De kunst van het contracteren
Stan van den Thillart 21 april 2011
Agenda • • • • •
Inleiding NS en NedTrain Inkoop Contracteren Contractmanagement
Opmerkingen/vragen: direct inbrengen de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
2
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
3
Wist je dat • 62% van de Nederlanders afgelopen jaar met de trein heeft gereisd • Die hebben bij elkaar 332 miljoen reizen gemaakt, 54% is vrouw en 46% is man • We 56 miljoen hits per jaar op www.ns.nl hebben • De NS 277 stations heeft • 75% van de Nederlanders binnen een straal van 5 km van het station woont • We elke dag 2,2 mio in- en uitstappers hebben • Het drukste station A’dam centraal is met 166.000 in- en uitstappers per dag • Het kleinste station Voorst-Empe is met 200 in- en uitstappers per dag • Het meest verkochte kaartje A’dam – Schiphol is, 1,5 mio per jaar • Onze klantenservice jaarlijks 1,6 mio klantcontacten heeft • Wij 2876 rijtuigen op de baan hebben • Wij 15,5 miljard reizigerskilometers per jaar hebben • De AH to go op Utrecht Centraal de hoogste omzet heeft per vierkante meter winkelruimte • Wij bijna net zoveel kilometers in het buitenland rijden als in Nederland de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
4
Beschikbaarheid rijtuigen 500
onttrokken aantal bakken
450 400 350 300 250 200
Doelstelling
150 100 50
ja n06 ap r06 ju l-0 6 ok t-0 6 ja n07 ap r07 ju l-0 7 ok t-0 7 ja n08 ap r08 ju l-0 8 ok t-0 8 ja n09 ap r09 ju l-0 9 ok t-0 9
0
maand-jaar
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
5
Iedere levensfase eigen aanpak
NSR park:
de kunst van het contracteren
Investeren
Garanderen
Uitfaseren
SLT VIRM DDZ
SGM ICM ICR DM’90
Mat’64 DDM-1
Stan van den Thillart
21 april 2011
6
Overheid
Consumenten
Vervoerder
Onderhoudsbedrijf Materieelbouwers & Leveranciers Leasebedrijven de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
7
Inkoop
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
8
Purchasing Governance Director Procurement Dutch Railways Assignment
e.g. : Energy ICT Maintenance
report
e.g. Interior brake systems
Commodity Team
Strategic purchasing
customer Supplier management
ST
Product specialist
de kunst van het contracteren
Tactical purchasing
ST
Segment Team
Segmentbuyer Stan van den Thillart
21 april 2011
9
NedTrain Inkoop organisatie Purchasing Director Program management
Control
Spares purchasing (Tilburg)
Project Purchasing (Haarlem)
Purchasing Professional Services (Utrecht)
Supplier Quality Assurance
20
10
15
4
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
10
NedTrain Spend Spend NedTrain 2010: € 258 million
7% 7%
11% Workshop Investments Rolling stock Spares & Projects Cleaning
19%
HR 39%
ICT Other
17%
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
11
Speerpunten NedTrain inkoop 1. Pakketbasis op orde · Leveranciersreductie – 20% · Contractdekking + 20% · CT/ST 2. Processen op orde · VIP18! (uniformiteit / factuurvermindering / inkopen met order) · Servicedesk Facilitaire Inkoop 3. Prijsreductie · Concurrentiestelling / Lage loon landen / · EU Aanbesteden 4. Leveranciersmanagement · Strategische Samenwerking · SQA de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
12
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
13
Onze uitdagingen • Aantal treinonderdelen leveranciers : 650 • EU aanbestedingsplichtig • Technical Lock-in situation (OEM’s)
• Obsolecence • Kleine batches, unieke producten
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
14
Vragen • • • • •
Hoeveel leveranciers hebben jullie? Hoeveel factureren zij jaarlijks? Welke aandeel is dat van de totale kosten? Met hoeveel heb je een contract? Is dat een contract van jullie of van de leverancier? • Wat maakt jullie inkoop uniek? de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
15
Filmpje http://www.youtube.com/watch?v=Nw_PyrsGHuY
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
16
Inkoopvolwassenheid Cumulatieve besparingen
Decentraal
Centraal
Functioneel
Cross Functioneel
Transactional Commerc. Purchasing Internal orientation orientation coordination integration
Serve the factory
Lowest price
Savings through synergy
TCO
External integration
Value chain integration Supply Chain Total Optimization Customer Satisfaction
Supplier Contracting Supplier Outsourcing base development management
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
17
Contracteren Wanneer sluit je wat voor contract af?
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
18
Kraljic Portfolio €
Hefboom
Strategisch
Routine
Knelpunt
Risico
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
19
Doel: Groei Middel: Leveranciers management
Grote financiële en/of business impact
Performance leveranciers
Strategische leveranciers
Beperkte financiële en/of business impact
Overige leveranciers
Ontwikkel leveranciers
Wel beïnvloedbaar
Niet beïnvloedbaar
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
Doel: Grip Middel: Contract management
21 april 2011
20
Soorten contracten • Inkooporder voor de eenmalige inkoop van diverse goederen of diensten. • Raamovereenkomst standaardgoederen of -diensten die regelmatig worden ingekocht en waarvan de details (prijs, kortingen) in een periode bekend zijn maar nog niet de details (afleverdata en te bestellen hoeveelheden bijvoorbeeld) van de uiteindelijke leveringen bekend zijn.
