SISLink 2011 Van administreren naar regisseren SISLink 2011 had het thema ‘Van administreren naar regisseren’. Het programma was als vanouds uitgebreid en afwisselend. Maar de ruim 350 aanwezigen konden ook rekenen op verrassende nieuwe elementen. Zo was er voor smartphonebezitters een SISLink-app en konden deelnemers tweeten naar #sislink11. Bijzonder was ook het feit dat het 25-jarig bestaan van ISIS werd gevierd en dat er tegelijkertijd afscheid van dit SIS werd genomen.
Jan Bogerd van Hogeschool Utrecht gaf tijdens de eerste plenaire sessie zijn visie op vernieuwing in onderwijslogistiek. Een nieuw concept is hard nodig betoogde hij. Processen zijn ontworpen op de klassieke voltijdstudent. Terwijl we nieuwe producten aanbieden en met een enorme diversiteit aan klanten te maken hebben. Richt je op je kerntaak en probeer niet langer voor je klanten te denken, maar laat ze meer zelf doen en kiezen, was zijn boodschap. Met ICT kun je volgens Bogerd pas iets doen als je weet wat de business nodig heeft aan ondersteuning. Met de constatering dat het
meestal oorverdovend stil blijft als je onderwijsinstellingen naar hun businessplan vraagt, zette hij de toehoorders aan het denken. Besparen in de Cloud Hans van Grieken van Capgemini presenteerde drie voorbeelden van bedrijven die om verschillende redenen zijn overgestapt op cloud computing. Ook voor de studentenadministratie ziet hij mogelijkheden in de ‘Cloud’, waaronder een grote kostenbesparing. “Het is een andere manier van ICT-gebruik. Je zet het aan en je zet het uit en betaalt alleen voor wat je werkelijk gebruikt.” Stemmen voor Studielink “Studielink begint gewoon te worden”, stelde Wouter de Haan, directeur van Studielink. ‘Het is tijd om na te denken over de verdere ontwikkeling.’ Willen we investeren in de afzonderlijke SISsen of in Studielink? Vier scenario’s legde hij aan het publiek voor. Van consolidatie tot het doorontwikkelen van Studielink tot een shared service centre. Met gekleurde kaartjes konden de deelnemers het scenario van hun keuze aangeven. Er werden vooral veel blauwe en gele kaarten omhoog gehouden. Deze stonden voor verder investeren in Studielink.
SISLink – dé jaarlijkse conferentie en ontmoetingsplaats van en voor het hoger onderwijs met de nieuwste ontwikkelingen rond studentenadministratie, Studielink, onderwijslogistiek en studentinformatiesystemen.
Langstuderen en Rode Loper Op vrijdagmorgen vertelde Henk Schmidt, rector van de Erasmus Universiteit Rotterdam over zijn aanpak om langstuderen te voorkomen. Studenten zijn ‘just in time managers’. Ze doen wat het meest dringend is en dat zijn dus niet tentamens die je eindeloos kunt herkansen. Beperk daarom de mogelijkheden om te herkansen en stel deadlines! Als laatste plenaire spreker bracht Johan Drost van Studielink de aanwezigen op de hoogte van het project Rode Loper. Dit heeft als doel de administratieve rompslomp voor de internationale student te verminderen. Een groot aantal hogescholen en universiteiten werkt actief mee in het project. Er wordt inmiddels gewerkt aan een prototype van het nieuwe inschrijfproces, dat binnenkort getoetst wordt onder internationale studenten.
Afsluiting Het programma van SISLink 2011 werd afgesloten met een verrassende slotakte. Gezelschap Opera della Casa illustreerde de stelling ‘Regisseren is dirigeren’ op een ludieke manier. Door de aanwezigen samen te laten zingen, zorgden zij dat de deelnemers op elkaar afstemden en als één geheel met dezelfde, gedeelde gevoelens de conferentie konden afsluiten.
