PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN KOMUNITAS “KUNCUP MEKAR” BERBASIS WEB
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Febria Angelina Lebang 11.21.0556
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
2
THE DEVELOPMENT OF WEB - BASED INFORMATION SYSTEM OF “KUNCUP MEKAR” COMMUNITY LIBRARY PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN KOMUNITAS “KUNCUP MEKAR” BERBASIS WEB Febria Angelina Lebang Rum Muhammad Andri KR Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT The existence of “Kuncup Mekar” community library in Sembuh Wetan village, Sidokarto, Godean has given positive impact to the growth of interest in reading of villager, especially of students and children. This condition surely gives a good impact to our country because of the enhancement of community interest in reading will indirectly support government program for the intellectual life of the nation. However, the existence of this community library is untouched yet by the technology development. There is no good management system in it. Therefore, I as a student of AMIKOM who has known information technology, give myself to serve community through this community library by developing a Web-Based Information System of “Kuncup Mekar” Community Library. This thesis will further explain my reason of choosing web-based application, analysis of old system and the feasibility of new system, new system implementation, and also explain the result of my research to the development of community library and its impact to the community after implementing an information technology-based system. Keywords: library, community, information technology, web-based application.
3
1.
Pendahuluan Keberadaan perpustakaan komunitas atau Taman Bacaan Masyarakat (TBM)
“Kuncup Mekar” di Dusun Sembuh Wetan, Sidokarto, Godean telah memberi pengaruh positif bagi perkembangan minat baca masyarakat desa. Keadaan ini tentu saja memberi angin segar bagi negeri kita, karena dengan meningkatnya minat baca masyarakat secara tidak langsung telah mendukung program pemerintah untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. Namun demikian, terdapat permasalahan dalam pengelolaanya. Pengelolaan data secara manual yang dikerjakan masih menimbulkan masalah, antara lain adanya duplikasi kode pustaka, adanya kemungkinan kesalahan dalam pemberian nomor inventaris pustaka, pencarian pustaka yang tidak mudah dan cepat, kurangnya kendali terhadap status pengunjung perpustakaan yang nantinya berpengaruh pada hak keanggotaan, hilangnya kendali terhadap transaksi pinjam-kembali di perpustakaan yang dapat berdampak pada pengendalian aset perpustakaan. Selain permasalahan tersebut, hal yang kemudian muncul sebagai masalah adalah pemilihan basis aplikasi, apakah harus berbasis web atau desktop. Jika melihat keberadaan Perpustakaan Komunitas “Kuncup Mekar” saat ini, pemilihan aplikasi berbasis desktop dapat menjadi suatu pilihan yang baik. Namun, ada permasalahan yang kemudian muncul sebagai konsekuensinya, yakni instalasi perangkat lunak yang tidak praktis dan memakan waktu lebih lama, ketidakmudahan atau ketidakpraktisan jika ingin melakukan perubahan kode program ketika diperlukan, dan masalah-masalah teknis lainnya yang menimbulkan kendala operasional ketika organisasi semakin berkembang. Dengan
memperhatikan
permasalahan
tersebut,
penulis
berinisiatif
membangun suatu sistem informasi perpustakaan komunitas berbasis web yang diharapkan mampu memberikan solusi dan penanganan terbaik untuk masalah-masalah tersebut di atas, sehingga diharapkan Perpustakaan Komunitas “Kuncup Mekar” ini pun akan semakin terorganisir dengan baik dan memberi dampak positif bagi kemajuan ilmu pengetahuan di Indonesia, khususnya bagi masyarakat Godean. 2.
Landasan Teori
2.1
Definisi Sistem, Informasi, dan Sistem Informasi
2.1.1
Definisi Sistem Ada berbagai definisi tentang sistem.
4
Ralph M. Stair dan George .W Reynolds (2008) berkata, “A system is a set of 1
elements or components that interact to accomplish goals.” (Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan.) Sementara Murdick dan Ross (1993) berkata, “Sistem adalah seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama.”
