Schermen in People Inc

Schermen in People Inc.

© 2005 P&A Group

I


Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Schermen in People Inc.

1

1.1 Werknemers ................................................................................................................................... 3 Functies ........................................................................................................................................ 6 Toegestaan ........................................................................................................................................ Verlof 9 Extra Verlof ............................................................................................................................ 10 Verlof ........................................................................................................................................ en Verzuim 11 Reïntegratiedossier ........................................................................................................................................ 13 Dossieropbouw ............................................................................................................................ 13 Zwangerschap ........................................................................................................................................ 14 Salaris ........................................................................................................................................ Gegevens 15 Inhoudingen ........................................................................................................................................ 17 Vergoedingen ........................................................................................................................................ 18 Verzekeringen ........................................................................................................................................ 18 Spaarloonregelingen ........................................................................................................................................ 20 Levensloopregelingen ........................................................................................................................................ 20 Bank ........................................................................................................................................ Gegevens 21 Autogebruik ........................................................................................................................................ 22 Bedrijfsmiddelen ........................................................................................................................................ 24 Gewerkte ........................................................................................................................................ uren 24 Projecten ........................................................................................................................................ 25 Opleidingen ........................................................................................................................................ 26 Competenties ........................................................................................................................................ 28 Kwalificaties ........................................................................................................................................ 29 Capaciteiten ........................................................................................................................................ 30 Beoordelingen ........................................................................................................................................ 30 Beoordeling ............................................................................................................................ 31 Afspraken ............................................................................................................................ 32 Trainingen ............................................................................................................................ 33 Loopbaan ........................................................................................................................................ 33 Carrière ........................................................................................................................................ 34 Gesprekken ........................................................................................................................................ 34 Waarschuwingen ........................................................................................................................................ 35 Lidmaatschap ........................................................................................................................................ 36 Relatie ........................................................................................................................................ Gegevens 36 Ongevallen ........................................................................................................................................ 37

© 2005 P&A Group

Inhoudsopgave

II

Notities ........................................................................................................................................ 38 Ontslag ........................................................................................................................................ Interview 39 1.2 Vacatures ................................................................................................................................... 39 Sollicitanten ........................................................................................................................................ 41 1.3 Cursussen ................................................................................................................................... 42 Inschrijvingen ........................................................................................................................................ 42 Sessies ........................................................................................................................................ 43 1.4 Verzuimrapportages ................................................................................................................................... 44 1.5 Bedrijven ................................................................................................................................... 45 Vestigingen ........................................................................................................................................ 46 Bedrijfsvrije ........................................................................................................................................ Dagen 47 Afdelingen ........................................................................................................................................ 48 Geplande ............................................................................................................................ bezetting 48 Contactpersonen ........................................................................................................................................ 49 Externe ........................................................................................................................................ Relaties 50 1.6 Functie ................................................................................................................................... Definities 50 Functie ........................................................................................................................................ Competenties 51 1.7 Verlofregelingen ................................................................................................................................... 52 Verlofopbouw ........................................................................................................................................ 53 1.8 Salarisschalen ................................................................................................................................... 54 Salaristreden ........................................................................................................................................ 55 1.9 Beoordelingscirteria ................................................................................................................................... 56 1.10 Competentie ................................................................................................................................... Definities 56 Competentie ........................................................................................................................................ Niveaus 57 1.11 Bedrijfsauto's ................................................................................................................................... 58 1.12 Code................................................................................................................................... Tabellen 58 Nationaliteiten ........................................................................................................................................ 59 Landen ........................................................................................................................................ 59 Sectoren ........................................................................................................................................ 60 AGK ........................................................................................................................................ 61 ZVW ........................................................................................................................................ 61 Privé ........................................................................................................................................ Autogebruik 62 1.13 Speciale ................................................................................................................................... Onderwerpen 62 Salarisberekeningen ........................................................................................................................................ 62 Salarisscherm ............................................................................................................................ 63 Schalen............................................................................................................................ en treden 65 Salaris toekennen ............................................................................................................................ 67 Berekeningen ............................................................................................................................ 69 Voorbeeld ............................................................................................................................ 1 70 © 2005 P&A Group

III

Schermen in People Inc. Voorbeeld ............................................................................................................................ 2 72 Voorbeeld ............................................................................................................................ 3 73 Salariswijziging ............................................................................................................................ 74 Nul-urencontract ............................................................................................................................ 75 Verlof ........................................................................................................................................ en Verzuim 76 Het boeken ............................................................................................................................ van Verlof en Verzuim 76 Het bedrijf ............................................................................................................................ 77 Verlofregelingen ............................................................................................................................ 78 Werknemer ............................................................................................................................ 80 Functie ....................................................................................................................... 82 Salaris ....................................................................................................................... 82 ....................................................................................................................... 83 Toegestaan Verlof Verlof ....................................................................................................................... en Verzuim 85 Extra............................................................................................................................ Verlof 86 Specifieke ............................................................................................................................ informatie 88 Verlofunits ............................................................................................................................ 88 Verlofmethode ............................................................................................................................ 88 Verlofreferentie ............................................................................................................................ 88 Verlofovernemen ............................................................................................................................ 90 Verlofopbouw ............................................................................................................................ 90 Algemeen ............................................................................................................................ 90 Verlof............................................................................................................................ op basis van 90 Leeftijd ............................................................................................................................ en Periode in dienst 90 Toekennen ............................................................................................................................ en Afsluiten 91 Verlof............................................................................................................................ toekennen 91 Meerdere ............................................................................................................................ verlofjaren 92 Jaar ............................................................................................................................ afsluiten 92 Verzuim........................................................................................................................................ en kengetallen 93 Formules ............................................................................................................................ 94 Rapporten ............................................................................................................................ 95 Voorbeelden ............................................................................................................................ 96 Wizards ........................................................................................................................................ 100 Algeheel ............................................................................................................................ toegestaan verlof toekennen 101 Algehele ............................................................................................................................ afsluiting verlofjaar 103 Algehele ............................................................................................................................ salariswijziging 106 Algehele ............................................................................................................................ verzuimgegevens verwijdering 109 Individuele ............................................................................................................................ functiewijziging 109 Individuele ............................................................................................................................ indiensttreding 116 Individuele ............................................................................................................................ salariswijziging 126

© 2005 P&A Group

Inhoudsopgave

IV

Individuele ............................................................................................................................ uitdiensttreding 130

© 2005 P&A Group

1

1


Schermen in People Inc. In deze handleiding wordt het nut van alle standaard schermen in het pakket People Inc. besproken. Het pakket is een personeelsinformatiesysteem. De werknemers en al hun details nemen daarom een belangrijke plaats in. Vanzelfsprekend is het bijhouden van verlof- en verzuimgegevens ook van groot belang. In het pakket kunnen algemene verlofregelingen aangemaakt worden. Eenmaal toegekend aan de werknemer wordt rekening gehouden met zijn werktijden, leeftijd en periode in dienst. De verzuimgegevens kunnen ook gebruikt worden voor de berekening van verzuimpercentages. Er zijn standaard een groot aantal rapporten aanwezig om de ingevoerde en berekende data te presenteren. De werking van het pakket wordt toegelicht in de Windows Client handleiding. Daar wordt onder andere het openen van schermen, het toevoegen van nieuwe records en het gebruik van filters toegelicht. Standaard zal in People Inc. de Management Console er als volgt uitzien. Door op de plusjes te klikken worden de bijbehorende subschermen getoond.

De schermen rechtstreeks onder de applicatie zijn hoofdschermen, dat wil zeggen op zichzelf staande schermen. De meeste van deze schermen bevatten subschermen. De informatie van de hoofd-en subschermen kan in andere schermen opgehaald worden. Bijvoorbeeld Verlofregelingen in het subscherm Toegstaan verlof onder Werknemers. Werknemers De werknemers worden opgeslagen in het scherm Werknemers. Voor elke werknemer moet een nieuw record aangemaakt worden. Hierin wordt de standaard informatie van de werknemer genoteerd. Deze informatie zal niet vaak veranderen. In de subschermen behorende bij het scherm Werknemers kunnen allerlei details van de werknemer opgenomen worden. In deze schermen kunnen per werknemer meerdere records aangemaakt worden. Dit betekent bijvoorbeeld dat de gegevens van meerdere familieleden en relaties opgenomen kunnen worden in het scherm Relatie Gegevens. Voor het Verlof en Verzuim scherm betekent dit dat een historie van verlofgegevens gecreëerd kan worden. Vacatures In dit hoofdscherm kunnen de vacatures aangemaakt worden. De sollicitanten kunnen in het subscherm ingevoerd worden. © 2005 P&A Group


2

Cursussen Dit scherm is bestemd voor cursussen. In het subscherm Inschrijvingen kunnen de deelnemers ingevoerd worden. De deelnemers kunnen rechtstreeks uit het scherm Werknemers opgehaald worden. Het scherm Cursussen bevat ook het subscherm Sessies. Hier kan informatie over de tijd, duur en locatie van de cursus ingevoerd worden. Verzuimrapportages Bedrijven zijn geïnteresseerd in verzuimcijfers. Om deze cijfers uit de verlof en verzuimrecords op te halen worden in het scherm Verzuimrapportages perioderecords aangemaakt. Deze worden gebruikt in de speciaal voor dit onderdeel ontwikkelde rapporten. Bedrijven In het Bedrijvenscherm kunnen de algemene details van een bedrijf ingevoerd worden, dit zullen gegevens zijn die niet of nauwelijks veranderen. Per bedrijf kunnen in de subschermen meerdere records aangemaakt worden om de details van een bedrijf op te nemen. Bijvoorbeeld een aantal externe relaties. Functie Definities Gegevens in dit scherm worden gebruikt in het scherm Functies onder werknemers en in het scherm Geplande bezetting onder bedrijven. Verlofregelingen In dit scherm worden de verschillende verlofregelingen aangemaakt. In het bijbehorende subscherm kan de opbouw van de regeling gespecificeerd worden. Salarisschalen Het scherm Salarisschalen wordt gebruikt als voor werknemers salaris gebaseerd op schalen en treden gebruikt wordt. Voor ieder jaar (periode) zullen records in Salarisschalen aangemaakt moeten worden met de bijbehorende salarisbedragen in het subscherm Salaristreden. Deze schalen en treden kunnen in het salarisscherm van een werknemer gekozen worden. Beoordelingscriteria Voer hier de algemene beoordelingscriteria in. De ingevoerde waarden kunnen gebruikt worden in het Beoordelingenscherm van de werknemer. Competentie Definities In dit scherm worden de verschillende competenties ingevoerd, in het bijbehorende subscherm de verschillende niveaus. Deze informatie kan op werknemerniveau gebruikt worden in het scherm Competenties en in het scherm Functie Competenties. Bedrijfsauto's In dit scherm kunnen alle in het bedrijf aanwezige auto's opgenomen worden. Het gebruik van een van deze bedrijsauto's door een werknemer kan in het scherm Autogebruik vastgelegd worden. Code Tabellen Onder het basisrecord in het scherm Code Tabellen is in de subschermen onder andere informatie over nationaliteiten, sectoren en landen terug te vinden. De informatie in Sectoren wordt gebruikt in het Bedrijvenscherm. In onderliggende handleiding zullen alle standaard aanwezige schermen kort toegelicht worden. Aan het eind worden een aantal speciale onderwerpen besproken, zoals de werking van het verlof en verzuim.

© 2005 P&A Group

3

1.1


Werknemers Werknemers staan centraal in het pakket People Inc. Per werknemer kunnen een groot aantal gegevens verzameld worden in de subschermen. Bij het scherm Werknemers hoort het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

Het scherm Werknemers is bedoeld voor de algemene informatie, die niet regelmatig zal veranderen. De subschermen kunnen gebruikt worden voor de overige informatie, hier is het ook mogelijk om historie op te bouwen. In een subscherm kunnen voor één werknemer namelijk meerdere records aangemaakt worden. Aan de linkerkant van het scherm is onder andere ruimte voor de achternaam, tussenvoegsels en voorletters van de werknemer. Tijdens het opslaan van het record wordt door het systeem automatisch de postnaam gevormd uit de achtenaam, voorvoegsels, voorletters en de titel. Aan de recherkant zijn een aantal tabbladen aanwezig waar aanvullende algemene informatie ingevoerd kan worden. Contract Op dit tabblad kunnen de contractgegevens genoteerd worden, zoals de datum in dienst en de status van de werknemer.

© 2005 P&A Group


4

Salaris Het tabblad Salaris kan gebruikt worden om de aan het salaris gerelateerde gegevens op te nemen. Er is ook ruimte voor de AGK code. Deze afkorting staat voor arbeidsgehandicaptenkorting. De codes zijn via het vergrootglas op te halen in het scherm Code AGK.

Adres Dit tabblad is bestemd voor de adresgegevens van de werknemer.

© 2005 P&A Group

5


Naast het adres, de postcode en de woonplaats is er ook ruimte voor telefoonnummers en e-mailadres. In het laatste veld kan een doorsteek gemaakt worden naar het scherm Landen, hier kan het land geselecteerd worden uit een lijst. De landcodes zijn eveneens beschikbaar. Persoonlijk Op dit tabblad is plaats voor de persoonlijke gegevens van de werknemer.

Naast het geslacht en de burgerlijke staat is bijvoorbeeld ook ruimte voor de geboortedatum en plaats. Bij de velden geslacht en burgerlijke staat horen vaste keuzelijsten en kan dus alleen een item uit de lijst gekozen worden. De verschillende nationaliteiten zijn opgenomen in het scherm Nationaliteiten. Via het vergrootglas aan het eind van het veld kan een doorsteek naar dit scherm gemaakt worden. Foto Op het laatste tabblad kan een foto ingevoerd worden van de werknemer. Deze kan eventueel later in een overzicht/ rapport gebruikt worden.

© 2005 P&A Group


1.1.1

6

Functies Dit is een belangrijk subscherm. Hierin worden de functies van de werknemer ingevoerd. Er wordt ook aangegeven bij welk bedrijf de werknemer werkzaam is. Verschillende functierecords mogen elkaar niet overlappen. Bij het scherm Functies hoort het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

Voor het kiezen van een functie moet de doorsteek naar het scherm Functie Definities gemaakt worden. Klik op het icoon aan het eind van het invulveld en maak de doorsteek naar het gekoppelde scherm. © 2005 P&A Group

7


Selecteer de gewenste functie en gebruik het aangegeven icoon om de functie te koppelen aan de werknemer en terug te keren naar het Functiesscherm Koppel vervolgens op dezelfde manier het bedrijf aan het functierecord. Op het bedrijvenscherm zijn naast de standaard bedrijfsgegevens ook de fulltime contracturen, het aantal werkdagen per week, het aantal werkdagen per jaar en het vakantiepercentage terug te vinden. Door de koppeling van een bedrijf aan de functie van de werknemer worden al deze waarden beschikbaar, bijvoorbeeld voor de berekeningen in het salarisscherm. Op de tabbladen kunnen de verdere details van de functie ingevoerd worden, zoals start- en einddatum en het aantal werkdagen per week.

Op het tabblad Uren kunnen de standaard werkuren per week ingevoerd worden. Deze uren worden gebruikt bij het boeken van verlof en verzuim. Het totaal aantal uren per week wordt automatisch opgeteld tijdens het opslaan van het record.

© 2005 P&A Group


8

Het systeem berekent nu zelf de fte-waarde van de werknemer.

Uit het bedrijvenscherm worden namelijk de standaard werkuren per week opgehaald. Op het tabblad Uren zijn voor de werknemer de standaard weekuren ingevoerd. De formule voor de berekening van de fte-waarde ziet er als volgt uit:

In het voorbeeld wordt 32 uur per week gewerkt en hoort bij het bedrijf een standaard werkweek van 38 uur. De fte- waarde is van belang bij de berekening van het salaris en het verlof en verzuim. Nul-urencontract Het kan voorkomen dat aan een werknemer een "nul-urencontract" toegekend wordt. In het Functierecord is het toegestaan om voor alle dagen het aantal uren op nul te zetten.

© 2005 P&A Group

9


Tijdens het opslaan van het record wordt het fte percentage voor de werknemer berekend.

In het salarisrecord worden de gegevens uit het functierecord gebruikt om de verschillende berekeningen te maken. Voor deze berekeningen wordt o.a. de fte van de werknemer gebruikt. Voor een nul-urencontract zou dit betekenen dat alle berekende bedragen waarde nul zouden hebben. Om nu toch inzicht te krijgen in bijvoorbeeld het periodiek salaris en het uurtarief wordt in dit speciale geval gerekend met een fte van 100%. Het aantal contracturen en de fte waarde wordt naar waarheid weergegeven.

