SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK PADA RUMAH PRODUKSI RATRET CREATION YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Aditya Rizki Chorniawan 11.12.5468
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK PADA RUMAH PRODUKSI RATRET CREATION YOGYAKARTA Aditya Rizki Chorniawan1), Sudarmawan2), 1) 2)
Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta
Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 1)
Email :
[email protected] ,
[email protected]
ABSTRACT – Ratret Creation production house located in Jln. Karangsari, No. 15 Rejowinangaun Yogyakarta. Ratret Creation Production House not have supporting applications in maximizing the employment system, especially still having difficulties in determining cost of Production and determine the crew in the production process. In determining the cost of production
2)
transaksi kerja sampai pelayanan kepada konsumenya. Dengan menggunakan komputer, maka proses pendatan atau pencatatan barang maupun penyewaan barang dapat berjalan dengan maksimal, serta dengan adanya sistem, maka dapat memudahkan para pemilik usaha dalam proses pendataan barang yang masuk maupun keluar dapat terencana, terkontrol dan sistematis. Dari hal tersebut maka dibuatlah aplikasi yang dapat memaksimalkan sistem kerja di rumah produksi Ratret Creation yang berjudul “Sistem Informasi Manajemen Proyek Pada Rumah Produksi Ratret Creation Yogyakarta”.
The author tries to analyze the principal problems and try to provide guidance to the PIC (Person in Charge) in the field of information technology to begin developing information systems Ratret Creation Production House. So that the interaction with the client could be better, according to the analysis that has been done, the analysis PIECES along waterfall implementation method.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka yang menjadi pokok permasalahan adalah bagaimana merancang sistem informasi manajemen proyek pada rumah produksi Ratret Creation?
Results This information system can provide convenience to the PIC to determine the team and crew in the production process later. Choosing the director is so much easier if the system uses this information, when it chose the director will feel more've also to determine the crew and his team. So that PIC can make cost of production will also be easier.
1.3 Batasan Masalah Batasan masalah sistem informasi manajemen proyek pada rumah produksi Ratret Creation, yaitu : 1. Pengolahan data pada sistem adalah offline. 2. Output yang dihasilkan sistem berupa laporan hasil HPP atau harga pokok produksi, HPP beserta foto dari Sutradara, DOP, Penata Artistik, Make Up dan Penulis Naskah 3. Pengolahan data antara lain berupa data jenis (sutradara, DOP, penata artistik, make up, penulis naskah) data client, data karyawan, data barang, data transaksi, data detail transaksi dan report / laporan transaksi. 4. Perangkat lunak yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah xampp, codeigniter, sublime text. 5. Sistem informasi ini dapat mencetak laporan harga pokok produksi.
1.
Pendahuluan Abad 20 yang lalu sering disebut abad informasi karena kenyataan bahwa informasi sangat penting dalam kehidupan manusia, termasuk juga dalam kehidupan bisnis. Dengan informasi manusia dapat memperoleh apa yang telah terjadi pada lingkungannya bahkan dari luar lingkungannya. 1.1 Latar Belakang Masalah Rumah produksi Ratret Creation merupakan sebuah rumah produksi yang bergerak dibidang penyewaan dan pembuat jasa berbagai macam kebutuhan boardcasting. Akan tetapi sampai saat ini rumah produksi tersebut belum memiliki aplikasi pendukung dalam memaksimalkan sistem kerja. Semua pendataan barang yang masuk maupun transaksi penyewaan masih bersifat manual yaitu pencatatan pada Microsoft Excel yang dalam pencatatanya seringkali terjadi kesalahan. Penyimpanan database pun masih kurang bagus bahkan untuk mencari data harus mencari dengan manual Idealnya di Rumah Ratret Creatoin mempunyai aplikasi atau program yang bisa membantu dalam segala
1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian A. Maksud Penelitian 1) Mempermudah PIC (Person In Charge) dalam menghitung HPP. B. Tujuan Penelitian 1) Mempermudah PIC (Person In Charge) dalam menghitung HPP.
1
2) Memperlihatkan foto sampai CV dari Sutradara, DOP dan sebagainya, sehingga client dipermudah untuk membuat proyek. 3) Mempermudah komunikasi antara Admin dengan PIC 1.5
2.
Tabel 1. Performance Hasil Analisis Pengolahan data sudah tersimpan di SIM Rumah Produksi. Sehingga cepat.
