Samenwerken met icounting. Beschrijving in- en verkooprol

Samenwerken met iCounting Beschrijving in- en verkooprol

Inhoudsopgave

1 Samenwerken

3

2 In- en verkooprol

3

2.1 Inkoopfacturen

3

2.1 Verkoopfacturen

3

3 Hoe werkt het?

3

3.1 Inkoopfacturen

3

3.2 Verkoopfacturen

3

4 Inrichting

4

4.1 Inkoopfacturen

4

4.2 Verkoopfacturen

4

5 Inkoopfacturen verwerken

6

6 Betalingen fiatteren

7

7 Betalingen uitschrijven

11

8 Verkooporders invoeren

13

9 Aanmaningen versturen

15

10 Informatie over debiteuren en crediteuren

16

10.1 De functie Informatie

16

10.2 De functie Rapporten

17

11 Prijzen

19

12 Slot

19

‘Kooimeerstaete’ Louise Henriëttestraat 25 1814 XC Alkmaar

072 511 25 27 Telefoon www.iCounting.nl [email protected]

2

1 Samenwerken Wij zijn verheugd dat u heeft gekozen voor een samenwerking met iCounting, waarbij u gebruik maakt van de in- en verkooprol. In deze gebruikershandleiding wordt het proces van inboeken en betalen van inkoopfacturen via iCounting beschreven. Mocht u naar aanleiding van het lezen van deze handleiding nog aanvullende vragen hebben, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen op telefoonnummer 072 – 511 25 27 of via het e-mailadres [email protected].

2 In- en verkooprol Bij de in- en verkooprol bent u zelf verantwoordelijk voor het inboeken van de inkoopfacturen en het betalen van uw crediteuren. Daarnaast kunt u met iCounting verkoopfacturen maken en verwerken, en aanmaningen versturen. Alle overige handelingen, zoals het inlezen van bankafschriften, kas en loonjournaalposten worden verzorgd door iCounting. 2.1 Inkoopfacturen Voordat u de inkoopfacturen met iCounting kunt betalen, dienen de facturen in de administratie verwerkt te worden. Wij noemen dit het inboeken van de inkoopfacturen. Na het inboeken van de facturen, staan ze gereed om betaald te worden. 2.1 Verkoopfacturen Voordat de verkoopfacturen aangemaakt kunnen worden, dient de basis van de administratie juist en volledig te worden ingevuld. Op deze manier kunnen verkoopfacturen per e-mail worden verzonden, maar per post is ook nog mogelijk. Tevens kunnen contracten maandelijks worden gefactureerd. Doordat u gebruik maakt van de in- en verkooprol, worden de facturen automatisch in de administratie verwerkt en kunt u vanuit iCounting aanmaningen versturen. Hierdoor zijn er geen dubbele systemen noodzakelijk, zijn alle verkoopfacturen correct en direct ingeboekt en per e-mail verzonden naar de klant.

3 Hoe werkt het? 3.1 Inkoopfacturen U logt in op uw administratie bij iCounting. Vervolgens boekt u of één van uw bevoegde medewerkers de inkoopfacturen in. U heeft de mogelijkheid om de facturen aan de boeking te koppelen, maar dat is aan u zelf. Voordeel hiervan is wel dat de papieren facturen niet bewaard hoeven te blijven. Vervolgens kunt u in uw administratie de facturen fiatteren en betalen door middel van een SEPA bestand. Dit bestand wordt gebruikt voor betalingen binnen de EU. 3.2 Verkoopfacturen Als eenmaal de basisgegevens van de administratie zij ingevoerd, is het zeer eenvoudig factureren. U maakt de verkoopfactuur aan binnen iCounting. De verkoopfactuur wordt door iCounting per e-mail naar het opgegeven e-mailadres gestuurd en de factuur wordt automatisch in het systeem verwerkt. Kortom: als u factureert met iCounting, zal het u tijd en portokosten besparen. Daarnaast kunt u op basis van de openstaande posten zelf bepalen welke debiteuren u wilt aanmanen via iCounting. ‘Kooimeerstaete’ Louise Henriëttestraat 25 1814 XC Alkmaar


