjaan sesuai ketentuan yang terkandung dalam SPK tersebut dan ditanda tangani oleh kedua belah pihak.
3.9
MOU (Memorandum Of Understanding) adalah surat kesepahaman atau dokumen untuk menjalin hubungan kerja sama / sinergi secara umum sesuai dengan potensi yang dimiliki masing-masing pihak (PT BGR dengan Calon Pelanggan) selanjutnya secara spesifik pekerjaan akan dibahas tersendiri dan dituangkan dalam Kontrak.
3.10 SPMP (Surat Perintah Melaksanakan Pekerjaan) adalah surat perintah yang dibuat oleh Bidang Pemasaran kepada Cabang terkait dengan tembusan Bidang Operasional di tingkat Pusat atau Unit Pemasaran atau Cabang kepada unit Operasional terkait di daerahnya dengan tembusan General Manager cabang untuk melaksanakan suatu pekerjaan sesuai yang telah disepakati Kontrak / SPK / KO). 3.11 KP (Keluhan Pelanggan) adalah keluhan dari Pelanggan akibat adanya ketidak puasan didalam mendapatkan pelayanan atau penyimpangan dalam pelaksanaan dari kontrak / SPK / KO yang disepakati. 3.12 Kuisioner adalah suatu formulir/daftar yang disiapkan dan berisikan pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan pelayanan PT BGR dalam melaksanakan pekerjaan yang ditujukan kepada para pelanggan, yang berkaitan dengan kepuasan pelanggan dalam segala aspek (kultur, kenyamanan, keamanan, mutu pelayanan dll.) dan setiap pertanyaan disertai jawaban dalam kategori tingkat kepuasan dan tingkat kepentingan untuk dijawab / dipilih jawaban yang paling tepat oleh pelanggan. 3.13 Pengukuran kepuasan pelanggan (PKP) adalah suatu metode analisa data yang digunakan untuk mengetahui sejauh mana tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk jasa layanan yang telah PT BGR berikan. 3.14 Indek kepuasan pelanggan (IKP) adalah suatu nilai dengan skala 0-100 yang mencerminkan tingkat kepuasan pelanggan. 3.15 Atribut atau titik-titik mutu adalah objek / sasaran dalam pelayanan melaksanakan pekerjaan yang sering terjadi ketidakpuasan pelanggan. 4.0
RUJUKAN 4.1
*Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Klausul 7.2, 8.2.1.
4.2
Pedoman Mutu No. BGR/PM-BGR/01
4.3
Anggaran Dasar Perusahaan & Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP).
4.4
Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP).
4.5
Surat Keputusan Direksi No. SK.DUT/037/SDM/IV.2006, tanggal 03 April 2006 tentang Perubahan Struktur Organisasi Kantor Pusat, Cabang dan Sub Cabang.
5.0
PROSEDUR KERJA 5.1
Penanganan Order, Kontrak dan Amandemen. 5.1.1
Bidang Pemasaran menyusun proposal penawaran ke pelanggan sesuai dengan diskusi atau informasi dari Bagian terkait, terutama Bidang Operasional dan atau kantor cabang/sub cabang, dan proposal
ini disetujui oleh Direktur atau GM Bidang Pemasaran yang biasanya mencakup: 1) Jenis jasa yang ditawarkan yang disesuaikan dengan jenis-jenis jasa PT BGR. 2) Lingkup pekerjaan ( scope of work ). 3) Cara pembayaran dan lain-lain. Khusus untuk di Cabang, proposal penawaran disusun oleh Bagian/Seksi Pemasaran dan atau Manager Subcab dan proposal ini disetujui oleh GM Cabang. 5.1.2
Surat penawaran yang telah disampaikan kepada pelanggan ditindaklanjuti dengan monitoring baik secara lisan ataupun tertulis. Jika calon pelanggan menawar / menegosiasi atas tawaran tersebut maka Bidang Pemasaran akan melakukan koordinasi dengan Bidang Operasional atau GM Cabang atau Manager Subcabang terkait sesuai wilayah kerjanya hingga mendapatkan kesepakatan / kecocokan dengan keinginan pelanggan. Kesepakatan tersebut selanjutnya dibuatkan Berita Acara Kesepakatan Pekerjaan (BAKP) atau Konfirmasi Order (KO). Hasil kesepakatan yang berupa Berita Acara Kesepakatan Pekerjaan / Konfirmasi Order (KO), ditulis secara rinci meliputi spesifikasi produk lingkup jasa pekerjaan (scope of work) dari produk jasa yang dipesan. Dalam hal tertentu penanganan order pekerjaan yang di dapat tidak selalu didahului dengan adanya surat penawaran.
5.1.3
Berdasarkan konfirmasi order ( KO/B.A.K.P) maka Bidang/Bagian/Seksi Pemasaran dan atau Calon Pelangan (CP) menyiapkan kontrak (Surat Perjanjian Kerja Sama).
5.1.4
Dokumen kontrak ditanda tangani oleh kedua belah pihak (Perusahaan dengan Pelanggan), pejabat yang berwenang mendandatangani sesuai ketentuan perusahaan dan bila perlu sebelum ditanda tangani diparaf oleh Pejabat Pemasaran, Pejabat Operasi terkait, Pejabat Keuangan dan Pejabat Hukum untuk di Kantor Pusat, jika ditingkat cabang cukup diparaf oleh Pejabat Pemasaran, Pejabat Operasional dan Keuangan cabang, dan untuk tingkat Subcabang diparaf fungsi operasional dan keuangan.
5.1.5
Berdasarkan kontrak yang telah selesai ditanda tangani oleh kedua belah pihak (Perusahaan & Pelanggan) maka Bidang Pemasaran kantor pusat menerbitkan surat perintah melaksanakan pekerjaan (SPMP) untuk disampaikan kepada General Manager Cabang terkait dengan tembusan Bidang Operasi terkait, dan SPMP harus dilampiri Copy Kontrak/SPK.
Copy kontrak juga didistribusikan ke Bidang Operasional (GM Cabang terkait), Keuangan, dan Hukum. Sedangkan SPMP yang diterbitkan Bagian/Seksi Pemasaran Cabang disampaikan kepada unit Operasional terkait di cabang untuk persiapan / memulai pekerjaan, dan SPMP harus dilampiri Copy Kontrak/SPK. 5.1.6
Jika terdapat order dan telah mendapat kesepakatan kedua belah pihak yang sifat mendesak bahwa pekerjaan harus segera ditangani karena permintaan pelanggan maka Bidang/Bagian/Seksi Pemasaran dapat memerintahkan pelaksanaan pekerjaan kepada Unit Operasional cabang dengan menyampaikan mekanisme pekerjaan yang harus ditangani atau copy Berita Acara Kesepakatan Pekerjaan / Konfirmasi Order (KO) dan sementara kontrak perjanjian sedang dalam proses penyelesaian, dan setelah selesai segera dikirim beserta SPMPnya kepada Unit Operasional Cabang. Terhadap Repeat Order / Pekerjaan yang sifatnya rutin yaitu Pekerjaan yang diberikan oleh pelanggan secara terus-menerus atau secara bertahap dan tempat yang sama / berbeda maka pelanggan cukup menerbitkan SPK (Surat Perintah Kerja) yang didalamnya tertuang kesepakatan-kesepakatan bersama, yang mengacu kepada kontrak Induk yang telah dibuat. Berdasarkan SPK yang diterima maka Bidang/Bagian/Seksi Pemasaran menerbitkan SPMP dan disampaikan kepada operasional untuk pelaksanaan pekerjaan.
5.1.7
Jika terjadi perubahan terhadap kontrak yang sifatnya hanya administrative maka Bidang/Bagian/Seksi Pemasaran dapat langsung melakukan perbaikan kontrak, namun jika sifatnya operasional atau perubahan pasal / ayat-ayat pada dokumen kontrak sebagai akibat tidak / kurang sesuai dengan pelaksanaan pekerjaan dan atau kehendak dari pihak pelanggan maka perlu dilakukan kajian perubahan pekerjaan.
5.1.8
Bidang Pemasaran kantor pusat/ Bagian/Seksi Pemasaran kantor Cabang/Sub cabang berkoordinasi dengan unit Operasional / Keuangan / Hukum kantor pusat dan kantor cabang untuk melakukan tinjauan Kontrak dan rencana perubahan-perubahannya sehingga Unit Operasional mampu / sanggup melaksanakan pekerjaan. Perubahan dari pasal / ayat-ayat dalam dokumen kontrak dimaksud harus disetujui oleh kedua belah pihak yang kemudian dituangkan dalam bentuk Addendum dan ditandatangani bersama sesuai langkah 5.1.3 hingga 5.1.5.
5.2
Survey Kepuasan Pelanggan. 5.2.1
Manager Analisis dan Layanan mempersiapkan formulir kuesioner kepuasan pelanggan dengan masukan dari Bagian/Seksi Pemasaran di Cabang.
5.2.2
Kuesioner tersebut kemudian dikaji oleh GM Pemasaran untuk kesesuaiannya sebelum digunakan untuk melakukan survey kepuasan pelanggan.
5.2.3
Formulir kuesioner kepuasan pelanggan yang sudah disetujui tersebut kemudian didistribusikan ke masing-masing Cabang atau SubCabang untuk kemudian diteruskan ke pelanggan. Bagian/Seksi Pemasaran kantor cabang/subcabang kemudian memantau pengisian dan pengembalian kuesioner ini oleh pelanggan.
5.2.4
Setelah menerima kuesioner yang telah diisi dan dikembalikan oleh para pelanggan maka Bagian Pemasaran kantor Cabang meneruskannya ke Bidang Pemasaran di Kantor Pusat. Manager Analisis dan Layanan kemudian melaksanakan analisis terhadap kuesioner yang telah kembali tersebut.
5.3
5.2.5
Hasil analisis tersebut kemudian diserahkan kepada GM Pemasaran untuk dikaji dan disetujui. Bidang Pemasaran kemudian meminta rencana tindak lanjut dengan berkoordinasi dengan Bidang/Bagian Operasional, terutama Bagian/Seksi Operasional di Cabang atau Sub Cabang.
5.2.6
Hasil Analisis tersebut beserta rencana tindak lanjutnya disampaikan pula kepada Direksi dan MR (GM Bidang Mutu).
5.2.7
Bidang Pemasaran memantau hasil tindaklanjutnya untuk selanjutnya dibahas dalam rapat tinjauan manajemen.
Keluhan Pelanggan. 5.3.1
Bidang Pemasaran kantor pusat menerima keluhan pelanggan baik secara tertulis atau lisan, baik yang langsung disampaikan ke Bidang Pemasaran atau ke Bidang fungsional disampaikan ke Bidang Pemasaran dan dicatat Daftar Keluhan Pelanggan. Bila keluhan pelanggan disampaikan ke Bagian/Seksi Pemasaran di Cabang/Subcabang maka keluhan tersebut harus diinformasikan ke Bidang Pemasaran kantor pusat minimal sebulan sekali melalui Daftar Keluhan Pelanggan.
5.3.2
Bidang Pemasaran / Bagian Pemasaran Cabang/Subcab. mendisposisikan keluhan beserta tindakan perbaikannya ke Bidang/Bagian/seksi terkait dan menginformasikannya ke Bidang Manajemen Mutu kantor pusat.
5.3.3
Bidang Manajemen Mutu kantor pusat ataupun Seksi Pengendali Mutu di kantor Cabang kemudian akan mendaftar keluhan tersebut, jika perlu menerbitkan PTKP dan memonitor tindaklanjutnya.
5.3.4
Bidang/Bagian/Seksi terkait kemudian akan menindaklanjuti keluhan tersebut hingga selesai dan melaporkan hasilnya kepada Bidang/Bagian/Seksi Pemasaran dan atau Bidang Manajemen Mutu di kantor pusat atau Seksi Pengendali Mutu di kantor cabang.
5.3.5
Bidang/Bagian Pemasaran ataupun Bidang/Seksi Manajemen Mutu kemudian melaksanakan verifikasi terhadap hasil tindakan perbaikan
dari keluhan pelanggan dan akan menutupnya jika telah selesai. Bila tindakan perbaikan tidak memuaskan maka ditindaklanjuti sesuai Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan. 5.3.6
5.4
6.0. No. I
Bidang Pemasaran kantor pusat dan atau Bagian/Seksi Pemasaran kantor Cabang membuat laporan hasil penyelesaian Keluhan Pelanggan dan disampaikan kepada Direksi / GM, dan juga kepada pelanggan, jika diperlukan.
Laporan Kegiatan Pemasaran 5.2.1.
Bagian/Seksi Pemasaran kantor Cabang/Sub cabang membuat laporan kegiatan pemasaran setiap akhir bulan/triwulan disampaikan ke Bidang Pemasaran Kantor Pusat.
5.2.2.
Berdasarkan laporan kegiatan dari Bagian/Seksi Pemasaran kantor Cabang/Sub cabang, Bidang Pemasaran Kantor Pusat merekap dan mengkaji laporan dimaksud serta menyusun laporan kegiatan pemasaran perusahaan setiap bulan/triwulan disampaikan kepada Direktur Operasi dan Pemasaran.
Diagram Alir PROSEDUR
PENERIMAAN ORDER 1 Menyusun proposal penawaran ke pelanggan sesuai hasil diskusi atau informasi dengan Bagian terkait (Operasional). 2 Melaksanakan negosiasi dan menerima konfirmasi persetujuan dari pelanggan. 3 Menyusun draft kontrak, bila diperlukan, dengan pelanggan bersama Unit Terkait (Operasional, Hukum, Keuangan).
Bid Pms
Pelanggan
Pejabat Berwenang
1
2
3
4 Menyetujui kontrak dengan pelanggan 5 Mendistribusikan copy kontrak ke Unit Terkait (Operasional, Keuangan, Hukum) dan menerbitkan SPMP ke Cabang/Subcabang dengan tembusan ke Bidang Operasional Kantor Pusat.
Unit Terkait
4
5
6 Menerima perubahan pekerjaan yang diajukan oleh pelanggan.
6
7 Melakukan koordinasi (Operasional) untuk pekerjaan.
dengan Bagian Terkait mengkaji perubahan
7
8 Menindaklanjuti kajian sesuai langkah nomor 2 hingga nomor 5.
8
No. II
Mgr An.Lyn Unit GM Pms /Kabag Pms Terkait
PROSEDUR
SURVEY KEPUASAN PELANGGAN 1 Menyusun kuesioner survey kepuasan pelanggan
Pelanggan
Dir/MR
1
2 Mengkaji dan menyetujui kuesioner survey kepuasan pelanggan.
2
3
3 Mengirimkan kuesioner ke cabang untuk diteruskan pelanggan dan memantau pengembaliannya. 4 4 Melaksanakan analisis terhadap kuesioner kepuasan pelanggan.
