Samenwerking tussen Raad van Bestuur en management HRwijs inspiratiesessie 10 juni 2014 Jo Jespers, Hefboom Advies
Beknopte voorstelling Hefboom § Opdracht: • Ondersteunen van organisaties die werken rond solidariteit, duurzaamheid, samenleving met gelijke kansen voor iedereen… • met financiering, advies en dienstverlening. § Kernmarkt: • Sociale economie en social profit § Aanbod: • als financier • als adviesbureau: • audit, advies en coaching • missie en strategie, financieel beheer en beleid, organisatieontwikkeling, fusies en samenwerkingen, HR, kwaliteit … • als dienstverlener
Goed bestuur is… 1. De wet 2. De opdracht 3. De financies 4. Sturen of besturen 5. Omgaan met stakeholders 6. De bestuurder 7. Besturen als groep 8. Efficiënt vergaderen 9. Ongebonden en op gelijke voet beslissen 10. Ethiek, waarden en normen
Stelling
Ik kan er als bestuurder vanuit gaan dat de directeur van de VZW de statuten in orde hee7 gemaakt.
Goed bestuur is…
…in orde zijn met de wet - Voldoet organisatie (nog) aan vzw-wet? - Statuten: in orde? - Werking: wettelijke verplichtingen en formaliteiten - Structuur: AV= ‘hoogste’ orgaan, geen operationele bevoegdheden, RVB= residuaire bevoegdheden, echte macht en verantwoordelijkheid. - Boekhouding en jaarrekening verplicht!
- Bestuursaansprakelijkheid - Vanuit vzw wet beperkt aansprakelijk! (rechtsbescherming) - Delegatie van bevoegdheden ontheft bestuurder niet van aansprakelijkheid - Verzekering
Wordt je aangezocht als kandidaat-bestuurder? Loop dan voor je toezegt volgend lijstje af: • Statuten conform de wet? • Organisatie komt haar wettelijke verplichtingen na? • De bevoegdheidsverdeling tussen raad van bestuur, management en eventueel dagelijks bestuur, evenals de wijze van rapporteren. • Bekijk de jaarrekeningen en jaarverslagen van de afgelopen 3 jaar en vraag uitleg over wat onduidelijk is. • Informeer naar verzekerde risico’s, bijv. m.b.t. bestuursaansprakelijkheid. Weiger het mandaat als minstens 2 van deze elementen onduidelijk zijn of niet in orde zijn… OF regel ze en bewijs meteen je toegevoegde waarde!
Stelling
Noem 2 langetermijndoelstellingen van de organisa2e waarvan je deel uitmaakt als bestuurder.
Goed bestuur is…
…je laten leiden door een duidelijke opdracht
- Wat is de kernopdracht van onze organisatie?
- Ontwikkelen missie/visie - Ontwikkelen langetermijnstrategie en doelstellingen Maar ook andere taken! Goedkeuring jaarplan & begroting, opvolgen budget en fin. resultaten, zorgen voor draagvlak en netwerking, benoemen en ontslaan, opvolgen van management, toezicht houden…
- Hoe organiseren we ons op bestuursniveau om deze opdracht waar te maken? Kies een geschikte bestuursvorm. - Grootte organisatie - Beschikbare competenties - Cultuur organisatie
Raad van bestuur bepaalt beleid
Raad van bestuur bepaalt beleid
Dagelijks bestuur
Directie bereidt beleid voor en voert uit
Misie/visie Langetermijnstrategie
Operationeel
Directie voert beleid uit
Raad van bestuur bepaalt beleid en voert uit
Stelling
Met een goede bedrijfsrevisor zi;en we veilig voor wat betre< de financiële situa2e van onze VZW.
Goed bestuur is…
…een stevige financiële gezondheid - Duurzaam financieel beleid om doelstellingen te bereiken -
Visie omzetten in cijfers Weten waar je financieel staat Efficiënte opvolgingsinstrumenten Rapportering
- Belang van interne controle
- identificeer risico’s en schat impact in - neem maatregelen tot risicobeheersing - voer procedures ter controle in
- Wat kan je doen?
