Samenwerking tussen de leerwerkplaats en de dienst Facility. Voorstel tot goedkeuring bijkomende proefprojecten

VERSLAG

Openbare zitting van 21 juni 2012 Aanwezig:

Mevr. Franceska Verhenne, Voorzitter, Mevr. Hoornaert Ann-Sophie, Maertens Els, Overbergh Hilde, Van Der Meulen Katrien, Vansevenant Lieve en de heren Cottenier Marc, Delabie Ben, Halsberghe Ludo, Salembier Vincent, Van Belle Jean-Marc (vanaf punt 4), raadsleden, Dhr. Philippe Awouters, Secretaris.

Verontschuldigd:

Mevr. De Lameillieure Maka en Segers Kathleen, raadsleden.

Punt 1

Opvolging en goedkeuring vorig verslag. De secretaris overloopt de actiepunten van de vorige zitting. Een aanpassing moet gemaakt worden in het verslag van de vorige zitting. In het beslissend gedeelte van punt 10: “Plaatsen van inbraakdetectie in De Nieuwe Lente. Goedkeuring voorwaarden en wijze van gunning”, moet de firma Korelec uit KUURNE opgenomen worden in de lijst met aan te schrijven aannemers. De raad keurt het verslag goed. [21 juni 2012]

Punt 2

Samenwerking tussen de leerwerkplaats en de dienst Facility. Voorstel tot goedkeuring bijkomende proefprojecten.

Feitelijke aanleiding

Het is de bedoeling van de OCMW-leerwerkplaats om in het kader van de activeringsopdracht een zinvolle werkervaring aan te bieden aan mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt. De finaliteit van de leerwerkplaats is stage- en leerkansen bieden aan leerwerknemers die kaderen binnen het activerings- en hulpverleningsbeleid van het OCMW (cfr. art 60§7 is een hulpverleningsmaatregel, waardoor leerwerknemers niet als regulier personeel kunnen ingezet worden). Daarom wordt werk gereserveerd voor de leerwerkplaats, om zo de leerwerknemers te kunnen begeleiden in een reële werkomgeving. Tijdens de bespreking van het dossier over de samenwerking tussen de leerwerkplaats en de dienst Facility vroeg de raad in de zitting van 15 maart 2012 om naast de renovatiewerken in de Veldstraat 182 nog bijkomende samenwerkingsprojecten vast te leggen. Op die manier kan de samenwerking geëvalueerd worden op basis van verschillende projecten. In de zitting van 24 mei 2012 ging de raad ermee akkoord om de renovatiewerken aan de woning Veldstraat 182, Guido Gezellelaan 119, Ledeganckstraat 2 en Wandelingstraat 9 te laten uitvoeren door de eigen diensten, namelijk de leerwerkplaats in samenwerking met de dienst Facility. De raad gaf in dezelfde zitting de opdracht aan de dienst Facility om voor de opgesomde werken die niet door de leerwerkplaats kunnen worden uitgevoerd, een dossier op te maken en besliste dat de gunning daarvan zou verlopen via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. De lijst met aannemers die hierbij zouden worden aangeschreven werd eveneens goedgekeurd. In deze laatste lijst stond de vzw Constructief, een erkende sociale werkplaats. Het OCMW is echter vertegenwoordigd via raadslid Maka De Lameillieure in de raad van bestuur van vzw Constructief (verkiezing tot vertegenwoordiger op 20 januari 2011). Gelet op artikel 10 van de wet op de overheidsopdrachten van 23 december 1993 kan er samengewerkt worden met vzw Constructief maar de leden van het bestuur van de vzw mogen niet aanwezig zijn bij de besluitvorming hierover. Dit geldt zowel voor beslissingen over de wijze van gunning als voor de eigenlijke gunningsbeslissingen. De beslissing van 24 mei 2012 moet dus hernomen worden in afwezigheid van het raadslid dat het OCMW vertegenwoordigt binnen vzw Constructief. Raadslid Maka De Lameillieure is afwezig tijdens de bespreking en beslissing in dit dossier.

Beoordeling

Aansluitend bij het project voor de renovatiewerken van de veldstraat 182 stellen we voor om volgende renovatieprojecten samen met de leerwerkplaats uit te voeren. Het gaat steeds om geplande en gebudgetteerde projecten. Deze aanvullende projecten zijn kleine verbouwingen of verbeteringswerken waarvoor geen bouwvergunning nodig is.

Ledeganckstraat 2 in Aalbeke Deze woning werd vorig jaar aangekocht. Er zijn enkele kleine werken voorzien ter opwaardering van deze woning. De werken worden als volgt verdeeld: Dienst Facility  elektriciteit: nazicht en in orde brengen voor de keuring  plaatselijke injecties tegen opstijgend vocht  klein metselwerk, binnendeur plaatsen  aankoop klein materiaal: € 1.000  werkuren: 80 manuren Leerwerkplaats  nazicht badkamer en toiletten (klein werk)  isolatie van de zolder  binnenschilderwerken  aankoop materiaal: € 2.500  werkuren: 320 manuren Externe aannemer  centrale verwarming: volledig nieuwe installatie met HR gasketel: budget € 11.000  buitenschrijnwerk: budget € 19.500  vernieuwen van de bestaande oude ramen voorzien van enkel glas door nieuwe houten ramen met HR dubbele beglazing. Guido Gezellelaan 119 in Heule Deze woning werd vorig jaar aangekocht. Er zijn enkele kleine werken voorzien ter opwaardering van deze woning. De werken worden als volgt verdeeld: Dienst Facility  schilderwerken  aankoop klein materiaal: € 1.000  werkuren: 240 manuren Leerwerkplaats  elektriciteit: nazien en in orde brengen voor de keuring  sanitair: aanpassen van de bestaande sanitaire installatie die nu in onafgewerkte staat is.  isolatie van de zolder  aankoop materiaal: € 4.500  werkuren: 320 manuren Externe aannemer  Centrale verwarming: volledig nieuwe installatie met HR gasketel (budget: € 11.000)  Buitenschrijnwerk: budget: € 3.800  Vernieuwen van de bestaande oude ramen voorzien van enkel glas door nieuwe houten ramen met HR dubbele beglazing. Het gaat hier nog om twee bestaande oude ramen en een deur die moeten vervangen worden omdat ze in slechte staat zijn, de andere zijn in goede staat en zijn voorzien van dubbele beglazing. Wandelingstraat 9 in Kortrijk Deze woning wordt aangekocht (raadsbeslissing van 26 april 2012). Er zijn enkele kleine werken voorzien ter opwaardering van deze woning. De werken worden als volgt verdeeld: Dienst Facility  herinrichten sanitair en keuken  schilderwerken  plaatselijk injecteren van de muren  aankoop klein materiaal: € 6.500  werkuren: 320 manuren Leerwerkplaats  elektriciteit: nazien en in orde brengen voor de keuring  hulp bij herinrichten keuken en sanitair  isolatie van de zolder  aankoop materiaal: € 2.000  werkuren: 440 manuren Externe aannemer  centrale verwarming: volledig nieuwe installatie met HR gasketel: (budget: € 10.000)

 

buitenschrijnwerk: budget: € 2.000 het vernieuwen van de bestaande achterdeur welke in zeer slechte staat is. Het ander buitenschrijnwerk is in goede staat en is voorzien van dubbele beglazing.

Aanpak in samenwerking met de leerwerkplaats Het dossier voor de verbouwingswerken wordt opgemaakt door de eigen technische dienst. De realisatie van de werken wordt opgesplitst in twee delen: een deel dat uitgevoerd kan worden door de leerwerkplaats in samenwerking met de dienst Facility, en een deel door externe aannemers. De externe aannemers worden via onderhandelingsprocedures aangesteld. Uit te voeren door aannemers Isolatie tegen opstijgend grondvocht Dakwerken Ondervloeren en bevloering Pleisterwerken Buitenschrijnwerk Trap en leuningen Centrale verwarming TOTAAL

Veldstraat 182

Ledeganckstraat 2

Guido Gezellelaan 119

Wandelingstraat 9

€ 2.500,00 € 12.500,00 € 7.113,56 € 5.885,69 € 12.375,00 € 8.400,00 € 46.274,25

€ 19.500

€ 3.800

€ 2.000

€ 11.000

€ 11.000

€ 10.000

€ 30.500

€ 14.800

€ 12.000

We stellen voor om, gezien de raming van de uit te besteden delen, een dossier op te maken waarbij geopteerd wordt voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking als wijze van gunning. Aannemers die hiervoor aangeschreven kunnen worden: Isolatie tegen opstijgend grondvocht  Aquality protect - 8560 Wevelgem  All Protect BVBA - 8800 Rumbeke  Murprotec - 9050 Gentbrugge  Freddy Verstraete N.V. - 9830 Beernem Dakwerken  Stockman - 8500 Kortrijk  Scherpereel Gino - 8500 Bissegem  Dakwerken Vandamme Bjorn BVBA - 8610 Handzame  Seynhaeve Aannemingen BVBA - 8830 Gits Bevloeringen  Stefaan Missiaen - 8500 Kortrijk  Vanderougstraete - 8500 Kortrijk  De Loof gebroeders - 8531 Bavikhove  Sven Honore 8530 - Harelbeke Buitenschrijnwerk  Pol Cattebeke bvba - 8501 Heule  Deltour Demuzere - 8560 Wevelgem  Constructief - 8500 Kortrijk  Vandekeere F.-Mahieu BVBA - 8520 Kuurne  Lefevere Marnix - 8530 Harelbeke  Vandenbussche Schrijnwerk BVBA - 8501 Heule Pleisterwerken  Vandenbulcke & Wallaert - 8020 Waardamme  De Beuckelaer Harelbeke nv - 8530 Harelbeke  Pascal Vanryckegem - 8501 Heule  Intra Muros bvba - 8980 Geluveld Trappen  Verschaeve Construct - 8560 Wevelgem  Smet Trappen - 9870 Zulte  Trappen Demunster - 8501 Kortrijk  D’Hondt - 8520 Kuurne Centrale verwarming  Driessens BVBA - 8750 Zwevezele  TSVB BVBA - 8280 Torhout  Deneckere Lieven BVBA - 8500 Kortrijk

 

Ongenae Daniël & Zoon - 8510 Marke Christof Baert - 8554 Zwevegem

Alle resterende werken kunnen door de leerwerkplaats worden uitgevoerd. Voor deze werken zullen, in samenspraak met de financiële dienst, alle kosten voor de aan te kopen materialen op een afzonderlijke kostenplaats geboekt worden. De aankopen van de te gebruiken producten worden gekocht bij de reguliere leveranciers van de dienst Facility. Administratieve bepalingen: We stellen voor dat de opvolging van het dossier als volgt gebeurt:  Administratieve opvolging: Sabien Maes  Plaats van opening van de offertes: Burelen Facility, E. Sabbelaan 2, Kortrijk  Opvolging van de werken: architect en projectleider: Francine Vanneste voor Veldstraat 182 projectleider Facility: Delphine Meulebrouck voor G. Gezellelaan 119, Ledeganckstraat 2, Wandelingstraat 9. verantwoordelijke leerwerkplaats: Nico Verhelst  Timing: opening van de biedingen: juni 2012 Gunning: raad juli 2012 Uitvoering: vanaf augustus 2012 Na de afwerking van deze woningen zal een evaluatie aan de raad voorgelegd worden. Financiële toetsing

Budget

Voorzien in het jaarlijks renovatiebudget van € 600.000.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.