5
5 Mengkaji hasil analisis tindaklanjutnya ke Cabang.
merekomendasikan
6
6 Menyampaikan hasil analisis kepuasan pelanggan dan tindak lanjutnya ke Direksi dan MR.
7
dan
7 Memantau tindaklanjut yang telah ditetapkan dan menyusun laporannya untuk dibawa ke rapat tinjauan manajemen. III
KELUHAN PELANGGAN 1 Menerima keluhan pelanggan dan mencatatnya 2 Mendisposisikan keluhan kepada Bagian Terkait melaporkannya ke MR.
1
pelanggan melalui PTKP untuk ditindaklanjuti dan
2 3
3 Mendaftar PTKP dan memonitor tindak lanjutnya. 4 Menindaklanjuti tindaklanjutnya.
PTKP
dan
melaporkan
hasil
4 5
5 Melaksanakan verifikasi PTKP 6 Melaporkan hasil tindakan perbaikan hasil keluhan pelanggan kepada pelanggan, jika diperlukan. IV
6
LAPORAN KEGIATAN PEMASARAN 1 Mengirimkan laporan kegiatan pemasaran yang telah dilakukannya setiap bulan ke Bidang Pemasaran. 2 Merekap dan menyusun laporan kegiatan pemasaran, termasuk kegiatan pemasaran di kantor pusat.
1
2
3 Melaporkan kegiatan pemasaran ke Diropsar.
3
Formulir Yang Digunakan 7.1. Formulir No. BGR/F-PMS/03-001 (Daftar Penerimaan Order dan monitoring Penawaran) 7.2. Formulir No. BGR/F-PMS/03-002 (Surat Perintah Melaksanakan Pekerjaan) 7.3. Formulir No. BGR/F-PMS/03-003 (Tinjauan Kontrak Amandemen) 7.4. Formulir No. BGR/F-PMS/03-004 (Daftar Perhitungan Indek Kepuasan Pelanggan 7.5. Formulir No. BGR/F-PMS/03-005 (Daftar Importance – Perfomance Matrix) 7.6. Formulir No. BGR/F-PMS/03-006 (Action Plan Perbaikan hasil Pengukuran Kepuasan Pelanggan) 7.7. Formulir No. BGR/F-PMS/03-007 (Daftar keluhan pelanggan) 7.8. Formulir No. BGR/F-PMS/03-008 (Laporan Kegiatan Pemasaran) 7.9. Formulir No. BGR/F-PMS/03-009 (Rekapitulasi Kegiatan Pemasaran)
PENANGGUNG JAWAB
Dibuat Oleh Nama Jabatan
Ansori July GM. Operasi
Diperiksa Oleh
Disetujui Oleh
Disahkan Oleh
Ibnu Asyari GM. Mutu & TI
Samto Pramono Direktur Ops. & Sar.
Mulyanto Direktur Utama
Tanda Tangan
Tanggal
DISTRIBUSI
NO. SALINAN
PENERIMA
NO. SALINAN
PENERIMA
BGR/KP-01
Direktur Utama
BGR/KP-12
Kepala SPI
BGR/KP-02
Direktur Ops. & Sar.
BGR/KP-13
Staff Ahli Direksi
BGR/KP-03
Direktur P2
BGR/KP-14
GM. Cab. DKI
BGR/KP-04
Direktur Keu & Adm.
BGR/KP-15
GM. Cab. Bandung
BGR/KP-05
Sekretaris Perusahaan
BGR/KP-16
GM. Cab. Semarang
BGR/KP-06
GM. M. Mutu & TI
BGR/KP-17
GM. Cab. Surabaya
BGR/KP-07
GM. P2
BGR/KP-18
GM. Cab. Medan
BGR/KP-08
GM. Pemasaran
BGR/KP-19
GM. Cab. Palembang
BGR/KP-09
GM. Operasional
BGR/KP-20
GM. Cab. Lampung
BGR/KP-10
GM. HR & Umum
BGR/KP-21
GM. Cab. Denpasar
BGR/KP-11
GM. Keu & Akt.
BGR/KP-22
GM. Cab. Makassar
SEJARAH REVISI
BAGIAN / NO. PASAL REVISI
TGL REVISI
CATATAN REVISI
DAFTAR ISI
BAGIAN
JUDUL
HALAMAN
Lembar Pengesahan Penanggung Jawab & Distribusi KP .....................................................
1
Catatan Revisi ......................................................................................................................
2
Daftar Isi .............................................................................................................................
3
12.0 13.0 14.0 15.0
Tujuan .................................................................................................................................. Ruang Lingkup ..................................................................................................................... Definisi.................................................................................................................................. Rujukan ................................................................................................................................
4 4 4 4
16.0
Prosedur Kerja ......................................................................................................................
4
Diagram Alir………………………………………………………………………… ................................
6
Daftar Formulir ....................................................................................................................
7
17.0 7.0
1.0. TUJUAN Agar Proses CMS (Collateral Management Service) dapat dilaksanakan secara terencana, terkendali, efektif dan efisien sesuai ketentuan-ketentuan Perusahaan dan untuk kepuasan Pelanggan.
2.0. RUANG LINGKUP Prosedur ini digunakan untuk membuat Perencanaan, Pelaksanaan Pengendalian terhadap proses kerja CMS di PT. Bhanda Ghara Reksa.
dan
3.0. DEFINISI 3.1. Perusahaan, adalah PT. Bhanda GFhara Reksa. 3.2. Kreditur, adalah Bank atau Lembaga Keuangan Non Bank yang memberikan kredit jangka pendek (KMK dan sejenisnya) kepada Depositor. 3.3. Depositor atau Debitur, adalah Pihak (nasabah) yang mengajukan kredit jangka pendek (KMK dan sejenisnya) kepada Kreditur 3.4. Collateral Management Service (CMS), adalah Pengelolaan dan atau pengawasan barang didalam gudang milik depositor yang dijaminkannya kepada kreditur (Bank atau Lembaga Keuangan Non Bank), sehubungan dengan permohonan Kredit Jangka Pendek seperti Kredit Modal Kerja dan sejenisnya. 3.5. Surat Perintah Melaksanakan Pekerjaan (SPMP) CMS , adalah Surat Perintah yang diterima dari Unit Kerja Pemasaran untuk melaksanakan pekerjaan CMS. 3.6. Warehouse Receipt (WR), adalah Tanda bukti penerimaan dan penyimpanan barang yang diterbitkan oleh perusahaan baik sebagai supervisi (pengawas) atau sebagai pengelola gudang kepada kreditur dan depositor. 3.7. Release Instruction (RI), adalah Surat peritah dari Kreditur kepada Perusahaan untuk mengeluarkan barang agunan dari gudang CMS. 3.8. Test key, adalah verifikasi dan konfirmasi terhadap kebenaran RI yang diterima Perusahaan dari Kreditur.
4.0. RUJUKAN 4.1. Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008 elemen 7.1 ; 7.5. 4.2. Pedoman Mutu Perusahaan NO. BGR/PM-PT BGR/01. 4.3. Surat Edaran Direksi No. ED.DUT/317/CMS/XII.2007 tentang Standarisasi format CMS.
5.0. PROSEDUR KERJA 5.1. Unit Kerja Operasional CMS Kantor Pusat menerima SPMP dari Unit Kerja Pemasaran Kantor Pusat tembusan (copy) SPMP yang ditujukan kepada Kantor Cabang dan/ atau Sub Cabang untuk pelaksanaan kegiatan dimaksud. 5.2. Unit Kerja Operasional Cabang/Sub Cabang kemudian melaksanakan SPMP kontrak yang telah disetujui secara Tri Partite dan menyiapkan sarana / prasarana untuk kelancaran operasionalnya serta berkoordinasi dengan Unit Kerja Umum untuk penyediaan saranya dan Unit Kerja Keuangan untuk pendanaannya. 5.3. Kantor Cabang/Sub Cabang kemudian menyusun jadual pekerjaan serta menyiapkan sarana/prasarana untuk Operasional CMS sesuai kontrak. 5.4. Unit Kerja Operasional di Cabang/Sub Cabang atau Supervisor Gudang menerbitkan WR atas penerimaan barang untuk diserahkan ke Kreditur dengan tembusan ke Depositor dan Unit Kerja Operasional CMS Kantor Pusat. 5.5. Unit Kerja CMS Kantor Pusat menerima RI dari Kreditur kemudian dilakukan Test Key oleh Operasional CMS Kantor Pusat, jika diminta oleh Debitur untuk proses pengeluaran barang. Release Instruction di kirim ke Cabang/Sub Cabang yang telah di Test Corect oleh CMS Kantor Pusat untuk dasar pengeluaran barang. 5.6. Kantor Cabang/Sub Cabang membuat dan menyampaikan Laporan Posisi Stock Harian, Mingguan dan atau Bulanan kepada Kreditur dan Depositor/Debitur serta tembusan untuk Unit Kerja Operasional CMS Kantor Pusat. 5.7. Operasional CMS Kantor Pusat memonitor posisi stock berdasarkan laporan dari Kantor Cabang / Sub Cabang dan berkoordinasi dengan Cabang/Sub Cabang untuk menyelesaikan dengan Depositor/Debitur dan Kreditur bila terjadi selisih terhadap posisi stock. 5.8. Unit Kerja CMS menerbitkan Nota Tagihan (debet nota) dilampiri dengan dokumen pendukung yang syah untuk diserahkan ke Unit Kerja Keuangan dan Akuntansi. 5.9. Unit Kerja CMS melakukan rekonsiliasi saldo piutang usaha CMS dengan Unit Kerja Keuangan dan Akuntansi. 5.10. Berdasarkan laporan operasional CMS dari Cabang/ Sub Cabang, Pimpinan Unit Kerja CMS Kantor Pusat membuat dan menyampaikan Laporan Operasional CMS kepada Direktur Operasi. 5.11. Jika terdapat kegiatan sistem Resi Gudang maka berdasarkan UndangUndang No. 9 tahun 2006 tentang Sistem Resi Gudang dasar pelaksanaannya mengacu pada POB (Pedoman Operasional Baku) yang diterbitkan oleh Bappebti (Badan Pengawas Perdagangan Berjangka Komoditi.
6.0. FORMULIR YANG DIGUNAKAN No
Judul Formulir
Kode Formulir
6.1. Check List Warehousing Inspection.
Form : CMS/01
6.2. Warehousing Inspection Report.
Form : CMS/02
6.3. Stocktaking Working Paper
Form : CMS/03
6.4. Stocktaking Report.
Form : CMS/04
6.5. Stock Verification Working Paper.
Form : CMS/05
6.6. Stock Verification Report.
Form : CMS/06
6.7. Warehouse Receipt.
Form : CMS/07
7.0. DIAGRAM ALIR No.
PROSEDUR
1 Menerima tembusan SPMP dari Bidang Pemasaran dan berkordinasi dengan Cabang / subcabang atas pelaksanaannya.
Bid.Ops Cab./Subcab
1
2 Menyusun jadual pekerjaan dan mempersiapkan sarana/prasarana operasional dan melaksanakan pekerjaan.
2
3 Membuat Warehouse Receipt (WR) untuk diserahkan ke pelanggan dengan tembusan ke Bid. Ops CMS KP.
3
4 Menerima Release Instruction dari Bank, kemudian dibuatkan Test Key, jika diminta dan dikirim ke cabang
4
5 Melaporkan posisi stock baik harian, mingguan atau bulanan ke pelanggan (Bank & Nasabah Bank) dengan tembusan ke Bid. Ops. CMS KP. 6 Memonitor laporan cabang/subcab, bila pelanggan
stock dengan berkoordinasi ke ada selisih diselesaikan dengan
5
6
7 Membuat debet nota berdasarkan CMA (jasa pengawasan), dilampiri dokumen pendukungnya untuk diserahkan ke Bagian Keuangan dan Akuntansi.
6
7
8 Melaksanakan rekonsiliasi saldo piutang dengan Bagian Keuangan dan Akuntansi setiap bulannya. 9 Menyusun laporan kegiatan operasi (harian, mingguan, bulanan) disampaikan ke Bid. Ops. CMS dapat melalui emai / fax. 10 Menyusun laporan kegiatan operasi nasional untuk diserahkan ke Direksi (laporan stock dan L/R per cabang).
Direksi
8
9
10
10
Keu & Akt
PENANGGUNG JAWAB
Diperiksa Oleh
Disetujui Oleh
Disahkan Oleh
Ibnu Asyari GM. Mutu & TI
Samto Pramono Direktur Ops. & Sar.
Mulyanto Direktur Utama
Dibuat Oleh Nama Jabatan
Ansori July GM. Operasi
Tanda Tangan
Tanggal
DISTRIBUSI
NO. SALINAN
PENERIMA
NO. SALINAN
PENERIMA
BGR/KP-01
Direktur Utama
BGR/KP-12
Kepala SPI
BGR/KP-02
Direktur Ops. & Sar.
BGR/KP-13
Staff Ahli Direksi
BGR/KP-03
Direktur P2
BGR/KP-14
GM. Cab. DKI
BGR/KP-04
Direktur Keu & Adm.
BGR/KP-15
GM. Cab. Bandung
BGR/KP-05
Sekretaris Perusahaan
BGR/KP-16
GM. Cab. Semarang
BGR/KP-06
GM. M. Mutu & TI
BGR/KP-17
GM. Cab. Surabaya
BGR/KP-07
GM. P2
BGR/KP-18
GM. Cab. Medan
BGR/KP-08
GM. Pemasaran
BGR/KP-19
GM. Cab. Palembang
BGR/KP-09
GM. Operasional
BGR/KP-20
GM. Cab. Lampung
BGR/KP-10
GM. HR & Umum
BGR/KP-21
GM. Cab. Denpasar
BGR/KP-11
GM. Keu & Akt.
BGR/KP-22
GM. Cab. Makassar
SEJARAH REVISI
BAGIAN / NO. PASAL REVISI
02
TGL REVISI
CATATAN REVISI
April „09
Penyesuaian dengan standar ISO 9001:2008, Perubahan penggabungan tanggungjawab dengan prosedur secara menyeluruh dan penambahan diagram alir.
DAFTAR ISI
BAGIAN
JUDUL
HALAMAN
Lembar Pengesahan Penanggung Jawab & Distribusi KP .....................................................
1
Catatan Revisi ......................................................................................................................
2
Daftar Isi .............................................................................................................................
3
18.0
Tujuan ..................................................................................................................................
4
19.0
Ruang Lingkup .....................................................................................................................
4
20.0
Definisi..................................................................................................................................
4
21.0
Rujukan ................................................................................................................................
4
22.0
Prosedur Kerja ......................................................................................................................
4
Diagram Alir………………………………………………………………………… ................................
6
Daftar Formulir .....................................................................................................................