• Inkoopovereenkomst om afspraken te maken over specifieke voorwaarden (lever & betalingscondities, geschat afnamebedrag en looptijd van het contract) zonder de goederen en diensten te noemen die zullen worden afgenomen.
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
21
Contractinhoud • • • • • • • • • • •
betrokken partijen kernprestatie tarieven inclusief wijze van indexering servicelevels en kwaliteitsaspecten duur van de overeenkomst wijze van levering prestatiemeting (kwaliteit, servicelevels en kosten), met eventuele bonus/malus regelingen totstandkoming contractwijzigingen, inclusief bevoegdheden en verantwoordelijkheden van toepassing zijnde recht (bij voorkeur Nederlands Recht) contracteigenaar handtekeningen
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
22
Contractmanagement
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
23
Privé-contracten Weet u op dit moment hoeveel privécontracten u heeft? • 10 ? • 100 ? • Meer ?
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
24
Privé-contracten Werkgevers, Onderneming
Pensioenfondsen Overheid Banken
Persoonlijk Collectief
Pensioen lijfrentes
Persoon
Partner
Geldzaken
verzekeringen
diensten onderhoud
lidmaatschap abonnement
diensten verplichtingen
Banken
Verzekering maatschappijen
Service bedrijven
Stichtingen Instellingen
Overheid
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
25
Contracten Weet u op dit moment hoeveel contracten uw gemeente heeft ? • 100 ? • 1000 ? • Meer ?
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
26
Contracten
Heeft u overzicht over uw contracten en deze gestructureerd in beeld ?
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
27
Inzicht contractmanagement Business partners
Klanten Overeenkomsten met klanten
Overeenkomsten businesspartners
Customer Relation Management
Onderneming Inkoop
Overeenkomsten met leveranciers Leveranciers van huisvesting, inrichting
de kunst van het contracteren
Leveranciers Facilitaire zaken
Stan van den Thillart
Leveranciers HR: Personeel, Leaseauto’s, ..etc,
Leveranciers van ICTmiddelen
21 april 2011
28
Definitie contractmanagement het beheren van de verplichtingadministratie van alle termijnafspraken welk middels contract zijn vastgelegd met als doel risico’s te vermijden, kosten te bewaken en te reduceren, en een bijdrage te leveren aan het strategische beleid betreffende leveranciersmanagement.
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
29
Doelstelling contractmanagement Het waarborgen van naleving van gecontracteerde condities (wederzijds!) en het voorkomen van inkopen buiten contract om (lekkage). De inkoopstromen dienen zoveel mogelijk ondergebracht te zijn in contracten. de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
30
Waarom contractmanagement? • • • • •
Risico management Kostenbeheersing Wet- en regelgeving Toenemende mate complexiteit Meer uitbestedingen Gemiddeld 65% van de spend onder contract Gemiddeld 22% besparing op kosten Gemiddeld binnen 3 jaar weer op oude niveau bij uitblijven contractmanagement
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
31
Aspecten contractmanagement • Beheer (vastleggen, bewaken, muteren, betalen) • Bewaken en meten en vastleggen van leveranciersprestaties m.b.t. het contract (cyclisch). • Communicatie en informatievoorziening (bijv. van contractmanager naar leveranciersmanager) • Implementeren (operationaliseren) contract in organisatie • Beëindigen/verlengen contracten • Specificaties/SLA’s • Contractvorm, contractduur • Ontvangstproces (goederen maar ook mijlpalen bij project bijvoorbeeld)
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
32
Rollen en betrokken afdelingen • • • • • • • • •
Contracteigenaar Inkoop Juridische zaken Crediteurenadministratie Leveranciersmanager Directie Gebruikers Procurementboard Budgethouders
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
33
Rollen en betrokken afdelingen contracteigenaar • • • • • • • •
• • • •
Het Initiëren van het aangaan van een nieuw contract. Nb: initiatie kan ook door de directie of uit leveranciersrelatie- of ontwikkelplan voortkomen. Het initiëren van het beëindigen dan wel verlengen van het contract Het met de leveranciersmanager afstemmen van plannen m.b.t. het contract. Het i.o.m. de gebruikersorganisatie opstellen van SLA’s. Het (cyclisch) monitoren van de kosten en kwaliteit van het gecontracteerde Het evalueren of het gecontracteerde nog actueel is. De communicatie (taktisch-uitvoerend, operationeel-organisatorisch) met leverancier m.b.t. het contract Het voorzien van de benodigde informatie aan de leveranciersmanager (leveranciersbeoordeling m.b.t. het gecontracteerde) De communicatie richting gebruikers (promotie en implementatie van het contract) Het afstemmen met de afdeling Procurement Services van wijzigingen in het contract. Het signaleren van mogelijkheden tot verbeteringen (segment, dienstverlening, SLA’s) De contracteigenaar handelt binnen de kaders van het contract.