1.1.2

Toegestaan Verlof In dit scherm worden de aan de werknemer toegekende verlofregelingen opgenomen. Eenmaal toegekend aan de werknemer wordt er voor de berekening van het tegoed rekening gehouden met de fte-waarde en de start- en einddatum van de functie. Bij het scherm Toegestaan Verlof hoort het volgende icoon:

© 2005 P&A Group


10

Het scherm ziet er als volgt uit:

Ken een regeling toe door middel van het icoon aan het eind van het veld. Het scherm Verlofregelingen wordt geopend. Selecteer een regeling en koppel deze aan de werknemer. Gebruik het volgende icoon om terug te keren in het Toegestaan Verlof scherm. Een regeling heeft over het algemeen een looptijd van een jaar. Als de werknemer korter dan een jaar in dienst is wordt automatisch het tegoed gecorrigeerd. Aan de rechterkant wordt aangegeven wat het tegoed is en hoeveel bijvoorbeeld al gebruikt is. Voor elke categorie waartegen verlof en verzuim geboekt moet worden moet een aparte regeling toegekend worden aan de werknemer. Hij of zij zal dus minimaal een vakantie en een ziekte regeling moeten hebben voor ieder verlofjaar. NB: verlofregelingen kunnen zoals hierboven toegelicht aangemaakt worden, maar er is ook een wizard ontwikkeld waarmee een verlofregeling heel eenvoudig toegekend kan worden aan een of meerdere werknemers. Het gebruik van deze wizard wordt uitgelegd in het onderdeel Wizards / Algeheel toegestaan verlof toekennen. 1.1.2.1

Extra Verlof Gebruik het subscherm Extra Verlof om een toegestaan verlof te corrigeren. Als de werknemer bijvoorbeeld voor overwerk een dag extra verlof krijgt kan deze dag in dit subscherm ingevoerd worden. Er kan vanzelfsprekend ook een negatieve correctie uitgevoerd worden. Bij het scherm Extra Verlof hoort het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group

11


In het voorbeeld krijgt de werknemer 2 extra verlofdagen omdat hij de laatste tijd veel overuren gemaakt heeft. Letop dat het record geplaatst wordt bij het juiste toegestaan verlofrecord. In het voorbeeld bij de regeling vakantieverlof voor het jaar 2005. Terug in het Toegstaan Verlof scherm zien we dat de aanvulling verwerkt is.

Bij Opgebouwd zijn de 2 dagen toegevoegd en de waarde bij Over is ook gecorrigeerd. Is de toevoeging niet meteen te zien gebruik dan de ververs knop onderin het scherm.

1.1.3

Verlof en Verzuim Al het verlof en verzuim wordt in dit subscherm geboekt. Het is belangrijk het verzuim tegen de juiste regeling te boeken. © 2005 P&A Group


12

Bij het scherm Verlof en Verzuim hoort het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

Vul de periode in en selecteer een verlofregeling. Hiervoor moet de doorsteek naar het scherm Verlofregelingen gemaakt worden. Gebruik hiervoor het icoon aan het eind van het invoerveld. Kies vervolgens een regeling uit en knoop deze aan het verlof en verzuimrecord via de volgende knop rechts onderin het scherm: Letop dat een regeling gekozen wordt die aan de werknemer toegekend is. In het voorbeeld wordt verlof geboekt tegen de vakantieregeling van de werknemer. Automatisch wordt de duur van het verlof in uren en dagen berekend. Hiervoor worden de gegevens uit het functierecord van de werknemer opgehaald. Ook wordt rekening gehouden met de eventuele bedrijfsvrije dagen. Deze werknemer werkt van maandag tot en met donderdag. Dat zou een verzuim van 16 dagen geven, maar zowel Hemelvaartsdag als Pinksteren vallen in de vakantieperiode. We komen op een totaal van 14 verlofdagen. Als voor de werknemer een huidig salarisrecord aanwezig is worden ook de kosten van het verzuim berekend. Het kan voorkomen dat de gebruiker de kosten en/of duur wil corrigeren. Plaats dan een vinkje bij "Afwijkend". De waarden zullen nu niet herberekend worden tijdens het opslaan van het record. Ook tijdens de nachtelijke job die uitgevoerd wordt om de nodige berekeningen uit te voeren wordt dit record overgeslagen. Als geboekt wordt tegen de ziekteregeling kan de einddatum van het verzuim open gelaten worden. Tevens kan een waarde in het veld percentage hersteld ingevoerd worden. Hiermee kan aangegeven worden dat de werknemer gedeeltelijk werkt. Een waarde van 0 betekent dat de werknemer niet werkt, een waarde van 50 betekent dat de werknemer voor 50% ziek is en een waarde van 40 betekent dat de werknemer voor 60% ziek is.

© 2005 P&A Group

13

1.1.4


Reïntegratiedossier Gebruik het scherm Reïntegratiedossier en het bijbehorende subscherm Dossieropbouw om de gegevens van een langdurig verzuim in te voeren. Deze schermen zijn speciaal ontwikkeld voor de Wet verbetering poortwachter. Deze wet bevat een stappenplan voor de eerste twee ziektejaren met aanwijzingen en verplichtingen voor alle partijen die bij het verzuim betrokken zijn. In het scherm Reïntegratiedossier wordt voor een zieke werknemer een dossier aangemaakt. In het subscherm Dossieropbouw kunnen verschillende contacten en acties genoteerd worden. Denk daarbij aan het contact met de werknemer, de arboarts en het opstellen van het reïntegratieplan. Het volgende icoon hoort bij het scherm Reïntegratiedossier Het scherm ziet er als volgt uit:

Op het moment dat verwacht wordt dat een verzuim langer gaat duren wordt een dossier aangemaakt. Geef het dossier een nummer en voer de begindatum van de ziekte in. Vervolgens het doel van de reïntegratie en de gegevens van de case manager. De functie van deze manager kan opgehaald worden het scherm Functie Definities. Gebruik daarvoor het icoon in het veld. Selecteer in dit scherm de functie en gebruik de button rechts onderin het scherm om de functie te koppelen aan de case manager. Voer de sluitingsdatum in als het einddoel bereikt is. In het voorbeeld is dat de datum waarop de werknemer weer volledig werkzaam is. 1.1.4.1

Dossieropbouw Het subscherm Dossieropbouw wordt in de Management Console weergegeven met het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group


14

In dit scherm is ruimte voor de gegevens van de verschillende stappen die volgens de Wet Poortwachter uitgevoerd moeten worden. Kies in de variabele keuzelijst bij het veld Soort de te nemen stap uit. Selecteer vervolgens de bijbehorende actie en geef aan wie de actie uit zal voeren.

1.1.5

Zwangerschap Gebruik dit scherm om gegevens over het verloop van de zwangerschap te noteren. Vanzelfsprekend wordt dit scherm alleen voor vrouwelijke werknemers gebruikt. Bij dit scherm hoort het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

Zoals uit bovenstaand voorbeeld blijkt is dit scherm alleen bedoeld om belangrijke data rond de zwangerschap te noteren. Zoals de verwachte geboortedatum en de start van het betaald verlof.

© 2005 P&A Group

15

1.1.6


Salaris Gegevens In dit scherm kunnen de salarisgegevens van de werknemer ingevoerd worden. Bij dit scherm hoort het volgende icoon Voor de berekening van het salaris wordt gebruik gemaakt van de fte-waarde van de werknemer. Het fulltime salaris kan handmatig ingevoerd worden, maar er kan ook gebruik gemaakt worden van de schalen en treden. Daarnaast wordt rekening gehouden met de ingevoerde basis en periode. Zie ook het onderdeel Salarisberekeningen. Het scherm ziet er als volgt uit:

Voer alle gegevens van het salaris in. De einddatum mag open gelaten worden. In dit voorbeeld is het salaris gebaseerd op schalen en treden. Deze waarden moeten opgehaald worden uit de desbetreffende schermen. Gebruik daarvoor het icoon aan het eind van het invoerveld. Als gewerkt wordt met schalen en treden is het niet nodig een voltijd salaris in te voeren. Dit wordt immers opgehaald na de keuze van schaal en trede. Als er gekozen wordt voor het handmatig invoeren van een voltijd salaris dan kan het record er als volgt uitzien.

© 2005 P&A Group


16

Doorsteken naar het scherm Salarisschaal of trede kan via het icoon Maak vervolgens een keuze, koppelen aan het salarisrecord gaat via het doorsteek icoon onder in het scherm Nul-urencontract Voor een werknemer met een nul-urencontract wordt ervoor de berekeningen uitgegaan van een volledige werkweek. De verschillende salarisbedragen worden allemaal berekend. Vanzelfsprekend worden de waarden van het aantal contracturen en de fte naar waarheid weergegeven.

© 2005 P&A Group

17

1.1.7


Inhoudingen Dit scherm kan gebruikt worden om de verschillende inhoudingen voor de werknemer op te slaan. Denk aan boetes of het lidmaatschap van de personeelsvereniging. Het volgende icoon hoort bij dit scherm Het scherm ziet er als volgt uit:

De soort inhouding is uit een variabele keuzelijst te kiezen.

© 2005 P&A Group


1.1.8

18

Vergoedingen Vergoedingen, zoals telefoon- en brandstofkosten en bonussen, kunnen in dit scherm opgeslagen worden. Bij het scherm hoort het volgende icoon Het scherm ziet er als volgt uit:

Er is onder andere plaats voor de periode, de soort vergoeding en het bedrag.

1.1.9

Verzekeringen Dit scherm bestaat uit een tweetal tabbladen waarin per periode allerlei gegevens over de ziektekosten, de vaste inhouding, de vaste afdracht en de werkgeversbijdrage ingevoerd kunnen worden. Het volgende icoon hoort bij dit scherm Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group

19


Op het eerste tabblad kunnen de verplichte gegevens ingevoerd worden. Er is ook ruimte voor de code ZVW (zorgverzekeringswet). Deze gegevens kunnen opgehaald worden uit het scherm Code ZVW. De doorsteek naar dit scherm kan gemaakt worden via het vergrootglas aan het eind van het scherm. Het tweede tabblad is bestemd voor aanvullende gegevens. Bijvoorbeeld de afdracht voor het pensioen.

© 2005 P&A Group


20

1.1.10 Spaarloonregelingen De verschillende spaarloonregelingen kunnen in dit scherm geplaatst worden. Het volgende icoon hoort bij dit scherm Het scherm ziet er als volgt uit:

Er is ruimte voor de start- en einddatum. Men is niet verplicht de laatste in te voeren. Vervolgens kan een bedrag ingevoerd worden en een rekeningnummer met een omschrijving.

1.1.11 Levensloopregelingen Vanaf 1 januari 2006 kunnen werknemers deelnemen aan een levensloopregeling. Onder het hoofdscherm Werknemers is daarom het scherm Levensloopregelingen toegevoegd. Het scherm is te herkennen aan het volgende icoon: Voer een start- en einddatum in voor een record, kies de periode en vul een bedrag of percentage in.

© 2005 P&A Group

21


Vanaf datum Tot datum Gespaard bedrag Gespaard % Periode Rekeningnummer Polisnummer Notitie

Startdatum van de periode Einddatum van de periode Bedrag dat in deze periode gespaard wordt. Voer een bedrag in of vul in het volgende veld een percentage in. Percentage dat deze periode gespaard wordt. Voer een percentage in of voer een bedrag in in het bovenliggende veld. Kies een periode uit de lijst Voer het rekeningnummer in waarop het bedrag overgemaakt moet worden. Voer het polisnummer van de verzekering in. Ruimte voor extra informatie

NB: Zorg ervoor dat de werknemer een geldig functie- en salarisrecord heeft.

1.1.12 Bank Gegevens In dit subscherm kunnen de bankgegevens van de werknemer opgenomen worden. Bij het scherm hoort het volgende icoon Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group


22

Vul de start- en eventueel de einddatum in. Vervolgens de naam van de bank en het rekeningnummer. Er kan aangegeven worden als het om een buitenlandse rekening gaat. Vervolgens is er ruimte om de gegevens van een afwijkende begunstigde in te voeren. Denk aan het automatisch overmaken van geld naar een kind.

1.1.13 Autogebruik Het gebruik van bedrijfsauto's kan in dit scherm ingevoerd worden. Het volgende icoon hoort bij het scherm Autogebruik Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group

23


Via het veld kenteken kan een doorsteek naar het scherm Bedrijfsauto's gemaakt worden. Gebruik daarvoor het volgende icoon: Kies daar een auto uit en gebruik het icoon rechts onderin het scherm om de gegevens aan het autogebruikrecord te knopen. Vul vervolgens de overige velden in. Code geen bijtelling Voor de "Code geen bijtelling" kan informatie opgehaald worden uit het scherm Privé Autogebruik. Maak de doorsteek met het vergrootglas icoon aan het eind van het veld. Bijtellingspercentage Standaard wordt de waarde 22% ingevoerd, deze waarde kan vervangen worden. Werknemersbijdrage Voer hier het bedrag van de werknemersbijdrage in. Periode Kies een periode uit de lijst De fiscale waarde, waarde privé gebruik en totale bijtelling worden opgehaald/berekend tijdens het opslaan van het record. De fiscale waarde van de gekozen auto wordt uit het scherm Bedrijfsauto's opgehaald. De waarde privé gebruik wordt berekend aan de hand van de fiscale waarde en het ingevoerde bijtellingspercentage. Voor de totale bijtelling wordt de totale werknemersbijdrage afgetrokken van de waarde privé gebruik. Voor de berekening van de totale werknemersbijdrage wordt de ingevoerde bijdrage omgerekend naar een jaar bedrag. Periode Jaar Maand 4 Weken

Werknemersbijdrage per jaar 1 x Werknemersbijdrage 12 x Werknemersbijdrage 13 x Werknemersbijdrage

De waarden in het voorbeeld worden als volgt berekend:

© 2005 P&A Group


24

1.1.14 Bedrijfsmiddelen In dit scherm kunnen de middelen ingevoerd worden die aan de werknemer beschikbaar gesteld zijn. Het volgende icoon hoort bij dit scherm Het scherm ziet er als volgt uit:

Noteer de uitleverdatum, het middel, het identificatienummer en eventueel een omschrijving. Vul bij inlevering de retourdatum in, zodat het overzicht compleet is.

1.1.15 Gewerkte uren Per week kunnen in dit scherm de gewerkte uren van de werknemer ingevoerd worden. Voor overuren zijn speciale kolommen. Bij dit scherm hoort het volgende icoon Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group

25


Bovenaan dient het weeknummer en de begindatum van de week ingevuld te worden. Voor de begindatum wordt veelal de datum van de maandag genomen. In de linkerkolom worden de standaard uren ingevoerd. Gebruik de overige kolommen om de extra gewerkte uren in te vullen. Sommige uren zullen volgens normaal tarief uitbetaald worden, andere tegen een hoger tarief.

1.1.16 Projecten In dit subscherm kunnen de details ingevoerd worden van de verschillende projecten waaraan de werknemer werkt. Bij het scherm Projecten hoort het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group


26

Kies een code en activitiet uit de lijst of maak nieuwe aan. Bij deze velden horen immers variabele keuzelijsten. Selecteer vervolgens de datum van de maandag van de werkweek. Vul voor elke dag de te werken uren in. De optellingen worden automatisch uitgevoerd tijdens het opslaan van het record.

1.1.17 Opleidingen In dit scherm kunnen alle opleidingen en cursussen van de werknemer opgenomen worden. Ook opleidingen die de werknemer voor aanvang van zijn carrière gevolgd heeft kunnen hier ingevoerd worden. Denk aan de middelbare school en het voortgezet onderwijs. Het volgende icoon hoort bij het scherm Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group

27


Bij het veld "Cursus/ Opleiding" hoort een vaste keuzelijst. Maak hier een keuze uit Opleiding of Cursus. Als het om een cursus gaat kunnen duur en kosten ingevoerd worden. Er kan tevens aangeven worden of de werknemer de cursus of opleiding afgerond heeft en een diploma heeft behaald. In bovenstaand voorbeeld zijn de gegevens van een opleiding ingevoerd. Voor een gevolgde cursus kan het scherm als volgt ingevoerd worden.

© 2005 P&A Group


Het gaat hier om een dagcursus EHBO, waarvoor een diploma gehaald is.

1.1.18 Competenties Dit scherm wordt gebruikt om de verschillende competenties van de werknemer in te voeren. Bij dit scherm hoort het volgende icoon Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group

28

29


Via competentie wordt een doorsteek gemaakt naar het scherm Competentie Definities. Gebruik daarvoor het volgend icoon: Maak een keuze of voer een nieuwe in en gebruik het icoon rechts onderin het scherm om de gekozen competentie te koppelen aan de werknemer. Voor niveau maken we een doorsteek naar het scherm Competentie Niveaus. Maak ook hier een keuze. Het bijbehorende waardeoordeel wordt automatisch opgehaald. Voeg eventueel nog een omschrijving toe.