2
Dengan demikian, secara umum sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang saling bekerja sama mencapai tujuan tertentu. 2.1.2
Definisi Informasi Agar lebih mudah memahami pengertian informasi secara utuh, ada baiknya
kita memahami terlebih dahulu pengertian data. Menurut Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon (2008), data merupakan sekumpulan fakta mentah yang mewakili kejadiankejadian yang terjadi dalam organisasi atau lingkungan fisik perusahaan. Data biasanya belum dikelola dan diorganisasikan ke dalam bentuk yang dapat secara efektif dipahami 3
oleh manusia. Sedangkan informasi sendiri berarti data yang telah dibentuk menjadi sesuatu yang memiliki arti dan berguna bagi manusia. 2.1.3
4
Definisi Sistem Informasi Setelah memahami definisi sistem dan informasi, maka kita dapat lebih
mudah memahami apa itu sistem informasi. Kutipan berikut dapat menjelaskan apa itu sistem informasi. Sistem informasi secara teknis dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan (atau mendapatkan), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Selain menunjang proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan, sistem informasi juga dapat membantu manajer dan karyawan menganalisis permasalahan, menggambarkan hal-hal yang rumit, dan menciptakan produk 5 baru. (Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon, 2008). Dengan demikian, secara sederhana dapat kita simpulkan bahwa sistem informasi merupakan suatu alat yang menerima data sebagai masukan untuk kemudian diproses agar menghasilkan keluaran berupa informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.
1
Ralph M. Stair dan George W. Reynolds, Principles of Information Systems, A Mangerial Approach, Eighth Edition, 2008, hal 8. 2 Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, 2007, hal 3. 3 Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon, Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10, 2008, hal 16. 4 Ibid. 5 Ibid. hal 15. 5
2.2
Definisi Perpustakaan, Komunitas, dan Perpustakaan Komunitas
2.2.1
Definisi Perpustakaan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2012), pustaka diartikan sebagai
kitab; buku; buku primbon. Sedangkan perpustakaan diartikan sebagai tempat, gedung, ruang yang disediakan untuk pemeliharaan dan penggunaan koleksi buku dan sebagainya. Selain itu, perpustakaan juga diartikan sebagai koleksi buku, majalah, dan bahan kepustakaan lain yang disimpan untuk dibaca, dipelajari, dibicarakan. 2.2.2
6
Definisi Komunitas Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2012), komunitas diartikan
sebagai kelompok organisme (orang dan sebagainya) yang hidup dan saling berinteraksi di dalam daerah tertentu; masyarakat; paguyuban. 2.2.3
7
Definisi Perpustakaan Komunitas Berdasarkan pengertian perpustakaan dan komunitas di atas, maka dapat kita
ambil suatu kesimpulan, bahwa perpustakaan komunitas adalah perpustakaan yang didirikan di tengah masyarakat oleh sekelompok orang atau masyarakat di tempat tertentu guna menyediakan tempat atau ruang bagi masyarakat di sekitarnya agar dapat memiliki akses terhadap informasi dalam format buku dan sebagainya. Dalam keterkaitannya dengan perpustakaan komunitas, kita juga mengenal istilah Taman Bacaan Masyarakat (TBM), yakni lembaga pembudayaan kegemaran membaca masyarakat yang menyediakan dan memberikan layanan di bidang bahan bacaan berupa buku, majalah, tabloid, koran, komik, dan bahan multimedia lain, yang dilengkapi dengan ruangan untuk membaca, diskusi, bedah buku, menulis, dan kegiatan litarsi lainnya, dan didukung oleh pengelola yang berperan sebagai motivator. 2.3
Konsep Pemodelan Sistem
2.3.1
Flowchart
8
Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan uruturutan prosedur dari suatu program. 2.3.2
Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan
profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses
6
Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Keempat, 2012, hal 1121. 7 Ibid, hal 722. 8 Direktorat Pembinaan dan Pendidikan Masyarakat; Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal; Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan, Petunjuk Teknis Pengajuan dan Pengelolaan Taman Bacaan Masyarakat Tahun 2012, 2012, hal 4. 6
fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. Ada empat komponen penyusun DFD, yakni terminator, proses, data store, dan alur data. Proses bisnis biasanya terlalu kompleks untuk ditunjukkan dalam satu DFD saja. Untuk itu, diperlukan dekomposisi, yakni proses untuk menggambarkan sistem dalam hierarki atau tingkatan-tingkatan. Hierarki dari suatu DFD terdiri dari Diagram Konteks (Context Diagram), DFD Level 0, DFD Level 1, DFD Level 2, dan seterusnya hingga proses bisnis tersebut siap dituangkan ke dalam program. DFD Level 1, DFD Level 2, dan seterusnya, selanjutnya dapat kita sebut sebagai Diagram Detail (Detail Diagram). 2.4
Konsep Basis Data
2.4.1
Basis Data Basis data atau biasa disebut database adalah kumpulan data (elementer)
yang secara logis berkaitan dalam merepresentasikan fenomena/ fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi pada sistem tertentu.