“Wij gaan volgend jaar over op Osiris. Ik ben benieuwd naar de presentatie van Nijmegen, want zij zijn net overgestapt. Ik zit nog niet zo lang in deze functie en heb hier de mogelijkheid contacten op te doen. De mensen zijn erg open en delen makkelijk hun kennis en ervaringen. Je moet alleen even weten bij wie je moet zijn.” Jojanneke Hobert, NHTV internationaal hoger onderwijs Breda
Een greep uit de parallelsessies
Inschrijven op maat Rob van der Salm van Chronotech pleit in zijn presentatie voor een nieuwe benadering van de digitale inschrijfketen. Op maat en snel kunnen communiceren is een vereiste voor wie de student van morgen naar zich toe wil trekken. Moet je dan voor ieder type student een apart proces ontwerpen? Nee, maar geef de student wel het gevoel dat hij op maat bediend wordt. Dat kan met een flexibel inschrijfproces dat zich voortdurend aanpast aan de wensen van de gebruiker. Afhankelijk van gegevens die je invult, kiest het systeem een passende benadering en biedt het de juiste keuzemogelijkheden. Verder maakt Rob de vergelijking met gemeentes die steeds vaker kiezen voor ‘zaakgericht werken’. Dit principe past heel goed bij de nieuwe eisen die aan het inschrijfproces gesteld worden. Aan de voorkant wordt flexibel en via verschillende kanalen met de doelgroep gecommuniceerd. Alle informatie rond lopende verzoeken staat in een ‘zakenmagazijn’ en daarnaast is er een ‘gegevensmagazijn’. Dat is een elektronisch studentendossier waarin alle gegevens en documenten van de student zijn opgeslagen. Zo is voor alle betrokkenen direct te overzien welke verzoeken er lopen en wat de status daarvan is. Tegelijkertijd hebben zij altijd toegang tot de gegevens.
“De belangrijkste reden om hier te zijn? Dat is netwerken. Ik schrijf me altijd al in voordat het programma bekend is.”
Studielink maakt het makkelijker Eind 2011 krijgen de studentenpagina’s van Studielink een nieuw gezicht. Hierdoor zal het inschrijven eenvoudiger worden. De nieuwe FrontOffice moet vooral het aantal handelingen verminderen en het maken van fouten voorkomen. Changemanager Desirée Schipper van Studielink toonde de nieuwe lay-out van de schermen en vertelde over de nieuwe ‘flow’ van het inschrijven. De ‘mijnstudielink-pagina’ wordt het venster op alle belangrijke informatie voor de student. Hier vinden zij een to do-lijst, berichten en kunnen zij gegevens wijzigen of aanvullen. Minder invullen Bij deze vernieuwingen wordt samengewerkt met een werkgroep waarin ook studenten en scholieren een stem hebben. Verder is een deskundige ingehuurd op het vlak van ‘usability’. Uit onderzoek blijkt dat scholieren en studenten het veel werk vinden om alle gegevens in te vullen. Daarom zal een volgende stap zijn gegevens vooraf in te vullen voor de student door Studielink te koppelen aan de juiste gegevensbronnen. Hierdoor zal de student in de toekomst minder invullen en meer controleren.
Alles in één systeem Veel instellingen gebruiken meerdere systemen, stelt Mark Arts van Itelligence in zijn lezing. Eén voor de financiën, één voor buitenlandse studenten en weer iets anders voor huisvesting. In SAP Student Lifecycle Management kun je alles integreren. Door het systeem aan de achterkant goed in te richten krijgt de gebruiker aan de voorkant alleen de voor hem relevante zaken te zien. Hij kan dan bijvoorbeeld alleen maar registreren voor de vakken die hij ook daadwerkelijk mag volgen. De koppeling met het financiële proces geeft nieuwe mogelijkheden. Zo kun je als instelling consequenties van niet betalen aangeven. Dan kan iemand bijvoorbeeld niet afstuderen of wordt zijn bibliotheekpas geblokkeerd. Maar ook kun je de afstudeerregels invoeren, waardoor proactief studenten geselecteerd worden die kunnen afstuderen. Eén keer wijzigen Door vooraf veel vast te leggen, kan later veel tijd bespaard worden. Ook wordt informatie uit SLM gebruikt voor publicatie op de publieke website van de instelling. Denk aan de beschrijving van vakken. Groot voordeel is dat het doorvoeren van wijzigingen hierdoor maar op één plek nodig is. De VU maakt inmiddels gebruik van deze werkwijze. Moesten de studenten erg wennen aan SAP? “Dat viel mee”, vertelt Arts. “Het systeem is ontwikkeld voor de internetgeneratie. Die kijkt niet vreemd op van het feit dat je inschrijft voor een vak door dit aan je ‘shopping cart’ toe te voegen. De ondersteuning verliep via Twitter. Als iemand in een tweet schreef ‘ik kan niet inloggen’ werd daar direct op gereageerd. De huidige generatie zit niet te wachten op eerst een bevestiging van ontvangst per e-mail en twee dagen later een antwoord.”
