Samenwerken met icounting. Beschrijving financiële rol

Samenwerken met iCounting Beschrijving financiële rol

Inhoudsopgave 1 Samenwerken

3

2 Financiële rol

3

2.1 Inkoopfacturen

3

2.2 Mutaties inlezen

3

3 Hoe werkt het?

3

3.1 Inkoopfacturen

3


4

4 Inrichting

4

4.1 Inkoopfacturen

4


4

5 Betalingen fiatteren

5

6 Betalingen uitschrijven

9

7 Informatie over crediteuren

11

7.1 De functie Informatie

11

7.2 De functie Rapporten

13

8 Bankafschriften inlezen

14

9 Kas inlezen

16

10 Loonjournaalposten inlezen

18

11 Prijzen

19

12 Slot

19

‘Kooimeerstaete’ Louise Henriëttestraat 25 1814 XC Alkmaar

072 511 25 27 Telefoon www.iCounting.nl [email protected]

2

1 Samenwerken Wij zijn verheugd dat u heeft gekozen voor een samenwerking met iCounting, waarbij u gebruik maakt van de financiële rol. In deze gebruikershandleiding wordt het proces van betalen van inkoopfacturen en het inlezen van bankafschriften, kasmutaties en loonjournaalposten via iCounting beschreven. Mocht u naar aanleiding van het lezen van deze handleiding nog aanvullende vragen hebben, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen op telefoonnummer 072 – 511 25 27 of via het e-mailadres [email protected].

2 Financiële rol Bij de financiële rol bent u zelf verantwoordelijk voor het betalen van uw crediteuren. Daarnaast leest u de bankafschriften, kasmutaties en loonjournaalposten zelf in. Alle overige handelingen, zoals het verwerken van de in- en verkoopfacturen worden verzorgd door iCounting. 2.1 Inkoopfacturen Voordat u de inkoopfacturen in iCounting kunt benaderen, zullen wij deze voor u verwerken via UBL. UBL staat voor Universal Business Language en geeft in bestandsvorm de inhoud van een factuur weer. Doordat wij werken met UBL is het voor u mogelijk om de inkoopfacturen in iCounting in PDF te openen. Op deze manier kunt u de facturen altijd en overal benaderen. 2.2 Mutaties inlezen Met iCounting kunt u zelf de bank- en kasmutaties zelf inlezen, net als de loonjournaalposten. Dit scheelt u veel handmatige handelingen en daarmee dus ook veel tijd! Tevens is de kans op fouten gering. Voordat u kunt inlezen, dienen er een aantal gegevens ingevuld te worden, zoals het IBAN nummer van uw bankrekening. Daarnaast dient u te beschikken over het juiste formaat bestand om te kunnen inlezen. In de onderstaande alinea’s wordt beknopt beschreven hoe één en ander werkt.

3 Hoe werkt het? 3.1 Inkoopfacturen U stuurt uw inkoopfacturen naar uw eigen e-mailadres [[email protected]] of laat uw leveranciers de facturen per e-mail versturen naar dit e-mailadres. Van alle inkoopfacturen die naar uw e-mailadres bij iCounting worden verzonden, krijgt u een cc bericht. Zodra wij de inkoopfacturen hebben ontvangen, zullen wij deze voor u verwerken in uw administratie. Houd er rekening mee dat de verwerking van de facturen minimaal 1 dag duurt. Vervolgens logt u of een medewerker die bevoegd is in op uw administratie bij iCounting. U kunt in uw administratie de facturen bekijken en betalen door middel van een SEPA bestand. Dit bestand wordt gebruikt voor betalingen binnen de EU.



3

3.2 Mutaties inlezen U downloadt de bankmutaties in uw internet bankieren omgeving en slaat het bestand op als bijvoorbeeld een MT940 formaat. Dit bestand bevat alle bij- en afschrijvingen van een geselecteerde periode en neemt de data, bedragen en omschrijvingen hierin mee. Dit bestand kunt u eenvoudig inlezen bij iCounting. Wanneer u de kasmutaties in een Excel bestand bijhoudt, kunnen ook deze mutaties ingelezen worden met iCounting. Op deze manier hoeft u de mutaties slechts eenmaal in te vullen. Voor het inlezen van de loonjournaalposten ontvangt u van de loonadministratie een XML bestand. Hierin staan de grootboekrekeningen, bedragen, periode, datum en omschrijvingen. Dit XML bestand is net als het Excel bestand eenvoudig in te lezen met iCounting.