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
34
Rollen en betrokken afdelingen inkoop • • • • • • • • • • • •
bewaken van de continuïteit en kwaliteit t.a.v. de uitvoering van het inkoopproces, waar contractmanagement onderdeel van uitmaakt. Meet de resultaten (aantal contracten, percentage gecontracteerde inkoopstromen) Is bevoegd om contracten tot af te sluiten Registreert en beheert (muteren, verlengen, beëindigen) het contract in Oracle PO (op basis van informatie van contracteigenaar). Levert informatie m.b.t. het contract (vervaldatum & verbruik etc) aan contracteigenaar Begeleidt de contracteigenaar bij het tot stand komen van het contract (inkoopproces) Adviseert (i.s.m. JZ ) ten aanzien van het aangaan, wijzigen en beëindigen van contracten en de contractvorm Draagt zorg voor ondertekening conform tekenbevoegdhedenregeling, verzending en archivering van een kopie van het ondertekende exemplaar en distributie van het originele ondertekende exemplaar naar Juridische Zaken. Behandelt niet-matchende (prijs) facturen waaraan een raamcontract ten grondslag ligt. Geeft akkoord dan wel draagt zorg voor creditering of andere benodigde activiteiten (aanpassen prijzen in contract) Analyseert de spendgegevens op niet gecontracteerde uitgaven. Geeft advies aangaande potentiële synergievoordelen en andere optimalisatieslagen. Eigenaar van het inkoopproces, waar contractmanagement onderdeel van uitmaakt
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
35
Rollen en betrokken afdelingen inkoop • •
• •
Bewaakt het gevaar van juridische afbreukrisico’s Adviseert (i.s.m. inkoop) ten aanzien van het aangaan, wijzigen en beëindigen van contracten en de contractvorm Stelt juridische overeenkomst op, dan wel toetst juridische overeenkomst van de leverancier Archiveert het originele, ondertekende contract
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
36
Rollen en betrokken afdelingen crediteurenadministratie
• Draagt zorg voor het centraal ontvangen, controleren en invoeren van facturen die betrekking hebben op het contract. • Zorgt dat niet matchende facturen ter behandeling aan de gebruiker of de afdeling inkoop worden aangeleverd. • Draagt zorg voor de betaling. de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
37
Rollen en betrokken afdelingen leveranciersmanager • •
Coördineert de contacten met de leverancier Ontwikkelt en implementeert leveranciersrelatie- en leveranciersontwikkelingsplannen waarbinnen de contractmanagers opereren
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
38
Rollen en betrokken afdelingen directie
• Stelt de beleidskaders met betrekking tot contractmanagement vast • Is bevoegd om contracten boven een vastgesteld bedrag af te sluiten
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
39
Rollen en betrokken afdelingen gebruiker • • • •
Maakt gebruik van beschikbare contracten Maakt hierbij gebruik van hiervoor beschikbare (IT) middelen (I-procurement) Levert informatie m.b.t. (verbetering van) de kwaliteit van de dienstverlening/levering aan de contracteigenaar aan. Behandelt niet-matchende (aantal) facturen waaraan een raamcontract ten grondslag ligt. Geeft akkoord dan wel draagt zorg voor creditering of andere benodigde activiteiten
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
40
Rollen en betrokken afdelingen procurementboard •
Toetst het proces om tot contracteren of verlenging te komen aan het inkoopbeleid
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
41
Rollen en betrokken afdelingen budgethouders •
Conform de regeling tekenbevoegdheden heeft de budgethouder alleen interne bevoegdheden en is daarmee niet bevoegd inkoopcontracten af te sluiten en te ondertekenen.
•
De budgethouder is wel verantwoordelijk voor het accorderen van de kosten die hiermee direct ten laste van zijn of haar budget gaan.
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
42
Contractmanagement • Wie controleert of de schoonmaker zijn werk goed heeft gedaan? • Wie controleert of de planten op tijd water hebben gekregen • Wie controleert of het onderhoud aan de printer is uitgevoerd?
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
43
De kunst van het Einde contracteren
Stan van den Thillart 21 april 2011 de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
44
Inkoopproces Van inkoop tot betaling Aanvrager
Manager
Controller
1. Vul inkoopaanvraag in
2. Accordeer inkoopaanvraag
3. Check inkoopaanvraag en codeer
Inkoop
Leverancier
4. Voer in in Triton Distribution
5. Stuur inkoopopdracht naar leverancier
6. Lever opdracht
7. Stuur factuur
9. Bevestig prestatie
de kunst van het contracteren
Administratie
8. Distribueer factuur
11. Koppel factuur met inkoopopdracht
10. Accordeer factuur
Stan van den Thillart
21 april 2011
45
Stelling Inkoop is eigenaar van de contracten
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
46
Stelling Een wijziging in de inkoopvoorwaarden moet altijd goedgekeurd worden door Legal
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
47
Stelling Alleen Inkoop heeft een externe tekenbevoegdheid
de kunst van het contracteren
Stan van den Thillart
21 april 2011
48