9
Di dalam konsep basis data, kita juga mengenal adanya Sistem Manajemen Basis Data, yang biasa disebut sebagai DBMS (Database Management System). DBMS adalah
perangkat
lunak
untuk
mendefinisikan,
mengendalikan pengaksesan basis data.
menciptakan,
mengelola,
dan
10
Kegunaan database adalah mengatasi permasalahan pada penyimpanan atau pengelolaan data, seperti duplikasi data, kesulitan pengaksesan data, banyak pengguna (multiple user), dan keamanan data. 2.4.2
ERD (Entity Relationship Diagram) ERD adalah suatu penyajian data dengan menggunakan entity dan
relationship. Entity adalah objek yang dapat dibedakan dalam dunia nyata, sedangkan relationship adalah hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entity. Tujuan dari penggambaran ERD adalah untuk menunjukkan struktur objek data (entity) dan hubungan (relationship) yang ada pada objek tersebut. ERD berguna bagi profesional sistem, karena ERD memperlihatkan hubungan antar data store pada Data Flow Diagram (DFD). 2.5
11
Konsep Web Web
adalah
salah
satu
aplikasi
yang
berisikan
dokumen-dokumen
mulmimedia (teks, gambar, suara, animasi, video) di dalamnya yang menggunakan 9
Bambang Hariyanto, Dasar Informatika dan Ilmu Komputer Diserta Aksi-aksi Praktis, 2008, hal 195. 10 Ibid. 11 Asisten Laboratorium SIRKEL, Modul Praktikum Basis Data, 2008, hal 1. 7
protocol HTTP (Hypertext Transfer Protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan perangkat lunak yang disebut browser.
12
Untuk membuat aplikasi berbasis web kita memerlukan komponen-komponen penyusun aplikasi web, yakni bahasa pemrograman, web editor, web browser, web server, database server, image editor. 2.6
13
Perangkat Lunak yang Digunakan Untuk membangun sistem informasi perpustakaan komunitas berbasis web,
penulis menggunakan perangkat lunak berikut. 1. Apache, yaitu web server yang dapat dijalankan di banyak sistem operasi yang berguna melayani dan memfungsikan aplikasi web. 2. HTML (Hypertext Markup Language), yaitu salah satu client side scripting yang digunakan dalam pembuatan dokumen web dan aplikasi yang berjalan di halaman web.
14
3. PHP (PHP: Hypertext Preprocessor), yaitu salah satu server side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis, yakni halaman web yang dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini, seperti menampilkan isi basis data ke halaman web.
15
4. MySQL, yaitu salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengelolaan datanya. Kepopuleran MySQL antara lain karena MySQL menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses database-nya, sehingga mudah untuk digunakan.
16
5. XAMPP, yaitu aplikasi perangkat lunak yang merupakan kompilasi dari beberapa program, yaitu Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. 3.
Analisis (Proses Penelitian)
3.1
Tinjauan Umum
3.1.1
Latar Belakang Institusi Perpustakaan Komunitas “Kuncup Mekar” didirikan sebagai hasil dari mufakat
para tokoh masyarakat desa dengan dibantu oleh orang-orang yang peduli pada masyarakat Desa Sidokarto. Perpustakaan Komunitas “Kuncup Mekar” disahkan oleh 12
M.Rudyanto Arief, Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL, 2011, hal 7. 13 Ibid. hal 18. 14 M.Rudyanto Arief, Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL, 2011, hal 23. 15 Ibid. hal 43. 16 Ibid. hal 151. 8
Kepala Desa Sidokarto dengan dikeluarkannya SK Kepala Desa Sidokarto dengan Nomor 09/SK.Kades/2011 tertanggal 22 Juni 2011 dan diperkuat dengan akta notaris dari Muhammad Kamaludin Purnomo, SH, PPAT Kabupaten Sleman, Nomor 05 tanggal 7 Agustus 2012. Keberadaan Taman Bacaan Masyarakat atau Perpustakaan Komunitas “KUNCUP-MEKAR” diharapkan dapat menjadi penyedia buku-buku yang merupakan gudang ilmu pengetahuan bagi masyarakat di desa Sidokarto, Godean. 3.1.2
Alur Peminjaman dan Pengembalian Buku Alur peminjaman dan pengembalian buku di Perpustakaan Komunitas
“Kuncup-Mekar” yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut. Peminjaman: a. Pengunjung datang ke perpustakaan dan memilih buku yang akan dipinjam. b. Pengunjung melapor ke petugas perpustakaan (urusan layanan) untuk melakukan peminjaman buku. c.