4 Inrichting 4.1 Inkoopfacturen Voordat u kunt starten met het fiatteren en betalen van facturen via iCounting, dient de administratie ingericht te worden. Zo dienen de bevoegde medewerkers aangemaakt te worden en hun bevoegdheden vast gelegd te worden. Daarnaast dienen de vaste gegevens van uw leveranciers ingevoerd te worden. Het gaat hierbij om de NAW gegevens, maar ook om de financiële gegevens, zoals het KvK nummer, BTW nummer, IBAN nummers en betalingstermijnen. 4.2 Mutaties inlezen In onze standaard administratie zijn de dagboeken en grootboekrekeningen al voor u aangemaakt. Het enige wat nog aangemaakt dient te worden is de bankrekening die u wilt inlezen. In overleg met u kunnen wij de inrichting voor onze rekening nemen of kunt u de inrichting zelf doen.



4

5 Betalingen fiatteren Met Betalingen fiatteren (onder de functie Bankieren) kunt u of een bevoegde medewerker de inkoopfacturen nakijken op juistheid. In het scherm Betalingen fiatteren staan alle openstaande inkoopfacturen die naar uw e-mailadres gestuurd zijn. De facturen zijn hier te openen in PDF.

Facturen zijn eenvoudig te openen met ‘Documenten’. In de afbeelding hieronder is een voorbeeld van een inkoopfactuur te zien, welke in PDF is opgeroepen.



5

Mocht u het niet eens zijn met een inkoopfactuur, dan kunt u in dit scherm aangeven dat de factuur betwist is door middel van ‘Betwist’. Betwiste facturen kunnen dan niet gefiatteerd worden voor het uitschrijven van een betaling. Voor de betwiste facturen dient contact opgenomen te worden met de leverancier voor een creditnota of een aanvullende factuur.

Links onderin uw scherm is de legenda opgenomen, evenals de informatie van de crediteur. In de legenda wordt een uitleg gegeven over de status van een factuur. Tevens kunt u onderin het scherm op ‘Crediteur aanpassen’ klikken. Hiermee komt u in Tabellen en kunt u de vaste gegevens van de crediteur bewerken of aanvullen.

In het scherm Betalingen fiatteren kunt u zelf aangeven welke facturen getoond dienen te worden: alle facturen, alleen betwiste facturen of alleen de te fiatteren facturen.



6

Inkoopfacturen die middels een automatische incasso betaald worden, dienen uiteraard niet meegenomen te worden in het betaalbestand wat u gaat uitschrijven. U wilt facturen immers niet dubbel betalen. Per crediteur kunt u aangeven of u een machtiging tot incasso heeft afgegeven. In het scherm Betalingen fiatteren kunt u vervolgens zien voor welke crediteuren een automatische incasso is afgegeven.

Facturen fiatteren kunt u eenvoudig doen door op ‘Fiatteren inkoopfactuur’ te klikken, maar u kunt het ook doen door dubbel te klikken op een factuur. De factuur is nu gefiatteerd.



7

Reeds gefiatteerde facturen kunnen niet als betwist aangemerkt worden. Hiervoor dient de factuur eerst als niet gefiatteerd aangemerkt te worden, om hem vervolgens de status betwist mee te geven. Dit kunt u doen door op ‘Niet gefiatteerd’ te klikken of door weer dubbel te klikken op de regel.

Indien een factuur gefiatteerd is, wordt hij zichtbaar in het scherm Betalingen uitschrijven. In dit scherm komen dus alleen de gefiatteerde facturen. Nadat u of uw medewerker klaar is met het fiatteren van facturen, kunnen de betalingen worden uitgeschreven. Hiervoor gaat u naar Bankieren – Betalingen uitschrijven.



8

6 Betalingen uitschrijven In het scherm betalingen uitschrijven komen alleen de gefiatteerde facturen voor. Ook in dit scherm is het mogelijk om de facturen op te roepen in PDF door op ‘Documenten’ te klikken.

