SISTEM INFORMASI DATA KEPEGAWAIAN DAN KESISWAAN PADA SMA SWASTA HARAPAN 1 MEDAN TUGAS AKHIR JULIA MANDASARI A

25

SISTEM INFORMASI DATA KEPEGAWAIAN DAN KESISWAAN PADA SMA SWASTA HARAPAN 1 MEDAN

TUGAS AKHIR

JULIA MANDASARI A 062406086

PROGRAM STUDI D3 ILMU KOMPUTER DEPARTEMEN MATEMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2009

Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

26

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA KEPEGAWAIAN DAN KESISWAAN SMA SWASTA HARAPAN 1 MEDAN TUGAS AKHIR

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat dalam Menyelesaikan Pendidikan Program D3 Ilmu Komputer JULIA MANDASARI A 062406086

PROGRAM STUDI D3 ILMU KOMPUTER DEPARTEMEN MATEMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2009


27

PERSETUJUAN

Judul

Kategori Nama Nomor Induk Mahasiswa Program Studi Departemen Fakultas

: SISTEM INFORMASI DATA KEPEGAWAIAN DAN KESISWAAN SMA SWASTA HARAPAN 1 MEDAN : TUGAS AKHIR : JULIA MANDASARI AMBARITA : 062406086 : DIPLOMA (D3) ILMU KOMPUTER : MATEMATIKA : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Diluluskan di : Medan, Juni 2009

Diketahui/Disetujui Departemen Matematika FMIPA USU Ketua

Pembimbing I

Dr. Saib Suwilo, M.Sc NIP : 131796149

Drs. Marihat Situmorang, M.Kom Nip : 131859487


28

PERNYATAAN

SISTEM INFORMASI DATA KEPEGAWAIAN DAN KESISWAAN PADA SMA SWASTA HARAPAN 1 MEDAN

TUGAS AKHIR

Saya mengakui bahwa Tugas Akhir ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya.

Medan,

Juni 2009

Julia Mandasari A Nim : 062406086


29

Pelajarilah ilmu dengan mempelajarinya karena Allah adalah suatu takwa, menuntutnya adalah suatu ibadah, mengingatnya adalah suatu tasbih membahasnya adalah suatu jihad, mendengarkannya adalah suatu sedekah, dan menyebarkan kepada aslinya adalah suatu ibadah untuk mendekatkan diri kepada Allah SWT (HR. Ibnu Abdi Bar) Ya… Allah… Terimakasih atas segala yang engkau berikan kepadaku, keluargaku,dan sanak saudaraku Bimbinglah hidupku agar aku selalu dijalan Mu, jalan Ridhomu Sehingga aku menjadi anak yang berguna Bagi Agamaku, Keluargaku, dan Bangsaku Jauhkan aku dari segala murkamu Terimakasih atas segala yang Ayahanda dan ibunda berikan Segala do’a dan restu yang dipanjatkan ku jadikan penuntunku Segala kata bijak yang disungguhkan ku jadikan penganganku Kupersembahkan Tugas Akhir ini sebagai bukti tulus dan cinta Ananda dengan mengharap Ridha Dari Allah SWT Untuk : Ayahanda Amiruddin Ambarita, S.T Ibunda Siti Rajemah Sitepu Abangda Andika Mirza Ambarita, S.T Kakanda Dini MayaSari Ambarita Adik tersayang M. Oki Setiawan Ambarita Dan seseorang yang sangat menyentuh hatiku dan mengerti aku Atas nama cinta Julia Mandasari A


30

PENGHARGAAN

Puji dan syukur penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, kesehatan dan karunia –Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Dan tak lupa pula penulis haturkan Sahalawat beriring salam atas junjungan Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umatnya dari kegelapan ke tempat yang terang benderang. Adapun penyusun dan penulis Tugas Akhir ini digunakan sebagai satu diantara persyaratan bagi setiap mahasiswa dalam menyelesaikan Pendidikan Diploma III Jurusan Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam di Universitas Utara. Dalam penyusunan dan penulisan Tugas Akhir ini, penulis mendapatkan bimbingan, maka dalam kesemptan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih penulis yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Dr. Eddy Marlianto, M.Sc, selaku Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Drs. Saib Suwilo, M.Sc, selaku Ketua Departemen Matematika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Sumatera Utara. 3. Bapak Drs. Marihat Situmorang, M.Kom, selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah membantu dan memberikan pengaraan dalam penulisan Tugas Akhir ini. 4. Seluruh staf pengajar di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara khususnya Program Studi D3 Ilmu Komputer yang telah banyak memberikan ilmu selama perkuliahan. 5. Bapak Drs. H. Sofyan Alwi, M. Hum, selaku kepala sekolah SMA Swasta Harapan 1 Medan yang telah memberikan izin kepada penulis untuk mengadakan riset dan pengumpulan data. 6. Ayahanda Amiruddin Ambarita, S.T dan Ibunda Siti Rajemah Sitepu atas segala doa restu dan kasih sayang yang tak henti-hentinya dicurahkan kepada penulis menjadi dukungan yang sangat berarti. Tanpa kalian penulis bukanlah siapa-siapa. 7. Abangda tercinta Andika Mirza Ambarita, S.T terima kasih atas nasehat dan dukungan yang telah diberikan kepada penulis serta Kakanda Dini Mayasari Ambarita, Adik tersayang M.Oki Setiawan Ambarita dan Kemanakan M.Fariq Sihombing yang selalu membuat kacaw dan ramai saat penulis menyelesaikan tugas akhir ini. 8. Teman – teman satu perjuangan di KOM-B terima kasih atas persahabatan yang kita jalin selama ini. 9. Sahabat sejati yang selalu bersama menjalani perkuliahan mulai dari semester awal hingga akhir sekarang ini Dibya Wicitra, Ria Nita Hutabarat dan Surianto Sembiring. “I miss you friend “ 10. Special to “Someone” yang sangat berarti di hati penulis yang selalu menjadi Penyemangat, yang banyak memberikan dukungan dalam menyelesaikan Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

31

Tugas Akhir penulis, serta mendorong penulis untuk selalu berusaha dan berdoa dalam kesulitan membuat tugas akhir ini 11. Untuk Abang Pimpot yang membantu penulis dalam menyempurnakan tugas akhir ini. Dalam menyelesaikan Tugas akhir ini, penulis sudah berusaha untuk menulis dan menjelaskan isi laporan tugas akhir ini dengan sebaik-baiknya, namun penulis masih mengharapkan saran maupun masukan yang sifatnya membangun bagi kesempurnaan laporan ini. Akhir kata penulis banyak mengucapkan terima kasih dengan harapan semoga laporan ini bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca umumnya.

Medan, Penulis

2009

Julia Mandasari A Nim : 062406086


32

ABSTRAK

Kajian ini bertujuan untuk membangun suatu sistem informasi berdasarkan database manajemen sistem (DBMS). Sistem ini dikembangkan dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0. algoritma pengembangan sistem yang digunakan adalah flowchart. Sistem ini meliputi modul-modul masukan data berkaitan dengan data kepegawaian dan kesiswaan serta modul password. Objek utama sistem ini adalah untuk melihat arsitektur cara kerja sistem informasi tersebut agar kinerja pengolahan data dapat ditingkatkan sehingga mengefesienkan waktu.