6
23.0 7.0
8.0. TUJUAN Agar Proses Pergudangan dan Jasa Lain dapat dilaksanakan secara terencana, terkendali, efektif dan efisien sesuai ketentuan-ketentuan Perusahaan atau Pelanggan. 9.0. RUANG LINGKUP Prosedur ini digunakan untuk membuat Perencanaan, Pelaksanaan Pengendalian Proses Pergudangan dan Jasa Lain PT. Bhanda Ghara Reksa.
dan
10.0. DEFINISI 10.1. Perusahaan, adalah PT. Bhanda GFhara Reksa. 10.2. Surat Perintah Melaksanakan Pekerjaan, adalah Surat Perintah yang diterima dari Unit Kerja Pemasaran untuk melaksanakan pekerjaan Pergudangan & Jasa Lain. 10.3. Gudang adalah Semua ruangan yang tidak bergerak dan tidak dapat dipindahpindahkan dengan tujuan tidak dikunjungi oleh umum, tetapi untuk dipakai khusus sebagai tempat penyimpanan barang yang dapat diperdagangkan secara umum dan memenuhi syarat-syarat lain yang ditetapkan oleh Menteri Perdagangan.. 10.4. Pest Control adalah, Aktivitas membasmi hama baik didalam ruangan atau diluar ruangan. 10.5. Surveyor, adalah Aktivitas penelitian (menghitung dan menilai) terhadap kwalitas dan atau kwantitas barang.
11.0. RUJUKAN 11.1. Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008 elemen 7.1 ; 7.5. 11.2. Pedoman Mutu NO. BGR/PM-PT BGR/01. 11.3. Undang-Undang No. 9 Tahun 2006
12.0. PROSEDUR KERJA 12.1. Unit Kerja Operasional Pergudangan dan Jasa Lain Kantor Pusat menerima SPMP dari Unit Kerja Pemasaran Kantor Pusat tembusan (copy) SPMP yang ditujukan kepada Kantor Cabang dan / atau Sub Cabang untuk melaksanakan kegiatan dimaksud . Sedangkan di Kantor Cabang / Sub Cabang Unit Kerja Operasional Pergudangan Jasa Lain menerima SPMP dari Unit Kerja Pemasaran Cabang/Sub Cabang pelaksanaan kegiatan dimaksud. 12.2. SPMP tersebut kemudian dikaji dan menyiapkan sarana/prasarana untuk kelancaran operasionalnya dan berkoordinasi dengan Unit Kerja Umum untuk penyediaan sarananya dan Unit Kerja Keuangan untuk Pendanaannya.
12.3. Unit Kerja Pergudangan dan Jasa lain di Cabang kemudian menyusun jadwal pelaksanaan pekerjaan serta menyiapkan sarana/prasarana untuk operasional sesuai SPMP dan biaya yang diterima dari Kantor Pusat. 12.4. Unit Kerja Pergudangan & Jasa lain memonitor posisi stock dan mutasi harian barang di gudang yang menjadi tanggung jawabnya serta mencatatnya dengan baik dan teliti. 12.5. Unit Kerja Pergudangan dan Jasa Lain di Cabang manyajikan laporan hasil pekerjaan kepada GM Cabang untuk disampaikan ke Pimpinan Unit Kerja Operasional Kantor Pusat, seperti laporan bongkar & muat, laporan posisi dan mutasi stock gudang, laporan kondisi barang, laporan survey dan pest control, dan laporan lain yang dipersyaratkan. 12.6. Pimpinan Unit Kerja Pergudangan & Jasa Lain Kantor Pusat mengevaluasi laporan operasi yang diterimanya dari Cabang dan berkoordinasi dengan Unit Kerja Pemasaran dalam menyelesaikan kalim pelanggan, jika ada. 12.7. Unit Kerja Pergudangan dan Jasa Lain Cabang membuat berdasarkan BAR dengan dilampiri dokumen pendukungnya disampaikan ke Unit Kerja Keuangan & Akuntansi serta rekonsiliasi biaya operasional, pendapatan usaha PJL dengan Keuangan dan Akuntansi setiap bulannya.
debet nota yang syah melakukan Unit Kerja
12.8. Berdasarkan laporan operasional PJL dari Cabang / Sub Cabang, Pimpinan Unit Kerja PJL Kantor Pusat membuat laporan analisis kegiatan operasi secara nasional disampaikan kepada Direktur Operasi dan Pemasaran.
13.0. DIAGRAM ALIR No.
PROSEDUR
1 Menerima tembusan SPMP dari Bidang Pemasaran.
Ops KP
Cab. & / Ops cab.
Keu & Akt
1
2 Menyusun jadual pekerjaan/pengisian gudang dan menyiapkan sarana/prasarana operasional sesuai SPMP
2
3 Memonitor laporan posisi stock dan mutasi harian barang di gudang. 4 Membuat debet nota berdasarkan BAR, dilampiri dokumen pendukungnya.
3
5 Mengirim debet nota ke Unit kerja Keu & Akt dan melakukan rekonsiliasi dengan saldo piutang setiap bulannya. 6 Melaporkan hasil pekerjaan, termasuk bila ditemukan barang rusak atau hilang selama penanganan.
5
4
5
6
7 Mengevaluasi laporan operasi dan bila terjadi klaim maka diinformasikan ke Pemasaran untuk ditindaklanjuti.
7
8 Menyusun laporan kegiatan operasi secara nasional untuk diserahkan ke Dir. Opsar.
8
7.0
Dir
8
Formulir Yang digunakan 7.1. Daftar Kontrak Gudang ( Formulir PJL/PK-F/04-001 ). 7.2. Posisi Space Gudang ( Formulir PJL/PK-F/04-002 ). 7.3. Laporan Bulanan Mutasi Stock Phisik ( Formulir PJL/PK-F/04-003 ). 7.4. Laporan Gudang-Gudang Idle ( Formulir PJL/PK-F/04-004 ). 7.5. Laporan Phisik Operasional Pergudangan ( Formulir PJL/PK-F/04-005 ). 7.6. Rekap Phisik Operasional ( Formulir PJL/PK-F/04-006 ). 7.7. Laporan Evaluasi Bulanan ( Formulir PJL/PK-F/04-007 ). 7.8. Laporan Evaluasi Januari s/d bulan ini ( Formulir PJL/PK-F/04-008 ). 7.9. Analisa laporan pergudangan s/d bulan ini ( Formulir PJL/PK-F/04-009 ). 7.10. Storage lay out plan ( Formulir PJL/PK-F/04-010 ). 7.11. Lap. Anls. Kapasitas & Tarif sewa/fee Pergudangan (Formulir PJL/PKF/04-011). 7.12. Laporan Analisis Mutasi & Tarif (B/M) Pergud. ( Formulir PJL/PK-F/04012 ). 7.13. Laporan Analisis Phisik & Tarif Jasa Lain (formulir No. BGR/F-PJL/04013) 7.14. Laporan Klaim Operasional (formulir No. BGR/F-PJL/04-014) 7.15. Laporan Kondisi Alat /sarana Milik Pelanggan (formulir No. BGR/FPJL/04-015)
PENANGGUNG JAWAB
Diperiksa Oleh
Disetujui Oleh
Disahkan Oleh
Ibnu Asyari GM. Mutu & TI
Samto Pramono Direktur Ops. & Sar.
Mulyanto Direktur Utama
Dibuat Oleh Nama Jabatan
Ansori July GM. Operasi
Tanda Tangan
Tanggal
DISTRIBUSI
NO. SALINAN
PENERIMA
NO. SALINAN
PENERIMA
BGR/KP-01
Direktur Utama
BGR/KP-12
Kepala SPI
BGR/KP-02
Direktur Ops. & Sar.
BGR/KP-13
Staff Ahli Direksi
BGR/KP-03
Direktur P2
BGR/KP-14
GM. Cab. DKI
BGR/KP-04
Direktur Keu & Adm.
BGR/KP-15
GM. Cab. Bandung
BGR/KP-05
Sekretaris Perusahaan
BGR/KP-16
GM. Cab. Semarang
BGR/KP-06
GM. M. Mutu & TI
BGR/KP-17
GM. Cab. Surabaya
BGR/KP-07
GM. P2
BGR/KP-18
GM. Cab. Medan
BGR/KP-08
GM. Pemasaran
BGR/KP-19
GM. Cab. Palembang
BGR/KP-09
GM. Operasional
BGR/KP-20
GM. Cab. Lampung
BGR/KP-10
GM. HR & Umum
BGR/KP-21
GM. Cab. Denpasar
BGR/KP-11
GM. Keu & Akt.
BGR/KP-22
GM. Cab. Makassar
SEJARAH REVISI
NO. BAGIAN / PASAL REVISI 4.0
01
TGL
CATATAN REVISI
REVISI Agust. 06
5.2
Penambahan menjadi Ps. 4.3 (Surat Keputusan Direksi PT. Bhanda Ghara Reksa No. SK.DUT/037/SDM/IV.2006 tanggal 03 Juli 2006)
Perubahan menjadi : GM. Bidang Operasi
Setiap kata-kata “ Ass.Dir. Bid. Logistik berubah menjadi GM. Operasi dan setiap kata-kata Bid. Logistik berubah menjadi Bid. Operasi
6.1.1 s/d 6.1.5
Pasal 6.2.4.3 dihilangkan / ditiadakan
-
02
April ‟09
Penyesuaian dengan standar ISO 9001:2008, Perubahan penggabungan tanggungjawab dengan prosedur secara menyeluruh dan penambahan diagram alir.
DAFTAR ISI
BAGIAN
JUDUL
HALAMAN
Lembar Pengesahan .............................................................................................................
1
Catatan Revisi ......................................................................................................................
2
24.0 25.0 26.0 27.0
Daftar Isi ............................................................................................................................. Tujuan .................................................................................................................................. Ruang Lingkup ..................................................................................................................... Definisi.................................................................................................................................. Rujukan ................................................................................................................................
3 4 4 4 4
28.0
Prosedur Kerja ............................................................................................... ........................
4
29.0
Diagram Alir .........................................................................................................................
6
7.0
Formulir yang digunakan .....................................................................................................
6
14.0. TUJUAN Agar proses dalam kegiatan Jasa Bidang Logistik dilaksanakan secara terencana dapat terkendali dan efektif. 15.0. RUANG LINGKUP Prosedur ini di gunakan untuk membuat perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian dalam proses kegiatan Jasa Bidang Logistik. 16.0. DEFINISI 16.1. SPMP
: Surat Perintah Melaksanakan Pekerjaan adalah surat yang diberikan oleh Bidang / Unit Pemasaran kepada Bidang / Unit Operasi dalam rangka untuk melaksanakan pekerjaan.
16.2. Kegiatan Jasa Pengurusan Transportasi adalah bagian dari jasa Bidang Logistik yaitu mengatur perpindahan barang dan dokumen dari satu tempat ketempat lain dengan menggunakan sarana angkutan darat, laut dan udara, baik antar kota dalam satu pulau, luar pulau dan antar negara. 16.3. Kegiatan Bagging / Pengantongan adalah bagian dari jasa Bidang Logistik yaitu pekerjaan pengantongan barang dari kondisi curah menjadi kondisi in bag, kegiatan bagging dapat dilakukan secara konvensional (dengan sistem pocongan) dan dengan mekanis ( menggunakan MBU ). 16.4. Rekaman Mutu Aktif adalah : Rekaman mutu yang masih dipakai. 16.5. Rekaman Mutu Pasif adalah : Rekaman mutu yang sudah tidak dipergunakan lagi atau hanya sewaktu-waktu dibutuhkan untuk dipelajari atau lainnya dan disimpan pada tempat tersendiri/terpisah dengan yang aktif. 17.0. RUJUKAN 17.1. Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008 elemen 7.1 ; 7.5 17.2. Pedoman Mutu No. BGR/PM-BGR/01 17.3. Surat Keputusan Direksi PT. Bhanda SK.DUT/037/SDM/IV.2006 tanggal 03 Juli 2006
Ghara
Reksa
No.
18.0. PROSEDUR KERJA 18.1. Bidang Operasional menerima tembusan SPMP dari Bidang Pemasaran untuk Kontrak di Kantor Pusat. Sedangkan SPMP aslinya diterima oleh Cabang/SubCabang yang terkait dengan pekerjaan. Khusus untuk kontrak di Cabang atau Sub Cabang maka SPMP diterima Bagian Operasional Logistik dari Bagian Pemasaran Cabang. 18.2. Dicabang / subcabang SPMP tersebut kemudian dikaji dalam rangka menyiapkan sarana/prasarana untuk kelancaran operasionalnya yaitu bagian Operasi berkoordinasi dengan Bagian terkait (Umum untuk penyediaan sarananya dan Bagian Keuangan untuk Pendanaannya).
18.3. Dalam rangka pembiayaan kegiatan operasional di cabang/sub cabang maka bagian operasi logistic membuat proposal laba / rugi ditujukan kepada GM cabang dengan tembusan bagian keuangan. Khusus untuk party kegiatan yang nilainya 100 juta keatas, cabang diwajibkan membuat proposal L/R dan mengirimkan ke Direktur Operasional dan Pemasaran menggunakan format No. BGR/F-LGT/05-001. 18.4. Direktur Operasional & Pemasaran mendisposisikan proposal tersebut kepada GM Operasi. 18.5. GM. Operasi meneruskan proposal tersebut kepada Manager Logistik untuk dikaji / dievaluasi. 18.6. Manager Logistik menyampaikan kembali hasil evaluasi proposal tersebut ke GM. Operasi untuk persetujuan dan diteruskan ke Bidang Keuangan dan Akuntansi, jika memenuhi syarat. 18.7. GM Keuangan dan Akuntansi menerima disposisi proposal tersebut dari Bidang Operasi tentang persetujuan dropping biaya, maka segera melaksanakan dropping ke cabang. 18.8. Bagian Logistik di Cabang kemudian menyusun jadual pekerjaan serta menyiapkan sarana/prasarana untuk operasional sesuai SPMP dan biaya yang diterima dari Kantor Pusat. 18.9. Bagian Logistik di cabang melaksanakan pekerjaan sesuai SPMP dan Instruksi Kerja yang berlaku. 18.10. Bagian Logistik di Cabang melaporkan realisasi kegiatan operasional per kegiatan yang mencakup realisasi pembiayaan dan phisik barang yang ditangani menggunakan format No. BGR/F-LGT/05-002 dan laporan hasil kegiatan operasional secara periodik / bulanan (Format No. BGR/F-LGT/05003) kepada Bidang Operasional (Manager Logistik), serta bila ditemukan barang rusak atau hilang selama penanganan (Format No. BGR/F-LGT/05004). Khusus untuk kondisi ini maka kejadian tersebut harus pula dilaporkan kepada Bagian Pemasaran atau Bidang Pemasaran sehingga jika terjadi klaim dapat ditindaklanjuti. 18.11. Manager Logistik mengevaluasi laporan operasi yang diterima dari Cabang dan berkoordinasi dengan Bidang Pemasaran dalam menyelesaikan kalim pelanggan, jika ada. Dan selanjutnya membuat laporan konsolidasi kegiatan oprasional cabang-cabang secara bulanan disampaikan kepada Diropsar. 18.12. Bidang Ops. Logistik menerbitkan Debet Nota berdasarkan BAR dengan dilampiri dokumen pendukungnya untuk realisasi kegiatan di cabang yang kontraknya diterbitkan Kantor Pusat di sampaikan ke Bidang Keuangan, sedangkan kontrak yang diterbitkan di cabang/sub cabang Debet Nota diterbitkan oleh Operasi Kantor Cabang/sub cabang disampaikan ke Bagian Keuangan cabang/sub cabang.