Het kan voorkomen dat u het niet eens bent met een gefiatteerde factuur. U kunt dan hier nog de fiattering terugdraaien en de factuur de status Betwist meegeven. Deze facturen verdwijnen dan in het scherm Betalingen uitschrijven. Bij het uitschrijven van betalingen dient u aan te geven met welke bankrekening u betalingen wilt gaan verrichten. Dit kunt u bovenin aangeven.

Indien u het prettig vindt, is het mogelijk om vooraf een lijst van de nog te betalen facturen uit te draaien. Tevens kunt u, voordat u de betalingen daadwerkelijk gaat uitschrijven, een lijst van de geselecteerde betalingen afdrukken. Op de manier kunt u op een later tijdstip nog terugzien welke facturen zijn meegenomen in het betaalbestand van bijvoorbeeld 15 september.



9

Geselecteerde betalingen kunnen nog gewijzigd worden, bijvoorbeeld in het geval van betalingskorting of een uitgestelde betaling. Zo kunt u per betaling het bedrag en de gewenste verwerkingsdatum aanpassen. De gewenste verwerkingsdatum staat standaard op ‘direct betalen‘. Ook in het scherm Betalingen uitschrijven is links onderin uw scherm de legenda opgenomen, evenals de informatie van de crediteur. In de legenda wordt een uitleg gegeven over de status van de factuur. Tevens kunt u ook hier onderin het scherm op ‘Crediteur aanpassen’ klikken en daarmee de vaste gegevens, zoals het IBAN nummer van de crediteur bewerken of aanvullen.

Om de geselecteerde facturen uit te schrijven, klikt u op ‘Betalingen uitschrijven’. Het SEPA bestand wordt dan uitgeschreven naar de locatie op uw computer die ingevuld staat. U kunt vervolgens in uw omgeving voor internet bankieren het SEPA bestand inlezen en de betalingen verrichten.



10

7 Informatie over crediteuren Informatie over de crediteuren is op twee manieren te verkrijgen, namelijk via Informatie op je scherm of via Rapporten als uitdraai. Dit geldt overigens ook voor de debiteuren.

7.1 De functie Informatie Via de functie Informatie kunt u de actuele stand van uw crediteuren inzien. Hierbij kunt u kiezen om alle of alleen de openstaande crediteuren te tonen. Per crediteur ziet u dan het actuele saldo.



11

Een overzicht van de openstaande posten kun je via Informatie per crediteur afdrukken. Een lijst van alle openstaande crediteuren kun je via Rapporten afdrukken. Dit wordt in het volgende hoofdstuk beschreven. Door dubbel te klikken op een crediteur, wordt de crediteurenkaart geopend. Hier ziet u de achterliggende informatie, zoals de betalingsdatum. Ook hier heeft u de keuze om alle posten of alleen de openstaande posten te tonen. De facturen zijn hier ook in PDF te benaderen en de vaste gegevens van de crediteuren kunnen ook via Informatie aangepast worden.



12

7.2 De functie Rapporten Informatie over de crediteuren kunt u via Rapporten als uitdraai benaderen en afdrukken naar de printer of exporteren naar een Excel bestand. Dit geldt ook voor de debiteuren.

U heeft hier de keuze uit verschillende rapporten, zoals een lijst van de openstaande posten, maar ook is het mogelijk om de historische mutaties per crediteur per jaar af te drukken of een overzicht van het inkoopsaldo. Via Rapporten – Bankieren kunt u rapporten afdrukken inzake de betalingen. U heeft hier de keuze uit de Gefiatteerde of Geselecteerde betalingen, maar ook uit de Nog te betalen facturen. Deze rapporten kunt u per crediteur of van alle crediteuren tezamen afdrukken.



13

8 Bankafschriften inlezen Met Afschriften inlezen (onder de functie Bankieren) kunt u eenvoudig de bankmutaties inlezen. Hiervoor dient u een download te maken van de bankmutaties van de afgelopen periode in uw internet bankieren omgeving. Dit bestand (MT940, STA of text bestand) slaat u ergens op uw computer op, waar u het ook weer gemakkelijk terug kunt vinden. Dit bestand gaat u immers inlezen.