33

DAFTAR ISI Halaman PERSETUJUAN PERNYATAAN PENGHARGAAN ABSTRAK DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR

ii iii iv vi vii ix x

Bab 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang 1.2 Identifikasi Masalah 1.3 Batasan Masalah 1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian 1.5 Metode Penelitian 1.6 Kegunaan Penelitian 1.7 Tinjauan Pustaka 1.8 Sistematika Penulisan

2 2 3 3 3 4 5 5 6

Bab 2 Landasan Teori 2.1 Komputer 2.2 Sistem 2.3 Informasi 2.3.1 Kualitas Informasi 2.3.2 Nilai Informasi 2.3.3 Siklus Informasi 2.4 Sistem Informasi 2.5 Data 2.6 Database 2.7 Pemrograman Visual Basic 2.7.1 Control Menu 2.7.2 Menu 2.7.3 Toolbar 2.7.4 Form Window 2.7.5 Toolbox 2.7.6 Project Explorer 2.7.7 Jendela Properties 2.7.8 From Layout Window 2.7.9 Jendela Code 2.8 Microsoft Acces XP 2.9 Crystal Report 7.0

8 8 10 11 12 12 13 13 14 14 14 15 16 16 17 17 18 19 20 21 21 22

Bab 3 Gambaran Umum Lembaga Pendidikan 3.1 Sejarah Singkat SMA Swasta Harapan 1 Medan 3.2 Uraian Tugas dan Fungsi Pengelola Sekolah

24 24 27


34

3.2.1 Kepala Sekolah 3.2.2 Wakil Kepala Sekolah 3.2.3 Guru 3.2.4 Wali Kelas 3.2.5 Ketua Musyawarah Guru Mata Pelajaran (MGMP) 3.2.6 Guru Bimbingan dan Konsling-Konsling 3.2.7 Koordinator Pengelolah Laboratorium Media Belajar 3.2.8 Pembina OSIS 3.2.9 Pembina Ekstrakurikuler 3.2.10 Petugas Piket 3.2.11 Tata Usaha 3.2.11.1 Pegawai Perlengkahapan/Barang 3.2.11.2 Bendaharawan Rutin 3.2.11.3 Administrasi Kepegawaian 3.3 Logo dan Maknanya 3.4 Visi, Misi, dan Tujuan SMA Swasta Harapan 1 Medan 3.4.1 Visi 3.4.2 Misi 3.4.3 Tujuan 3.5 Struktur Organisasi SMA Swasta Harapan 1 Medan

27 28 29 31 31 32 33 33 33 34 35 35 35 35 36 37 37 37 38 39

Bab 4 Perancangan Sistem 4.1 Sistem Yang Diusulkan 4.2 Struktur Database 4.3 Flowchart 4.3.1 Simbol-simbol Flowchart 4.3.2 Rancangan Program (Flowchart) 4.4 Spesifikasi Input 4.5 Spesifikasi Output

40 40 41 42 43 45 47 49

Bab 5 Implementasi Sistem 5.1 Defenisi Implementasi Sistem 5.2 Komponen Utama Dalam Implementasi Sistem 5.3 Tujuan Implementasi 5.4 Kelebihan dan Kekurangan Sistem 5.5 Pemeliharaan Sistem 5.6 Menu Aplikasi Pengolahan Data

51 51 51 52 53 53 54

Bab 6 Kesimpulan dan Saran 6.1 Kesimpulan 6.2 Saran

60 60 60

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN


35

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 4.1 Tabel Pegawai Tabel 4.2 Tabel Siswa Tabel 4.3 Simbol Penghubung Tabel 4.4 Simbol Proses Tabel 4.5 Simbol Input-Output

41 42 43 44 45


36

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Siklus Informasi Gambar 2.2 Toolbar Standart Visual Basic Gambar 2.3 Jendela Form Gambar 2.4 Toolbox Gambar 2.5 Jendela Project Explorer Gambar 2.6 Jendela Properties Gambar 2.7 From Layout Window Gambar 2.8 Jendela Code Gambar 2.9 Tampilan Awal Microsoft Access XP Gambar 2.10 Crystal Report Gambar 3.1 Logo Yayasan Pendidikan Harapan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Gambar 4.1 Tampilan Flowchart Modul 1 (Login) Gambar 4.2 Tampilan Flowchart Modul 2 Gambar 4.3 Tampilan Flowchart Menu Utama Gambar 4.4 Tampilan Flowchart Pegawai Gambar 4.5 Tampilan Flowchart Siswa Gambar 4.6 Input From Login Gambar 4.7 Input From Menu Utama Gambar 4.8 Input From Data Pegawai Gambar 4.9 Input From Data Siswa Gambar 4.10 Rancangan Laporan Pegawai Gambar 4.11 Rancangan Laporan Siswa Gambar 5.1 Tampilan Login Gambar 5.2 Tampilan Menu Utama Pegawai Gambar 5.3 Tampilan Input Data Pegawai Gambar 5.4 Tampilan Database Pegawai Gambar 5.5 Tampilan Report Pegawai Gambar 5.6 Tampilan Menu Utama Siswa Gambar 5.7 Tampilan Input Data Siswa Gambar 5.8 Tampilan Database Siswa Gambar 5.9 Tampilan Report Siswa Gambar 5.10 Tampilan About Me

13 16 17 18 19 20 20 21 22 23 36 39 45 45 46 46 47 47 48 48 49 50 50 54 55 55 56 56 57 57 58 58 59


37


38

Bab 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sejalan dengan perkembangan dan kemajuan teknologi sekarang ini sistem informasi yang baik dan akurat sangat mendukung dalam hal pengoperasian komputer untuk segala aspek kehidupan manusia. Dimana informasi tersebut merupakan hasil pengolahan data yang telah diperoses untuk dapat memberi pengertian.

Sistem informasi tidak saja meliputi perangkat lunak maupun keras tetapi juga melibatkan perubahan dalam pekerjaan, keterampilan, manajemen maupun organisasi. Salah satu contoh dari kemajuan teknologi tersebut adalah dengan diterapkan sistem komputerisasi yang memadukan dan didukung peralatan-peralatan komputer sebagai komponen utama dalam penawaran berbagai fasilitas, kemudahan pengolahan data. Hal ini terlihat dari pemasukan data, penghapusan data serta pencarian data yang lebih cepat dan mudah diselesaikan, sehingga memudahkan para pemimpin dan manajer dalam pencarian data menyampaikan data dengan lebih cepat dan lebih efisien, data merupakan bagian informasi perusahaan yang sangat penting. Dalam penyajian informasi, setiap instansi memiliki cara yang berbeda-beda, ada yang sudah menggunakan komputer dan ada juga yang masih menggunakan cara manual. Hal ini terjadi karena dalam menggunakan komputer membutuhkan dana yang mahal, selain Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

39

faktor tersebut brainware juga merupakan kendala serta kurangnya pengaruh eksternal yang masuk ke dalam instansi tersebut. Hal ini banyak sekali terjadi, bukan saja pada kota-kota besar tetapi pada daerah-daerah yang jauh dari ibukota. Lajunya dunia teknologi informasi, mengakibatkan sistem informasi yang lama menjadi tertinggal. Disini terlihat jelas bahwa permasalahan yang sering timbul adalah dalam hal penyajian sistem informasi Dengan kemajuan teknologi saat ini keterkaitannya dengan permasalahan yang tejadi, SMA Swasta Harapan 1 Medan dituntut untuk mengikuti perkembangan teknologi sehingga penyajian informasi mengenai data kepegawaian dan kesiswaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat. Adapun SMA Swasta Harapan 1 Medan masih menggunakan cara manual dalam cara sistem informasi data kepegawaian

dan kesiswaan. Oleh sebab itu, penulis memilih judul “SISTEM

INFORMASI DATA KEPEGAWAIAN DAN KESISWAAN PADA SMA SWASTA HARAPAN 1 MEDAN” sebagai judul Tugas Akhir.

Dalam pembuatan sistem informasi ini, penulis menggunakan Visual Basic sebagai penghantar pemrograman

1.2 Identifikasi Masalah

Pada umumnya setiap perusahaan atau instansi pemerintah khususnya SMA Swasta Harapan 1 Medan tidak akan terlepas dari masalah dalam aktivitasnya untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Adapun identifikasi masalah dari pembangunan sistem informasi ini adalah : Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

40

1. Bagaimana cara membangun sebuah sistem informasi yang bermanfaat? 2. Apakah sistem informasi yang dibangun akan memberikan manfaat bagi SMA Swasta Harapan 1 Medan pada khususnya dan masyarakat pada umumnya?