Eerdere beslissingen

 

Beslissing van de raad van 30 april 2009 tot aanvragen bouwvergunning voor Veldstraat 182 en opmaak definitief ontwerp. Beslissing van de raad van 15 maart 2012 tot samenwerking tussen leerwerkplaats en dienst Facility - Voorstel om bij projecten een afgebakend deel door de leerwerkplaats te laten uitvoeren.

Besluitvormingsproces



Bespreking op vast bureau van 8 maart 2012

Stemmen

Raadslid Vincent Salembier onthoudt zich.

Besluit

De raad gaat akkoord om de renovatiewerken aan de woning Veldstraat 182, G. Gezellelaan 119, Ledeganckstraat 2, Wandelingstraat 9 te laten uitvoeren door de eigen diensten, namelijk de leerwerkplaats in samenwerking met de dienst Facility. De raad geeft opdracht aan Facility om voor de opgesomde werken die niet door de leerwerkplaats kunnen worden uitgevoerd, een dossier op te maken en beslist dat de gunning daarvan zal verlopen via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking waarbij de hierboven vermelde aannemers zullen worden aangeschreven. [21 juni 2012]

Punt 3

Verzoekschrift bij de Raad van State tot nietigverklaring van de beslissing van het OCMW van 15 maart 2012 tot gunning van het raamcontract levering vers vlees. Aktename.


In de zitting van 15 maart 2012 gunde de raad het raamcontract voor de levering van vers vlees aan de firma Meco nv. Per brief van 5 juni 2012 ontvingen wij een afschrift van het verzoekschrift tot nietigverklaring van de bovenvermelde beslissing. Dit verzoekschrift tot nietigverklaring werd ingediend door BVBA ’t Vleeshuis met zetel te 8800 Roeselare, Vijfwegenstraat 205 B.

Beoordeling

De verzoekster vraagt de nietigverklaring van de beslissing van het OCMW d.d. 15 maart 2012, aan de verzoekster betekend bij aangetekend schrijven van 16 maart 2012, waarbij het raamcontract voor het leveren van vleeswaren (perceel 1: verse vleeswaren) voor een periode van 2 jaar wordt gegund aan NV Meco, met zetel te Oostende, Leegaardsdijk 4. Voor perceel 1, de levering van vers vlees werden vier offertes ingediend:

   

Meco nv, Leegaardsdijk 4 te 8400 Oostende (€ 180.547,68 inclusief 6% BTW); Brugse Vleescentrale nv, Blankenbergse Steenweg 173 te 8000 Brugge (€ 184.757,79 inclusief 6% BTW); 't Vleeshuis, Vijfwegenstraat 205b te 8800 Roeselare (€ 166.912,37 inclusief 6% BTW); Dekeyzer-Ossaer nv, Barnestraat 1 te 8680 Koekelare (€ 173.100,12 inclusief 6% BTW);

In het bestek werden volgende gunningscriteria opgenomen:  Prijs: max. 40 punten.  Smaaktesten: max. 40 punten.  Leveringsmodaliteiten, catalogus, duurzaam ondernemen, controlesysteem en kwaliteitsgarantie en communicatie en klachtenbehandeling: max. 20 punten. Op 16 februari werden de smaaktesten uitgevoerd waarbij 10 producten werden geproefd door een jury van 9 personen. Op 22 februari werd een nazicht van de offertes gehouden. Deze werden als volgt beoordeeld: Nr.

Naam

prijs

smaak

leveringsmodal.

totaal

Prijs exclusief BTW*

1

Meco nv

31,83

27,88

15

74,71

€ 170.328,00

4

Dekeyzer-Ossaer nv

36,29

16

20

72,79

€ 163.302,00

3

't Vleeshuis

40

15,5

15

70,5

€ 157.464,50

2

Brugse Vleescentrale nv

29,31

23,63

10

62,94

€ 174.299,80

De verzoekster wendt volgende rechtsmiddelen aan: schending van de zorgvuldigheidsplicht (tov. de smaaktesten), schending van de materiële motiveringsplicht, schending van het gelijkheidsbeginsel m.b.t. de beoordeling van het derde gunningscriteruim, schending van het gelijkheidsbeginsel m.b.t. de beoordeling van het criterium prijs t.o.v. de andere criteria. Overeenkomstig artikel 6 § 2 van het besluit van de Regent van 23 augustus 1948 tot regeling van de rechtspleging voor de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State, beschikt het OCMW over een termijn van zestig dagen om aan de griffie van de Raad van State een memorie van antwoord alsmede het volledige administratief dossier toe te zenden. Op 8 juni 2012 werd van de ontvangst van dit verzoekschrift aangifte gedaan bij de verzekeringsmaatschappij Ethias in het kader van de polis Burgerlijke Aansprakelijkheid en Rechtsbijstand. Ethias zal in dit dossier een raadsman aanstellen om het OCMW te vertegenwoordigen en het antwoord en het administratief dossier op te maken. Financiële toetsing

Budget

/

Visum ontvanger

Niet van toepassing.


 



19 november 2009: strategie voor gestructureerde aankoop van voeding. 22 april 2010: wijze van gunnen algemene voeding : aanpassing van de selectie en gunningscriteria. 15 september 2011: goedkeuring lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze als algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking. 15 maart 2012: gunning aan Meco nv.

Bijlagen



Verzoekschrift tot nietigverklaring – Raad van State – Griffie 16 mei 2012.

Stemmen

Unanimiteit.

Besluit

De raad neemt akte van de ontvangst van het verzoekschrift tot nietigverklaring van de beslissing van 15 maart 2012 inzake de gunning van het raamcontact tot levering vers vlees aan de firma Meco NV.



De raad neemt akte van de aangifte bij Ethias, verzekeraar burgerlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand die in dit dossier een raadsman zal aanstellen. [21 juni 2012]

Punt 4

WZC Ter Melle. Plaatsen van dakisolatie. Voorstel tot gunning.


In de zomer van 2011 werd door Eandis een globale energie-audit uitgevoerd van WZC Ter Melle. Het rapport van 11 juli 2011 beschrijft de bestaande energieprestatie van het gebouw, analyseert het energieverbruik en geeft een zicht op de mogelijke energiebesparende maatregelen en een indicatie van de rendabiliteit ervan. Op de begroting 2012 is een bedrag van € 120.000 voorzien voor energiebesparende maatregelen als resultaat van de energiescan. Het isoleren van de zolder werd daarbij begroot op € 70.000. In de Raad van 26 april 2012 werd het bestek met nr. 20120525/rl/OP/1 en de bijhorende raming goedgekeurd.

Beoordeling

In het kader van de opdracht “Plaatsen van dakisolatie WZC Ter Melle” werd op 23 maart 2012 een bijzonder bestek met nr. 20120525/rl/OP/1 opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 35.715,68 exclusief BTW of € 37.858,62 inclusief 6% BTW. De raad verleende in zitting van 26 april 2012 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De raad besliste in zitting van 26 april 2012 om de gunningsprocedure te starten en volgende firma’s uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:  Martin Christophe, Heirweg 92 te 8560 Moorsele;  Waeyaert - Vermeersch NV (Isolteam), Makeveldstraat 5a te 8610 KORTEMARK;  Strosse Wim, Paanderstraat 115 te 8760 Meulebeke;  Debels Dominique, Preshoekstraat 48 te 8510 Marke. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 25 mei 2012 om 11.00 uur te bereiken. De gestanddoeningstermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 22 september 2012. Er werden 3 offertes ontvangen:  Strosse Wim, Paanderstraat 115 te 8760 Meulebeke (€ 21.084,68 inclusief 6% BTW);  Martin Christophe, Heirweg 92 te 8560 Moorsele (€ 40.203,85 inclusief 6% BTW);  Waeyaert - Vermeersch NV (Isolteam), Makeveldstraat 5a te 8610 KORTEMARK (€ 41.689,15 inclusief 6% BTW); De offerteprijs van Wim Strosse ligt 38,58% onder het gemiddelde. Daarom werd de aannemer telefonisch gecontacteerd op 5 juni 2012. De aannemer bevestigt dat de uitvoering conform het lastenboek zal gebeuren. Hij verklaart zijn lage prijs als volgt: Hij heeft de situatie ter plaatse bekeken en kan door zijn uitvoeringsmethode (in 2 lagen (8cm + 10cm) waardoor niet moet uitgelat worden) de prijs laag houden. Hij werkt niet met hoogtewerker zoals de andere inschrijvers voorzien hebben. Zijn uitvoeringsvoorstel wordt aanvaard en zijn prijs wordt niet als abnormaal laag aanzien. Op 5 juni 2012 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Strosse Wim, Paanderstraat 115 te 8760 Meulebeke tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 19.891,21 exclusief BTW of € 21.084,68 inclusief 6% BTW. Na plaatsing vragen we een premie aan bij Eandis van € 1.920 (maximumbedrag).

Financiële toetsing

Budget

Wetten en reglementen



€ 21.084,68 inclusief BTW min € 1.920 premie

Visum ontvanger









Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 17, § 2, 1° a (limiet van € 67.000,00 exclusief BTW niet overschreden). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, § 1. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen.




26 april 2012 : wijze van gunnen “plaatsen van dakisolatie WZC Ter Melle”

Bijlagen

 

Lastenboek Offertes

  Tussenkomst ter zitting

Tabel rekenkundig nazicht Verslag van nazicht van de offertes

Raadslid Vincent Salembier plaatst vraagtekens bij de lage inschrijvingsprijs en maakt zich zorgen over de kwaliteit van de uitvoering. De raad vraagt dat dit heel nauwgezet wordt opgevolgd door de technische dienst. De raad vraagt dat indien er problemen zijn bij de uitvoering en kwaliteit, hierover teruggekoppeld wordt.

Stemmen

Unanimiteit.

Besluit

Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 5 juni 2012 voor de opdracht “Plaatsen van dakisolatie WZC Ter Melle”, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Strosse Wim, Paanderstraat 115 te 8760 Meulebeke, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 19.891,21 exclusief BTW of € 21.084,68 inclusief 6% BTW. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 20120525/rl/OP/1 van 23 maart 2012. [21 juni 2012]

Punt 5

WZC Ter Melle. Plaatsen van spouwisolatie. Voorstel tot gunning.


In de zomer van 2011 werd door Eandis een globale energie-audit uitgevoerd van WZC Ter Melle. Het rapport van 11 juli 2011 beschrijft de bestaande energieprestatie van het gebouw, analyseert het energieverbruik en geeft een zicht op de mogelijke energiebesparende maatregelen en een indicatie van de rendabiliteit ervan. Op de begroting 2012 is een bedrag van € 120.000 voorzien voor energiebesparende maatregelen als resultaat van de energiescan. De spouwmuren van blok A (= het oorspronkelijke rusthuis) zijn niet geïsoleerd. Het is mogelijk om deze alsnog te isoleren door middel van inspuiten met glaswolvlokken. Door de spouw te isoleren zal de binnenluchttemperatuur met ± 1°C mogen dalen om hetzelfde thermisch comfort te behouden. Het verlagen van de verwarming met 1°C betekent een besparing van ± 6% op de stookkosten. De investeringskost wordt geraamd op € 10.000 exclusief 6% BTW. Na plaatsing kunnen we een premie aanvragen bij Eandis van € 800 (maximumbedrag). De geraamde energiebesparing door de spouwisolatie bedraagt 50.000kWh/jaar of € 2.500/jaar. De terugverdientijd is dus 4 à 5 jaar. In de raad van 26 april 2012 werd het bestek met nr. 20120525/rl/OP/2 en de bijhorende raming goedgekeurd.

