SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEPEGAWAIAN PADA MAJELIS PERSATUAN TAMANSISWA YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Arya Haris Mahatmanta 07.12.2717
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
2
3
EMPLOYEES MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM OF MAJELIS LUHUR PERSATUAN TAMANSISWA YOGYAKARTA SISTEM INFORMASI PEMGELOLAAN KEPEGAWAIAN PADA MAJELIS LUHUR PERSATUAN TAMANSISWA YOGYAKARTA Arya Haris Mahatmanta Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Majelis Luhur Persatuan Tamansiswa Yogyakarta as an institution has long walked in the world of education, having data and important information that must be managed properly, should be kept confidential, integrity, and availability, data access authority is needed so that important information is not accessible to unauthorized persons or can be changed by someone who is not entitled. Information should be accurate, up to date, and is available when needed, and stored in a safe place to minimize the loss or destruction of data, which is often overlooked because they still use manual way. Human Resources Information System is used to improve performance, effectiveness and efficiency of existing human resource management within the organization. And to facilitate supervision of the work ethic of employees. Today is the era in which information exchange occurs in real time, meaning that information is able to move or even change according to the time it happened for real. Along with the development of increasingly advanced information technologies, an increasingly rapid pace of information can also be used to enhance the competitiveness of an institution, company or institution. Information management is not separated from the management of human resources (human resources), human resources is important and crucial element for the survival of the system in a company or institution. With well-managed human resources base is the foundation of the establishment of a company will be well preserved. The combination of information technology to human resource management will obviously give a new perspective on the management of effective and efficient. The existence of a web-based staffing management methods will be able to replace the
4
conventional method, because it managed automatically and integrated so that mistakes are often set by humans (human error) can terminimalisir even avoided. Personnel information system is a web-based applications. Where the interface (interface), the input data (input), process (process), the output data (output) to data storage (storage) is processed by the web server. The advantages of network-based applications (web based application) is simplicity in its use because it requires no installation which makes the application depends on a specific operating system (platform dependence). This application can be accessed using a web browser (eg Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome, Flock, Apple Safari and others) online using the Internet network. Keywords: Information, Security, System Management, Standards, Risk Assessment, Policy.
5
1.
Pendahuluan Pada zaman sekarang merupakan era di mana pertukaran informasi terjadi secara real time, artinya informasi mampu berpindah atau pun berubah sesuai dengan waktu kejadiannya secara nyata. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin maju, laju informasi yang kian cepat ini dapat juga dimanfaatkan untuk meningkatkan daya saing sebuah lembaga, perusahaan maupun institusi tertentu. Pengelolaan informasi tak lepas dari pengelolan sumberdaya manusia (human resource), SDM merupakan elemen penting dan krusial bagi kelangsungan sistem dalam perusahan atau institusi. Dengan SDM yang terkelola dengan baik maka dasar pondasi berdirinya sebuah perusahaan akan terjaga dengan baik. Kombinasi antara teknologi informasi dengan pengelolaan SDM ini secara nyata akan memberikan perspektif baru mengenai pengelolaan yang efektif dan efisien. Keberadaan metode manajemen kepegawaian berbasis web ini akan mampu menggantikan metode konvensional, karena dikelola secara otomatis dan terpadu sehingga kesalahan-kesalahan yang kerap dilakukan manusia (human error) bisa terminimalisir bahkan dihindari. Sistem informasi kepegawaian ini merupakan aplikasi yang berbasiskan web. Dimana tampilan antarmuka (interface) , masukan data (input), proses (process), keluaran data (output) hingga penyimpanan data (storage) diolah oleh web server. Keunggulan dari aplikasi berbasiskan jejaring (web based application), dengan kata lain aplikasi web ini berada pada web master tamansiswa itu sendiri, ini adalah kesederhanaan dalam penggunaanya karena tidak memerlukan instalasi yang membuat aplikasi bergantung kepada sistem operasi tertentu (platform dependence). Aplikasi ini dapat diakses dengan menggunakan web browser (contoh: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome, Flock, Apple Safari dan lain-lain) secara online dengan menggunakan jaringan internet.
6
2.
Landasan Teori Kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut
pandang
mana kata tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada dua kelompok pendekatan, yaitu : 1.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen atau
kelompoknya, yang dalam hal ini sistem itu didefinisikan sebagai "suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama- sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu aturan tertentu". 2.
Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur, yang lebih
menekannkan urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neushl sebagai "urutan operasi kerja (tulis- menulis), yang biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi bisnis yang terjadi". Pendekatan sistem yang
lebih menekankan pada elemen- elemen atau
komponennya mendefinisikan sistem sebagai "sekumpul elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan". Denagn demikian didalam suatu sistem, komponen-komponen ini tidak dapat berdiri sendiri-sendiri tetapi sebaliknya, saling berhubungan hingga membentuk satu kesatuan sehingga tujuan sistem itu dapat tercapai. Sistem mempunyai beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain : 1.
Komponen Sistem (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang saling bekerjasama membentuk suatu komponen sistem atau bagian-bagian dari sistem. 2.
Batasan Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan kerjanya. 3.
Subsistem
Bagian-bagian dari sistem yang beraktifitas dan berinteraksi satu sama lain unutuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing. 4.
Lingkungan Luar Sistem (Environment)
7
Suatu sistem yang ada diluar dari batas ssitem yang dipengaruhi oleh operasi sistem. 5.
Penghubung Sistem (Interface)
Media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lain. Adanya penghubung ini memuingkinkan berbagai sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lainnya. 6.
Masukan Sistem (Input)
Energi yang masuk kedalam sistem, berupa perawatan dan sinyal. Masukkan perawatan adalah energy yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berinteraksi. 7.
Keluaran Sistem (Output)
Hasil energy yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 8.
Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. 9.
Sasaran sistem (Object)
Tujuan yang ingin dicapai oleh sistem akan dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuan. Hubungan antara elemen-elemen dalam sistem dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Tujuan Batasan Kontrol
Input
Proses
Output
Sasaran Sistem Gambar 2.1. Elemen-Elemen Sistem
8
Dari gambar diatas, bisa dijelaskan sebagai berikut : Tujuan, batasan dan control sistem akan berpengaruh pada input, proses dan output. Input yan akan masuk dalam sistem akan diproses dan diolah sehingga menghasilkan output. Output tersebut akan dianalisis dan akan menjadi sasaran sistem bagi si penerima dan dari sasaran sistem ini akan muncul segala macem pertimbangan untuk input selanjutnya. Selanjutnya sistem ini akan berlanjut dan berkembang sesuai dengan permasalahan yang ada. Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1.
Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah suatu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada ssecara fisik. 2.
Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. 3.
Sistem tertentu dan sistem tak tentu
Sistem tertentu adalah suatu sistem yang operasinya dapat di prediksi secara tepat, sedangkan sistem tak tentu adalh sistem dengan perilaku ke depan yang tidak dapat diprediksi. 4.
Sistem tertutup dan sistem terbuaka
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh oleh lingkungan atau otomatis, sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luar. Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar disbanding biaya untuk mendapatkannya. Menurut Gordon B. Davis informasi di definisikan sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerima dan nyata berupa nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa mendatang.
9
Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak akan berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama siklus pengolahan data. Perhatikan gambar berikut ini.
Input
Proses
Output
Sasaran Sistem
Sasaran Sistem
Output
Gambar 2.2. Siklus Pengolahan Data Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukkan melalui elemen input kemudia data tersebut dapat diolah dan diprose menjadi suatu output,
dan output
tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan dipakai dan diterima oleh pemakai dan penerima, kemudian penerima akan memberikan sasaran sistem yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil sasaran sistem tersebut akan menjadi data yang akan di masukkan menjadi input kembali. Begitu seterusnya. Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu : 1.
Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bisa ataupun menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya. 2.
Tepat Pada Waktunya (timeliness)
Informasi yang datang pada pengguna tidak boleh terlambat. Didalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah using tidak lagi bernilai. Bila informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal ini dapat berakibat fatal bagi perusahaan.
10
3.
Relevan (relevance)
Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya. Disamping karakteristik, nilai informasi juga ikut menentukan kualitasnya. Nilai informasi (value of
information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar disbanding biaya untuk mendapatkannya.
3.
Analisis Tahap analisi sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum
tahap desain sistem . Analisis sistem (sistems analysis) dapat didefinisikan sebagai: Penguraian dari suatu informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian atau komponen-komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan
yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya. Dalam analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem, yaitu: 1.Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. 2.Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3.Analyze, yaitu menganalisis sistem. 4.Report, yaitu membuat laporan hasil sistem.
Flowchart Yang Diusulkan Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalanan. Adapun gambaran flowchart sistem baru sebagai berikut :
11
Gambar 3.2 Flowchart Sistem Informasi Kepegawaian yang diusulkan
Simbol flowchart : Menyatakan dokumen atau laporan yang berupa kertas misalnya Simbol
proses
untuk
menunjukkan
kegiatan yang dilakukan secara manual
proses
12
Simbol aliran data menunjukkan arus proses balik arah data Simbol operasi dengan menggunakan mesin yang mempunyai keyboard
Simbol penampungan data base sistem
Konteks Diagram Konteks diagram sistem informasi karyawan pada Majelis Luhur Persatuan Tamansiswa Yogyakarta dapat dilihat pada gambar 3.2
5.
