Contracteren is regisseren De kunst van verkennen, verbinden en verankeren
Contracteren is regisseren De kunst van verkennen, verbinden en verankeren Om grootschalige (bouw)projecten tot ieders tevredenheid te voltooien, is samenwerken met andere partijen en uitbesteden van werkzaamheden pure noodzaak. ‘Ieder voor zich’ is in onze samenleving geen optie. Het vormgeven van die samenwerking en het selecteren van de juiste partner daarvoor is een opgave en tegelijk ook de kunst. De kunst die de contractmanager of -adviseur van Twynstra Gudde als geen ander verstaat. Zijn professionele inzet omvat het regisseren van het totale proces van aanbesteden, contractvorming en samenwerking, waarbij verkennen, verbinden en verankeren sleutelbegrippen zijn.
Verankeren Resultaten moeten verankerd worden, willen ze blijvend zijn. Niet alleen in contracten, maar ook in de organisatie, en vaak ook in de mentaliteit van de betrokken mensen. Met onze onderscheidende aan pak brengen wij het contracteringsvraagstuk tot een goed resultaat. Gedurende het hele contracterings proces zorgt de contractmanager of adviseur van Twynstra Gudde voor alle facetten van verankering ten behoeve van het project.
Verkennen Een samenwerking vindt altijd plaats binnen een bepaalde context. Die omvat onder meer de markt, de betrokken organisaties en de geldende randvoor waarden. En deze context is bij grote (bouw) projecten vaak complex en dynamisch. Twynstra Gudde verkent daarom die context grondig. We brengen de markt in kaart, zoeken naar een aanpak die bij organisaties past en kijken specifiek naar onderbelichte en onderscheidende aspecten. Zijn er verschillen van inzicht? Is er sprake van harde standpunten? Waar zitten de grootste risico’s? We verkennen daarnaast het benodigde team en de route die dat team naar de eindbestemming moet volgen. Het is deze grondige voorbereiding die de basis vormt voor het uit eindelijke succes.
Verbinden We streven ernaar om hechte verbindingen tot stand te brengen binnen organisaties en ons eigen team. Pas daarna verbinden we organisaties met andere partijen, zoals bijvoorbeeld een aannemer. Bij het smeden van verbindingen gaat het altijd om het vinden van de juiste partij en het juiste evenwicht tussen ieders behoeften en belangen. In essentie draait het om het creëren van relaties die écht werken. Dat houden we dan ook scherp in het oog. Bij het woord ‘contract’ denken veel mensen allereerst aan verplichtingen. Wij zien contracten als een manier om de samenwerking te formaliseren; het sluitstuk van een intensief traject. Als Twynstra Gudde verbinden we ons graag aan de opdrachtgever, de missie en natuurlijk het resultaat.
“We onderscheiden ons door onze integrale en
multidisciplinaire aanpak en voeren opdrachten
samen met de opdrachtgever uit.”
“Stevig onderhandelen om g onderhandelen te komen tot een om optimale te komenbalans tot een optimale balans tussentussen vrijheidvrijheid voor marktpartijen voor marktpartijen en voldoende en voldoende grip voor gripopdrachtgever.” voor opdrachtgever.”
Tweede Maasvlakte De aanbesteding van het project Maasvlakte 2 door
Dit project is uniek in zowel de omvang als de vereiste
De aanbesteding van het project Maasvlakte door Havenbedrijf Rotterdam vindt plaats terwijl2de goed
Dit project is uniek inDe omvang en watvergt betreft deinvestering kennis en capaciteit. totale aanleg een
Havenbedrijf Rotterdam de keuringsprocedures voorvindt PKB, plaats MER, terwijl vergunningen en
vereiste n capaciteit. De wordt totale aanleg vergt een van circakenni € 3 miljard. Hiervan in eerste instantie
goedkeuringsprocedures voor vergunningen bestemmingsplannen nog nietPKB, zijnMER, afgerond. Door de
investering vanaanbesteed circa € 3 mld. wordt circa circa 1 miljard en Nu slechts vier bedrijven kun
en bestemmingsplannen nogRaad niet van zijn State afgerond. negatieve uitspraak van de overDoor de PKB
1 miljard daarvan aanbesteed. Slechts vier bedrijven nen deze grote opdracht uitvoeren. Daarom kiezen de
de negatieve uitspraak van de Raad vanbesluit State over dreigde (opnieuw) vertraging. Daarom mendede
kunnen zo’n grote opdracht uitvoeren. Daarom de contractmanagers van Twynstra Gudde bij het kiezen opstellen
PKB dreigde (opnieuw) Daarom besluit men aanbesteding te startenvertraging. parallel aan de procedures voor
contractmanagers van Twynstra Gudde bijvooral het opstellen van de contractstukken voor maatwerk, bij het
de aanbesteding starten parallel aan deDat procedures vergunningen entebestemmingsplannen. is ongebrui
van de contractstukken maatwerk, vooral het Programma van Eisen envoor de Overeenkomst. De bij aannemers
voor vergunningen en bestemmingsplannen. Datkrijgt is kelijk maar biedt ook kansen. Twynstra Gudde de
Programma van Eisen en deom Overeenkomst. Deervaring aannemers krijgen maximale vrijheid hun kennis en te
ongebruikelijk maar biedt kansen. opdracht om dit proces in ook goede banenTwynstra te leiden Gudde en te
krijgen maximale vrijheiden om kennis en ervaringHet benutten in het ontwerp dehun uitvoerings methode.
