Rv. nr.: B&W-besluit d.d.: B&W-besluit nr.: Aanleiding: Actualisering van het in 2005 vastgestelde beleidskader Verbonden Partijen

RAADSVOORSTEL Rv. nr.:

B&W-besluit d.d.: 5-2-2013 B&W-besluit nr.: 13.0096

Naam programma +onderdeel: Algemene dekkingsmiddelen Onderwerp: Beleidskader verbonden partijen Aanleiding: Actualisering van het in 2005 vastgestelde beleidskader Verbonden Partijen Doel: Verbeteren van de informatievoorziening over verbonden partijen en van de sturing en toezicht op de verbonden partijen. Kader: Op verbonden partijen zijn o.a. de volgende wetten en regelingen van toepassing: de gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR), de Wet Fido. Daarnaast zijn er specifieke Leidse kaders die ook op verbonden partijen van toepassing zijn. Dit zijn: De financiële verordening (BW 10.371); Beleidskaders weerstandsvermogen en risicomanagement (RV 11.0007); Het rapport “Grip op de buitenboordmotor “sturing, toezicht en verantwoording bij gemeenschappelijke regelingen, versie 11 juni 2010 (BW 10.1253 d.d. 7 december 2010); Het geldende beleidskader verbonden partijen (RV 05.0107); Kadernota “Regionaal Partnerschap en Leiderschap”(RV 09.0086); Verordening gemeentegaranties en beleidskader gemeentegarantie 2007 (RV 07.0132) (o.a. van belang voor Stichting Pieterskerk). Er is een ontwerpvoorstel voor een nieuwe WGR. Het is niet duidelijk wanneer over dit voorstel zal worden besloten. We wilden niet langer met de actualisering van het beleidskader wachten en hebben daarom besloten het nieuwe beleidskader Verbonden partijen 2013 toekomstproof te maken. Overwegingen: Ontwikkelingen Het huidig beleidskader verbonden partijen dateert uit 2005. Sindsdien heeft de gemeente zich meer ontwikkeld als een regiegemeente, is samenwerking met partners in en buiten de stad en met regio een speerpunt en zijn rijksbezuinigingen aanleiding om samenwerkingsverbanden aan te gaan om Leids beleid te realiseren. Steeds meer financiële middelen worden uitgegeven via samenwerkings-verbanden. Mede door de economische crisis zijn de financiële risico’s voor overheden toegenomen. In reactie hierop is risicomanagement ingevoerd en is het belang van governance toegenomen. De vraag is nu of het beleidskader verbonden partijen van 2005 (RV 05.0107 d.d. 29 november 2005) nog aansluit op deze ontwikkelingen. Daarmee komen we aan het doel van deze kadernota: de actualisering van het beleidskader verbonden partijen. Actualisering van het beleidskader verbonden partijen We hebben het huidige beleidskader verbonden partijen uit 2005 geanalyseerd. In deze analyse worden de volgende vragen beantwoord:

1. Hoe denken we over het aangaan van verbonden partijen? 2. Welke regels stellen we ten aanzien van de vertegenwoordiging in verbonden partijen? 3. Dienen de opdrachtgevers- , eigenaarsrol en klantenrol te worden gescheiden? Of kunnen we dit op andere wijze invullen? 4. Voldoet de informatie die we hebben om grip te krijgen en te houden op verbonden partijen? 5. Hoe is de governance structuur geregeld? Op grond van deze analyse komen we tot de volgende inzichten. 1. Aangaan van privaatrechtelijke en publiekrechtelijke verbonden partijen We staan positief tegenover het aangaan van publiekrechtelijke verbonden partijen, wanneer sprake is van een publiek belang en als dit de meest geëigende vorm is. Terughoudend blijven we ten aanzien van het aangaan van privaatrechtelijke verbonden partijen, vanwege de vermenging van publiekrechtelijke en privaatrechtelijke belangen en vanwege beperkte democratische controle op een privaatrechtelijke verbonden partij. Dit staat in de bepalingen 1 en 4 van het beleidskader verbonden partijen. Ten opzichte van beleidskader verbonden partijen uit 2005 blijven deze bepalingen ongewijzigd. 2. Vertegenwoordiging in publiekrechtelijke en privaatrechtelijke verbonden partijen De regels over wie gemeente Leiden vertegenwoordigt in publiekrechtelijke en privaatrechtelijke partijen blijven ten opzichte van het beleidskader verbonden partijen uit 2005 gelijk. (bepalingen 3 en 6 t/m 10 van het beleidskader verbonden partijen). Uitgangspunt is dat alleen leden van het college aan privaatrechtelijke partijen deelnemen mits de burgemeester een doorlopende machtiging namens het college van B&W heeft verstrekt. Ambtenaren kunnen slechts bij uitzondering en alleen wanneer sprake is van een publiek belang de gemeente vertegenwoordigen in een privaatrechtelijke partij, mits zij hiervoor zijn gemachtigd. 3. Rollen: eigenaar, opdrachtgever en klant Bij gemeenschappelijke regelingen zijn verschillende rollen te onderscheiden. Wanneer de eigenaarsrol en de opdrachtgeversrol door eenzelfde functionaris worden ingevuld kan dit leiden tot belangenvermenging en onvoldoende inzicht welke rol de functionaris in een bepaalde situatie bekleed. We stellen voor de opdrachtgevers- en eigenaarsrol bij voorkeur strikt te scheiden, tenzij er overwegingen zijn om hiervan af te wijken. Het doel van het strikt scheiden van de eigenaarsrol en opdrachtgeversrol is te voorkomen dat portefeuillehouders in een spagaat terecht komen, omdat ze enerzijds de belangen van de verbonden partij behartigen en anderzijds de belangen van de gemeente Leiden als één van de deelnemers in het oog moeten houden. Bepaling 2 van het beleidskader verbonden partijen is hierop aangepast. 4. Informatievoorziening Doordat de financiële risico’s toenemen, hebben we in de gemeente Leiden risicomanagement ingevoerd. Dit heeft ook gevolgen voor de verbonden partijen die de gemeente Leiden is aangegaan. Gemeente Leiden stelt bij het aangaan van een verbonden partij een risicoanalyse op. Dat was al geregeld in het beleidskader verbonden partijen uit 2005. Nieuw is dat de risicoanalyse jaarlijks wordt geactualiseerd bij de jaarrekening. Dit staat in nieuwe beleidskader onder 5b. In bepaling 11 staat dat informatie over verbonden partijen waaronder een risicoanalyse te vinden is in de jaarrekening in de paragraaf verbonden partijen die voorgeschreven is in het Besluit Begroting en Verantwoording. 5. Governancestructuur (sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht) Om gedurende het jaar grip te houden op de realisatie van de Leidse doelstellingen zijn de huidige juridische inbedding en de financiële relatie via de planning en control producten: begroting, jaarrekening en rapportages onvoldoende. Deze dienen te worden aangevuld met andere vormen zoals periodieke gesprekken over ambities, kwaliteit, planning, projecten en inspanningen en relatiebeheer.

Onder relatiebeheer verstaan we de inrichting van de ambtelijke ondersteuning van de gemeente Leiden bij de aansturing van verbonden partijen, de bestuurlijke vertegenwoordiging in verbonden partijen, het aantal keren dat we overleg voeren met verbonden partijen en de individuele deelnemers van de betreffende partij en de wijze waarop we dit doen. Tezamen met de andere inhoud van de risicoanalyse, de invoering van relatiebeheer en en de informatievoorziening hierover in de Leidse jaarrekening en begroting vormen aanleiding voor het wijzigen de bepalingen 5,11 en 12. Deze bepalingen worden uitgebreid met risicoanalyse en relatiebeheer. De nieuwe bepaling 14 gaat over de inhoud van de risicoanalyse. Bepaling 13 gaat over het moment waarop wijzigingen in de vertegenwoordiging van de gemeente in verbonden partijen bij voorkeur worden doorgevoerd, namelijk in aansluiting op de gemeenteraadsverkiezingen. Deze bepaling is ongewijzigd ten opzichte van het beleidskader verbonden partijen uit 2005. De wijze waarop we grip houden op de gemeenschappelijke regelingen wordt verder uitgewerkt in de notitie sturen op gemeenschappelijke regelingen (14 januari 2013). Deze notitie wordt u ter kennisname aangeboden en bevat de wijze waarop we de sturing in de organisatie gaan vormgeven. Op basis van het nieuwe beleidskader verbonden partijen 2013 worden alle verbonden partijen doorgelicht. Over het resultaat van de doorlichting wordt voor het einde van dit jaar gerapporteerd. Financiën: Beleidskader verbonden partijen heeft geen financiële consequenties. Risico’s van verbonden partijen, worden meegenomen in ons risicomanagement en bij de bepaling van het weerstandsvermogen dat we nodig hebben om deze risico’s op te vangen. Een voorbeeld van een nadelige financiële consequentie is dat verbonden partijen meer uitgeven dan is begroot en vooraf met de deelnemers aan deze verbonden partijen is afgesproken. Evaluatie: N.v.t. Bijgevoegde informatie: Beleidskader verbonden partijen

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Leiden: Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (rv.nr. van 2011), mede gezien het advies van de commissie. BESLUIT 1. Het beleidskader verbonden partijen 2005 in te trekken 2. Het beleidskader verbonden partijen 2013 met de volgende bepalingen vast te stellen.

