samenwerking Waarom nog niet van de grond komt 10 Inkoop in de zorg als academisch keuzevak 18 Contractmanagement:

Nummer 6 / december 2012

10 Inkoop in de zorg als academisch keuzevak

14 Het jaar van de (herziene) gedragscodes

ontractmanagement: 18 CContractmanagement: van papier naar praktijk

Waarom samenwerking nog niet van de grond komt og el j e n i a? T w ij f d e m oci a l ov er s on doen! gewo n v eel h et k a v e r e n l p e geld o > p. 21

Protection comes naturally

Magellan™ family of safety devices Intuitive needle protection for healthcare professionals

The robust needle safety shield is designed to protect the user during and after disposal, with one-handed intuitive activation using a finger, thumb, or flat surface to provide greater clinical flexibility and high user acceptance.

Covidien Nederland B.V.

Hogeweg   LL Zaltbommel Postbus   CE Zaltbommel

- [t] - [f]

www.covidien.com COVIDIEN, COVIDIEN with logo, Covidien logo and “positive results for life” are internationally registered trademarks of Covidien AG. Other brands are trademarks of a Covidien company. © 2012 Covidien.

oktober 2012

inhoud

Samenwerken kan lucratief zijn (maar met wie?)

Samenwerking in de zorg is nodig om de kosten terug te brengen, vindt ook de NMa. Toch gebeurt het nog veel te weinig. De laatste ontwikkelingen en de beren op de weg (zowel voor leveranciers als voor inkopers).

›

Concept & realisatie Axioma Custom Media Tel: (035) 548 81 40 In opdracht van NEVI ISSN 1572-1051

6

Inkoop in de zorg als keuzevak

De zorg is een complexe sector die door verschillende krachten wordt beïnvloed. Hoog tijd om een blik academisch opgeleide inkoopprofessionals open te trekken.

›

12

Contractmanagement ondergeschoven kindje

Bij het afsluiten van contracten worden op papier vaak mooie besparingen berekend, die lang niet allemaal worden gerealiseerd. In Zwolle doen ze er wat aan.

›

18

Redactieraad Meindert Engwerda (Flevoziekenhuis) Guus van den Tweel (St Jansdal) Annemiek ten Brink (Tergooiziekenhuizen) Kars Sterenborg (Smeets'adviesgroep) Jan Bos (LNAG) Addie Bouwman Wiebeke Sittrop (NEVI) Karen Feenstra (Axioma) Advertentie-exploitatie Axioma Sales / Cross Advertising [email protected] Tel: (010) 742 10 20 Adverteren in inSkoop Sluitingsdata van nr.1 - 2013 Reserveren:19 december Aanleveren: 28 december Abonnementen Axioma Custom Media / inSkoop Postbus 176 3740 AD Baarn Tel: (035) 548 81 40 InSkoop is een uitgave van Axioma Custom Media en verschijnt zes keer per jaar. Leden van NEVI Zorg kunnen inSkoop ontvangen bij hun lidmaatschap. Een ‘los’ jaarabonnement bedraagt € 69,95,- (incl. BTW). Wilt u een ‘los’ abonnement? Stuur een e-mail naar: [email protected]. Het abonnement wordt per kalenderjaar verlengd tenzij het twee maanden voor afloop van het kalenderjaar schriftelijk wordt opgezegd. Mutaties en/of opzeggingen van abonnementen van leden van de verenigingen, bij: NEVI : [email protected] VHIG : www.vhig.nl NVLO : www.nvlo.nl

en verder

Wat je moet weten over social media

Het social-media-landschap verandert snel. Voordat je het weet, is een platform alweer verouderd. Heeft het dan nog wel zin om je in een tool of platform te verdiepen? Ja! Een pleidooi van Kim Sterenborg.

›

Redactieadres Axioma Custom Media Postbus 176, 3740 AD Baarn Tel: (035) 548 81 40 Fax: (035) 542 58 20 E-mail: [email protected]

21

Nieuws Feiten, cijfers en evenementen

4

Veilige naalden en messen Leveranciers over veiligheid 

11

Nieuwe gedragscodes Voor inkopers en leveranciers

14

Onder de loep Teamspirit resulteert in top CSA

17

december 2012

3

nieuws Is u iets opgevallen binnen uw vakgebied? Mail het naar [email protected].

KORT

› IGZ gaat strenger controleren op banden tussen farmacie en specialist en of de sprekers op nascholingen hun banden met de farmaceutische industrie bekend maken.

› De Gemeenschappelijke Meldkamer ›De CSA van het Catharina Ziekenhuis

is de eerste complete CSA die Miele Professional als totaalleverancier wereldwijd in opdracht kreeg en heeft ingericht. Op 30 oktober 2012 vond de officiële opening plaats. Meer op p. 17.

›In september werd het online platform

Zorgsuccessen.nl gelanceerd. Een initiatief waar zorginstellingen hun succesvolle nieuwe werkwijzen of programma´s met elkaar kunnen delen.

van politie, brandweer en ambulance vertrekt uit Tilburg, vanwege de samenvoeging van de politieregio Midden- en Westbrabant met die van de provincie Zeeland.

›Heb je met je inkoopteam een bijzon-

dere inkoopprestatie geleverd, schrijf je project dan in voor de de Dutch Sourcing Awards! Inschrijven kan tot vrijdag 15 februari 2013, de uitreiking is op donderdag 4 april 2013. Kijk op: dutchsourcingawards.nl.

Inkopers brengen

1pertotweek 5 door uur op

social media Kan lucratief zijn, denkt Kim Sterenborg: “Als je actief social media accounts van leveranciers volgt, identificeer je wellicht interessante deals.”

Lezen! Ondanks onze gigantische knowhow blijven we in ons werk vermijdbare fouten maken. De reden is simpel: de omvang en complexiteit van onze kennis zijn zó groot, dat we die niet altijd juist en veilig kunnen toepassen. Atul Gawande pleit voor de checklist als bescheiden maar efficiënte methode om fouten in het werk te voorkomen. Het checklist-manifest is een zoektocht naar de juiste manier van werken aan de hand van prachtige anekdotes. Guus van den Tweel, Clusterhoofd inkoop en logistiek St Jansdal Harderwijk: “Een absolute aanrader voor iedere inkoper. Het leest niet alleen bijzonder prettig (bijna een roman), maar het neemt je mee op een zoektocht – aan de hand van de schrijver (zelf chirurg) – en biedt talloze voorbeelden waarin checklisten zich bewezen hebben, wat de (psychologische) valkuilen zijn en hoe het eenvoudig is te houden. Ook macho-gedrag (ik heb toch geen checklist nodig!) en schaamte (heb ik een checklist nodig?) komen aan de orde. Kortom, zeer lezenswaardig!”

HEBBEN? Van Uitgeverij Nieuwezijds mogen we vijf boeken weggeven. Wil je kans maken daarop? Stuur dan voor 10 januari een mailtje naar [email protected] met als onderwerp ‘Het checklist-manifest’ en vermeld je volledige adresgegevens. De gelukkigen krijgen het boek dan half januari toegestuurd.

4

december 2012

Meer op pagina 21

Aanbesteding moet ondernemers­ vriendelijker Een MKB-vriendelijk aanbestedingsbeleid. Met dat doel ondertekenden op 3 oktober overheid en bedrijfsleven in het noorden van het land het Actieplan Ondernemers­vriendelijk Aanbesteden. De deal is te investeren in nieuwe samenwerkingsvormen en innovatieve procedures voor aanbestedingen. Zo zal er vaker gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid van digitaal aanbesteden en inkopen en zal er meer aandacht zijn voor redelijkheid van eisen en eenvoud van procedures.

column Addie Bouwman werkt als zelfstandig projectmanager/adviseur.

Agenda NEVI Zorgcongres 2013 07 I 02 I 2013 en 08 | 02 | 2013 Kosten (onder voorbehoud): € 245 / € 395 (niet-leden) Locatie: nader te bepalen Meer informatie: nevi.nl

Inschrijven Dutch Sourcing Awards Tot 15 | 02 | 2013

Uitreiking 4 april 2013 Locatie: Huis ter Duin Meer info: dutchsourcingawards.nl

NEVI Contract management-dag: de kracht van organiseren 14 | 03 | 2013

Kosten: € 229 / € 329 (niet-leden) Locatie: Regardz Eenhoorn Amersfoort Meer info: nevi.nl

Meer interessante bijeenkomsten op nevi.nl

Digitale thorax­ drainage maakt patiënten mobiel

Vaccins voor onder de tong Londense onderzoekers stellen dat het niet lang meer zal duren voordat we vaccins kunnen innemen als ademverfrissers. Ze hebben namelijk een techniek ontwikkeld om vaccins rechtstreeks in de bloedstroom te brengen via een oplosbare film die onder de tong geplaatst moet worden zoals een moderne ademverfrisser. De techniek werd ontwikkeld nadat wetenschappers hadden ontdekt dat ze goede bacteriën kunnen inschakelen om vaccins tegen griep en tuberculose aan te brengen. (De Morgen, BE).