18.13. Bagian Logistik.
Keuangan dan Akuntansi menerima debet nota dari bagian
18.14. Bagian operasi logistik melakukan rekonsiliasi biaya setiap bulannya dengan bagian keuangan & akuntansi. 18.15. Manager Logistik menyusun laporan kegiatan logistik rekap seluruh Cabang maupun nasional serta membuat Analisis laporan. Laporan ini dimintakan persetujuan ke GM Operasional. 18.16. GM Bidang Operasional menyusun Laporan kegiatan operasi secara nasional untuk diserahkan ke Direksi (Format No. BGR/F-LGT/05-005). 19.0. Diagram Alir
No.
PROSEDUR
Bid Ops
1 Menerima tembusan SPMP dari Bidang Pemasaran.
Keu & Akt
2 3
4 Menyetujui dropping biaya
4
5 Melaksanakan dropping biaya ke Cabang 6 Menyusun jadual pekerjaan dan sarana/prasarana operasional sesuai SPMP
Dir
1
2 Menyusun proposal dropping biaya operasional dan L/R. 3 Mengevaluasi proposal dan meneruskannya ke Direktur.
Cabang
5 menyiapkan
6
7 Melaporkan hasil pekerjaan, termasuk bila ditemukan barang rusak atau hilang selama penanganan.
7
8 Mengevaluasi laporan operasi dan bila terjadi klaim maka diinformasikan ke Pemasaran untuk ditindaklanjuti.
8
9 Membuat debet nota berdasarkan BAR, dilampiri dokumen pendukungnya.
9
10 Mengirim debet nota ke Bidang Akt.& Keu dan melakukan rekonsiliasi biaya operasi dengan Bagian Keu & Akt setiap bulannya.
10
11 Menyusun laporan Phisik Operasional logistik dan rekapnya serta membuat Analisis Laporan logistik. 12 Menyusun laporan kegiatan operasi secara nasional untuk diserahkan ke Direksi.
11
11
12
7.0. FORMULIR YANG DIGUNAKAN 7.1. Proposal Kegiatan Logistik (Formulir No. BGR/F-LGT/05-001) 7.2. Laporan Realisasi Biaya dan Phisik Operasional (Format No. BGR/FLGT/05-002) 7.3. Laporan Kegiatan Operasional Logistik (Formulir No. BGR/F-LGT/05-003) 7.4. Laporan Barang Hilang / Rusak (Formulir No. BGR/F-LGT/05-004)
PENANGGUNG JAWAB
Diperiksa Oleh
Disetujui Oleh
Disahkan Oleh
Johny Panggabean
Ibnu Asyarai
Mulyanto
PTH. Bid. HR
GM.Bid. MM & TI
M. Taufik Hidayat Direktur Keu,.Adm & SDM
Dibuat Oleh Nama Jabatan
Tanda Tangan
Tanggal
Direktur Utama
DISTRIBUSI
NO. SALINAN
PENERIMA
NO. SALINAN
PENERIMA
BGR/KP-01
Direktur Utama
BGR/KP-12
Kepala SPI
BGR/KP-02
Direktur Ops. & Sar.
BGR/KP-13
Staff Ahli Direksi
BGR/KP-03
Direktur P2
BGR/KP-14
GM. Cab. DKI
BGR/KP-04
Direktur Keu & Adm.
BGR/KP-15
GM. Cab. Bandung
BGR/KP-05
Sekretaris Perusahaan
BGR/KP-16
GM. Cab. Semarang
BGR/KP-06
GM. M. Mutu & TI
BGR/KP-17
GM. Cab. Surabaya
BGR/KP-07
GM. P2
BGR/KP-18
GM. Cab. Medan
BGR/KP-08
GM. Pemasaran
BGR/KP-19
GM. Cab. Palembang
BGR/KP-09
GM. Operasional
BGR/KP-20
GM. Cab. Lampung
BGR/KP-10
GM. HR & Umum
BGR/KP-21
GM. Cab. Denpasar
BGR/KP-11
GM. Keu & Akt.
BGR/KP-22
GM. Cab. Makassar
SEJARAH REVISI
BAGIAN / NO. PASAL REVISI 02
TGL CATATAN REVISI REVISI 11-08-06
5.2
Assdir. SDM berubah menjadi GM. HR & Umum
5.3
Manager Pengembangan SDM menjadi Manager HRD
5.4
Manager Gaji & Kesra menjadi Manager Kompensasi & Benefit
6.1.
Penambahan menjadi Ps. 6.1.2 dan 6.1.3. sedangkan isi Ps. 6.1.2 yang lama menjadi Ps. 6.1.4. Penambahan menjadi Ps. 6.1.5
6.2.8
Penambahan kalimat “termasuk data Gap analisis hasil evaluasi kompetensi”. Penambahan yang lain adalah “Assdir.” Menjadi General Manager
6.4.1
Perubahan kalimat
6.4.2
Perubahan kalimat
6.4.3
Perubahan sebagian kalimat 03
10-03-09
Penyesuaian dengan standar ISO 9001:2008, Perubahan penggabungan tanggungjawab dengan prosedur secara menyeluruh dan penambahan diagram alir.
DAFTAR ISI
BAGIAN
JUDUL
HALAMAN
Lembar Pengesahan ..................................................................................... 1 Catatan Revisi ............................................................................................... 2 Daftar Isi ..................................................................................................... 3
30.0
Tujuan .......................................................................................................... 4
31.0
Ruang Lingkup .............................................................................................. 4
32.0
Definisi.......................................................................................................... 4
33.0
Rujukan ......................................................................................................... 4
34.0
Prosedur Kerja............................................................................................... 5 5.1. Kompetensi.......................................................................................... 5 5.2. Pelatihan .............................................................................................. 5 5.3. Penilaian Karya ................................................................................... 6 5.4. Rekruitmen .......................................................................................... 7
35.0
Diagram Alir ................................................................................................. 8
7.0
Formulir yang digunakan .............................................................................. 9
20.0.
TUJUAN 20.1. Prosedur ini bertujuan untuk mempertegas kedudukan status dan batas wewenang serta tanggung jawab dan membina pekerja khususnya para pejabat agar dapat mengembangkan karirnya secara baik. 20.2. Prosedur ini menetapkan tahapan kegiatan yang harus dilakukan oleh Unit Kerja terkait dalam menyelenggarakan pelatihan di PT. Bhanda Ghara Reksa.
21.0. RUANG LINGKUP Prosedur ini diterapkan guna menjadi panduan pelaksanaan kompetensi dan pelatihan pekerja PT. BGR.
22.0. DEFINISI 22.1. Kompetensi adalah kemampuan kerja setiap individu yang mencakup aspek pengetahuan, ketrampilan dan sikap kerja yang sesuai dengan standar yang ditetapkan. 22.2. Pelatihan adalah : kegiatan untuk meningkatkan pengetahuan keterampilan kerja dan sikap kerja sebagai dasar pelaksanaan tugas. 22.3. Analisa Kebutuhan Pelatihan adalah : suatu kajian yang sistematis untuk menilai kebutuhan pelatihan yang diperlukan pekerja sehingga mampu memenuhi tuntutan spesifikasi jabatannya. 22.4. Sertifikat adalah : tanda bukti telah diikutinya suatu pelatihan bagi seorang pekerja, bisa dalam bentuk : 22.4.1. Sertifikat keikutsertaan 22.4.2. Daftar hadir pelatihan 22.4.3. Piagam. 23.0. RUJUKAN 23.1. Standar Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 elemen 6.2.2. 23.2. Manual Mutu (Pedoman Mutu). 23.3. Surat Keputusan Direksi PT. Bhanda SK.DUT/037/SDM/IV.2006 tanggal 03 Juli 2006.
Ghara
Reksa
No.
24.0. PROSEDUR KERJA 24.1. KOMPETENSI 24.1.1. Bidang HR Menyusun standar kompetensi, dan ditetapkan/disyahkan oleh Direksi/pejabat yang ditunjuk. 24.1.2. Mendistribusikan standar kompetensi yang telah disahkan ke cabang dan Bidang di kantor pusat sebagai pemberitahuan. 24.1.3. Bidang HR/unit kerja SDM melakukan assessment individual dengan membandingkan kompetensi yang dimiliki individual dengan standard kompetensi, menggunakan formulir evaluasi kompetensi individual No. BGR/F-SDM/001 yang dilalukan pada awal penetapan/perubahan standard kompetensi dan juga dilakukan setiap terdapat penjabatan baru/perubahan penjabatan. 24.1.4. Jika ditemukan gap antara standard kompetensi dan kompetensi individual, maka dilakukan program pengembangan SDM dengan mekanisme sesuai prosedur pelatihan. 24.1.5. hasil evaluasi yang terdapat Gap maka didata pada daftar rekapitulasi agar dapat dilakukan monitoring tindaklanjutnya dan / atau didaftar dalam program pelatihan. 24.2. PELATIHAN 24.2.1. Unit Kerja terkait menyusun usulan sesuai kebutuhan pelatihan dan hasil penilaian kinerja serta menyerahkannya ke Bidang HRU paling lambat bulan Agustus sesuai formulir dalam RKAP. 24.2.2. Bidang HRU/unit kerja SDM merekap usulan pelatihan dari setiap Unit Kerja dalam usulan pelatihan, termasuk anggaran biaya pelatihan, untuk disampaikan kepada Panitia RKAP. 24.2.3. Panitia RKAP melakukan evaluasi berdasarkan skala prioritas dan meminta persetujuan Direksi. 24.2.4. Direksi membahas RKAP bersama dengan Komisaris dan para pemegang saham untuk mengkaji dan menyetujui RKAP. 24.2.5. Bidang HRU/unit kerja SDM menerima hasil pengesahan RKAP dan menyusun program pelatihan tahunan berdasarkan RKAP yang telah disetujui tersebut. 24.2.6. Bidang HRU/unit kerja SDM melaksanakan program pelatihan tersebut dan program tersebut dipantau pelaksanaannya setiap 3 (tiga) bulan sekali. Hasil pemantauan, termasuk bila ada pelatihan susulan atau pelatihan yang tertunda pelaksanaannya dari jadual, dicatat langsung pada kolom review program pelatihan. 24.2.7. Pekerja yang sudah diprogramkan untuk ikut pelatihan diberitahu oleh Bidang HRU/unit kerja SDM melalui atasannya untuk mengikuti pelatihan. 24.2.8. Pekerja yang telah di ikutsertakan pelatihan setelah selesai mengikuti pelatihan membuat laporan tertulis pelatihan dan memberikan sertifikat/bukti pelatihan kepada Bidang HRU/unit kerja SDM.
Selama dalam proses evaluasi pelatihan maka pekerja tersebut harus menerapkan hasil pelatihan untuk menjadi bahan evaluasi pasca pelatihan. 24.2.9. Bidang HRU/unit kerja SDM memperbaharui data pekerja yang bersangkutan dan memantau pelaksanaan evaluasi pelatihan dengan memberikan formulir Evaluasi Pelatihan kepada Atasan peserta pelatihan. 24.2.10. Atasan peserta pelatihan mengevaluasi hasil pelatihan pekerja peserta pelatihan dalam jangka waktu minimal 3 (tiga) bulan setelah pelatihan selesai dilaksanakan atau pada saat pelaksanaan penilaian karya dan peserta pelatihan sudah menerapkan hasil pelatihannya dan Hasil evaluasi tersebut diserahkan kepada Bidang HRU/unit kerja SDM. 24.2.11. Bidang HRU/unit kerja SDM menerima hasil evaluasi pelatihan dan menyimpan semua rekaman/arsip hasil pelatihan pada masingmasing data pribadi pekerja. 24.3. PENILAIAN KARYA Penilaian karya dilakukan sepanjang waktu, namun pencatatan hasil penilaian kedalam formulir penilaian dilakukan minimal 2 (dua) kali setiap tahun, yaitu pada bulan Januari dan bulan Juli terhadap setiap pekerja di BGR, oleh atasan langsungnya. 24.3.1. Bidang HRU/unit kerja SDM mendistribusikan formulir Penilaian Karya kepada atasan pekerja yang akan dinilai. 24.3.2. Ka unit kerja / atasan pekerja yang dinilai mengisi/mencatat hasil evaluasi/penilaian pada format yang telah diterima dari Bidang HR&U/unit kerja SDM dan selanjutnya hasil penilaian yang telah ditandatangani oleh pihak terkait disampaikan kembali ke Bid. HR&U untuk jika di Kantor Pusat dan unit kerja SDM jika di Kantor Cabang. 24.3.3. Kantor Cabang menyampaikan hasil penilaian karya dimaksud ke Bidang HR & Umum. 24.3.4. Bid. HR&U melakukan evaluasi atas hasil penilaian karya dengan metode yang ditetapkan untuk mendapatkan nilai skor/kategori (kurang / sedang / baik / baik sekali). 24.3.5. Berdasarkan hasil evaluasi tersebut maka GM. HRU dapat mengusulkan/rekomendasi/menyampaikan pendapat kepada Direksi, terkait dengan pekerja tersebut. 24.4. REKRUITMEN 24.4.1. Unit Kerja terkait yang membutuhkan penambahan pekerja membuat usulan kebutuhan pekerja disampaikan ke Bidang HRU untuk di Kantor Pusat dan Unit SDM untuk di Kantor Cabang. 24.4.2. Kantor Cabang mengusulkan rekruitmen pekerja tersebut ke Direksi dan tembusan ke Bidang HR & Umum.
24.4.3. Bidang HR & Umum menerima usulan kebutuhan pekerja dan mengevaluasinya apakah dapat dipenuhi dari dalam atau dari luar perusahaan. Bila dapat dipenuhi dari dalam maka akan dilaksanakan mutasi atau promosi sedangkan bila harus dipenuhi dari luar maka dilaksanakan proses rekruitmen. 24.4.4. Bidang HRU mengajukan usulan kepada Direksi untuk minta persetujuan rekruitmen pekerja baru. 24.4.5. Direksi menyetujui / menolak rekruitmenpekerja. 24.4.6. Atas persetujuan Direksi maka Bidang HRU melaksanakan proses rekruitmen sesuai kebutuhan. 24.4.7. Bidang HRU melaporkan hasil proses rekruitmen pekerja baru kepada Direksi. 24.4.8. Direksi mengkaji dan memutuskan hasil rekruitmen. Bidang HRU melaksankan keputusan Direksi tersebut dan selanjutnya dilakukan penetapan sesuai ketentuan yang berlaku.