Beoordeling

In het kader van de opdracht “Plaatsen van spouwisolatie WZC Ter Melle” werd op 23 maart 2012 een bijzonder bestek met nr. 20120525/rl/OP/2 opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 12.161,48 inclusief 6% BTW. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn verleende in zitting van 26 april 2012 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Het bestuur besliste in zitting van 26 april 2012 om de gunningsprocedure te starten en volgende firma’s uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:  Verhelst Bouwmaterialen dé isolatiedokter, Boerderijstraat 3 te 8530 Harelbeke;  Cherchye Aspect bvba, Paddevijverstraat 67 te 8900 Ieper;  Isolteam Kortemark, Makeveldstraat 5-B te 8610 Kortemark;  Iso Protect, Menenstraat 476 te 8560 Wevelgem. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 25 mei 2012 om 11.00 uur te bereiken. De gestanddoeningstermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 22 september 2012. Er werden 4 offertes ontvangen:  Cherchye Aspect bvba, Paddevijverstraat 67 te 8900 Ieper ( € 13.747,75 inclusief 6% BTW);  Verhelst Bouwmaterialen dé isolatiedokter, Boerderijstraat 3 te 8530 Harelbeke (Stasegem) (€ 9.782,06 inclusief 6% BTW);  Iso Protect, Menenstraat 476 te 8560 Wevelgem (€ 9.907,90 inclusief 6% BTW);  Isolteam Kortemark, Makeveldstraat 5-B te 8610 Kortemark (€ 8.214,81 inclusief 6% BTW); Op 7 juni 2012 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Isolteam Kortemark, Makeveldstraat 5-B te 8610 Kortemark tegen

het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 8.214,81 inclusief 6% BTW. Na plaatsing vragen we een premie aan bij Eandis van € 800 (maximumbedrag). Financiële toetsing


Budget

Opgenomen in globaal budget voor groot onderhoud.

Visum ontvanger

goedgekeurd.















26 april 2012 : Wijze van gunnen plaatsen spouwisolatie in WZC Ter Melle.

Bijlagen

   

Lastenboek Offertes Tabel rekenkundig nazicht Verslag van nazicht van de offertes

Stemmen

Unanimiteit.

Besluit

Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 7 juni 2012 voor de opdracht “Plaatsen van spouwisolatie WZC Ter Melle”, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Isolteam Kortemark, Makeveldstraat 5-B te 8610 Kortemark, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 8.214,81 inclusief 6% BTW. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 20120525/rl/OP/2 van 23 maart 2012. [21 juni 2012]

Punt 6

Plaatsen van zonnewering WZC Ter Melle. Voorstel tot gunning.


De buitenterrassen worden in de zomer vaak gebruikt voor buitenanimatie voor de bewoners. Momenteel is hier geen zonneluifel aanwezig. Op de begroting is een budget van € 15.000 voorzien voor het plaatsen van zonnewering boven deze terrassen. In de Raad van 26 april 2012 werd het bestek met nr. 20120525/rl/OP/4 en de bijhorende raming goedgekeurd.

Beoordeling

In het kader van de opdracht “Plaatsen van zonnewering WZC Ter Melle” werd op 11 april 2012 een bijzonder bestek met nr. 20120525/rl/OP/4 opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 15.125,00 inclusief 21% BTW. De raad verleende in zitting van 26 april 2012 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De raad besliste in zitting van 26 april 2012 om de gunningsprocedure te starten en volgende firma’s uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:  Defever, Deerlijksestraat 14-16 te 8500 KORTRIJK;  Diaz, Ruisleedsesteenweg 3 te 8700 TIELT;  Pyfferoen, Heulestraat 150 te 8560 GULLEGEM;  Winsol NV, Roeselaarsestraat 542 te 8870 IZEGEM;  Zora bvba, Pittemsesteenweg 38 te 8700 Tielt. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 25 mei 2012 om 11.00 uur te bereiken. De gestanddoeningstermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 22 september 2012.

Er werden 2 offertes ontvangen:  Pyfferoen bvba, Heulestraat 150 te 8560 GULLEGEM (€ 16.277,20 inclusief 21% BTW);  Winsol NV, Roeselaarsestraat 542 te 8870 IZEGEM (€ 15.417,54 inclusief 21% BTW); Op 4 juni 2012 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Winsol NV, Roeselaarsestraat 542 te 8870 IZEGEM tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 15.417,54 inclusief 21% BTW. Financiële toetsing


Budget

Opgenomen in globaal budget voor groot onderhoud.

Visum ontvanger

goedgekeurd















26 april 2012 : wijze van gunnen “plaatsen van zonnewering WZC Ter Melle”.

Bijlagen

   


Stemmen

Unanimiteit.

Besluit

Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 4 juni 2012 voor de opdracht “Plaatsen van zonnewering WZC Ter Melle”, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Winsol NV, Roeselaarsestraat 542 te 8870 IZEGEM, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 15.417,54 inclusief 21% BTW. De uitvoeringstermijn wordt vastgesteld op 60 kalenderdagen. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 20120525/rl/OP/4 van 11 april 2012. [21 juni 2012]

Punt 7

WZC Ter Melle en Serviceflats Ten Olme. Plaatsen van automatische deuren. Voorstel tot gunning.


De inkomdeuren van Ter Melle en Ten Olme zijn nog niet geautomatiseerd met als gevolg dat ze vaak blijven openstaan wat vooral in de winter, gepaard gaat met een groot warmteverlies. Ook naar toegankelijkheid van onze instelling voor rolstoelgebruikers en oudere mensen in het algemeen, zijn automatische deuren veel comfortabeler. Tevens kan het systeem aangesloten worden op het toegangscontrolesysteem van onze instellingen wat ook de veiligheid van de bewoners en personeel ten goede komt. Op de begroting 2012 is een bedrag van € 120.000 voorzien voor energiebesparende maatregelen in Ter Melle als resultaat van de energiescan. Op de begroting is € 15.000 voorzien voor het vervangen van de bestaande voordeur van Ten Olme door een automatische. In de raad van 26 april 2012 werd het bestek met nr. 20120525/rl/OP/3 en de bijhorende raming goedgekeurd.

Beoordeling

In het kader van de opdracht “Plaatsen van automatische deuren in WZC Ter Melle en Service Flats Ten Olme” werd op 2 april 2012 een bijzonder bestek met nr. 20120525/rl/OP/3 opgesteld door de dienst Facility.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 34.089,60 inclusief 6% BTW. Dit is € 22.560 exclusief of € 23.913,6 inclusief 6% BTW voor Ter Melle en € 10.176,00 inclusief 6% BTW voor Ten Olme. De raad verleende in zitting van 26 april 2012 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De raad besliste in zitting van 26 april 2012 om de gunningsprocedure te starten en volgende firma’s uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:  Halsberghe Gebroeders NV, Heirweg 14 te 8520 Kuurne;  Veralco, Kortrijksestraat 315 te 8501 Heule;  Berteloot Lucien nv, Kazandstraat 55 te 8800 Roeselare;  Durv NV, Industrielaan 11 te 9620 Zottegem;  Berlico, St.-Katriensteenweg 45-47 te 8520 Kuurne;  Goddeeris NV, Moorsledestraat 25 te 8880 Ledegem;  Tormax Belgium nv, Gontrode Heirweg 186 te 9090 Melle. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 25 mei 2012 om 11.00 uur te bereiken. De gestanddoeningstermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 22 september 2012. Er werden 2 offertes ontvangen: 1. Veralco, Kortrijksestraat 315 te 8501 HEULE (€ 32.359,68 inclusief 6% BTW); 2. Tormax Belgium nv, Gontrode Heirweg 186 te 9090 Melle (€ 31.158,70 inclusief 6% BTW); Op 6 juni 2012 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Tormax Belgium nv, Gontrode Heirweg 186 te 9090 Melle tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 31.158,70 inclusief 6% BTW. De offerte van Tormax Belgium ligt 8,6% onder de raming. Financiële toetsing


Budget

Voor Ter Melle opgenomen in budget voor groot onderhoud. Voor Ten Olme apart budget van € 15.000.

Visum ontvanger

goedgekeurd















26 april 2012 : Wijze van gunnen plaatsen van automatische deuren in WZC Ter Melle en Service Flats Ten Olme.

Bijlagen

   


Stemmen

Unanimiteit.

Besluit

Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 6 juni 2012 voor de opdracht “Plaatsen van automatische deuren in WZC Ter Melle en Service Flats Ten Olme”, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Tormax Belgium nv, Gontrode Heirweg 186 te 9090 Melle, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 31.158,70 inclusief 6% BTW, waarvan € 21.832,93 inclusief BTW voor Ter Melle en € 9.325,77 inclusief 6% BTW voor Ten Olme. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 20120525/rl/OP/3 van 2 april 2012. [21 juni 2012]

Punt 8

Nieuw ICT-raamcontract 2013-2017. Wijze van gunnen, bestek en samenwerkingsovereenkomst.


In zitting van december 2006 besliste de Raad beslist om in te stappen in het ICT-raamcontract van Stad Kortrijk, lopend van 2007 tot 2012.

Beoordeling

Gelet op de nakende einddatum van het huidige raamcontract, is Stad Kortrijk bezig met de voorbereiding van een nieuwe procedure Deze zal in twee fasen lopen. In een eerste fase zal er een principiële beslissing nodig zijn om deel te nemen aan het nieuwe raamcontract. In een tweede fase zal er het akkoord gevraagd worden m.b.t. o.m. de wijze van gunnen, het bestek en de samenwerkingsovereenkomst. We hebben in de afgelopen referteperiode zeer positieve ervaringen binnen het raamcontract. Via dat raamcontract konden we o.m. beroep op IT-expertise, en konden we onze hard- en software aankopen aan zeer competitieve prijzen. Ter duiding: het nieuwe raamcontract bevat volgende loten: Lot 1: Levering en installatie van basishard- en software en assistentie van specialisten en techniekers  Lot 2a: Assistentie door junior-techniekers zone Kortrijk (+ levering klein materiaal : patchkabels, …)  Lot 2b: Assistentie junior-techniekers zone Waregem (+ levering klein materiaal : patchkabels, …)  Lot 2c: Assistentie junior-techniekers zone Roeselare (+ van levering klein materiaal : patchkabels, …)  Lot 2d: Assistentie junior-techniekers zone Ieper-Poperinge (+ van levering klein materiaal : patchkabels, …)  Lot 2e: Assistentie junior-techniekers zone Oudenaarde (+ van levering klein materiaal : patchkabels, …)  Lot 3: Knowhow-assistentie door netwerk- en veiligheidsspecialist(-en)  Lot 4a: Knowhow-assistentie/programmatie in het domein van IT-architectuur, IT-integratie, Mid-Office ( kleine  toepassingen, connectoren met bestaande toepassingen etc.)  Lot 4b: Knowhow-assistentie/programmatie in domein kleine applicaties (Apps) voor smartphones  Lot 4c: Knowhow-assistentie/programmatie CAD/GIS (productlijn Autodesk + eventueel licenties,…)  Lot 4d: Knowhow-assistentie/programmatie CAD/GIS (productlijn ESRI + eventueel licenties,…)  Lot 4e: Knowhow-assistentie voor de inrichting van serverrooms  Lot 5:Installatie van databekabeling binnen en buiten (projecten met of zonder sleufwerken)  Lot 6a: ICT-vorming basisniveau  Lot 6b: ICT-vorming gespecialiseerd niveau  Lot 7a: Levering en installatie van schermen hoge resolutie (voornamelijk) binnen en gerelateerde diensten  Lot 7b: Levering en installatie van schermen buiten hoge resolutie en gerelateerde diensten  Lot 7c: Levering en installatie van schermen lage resolutie buiten (ledwalls enz…) en gerelateerde diensten  Lot 8: Levering en installatie van beamers/projectoren en multimediamateriaal voor vergaderzalen en  gerelateerde diensten  Lot 9: Levering en installatie van Apple-producten en gerelateerde diensten  Lot 10: Levering en installatie van draadloze (radio-)dataverbindingen en gerelateerde diensten  Lot 11: Levering en installatie van camerabewakingssystemen en gerelateerde diensten  Lot 12: Levering van telefoons, GSM’s, smartphones  Lot 13 : Levering van fototoestellen en videocamera’s  Lot 14 : Levering van toners  Lot 15 : Kopiemachines  Lot 16 : Hosting Stad Kortrijk vraagt de bestuursorganen van de deelnemende organisatie om naar analogie met de Kortrijkse Gemeenteraad:  in te stemmen met de voorwaarden van het IT-raamcontract 2013-2017 conform het bestek met referenties ICT-8222 en 8223  als wijze van gunnen voor het IT-raamcontract 2013-2017 te kiezen voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking vooraf overeenkomstig art. 17 paragraaf 3, 2° en 4° van de wet op de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, levering en diensten d.d. 24/12/93 met toepassing van Europese bekendmakingsvoorschriften waarbij de stad Kortrijk optreedt als aanbestedende overheid.  de samenwerkingsovereenkomst betreffende het IT-raamcontract 2013-2017 goed te keuren.