Thopaz, een innovatie van Medela, is een apparaat voor mobiele digitale thoraxdrainage en won in 2011 de Building Better Healthcare Award als beste product voor patiëntenmobiliteit. Traditionele drainageapparatuur bindt patiënten die herstellen van een long- of hartoperatie zo’n vijftien dagen aan bed. Met Thopaz zijn ze mobiel. Ze kunnen zelf naar toilet, restaurant of fysiotherapie. Veel comfortabeler voor de patiënt en aanzienlijk minder belastend voor het verplegend personeel. Bovendien registreert Thopaz het herstel nauwkeuriger. Wordt de traditionele drainage voor de zekerheid vaak nog een paar dagen langer voortgezet, bij de digitale drainage is dat niet nodig. Dat scheelt in het aantal behandeldagen. Ook kunnen artsen met minder tussentijdse controles volstaan, doordat het systeem zelf alarmeert bij fluctuerende waardes. Meer informatie: medela.nl

Ziekenhuizen en voetballen Kun je door samenwerking winnen? Vanuit de voetballerij gezien, wel degelijk. Ziekenhuizen zien samenwerken helemaal zitten, echter effectuering blijkt een hele toer, mede doordat ze inmiddels elkaars concurrenten zijn geworden. Leveranciers zitten er al helemaal niet op te wachten. Zij vinden het spierballentaal, want wanneer het erop aankomt kiest eenieder zijn eigen weg, of een project gaat ten onder aan gebrekkige kengetallen of representatieve assortimentsoverzichten. Samenwerken is samen (hard) werken. Ik heb een goede vriend, Technisch Directeur bij een Nederlandse topvoetbalclub. Wanneer ik met hem praat over zijn en mijn wereld, liggen die een heel eind uit elkaar. Doelgericht werken is bij voetballen vanzelfsprekend; in mijn wereld niet. Overspelen, voorzetten geven, elkaar weten te vinden en de ander de kans laten benutten is voor hem heel normaal, sterker nog, belangrijk. In het ziekenhuis is het meer een kwestie van vliegen afvangen en wie is/heeft de grootste. Waar je in de voetballerij terecht kunt spreken van spierballen, doorzetten en samen willen winnen, is het in mijn wereld nog weerstand, afhaken, eigen wegen bewandelen en ieder voor zich. Toch zal er in het licht van efficiency, kostenbeheersing en patiëntveiligheid wel degelijk moeten worden samengewerkt. Leveranciers doen het overigens al lang: de gehele wereld van medische hulpmiddelen is in handen van ongeveer 20 grote spelers! Nu we het toch over spelers hebben. Ik wil best een ‘klasje’ organiseren over samenwerking, ziekenhuizen en voetballen onder leiding van mijn goede en deskundige vriend. Wie dit wil, weet mij wel te bereiken.

december 2012

5

inkoopsamenwerking

Inkoop moet dan wel gaan samenwerken in de zorg om de kosten terug te brengen, maar het gebeurt nog veel te weinig. De laatste ontwikkelingen en beren op de weg (zowel voor leveranciers als voor inkopers) werden eind september duidelijk tijdens het seminar ‘Inkoopsamen­werkings­verbanden vergeleken’.  Tekst: Karen Feenstra

Wel woorden, geen

H

“Het schip met geld moet binnenvaren”, schertst een inkoper, “maar de kosten en consequenties van een samenwerking op langere termijn zijn onduidelijk. Bovendien wordt er door inkoopsamenwerkingsverbanden regelmatig een instapbedrag gevraagd, waarvan het lastig is om te beoordelen wanneer we dat gaan terugverdienen. Dat zijn wel drempels, ja.” In het voorjaar van 2012 kwam de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) met een rapport (gebaseerd op de ‘Sectorstudie medische hulpmiddelen’ van Ecorys) waarin het de cure-sector aanspoort krachten te bundelen via inkoopcombinaties. Inkoopsamenwerking loont, was de conclusie. Dat inzicht wordt gedeeld door veel ziekenhuizen en inkopers, maar de werkelijke stap wordt nog niet altijd gezet. Pas op de plaats De invloed van zorgverzekeraars breidt uit en cureen care-instellingen houden hen nauwlettend in de gaten. Vanwege de economische en politieke ontwikkelingen maken instellingen wellicht liever even een pas op de plaats. Edward Mutsaers van Intrakoop geeft aan dat 93 procent van de instellingen in de cure en 70 procent van de instellingen in de care bij hen zijn aangesloten. Via Intrakoop zouden zij dankzij schaalvoordeel van wel 30 tot 40 procent kunnen besparen op hun kosten, maar in de praktijk wordt door de leden slechts een voordeel van 4 procent gehaald. De wil is er wel, maar in praktijk blijft men terughoudend. “Wel woorden, geen daden…” aldus Mutsaers. “Het gaat echter juist om het maken van keuzes op verschillende gebieden (zie kader hiernaast). Wanneer zorginstellingen hierover heldere keuzes maken en deze ook met hun samenwerkingspartners bespreken, zal de inkoopsamenwerking echt kans van slagen hebben.” Grote afwezige De zorgverzekeraar was de grote afwezige op het seminar ‘Inkoopsamenwerkingsverbanden vergeleken’. Tot teleurstelling van de sprekers en organi­ sator Kars Sterenborg. “Efficiënte en betaalbare zorg is een samenspel tussen zorgverzekeraar, ziekenhuis en leverancier.” Het feit dat Inkoop vaak niet aan tafel zit als Verkoop met de zorgverzekeraar onderhandelt, noemt een bezoekende inkoper dan ook een gemiste kans. Sterenborg: “Pak die kans maar! Je zult als inkoper meer verkoper

6

december 2012

visie

daden moeten worden, in elk geval in contact zijn met verkoop.” Leverancier en Inkoop moet samen zorgen voor kwaliteit en een zo gunstig mogelijke prijs van een DOT; goed voor het ziekenhuis en goed voor de patiënt. Dan is de zorgverzekeraar tevreden en stabiliseren de zaken voor zowel ziekenhuis als leverancier. Meer dan plussen en minnen Hoewel steeds meer instellingen kiezen voor een inkoopsamenwerkingsverband (Santeon, InkoopAlliantie Ziekenhuizen (IAZ), Inkoopoverleg Friese Ziekenhuizen (IFZ)) of lid worden van een inkoopcoöperatie, zoals Prospitalia of Intrakoop, is de mate van succes niet zomaar een optelsom van inkomsten en uitgaven. Het is meer nog een optelling van vertrouwen, commitment en communicatie. Wat kan meespelen, is het feit of het initiatief tot samenwerken komt van de Raad van Bestuur of de afdeling Inkoop. Komt de opdracht van hogerhand, dan kan de inkoper zich gepasseerd voelen of zich zorgen maken over zijn positie. En dat kan ten koste gaan van zijn commitment. Het is sowieso belangrijk mensen aangesloten te houden en zorg te hebben voor de interne communicatie. Bij het ingebruiknemen bijvoorbeeld van nieuwe medische hulpmiddelen moeten protocollen worden aangepast. Om dat goed te doen heb je de medewerking van de werkvloer nodig. Hoe meer commitment hoe efficiënter de overgang. “Je kunt geen kwaliteit bieden als je proces niet op orde is”, zegt Bradley P. Gould van Prospitalia, de grote Duitse inkoopcombinatie die ook (op bescheiden schaal) in Nederland opereert. “Het belang daarvan wordt naar onze mening onderschat. De meeste instellingen zijn vooral bezig met bezuinigen op producten en diensten.” Hij wijst op een onderzoek van Ernst & Young (2010) waaruit blijkt dat slechts 4 procent van de respondenten (inkopers) van plan is te besparen op het interne proces. “Daar liggen nog veel mogelijkheden. Om die reden hebben wij bijzonder veel aandacht voor het bieden van kennis en ondersteuning aan de aangesloten zorginstellingen.” Drie halen, vier betalen Een van de voordelen van inkoopsamenwerking is schaalvoordeel: een groter volume kan een lagere prijs opleveren en de marktwerking versterken. Hier zit echter een addertje onder het gras. Kleine bedrijven kunnen al te grote volumes niet aan en