1.3 Batasan Masalah

Sehubungan dengan keterbatasan waktu, kemampuan penulis dan juga untuk menghindari kesimpangsiuran dalam penulisan tugas akhir serta sesuai dengan judul dan latar belakang masalah yang telah diuraikan, penulis membatasi ruang lingkup penelitian untuk penginputan data kepegawaian dan data kesiswaan

1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian

Adapun maksud dan tujuan dari mengadakan kegiatan penelitian adalah untuk merancang suatu sistem informasi data kepegawaian dan kesiswaan, yang mana dengan adanya rancangan sistem yang dibangun nantinya akan membantu pihak sekolah mempermudah pengolahan data dalam waktu yang relative lebih singkat dibandingkan dengan menggunakan sistem yang lama, serta untuk mengetahui bagaimana sistem penginputan data kepegawaian dan data kesiswaan pada SMA Swasta Harapan 1 Medan.

Sedangkan tujuan dari pelaksanaan penelitian ini adalah:

1. Menunjukan peran komputer dalam penyajian informasi khususnya dalam sistem penginputan data kepegawaian dan data kesiswaan pada SMU swasta Harapan 1 Medan Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

41

2. Menerapkan dan mengembangkan pengetahuan tentang pemrograman, khususnya menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 3. Meningkatkan,

mengembangkan

dan

menerapkan

kemampuan

dan

keterampilan serta menambah pengetahuan, wawasan dan pengalaman sebagai bekal memasuki lapangan pekerjaan sesuai dengan ilmu yang ditekuni.

1.5 Metode Penelitian

Dalam rangka pengumpulan data guna membantu penyelesaian tugas akhir ini, penulis menggunakan beberapa metode penelitian, antara lain:

1. Penelitian Lapangan Dengan metode ini, penulis secara langsung melakukan penelitian pada objek, untuk mendapatkan data penulis menempuh beberapa cara, yaitu: a. Observasi Penulis melakukan pengamatan langsung ke objek yang telah dipilih yang menyangkut pembahasan judul. b. Wawancara Yaitu dengan mengadakan tanya jawab dengan kepala sekolah SMA Swasta Harapan 1 Medan di jalan Imam Bonjol No.35 Medan. 2. Penelitian Pustaka (Library Research) Penulis menggunakan berbagai buku bacaan sebagai acuan untuk mengumpulkan data dalam mendukung penulisan Tugas Akhir.


42

1.6 Kegunaan Penelitian

Kegunaan penelitian ini bagi penulis adalah untuk menciptakan suatu sistem yang dapat mempermudah pengolahan data pada pihak yang bersangkutan itu sendiri hingga menjadi lebih cepat, akurat dan efisien.

1.7 Tinjauan Pustaka

Sebagai karya tulis yang ingin dinilai baik haruslah memiliki referensi yang cukup. Dalam pembuatan tugas akhir, penulis menggunakan 2 (dua) buku pokok yang menjadi bahan bacaan penulis, yaitu:

1. Harono, jogiyanto. 2002. Pengenalan Komputer: pemrograman, Sistem

dasar ilmu komputer,

Informasi dan Intelegensi buatan. Penerbit: ANDI

Yogyakarta. Penulis mengambil beberapa hal mengenai sistem informasi dari buku ini. 2. Halvorson, Michael. 2000. Step By Step, Microsoft Visual Basic 6.0 Propesional. Elex Media Komputindo: Jakarta. Dari buku ini penulis akan mengambil beberapa hal mengenai Visual Basic.

1.8 Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah penulisan Tugas Akhir, penulis membuat suatu sistematika penulisan terdiri dari:


43

Bab I

Pendahuluan

Dalam bab ini berisikan latar belakang, identivikasi masalah,

batasan

masalah, maksud dan tujuan penelitian, kegunaan penelitian, metode penelitian serta sistematika penulisan

Bab II

Tinjauan dan Teoritis

Bab ini berisikan tentang uraian dan penjelasan teori-teori singkat yang berhubunagan dengan judul dan Visual Basic

Bab III

Sekilas Tentang SMA Swasta Harapan 1 Medan

Pada bab ini menjelaskan sekilas tentang SMA Swasta Harapan 1 Medan

Bab IV

Perancangan Sistem

Bab ini berisikan uraian tentang perancangan program

Bab V

Implementasi Sistem

Dalam bab ini penulis menyajikan definisi implementasi sistem dan komponen utama implementasi sistem.

Bab VI

Kesimpulan dan Saran


44

Pada bab ini penulis menguraikan tentang kesimpulan yang diperoleh dan saran-saran yang berguna pembaca.


45

Bab 2

LANDASAN TEORI

2.1 Komputer

Istilah komputer mempunyai arti yang luas dan berbeda untuk orang yang berbeda. Istilah komputer (komputer) diambil dari bahasa latin yang berarti menghitung (to compute atau reckon).

Berikut ini diberikan beberapa definisi tentang komputer yang disajikan oleh beberapa buku komputer.

Menurut buku Computer Annual (Robert H. Bissmer) : Komputer adalah suatu alat elektronik yang mampu melakukan beberapa tugas sebagai berikut : Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

46

1. Menerima input 2. Memproses input tadi sesuai dengan programnya 3. Menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan

Menyediakan output dalam bentuk informasi (Hartono, Jogianto, Pengenalan Komputer hal : 1)

Menurut buku Computer Today (Donald H. Sanders) :

Komputer adalah mesin penghitung elektronik yang cepat menerima informasi input digital, memprosesnya sesuai dengan suatu program yang tersimpan di memorinya (stored program) dan menghasilkan output informasi. (Hartono, Jogianto, pengenalan Komputer hal : 1)

Menurut

buku Computer Organization (V.C.Hamacher, Z.G.Vranesic,

S.G.Zaky) :

Komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu langkah-langkah instruksi program yang tersimpan di memori (stored program). (Hartono, Jogiyanto, Pengenalan Komputer hal : 2)

Menurut buku Introduction To The Computer, The Tool Of Business (William M.Fuori) :


47

Komputer adalah suatu pemroses yang dapat melakukan perhitungan yang besar dan cepat, termasuk perhitungan arithmatika yang besar atau operasi logika, tanpa campur tangan dari manusia mengoperasikan selama pemrosesan. (Hartono, Jogianto, Pengenalan Komputer hal : 2)

Menurut buku Introduction To Computers (Gordong B. Davis) :

Komputer adalah tipe khusus alat penghitungan yang sifatnya pasti. (Hartono, Jogianto, Pengenalan Komputer hal : 2)

Dari beberapa defenisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa komputer adalah :

1. Alat elektronik 2. Dapat menerima input data 3. Dapat mengolah data 4. Dapat memberikan informasi 5. Menggunakan suatu program yang tersimpan di memori komputer (stored program) 6. Dapat menyimpan program dan hasil pengolahan 7. Bekerja secara otomatis

2.2 Sistem

Berikut adalah beberapa pengertian tentang sistem yang diperoleh dari berbagai sumber dan latar belakang pemikiran yang mungkin berbeda.


48

a. Dalam kamus Inggris-Indonesia nya John M. Echols dan Hassan Shadily. “sistem” diartikan sebagai susunan. Seperti misalnya terdapat dalam kata sistem syaraf berarti susunan syaraf, sistem jaringan berarti susunan jaringan dan lain sebagainya. b. Menurut M. J Alexander dalam buku Information Sistem Analysis : Theory an Application, sistem merupakan suatu group dari elemen-elemen baik yang berbentuk fisik maupun non-fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sebuah sistem. c. Dalam pengertian lain, “sistem” juga bisa diartikan sebagai “cara”. Seperti misalnya kita sering mendengar kata-kata seperti sistem pengamatan, sistem penilaian, sistem pengajaran, dan lain sebagainya. Istilah sistem juga banyak dipakai dan dihubungkan dengan kata-kata seperti pendidikan, sistem perangkat lunak, sistem transportasi dan lain sebagainya.

Dari sekian banyaknya arti dari kata sistem, kita akan mengambil pengertian bahwa sistem adalah suatu kesatuan utuh yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

2.3 Informasi

Infomasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi buruk. Keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya disebut dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

49

sistem akan menghindari proses entropy tersebut yang disebut dengan negative entropy atau negentropy. Apakah sebenarnya informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi suatu sistem?

Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengelolaan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimaan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (even) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

2.3.1 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal yaitu informasi baru :

a. Akurat Artinya, informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber

informasi

sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. b. Tepat pada waktunya Artinya, informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. c. Relevan Artinya, informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.