3

4 Inrichting 4.1 Inkoopfacturen Voordat u kunt starten met het inboeken, fiatteren en betalen van facturen via iCounting, dient de administratie ingericht te worden. Zo dienen de bevoegde medewerkers aangemaakt te worden en hun bevoegdheden vast gelegd te worden. Daarnaast dienen de vaste gegevens van uw leveranciers ingevoerd te worden. Het gaat hierbij om de NAW gegevens, maar ook om de financiële gegevens, zoals het KvK nummer, BTW nummer, IBAN nummers en betalingstermijnen. In overleg met u kunnen wij de inrichting voor onze rekening nemen of kunt u de inrichting zelf doen. 4.2 Verkoopfacturen Ook voor het factureren met iCounting dienen eerst een aantal gegevens ingevuld te worden. Zo dienen de basisgegevens van uw onderneming ingevuld te worden, zoals de rechtsvorm van uw onderneming en uw IBAN nummer. Deze gegevens zullen op uw factuur vermeld worden en zijn van belang in verband met de factuurvereisten die door de Belastingdienst zijn gesteld. Deze basisgegevens kunt u invullen bij Tabellen – Algemeen – Basisgegevens algemeen.



4

Vervolgens dient het tabblad Kamer van Koophandel ingevuld te worden. Hierbij is uw KvK-nummer van belang.

Daarnaast dienen de vaste gegevens van uw afnemers ingevoerd te worden. Het gaat hierbij om de NAW gegevens, maar ook om de financiele gegevens, zoals de betalingscondities. Deze condities kunnen zowel voor uw debiteuren als crediteuren gelden. Om efficiënter te werken kunnen de condities gekoppeld worden aan de debiteuren en crediteuren. Op die manier hoeft u ze slechts eenmaal in te vullen. In onze standaard administratie hebben wij alvast een aantal betalingscondities voor u aangemaakt. Deze kunt u uiteraard aanvullen, zodat u ze kunt toepassen voor uw eigen administratie.

Nadat alle basisgegevens zijn ingevuld, kunt u starten met het invoeren van verkooporders.



5

5 Inkoopfacturen verwerken Met Boeken kunt u, of een bevoegde medewerker de inkoopfacturen inboeken.

U geeft in de regels aan om welke crediteur het gaat en vult het factuurnummer, de factuurdatum, het factuurbedrag, het BTW bedrag en een omschrijving in. Daarnaast dient u aan te geven op welke grootboekrekening de kosten geboekt moeten worden. Wij hebben de voorkeur om zoveel mogelijk met vaste tegenrekeningen bij crediteuren te werken, zodat u minder handelingen hoeft te verrichten. Een vaste tegenrekening kan bijvoorbeeld # 4635 Mobiele telefonie bij de leverancier KPN zijn. Door dit eenmalig in te stellen, heeft u er elke maand profijt van. Vervolgens kunt u per boeking de facturen in bijvoorbeeld PDF formaat toevoegen aan de boeking. Zo kunt u deze op een later tijdstip gemakkelijk inzien en hoeft u geen ordners meer door te bladeren op zoek naar die ene factuur. Facturen kunnen toegevoegd worden door op ‘Documenten’ te klikken.



6

6 Betalingen fiatteren Met Betalingen fiatteren (onder de functie Bankieren) kunt u of een bevoegde medewerker de inkoopfacturen nakijken op juistheid. In het scherm Betalingen fiatteren staan alle openstaande inkoopfacturen die naar uw e-mailadres gestuurd zijn. De facturen zijn hier te openen in PDF.

Facturen zijn eenvoudig te openen met ‘Documenten’. In de afbeelding hieronder is een voorbeeld van een inkoopfactuur te zien, welke in PDF is opgeroepen.



7

Mocht u het niet eens zijn met een inkoopfactuur, dan kunt u in dit scherm aangeven dat de factuur betwist is door middel van ‘Betwist’. Betwiste facturen kunnen dan niet gefiatteerd worden voor het uitschrijven van een betaling. Voor de betwiste facturen dient contact opgenomen te worden met de leverancier voor een creditnota of een aanvullende factuur.

Links onderin uw scherm is de legenda opgenomen, evenals de informatie van de crediteur. In de legenda wordt een uitleg gegeven over de status van een factuur. Tevens kunt u onderin het scherm op ‘Crediteur aanpassen’ klikken. Hiermee komt u in Tabellen en kunt u de vaste gegevens van de crediteur bewerken of aanvullen.

In het scherm Betalingen fiatteren kunt u zelf aangeven welke facturen getoond dienen te worden: alle facturen, alleen betwiste facturen of alleen de te fiatteren facturen.