Algemeen 1. Samenwerking tussen de gemeente Leiden en andere overheidslichamen met overdracht van verantwoordelijkheden en bevoegdheden en met financiële participatie vindt uitsluitend plaats als dit het geëigende middel is om de beleidsdoelstellingen te realiseren. 2. Om belangenvermenging te voorkomen zijn de rollen opdrachtgever en eigenaar gescheiden. Wanneer de rollen opdrachtgever en eigenaar namens de gemeente Leiden door eenzelfde vertegenwoordiger worden vervuld dient voor aanvang een risicoanalyse te zijn opgesteld met daarin de overwegingen die daarbij een rol hebben gespeeld. Deze risicoanalyse bevat een inventarisatie van de risico’s en maatregelen om de kans dat de risico’s zich zullen voordoen te verkleinen. 3. Participatie in een verbonden partij vindt alleen plaats nadat door burgemeester en wethouders, de raad gehoord hebbende, de wijze waarop samengewerkt wordt, heeft vastgelegd. In dit samenwerkingsarrangement krijgen de aansturing, het beheer (financieel, juridisch, realisatie Leidse doelstellingen, relatie) en het toezicht vorm en inhoud. Daarbij dient minimaal aandacht te worden gegeven aan: 3.1 duidelijkheid van de doelstelling en taakomschrijving en de meetbaarheid van prestaties van de verbonden partij; 3.2 financiële, maar ook maatschappelijke risico’s en de wijze waarop de risico’s worden beheerd en beheerst. Een risicoanalyse is hiervoor de basis; 3.3 de sturingsvisie (het geheel van regels en afspraken over de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen bestuursorganen, waaronder de bestuurlijke verhoudingen, vertegenwoordiging,benoeming bestuurders, functiescheiding); 3.4 de wijze waarop de publieke belangen zijn geborgd en op welke wijze de democratische controle plaatsvindt (bekostigingsvoorwaarden, vaststellen tarieven/heffingen, goedkeuring begroting,goedkeuren/vaststellen van regelingen van het uitvoeringsorgaan); 3.5 de wijze van verantwoording (informatieplicht, controlerechten, verplichtingen tot het indienen van verantwoordingsinformatie)en de bevoegdheden om nodig in te grijpen (aanwijzingen, richtlijnen); 3.6 de wijze (inhoud en tijdstippen) waarop wordt geëvalueerd inclusief doorlichtingen op effectiviteit en efficiency. 3.7 de wijze waarop gemeente Leiden de verbinding met verbonden partijen heeft vormgegeven. Hieronder wordt verstaan onder andere verstaan de inrichting van de ambtelijke ondersteuning van de gemeente Leiden bij de aansturing van verbonden partijen, de bestuurlijke vertegenwoordiging in verbonden partijen, het aantal keren dat we overleg voeren met verbonden partijen en de wijze waarop we dit doen.

Openbaar belang 4. Samenwerking tussen de gemeente Leiden en privaatrechtelijke partijen vindt alleen plaats als een bijzonder en benoemd openbaar belang dit rechtvaardigt. Hiervan is sprake als er onderzocht en gemotiveerd is waarom uitvoering van beleidsvoornemens beter niet in een publiekrechtelijke rechtsvorm kan plaatsvinden. Risico-analyse 5a. In alle gevallen waarbij overdracht van bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan de orde is, wordt bij de afweging om een samenwerking aan te gaan een risicoanalyse uitgevoerd. 5b. Jaarlijks vindt een actualisatie van de risicoanalyse plaats bij de jaarrekening. Het beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement is hierbij uitgangspunt. Deelname in een privaatrechtelijk rechtspersoon 6. De gemeente Leiden participeert uitsluitend in een privaatrechtelijke rechtsvorm door middel van het bekleden van bestuursfuncties indien dit een publiek belang heeft dat niet op een andere wijze kan worden gerealiseerd. In dat geval vindt de vertegenwoordiging van de gemeente plaats door een lid van het college van burgemeester en wethouders of namens hen een ambtelijke vertegenwoordiger. Hieraan ligt een gemotiveerd besluit ten grondslag. Zodra de noodzaak niet meer aanwezig is trekt de gemeentelijke bestuurder zich uit de bestuursfunctie terug. 7. Raadsleden vervullen geen gemeentelijke vertegenwoordiging in privaatrechtelijke functies,tenzij hiermee een publiek belang gediend wordt en de raad hierover gehoord is. In gevallen waarin raadsleden op persoonlijk initiatief bestuursfuncties aanvaarden van partijen waarin de gemeente een financieel belang heeft dan worden deze partijen als verbonden partij aangemerkt en zal een passend toezichtregime worden ingesteld. 8.

De vertegenwoordiging van de gemeente bij vennootschappen wordt uitsluitend vorm

gegeven door middel van het aandeelhouderschap. Het college van burgemeester en wethouders is het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het aandeelhouderschap. De leden van het college van burgemeester en wethouder kunnen nooit bestuurder zijn in een naamloze of besloten vennootschap zijnde een verbonden partij. Collegeleden nemen, behoudens bijzondere situaties, evenmin zitting in de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht van een naamloze of besloten vennootschap. 9.

Indien sprake is van een deelneming in een privaatrechtelijk rechtspersoon is de rechtspersoon gemeente Leiden aandeelhouder. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente Leiden op grond van artikel 171 van de Gemeentewet. De burgemeester verstrekt een doorlopende machtiging aan de portefeuillehouder voor de vertegenwoordiging van de gemeente Leiden, namens het college van burgemeester en wethouders, in de aandeelhoudersvergadering. De portefeuillehouder kan zich op basis van een daartoe strekkende machtiging laten vertegenwoordigen.

10.

Ambtenaren vervullen geen gemeentelijke vertegenwoordiging in privaatrechtelijke functies, tenzij hiermee een publiek belang gediend wordt en de raad hierover gehoord is. Bij beëindiging van het dienstverband of functiewisseling eindigt in principe de vertegenwoordiging namens de gemeente.

Informatievoorziening. 11. De paragraaf “Verbonden partijen” bevat als onderdeel van de begroting de visie op deze partijen in relatie tot de realisatie van doelstellingen die zijn opgenomen in het programmadeel. De informatie over de verbonden partij omvat in overeenstemming met het bepaalde in de BBV ten minste: 11.1

de naam en de vestigingsplaats;

11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 12.

het openbaar belang dat op deze wijze wordt behartigd; de omvang van het belang resp. recente veranderingen die zich hebben voorgedaan in het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het eind van het begrotingsjaar; het resultaat van de verbonden partij; risicoanalyse

De jaarrekening van de gemeente Leiden bevat informatie over de wijze waarop de verbonden partijen hebben bijgedragen aan de realisatie van de Leidse doelstellingen. 13. In aansluiting op de gemeenteraadsverkiezingen vinden eventuele aanpassingen in de vertegenwoordiging van de gemeente in besturen van verbonden partijen plaats. 14. Bij het aangaan van een verbonden partij stelt het college van B&W een risico-analyse vast, waarin de gemeente Leiden, naast het inzichtelijk maken van de risico’s die de gemeente Leiden loopt bij verbonden partijen, de juridische inbedding, de financiële relatie, control op het realiseren van de doelstellingen en de besturingsrelaties heeft uitgewerkt. 3. Kennis te nemen van de notitie Sturing op gemeenschappelijke regelingen, versie 14 januari 2013.. 4. Het college opdracht te geven alle verbonden partijen op basis van het nieuwe beleidskader verbonden partijen 2013 door te lichten en voor het einde van 2013 over het resultaat van de doorlichting te rapporteren.