Petugas perpustakaan melakukan pencatatan peminjaman, jika pengunjung belum terdaftar sebagai anggota, maka petugas akan mencatat data pengunjung terlebih dahulu dan mendaftarkannya sebagai anggota perpustakaan. Jumlah buku yang dipinjam adalah paling banyak 3 buah buku dengan waktu maksimal peminjaman adalah 1 minggu.
Pengembalian: 1. Anggota
datang ke perpustakaan dengan membawa
buku
yang dipinjam
sebelumnya. 2. Anggota melapor ke petugas perpustakaan (urusan layanan) untuk melakukan pengembalian buku. 3. Petugas perpustakaan melakukan pencatatan pengembalian buku, jika terdapat keterlambatan pengembalian, maka anggota yang bersangkutan dikenakan biaya denda. 3.2
Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengidentifikasi masalah, penulis menggunakan analisis PIECES
(Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Services). 3.2.1
Analisis Kinerja (Performance) Tabel 3. 1 Hasil Analisis Kinerja (Performance) Parameter
Jumlah
Produksi
(Throughput)
Hasil Analisis Jam buka Perpustakaan Komunitas “Kuncup-Mekar” adalah dari jam 08.00 – 13.00 WIB (kecuali Jumat: jam 08.00 – 11.30 WIB dan Minggu: libur). Selama waktu ± 5 jam tersebut, pengunjung
9
Parameter
Hasil Analisis rata-rata per hari yang melakukan transaksi pinjam-kembali adalah 3 – 5 orang, dan jika dalam keadaan ramai bisa mencapai 10 – 12 orang, dengan waktu transaksi per orang ± 2 menit. Dari keadaan tersebut, jika dilihat dari parameter jumlah produksi, maka jumlah pekerjaan (pencatatan transaksi) yang bisa diselesaikan adalah rata-rata 3 – 5 transaksi dalam waktu ± 6 – 10 menit atau 10 – 12 transaksi dalam waktu ± 20 – 24 menit tiap harinya, sehingga tidak ditemukan permasalahan.
Waktu
Tanggap
(Respond Time)
Berdasarkan data yang dipaparkan di atas, jika pengunjung yang datang dan melakukan transaksi pinjam-kembali dalam waktu yang berbeda, maka tidak ditemukan permasalahan terhadap kinerja sistem lama. Namun, jika pengunjung datang dan melakukan transaksi secara bersamaan, maka akan terjadi permasalahan dalam hal pemberian waktu tanggap. Jika pengunjung yang datang secara bersamaan adalah ± 10 orang, maka total waktu yang dibutuhkan adalah ± 20 menit. Dengan demikian,
diperlukan
suatu
sistem
baru
yang
dapat
meningkatkan kinerja dengan cara meminimalkan waktu tanggap tersebut.
3.2.2
Analisis Informasi (Information) Tabel 3. 2 Hasil Analisis Informasi (Information) Parameter
Akurat
Hasil Analisis Informasi yang dihasilkan oleh sistem manual memiliki tingkat kesalahan yang lebih besar, sehingga akan menimbulkan ketidakakuratan dalam penyajian informasi.
Tepat Waktu
Tidak terdapat permasalahan.
Relevan
Informasi yang diberikan tidak relevan. Belum terdapat laporan daftar anggota (yang dapat memberi informasi jumlah anggota aktif sampai dengan saat ini), laporan daftar buku (untuk mengetahui buku apa saja yang dimiliki dan berapa banyak jumlah aktual buku saat ini), dan laporan rekapitulasi transaksi pinjam-kembali (untuk mengetahui berapa banyak sirkulasi yang terjadi pada periode waktu tertentu).
10
3.2.3
Analisis Ekonomi (Economic) Tabel 3. 3 Hasil Analisis Ekonomi (Economic) Hasil Analisis
Tidak terdapat kelemahan pada sistem lama. Biaya yang dikeluarkan untuk pencatatan data anggota, data buku, data transaksi pinjam-kembali, dan untuk pembuatan laporan masih terjangkau dan sesuai kebutuhan.
