SISTEM INFORMASI PENGOPTIMALAN MANAJEMEN PROYEK BERBASIS WEB
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Akhmad Arfaq Rosyada 12.11.6368
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
telah disetujui oleh Dosen Pembimbing Skripsi pada tanggal 27 Februari 2015
Dosen Pembimbing,
SISTEM INFORMASI PENGOPTIMALAN MANAJEMEN PROYEK BERBASIS WEB Akhmad Arfaq Rosyada1), Krisnawati2), 1)
Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Teknik Elektro, Sistem Komputer & Informatika Universitas Gadjah Mada Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 2)
Email :
[email protected]),
[email protected])
Abstract - Managerial capacity is needed in managing a project. This is important because it relates to adjustments to the achievement of objectives with the necessary resources, especially the allocation of processing time has been determined. Which is not a good management can make result not optimal, which is not a good communication flow can make misunderstandings, and which is not a good control can make the failure to achieve the target. The information system made based on web, named "Squen Project Management". This information system functions to help managers do a project design. For workers, given the ease to know its assignment information. And for project owners, can easily monitor the progress of its projects. Keywords: information systems, analysis, design, development, testing, implementation, project management, Web.
Berdasarkan permasalahan yang muncul, dalam penelitian ini dibuat sarana yang dapat meminimalisir hal-hal tersebut, yaitu dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGOPTIMALAN MANAJEMEN PROYEK BERBASIS WEB” yang memudahkan kepala proyek dalam tahap perancangan, dan memudahkan seluruh bagian pekerjaan proyek dalam menerima informasi yang dibutuhkan, sehingga penggunaan sumber daya menjadi lebih optimal, alur komunikasi menjadi baik, dan hasil yang didapatkan menjadi maksimal.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang diangkat, maka dibuat rumusan-rumusan masalah yang akan diselesaikan dalam penelitian ini, antara lain : 1. Bagaimana cara membuat sistem informasi pengoptimalan manajemen proyek berbasis web? 2. Bagaimana cara membuat sistem informasi tersebut agar mudah digunakan mayoritas pelaksana proyek?
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Menurut Murdick dan Ross (1993), tujuan sistem informasi adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses. [1] Keberhasilan pelaksanaan sebuah proyek sangat tergantung bagaimana proses pengelolaan dijalankan. Permasalahan yang timbul adalah ketika kepala proyek tidak memiliki pengalaman yang cukup, dan tidak digunakannya sarana yang dapat membantu pekerjaan tersebut, sehingga mengakibatkan pengelolaan proyek menjadi tidak baik, dan hasil yang diperoleh tidak mencapai nilai yang maksimal, walaupun sumber daya yang dimiliki sangat memadai, jika ini tetap diteruskan, maka perkembangan kualitas proyek sulit untuk diwujudkan. Disisi lain, alur komunikasi yang tidak baik dapat mengakibatkan kesalahpahaman, dan pengawasan yang tidak baik dapat mengakibatkan ketidaksesuaian perancangan dan pelaksanaan pekerjaan, yang berakibat pada penggunaan sumberdaya yang berlebih, dan bahkan menghambat pekerjaan lain. Pekerja yang memiliki banyak proyek, sering kali mengalami kesulitan mengatur tugasnya, hal ini dapat berakibat pengerjaan tugas yang terlewatkan.
1.3 Tujuan Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membantu pekerja dalam melaksanakan proyek baik dalam tahap perencanaan maupun pelaksanaan, menghemat penggunaan sumber daya dalam proyek, meningkatkan kualitas proyek, mempermudah penyampaian informasi kepada setiap bagian dalam proyek, mengganti sistem manual dalam manajemen proyek menjadi sistem informasi yang saling terhubung, menghubungkan pengguna yang sempat terlibat dalam pelaksanaan proyek, dan memberikan panilaian kepada pengguna berdasarkan pangalaman dalam melaksanakan proyek.
1.4 Metodologi Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi dan studi kepustakaan, metode analisis yang digunakan adalah analisis SWOT, metode perancangan yang digunakan adalah perancangan terstruktur, metode pengembangan yang digunakan adalah waterfall, metode testing yang digunakan adalah white-box testing.
1.5 Tinjauan Pustaka Referensi pertama yang digunakan adalah penelitian yang berjudul “Fungsi Sistem Informasi Manajemen dalam Penyusunan dan Pengendalian Program
1
Pembangunan pada Biro Administrasi Pembangunan Setda Provinsi Maluku” yang diteliti pada tahun 2014 oleh Abdul Haris Salatalohy. Tujuan utama yang ingin dicapai dalam referensi ini adalah untuk dapat menggerakkan seluruh komponen organisasi, dan mempermudah kinerja pegawai.