worden zo buiten spel gezet. Een groot volume kan door de wegvallende concurrentie de prijs zelfs opdrijven. “Het geeft macht aan de grotere bedrijven”, zegt ook Frans van der Linden, commercieel directeur van Synergy Health (linnen- en kledingverhuur en textielreiniging). “Het bedrijf dat die grote hoeveelheid producten of wasgoed wel kan hanteren, kan de prijs gaan opvoeren. Een deel van de concurrentie is namelijk noodgedwongen al afgehaakt.” En hoeveel invloed hebben de medisch specialisten op gezamenlijke inkoop? De leverancier die een goede relatie heeft met de medisch staf, heeft veelal een streepje voor op de concurrent. De goede band kan een belemmering zijn voor de inkoopsamenwerking om vrij te onderhandelen met andere leveranciers. De begunstigde leverancier heeft namelijk een voorkeurspositie en hoeft geen korting te geven om de instelling als klant te behouden. Weg schaalvoordeel, en als inkoper heb je het nakijken. Een creatieve suggestie uit de zaal: “Als ik een medische hulpmiddel aanschaf, kan de leverancier de medisch specialist er dan niet bij leveren?” Waren we maar zo ver… Tegenvaller Ook leveranciers hebben belang bij een goed werkend inkoopsamenwerkingsverband. Helaas is het soms een hele uitdaging tot een deal te komen. Tijdens het inkoopproces kan het zomaar zijn dat de onderhandelingen soepel verlopen, maar dat gaandeweg de gesprekken blijkt dat er nog allerlei (inkoopsamenwerkings)partners zijn die moeten meebeslissen. Het volgende moment wordt de deal afgeblazen of worden er allerlei voorbehouden en aanpassingen gevraagd. “Soms kun je als partner niet mee omdat je andere verplichtingen hebt”, geeft René Muller aan, hoofd Inkoop van Ziekenhuis Gelderse Vallei en lid van InkoopAlliantie Ziekenhuizen (IAZ). “We streven altijd naar een deal voor alle partijen, maar dat lukt maar zelden.” Dat is een zware tegenvaller, vooral als de leverancier veel tijd en energie heeft gestoken in het meedenken met de klant. Van sámenwerking kun je dan in feite niet spreken. Lukt het wel om tot een deal te komen, dan is het geen uitzondering als de leverancier vervolgens wordt lastiggevallen met allerlei aanpassingen. Van der Linden wijst daarom op het belang van commitment: “Accepteer de consequenties van de samen› werking en handhaaf niet allerlei uitzonderingen

De keuzes van Intrakoop op een rijtje

Om inkoopsamenwerking te laten sla­ gen, moeten de samenwerkende par­ tijen keuzes maken op verschillende gebieden: › het doel van de inkoopsamenwerking › de onderdelen › de deelnemers › de organisatievorm › de mate van invloed › verplichtingen › de duur van de samenwerking › de financiering daarvan › de verdeling van het inkoopresultaat › borging van de inkoopbesparingen

december 2012

7

inkoopsamenwerking

visie

kars sterenborg organiseert workshops en seminars voor inkopers en leveranciers, zie ook: smeetsadviesgroep.nl

Kleine bedrijven kunnen al te grote volumes niet aan en worden zo buiten spel gezet. Een groot volume kan door de weg­ vallende concur­ rentie de prijs zelfs opdrijven

van producten.” Een andere struikelblok is de regelmatige wisselingen van Raden van Bestuur. Van der Linden: “Daardoor duurt het soms jaren voordat er een beslissing wordt genomen. Voor een leverancier is een consistent beleid belangrijk om stappen te kunnen maken.” Hij geeft een aantal suggesties ter verbetering van de samenwerking. “Betrek de leverancier bij benchmarken. De leverancier weet welke producten, diensten en voorwaarden je met elkaar kunt vergelijken. Dan krijg je een vergelijking waar je wat aan hebt. En betrek de leverancier vooraf bij de voorbereiding van de aanbesteding. Vaak is een aanbestedingsdocument onvolledig, waardoor er onderdelen in zitten waar de concurrent mee kan rommelen. Een eerlijke leverancier ziet dat ook en weet bij voorbaat al waar hij de deal eventueel op gaat verliezen.” Macht zorgverzekeraars Waar blijft de zorgverzekeraar in de samenwerkingsdriehoek met leverancier en zorginstelling? Hun invloed breidt zich uit, maar ten gunste van wie? “Door de aanpak van de zorgverzekeraars komen alle ziekenhuizen in margeproblemen”, aldus Guus van der Tweel, Clusterhoofd Inkoop en Logistiek Ziekenhuis St Jansdal. “De verzekeraars willen dat de prijzen omlaag gaan, onder druk van de nodige sancties, de leveranciers wil-

Gehoord in de wandelgangen › “Laat materiaal testen door geres­ pecteerde deskundigen, bijvoor­ beeld wondverpleegkundigen. Vooral niet doen: polderen en iedereen laten meebeslissen.” › “Op het proces besparen is zeker mogelijk, maar besparen op materi­ ële kosten is het minst ingrijpend.” › “Standaardisatie van medische hulpmiddelen verhoogt de patiëntveiligheid.” › “Bij invoering van nieuwe producten werkt de werkvloer vaak tegen. Het is namelijk wel een verandering, dus protocollen moeten aangepast, wat tijd en ergernis kost.” › “Een nieuw product wordt vaak onnodig getest. Hanteer als crite­ rium voor de keuze van een leveran­ cier: als andere ziekenhuizen ermee werken, is het goed. Dan gaat het alleen nog om de prijs en de voorwaarden.”

8

december 2012

len de prijzen zo hoog mogelijk houden. Met als resultaat: de ziekenhuizen in spagaat. Zij betalen die hoge prijs en lopen het risico failliet te gaan.” Is een verzekeraar niet tevreden over de prijs of kwaliteit van een verrichting in een ziekenhuis, dan bestaat de kans dat de verzekeraar deze verrichting niet langer vergoedt en heeft het ziekenhuis het nakijken. Uiteraard heeft dit ook consequenties voor de patiënt. Maar die laat zich nog weinig horen, al constateert René Muller wel een verandering: “Eindelijk beginnen mensen te veranderen van zorgverzekeraar. Was het vier jaar geleden nog twee procent, vorig jaar stapte ruim zes procent over naar een andere zorgverzekeraar. Zo laten ze hun stem horen en oefenen ze invloed uit op het gedrag van de zorgverzekeraars.” En terwijl ziekenhuizen en leveranciers knokken met elkaar over prijzen en voorwaarden, draait de zorgverzekeraar verder de duimschroeven aan en heeft de patiënt uiteindelijk het nakijken. Inkoopsamenwerking – niet alleen onderling maar ook met leveranciers – is hard nodig om de zorg betaalbaar te houden, maar zeker ook om een weerwoord te hebben tegen de uitbreidende invloed van de zorgverzekeraars.

Santeon bespaart

€ 8.000.000

Nol Verhees, hoofd Inkoop & Logistiek OLVG, zit in het team van Santeon, een samenwerkingsver­ band van zes ziekenhuizen (santeon.nl, sinds 2007). In 2008 werd ook Inkoop van het OLVG onderdeel van het samenwerkingsverband. De afdeling had ambitieuze plannen: 80 projecten realiseren, 60 miljoen euro besparen, 90 medisch specialisten met elkaar laten communiceren. De resultaten vielen wat tegen, er werden maar 5 projecten gerealiseerd, 700K bespaard en slechts 6 medisch specialisten hebben samengewerkt. Maar van je fouten kun je leren.

De learnings van Santeon:

› Beperk het aantal projecten per jaar als doelstelling (is ook beter voor het vertrouwen van de interne klant en het vertrouwen in elkaar).

› Eenduidige communicatie naar leveranciers en externe partijen door middel van één aanspreekpunt. › Geef een lead buyer mandaat (zo voorkom je dat het eigenbelang van een ziekenhuis kan prevaleren boven het belang van de samenwerking).

› Zorg voor intern commitment bij bestuur en interne klant en binnen het samenwerkingsverband. › Manage de verwachtingen van de interne klant. › Zorg voor een goede communicatie intern en tussen de partners. Nol Verhees: “We zetten nu veel lager in en realiseren zelfs meer projecten dan verwacht. De artsen komen zelf naar ons toe met vragen en verzoeken en er werken meer medisch specialisten met elkaar dan we hadden durven hopen. De crux zit ‘m in klein beginnen en daar als organisaties vol achter gaan staan. Wij hebben inmiddels 8 miljoen bespaard.”

multicare intensive care

THE NEW ICU STANDARD | KNOW-HOW TO CARE! wissner-bosserhoff Nederland · Keerweer 42 · 3316 KA Dordrecht · Tel.: +31 (0) 78 652 18 50 · Fax: +31 (0) 78 652 18 55 · E-mail: [email protected] · www.wi-bo.com wissner-bosserhoff Belgium · Egide Walschaertsstraat 15/15 · 2800 Mechelen · Tel.: +32 (0) 15 21 08 41 · Fax: +32 (0) 15 29 14 64 · E-mail: [email protected] · www.wi-bo.be

Ni w eu

Nog nooit boden disposable instrumenten zoveel meerwaarde. Peha®-instrument, hoogwaardige chirurgische instrumenten van HARTMANN. Professioneel

Hygiënisch

Kosteneffectief Praktisch

Hoogwaardig

Gebruiksklaar Voor meer informatie www.heijnemanmedical.nl

PAUL HARTMANN B.V. www.paulhartmann.nl

T 024 372 36 10 E [email protected]

Postbus 26 6500 AA Nijmegen

Nieuw bij DutchMedtrade Mobiele Onderzoeks Lamp serie 5, met hoge kwaliteit ‘osram-led’

“De

De kracht van Lopital

hoge

energie

efficiëntie

levert een lichtopbrengst op van 65.000 lux en ongeveer 30 Watt aan energie. De in vier stappen verstelbare dimmer staat garant voor uitstekend

Door constant met u mee te denken, kunnen onze producten perfect worden geïntegreerd in uw werkwijze en uw zorgvoorziening.

zicht.”