1.1.19 Kwalificaties Gebruik dit scherm om de verschillende kwalificaties van de werknemer te noteren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een niveau waarop de werknemer computergebruik genoten heeft. Of het niveau van zijn of haar scholing Engels. Het volgende icoon hoort bij dit scherm Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group


30

Naast het niveau en het onderwerp is er ruimte om de waardering te noteren en de naam van de instelling waar de werknemer opgeleid is.

1.1.20 Capaciteiten Dit scherm biedt ruimte om de verschillende capaciteiten van de werknemer te noteren. Bijvoorbeeld de bekendheid met een speciaal computerpakket of het hebben van een EHBO diploma. Bij dit scherm hoort het volgende icoon Het scherm ziet er als volgt uit:

Per capaciteit kunnen een aantal kenmerken genoteerd worden. Denk daarbij aan de geldigheid van een diploma of certificaat.

1.1.21 Beoordelingen Dit scherm neemt een belangrijke plaats in. Hier kunnen namelijk de beoordelingen van de werknemer ingevoerd worden.

© 2005 P&A Group

31


Het scherm wordt in de Management Console weergegeven door het volgende icoon Gebruik het scherm Beoordelingen om de algemene zaken van een beoordeling in te voeren. In de bijbehorende drie subschermen kunnen de verschillende criteria van de beoordeling, de gemaakte afspraken en de geplande trainingen opgenomen worden. Het scherm ziet er als volgt uit:

Voer de datum van de beoordeling in en die voor de volgende keer. Gebruik het doorsteek icoon om de beoordelaar uit het Werknemersscherm te kiezen. Gebruik vervolgens het icoon rechts onderin het scherm om de werknemer aan het beoordelingsrecord te koppelen. De naam van de beoordelaar wordt automatisch meegenomen. Voer vervolgens een algemeen oordeel in en eventueel een opmerking. De details van de beoordeling moeten in de bijbehorende subschermen geplaatst worden. 1.1.21.1

Beoordeling In een beoordelingsgesprek zal de werknemer op verschillende criteria beoordeeld worden. Gebruik het subscherm Beoordeling om deze resultaten te noteren. Per criterium dient een nieuw record aangemaakt te worden. Bij dit subscherm hoort het volgende icoon Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group


32

Gebruik het icoon bij het veld Criterium om een doorsteek te maken naar het scherm Beoordelingscriteria. Kies een criterium uit of voer een nieuwe in. Koppel dit criterium aan de werknemer via de button rechts onderin het scherm. Voer een waarde in voor het criterium en vul deze aan met een korte notitie. 1.1.21.2

Afspraken Gemaakte afspraken tijdens het beoordelingsgesprek kunnen in het subscherm Afspraken genoteerd worden. Voor elke afspraak moet een nieuw record aangemaakt worden. Bij dit scherm hoort het volgende icoon Het scherm ziet er als volgt uit:

Bij de velden Afspraak en Doelstelling hoort een variabele keuzelijst waaruit een waarde gekozen kan worden. Voer vervolgens een datum in waarvoor de afspraak gerealiseerd moet zijn. Voeg eventueel nog een notitie toe. © 2005 P&A Group

33

1.1.21.3


Trainingen De tijdens een beoordelingsgesprek gemaakte afspraken over te volgen trainingen kunnen ingevoerd worden in het subscherm Trainingen. Maak voor iedere training een nieuw record aan. Bij dit scherm hoort het volgende icoon Het scherm ziet er als volgt uit:

Kies de afgesproken training en de doelstelling uit de variabele keuzelijst of voeg zelf een nieuwe waarde toe. Voer de datum in waarvoor de training gerealiseerd moet zijn. Plaats eventueel nog een opmerking in het notitieveld.

1.1.22 Loopbaan In dit subscherm kunnen de verschillende loopbaan gebeurtenissen van de werknemer genoteerd worden. Bijvoorbeeld de overplaatsing naar een andere afdeling of de verandering van functie. Bij dit scherm hoort het volgende icoon Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group


34

Voer de datum in, kies de gebeurtenis uit de variabele keuzelijst en voeg eventueel een omschrijving toe in het notitie veld.

1.1.23 Carrière In het subscherm Carrière kunnen de voorgaande functies van de werknemer opgenomen worden. Er is ook plaats om de reden van de verandering van baan op te nemen. Het volgende icoon hoort bij het scherm Carrière Het scherm ziet er als volgt uit:

1.1.24 Gesprekken Gebruik dit scherm om de details van gesprekken met de werknemer op te nemen. Denk daarbij aan een evaluatie gesprek. Bij dit scherm hoort het volgende icoon Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group

35


In het voorbeeld wordt een interview afgenomen waarin de uitbreiding van de functie besproken wordt.

1.1.25 Waarschuwingen In dit scherm kunnen per werknemer waarschuwingen opgenomen worden. Er is ruimte voor de algemene details van de waarschuwing. Het volgende icoon hoort bij het scherm Waarschuwingen Het scherm ziet er als volgt uit:

In het voorbeeld is met de werknemer een voortgangsgesprek gehouden naar aanleiding van persoonlijke problemen van de werknemer. Er wordt een vervolgdatum genoteerd zodat de voortgang van de werknemer op dat tijdstip nogmaals bekeken kan worden. Bij de velden "Soort" en "Door wie" zijn variabele keuzelijsten aanwezig waaruit een waarde gekozen kan worden. Als de waarschuwing per brief gestuurd is of een verslag van het gesprek aan de © 2005 P&A Group


36

werknemer gestuurd is kan dit aangegeven worden door middel van het plaatsen van een vinkje bij het veld "Brief gestuurd". Tot slot is er plaats voor een kort verslag in het notitieveld.

1.1.26 Lidmaatschap Het lidmaatschap van de bond of een tijdschrift kan opgenomen worden in dit subscherm Bij het scherm Lidmaatschap hoort het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

Er is onder andere ruimte voor de start- en einddatum van het lidmaatschap, het bedrag en de soort. In het memoveld notities kan een toelichting worden ingevuld.

1.1.27 Relatie Gegevens Plaats de gegevens van naaste familieleden en relaties van de werknemer in dit scherm. Zo heeft u in geval van nood altijd belangrijke telefoonnummers bij de hand. Het volgende icoon hoort bij het scherm Relatie Gegevens Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group

37


In bovenstaand voorbeeld zijn de gegevens van de echtgenote van werknemer Adriaanse opgenomen. Bij het veld soort relatie kan via de variabele keuzelijst aangegeven worden om welke relatie het gaat. In dit scherm kunnen ook de gegevens van de kinderen van een werknemer opgenomen worden. Deze gegevens kunnen handig zijn bij het organiseren van een Sinterklaasfeest of een personeelsuitje.

1.1.28 Ongevallen In dit scherm kunnen de details van de ongvallen die op het bedrijf of onder werktijd plaats hebben gevonden opgenomen worden. Bij dit scherm hoort het volgende icoon Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group


38

Voer naast de plaats en de tijd van het ongeval ook in wie het gemeld heeft. Dit kan later voor eventuele vervolgacties van belang zijn.

1.1.29 Notities Het scherm Notities kan gebruikt worden om algemene acties met betrekking tot de werknemer in te voeren. Het volgende icoon hoort bij het scherm Notities Het scherm ziet er als volgt uit:

Voer een datum in en kies de soort notitie uit de lijst. In het notitieveld kunnen de details geplaatst worden. Voer ook een nabehandeling in. In het voorbeeld bestaat deze uit controleren en het houden van steekproeven. Geef tenslotte aan wanneer deze nabehandeling plaats zal vinden.

© 2005 P&A Group

39


1.1.30 Ontslag Interview Gebruik dit scherm om de details van een ontslag interview op te nemen. In de Management Console wordt het scherm weergegeven door het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

In het veld notities is plaats voor een korte toelichting. Hecht eventueel de ontslagbrief op het Documenten tabblad aan, zodat alle informatie met betrekking tot het ontslag van de werknemer bij elkaar bewaard wordt. Selecteren van een werknemer die het interview afneemt kan via het volgende icoon: Nu wordt de doorsteek gemaakt naar het scherm Werknemers. Kies een werknemer uit en koppel deze via de button rechts onderin het scherm aan het interviewrecord.

1.2

Vacatures In dit scherm kunnen de vacatures opgenomen worden. Er is ruimte voor een groot aantal gegevens op de verschillende tabbladen. In de Management Console is het scherm te herkennen aan het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group


40

Bovenin het scherm is ruimte voor de naam van de vacature, de openings- en sluitingsdatum en de status. Op de tabbladen is aanvullende informatie met betrekking tot de vacature terug te vinden. Op het eerste tabblad is ruimte voor de contactpersoon. Op het tabblad Omschrijving kunnen de werkzaamheden opgenomen worden.

Het laatste tabblad biedt ruimte voor opmerkingen.

Per vacature kunnen in het bijbehorende subscherm de gegevens van de sollicitanten opgeslagen worden.

© 2005 P&A Group

41

1.2.1


Sollicitanten In het subscherm Sollicitanten kunnen per vacature de verschillende sollicitanten ingevoerd worden. In de Management Console is het scherm te herkennen aan het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

Op dit scherm kunnen de gegevens van de sollicitant ingevoerd worden. Links is onder andere ruimte voor de achternaam en de roepnaam. Op de tabbladen kunnen de overige gegevens opgenomen worden. Het tabblad Contact voor de telefonnummers en het e-mailadres. Het tabblad notities voor aanvullende informatie.

© 2005 P&A Group


1.3

Cursussen In dit scherm kunnen verschillende cursussen ingevoerd worden. In het bijbehorende subscherm kunnen de werknemers ingeschreven worden voor een cursus. Het volgende icoon hoort bij het scherm Cursussen: Het scherm ziet er als volgt uit:

Per cursus kunnen een aantal belangrijke gegevens ingevoerd worden, zoals de naam en een omschrijving van de cursus, de start- en einddatum en de kosten.

1.3.1

Inschrijvingen In dit subscherm kunnen de aanmeldingen voor een cursus opgenomen worden. In de Management Console wordt het scherm weergegeven met het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group

42

43


Maak de doorsteek naar het Werknemersscherm via het volgende icoon: Selecteer de werknemer die u aan wilt melden voor een cursus. En koppel deze via de button rechts onderin het scherm aan het record in het scherm Inschrijvingen. Vul vervolgens de overige details in, zoals de gewenste vooropleiding en de dieet wensen.

1.3.2

Sessies Een cursus kan bestaan uit verschillende sessies. In het subscherm Sessies kunnen deze ingevoerd worden. Het volgende icoon wordt gebruikt voor de het subscherm Sessies: Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group


44

Er is onder andere ruimte voor data, tijden en locatiegegevens. Niet elke sessie van een cursus hoeft plaats te vinden op dezelfde locatie. Tevens kunnen de sessies door verschillende trainers gegeven worden. In het voorbeeld gaat het om een eendaagse cursus die plaatsvindt op één locatie en gegeven wordt door één trainer.

1.4

Verzuimrapportages Aan de hand van verzuimgegevens kunnen verzuimpercentages berekend worden. In dit scherm kunnen de voorwaarden voor de berekening ingevoerd worden. In de Management Console is het scherm te herkennen aan het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group

45


setid

Voor ieder nieuw record wordt automatisch een setid waarde gegenereerd. meetperiodestart Startdatum van de meetperiode meetperiodeeinde Einddatum van de meetperiode Notitie Vul hier eventueel aanvullende informatie in. Speciaal voor People Inc. zijn er een aantal rapporten ontwikkeld waarin de verschillende verzuimcijfers getoond worden. Deze rapporten zijn te vinden in de map Rapporten Basis. De setid-waarde zorgt ervoor dat de berekeningen over de gewenste meetperiode uitgevoerd worden. Tijdens het opstarten van de rapporten wordt om de setid-waarde gevraagd.

In het onderwerp Verzuim en kengetallen wordt een toelichting gegeven op de achterliggende formules en het gebruik van de tijdens de nachtjob automatisch gevulde tabel.

1.5

Bedrijven Het Bedrijvenscherm is bedoeld om alle standaard bedrijfsinformatie op te slaan. In de bijbehorende 6 subschermen kan aan het bedrijf gerelateerde informatie ingevoerd worden. Denk daarbij aan de vestigingen die bij een bedrijf horen en de verschillende contactpersonen.

© 2005 P&A Group


46

In de Management Console is het scherm te herkennen aan het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

In het Bedrijvenscherm kan de algemene bedrijfsinformatie ingevoerd worden. Sommige velden moeten verplicht ingevoerd worden, zoals de naam van het bedrijf en het aantal fulltime-contracturen. Deze laatste waarde wordt namelijk gebruikt bij de berekening van het fte-percentage van een werknemer. Met behulp van de fulltime contracturen en de werkdagen per week wordt het aantal uren per dag berekend. Deze waarde wordt gebruikt om bij de berekening van een verzuimperiode een correcte dagen-uren berekening te maken. Er is ook ruimte voor het vakantiepercentage. Deze waarde wordt meegenomen naar het salarisrecord van de werknemer. Eventueel kan de waarde daar overschreven worden, bijvoorbeeld als voor een werknemer de vakantietoeslag reeds verwerkt is in het voltijd salarisbedrag. De sector moet opgehaald worden uit het scherm Sectoren. Gebruik het icoon in het veld om de doorsteek te maken. Selecteer de gewenste sector en keer via de button rechts onderin het scherm terug in het Bedrijvenscherm. De gekozen sector is nu gekoppeld aan het bedrijf.

1.5.1

Vestigingen De verschillende vestigingen van een bedrijf kunnen in dit subscherm ingevoerd worden. In de Management Console is het scherm te herkennen aan het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group

47


Vestigingen kunnen eenvoudig toegevoegd worden. Maak een nieuw record aan en selecteer uit de variabele keuzelijst een vestiging of voeg een nieuwe toe. Voeg eventueel een notitie toe.

1.5.2

Bedrijfsvrije Dagen Dit subscherm is bedoeld om bedrijfsvrije dagen op te slaan. Denk bijvoorbeeld aan Pasen, Pinksteren en Kerstmis. Ook kunnen hier de speciaal voor dit bedrijf geldende vrije dagen ingevoerd worden. Met de ingevoerde dagen kan bij het boeken van verzuim rekening gehouden worden, zodat bijvoorbeeld de vrije dagen met Kerstmis niet als vakantiedagen afgeboekt worden. In de Management Console is het scherm te herkennen aan het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

In het voorbeeld zijn de paasdagen voor 2005 ingevoerd. Rechts wordt automatisch het aantal dagen van de ingevoerde periode getoond. Pasen valt op zondag en maandag, vandaar dat het aantal dagen 1 dag is zonder weekend en 2 met weekend.

© 2005 P&A Group


48

Voor ieder jaar dienen de bedrijfsvrije dagen opnieuw ingevoerd te worden.

1.5.3

Afdelingen In het subscherm Afdelingen kunnen per bedrijf een aantal afdelingen toegevoegd worden. Gebruik de variabele keuzelijst om eenvoudig een afdeling te kiezen. In het notitieveld kan aanvullende informatie geplaatst worden. In de Management Console is het scherm te herkennen aan het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

1.5.3.1

Geplande bezetting In dit subscherm kan de gewenste bezetting voor een afdeling ingevoerd worden. Bijvoorbeeld voor de afdeling Verkoop 2 verkoopmedewerkers en 0,5 administratieve kracht. Het volgende icoon wordt voor het scherm Geplande bezetting gebruikt: Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group

49


Kies een functie uit het scherm Functie Definities. Gebruik het icoon in het veld om de doorsteek te maken. Ga via de button rechts onderin het scherm Functie Definities terug naar het scherm Geplande bezetting. De geselecteerde functie is nu aan het record gekoppeld. Voer tenslotte nog het gewenste aantal fte in en eventueel een notitie. Voor de afdeling Administratie kan de geplande bezetting er als volgt uitzien:

Een administratief werknemer fulltime en een algemeen directeur parttime (voor 40%).

1.5.4

Contactpersonen Het scherm Contactpersonen is bedoeld om contactpersonen behorende bij het geslecteerde bedrijf in te voeren. Vanzelfsprekend kunnen er meerdere contactpersonen aan een bedrijf toegevoegd worden. Door middel van een doorsteek naar het Werknemersscherm kunnen contactpersonen gekoppeld worden aan een bedrijf. Automatisch worden de standaard gegevens van de werknemer getoond in het scherm.