Budget

niet van toepassing

Visum ontvanger

goedgekeurd




Raadsbeslissing dd. 19 april 2012;

Bijlagen

    

Gemeenteraadsbeslissing dd. 12 maart 2012; Gemeenteraadsbeslissing dd. 14 mei 2012; Bijzonder bestek administratief deel Bijzonder bestek technisch deel Samenwerkingsovereenkomst betreffende het IT-raamcontract 2013-2017;

Stemmen

Unanimiteit.

Besluit

De raad beslist  in te stemmen met de voorwaarden van het IT-raamcontract 2013-2017 conform het bestek met referenties ICT-8222 en 8223;  als wijze van gunnen voor het IT-raamcontract 2013-2017 te kiezen voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking vooraf overeenkomstig art. 17 paragraaf 3, 2° en 4° van de wet op de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, levering en diensten d.d. 24 december 1993 met toepassing van Europese bekendmakingsvoorschriften waarbij de stad Kortrijk optreedt als aanbestedende overheid;  de samenwerkingsovereenkomst betreffende het IT-raamcontract 2013-2017 goed te keuren. [21 juni 2012]

Punt 9

Vernietiging van tijdelijk te bewaren archief. Voorstel tot goedkeuring.


Het OCMW archiefdepot stond overvol en een archiefbeleid werd uitgewerkt om het dynamisch en statisch archief te stroomlijnen. Het intern archiefreglement en het leeszaalreglement werden goedgekeurd door de raad op 15 december 2011. Het historisch, permanent te bewaren archief van de rechtsvoorgangers van het OCMW en de historische zorginstellingen werd overgedragen aan het Rijksarchief Kortrijk, zoals beslist door de raad op 17 september 2009 en 14 juli 2011. Het tijdelijk te bewaren archief van de COO en het OCMW, de sociale dienst en de financiële dienst, Onze-Lieve-Vrouwehospitaal, dienstencentra en de woonzorgcentra waarvan de bewaartermijn is verstreken, werd na voorlegging aan de Raad vernietigd.

Beoordeling

Bij het centraliseren van het archief van het WZC Sint-Jozef werd het tijdelijk te bewaren archief waarvan de bewaartermijn is verstreken opgelijst en de machtiging verkregen door het Rijksarchief op 9 mei 2012.


Budget


  

Visum ontvanger

 Eerdere beslissingen

  

Niet van toepassing

De archiefwet van 24 juni 1955. Het archiefdecreet van 5 augustus 2010 De door het Rijksarchief goedgekeurde selectielijsten van de VVBAD (Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen) van 19 augustus 2009. De machtiging tot vernietiging door het Rijksarchief te Kortrijk van 9 mei 2012 Raadsbeslissingen van 17 september 2009 en 14 juli 2011 inzake de overdracht van historisch archief naar het Rijksarchief Kortrijk. Raadsbeslissingen van 18 november 2010, 20 januari, 28 april, 14 juli, 15 september, 17 november 2011 en 16 februari 2012 inzake de vernietiging van tijdelijk te bewaren archief. Raadsbeslissingen van 15 december 2011 met betrekking tot de goedkeuring van het intern archiefreglement en het leeszaalreglement.

Stemmen

Unanimiteit.

Besluit

De raad keurt de vernietiging van de opgelijst documenten in bijlage goed. [21 juni 2012]

Punt 10

Rechtspositieregeling. wijziging bijlage 4 : Evaluatiereglement.


Naar aanleiding van een opmerking van de toezichthoudende overheid wijzigt het stadsbestuur het evaluatiereglement, bijlage 4 van de RPR. Het betreft de derde differentiatie voorzien bij de resultaten : “gunstig, maar niet voor doorstroming in de functionele loopbaan of om te bevorderen.”. Voornoemde formulering kan voor verwarring zorgen zodat een aanpassing noodzakelijk is. De toezichthoudende overheid verwijst hiervoor naar het besluit van de Vlaamse regering van 7 december 2007 (en latere wijzigingen) dat in artikel 47 voorziet dat het evaluatieresultaat gunstig of ongunstig is (en eventueel verder kan opgedeeld worden). Daarnaast is voorzien dat een personeelslid met een gunstig evaluatieresultaat en de vereiste schaalanciënniteit de volgende salarisschaal van de functionele loopbaan krijgt. Bijkomend werd verzocht om artikel 5§2 aan te vullen met “ een tussentijdse evaluatie (mogelijk van zodra de helft van de volgende evaluatieperiode verstreken is).”

Beoordeling

De wijzigingen doorgevoerd door het stadsbestuur betreffen geen inhoudelijke wijzigingen, maar enkel aanpassing van de wijze van formuleren. Het OCMW dient de wijzigingen doorgevoerd door het stadsbestuur over te nemen.


Budget


 

OCMW-decreet RPR O


  

Raadsbesluit 16 juni 2011 : vaststelling van de rechtspositieregeling Raadsbesluit 15 maart 2012 : aanpassing van de rechtspositieregeling


  

HOC BOC 26 april 2012 GR 14 mei 2012 BOC 5 juni 2012

Stemmen

Unanimiteit.

Besluit

De Raad wijzigt bijlage 4, het evaluatiereglement, van de rechtspositieregeling van het OCMWpersoneel als volgt:

Visum ontvanger

niet van toepassing.

“Gunstig maar niet voor doorstroming in de functionele loopbaan en bevordering” wordt vervangen door “ongunstig voor doorstroming in de functionele loopbaan en bevordering” in het evaluatiereglement, bijlage 4 van de rechtspositieregeling in volgende artikels. Artikel Artikel Artikel Artikel

3§2 6§3 11 § 1 13 § 3

Bijkomend werd verzocht om artikel 5 § 2 aan te vullen met : (mogelijk van zodra de helft van de volgende evaluatieperiode verstreken is) Bijlage 4 – Evaluatiereglement Afdeling 1 – Doelstelling, definities en toepassingsgebied Artikel 1 § 1. Dit reglement is niet van toepassing op de evaluatie van de decretale graden. § 2. De evaluatie is de beoordeling van het functioneren van het personeelslid in zijn functie over een verlopen periode, te weten de periode die volgt op de vorige evaluatieperiode. De evaluatie weegt af of betrokken personeelslid in voldoende mate beantwoordt aan de functiebeschrijving. § 3. De personeelsleden worden geïnformeerd over alle aspecten van het evaluatiesysteem en over de evaluatiecriteria die op hen van toepassing zijn. Dit houdt onder meer in dat zij kennis kunnen krijgen van hun functiebeschrijving.

Artikel 2 § 1. Het hoofd van het personeel heeft de algemene leiding over de toepassing van het evaluatiesysteem. In geval van onduidelijke of complexe situaties, of situaties die niet voorzien zijn in onderhavig reglement of de statutaire bepalingen, bepaalt het hoofd van het personeel de te volgen werkwijze of procedure. De beslissing van het hoofd van het personeel wordt ter kennis gebracht van de vakbonden. Afdeling 2 – Soorten evaluatie Artikel 3 § 1. De evaluatie is verplicht voor elk personeelslid, tenzij het personeelslid zich in de administratieve stand van non-activiteit of disponibiliteit bevindt op het moment van de evaluatie. § 2. Volgende evaluaties zijn voorzien :  Eindevaluatie van de proeftijd voor het statutair personeel  Evaluatie einde contract bepaalde duur voor het contractueel personeel  Gelegenheidsevaluatie : wanneer er geen evaluatieresultaat voorhanden is met het oog op bevordering, doorstroming in de functionele loopbaan, verlenging contract,…  Bijkomende evaluatie : uitzonderlijk bij beslissing van het hoofd van het personeel en na minimum zes maanden op vraag van het personeelslid of de evaluator bij nieuwe feiten sedert de laatste evaluatie die het evaluatieresultaat grondig kunnen wijzigen.  Tussentijdse evaluatie : wanneer een personeelslid met een ongunstig evaluatieresultaat of een resultaat ongunstig voor doorstroming de volgende salarisschaal nadert kan hij bij het hoofd van het personeel een nieuwe evaluatie aanvragen.  Bijzondere evaluatie : evaluatie na een verbetertraject. Artikel 4 § 1. Het statutair personeelslid op proef wordt geëvalueerd conform artikel 37 § 2 van dit besluit. Voor het contractueel personeelslid met een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur gebeurt de evaluatie telkens voor het verstrijken van de arbeidsovereenkomst en minstens om de 6 maanden. § 2. De periodieke evaluatieperiode start na het verstrijken van de proefperiode, voor wat het statutair personeelslid op proef betreft of na het verstrijken van de arbeidsovereenkomst van bepaalde duur, voor wat het contractueel personeelslid betreft. § 3. Elk personeelslid wordt periodiek tweejaarlijks beoordeeld. § 4. Ten aanzien van het personeelslid dat tijdens de evaluatieperiode gedurende meer dan zes maanden, al dan niet aaneensluitend, afwezig was, wordt de evaluatie uitgesteld. In voorkomend geval behoudt het personeelslid het evaluatieresultaat van de vorige evaluatieperiode in afwachting van een nieuwe evaluatie. Het personeelslid wordt pas geëvalueerd na de hervatting van het werk op het ogenblik dat de minimale prestatietermijn, van 6 maanden werd bereikt. Artikel 5 § 1. Het personeelslid wordt periodiek geëvalueerd tijdens de periode 1 april – 31 juli van de pare jaren. De periodieke evaluatie loopt over de periode van 1 april van elk paar jaar tot 31 maart van het volgende pare jaar, onafgezien van een eventuele gelegenheidsevaluatie, bijkomende evaluatie, tussentijdse evaluatie of bijzondere evaluatie tijdens vermelde periode. Een evaluatietraject, uitgezonderd de beroepsprocedure, mag niet langer dan vier maanden in beslag nemen en moet afgerond zijn tegen 31 juli. § 2. Ieder evaluatieresultaat geldt voor de resterende duur van de evaluatieperiode, tenzij een nieuwe tussentijdse evaluatie (mogelijk van zodra de helft van de volgende evaluatieperiode verstreken is) het vorige resultaat vervangt. Een tussentijdse evaluatie kan evenwel nooit als eerste stap van een procedure tot ontslag wegens beroepsongeschiktheid gelden. Artikel 6 § 1. Indien voor een bevordering, een procedure van interne personeelsmobiliteit of een doorstroming in de functionele loopbaan, geen evaluatieresultaat voorhanden is, wordt in een gelegenheidsevaluatie voorzien. § 2. Het hoofd van het personeel kan op initiatief van de evaluator of van het personeelslid, uitzonderlijk en na minimum zes maanden, in een bijkomende evaluatie voorzien, wanneer zich sedert de laatste evaluatie feiten hebben voorgedaan die het evaluatieresultaat grondig kunnen wijzigen.