Dutch

www.lopital.nl

MedTrade

T. 010 - 720 08 10 [email protected]

www.dutchmedtrade.nl

in samenwerking met:

veiligheid Hans van der Lugt Sales manager medical supplies bij Covidien

Jorgen Wouda Business Development Manager bij Rockmed B.V.

Prik-, snij-, bijt- en spatongelukken. Jaarlijks komen ze in Europa 1,2 miljoen keer en in Nederland zo’n 15.000 keer voor, waarvan circa de helft in ziekenhuizen. Te veel, vindt ook de EU, die met een nieuwe richtlijn het aantal prik- en snij­ongevallen drastisch wil verminderen. Tekst: Diederik Wieman

Leveranciers nemen veiligheid serieus De 1,2 miljoen prikincidenten vormen slechts het topje van de ijsberg; men schat namelijk in dat slechts de helft van het aantal prik- en snijincidenten wordt gemeld. De richtlijn, die op 11 mei 2013 van kracht gaat, is daarom niet alleen gericht op preventie en juist gebruik van scherpe medische instrumenten, maar ook op een betere melding van incidenten. Een van de opvallendste maatregelen is dat het terugzetten van doppen op naalden (recappen) wordt verboden. Verder wil de EU het gebruik van naalden en mesjes met ingebouwde veiligheids- en beschermingsmechanismen stimuleren. Ook persoonlijke beschermingsmiddelen worden verplicht, net als goede opleiding en training van zorgmedewerkers. Vraag verdubbeld Dat zorginstellingen met de problematiek bezig zijn, is goed te merken, vindt Hans van der Lugt, sales manager medical supplies bij Covidien. “We hebben al jaren veilige naalden in ons programma, maar vanwege de hogere

kostprijs waren ze wat minder in trek. Het aantal offerteaanvragen is sinds afgelopen zomer echter bijna verdubbeld. Dat heeft ongetwijfeld te maken met de nieuwe regelgeving.” Jorgen Wouda, Business Development Manager bij Rockmed B.V. – leverancier van oogheelkundige producten – ziet dezelfde trend. “Veilige mesjes en injectienaalden zijn goed verkrijgbaar, fabrikanten spelen al langere tijd op de problematiek in. Maar vanuit de inkopers in ziekenhuizen was de vraag gering. Daarom maken wij hoofden OK’s en eerste specialisten bewust van de risico’s en de mogelijke oplossingen. Als dat besef er is, kunnen zij op hun beurt inkopers vragen hierop te sturen.” Bij Rockmed krijgt veiligheid continu aandacht. Zo introduceerde men met het oog op de nieuwe regelgeving onlangs ook disposable mesjes met beschermingssysteem. “Als supplier moet je de risicovermindering serieus nemen.”

Voorlichten en trainen “Covidien heeft een uitgebreid gamma aan veiligheidsnaalden die voldoen aan de nieuwe EU-richtlijnen”, zegt Van der Lugt. “De Magellan veiligheidsnaald bijvoorbeeld is zo ontwikkeld dat je het veiligheidsmechanisme niet kunt onderbreken. Bovendien vermindert het ‘glidesysteem’ het risico op spatten bij het activeren van het veiligheidssysteem. Voor de OK’s verkopen we reeds Devon naaldenteldoosjes, hands-free-transfer magnetische matjes en sharps containers. Ook hebben we urinemeters waarmee je zonder naald urinestalen kunt afnemen.” Covidien geeft ook voorlichting aan afdelingshoofden over de nieuwe regelgeving en een interne trainingen ‘veilig prikken’ aan verpleegkundigen. Van der Lugt: “Het is goed dat de nieuwe regels komen. In de bouw is het normaal dat je een veiligheidshelm opzet, ook in ziekenhuizen moeten werknemers zich optimaal beschermen tegen onveilige situaties.”

december 2012

11

masteropleiding Erik van Raaij, universitair hoofddocent Inkoop en Leveranciersmanagement

Inkoop in de zorg Toenemende vergrijzing, oplopende zorgkosten: binnen de Nederlandse zorgwereld telt elke euro. Tegelijkertijd is het een complexe sector die door veel verschillende krachten wordt beïnvloed. Hoog tijd om een blik academisch opgeleide inkoopprofessionals open te trekken. Tekst: Menno de Boer

In 2011 en 2012

30 kozen zo’n

studenten

dit keuzevak

12

december 2012

Dat besef is ook doorgedrongen op de Erasmus Universiteit Rotterdam. Sinds 2011 is Inkoop in de zorg daar een keuzevak van de masteropleiding Zorgmanagement. Als er iemand enthousiast en vol passie kan vertellen over zorginkoop, is het wel Erik van Raaij, universitair hoofddocent Inkoop en Leveranciersmanagement. Hij is op de Erasmus Universiteit Rotterdam eindverantwoordelijk voor het bewuste keuzevak en geeft samen met universitair docent Merieke Stevens de bijbehorende colleges. In zeven keer drie uur proberen zij hun studenten flink wat bagage mee te geven. “Dat gebeurt telkens volgens een vast stramien. Het eerste uur staat in het teken van kennisoverdracht in de vorm van een hoorcollege. Daarna volgt er een uur zelfwerkzaamheid, zoals het uitwerken van een groepsopdracht. Tot slot is het tijd voor een uur reflectie, verdieping en discussie: er komt dan bijvoorbeeld een gastspreker van een ziekenhuis of zorgverzekeraar over zijn of haar inkoopervaringen vertellen.” Focus op kwaliteit In de collegezaal zitten studenten die rechtstreeks van de universiteit komen naast zorgprofessionals die al de nodige praktijkervaring hebben. Ook zijn er studenten die vanuit een heel ander vakgebied komen en zich via de masteropleiding voorbereiden op een overstap naar de zorgsector. In 2011 en 2012 kozen zo’n dertig studenten dit keuzevak. Wat zij na afloop zoal hebben opgestoken? Van Raaij: “Om te beginnen begrijpen ze dat er zowel bij inkoop van zorg als bij inkoop voor de zorg verschillende vormen van inkoop en leveranciersmanagement nodig zijn voor verschillende typen producten en diensten. Daarnaast

zorgt de opzet van de colleges ervoor dat er bruggen ontstaan: niet alleen tussen theorie en praktijk maar ook tussen inkoop en zorg. En het belangrijkste is toch wel dat we onze studenten leren dat zorginkoop niet alleen gaat over de mogelijkheden om geld te besparen, maar vooral ook over kwaliteit en innovatie. Dit volgens het adagium: een focus op prijs zorgt voor lagere kwaliteit, een focus op kwaliteit voor lagere kosten.” Strategisch inkopen Er zijn natuurlijk inkopers die menen dat je het vak toch echt het best in de praktijk leert. Maar Van Raaij denkt dat het voor veel van hen toch ook geen overbodige luxe zou zijn om weer in de collegebanken te gaan zitten. “De zorgsector is inmiddels dusdanig complex en als inkoper heb je met zoveel verschillende krachten te maken, waaronder de inmenging van de politiek, dat kennis van inkoopmodellen absoluut een meerwaarde biedt. Ja, iedereen kan een product of dienst inkopen. Uiteindelijk is dat slechts een kwestie van een handtekening zetten en ervoor zorgen dat de leverancier of aanbieder wordt betaald. Maar het gaat er juist om dat je als zorginkoper zo strategisch mogelijk te werk gaat. Bij zowel inkoop voor de zorg als bij inkoop van zorg is er een sterke behoefte aan inkoopprofessionals die inkoop kunnen verbinden aan het primaire proces van de zorg.”

Zorgmanagement Sinds 2011 is Inkoop in de zorg een keuzevak van de masteropleiding Zorgmanagement

als keuzevak EVELINE HUND (33)

KIM LUIJTEN (28)

HERMAN SATTER (33)

Afgestudeerd: op zorginkoop (afgelopen september). Was: beleidsadviseur bij de GGD in Arnhem, maar heeft die baan destijds opgezegd om zich volledig op de masteropleiding te kunnen richten. Is nu: aan het solliciteren bij een zorgverzekeraar en zit nog in de race om daar zorginkoper te worden. Vindt: zorginkoop een stuk complexer dan ze voor het volgen van het keuzevak dacht. Verbaast zich: vooral over het feit dat zorgver­ zekeraars met elkaar moeten concurreren terwijl ze ondertussen wel gebonden zijn aan lastige inkoopconstructies, en daarbij ook nog eens voor een groot deel afhankelijk van elkaar zijn. Geleerd: dat vertrouwen een grote rol speelt in het inkoopproces en dat een goede relatie met leveranciers de procedure kan versnellen en uiteindelijk ook de nodige besparingen kan opleveren. Verwacht: dat zorginkopers in de toekomst een andere rol krijgen en dat er juist veel meer vraag komt naar mensen die weten hoe je inkoop echt onderdeel kunt maken van de bedrijfsstrategie.

