SAP-DocuSign Signer Guide (Document Version: May 22)
SAP – DocuSign Aláírási Útmutató Tartalomjegyzék 1.
SAP – DocuSign® Aláírási Útmutató ............................................................................................................ 2
2.
E-mail értesítés fogadása ................................................................................................................................ 2
3.
A Dokumentum aláírása ................................................................................................................................. 3
4.
További opciók ............................................................................................................................................... 4 4.1
Befejezés később ................................................................................................................................... 4
4.2
Nyomtatás, Aláírás, Beolvasás és Feltöltés ........................................................................................... 5
4.3
Hozzárendelés valaki máshoz ................................................................................................................ 6
4.4
Aláírás elutasítása .................................................................................................................................. 7
5.
Az összes dokumentum letöltése vagy nyomtatása ........................................................................................ 8
6.
Beolvasott vagy fényképezett aláírás feltöltése .............................................................................................. 9
1|Old al
SAP-DocuSign Signer Guide (Document Version: May 22)
1.
SAP – DocuSign® Aláírási Útmutató
Az útmutató információkat tartalmaz dokumentumok DocuSign® Szolgáltatással történő elektronikus aláírásának módjáról. Az elektronikus aláírás gyors, könnyű és biztonságos módszer a dokumentumok fogadására, aláírására és feladónak történő visszaküldésére a személyes találkozó vagy a dokumentumok ismétlődő visszaküldése nélkül. További információkért tekintse meg a DocuSign® Támogatási Portált (www.docusign.com). Javasoljuk, hogy a végleges, DocuSign programmal aláírt Szerződést mindig a DocuSign Összefoglalóval együtt mentse el a helyi merevlemezen vagy szerződéskezelő rendszerben.
2.
E-mail értesítés fogadása
A folyamat első lépéseként Ön e-mailes értesítést kap egy dokumentum elektronikus aláírására vonatkozó kérelemről. Az e-mailt a DocuSign® (
[email protected]) küldi az SAP nevében. Az értesítő tartalmazza a feladó üzenetét, valamint egy hivatkozást, amely a dokumentumot tartalmazó elektronikus borítékot nyit meg.
2|Old al
SAP-DocuSign Signer Guide (Document Version: May 22)
Az e-mail megnyitását követően a dokumentumok eléréséhez kattintson a Dokumentumok áttekintése lehetőségre. Ekkor egy új böngészőablak nyílik meg, és csatlakozik a biztonságos DocuSign® Online Aláírási Szolgáltatás weboldalhoz.
3.
A Dokumentum aláírása
A képernyő jobb felső sarkában lévő
gombra kattintva megnyílik a dokumentum első
oldala. A teljes dokumentum áttekintését követően kattintson az Aláír opcióra hozzáadásához.
az aláírás
Megjegyzés: Bizonyos mezők, például az Aláírás dátuma automatikusan kitöltésre kerülnek a rendszer által elérhető információk alapján. Ez az információ nem módosítható. A DocuSign rendszer első használatakor az Aláír opcióra való kattintás után a rendszer kéri a Saját aláírás alkalmazását. Erősítse meg, hogy neve és kézjegye (monogramja) helyes. Ha szükséges, módosítsa adatait. Egy aláírás alkalmazására 4 lehetőség van:
Az Alkalmazás és aláírás lehetőségre kattintva elfogadhatja az alapértelmezett aláírást és kézjegyet, majd a következő lépésre ugrik. A Stílus módosítása lehetőségre kattintva kiválaszthat egy másik, a DocuSign által biztosított, előformázott szkriptet. A Megadás lehetőségre kattintva megrajzolhatja aláírását/kézjegyét az egér használatával, vagy érintőképernyő esetén manuálisan Lehetőség van beolvasott vagy fényképezett aláírás feltöltésére is. Ugyanakkor ez a lehetőség csak a DocuSign® fiókkal rendelkező aláírók számára elérhető. (A leírást lásd a 6. pontban.)