§ 3 Het personeelslid kan in ieder geval, wanneer het de volgende salarisschaal nadert en het in de toestand “ongunstig”of “ongunstig voor doorstroming in de functionele loopbaan en bevordering” verkeert een tussentijdse evaluatie aanvragen bij het hoofd van het personeel. Afdeling 3 – Evaluator Artikel 7 § 1. De evaluatie wordt uitgevoerd door twee evaluatoren, waarvan de eerste evaluator bij voorkeur de directe chef is van het betrokken personeelslid die instaat voor het voorbereiden en opmaken van de evaluatie. De tweede evaluator is een leidinggevende van de eerste evaluator. Het hoofd van het personeel motiveert eventuele afwijkingen bij het opmaken van de nominatieve lijst van de evaluatoren (dit kan bijvoorbeeld o.m. het geval zijn in grote directies,…) § 2. Ingeval de eerste of tweede evaluator het hoofd van het personeel is, wordt de evaluatie enkel door één evaluator uitgevoerd. § 3. De directeur van het personeelslid of zijn afgevaardigde staat in voor de bewaking van het evaluatiegebeuren en het plaatsvinden van evaluatie- en functioneringsgesprekken. Alle evaluatoren moeten een opleiding gevolgd hebben vooraleer te evalueren. § 4. De namen van de evaluatoren zullen het voorwerp uitmaken van een nominatieve lijst opgemaakt door het hoofd van het personeel. Het hoofd van het personeel zorgt voor de opleiding van de evaluatoren en waakt over de éénduidige toepassing van het evaluatiesysteem. § 5. Wanneer een evaluator afwezig is tijdens het evaluatietraject en/of evaluatieperiode, kan het hoofd van het personeel op ieder moment een vervanger aanduiden. Afdeling 4 – Evaluatiesysteem Artikel 8 § 1. De evaluatie wordt ondersteund door het evaluatiesysteem “Ontwikkelcirkel”, waarin de medewerkers op tien competenties geëvalueerd worden. Naast de evaluatie door de evaluator voert de geëvalueerde op dezelfde basis een zelfevaluatie uit. Artikel 9 § 1. Per competentie worden gedragsindicatoren op voorhand opgesteld en vastgelegd door het hoofd van het personeel. De gedragsindicatoren zijn ingedeeld in drie niveaus. De gedragsindicatoren sluiten aan bij de functiebeschrijving van de betrekking en de doelstellingen van het bestuur. § 2. De evaluator geeft een score aan elke gedragsindicator. De scores zijn omschreven als volgt: je presteert blijvend zwak je moet hier meer aandacht aan besteden je doet het goed je bent een voorbeeld Het gemiddelde van de scores van de gedragsindicatoren van een competentie vormen de score van die competentie. § 3. Bij de vaststelling van de gedragsindicatoren voor alle competenties als evaluatiecriteria dient de functie-inhoud als basis te worden genomen. Voor personen met een handicap, wordt zonodig rekening gehouden met de handicap. § 4. Alle personeelsleden worden geïnformeerd over alle aspecten van het evaluatiestelsel en de competenties die op hen van toepassing zijn. Artikel 10 § 1. De evaluator staat in voor het getrouw vervolledigen van het evaluatie en de toekenning van het evaluatieresultaat. § 2. De evaluator legt de evaluatie vast in een kwalitatief, beschrijvend evaluatieverslag, dat het evaluatieresultaat op afdoende wijze onderbouwt. Artikel 11 § 1. Het evaluatieresultaat is : - gunstig - ongunstig voor doorstroming in de functionele loopbaan en bevordering - ongunstig Voor de gevolgen verwijzen we naar afdeling 8 van dit reglement.

Afdeling 5 – Evaluatie- en functioneringsgesprek Artikel 12 § 1. Iedere evaluatie wordt gevolgd door een evaluatiegesprek met het personeelslid en de evaluator. Het personeelslid kan erom verzoeken dat zijn tweede evaluator aanwezig is tijdens het evaluatiegesprek, onverminderd de bepaling van artikel 7§2.. Een evaluatieresultaat kan niet worden toegekend zonder het houden van een evaluatiegesprek. Dit is net als het functioneringsgesprek een verplicht element van het evaluatiegebeuren. § 2. Tijdens dit evaluatiegesprek wordt het evaluatieresultaat aan het personeelslid meegedeeld, toegelicht en besproken. § 3. Het personeelslid tekent na het evaluatiegesprek het evaluatieverslag voor kennisname. In geval van weigering, noteert de evaluator "weigert te ondertekenen". Het personeelslid vermeldt op het verslag of er een evaluatiegesprek plaats heeft gehad. Het personeelslid kan op het evaluatieverslag opmerkingen bij zijn evaluatie formuleren. § 4. Onverminderd de bepaling van artikel 7§2, moet de tweede evaluator het evaluatieverslag valideren, middels het plaatsen van een handtekening. § 5. Het personeelslid kan ook nog uiterlijk binnen de tien kalenderdagen na het evaluatiegesprek opmerkingen maken, die deel zullen uitmaken van het evaluatiedossier. § 6. Het personeelslid krijgt een kopie van zijn definitief evaluatieverslag, alsook de directie personeel. Artikel 13 § 1. Tussen twee evaluatiemomenten wordt minstens één functioneringsgesprek georganiseerd tussen de evaluator en het personeelslid. Het functioneringsgesprek kan ook plaatsvinden op vraag van het personeelslid of op vraag van zijn evaluator(en). § 2. Het functioneringsgesprek is een open gesprek tussen de evaluator en zijn/haar medewerker met het oog op het positief beïnvloeden van de werksituatie in de toekomst door middel van begeleiding en ontwikkeling en kan resulteren in schriftelijk vastgelegde werkafspraken of een werkplanning die opgenomen worden in het evaluatiedossier. Zowel het personeelslid als de evaluator(en) hebben het recht zaken ter bespreking aan te brengen. Dit functioneringsgesprek kan eveneens dienen om het personeelslid die een ongunstige evaluatie kreeg of een ongunstig resultaat voor een bepaald evaluatiecriterium, in staat te stellen om bij de volgende evaluatie wel een gunstige evaluatie te bekomen als het personeelslid de gemaakte afspraken van het functioneringsgesprek voldoende naleeft. § 3. Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat samen met de gebeurlijk vastgelegde werkplanning, aan het personeelslid wordt overgemaakt, alsook aan de directie personeel en organisatie. Het ontbreken van enig functioneringsgesprek met duidelijke afspraken op papier gedurende een evaluatieperiode is een uitsluitende voorwaarde om na deze evaluatieperiode het resultaat “ongunstig” of “ongunstig voor doorstroming in de functionele loopbaan en bevordering” te kunnen toekennen. Afdeling 6 – Beroep tegen de evaluatie Artikel 14 Geen enkele beslissing met betrekking tot de loopbaan kan genomen worden dan na de afhandeling van de beroepsprocedure. De beroepsprocedure is opschortend. Dit geldt niet bij arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur. Artikel 15 Bij het aanvragen van een hoger beroep van een evaluatieresultaat door een personeelslid bij de beroepscommissie moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan: het personeelslid behaalde een ongunstig evaluatie of het evaluatieresultaat heeft negatieve gevolgen voor het doorstromen in de functionele loopbaan of voor bevordering; de aanvraag tot beroep moet gebeuren binnen de vijftien kalenderdagen na de ondertekening van het evaluatieverslag door het personeelslid of de weigering daartoe, middels een voorgeschreven

formulier dat wordt overgemaakt aan de voorzitter van de beroepscommissie per aangetekende brief of tegen ontvangstbewijs. Artikel 16 § 1. De voorzitter van de beroepscommissie roept binnen redelijke termijn de beroepscommissie samen. § 2. De beroepscommissie hoort al diegenen waarvan zij meent nuttige informatie te kunnen bekomen, in het bijzonder het personeelslid en de evaluatoren . § 3. Het personeelslid wordt ten minste tien kalenderdagen vóór de zitting van de beroepscommissie in kennis gesteld van zijn oproeping. Het personeelslid kan zich laten bijstaan door een raadsman naar keuze. § 4. De beroepscommissie formuleert haar gemotiveerd advies aan het hoofd van het personeel binnen de vijftien kalenderdagen na de zitting. § 5. Bij het overschrijden van één der voorgaande termijnen, wordt het verzoek van het personeelslid geacht te zijn ingewilligd. Artikel 17 § 1. De beroepscommissie bestaat uit drie stemgerechtigde leden, te weten de directeur personeel, de financieel beheerder en een ander lid van het managementteam, aan te duiden door het hoofd van het personeel, nog aangevuld met één extern deskundige aangeduid door het hoofd van het personeel. Onder extern deskundige wordt verstaan: - externe consultants gespecialiseerd in coaching en evaluatie - personeelsleden van een ander lokaal bestuur van minstens niveau B, met deskundigheid in personeelsevaluatie. De beroepscommissie wijst een voorzitter in haar midden aan. In geval van afwezigheid van één der leden van de beroepscommissie dient in hun vervanging te worden voorzien middels een lid van het managementteam. Leden van de raad en van het uitvoerend orgaan van het bestuur, evenals de evaluator van het personeelslid of iemand uit de hiërarchische lijn van het personeelslid dat beroep aantekent tegen zijn ongunstig evaluatieresultaat, mogen geen deel uitmaken van de beroepscommissie. § 2. De voorzitter duidt een personeelslid aan als secretaris – verslaggever van de beroepscommissie. § 3. De beroepscommissie kan slechts geldig vergaderen indien alle leden aanwezig zijn of zich geldig hebben laten vervangen. § 4. De beroepscommissie neemt haar beslissing bij meerderheid van stemmen. Artikel 18 § 1. De beroepscommissie formuleert een gemotiveerd advies aan het hoofd van het personeel. Het advies van de beroepscommissie wordt aan het evaluatiedossier toegevoegd. § 2. Het hoofd van het personeel beslist op basis van het advies of hij de bestaande evaluatie en het evaluatieresultaat bevestigt of wijzigt. Het hoofd van het personeel neemt zijn beslissing binnen de vijftien kalenderdagen nadat hem het advies ter kennis werd gebracht. Bij het overschrijden van deze termijn is het evaluatieresultaat gunstig. Hij brengt het personeelslid bij aangetekend schrijven of tegen ontvangstbewijs op de hoogte van zijn beslissing. Hij brengt ook de evaluator(en) en de leden van de beroepscommissie op de hoogte van zijn beslissing. Afdeling 7 – Evaluatiedossier Artikel 19 § 1. Het evaluatieverslag wordt toegevoegd aan het evaluatiedossier van het personeelslid. Dit dossier wordt bewaard op de directie personeel. § 2. Het evaluatiedossier bevat aanvullend volgende documenten:

