Selectie nieuwe beheerder De Weere - een zoektocht naar kwaliteit

Financiële commissie 28-2-2011

Selectie nieuwe beheerder De Weere - een zoektocht naar kwaliteit Inleiding In de algemene ledenvergadering van 5-1-2011 is besloten de dienstverlening van Kramer&Wiering / WBBS aan de Weere per 1 juli 2011 te beeindigen. Het ontslag van een beheerder is meestal een eenvoudige rechtshandeling die betrekkelijk snel kan worden afgewikkeld. Selecteren en aannemen van een nieuwe beheerder daarentegen is een wat gecompliceerder en tijdrovender proces. Men hoeft er uiteraard niet op te rekenen dat de ontslagen administrateur/bestuurder nog op zoek gaat naar een geschikte opvolger. Om uit de impasse te geraken moeten de eigenaars dus zelf het voortouw nemen bij het aantrekken van een nieuwe beheerder. Gelet op de minimaal benodigde tijd om de administratie van de Vve over te nemen, zal de benoemingsprocedure van de nieuwe beheerder uiterlijk 1 juni a.s. moeten zijn afgerond. Hierbij worden drie kandidaat-beheerders voorgesteld die bereid zijn administrateur/bestuurder van de Weere te worden. De gegevens omtrent de aanpak en te leveren diensten zijn gebaseerd op schriftelijke en mondelinge informatie die de kandidaat-beheerders hebben verstrekt. Alle drie de kandidaten bieden een compleet pakket Vve diensten aan en passen in het reeds getoonde programma van eisen (PVE). Het PVE moet gezien worden als een minimumpakket van functionele eisen waaraan een kandidaat-beheerder in ieder geval moet voldoen. Daarnaast is uiteraard van belang welke toegevoegde waarde een beheerder heeft te bieden t.a.v. de waardeontwikkeling van het betreffende vastgoedobject. Immers een appartementencomplex is niet alleen een woonobject, maar voor de eigenaars/bewoners meestal ook een investerings- en beleggingsobject. Minimaal gewenst is dat de investering, waaraan meestal langere tijd stevig betaald moet worden, niet alleen zijn waarde behoudt, maar op langere termijn ook nog een zeker rendement oplevert. Waardebehoud en rendement komen niet (meer) vanzelf, daaraan moet systematisch en met deskundigheid gewerkt worden. De toegevoegde waarde die een beheerder m.b.t. de waardeontwikkeling van een reeds langer bestaand vastgoedobject kan realiseren ligt in kwaliteitsbewaking en zonodig opwaardering en modernisering van het betreffende bouwwerk. Aan de basis van die inspanningen behoort een solide conditiemeting te liggen van gebouwen en installaties, bijvoorkeur volgens een gestandaardiseerde methode als NEN 2767. Conditiemeting begint met een systematisch beoordeling van alle onderdelen van het gebouwencomplex. De observaties bij deze nulmeting worden in kwaliteitsgradaties vastgelegd. Vervolgens wordt met de opdrachtgever, in dit geval de VVE, bepaald welk kwaliteisnivo per onderdeel gewenst en financieel haalbaar is. De werkzaamheden die nodig zijn om van het aangetroffen (gemeten) nivo naar het gewenste nivo te komen worden met de bijbehorende kostencalculaties opgenomen in het Meerjaren OnderhoudsPlan (MOP). Zo ontstaat dan een realistisch financieel meerjaren perspectief waarop gebudgetteerd kan worden. Om de drie tot vijf jaar moet de conditiemeting worden geactualiseerd. Naar gelang de financiële mogelijkheden, kan bij die gelegenheden eventueel gestreefd worden naar verdere kwaliteitsverhoging. Door de gedocumenteerde en transparante conditiemetingsmethode weten huidige en toekomstige eigenaars niet alleen vrij nauwkeurig waar ze met het gebouw aan toe zijn, maar ook precies wat ze krijgen voor hun jaarlijkse onderhoudsbijdrage. Tevens wordt hierdoor de verkoopbaarheid van de appartementen bevorderd, daar kopers en makelaars in toenemende zekerheid verlangen omtrent de staat van onderhoud en de toekomstige onderhoudslasten van het vastgoedobject. De voor te stellen kandidaat-beheerders lijken alle in staat het Weere-complex te begeleiden naar een gewenst en beter kwaliteitsnivo.