14

U geeft aan van welke bankrekening u de mutaties wilt inlezen en zoekt vervolgens het bestand op. Nadat het bestand is ingelezen, staan alle bankmutaties klaar om verwerkt te worden. U kunt aangeven of het om een debiteuren- of crediteuren betaling gaat, of dat u rechtstreeks op een grootboekrekening wilt boeken. Door bankrekeningen van afnemers en leveranciers te koppelen aan de debiteuren- en crediteurenadministratie, herkent het programma zelf al om welke debiteur of crediteur het gaat. Daarnaast kunnen kosten door middel van een herkenningscode gekoppeld worden aan een grootboekrekening. U zult merken dat het programma de volgende mutaties hierna zal herkennen.

Nadat alle mutaties zijn verwerkt, kunnen de boekingen doorgeboekt worden. Ze worden dan daadwerkelijk verwerkt in de administratie. In het scherm Boeken zijn de mutaties weer terug te vinden in het betreffende Bank Dagboek.



15

9 Kas inlezen Voor het inlezen van kasmutaties hebben wij een Excel bestand opgesteld, waarin u de mutaties kunt bijhouden. Dit bestand is geschikt om in te lezen in uw administratie. Op deze manier hoeft u de mutaties maar één keer in te voeren!

In dit Excel bestand vult u de datum, een omschrijving en de uitgaven en inkomsten in. In de laatste kolom wordt automatisch het kassaldo berekend na elke mutatie. Door veel te werken met dezelfde omschrijvingen, kunnen we hier ook gebruik maken van herkenningscodes. Zo kan de omschrijving ‘omzet’ gekoppeld worden aan de grootboekrekening # 8000 Omzet en de omschrijving Kruispost aan de grootboekrekening # 1100 Kruisposten. Op die manier heeft u binnen enkele minuten de kas bijgewerkt.



16

Via Algemeen – XML/Excel inlezen kunt de zowel de kasmutaties als de loonjournaalposten inlezen.

U zoekt het Excel bestand op en geeft de periode aan die u wilt inlezen. Binnen enkele seconden zijn de mutaties terug te vinden in het Dagboek Kas, wat u via Boeken kunt benaderen.



17

10 Loonjournaalposten inlezen Het inlezen van loonjournaalposten werkt bij iCounting hetzelfde als het inlezen van kasmutaties. Met XML/Excel inlezen (onder de functie Algemeen) kunt u het XML bestand met daarin alle mutaties met betrekking tot de lonen en salarissen inlezen. Dit bestand ontvangt u van de loonadministratie. In het XML bestand zijn de boekingen met betrekking tot de lonen en salarissen opgenomen, zoals het brutoloon, de loonbelasting en de te betalen nettolonen. Dit bestand slaat u op uw computer op, waar u het weer gemakkelijk terug kunt vinden. Vervolgens geeft u aan in welke dagboek u de boekingen wilt inlezen en klaar! De mutaties zijn ingelezen en zijn terug te vinden via Boeken in het dagboek Lonen.



18

11 Prijzen In de tabel hieronder staan de prijzen beschreven voor de financiële rol. Er zijn bij deze rol ook extra modules beschikbaar waar u gebruik van kunt maken. Rol

Financiële rol

Extra opties

Functies Klant

Prijs per maand

iCounting werkzaamheden

- Betalen crediteuren - Bankafschriften inlezen - Kas inlezen - Journaalposten inlezen

€ 30,-

- Inkoopfacturen verwerken via UBL tot 60 facturen op jaar basis - Inkoopfacturen verwerken via UBL vanaf 60 facturen op jaar basis - Verkoopfacturen boeken - Aanmaningen versturen - Nalopen administratie

€ 3,- per factuur

- Inrichten administratie

€ 200,- eenmalig

- Extra rol voor autorisatie facturen € 5,€ 75,- Urenregistratie € 75,- Voorraadbeheer

Indicatie Tarief

€ 2,25 per factuur

€ 3,- per factuur € 3,- per aanmaning € 300,- per kwartaal

*Alle prijzen zijn excl. btw

12 Slot Met deze beknopte handleiding hopen wij u een goed beeld te hebben gegeven van de Financiële rol binnen iCounting. Heeft u nog vragen, neem contact op met onze deskundige medewerkers die u graag verder helpen. Wij gaan de samenwerking graag met u aan!

Contactgevens Louise Henriëttestraat 25 1814 XC Alkmaar Telefoon: 072 5112527 E-mail: [email protected]



19

Samenwerken met icounting. Beschrijving financiële rol

Recommend Documents