Gedaan in de openbare raadsvergadering van, de Griffier,

de Voorzitter,

TECHNISCHE INFORMATIE Opsteller: D.A.A. van den Berg Organisatieonderdeel: Concernstaf Telefoon: 071-5165072 E-mail: [email protected] Portefeuillehouder: Bereikbaarheid, Financiën & Economie

B en W nummer 13.0096. ; besluit d.d. 5-2-2013 Onderwerp

Beleidskader verbonden partijen 2013

Besluiten: Behoudens advies van de commissie De raad voor te stellen: 1. het beleidskader verbonden partijen 2005 in te trekken 2. het geactualiseerd beleidskader verbonden partijen 2013 als volgt vast te stellen:

Algemeen 1. Samenwerking tussen de gemeente Leiden en andere overheidslichamen met overdracht van verantwoordelijkheden en bevoegdheden en met financiële participatie vindt uitsluitend plaats als dit het geëigende middel is om de beleidsdoelstellingen te realiseren. 2. Om belangenvermenging te voorkomen zijn de rollen opdrachtgever en eigenaar zijn gescheiden. Wanneer de rollen opdrachtgever en eigenaar namens de gemeente Leiden door eenzelfde vertegenwoordiger worden vervuld dient voor aanvang een risicoanalyse te zijn opgesteld met daarin de overwegingen die hierbij een rol hebben gespeeld. De risicoanalyse bevat verder een inventarisatie van de risico’s en van de mogelijkheden op basis van juridisch, financieel, inhoudelijk en relationele invalshoeken om de kans dat de risico’s zich zullen voordoen te verkleinen. 3. Participatie in een verbonden partij vindt alleen plaats nadat door burgemeester en wethouders, de raad gehoord hebbende, de wijze waarop wordt samengewerkt, heeft vastgelegd. In dit samenwerkingsarrangement krijgen de aansturing, het beheer (financieel, juridisch, realisatie Leidse doelstellingen, relatie) en het toezicht vorm en inhoud. Daarbij dient minimaal aandacht te worden gegeven aan: 3.1 duidelijkheid van de doelstelling en taakomschrijving en de meetbaarheid van prestaties van de verbonden partij; 3.2 financiële, maar ook maatschappelijke risico’s en de wijze waarop de risico’s worden beheerd en beheerst. Een risicoanalyse is hiervoor de basis; 3.3 de sturingsvisie (het geheel van regels en afspraken over de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen bestuursorganen, waaronder de bestuurlijke verhoudingen, vertegenwoordiging,benoeming bestuurders, functiescheiding); 3.4 de wijze waarop de publieke belangen zijn geborgd en op welke wijze de democratische controle plaatsvindt (bekostigingsvoorwaarden, vaststellen tarieven/heffingen, goedkeuring begroting,goedkeuren/vaststellen van regelingen van het uitvoeringsorgaan); 3.5 de wijze van verantwoording (informatieplicht, controlerechten, verplichtingen tot het indienen van verantwoordingsinformatie)en de bevoegdheden om nodig in te grijpen (aanwijzingen, richtlijnen); 3.6 de wijze (inhoud en tijdstippen) waarop wordt geëvalueerd inclusief doorlichtingen op effectiviteit en efficiency. 3.7 de wijze waarop gemeente Leiden de verbinding met verbonden partijen heeft vormgegeven. Hieronder wordt verstaan onder andere verstaan de inrichting van de ambtelijke ondersteuning van de gemeente Leiden bij de aansturing van verbonden partijen, de bestuurlijke vertegenwoordiging in verbonden partijen, het aantal keren dat we overleg voeren met verbonden partijen en de wijze waarop we dit doen. Openbaar belang

4.

Samenwerking tussen de gemeente Leiden en privaatrechtelijke partijen vindt alleen plaats als een bijzonder en benoemd openbaar belang dit rechtvaardigt. Hiervan is sprake als er onderzocht en gemotiveerd is waarom uitvoering van beleidsvoornemens beter niet in een publiekrechtelijke rechtsvorm kan plaatsvinden.

Risico-analyse 5a. In alle gevallen waarbij overdracht van bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan de orde is, wordt bij de afweging om een samenwerking aan te gaan een risicoanalyse uitgevoerd. 5b. Jaarlijks vindt een actualisatie van de risicoanalyse plaats bij de jaarrekening. Het beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement is hierbij uitgangspunt. Deelname in een privaatrechtelijk rechtspersoon 6. De gemeente Leiden participeert uitsluitend in een privaatrechtelijke rechtsvorm door middel van het bekleden van bestuursfuncties indien dit een publiek belang heeft dat niet op een andere wijze kan worden gerealiseerd. In dat geval vindt de vertegenwoordiging van de gemeente plaats door een lid van het college van burgemeester en wethouders of namens hen een ambtelijke vertegenwoordiger. Hieraan ligt een gemotiveerd besluit ten grondslag. Zodra de noodzaak niet meer aanwezig is trekt de gemeentelijke bestuurder zich uit de bestuursfunctie terug. 7. Raadsleden vervullen geen gemeentelijke vertegenwoordiging in privaatrechtelijke functies, tenzij hiermee een publiek belang gediend wordt en de raad hierover gehoord is. In gevallen waarin raadsleden op persoonlijk initiatief bestuursfuncties aanvaarden van partijen waarin de gemeente een financieel belang heeft dan worden deze partijen als verbonden partij aangemerkt en zal een passend toezichtregime worden ingesteld. 8.




10.


Informatievoorziening. 11. De paragraaf “Verbonden partijen” bevat als onderdeel van de begroting de visie op deze partijen in relatie tot de realisatie van doelstellingen die zijn opgenomen in het programmadeel. De informatie over de verbonden partij omvat in overeenstemming met het bepaalde in de BBV ten minste: 11.1 11.2

de naam en de vestigingsplaats; het openbaar belang dat op deze wijze wordt behartigd;

11.3 11.4 11.5 11.6 12.

de omvang van het belang resp. recente veranderingen die zich hebben voorgedaan in het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het eind van het begrotingsjaar; het resultaat van de verbonden partij; risicoanalyse

De jaarrekening van de gemeente Leiden bevat informatie over de wijze waarop de verbonden partijen hebben bijgedragen aan de realisatie van de Leidse doelstellingen. 13. In aansluiting op de gemeenteraadsverkiezingen vinden eventuele aanpassingen in de vertegenwoordiging van de gemeente in besturen van verbonden partijen plaats. 14. Bij het aangaan van een verbonden partij stelt het college van B&W een risico-analyse vast, waarin de gemeente Leiden, naast het inzichtelijk maken van de risico’s die de gemeente Leiden loopt bij verbonden partijen, de juridische inbedding, de financiële relatie, control op het realiseren van de doelstellingen en de besturingsrelaties heeft uitgewerkt. 3. Kennis te nemen van de notitie Sturen op gemeenschappelijke regelingen, versie 14 januari 2013 4. Het college opdracht te geven alle verbonden partijen op basis van het nieuwe beleidskader verbonden partijen 2013 door te lichten en voor het einde van 2013 over het resultaat van de doorlichting te rapporteren.

Pers samenvatting: Het college van B en W heeft het Beleidskader verbonden partijen dat uit 2005 dateert geanalyseerd. Op grond van deze analyse stelt zij de raad voor het Beleidskader verbonden partijen te wijzigen en aan te vullen met bepalingen over informatievoorziening, risicoanalyse en governancestructuur

Beleidskader verbonden partijen Inhoudsopgave Managementsamenvatting 1. Doel van deze nota ................................................................................................................13 2. Visie op deelname aan publiekrechtelijke en privaatrechtelijke partijen...............................14 2.1 Wel of niet deelnemen aan een verbonden partij.............................................................14 2.1.1 Publiekrechtelijke samenwerking...............................................................................16 2.1.2 Privaatrechtelijke samenwerking...............................................................................17 2.1.3 Beslisboom.................................................................................................................17 2.2 Participatie aan verbonden partijen..................................................................................17 2.2.1 Opdrachtgever, eigenaar en klant bij publiekrechtelijke verbonden partijen ............17 2.2.2 Participatie in privaatrechtelijke verbonden partijen..................................................18 3. Wet- en regelgeving en Leidse kaders...................................................................................21 3.1 Wet- en regelgeving De volgende weten regelgeving is van belang voor het beleidskader verbonden partijen: ..................................................................................................................................................21 3.2. Leidse kaders...................................................................................................................23 4. Informatievoorziening..............................................................................................................26 5. Governance (sturen, beheersen, verantwoorden en toezichthouden)..................................27 5.1 Wat is governance? ..........................................................................................................27 5.2 Governance in de praktijk We gaan hieronder in op de governance aspecten bij de verbonden partijen. Dat is van belang vanwege de financiële, bestuurlijke en organisatorische risico’s die de gemeente als opdrachtgever en eigenaar heeft............................................................................................29 6. Geactualiseerd beleidskader .................................................................................................31 Bijlage 1 Privaatrechtelijke rechtsvormen .....................................................................................................................................................34 Bijlage 2 Publiekrechtelijke samenwerkingsvormen..................................................................37 Bijlage 3 Beslisboom...................................................................................................................39 Bijlage 4 Belangrijkste artikelen uit Wet- en Regelgeving.........................................................40