3.2.4
Analisis Pengendalian (Control) Tabel 3. 4 Hasil Analisis Pengendalian (Control) Hasil Analisis
Pada sistem lama, tidak ada batasan untuk mengakses data maupun informasi yang ada karena masih belum ada tempat penyimpanan data yang aman, berbeda jika data dan informasi tersebut disimpan di dalam sebuah media penyimpanan yang terdapat di harddisk komputer. Selain itu, karena proses pinjam-kembali masih ditangani secara manual, maka tidak ada pengendalian terhadap buku-buku yang belum dikembalikan. Hal seperti ini tentunya akan menyebabkan hilangnya aset (dibaca: buku) perpustakaan.
3.2.5
Analisis Efisiensi (Efficiency) Tabel 3. 5 Hasil Analisis Efisiensi (Efficiency) Hasil Analisis
Kelemahan ditemukan ketika pencatatan data buku baru. Menurut petugas Perpustakaan Komunitas “Kuncup-Mekar”, waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan data buku baru sumbangan Dana Kemanusiaan KOMPAS sebanyak ± 380 buah adalah ± 1 bulan. Hal ini karena pencatatan data dikerjakan secara manual menggunakan pena dan buku.
3.2.6
Analisis Pelayanan (Service) Tabel 3. 6 Hasil Analisis Pelayanan (Services) Hasil Analisis
Pada sistem lama, yang menjadi kelemahan dalam pelayanan adalah ketika pengunjung ingin melakukan pencarian informasi buku tertentu. Petugas tidak dapat memberikan informasi buku yang dicari secara cepat, karena harus mencari secara manual di setiap rak buku atau mencari data buku pada buku induk. Untuk mencari buku tertentu di rak, petugas membutuhkan waktu lebih dari 5 menit.
11
3.3
Analisis Kebutuhan Sistem Hasil analisis kelemahan sistem selanjutnya digunakan sebagai rekomendasi
fungsionalitas
apa
saja
yang
bisa
dilakukan
sistem
baru.
Fungsionalitas
ini
mencerminkan kebutuhan sistem. Terdapat dua jenis kebutuhan sistem, yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional. 3.3.1
Kebutuhan Fungsional Berikut adalah kebutuhan fungsional sistem baru.
1. Sistem harus dapat melakukan pengelolaan buku, meliputi entri data buku baru, ubah data buku yang diperlukan, hapus data buku yang salah entri, menampilkan data buku yang telah dientri, mencari buku tertentu di dalam koleksi buku. 2. Sistem harus dapat melakukan pengelolaan anggota, meliputi entri data anggota baru, ubah data anggota yang diperlukan, hapus data anggota yang salah entri, menampilkan data anggota yang telah didaftar, melihat informasi anggota tertentu. 3. Sistem harus dapat melakukan pengelolaan transaksi peminjaman buku, meliputi pencatatan transaksi peminjaman, menampilkan daftar transaksi peminjaman yang telah terjadi, membuat laporan rekapitulasi transaksi peminjaman. 4. Sistem harus dapat melakukan pengelolaan transaksi pengembalian buku, meliputi pencatatan
transaksi
pengembalian,
menampilkan
daftar
buku
yang
harus
dikembalikan pada hari ini, menghitung denda keterlambatan. 5. Sistem harus dapat menghasilkan laporan data buku, laporan data anggota, dan laporan rekapitulasi transaksi peminjaman secara otomatis. 3.3.2
Kebutuhan Non Fungsional
3.3.2.1
Kebutuhan Perangkat Keras Spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem baru
adalah sebagai berikut.
