SAP DocuSign Aláírási Útmutató

SAP-DocuSign Signer Guide (Document Version: May 22)

SAP – DocuSign Aláírási Útmutató Tartalomjegyzék 1.

SAP – DocuSign® Aláírási Útmutató ............................................................................................................ 2

2.

E-mail értesítés fogadása ................................................................................................................................ 2

3.

A Dokumentum aláírása ................................................................................................................................. 3

4.

További opciók ............................................................................................................................................... 4 4.1

Befejezés később ................................................................................................................................... 4

4.2

Nyomtatás, Aláírás, Beolvasás és Feltöltés ........................................................................................... 5

4.3

Hozzárendelés valaki máshoz ................................................................................................................ 6

4.4

Aláírás elutasítása .................................................................................................................................. 7

5.

Az összes dokumentum letöltése vagy nyomtatása ........................................................................................ 8

6.

Beolvasott vagy fényképezett aláírás feltöltése .............................................................................................. 9

1|Old al


1.

SAP – DocuSign® Aláírási Útmutató

Az útmutató információkat tartalmaz dokumentumok DocuSign® Szolgáltatással történő elektronikus aláírásának módjáról. Az elektronikus aláírás gyors, könnyű és biztonságos módszer a dokumentumok fogadására, aláírására és feladónak történő visszaküldésére a személyes találkozó vagy a dokumentumok ismétlődő visszaküldése nélkül. További információkért tekintse meg a DocuSign® Támogatási Portált (www.docusign.com). Javasoljuk, hogy a végleges, DocuSign programmal aláírt Szerződést mindig a DocuSign Összefoglalóval együtt mentse el a helyi merevlemezen vagy szerződéskezelő rendszerben.

2.

E-mail értesítés fogadása

A folyamat első lépéseként Ön e-mailes értesítést kap egy dokumentum elektronikus aláírására vonatkozó kérelemről. Az e-mailt a DocuSign® ([email protected]) küldi az SAP nevében. Az értesítő tartalmazza a feladó üzenetét, valamint egy hivatkozást, amely a dokumentumot tartalmazó elektronikus borítékot nyit meg.

2|Old al


Az e-mail megnyitását követően a dokumentumok eléréséhez kattintson a Dokumentumok áttekintése lehetőségre. Ekkor egy új böngészőablak nyílik meg, és csatlakozik a biztonságos DocuSign® Online Aláírási Szolgáltatás weboldalhoz.

3.

A Dokumentum aláírása

A képernyő jobb felső sarkában lévő

gombra kattintva megnyílik a dokumentum első

oldala. A teljes dokumentum áttekintését követően kattintson az Aláír opcióra hozzáadásához.

az aláírás

Megjegyzés: Bizonyos mezők, például az Aláírás dátuma automatikusan kitöltésre kerülnek a rendszer által elérhető információk alapján. Ez az információ nem módosítható. A DocuSign rendszer első használatakor az Aláír opcióra való kattintás után a rendszer kéri a Saját aláírás alkalmazását. Erősítse meg, hogy neve és kézjegye (monogramja) helyes. Ha szükséges, módosítsa adatait. Egy aláírás alkalmazására 4 lehetőség van:    

Az Alkalmazás és aláírás lehetőségre kattintva elfogadhatja az alapértelmezett aláírást és kézjegyet, majd a következő lépésre ugrik. A Stílus módosítása lehetőségre kattintva kiválaszthat egy másik, a DocuSign által biztosított, előformázott szkriptet. A Megadás lehetőségre kattintva megrajzolhatja aláírását/kézjegyét az egér használatával, vagy érintőképernyő esetén manuálisan Lehetőség van beolvasott vagy fényképezett aláírás feltöltésére is. Ugyanakkor ez a lehetőség csak a DocuSign® fiókkal rendelkező aláírók számára elérhető. (A leírást lásd a 6. pontban.)

3|Old al


Miután a dokumentum minden kötelező mezőjében megadta a szükséges információkat, kattintson a gombra a képernyő jobb alsó sarkában. Egy felugró ablak jelzi, hogy befejeződött az aláírási folyamat, és feliratkozhat egy ingyenes DocuSign® fiókra, valamint elmentheti a dokumentumot fiókjában. Ha úgy dönt, hogy aláírói fiókot hoz létre, feltöltheti személyre szabott aláírását. A borítékban található minden dokumentum elkészülte után e-mail értesítőt kap annak megerősítésére, hogy mindegyik fél aláírta a dokumentumokat. Az e -mail csatolmányában pedig megtalálható a dokumentum kész PDF másolata, valamint egy összefoglaló a Teljesí tési igazolásról, Rekordkövetésről és Aláírói eseményekről.

4.

További opciók

A dokumentum áttekintését követően a képernyő jobb felső sarkában lévő EGYÉB MŰVELETEK gombra kattintva további lehetőségek állnak rendelkezésre a dokumentummal kapcsolatos műveletekhez:

4.1

Befejezés később

Ez az opció lehetővé teszi, hogy később írja alá a dokumentumot, ha még nem áll készen a dokumentum aláírására. Később visszatérhet a dokumentumhoz az e-mail értesítésben található hivatkozáson keresztül. Ha rendelkezik aláírói fiókkal, a DocuSign® rendszerben is megtalálhatja a borítékait.