- zorg ervoor dat rendabiliteit, solvabiliteit, liquiditeit gepland zijn - volg op dat plannen uitgevoerd worden - dring aan op regelmatige rapportering, evaluatie en bijsturing
Stelling
Een goede bestuurder is betrokken op de organisa2e en komt regelma2g op de werkvloer.
Goed bestuur is… § Evenwicht tussen afstand en betrokkenheid § Helikopterblik – strategische beslissingen § Voldoende kennis van en oog voor belangen van werkvloer, werknemers… § Betrokkenheid is ook drijfveer
Goed bestuur is…
…een goed evenwicht tussen sturen en besturen - Taken en bevoegdheden van het bestuur
- Afspraken over ieders taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden - Respecteren van onderscheid tussen organen en functies - Evalueren - Vertrouwen!
- Belang van correcte informatie -
Slechte info = slechte besluitvorming Tijdig Relevant en correct Aandacht voor vorm
- Gezond evenwicht ts afstand en betrokkenheid
Managementrapportering - verwijzend naar LT en KT - gericht op intern en extern - financieel en niet-financieel - om missie/doel te realiseren
Om te communiceren: - intern: leden, gebruikers, medewerkers - extern: stakeholders, overheid, schenkers Om te leren en bij te sturen!
Voorbeelden van parameters - Financieel: omzetgroei, cashflow, evolutie kostenstructuur - Klant: tevredenheid, getrouwheid, groei (aantal), resultaat/klant, marktaandeel - Interne processen: innovatie, klachten, evolutie klantenbehoeften… - Medewerkers: tevredenheid, arbeidsongevallen, ziekteverzuim, personeelsverloop
Stelling
De belangrijkste stakeholders moeten in de raad van bestuur zi;en.
Goed bestuur is…
…bewust omgaan met je externe stakeholders Inherent aan mtsch doelstelling, stevig draagvlak, continuïteit - Wees bewust van je externe stakeholders. Wie? Leveranciers, partners, financiers, klanten, beleid & politiek, concullega’s…
- Ken je stakeholders. Welke belangen? Hoe staan ze tegenover je organisatie? - Communiceer met je stakeholders. - Zet stakeholdermanagement op.
Stelling
Bestuurder: Heb jij een profiel gekregen vooraleer je lid werd van de raad van bestuur? Directeur: Heb jij ooit een profiel opgemaakt voor een nieuwe bestuurder?
Goed bestuur is… ... competente en gemotiveerde bestuurders - Wat verwacht je van een bestuurder? Maak een profiel. - Hoe bestuurders rekruteren? Ook buiten eigen netwerk. Stakeholderanalyse Creatief Databanken - Hoe hou je bestuurders gemotiveerd? Investeren in betrokkenheid, duidelijke wederzijdse verwachtingen, professionele vergadercultuur, belang informele, vers bloed, ruimte voor opleiding,…
Goed bestuur is… …bestuurders die besturen als groep - Samenspel van sterke en complementaire spelers die vanuit zelfde gedrevenheid en visie vertrekken. - Kritisch zijn/openheid tot discussie - Belang van groepsdynamische principes en groepscultuur. Je komt in een nieuwe groep… krijg je ruimte, voel je je aanvaard… Gevaar voor normverslapping. - Regelmatige evaluatie en goede afspraken. - Voorzitter: herkent signalen, maakt ze bespreekbaar en kan een ploeg laten samenwerken - Kracht van vertrouwen: focus op wat gezegd wordt.
Vraag
Denk aan een bestuursvergadering waarover je erg tevreden was. Waaraan lag dat ?