50

2.3.2 Nilai Informasi

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari 2 hal, yaitu :

a. Manfaat b. Biaya mendapatkannya

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang.

2.3.3 Siklus Informasi

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan infomasi. Siklus informasi atau siklus pengolahan data sebagai berikut:

Input

Proses

Output

(Data)

(Pengolahan Data)

(Informasi)

Gambar 2.1 Siklus Informasi

2.4 Sistem Informasi

Sistem informasi didefenisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

51

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Hartono, Jogiyanto, Analisis Disain, hal : 11).

Sistem informasi juga merupakan sekumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransportasikan data kedalam informasi yang berguna. Maka kesimpulannya sistem informasi mencakup sejumlah komponen (Manusia, Komputer, Teknologi Informasi, dan prosedur Kerja), ada suatu yang diproses (Data menjadi sebuah informasi) dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sarana atau tujuan.

2.5 Data

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut.

Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf-huruf atau alphabet, angka-angka, bentukbentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan sebagainya.

2.6 Database


52

Database adalah sekumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih tabel yang saling berhubungan. Fungsi dari suatu database adalah untuk menampung beberapa tabel atau Query yang digunakan sebagai sumber pengelolahan data.

2.7 Pemrograman Visual Basic

Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkup Microsoft Windows yang banyak digunakan saat ini. Karena Visual Basic merupakan bahasa pemrograman, maka di dalam berisi perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Tugas-tugas tersebut dapat dijalankan apabila respon dari pemakai. Respon tersebut dapat berupa kejadian/event tetentu misalnya memilih tombol, memilih menu dan sebaginya. Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic antara lain : 1. Untuk membuat program aplikasi berbasis Windows 2. Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti misalnya kontrol ActiveX, file help, aplikasi internet dan sebagainya. 3. Menguji program dan menghasilkan program akhir berakhiran EXE yang bersifat executable, atau langsung dapat dijalankan

2.7.1 Control Menu

Control Menu adalah menu yang digunakan terutama untuk memanipulasi jendela Visual Basic. Dari menu ini kita bisa mengubah ukuran, memindahkan atau menutup jendela Visual Basic atau jendela windows lainya.


53

Untuk mengaktifkan Control Menu ini , klik tombol mouse pada pojok kiri atas jendela. Berikutnya akan muncul menu Control Menu dimana kita bisa memilih salah satu dari perintah ini :

1. Restore

: mengubah ukuran jendela ke ukuran sebelumnya

2. Move

: untuk memindahkan letak jendela

3. Size

: untuk mengubah ukuran jendela

4. Minimize

: untuk meminimalkan ukuran jendela

5. Maximize

: untuk memaksimalkan ukuran jendela

6. Close

: untuk menutup jendela

2.7.2 Menu

Menu Visual Basic berisi semua perintah Visual Basic yang dapat kita pilih untuk melakukan tugas tertentu. Isi dari menu ini sebagian hampir sama dengan programprogram Windows pada umumnya. Untuk memilih menu, caranya juga sama dengan program Windows lainya :

a. Dengan mouse : Klik mouse pada menu dan submenu b. Dengan keyboard : 1. Tekan ALT dan karakter bergaris bawah untuk memilh menu, misalnya ALT+F untuk membuka menu File. 2. Beberapa perintah juga memiliki shortcut (tombol cepat), misalnya Ctrl+N untuk membuat projek baru dan sebaginya. Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

54

2.7.3 Toolbar

Toolbar adalah tombol-tombol yang mewakili suatu perintah tertentu dari Visual Basic. Setiap tombol tersebut dapat langsung diklik untuk melakukan perintah tertentu. Biasanya tombol-tombol ini merupakan perintah-perintah yang sering digunakan dan terdapat pada menu Visual Basic. Sebagai contoh, daripada memilih perintah Edit > Copy dari menu, kita langsung mengklik tombol Toolbar Copy .

Gambar 2.2 Toolbar Standar Visual Basic

2.7.4 From Window

From window atau jendela form adalah daerah kerja utama, dimana kita akan membuat program-program aplikasi Visual Basic. Pada form ini, kita akan meletakkan berbagi macam objek interaktif misalnya teks, gambar, tombol-tombol perintah, scollbar dan sebaginya. Jendela Form ini pada awalnya kelihatan kecil, tatapi ukurannya bisa berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan aplikasi kita.

Apikasi program kita dijalankan, semua yang terdapat di dalam Form akan ditampikan pada layar Window. Jendela Form inilah yang nantinya akan menjadi latar belakang dari aplikasi kita. Kita mulai bekerja jendela Form yang kosong, kemudian ditambah-tambahi dengan berbagai objek yang akhirnya akan membentuk Visual Basic yang lengkap. Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

55

Gambar 2.3 Jendela Form

2.7.5 Toolbox

Toolbox adalah sebuah “kotak peranti” yang mengandung semua objek atau kontrol yang dibutuhkan untuk membentuk suatu program aplikasi. Kontrol adalah objek yang akan menjadi interface (penghubung) antara program aplikasi dan usernya, dan kesemuanya harus diletakkan didalam jendela form di atas

Gambar 2.4 Toolbox Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

56

Apabila kita pertamakali menjalankan Visual Basic, maka Toolbox akan ditampilakan di sebelah kiri layar dan berisi objek-objek standar yang akan selalu muncul setiap kali kita menjalankan Visual basic. Objek (kontrol) ini terdapat pada semua versi dari Visual Basic 6.0. kita juga bisa menambahi objek pada Toolbox ini dengan memilih menu Project > Components. Jika kita menggunakan Visual Basic versi Professional Edition atau Enterprise Edition, ada beberapa objek lain yang bisa ditambahkan yang tidak terdapat pada Standart Edition.

2.7.6 Project Explorer

Jendela Project Explorer adalah jendela yang mengandung semua file di dalam aplikasi Visual Basic kita. Setiap aplikasi dalam Visual Basic disebut dengan istilah project (proyek) dan setiap proyek bisa mengandung lebih dari satu file. Pada project Explorer ditampilkan semua file yang terdapat pada aplikasi (proyek) kita, misalnya from modul, class, dan sebagainya.

Gambar 2.5 Jendela Project Explorer Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

57

2.7.7 Jendela Properties

Jendela Properties adalah jendela yang mengandung semua informasi mengenai objek yang terdapat pada aplikasi Visual Basic kita. Properti adalah sifat dari sebuah objek, misalnya seperti nama, warna, ukuran, posisi dan sebagainya. Setiap objek sebagian besar memiliki jenis properti yang sama, tetapi ada pula yang berbeda-beda.

Kita akan mengatur bentuk dan karakteristik dari setiap objek melalui jendela Properties. Di bagian paling atas dari jendela Properties ini terdapat kotak yang menunjukkan nama objek yang sedang aktif, sedang propertinya ditampilkan di bagian bawah dari jendela Properties tersebut.

Gambar 2.6 Jendela Properties

2.7.8 Form Layout Window Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

58

Form Layout Window adalah jendela yang menggambarkan posisi dari form yang ditampilakn pada layar monitor. Posisi form pada Form Layout Window inilah yang merupakan petunjuk dimana aplikasi kita akan ditampilkan pada layar monitor saat dijalankan nanti.

Gambar 2.7 Form Layout Window

2.7.9 Jendela Code

Jendela Code adalah salah satu jendela yang penting di dalam Visual Basic. Jendela ini berisi kode-kode program yang merupakan instruksi-instruksi untuk aplikasi Visual Basic kita. Setiap objek pada Visual Basic dapat kita tambahi dengan kodekode program untuk melakukan tugas-tugas tertentu, misalnya menutup aplikasi, membatalkan perintah dan sebagainya.


59

Gambar 2.8 Jendela Code

2.8 Microsoft Acces XP

Mengenal Microsoft Acces XP Microsoft Acces XP merupakan salah satu program yang mengatur data-data sehingga tersusun dengan baik dan benar atau dikenal dengan istilah Sistem Manajemen Database. Database adalah kumpulan data yang saling berhubungan (relasi).