1


Voorstelling van de kandidaten Bij de kandidaat-beheerders gaat het in concreto om de volgende bedrijven:

- VVE Management Noord Holland uit Heerhugowaard, als Vve beheerder actief in Noord Holland; - VVE Beheer uit Rijswijk, werkzaam in het gehele land, de grootste Vve beheerder van Nederland; - Noord Holland Vastgoed Beheer uit Limmen, een nog jonge Vve beheerder, actief in Noord Holland. VVE Management Noord Holland uit Heerhugowaard is voortgekomen uit Van der Borden makelaardij, bekend in Alkmaar en omgeving, een bedrijf dat zich op zeker moment is gaan toeleggen op het ontwikkelen van Vve diensten. Vanwege de sterke groei is de afdeling Vve-diensten verzelfstandigd in een BV die zich uitsluitend bezighoudt met Vve beheer. De huidige directeur is tien jaar actief in het Vve beheer, in die tien jaar groeide het bedrijf van 64 naar 155 Vve’s in portefeuille. VVE Management NH heeft voor alle gebruikelijke Vve diensten eigen mensen in huis. In totaal plusminus tien werknemers, waaronder drie accountmanagers die ieder verantwoordelijk zijn voor een aantal Vve’s. Vriendelijke benadering met een hedendaagse commerciële inslag, aanpak en dienstverlening maken een serieuze indruk. Kosten administrateur/bestuurder + beheerpakket per jaar € 28.263,Extra kosten voor verwerking stookkosten per jaar 113 x € 30,- = € 3.390,Totaal per jaar € 31.653,- incl. BTW

VVE Beheer uit Rijswijk bestaat al meer dan vijfentwintig jaar en heeft zich ontwikkeld tot een landelijk werkende Vve beheerder met meer dan 1000 Vve’s onder contract. De organisatie bestaat uit 55 medewerkers, waaronder 13 Vve managers (accountmanagers) die ieder verantwoordelijk zijn voor een aantal Vve’s. VVE Beheer beschikt over een financiële servicedesk voor betalingsaangelegenheden en een servicedesk klachtenonderhoud voor klachten en problemen m.b.t. gebouwen en installaties. Achter deze servicedesks bevinden zich de (financiële) administratie, de schadeafdeling verzekeringen en de afdeling bouwkundig beheer. VVE Beheer werkt met het zelf ontwikkelde computerprogramma VVE 2100 waarmee alle Vve diensten van het bedrijf procesmatig worden ondersteund. Makkelijk toegangkelijke en soepel rollende organisatie die het gevoel geeft dat men alles onder controle heeft en opgewassen is tegen alle mogelijke problemen. VVE Beheer is een gecertificeerde beheerder; jaarlijks wordt de kwaliteit van de bedrijfsprocessen gecontroleerd door het branche certificatieburo SWK. Kosten administrateur/bestuurder + beheerpakket per jaar € 20.800,Kantoorkosten per jaar plusminus € 300,Extra kosten voor verwerking stookkosten per jaar 113 x € 10,- = € 1.130,Totaal € 22.230,- incl. BTW Eventueel gewenste bouwkundige inspectie en controle op locatie wordt door VVE Beheer uitbesteed aan een bouwkundig buro. Desgewenst kan de VVE hier zelf een voorkeur laten gelden. De kosten van deze ondersteuning hangen af van de verrichte werkzaamheden en worden apart berekend.

2


Noord Holland Vastgoed Beheer uit Limmen is een jong bedrijf dat is opgericht door twee ondernemers die als directeur-eigenaar in het bedrijf werkzaam zijn. De ene heeft de supervisie over de administratieve activiteiten de andere, een ingenieur civiele technieken, over de activiteiten m.b.t. het bouwkundig beheer. In enige jaren tijds heeft men een portefeuille met 30 Vve’s weten op te bouwen. Uiteraard streeft men naar verdere groei. Oorspronkelijk was het bedrijf gevestigd in Heemskerk, anderhalf jaar geleden is men verhuisd naar een aangekocht bedrijfspand in Limmen. NHVB kan beschikken over een tiental medewerkers die alle gebruikelijke Vve activiteiten afdekken. Ook hier werkt men met contactpersonen die ieder verantwoordelijk zijn voor een aantal Vve’s. T.b.v. een grotere efficiency werkt NHVB met het computerprogramma VVE Totaal. M.b.v. dit progamma worden o.a. documenten (notulen, besluiten en actielijsten, kostenoverzichten etc.) per VVE op gereserveerde internetpagina’s geplaatst. Door invoeren van een gebruikersnaam en wachtwoord krijgen eigenaars op ieder gewenst moment toegang tot de gearchiveerde stukken van hun eigen VVE. Voorts is er de mogelijkheid tot het doen van interne Vve mededelingen via een prikbord. Website, documentatie, getoonde stukken en direct mondeling contact geven de indruk dat we te doen hebben met een normbewust en flink aan de weg timmerend bedrijf. Kosten administrateur/bestuurder + beheerpakket per jaar € 29.289,Geen extra kosten voor verwerking en afrekening stookkosten. Totaal per jaar € 29.289,- incl. BTW