Per contactpersoon kunnen nog een aantal aanvullende gegevens opgenomen worden. Er kan voor een bedrijf één persoon als standaard contactpersoon aangemerkt worden. In de Management Console is het scherm te herkennen aan het volgende icoon:

© 2005 P&A Group


1.5.5

50

Externe Relaties Dit subscherm biedt ruimte om eventuele externe contacten voor het bedrijf op te slaan. Denk hierbij aan een verzekeringsbedrijf, een arbodienst of een softwarebedrijf.

Per relatie kunnen meerdere contactpersonen opgenomen worden. Gebruik hiervoor de verschillende tabbladen. In de Management Console is het scherm te herkennen aan het volgende icoon:

1.6

Functie Definities De gegevens in het scherm Functie Definities worden zowel gebruikt om een werknemer van een functie te voorzien als in het scherm Geplande bezetting. Het volgende icoon hoort bij het scherm Functie Definities: Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group

51


Per record kan een functie ingevoerd worden met de bijbehorende omschrijving.

1.6.1

Functie Competenties In het subscherm kan aangegeven worden welke competenties men verlangt voor de functie en van welk niveau deze moeten zijn. Bij het subscherm hoort het volgende icoon Het scherm ziet er als volgt uit:

De competenties moeten opgehaald worden uit het scherm Competentie Definities. Het niveau moet vervolgens opgehaald worden uit Competentie Niveaus. De doorsteek naar de andere schermen kan heel eenvoudige gemaakt worden door op het icoon aan het eind van het invoegveld te klikken. Selecteer een competentie of een niveau en koppel de waarde aan de functie via de button rechts onderin het scherm.

© 2005 P&A Group


1.7

52

Verlofregelingen In een verlofregeling worden de algemene voorwaarden van de regeling opgenomen. Naast de naam en categorie ook de units en de methode. In de Management Console is het scherm te herkennen aan het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

Per verlofregeling kunnen een groot aantal instellingen gemaakt worden. Alle hebben effect op het aantal toe te kennen verlofunits aan de werknemer. Naam Absentiecategorie Verlofunits Verlof op basis van

Verlofreferentie

Bedrijfsvrije dagen Ongebruikt verlof overnemen Beperkt in aantal Beperkt in tijd Verlofmethode

© 2005 P&A Group

Naam van de verlofregeling Bepaalt of het bijvoorbeeld om een ziekte- of een vakantieregeling gaat. Keuze uit dagen en uren. Afhankelijk van de bedrijfsomstandigheden en soort regeling wordt de keuze gemaakt. Een regeling in uren maakt het mogelijk dat een werknemer een uurtje vrij kan nemen. Hier zijn een viertal mogelijkheden, te weten Geen, Leeftijd, Periode in Dienst, Leeftijd en Periode. Afhankelijk van de keuze wordt tijdens de toekenning van het verlof rekening gehouden met de leeftijd en/of de periode in dienst. Keuze uit peildatum of werkelijke datum. Bij de eerste wordt de datum waarop het toegestaan verlof record start genomen om indien nodig de leeftijd en/of de periode in dienst te berekenen. Bij de tweede worden voor de berekening van het aantal verlofunits de werkelijke data gebruikt. Een werknemer krijgt dan bijvoorbeeld na zijn verjaardag meer verlof toegekend. Aangevinkt wordt tijdens het afboeken van verlof rekening gehouden met de ingevoerde vrije dagen voor het bedrijf. Als Pinksteren in de verlofperiode valt worden deze dagen niet van het tegoed afgetrokken. Aangevinkt mag ongebruikt verlof overgenomen worden naar het volgende verlofjaar. Indien ongebruikt verlof meegenomen mag worden naar het volgende jaar kan hier het aantal uren/dagen aangegeven worden dat maximaal meegenomen mag worden. Met deze optie kan de geldigheid van het overgenomen verlof aangegeven worden. Geef aan of het tegoed jaarlijks toegekend moet worden of opbouwend. Bij de eerste optie wordt het gehele tegoed aan het begin van het verlofjaar toegekend, bij de tweede optie stapsgewijs.

53


De algemene instellingen van de verlofregeling worden in het scherm Verlofregelingen ingevoerd. In het bijbehorende subscherm Verlofopbouw worden de aantallen verlofunits verwerkt. Het gebruik van verlofreglingen wordt toegelicht in het speciale onderwerp Verlof en Verzuim.

1.7.1

Verlofopbouw In dit subscherm wordt de opbouw van het verlof opgenomen. Als in de regeling aangegeven is dat het verlof gebaseerd is op basis van leeftijd en/of periode in dienst zullen er meerdere records in dit subscherm aangemaakt moeten worden. Het volgende icoon hoort bij het scherm Verlofopbouw: Het scherm ziet er als volgt uit:

T/m leeftijd

Voer hier de leeftijd in als het om een verlofregeling gaat waarbij de leeftijd van de werknemer van belang is. T/m dienstjaar Voer hier het aantal dienstjaren in, vanzelfsprekend alleen van belang als de periode in dienst in de verlofregeling opgenomen is. Verlof tegoed Voor het aantal tegoed units Per Keuze uit Maand of Jaar. In dit voorbeeld worden 2 units per maand toegekend. De inhoud van de velden "t/m leeftijd" en "t/m dienstjaar" wordt alleen gebruikt als de gekozen waarde in het veld "Verlof op basis van" in het Verlofregelingenscherm dat nodig maakt. Wordt daar bijvoorbeeld voor de optie "Geen" gekozen dan zal de inhoud van de velden "t/m leeftijd" en t/m "dienstjaar" niet gebruikt worden. In het voorbeeld wordt voor de regeling Vakantieverlof de verlofopbouw aangemaakt. Deze regeling is gebaseerd op leeftijd, vandaar dat de waarde voor aantal dienstjaren niet van belang is. Dit eerste record geeft aan dat de werknemers t/m 25 jaar recht hebben op 2 verlofunits per maand. Voor deze regeling zullen meerdere records aangemaakt moeten worden, zodat werknemers ouder dan 25 jaar niet buiten de boot vallen. In onderstaand plaatje is te zien hoe de opbouw eruit kan zien.

© 2005 P&A Group


54

Als gewerkt wordt met leeftijd en/of dienstjaren is het van groot belang dat er geen gaten vallen in het schema en zodoende werknemers niet voldoen aan de voorwaarden in een van de records. Indien met de combinatie "Leeftijd en Periode in dienst" wordt gewerkt, wordt altijd eerst gekeken of de werknemer qua leeftijd aan een record voldoet en daarna wordt de voorwaarde voor het aantal dienstjaren gecontroleerd. Zie ook het onderdeel Verlof en Verzuim.

1.8

Salarisschalen Voor een werknemer kan een salarisrecord aangemaakt worden. In dit record kan gekozen worden voor een salaris gebaseerd op een handmatig ingevoerd bedrag of één gebaseerd op schalen en treden. In dit scherm kunnen de salarisschalen ingevoerd worden. Voor ieder jaar zullen schalen ingevoerd moeten worden. In de Management Console wordt het scherm weergegeven met het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

Voor het jaar 2005 worden bijvoorbeeld de volgende schalen aangemaakt:

© 2005 P&A Group

55


Per schaal zullen nu de verschillende treden met de bijbehorende salarisbedragen toegevoegd moeten worden.

1.8.1

Salaristreden Dit subscherm is bedoeld om de verschillende treden van een salarisschaal in te voeren. Het volgende icoon wordt voor het scherm Salaristreden gebruikt: Het scherm ziet er als volgt uit:

Per trede wordt het salarisbedrag ingevoerd. Gebruik een logische nummering en omschrijving om bij de toekenning aan salarisrecords problemen te voorkomen. Voor elke schaal zullen een aantal treden aangemaakt moeten worden. In ons voorbeeld heeft schaal 2 van het jaar 2005 4 treden.

© 2005 P&A Group


1.9

56

Beoordelingscirteria Onder Werknemers is een subscherm Beoordelingen aanwezig. Een deel van de beoordeling bestaat uit het waarderen van standaard criteria. Deze criteria worden in het scherm Beoordelingscriteria ingevoerd. In de Management Console is dit scherm te herkennen aan het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

Voer per record een criterium en een omschrijving in.

1.10

Competentie Definities Vul in dit scherm de verschillende competenties in. Op werknemerniveau zullen deze gebruikt worden om de competenties van de werknemer te waarderen. Bij dit scherm hoort het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group

57


Voor iedere competentie wordt een record aangemaakt. Voeg voor elke competentie een duidelijke omschrijving toe in het notitieveld. Per competentie kunnen in het bijbehorende subscherm verschillende niveaus ingevoerd worden.

1.10.1 Competentie Niveaus In dit subscherm kunnen per definitie verschillende niveaus aangegeven worden. Het volgende icoon hoort bij het scherm Competentie Niveaus: Het scherm ziet er als volgt uit:

Geef het niveau aan, het waardeoordeel en gebruik het notitieveld voor een toelichting. Voor de competentie Communicatief kunnen bijvoorbeeld 5 niveaus ingevoerd worden. Zie onderstaand plaatje.

© 2005 P&A Group


1.11

58

Bedrijfsauto's In dit scherm kunnen de bedrijfsauto's opgenomen worden. Er is ruimte voor de algemene gegevens van de auto. Zoals het kenteken en het soort auto, maar ook voor de fiscale waarde van de auto. Deze waarde wordt gebruikt om de bijtelling voor de werknemer mee te berekenen. In de Management Console is het scherm te herkennen aan het volgende icoon: Het scherm ziet er als volgt uit:

De aangemaakte records kunnen op een later tijdstip aan werknemers gekoppeld worden. Onder Werknemers is een subscherm Autogebruik aanwezig waar bijgehouden kan worden wie wanneer in welke bedrijfsauto rijdt.

1.12

Code Tabellen Het scherm Code Tabellen is ontwikkeld om op een gemakkelijke manier standaard waarden te gebruiken in People Inc.. Het pakket wordt geleverd met één record in het scherm Code Tabellen. In de subschermen van dit record zijn een groot aantal standaard waarden opgenomen. Denk aan

© 2005 P&A Group

59


nationaliteiten en landcodes. Deze waarden kunnen bijvoorbeeld in het scherm Werknemers opgehaald worden.

1.12.1 Nationaliteiten Onder Code Tabellen is het scherm Nationaliteiten te vinden. Hierin zijn records met verschillende nationaliteiten met de bijbehorende codes opgenomen. In het scherm Werknemers kan nu de nationaliteit gekozen worden via een doorsteek naar dit scherm. De codes zijn conform het GBA.

1.12.2 Landen Het scherm Landen is een subscherm onder Code Tabellen. Dit scherm bevat de verschillende landen met de bijbehorende landcodes.

© 2005 P&A Group


60

In het scherm Werknemers kan informatie uit dit scherm opgehaald worden.

1.12.3 Sectoren In dit scherm kunnen de verschillende sectoren opgenomen worden. Deze gegevens zijn nodig voor de aanmaak van een record in het scherm Bedrijven. Het scherm is te vinden onder Code Tabellen.


In de demonstratie database zijn 81 verschillende sectoren aanwezig.

© 2005 P&A Group

61


Vanuit het scherm Bedrijven kan een doorsteek gemaakt worden naar dit scherm.

1.12.4 AGK Het scherm AGK is een subscherm onder Code Tabellen. Deze afkorting staat voor arbeidsgehandicaptenkorting.

In het scherm Werknemers kan de informatie uit dit scherm opgehaald worden.

1.12.5 ZVW Het subscherm ZVW bevat informatie voor de zorgverzekeringswet.

© 2005 P&A Group


62

In het subscherm Verzekeringen onder Werknemers kan de informatie uit het ZVW scherm opgenomen worden.

1.12.6 Privé Autogebruik Het scherm Privé Autogebruik bevat informatie over het privé gebruik van de bedrijfsauto.

In het subscherm Autogebruik onder Werknemers is een veld waarin aangegeven kan worden waarom geen bijtelling voor het gebruik van de auto van de zaak geldt. De reden wordt via een doorsteek opgehaald uit het scherm Privé Autogebruik.

1.13

Speciale Onderwerpen Hieronder zullen een aantal speciale onderwerpen besproken worden. In Salarisberekeningen wordt toegelicht hoe de getoonde bedragen in het scherm Salaris berekend worden en uit welke schermen informatie opgehaald wordt. Verlof en Verzuim behandelt het aanmaken en toekennen van regelingen, het effect van de verschillende opties, het uitrekenen van het tegoed, het boeken van verzuim en het afsluiten van een verlofjaar. In het onderdeel Wizards worden de standaard in People Inc. aanwezige wizards besproken.

1.13.1 Salarisberekeningen In dit onderdeel wordt de berekening van het Salaris toegelicht. Alle tussenstappen komen aan de orde, zodat de gebruiker beter inzicht krijgt in de betekenis van de verschillende waarden. Ook wordt het uitvoeren van een salarisverhoging besproken. Het salaris kan berekend worden op basis van een voltijd salaris of door gebruik te maken van schalen en treden. Bij de eerste manier kan handmatig een voltijd salaris ingevoerd worden in het salarisscherm. In principe kan voor iedere werknemer en voor elk salaris record een speciaal voltijd bedrag ingevoerd © 2005 P&A Group

63


worden. Het gebruik van schalen en treden maakt het mogelijk om uit een aantal vooraf ingevoerde salarisbedragen te kiezen. Veel CAO's werken met schalen en treden. In People Inc. is het ook mogelijk om een combinatie van beide methoden te gebruiken. Vanzelfsprekend kunnen beide methoden niet binnen één record gecombineerd worden.

1.13.1.1

Salarisscherm Open het scherm Salaris in de Management Console.


De velden Vanaf Salarisschaal

Voor de startdatum van het salaris Als gekozen wordt om te werken met schalen en treden kan hiet de doorsteek gemaakt worden naar het scherm salarisschaal. © 2005 P&A Group


Salaristrede

64

Bij de gekozen schaal kan nu een trede geselecteerd worden.

Betalingsbasis

Kies uit de lijst een mogelijkheid. De basis geeft aan hoe het voltijdsalaris gezien moet worden. Of het bijvoorbeeld een jaar- of een maandbedrag is. Betalingsperiode Kies uit de lijst een mogelijkheid. Toest. overuren Kies uit de lijst Ja of Nee Contract uren Toont de huidige contracturen van de werknemer, deze uren worden overgenomen uit het functiescherm van de werknemer. FTE % Deze informatie is ook afkomstig uit het functiescherm. De fte wordt als volgt berekend: (contracturen/voltijduren bedrijf) x 100% Vakantie% Deze waarde wordt voor een nieuw record opgehaald bij het bedrijf. Het percentage wordt gebruikt om het "jaarsalaris incl." te berekenen. De opgehaalde waarde uit het Bedrijvenscherm kan overschreven worden. Geldig tot Hier kan eventueel de einddatum van het salarisrecord ingevoerd worden. Periodiek Salaris Dit is een berekend veld. Dit bedrag is berekend aan de hand van het voltijd salaris, de fte, de betalingsbasis en de betalingsperiode. Het is het bedrag dat bijvoorbeeld per maand uitgekeerd wordt aan de werknemer. Jaarsalaris Ook een berekend veld Uurtarief Uurloon Ged. Uurtarief Anderhalf uurloon Dubbel tarief Dubbel uurloon Jaarsalaris incl. Jaarsalaris inclusief de vakantie toeslag

Nul-urencontract Het nul-urencontract is een speciaal geval. Normaal worden de berekeningen uitgevoerd aan de hand van het voltijd aantal uren en de contracturen. Omdat met dit soort contract standaard geen uren toegekend worden zou dit betekenen dat de verschillende salarisbedragen niet berekend zouden worden. Om nu toch inzicht te krijgen in de het salaris en het uurtarief van de werknemer wordt er in dit speciale geval vanuit gegaan dat de werknemer het volledige aantal uren werkt. Een salarisrecord voor een werknemer met een nul-urencontract kan er als volgt uitzien:

© 2005 P&A Group

65


Voor de berekeningen wordt uitgegaan van een volledige werkweek. Bij contracturen en fte is vanzelfsprekend terug te vinden dat de werknemer standaard nul uren werkt. 1.13.1.2

Schalen en treden Het scherm Salarisschalen is een apart hoofdscherm in People Inc. Het bevat het subscherm Salaristreden. In het hoofdscherm worden per kalenderjaar een aantal schalen ingevoerd. Bij elke schaal worden meerdere treden ingevoerd. De treden records bevatten een voltijd salarisbedrag. Het is van groot belang dat je weet welke basis bij de standaard bedragen hoort. Dit voorkomt problemen bij het toekennen van een salaris.