25.0. Diagram Alir PROSEDUR
HRU/SDM
KOMPETENSI Menyusun standar kompetensi dan meminta pengesahan kepada Direksi / Direktur Utama, diutamakan untuk jabatan pekerja.
1
No. I 1
II
2
Menyetujui dan menandatangani Standar kompetensi jabatan.
3
Mendistribusikan standar kompetensi yang telah disahkan.
4
Melakukan assessment (evaluasi) kompetensi individu dan mendata gap hasil analisisnya.
4
5
Menyusun program pengembangan SDM untuk memenuhi standar kompetensi bagi yang terdapat gap antara standar dengan kompetensi individu.
5
Dir
U.Kerja/Cab Pan.RKAP Karyawan
2 3
3
PELATIHAN 1 Menyusun Usulan Pelatihan sesuai formulir dalam RKAP dan menyerahkannya paling lambat bulan Agst. 2 Merekap usulan pelatihan yang diterima dari setiap Unit Kerja untuk disampaikan ke panitia RKAP 3 Mengevaluasi usulam pelatihan berdasarkan prioritas dan meminta persetujuan Direksi
1
2
skala
3
4 Membahas RKAP dengan Komisaris dan pemegang saham
4
5 Menerima hasil pengesahan RKAP dan menyusun program pelatihan berdasarkan RKAP
5
6 Melaksanakan program pelatihan dan memantaunya setiap 3 bulan.
6
7 Mengikuti pelatihan
7
8 Menyusun laporan pelatihan dan menerapkan hasil pelatihannya
8
9 Memperbaharui data karyawan dan memantau evaluasi hasil pelatihan
9
10 Mengevaluasi hasil pelatihan, minimal 3 bulan setelah pelatihan. 11 Menyimpan semua hasil rekaman pelatihan.
10 11
No. PROSEDUR III. PENILAIAN KARYA 1 Mendistribusikan formulir isian penilaian karya 2 Menerima dan mengisi formulir disampaikan kembali ke HRU/SDM
penilaian
HRU/SDM
IV.
Unit Kerja
1 karya
dan
3 melakukan evaluasi atas hasil penilaian karya dengan metode yang ditetapkan untuk mendapatkan nilai skor/kategori 4 Melaporkan/Mengusulkan/rekomendasi sesuai hasil penilaian tersebut
Dir
kepada
2 3
Direksi
4
REKRUITMEN 1 Mengusulkan kebutuhan pekerja 2 Menerima usulan kebutuhan pekerja dan mengevaluasinya apakah dapat dipenuhi dari dalam atau dari luar perusahaan
1 2
3 Mengajukan ke Direksi untuk dilaksanakan rekrutmen
3 4 Menyetujui rekruitmen
4
5 Membuat program rekruitmen dan melaksanakannya 6 Melaporkan hasil rekrutmen ke Direksi 7 Memutuskan hasil rekrutmen
5 6 7
8 Menerima dan melaksanakan keputusan Direksi
8
26.0. FORMULIR 26.1. Evaluasi Kompetensi Individual (Formulir No. BGR/F-SDM/001) 26.2. Rekapitulasi gap hasil assessment kompetensi individual (Formulir No. BGR/F-SDM/002) 26.3. Program Pelatihan (Formulir No. BGR/F-SDM/003) 26.4. Laporan Tertulis Hasil Pelatihan (Formulir No. BGR/F-SDM/004) 26.5. Penilaian Laporan Tertulis Hasil Pelatihan (Formulir No. BGR/F-SDM/005) 26.6. Daftar Riwayat Pelatihan (Formulir No. BGR/F-SDM/006) 26.7. Hasil Pemantauan Perkembangan Personil Setelah Pelatihan (Formulir No. BGR/F-SDM/007) 26.8. Laporan Realisasi Pelatihan (Formulir No. BGR/F-SDM/008) 26.9. Riwayat Penugasan (Formulir No. BGR/F-SDM/009)
PENANGGUNG JAWAB
Diperiksa Oleh
Disetujui Oleh
Disahkan Oleh
Mudjiono NH.
Ibnu Asyarai
Mulyanto
Man. Umum
GM.Bid. MM & TI
M. Taufik Hidayat Direktur Keu, Adm & SDM.
Dibuat Oleh Nama Jabatan
Direktur Utama
Tanda Tangan
Tanggal
DISTRIBUSI
NO. SALINAN
PENERIMA
NO. SALINAN
PENERIMA
BGR/KP-01
Direktur Utama
BGR/KP-12
Kepala SPI
BGR/KP-02
Direktur Ops. & Sar.
BGR/KP-13
Staff Ahli Direksi
BGR/KP-03
Direktur P2
BGR/KP-14
GM. Cab. DKI
BGR/KP-04
Direktur Keu & Adm.
BGR/KP-15
GM. Cab. Bandung
BGR/KP-05
Sekretaris Perusahaan
BGR/KP-16
GM. Cab. Semarang
BGR/KP-06
GM. M. Mutu & TI
BGR/KP-17
GM. Cab. Surabaya
BGR/KP-07
GM. P2
BGR/KP-18
GM. Cab. Medan
BGR/KP-08
GM. Pemasaran
BGR/KP-19
GM. Cab. Palembang
BGR/KP-09
GM. Operasional
BGR/KP-20
GM. Cab. Lampung
BGR/KP-10
GM. HR & Umum
BGR/KP-21
GM. Cab. Denpasar
BGR/KP-11
GM. Keu & Akt.
BGR/KP-22
GM. Cab. Makassar
SEJARAH REVISI
BAGIAN / PASAL
NO.
TGL
REVISI
REVISI
5.0 s/d 6.4.
02
30-8-06
CATATAN REVISI
Perubahan pada Assdir. Menjadi GM dan sesuai dengan fungsi / jabatan yang ada pada STO SKD. No. SK.DUT/037/SDM/IV.2006.
6.1.5.3
Penambahan pada butir “b” di akhir kalimat : dan/atau jika tidak ada pembanding.
6.5.1 & 6.5.3.
Perubahan dan pengurangan pada kalimat pasal tersebut.
03
10-3-09
Penyesuaian dengan standar ISO 9001:2008, Perubahan/ penggabungan tanggungjawab dengan prosedur secara menyeluruh dan penambahan diagram alir.
DAFTAR ISI
BAGIAN
JUDUL
HALAMAN
Lembar Pengesahan .............................................................................................................
1
Catatan Revisi ......................................................................................................................
2
Daftar Isi .............................................................................................................................
3
36.0
Tujuan ..................................................................................................................................
4
37.0
Ruang Lingkup .....................................................................................................................
4
38.0
Definisi..................................................................................................................................
4
39.0
Rujukan ................................................................................................................................
5
40.0
Prosedur Kerja ......................................................................................................................
5
5.5.
Seleksi Rekanan ......................................................................................................
5
5.6.
Pengadaan Barang dan Jasa ......................................................................................
6
5.7.
Pemeliharaan Sarana / Prasarana. .............................................................................
7
41.0
Diagram Alir ........................................................................................................................
8
7.0
Formulir yang digunakan .....................................................................................................
9
27.0.
TUJUAN
27.1.Untuk menilai dan mengevaluasi kemampuan rekanan agar dapat dimasukan dalam Daftar Rekanan Mampu (DRM) PT. Bhanda Ghara Reksa 27.2.Agar rekanan terpilih yang akan digunakan oleh perusahaan dapat mendukung pencapaian produk PT. Bhanda Ghara Reksa yang sesuai dengan persyaratan mutu yang ditentukan pelanggan/ Perusahaan. 27.3.Untuk memastikan bahwa setiap pembelian barang-barang sarana dan prasarana dari rekanan dapat memenuhi sesuai dengan persyaratan mutu yang ditetapkan perusahaan. 27.4.Untuk memastikan bahwa sarana dan prasarana yang ada didata dan dipelihara dengan baik sehingga dapat dipergunakan dengan efektif dan tepat waktu dan didukung dengan adanya perencanaan dan pelayanan yang baik. 27.5.Melaksanakan perbaikan dan perawatan sarana dan prasarana yang digunakan meliputi ; sarana pendukung operasional dan non operasional serta perawatanya. 27.6.Memastikan kondisi lingkungan yang sesuai untuk menuju kinerja yang efektif. 28.0. RUANG LINGKUP 28.1.Prosedur ini digunakan sebagai pedoman untuk melakukan kualifikasi terhadap semua rekanan yang tidak/belum terdaftar dalam DRM, melaksanakan pengadaan rekanan jasa & barang dalam rangka pelaksanaan pekerjaan jasa PT. Bhanda Ghara Reksa. 28.2.Berlaku untuk seluruh kegiatan pelayanan Unit Kerja Umum yang meliputi sarana dan prasarana yaitu baik dalam penggunaan sarana yang ada, pengendalian bahan yang dibutuhkan maupun pelaksanaan perawatan dilingkungan Unit Kerja umum juga dalam hal realisasi pengadaan barang dan jasa serta sarana dan prasarana yang digunakan di lingkungan PT Bhanda Ghara Reksa termasuk seluruh kegiatan yang berdampak terhadap kemajuan perusahaan. 29.0. DEFINISI 29.1.Rekanan adalah pemasok barang dan atau jasa yang dibutuhkan oleh Perusahaan ( PT. Bhanda Ghaara Reksa ). 29.2.Perbaikan adalah kegiatan perawatan sarana yang ada dan sarana yang berkaitan dengan inventaris, bangunan dan lingkup kegiatan pemanfaatan sarana dan prasarana dilingkungan PT Bhanda Ghara Reksa. 29.3.Dampak Lingkungan adalah adanya perubahan yang disebabkan dari kegaitan PT Bhanda Ghara Reksa yang sifatnya mengganggu atau menimbulkan kerusakan lingkungan. 29.4.5 R ( Ringkas – Rapi – Resik – Rawat – Rajin ) atau tata graha adalah gerakan peduli lingkungan tempat kerja, yang mengandung pengertian sebagai berikut : 29.4.1. Ringkas : Menyortir barang yang tidak berguna dan menyingkirkan yang tidak dipakai agar tidak memenuhi tempat kerja sehingga situasi
tempat kerja menjadi lapang dan tidak sumpek. Barang-barang yang berguna dan sering digunakan diletakkan pada tempat yang mudah dijangkau dan terhindar dari kerusakan atau kehilangan. 29.4.2. Rapi : Barang-barang dan peralatan ditempat kerja ditata dengan rapi agar enak dipandang. Kemudian diberi label identifikasi atau dibuatkan tempat kusus agar tampak rapi dan mudah dikenali sehingga saat dibutuhkan mudah ditemukan. 29.4.3. Resik : Membersihkan tempat kerja dan peralatan kerja agar terbebas dari kotoran/sampah atau debu. Sisa-sisa/limbah kerja setiap hari dikumpulkan dan dibuang pada tempatnya. 29.4.4. Rawat : Lakukan perawatan semua peralatan kerja agar kondisinya selalu siap pakai. Buatlah program perawatan secara berkala. Bersihkan peralatan kerja dari kotoran minyak, debu dan benda-benda yang ada hubungannya dengan mesin sehingga mesin atau fasilitas kerja dapat terhindar dari kerusakan yang dapat mengganggu operasi. 29.4.5. Rajin : Lakukan evaluasi dan analisa terhadap kegiatan-kegiatan yang telah dikerjakan dan dilakukan berbagai perbaikan secara kreatif melalui kelompok kerja. 30.0. RUJUKAN 30.1.Pedoman Mutu PT BGR No. BGR/PM-BGR/01 30.2.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 elemen 6.3 ; 6.4 ; 7.4. 30.3.Surat Keputusan Direksi No. SK.DUT/058/PL.201/XII.2000 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa. 30.4.Prosedur Kerja Pengendalian Dokumen No. BGR/PK-PD/02 31.0.
PROSEDUR KERJA 31.1.SELEKSI REKANAN 31.1.1. Bagian Umum melakukan proses seleksi/kualifikasi terhadap calon rekanan, dilihat dari aspek: legalitas perusahaan, financial, pengalaman kerja, Asset / alat operasi, dan lain-lain yang diperlukan dengan mengisi pada kolom formulir Kualifikasi Rekanan (formulir no BGR/F-UMM/07-001) dan jika perlu, diupayakan contoh barang/jasa untuk diuji secara teknis oleh user / operasi. 31.1.2. Unit Kerja pengguna melakukan kajian dan penilaian terhadap formulir kualifikasi rekanan dan merekomendasikannya kepada Direksi (jika di Kantor Pusat) / General Manager (jika di cabang) untuk disahkan dan didaftar sebagai rekanan BGR. 31.1.3. Direksi mengesahkan formulir Daftar Rekanan Mampu di Kantor Pusat dan General Manager Cabang jika di cabang. 31.1.4. Bagian Umum menerima Daftar Rekanan Mampu.