3


Invulling en condities dienstenpakket, overeenkomsten en verschillen tussen kandidaat-beheerders a.Registratie eigenaars en huurders. Inrichten eigenaarsregister en registratie van huurders. Kosten van in- respectievelijk uitschrijven van eigenaars komen ten laste van de desbetreffende eigenaars. Geen wezenlijke verschillen tussen de kandidaten. b. Inning servicekosten en voorschotten stookkosten. Bij inning en afrekening van servicekosten en voorschotten stookkosten, bewaking debiteuren en aanmaning wanbetalers geen wezenlijke verschillen in afhandeling. Allen werken met automatische incasso. Voor de inning van voorschotten- en afrekening stookkosten berekent VVE Management NH € 30,- en VVE Beheer € 10,- per appartement per jaar naast de reguliere beheerkosten. NHVB rekent hiervoor geen extra-kosten. c. Klachten en vragen over betalingen en afrekeningen. Telefonisch of per e-mail kunnen klachten worden gemeld of vragen worden gesteld. Geen wezenlijke verschillen tussen de kandidaten. d. Administratieve opdrachten aan dienstverleners, controle en betaling crediteuren. Allen werken met een opdrachtbonnensysteem en controleren systematisch de facturen van de crediteuren. e. Beheer liquide middelen VVE. Beheer liquide middelen d.m.v. twee bankrekeningen op naam gesteld van de VVE; een betaalrekening en een parkeer- of spaarrekening. Geen wezenlijke verschillen. f. Verzekeringen en behandelen schadegevallen. Afsluiten en wijzigen van noodzakelijke en/ of door algemene ledenvergadering gewenste verzekeringen. Begeleiding en afwikkeling van schadegevallen. VVE Management NH rekent voor behandeling van schadegevallen boven € 5000,- een afzonderlijke vergoeding op basis van uurtarief. VVE beheer kan voor schadegevallen boven € 20.000,- eventueel 4-10% begeleidingskosten in rekening brengen. NHVB berekent geen extra kosten voor het afhandelen van schadegevallen. g. Contracten met onderhouds- en schoonmaakbedrijven e.d. Afsluiten en wijzigen van servicecontracten ten name van VVE met onderhouds- en schoonmaakbedrijven (na budgettaire acceptatie algemene ledenvergadering). Geen verschillen. h. Verzorgen correspondentie Vve Afwikkelen correspondentie met eigenaars/bewoners en externe instanties binnen het normale functioneringskader van de VVE. VVE Beheer brengt alle t.b.v. de VVE gemaakte portikosten in rekening bij de VVE. i. Jaarlijkse begroting en vorming financiële reserves. Vaste jaarlijkse posten in begroting zoveel mogelijk gebaseerd op actuele kosten of historische kostenontwikkeling. Naast de opbouw van een minimaal verplichte reserve zijn de in het meerjarenonderhoudsplan opgevoerde kosten grotendeels bepalend voor de omvang van de jaarlijkse reserveringen in de begroting. De ouderdom van het appartementencomplex, de staat van onderhoud en eventuele vernieuwingswensen zijn hierbij dominante factoren. Vaststelling en afrekening servicekosten op basis van de akte van splitsing. Behandeling begroting jaarlijks in algemene ledenvergadering. In het algemeen weinig verschil in opvattingen hierover . j. Jaarrekening en afrekening servicekosten/stookkosten. Alle relevante financiële jaarstukken worden met vaste regelmaat aan de eigenaars verstrekt. Ieder jaar behandeling financiële stukken in algemene ledenvergadering. Financiëlecommissie wordt t.b.v. behandeling jaarstukken en controle boekhouding op tijd door beheerder 4