Metode Penelitian A. Metode Analisa Metode analisis ini mencakup kebutuhan sistem dan kelayakan sistem. Dan juga menggunakan analisis PIECES. B. Metode Desain Sebagai gambaran dan acuan dalam desain program selanjutnya menggunakan DFD, Work Flow dan Relasi tabel dalam membuat sistem informasi. C. Metode Implementasi Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan paradigma perangkat lunak secara waterfall yang meliputi beberapa proses diantaranya; System, Analysis, Design, Coding, Testing, Maintenance.
Pengolahan data sudah tersimpan di SIM Rumah Produksi. Sehingga cepat. 3.1.2 Information Tabel 2. Information Hasil Analisis SIM ini menjadi informasi yang dihasilkan menjadi tidak tepat waktu karena semua data team & crew, barang, meals dan lainya sudah rapi. 3.1.3 Economic Tabel 3. Economic Hasil Analisis
Landasan Teori
Tidak butuh kertas banyak karena sudah terkomputerisasi
2.1 Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi 2.2.1 Definisi Sistem Sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. [1] 2.2.2 Pengertian Informasi Informasi adalah hasil dari pengolahan data-data tertentu sehingga menghasilkan sesuatu yang bermakna dan dapat dimanfaatkan sebagai landasan dalam pengambilan keputusan sesuia dengan kepentingan. Komponen terpenting dari informasi adalah data. Data adalah fakta atau kejadian yang belum memiliki nilai manfaat, oleh karena itu harus mengalami proses pengolahan terlebih dahulu. [2] 2.2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Secara umum sistem informasi merupakan aktivitasaktivitas yang berisi informasi-informasi yang digunakan untuk mencapai tujuan. Informasi bagi manajemen sangat penting untuk pengambilan suatu keputusan. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Davis sebagai berikut : “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang memepertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajeral dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”
3.1.4 Control Tabel 4. Control Hasil Analisis Memberikan hak akses antara Admin dan PIC sehingga dapat mengurangi kesalahan pada pengontrolan SIM. 3.1.5 Eficiency Tabel 5. Eficiency Hasil Analisis Admin dapat menyimpan data barang baru dengan langsung ke dalam sistem, sehingga lebih menghemat waktu.
3.1.6 Service Tabel 6. Service Hasil Analisis PIC akan terbantu untuk memperlihatkan semua peralatan yang kira kira dibutuhkan kepada client dengan SIM. PIC akan terbantu untuk memperlihatkan semua team dan crew berserta gelar, pengalaman crew kepada client dengan SIM.
3. Analisis dan Perancangan 3.1 Analisis PIECES Untuk mengetahui kelemahan dari sistem lama digunakanlah analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Servise) 3.1.1 Performance
3.2 2
Analisis Kebutuhan Sistem
3.2.1 Kebutuhan Fungsional
3.4 Perancangan Sistem 3.4.1 Flowchart
Kebutuhan fungsional dari sistem yang diajukan adalah: 1) Sistem dapat membedakan hak akses admin dan user secara otomatis. a. Sistem memberikan hak akses tidak terbatas saat user login sebagai Admin. b. Sistem memberikan batasan-batasan menu yang dapat diakses oleh user login sebagai PIC. 2) Sistem dapat melakukan input, edit dan delete data. a. Admin dapat menambah data maupun konten yang dibutuhkan oleh sistem. b. Admin dan User dapat mengedit data yang sudah ada dalam sistem. c. Hanya Admin yang dapat menghapus data yang tidak diperlukan lagi oleh sistem maupun data yang tidak sesuai dengan kebutuhan. 3) Sistem dapat melakukan pencarian data. a. Sistem dapat melakukan proses pencarian berdasarkan id data dan nama data. 4) Sistem dapat menampilkan laporan. a. Sistem dapat menampilkan laporan data transaksi pembayaran dengan meyertakan harga pokok produksi dengan margin laba yang sudah dikurangi harga PPN dan PPH. b. Sistem dapat menampilkan laporan data karyawan.