krijgt dedat opdracht om ditvan proces in goede banen te leiden zorgen de belangen marktpartijen, de opdracht
te benutten in die hetvrijheid ontwerprespecteren, en de uitvoeringsmethode. contract moet maar wel voldoende
en te zorgen dat de belangen marktpartijen en gever en de publieke organenvan in evenwicht blijven.
Het contract moet diebevatten vrijheid respecteren, maar checks and balances om als opdrachtgever juiste
publieke organen in evenwicht blijven.
wel voldoende andMaatwerk balances bevatten om als nakoming af techecks dwingen. van de contractma opdrachtgever juiste Gudde, nakoming af te dwingen. Maatwerk nager van Twynstra waarbij technische experts, dus, waarbij technische experts, juristen juristen en financiële des kundigen samenen totfinanciële één integraal deskundigen samen tot één integraal product komen. product komen.
“Succesvol contracteren vereist ondernemerschap én kennis van de sector en de markt.”
BritNed BritNed Development Ltd is een Joint Venture van de
partners van de Joint Venture de contracteringsstrategie
Nederlandse en de Engelse beheerder van het elektriciteits
bepaald. Op basis hiervan wordt gekozen voor een EPC
transportnet en wil een hoogspanningsverbinding aan-
contract (Engineering, Procurement & Construct), dat
leggen tussen Nederland en Engeland. Twynstra Gudde
gebaseerd is op functionele eisen. Echt maatwerk dus.
krijgt de opdracht om de juiste leverancier(s) te contracte
Samen met de onderhandelaar aan Engelse kant leiden
ren voor de realisatie. De opdracht is complex, aangezien
de contractmanagers van Twynstra Gudde de onderhan
na de aanbesteding een positieve en solide businesscase
delingen. Aan de leverancierskant van de tafel zitten
gepresenteerd moet worden met een extreem lange
wereldspelers. Er worden duidelijke afspraken gemaakt
tijdhorizon. Dit is niet gemakkelijk, omdat de prijzen
over de technische oplossingen, verantwoordelijkheden
van de grondstoffen koper en lood ‘door het dak’ gaan en
en risico’s. Nauwe samenwerking met de directies van de
er krapte is op de leveranciersmarkt. Verder is een aantal
moederbedrijven is nodig om mandaat te verkrijgen en op
technische keuzes, zoals de capaciteit van de hoogspan
het juiste moment naar een hoger onderhandelingsniveau
ningskabels, bij de start van de aanbesteding nog niet
te kunnen schakelen.
gemaakt.
Gunstige businesscase Contracteringsstrategie
Het resultaat is dat een combinatie van leveranciers is
Door een benchmark met andere projecten, een risico-
gecontracteerd die een positieve en solide businesscase
analyse uit te voeren en diverse gesprekken met mogelijke
opleveren. Missie geslaagd.
leveranciers, wordt samen met de Engelse en Nederlandse
“Contracteren is niet het opstellen van een stuk papier met afspraken
waaronder handtekeningen worden gezet.
Het contract is het sluitstuk van een heel proces om te komen tot deze afspraken.” Van strategie tot realistie
Contractmanager leidt alles in goede banen Op een dag zijn ineens alle wegafzettingen verwijderd en de files verdwenen. De snelweg is klaar. Het heuglijke feit van de
Complexe projecten
Contractmanager als expeditieleider
officiële opening trekt de nodige media-aandacht. Kranten en televisie laten zien wat voor moois er allemaal tot stand is gebracht.