ingeschakeld, heeft daarbij gelegenheid financële gegevens met beheerder te bespreken. Geen wezenlijke verschillen in benadering en afhandeling. k. Tusentijdse financiële rapportages Op verzoek is het verstrekken van kwartaal of halfjaarlijkse cijfers mogelijk. Geen wezenlijke verschillen. l. Regie, begeleiding en besluitvorming algemene ledenvergaderingen. De verantwoordelijke accountmanager (VVE manager) initieert en organiseert de jaarlijkse vaste algemene ledenvergaderingen. Hij/zij neemt zelf aan de vergadering deel, regelt de uitvoering van de genomen besluiten en zorgt voor de verdere afwikkeling van de vergadering. Vergaderstukken worden meegezonden met uitnodiging en agenda die twee weken voor de vergadering aan de eigenaars worden verzonden. T.b.v. de besluitvorming m.b.t. verzekeringsovereenkomsten, servicecontracten en groot onderhoudprojecten worden de voorgenomen besluiten schriftelijk met inhoudelijke omschrijving, geoffreerde kosten, alternatieven en advies aan de eigenaars voorgelegd. De notulen van de vergadering plus besluitenlijst plus actielijst zijn binnen twee weken beschikbaar voor de eigenaars. Tot zover geen wezenlijke verschillen tussen de kandidaat-beheerders. Wordt de vergadering buiten werktijd (’s avonds) gehouden dan berekent VVE Management NH hiervoor een toeslag van € 200,-. VVE Beheer en VVE Management NH gaan er van uit dat een enkele goed voorbereide algemene ledenvergadering per jaar voldoende is om alle gebruikelijke Vve besluiten te nemen. Het alleen maar communiceren van allerlei kwesties kan vanzelfsprekend ook buiten de vergadering plaatsvinden. Bij VVE Beheer en VVE Management NH zijn meerdere vergaderingen per jaar begeleidt door de accountmanager desgewenst mogelijk, maar deze buitengewone dienstverlening laten deze beheerders zich dan wel extra betalen. Bij Noord Holland Vastgoed Beheer zijn maximaal twee algemene ledenvergaderingen per jaar begeleidt door de accountmanager inbegrepen in de standaardpakketprijs. Eventuele extra vergaderingen zijn bij NHVB mogelijk, maar moeten wel apart betaald worden. m. Archivering Vve documenten. Vergaderstukken, notulen, besluiten- en actielijsten , financiële stukken, correspondenties etc. worden door alle beheerders elektronisch gearchiveerd. VVE Management NH verstrekt op aanvraag archiefstukken per post of per email. NHVB werkt met het computerprogramma VVE Totaal. M.b.v. dit progamma worden o.a. documenten (notulen, besluiten- en actielijsten, begrotingen, jaarverslagen, onderhoudscontracten, reparatieverzoeken etc.) per VVE op gereserveerde internetpagina’s geplaatst (digitaal dossier). Door invoeren van gebruikersnaam en wachtwoord krijgen de eigenaars op ieder gewenst moment toegang tot het dossier van hun eigen VVE. Voorts is er de mogelijkheid tot het doen van interne mededelingen via een prikbord. VVE Beheer is momenteel bezig een voor de gecontracteerde Vve’s direct toegangkelijk digitaal archief te ontwikkelen. Tot het moment van ingebruikname daarvan worden archiefstukken op aanvraag per post of per email verstrekt. n. Periodieke inspectie van het gebouw en ad hoc bouwtechnische ondersteuning. Jaarlijkse inspectie van het gebouw. Indien noodzakelijk ad hoc bouwtechnische ondersteuning. Bij VVE Beheer zijn deze activiteiten optioneel en worden uitbesteed aan een extern bouwkundigburo (kosten ’bouwkundige inspectie en controle op locatie’ zie boven). VVE Management NH en NHVB zetten hiervoor eigen medewerkers in. o. Melding en afwikkeling klachtenonderhoud. Problemen met installaties en het gebouw die vallen onder de verantwoording van de Vve kunnen per telefoon of per e-mail worden gemeld bij de beheerder. Als het voor de oplossing van het probleem nodig is een dienstverlener in te schakelen dan geeft de beheerder opdracht aan een vaste dienstverlener die met de Vve is overeengekomen. De Vve kan zijn eigen voorkeur voor een dienstverlener laten gelden. Alle kandidaat-beheerders bieden een voorziening om buiten kantoortijd actie te kunnen nemen op de melding van calamiteiten. Tot zover qua aanpak geen wezenlijke verschillen tussen de beheerders. Bij VVE Management NH en NHVB zijn in de standaard beheerkosten inbegrepen controle op en inspectie van door