feitenbladen met gunstige of ongunstige bemerkingen afsprakennota’s verslagen van evaluatie- en functioneringsgesprekken § 3. Géén aanbeveling, van welke aard ook, mag in het evaluatiedossier voorkomen. § 4. Ieder personeelslid kan zijn persoonlijk evaluatiedossier raadplegen en er afschrift van bekomen. Afdeling 8 – Gevolgen van de evaluatie Artikel 20 § 1. Met het statutaire personeelslid op proef dat een ongunstige feedback heeft gekregen tijdens het (de) functioneringsgesprek (ken), conform artikel 37 § 2 van dit besluit, worden afspraken gemaakt met het oog op het verbeteren van het functioneren. § 2. Het statutaire personeelslid op proef dat na het verstrijken van de proeftijd op grond van een ongunstig resultaat van de eindevaluatie niet in aanmerking komt voor vaste aanstelling in statutair verband wordt ontslagen, zoals bepaald in artikel 39 van dit besluit. § 3. Voor het contractueel personeelslid dat bij het verstrijken van zijn arbeidsovereenkomst een ongunstig evaluatieresultaat heeft gekregen wordt een passend arbeidsrechterlijk gevolg genomen. Artikel 21 § 1. Het personeelslid met een gunstig evaluatieresultaat en dat de vereiste schaalanciënniteit heeft, krijgt de volgende salarisschaal van de functionele loopbaan. § 2. Het personeelslid met een ongunstig evaluatieresultaat of een evaluatieresultaat met negatieve gevolgen voor doorstroming in de functionele loopbaan heeft geen recht op de volgende salarisschaal van de functionele loopbaan, ook al heeft het de vereiste schaalanciënniteit. Het personeelslid krijgt die salarisschaal pas als het een volgende evaluatieperiode afsluit met een gunstig evaluatieresultaat, onverminderd de bepaling van artikel 6§3. Gelet evenwel op de duurtijd van de evaluatieperiode van twee jaar, mag het personeelslid bij het naderen van de volgende vereiste schaalanciënniteit om een gelegenheidsevaluatie verzoeken. Artikel 22 Het personeelslid met een ongunstig evaluatieresultaat of een evaluatieresultaat met negatieve gevolgen voor bevordering kan niet deelnemen aan bevorderingsprocedures en of bevorderen binnen het eigen bestuur. Artikel 23 § 1. Het personeelslid dat een ongunstig evaluatieresultaat ‘ongunstig’ heeft behaald, kan door de aanstellende overheid worden ontslagen ingevolge beroepsongeschiktheid of ambtshalve worden herplaatst. Het ontslag wegens beroepsongeschiktheid is echter alleen mogelijk wanneer deze “ongunstig” uitgesproken is naar aanleiding van een periodieke evaluatie en enkel wanneer tijdens de betreffende evaluatieperiode minstens één functioneringsgesprek met verslag plaatsvond, en als na de passende maatregelen voor de verbetering van de wijze van functioneren - traject van één jaar - genomen door het hoofd van het personeel en uit een bijzondere evaluatie manifest blijkt dat het personeelslid nog steeds niet voldoet. De bijzondere evaluatie wordt uitgevoerd na een termijn van ten minste een jaar die volgt op de kennisgeving aan het personeelslid van het initiële evaluatieresultaat ‘ongunstig’. In dit geval wordt na 3, 6 en 9 maanden in een functioneringsgesprek voorzien. Het personeelslid wordt op voorhand gehoord. § 2. Het hoofd van het personeel formuleert het gemotiveerde voorstel tot ontslag wegens beroepsongeschiktheid op basis van de evaluatieverslagen § 3. Het ontslag van het statutair personeelslid wegens beroepsongeschiktheid verloopt volgens het bepaalde in artikel 112, § 2 van onderhavig besluit.

§ 4. Ten aanzien van het contractueel personeelslid zal door de aanstellende overheid worden bepaald welk passend arbeidsrechterlijk gevolg dient te worden verleend. [21 juni 2012]

Punt 11

Arbeidsreglement : wijziging bijlage 4 : procedure grensoverschrijdend gedrag.


De raad besloot in de zitting van 17 juni 2010 om een intern zorgteam van vertrouwenspersonen op te richten. Een van de zaken waarvoor men bij het interne zorgteam terecht kan is ongewenst grensoverschrijdend gedrag (OGG). Voor dit ongewenst grensoverschrijdend gedrag is een specifieke interne procedure van toepassing. De wet bepaalt dat deze procedure, samen met de coördinaten van de psychosociale preventieadviseur (PAPS) en de vertrouwenspersonen moeten opgenomen worden in het arbeidsreglement.

Beoordeling

De huidige bijlage 4 van het arbeidsreglement (anti mobbingprocedure) is verouderd, enerzijds door een gewijzigde wetgeving (KB 17 mei 2007) en anderzijds omdat een aantal van de toenmalige vertrouwenspersonen niet meer in dienst zijn of geen vertrouwenspersoon meer wensen te zijn.


Budget




KB van 17 mei 2007




Raadsbesluit van 17 juni 2010: principe uitwerking intern zorgteam




BOC 5 juni 2012

Bijlagen

  

flowchart formele weg flowchart informele weg schema grensoverschrijdend gedrag

Stemmen

Unanimiteit.

Besluit

De Raad gaat akkoord met:

Visum ontvanger

1) de interne procedure rond ongewenst grensoverschrijdend gedrag 2) de vervanging van de oude bijlage 4 in het arbeidsreglement (anti mobbingprocedure) door de nieuwe bijlage 4 (procedure ongewenst grensoverschrijdend gedrag) BIJLAGE 4: procedure ongewenst grensoverschrijdend gedrag Ongewenst grensoverschrijdend gedrag De Raad voor maatschappelijk welzijn besloot in de zitting van 17 juni 2010 om een intern zorgteam van vertrouwenspersonen op te richten. Eén van de zaken waarvoor men bij het interne zorgteam terecht kan is ongewenst grensoverschrijdend gedrag. Wat • Geweld op het werk Geweld op het werk wordt gedefinieerd als elke feitelijkheid waarbij een persoon psychisch of fysiek wordt bedreigd of aangevallen bij de uitvoering van het werk. Geweld op het werk uit zich hoofdzakelijk door handelingen die op een bepaald ogenblik gesteld worden zoals bedreigingen, fysieke agressie (directe slagen maar ook bedreigingen bij een gewapende overval,…) of verbale agressie (beschimpingen, beledigingen, plagerijen,…). Deze gedragingen kunnen hun oorsprong vinden in een discriminatiegrond zoals godsdienst, overtuiging, handicap, leeftijd, seksuele geaardheid, het geslacht, etnische oorsprong. • Ongewenst seksueel gedrag op het werk Ongewenst seksueel gedrag op het werk wordt gedefinieerd als elke vorm van ongewenst verbaal,

niet-verbaal of lichamelijk gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast of een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd. Ongewenst seksueel gedrag op het werk kan zich op verschillende wijzen uiten, zowel fysiek als verbaal:  het kan zowel gaan om lonken of wellustige blikken, dubbelzinnige opmerkingen of insinuaties, tonen van pornografisch materiaal (foto’s, teksten, video’s…), compromitterende voorstellen…;  het kan ook gaan om aanrakingen, slagen en verwondingen, verkrachting… • Pesterijen op het werk Pesterijen op het werk worden gedefinieerd als meerdere gelijkaardige of uiteenlopende onrechtmatige gedragingen, buiten of binnen de onderneming of instelling, die plaats hebben gedurende een bepaalde tijd die tot doel of gevolg hebben dat de persoonlijkheid, de waardigheid of de fysieke of psychische integriteit van een persoon bij de uitvoering van het werk wordt aangetast, dat zijn betrekking in gevaar wordt gebracht of dat een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd dat zich inzonderheid uit in woorden, bedreigingen, handelingen, gebaren of eenzijdige geschriften. Deze gedragingen kunnen inzonderheid verband houden met godsdienst of overtuiging, handicap, leeftijd, seksuele geaardheid, geslacht, etnische afstamming. De constitutieve elementen van pesterijen op het werk zijn het onrechtmatig karakter van de gedragingen, de herhaling ervan in de tijd en hun gevolgen. Het hoeft niet noodzakelijk te gaan om hetzelfde gedrag dat zich herhaalt. Het is voldoende dat de gedragingen – zelfs van verschillende aard – zich voordoen gedurende een bepaalde tijd. Pesterijen op het werk kunnen zich op verschillende manieren uiten:  Isoleren van de persoon door hem te negeren en niet meer met hem te praten, hem apart te houden van zijn collega’s, geen aandacht te besteden aan zijn aanwezigheid, door voor onenigheid te zorgen tussen deze persoon en zijn collega’s, door aan zijn collega’s te verbieden met hem te praten, door zijn uurrooster te wijzigen, hem niet uit te nodigen op vergaderingen …  Verhinderen dat de persoon zich uitdrukt door hem voortdurend te onderbreken, en systematisch te bekritiseren;  De persoon in diskrediet brengen door hem geen enkele taak te geven, geen rekening te houden met zijn mening, hem zijn verantwoordelijkheden te ontnemen, hem slechts nutteloze en absurde taken te doen uitvoeren of hem taken te doen uitvoeren die niet overeenstemmen met zijn functie of die onmogelijk kunnen uitgevoerd worden, hem de nodige informatie voor de uitoefening van zijn functie onthouden, hem te overladen met werk, te verhinderen dat hij op professioneel vlak vooruitgang boekt, hem de nodige arbeidsmiddelen niet ter beschikking te stellen, hem tegenstrijdige of vage instructies te geven voor de uitvoering van het werk, hem op onbillijke wijze te evalueren, hem niet dezelfde voordelen toe te kennen als aan de andere werknemers…  De persoon van iemand als individu aantasten door hem te kleineren, hem belachelijk te maken, door roddels over hem te verspreiden, kritiek te uiten op zijn religieuze overtuiging, zijn afkomst, zijn privé-leven, door te spotten met zijn uiterlijk, door hem te intimideren ...  De gezondheid van de persoon in het gedrang brengen door hem te verplichten gevaarlijk werk uit te voeren, zijn arbeidsmiddelen en zijn persoonlijke bezittingen te beschadigen, door zijn gezondheidsproblemen te miskennen …  De daden en handelingen van de persoon controleren, zijn telefoonverkeer controleren, het gaan en komen registreren, laden en tassen inkijken, … Specifiek voor ongewenst grensoverschrijdend gedrag is de volgende procedure van toepassing: Procedure bij ongewenst grensoverschrijdend gedrag stap 1

Het personeelslid dat meent het slachtoffer te zijn van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag wendt zich tot één van de onderstaande vertrouwenspersonen van het interne zorgteam, behalve wanneer hij/zij verkiest zich rechtstreeks te wenden tot de externe preventieadviseur psychosociaal welzijn van IDEWE.

stap 2

De vertrouwenspersoon of preventieadviseur hoort het slachtoffer en bemiddelt op zijn of haar verzoek met de dader van het geweld, de pesterijen of het ongewenst seksueel gedrag op het werk.