Managementsamenvatting Ontwikkelingen Het huidig beleidskader verbonden partijen dateert uit 2005. Sindsdien heeft de gemeente zich meer ontwikkeld als een regiegemeente, is samenwerking met partners in en buiten de stad en met regio een speerpunt en zijn rijksbezuinigingen aanleiding om samenwerkingsverbanden aan te gaan om Leids beleid te realiseren. Steeds meer financiële middelen worden uitgegeven via samenwerkings-verbanden. Mede door de economische crisis zijn de financiële risico’s voor overheden toegenomen. In reactie hierop is risicomanagement ingevoerd en is het belang van governance toegenomen. De vraag is nu of het beleidskader verbonden partijen van 2005 (RV 05.0107 d.d. 29 november 2005) nog aansluit op deze ontwikkelingen. Daarmee komen we aan het doel van deze kadernota: de actualisering van het beleidskader verbonden partijen. Actualisering van het beleidskader verbonden partijen We hebben het huidige beleidskader verbonden partijen uit 2005 geanalyseerd. In deze analyse worden de volgende vragen beantwoord: 1. Hoe denken we over het aangaan van verbonden partijen? 2. Welke regels stellen we ten aanzien van de vertegenwoordiging in verbonden partijen? 3. Dienen de opdrachtgevers-, eigenaarsrol en klantenrol te worden gescheiden? Of kunnen we dit op andere wijze invullen? 4. Voldoet de informatie die we hebben om grip te krijgen en te houden op verbonden partijen? 5. Hoe is de governancestructuur geregeld? Op grond van deze analyse komen we tot de volgende inzichten. 1. Aangaan van privaatrechtelijke en publiekrechtelijke verbonden partijen We staan positief tegenover het aangaan van publiekrechtelijke verbonden partijen, wanneer sprake is van een publiek belang en als dit de meest geëigende vorm is. Terughoudend blijven we ten aanzien van het aangaan van privaatrechtelijke verbonden partijen, vanwege de vermenging van publiekrechtelijke en privaatrechtelijke belangen en vanwege beperkte democratische controle op een privaatrechtelijke verbonden partij. Dit staat in de bepalingen 1 en 4 van het beleidskader verbonden partijen. Ten opzichte van beleidskader verbonden partijen uit 2005 blijven deze bepalingen ongewijzigd. 2. Vertegenwoordiging in publiekrechtelijke en privaatrechtelijke verbonden partijen De regels over wie gemeente Leiden vertegenwoordigt in publiekrechtelijke en privaatrechtelijke partijen blijven ten opzichte van het beleidskader verbonden partijen uit 2005 gelijk. (bepalingen 3 en 6 t/m 10 van het beleidskader verbonden partijen). Uitgangspunt is dat alleen leden van het college aan privaatrechtelijke partijen deelnemen mits de burgemeester een doorlopende machtiging namens het college van B&W heeft verstrekt. Ambtenaren kunnen slechts bij uitzondering en alleen wanneer sprake is van een publiek belang de gemeente vertegenwoordigen in een privaatrechtelijke partij, mits zij hiervoor zijn gemachtigd. 3. Rollen: eigenaar, opdrachtgever en klant Bij gemeenschappelijke regelingen zijn verschillende rollen te onderscheiden. Wanneer de eigenaarsrol en de opdrachtgeversrol door eenzelfde functionaris worden ingevuld kan dit leiden tot belangenvermenging en onvoldoende inzicht welke rol de functionaris in een bepaalde situatie bekleedt We stellen voor de opdrachtgevers- en eigenaarsrol bij voorkeur strikt te scheiden, tenzij er overwegingen zijn om hiervan af te wijken. Het doel van het strikt scheiden van de eigenaarsrol en opdrachtgeversrol is te voorkomen dat portefeuillehouders in een spagaat terecht komen, omdat ze enerzijds de belangen van de verbonden partij behartigen en anderzijds de belangen van de gemeente Leiden als één van de deelnemers in het oog moeten houden. Bepaling 2 van het beleidskader verbonden partijen is hierop aangepast.

4. Informatievoorziening Doordat de financiële risico’s toenemen, hebben we in de gemeente Leiden risicomanagement ingevoerd. Dit heeft ook gevolgen voor de verbonden partijen die de gemeente Leiden is aangegaan. Gemeente Leiden stelt bij het aangaan van een verbonden partij een risicoanalyse op. Dat was al geregeld in het beleidskader verbonden partijen uit 2005 (oud: bepaling 5, nieuw bepaling 5a). Nieuw is dat de risicoanalyse jaarlijks wordt geactualiseerd bij de jaarrekening. Dit staat in nieuwe beleidskader onder 5b. In bepaling 11 staat dat informatie over verbonden partijen waaronder een risicoanalyse te vinden is in de jaarrekening in de paragraaf verbonden partijen die voorgeschreven is in het Besluit Begroting en Verantwoording. 5. Governancestructuur (sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht) Om gedurende het jaar grip te houden op de realisatie van de Leidse doelstellingen zijn de huidige juridische inbedding en de financiële relatie via de planning en control producten: begroting, jaarrekening en rapportages onvoldoende. Deze dienen te worden aangevuld informele vormen zoals periodieke gesprekken over ambities, kwaliteit, planning, projecten en inspanningen en relatiebeheer. Onder relatiebeheer verstaan we de inrichting van de ambtelijke ondersteuning van de gemeente Leiden bij de aansturing van verbonden partijen, de bestuurlijke vertegenwoordiging in verbonden partijen, het aantal keren dat we overleg voeren met verbonden partijen en de individuele deelnemers van de betreffende partij en de wijze waarop we dit doen. Tezamen met de andere inhoud van de risicoanalyse, de invoering van relatiebeheer en en de informatievoorziening hierover in de Leidse jaarrekening en begroting vormen aanleiding voor het wijzigen de bepalingen 5,11 en 12. Deze bepalingen worden uitgebreid met risicoanalyse en relatiebeheer. De nieuwe bepaling 14 gaat over de inhoud van de risicoanalyse. Bepaling 13 gaat over het moment waarop wijzigingen in de vertegenwoordiging van de gemeente in verbonden partijen bij voorkeur worden doorgevoerd, namelijk in aansluiting op de gemeenteraadsverkiezingen. Deze bepaling is ongewijzigd ten opzichte van het beleidskader verbonden partijen uit 2005.

1. Doel van deze nota Het huidige beleidskader verbonden partijen dateert uit 2005. In dat jaar werd een quick scan bestuurskracht uitgevoerd als vervolg van de bestuurskrachtmeting uit 2002. Een van de bevindingen zowel in 2002 als in 2005 was dat de gemeente Leiden de samenwerking met gemeenten in de regio en partners in en buiten de stad diende te versterken. Deze bevinding was aanleiding tot het ontstaan van de gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland. Holland Rijnland is een fusie van de samenwerkingsorganen Leidse regio en Duin en Bollenstreek. Een andere bevinding uit de quickscan 2005 was dat het uitvoerend vermogen van onze gemeente groter moest worden om al onze ambities te kunnen realiseren. Om de realisatiekracht te vergroten wilden we ons als gemeente na 2005 ontwikkelen tot regiegemeente. “Regie” is een verschuiving van een gemeente die veel zelf doet, naar een gemeente die deskundig opdrachtgever is voor uitvoering door derden”. Achttien taken en organisatieonderdelen werden doorgelicht. Bij elke doorlichting stond de vraag centraal hoe we het beste resultaat tegen een goede prijs kunnen leveren voor burgers, bedrijven en instellingen: Het resultaat was dat uitvoerende taken op de gebieden bedrijfsvoering en belastingen op afstand werden gezet. Als samenwerkingsvorm werden twee gemeenschappelijke regelingen aangegaan: Belastingsamenwerking Gouwe Rijnland (BSGR) en het Servicepunt71. Als gevolg van Rijksbezuinigingen hebben gemeenten minder financiële middelen tot hun beschikking. Dit noopt hen meer te gaan samenwerken. Dat kan op verschillende manieren. De wijze van samenwerking kan bestaan uit het verstrekken van subsidies of leningen, het afgeven van een garantie, het voeren van onderling overleg, maar ook uit het oprichten van een rechtspersoon. Samenwerkingsverbanden zijn niet altijd verbonden partijen. We spreken alleen van verbonden partijen bij organisaties waarin de gemeente zowel een bestuurlijk als een financieel belang heeft. Het verstrekken van een subsidie valt niet onder een financieel belang. Een geldlening wel. Er zijn dus veel meer samenwerkingsverbanden dan verbonden partijen. Steeds meer financiële middelen worden uitgegeven via samenwerkingsverbanden. We zetten de werkzaamheden op afstand, maar krijgen daardoor ook minder invloed. Een belangrijke vraag is hoe we grip houden op samenwerkingsverbanden in het algemeen en in het bijzonder op verbonden partijen. Mede door de economische crisis zijn de financiële risico’s voor overheden toegenomen. Als reactie hierop is risicomanagement ingevoerd en is het belang van governance toegenomen. De vraag is nu of het beleidskader van 2005 nog aansluit op deze ontwikkelingen. Daarbij komen we bij het doel van deze nota: het actualiseren van de kadernota verbonden partijen (RV 05.107 d.d. 29 november 2005). De kadernota is het formele kader met algemene en specifieke uitgangspunten voor het inzetten van verbonden partijen als instrument voor de uitvoering van gemeentelijk beleid. De nota beschrijft het begrip verbonden partijen en het juridisch kader. Ook gaat de nota in op de wijze waarop het publiek belang wordt gewaarborgd, en de rolverdeling tussen college en raad en de informatievoorziening aan de raad. De kadernota heeft zowel betrekking op het aangaan van nieuwe samenwerkingsverbanden als op bestaande relaties met verbonden partijen. In de bijlagen bij deze kadernota zijn diverse uitwerkingen opgenomen, waarnaar in deze nota wordt verwezen. Leeswijzer Wet- en regelgeving en Leidse kaders vereisen dat gemeenten periodiek beleidskaders herijken aan nieuwe ontwikkelingen. In hoofdstuk 2 gaan we in op onze visie op verbonden partijen. Wijzigingen in weten regelgeving en in de Leidse kaders staan centraal in hoofdstuk 3. Informatievoorziening is het thema van hoofdstuk 4. In hoofdstuk 5 besteden we aandacht aan de governance. Tenslotte treft u in hoofdstuk 6 het geactualiseerd beleidskader.