Afgestudeerd: in mei 2012 Was: HBO-student NHTV in Breda Deed: het schakeljaar Gezondheidsweten­ schappen op de Erasmus Universiteit in Rotterdam en daarna het masterjaar Zorgmanagement. Is nu: zorginkoper AWBZ op het zorgkantoor van CZ in Breda, waar ze ook afgestudeerd is. Vindt: het implementeren van de theorie in de praktijk wel eens lastig, maar vindt wel dat sommige theorieën over leveranciersmanage­ ment heel handig kunnen zijn in het dagelijkse werk. Merkt: dat er op haar afdeling absoluut de wil is om een professionaliseringsslag te maken, maar dat het nog niet echt van de grond wil komen. Denkt: dat zorginkopers – ook zijzelf – vaak nog te lief zijn voor leveranciers, en vindt dat ze zich wel eens wat harder mogen opstellen. Denkt ook dat ze zich meer op leveranciersdifferentiatie zouden moeten richten zodat het inkoopproces wat minder tijd en energie in beslag neemt. Loopt: regelmatig een dagje mee in de zorginstellingen waar ze verzorgingshuisof verpleeghuiszorg inkoopt en leert daar ongelooflijk veel van. Moet: gezien de beperkte financiële ruimte ook regelmatig ‘nee’ zeggen op verzoeken van zorginstellingen, maar blijft dat lastig vinden.

Afgestudeerd: bijna – was ten tijde van het interview bezig met de laatste loodjes. Was: als beleidsmedewerker werkzaam bij de divisie Kinderen van het UMC Utrecht. Is nu: verpleegkundig afdelingshoofd bij het St. Antonius Ziekenhuis in Utrecht. Combineert: werk, studie en gezin. Nam: eerder dit jaar drie maanden verlof om meer tijd te hebben voor zijn studie, maar werkt inmiddels weer fulltime dus dat is even ‘tanden op elkaar’. Heeft: in zijn huidige functie weinig met inkoop te maken, en al helemaal niet met stra­ tegische inkoop, maar probeert hierover wel het gesprek aan te gaan met collega’s van de afdeling Inkoop, die volgens hem wel op een soort van eilandje lijken te zitten. Vindt: dat de zorgprofessionals die tijdens de colleges hun praktijkervaringen kwamen delen, vaak vrij eenzijdige succesverhalen hadden. Had: liever gezien dat de gastsprekers meer hadden verteld over hoe moeilijk en frustre­ rend het was en welke stroperige processen ze moesten doorlopen, want dat lijkt hem veel leerzamer.

december 2012

13

gedragscodes

teHHet jaar van de deggedragscodes

NEVI lanceerde afgelopen oktober een volledig herziene en geactualiseerde gedragscode voor haar leden. Ondertussen bestaat er vanaf 1 januari van dit jaar ook een Gedragscode Medische Hulpmiddelen voor leveranciers en zorgprofessionals. Wat betekent dit alles voor inkopers in de zorg? We leggen de twee codes naast elkaar. Tekst: Menno de Boer

14

december 2012

NEVI Gedragscode:

› richt zich niet alleen op leden van NEVI, maar is er voor iedereen die beroepshalve met inkoop te maken krijgt

› gaat ervan uit dat de inkopende partij eerlijk, integer en betrouwbaar is, dat ze handelt in overeenstemming met vaktechnische standaarden en dat ze beslissingen neemt op basis van feiten in plaats van eigenbelang › gaat uit van vier kernwaarden: Zakelijk fatsoen, Deskundigheid en objectiviteit, Vrije mededinging en Duurzaamheid › geeft aan de hand van vier kernthema’s aan met welke belangen en verantwoor­ delijkheden inkopers zoal te maken hebben: Wet- en regelgeving, Persoonlijke belangen, Gedrag naar concurrenten en Maatschappelijke betrokkenheid › schrijft bewust geen regels voor, maar reikt principes aan › verwijst naar andere, internationale codes die zich op ethische aspecten of specifieke beroepsroepen richten › is op 10 oktober 2012 gelanceerd › wordt ondersteund door de NEVI Commissie Ethiek die op verzoek adviezen geeft (niet-bindend) en die daarnaast moresprudentie aanlegt (een verzameling van praktijksituaties met daarbij de oplossingen voor de bewuste dilemma’s) De NEVI Gedragscode staat in een handzaam boekje dat moet leiden tot een voortdurende discussie om zo een bijdrage te leveren aan de verdere professionalisering van de inkoopfunctie. Dit boekje is inmiddels verspreid onder alle NEVI-leden en is ook in digitale vorm te downloaden via: www.nevi.nl/gedragscode.

“Een handreiking voor verantwoord inkopen” Arie Slingerland, voorzitter NEVI Zorg, was samen met vertegenwoordi­ gers uit de private en de publieke sector opsteller van de NEVI Gedragscode: “De vorige NEVI Gedragscode stamde uit 1998. Sindsdien is er veel veranderd in de wereld, en al helemaal op het vlak van ethiek. Toen wij ruim een jaar geleden als NEVI Werkgroep Integriteit voor het eerst bij elkaar kwamen, vroegen we ons wel meteen af wie we eigenlijk waren om een nieuwe gedragscode op te stellen. We misten de kennis en ervaring op dat specifieke terrein. Vandaar dat we ervoor heb­ ben gekozen ons te laten begeleiden door Edgar Karssing, hoogleraar bij het European Institute for Business Ethics aan Nyenrode. Hij vroeg ons wat de kern van de gedragscode zou moeten zijn. We kwamen er toen al snel achter dat we geen van allen een document met allemaal regeltjes en geboden voor ons zagen. Uiteindelijk is het een ‘handreiking verantwoord inkopen’ geworden. Let wel: een boekje voor iedereen die inkoopt. Dit betekent voor Zorg dat de gedragscode er dus ook is voor de bestuurder, arts of verpleegkundige die beroepshalve contact heeft met leveranciers. De insteek van onze code is anders dan de Gedragscode Medische Hulpmiddelen. Die beperkt zich tot specifieke branches, terwijl de NEVI Gedragscode zich tot heel inkopend Nederland richt. Maar we juichen de Gedragscode voor Medische Hulpmiddelen zeker toe, want we zijn ervan overtuigd dat de codes elkaar versterken.”

vergelijken

Gedragscode Medische Hulpmiddelen:

› is een initiatief van een zestal koepels van leveranciers van medische hulpmiddelen

› moet voorkomen dat er ongewenste beïnvloeding ontstaat tussen de leveranciers van medische hulpmiddelen en zorgprofessionals

› is tot stand gekomen op uitdrukkelijk verzoek van het Ministerie van VWS en de Inspectie voor de Gezondheidszorg, en deze partijen hebben ook met de gedragscode ingestemd › gaat over alle hulpmiddelen: van pleister tot kunstheup tot MRI scan › geeft heel concreet en specifiek aan wat wel en wat niet mag op het gebied van giften, sponsoring, bonussen, dienstverlening, financiële bijdragen aan congressen en dergelijke › wordt bewaakt door een onafhankelijke Codecommissie en Commissie van Beroep › geldt sinds 1 januari 2012 › is tot dusver alleen ondertekend door de leden van de zes koepels, maar artsenfederatie KNMG heeft de intentie om zich per 1 januari 2013 aan te sluiten, en de stichting GMH is ook met andere betrokken partijen in overleg over ondertekening van de gedragscode De volledige Gedragscode Medische Hulpmiddelen en een uitgebreide toelichting zijn te vinden op: www.gmh.nu.