Om de werking van schalen en treden te bespreken worden de schalen en treden voor het jaar 2004 uit de demonstratie database besproken. Voor het jaar 2004 zijn een vijftal schalen ingevoerd.

© 2005 P&A Group


66

De eerste schaal ziet er als volgt uit:

Schaalnummer Jaartal Omschrijving

Voer hier een waarde in Het jaar waarop de schaal betrekking heeft. Voor het invoeren van een omschrijving.

Bij Schaal 1 voor 2004 zijn de volgende treden aangemaakt:

De eerste trede ziet er in detail als volgt uit:

Tredenummer Salarisbedrag Omschrijving

Voer hier een nummer in. A1 staat voor trede A van schaal 1. Voer hier een voltijd salarisbedrag in. Voer een duidelijke omschrijving in.

Opeenvolgende jaren Om gebruik te kunnen maken van de "Algehele salariswijziging" wizard (doorvoeren van een salarisverhoging) is het noodzakelijk dat de schalen en treden met de nieuwe voltijd salarisbedragen ingevoerd zijn voordat de salarisverhoging uitgevoerd wordt. Het systeem kijkt namelijk tijdens het proces of voor de huidige schaal en trede een nieuwe record combinatie voor het volgende jaar aanwezig is. Er wordt gecontroleerd op schaalnummer en tredenummer. Het is dus van belang dat deze naamgeving consistent doorgevoerd wordt.

2004 Schaal Trede © 2005 P&A Group

2005 Schaal

Trede

67


1 1 1

A1 B1 C1

1 1 -

A1 B1 -

Voor het jaar 2005 is voor schaal 1 geen record trede C1 aangemaakt. Stel voor het jaar 2004 is er wel een werknemer met een salarisrecord gebaseerd op schaal 1 en trede C1. Tijdens de "salarisverhoging" kan het systeem voor deze werknemer niet de geschikte schalen en treden informatie vinden. Voor deze werknemer wordt er dus geen salarisverhoging naar 2005 doorgevoerd. 1.13.1.3

Salaris toekennen In twee voorbeelden wordt getoond hoe voor een werknemer een salarisrecord aangemaakt kan worden. Voltijd Salaris Indien gekozen wordt voor het toevoegen van een Voltijd Salarisbedrag in het Salarisscherm mogen de velden Salarisschaal en Salaristrede niet ingevuld worden. Een combinatie van die twee is niet mogelijk in één record.

In bovenstaand plaatje is te zien dat er per 1 januari 2003 een salarisrecord aangemaakt is. Het Voltijd Salarisbedrag bedraagt € 1500,00 en is een maandbedrag, bij de betalingsbasis wordt dus voor maand gekozen. Het Periodiek Salaris moet per maand uitbetaald worden, bij betalingsperiode is dus ook voor maand gekozen. De werknemer werkt 32 uur per week en heeft een FTE percentage van 80%. De volgende gegevens worden gebruikt in de onderstaande formules: werkdagen per jaar 260, bij het bedrijf worden de 40 werkuren verdeeld over 5 werkdagen.

© 2005 P&A Group


68

Voor handmatige controle is het belangrijk dat in de berekening niet vroegtijdig afgerond wordt. Toekennen van een salaris gebaseerd op schaal en trede Open voor een werknemer het salarisschem en maak een nieuw record aan. Kies voor het gebruik van schalen en treden. Startdatum

Voer de startdatum in. Ga via het doorsteek icoon naar het scherm Salarisschalen. Kies uit de serie behorende bij 2004 voor schaal 1. Gebruik het link icoon rechts onderin het schem salarisschalen om de gegevens aan het nieuwe salarisrecord te knopen. Gebruik nu het doorsteek icoon in het volgende veld om naar de treden behorende bij schaal 1 van 2004 te komen. Kies een trede uit en knoop de gegevens aan het salarisrecord via het link icoon rechts onderin het salaristredenscherm. Betalingsbasis Kies de betalingsbasis uit het lijstje. De waarde moet overeen komen met die van de treden. Betalingsperiode Kies een waarde uit het lijstje. Toestaan overuren Twee mogelijkheden, Ja of Nee. Vakantie % Bij een nieuw record wordt het vakantiepercentage opgehaald uit het bedrijvenrecord. De waarde kan eventueel overschreven worden. Einddatum Vul eventueel de einddatum van het salarisrecord in. Sla nu het record op en de informatie uit het functiescherm en uit het salarisschalen- en salaristredenscherm wordt opgehaald, de berekende waarden worden automatisch uitgerekend.

© 2005 P&A Group

69


In het plaatje is te zien dat sleutels behorende bij de schaal en trede opgenomen zijn in de bijbehorende velden. De naam van de schaal en trede is te vinden in de labels achter de velden. Het voltijd salarisbedrag dat bij schaal 1 trede A van 2004 hoort is gelijk aan € 1305,67. Met dit bedrag wordt het periodiek salaris berekend en zullen alle overige berekende waarden berekend worden. Voor de berekeningen maakt het niet uit of handmatig een voltijd salarisbedrag ingevoerd is of dat via schaal en trede door het systeem een bedrag ingevoegd wordt.

1.13.1.4

Berekeningen Dit onderdeel gaat verder in op de berekeningen die uitgevoerd worden in het salarisscherm. Het systeem rekent alle waarden volledig automatisch uit, maar om een beter inzicht te krijgen is het handig om alle mogelijkheden eens met de hand door te werken. Voorwaarden Voor de berekeningen in het Salarisscherm zijn een aantal waarden uit andere schermen van groot belang. · Allereerst het aantal werkdagen per jaar, de fulltime contracturen, het aantal werkdagen per week en het vakantiepercentage in het Bedrijvenscherm, deze velden moeten een waarde hebben. Automatisch wordt uit het aantal fulltime uren en het aantal werkdagen per week het aantal uren per dag berekend. · Koppel vervolgens in het functierecord het bedrijf aan de werknemer. Voer ook de standaard werkuren per dag op het tabblad uren van het functierecord in. Automatisch wordt nu de fte waarde voor de werknemer berekend. · In het Salarisscherm worden nu na invoering van het voltijdsalarisbedrag, de betalingsbasis en -periode geheel automatisch de overige salarisbedragen berekend. Wordt gekozen voor een salaris gebaseerd op schalen en treden dan worden ook nu na invoering van schaal, trede, betalingsbasis en -periode de overige waarden berekend. Algemeen

© 2005 P&A Group


70

De berekening wordt in 3 stappen uitgevoerd. Eerst wordt het jaarsalaris berekend op basis van de betalingsbasis. Daarna wordt het periodiek salaris berekend op basis van betalingsperiode. Tot slot worden de overige salarisbedragen berekend. In de volgende tabellen wordt de term bedrag gebruikt, hiermee wordt het voltijdsalarisbedrag bedoeld. Stap 1 - Jaarsalaris Betalingsbasis jaar maand 4 weken week dag uur

Berekening jaarsalaris = bedrag x fte jaarsalaris = bedrag x fte x 12 jaarsalaris = bedrag x fte x 13 jaarsalaris = bedrag x fte x 52 jaarsalaris = bedrag x fte x dagen per jaar jaarsalaris = bedrag x fte x (uren per week/ dagen per week) x werkdagen per jaar

Stap 2 - Periodieksalaris Betalingsperiode Berekening jaar periodieksalaris = jaarsalaris kwartaal periodieksalaris = jaarsalaris / 4 maand periodieksalaris = jaarsalaris / 12 4 weken periodieksalaris = jaarsalaris / 13 week periodieksalaris = jaarsalaris / 52 Stap 3 - Overige waarden Berekening jaarsalarisincl = jaarsalaris x (1 + (vakantiepercentage /100) ) uurtarief = jaarsalaris / ( (uren per week / dagen per week) x werkdagen per jaar x fte) 1½ uurtarief = uurtarief x 1,5 dubbeluurtarief = uurtarief x 2

1.13.1.4.1

Voorbeeld 1

In dit voorbeeld is werknemer A in dienst bij bedrijf X. De voorwaarden zijn in de onderstaande tabellen opgenomen. In stap 1, 2 en 3 worden de verschillende salarisbedragen berekend. Bedrijf X werkdagen per jaar fulltime uren werkdagen per week vakantie percentage

260 40 5 8%

Werknemer A aantal uur per week betalingsbasis betalingsperiode voltijd salarisbedrag

32 jaar maand € 20.000,00

Stap 1

© 2005 P&A Group

71


Stap 2

Stap 3

NB: reken niet door met afgeronde bedragen, dit resulteert in afrondingsverschillen. Het salarisrecord ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group


1.13.1.4.2

72

Voorbeeld 2

In dit voorbeeld is werknemer B in dienst bij bedrijf Y. De voorwaarden zijn in de onderstaande tabellen opgenomen. In stap 1, 2 en 3 worden de verschillende salarisbedragen berekend. Bedrijf Y werkdagen per jaar fulltime uren werkdagen per week vakantie percentage

262 38 5 7½%

Werknemer A aantal uur per week betalingsbasis betalingsperiode voltijd salarisbedrag

32 maand maand € 2.400,00

Stap 1

Stap 2

Stap 3


© 2005 P&A Group

73


1.13.1.4.3

Voorbeeld 3

In dit voorbeeld is werknemer C in dienst bij bedrijf Z. De voorwaarden zijn in de onderstaande tabellen opgenomen. In stap 1, 2 en 3 worden de verschillende salarisbedragen berekend. Bedrijf Z werkdagen per jaar fulltime uren werkdagen per week vakantie percentage

261 36 5 7%

Werknemer C aantal uur per week betalingsbasis betalingsperiode voltijd salarisbedrag

32 maand week € 2.000,00

Stap 1

Stap 2

Stap 3 © 2005 P&A Group


74


1.13.1.5

Salariswijziging Bij het doorvoeren van salariswijzigingen is het belangrijk dat de historie van het salaris bewaard blijft. Het bestaande record wijzigen is geen optie. Handmatig het lopende record afsluiten en een nieuw record aanmaken is een mogelijkheid. Er zijn echter een tweetal wizards ontwikkeld die het doorvoeren van salarisveranderingen vereenvoudigen. Voor doorvoeren van een salarisverandering voor één werknemer is de wizard "Individuele salariswijziging" ontwikkeld. In de wizard kan een werknemer geselecteerd worden. Vervolgens wordt het lopende record afgesloten en wordt een nieuw record geopend. De standaard gegevens uit het lopende record worden meegenomen naar het nieuwe. De gebruiker kan eenvoudig de verandering

© 2005 P&A Group

75


doorvoeren. Gaat het om een salariswijziging voor meerdere werknemers dan kan de wizard "Algehele salariswijziging" gebruikt worden. In deze wizard wordt met filters gewerkt. Maak eventueel voor het opstarten van de wizard eerst een nieuw filter aan in het Werknemersscherm. Vervolgens kan in de wizard de wijziging ingevoerd worden. Voor een salaris gebaseerd op treden en schalen kan het gebruik van nieuwe schalen aangevinkt worden. Automatisch wordt door het systeem de volgende schaal met bijbehorende trede toegekend aan het nieuwe record. Ook voor salarisrecords gebaseerd op het voltijdsalaris kan een wijziging doorgevoerd worden. Voer het percentage in waarmee het salarisbedrag verhoogd moet worden. De wizard zorgt ervoor dat er een nieuw record aangemaakt wordt met een aangepast voltijd salarisbedrag. Beide wizards worden uitvoerig besproken in het onderdeel Wizards. 1.13.1.6

Nul-urencontract Voor werknemers met een nul-urencontract worden de standaard uren op het tabblad Uren in het Functiescherm met nullen gevuld.

Tijdens het opslaan van het record wordt het fte percentage berekend.

Deze gegevens worden samen met de voltijduren van het bedrijf gebruikt om de salarisberekeningen uit te voeren. Omdat volgens contract geen uren gemaakt worden is de fte waarde ook nul. Dit zou

© 2005 P&A Group


76

voor alle berekende salarisbedragen een waarde nul betekenen. De gebruiker heeft dan geen inzicht in bijvoorbeeld het uurtarief van de werknemer. Daarom wordt voor de berekening van de verschillende salarisbedragen uitgegaan van een volledige werkweek. Bij contracturen en fte zijn vanzelfsprekend de nulwaarden terug te vinden.

1.13.2 Verlof en Verzuim Uitleg over de aanmaak, het gebruik en het toekennen van verlofreglingen, het boeken van verlof en het afsluiten van verlofjaren 1.13.2.1

Het boeken van Verlof en Verzuim Voordat in People Inc. een verlof of verzuim record voor een werknemer geboekt kan worden moeten eerst de volgende stappen uitgevoerd zijn: · Bedrijven: Er moet één of meerdere bedrijven aanwezig zijn in de database. Vooral het correcte aantal fulltime contracturen is van belang. · Bedrijfsvrije dagen: Er moet een keuze gemaakt worden of men rekening wil houden met bedrijfsvrije dagen en zo ja dan moeten deze ingevoerd worden in het sub-scherm Vrije dagen. Denk hierbij aan Pasen, Pinksteren en Kerstmis. De dagen dienen voor ieder kalenderjaar opnieuw ingevoerd te worden. · Verlofregelingen: Er moeten een aantal verlofregelingen aangemaakt worden, Ziekte en Vakantie zijn de voornaamste. Het is belangrijk goed over de verlofregelingen na te denken. Bijvoorbeeld tegoed in dagen of uren, jaarlijks toekennen of opbouwend. · Werknemer: Vervolgens moet de werknemer volledig aangemaakt zijn. Wordt gekozen voor een verlofregeling op basis van leeftijd en/ of periode in dienst dan moeten ook de velden Geboortedatum en Datum in dienst ingevoerd worden. Zou je dit niet doen dan wordt uiteindelijk een tegoed van 0 toegekend. · Functie: Daarna moet de werknemer een functie record krijgen. Zo wordt hij geknoopt aan zijn

© 2005 P&A Group

77


bedrijf en weten we wat de fulltime contracturen zijn. In het functierecord moeten ook de standaard werkuren per dag van de werknemer ingevuld worden. Dat maakt het mogelijk om rekening te houden met de werkuren tijdens het boeken van een verlofrecord en het berekenen van het toegestaan aantal verlofunits. · Salaris: Indien ook de kosten van het verzuim bijgehouden moeten worden moet een salarisrecord voor de werknemer aangemaakt worden. · Toegestaan Verlof: Vervolgens kunnen aan de werknemer de verlofregelingen toegekend worden in het Toegestaan verlof scherm. Toekennen van een regeling kan ook via de "Algeheel toegestaan verlof toekennen" wizard. In de onderliggende sub-hoofdstukken zullen de stappen stuk voor stuk besproken worden.

1.13.2.1.1

Het bedrijf

Maak een record aan in het Bedrijven scherm.

In het voorbeeld is gekozen voor een record uit de demonstratie database. Dit bedrijf heeft een volledige werkweek van 40 uur. Tevens is het belangrijk dat het aantal werkdagen per week, het aantal werkdagen per jaar en het vakantie percentage ingevoerd wordt. De combinatie fulltime uren en werkdagen per week levert het aantal uren per dag op. Deze waarde wordt gebruikt voor de berekening van het aantal dagen van een verzuimperiode in het scherm Verlof en Verzuim. Het aantal werkdagen per jaar wordt in de salarisberekeningen gebruikt. Het vakantie percentage kan gebruikt worden in het Salarisscherm. Open vervolgens voor dit bedrijf het subscherm Bedrijfsvrije dagen en voer alle bedrijfsvrije dagen in, bijvoorbeeld Pasen 2005.

© 2005 P&A Group


78

Het is belangrijk dat alle bedrijfsvrije dagen ingevoerd worden voordat gestart wordt met het nieuwe verlofjaar. Eenmaal ingevoerde records worden niet automatisch gecorrigeerd. 1.13.2.1.2

Verlofregelingen

Een verlofregeling kan handmatig toegekend worden of met behulp van de wizard "Algeheel toegestaan verlof toekennen". In het voorbeeld worden de verlofregelingen handmatig toegekend, zodat meteen de verschillende velden op het scherm besproken kunnen worden. Open het scherm Verlofregelingen vanuit de Management Console.

Allereerst maken we een verlofregeling Ziekte aan. Dit is een speciale verlofregeling, de enige waarbij het mogelijk is om een tegoed van 0 dagen/uren te hebben en waarbij dan toch periodes geboekt kunnen worden.

© 2005 P&A Group

79


Naam en categorie van de regeling moeten gelijk aan Ziekte zijn. Alleen dan is het mogelijk om in een later stadium de verzuimcijfers te berekenen. De volgende verlofregeling is een vakantieregeling. Aan de hand van dit voorbeeld zullen de afzonderlijke velden besproken worden.