2. Visie op deelname aan publiekrechtelijke en privaatrechtelijke partijen De gemeente Leiden werkt veel samen met andere organisaties om haar beleidsdoelen te kunnen realiseren.Dat doet zij in samenwerking met partners en organisaties in de stad en met de regio. Dit kan een vereniging of stichting zijn met wie de gemeente een subsidierelatie aangaat. Bij een subsidierelatie geeft de gemeente subsidie aan een instelling. In ruil voor deze financiële bijdrage voert de gesubsidieerde instelling activiteiten uit die bijdragen aan de Leidse doelstellingen. Een uitvoeringsovereenkomst legt de afspraken tussen gemeente en instelling vast. Een andere manier om doelstellingen te realiseren is om deel te nemen aan een verbonden partij. Een verbonden partij is een organisatie waarin de gemeente Leiden een bestuurlijk én een financieel belang hierbij heeft. We kennen zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke verbonden partijen. Voorbeelden van privaatrechtelijke verbonden partijen zijn de volgende rechtspersonen: Naamloze vennootschappen; Besloten vennootschappen; Commanditaire vennootschappen; Stichtingen; (Coöperatieve) verenigingen; Onderlinge waarborgmaatschappijen. In bijlage 1 wordt elke rechtspersoon toegelicht en voor zover voor Leiden van toepassing van elke rechtspersoon een voorbeeld gegeven. Bij publiekrechtelijke verbonden partijen gaat het om intergemeentelijke samenwerking op basis van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR). Hierbij zijn vier varianten mogelijk: Openbaar lichaam; Gemeenschappelijk orgaan (geen rechtspersoon); Centrumgemeente constructie (geen rechtspersoon); Lichte regeling (geen rechtspersoon). In bijlage 2 wordt elke variant toegelicht. 2.1 Wel of niet deelnemen aan een verbonden partij Wanneer kiezen we voor het aangaan van een verbonden partij om onze doelstellingen te realiseren? Om antwoord op deze vraag te kunnen geven is voor ieder geval een specifieke afweging nodig. Centraal bij deze afweging staat het antwoord op de vraag: is een verbonden partij de geëigende vorm om de doelstellingen te realiseren? Daarbij speelt het onderscheid tussen een publiekrechtelijke en een privaatrechtelijke samenwerking een belangrijke rol. Voorbeelden van privaatrechtelijke verbonden partijen zijn de volgende rechtspersonen: Naamloze vennootschappen; Besloten vennootschappen; Commanditaire vennootschappen; Stichtingen; (Coöperatieve) verenigingen; Onderlinge waarborgmaatschappijen. In bijlage 1 wordt elke rechtspersoon toegelicht en voor zover voor Leiden van toepassing van elke rechtspersoon een voorbeeld gegeven. Bij publiekrechtelijke verbonden partijen gaat het om intergemeentelijke samenwerking op basis van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR). Hierbij zijn vier varianten mogelijk: Openbaar lichaam; Gemeenschappelijk orgaan (geen rechtspersoon); Centrumgemeente constructie (geen rechtspersoon); Lichte regeling (geen rechtspersoon).

In bijlage 2 wordt elke variant toegelicht. Naast het onderscheid tussen publiekrechtelijke en privaatrechtelijke verbonden partijen spelen ook andere criteria een rol, zoals de mate van noodzakelijke betrokkenheid en de gewenste invloed van de gemeente, de mate waarin het publieke belang kan worden behartigd en of de voor- en nadelen ervan gunstig uitvallen. Om met het laatste: de voor- en nadelen van verbonden partijen te beginnen. We kiezen ervoor om deel te nemen aan een verbonden partij wanneer de voor- en nadelen van deze samenwerkingsvorm t.o.v. andere samenwerkingsvormen gunstig uitvallen. Mogelijke voordelen van een verbonden partij zijn: efficiencyvoordelen en besparingen door schaalvergroting; risicospreiding doordat (financiële) risico’s worden gedeeld met andere partijen; een kennisvoordeel doordat gebruik wordt gemaakt van kennis die de gemeente niet in huis heeft, maar de verbonden partij (of een partner daarin) wel; bestuurlijke kracht- en effectiviteitversterking ten opzichte van de omgeving en andere partijen; het feit dat de gemeente een katalysatorfunctie kan bewerkstelligen door samen met andere (semi-) publieke en private organisaties activiteiten op gang te brengen die anders moeilijk zouden ontstaan; de financiële betrokkenheid van de gemeente in aandelenkapitaal (bij een deelneming) brengt van rechtswege met zich dat eventuele baten de gemeente ten goede komen; Mogelijke nadelen zijn: de gemeente en de verbonden partij liggen op afstand. De informatievoorziening (over de doelstellingen) naar de gemeente en de beïnvloedingsmogelijkheden van de gemeente worden daardoor verzwakt; er kan bij een verbonden partij sprake zijn van samenwerking met organisaties die andere doelen belangrijk vinden dan de gemeente; handelingen van een verbonden partij worden aan de gemeente (in ieder geval publicitair) toegerekend. De criteria mate van noodzakelijke betrokkenheid en de gewenste invloed, de mate waarin het publieke belang kan worden behartigd verwoorden we met de volgende vragen: Zijn democratische controle en beïnvloeding gewaarborgd? Welke wijze van sturing draagt het meest bij aan de realisatie van de gestelde doelen? Zijn de taken en verantwoordelijkheden effectief en doelmatig verdeeld? Zijn de (financiële) risico’s inzichtelijk en beheersbaar? De besturingsfilosofie die we hanteren en politieke keuzes bepalen uiteindelijk of we een verbonden partij aangaan. In het beleidskader verbonden partijen uit 2005 kozen we voor publiekrechtelijke samenwerking, mits aan een aantal voorwaarden op het terrein van aansturing, beheer en verantwoording was voldaan. We waren uitermate terughoudend met het aangaan van een privaatrechtelijke samenwerking. Deze terughoudendheid omschreven we als: “nee, tenzij er bijzondere redenen zijn om van de regel af te wijken. Deze visie op het aangaan van deelname aan verbonden partijen is sindsdien niet gewijzigd. Wel stellen we in deze geactualiseerde kadernota andere eisen aan de voorwaarden op het terrein van aansturing, beheer en verantwoording. Hierop komen we verder in de paragrafen 4 en 5 van deze nota nog terug.