4|Old al


4.2

Nyomtatás, Aláírás, Beolvasás és Feltöltés

Ez lehetővé teszi, hogy papíron írja alá a dokumentumot, ha nem kívánja az elektronikus aláírást igénybe venni. a. A Nyomtatás és aláírás lehetőségre kattintva egy új felugró ablak nyílik meg, ahol kiválaszthatja, hogy Feltöltés vagy Fax útján szeretné visszaküldeni az aláírt dokumentumokat.

b. Válasszon a két lehetőség közül, majd kattintson a Folytatás gombra. Ekkor megnyílik a következő ablak.

c. Kattintson a LETÖLTÉS gombra a dokumentum letöltéséhez és a helyi merevlemezen történő mentéshez. Ezután bármikor kinyomtathatja, aláírhatja, majd beolvashatja a dokumentumot a DocuSign felületére. Amikor elkészült a dokumentum átnézésével, kattintson a RETURN DOCUMENT gombra. Ekkor megnyílik a következő ablak. 5|Old al


d. Végezetül kattintson az UPLOAD A FILE, majd a BEFEJEZÉS gombra. Megjegyzés: Ha letöltötte a dokumentumot, de később szeretné feltölteni a DocuSign felületére, ismételten megnyithatja a dokumentumot a bejövő levelek között található e-mail értesítésből a „Dokumentum áttekintése” lehetőségre kattintva.

4.3

Hozzárendelés valaki máshoz

Ez az opció lehetővé teszi, hogy másik személynek továbbítsa a dokumentumot aláírásra.

a. Kattintson a Hozzárendelés valaki máshoz lehetőségre, majd az új felugró ablakban adja meg az új aláíró nevét és e-mail címét, valamint egy írjon üzenetet a boríték létrehozójának, amelyben megindokolja, miért szeretné módosítani az aláírási felelősséget.

6|Old al


b. Egy felugró ablak jelzi, hogy az aláírási felelősség módosult, Ön pedig másolatot kap a borítékról. Kattintson a Kilépésre.

c. Az új aláíró ezután E-mail értesítést kap arról, hogy Ön hozzárendelte a borítékot.

d. A boríték létrehozója E-mail értesítést kap az aláíró módosításáról. Következő lépésként az újonnan hozzárendelt aláíró a már ismertetett módon aláírja a dokumentumot. Amikor mindegyik fél aláírta a dokumentumot, Önhöz is érkezik róla másolat. Megjegyzés: Ha valaki máshoz szeretné hozzárendelni aláírói felelősségét, kérjük, használja a DocuSign felületén biztosított lehetőséget, és kattintson a „Hozzárendelés valaki máshoz” gombra az „Egyéb műveletek” mezőben. Ne továbbítsa e-mail értesítését, és ne engedje másoknak a bejövő e-mailjeihez való hozzáférést a szerződés aláírásához. Annak következményeként egy másik személy aláírhatná a dokumentumot az Ön hitelesítő adataival anélkül, hogy ez a módosítás látható lenne a DocuSign rendszerben aláírt szerződésben / összefoglalóban.

4.4

Aláírás elutasítása

Ez az opció lehetővé teszi, hogy érvénytelenítse vagy más aláírók számára hozzáférhetetlenné tegye a dokumentumot, vagy a dokumentum módosítását kérje közvetlenül a feladótól.

Megjegyzés: Javasoljuk, hogy egy dokumentum érvénytelenítését megelőzően vegye fel a kapcsolatot a feladóval, hiszen az érvénytelenítés következtében a teljes tranzakció lezárásra kerül, és bármely korábbi aláírási lépés törlése a tranzakció késleltetését eredményezi.

a. Kattintson az Aláírás elutasítása lehetőségre, majd egy új felugró ablak nyílik meg. b. A dokumentum érvénytelenítéséhez kattintson a Folytatás gombra; a módosításkérelemhez kattintson a Befejezés később gombra; a dokumentumhoz való visszatéréshez pedig kattintson a Mégse gombra.

7|Old al


5.

Az összes dokumentum letöltése vagy nyomtatása

Ha szeretné letölteni vagy kinyomtatni a boríték összes dokumentumát:



Kattintson a



Kattintson a ikonra az összes dokumentum egyetlen kombinált PDF-ként vagy különálló PDF dokumentumokként való letöltéséhez.

ikonra az összes dokumentum nyomtatásához.

8|Old al


6.

Beolvasott vagy fényképezett aláírás feltöltése

(Csak a DocuSign® licenccel vagy Aláírói fiókkal rendelkező Aláíróknak)

a. A DocuSign kezdőlapján kattintson a „Szerkesztés” gombra a DocuSign azonosítókártyáján.

b. A rendszer ekkor a „Manage Identity” képernyőre irányítja. Kattintson a „Szerkesztés” opcióra.

9|Old al


c. Ekkor a „Manage Signatures’’ oldal nyílik meg. Itt hozzáadhat egy új aláírást, vagy módosíthatja a meglévő aláírását. Kattintson a „Szerkesztés” opcióra.

d. A következő képernyő tetején lehetősége van beolvasott aláírás „feltöltésére”. Kattintson a „Saját aláírás feltöltése” gombra.

10 | O l d a l


e. Ekkor a rendszer egy sárga kerettel jelöli ki az adott aláírást. Kattintson a „Browse” gombra az aláírás beolvasott vagy lefényképezett képfájljának a kiválasztásához.

f.

Néhány másodperc múlva a beolvasott vagy lefényképezett aláírás megjelenik az aláíráskeretben. Újabb sárga kiemelés jelenik meg a kézjegy körül. Kattintson a „Browse” gombra a kézjegy beolvasott vagy lefényképezett képfájljának a kiválasztásához. Ha sikeresen kiválasztotta az aláírást, kattintson az „Alkalmazás” gombra a beolvasott vagy lefényképezett képek DocuSign aláírásként való alkalmazásához.

11 | O l d a l


g. Ezután a rendszer visszairányítja egy olyan képernyőre, amely már az új aláírást és kézjegyet mutatja. Kattintson a „Done” gombra az aláírás beállítási folyamatának lezárásához.

12 | O l d a l

SAP DocuSign Aláírási Útmutató

Recommend Documents