Wat er bij de aanleg van een snelweg allemaal komt
Aanbestedingsprocedures zijn al gauw een jungle voor wie
kijken, onttrekt zich aan de waarneming van de gemid
er niet in thuis is. En de voorbeelden van projecten waar
delde burger. Maar voor insiders is het echter zonneklaar:
het mis ging liggen dan ook, helaas, voor het oprapen. De
De aanloop naar de uitvoering en de realisering ervan zijn opeens geschiedenis. Onzichtbaar voor buitenstaanders blijft hoe het gehele contracteringsproces is opgestart en verlopen. Onzichtbaar blijft de complexiteit ervan. Wie een kijkje achter de bouwscher-
of je het nu hebt over de aanleg van wegen, spoorlijnen,
contractmanager van Twynstra Gudde zorgt ervoor dat het
men zou nemen, ziet daar de contractmanager of -adviseur aan het werk. Als regisseur heeft hij alles in goede banen geleid, van
havens of de bouw van energiecentrales,– het zijn
contracteringsproces zo soepel mogelijk verloopt. Hij is
strategie tot en met de uitvoering.
complexe projecten. In dit soort projecten zijn altijd
de expeditieleider die voor alle partijen de weg baant. Hij
Voor het smeden van slimme werkverbanden én creatieve
velerlei, vaak strijdige, belangen(organisaties) en partijen
verkent alle aspecten van het project, begeleidt de betrok
verbindingen tussen partijen heeft de contractmanager of
in het spel. Projecten moeten per definitie zo snel en zo
ken partijen bij het smeden van slimme allianties, voert
-adviseur van Twynstra Gudde de vereiste professionele
goedkoop mogelijk worden gerealiseerd, en dan ook nog
onderhandelingen, vergroot en bewaakt het onderlinge
competenties en vaardigheden in huis. De kunst van het
eens volgens de wettelijke regels. Alles onder de noemer
vertrouwen, let erop dat de neuzen steeds dezelfde kant op
contracteren is dat aan de juiste partij wordt gegund en zo
kwaliteit. Dat is de complexe klus!
staan en ziet erop toe dat het hele proces voldoet aan de
wel opdrachtgever als opdrachtnemer achter de gemaakte
randvoorwaarden (qua prijs, tijd en kwaliteit) zoals die zijn
keuzes staan. Respect hebben voor de uitslag van de gun
vastgelegd. Bovendien staat hij voor de duurzaamheid van
ning, voor de gemaakte afspraken en voor elkaar – om zo
de resultaten. Kortom: hij verkent, verbindt en verankert.
tot het beste projectresultaat te komen. Tussentijds houdt deze ‘regisseur samenwerken’ de vinger permanent aan de pols om de processen te bewaken en indien nodig tijdig bij te sturen.
“Een goed contract realiseer je nooit alleen.”
“Wij zorgen voor werkende contractuele relaties waarin de gerechtvaardigde
belangen van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer tot hun recht komen en dus leiden tot het beste projectresultaat.”
Integratie van processen
De menselijke kant van het verhaal
Een contractmanager is betrokken bij het hele traject.
De adviseurs en managers van Twynstra Gudde koppelen
Het stroomlijnen van alle processen is een belangrijk
hun inhoudelijke deskundigheid aan de opvatting dat het
punt op zijn agenda. Maatwerk is essentieel. Dat is
bij contractuele relaties en bij het proces van contracteren
bijvoorbeeld sterk zichtbaar bij het afsluiten van het
draait om het effectief samenwerken tussen mensen. Met
zogeheten DBFM-contract, dat zaken als Design, Build,
louter een goede aanbesteding en sluitend contract valt
Finance en Maintenance in één keer vastlegt en regelt.
dit niet te realiseren en zodoende staat in onze aanpak de
Op zich al een gigantische integratie van processen die
menselijke kant evenzeer centraal.
voorheen versnipperd bleven. DBFM-contracten zijn bijvoorbeeld afgesloten voor de bovenbouw van de HSL-
Wij hebben een groot inlevingsvermogen, we kunnen
Zuid en voor de ombouw van de N50 tot de autosnelweg
goed luisteren, vragen door en blijven in gesprek. Wij zijn
A59. De contractmanager of -adviseur neemt het opstellen
kritisch, energiek en stimulerend. We verbinden, dat wil
en afsluiten van een DBFM-contract op zich: als regisseur
zeggen: we wekken vertrouwen, wederzijds. En uiteraard
nodigt hij uit, hij onderhandelt, hij wikt en weegt én hakt
zijn we professionals die pas tevreden zijn als de klus tot
knopen door. Hij gaat voor de optimale match van partijen
ieders tevredenheid is geklaard.
en in het verlengde daarvan voor het optimale resultaat.