Naam Absentiecategorie Verlofunits Verlof op basis van

Verlof referentie

Rekening houden met bedrijfsvrije dagen Ongebr. verlof overnemen Beperkt in aantal

Naam van de regeling. Kies een categorie uit de lijst. In ons voorbeeld kiezen we vakantie. Er kan gekozen worden tussen uren en dagen. Meestal wordt voor vakantie regelingen voor uren gekozen omdat het dan ook mogelijk is om de werknemer een halve dag vrij te laten nemen. Hier zijn een viertal keuzemogelijkheden. Bij Geen wordt niet gekeken naar leeftijd of datum in dienst van de werknemer. Bij Leeftijd wordt de geboortedatum van de werknemer gebruikt om het tegoed te bepalen. Bij Periode in dienst wordt de datum in dienst gebruikt voor de bepaling. Tot slot is er de combinatie Leeftijd & Periode in dienst waarbij naar beide wordt gekeken. In het sub-scherm Verlofopbouw worden de algemene tegoeden opgeslagen. Hier is de keuze tussen peil- en werkelijke datum. De peildatum komt overeen met de startdatum van de verlofregeling. Op die datum wordt bijvoorbeeld berekend hoe oud de werknemer is en hoe lang hij in dienst is. Wordt voor werkelijke datum gekozen dan wordt tijdens de berekening van het tegoed gekeken wanneer een werknemer een jaar ouder wordt en/of een jaar langer in dienst is. Plaats een vinkje als rekening gehouden moet worden met de onder Bedrijven ingevoerde bedrijfsvrije dagen, bijvoorbeeld Pasen of Koninginnedag. Als het vinkje geplaatst is worden geen vakantiedagen afgeboekt op de genoemde feestdagen. Plaats een vinkje als het restant van het tegoed meegenomen mag worden naar het volgende verlofjaar. Hier kan een maximum aantal over te nemen verlof units ingevoerd worden. Bijvoorbeeld 10 dagen oftewel 80 uur als we van een werkweek van 40 uur uitgaan. © 2005 P&A Group


Beperkt in tijd Verlofmethode

80

Voer in hoeveel weken het overgenomen tegoed geldig is. In dit voorbeeld 13 weken. Is het tegoed dan niet gebruikt dan gaat het verloren. Kies voor jaarlijks of opbouwend. Jaarlijks dan wordt het tegoed in één keer aan het begin van het verlofjaar toegekend. Bij opbouwend wordt het tegoed dagelijks berekend en opgewaardeerd.

Het scherm verlofregelingen heeft een sub-scherm Verlofopbouw waarin het standaard tegoed in verschillende records ingevoerd kan worden. Bij de verlofregeling uit ons voorbeeld horen de volgende records:

Het eerste record ziet er in detail als volgt uit:

T/m leeftijd T/m dienstjaar

Verlof tegoed Per Notitie

Voer hier de leeftijdsgrens in. In ons voorbeeld is dat 19 jaar. Hier kan het aantal dienstjaren ingevoerd worden. In ons voorbeeld hebben we bij "Verlof op basis van" gekozen voor Leeftijd. Naar het aantal dienstjaren wordt niet gekeken. Voer hier het tegoed in. Bij "Verlof units" hebben we gekozen voor uren, dat betekent dat we nu het tegoed in uren moeten invoeren Twee keuzemogelijkheden, te weten Jaar en Maand. Het aantal units verlof wordt in ons voorbeeld per maand weergegeven. Plaats hier een toelichting.

In ons voorbeeld hebben we 5 records in het Verlofopbouw scherm behorende bij de verlofregeling vakantie. Deze records geven samen het verlof van het tegoed weer naarmate de leeftijd van de werknemer toeneemt. Bij het toekennen van het verlof wordt door het systeem gekeken hoe oud een werknemer is op de startdatum van de regeling. Er is namelijk gekozen voor de verlofreferentie peildatum. Vervolgens gaat het systeem de records af beginnend bij de trede t/m 19 jaar. Als een record is gevonden waaraan de werknemer voldoet wordt dat tegoed genomen voor de berekening van het uiteindelijke aantal verlof units. Verder zijn de datum in- en uitdienst en de fte voor de berekening van het uiteindelijke toegestane aantal verlof units van belang.

1.13.2.1.3

Werknemer

Open in de Management Console het scherm Werknemers

© 2005 P&A Group

81


Voer de gegevens van de (nieuwe) werknemer in. Indien bij de verlofregelingen gekozen is voor een regeling op basis van leeftijd en/of periode in dienst is het van groot belang dat de geboortedatum en de datum in dienst van de werknemer correct ingevoerd worden. Zouden deze waarden leeg gelaten worden dan kan dat resulteren in een tegoed van 0 units. De wizard "Individuele indiensttreding" kan ook gebruikt worden om de nieuwe werknemer toe te voegen. In de handleiding is gekozen om de werknemer handmatig toe te voegen, zodat alle schermen uitvoerig beschreven kunnen worden. Voorbeeld werknemer is de heer Boersma.

Hij is in dienst vanaf 1 januari 2003 en is geboren op 14 juni 1970.

© 2005 P&A Group


1.13.2.1.3.1

82

Functie

Open het functie scherm voor werknemer Boersma.

Maak een functie record aan.

De werknemer is 4 dagen per week werkzaam bij de Bloemkwekerij. Zijn functie start op 1 januari 2003. Hij maakt 8 uur per dag, zijn fte bedraagt 80% ( = 32/40 x 100%). 1.13.2.1.3.2

Salaris

Indien de kosten van het verzuim berekend moeten worden moet er ook een salaris record voor werknemer Boersma aangemaakt worden. Open in de Management Console het scherm Salaris voor werknemer Boersma.

Maak voor de werknemer een salaris record aan.

© 2005 P&A Group

83


In het voorbeeld hebben we gekozen voor een salaris gebaseerd op een voltijd salarisbedrag.

1.13.2.1.3.3

Toegestaan Verlof

In het Toegestaan verlof scherm worden de verlofregelingen voor de werknemer opgeslagen. Meestal worden per jaar minimaal 2 regelingen toegekend. Eén voor ziekte en één voor het boeken van vakantieverlof. De start- en einddatum geven de looptijd van de regeling aan. Toekennen Toekennen van een verlofregeling kan via het Toegestaan verlofscherm of via de "Algeheel toegestaan verlof toekennen" wizard. Hieronder zal uitgelegd worden hoe een verlofregeling in het Toegestaan verlofscherm toegevoegd kan worden. De werking van de wizard wordt besproken in het onderdeel Wizards / Algeheel toegestaan verlof toekennen. Open het scherm Toegestaan Verlof voor de werknemer via de Management Console:

· Maak een nieuw record aan. · Maak de doorsteek naar het scherm Verlofregelingen en kies voor de regeling Ziekte. · Koppel deze aan werknemer Boersma. Maak de doorsteek naar het scherm Verlofregelingen via dit icoon.

© 2005 P&A Group


84

Onderin het scherm Verlofregelingen is het Selecteer icoon te vinden. Gebruik dit icoon om een verlofregeling aan de werknemer te koppelen. · Voer de start- en einddatum van het verlofjaar in. In ons voorbeeld is het verlofjaar gelijk aan het kalenderjaar 2004. · Sla het nieuwe record op. Nu worden de tegoeden berekend. Een ziekteregeling is een speciale regeling hiervoor wordt geen tegoed toegestaan. Er kunnen echter wel dagen/ uren tegen geboekt worden.

· In het voorbeeld is te zien dat werknemer Boersma nog niet ziekgemeld is in 2004. We kennen nu nog een regeling toe aan de werknemer, namelijk een vakantieregeling. · Maak wederom een nieuw record aan voor werknemer Boersma. · Koppel nu de regeling Vakantieverlof. · Voer de start- en einddatum in en sla het record op. Meteen wordt het tegoed voor werknemer Boersma berekend.

© 2005 P&A Group

85


· Vakantieverlof is een regeling gebaseerd op een aantal dagen per maand per leeftijdsgroep. Er wordt gebruik gemaakt van de peildatum en het tegoed wordt meteen per jaar toegekend.

· Op 1 januari 2004 is de werknemer 33 jaar oud en valt dus in de 2e groep. Hij werkt 80% (32/40) dus het tegoed komt neer op 2½ x 12 x (32/40) = 24 dagen voor jaar 2004. · Let op: de werknemer is op 1 jaunari 2004 ouder dan 33 jaar, hij is namelijk op 14 juni 2003 33 jaar geworden en is dus op de peildatum al ouder dan 33. Hij valt echter wel in de tweede groep omdat hij nog niet ouder dan 35 jaar is. Verzuim/ verlof kan geboekt worden tegen het toegestaan verlof in het Verlof en verzuimscherm. De gegevens in de toegestaan verlofrecords worden dan meteen bijgewerkt. Het toegestaan verlofscherm geeft dus altijd een actueel beeld van het nog resterende verlof. 1.13.2.1.3.4

Verlof en Verzuim

In het Verlof en Verzuimscherm kunnen per werknemer verlofperiodes geboekt worden. Let er op dat tegen de juiste regeling geboekt wordt. Boeken van verlof · Open voor werknemer Boersma het Verlof en Verzuimscherm in de Management Console.

© 2005 P&A Group


86

· Dubbel klik op Verlof en Verzuim en het scherm wordt geopend. · De heer Boersma gaat een paar dagen op vakantie. · Maak een nieuw record aan en voer de details in. Koppel de correcte verlofregeling aan het verzuim. Voer de start- en einddatum in. Voer eventueel een reden in en een notitie. · Sla de gegevens op en het aantal dagen en uren van het verzuim wordt berekend. De kosten worden ook berekend omdat voor de werknemer een salaris record ingevoerd is.

· Tijdens het opslaan van de gegevens worden een aantal zaken gecontroleerd. Problemen worden in de vorm van meldingen getoond aan de gebruiker. · Er wordt gecontroleerd of het opgenomen aantal verlofunits het toegestane aantal niet overschrijdt. Het verlof wordt geboekt maar de gebruiker krijgt indien van toepassing een melding dat het toegestane aantal verlof units niet toereikend is. De gebruiker kan nu zelf beslissen of dit toegestaan is binnen het bedrijf. · Ook wordt gecontroleerd of de regeling al gesloten is. Er kan wel verlof/verzuim tegen een gesloten regeling geboekt worden, maar de saldi zullen vanzelfsprekend niet herberekend worden. · Een ander belangrijk punt is de controle op de verlofregeling waartegen geboekt wordt. Deze regeling moet aan de werknemer toegekend zijn om gebruikt te kunnen worden in het Verlof en verzuimscherm. Het record zal niet opgeslagen worden als de regeling niet toegekend is aan de werknemer. 1.13.2.1.4

Extra Verlof

Het is mogelijk om een werknemer extra verlof te geven. Dit kan handig zijn voor het compenseren van overwerk. Open in de Management Console het scherm Extra Verlof

© 2005 P&A Group

87


Selecteer het Toegestaan Verlofrecord waaraan het extra verlof gekoppeld moet worden. Wordt bijvoorbeeld overgewerkt en moet het mogelijk zijn om die tijd op een later tijdstip op te nemen als vrije tijd, dan moeten de overuren geboekt worden onder de vakantie regeling van het huidige jaar. We hebben dit voorbeeld eerder gebruikt in deze handleiding. De werknemer heeft recht op 24 dagen vakantie in 2004. Hij heeft al 3 dagen opgenomen.

Boek nu de extra dagen. In ons voorbeeld krijgt de werknemer 2 extra dagen voor het geleverde overwerk.

Het toegestaan verlofrecord ziet er nu als volgt uit:

© 2005 P&A Group


88

Bij opgebouwd zijn de 2 extra dagen toegevoegd. Het restant van het tegoed voor dit jaar is nu gestegen naar 23 dagen. Let op: Boek de extra dagen tegen de correcte verlofregeling. Alleen dan kunnen de extra dagen bijvoorbeeld als vakantie opgenomen worden. 1.13.2.2

Specifieke informatie In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de manier waarop het toegestaan verlof berekend wordt.

1.13.2.2.1

Verlofunits

De verlofunits kunnen in dagen en uren weergegeven worden. Meestal wordt het vakantieverlof toegekend in uren. Dit maakt het mogelijk werknemers een uurtje vrij te laten nemen. Tevens is dit ook een groot voordeel als er werknemers in dienst zijn die een parttime contract hebben. Werkt iemand bijvoorbeeld maar 5 uur per dag, dan wordt bij het boeken van een vrije dag voor deze werknemer slechts 5 uur van zijn tegoed afgeboekt. 1.13.2.2.2

Verlofmethode

Er kan gekozen worden tussen Jaarlijks en Opbouwend. Jaarlijks houdt in dat het toegestane aantal meteen tijdens het toekennen van een verlofregeling aan de werknemer toegekend wordt. Loopt het verlofjaar bijvoorbeeld van 1 januari t/m 31 december 2004. Bij de regeling horen 25 verlofdagen op jaarbasis. Dan wordt meteen per 1 januari dit tegoed aan de werknemer toegekend. De werknemer kan bijvoorbeeld alle dagen opnemen in de eerste 2 maanden van het verlofjaar. Opbouwend houdt in dat er iedere dag opnieuw berekend wordt op hoeveel verlofdagen de werknemer recht heeft. Het toegestane aantal wordt iedere dag bijgewerkt. Het verlofjaar loopt wederom van 1 januari t/m 31 december 2004. Op jaarbasis heeft de werknemer recht op 25 verlofdagen. Stel het is vandaag 2 februari 2004 dan is in het Toegestaan verlofscherm voor de werknemer te vinden dat hij recht heeft op 2,25 dagen. In formule ziet dat er als volgt uit: 33 dagen 366 dagen 25 dagen 1.13.2.2.3

Aantal dagen vanaf 1 januari t/m 2 februari 2004 Kalenderdagen in 2004 Verlofdagen per jaar bij volledige werkweek

Verlofreferentie

Bij de berekening van het toegestane aantal verlofunits wordt vaak gekeken naar de de leeftjd van de werknemer en naar de periode dat hij al in dienst is.

© 2005 P&A Group

89


Er kan gekozen worden uit 2 verlofreferenties, te weten peildatum en werkelijkheid. Peildatum Op de peildatum, dat wil zeggen op de startdatum van de regeling wordt berekend hoe oud de werknemer is en hoe lang hij/zij in dienst is. Werkelijkheid Nu wordt de werkelijke datum gebruikt. Dat houdt in dat bij de berekening van het tegoed rekening gehouden wordt met de datum waarop de werknemer een jaar langer in dienst is en/of een jaar ouder is geworden. Voorbeeld De werknemer is geboren op 30 juni 1974 en is op 1 augustus 1999 in dienst gekomen. Hij werkt een volledige werkweek. In 2004 wordt de werknemer dus 30 jaar en op 1 augustus is hij 5 jaar in dienst.

De verlofopbouw records die nodig zijn voor het berekenen van zijn tegoed worden in onderstaande tabel getoond. Nr 1 2 3

Leeftijd t/m 30 jaar t/m 35 jaar t/m 35 jaar

Periode in dienst t/m 5 jaar t/m 5 jaar t/m 10 jaar

Tegoed 25 dagen 26 dagen 28 dagen

Het tegoed wordt jaarlijks, dat willen zeggen in één keer toegekend. Berekening van het tegoed op peildatum De peildatum is gelijk aan de startdatum van de regeling en is dus 1 januari 2004. Op die datum is de werknemer meer dan 29 jaar oud en meer dan 4 jaar in dienst, maar niet ouder dan 30 jaar en nier langer dan 5 jaar in dienst. Hij valt voor de berekening in regel 1 en krijgt dus 25 dagen toegekend. Berekening van het tegoed op werkelijkheid Nu wordt de werkelijke datum gebruikt. Er wordt dus gekeken wanneer de werknemer jarig is en/of wanneer hij weer een jaar langer in dienst is. In ons voorbeeld kunnen we het verlofjaar in 3 delen opsplitsen. Over deze delen wordt apart het tegoed berekend. Omdat het tegoed jaarlijks toegekend wordt, worden voor de toekenning deze aantallen bij elkaar opgeteld.

Periode 1 jan t/m 30 juni 2004

Leeftijd 30 jaar

1 juli t/m 1 aug 2004

> 30 en

2 aug t/m 31 dec 2004

35 jaar

Periode in dienst 5 jaar 35 jaar

5 jaar > 5 jaar en jaar

10

Tegoed 25 dagen

# dagen in periode 182

26 dagen

32

28 dagen

152

Het kalenderjaar 2004 heeft 366 dagen. De berekening ziet er als volgt uit:

© 2005 P&A Group


90

Voor het jaar 2004 is er verschil van 1,33 dagen of de berekening op basis van peildatum uitgevoerd wordt of op basis van de werkelijkheid.