1. Notebook PC 2. Processor: minimal pentium IV dengan kecepatan 2.13 GHz atau lebih 3. Memory: minimal 1014 MB RAM 4. Harddisk Size: minimal 80 GB 5. Printer: Canon IP2770 atau yang setara atau di atasnya 3.3.2.2
Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan Sistem Informasi
Perpustakaan Komunitas “Kuncup-Mekar” Berbasis Web ini adalah sebagai berikut. 1. Microsoft Windows XP Professional, sebagai sistem operasi. 2. XAMPP, sebagai penyedia web server Apache dan database management system MySQL. 12
3. Google Chrome atau Mozilla Firefox, sebagai browser. 3.3.2.3
Kebutuhan Perangkat Manusia (Brainware) Perangkat manusia yang dibutuhkan untuk mengoperasikan program yang
sudah dibuat adalah sebagai berikut. 1. Administrator (1 orang), bertugas sebagai admin aplikasi yang memiliki akses terhadap semua menu yang disediakan oleh program. 2. Operator (minimal 1 orang), bertugas sebagai petugas perpustakaan yang menangani kegiatan operasional perpustakaan sehari-hari, seperti menangani pendaftaran anggota baru, memasukkan data buku baru, menangani aktivitas sirkulasi buku (pinjam-kembali). 3. Teknisi Informatika (1 orang), bertugas menangani program aplikasi jika terjadi trouble. 3.4
Analisis Kelayakan Sistem
3.4.1
Kelayakan Teknologi Berdasarkan hasil analisis penulis, maka dapat disimpulkan bahwa sistem
baru yang akan diimplementasikan layak untuk dilanjutkan, karena: 1. Teknologi yang dibutuhkan, yakni perangkat komputer, sudah tersedia. 2. Teknologi yang akan diimplementasikan disesuaikan dengan prosedur operasional organisasi, sehingga sistem lama dapat dikonversikan dengan mudah ke sistem yang baru. 3. Organisasi telah memiliki orang-orang yang mampu mengoperasikan komputer. 3.4.2
Kelayakan Hukum Secara hukum, sistem baru yang akan diimplementasikan telah memenuhi
aturan dan undang-undang yang berlaku karena sistem ini menggunakan perangkat lunak legal. 3.4.3
Kelayakan Operasional Secara operasional, sistem baru yang akan diimplementasikan layak untuk
dilanjutkan, karena sistem baru mampu menjawab persoalan yang dihadapi oleh organisasi dan mampu menghasilkan informasi dalam bentuk laporan kepada pengguna pada saat pengguna membutuhkannya. Selain itu, organisasi telah memiliki orang-orang yang mampu mengoperasikan komputer, sehingga akan lebih mudah dan cepat untuk beradapatasi dengan sistem baru setelah diberikan pelatihan mengenai penggunaan aplikasi baru. 3.4.4
Kelayakan Ekonomi Secara ekonomi, sistem baru yang akan diimplementasikan tidak akan
menimbulkan kerugian karena biaya dasar tidak lebih besar dari manfaat dan 13
keuntungan yang diperoleh, sehingga sistem baru dikatakan layak untuk dilanjutkan. Berikut ini adalah gambaran analisis kelayakan dari segi ekonomi menggunakan metode Cost Benefit Analysis. Tabel 3. 7 Rincian Biaya dan Manfaat Rincian Biaya dan Manfaat
Thn ke-0
Thn ke-1
Thn ke-2
Rincian Biaya: 1. Biaya Pengadaan Sistem a. Perangkat keras - Printer Canon 455.000 IP2770 *) b. Perangkat lunak - Microsoft 1.500.000 Windows XP Professional **) 2. Biaya pelatihan (2 orang) 300.000 200.000 200.000 3. Biaya pemrograman 400.000 4. Biaya pemeliharaan Total Biaya (TB) 2.655.000 200.000 200.000 Rincian Manfaat: 1. Manfaat Wujud a. Pengurangan biaya 300.000 450.000 operasional Total Manfaat Wujud 300.000 450.000 2. Manfaat Tak Wujud a. Peningkatan kinerja 500.000 700.000 petugas b. Peningkatan citra 900.000 1.000.000 organisasi Total Manfaat Tak Wujud 1.300.000 1.700.000 Total Manfaat (TM) 1.600.000 2.150.000 Proceed (Selisih TM & TB) (2.655.000) 1.400.000 1.950.000 Keterangan: *) harga sesuai toko EL’s Computer, pada Mei 2013. (www.els.co.id) **) harga sesuai toko Alnect Computer, pada Mei 2013. (www.alnect.net)
Thn ke-3
200.000
200.000
600.000 600.000
900.000 1.200.000 2.100.000 2.700.000 2.500.000
Dari uraian Rincian Biaya dan Manfaat, maka diperoleh: 1. Periode Pengembalian (Payback Period) = 1.278 tahun. Jadi, periode pengembalian sudah dapat dicapai pada tahun ke-2, secara detailnya 1.278 tahun. Dari fakta tersebut, dapat disimpulkan bahwa investasi yang ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas pada waktu 1.278 tahun, yang berarti pada tahun ke-2 mulai dapat mengambil keuntungan dari sistem baru. 2. Returnt On Investment (ROI) Dengan demikian, sistem ini akan memberikan keuntungan pada tahun ke-2 sebesar % dari biaya pengadaan, sehingga sistem ini layak digunakan. 3. Net Present Value (NPV)
14
Jadi, dapat diambil kesimpulan bahwa jumlah keuntungan yang diterima sekarang pada tahun ke-2 apabila sistem ini diterapkan adalah Rp. 5.332.952,578 atau NPV lebih besar dari 0, sehingga proyek layak dilaksanakan. 4.