“Transparantie, ook naar de buitenwereld” Mirjam de Bruin, namens Diagned plaatsvervangend bestuurslid van de stichting GMH: “Ongewenste beïnvloeding bij de aan- en verkoop van medische hulpmidde­ len is een onderwerp waar op dit moment veel over te doen is. Daarom heb­ ben we een gedragscode opgesteld die heel expliciet vermeldt wat wel en niet mag. Als er sprake is van geschenken noemen we bijvoorbeeld maxi­ mum bedragen. Er is een codecommissie die klachten behandelt en die ook sancties kan opleggen. Minister Schippers liet voor de lancering al weten dat ze heel blij is met ons initiatief. Ze noemt het een ‘robuuste gedrags­ code’. Dat bevestigt dat we op de goede weg zitten. Sommige leveranciers en zorgspecialisten moeten nog wel even aan de nieuwe werkwijze wennen. Vooral de verplichting om bepaalde afspraken schriftelijk vast te leggen, stuit zo nu en dan nog op weerstand. Dan horen we bijvoorbeeld: ‘Ik laat me nooit beïnvloeden, dus wat moet ik met al die regels? En waarom moet het allemaal zo bureaucratisch?’ Maar het gaat er juist om dat we transparant zijn, ook naar de buitenwereld. En hoe meer partijen zich bij onze gedrags­ code aansluiten, hoe sterker het signaal dat misstanden echt worden aangepakt. Vandaar dat we ook graag de handtekeningen willen van koepel­organisaties van inkopers. Immers: wat de ene partij niet mag geven, mag de andere partij ook niet accepteren…”

december 2012

15

Delivery Support: 212.237.7000

FILE: 02A-004773-03A-UPS-12-15.indd

SAP #: UPS.UPSITA.12072.K.011

BLEED: None

UPS LEVERT MET DE BEST MOGELIJKE ZORG. WAAR OOK TER WERELD. De gezondheidssector is complex en goede zorg voor medische producten is van levensbelang. Niet iedereen is voldoende gespecialiseerd om met medische lading om te gaan en deze ook nog goed af te leveren. Iedere misser kan het verschil tussen leven en dood betekenen. Denk aan producten die verzonden moeten worden op een bepaalde temperatuur en volgens specifieke eisen van het land. Bij UPS nemen we alle extra maatregelen om de productkwaliteit te garanderen. We berekenen exact alle risico’s onderweg. Er staan immers levens op het spel. Onlangs vervoerden we

375.000 temperatuurgevoelige griepvaccins vanuit ons healthcare distributiecentrum in Kentucky, USA naar Laos, Zuidoost Azië. Dat konden we doen door onze wereldwijde luchtvrachtservice, UPS Temperature True®, te koppelen aan PharmaPortTM 360. Een innovatieve container, speciaal ontworpen voor temperatuurgevoelige medische doeleinden, die de lading permanent op een temperatuur van 2 tot 8 °C houdt, gedurende een reis van 5 dagen over 11.000 kilometer. Wij zijn specialisten op het gebied van logistiek en supply chain en werken met geavanceerde technologie en een wereldwijd kwaliteitswaarborgingsteam. Of u nu opereert vanuit London, Berlijn of Parijs, onze logistieke experts kunnen u helpen de meest efficiënte oplossingen uit te werken om uw producten te beschermen. Daarbij gaat niet alleen de gezondheid van patiënten erop vooruit, ook uw supply chain vaart er wel bij.

Ontdek onze mogelijkheden op medisch gebied en download de resultaten van ons onderzoek “Pain in the Chain” op www.UPS.com/gezondheidszorg.

Copyright © 2012 United Parcel Service of America, Inc.

onder de loep Circa 60 mensen van Miele en het Catharinaziekenhuis waren bij het project betrokken

Teamspirit resulteert in top CSA Twee decennia geleden was het Catharina Ziekenhuis Eindhoven een van de eerste instellingen die de Centrale Sterilisatie Afdeling (CSA) uitbesteedde. Maar sinds kort heeft het ziekenhuis weer een eigen stateof-the-art CSA. Na een onderhandse aanbesteding leverde Miele Professional de afdeling sleutelklaar (turnkey) op. Tekst: Diederik Wieman

Allard van Beek, Salesmanager Medische Techniek bij Miele Professional: “Het Catharina Ziekenhuis zocht een partner waarmee zij samen haar plannen kon realiseren. De vraag kwam voor ons precies op het goede moment, want met de introductie van sterilisatoren hadden we net een nieuwe stap gezet in de medische markt. We zijn al marktleider op het gebied van desinfectie- en reinigingsautomaten, maar deze uitbreiding maakt dat wij als totaalleverancier in staat zijn om CSA’s turnkey op te leveren. Precies wat het Catharina Ziekenhuis wilde. Dat de keuze op ons viel, heeft ongetwijfeld te maken met de zekerheid die de naam Miele biedt als het om partnership, betrouwbaarheid en bewezen technologieën gaat. Maar ook de gunstige Total Cost of Ownership (TCO) speelt mee. De kwaliteit van de onderdelen maakt onze apparatuur misschien iets duurder, maar de lage exploitatiekosten maken dat ruimschoots goed.”

Berrie Weeterings

Berrie Weeterings, inkoper bij het Catharina Ziekenhuis en projectleider nieuwbouw CSA: “De afdeling Inkoop was vanaf het begin nauw betrokken bij de realisatie van de CSA op ons terrein. Bij de business case die eraan ten grondslag ligt, de besluitvorming en de insourcing. Een pittige, maar leuke klus, want het ging om nieuwbouw/verbouw, automatisering, nieuwe apparatuur én een andere werkwijze. Vanwege die complexiteit hebben we indringende gesprekken gevoerd met mogelijke leveranciers. We zochten een partner die turnkey kon leveren en – die net als wij – niet met een zesjescultuur genoegen neemt. Wij hadden al ervaring met Miele en vertrouwen in hun kwaliteit. Vertrouwen is weliswaar noodzakelijk, maar je legt veel eisen vast in het Programma van Eisen (PVE) en de contracten. Belangrijk is dat je uitzoekt of er commitment is. De intentie en de wil om er samen iets van te maken; zaken die je niet in een contract kunt vastleggen. Uit de gesprekken kregen wij heel duidelijk het gevoel dat Miele Professional zich integraal verantwoordelijk voelde en gemotiveerd was. Zo was naast het kernteam een team van circa zestig mensen van Miele en het Catharina Ziekenhuis bij het project betrokken. Niet alleen het teamwork, maar vooral de teamspirit zorgde ervoor dat we samen één van de beste CSA’s van Nederland hebben neergezet. Natuurlijk had Miele Professional ook een goede propositie. Onderdeel van de business case was dat het kwalitatief beter en goedkoper moest. We blijven zowel qua initiële investering als qua exploitatie binnen de gestelde financiële kaders.”

december 2012

17

lnag Meer info over de LNAG: lnag.nl

Bij het afsluiten van contracten worden op papier vaak mooie besparingen berekend, die lang niet allemaal worden gerealiseerd. Het Zwolse ziekenhuis Isala klinieken besloot er wat aan te dóen. Tekst: Mirjam Hulsebos

Van C papier naar praktijk Contractmanagement ondergeschoven kindje

“Contractmanagement is al jaren een hot topic op congressen en in bladen, maar als je op zoek gaat naar voorbeeldorganisaties die dit goed op orde hebben… Die moet je met een lampje zoeken”, constateren Godelieve Riezebosch, programmamanager contractmanagement en inkoper, en Robert Kemper, datamanager en projectleider implementatie contractbeheer bij Isala klinieken. Eind 2010 bezochten ze verschillende organisaties, waaronder UMCG, UWV en Centraal Beheer, om de kunst elders af te kijken. “We kwamen erachter dat er in de meeste organisaties een groot gat zit tussen theorie en praktijk. Iedereen weet dat besparingen die je bij het afsluiten van een contract denkt te realiseren, aan de achterkant vaak niet worden behaald door gebrek aan contractmanagement. Toch is het – zeker in een grote organisatie – lastig om dit goed te beleggen.” Klein beginnen Isala besloot klein te beginnen, op één afdeling en met één productgroep: de verbruiksmaterialen. “We hebben een proces ontwikkeld, en getest of dat werkt. Spreekt het de betrokkenen aan? Wie moeten er eigenlijk bij worden betrokken? Op welke manier kunnen wij zorgen dat contractmanagement bij hen gaat leven?” zegt Riezebosch. Alle contracten voor verbruiksmaterialen worden nu vastgelegd in Planon. Met die software werkte Isala al. Ze hadden zelfs de module Beheer al in huis maar gebruikten die niet. De contracten zijn aan de hand van het risicoprofiel (patiëntveiligheid, juridische en financiële risico’s) geprioriteerd en opgevoerd. Afhankelijk van de impact van een contract op de ongestoorde

Meer grip op patiëntveiligheid

Contractmanagement vergroot niet alleen het inzicht in de financiële uitnutting van het con­ tract, het leidt ook tot meer grip op de patiënt­ veiligheid. “Waar het voorheen kon voorkomen dat een contract voor een product afliep zonder dat de contracteigenaar daar erg in had, behoort dat voor de contracten die we nu al in Planon beheren tot het verleden. We hoeven geen paniekvoetbal meer te spelen en komen tot optimale resultaten”, stelt Kemper.

18

december 2012

Miljoenenbesparingen Precieze besparingen zal Riezebosch niet vrijgeven, “maar het zijn meer dan enkele procenten. Wij kopen als zie­ kenhuis jaarlijks voor 140 miljoen euro in. Een paar procent winst door con­ tractmanagement is al een forse besparing. Door elk jaar helder te krijgen wat de meerwaarde is van contractmanagement, neemt het besparingspotentieel alleen maar toe.”

contactmanagement Robert Kemper, datamanager en projectleider implementatie contractbeheer bij Isala klinieken.