Gambar 2. Flowchart 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Proses Pembuatan Aplikasi 4.1.1 Instalasi XAMPP 1. Instal program XAMPP pada drive C:/ lalu klik [install]. 2. Pada saat proses instalasi berlangsung akan muncul jendela yang berisi pertanyaan: Apakah Anda perlu menaruh shortcuts di menu Start atau desktop? Jawab saja ya (y dan tekan Enter). 3. Setelah instalasi selesai maka akan muncul control panel seperti dibawah ini. Atau setiap saat Anda dapat menjalankan control panel ini melalui menu [Start] atau ikon XAMPP di desktop Anda 4. Untuk mengaktifkan XAMPP, pada control panel XAMPP klik [Start] pada Apache dan klik [Start] lagi pada MySql, sehingga pada keduanya muncul tanda [Running]. Dengan demikian XAMPP sudah aktif. 5. Ada beberapa langkah tambahan jika kita memilih XAMPP versi 1.7.3 untuk menjalankan aplikasi Bunga Youtefa agar file php bisa terbaca. Berikut adalah tambahan yang harus dilakukan : Buka file php.ini di folder xampp/php Cari string : short_open_tag = off Rubah nilai off menjadi on Maksud dari short_open_tag = on yaitu mengijinkan php untuk membaca
3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional Dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan sistem yang melibatkan analisis perangkat keras (hardware), analisis perangkat lunak (software), analisis sumber daya manusia (brainware). 3.3 Work Flow Penjelasan sebagai berikut: Client
Client
Front Office
PIC
Admin
PIC
Diatas
PIC
Team
menjadikan
PIC
PIC
work
PIC
flow
Front Office PIC
Pembayaran
HPP
Deal HPP
Approve HPP
Team Managing
Data Production Pre Production
Data Team Production Data Pre Production
Post Production
Project
Deal Project
Pembayaran tambahan
Penyerahan Project
Gambar 1 Work Flow (alur kerja)
4.2 Uji Coba Sistem dan Program 4.2.1 Instalasi XAMPP Langkah-langkah dalam penginstalan codeigniter versi 1.7.2 yang telah dipilih oleh penulis adalah sebagai berikut : 1. Downloads file CI pada alamat codeigniter.com/downloads 2. Download versi 1.7.2
3
3. Ekstrak file zip CI dan letakkan dalam C:\xampp\htdocs
memberitahukan letak dan sebab kesalahan waktu program dieksekusi. Contoh : Dengan mengaktifkan pesan error dengan kode error_reporting(); maka akan didapatkan semua pesan error pada setiap module yang ditest. Pada saat black box testing semua module tidak memunculkan pesan error, maka pada bagian ini syntax errors tidak terdeteksi. 4.3 Implementasi Adapun interface rumahproduksi adalah sebagai berikut: 1. Interface Untuk Login
Gambar 3. Pengetesan white box form login admin
Gambar 6. Interface login sistem rumah produksi
2.
Interface Add New Production
Gambar 4. Tampilan Home Admin/Operator Sukses Login
Gambar 7. Interface add new production
Gambar 4.3 Tampilan Add/Create Production 4.2.2 Pengujian Pogram Kesalahan Program yang mugkin terjadi antara lain : Kesalahan bahasa (language errors) atau kesalahan penulisan (syntax errors) atau kesalahan gramatikal (gramatical errors) adalah kesalahan dalam penulisan kode-kode program yang tidak sesuai dengan yang diisyaratkan. Kesalahan ini relatif mudah ditemukan dan diperbaiki karena kompiler akan 4
3.
Sudarmawan, Jurusan S1 Teknik Elektro Universitas Gadjah Mada, lulus tahun 1998, Memperoleh gelar Magister Elektro Universitas Gadjah Mada, lulus tahun 2006.
Team And Crew
Gambar 8. Interface team and crew 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan 1. Sistem ini dapat memudahkan Rumah Produksi Ratret Creation dalam menentukan HPP (Harga Pokok Produksi. 2. Sistem ini juga membantu memudahakan client dalam memilih crew dalam pembuatan proyek sehingga pererjaan proyek dapat lebih baik. 3. Pencarian data sudah dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, hal ini berbeda pada sistem yang lama yang harus mencari data secara manual. 4. Sistem memiliki perbedaan penggunaan antara Admin dengan PIC, sehingga tidak ada redundansi hal itu akan membuat sistem berjalan lebih baik. 5. Berdasarkan uji coba, sistem ini menampilkan menu menu utama Pre Production, Team And Crew, Team, Equipment, Post Production, Production, Laporan dan Setting yang semuanya itu saling terkait. 5.2 Saran 1. Sistem ini dapat dikembangkan dengan ditambah fitur melaporkan data keuangan secara lebih detail. Dari gaji pegawai, pengeluaran perusahaan perhari atau pertahun. 2. Pemakaian barcode akan sangat membantu sistem ini jika di aplikasikan pada peminjaman alat produksi. 3. Dengan sistem informasi yang baru, pengguna disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem lama, agar dapat dikembangkan kedepanya menjadi sistem yang lebih baik dan lebih optimal. Daftar Pustaka [1] Fatta, H.A, 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi. [2] Jogiyanto, 2005. Analisis dan Desain, Penerbit Andi. Biodata Penulis Aditya Rizki Chorniawan, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015.
5