2.1.3
Saat ini sosial media menjadi sistem informasi yang diminati banyak pengguna di berbagai kalangan. Hal ini terbukti dengan banyaknya sosial media yang bermunculan dengan fitur-fitur yang beraneka ragam. Sosial media ini mampu memenuhi kebutuhan pengguna dalam berkomunikasi dengan pengguna lainnya, bahkan media ini mampu membentuk sebuah aktivitas sosial melalui perangkat elektronik. Teknologi yang dibutuhkan untuk menjalankan sosial media ini sudah banyak tersedia, dan dengan harga yang sangat terjangkau, baik dari perangkat, maupun penggunaan layanan jaringan. Proses penggunaan sosial media ini sangat mudah dipahami, hanya dalam waktu yang relatif singkat, pengguna yang bahkan tidak mempunyai kemampuan khusus di bidang ini, dapat dengan leluasa menggunakannya. Dan pengguna dari sosial media ini tidak dibatasi oleh faktor usia, sehingga siapapun dapat menggunakannya.
Referensi kedua yang digunakan adalah penelitian yang berjudul “Pembuatan Sistem Informasi Pengolahan Data Organisasi Muda Mudi Miftahul Ilmi Berbasis Java” yang diteliti pada tahun 2014 oleh Purnomo dan Rochmad Muhlishin Rosmayanto. Tujuan utama yang ingin dicapai dalam referensi ini adalah mengubah sistem manual menjadi sistem komputerisasi, mengurangi kesalahan pendataan, dan mempercepat pencatatan data. Referensi ketiga yang digunakan adalah penelitian yang berjudul “Sistem Informasi Penilaian Prestasi Kerja Pegawai pada Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga” yang diteliti pada tahun 2015 oleh Rifda Faticha Alfa Aziza. Tujuan utama yang ingin dicapai dalam referensi ini adalah membuat sistem yang dapat mengolah data pegawai, data SKP, data nilai perilaku, data kegiatan harian, dan melakukan proses penilaian pada instansi Fakultas Adab dan Ilmu budaya UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta sesuai peraturan perundangan.
2.1.4
Analisis Ancaman (Threats)
Sistem informasi yang akan dibuat menggunakan jaringan internet, yang memungkinkan terjadinya peretasan. Peretasan dapat terjadi disisi server dan client, server dapat diretas oleh pihak yang memiliki kemampuan khusus dibidang tersebut, dan client dapat diretas oleh pihak yang ingin mencuri data pengguna. Selain itu, pendaftaran pengguna yang bebas memungkinkan terjadinya penggunaan data pengguna yang tidak sesuai aslinya, dan juga penggunaan data orang lain yang tidak semestinya dilakukan.
2. Pembahasan 2.1 Analisis SWOT 2.1.1 Analisis Kekuatan (Strengths) Sistem informasi yang akan dibuat dapat memberikan informasi perkembangan pelaksanaan proyek. Informasi ini menjadi kebutuhan yang mendesak bagi manajer proyek, karena menjadi hal yang digunakan sebagai pengawasan terhadap kinerja yang diberikan setiap bagian proyek. Saat terjadi permasalahan, atau sedang dalam kondisi yang kritis, informasi ini dapat menjadi dasar dalam pengambilan keputusan. Sistem ini akan menjadi alat bantu bagi manajer untuk mengendalikan proyek secara keseluruhan. Pendataan pengalaman kerja juga sangat dibutuhkan, pendataan ini digunakan untuk melihat seberapa banyak pengalaman kerja yang dimiliki seseorang, data ini dapat digunakan manajer untuk menentukan pekerja yang dilibatkan dalam proyek.
2.1.2
Analisis Peluang (Opportunitie)
2.1.5
Rencana Strategis Tabel 1. Rencana Strategis
Op por tuni tie
Analisis Kelemahan (Weaknesses)
Sistem informasi yang akan dibuat membutuhkan data yang diinputkan secara rutin oleh setiap pekerja. Kelengkapan laporan perkembangan proyek tergantung pada proses ini. Pendataan perkembangan proyek biasanya dilakukan seluruh bagian proyek secara bersamaan dalam kurun waktu yang cukup lama. Pendataan yang rutin dilakukan dapat mengakibatkan penggunaan waktu dan tenaga menjadi berlebih. Selain itu, penginputan data hanya dapat dilakukan saat pengguna terkoneksi dengan internet.
Thre ats
Strengths
Weaknesses
Strategi (SO)
Strategi (WO)
a.
a.
Pembuatan sistem informasi manajemen proyek yang dapat digunakan secara bersamaan oleh setiap komponen proyek b. Pembuatan fitur pendataan pengalaman kerja bagi setiap pengguna c. Pembuatan fitur pendataan relasi kerja Strategi (ST)
Pembuatan konsep penggunaan seperti sosial media yang menambah daya tarik pengguna b. Pembuatan fungsi penginputan data yang mudah digunakan c. Pembuatan fitur komunikasi antar pengguna yang membentuk keterikatan pengguna Strategi (WT)
a.
a.
b.
c.