Godelieve Riezebosch, programmamanager contractmanagement en inkoper bij Isala klinieken.

voor de meeste ziekenhuizen is Een paar procent winst door contract­management al een forse besparing

procesgang krijgt de contracteigenaar drie maanden tot een jaar voor afloop van het contract, een seintje van het systeem dat er actie moet worden ondernomen. Kemper: “Door de signa­ lering en prioritering kunnen we de workload nu beter over het jaar verdelen, zodat niet alle contracten meer een einddatum hebben van 31 december.” Monitoren Daarnaast is een begin gemaakt met het inhoudelijk monitoren van een aantal contracten. Deze worden ieder kwartaal besproken met de betrokkenen: specialisten, RVE-managers, gebruikers, concerncontrol en inkoop. Riezebosch laat een voorbeeld zien. “Kijk, we hebben voor dit product diverse leveranciers. In staafdiagrammen zetten we per leverancier het in het contract afgesproken gebruik af tegen het werkelijke gebruik. Ook maken we per leverancier inzichtelijk welke staffelkorting we mislopen als het gebruik achterblijft. Zo wordt duidelijk hoe we het contract verder kunnen uitnutten. Natuurlijk kiezen medisch specialisten de materialen die het best bij een patiënt passen, maar als twee producten van twee leveranciers even geschikt zijn, dan wegen ze nu het inkoopcontract mee bij hun keus, terwijl ze dat voorheen niet altijd deden.” Enthousiast De contracteigenaren hebben nu inzicht of een papieren besparing ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd en waarom dat wel of niet gebeurt. Riezebosch merkt dat gebruikers daarvoor openstaan. “Het duurt soms even voor het inzicht daar is, dus daarom zitten we ieder kwartaal bij elkaar. Als eenmaal duidelijk is welke stuurmoge-

Wie zitten er in een inkoopteam?

lijkheden gebruikers hiermee hebben, dan worden ze enthousiast. Want op deze manier behaalde besparingen creëren ruimte voor andere dingen, voor innovatie bijvoorbeeld.” Nu de contracten voor verbruiksmaterialen allemaal in Planon staan en worden gemonitord, is het tijd om stap voor stap andere productgroepen toe te voegen. “Dat vergt meer afstemming en coördinatie. Daarom zijn we klein begonnen. De olievlek kan zich nu gaan verspreiden.” Langdurig partnership Een voorbeeld van een contract waarvan het succes valt of staat met voortdurende monitoring, is het langdurig partnership dat Isala onlangs sloot met Philips en waarbinnen Isala steeds kan beschikken over de meest moderne medische apparatuur. Philips zet zijn kennis en mogelijkheden in om Isala te ondersteunen bij de aanschaf, het gebruik en het onderhoud van medische apparatuur en het verbeteren van de zorgprocessen. Het gaat in dit contract onder meer om MRI- en CT-scanners, echografiesystemen en patiëntbewakingsmonitoren. Kemper: “Philips is onze preferred supplier van alle beeldvormende technologie. De afspraak is dat apparatuur wordt vervangen zodra er een beter alternatief (lagere kosten, betere behandeling) voor is. Op die manier weet Philips zeker dat ze snel een eerste klant hebben voor apparatuur met nieuwe specificaties, terwijl wij als topklinisch ziekenhuis voorop blijven lopen en gebruik kunnen maken van hun kennis. Dat wordt alleen een succes als wij een vinger aan de pols houden en periodiek met betrokkenen de stand van zaken bespreken. Alleen dan kom je tot een optimale samenwerking tussen ons en Philips.”

de workload is nu beter over het jaar te verdelen, zodat niet alle contracten meer een einddatum hebben van

31/12

Philips is onze preferred supplier van alle beeld­ vormende techno­ logie. De afspraak is dat apparatuur wordt vervangen zodra er een beter alternatief voor is

Model Riezebosch zet het verschil in contractbeheer en contract­ management af tegen de inkoopcyclus.

De teams bij Isala bestaan uit: › de RVE-manager › een medisch specialist › een productspecialist (vaak assortimentscoördinator of laborant) › een controller › een inkoper

december 2012

19

Nu ook verkrijgbaar bij

“Van Beek uit Sneek” De uiterst budget vriendelijke

Adverteren in inSkoop

CIRCULAIRE CHEX STAPLER Ons laparoscopisch productengamma nog verder uitgebreid! Maak vrijblijvend een afspraak met één van onze product specialisten.

NIEUW

Uw product onder de aandacht brengen van inkopers? Op zoek naar een inkoper om uw team te versterken? U bereikt uw doelgroep via inSkoop, hét vaktijdschrift voor inkopers en assortiments­­ coördinatoren in de zorg.

Inkopers wa arderen inSkoop me t een

8.0

Weten wat de advertentiemogelijkheden zijn? T (035) 548 81 54, E [email protected]

medicor An ARSEUS MEDICAL company

T: E: W: W:

0515-431965 info@vanbeekmedical www.vanbeekmedical.nl www.medicor.nl

wettelijk verplicht in 2013 Zie Staatsblad 399 / 2011

see the INNOVAtION SharpGuard™operatiemessen met geïntegreerd veiligheids- en beschermingsmechanisme In 2013 moeten scherpe medische hulpmiddelen een ingebouwd veiligheidsen beschermingsmechanisme hebben. SharpGuard™ operatiemessen voldoen hieraan en bieden betaalbare topkwaliteit. De beschermhuls kan eenvoudig worden teruggetrokken om het mes vrij te geven en na gebruik af te dekken. SharpGuard™ operatiemessen • Leverbaar in vele maten voor diverse oogheelkundige ingrepen • Ergonomische handgreep voor maximale controle en comfort • Kunststof beschermhuls om letsel te voorkomen • Uitgevoerd met Sharpoint® kwaliteitsmessen • Voldoet aan de nieuwe wetgeving van 2013

SEE THE fUTUrE | www.ROCKMED.NL

social media Kim Sterenborg schrijft blogs over nieuwe media op onder andere klantinteractieblog.nl

Tweeps in inkoop @ArjanvanWeele @FrankRozemeijer

@Intrakoop @Ruud Olthoff @AmerpoortInkoop

Het social-media-landschap verandert snel. Voordat je het weet, is een platform alweer verouderd. Heeft het dan nog wel zin om je in een tool of platform te verdiepen? Consultant Nieuwe Media Kim Sterenborg ziet zeker mogelijkheden voor inkopers.

Wat je moet weten over social media Mijn vader (inkoper) schreef vroeger columns over zijn vakgebied. Hij betrok graag zijn kinderen in de betogen. In mijn ogen lagen zijn voorbeelden altijd ver van de waarheid. Zo zou ik ooit gedacht hebben dat ik bij de aankoop van een nieuwe spijkerbroek winst maakte omdat ik korting kreeg (fictie!). Nu is het mijn beurt. Want toen de columns blogs werden, haakte hij af (feit!). Als het niet gedrukt staat, telt het niet. Social media negeert hij dus ook maar. Is het de leeftijd of is het inkoper-eigen? Wat is social media? Social media is meer dan Facebook, Twitter en LinkedIn, meer dan een marketingtool én meer dan een hype. Het is ‘een verzamelbegrip voor online platformen waar de gebruikers, zonder of met minimale tussenkomst van een professionele redactie, de inhoud verzorgen. Hoofdkenmerken zijn interactie en dialoog tussen de gebruikers onderling’, aldus Wikipedia (overigens ook social media). Je kunt het inzetten voor effectievere samenwerking, customer service, markt- of leveranciersonderzoek, kennisdeling, persoonlijke profilering et cetera. Bijna tachtig procent van de inkopers verwacht in de toekomst meer social media te gebruiken (zie kader). Of dat de platforms van vandaag zijn, is twijfelachtig. Het landschap verandert namelijk snel. Denk maar eens terug aan de tijden van CompuServe, ICQ en MSN Messenger, slechts tien tot twintig jaar geleden. De hype is dus niet social media an sich, maar de uitingsvorm, het platform. Online profilering Social media kun je inzetten voor het onderhouden en uitbreiden van je netwerk. Hierbij is profilering van belang: het beeld dat je, actief en passief, over jezelf creëert. Je profiel is de optelsom van wat er over jou online staat, of je dat nou zelf plaatst of niet. Al ben je zelf niet actief, anderen kunnen alsnog informatie over jou online brengen. De uitkomst van deze optelsom is het beeld dat je netwerk over jou heeft. Google jezelf eens, wat is er over jou te vinden? En doe dat bij voorkeur vanaf een ander