stap 3

Indien het slachtoffer geen bemiddeling wil of indien de bemiddeling geen resultaat heeft: het slachtoffer dient een schriftelijk, met redenen omklede klacht en eventuele getuigenissen in bij de vertrouwenspersoon of externe preventieadviseur.

stap 4

Het slachtoffer en de eventuele getuigen ontvangen een afschrift van hun schriftelijke verklaring.

stap 5

De externe preventieadviseur brengt de werkgever op de hoogte van het feit dat er een schriftelijke klacht is ingediend.

stap 6

De externe preventieadviseur onderzoekt de klacht en adviseert de werkgever omtrent de maatregelen die moeten worden genomen.

stap 7

De werkgever treft de nodige maatregelen om een einde te stellen aan het geweld, pesterijen of het ongewenst seksueel gedrag op het werk.

stap 8

Indien het geweld, de pesterijen of het ongewenst seksueel gedrag op het werk ondanks de maatregelen blijven doorgaan of indien de werkgever nalaat de nodige maatregelen te treffen: het slachtoffer vraagt aan de externe preventieadviseur om zich tot het Toezicht op het Welzijn op het Werk te richten.

stap 9

Wanneer de interventie van het Toezicht Welzijn op het Werk mislukt kan deze laatste een pro justitia opstellen en overmaken aan het arbeidsauditoraat

Raadpleeg een vertrouwenspersoon vooraleer een formele klacht in te dienen. Er wordt naar gestreefd om de gemelde problemen zoveel mogelijk via bemiddeling op te lossen. Streef naar een minnelijke oplossing! De vertrouwenspersonen worden bijgestaan en begeleid in hun opdracht door de preventieadviseur psychosociaal welzijn van IDEWE, zijnde Ann Vanhooren. Bij de vertrouwenspersonen kan men als medewerker ook terecht bij schokkende gebeurtenissen of wanneer men stress of psychosociale belasting ervaart. Rolverdeling – bevoegdheid – taken – plichten ▪ De werkgever De werkgever dient de maatregelen treffen die nodig zijn om een preventiebeleid op te zetten. Hij is verantwoordelijk voor het welzijn binnen de organisatie. ▪ PAPS (preventieadviseur psychosociale aspecten) De preventieadviseur psychosociaal welzijn heeft een adviserende bevoegdheid ten opzichte van werkgever en werknemer. Hij/zij staat hen bij, bij de uitwerking en toepassing van een preventiebeleid. Hij/zij werkt mee aan een risicoanalyse, geeft raad en opvang, ontvangt de met reden omklede klachten, onderzoekt deze klachten en stelt oplossingen voor aan de werkgever. Stelt een individueel klachtendossier samen en verstrekt aan de interne preventieadviseur de gegevens die pertinent zijn voor het opstellen van het jaarverslag. De preventieadviseur heeft beroepsgeheim. ▪ De vertrouwenspersonen De vertrouwenspersonen vervullen een belangrijke rol in de eerstelijns opvang van ongewenst grensoverschrijdend gedrag, schokkende gebeurtenissen en psychosociale werkdruk. Het informeel zoeken naar een oplossing laat toe het aantal met reden omklede klachten te beperken en leidt er toe dat problemen opgelost worden die op zich geen geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk vormen, maar die wel een psychosociale belasting bij een persoon veroorzaken. Vertrouwenspersonen zijn van belang voor de ‘eerste lijninterventie’. De vertrouwenspersoon heeft beroepsgeheim en heeft de volgende taken: 1. Je vangt de werknemers op die verklaren het voorwerp te zijn van A) grensoverschrijdend gedrag: - geweld - pesterijen - ongewenst seksueel gedrag B) schokkende gebeurtenissen C) Stress/psychosociale belasting en geeft hen indien relevant, informatie over de mogelijke te nemen acties 2. Je luistert naar het slachtoffer en neemt na goedkeuring van het slachtoffer op informele wijze deel aan het zoeken van een oplossing via interventie, bemiddeling of verzoening 3. Indien er op informele wijze geen oplossing wordt gevonden, ontvangt de vertrouwenspersoon de met redenen omklede klachten van het slachtoffer/klager en bezorgt deze aan de externe psychosociale preventieadviseur van IDEWE. 4. Je pleegt regelmatig overleg met de psychosociale preventieadviseur m.b.t. de aanpak of de problemen rond de cases die je behandelt. De vertrouwenspersoon en de preventieadviseur

psychosociaal welzijn dienen samen te werken. 5. Je vervult de formaliteiten bij de indiening van een formele klacht door het slachtoffer 6. Je geeft meldingen van feiten van agressie door derden door aan de interne preventieadviseur zodat deze worden opgenomen in het register van feiten door derden 7. Je werkt nauw samen met je collega vertrouwenspersonen van het interne zorgteam waar je deel van uitmaakt 8. Je neemt deel aan overlegmomenten met je collega vertrouwenspersonen 9. Je voert je functie van vertrouwenspersoon uit binnen de formaliteiten en structuur van het interne zorgteam ▪ Leden van de hiërarchische lijn (leidinggevende) Vervullen een zeer belangrijke rol in de preventie van psychosociale belasting! Een goede leiderschapsstijl, aandacht voor de medewerkers en rekening houden met de organisatie van het werk kan heel wat stress en conflicten voorkomen. Het aanstellen van een intern zorgteam met preventieadviseur en vertrouwenspersonen betekent niet dat de leidinggevenden zich niet meer met deze problematiek bij hun medewerkers dienen bezig te houden. Iemand die ongewenst grensoverschrijdend gedrag ondervindt, zou in eerste instantie op assertieve manier de persoon zelf dienen aan te spreken. De medewerker kan zich ook rechtstreeks richten tot zijn/haar leidinggevende om een einde te stellen aan de feiten. De medewerker kan ook rechtstreeks zich richten tot de vertrouwenspersoon of de PAPS. ▪ De werknemers De werknemers moeten de procedures en instructies rond het preventiebeleid naleven. In het kader van preventie psychosociale belasting kan zich dit uiten in het meedelen aan de preventieadviseur of vertrouwenspersonen van stressfactoren waarmee ze geconfronteerd worden en zal het zich ook uiten in het gedrag dat de werknemer zelf aanneemt ten opzichte van conflict situaties. De werknemers hebben onder andere de volgende verplichtingen:   

op positieve wijze bijdragen tot het preventiebeleid zich onthouden van elke daad van geweld, pesterijen, of ongewenst seksueel gedrag op het werk zich onthouden van elk wederrechtelijk gebruik (misbruik) van de klachtenprocedure

▪ Interne dienst preventie & bescherming Structureel – organisatorisch / jaarverslag 3) bijvoegen van bijlage 4 bis (coördinaten vertrouwenspersonen) BIJLAGE 4 bis: coördinaten vertrouwenspersonen Vertrouwenspersonen: Patrick Vandenbussche Interne preventieadviseur Preventie en bescherming Sint-Denijseweg 1 8500 Kortrijk 056/ 24 48 90 0473/ 86 26 90 [email protected] Carine Callemin Stafmedewerker HRM Personeelsdienst Budastraat 27 8500 Kortrijk 056/ 24 48 24 0473/ 86 26 24 [email protected]

Caroline Devos Dossiercoördinator Personeelsdienst Budastraat 27 8500 Kortrijk 056/ 24 48 20 [email protected] Veerle De Bosschere Stafmedewerker HRM Personeelsdienst Budastraat 27 8500 Kortrijk 056/ 24 48 26 0473/ 86 24 34 [email protected] Ann Delcour Maatschappelijk Werker Sociale Dienst Budastraat 27 8500 Kortrijk 056/ 24 49 05 [email protected] Nele Bruneel Werkervaringscoach Budastraat 27 8500 Kortrijk 056/24.41.14 0473/86.27.23 [email protected] Roos Vandersteene Maatschappelijk Werker WZC Sint-Jozef Condédreef 16 8500 Kortrijk 056/ 24 47 06 [email protected] Debbie Dehert Personeelsdeskundige Personeelsdienst Budastraat 27 8500 Kortrijk 056/ 24 48 21 [email protected] Evelyn Ghequiere Coördinator vrijwilligerswerking Beleidsteam maatschappelijke dienstverlening Budastraat 27 8500 Kortrijk 056/ 24 42 05 0473/ 86 24 05 [email protected] Marian Mortier Sociaal Verpleegkundige Centrum Overleie Overleiestraat 45 8500 Kortrijk 056/ 27 73 87 0473/ 86 26 76 [email protected] An Vanhooren Extern preventieadviseur Psychosociaal welzijn IDEWE Hof ter Weze 1 8800 Roeselare 051/ 27 29 29

(PAPS)

[email protected] [21 juni 2012]

Punt 12

Aanpassing van de procedure moederschapsbescherming.


Het was noodzakelijk om de procedure moederschapsbescherming te verfijnen en te verduidelijken, vooral op vlak van de beheersingsmaatregelen, waar in sommige gevallen te radicaal naar het middel verwijdering uit de dienst werd gegrepen.

Beoordeling

In sommige risicodiensten werden zwangere medewerkers in het kader van de moederschapsbescherming verwijderd en andere taken toegewezen. Als deze medewerkers immuun zijn voor bepaalde biologische agentia kunnen de beheersingsmaatregelen beperkt worden en wordt de werking van de dienst minder verstoord. De procedure moederschapsbescherming diende duidelijker en toegankelijker worden opgesteld.


Budget


  

Arbeidswet van 16 maart 1971 inzake moederschapsbescherming en zijn wijzigingen; Uitvoeringsbesluit KB van 2 mei 1995; Rechtspositiebesluit OCMW;




Raadsbesluit 20 september 2001 en 17 maart 2011




Basisoverleg van 5 juni 2012;

Bijlagen



Bijlage 1 : tabel van de risico’s aanwezig binnen het OCMW volgens bijlage 1 KB van 2 mei 1995 Bijlage 2 : flow betreffende de handelingen bij het melden van een zwangerschap

Visum ontvanger

 Stemmen

Unanimiteit.

Besluit

De Raad wijzigt de nota betreffende de procedure moederschapsbescherming als volgt : “1. Juridische basis. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn heeft in zitting van 20 september 2001 navermelde uniforme regeling inzake de moederschapbescherming vastgesteld en in zitting van 17 maart 2011 en 21 juni 2012 aangepast. Hierbij rekening houdend met de arbeidswet van 16 maart 1971, inzake de moederschapbescherming en zijn wijzigingen. En het uitvoeringsbesluit K.B. van 2 mei 1995 (B.S. 18 mei 1995). Dit gebeurde in samenspraak met de interne dienst preventie en bescherming en na goedkeuring van het voorstel ter zake door de externe dienst preventie en bescherming 2.Definitie De wet op de moederschapbescherming is van toepassing op alle werkneemsters die vallen onder de bepalingen van het KB van 2 mei 1995 met bijlagen. - Bijlage I van het KB vermeldt de niet-limitatieve lijst van agentia, procédés en arbeidsomstandigheden, bedoeld in art. 4 van het KB, die een risico kunnen vormen tijdens de zwangerschap voor moeder en foetus. - Bijlage II van het KB vermeldt de lijst van de verboden agentia en arbeidsomstandigheden bedoeld in art. 7 van het KB . Meerdere risico's kunnen gelijktijdig aanwezig zijn. Aan de hand van voornoemde bijlage I heeft de arbeidsgeneesheer in samenspraak met de preventieadviseur een risico-evaluatie opgesteld voor alle potentieel gevaarlijke werkzaamheden met een specifiek risico van blootstelling aan agentia, procédés en arbeidsomstandigheden. Daarnaast adviseert de arbeidsgeneesheer individuele beschermingsmaatregelen bij situaties die niet algemeen voorzien kunnen worden. Het advies is bindend. Elke preventieve verwijdering is het gevolg van een individuele beslissing.