31.2.PENGADAAN BARANG DAN JASA 31.2.1. Unit Kerja terkait mengajukan kebutuhan barang dan atau jasa kepada Bagian Umum/ Bidang HRU dengan menggunakan formulir No. BGR/F-UMM/07-002-A untuk pengadaan Barang dan formuliir No. BGR/F-UMM/07-002-B untuk pengadaan Jasa jika dibutuhkan. 31.2.2. Bagian Umum/Bidang HRU menerima usulan kebutuhan barang atau jasa dan mengevaluasi proses pengadaannya sesuai dengan SK.DUT/058/PL.201/XII.2000. 31.2.3. Bidang HRU melaporkan hasil evaluasi kebutuhan dan cara pengadaannya kepada Direktur. 31.2.4. Direktur memutuskan cara pengadaan berdasarkan usulan dan hasil kajian serta menyerahkan kembali ke Bidang HRU untuk dilaksanakan. 31.2.5. Bidang HRU/Tim Pengadaan melaksanakan proses pengadaan sesuai memo Direksi atau SK.DUT/058/PL.201/XII.2000. 31.2.6. Bidang HRU/Tim Pengadaan melaporkan hasil pengadaan barang dan jasa kepada Direksi. 31.2.7. Bidang HRU/Tim Pengadaan bersama dengan Unit Kerja terkait, bila diperlukan, menerima barang dan jasa dari suplier/rekanan yang telah ditunjuk. 31.2.8. Bidang HRU/Tim Pengadaan, dengan dibantu Unit Kerja terkait mengevaluasi kinerja suplier/rekanan dengan ketentuan sbb : 31.2.8.1. Rekanan yang melaksanakan pekerjaan untuk operasional di cabang/sub cabang akan dilakukan penilaian kinerjanya oleh unit operasional secara bulanan dan hasil penilaian dilaporkan kepada unit umum, menggunakan formulir Penilaian Bulanan Prestasi Rekanan No. BGR/F-UMM/07-003. Sedangkan penilaian terhadap rekanan barang/jasa untuk keperluan kantor baik di Kantor Pusat maupun Cabang dilakukan oleh Bagian Umum. 31.2.8.2. Penilaian yang dilakukan terhadap Rekanan meliputi aspek mutu, harga, waktu dan pembayaran dengan ketentuan sbb : a. Aspek Mutu : dengan nilai 4 adalah jika tidak ada kerusakan (zero defect) ; nilai 3 adalah jika terdapat kerusakan 1 s/d 5% ; nilai 2 adalah jika terdapat kerusakan 6 s/d 10% dan nilai 1 adalah jika terdapat kerusakan di atas 10%. b. Aspek Harga : dengan nilai 4 adalah jika diatas 20% lebih murah dari rekanan pembanding ; nilai 3 adalah 16 s/d 20% lebih murah dari rekanan pembanding ; nilai 2 adalah 10 s/d 15% lebih murah dari rekanan pembanding dan nilai 1 adalah 1 s/d 9% lebih murah dari rekanan pembanding atau sama, dan/atau jika tidak ada pembanding. c. Aspek Waktu Pengiriman / Pekerjaan : dengan nilai 4 adalah jika pengiriman / pekerjaan tepat waktu ; nilai 3 adalah jika terlambat 1 s/d 2 hari ; nilai 2 adalah jika terlambat 3 s/d 4 hari ; dan nilai 1 adalah jika terlambat lebih dari 4 hari. d. Aspek Pembayaran : dengan nilai 4 jika pembayaran lebih dari 4 minggu; nilai 3 adalah jika pembayaran diatas 3 minggu s/d 4 minggu; nilai 2 adalah jika pembayaran 2 s/d
3 minggu dan nilai 1 adalah jika pembayaran dibawah 2 minggu. 5.2.8.2. Bagian Umum melakukan evaluasi secara berkala 6 (enam) bulanan tehadap masing-masing rekanan dengan menghitung rata-rata hasil penilaian bulanan dikalikan dengan bobot yaitu: Mutu = 40, Harga = 30, waktu pengiriman / pekerjaan = 20, waktu pembayaran = 10, dibagi empat dengan menggunakan formulir Evaluasi Rekanan No. BGR/F-UMM/07-004 dan kemudian ditentukan sebagai kualitas nilai yang ditetapkan oleh perusahaan, yaitu sebagai berikut :
Prosentase Nilai
Kategori
Keterangan
90 - 100 %
A
Memuaskan
80 – 89 %
B
Baik
70 – 79 %
C
Cukup
69 % kebawah
D
Diperingatkan maks. 2 kali / dikeluarkan dari DRM
5.3. PEMELIHARAAN SARANA / PRASARANA 5.3.8. Bagian Umum mendaftar semua sarana/prasarana dalam Daftar Induk Sarana / Prasarana di Kantor Pusat, Cabang maupun Sub cabang dan dibuatkan kode/nomor inventarisnya sesuai Instruksi Kerja No. UMM/IK-INV/02. 5.3.9. Bagian Umum membuat jadual pemeliharaan dengan pengaturan jangka waktu pemeliharaan yang disesuaikan dengan sifat dan fungsi sarana/prasarana tersebut. Khusus untuk timbangan dilakukan tera secara periodik paling tidak setiap 1 tahun sekali melalui Badan/Lembaga yang berwenang melakukan tera dan dirawat secara rutin sesuai dengan Instruksi Kerja terkait. 5.3.10. Bagian Umum melakukan pemeriksaan atas kondisi sarana/prasarana dengan menggunakan check list (formulir No. BGR/F-UMM/07-006) untuk pemeliharaan seperti Gudang / gedung (untuk gudang yang lokasinya jauh dari kantor dapat dilakukan oleh petugas gudang), sedangkan check list pemeliharaan kendaraan truk / mobil menggunakan formulir No. BGR/F-UMM/07-007 atau sesuai Instruksi Kerja terkait. 5.3.11. Unit Kerja terkait mengajukan permohonan perbaikan bila ditemukan kerusakan pada waktu pelaksanaan pengecekan sesuai jadual ataupun terjadi kerusakan diluar itu / sebelum jadual pelaksanaan dengan menggunakan formulir No. BGR/F-UMM/07-002A kepada Manager / Kabag / Kasie Umum.
5.3.12. Bagian Umum (Kantor Pusat) / Kabag / Kasie Umum (Cabang) menugaskan personil / petugas perbaikan / rekanan jika tidak tersedia tenaga teknisi untuk mengecek hal apa saja yang harus diperbaiki / perlu diganti dan material apa saja yang dibutuhkan dll. Berdasarkan hasil pemeriksaan Bagian Umum (Kantor Pusat)/Kabag/Kasie Umum Cab. mengeluarkan surat perintah perbaikan kepada petugas yang ditunjuk untuk melaksanakan perbaikan atau mengajukan Permintaan Pembelian Barang menggunakan formulir No. BGR/F-UMM/07-002A. Bila material tersedia, bagian pemeliharaan mengajukan Bon Permintaan Barang/material kepada bagian penyedia barang, yang telah disetujui oleh Manager Pengadaan & Pemeliharaan KP/Kabag/Kasie umum Cab. kemudian pihak penyedia barang akan menerbitkan Bukti Pengeluaran Barang. 5.3.13. Bagian Umum melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan/perbaikan tersebut, jika hasil sesuai dengan spesifikasi, petugas pemeriksa/pemeliharaan menandatangani surat berita acara/surat keterangan pekerjaan selesai dilaksanakan. Hasil perbaikan dicatat dalam daftar riwayat alat/inventaris (kartu control pemeliharaan). 5.3.14. Bagian Umum membuat Laporan Realisasi Perawatan dan Perbaikan Inventaris sebagai pertimbangan pengendalian biaya oleh GM. HR & Umum dan General Manajer cabang /Manager Subcab. 7.0 FORMULIR YANG DIGUNAKAN 7.1 Kualifikasi Rekanan formulir No. BGR/F-UMM/07-001 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8
Permintaan Pengadaan Barang (formulir No. BGR/F-UMM/07-002-A) Permintaan Pengadaan Jasa (formulir No. BGR/F-UMM/07-002-B) formulir Penilaian Bulanan Prestasi Rekanan No.BGR/F-UMM/07-003 formulir Evaluasi Rekanan No. BGR/F-UMM/07-004. formulir Daftar Rekanan Mampu No. BGR/F-UMM/07-005 Check list pemeliharaan Gudang / gedung (formulir No. BGR/F-UMM/07-006) Check list pemeliharaan kendaraan truk/mobil (formulir No.BGR/F-UMM/07007). 7.9 Petunjuk Budaya 5 R (No. BGR/P-UMM/07-008) Formulir Laporan Pembenahan Tata Graha No. BGR/F-UMM/07-009
32.0. Diagram Alir No.
PROSEDUR A. SELEKSI REKANAN 1 Menyeleksi dan mengkualifikasi rekanan. 2 Mengkaji dan menilai rekanan kepada Direksi.
serta
HRU
Dir
1
merekomendasikan
2
3 Mengkaji dan menyetujui daftar rekanan mampu
3
4 Menerima daftar rekanan mampu
4
B. PENGADAAN 1 Mengajukan kebutuhan barang atau jasa 2 Menerima usulan kebutuhan No.SK.DUT/058/PL.201/XII.2000.
Unit Kerja
sesuai
1 SKD
2
3 Melaporkan hasil evaluasi kebutuhan pengadaaan kepada Direksi
3
4 Memutuskan cara pengadaan 5 Melaksanakan pengadaaan sesuai memo Direksi atau SKD No.SK.DUT/058/PL.201/XII.2000 bersama dengan Tim Pengadaan. 6 Melaporkan hasil pengadaan barang dan jasa ke Direksi bersama Tim Pengadaan.
4 5 6
7 Menerima barang dan jasa dari suplier dan melaporkan hasilnya ke HRU/Tim Pengadaan.
7
8 Mengevaluasi kinerja suplier bersama dengan Tim Pengadaaan
8
C. PEMELIHARAAN SARANA/PRASARANA 1 Mendaftar semuan sarana/prasana
1
2 Menyusun jadual pemeliharaan sarana/prasarana
2
3 Melaksanakan pemeriksaan kondisi sarana/prasana
3
4 Meminta perbaikan bila ditemukan kerusakan
4
5 Memeriksa kerusakan dan melaksanakan perbaikan
5
6 Memeriksa hasil perbaikan
6
7 Menyusun laporan realisasi perawatan dan perbaikan. 7
PENANGGUNG JAWAB
Dibuat Oleh Nama Jabatan
Totok Sudarwoto Kepala Bid. SPI
Diperiksa Oleh
Disetujui & Disahkan Oleh
Ibnu Asyari GM. Bid. MM & TI
Mulyanto Direktur Utama
Tanda Tangan
Tanggal
DISTRIBUSI
NO. SALINAN
PENERIMA
NO. SALINAN
PENERIMA
BGR/KP-01
Direktur Utama
BGR/KP-12
Kepala SPI
BGR/KP-02
Direktur Ops. & Sar.
BGR/KP-13
Staff Ahli Direksi
BGR/KP-03
Direktur P2
BGR/KP-14
GM. Cab. DKI
BGR/KP-04
Direktur Keu & Adm.
BGR/KP-15
GM. Cab. Bandung
BGR/KP-05
Sekretaris Perusahaan
BGR/KP-16
GM. Cab. Semarang
BGR/KP-06
GM. M. Mutu & TI
BGR/KP-17
GM. Cab. Surabaya
BGR/KP-07
GM. P2
BGR/KP-18
GM. Cab. Medan
BGR/KP-08
GM. Pemasaran
BGR/KP-19
GM. Cab. Palembang
BGR/KP-09
GM. Operasional
BGR/KP-20
GM. Cab. Lampung
BGR/KP-10
GM. HR & Umum
BGR/KP-21
GM. Cab. Denpasar
BGR/KP-11
GM. Keu & Akt.
BGR/KP-22
GM. Cab. Makassar
SEJARAH REVISI
BAGIAN/ NO. PASAL REVISI 01
TGL
CATATAN REVISI
REVISI 11 Agust.06
4.0
Penambahan kalimat menjadi Ps. 4.12 (Surat Keputusan Direksi No. SK.DUT/037/SDM/IV.2006 tentang Perubahan Struktur Organisasi Kantor Pusat, Cabang dan Sub Cabang tanggal 03 April 2006).
5.2
Berubah menjadi : Kepala Bid. SPI
5.3
Berubah menjadi : Koordinator Auditor
5.4
Berubah menjadi : Auditor / staff
6.1.3
Ada perubahan dari “Ass.Dir. Umum menjadi GM. HR & Umum”
6.1.4
Ada perubahan dari “Ass.Dir. Bidang SPI menjadi Kepala Bidang SPI
6.5.1
Ada perubahan kalimat
6.5.2
Perubahan kalimat
6.5.3
Ada perubahan sebagian kalimat 02
April 2009
Penyesuaian dengan standar ISO 9001:2008, Perubahan penggabungan tanggungjawab dengan prosedur secara menyeluruh dan penambahan diagram alir.
DAFTAR ISI
BAGIAN
JUDUL
HALAMAN
Lembar Pengesahan .............................................................................................................
1
Sejarah Revisi ......................................................................................................................
2
Daftar Isi .............................................................................................................................
3
1.0. Tujuan ........................................................................................................................................
4
2.0. Ruang Lingkup ..........................................................................................................................
4
3.0. Definisi .......................................................................................................................................
4
4.0. Rujukan ......................................................................................................................................
4
5.0. Prosedur Kerja ……………………………………………………………………. ....................
5
6.0. Diagram Alir ...............................................................................................................................
6
7.0. Formulir ......................................................................................................................................
6
33.0. TUJUAN Untuk mendapatkan gambaran yang faktuil mengenai tingkat efektivitas kegiatan dalam mencapai tujuan perusahaaan secara efektif dan efisien serta diperolehnya gambaran mengenai tingkat ketaatan dalam pengendalian kegiatan yang dapat menimbulkan kerugian perusahaan baik dalam arti finansiil maupun citra perusahaan. 34.0. RUANG LINGKUP Prosedur ini digunakan oleh Satuan Pengawasan Intern dalam rangka untuk melakukan pemeriksaan diseluruh Unit ( Kantor Pusat dan Cabang ) PT Bhanda Ghara Reksa. 35.0. DEFINISI 35.1. LHP
= Laporan Hasil Pemeriksaan
35.2. PKPT = Program Kerja Pengawasan Tahunan. 35.3. Obrik = Obyek Pemeriksaan 35.4. Independen = tidak memihak atau menyudutkan kepada salah satu pihak 35.5. KKP = Kertas Kerja Pemeriksaan.. 36.0. RUJUKAN 36.1. Pedoman Mutu BGR ( No. BGR/PM-BGR/01 ) 36.2. 36.3. 36.4. 36.5.
Standar Auditing yang ditetapkan IAI (Ikatan Akuntan Indonesia) Standar Audit Pemerintahan yang diterbitkan BPK -RI Pedoman Kerja Pengawasan (SK.DUT/ 062 /PS. 002/XII/98). Surat Edaran Kepala BPKP Namor 797/K/1985, Tentang Norma Pemeriksaan Satuan Pengawasan Intern BUMN/BUMD 36.6. Kode Etik Dewan Serifikasi Qualified Internal Auditor ( QIA ) 36.7. SK.DUT/064/PS.004/IX.1983 tentang Pengawasan Dalam Perusahaan. 36.8. SK.DUT/089/PS.007/X.1987 tentang Pedoman Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional Pergudangan Pupuk. 36.9. SK/DUT/002/PS.007/I.1988 tentang Pedoman Pelaksanaan Pemeriksaan Keuangan/pembukuan. 36.10.SK.DUT/057/PS.002/X/99 tentang Pedoman Pelaksanaan Tindak lanjut Hasil Pemeriksaan. 36.11.ED.DUT/058/PS.002/X/99 tentang Penanggulangan dan Penyelesaian Tindak Lanjut Penyimpangan Yang Dilakukan Pegawai. 36.12.Surat Keputusan Direksi No. SK.DUT/037/SDM/IV.2006 tentang Perubahan Struktur Organisasi Kantor Pusat, Cabang dan Sub Cabang tanggal 03 April 2006.