60

Gambar 2.9 Tampilan Awal Microsoft Access XP

2.9 Crystal Report 8.5

Mengenal Crystal Report 8.5 Crystal Report adalah salah satu program tunggal yang telah terintegrasi dengan Microsoft Visual Basic. Sehingga dengan menggunakan Crystal Report ini, memungkinkan bagi seorang programmer menciptakan sebuah laporan yang lengkap, dengan memiliki laporan (Report) yang di design secara terpisah, dan pada akhirnya nanti hasil dari Crystal Report ini di aktifkan melalui Microsoft Visual Basic.

Gambar 2.10 Crystal Report


61


62

Bab 3


63

GAMBARAN UMUM LEMBAGA PENDIDIKAN

3.1 Sejarah Singkat SMA Swasta Harapan 1 Medan

Yayasan Pendidikan Harapan merupakan salah satu manifestasi dari kehendak masyarakat yang merasa tertinggal dalam bidang pendidikan baik karena penjajahan maupun akibat kurangnya pelatihan orde lama.

Dengan munculnya orde baru yang lahir tahun 1966, maka pendidikan ditempatkan pada posisi utama dalam proses pembangunan. Sejalan dengan itu beberapa tokoh masyarakat sumatera utara baik dari kalangan sipil maupun militer pada waktu itu merasa bahwa lembaga pendidikan yang ada selama ini di Sumatera Utara belum dapat menampung anak-anak sekolah apalagi sekolah yang bersifat umum namun bernafaskan Islam.

Pada tahun 1969 SMA Harapan didirikan dengan tujuan utama menampung lulusan SMP Harapan. Pada saat didirikannya itu, jumlah pelajar hanya sebanyak 31 orang dengan guru sebanyak 9 orang. Untuk memimpin sekolah tersebut diserahkan kepada Abdullah Siagian.

Ternyata Abdullah Siagian tidak mengecewakan kepercayaan yang diberikan kepadanya,

Ia yang telah bertugas di Yaspendhar sejak tahun 1967 itu berhasil

membawa anak didiknya dalam membina ilmu pengetahuan dengan diterimanya Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

64

sebagian lulusan SMA Harapan di perguruan tinggi negeri. Untuk meringankan tugas yang dibebankan kepadanya itu pengurus Yaspendhar mengangkat Drs. Mansyusyur Zainuddin sebagai wakil kepala sekolah Namun karena faktor usia, Abdullah Siagian (lahir 8-9-1913) ditarik dari jabatannya oleh pengurus Yaspendhar terhitung Agustus 1981 digantikan oleh M. Tanjung / Ketua Harian II sebagai Pks. Kepala SMA dan Drs. Mohd. Hady sebagai Wakil Kepala. Disamping itu dibentuk pula tim yang membantu penyelenggaraan pendidikan sehingga berjalan dengan baik dan lancar

Awal Januari 1972, pengurus mengalihkan kepemimpinan SMA ini kepada Munir Naamin, SH dengan wakilnya Drs. Mansyur Zainuddin sampai tahun 1973, Pada tahun 2004 pimpinan sekolah dipegang sementara oleh H.M. Tanjung.

Selanjudnya pada tahun 1975 diadakan perubahan formasi kembali dengan jabatan Kepala SMA Harapan dipegang oleh Drs. Mansyur Zainuddin dengan pembantu khusus I dan II masing-masing M. Hasan Harahap serta Hj. Siti Deliar

Juli 1985 kepemimpinan SMA diserahkan kepada Drs. Nasrun Mustafa sebagai Kepala Sekolah dengan menempatkan trio pembantu Kepala Sekolah masingmasing M. Hasan Harahap, Abdul Wahid dan M. Ruddin Harahap. Kemudian terhitung bulan September 1987 para wakil Kepala Sekolah ini dirubah menjadi M. Nasir Tomaisaq, Wahid Lubis dan Dra. Emmy Way sebagai PKS I, II dan III.

Pada tahun 1993 Drs. Nasrun Mustapha dimutasikan menjadi Koordinator Perpustakaan semua sekolah dan Perguruan Tinggi Yaspendhar sesuai dengan Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

65

keahlian yang dimilikinya. Ia digantikan oleh Drs. Amron A. Siregar sebagai pejabat sementara yang kemudian didefenitifkan setelah keluarnya SK Depdikbud pada tahun 1994 sebagai Kepala SMA Harapan. Para wakilnya juga diangkat tenaga-tenaga yang berpotensial masing-masing Drs. M. Nasir Tomaisaq, Agus Supriadi, SH serta Drs. Sofyan Alwi masing-masing sebagai Wakil Kepala I, II dan III.

Akhirnya Drs. Armon A. Siregar mengundurkan diri dari jabatannya sebagai Kepala SMA Harapan yang kemudian menyerahkan jabatannya pada tanggal 18 Agustus 1999 kepada Drs. Sofyan Alwi. Penggantian pimpinan ini disusul dengan perubahan pembantu-pembantu kepala sekolah masing-masing, Drs. Mujio, Agus Supriyadi, SH serta Drs. Hermanto.

Akhirnya dengan diangkatnya Drs. Mujio sebagai Kepala SMA Harapan 2 yang baru dibuka pada tahun 2004/2005 serta Drs. Hermanto mengundurkan diri, maka formasi wakil kepala I, II dan III di jabat oleh Drs. Anwar, Agus Supriadi, SH serta Drs. Eflin Nuriadin.

SMA Harapan tetap mempertahankan statusnya sebagai SMA dipersamakan sebagaimana tahun-tahun sebelumnya. Perkembangan siswa/i semakin lama semakin besar hingga mencapai 754 orang pelajar yang diasuh pada waktu ini dan waktu membina mereka diserahkan kepada 46 orang guru.

3.2 Uraian Tugas dan Fungsi Pengelolah Sekolah

3.2.1 Kepala Sekolah Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

66

Fungsi dan Tugas kepala Sekolah:

Kepala Sekolah berfungsi dan bertugas sebagai : Edukator dan Manager

a. Kepala Sekolah sebagai Edukator mempunyai tugas melaksanakan proses belajar-mengajar secara efektif dan efisien. b. Kepala Sekolah selaku Manager mempuyai tugas: 1. Menyusun perencanaan / program. 2. Mengorganisasikan kegiatan 3. Mengarahkan kegiatan 4. Mengkoordinasikan kegiatan 5. Melaksanakan pengawasan 6. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan 7. Menentukan kebijaksanaan 8. Memimpin rapat 9. Mengambil keputusan 10. Mengatur proses belajar mengajar 11. Mengatur administrasi a. Ketatausahaan b. Kesiswaan c. Ketenagaan d. Sarana dan Prasarana e. Keuangan (RAPBS) 12. Mengatur kegiatan OSIS 13. Mengatur kegiatan Extrakurikuler Julia Mandasari A. : Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Kesiswaan Pada Sma Swasta Harapan 1 Medan, 2009.

67

14. Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat dan instansi terkait

3.2.2 Wakil Kepala Sekolah

Fungsi dan Tugas Kepala Sekolah: Wakil Kepala Sekolah berfungsi dan bertugas sebagai : Administrator dan Supervisor dalam membantu Kepala Sekolah

a. Wakil Kepala Sekolah Selaku Administrator bertugas menyelenggarakan administrasi pada bidang

1. Perencanaan 2. Pengorganisasian 3. Pengarahan 4. Pengkoordinasian 5. Pengawasan 6. Kurikulum 7. Kesiswaan 8. Ketata usahaan 9. Ketenagaan 10. Kantor


68

11. Keuangan 12. Laboratorium 13. Ruang keterampilan/kesenian 14. Bimbingan dan Penyuluhan 15. UKS 16. OSIS 17. Aset/barang-barang 18. 5K b. Wakil Kepala Sekolah selaku Supervisor bertugas menyelenggarakan supervise dalam bidang: 1. Proses belajar mengajar 2. Kegiatan bimbingan 3. Kegiatan ekstrakurikuler 4. Kegiatan ketatausahaan 5. Kegiatan kerja sama dengan masyarakat dan instansi terkait 6. Sarana prasarana 7. Kegiatan OSIS 8. Kegiatan 6K


69

3.2.3 Guru

Fungsi dan Tugas Gutu antara lain:

Guru bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan proses belajar-mengajar secara efektif dan efisien tugas dan tanggung jawab guru meliputi:

a. Membuat program pengajaran 1. Analisa Materi Pengajaran 2. Program Tahunan / Semester 3. Pengembangan Silabus 4. Program Satuan 5. Program Rencana Pengajaran (RP) 6. Program Mingguan Guru 7. Lembar Kerja Siswa (LKS) b. Melaksanakan Kegiatan Pembelajaran c. Melaksanakan Kegiatan penilaian belajar, ulangan, harian, semester/tahunan d. Melaksanakan analisis hasil ulangan harian e. Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayangan mengisi daftar nilai siswa


70

f. Melaksanakan kegiatan membimbing guru dalam proses belajar-mengajar g. Membuat alat pelajaran/alat peraga h. Menciptakan karya seni i.