Wet- en regelgeving schrijven voor dat de visie op het aangaan van deelname aan verbonden partijen een expliciet onderdeel is van de informatievoorziening in de paragraaf over verbonden partijen die is opgenomen in onze Leidse begroting en jaarrekening We stellen daarom voor onze visie op het aangaan van deelname aan verbonden partijen te handhaven en deze als volgt te omschrijven en in de paragraaf over verbonden partijen in de begroting en jaarrekening op te nemen: In algemene zin staat de gemeente Leiden positief tegenover publiekrechtelijke samenwerking. Deze positieve houding wordt geduid als “ja, mits aan een aantal voorwaarden op het terrein van aansturing, beheer en verantwoording is voldaan”. Gemeente Leiden is in grote mate terughoudend met het aangaan van een privaatrechtelijke samenwerking. Deze terughoudendheid omschrijven we als: “nee, tenzij er bijzondere redenen zijn om van de regel af te wijken”. We stellen voor de bepalingen 1 en 4 van het oude beleidskader te handhaven en als volgt te lezen:

1. Samenwerking tussen de gemeente Leiden en andere overheidslichamen met overdracht van verantwoordelijkheden en bevoegdheden en met financiële participatie vindt uitsluitend plaats als dit het geëigende middel is om de beleidsdoelstellingen te realiseren. 4. Samenwerking tussen de gemeente Leiden en privaatrechtelijke partijen vindt alleen plaats als een bijzonder en benoemd openbaar belang dit rechtvaardigt. Hiervan is sprake als er onderzocht en gemotiveerd is waarom uitvoering van beleidsvoornemens beter niet in een publiekrechtelijke rechtsvorm kan plaatsvinden

In de volgende paragrafen werken we de visie over het aangaan van publiekrechtelijke dan wel privaatrechtelijke samenwerking uit. In paragraaf 2.1.1. gaan we in op de criteria die een rol spelen bij het aangaan van een publiekrechtelijke samenwerking, de verschillende vormen en wie bevoegd is om deze aan te gaan. Redenen om terughoudend te zijn bij het aangaan van een privaatrechtelijke samenwerking zijn te vinden in paragraaf 2.1.2. Een korte toelichting op de beslisboom, een hulpmiddel bij het bepalen wat de meest geëigende vorm is om doelstellingen te realiseren vindt u in paragraaf 2.1.3. 2.1.1 Publiekrechtelijke samenwerking Wanneer we spreken over publiekrechtelijke samenwerking dan gaat het over samenwerkings-verbanden op basis van de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Er zijn drie criteria om een publiekrechtelijke samenwerking aan te gaan. Het eerste criterium is dat het moet gaan om een publiek belang. De mate van betrokkenheid is een tweede criterium. Zelfuitvoeren is de beste optie wanneer volledige betrokkenheid van de gemeente noodzakelijk is. Zelf uitvoeren is ook de beste optie wanneer het publieke belang niet behartigd kan worden door te participeren in een andere organisatie. Wanneer de gemeente het publieke belang als opdrachtgever, subsidieverstrekker of regelgever voldoende kan behartigen dan kunnen de werkzaamheden het best aan de markt worden overgelaten. Het derde criterium is de aanwezigheid van een andere mogelijkheid om het publieke belang te behartigen. Is er geen andere mogelijkheid dan kiezen we voor het aangaan van een publiekrechtelijke samenwerking. Er zijn vier varianten van publiekrechtelijke samenwerking mogelijk. Deze vier varianten zijn: openbaar lichaam; gemeenschappelijk orgaan; centrumgemeente constructie; lichte gemeenschappelijke regeling. In bijlage 2 wordt elke variant toegelicht.

Bij de zwaarste variant, het openbaar lichaam, creëren we een rechtspersoon, bij de overige drie varianten niet. De keuze om al dan niet een rechtspersoon te creëren is afhankelijk van de aard van de samenwerking. Bij de keuze voor een openbaar lichaam dragen we bevoegdheden en verantwoordelijkheden over aan het samenwerkingsverband en stellen we hogere eisen aan de democratische controle. De meest voorkomende vorm is die van verlengd lokaal bestuur. De gemeente Leiden kent 7 gemeenschappelijke regelingen. Bij al deze regelingen is sprake van een rechtspersoon. Er zijn ook gemeenschappelijke regelingen die geen verbonden partij zijn. Voorbeelden hiervan zijn de gemeenschappelijke regelingen van het Regionale Archief Leiden met individuele gemeenten in de regio. Bij dit soort gemeenschappelijke regelingen verzorgt de gemeente Leiden tegen vergoeding dienstverlening namens de betreffende individuele gemeente op basis van een dienstverlenings-overeenkomst en voert zij werkzaamheden, bijv. digitalisering en restauratie, uit in ruil voor een kostendekkende bijdrage. Drie bestuursorganen, te weten de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester kunnen gemeenschappelijke regelingen treffen, voor zover zij voor gemeente Leiden bevoegd zijn. Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester gaan niet over tot het treffen van een gemeenschappelijke regeling dan na verkregen toestemming van de gemeenteraad. . 2.1.2 Privaatrechtelijke samenwerking Onze visie op privaatrechtelijke samenwerking is dat we uiterst terughoudend zijn bij het aangaan van een dergelijke samenwerking. Alleen als er geen andere mogelijkheden zijn om het publiek belang te behartigen, kiezen we voor het aangaan van een privaatrechtelijke samenwerking. De belangrijkste reden om hier terughoudend in te zijn is de vermenging van publiekrechtelijke en privaatrechtelijke belangen. Daarnaast zijn de mogelijkheden van borging van publieke belangen en democratische controle beperkter dan bij publiekrechtelijke samenwerking. 2.1.3 Beslisboom Om te bepalen welke vorm het meest geëigend is om de Leidse doelstellingen te realiseren hebben we een beslisboom als hulpmiddel.In bijlage 3 treft u een beslisboom aan, waarin het denkkader uit de paragrafen 2.1.1 en 2.1.2 stapsgewijs is weergegeven. 2.2 Participatie aan verbonden partijen Als gemeente Leiden nemen we deel aan publiekrechtelijke en privaatrechtelijke verbonden partijen. Bij publiekrechtelijke partijen, zoals de gemeenschappelijke regelingen, kennen we als deelnemer een drietal rollen, namelijk de rollen van eigenaar, opdrachtgever en klant. Dit werken we uit in paragraaf 2.2.1. We participeren ook in een aantal privaatrechtelijke verbonden partijen. Voorbeelden hiervan zijn Alliander NV, Nuon Energy NV, Dunea en NV Bank Nederlandse gemeenten. 2.2.1 Opdrachtgever, eigenaar en klant bij publiekrechtelijke verbonden partijen De gemeente is enerzijds eigenaar van de gemeenschappelijke regeling, anderzijds staat de gemeente in een opdrachtgever relatie tot de opdrachtnemende regionale organisatie. Ook kan de gemeente klant zijn. Hieronder volgt een korte toelichting van de taken per rol. Eigenaar In de rol van eigenaar: stelt de gemeente kaders vast voor de verbonden partij en houdt toezicht op de naleving ervan; bewaakt de continuïteit van de verbonden partij;

bewaakt het financiële belang in de verbonden partij en de daarmee samenhangende risico’s. Opdrachtgever In de rol van opdrachtgever: formuleert de gemeente de te leveren prestaties: producten of diensten; gaat de gemeente contracten aan en maakt zij afspraken over levering; bewaakt de gemeente de kwantiteit en kwaliteit van de geleverde producten of diensten; bewaakt de gemeente de prijsstelling door de verbonden partij; evalueert de gemeente periodiek het functioneren van de verbonden partij. Klant De gemeente is klant wanneer zij een product of dienst afneemt zoals bijvoorbeeld het inwinnen van advies, het volgen van scholing of het inhuren van deskundigheid in een projectteam. Een klant kan een medewerker zijn met een individueel belang (bijv. een werknemer richting SP71), een manager die voor het teambelang staat of een projectleider met een zakelijk/ projectbelang. Dubbele pet wethouder/burgemeester in college en GR bestuur Burgemeester en wethouders hebben een dubbele pet als zij lid zijn van een bestuur va een gemeenschappelijke regeling. Enerzijds staan zij voor het gemeentelijk belang, maar anderszijds dienen zij als bestuurder (DB-lid) van een gemeenschappelijk regeling primair het regionale gemeenschappelijke belang. Daarenboven is dat collegelid met andere bestuurders uit andere gemeenten gezamenlijk eigenaar van de GR, maar binnen zijn college van Ben W individueel eigenaar. Bij voorkeur functiescheiding tussen rollen opdrachtgever en eigenaar. Bij een aantal verbonden partijen zoals de Belastingsamenwerking Gouwe Rijnland, SP71 en Stedelijk Concertgebouw worden de eigenaarsrol en opdrachtgeversrol door eenzelfde portefeuillehouder ingevuld, vaak de verantwoordelijke vakwethouder. Dat is soms een lastige positie. Als uitgangspunt geldt dat de toezichthoudende rol (eigenaarsrol) en opdrachtgeverschap gescheiden zijn, tenzij er overwegingen zijn om hiervan af te wijken. Het doel van het scheiden van de eigenaarsrol en opdrachtgeversrol is te voorkomen dat portefeuillehouders in een spagaat terechtkomen, omdat ze enerzijds de belangen van de verbonden partij behartigen en anderzijds de belangen van de gemeente Leiden als een van de deelnemers in het oog moeten houden. We stellen daarom voor Bepaling 2 als volgt aan te passen: 2. Om belangenvermenging te voorkomen zijn de rollen opdrachtgever en eigenaar zijn bij voorkeur gescheiden. Wanneer de rollen opdrachtgever en eigenaar namens de gemeente Leiden door eenzelfde vertegenwoordiger worden vervuld dient voor aanvang een risicoanalyse te zijn opgesteld met daarin de overwegingen die daarbij een rol hebben gespeeld. Deze risicoanalyse bevat een inventarisatie van de risico’s en maatregelen om de kans dat de risico’s zich zullen voordoen te verkleinen