IP-adres. Google personaliseert namelijk zoekresultaten op basis van jouw online gedrag. De informatie die je met je eigen computer vindt, kan dus afwijken van wat een ander opduikt. Actief profileren doe je door profielen op verschillende platforms te onderhouden of juist bewust af te schermen. Denk na over het beeld dat je van jezelf wilt neerzetten (maar blijf authentiek) en bepaal welke woorden je kiest. Simpel voorbeeld: wil je LinkedIn zakelijk inzetten, gebruik dan de naam die op je visitekaartje staat. Anders ben je onvindbaar. En wees concreet in wat je doet en wie je bent. Gebruik de woorden die je doelgroep gebruikt. Als een recruiter zoekt naar een inkoper zal hij nooit zoeken op ‘gecertificeerd’, maar wel op ‘NEVI’. Profileren kan overigens op verschillende niveaus. Veel organisaties kennen één of meerdere corporate accounts bijgehouden door de afdeling communicatie. Individuele medewerkers beheren hun eigen accounts, privé en zakelijk. Ook op afdelingsniveau kun je een account bijhouden, zoals Amerpoort dat doet. Via @AmerpoortInkoop blijf je via Twitter op de hoogte van het reilen en zeilen van de inkoopafdeling. Monitoring Social media is ook een belangrijke informatiebron. Informatie over leveranciers, concurrenten en het vakgebied ligt voor het oprapen. Denk aan blogs, videos et cetera. Zo zet het Amerikaanse Procurement-Academy voorproefjes van e-learning modules op YouTube. Zelfs als je meent dat social media niet direct waarde toevoegt aan je werkzaamheden, is het alsnog slim om te monitoren. Je werkgever wil immers bepaalde doelstellingen realiseren in een ‘connected’ wereld waarin informatieuitwisseling steeds meer plaatsvindt via social media. Kun jij het je als inkoper veroorloven om je van deze informatie te onthouden? In september eiste Albert Heijn bijvoorbeeld van leveranciers twee procentpunt korting. Twitter barste los: verontwaardiging alom en de discussie over de gedragscode voor inkopers laaide op. Hier moet je als organisatie in ieder geval naar

LinkedIn groepen in inkoop › NEVI Zorg › Inkoop in de zorg › Inkopers-Cafe.nl › Inkopers en verkopers in de zorgmarkt Facebook pages in inkoop

› Supply Management › Procurement Academy

Dell gaf Twitter-volgers dertig procent korting, hoeveel gesprekken met een vertegenwoordiger heb je daarvoor nodig?

91.5% 42.5% 42%

van de inkopers gebruikt LinkedIn gebruikt Facebook gebruikt Twitter

Inkopers brengen 1-5 uur per week door op social media Gemiddeld zijn ze actief op twee social media platforms

77%

verwacht dat hun social media gebruik de komende twee jaar zal toenemen Bron: Social media use by Purchasing Professionals. Rozemeijer, Quintens & Kinast. Universiteit van Maastricht (2011). Onderzoek onder 141 inkopers (waarvan zo’n tachtig procent NEVI-leden).

december 2012

›

21

social media

Tools

Klout: drukt je online invloed uit in een cijfer en geeft inzicht in het succes van je social media berichten. TweetDeck: dashboard van waaruit je je social media accounts kunt beheren. Tweepdash: geeft inzicht in wie jou terugvolgt op Twitter (friends), wie niet (celebs) en wie jij niet terugvolgt (fans). Mention: monitort diverse online bronnen op basis van door jou gekozen zoekwoorden.

luisteren: wat maakt jouw inkoopbeslissing los onder de mensen? Er zijn diverse tools beschikbaar voor social media monitoring, de een geavanceerder dan de ander en de een ook duurder dan de ander. Met gratis tools kom je echter al een heel eind. Social in marktonderzoek en leveranciersselectie Ook leveranciers monitoren. Iemand twitterde: ‘Shoretel or Avaya? Time for a new phone system very soon’. Avaya was er snel bij, bood een gesprek aan en binnen twee weken was de deal beklonken. Door je zoektocht kenbaar te maken kun je hulp krijgen van leveranciers en gebruikers. Niet alleen in de oriëntatiefase en bij marktonderzoek, maar ook bij servicevragen. En als je actief social media accounts van leveranciers volgt, identificeer je wellicht interes-

Zelfs als je meent dat social media niet direct waarde toevoegt aan je werkzaamheden, is het alsnog slim om te monitoren

sante deals. Dell gaf Twitter-volgers dertig procent korting, hoeveel gesprekken met een vertegenwoordiger heb je daarvoor nodig? Een tool die je kunt inzetten tijdens je leveranciersselectie is VendorRator.com. Dit is een Nederlandse B2B beoordelingssite waarbij inkopers het functioneren van organisaties kunnen beoordelen. Je ziet hier leveranciersinformatie terug op basis van reviews, Twitter, LinkedIn en nieuwsbronnen. Crowdsourcing Al crowdsourcing overwogen? Je vraagt dan hulp bij bijvoorbeeld onderzoek of innovatie. Waar een inkoper vaak mee worstelt, is de acceptatie van het ingekochte product door de gebruiker. Uiteindelijk moet de interne klant tevreden zijn. Crowdsourcing kan daarin een rol spelen, omdat het de gebruiker een stem geeft. Door een community van mensen te organiseren die ideeën genereren en suggesties doen voor oplossingen, en door naar hen te luisteren, heb je én betrokken medewerkers én kun je best eens tot verrassende inzichten komen. Binnen een zorginstelling kun je gebruikers vragen via een online platform mee te denken bij nieuwe aankopen of feedback te leveren op het huidige assortiment . Dat kan al met een poll waaronder discussie mogelijk is. Zo krijg je snel inzicht in wat er leeft. Begin bij producten waar iedereen wel een mening over heeft: van koffie tot toiletpapier. We kunnen dit concept ook omdraaien: zo kent Dell bijvoorbeeld Ideastorm. Gebruikers dragen ideeën aan voor productverbeteringen en stemmen op ideeën van anderen. Dell heeft zo inzicht in wat de gebruiker wil en kan productverbeteringen prioriteren. Je kunt dergelijke platforms gebruiken om leveranciers feedback te leveren. Je wordt er uiteindelijk samen beter van. Dat kan verder gaan dan op productniveau. Zo probeert de Amerikaanse overheid via betterbuyproject.com samen met leveranciers een efficiënter en effectiever aanbestedingsproces te realiseren. Ook kun je samenwerken met andere inkopers. Amerika kent mysourcingteam.com: een online netwerk waarbinnen inkopers met hetzelfde inkoopportfolio specifieke kennis uitwisselen. Het voordeel is dat het niet blijft bij algemeenheden, maar dat er daadwerkelijk templates en werkwijzen worden uitgewisseld. A-sociale inkopers? Kortom, inkopers zijn niet a-social. Het probleem is dat social media in inkoop nog in de kinderschoenen staat en dat er nog geen tien stappenplan tot succes is. Mensen zijn daarom huiverig om in te stappen. Nieuw betekent echter ook ruimte voor pionieren en dat maak het juist leuk. Helaas moet ik voor mijn vader concluderen dat zijn a-social gedrag niet inkoper-eigen is. En de leeftijd is het ook niet, want uit onderzoek (marketingfacts.nl) blijkt dat in Nederland juist de leeftijdsgroep 40-64 jaar het meest actief is op social media . Wat is het dan? Ik gok op angst. Bang dat de kinderschoenen niet passen. Klopt, ze knellen. Maar tijdens het inlopen, rekken ze vanzelf wat uit. Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen? Tweet dan met @Kim_Sterenborg.

22

december 2012

Vraagt u meer van uw leverancier? Miele Professional. Een zorg minder. Breedste leveringsprogramma in de markt en totaal leverancier voor:  professionele was- en droogapparatuur  professionele afwasapparatuur  reinigings- en desinfectieapparatuur, sterilisatoren, karrenwas installaties  Miele consumentenproducten

Tevens:  schaalvoordeel bij afsluiting van raamovereenkomsten  eigen installatie-, service- en onderhoudsdienst  interressante Total Cost of Ownership

Voor meer informatie: www.miele-professional.nl Telefoon: (0347) 37 88 84

Thopaz

TM

VOOR EEN GEAVANCEERDE, ONGECOMPLICEERDE THORAXDRAINAGE BEHANDELING Thopaz is het baanbrekende thoraxdrainage systeem van Medela. Thopaz werkt met een geïntegreerde vacuümbron en een volledig digitaal meet- en alarmsysteem, dat de arts en het verplegend personeel waardevol inzicht geeft in het verloop van de therapie en waarschuwt wanneer een patiënt extra aandacht nodig heeft. Bovendien is uit onderzoek* gebleken dat het gebruik van Thopaz tot een verkorting van de behandelingsduur leidt en dus niet alleen tijdbesparend, maar ook kostenbesparend is. Ook is het systeem uitzonderlijk licht en stil, waardoor de patiënt eerder mobiel is en de behandeling als veel comfortabeler ervaart. Thoraxdrainage systeem

Meer informatie over Thopaz vindt u op www.medela.nl.

* Digital and Smart Chest Drainage Systems to Monitor Air Leaks: The Birth of a New Era? Door: Robert J. Cerfolio, MD, Gonzalo Varela, MD, PhD, Alessandro Brunelli Evaluation of a new chest tube removal protocol using digital air leak monitoring after lobectomy: a prospective randomised trial Door: Alessandro Brunelli, Michele Salati, Majed Refai, Luca Di Nunzio, Francesco Xiumé, Armando Sabbatini

Precious life - Progressive care