De moederschapbescherming kan zich, ongeacht het statuut van tewerkstelling, uitstrekken over: - de periode vanaf de melding van de zwangerschap en/of de intentie voor borstvoeding door het personeelslid. - de periode van het zwangerschapsverlof dat 15 of 17 weken duurt (6 weken prenataal verlof of 8 weken voor meerlingen zwangerschap, 9 weken postnataal verlof). Bij moederschapbescherming wordt het prenataal verlof (6 of 8 weken) steeds geacht genomen te worden voor de bevalling en als dusdanig verrekend. - De eventuele periode van borstvoedingsverlof tot maximum 5 maand na de bevallingsdatum. 3. Toepassingsgebied – personeelsleden - aanpassing v/d arbeid De wet op de moederschapbescherming wordt van toepassing op de personeelsleden van het OCMW van zodra zij het bestuur op de hoogte brengen van hun zwangerschap. Voor potentieel gevaarlijke werkzaamheden, waarbij zich een specifiek risico kan voordoen is een risicoanalyse uitgevoerd. Meer bepaald is bij het vaststellen van de algemene regels de aard, de mate en de duur van de blootstelling geëvalueerd. Op die wijze werd elk risico voor de veiligheid en gezondheid en de weerslag ervan op de zwangerschap of borstvoeding nagegaan. Evenals op de gezondheid van het kind. Er werd voorgesteld welke algemene maatregelen dienen getroffen te worden. Voor de risico’s aanwezig binnen het OCMW Kortrijk volgens bijlage I van het KB van 2 mei 1995 wordt verwezen naar de tabel bij titel 4 “Risicoanalyse”. De hieronder beschreven beschermingsmechanismen vinden uitwerking van zodra het OCMW op de hoogte gebracht is van de zwangerschap en of de intentie voor borstvoedingsverlof. Rekening houdend met de resultaten van de risicoanalyse neemt het OCMW, om de blootstelling van het personeelslid aan het risico te vermijden, één van de volgende maatregelen, aangepast aan de situatie. - Een tijdelijke aanpassing van de arbeidsomstandigheden of van de risicogebonden werktijden van het betrokken personeelslid. - Indien een aanpassing van de arbeidsomstandigheden of van de risicogebonden werktijden technisch of objectief niet mogelijk is of om gegronde redenen redelijkerwijze niet kan worden verlengd, zorgt het OCMW als werkgever ervoor dat het personeelslid andere met zijn toestand combineerbare arbeid kan verrichten (bv. overplaatsing naar andere werkpost of dienst; ander takenpakket, …). Hierbij wordt het behoud van de toegekende wedde, verbonden aan de graad van titularis, gegarandeerd. - Indien geen van voormelde oplossingen mogelijk zijn, wordt het beschermd personeelslid preventief verwijderd uit zijn dienst. Hierbij wordt: voor het contractueel aangestelde personeel de arbeidsovereenkomst geschorst, gedurende de schorsing wordt de bezoldiging vergoed door de RIZIV. het statutair op proef benoemd personeel op een specifieke regeling van moederschapbescherming (dienstactiviteit) gesteld, gedurende deze periode wordt de bezoldiging vergoed door de RIZIV. het definitief vast benoemt statutair personeel vrijgesteld van arbeid, gedurende deze vrijstelling komt de bezoldiging integraal ten laste van het bestuur. Borstvoeding: In het kader van de wettelijke bepalingen betreffende de moederschapbescherming van toepassing op het personeelslid dat haar kind borstvoeding geeft, kan de arbeidsgeneesheer een zelfde advies geven i.v.m. het verrichten van arbeid door het betrokken personeelslid gedurende de lactatieperiode. Een periode van lactatieverlof kan tot maximum 5 maanden na de bevalling. 4. Risicoanalyse Voor wat de activiteiten binnen de OCMW opdrachten betreft werden volgende risico’ s vastgesteld: Zie bijlage1: tabel van de risico’s aanwezig binnen het OCMW volgens bijlage 1 KB van 2 mei 1995 Risico's bij tewerkstelling in diverse projecten : personeelsleden tewerkgesteld volgens art 60

§ 7 van de organieke wet en de activatewerkstellingen worden door de arbeidsgeneesheer geëvalueerd mede door de werkpostfiche die bij de aanvang, en bij iedere wijziging van iedere tewerkstelling dient te worden ingevuld. Borstvoeding : Na evaluatie en invulling van de risicogegevens kan moederschapbescherming gegeven worden tijdens de borstvoedingsperiode, indien de risico's niet kunnen worden uitgeschakeld: - 5 maanden lactatieverlof worden toegekend aan de personeelsleden tewerkgesteld in de poetsdienst, buurtcentrum, de straathoekwerkers en de hulpverleners van het lokaal opvanginitiatief voor asielzoekers. - 15 weken lactatieverlof voor die personeelsleden vermeld onder de andere risicorubrieken 5. Procedure van de beheersingsmaatregelen Van zodra de zwangerschap is vastgesteld, waarschuwt het betrokken personeelslid zijn diensthoofd en geeft een zwangerschapsattest af met de vermelding van de vermoedelijke bevallingsdatum. Het diensthoofd waarschuwt de personeelsdienst en neemt de nodige beheersingsmaatregelen (risicoanalyse) om de zwangere te beschermen. De personeelsdienst maakt een afspraak voor het personeelslid bij de arbeidsgeneesheer en bezorgt aan de medewerker van een risicodienst een formulier met een overzicht van de biologische agentia waarvoor immuniteit moet vastgesteld worden. De medewerker van de risicodienst stelt het immuniteitsonderzoek die door de gynaecoloog werd uitgevoerd ter beschikking aan de arbeidsgeneesheer. De arbeidsgeneesheer bepaalt via de risicoanalyse, immuniteitstest en onderzoek de beheersingmaatregelen of de verwijdering van het personeelslid. Of er is geen enkel probleem en de zwangere kan haar functie verder uitoefenen tot het zwangerschapsverlof. Of er worden beheersingsmaatregelen geadviseerd en het diensthoofd kan deze implementeren. Of er volgt een preventieve verwijdering volgens de moederschapbescherming. Zie bijlage 2: flow betreffende de handelingen bij het melden van een zwangerschap 6. Preventieve verwijdering tijdens de zwangerschap en borstvoeding contractueel en statutair op proef De arbeidsgeneesheer maakt een document op dat meegegeven wordt met het personeelslid. Het personeelslid dient dit formulier aan de mutualiteit te bezorgen nadat de personeelsdienst de verklaring van de werkgever heeft aangevuld. Dit formulier “werkstopzetting” dient door contractueel aangesteld of statutair op proef benoemd personeel worden afgegeven aan de dienst ‘uitkeringen’ van de mutualiteit waarbij de betrokkene is aangesloten. Deze staat in voor de voorziene uitkering van 90 % van de begrensde budobezoldiging. Zowel de contractuele arbeidsovereenkomst als de statutaire proefperiode worden geschorst. Personeelsleden die uit dienst gaan (vb. contract bepaalde duur) tijdens de periode van de preventieve werkverwijdering kunnen niet langer aanspraak maken op een uitkering van de mutualiteit en moeten zich inschrijven als werkzoekende bij de RVA. definitief vast benoemd statutair personeel De arbeidsgeneesheer maakt een document op dat meegegeven wordt met het personeelslid. Het personeelslid dient dit formulier aan de personeelsdienst te bezorgen. Statutaire definitief vast benoemde personeelsleden genieten hun wedde verder vanuit het OCMW. Voor borstvoedingsverlof, dat een afzonderlijke aanvraag uitmaakt, wordt dezelfde procedure gevolgd Na het beëindigen van het lactatieverlof dient het personeelslid zich voor een nieuwe controle bij arbeidsgeneesheer te melden. Bijkomende procedure Zwangere werknemers met taken die niet door de Raad ambtshalve erkend zijn als risicodragend kunnen hieromtrent de arbeidsgeneesheer raadplegen. De arbeidsgeneesheer die, rekening houdend met gekend risico en met de factoren ter plaatse adviseert (bindend advies) het OCMW dat het betrokken personeelslid

- ongewijzigd haar taken kan blijven uitoefenen. - andere met zijn toestand combineerbare arbeid kan verrichten. Hierbij kent het OCMW andere taken toe, of bij ontstentenis aan andere taken volgt de verwijdering uit de dienst. - Onmiddellijk uit de dienst verwijderd wordt. Het bestuur neemt akte van of beslist over het te geven gevolg aan het voorgelegd advies. Opmerking: De nog resterende vakantiedagen die anders niet meer in het kalenderjaar zouden kunnen worden opgenomen, en die vóór de periode van verwijdering opgenomen worden, kunnen de datum van de preventieve verwijdering verschuiven. 7. Zwangerschapsverlof - Procedure: Van zodra de zwangerschap is vastgesteld, waarschuwt het betrokken personeelslid zo vlug mogelijk zijn diensthoofd en geeft een attest af met de vermelding van de vermoedelijke bevallingsdatum. - Bezoldiging: contractueel en statutair op proef Gedurende de 15 of 17 weken zwangerschapsverlof (6 weken prenataal verlof of 8 weken voor meerlingen zwangerschap en 9 weken postnataal verlof) ontvangt het contractueel aangesteld of statutair op proef benoemd personeelslid de eerste 30 dagen 82 % van de bruto bezoldiging en vanaf de 31ste dag 75 % van de bruto bezoldiging via de mutualiteit. definitief vast benoemd statutair personeel Statutaire definitief vast benoemde personeelsleden genieten hun wedde verder vanuit het OCMW. Opmerking: Van het prenataal verlof dient minstens één week opgenomen voor de bevalling. Het postnataal verlof wordt verlengd met de niet opgenomen periode van prenataal verlof. 8. Borstvoedingsverlof (lactatieverlof) Als je van de arbeidsgeneesheer, omwille van infectiegevaar, het werk niet mag hervatten omdat je borstvoeding geeft, val je onder de regeling werkverwijdering en ontvang je dus een uitkering van uw mutualiteit (contractuelen en op proef benoemden) of van het OCMW (statutair benoemden). Als je echter zelf beslist om thuis te blijven omwille van de borstvoeding, heb je geen recht op een tegemoetkoming van de mutualiteit. In dit geval kan je terugvallen op een systeem van loopbaanonderbreking, ouderschapsverlof (thematisch verlof RVA) of onbetaald verlof.” [21 juni 2012]

Punt 13

Varia Raadslid Marc Cottenier werd aangesproken over een communicatieprobleem in WZC Biezenheem tussen logistieke medewerkers en residenten. Sommige logistieke medewerkers spreken enkel Engels en geen Nederlands. Voorzitter Franceska antwoordt dat het vermoedelijk om een leerwerknemer gaat en dat als voorwaarde voor tewerkstelling de kennis van het Nederlands niveau 1.2 moet bereikt worden. Dit zal besproken worden met de directie en de nodige feedback zal daarna gegeven worden. [21 juni 2012]

Samenwerking tussen de leerwerkplaats en de dienst Facility. Voorstel tot goedkeuring bijkomende proefprojecten

Recommend Documents