37.0. PROSEDUR KERJA 37.1. Kepala SPI menyusun PKPT (Program Kerja Pengawasan Tahunan). Program ini dimintakan persetujuan kepada Direktur Utama. 37.2. Direktur Utama mengkaji dan menyetujui PKPT. 37.3. Kepala SPI menerima PKPT yang telah disetujui dan membuat Usulan Program Pelaksanaan Pemeriksaan berdasarkan PKPT yang telah disetujui tersebut. 37.4. Usulan Program Pelaksanaan Pemeriksaan tersebut kemudian dimintakan persetujuan kepada Direktur Utama. 37.5. Direktur Utama mengkaji Usulan Program Pelaksanaan Pemeriksaan dan menyetujuinya menjadi Program Pelaksanaan Pemeriksaan. 37.6. Koordinator Auditor menyusun Daftar Tim pemeriksa berdasarkan Program Pelaksanaan pemeriksaan. 37.7. Koordinator Auditor memerintahkan Tim Pemeriksa untuk melaksanakan pemeriksaan terhdap obyek pemeriksaan terkait. 37.8. Koordinator Auditor dan Tim Pemeriksa mengevaluasi hasil pemeriksaan dan menyusun notisi hasil pemeriksaannya. 37.9. Koordinator Auditor dan Tim Pemeriksa mengadakan pembahasan atas temuan-temuan saat pemeriksaan dengan Auditee/Unit Kerja yang terkait. 37.10. Auditee/Unit Kerja terkait menanggapi hasil temuan pemeriksaan berdasarkan data dan fakta. 37.11. Koordinator Auditor dan Tim Pemeriksa menyusun Laboran Hasil Pemeriksaan (LHP) dengan mempertimbangkan hasil tanggapan dari Unit Kerja dan menyerahkannya ke Kepala SPI. 37.12. Kepala SPI mengkaji LHP dan jira perlu memberikan tanggapan/masukannya dan kemudian menyetujuinya untuk diteruskan ke Direktur Utama. 37.13. Direktur Utama mengkaji LHP dan memberikan disposisi terhadap LHP. 37.14. Koordinator Auditor menerima disposisi dari Direktur Utama dan memantau pelaksanaan tindak lanjut terhadap temuan pada masing-masing Unit Kerja hingga tuntas.
38.0. DIAGRAM ALIR No.
Koord Auditor
PROSEDUR
1 Menyusun PKPT (Program Kerja Pengawasan Tahunan)
Ka SPI
Dirut
1
2
3
4
Unit Kerja
2 Menyetujui PKPT 3 Menyusun Usulan Program Pelaksanaan Pemeriksaan 5
4 Menyetujui Program Pelaksanaan Pemeriksaan 5 Menyusun Daftar Tim Pemeriksa
6
6
6 Melaksanakan pemeriksaan terhadap obyek pemeriksaan terkait 7 7 Mengevaluasi hasil pemeriksaan dan menyusun notisi hasil pemeriksaan
8 8 Mengadakan pembahasan atas pemeriksaan dengan Auditee
temuan-temuan
8
saat 9
9 Menanggapi hasil temuan hasil pemeriksaan 10
11
12
10 Menyusun Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) 11 Mengkaji LHP
13
12 Memberikan disposisi terhadap LHP 13 Memantau pelaksanaan tindak lanjut temuan pada masingmasing Unit Kerja hingga tuntas
39.0. FORMULIR : 39.1. Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) Formulir No : BGR/F-SPI/10001) 39.2. Rencana / Anggaran Waktu Pemeriksaan Formulir No : BGR /F-SPI/10-002 39.3. Tanggapan Notisi / klarifikasi Hasil Pemeriksaan Formulir No. BGR/FSPI/10-003 39.4. Daftar Kertas Kerja Pemeriksaan Formulir No. BGR/F-SPI/10-004 39.5. Pemantauan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Formulir No : BGR/FSPI/10-005. 39.6. Pemantauan Tindak Lanjut Kasus Kasus Formulir No : BGR /F-SPI/10-006. 39.7. Program Peningkatan Pelaksanaan Waskat (P3 Waskat) Formulir No : BGR /F-SPI/10-007
PENANGGUNG JAWAB
Nama Jabatan
Disetujui Oleh
Disahkan Oleh
Dibuat & Diperiksa Oleh Ibnu Asyari
Rasjahmur Akbar
Mulyanto
GM. M.Mutu & TI
Direktur P2
Direktur Utama
Tanda Tangan
Tanggal
DISTRIBUSI
NO. SALINAN
PENERIMA
NO. SALINAN
PENERIMA
BGR/KP-01
Direktur Utama
BGR/KP-12
Kepala SPI
BGR/KP-02
Direktur Ops. & Sar.
BGR/KP-13
Staff Ahli Direksi
BGR/KP-03
Direktur P2
BGR/KP-14
GM. Cab. DKI
BGR/KP-04
Direktur Keu & Adm.
BGR/KP-15
GM. Cab. Bandung
BGR/KP-05
Sekretaris Perusahaan
BGR/KP-16
GM. Cab. Semarang
BGR/KP-06
GM. M. Mutu & TI
BGR/KP-17
GM. Cab. Surabaya
BGR/KP-07
GM. P2
BGR/KP-18
GM. Cab. Medan
BGR/KP-08
GM. Pemasaran
BGR/KP-19
GM. Cab. Palembang
BGR/KP-09
GM. Operasional
BGR/KP-20
GM. Cab. Lampung
BGR/KP-10
GM. HR & Umum
BGR/KP-21
GM. Cab. Denpasar
BGR/KP-11
GM. Keu & Akt.
BGR/KP-22
GM. Cab. Makassar
SEJARAH REVISI
BAGIAN / PASAL
NO.
TGL
REVISI
REVISI
3.1
02
07-8-06
4.3
CATATAN REVISI
Perubahan kata Asdir. MM menjadi GM. M. Mutu & TI Perubahan No. SKD menjadi No. SK.DUT/037/SDM/IV.2006 tanggal 03 Juli 2006
5.3.6
Perubahan pada kata Assdir. MM menjadi GM M. Mutu & TI
5.5.6
Perubahan pada kata Kacab. Menjadi General Manager Cabang.
6.2.4
Perubahan pada kata Assdir. MM menjadi GM M. Mutu & TI
6.9.1
Perubahan isi setelah kalimat “Rekaman mutu disimpan pada” ….
6.9.3
Perubahan isi setelah kalimat “untuk memudahkan” ….
-
03
April „09
Penyesuaian dengan standar ISO 9001:2008, Perubahan penggabungan tanggungjawab dengan prosedur secara menyeluruh dan penambahan diagram alir.
DAFTAR ISI
BAGIAN
JUDUL
HALAMAN
Lembar Pengesahan .................................................................................................. 1 Sejarah Revisi ........................................................................................................... 2 Daftar Isi .................................................................................................................. 3
42.0
Tujuan ...................................................................................................................... 4
43.0
Ruang Lingkup ......................................................................................................... 4
44.0
Definisi ..................................................................................................................... 4
45.0
Rujukan .................................................................................................................... 4
46.0
Prosedur Kerja .......................................................................................................... 4
47.0
Diagram Alir Prosedur .............................................................................................. 6
7.0 Formulir yang digunakan .................................................................................................. 6
1.0.
TUJUAN Prosedur ini ditujukan untuk menjamin bahwa kegiatan tinjauan manajemen dilakukan setiap periode/berkala terhadap penerapan Sistim Manajemen Mutu di BGR.
2.0.
RUANG LINGKUP Prosedur ini digunakan diseluruh unit kerja perusahaan dalam rangka penerapan Sistim Manajemen Mutu.
3.0.
DEFINISI
3.1.
MR adalah Management Representative (wakil manajemen) jika di tingkat pusat dijabat oleh GM. Manajemen Mutu & TI, jika di tingkat cabang dijabat oleh Kepala Seksi Pengendalian Mutu cabang.
3.2. Agenda rapat adalah Rencana Topik Pembahasan yang dapat meliputi :
4.0.
3.3.
Notulen adalah Out put / hasil rapat tinjauan manajemen yang telah mendapatkan keputusan masalah yang dibahas dalam rapat tersebut.
3.4.
Unit Kerja adalah Sistem yang berada dalam Organisasi PT. Bhanda Ghara Reksa.
RUJUKAN 4.1. 4.2.
5.0.
Evaluasi hasil rapat Tinjauan Manajemen sebelumnya. Laporan pencapaian kinerja proses kegiatan dan kesesuaian hasil kerja. Keluhan / Klaim Pelanggan. Umpan balik pelanggan Catatan Penyimpangan Proses (internal) / PTKP Hasil Audit Mutu Internal / eksternal Sistem manajemen mutu (perubahan/penambahan dll) Hal-hal lain yang berkaitan dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu. Rekomendasi untuk peningkatan secara berkesinambungan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 elemen 5.6. Pedoman Mutu No. BGR/PM-BGR/01.
PROSEDUR KERJA
5.1.
Manager PM (di Kantor Pusat) membuat surat yang ditandatangani MR tentang pemberitahuan rencana pelaksanaan RTM beserta agenda
6.0.
disampaikan kepada Sesper untuk kesiapan waktu dan undangan rapat. Sedangkan Kasie PM (di Cabang) menyusun undangan rapat tinjauan manajemen beserta agendanya. 5.2. Sesper menetapkan waktu rapat setelah dipertimbangkan schedule rapat Direksi dan membuat undangan, disampaikan ke seluruh bidang di Kantor Pusat. Khusus di Cabang persetujuan oleh GM cabang. 5.3. Kasie PM mendistribusikan undangan rapat tinjauan manajemen kepada, Unit/Bagian terkait. 5.4. Para pimpinan Unit Kerja / Bagian terkait mempersiapkan bahan atau materi rapat sesuai agenda rapat tinjauan manajemen dan menyerahkannya ke MR paling lambat 7 hari sebelum pelaksanaan rapat. 5.5. MR menerima materi rapat dari Unit Kerja terkait dan menyusunnya. 5.6. Manager/Kasie PM mendistribusikan materi rapat kepada peserta rapat sesuai undangan. 5.7. Pelaksanaan rapat tinjauan manajemen di kantor pusat dipimpin oleh Direktur Utama atau Direksi lain yang ditunjuk dan di Kantor Cabang dipimpin oleh General Manager. 5.8. Manager/Kasie PM / notulis mencatat hasil pembahasan rapat tinjauan manajemen dan menyusun notulen rapat. 5.9. MR mengkaji notulen rapat tinjauan manajemen dan meminta persetujuan dari pemimpin rapat. 5.10. Manager/Kasie PM mendistribusikan notulen rapat kepada peserta rapat. 5.11. Unit Kerja atau Bagian terkait menindaklanjuti hasil rapat dalam notulen tersebut sesuai batas waktu yang ditetapkan dan melaporkan hasil tindak lanjutnya ke MR atau Kasie PM jika Cabang. 5.12. MR / Kasie PM memantau semua hasil tindak lanjut notulen rapat dengan memperhatikan batas waktu yang ditetapkan dalam notulen / dapat juga dilakukan paling tidak 2 minggu sekali untuk melihat efektifitas tindak lanjut yang telah ditetapkan. 5.13. MR menyusun laporan hasil tindak lanjut notulen rapat dan melaporkannya ke Direksi sedangkan untuk Cabang dilaporkan ke GM. Diagram Alir Prosedur No.
PROSEDUR
1 Menyusun undangan beserta agendanya.
rapat
MR
tinjauan
manajemen
2 Menyetujui undangan dan agenda rapat. Khusus Cabang persetujuan undangan dilakukan oleh GM.
di
Mgr PM/Kasie Unit/Bagian PM Cab Terkait 1
2
3 Mendistribusikan undangan rapat kepada Direksi, Unit dan Bagian terkait.
3
4 Menyiapkan materi rapat sesuai agenda rapat tinjauan manajemen, 7 hari sebelum rapat.
4 5
5 Menerima materi rapat dari Unit Kerja terkait.
6
6 Mendistribusikan materi rapat kepada peserta rapat
7
7 Memimpin pelaksanaan rapat. 8 Mencatat semua hasil pembahasan dalam rapat. 9 Mengkaji dan meminta kepada pemimpin rapat.
persetujuan
notulen
8 rapat
9
10 Mendistribusikan notulen rapat. 11 Melaksanakan tindak lanjut melaporkannya ke MR
sesuai
10 hasil
12 Memantau hasil tindak lanjut paling sekali untuk melihat efektifitasnya. laporan hasil tindak 13 Menyusun melaporkannya ke Direksi (KP).
7.0
Dirut/GM Cab
Formulir Yang Digunakan 7.1. Formulir Agenda Rapat 7.2. Formulir Notulen Rapat
tidak
rapat
2
dan
minggu
lanjut
dan
11
12
13
PENANGGUNG JAWAB
Dibuat & Diperiksa Oleh
Disetujui Oleh
Disahkan Oleh
Ibnu Asyari
Rasjahmur Akbar
Mulyanto
GM.Bid. MM & TI
Direktur P2
Direktur Utama
NAMA JABATAN
TANDATANGAN TANGGAL
DISTRIBUSI
NO. SALINAN
PENERIMA
NO. SALINAN
PENERIMA
BGR/KP-01
Direktur Utama
BGR/KP-12
Kepala SPI
BGR/KP-02
Direktur Ops. & Sar.
BGR/KP-13
Staff Ahli Direksi
BGR/KP-03
Direktur P2
BGR/KP-14
GM. Cab. DKI
BGR/KP-04
Direktur Keu & Adm.
BGR/KP-15
GM. Cab. Bandung
BGR/KP-05
Sekretaris Perusahaan
BGR/KP-16
GM. Cab. Semarang
BGR/KP-06
GM. M. Mutu & TI
BGR/KP-17
GM. Cab. Surabaya
BGR/KP-07
GM. P2
BGR/KP-18
GM. Cab. Medan
BGR/KP-08
GM. Pemasaran
BGR/KP-19
GM. Cab. Palembang
BGR/KP-09
GM. Operasional
BGR/KP-20
GM. Cab. Lampung
BGR/KP-10
GM. HR & Umum
BGR/KP-21
GM. Cab. Denpasar
BGR/KP-11
GM. Keu & Akt.
BGR/KP-22
GM. Cab. Makassar
SEJARAH REVISI
NO. BAGIAN / PASAL REVISI
-
02
TGL CATATAN REVISI REVISI
10-03-09 Penyesuaian dengan standar ISO 9001:2008, Perubahan penggabungan tanggungjawab dengan prosedur secara menyeluruh dan penambahan diagram alir.
DAFTAR ISI
BAGIAN
JUDUL
HALAMAN
Lembar Pengesahan Sejarah Revisi ...................................................................................................................... 2 Daftar Isi ............................................................................................................................ 3 1.0 Tujuan ......................................................................................................................................... 4 2.0 Ruang Lingkup ............................................................................................................................ 4 3.0 Definisi ........................................................................................................................................ 4 4.0 Rujukan ....................................................................................................................................... 4 5.0 Prosedur Kerja ............................................................................................................................. 5 6.0 Diagram Alir .............................................................................................................................. 6
7.0 Formulir Yang digunakan ............................................................................................................ 6
1.0. T U J U A N 1.1. Sebagai pedoman pelaksanaan Audit Mutu Internal di PT. Bhanda Ghara Reksa agar kegiatan AMI berjalan secara efektif. 1.2. Untuk penilaian terhadap efektifitas penerapan sistem manajemen mutu di PT BGR. 1.3. Untuk mengidentifikasi peluang peningkatan sistem manajemen mutu dalam rangka upaya peningkatan terus menerus.
2.0. RUANG LINGKUP Prosedur ini digunakan untuk pelaksanaan Audit Mutu Internal terhadap penerapan sistem manajemen mutu di seluruh Unit kerja di lingkungan PT. Bhanda Ghara Reksa.