2
Pemisahan panel admin dengan panel pengguna Penyuluhan tentang keamanan dalam penggunaan Pembuatan fitur verifikasi data akun
b.
c.
Pemberian panduan penggunaan sistem dengan penyampaian yang mudah Pembuatan fitur login khusus pada perangkat yang ditandai Pembuatan fitur riwayat penggunaan akun setiap pengguna
2.2 Analisis Kebutuhan 2.2.1 Analisis Kebutuhan Fungsional
2.2.2.3 Kebutuhan Informasi a. Terdapat tampilan peringatan apabila pengguna mengalami kesalahan dalam pemasukan data b. Diberikan fasilitas untuk menyampaikan informasi terbaru dari sistem kepada seluruh pengguna
a. b.
Pengguna dapat melakukan pembuatan proyek Pengguna dapat menentukan jenis layanan proyek sesuai dengan kebutuhan c. Pembuat proyek dapat menuliskan tujuan-tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan proyek d. Pembuat proyek dapat menentukan pemilik, manajer, dan konsultan proyek. e. Manajer proyek dapat membentuk bagian kerja proyek, menentukan kepala bagian proyek, dan menentukan pekerja proyek. f. Manajer proyek dapat membuat penugasanpenugasan di setiap bagian dengan beberapa data yang dibutuhkan, yaitu nama tugas, keterangan tugas, tanggal awal, tanggal akhir, dana estimasi, tujuan proyek, dan bagian proyek. g. Kepala bagian proyek dapat melaporkan data perkembangan pelaksanaan masing-masing penugasan di bagiannya. h. Kepala bagian proyek dapat melaporkan data penggunaan dana pada masing-masing penugasan di bagiannya. i. Kepala bagian proyek dapat melaporkan kendala yang dialami masing-masing penugasan di bagiannya. j. Manajer proyek dapat menerima atau menolak laporan yang diberikan oleh kepala bagian k. Pemilik proyek, konsultan proyek, dan manajer proyek dapat melihat secara detail perkembangan proyek, penggunaan dana, dan kendala yang dialami . l. Kepala bagian dan pekerja hanya dapat melihat secara detail perkembangan proyek, penggunaan dana, dan kendala yang dialami di bidangnya. m. Pekerja dapat berdiskusi melalui pesan teks di setiap penugasan yang diberikan kepadanya
2.2.2.4 Kebutuhan Kinerja a. Pengaksesan halaman secara umum maksimal 5 detik b. Pengaksesan halaman khusus pemrosesan maksimal 10 detik
2.3 Perancangan Aplikasi 2.3.1 Pemodelan Proses 2.3.1.1 Flowchart Sistem
2.2.2
Analisis Kebutuhan Non-Fungsional 2.2.2.1 Kebutuhan Operasional a. Dapat digunakan pada komputer dengan kapasitas Processor 1.2 GHz dan kepasitas Memory 2GB RAM b. Dapat digunakan pada sistem operasi apapun c. Dapat digunakan di sebagian besar browser d. Dapat digunakan pada jaringan internet dengan kecepatan 50 KBps
Gambar 1. Flowchart Diagram
2.2.2.2 Kebutuhan Keamanan a. Terdapat fitur login untuk setiap pengguna b. Halaman login admin dibedakan dengan pengguna biasa c. Dilakukan pendataan setiap aktivitas login pengguna d. Setiap pengguna diberikan hak akses tertentu sesuai kewenangannya
3
2.3.2 Pemodelan Data 2.3.2.1 Entity Relationship Diagram (ERD)
2.3.1.2 Data Flow Diagram (DFD)
Gambar 2. Context Diagram
Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD)
2.3.2.2 Relasi Antar Tabel
Gambar 5. Relasi Antar Tabel
Gambar 3. DFD Level 0
4
2.4 Implementasi Aplikasi 2.4.1 Halaman Utama
2.4.4
Halaman Pengelolaan Proyek
Merupakan halaman khusus yang hanya dapat digunakan oleh pembuat proyek dan manajer, untuk keperluan pelaksanaan kegiatan.
Merupakan halaman awal dari sistem informasi, berisikan link-link untuk menuju halaman lainnya, dan juga terdapat tampilan informasi terbaru.
Gambar 9. Halaman Pengelolaan Proyek Gambar 6. Halaman Utama
2.4.2
2.4.5
Halaman Daftar Proyek
Halaman Bagian Proyek
Merupakan halaman yang digunakan untuk melihat proyek-proyek yang sedang dikerjakan pengguna.