2.2.2 Participatie in privaatrechtelijke verbonden partijen Zoals u in 2.1. hebt kunnen lezen zijn we terughoudend in het aangaan van privaatrechtelijke en hebben we daar drie redenen voor. Toch gaan we een privaatrechtelijke samenwerking aan wanneer een publiek belang niet anders kan worden gerealiseerd.

Wanneer we een privaatrechtelijke samenwerking aangaan keert deze terughoudendheid terug in de regels die we hanteren bij het bepalen wie onze gemeente in een privaatrechtelijke verbonden partij vertegenwoordigt. Dit is in het algemeen een lid van het college van burgemeester en wethouders. Het kan ook een ambtelijk vertegenwoordiger zijn die namens het college zitting neemt. Te allen tijde ligt hieraan een gemotiveerd besluit ten grondslag. De gemeentelijk bestuurder trekt zich uit de bestuursfunctie terug zodra de noodzaak van een privaatrechtelijke verbonden partij niet meer aanwezig is. Raadsleden vertegenwoordigen de gemeente niet in privaatrechtelijke verbonden partijen, tenzij hiermee een publiek wordt gediend en de raad hierover is gehoord. Een privaatrechtelijke organisatie waarin een raadslid deelneemt op persoonlijk initiatief en waarin de gemeente een financieel belang heeft is te allen tijde een verbonden partij. De gemeente neemt alleen deel aan vennootschappen door middel van het aandeelhoudersschap. De leden van het college van burgemeester en wethouders zijn nooit bestuurder in een naamloze of besloten vennootschap zijnde een verbonden partij, noch nemen zij zitting in de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht van een naamloze of besloten vennootschap. Wanneer we deelnemen in een privaatrechtelijk rechtspersoon is de rechtspersoon Leiden aandeelhouder. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente Leiden op grond van artikel 171 van de Gemeentewet en kan aan een portefeuillehouder een doorlopende machtiging verstrekken voor de vertegenwoordig van de gemeente Leiden, namens het college van burgemeester en wethouders, in de aandeelhoudersvergadering. Ambtenaren kunnen alleen de gemeente vertegenwoordigen in privaatrechtelijke functies wanneer hiermee een publiek beland wordt gediend en de raad hierover is gehoord. Bij beëindiging van het dienstverband of functiewisseling van de betreffende ambtenaar eindigt in principe de vertegenwoordiging. De regels over wie ons namens de gemeente vertegenwoordigt vormen onderdeel van ons beleidskader. Dit zijn de bepalingen 6 t/m 10 en deze zijn niet gewijzigd. Wijzigingen in de vertegenwoordiging kunnen het best in aansluiting op de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden. Dit wordt geregeld in bepaling 13. Ook deze is niet gewijzigd.

Deelname in een privaatrechtelijk rechtspersoon 6. De gemeente Leiden participeert uitsluitend in een privaatrechtelijke rechtsvorm door middel van het bekleden van bestuursfuncties indien dit een publiek belang heeft dat niet op een andere wijze kan worden gerealiseerd. In dat geval vindt de vertegenwoordiging van de gemeente plaats door een lid van het college van burgemeester en wethouders of namens hen een ambtelijke vertegenwoordiger. Hieraan ligt een gemotiveerd besluit ten grondslag. Zodra de noodzaak niet meer aanwezig is trekt de gemeentelijke bestuurder zich uit de bestuursfunctie 7. Raadsleden vervullen geen gemeentelijke vertegenwoordiging in privaatrechtelijke functies,tenzij hiermee een publiek belang gediend wordt en de raad hierover gehoord is. In gevallen waarin raadsleden op persoonlijk initiatief bestuursfuncties aanvaarden van partijen waarin de gemeente een financieel belang heeft dan worden deze partijen als verbonden partij aangemerkt en zal een passend toezichtregime worden ingesteld. 8. De vertegenwoordiging van de gemeente bij vennootschappen wordt uitsluitend vorm gegeven door middel van het aandeelhouderschap. Het college van burgemeester en wethouders is het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het aandeelhouderschap. De leden van het college van burgemeester en wethouder kunnen nooit bestuurder zijn in een naamloze of besloten vennootschap zijnde een verbonden partij. Collegeleden nemen, behoudens bijzondere situaties, evenmin zitting in de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht van een naamloze of besloten vennootschap. 9. Indien sprake is van een deelneming in een privaatrechtelijk rechtspersoon is de rechtspersoon gemeente Leiden aandeelhouder. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente Leiden op grond van artikel 171 van de Gemeentewet. De burgemeester verstrekt een doorlopende machtiging aan de portefeuillehouder voor de vertegenwoordiging van de gemeente Leiden, namens het college van burgemeester en wethouders, in de aandeelhoudersvergadering. De portefeuillehouder kan zich op basis van een daartoe strekkende machtiging laten vertegenwoordigen. 10. Ambtenaren vervullen geen gemeentelijke vertegenwoordiging in privaatrechtelijke functies, tenzij hiermee een publiek belang gediend wordt en de raad hierover gehoord is. Bij beëindiging van het dienstverband of functiewisseling eindigt in principe de vertegenwoordiging namens de gemeente.

13. In aansluiting op de gemeenteraadsverkiezingen vinden eventuele aanpassingen in de vertegenwoordiging van de gemeente in de besturen van verbonden partijen plaats.

3. Wet- en regelgeving en Leidse kaders Op verbonden partijen zijn o.a. de volgende wetten en regelingen van toepassing: De gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR), de Wet Financiële verhoudingen decentrale overheden (Fido) en de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV. Daarnaast zijn er specifieke Leidse kaders die ook op verbonden partijen van toepassing zijn. Dit zijn: De financiële verordening (BW 10.371); Beleidskaders weerstandsvermogen en risicomanagement (RV 11.0007); Het rapport “Grip op de buitenboordmotor “sturing, toezicht en verantwoording bij gemeenschappelijke regelingen, versie 11 juni 2010 (BW 10.1253 d.d. 7 december 2010); Het geldende beleidskader verbonden partijen (RV 05.0107); Kadernota “Regionaal Partnerschap en Leiderschap”(RV 09.0086); Verordening gemeentegaranties en beleidskader gemeentegarantie 2007 (RV 07.0132) (o.a. van belang voor Stichting Pieterskerk). Hieronder geven we een overzicht van weten regelgeving die van belang is voor het beleidskader verbonden partijen. Voor de diverse relevante teksten m.b.t. wettelijk kader rondom Verbonden partijen verwijzen we u naar bijlage 4. 3.1 Wet- en regelgeving De volgende weten regelgeving is van belang voor het beleidskader verbonden partijen: Gemeentewet In de gemeentewet (artikel 160) staat dat het college bevoegd tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente te besluiten, dat het college alleen besluit tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappijen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappen wanneer dat het openbaar belang dient, en alleen nadat hij de raad in de gelegenheid heeft gesteld zijn wensen en bedenkingen over het ontwerpbesluit te geven. Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) BBV bevat definities en de randvoorwaarden voor de afspraken tussen raad en college over o.a. verbonden partijen. In artikel 1 staat de volgende definitie van een verbonden partij: “Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente Leiden een bestuurlijk én een financieel belang heeft”. De definities van bestuurlijk belang, financieel belang, zeggenschap, deelneming, publiekrechtelijke en privaatrechtelijke organisaties en de belangrijkste artikelen vindt u in de bijlage 4. Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR, 20 december 1984) WGR regelt de samenwerkingsverbanden tussen openbare lichamen, zoals gemeenten, provincies en waterschappen, de zogenoemde publiekrechtelijke verbonden partijen. Bij publiekrechtelijke verbonden partijen zijn vier varianten mogelijk. Dit zijn: 1. Openbaar lichaam; 2. Gemeenschappelijk orgaan (geen rechtspersoon); 3. Centrumgemeente constructie (geen rechtspersoon); 4. Lichte regeling (geen rechtspersoon). Voor een verdere toelichting op deze varianten verwijzen we u naar bijlage 3.