Implementasi dan Hasil Penelitian Implementasi adalah suatu tindakan penerapan atau pelaksanaan dari
sebuah rencana yang sudah disusun secara matang dan terperinci. Tahapan implementasi dimulai dari kegiatan instalasi hingga pemeliharaan data dan sistem. 4.1
Kegiatan Instalasi Kegiatan instalasi mencakup instalasi perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software) yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem baru. 4.2
Kegiatan Pelatihan Personal Kegiatan pelatihan personal merupakan kegiatan memperkenalkan sistem
baru kepada sumber daya manusia yang bekerja pada Perpustakaan Komunitas “Kuncup-Mekar” agar sumber daya manusia tersebut mendapatkan pengetahuan mengenai sistem yang baru dan mampu menggunakannya dalam kegiatan operasional sehari-hari. Pelatihan ini dapat berupa: 1. Pelatihan
prosedural,
dengan
menyediakan
prosedur
teknis
tertulis
yang
menjelaskan kegiatan masing-masing personal. 2. Pelatihan tutorial, dengan mengadakan pelatihan kepada masing-masing personal secara tatap muka. 4.3
Kegiatan Uji Coba Program
4.3.1
Black Box Testing Black box testing terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan
(requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Berikut adalah beberapa skenario pengujian program. Tabel 4. 1 Skenario Black Box Testing Form yang Diuji
Form Login
Form Anggota Form Katalog
Skenario Pengujian
Memasukkan user id dan password benar.
Hasil yang Diharapkan
Status
Masuk ke halaman utama, daftar menu tampil sesuai
Valid
dengan hak akses user.
Entri data baru tidak
Data tersimpan dengan
memasukkan password.
password default = 1234
Mencari pustaka
Data ditampilkan sesuai 15
Valid Valid
Form yang Diuji
Skenario Pengujian
Hasil yang Diharapkan
berdasarkan kriteria
dengan kriteria dan kata
tertentu dan kata kunci
kunci yang dicari.
Status
tertentu
4.3.2
White Box Testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul
untuk meneliti kode-kode program yang ada dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Sebagai contoh adalah pada form Login. Jika user ID dan password valid maka akan masuk ke halaman utama pengguna, jika tidak valid, akan muncul pesan kesalahan.
Gambar 4. 1 White Box Testing pada Form Login 4.4
Kegiatan Uji Coba Sistem Uji coba sistem mempersilahkan pengguna (user) untuk menguji apakah
sistem dapat berjalan baik berdasarkan data yang diinputkan oleh user dan hasil yang diharapkan terjadi. Berikut adalah beberapa skenario pengujian sistem baru oleh petugas Perpustakaan Komunitas “Kuncup-Mekar”.
16
Tabel 4. 2 Skenario Uji Coba Sistem oleh Pengguna Form
Skenario Pengujian
yang Diuji
Form Login
Memasukkan user id dan password benar.
Form Pustaka
Entri data pustaka baru.
Form Pustaka
Ubah data pustaka.
Form Transaksi Peminjaman
Entri data transaksi peminjaman.
Hasil yang Diharapkan
Status
Masuk ke halaman utama, daftar menu tampil sesuai
Valid
dengan hak akses user. Data berhasil tersimpan. Perubahan data pustaka berhasil disimpan.
Data berhasil disimpan.
Valid Valid
Valid
Data transaksi pengembalian atas nomor Form Transaksi Pengembalian
Entri data transaksi pengembalian.
transaksi peminjaman tertentu berhasil disimpan,
Valid
status peminjaman pada daftar transaksi peminjaman berubah.