“Veel partijen zijn bij aanbestedingen krampachtig door hun angst voor
de strakke Europese regelgeving. Ten onrechte. Wij zijn ervan
overtuigd dat er voldoende ruimte is voor win/win-situaties, tenminste
als je bereid bent van de gebaande paden af te wijken.”
LINK: spelsimulatie con currentiegerichte dialoog Een spelsimulatie laat mensen stage lopen in de toekomst
Twynstra Gudde heeft LINK al vaak succesvol ingezet bij
en is een intensieve, snelle en krachtige manier van leren.
projecten in verschillende branches. Enkele voorbeelden:
Experimenteren met nieuw gedrag dat problemen kan op
-P SI Bouw in wisselende samenstelling met opdracht
leveren in de echte wereld, kan hierin zonder problemen.
gevers, aannemers en ingenieursbureaus - de RWS projectgroep van het project A2 Hooggelegen
In LINK doorlopen overheid en markt de procedure van
- de leveranciers en het projectteam van de aanbesteding
de concurrentiegerichte dialoog. Drie consortia strijden
van de kantoorautomatisering en rekencentra van RWS
om de gunning van een complex, infrastructureel project.
- de medewerkers van een groot energiebedrijf
Zij doorlopen gezamenlijk de stappen in het proces: van
- de RWS projectgroep A4 Steenbergen
advertentie, via dialoog tot gunning.
- de RWS projectgroep Maasvlakte – Vaanplein - de RWS projectgroep Lunetten – Veenendaal
In LINK ervaar je dat de dialoog niet vanzelfsprekend ont
- een aannemerscombinatie
staat. Het vraagt discipline, handigheid, flexibiliteit van
- de gemeentelijke projectgroep Stadsbrug Nijmegen
mensen. Opdrachtgever en opdrachtnemer ervaren in de spelsimulatie LINK gezamenlijk de worstelingen van een
Daarnaast is LINK een vast onderdeel van het opleidings
dialoog. Doorbreken van wantrouwen, elkaar op gedrag
programma ‘Baanbrekers in de Bouw’, dat door de TU
aanspreken, vragen om opheldering: het zijn de innova
Delft opgezet is.
tieve gedragskenmerken die opdrachtgever en opdracht nemer in de bouwsector kunnen oefenen in LINK.
“Een goed stel gemotiveerde mensen is dé voorwaarde
om onder hoge tijdsdruk en via een innovatieve aanbestedings
methode het gewenste resultaat te halen.”
Spoedaanpak De minister heeft 30 knelpunten in het wegennet vast
Het is continue schakelen: anticiperen op de volgende
gesteld die met spoed moeten worden aangepakt. Hij
fase van de aanbesteding in combinatie met de dynamiek
heeft daarbij toegezegd dat er 10 openstellingen vóór mei
van alle dag. Vandaag vormgeven van de komende in
2011 plaats zullen vinden. De krappe planning vraagt om
lichtingenfase en morgen in dialoog met een gegadigde.
een innovatief aanbestedingsproces met vervlechting van
Vandaag inhoudelijk aanscherpen van het aanbestedings
planproces en realisatie.
dossier en morgen gegadigden trainen hoe om te gaan met de EMVI criteria. Dit alles onder extreme tijdsdruk
Als eerste werd “pakket D” (SAGO), Amsterdam – ’t Gooi,
en in samenwerking met de overige pakketten. Een rol
aanbesteed. Aan Twynstra Gudde de eer dit in goede
geschreven op het lijf van een adviseur contractering van
banen te leiden.
Twynstra Gudde.
Analoog aan de “Best Value Procurement” vindt gunning plaats op basis van risico- en kansendossier, planning, ver keersmanagement, kwaliteit sleutelfiguren en prijs.
Twynstra Gudde
Tel 033 4677777
Secretariaat
Stationsplein 1
Fax 033 4677666
Contractering & Risicomanagement
3818 LE Amersfoort
[email protected]
Tel 033 4677691
Postbus 907
www.twynstragudde.nl
www.twynstragudde.nl / contractering
3800 AX Amersfoort