5


dienstverleners uitgevoerde werkzaamheden m.b.t. klachtenonderhoud. Bij VVE Beheer zijn deze activiteiten optioneel en worden uitbesteed aan een extern bouwkundigburo (kosten ’bouwkundige inspectie en controle op locatie’ zie boven). p. Managementinformatie gemelde problemen. Periodieke overzichten van gemelde problemen inzake klachtenonderhoud kunnen desgewenst aan de Vve worden verstrekt. Geen wezenlijke verschillen. q. Overleg met technische commissie Vve. Bij alle beheerders is er gelegenheid voor contact en overleg met de technische commissie van de Vve. r. Groot onderhoud. Alle kandidaat-beheerders verzorgen de aanvraag van offertes groot onderhoud, geven advies aan de eigenaars over de gunning van de werkzaamheden en zorgen na het besluit van de eigenaars in de algemene leden vergadering voor opdrachtverstrekking aan het bedrijf dat de werkzaamheden gaat uitvoeren. VVE Management NH en NHVB verzorgen ook de begeleiding van en de controle op de uitvoering van het groot onderhoud. Bij VVE Beheer zijn deze activiteiten optioneel en worden uitbesteed aan een extern bouwkundigburo (kosten ’bouwkundige inspectie en controle op locatie’ zie boven). Voor onderhoudsprojecten die meer kosten dan € 12.000,- brengt Noord Holland Vastgoed Beheer voor zijn activiteiten 4% van de uiteindelijke projectkosten excl. BTW in rekening. s. Facultatieve conditiemeting gebouw en Meerjaren OnderhoudsPlan. Conditiemeting gebouw volgens NEN 2767 (voor uitleg zie boven), rapportage van de conditiemeting en opstellen Meerjaren Onderhouds Plan met financieel perspectief is een belangrijke incidentele klus die om de 3-5 jaar moet worden geactualiseerd, indien men voor deze aanpak kiest. VVE Beheer rekent dit niet tot zijn standaard taken en besteedt deze activiteiten daarom uit aan een gespecialiseerd bouwadviesburo. De rapportage van de conditiemeting met het financiële perspectief wordt door VVE Beheer aan iedere eigenaar verstrekt. De kosten van deze incidentele activiteiten hangen deels af van de situatie ter plaatse en worden na aanvraag bepaald. Om een indicatie te geven: bij BBA Advies in Heemskerk kost een conditiemeting van de Weere met geillustreerde rapportage en uitgewerkt financieel keuzeperspectief € 4.633,- excl. BTW. Ook bij VVE Management NH en NHVB wordt, indien gewenst, het uitvoeren van een conditiemeting met aansluitende rapportage uitbesteed aan een gespecialiseerd bouwadviesburo tegen een nader te bepalen prijs. Opgemerkt moet worden dat bij NHVB in de standaardpakketprijs het opstellen van een eenvoudig MeerjarenOnderhoudsPlan is inbegrepen. Desgewenst kan ook VVE Management NH zorgen voor een eenvoudig MOP, maar de kosten daarvan dienen wel apart betaald te worden. Een eenvoudig MOP mag toereikend zijn voor betrekkelijk nieuwe flatgebouwen met een goede conditie en een beperkte en overzichtelijke onderhoudsbehoefte. De Weere echter is het zevende lustrum gepasseerd, en heeft daarom meer baat bij een diepgaand objectief en gedetailleerd onderzoek dat vervolgens leidt tot een realistische op kosten, prioriteten en resultaat gewogen onderhoudsaanpak. t. Extra werkzaamheden beheerder. Desgewenst kunnen extra werkzaamheden tegen uurtarief door de beheerder worden aangenomen en uitgevoerd. Hierbij kan ook gedacht worden aan het beslechten van interne geschillen en het oplossen van belangentegenstellingen. Wat dit betreft, geen verschil tussen de kandidaat-beheerders. u. Toezicht, reinheid, diverse klusjes en bewonerservice. Dit zijn geen duur betaalde beheerdersactiviteiten, maar nuttige bezigheden voor een (parttime) huismeester/klusjesman tegen een passend beloningstarief.. v. Functionele contacten met beheerder. De beheerder heeft meer aan zijn hoofd dan alleen de Weere. Hij moet voeling houden met de praktijk en er naar streven al zijn klanten tevreden te houden. Functionele contacten tussen beheerder en leden van financiële- en technische commissie op locatie zijn daarom nuttig om de service flow in stand te houden en niet van elkaar vervreemd te raken.

6


w. Administratieve overgang. T.b.v. een naadloze overgang moet de Weere administratief ’schoon’ worden overgedragen. Resteren nog administratieve achterstanden, dan berekent de nieuwe beheerder extra kosten voor het wegwerken van de aangetroffen achterstanden. NHVB brengt voor het overnemen van een VVE € 375,- opstartkosten in rekening. !!!Alle bovenstaand genoemde bedragen en gegevens zijn gebaseerd op verkregen informaties daaromtrent of zijn daarvan afgeleid. Definitieve prijzen en gegevens moeten t.z.t. worden ontnomen uit een voorgelegd contract van de a.s. beheerder.

7

Selectie nieuwe beheerder De Weere - een zoektocht naar kwaliteit

Recommend Documents