3|Old al
SAP-DocuSign Signer Guide (Document Version: May 22)
Miután a dokumentum minden kötelező mezőjében megadta a szükséges információkat, kattintson a gombra a képernyő jobb alsó sarkában. Egy felugró ablak jelzi, hogy befejeződött az aláírási folyamat, és feliratkozhat egy ingyenes DocuSign® fiókra, valamint elmentheti a dokumentumot fiókjában. Ha úgy dönt, hogy aláírói fiókot hoz létre, feltöltheti személyre szabott aláírását. A borítékban található minden dokumentum elkészülte után e-mail értesítőt kap annak megerősítésére, hogy mindegyik fél aláírta a dokumentumokat. Az e -mail csatolmányában pedig megtalálható a dokumentum kész PDF másolata, valamint egy összefoglaló a Teljesí tési igazolásról, Rekordkövetésről és Aláírói eseményekről.
4.
További opciók
A dokumentum áttekintését követően a képernyő jobb felső sarkában lévő EGYÉB MŰVELETEK gombra kattintva további lehetőségek állnak rendelkezésre a dokumentummal kapcsolatos műveletekhez:
4.1
Befejezés később
Ez az opció lehetővé teszi, hogy később írja alá a dokumentumot, ha még nem áll készen a dokumentum aláírására. Később visszatérhet a dokumentumhoz az e-mail értesítésben található hivatkozáson keresztül. Ha rendelkezik aláírói fiókkal, a DocuSign® rendszerben is megtalálhatja a borítékait.
4|Old al
SAP-DocuSign Signer Guide (Document Version: May 22)
4.2
Nyomtatás, Aláírás, Beolvasás és Feltöltés
Ez lehetővé teszi, hogy papíron írja alá a dokumentumot, ha nem kívánja az elektronikus aláírást igénybe venni. a. A Nyomtatás és aláírás lehetőségre kattintva egy új felugró ablak nyílik meg, ahol kiválaszthatja, hogy Feltöltés vagy Fax útján szeretné visszaküldeni az aláírt dokumentumokat.
b. Válasszon a két lehetőség közül, majd kattintson a Folytatás gombra. Ekkor megnyílik a következő ablak.
c. Kattintson a LETÖLTÉS gombra a dokumentum letöltéséhez és a helyi merevlemezen történő mentéshez. Ezután bármikor kinyomtathatja, aláírhatja, majd beolvashatja a dokumentumot a DocuSign felületére. Amikor elkészült a dokumentum átnézésével, kattintson a RETURN DOCUMENT gombra. Ekkor megnyílik a következő ablak. 5|Old al
SAP-DocuSign Signer Guide (Document Version: May 22)
d. Végezetül kattintson az UPLOAD A FILE, majd a BEFEJEZÉS gombra. Megjegyzés: Ha letöltötte a dokumentumot, de később szeretné feltölteni a DocuSign felületére, ismételten megnyithatja a dokumentumot a bejövő levelek között található e-mail értesítésből a „Dokumentum áttekintése” lehetőségre kattintva.
4.3
Hozzárendelés valaki máshoz
Ez az opció lehetővé teszi, hogy másik személynek továbbítsa a dokumentumot aláírásra.
a. Kattintson a Hozzárendelés valaki máshoz lehetőségre, majd az új felugró ablakban adja meg az új aláíró nevét és e-mail címét, valamint egy írjon üzenetet a boríték létrehozójának, amelyben megindokolja, miért szeretné módosítani az aláírási felelősséget.
6|Old al
SAP-DocuSign Signer Guide (Document Version: May 22)
b. Egy felugró ablak jelzi, hogy az aláírási felelősség módosult, Ön pedig másolatot kap a borítékról. Kattintson a Kilépésre.
c. Az új aláíró ezután E-mail értesítést kap arról, hogy Ön hozzárendelte a borítékot.