Goed bestuur is…
…efficiënt en effectief vergaderen - Belang van efficiënt en effectief vergaderen voor motivatie bestuurders! -
Hoe vaak? Min. 4 Wanneer? Waarover? Vaste dag, vaste en thematische punten Hoe lang? Max. 2 uur Hoeveel bestuurders? Min. 3, afh. grootte en aard Voor: bespreking voorzitter/management, opmaak & versturen agenda en documenten. Na: verslag - Verloop vergadering: agenda volgen en besluiten formuleren - Rol voorzitter: degelijk voorbereiden, sturen en leiden gesprek
Stelling
Goede bestuurders zijn als goede vrienden, loyaal en eerlijk.
Goed bestuur is…
…ongebondenheid en op gelijke voet beslissen - Ongebonden Belang van de organisatie staat voorop! Ongebondenheid t.o.v. interne en externe stakeholders
- Gelijkheid inzake invloed en informatie Management: tijdig juiste info geven Bestuurder: voorbereiding, kritische deelname Voorzitter: discussie leiden
Wat als het niet klikt? § Maak verwachtingen bespreekbaar met bestuurders (vanuit belang organisatie, steeds respectvol) § Spreek bestuurders aan die niet voldoet aan de verwachtingen en trek bestuurders aan die dat wel doen. § Zoek medestanders in de RvB voor een hervorming § Voorzie verfrissing in statuten/huishoudelijk reglement § Mogelijk effect: § bestuurders nemen met vernieuwde energie mandaat op en zetten netwerk en competenties in. § Besef bij bestuurder dat hij niet kan of wil beantwoorden aan verwachtingen.
Goed bestuur is…
… je ethisch gedragen -‐ Gedeelde waarden en correcte ethische houding fundament van goed bestuur. -‐ Belang om waarden regelma@g in vraag te stellen/te herbeves@gen. -‐ Wat indien je als bestuurder zaken waarneemt die indruisen tegen de missie of de wet? -‐ Met zwijgen bewijs je niemand een dienst, maak bespreekbaar. -‐ Wat kan je doen? -‐ Regelma@g evalueren (360°) -‐ Opmaken van een ethische code -‐ Sta je toch alleen, laat je afwijkende mening notuleren.
Belangrijke strategische vragen voor een raad van bestuur - Kennen we de behoeften van de klanten? De belangrijkste omgevingsfactoren? Perspectief 3 of 5 jaar? - Zijn we mee? Zijn we voldoende innovatief? Doorstaan we de concurrentie? Voldoende proactief? - Hebben we de juiste competenties in huis? In een perspectief van 3 of 5 jaar? - Waar liggen onze risico’s, hoe gaan we met deze risico’s om? - Zicht op kostprijs? Rentabiliteit? Rentabiliteit per afdeling? Waar kunnen we marge maken? Waar zetten we die marge in?
Een goed functionerende en goed samengestelde raad van bestuur? - Vooraf: denk goed na over samenstelling. - Vertrek van uw missie en visie, en kijk van daaruit - Goede samenstelling = gemeenschappelijkheid én diversiteit, kritisch én constructief - Cultuur van openheid - Rol van de voorzitter – draagvlak – vertrouwen opbouwen – kritische stemmen ondersteunen
Over de relatie raad van bestuur en management - - - -
Een andere opdracht Hoe vorm geven aan bestuursopdracht Context- en cultuurgebonden Belang van een goed budget en een duidelijk beleidsplan, managementrapportering - Er zijn geen slechte vragen
Een eigen code? - Geen twijfel daarover: is belangrijk en nuttig - Goed bestuur = werken aan duurzaamheid - Bevat suggesties over het hoe, geeft antwoorden op vragen - Proces opmaak versus « het hebben van… » - Implementatie - Goesting - In context plaatsen: wat is opdracht van deze organisatie - Lange termijn: opdracht, waarden, traject - Oog voor maatschappelijke context, voor de buitenwacht
Meer weten… HEFBOOM Vooruitgangstraat 333/5 1030 Brussel www.hefboom.be
[email protected] Tel.: 02/205 17 20 GSM: 0498/74.60.38
Medewerkersbeleid in kleine socialprofitondernemingen
HRwijs inspiratiesessie 10 juni 2014, Antwerpen www.hrwijs.be i.s.m.