Mengikuti kegiatan pengembangan bidang pengajaran yang menjadi tanggung jawabnya

j.

Melaksanakan tugas tertentu di sekolah

k. Mengadakan pengembangan bidang pengajaran yang menjadi tanggung jawab l.

Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar masing-masing siswa

m. Meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran n. Mengatur kebersihan ruangan kelas dan ruangan praktikum o. Mengumpulkan dan menghitung angka kredit untuk kenaikan pangkatnya

3.2.4 Wali Kelas

Fungsi dan Tugas Wali Kelas

Wali Kelas membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a. Pengolahan kelas 1. Denah tempat duduk siswa 2. Daftar pelajaran kelas 3. Daftar piket kelas


71

4. Buku absen siswa 5. Buku kegiatan pembelajaran/buku kelas 6. Tata tertib kelas b. Penyelenggaraan administrasi c. Penyusunan / pembuatan statistik bulanan siswa d. Pengisian daftar kumpulan nilai siswa (ladger) e. Pembuatan catatan khusus tentang siswa f. Pencatatan mutasi siswa g. Pengisian laporan penilaian hasil belajar h. Pembagian buku hasil laporan penilaian hasil belajar

3.2.5 Ketua Musyawarah Guru Mata Pelajaran (MGMP) di Sekolah

Ketua MGMP di sekolah membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a. Penyusunan program dan pengembangan mata pelajaran sejenis b. Koordinasi penggunaan uang sarana c. Koordinasi kegiatan guru-guru mata pelajaran sejenis d. Pelaksanaan kegiatan membimbing guru dalam proses belajar mengajar


72

3.2.6 Guru Bimbingan dan Konsling-Konsling

Guru bimbingan dan konsling-konsling membantu kepala sekolah dalam kegiatankegiatan sebagai berikut:

a. Menyusun program pelaksanaan bimbingan dan konsling b. Melakukan koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah yang dihadapi oleh siswa tentang kesulitan belajar c. Memberikan layanan bimbingan kepada siswa agar lebih berprestasi dalam kegiatan belajar d. Memberikan saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan lapangan pekerjan yang sesuai e. Mengadakan penilaian pelaksanaan bimbingan dan konsling f. Menyusun statistik hasil penilaian bimbingan dan konsling g. Melaksanakan kegiatan analisis evaluasi belajar h. Menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut bimbingan dan konsling i.

Menyusun laporan pelaksanaan bimbingan dan konsling


73

3.2.7 Koordinator Pengelola Laboratorium/Ruang Media Belajar

Koordinator Pengelola membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a. Merencanakan pengadaan alat dan bahan laboratorium IPA, Bahasa, Komputer, dan Media Belajar b. Mengkoordinasikan jadwal dan tata tertib pendayagunaan / pemanfaatan laboratorium / ruang media belajar secara terpadu c. Menyusun dan mengkoordinasikan program tugas setiap penanggung jawab pengelola laboratorium dan media belajar d. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan laboratorium dan media belajar

3.2.8 Pembina OSIS

a. Melakukan pembinaan terhadap Organisasi Kesiswaan b. Mengkoordinir kegiatan-kegiatan OSIS c. Mengarahkan Organisasi Kesiswaan untuk dapat menunjang peningkatan kwalitas berorganisasi


74

3.2.9 Pembinaan Ekstrakurikuler

a. Melakukan pembinaan terhadap kegiatan Ekstrakulikuler b. Mengkoordinir kegiatan-kegiatan Ekstrakurikuler c. Mengarahkan kegiatan Ekstrakurikuler

Kegiatan itu antara lain:

1. Bintalis (Bimbingan Mental Ajaran Islam) a. Pelaksanaan Shalat Jumat dan Ceramah Keagamaan b. Pengumpulan Shadaqoh dan Infaq Jumat c. Melaksanakan Shalat Idul Adha d. Melaksanakan Kegiatan Selama Bulan Ramadhan e. Bakti Sosial 2. Palang Merah Remaja (PMR) 3. Pasukan Khas (Paskhas) / Paskibra 4. Kelompok Ilmiah Remaja 5. Majalah Dinding (Mading) 6. Olahraga / Kesenian


75

3.2.10 Petugas Piket

a. Hadir di tempat selambat-lambatnya pukul 07.00 Wib b. Mencatat kehadian guru yang bertugas c. Mencatat siswa yang terlambat dan menyerahkan kepada guru BP untuk memproses selanjutnya setelah diseleksi oleh guru piket d. Bila ada guru yang tidak hadir, guru piket berkewajiban mengawasi dan mengamankan kelas tersebut e. Melaksanakan pengawasan keliling baik di waktu belajar maupun waktu istirahat f. Mencatat dan mengawasi keluar masuk siswa g. Mencatat dan mengawasi keluar masuk tamu

3.2.11 Tata Usaha

3.2.11.1 Pegawai Perlengkapan / Barang

a. Menyusun administrasi perlengkapan sekolah b. Menginfentaris barang-barang yang tidak dapat dipakai c. Menerima, menyimpan dan mengeluarkan barang-barang impentaris sekolah d. Mengetik SK kenaikan berkala KP4 dan surat dinas


76

e. Mencatat dalam buku induk barang impentaris buku golongan barang f. Membuat daftar laporan triwulan mutasi barang dan daftar barang g. Rekapitulasi barang impentaris pertahun h. Menulis nomor dan kode pada setiap barang impentaris i.

Mengerjakan kartu impentaris ruang (KIR)

j.

Mengerjakan kartu stok barang

3.2.11.2 Bendaharawan Rutin

a. Menerima, menyimpan dan membayar serta membukukan uang rutin b. Membuat SPJ Rutin c. Membuat laporan keuangan d. Memberikan pertanggung jawaban kepada Kepala Sekolah

3.2.11.3 Administrasi Kepegawaian

a. Membuat dan menyimpan map berkas pegawai b. Membuat pembagian tugas tata usaha c. Membuat DAKL guru dan tata usaha d. Membuat daftar nama guru tetap e. Membuat daftar nama pegawai


77

f. Laporan bulanan dan tahunan g. Mengagendakan surat masuk dan keluar h. Mengisi buku klafer siswa i.

Mengisi buku induk siswa

j.

Mengisi data dan mutasi siswa

k. Membuat laporan keadaan murid

3.3 Logo dan Maknanya

Gambar 2.1 Logo Yayasan Pendidikan Harapan

1. Tulisan a. Iman, Ilmu, Amal, Motto YASPENDHAR yang bertujuan untuk membentuk manusia yang beriman, berilmu dan beramal


78

b. Yaspendhar 1967 Yaspendhar didirikan pada tahun 1967 tepatnya tanggal 4 Februari 1967 2. Kubah dan Menara Mesjid menyatu dengan bangunan sekolah : Pendidikan Agama dan Umum menyatu dalam satu wadah pendidikan di Yayasan Pendidikan Harapan 3. Bulan dan Bintang

:Tuhan YME adalah diatas segalanya

4. Padi dan Kapas

: Kemakmuran yang dicita-citakan

5. Lima sinar memancar

: Lima Rukun Islam / 5 Dasar Pancasila

6. Warna a. Merah

: Keberanian untuk Berjuang

b. Hijau

: Tenang dan Tentram dalam Lingkungan Sekolah

c. Putih

: Suci bersih dalam bekerja meraih tujuan

d. Hitam

: Teguh / Istiqamah dalam pendirian

7. Lingkaran Bulat

: Seluruh rangkuman Kekuasaan Ilahi

3.4 Visi, Misi, dan Tujuan SMA Swasta Harapan 1 Medan

3.4.1 Visi

Visi SMA Swasta Harapan 1 Medan

adalah Sebagai pusat pendidikan dan

pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di Sumatera Utara, yang mampu


79

menghasilkan generasi muda yang beriman, berilmu, dan beramal serta memiliki rasa kebangsaan Indonesia yang tinggi.