d. A boríték létrehozója E-mail értesítést kap az aláíró módosításáról. Következő lépésként az újonnan hozzárendelt aláíró a már ismertetett módon aláírja a dokumentumot. Amikor mindegyik fél aláírta a dokumentumot, Önhöz is érkezik róla másolat. Megjegyzés: Ha valaki máshoz szeretné hozzárendelni aláírói felelősségét, kérjük, használja a DocuSign felületén biztosított lehetőséget, és kattintson a „Hozzárendelés valaki máshoz” gombra az „Egyéb műveletek” mezőben. Ne továbbítsa e-mail értesítését, és ne engedje másoknak a bejövő e-mailjeihez való hozzáférést a szerződés aláírásához. Annak következményeként egy másik személy aláírhatná a dokumentumot az Ön hitelesítő adataival anélkül, hogy ez a módosítás látható lenne a DocuSign rendszerben aláírt szerződésben / összefoglalóban.
4.4
Aláírás elutasítása
Ez az opció lehetővé teszi, hogy érvénytelenítse vagy más aláírók számára hozzáférhetetlenné tegye a dokumentumot, vagy a dokumentum módosítását kérje közvetlenül a feladótól.
Megjegyzés: Javasoljuk, hogy egy dokumentum érvénytelenítését megelőzően vegye fel a kapcsolatot a feladóval, hiszen az érvénytelenítés következtében a teljes tranzakció lezárásra kerül, és bármely korábbi aláírási lépés törlése a tranzakció késleltetését eredményezi.
a. Kattintson az Aláírás elutasítása lehetőségre, majd egy új felugró ablak nyílik meg. b. A dokumentum érvénytelenítéséhez kattintson a Folytatás gombra; a módosításkérelemhez kattintson a Befejezés később gombra; a dokumentumhoz való visszatéréshez pedig kattintson a Mégse gombra.
7|Old al
SAP-DocuSign Signer Guide (Document Version: May 22)
5.
Az összes dokumentum letöltése vagy nyomtatása
Ha szeretné letölteni vagy kinyomtatni a boríték összes dokumentumát:
Kattintson a
Kattintson a ikonra az összes dokumentum egyetlen kombinált PDF-ként vagy különálló PDF dokumentumokként való letöltéséhez.
ikonra az összes dokumentum nyomtatásához.
8|Old al
SAP-DocuSign Signer Guide (Document Version: May 22)
6.
Beolvasott vagy fényképezett aláírás feltöltése
(Csak a DocuSign® licenccel vagy Aláírói fiókkal rendelkező Aláíróknak)
a. A DocuSign kezdőlapján kattintson a „Szerkesztés” gombra a DocuSign azonosítókártyáján.
b. A rendszer ekkor a „Manage Identity” képernyőre irányítja. Kattintson a „Szerkesztés” opcióra.
9|Old al
SAP-DocuSign Signer Guide (Document Version: May 22)
c. Ekkor a „Manage Signatures’’ oldal nyílik meg. Itt hozzáadhat egy új aláírást, vagy módosíthatja a meglévő aláírását. Kattintson a „Szerkesztés” opcióra.
d. A következő képernyő tetején lehetősége van beolvasott aláírás „feltöltésére”. Kattintson a „Saját aláírás feltöltése” gombra.
10 | O l d a l
SAP-DocuSign Signer Guide (Document Version: May 22)
e. Ekkor a rendszer egy sárga kerettel jelöli ki az adott aláírást. Kattintson a „Browse” gombra az aláírás beolvasott vagy lefényképezett képfájljának a kiválasztásához.
f.
Néhány másodperc múlva a beolvasott vagy lefényképezett aláírás megjelenik az aláíráskeretben. Újabb sárga kiemelés jelenik meg a kézjegy körül. Kattintson a „Browse” gombra a kézjegy beolvasott vagy lefényképezett képfájljának a kiválasztásához. Ha sikeresen kiválasztotta az aláírást, kattintson az „Alkalmazás” gombra a beolvasott vagy lefényképezett képek DocuSign aláírásként való alkalmazásához.
11 | O l d a l
SAP-DocuSign Signer Guide (Document Version: May 22)
g. Ezután a rendszer visszairányítja egy olyan képernyőre, amely már az új aláírást és kézjegyet mutatja. Kattintson a „Done” gombra az aláírás beállítási folyamatának lezárásához.
12 | O l d a l