8

Inkoopfacturen die middels een automatische incasso betaald worden, dienen uiteraard niet meegenomen te worden in het betaalbestand wat u gaat uitschrijven. U wilt facturen immers niet dubbel betalen. Per crediteur kunt u aangeven of u een machtiging tot incasso heeft afgegeven. In het scherm Betalingen fiatteren kunt u vervolgens zien voor welke crediteuren een automatische incasso is afgegeven.

Facturen fiatteren kunt u eenvoudig doen door op ‘Fiatteren inkoopfactuur’ te klikken, maar u kunt het ook doen door dubbel te klikken op een factuur. De factuur is nu gefiatteerd.



9

Reeds gefiatteerde facturen kunnen niet als betwist aangemerkt worden. Hiervoor dient de factuur eerst als niet gefiatteerd aangemerkt te worden, om hem vervolgens de status betwist mee te geven. Dit kunt u doen door op ‘Niet gefiatteerd’ te klikken of door weer dubbel te klikken op de regel.

Indien een factuur gefiatteerd is, wordt hij zichtbaar in het scherm Betalingen uitschrijven. In dit scherm komen dus alleen de gefiatteerde facturen. Nadat u of uw medewerker klaar is met het fiatteren van facturen, kunnen de betalingen worden uitgeschreven. Hiervoor gaat u naar Bankieren – Betalingen uitschrijven.



10

7 Betalingen uitschrijven In het scherm betalingen uitschrijven komen alleen de gefiatteerde facturen voor. Ook in dit scherm is het mogelijk om de facturen op te roepen in PDF door op ‘Documenten’ te klikken.

Het kan voorkomen dat u het niet eens bent met een gefiatteerde factuur. U kunt dan hier nog de fiattering terugdraaien en de factuur de status Betwist meegeven. Deze facturen verdwijnen dan in het scherm Betalingen uitschrijven. Bij het uitschrijven van betalingen dient u aan te geven met welke bankrekening u betalingen wilt gaan verrichten. Dit kunt u bovenin aangeven.

Indien u het prettig vindt, is het mogelijk om vooraf een lijst van de nog te betalen facturen uit te draaien. Tevens kunt u, voordat u de betalingen daadwerkelijk gaat uitschrijven, een lijst van de geselecteerde betalingen afdrukken. Op de manier kunt u op een later tijdstip nog terugzien welke facturen zijn meegenomen in het betaalbestand van bijvoorbeeld 15 september.



11

Geselecteerde betalingen kunnen nog gewijzigd worden, bijvoorbeeld in het geval van betalingskorting of een uitgestelde betaling. Zo kunt u per betaling het bedrag en de gewenste verwerkingsdatum aanpassen. De gewenste verwerkingsdatum staat standaard op ‘direct betalen‘. Ook in het scherm Betalingen uitschrijven is links onderin uw scherm de legenda opgenomen, evenals de informatie van de crediteur. In de legenda wordt een uitleg gegeven over de status van de factuur. Tevens kunt u ook hier onderin het scherm op ‘Crediteur aanpassen’ klikken en daarmee de vaste gegevens, zoals het IBAN nummer van de crediteur bewerken of aanvullen.

Om de geselecteerde facturen uit te schrijven, klikt u op ‘Betalingen uitschrijven’. Het SEPA bestand wordt dan uitgeschreven naar de locatie op uw computer die ingevuld staat. U kunt vervolgens in uw omgeving voor internet bankieren het SEPA bestand inlezen en de betalingen verrichten.



12

8 Verkooporders invoeren Verkooporders kunnen worden ingevoerd via Verkoop - verkooporders invoeren.

Bij de order dient u aan te geven voor welke debiteur u een factuur wilt maken. Vervolgens geeft u aan welke artikelen u heeft geleverd of verricht. Deze artikelen zijn gekoppeld aan artikelgroepen. Het voordeel van werken met artikelgroepen is dat deze gekoppeld kunnen worden aan de juiste grootboekrekening. Wanneer u dan een factuur maakt waarin deze groep voorkomt, wordt de omzet direct op de juiste grootboekrekening geboekt.



13

U kunt bij het maken van een verkooporder de prijs ingeven. U kunt er ook voor kiezen om te werken met standaard verkoopprijzen. Deze kunnen per artikel ingesteld worden. Zo hoeft u bij het maken van de verkoopfactuur de prijs niet handmatig in te vullen. De prijzen, maar ook andere gegevens met betrekking tot de artikelen of artikelgroepen, kunt u invullen bij Tabellen – Artikelen/werksoorten.