De eerste dag werd afgesloten door cabaretière Sophie van Hoytema. Als afscheidsconsulent begeleidde zij de deelnemers bij het loslaten van ISIS waarbij uiteraard veel emoties loskwamen.
“Heb ik goed begrepen dat we nu afscheid nemen van ISIS omdat zij een SOA van Osiris heeft gekregen?”.”
Roosteren nieuwe stijl De Noordelijke Hogeschool Leeuwarden stapte over van decentraal naar centraal roosteren voor alle opleidingen. Michel Dijkstra vertelt over de ambitieuze plannen die de NHL op het gebied van roosteren heeft. Uitgangspunt daarbij is de behoefte van de student. Michel: ‘Nu wordt het onderwijs dat wij als school willen aanbieden ingepland. Waar wij naartoe gaan is dat studenten aangeven welk onderwijs zij willen volgen. En dat het rooster op basis daarvan wordt gemaakt.’ De eerste stappen in die richting zijn gezet. Uitdagingen zijn de afwisselende periode-indeling per opleiding, de verschillende onderwijsvormen en het gemeenschappelijk gebruik van zalen. Robert Jan Bulter van Scientia vertelt hoe Syllabus+ hierbij kan ondersteunen. De deelnemers van de goed bezochte sessie reageren positief, maar plaatsen ook kritische kanttekeningen. Hans Klein Brink van Hogeschool Utrecht: “Iedereen ziet meteen logistieke problemen. Maar het is natuurlijk heel interessant dat Leeuwarden dit aangaat. Het is goed om te proeven welke kant het opgaat in ons vak en alvast na te denken over hoe wij dit kunnen ondersteunen met de juiste systemen.”
“Het lijkt een detail, maar het is toch niet onbelangrijk. Na SISLink is de pennenvoorraad weer aangevuld en zonder gadgets mag ik overigens ook niet thuiskomen.”
Wetten, regelgeving en de praktijk Frits Dekker van Hanzehogeschool Groningen ging onder andere in op de laatste ontwikkelingen rond de wet versterking besturing, het woonlandbeginsel en langstudeerders. Hoe nieuwe regelgeving vaak knelt in de praktijk illustreerde hij met herkenbare voorbeelden. Algemene conclusie was dat een aantal regelingen behoorlijk vlot zijn ingevoerd. Het gevolg daarvan is dat in de praktijk veel vragen en problemen ontstaan. Beter zou het zijn als gebruikers al in een vroeg stadium bij de ontwikkeling van nieuwe regelgeving betrokken zouden worden. Beter doordachte en aan de praktijk getoetste regelgeving zal op minder weerstand stuiten en met minder vertraging kunnen worden ingevoerd. Frits sloot dan ook af met een passende uitspraak van Shakespeare: ‘te snel komt even laat aan als te traag’. Elly de Vries, Hogeschool Utrecht: “Ik ben net naar de sessie over de wet versterking besturing geweest en heb daar het laatste nieuws gehoord. Het is goed om te weten dat de maatregel rond het woonplaatsbeginsel wordt uitgesteld. Er schijnt een brief onderweg te zijn naar de instellingen. Ik klop straks meteen aan bij het college van bestuur om die brief op te vragen. Dan kunnen we direct gaan overleggen over hoe we dit gaan communiceren aan onze studenten.”
“U zult inmiddels wel SISLink zijn!” Tilly Talsma, operazangeres
Op donderdagavond was er ruimte voor ontspanning op diverse manieren.
“Tijdens de plenaire sessies laat ik me inspireren en informeren over nieuwe ontwikkelingen. In de parallelsessies is er ruimte om ervaringen te delen. Deze conferentie dwingt mij om tijd te besteden aan wat er allemaal gebeurt op ons vakgebied. Verder vind ik dat het elkaar ontmoeten in deze setting de samenwerking enorm ondersteunt. En samenwerken moeten we steeds meer” Kees Codée, Hogeschool Driestar Educatief
© SURFfoundation/Studielink, juni 2011 Tekst: Manintveld Tekst & Ontwerp Fotografie: Baldi Dekker