1.13.2.2.4

Verlofovernemen

In de algemene voorwaarden van de verlofregeling kan opgegeven worden of overgebleven uren/ dagen meegenomen mogen worden naar het volgende verlofjaar. Voor een vakantieregeling geldt dat veelal wel. Soms wordt een beperking qua tijd of hoeveelheid meegegeven. Indien overnemen toegestaan is wordt tijdens het afsluiten van het verlofjaar het restant van het af te sluiten jaar bevroren en overgeheveld naar het volgende jaar. Is het restant slechts 13 weken geldig dan wordt geheel automatisch na 13 weken het overgenomen tegoed als verloren beschouwd. Alleen verzuim dat geboekt wordt in de eerste 13 weken van het nieuwe verlofjaar zal van het overgenomen tegoed afgeboekt worden. 1.13.2.3

Verlofopbouw In dit hoofdstuk wordt het belang van een correcte verlofopbouw besproken.

1.13.2.3.1

Algemeen

Het is van het grootste belang dat alle leeftijdsgroepen of perioden in dienst gedekt worden door de verlofopbouw records behorende bij de verlofregeling. Als dit niet het geval is kan het voorkomen dat een werknemer in een bepaalde periode een tegoed van 0 units toegekend krijgt. 1.13.2.3.2

Verlof op basis van

Tijdens het aanmaken van een verlofregeling kan uit 4 opties gekozen worden bij het veld "Verlof op basis van". · Geen · Leeftijd · Periode in dienst · Leeftijd en Periode in dienst In het sub-scherm Verlofopbouw kunnen de verschillende groepen ingevoerd worden. Indien een veld niet gebruikt wordt in de voorwaarden, bijvoorbeeld de "Periode in dienst" is het niet nodig hiervoor een waarde in te vullen, ook de standaard geplaatste nul kan blijven staan. Bij de controle kijkt het systeem niet naar dit veld. 1.13.2.3.3

Leeftijd en Periode in dienst

Bij de combinatie leeftijd en periode in dienst wordt bij de controle aan welk verlofopbouw record de werknemer voldoet altijd eerst gekeken naar de leeftijd en daarna naar de periode in dienst waarde. Voorbeeld Onze voorbeeld werknemer is geboren op 30 juni 1973 en is op 1 augustus 1999 in dienst gekomen. Het tegoed wordt jaarlijks toegekend en de peildatum wordt als referentie gebruikt. Nr 1 2 3

© 2005 P&A Group

Leeftijd t/m 30 jaar t/m 35 jaar t/m 35 jaar

Periode in dienst t/m 5 jaar t/m 5 jaar t/m 10 jaar

Tegoed 25 dagen 26 dagen 28 dagen

91


Op 1 januari 2004 is hij ouder dan 30 jaar, hij is immers op 30 juni 2003 30 geworden. De eerste regel voldoet dus niet. De tweede zou kunnen. Op 1 augustus 2003 is de werknemer 4 jaar in dienst. Op 1 januari 2004 is hij nog geen 5 jaar in dienst. De werknemer voldoet aan de voorwaarden van regel 2. Resultaat is dat hij 26 dagen toegekend krijgt.

1.13.2.4

Toekennen en Afsluiten In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe een verlofregeling toegekend kan worden. Daarnaast komt ook het afsluiten van het verlofjaar aan de orde.

1.13.2.4.1

Verlof toekennen

Op twee manieren kan toegestaan verlof toegekend worden aan een werknemer: · Voeg handmatig in het Toegestaan Verlofscherm van de werknemer een record toe. Koppel de verlofregeling aan dit record en voer een start- en einddatum in. Zie voor een uitgebreide toelichting het onderdeel Verlof en Verzuim / Toegestaan Verlof.

· Of gebruik de "Algeheel toegestaan verlof toekennen" wizard. Voordeel is dat nu voor meerdere werknemers tegelijkertijd verlof toegekend kan worden. Het gebruik wordt in het onderdeel Wizards toegelicht.

© 2005 P&A Group


1.13.2.4.2

92

Meerdere verlofjaren

Een werknemer kan meerdere records hebben in zijn Toegestaan verlof scherm. Het gaat dan niet alleen om verschillende open en afgesloten regelingen, maar ook over meerdere dezelfde "Open" regelingen. Het verlofjaar loopt bijvoorbeeld gelijk met de kalenderjaren, dan kan het heel makkelijk zijn als in oktober al een verlofregeling voor het volgende jaar toegekend wordt. De werknemers kunnen dan, al voor het lopende verlofjaar afgesloten is, hun verlof voor het volgende jaar vast laten zetten. 1.13.2.4.3

Jaar afsluiten

Nadat al het verlof voor het lopende boekjaar ingevoerd is in het Verlof en Verzuimscherm kan het "toegestaan verlof" record afgesloten worden. Tegen een eenmaal afgesloten verlofjaar kan geen verlof meer geboekt worden. Het restant van het afgesloten jaar wordt conform de voorwaarden in de verlofregeling overgenomen naar het volgende verlofjaar. Afsluiten van een verlofjaar kan via de "Verlof" wizard. Deze is te vinden onder Externe Applcaties.

© 2005 P&A Group

93


Het gebruik van de wizard wordt besproken in het onderdeel Wizards / Algehele afsluiting verlofjaar.

1.13.3 Verzuim- en kengetallen Hoe worden de verzuimpercentages, de ziekmeldingsfrequenties en de gemiddelde verzuimduur berekend? · Door de gebruiker worden de verzuimperioden van de werknemers in het Verlof en Verzuimscherm ingevoerd.

· Tijdens de nachtjob wordt geheel automatisch de tabel red_verzuimgegevens gevuld. Voor iedere werknemer wordt voor elke dag een record aangemaakt, waarin de verzuimgegevens, een aantal © 2005 P&A Group


94

persoonlijke details en een aantal standaard waarden opgenomen worden. Deze gegevens worden iedere nacht herberekend. Een verandering in bijvoorbeeld de fte van een werknemer wordt doorberekend in de red_verzuimgegevensrecords, ook met terugwerkende kracht. · Door de gebruiker wordt in het scherm Verzuimrapportages een meetperiode voor de berekening van de verzuimcijfers ingevoerd. Meteen worden voor de tabel red_verzuimduur een aantal opdrachten uitgevoerd in de tabel red_verzuimgegevens. Met behulp van de start- en einddatum van de meetperiode wordt in de tabel red_verzuimgegevens voor iedere werknemer berekend hoeveel hersteldmeldingen er bij de meetperiode horen. Er wordt rekening gehouden met een doorlopend ziektegeval.

· De SetId waarde van het verzuimrapportagesrecord wordt in de rapporten gebruikt om de juiste gegevens uit de tabel red_verzuimgegevens op te halen. In de rapporten wordt ook de tabel red_verzuimduur gebruikt zodat de gemiddelde verzuimduur berekend kan worden. Welke gegevens worden in de tabel red_verzuimgegens opgenomen? Per dag wordt er voor iedere werknemer een record aangemaakt. Hierin worden onder andere de volgende gegevens opgenomen: werkuren voor die dag, werkdag, verzuimdag, ziekmelding, hersteldmelding, fte, percentage hersteld, naam, geslacht, huidige datum, dagnummer, aantal kalenderdagen. 1.13.3.1

Formules In de rapporten staan de volgende 3 algemene formules centraal:

© 2005 P&A Group

95


Ziekteverzuimpercentage(ZVP): geeft deel van de arbeidscapaciteit aan dat in en bepaalde periode verloren is gegaan wegens ziekte. Er kunnen een aantal varianten berekend worden. · Op basis van kalenderdagen met en zonder rekening te houden met het percentagehersteld. · Op basis van kalenderdagen in combinatie met de fte, wederom met en zonder percentagehersteld. · Op basis van werkdagen met en zonder percentagehersteld. · Op basis van contracturen met en zonder percentagehersteld Ziekmeldingsfrequentie(ZMF): geeft het gemiddelde aantal ziekmeldingen per werknemer in een periode, omgerekend naar jaarbasis. De ZMF kan berekend worden met en zonder rekening te houden met de fte. Gemiddelde ziekteverzuimduur(GZVD): som van het aantal verzuimdagen gedeeld door het aantal hersteldmeldingen in de meetperiode. Belangrijk is dat alle verzuimdagen behorende bij een hersteldmelding meegenomen worden, dus ook de dagen die voor de meetperiode liggen. Er wordt ook rekening gehouden met doorlopend verzuim. Er kunnen een aantal varianten berekend worden: · Op basis van kalenderdag met en zonder rekening te houden met het percentage hersteld. · Op basis van werkdagen met en zonder percentagehersteld. Verzuimduurklassen Voor de ZVP en de ZMF kan ook nog rekening gehouden worden met de duur van het verzuim. Het verzuim wordt in een drietal klassen ingedeeld. · Kort: dit is verzuim met een duur van 1 tot en met 7 dagen. · Middellang: dit is verzuim met een duur van 8 tot en met 42 dagen · Lang: dit is verzuim met een duur vanaf 43 dagen In de berekeningen wordt rekening gehouden met de duur van het verzuim. De aantallen worden per klasse gepresenteerd. Verzuim per leeftijdsklasse Voor zowel de ZVP, de ZMF als de GZVD kan rekening gehouden worden met de leeftijdsklasse van de werknemer. De volgende standaard klassen zijn aanwezig. · 15 tot en met 24 jaar · 25 tot en met 34 jaar · 35 tot en met 44 jaar · 45 tot en met 54 jaar · 55 tot en met 64 jaar · 65 en ouder 1.13.3.2

Rapporten In de Rapporten Basis zijn de speciale verzuimrapportages terug te vinden in de map Verzuimrapportages.

© 2005 P&A Group


96

In deze map bevinden zich een viertal submappen. Alle rapporten hebben de groepering per bedrijf in zich, daarnaast bijvoorbeeld nog een groepering per afdeling. Het rapport "VP kalenderdagen" in de map Verzuimcijfers per afdeling laat de verzuimpercentages per bedrijf per afdeling zien. In de map Verzuimrapportages bevinden zich in totaal meer dan 60 rapporten. 1.13.3.3

Voorbeelden Een aantal voorbeeld rapporten worden hieronder toegelicht. Algemeen geldt: Werknr In dienst per Bedrijf Fulltim Uren e WN517 15/02/2000 1 40 40

5x8

WN518 WN519

5 x 7,2 ma t/m vrij 1 4 x 8 ma t/m do 0,8

01/01/1999 36 04/04/2005 1

36 40

36 32

Dagen

FTE

ma t/m vrij 1

Period Dagen % hersteld e 1 4 dagen(kal) 1 2 dagen 50%

Meetperiode is 10 kalenderdagen. · Verzuimpercentages op basis van kalenderdagen per bedrijf per werknemer.

© 2005 P&A Group

97


Voor werknemer WN517 betekent dit 4 ziektedagen in de meetperiode van 10 kalenderdagen is een Verzuimpercentage van . Werknemer WN 519 is pas op 4 april 2005 in dienst gekomen, voor hem is het aantal kalenderdagen 7.

· Verzuimpercentages gebaseerd op kalenderdagen per bedrijf per werknemer, rekening houdend met de fte en het percentage hersteld.

Werknemer WN519 is slechts 7 werkdagen in dienst, maar heeft een fte van 0,8. Dit resulteert in

© 2005 P&A Group


98

een gecorrigeerd aantal dagen van 5,60. · De ziekmeldingsfrequentie op basis van kalenderdagen per bedrijf per werknemer.

Op basis van kalenderdagen, zonder fte betekent dit dat werknemer WN519 voor 0,70 meetelt. Van de 10 kalenderdagen is jij slechts 7 dagen in dienst. Voor de ziekmeldingsfrequentie geldt dat het aantal meldingen omgerekend moet worden naar jaarbasis. Voor werknemer WN517 levert dat een ziekmeldingsfrequentie van 36,50 op.

· Ziekmeldingsfrequentie op basis van kalenderdagen per bedrijf per werknemer rekening houdend met de fte.

© 2005 P&A Group

99


Werknemer WN518 werkt fulltime voor bedrijf 36 en is in dienst vanaf 1 januari 1999. Hij is de hele meetperiode in dienst, gevolg telt mee als 1 werknemer en ook als 1 fte (fulltime werknemer). Voor de ziekmeldingsfrequentie gebaseerd of fte betekent dit voor deze werknemer:

· Gemiddelde ziekteverzuimduur op basis van kalenderdagen per bedrijf per werknemer rekening houdend met het percentage hersteld.

© 2005 P&A Group


100

Werknemer WN517 is 4 kalenderdagen ziek in deze periode. Ze heeft één hersteldmelding.

Werknemer WN518 heeft ook één hersteldmelding. Hij is 2 dagen ziek geweest, maar voor die dagen geldt een percentage hersteld van 50%.

Voor beide bedrijven samen betekent dit een gemiddelde verzuimduur van:

· Verzuimpercentages per werknemer per vestiging per klasse, op basis van kalenderdagen.

Werknemer WN517 is 4 kalenderdagen ziek in de meetperiode. We hebben te maken met kort ziekteverzuim. Het verzuimpercentage is gelijk aan 40 % ( (4 /10) x 100 %). Voor bedrijf 1 heeft alleen werknemer WN517 een ziekterecord. Voor het hele bedrijf betekent dit een verzuimpercentage van:

Ook voor bedrijf 36 is er slechts een verzuimrecord. Dit verzuim duurt 2 dagen, dus wederom kort verzuim. Voor bedrijf 1 en bedrijf 36 samen betekent dit een (kort) verzuimpercentage van:

1.13.4 Wizards Wizards zijn ontwikkeld om het de gebruiker makkelijker te maken. Zij halen bijvoorbeeld alle benodigde schermen op als er een nieuwe werknemer ingevoerd moet worden. Bij de uitdiensttreding van een werknemer zorgt de wizard ervoor dat de records in het werknemer-, functie- en salarisscherm netjes afgesloten worden. © 2005 P&A Group

101

1.13.4.1


Algeheel toegestaan verlof toekennen Het toekennen van verlof aan meerdere werknemers tegelijkertijd kan via de "Algeheel verlof toekennen" wizard. Deze is te vinden onder Externe Applicatie Basis in de Management Console.

· Start de wizard op via het snelmenu.

© 2005 P&A Group


Selecteer werknemers Verlofregeling Van Tot en met

102

Werknemers kunnen alleen geselecteerd worden met behulp van de bij het scherm Werknemers behorende filters. Maak eventueel voor het toekennen van verlof een nieuw filter aan. Kies een van de verlofregelingen. Deze informatie wordt opgehaald uit het Verlofregelingenscherm. De startdatum van het verlofjaar De einddatum van het verlofjaar

· In bovenstaand plaatje wordt de keuzelijst behorende bij het veld Verlofregelingen getoond.

· In het voorbeeld wordt voor de werknemers die voldoen aan het filter "in dienst" een verlofjaar aangemaakt volgens de specificaties van "Vakantieverlof (5)". Het verlofjaar loopt van 1 januari t/m 31 december 2005. De records voor het verlofjaar worden ingevoerd in het scherm Toegestaan Verlof. © 2005 P&A Group

103


· Kies voor Ok als alle gegevens ingevoerd zijn. De nieuwe records zullen nu door het systeem aangemaakt worden.

· Het systeem geeft bovenstaande melding als alle taken uitgevoerd zijn. · Als er problemen zijn tijdens het uitvoeren van de opdracht worden deze getoond in een overzicht. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat de gebruiker voor een verlofjaar een regeling tweemaal toekent. Voor dat records daadwerkelijk toegevoegd worden wordt er dus eerst een controle uitgevoerd. Een melding van het volgende soort wordt getoond als er zich problemen voordoen tijdens de uitvoer van de opdracht.

· In het overzicht is te zien dat voor de genoemde werknemers de verlofregeling al bestaat in het aangegeven verlofjaar. Er zal voor deze groep werknemers nu dus geen nieuwe regeling aangemaakt worden. 1.13.4.2

Algehele afsluiting verlofjaar Met behulp van de wizard "Algehele afsluiting verlofjaar" kan voor meerdere mensen tegelijkertijd het verlofjaar afgesloten worden. Meteen na het afsluiten van een verlofjaar wordt ook een nieuw geopend, mits de werknemer dan nog in dienst is bij het bedrijf. Eventueel rest verlof wordt conform de regels van de verlofregeling meegenomen naar het volgende verlofjaar. De wizard is te vinden in de Management Console onder Externe Applicatie Basis.

© 2005 P&A Group


104

· Start de wizard op vanuit het snelmenu.