Admin
Entri Data Manajemen User Master Pendukung Master Pamong Master Karyawan Data Guru SD Data Guru SMP Data Guru SMA Data karyawan
Entri Data Master Pendukung Master Pamong Master Karyawan Data Guru SD Data Guru SMP Data Guru SMA Data karyawan
0
Staff
Sistem Pengolahan dataKonteks karyawan Gambar 3.3 Diagram Entri Data
Entri Data Manajemen User Master Pendukung Master Pamong Master Karyawan Data Guru SD Data Guru SMP Data Guru SMA Data karyawan Hak akses
Master Pendukung Master Pamong Master Karyawan Data Guru SD Data Guru SMP Data Guru SMA Data karyawan Hak akses
13
Gamabar 3.2 menunjukkan bahwa sistem karyawan berinteraksi dengan 2 external entity, yaitu admin, karyawan. Seorang admin dapat memasukkan data karyawan kedalam sistem serta dapat memperoleh informasi sistem dan memegang hak akses. Seorang staff hanya dapat melakukan edit data karyawan dan hanya membantu kinerja admin.
DFD Level 1 Proses-proses yang terdapat dalam DFD Level 1 sistem pengolahan data karyawan pada Majelis Luhur Persatuan Tamansiswa Yogyakarta dapat dilihat pada gambar 3.4 berikut ini :
Gambar 3.4 DFD Level 1
14
DFD Level 2 Proses 1 Proses-proses yang terdapat dalam DFD Level 1 Proses 1 sistem pengolahan data karyawan pada Majelis Luhur Persatuan Tamansiswa Yogyakarta dapat dilihat pada gambar 3.5 berikut ini :
Gambar 3.5 DFD Level 2 Proses 1 DFD Level 3 Proses 1 Proses-proses yang terdapat dalam DFD Level 2 Proses 1 sistem pengolahan data karyawan pada Majelis Luhur Persatuan Tamansiswa Yogyakarta dapat dilihat pada gambar 3.6 berikut ini :
Gambar 3.6 DFD Level 3 Proses 1
15
DFD Level 4 Proses 1 Proses-proses yang terdapat dalam DFD Level 3 Proses 1 sistem pengolahan data karyawan pada Majelis Luhur Persatuan Tamansiswa Yogyakarta dapat dilihat pada gambar 3.6 berikut ini :
Gambar 3.7 DFD 4 Proses 1
16
4.
Hasil Penelitian dan pembahasan Hasil uji coba sistem untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem
telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Uji coba perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. Uji coba sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasikan perlu di tes kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima input data dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output kepada program yang lainnya.
5.
Kesimpulan Dari penelitian dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem
manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Sedang penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputerisasi berbasis web, diharapkan informasi yang dihasilakan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Karena sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan, terutama dalam hal pengolahan data. Adapun keuntungan yang didapat dengan adanya sistem komputerisasi antara lain :
Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relevan
Dapat menghemat waktu untuk pencatatan, dan pemasukan data.
Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit data dengan mudah.
Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh dan tepat waktu
Dapat meninjau data yang sedang diproses atau data yang sudah lama dievaluasi dari cd atau dari kertas.
Bentuk tampilan dapat dengan mudah dimengerti oleh pemakai atau user.
Meningkatkan
kinerja
dalam
rangka
menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.
melakukan
pelayanan
dan
17
DAFTAR PUSTAKA Barry E. Cushing, Accounting Information Sistem and Businnes Organitation, (Philippines : Addison Werley Publising Company, 1974) Hal 8. Frederick H. WU, Accounting Information Sistem, Theory and Practice. (International Student Edition ; Tokyo : MC. Graw Hill Japan, 1984) Hal 65. Geogre M. Scott, Principles of Management Information Sistem (New York; Mc. Graw Hill, 1986) Hal 66. Gordon B. Travis, Management Information Sistem; Conceptual Foundation, Structures,and Development, (Internatinal Student Editions; Tokyo : MC. Graw Hill Kogakusa, 1974) Hal 5. Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur teori dan praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit AndiYogyakarta, Hal1. Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur teori dan praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit AndiYogyakarta, Hal2. Jhon Burch, Gary Grundnitski, OP Cit hal 37-40. Robert A Letch /K. Rescoe Davis, Accouting Information Sistem. (New Jersey : PrenticeH., 1983 J, Hal 6.