3.0. DEFINISI 3.1. PTPP (Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) adalah : formulir 3.2. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10.
3.11.
yang dikeluarkan oleh Auditor untuk mencatat uraian temuan jika terdapat ketidak sesuaian pada saat melakukan audit. RTP (Rencana Tindakan Perbaikan) adalah : pernyataan / komitmen auditee untuk melakukan tindakan perbaikan atas ketidak sesuaian tersebut yang dicatat pada kolom RTP dalam formulir PTPP yang dikeluarkan oleh Auditor. Auditee adalah : personil dalam Unit Kerja/Bagian yang dilakukan audit. Auditor adalah : Orang yang memiliki kualitas / memenuhi kompetensi untuk melaksanakan audit mutu. Lead Auditor adalah : Orang yang memimpin para Auditor. Verifikasi adalah : Konfirmasi berdasarkan hasil pemeriksaan dan syarat bukti objective atas tindakan perbaikan temuan oleh auditee bahwa persyaratan yang ditentukan sudah dipenuhi. Verifikator adalah : Auditor yang bertugas melaksanakan verifikasi. Temuan kategori Observasi/Catatan adalah : apabila diperlukan peningkatan atas penerapan sistim mutu yang sudah dilaksanakan oleh auditee. Temuan kategori Minor adalah : apabila penerapan sistem manajemen mutu oleh auditee belum sesuai (menyimpang) dengan ketentuan yang ada dalam dokumen sistem manajemen mutu atau prosedur Kerja / Instruksi Kerja yang ada. Temuan kategori Major adalah : apabila auditee tidak melaksanakan / menerapkan sistim manajemen mutu sebagaimana ditentukan dalam dokumen sistim mutu / prosedur Kerja.
4.0. RUJUKAN 4.1. Standar Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 elemen 8.2.2; 8.2.3; 8.5.3. 4.2. Pedoman Mutu No. BGR/PM-BGR/01 tentang Pedoman Mutu PT BGR 4.3. Prosedur Kerja No. BGR/PK-TKP/13 tentang Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan.
4.4. Prosedur Kerja No. BGR/PK-PD/02 tentang Pengendalian Dokumen 5.0. PROSEDUR
1. 2. 3. 4.
Manager/Kasie PM menyusun Program Audit Mutu Internal Tahunan berdasarkan besar kecilnya pengaruh Unit Kerja terhadap Sistem Manajemen Mutu dan hasil audit sebelumnya. MR Kantor Pusat mengkaji dan menyetujui Program Audit Tahunan. Khusus untuk Cabang persetujuan oleh GM. Manager/Kasie PM menyusun Jadual audit sesuai dengan program audit tahunan dan mendistribusikannya kepada Auditor dan Auditee. Auditor menerima jadual audit dan mengkonfirmasikannya kepada Auditee tentang pelaksanaan audit. Apabila jadual tidak sesuai maka dibuat kesepakatan bersama untuk pelaksanaannya. Auditor kemudian menyusun checklist audit sesuai dengan lingkup audit dan pembagian tugas dalam tim audit. Auditee menyiapkan dokumen dan rekaman kerjanya sesuai dengan lingkup audit.
5.
6.
7. 8. 9. 10.
Auditor melaksanakan audit sesuai jadual yang telah disepakati dan menuliskan semua hasil temuan auditnya dalam form PTPP (satu temuan atau lebih dan kategori yang sama satu form PTPP) dan meminta Auditee mencatat rencana tindakan perbaikan dan menetapkan target waktu perbaikannya serta segera menyerahkannya kepada Lead auditor / Manager/Kasie PM. Manager/Kasie PM merekap semua temuan audit ( PTPP ) tersebut termasuk target waktu perbaikannya dalam Daftar PTPP dan memantau tindakan perbaikan oleh Auditee sesuai batas waktu yang dijanjikan / disepakati atau laporan tindakan perbaikan oleh Auditee, Manager/Kasie PM atau Lead auditor menyusun laporan hasil audit mutu internal disampaikan ke MR. MR menyetujui laporan audit mutu internal dan melaksanakan evaluasi terhadap auditor berdasarkan masukan dari Lead Auditor atau Manager/Kasie PM. Manager/Kasie PM mendistribusikan laporan audit dan menyusun bahan materi internal dalam rapat tinjauan manajemen. Auditee segera melaksanakan tindakan perbaikan sesuai temuan/hasil audit dengan tepat waktu.
11. 12.
Berdasarkan batas waktu yang dijanjikan auditee maka Manager/Kasie PM meminta Auditor untuk melaksanakan verifikasi audit sesuai batas waktu tersebut. Auditor melaksanakan verifikasi audit terhadap hasil tindakan perbaikan termasuk penerapannya setelah audit. Hasil verifikasi dicatat dalam kolom verifikasi pada form PTPP yang sama dan diserahkan kepada Manager/Kasie PM.
6.0. Diagram Alir Prosedur
No.
PROSEDUR
1 Menyusun Program Audit Tahunan
Mgr PM/ Kasie PM
1
MR
Tim Audit/ Auditee/ Auditor Unit Kerja
2
2 Menyetujui Program Audit Tahunan, khusus untuk Cabang persetujuan oleh GM. 3 Menyusun Jadual Audit berdasar program audit tahunan dan mendistribusikannya.
3
4 Menerima Jadual Audit dan mempersiapkan pelaksanaan audit dan Auditor menyusun checklist audit.
4
5 Melaksanakan audit dan menuliskan semua temuan audit dalam form PTPP dan meminta auditee mencatat rencana tindakan perbaikan.
5
6 Mencatat penyebab ketidaksesuaian, RTP dan tanggal waktu tindak lanjut dalam form PTPP dan diserahkan kembali kepada auditor / Lead auditor / Manager PM / Kasie PM. 7 Merekap semua temuan audit, termasuk target tindakan perbaikan dan menyusun laporan hasil AMI disampaikan ke MR .
6
7
8 Memeriksa dan menyetujui laporan serta mengevaluasi auditor. 9 Mendistribusikan hasil AMI dan menyusun bahan materi hasil AMI untuk rapat tinjauan manajemen 10 Melaksanakan tindakan perbaikan terhadap temuan audit dengan tepat waktu dan melaporkan atas tindakan perbakan. 11 Meminta kepada auditor untuk melakukan verifikasi sesuai batas waktu yang dijanjikan auditee 12 Melaksanakan verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan menuliskan hasilnya pada form PTPP.
8 9 10
11 12
7.0. Formulir yang digunakan 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6.
4
Formulir No. BGR/F-AMI/12-001 (Program Tahunan Audit Mutu Internal) Formulir No. BGR/F-AMI/12-002 (Jadual/Rencana Audit ) Formulir No. BGR/F-AMI/12-003 (Check List / Daftar Pertanyaan) Formulir No. BGR/F-AMI/12-004 (Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan) Formulir No. BGR/F-AMI/12-005 (Laporan Audit Mutu Internal ) Formulir No. BGR/F-AMI/12-006 (Halaman muka Lap. Audit)
PENANGGUNG JAWAB
Nama
Dibuat & Diperiksa Oleh Ibnu Asyari
Jabatan
GM.Bid. MM & TI
Disetujui Oleh
Disahkan Oleh
Rasjahmur Akbar
Mulyanto
Direktur P2
Direktur Utama
Tanda Tangan
Tanggal
DISTRIBUSI
NO. SALINAN
PENERIMA
NO. SALINAN
PENERIMA
BGR/KP-01
Direktur Utama
BGR/KP-12
Kepala SPI
BGR/KP-02
Direktur Ops. & Sar.
BGR/KP-13
Staff Ahli Direksi
BGR/KP-03
Direktur P2
BGR/KP-14
GM. Cab. DKI
BGR/KP-04
Direktur Keu & Adm.
BGR/KP-15
GM. Cab. Bandung
BGR/KP-05
Sekretaris Perusahaan
BGR/KP-16
GM. Cab. Semarang
BGR/KP-06
GM. M. Mutu & TI
BGR/KP-17
GM. Cab. Surabaya
BGR/KP-07
GM. P2
BGR/KP-18
GM. Cab. Medan
BGR/KP-08
GM. Pemasaran
BGR/KP-19
GM. Cab. Palembang
BGR/KP-09
GM. Operasional
BGR/KP-20
GM. Cab. Lampung
BGR/KP-10
GM. HR & Umum
BGR/KP-21
GM. Cab. Denpasar
BGR/KP-11
GM. Keu & Akt.
BGR/KP-22
GM. Cab. Makassar
SEJARAH REVISI BAGIAN / PASAL
NO.
TGL
REVISI
REVISI
-
02
April „09
CATATAN REVISI
Penyesuaian dengan standar ISO 9001:2008, Perubahan penggabungan tanggungjawab dengan prosedur secara menyeluruh dan penambahan diagram alir.
DAFTAR ISI BAGIAN
JUDUL
HALAMAN
LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................................................
1
SEJARAH REVISI………………………………………………………………… ............................................
2
DAFTAR ISI .........................................................................................................................
3
1.0. TUJUAN ....................................................................................................................................
4
2.0. RUANG LINGKUP ...................................................................................................................
4
3.0. DEFINISI ....................................................................................................................................
4
4.0. RUJUKAN .................................................................................................................................
4
5.0. PROSEDUR KERJA .................................................................................................................
5
6.0. DIAGRAM ALIR ........................................................................................................................
6
7.0. DAFTAR FORMULIR ...............................................................................................................
6
1.0. TUJUAN 1.1. Menjelaskan cara menindaklanjuti tindakan koreksi atas ketidaksesuaian dalam penerapan sistem manajemen mutu dan menjamin efektivitas penerapan tindakan koreksi yang ditetapkan. 1.2. Menjelaskan cara mengidentifikasi potensi ketidaksesuaian dan melaksanakan tindakan pencegahan terhadap potensi ketidaksesuaian yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu. 1.3. Memastikan penyebab dari ketidaksesuaian ataupun potensi ketidaksesuaian dalam penerapan sistem manajemen mutu tersebut agar dapat dideteksi dan dihindari sehingga tidak terjadi lagi di masa mendatang 2.0. RUANG LINGKUP Prosedur ini dipergunakan sebagai acuan dalam menetapkan tindakan koreksi dan pencegahan di lingkungan PT Bhanda Ghara Reksa berdasarkan hasil Audit Mutu Internal, hasil Audit Badan Sertifikasi, hasil rapat termasuk tinjauan manajemen, hasil survey kepuasan pelanggan, keluhan pelanggan dan temuan ketidaksesuaian maupun potensi ketidaksesuaian. 3.0. DEFINISI 3.1. Tindakan perbaikan adalah tindakan menghilangkan ketidaksesuaian yang dimulai dari mengidentifikasi akar penyebabnya, melaksanakan perbaikan hingga mencegah agar ketidaksesuaian tidak terulang. 3.2. Tindakan pencegahan adalah tindakan yang dilakukan untuk menghilangkan potensi ketidaksesuaian agar tidak berubah menjadi ketidaksesuaian yang dimulai dari menganalisis akar penyebab dan melaksanakan tindakan pencegahan. 3.3. PTKP adalah Permintaan Tindakan Koreksi / Pencegahan yang diterbitkan oleh Bagian Manajemen Mutu / Pengendali Mutu kepada Unit terkait untuk ditindaklanjuti dan diambil tindakan dalam menghilangkan ketidaksesuaian/penyimpangan atau potensi ketidaksesuaian sesuai batas waktu yang telah ditetapkan. 4.0. RUJUKAN
4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5.
Standar ISO 9001 : 2008 elemen 8.5.2. dan 8.5.3. Pedoman Mutu No. BGR/PM-BGR/01 Hasil Audit Eksternal maupun Internal Hasil survey kepuasan pelanggan Daftar Keluhan Pelanggan
5.0. PROSEDUR KERJA TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN 5.1. Unit/Bagian
terkait
ketidaksesuaian
atau
mengidentifikasi potensi
dan
atau
ketidaksesuaian
menerima
dan
laporan
menganalisisnya.
Unit/Bagian terkait kemudian melaporkan ketidaksesuaian ataupun potensi ketidaksesuaian kepada Wakil Manajemen (MR). 5.2. MR mengevaluasi ketidaksesuaian atau potensi ketidaksesuaian dan menerbitkan Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PTKP) kepada Unit/Bagian Terkait. MR memerintahkan kepada Manager Pengendali Mutu (Kantor Pusat) atau Kasie Pengendali Mutu (Cabang) untuk mencatat PTKP yang diterbitkan dalam Daftar PTKP. 5.3. Manager Pengendali Mutu atau Kasie Pengendali Mutu mencatat PTKP dalam Daftar PTKP dan meneruskan PTKP kepada Unit/Bagian terkait untuk ditindaklanjuti. 5.4. Unit/Bagian terkait penerima PTKP menentukan batas waktu tindakan perbaikan atau pencegahannya dan segera mengambil tindakan untuk menindaklanjutinya. Apabila PTKP tersebut terkait dengan Unit/Bagian lainnya maka dapat dilakukan rapat/tindakan koordinasi untuk mengambil tindak lanjutnya. Tindakan perbaikan atau pencegahan yang sudah dilaksanakan tersebut kemudian dilaporkan kepada MR/Pengendali Mutu cabang. 5.5. MR/ Pengendali Mutu cabang melakukan verifikasi langsung atau dapat menunjuk salah seorang Internal Auditor yang berkompeten untuk melaksanakan verifikasi terhadap hasil tindakan perbaikan atau pencegahan. Apabila hasilnya memuaskan maka PTKP tersebut ditutup dan bila hasilnya tidak memuaskan maka PTKP tersebut tetap dibuka dan ditetapkan batas waktu perbaikan yang baru. 5.6. Manager Pengendali Mutu/Kasie Pengendali Mutu mencatat hasil verifikasi dengan memperbaharui Daftar PTKP. Daftar PTKP tersebut dilaporkan kepada MR setiap bulannya dan dijadikan bahan dalam rapat tinjauan manajemen.
6.0. DIAGRAM ALIR No.
PROSEDUR
MR
Mgr PM/Kasie Unit/Bag. PM Cab Terkait
1 Mengidentifikasi dan atau menerima laporan ketidaksesuaian atau potensi ketidaksesuaian.
2 Menerima laporan ketidaksesuaian atau potensi ketidaksesuaian dan menerbitkan PTKP
1
2
3 Mendaftar PTKP dalam Daftar PTKP dan meneruskan PTKP kepada Unit/Bagian terkait.
4 Menindaklanjuti PTKP yang diterima melaporkan hasilnya kepada MR.
3
dan
5 Melaksanakan verifikasi terhadap hasil tindak lanjut PTKP 6 Memperbaharui Daftar PTKP sesuai dengan hasil verifikasinya.
4
5
6
7.0. FORMULIR YANG DIGUNAKAN
7.1. Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (BGR/F-TKP/13-001) 7.2. Daftar Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (BGR/F-TKP/13-002)