Selecteer werknemers Selecteer een filter uit de lijst. Deze filters horen bij het scherm Werknemers. Maak eventueel daar een nieuwe aan. Jaar afsluiten - Per Plaats een vinkje als het verlofjaar afgesloten moet worden. Voer tevens een datum in waarop het jaar afgesloten moet worden. Alle verlofjaar records die op de "per" datum afgesloten kunnen worden zullen afgesloten worden. Bijvoorbeeld de vakantie- en de ziekteregeling. © 2005 P&A Group

105


Verlof herberekenen

Plaats hier een vinkje als alle verlof behorende bij het gekozen filter herberekend moet worden.

· Bij het veld "Selecteer werknemers" is een keuzelijst aanwezig.

· In het voorbeeld moet voor alle werknemers behorende tot het filter "In dienst" het verlofjaar (de verlofjaren) afgesloten worden op 31 december 2005. Tevens moet het verlof herberekend worden. · Het kan enige tijd duren, vooral als voor veel werknemers bovenstaande opdracht uitgevoerd moet worden.

© 2005 P&A Group


106

· Voor alle werknemers behorende tot het geselecteerde filter zijn nu de verlofjaren met einddatum 31 december 2005 afgesloten. Meteen zijn voor alle verlofjaren nieuwe records aangemaakt voor het volgende jaar (1 januari -31 december 2006). Dit laatste gebeurt vanzelfsprekend alleen als er nog geen toegestaan verlofrecord bestaat voor het volgende jaar en de werknemer ook het volgende jaar in dienst is bij het bedrijf. 1.13.4.3

Algehele salariswijziging Speciaal voor het toekennen van nieuwe salarisrecords aan meerdere werknemers tegelijkertijd is de "Algehele salariswijziging" wizard ontwikkeld. De wizard is te vinden onder Externe Applcatie Basis in de Management Console.

· Start de wizard op via de optie in het snelmenu.

© 2005 P&A Group

107


· Het bovenstaande scherm wordt opgestart. Selecteer werknemers Nieuwe schaal

Percentuele verhoging Met ingang van

Bevat de bij het scherm Werknemers behorende filters. Als voor een speciale groep een salarisverhoging uitgevoerd moet worden, zal voor deze groep eerst een apart filter aangemaakt moeten worden bij het Werknemersscherm. Vink deze optie aan als voor bestaande salarisrecords gebaseerd op schalen een verhoging naar een nieuwe schaal uitgevoerd moet worden. Vergeet niet de nieuwe schalen en bijbehorende treden in te voeren voordat deze optie uitgevoerd wordt. Vink deze optie aan als voor de bestaande salarisrecords gebaseerd op een voltijdsalaris een salarisverhoging uitgevoerd moet worden. Voer ook het percentage in waarmee het salaris verhoogd moet worden. Kies de ingangsdatum van het nieuwe salarisrecord.

© 2005 P&A Group


108

· Klap de keuzelijst bij "Selecteer werknemers" uit en kies het filter uit.

· In het voorbeeld wordt voor alle werknemers behorende tot het filter "In dienst" een salarisverhoging van 3% doorgevoerd. De nieuwe record krijgen als aanvangsdatum 1 juli 2005 mee. Voor de lopende salarisrecords wordt de einddatum op 30 juni 2005 gezet. · Kies voor Ok en de salarisverhoging wordt uitgevoerd.

· Het systeem komt met bovenstaande melding als alle wijzigingen doorgevoerd zijn.

Ter controle kan onder Werknemers het scherm Salaris worden geopend. Gebruik hetzelfde filter als in de wizard.

© 2005 P&A Group

109


Voor het lopende record van deze werknemer is de einddatum 30 juni 2005 ingevoerd. Het nieuwe record heeft als startdatum 1 juli 2005. Het voltijdsalarisbedrag is verhoogd naar € 2626,50 (2550 (1 + 3%) = 2550 x 1,03 = 2626,50). 1.13.4.4

Algehele verzuimgegevens verwijdering Met de "Algehele verzuimgegevens verwijdering" wizard kunnen verzuimrecords verwijderd worden. Deze wizard is eveneens te vinden in de Management Console onder Externe Applicatie Basis.

Tijdens de nachtjob wordt de tabel red_verzuimgegevens opnieuw gevuld. Er wordt voor ieder werknemer voor elke dag in de periode een record aangemaakt. Standaard loopt de perode van 1 januari 2004 t/m de huidige datum. Deze periode kan aangepast worden. Daarom kan het nodig zijn de tabel red_verzuimgegevens leeg te gooien. Gebruik hier de wizard " Algehele verzuimgegevens verwijdering" voor. Deze wizard verwijdert alleen alle records uit de tabel red_verzuimgegevens. De gegevens in de tabel Verlof en Verzuim blijven intact. 1.13.4.5

Individuele functiewijziging De wizard "Individuele functiewijziging" is in de Management Console te vinden onder Externe Applicatie Basis. De wizard vereenvoudigt de werkzaamheden rond het doorvoeren van een functiewijziging voor een werknemer.

© 2005 P&A Group


110

· Start de wizard op via het snelmenu.

· In stap 1 wordt een lijst met werknemers getoond. Selecteer de werknemer waaraan een nieuwe functie toegekend moet worden.

© 2005 P&A Group

111


· Als voorbeeld gaat mevrouw De Vries uit de demonstratie database fulltime werken per 1 juni 2005.

· De werknemer kan via een aantal manieren opgezocht worden: · Scrollen in de lijst met aanwezige werknemers · Invoeren van het WerknemerID of een deel daarvan · Invoeren van de achternaam of een deel daarvan. · Selecteer vervolgens de werknemer. · Gebruik de knop Volgende om naar stap 2 van de wizard te gaan.

© 2005 P&A Group


112

· Het scherm Functies wordt geopend met een nieuw record. Standaard worden de gegevens van de vorige functie overgenomen en wordt als ingangsdatum de huidige datum gekozen. Pas nu de gegevens aan, kies bijvoorbeeld een andere functie uit of verander de aanvangsdatum. In ons voorbeeld worden de uren per dag aangepast. · Het lopende functierecord zal automatisch afgesloten worden de dag voor de aanvang van het nieuwe record. In het voorbeeld gaat het nieuwe record in op 1 juni 2005. Het bestaande functierecord zal op 31 mei 2005 afgesloten worden.

© 2005 P&A Group

113


· Klik op Volgende om door te gaan naar stap 3.

© 2005 P&A Group


· Het Salarisscherm wordt geopend met een nieuw record. De aanvangsdatum van het nieuwe functierecord wordt overgenomen. De overige gegevens komen uit het lopende salarisrecord. Verander eventueel het salarisbedrag. Mevrouw De Vries krijgt opslag.

© 2005 P&A Group

114

115


· Het lopende record zal afgesloten worden op de dag voor de aanvang van het nieuwe salarisrecord. · Klik op Voltooien als alle wijzigingen doorgevoerd zijn. · De nieuwe waarden voor de velden Contracturen en FTE% worden tijdens het doorvoeren van de functiewijziging opgehaald en verwerkt in het salarisrecord. · De systeem geeft een melding als de wijziging doorgevoerd is.

Eventueel kunnen de wijzigingen gecontroleerd worden. Open onder Werknemers de schermen Functies en Salaris, hierin zijn de nieuwe records voor mevrouw De Vries opgenomen.

· Een nieuw functierecord op 1 juni 2005, het bestaande is afgesloten op 31 mei 2005.

© 2005 P&A Group


116

· Een nieuw salarisrecord op 1 juni 2005. In dit record wordt rekening gehouden met de nieuwe contracturen en het verhoogde voltijd salarisbedrag (opslag). Het lopende salarisrecord is afgesloten op 31 mei 2005. 1.13.4.6

Individuele indiensttreding Voor het toevoegen van een nieuwe werknemer is de "Individuele indiensttreding" wizard ontwikkeld. Deze wizard is te vinden in de Management Console van de People Inc. Client. onder het item Externe Applicatie Basis.

De wizard is ontwikkeld om heel eenvoudig een nieuwe werknemer toe te voegen aan de database. De schermen die voor het invoeren van de details van een nieuwe werknemer van belang zijn worden door de wizard opgehaald uit de database. De schermen kunnen nu stuk voor stuk ingevuld worden in de wizard. In totaal zijn 8 schermen in de wizard opgenomen. Aan sommige schermen kunnen meerdere records toegekend worden, bijvoorbeeld aan "Toegestaan verlof". Het is niet verplicht in alle subschermen voor de nieuwe werknemer records aan te maken. Selecteer de wizard in de Management Console. Opstarten kan via de optie "open" in het snelmenu of via dubbelklikken. De in te vullen schermen worden opgehaald uit de database. Aanpassingen in de schermen zijn dus ook zichtbaar in de wizard.

© 2005 P&A Group

117


Stap 1 laat het Werknemersscherm zien. Standaard worden een aantal gegevens gevuld. Deze kunnen eventueel overschreven worden. Vul de gegevens in voor de nieuwe werknemer en klik op Volgende om door te gaan. Let erop dat bepaalde velden verplicht ingevoerd moeten worden, bijvoorbeeld geslacht, burgerlijke staat en geboortedatum.

© 2005 P&A Group


118

Stap 2 toont het Functiescherm. Selecteer het bedrijf en de functie, voer vervolgens het aantal werkdagen en de uren in voor de nieuwe werknemer. Automatisch wordt als startdatum van de functie de indienst datum uit het scherm Werknemers overgenomen. Verander deze waarde eventueel. Kies Volgende, als alle details ingevoerd zijn, om door te gaan.

© 2005 P&A Group

119


In stap 3 wordt het Salarisscherm getoond. Ook hier wordt automatisch de datum indienst ingevoerd in het veld Vanaf. Pas het eventueel aan. Selecteer de betalingsbasis en betalingsperiode. Gebruik de schalen en treden of het voltijdsalarisveld om de werknemer een salaris te geven. Kies Volgende nadat alle noodzakelijke details ingevoerd zijn.

© 2005 P&A Group


120

In stap 4 wordt het scherm Bankgegevens geopend. Ook hier wordt automatisch de indienst datum ingevoerd in het veld Vanaf. Pas deze datum eventueel aan en voer de overige details in, zoals de naam van de bank en het rekeningnummer. Als het om een buitenlandse rekening gaat vink dan deze optie aan. Tijdens het opslaan van het record wordt namelijk de correctheid van het nummer gecontroleerd. Deze controle is speciaal bestemd voor Nederlandse banknummers. Standaard wordt ervan uitgegaan dat de rekening op naam van de werknemer staat, als dit niet het geval is voer dan de details van de begunstigde in. Kies Volgende als alle gegevens ingevoerd zijn.

© 2005 P&A Group

121


In stap 5 wordt het Verzekeringenscherm geopend. Dit scherm bestaat uit een tweetal tabbladen. Op het eerste is ruimte voor de verplichte informatie van de verzekering.

© 2005 P&A Group


122

Op het tweede tabblad kunnen de aanvullende gegevens geplaatst worden. Kies Volgende om door te gaan.

© 2005 P&A Group

123


In stap 6 wordt het Toegestaan Verlofscherm geopend. Het is mogelijk om meerdere records voor de nieuwe werknemer aan te maken.

Gebruik de buttons onderin het scherm om bijvoorbeeld een nieuw record toe te voegen en op te slaan. In bovenstaand voorbeeld zijn 2 records toegevoegd, een ziekte- en een vakantieregeling. Let erop dat de looptijd correct ingevoerd wordt. Veelal loopt het verlofjaar gelijk aan het kalenderjaar (1 januari t/m 31 december). People Inc. houdt bij de berekening van het tegoed onder andere rekening met de datum indienst van de werknemer. Kies Volgende om door te gaan.

© 2005 P&A Group


124

In stap 7 wordt het Vergoedingenscherm geopend. Ook hier kunnen meerdere records toegevoegd worden in de wizard. Het is niet verplicht alle subschermen voor de nieuwe werknemer te vullen. Kies voor Volgende om door te gaan.

© 2005 P&A Group

125


In stap 8 wordt het scherm Inhoudingen geopend. Ook hier mogen meerdere records toegevoegd worden aan de nieuwe werknemer. Via Vorige kunnen de ingevoerde details voor de nieuwe werknemer nagelopen worden en zonodig nog aangepast worden. Kies voor Voltooien om de nieuwe werknemer toe te voegen aan de database. Via Annuleren kan de gehele bewerking ongedaan gemaakt worden. Als gekozen is voor Voltooien kan het voorkomen dat de wizard met de melding komt dat een waarde voor een verplicht veld ontbreekt. De wizard wordt dan weer geopend, het scherm waarin de waarde ontbreekt wordt gepresenteerd. Voer de ontbrekende waarde(n) in en kies opnieuw voor Voltooien. Als alle verplichte gegevens ingevoerd zijn worden de records voor de nieuwe werknemer aangemaakt. De wizard sluit automatisch, er wordt een melding getoond dat de toevoeging gelukt is.

© 2005 P&A Group


1.13.4.7

Individuele salariswijziging De wizard "Individuele salariswijziging" is te vinden in de Management Console onder Externe Applicatie Basis. Met deze wizard kan eenvoudig een salariswijziging voor een werknemer doorgevoerd worden.

· Start de wizard op via het bijbehorende snelmenu. · Selecteer in stap 1 de werknemer

© 2005 P&A Group

126

127


· Opzoeken kan op verschillende manieren: · Scrollen door de lijst met aanwezige werknemers. · Invoeren van het WerknemerID, geheel of gedeeltelijk. · Invoeren van de Achternaam, geheel of gedeeltelijk.

© 2005 P&A Group


128

· In het voorbeeld wordt gezocht naar de heer Akira. Intypen van de letter A levert 2 mogelijke werknemers. Nu is de heer Akira gemakkelijk te selecteren. Kies voor Volgende om door te gaan naar stap 2.

© 2005 P&A Group

129


· Het Salarisscherm wordt geopend. Er wordt meteen een nieuw record aangemaakt. Standaard wordt de huidige datum als vanaf datum genomen en worden de overige gegevens uit het lopende record gehaald. Pas nu de gegevens aan, voer eventueel ook een andere startdatum in. In het voorbeeld wordt alleen het salarisbedrag verhoogd naar € 2550,00. Kies voor Voltooien om de wijziging door te voeren. · Tijdens het doorvoeren van de salariswijziging wordt het lopende salarisrecord afgesloten op de dag voor de aanvang van het nieuwe record. In het voorbeeld is dat 31 mei 2005. · De volgende melding wordt getoond als de bewerking uitgevoerd is.

Eventueel kan de wijziging gecontroleerd worden. Open vervolgens onder Werknemers het Salarisscherm voor de heer Akira.

© 2005 P&A Group


130

· Het lopende record is afgesloten op 31 mei 2005. Het nieuwe is geopend op 1 juni 2005 en heeft een salarisbedrag van € 2550. 1.13.4.8

Individuele uitdiensttreding De "Individuele uitdiensttreding" wizard is te vinden in de Management Console van People Inc.onder het item Externe Applicatie Basis. Deze wizard vereenvoudigt het doorvoeren van de noodzakelijke wijzigingen die te maken hebben met een vertrekkende werknemer.

· Selecteer de wizard en kies voor de optie "Open wizard" uit het snelmenu. De wizard wordt opgestart.

© 2005 P&A Group

131


· Selecteer een werknemer uit de lijst of voer een werknemernummer of achternaam in.

© 2005 P&A Group


132

· In bovenstaand voorbeeld is een deel van de achternaam van de werknemer ingevoerd. Meteen tijdens het intypen worden de werknemers die aan dit deel van de naam voldoen getoond. Dubbelklik op de werknemer die uitdienst gemeld moet worden. · Stap 2 van de wizard verschijnt:

© 2005 P&A Group

133


· Geef hierin de nieuwe status van de werknemer aan en de datum uitdienst, functie einde en einddatum van salaris, inhoudingen en vergoedingen.

· In bovenstaand voorbeeld is aangegeven dat werknemer Wagenaar (WN7) per 18 mei 2005 uitdienst treedt. Haar status moet veranderen, functierecord evenals het salaris-, inhoudingen- en vergoedingenrecord van deze werknemer moeten per 18 mei 2005 afgesloten worden. Kies voor Voltooien om de actie uit te voeren. In het werknemersscherm is nu te zien dat mevrouw Wagenaar (WN7) uit dienst is per 18 mei 2005.

© 2005 P&A Group


Haar functierecord is afgesloten op 18 mei 2005.

Ook haar lopende salarisrecord is op deze datum afgesloten.

© 2005 P&A Group

134

135


© 2005 P&A Group

Schermen in People Inc

Recommend Documents