3.4.2 Misi

1. Menyiapkan generasi muda untuk menjadi manusia susila yang berkeTuhanan Yang Maha Esa, berilmu, serta mampunyai keinsyafan bertanggung jawab terhadap usaha mewujudkan sesuatu masyarakat sejahtera berdasarkan ajaran PANCASILA 2. Membantu Pemerintah dalam melaksankan / mempertinggi mutu pendidikan, pengajaran dan pengembangan ilmu pengetahuan di dalam usaha membentuk Indonesia seutuhnya

3.4.3 Tujuan

1. Membentuk manusia susila yang berke-Tuhan-an Yang Maha Esa serta mempunyai keinsyafan bertanggungjawab terhadap usaha mewujudkan suatu masyarakat sejahtera berdasarkan ajaran Pancasila. 2. Membantu pemerintah dalam melaksanakan / mempertinggi pendidikan, pengajaran dan penyebaran ilmu pengetahuan dikalangan anakdidik khususnya


80

dan masyarakat Indonesia umumnya menuju tertib masyarakat ber-Pancasila, segala sesuatu dalam arti kata seluas-luasnya.


81

3.5 STRUKTUR ORGANISASI SMA SWASTA HARAPAN 1 MEDAN KETUA YAYASAN

WAKIL KETUA YAYASAN

STAF YAYASAN

KEPALA SEKOLAH

SMA

PEGAWAI ADMINISTRASI

SMP

SD

TATA USAHA PKS I

PKS II

GURU

PKS III

PERLENGKAPAN

BENDAHARA

ADM

SISWA


82


83

Bab 4

PERANCANGAN SISTEM

4.1 Sistem yang Diusulkan

Proses pengolahan data kepegawaian dan kesiswaan yang dilakukan didalam proses sistem informasi yang baru ini tidak jauh berbeda dengan proses pengolahan data pada sistem yang sedang berjalan. Pada sistem informasi yang dirancang ini pekerjaannya dilakukan dengan menggunakan alat bantu komputer sebagai tempat penyimpanan data sekaligus pemrosesan pengolahan data yang mencakup penginputan data kepegawaian dan kesiswaan pada SMA Swasta Harapan 1 Medan.

Data kepegawaian dan kesiswaan dilakukan proses penyimpanan secara terkomputerisasi dengan aplikasi database berbasis windows, yang menggunakan bahasa pemrograman visual basic 6.0, data yang tersimpan didalamnya merupakan data kepegawaian dan kesiswaan pada SMA Swasta Harapan 1 medan.


84

4.2 Struktur Database

Struktur database adalah untuk menentukan file database yang digunakan seperti field, tipe data dan ukuran data. Sistem ini dirancang dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan dukungan oleh database. Desain dari sistem ini terdiri dari 2 tabel, namun 2 tabel tersebut tidak memiliki relasi dengan tabel yang lain. Adapaun rancangan database yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi ini adalah: 1. Tabel Pegawai Tabel ini digunakan untuk penginputan data pegawai. Berikut ini adalah field-field yang dibuat dalam tabel pegawai dibawah ini

Tabel 4.1 Tabel Pegawai

Field Name

Type

Size

Keterangan

Nama

Text

50

Nama Pegawai

Nip

Text

10

Nomor Induk Pegawai

TTL

Text

30

Tempat/Tanggal Lahir

Jenis_Kelamin

Text

1

Jenis Kelamin

Pendidikan

Text

2

Pendidikan Terakhir


85

Jurusan

Text

12

Jurusan/Bidang Studi

Tahun_Lulus

Date

4

Tahun Lulus

Tamatan

Date

9

Tamatan Pendidikan

Jabatan/Guru

Text

15

Jabatan Pegawai

Alamat

Text

50

Alamat Pegawai

Status

Text

3

Status Pegawai

2. Tabel Siswa Tabel ini digunakan untuk penginputan data siswa. Berikut adalah field-field yang dibuat dalam tabel siswa dibawah ini

Tabel 4.2 Data Siswa

Field Name Nama Nis Alamat Jenis_Kelamin Agama Jurusan/Kelas TTL Gol_Darah Hobi Asal_Sekolah Nama_Ayah

Type Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text

Size 50 4 50 1 10 10 20 2 20 30 20

Keterangan Nama Siswa Nis Siswa Alamat Siswa Jenis Kelamin Agama Jurusan / kelas Siswa Tempat/Tanggal Lahir Golongan Darah Hobi Tamatan SLTP Nama Ayah


86

Nama_Ibu Pekerjaan_Ayah Pekerjaan_Ibu

Text Text Text

20 15 15

Nama Ibu Pekerjaan Ayah Pekerjaan Ibu

4.3 Flowchart

Suatu program yang baik adalah program yang bebas dari kesalahan dan menyusun sistematis agar prosesnya terlaksana secara efisien. Untuk itu sebelum menyusun program harus difikirkan terlebih dahulu langkah penyelesaian masalah yang ada secara logis, sistematis, dan menggunakan metode untuk menggambarkan urutanurutan proses digunakan data flow diagram yang disebut flowchart.

Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma.

4.3.1 Simbol-simbol Flowchart

Flowchart disusun dengan simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat bantu menggambarkan proses didalam program. Simbol-simbol yang digunakan dapat menjadi 3 (Tiga) kelompok, yakni sebagai berikut :


87

1. Simbol Penghubung / Alur (Flow Direction Symbols) Simbol yang digunakan untuk menghubungkan antar simbol yang satu dengan simbol yang lain.

Tabel 4.3 Simbol Penghubung (Flow Direction Symbols) Simbol

Keterangan

Simbol arus / flow Untuk mengatakan jalannya arus suatu proses

Simbol Offline Connector Untuk menyatakan sambungan dari satu proses keproses lainnya dalam halaman/ lembar yang berbeda

2. Simbol Proses ( Procesing Symbols) Simbol yang mengajukan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses/ prosedur.


88

Tabel 4.4 Simbol Proses (Procesing Symbols) Simbol

Keterangan

Simbol yang akan menunjukan pengolahan yang dilakukan oleh computer

Simbol Decesion / Logika Untuk menunjukan suatu kondisi tertentu yang

akan

menghasilkan

dua

kemungkinan

jawaban iya/tidak

Simbol Terminal Untuk menyataan permulaan akhir suatu program


89

3. Simbol Input-Output ( Input-Output) Simbol yang menunjukan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input dan output. Tabel 4.5 Simbol Input-Output (Input-Output) Simbol

Keterangan

Simbol Input-Output Untuk menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya

4.3.2 Rancangan Program ( Flowchart )

Login

ya Input UN, Pass

Hak akses terbatas

Menu utama

Tidak Selesai

Anda tak terdaftar

Gambar 4.1 Tampilan Flowchart Modul 1 (Login)