Als u alle informatie met betrekking tot de verkoopfactuur heeft ingevuld, kunt u eerst een proforma factuur afdrukken om de factuur te beoordelen. Dit gaat via Bewerken - Proforma factuur afdrukken. Indien u akkoord gaat met de factuur, kan deze afgedrukt en verwerkt worden. Dit doet u middels Bewerken - Factuur afdrukken. Nadat de factuur is afgedrukt, wordt deze automatisch ook geboekt in de administratie.



14

9 Aanmaningen versturen Via Rapporten – Financieel – Debiteur kunt u aanmaningen afdrukken voor de openstaande facturen. Hierbij dient u de datum van de aanmaning in te vullen en aan te geven tot welke datum de laatste betalingen verwerkt zijn. Een voorbeeld van een aanmaning ziet u hieronder:



15

10 Informatie over debiteuren en crediteuren Informatie over de debiteuren en crediteuren is op twee manieren te verkrijgen, namelijk via Informatie op je scherm of via Rapporten als uitdraai.

10.1 De functie Informatie Via de functie Informatie kunt u de actuele stand van uw debiteuren en crediteuren inzien. Hierbij kunt u kiezen om alle of alleen de openstaande debiteuren of crediteuren te tonen. Per debiteur of crediteur ziet u dan het actuele saldo.



16

Een overzicht van de openstaande posten kun je via Informatie per debiteur of crediteur afdrukken. Een lijst van alle openstaande debiteuren of crediteuren kun je via Rapporten afdrukken. Dit wordt in het volgende hoofdstuk beschreven. Door dubbel te klikken op een debiteur of crediteur, wordt de kaart geopend. Hier ziet u de achterliggende informatie, zoals de betalingsdatum. Ook hier heeft u de keuze om alle posten of alleen de openstaande posten te tonen. De facturen zijn hier ook in PDF te benaderen en de vaste gegevens van de debiteuren of crediteuren kunnen ook via Informatie aangepast worden.

10.2 De functie Rapporten Informatie over de debiteuren of crediteuren kunt u via Rapporten als uitdraai benaderen en afdrukken naar de printer of exporteren naar een Excel bestand.

U heeft hier de keuze uit verschillende rapporten, zoals een lijst van de openstaande posten, maar ook is het mogelijk om de historische mutaties per debiteur of crediteur per jaar af te drukken of een overzicht van het in- en verkoopsaldo. ‘Kooimeerstaete’ Louise Henriëttestraat 25 1814 XC Alkmaar


17

Via Rapporten – Bankieren kunt u rapporten afdrukken inzake de betalingen. U heeft hier de keuze uit de Gefiatteerde of Geselecteerde betalingen, maar ook uit de Nog te betalen facturen. Deze rapporten kunt u per crediteur of van alle crediteuren tezamen afdrukken.

Ook kunt u via Rapporten een kopie van de gemaakte (proforma) facturen afdrukken.



18

11 Prijzen In de tabel hieronder staan de prijzen beschreven voor de in- en verkooprol. Er zijn bij deze rol ook extra modules beschikbaar waar u gebruik van kunt maken

Rol

Functies Klant

Prijs per maand

In- en verkooprol

- Inkoopfacturen handmatig boeken + koppelen van PDF facturen - Betalen crediteuren - Verkoopfacturen maken en versturen - Werken met contracten - Aanmaningen versturen

€ 30,-

Extra opties

- Extra rol voor autorisatie facturen - Urenregistratie - Voorraadbeheer

-

iCounting werkzaamheden

Indicatie Tarief

Bankafschriften inlezen Kas inlezen Journaalposten inlezen Nalopen administratie

€ 25,- per handeling € 15,- per handeling € 15,- per handeling € 300,- per kwartaal

- Inrichten administratie

€ 200,- eenmalig

€ 5,€ 75,€ 75,-

*Alle prijzen zijn excl. btw

12 Slot Met deze beknopte handleiding hopen wij u een goed beeld te hebben gegeven van de Verkooprol binnen iCounting. Heeft u nog vragen, neem contact op met onze deskundige medewerkers die u graag verder helpen. Wij gaan de samenwerking graag met u aan!

Contactgevens Louise Henriëttestraat 25 1814 XC Alkmaar Telefoon: 072 5112527 E-mail: [email protected]



19

Samenwerken met icounting. Beschrijving in- en verkooprol

Recommend Documents