Merupakan halaman yang berisikan bagian kerja yang ada di dalam proyek, terdapat informasi tentang perkembangan masing-masing bagiannya.
Gambar 7. Halaman Daftar Proyek
Gambar 10. Halaman Bagian proyek
2.4.3
2.4.6
Halaman Proyek
Halaman Daftar Tugas Proyek
Merupakan halaman yang berisikan tugas-tugas yang ada dalam proyek, dikelompokkan sesuai bagiannya, dan terdapat informasi singkat tentang perkembangan dan pendanaan.
Merupakan halaman utama proyek yang berisikan seluruh panel dan informasi dari proyek yang sedang dilaksanakan.
Gambar 8. Halaman Proyek Gambar 11. Halaman Daftar Tugas Proyek
5
2.4.7
c. Konsep pengoperasian fungsi-fungsi pada sosial media dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan sistem informasi baru. d. Salah satu kunci utama dalam manajemen proyek adalah proses yang berurutan. e. Struktur jabatan pelaksanaan proyek secara garis besar adalah pemilik proyek, konsultan proyek, manajer proyek, kepala bagian proyek, dan pakerja proyek. f. Perencanaan proyek yang terstruktur akan memudahkan manajer dalam mengukur perkembangan proyek yang dilaksanakan. g. Laporan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek secara garis besar adalah laporan perkembangan, laporan pendanaan, dan laporan kendala. h. Kepala bagian sangat dibutuhkan untuk melengkapi data laporan pada tugas yang diberikan. i. Kelengkapan informasi yang dimiliki manajer proyek akan sangat membantu dalam pengambilan keputusan. j. Penggunaan fungsi include dalam PHP pada bagian yang sama di beberapa halaman dapat menghemat penulisan kode program dan memudahkan proses pengubahan kode program.
Halaman Detail Tugas Proyek
Merupakan halaman yang berisikan informasi lengkap pada sebuah tugas, terdapat rincian laporan perkembangan, pendanaan, dan kendala yang diurutkan sesuai waktu, dan juga bagi kepala bagian disediakan link untuk menambahkan laporan.
Gambar 12. Halaman Detail Tugas Proyek
2.4.8
Halaman Laporan Proyek
Merupakan halaman yang dikhususkan untuk manajer, berisikan laporan-laporan yang diberikan kepala bagian, manajer dapat menerima atau menolak laporan yang diberikan.
Daftar Pustaka [1] Al Fattah, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta. Andi Offset. [2] Riduwan. 2004. Metode Riset. Jakarta. Rineka Cipta. [3] Nazir. 2003. Metode Penelitian. Jakarta. Ghalia Indonesia. [4] Jogiyanto. 2005. Sistem Informasi Strategik untuk Keunggulan Kompetitif. Yogyakarta. Andi Offset. [5] Pressman, Roger S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi. Yogyakarta. Andi Offset. [6] Sidik, Betha. 2012. Pemrograman Wen dengan HTML. Bandung. Informatika. [7] Sibero, Alexander. 2011. Kitab Suci Web Programming. Yogyakarta. MediaKom. [8] Raharjo, Budi. 2012. Modul Pemrograman WEB (HTML, PHP, & MySQL). Bandung. [9] Nugroho, Adi. 2011. Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data. Yogyakarta. Andi Offset. [10] Dimyati, Hamdan. 2014. Manajemen Proyek. Bandung. Pustaka Setia. [11] David, Fred R. 2006. Manajemen Strategis. Jakarta. Salemba Empat.
Gambar 13. Halaman Laporan Proyek
3. Kesimpulan a. Pembuatan sistem informasi pengoptimalan manajemen proyek berbasis web dilakukan dengan cara perencanaan bentuk sistem secara keseluruhan, penganalisaan alur bisnis pengelolaan manajemen proyek, penganalisaan kebutuhan sistem, perancangan alur program dengan model Entity Relationship Diagram (ERD), perancangan basis data dengan model Data Flow Diagram (DFD), pembuatan antarmuka pengguna dengan bahasa penanda Hyper Text Markup Language (HTML) dan Cascading Style Sheet (CSS), pembuatan database dengan MySQL, dan pembuatan koneksi database dengan bahasa pemrograman PHP. b. Sistem informasi manajemen proyek ini menerapkan alur bisnis manajemen proyek secara umum, sehingga dapat digunakan untuk sebagian besar jenis proyek.
Biodata Penulis Akhmad Arfaq Rosyada, memperoleh gelar S.Kom Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Krisnawati, memperoleh gelar S.Si Jurusan Ilmu Komputer Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Memperoleh gelar MT Jurusan Teknik Elektro, Sistem Komputer & Informatika Universitas Gajah Mada Yogyakarta. Saat ini menjadi Ketua Jurusan Manajemen Informatika dan Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
6