90

Start

Tidak

Cari Dt base Data.mdb

Tutup Program

Ya Buka Koneksi

Gambar 4.2 Tampilan Flowchart Modul 2

Menu Utama

Ya Pegawai

A

Tidak Ya B

Siswa Tidak

Gambar 4.3 Tampilan Flowchart Menu Utama


91

A

Ya Input Data

Input Data Pegawai

Tidak Ya Laporan

Cetak Pegawai Tidak

Menu utama

Gambar 4.4 Tampilan Flowchart Pegawai

B

Ya Input Data

Input Data Siswa

Tidak Ya Laporan

Cetak Siswa Tidak

Menu utama

Gambar 4.5 Tampilan Flowchart Siswa


92

4.4 Spesifikasi Input Data yang menjadi dasar masukan / Input dalam sistem informasi data Kepegawaian dan Kesiswaan

4.4.1 Input From Login PERMINTAAN UNTUK MENGISI USER NAME DAN PASSWORD ANDA User Name Password

Login

Exit

Add

Gambar 4.6 Input From Login

4.4.2 Input From Menu Utama

**YAYASAN PENDIDIKAN SMU SWASTA HARAPAN 1 MEDAN** Pegawai

Siswa

Input data

Input data

laporan

laporan ABOUT ME

Jam/Hari/Tanggal

Ganti Warna Keluar

Login


93

Gambar 4.7 Input From Menu Utama

4.4.3 Input From Data Pegawai

Input Data Pegawai Nip

Tanggal :

Nama

Jam

:

Tempat/Tanggal Lahir

Hari

:

Jenis Kelamin Pendidikan Jurusan Alamat Telepon Status

Gambar 4.8 Input From Data Pegawai


94

4.4.4 Input From Data Siswa

Input Data Siswa Nis

Tanggal

Nama

Jam

Jenis Kelamin

Hari

Agama Asal Sekolah Tempat/Tanggal Lahir Golongan Darah Hobi Nama Bapak Nama Ibu Pekerjaan Bapak Pekerjaan Ibu

Gambar 4.9 Input From Data Siswa


95

4.4 Spesifikasi Output

Spesifikasi output merupakan hasil akhir dari program aplikasi data kepegawaian dan kesiswaan. Data yang telah dimasukan dapat dicetak langsung, adapun hasil akhir sistem informasi data kepegawaian dan kesiswaan antara lain

1. Laporan Pegawai

Gambar 4.10 Rancangan Laporan Pegawai


96

2. Laporan Siswa

Gambar 4.11 Rancangan Laporan Siswa


97


98

Bab 5

IMPLEMENTASI SISTEM

5.1 Definisi Implementasi Sistem

Impelmentasi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan, termasuk juga menulis kode program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi.

5.2 Komponen Utama Dalam Implementasi Sistem

Untuk mengolah data komputer haruslah mempunyai tiga komponen utama yaitu:

1. Hardware Hardware (perangkat keras) merupakan komponen fisik dalam rangkaian komputer, sedangkan sfesifikasi hardware yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:


99

a. Processor intel Pentium IV Hyper Thereading Technologies b. Harddisk kapasitas 5 Gb yang merupakan tempat penyimpanan data c. Printer untuk mencetak hasil 2. Software Software (perangkat lunak) merupakan instruksi program yang dapat digunakan dalam komputer dan memberikan fungsi serta menampilkan seperti yang diinginkan, software yang diperlukan untuk menjalankan perangkat keras untuk aplikasi pengolahan data kepegawaian dan kesiswaan yaitu: a. Windows XP b. Microsoft Visual Basic 6.0 c. Microsoft Access 2007 d. Crystal Report 8.5 3. Brainware Brainware yaitu orang yang memiliki, yang baik dan mengerti sistem operasi komputer untuk menjalankan program.

5.3 Tujuan Implementasi

Tujuan implementasi sistem adalah sebagai berikut:


100

1. Menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui. 2. Menulis, menguji dan mendokumentasikan program-program dan prosedurprosedur yang dilakukan oleh dokumen desain sistem yang disetujui. 3. Memastikan bahwa personil dapat menggunakan sistem baru yaitu dengan mempersiapkan pemakai dan melatih personil. 4. Memperhitungkan bahwa desain sistem memenuhi permintaan pemakai yaitu dengan menguji sistem secara keseluruhan. 5. Memastikan bahwa konversi ke sistem baru berjalan secara benar yaitu dengan merencanakan, mengontrol dan melakukan instansi sistem baru secara benar.

5.4 Kekurangan dan Kelebihan Sistem

1. Kekuranganan Sistem a. Informasi sistem belum bersifat network yang sangat dibutuhkan pada saat sekarang ini. b. Tidak dilengkapi dengan sistem Back-up data otomatis 2. Kelebihan Sistem a. Keamanan data-data lebih terjamin karena didukung dengan fasilitas penggunaan bertingkat b. Membantu dalam pencarian data Kepegawaian dan Kesiswaan secara cepat


101

5.5 Pemeliharaan Sistem

Berdasarkan penjelasan dari halaman sebelumnya, diperlukan pemeliharaan sistem tersebut dapat berjalan sebagaimana mestinya. Adapun tujuan dari pemeliharaan sistem ini adalah sebagai berikut:

1. Mencegah terjadinya kelainan sistem yang dapat mendatangkan masalahmasalah baru. 2. Menggantikan pemeliharaan sistem dengan survei sistem jika modifikasi yang diminta relatif besar.

5.6 Menu Aplikasi Pengolahan Data

Menu merupakan jalur pemakai (jalur interface) yang mudah dipahami dan digunakan dalam percakapan tersebut. Menu berisi beberapa pilihan yang disajikan kepada pemakai. User dapat memilih pilihan di menu dengan cara menggerakkan kursor. Struktur menu merupakan gambaran mengenai isi dari keseluruhan program yang dibuat. Struktur menu dari program aplikasi ini adalah sebagai berikut:


102

1. Tampilan Login

Gambar 5.1 Login

2. Tampilan Menu Utama Pegawai

Gambar 5.2 Tampilan Menu Utama Pegawai


103

3. Tampilan Input Data Pegawai

Gambar 5.3 Tampilan Input Data Pegawai

4. Tampilan Database Pegawai

Gambar 5.4 Tampilan Database Pegawai


104

5. Tampilan Report Pegawai

Gambar 5.5 Tampilan Report Pegawai

6. Tampilan Menu Utama Siswa

Gambar 5.6 Tampilan Menu Utama Siswa


105

7. Tampilan Input Data Siswa

Gambar 5.7 Tampilan Input Data Siswa

8. Tampilan Database Siswa

Gambar 5.8 Tampilan Database Siswa


106

9. Tampilan Report Siswa

Gambar 5.9 Tampilan Report Siswa 10. Tampilan About Me

Gambar 5.10 Tampilan About Me


107


108

Bab 6

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Dari hasil pembahasan Tugas Akhir tentang “SISTEM INFORMASI DATA KEPEGAWAIAN DAN KESISWAAN PADA SMA SWASTA HARAPAN 1 MEDAN”, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic dapat dirancang suatu Sistem Informasi tentang data kepegawaian dan kesiswaan pada SMA Swasta Harapan 1 Medan. 2. Dengan adanya Sistem Informasi yang telah dirancang dapat meminimumkan waktu dalam penginputan data kepegawaian dan kesiswaan.


109

6.2 Saran

1. Untuk mengembangkan lebih lanjut diharapkan agar ruang lingkup sistem informasi yang diciptakan lebih luas dalam memberikan informasi yang dibutuhkan. 2. Mengenalkan kepada pegawai sekolah bahwa dalam pengolahan data memiliki cara / sistem yang dapat mempermudah pihak sekolah 3. Memberikan pelatihan komputer kepada pegawai yang menagani tentang data kepegawaian dan kesiswaan agar data tersebut dapat dilengkapi dengan baik dalam waktu secepat mungkin.


110

DAFTAR PUSTAKA Bahara, Al Bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graham ilmu : Yogyakarta. Drs. Daryanto. 2003. Belajar Komputer Visual Basic.Yarma Widia: Malang. Hartono, Jogianto. 2002. Penggenalan Komputer: dasar ilmu computer, pemrograman system, system informasi dan intelegensi Buatan. Penerbit: Andi Yogyakarta. Halvorson, Michael. 2002. Microsoft Visual basic 6.0 Profesional, Step by Step. Elex Media Komputindo: Jakarta. Kusumo, Ario. 2001. Buku Latihan Microsoft Visual Basic 6.0.Elex Media Komputindo: Jakarta. Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi.Penerbit; Graha Ilmu.


SISTEM INFORMASI DATA KEPEGAWAIAN DAN KESISWAAN PADA SMA SWASTA HARAPAN 1 MEDAN TUGAS AKHIR JULIA MANDASARI A

Recommend Documents