4.5
Konversi
4.5.1
Konversi Data Data pada sistem lama berupa hard copy yang disimpan dalam media
penyimpanan berupa kertas dan buku. Agar dapat dijalankan pada sistem baru, maka data tersebut diubah ke dalam data digital dengan cara entri data secara manual menggunakan keyboard komputer dan menyimpannya ke dalam media penyimpanan yang terdapat pada komputer, yakni hard disk komputer. 4.5.2
Konversi Sistem Konversi sistem merupakan proses penggantian sistem lama ke sistem baru.
Metode konversi sistem yang digunakan pada penelitian ini adalah konversi paralel (parallel conversion), yaitu proses konversi dimana sistem baru dan sistem lama samasama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. 4.6
Pemeliharaan Data dan Sistem Aktivitas yang dilakukan untuk pemeliharaan data dan sistem ini adalah
sebagai berikut.
17
1. Melakukan backup database secara berkala, baik backup ke dalam disk pada PC tempat instalasi sistem maupun backup ke dalam CD sebagai media eksternal sistem. 2. Menginstal anti virus pada PC tempat instalasi sistem untuk menjamin keamanan data dan aplikasi dari serangan virus. 3. Optimalisasi database dengan cara menghapus data dummy atau data yang tidak perlu atau tidak valid. 5.
Kesimpulan dan Saran
5.1
Kesimpulan Berdasarkan
hasil
penelitian
dan
implementasi
Sistem
Informasi
Perpustakaan Komunitas “Kuncup-Mekar” Berbasis Web pada Perpustakaan Komunitas (TBM) “Kuncup-Mekar” di Desa Sidokarto, Godean, maka diperolehlah kesimpulan sebagai berikut. Dengan adanya aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan Komunitas “KuncupMekar” Berbasis Web, maka permasalahan-permasalahan yang muncul seperti duplikasi kode pustaka, pencarian yang tidak mudah dan cepat, kurangnya kendali terhadap status pengunjung dan transaksi pinjam-kembali, instalasi aplikasi yang tidak praktis atau mudah, ketidakmudahan ketika akan merubah kode program, dan ketidakpraktisan pemeliharaan aplikasi karena sistem manual atau tidak berbasis web dapat diatasi. Sistem baru yang terkomputerisasi dan berbasis web ini telah membantu pengelola perpustakaan komunitas tersebut dalam menyelesaikan masalah-masalah di atas dan mampu
membantu
pengurus
Perpustakaan
Komunitas
“Kuncup-Mekar”
dalam
meningkatkan kinerjanya. 5.2
Saran Sebagai batu pijakan dalam membangun sistem informasi perpustakaan
komunitas yang lebih baik lagi, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut. 1. Untuk meningkatkan kinerja petugas perpustakaan dan meningkatkan keluasan anggota dalam mengakses informasi kepustakaan, hendaknya jumlah komputer di instansi dapat bertambah (minimal 2 komputer), mengingat aplikasi yang telah berbasis web sangat mampu, mudah, dan murah diimplementasikan sebagai sistem berbasis jaringan. 2. Agar menjadi suatu sistem informasi yang lebih sempurna, hendaknya Sistem Informasi Perpustakaan Komunitas “Kuncup-Mekar” Berbasis Web ini
dipadukan
dengan aplikasi pembuatan kode pustaka secara otomatis sesuai dengan kaidah pengklasifikasian pustaka yang baku.
18
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. 2007. Yogyakarta: CV ANDI OFFSET. Arief, M. Rudyanto. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. 2006. Yogyakarta: CV ANDI OFFSET. Arief, M. Rudyanto. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP & MySQL. 2011. Yogyakarta: CV ANDI OFFSET. Asisten Laboratorium SIRKEL. Modul Praktikum Basis Data. 2008. Yogyakarta: Laboratorium Sistem Informasi dan Rekayasa Perangkat Lunak Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Islam Indonesia. Departemen Pendidikan Nasional. Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Keempat. 2012. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Hamakonda, Towa P. dan Tairas, J.N.B. Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey. 2012. Jakarta: Penerbit Libri. Laudon, Kenneth C dan Laudon, Jane P. Sistem Informasi Manajemen Edisi 10. 2008. Jakarta: Salemba Empat. McLeod Jr., Raymond. Sistem Informasi Manajemen: Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer Edisi Indonesia. 1996. Jakarta: PT. Prenhallindo. Suyanto, M. Pengantar Teknologi Informasi untuk Bisnis. 2005. Yogyakarta: CV ANDI OFFSET.
19