Kadernota Rechtmatigheid 2012 (commissie BBV) De commissie BBV heeft in 2012 voor het eerst voorschriften gegeven over wanneer het nietrechtmatig handelen van een instelling, waarmee een gemeente verbonden is, van invloed is op het rechtmatigheidsoordeel van een gemeente. Dit deed zij met haar kadernota rechtmatigheid. Het niet-rechtmatig handelen van een gemeenschappelijke regeling/ verbonden partij kan in de volgende situaties van invloed zijn op het rechtmatigheidsoordeel van een gemeente: In de regeling, statuten, oprichtingsakte of overeenkomst is geregeld dat voorwaarden aan de bijdrage zijn verbonden waaraan de instelling zich moet houden om niet gehele of gedeeltelijke vermindering van de bijdrage van de gemeente te krijgen; De verbonden partij heeft een mandaat om namens en met geld van de gemeente te handelen, waarbij de gemeente feitelijk opdrachtgever is; De verbonden partij heeft een eigen rechtspersoonlijkheid en doet een aanbesteding, terwijl deze verbonden partij binnen de gezagsstructuur van de gemeente werkzaamheden verricht voor de gemeente; De verbonden partij heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid. In deze situatie heeft de gemeente feitelijk de opdracht verstrekt. In het algemeen heeft het niet-rechtmatig handelen van een gemeenschappelijke regeling geen invloed op de controleverklaring van de gemeente. Ook al heeft dit niet-rechtmatig handelen tot gevolg dat een GR voor het aspect rechtmatigheid geen goedkeurende controleverklaring krijgt bij zijn jaarrekening. De reden hiervan is dat de GR een zelfstandige verantwoordingsplicht heeft. Een niet goedkeurende controleverklaring betreffende de getrouwheid bij de jaarrekening van een GR is wél van invloed op het rechtmatigheid-oordeel bij de subsidieverstrekkende gemeente als de GR in strijd met interne en/of externe voorschriften heeft gehandeld. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de GR zich niet houdt aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het niet houden aan dit beleid wordt als fout gerekend. Deze fout telt vanaf 2012 deels mee bij de beoordeling van de Leidse jaarrekening door de accountant. Omdat fouten van gemeenschappelijke regelingen bij inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeenschappelijke regelingen opgeteld worden bij onze eigen fouten, bestaat het risico dat we als gemeente Leiden geen goedkeurende verklaring bij onze jaarrekening krijgen. In dit beleidskader moeten we daarom regelen dat per verbonden partij jaarlijks een risicoanalyse wordt opgesteld en dat we de resultaten van de risicoanalyse opnemen in de paragraaf verbonden partijen in de Leidse jaarrekening en begroting. Tevens nemen we deze risico’s mee bij het bepalen van het benodigde Leidse weerstandsvermogen om de financiële gevolgen ervan, indien nodig, op te kunnen vangen. Bepaling 5 gaat over de uitvoering van de risico-analyse bij het aangaan van de samenwerking en de jaarlijkse actualisatie ervan bij de jaarrekening. We stellen daarom voor bepaling 5 als volgt aan te passen: Risicoanalyse 5 a. In alle gevallen waarbij overdracht van bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan de orde is, wordt bij de afweging om een samenwerking aan te gaan een risicoanalyse uitgevoerd. b. Jaarlijks vindt een actualisatie van de risicoanalyse plaats bij de jaarrekening. Het beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement is hierbij uitgangspunt.

3.2. Leidse kaders Een aantal Leidse kaders, dat van belang is voor verbonden partijen, is sinds 2005 nieuw en/of in belangrijke mate gewijzigd. Voor een goed overzicht zetten we deze op een rijtje en gaan we per kader dieper in op de inhoud. In onze financiële verordening stellen we als gemeente Leiden aanvullende eisen met betrekking tot de Leidse financiële huishouding. Een onderdeel hiervan zijn de eisen die we stellen aan de informatievoorziening over verbonden partijen in de Leidse begroting en jaarstukken. Het beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement stelt eisen aan het beheer van risico’s, het tijdig nemen van beheersmaatregelen en benodigd vermogen. Omdat deelnemers aan gemeenschappelijke regelingen gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het opvangen van de risico’s kan de omvang van de risico’s gevolgen hebben voor het Leids vermogen om risico’s op te vangen. De Kadernota “Regionaal partnerschap en leiderschap” stelt regionale samenwerking centraal en beschrijft het belang van partners in de regio voor Leiden. De aanbevelingen n.a.v. het rapport Grip op de buitenboordmotor: sturing, toezicht en verantwoording bij gemeenschappelijke regelingen leiden tot een bredere invulling van de wijze van samenwerking. Deze bredere invulling heeft twee doelen. Het eerste doel is om meer grip te krijgen op het realiseren van doelstellingen door de betreffende gemeenschappelijke regelingen. Het tweede doel is om de relatie met de gemeenschappelijke regelingen te versterken. Hieronder gaan we in op de kaders zelf en de relatie met het beleidskader verbonden partijen. Financiële verordening (BW 10.371) In Artikel 18 van de financiële verordening van de gemeente Leiden stelt het college van B&W aanvullende eisen (naast de verplichte onderdelen op grond van de BBV), waaraan de paragraaf verbonden partijen in de begroting en de jaarstukken moet voldoen. Het gaat dan om de naam en vestigingsplaats van de verbonden partij, het financieel belang van de gemeente, de zeggenschap van de gemeente en het publiek belang dat wordt gediend met de deelname. Dit artikel is van belang voor de wijze waarop we in de jaarrekening en begroting de informatievoorziening over verbonden partijen regelen. Beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement (RV 11.0007) Het beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement stelt eisen aan verbonden partijen op het vlak van beheer van de risico’s, het tijdig nemen van beheersmaatregelen en het benodigd vermogen om de risico’s op te vangen. Vanwege de voorschriften van de commissie BBV verwoord in de kadernota rechtmatigheid 2012 dient risico-analyse expliciet onderdeel te zijn van het nieuwe Leidse beleidskader voor de verbonden partijen. Kadernota “Regionaal partnerschap en Leiderschap” (RV 09.0086) In de kadernota “Regionaal partnerschap en leiderschap” is vastgelegd dat de gemeente Leiden op operationaal niveau samenwerkt met de Leidse regiogemeenten (Leiderdorp, Oegstgeest, Voorschoten en Zoeterwoude) en op strategisch niveau samenwerkt in HollandRijnland verband. Deze nota geeft dus het gebied aan waarbinnen we actief samenwerken. In zes gemeenschappelijke regelingen die we als Leiden zijn aangegaan bevinden de deelnemers zich in dit gebied. Een gemeenschappelijke regeling voldoet hier niet aan en dat is de Veiligheidsregio Hollands-Midden. Dit samenwerkingsverband is ontstaan vanuit rijkswetgeving. In deze gemeenschappelijke regeling werken we ook samen met gemeenten en instanties zoals Schoonhoven, Gouda en Nederlek en politieorganisaties en ziekenhuizen

die buiten het gebied van Holland Rijnland vallen. Grip op de buitenboordmotor: sturing, toezicht en verantwoording bij gemeenschappelijke regelingen” (BW 10.1253) De Leidse auditpool deed in juni 2010 naar aanleiding van haar onderzoek naar 5 gemeenschappelijke (die tevens verbonden partij zijn) in haar rapport: “ Grip op de buitenboordmotor: sturing, toezicht en verantwoording bij gemeenschappelijke regelingen” een aantal aanbevelingen. Die aanbevelingen zijn: Voor nieuwe op te richten én bestaande samenwerkingsverbanden minimumeisen aan informatievoorziening, verantwoording en toezicht (toezichtsarrangement) op heldere wijze te formuleren. Het toezichtarrangement lezen wij als het inrichten van de ambtelijke ondersteuning en het stellen van eisen aan de informatievoorziening aan de raad. in een regeling de motivatie voor het aangaan van een gemeenschappelijke regeling vast te leggen, zodat geen onduidelijkheden bestaan over de veranderingen in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden; het SMART formuleren van begroting en jaarrekening, omdat dit de sturingsmogelijkheden van de deelnemende gemeenten bepaalt; het zorgdragen bij iedere GR voor een ambtelijk aanspreekpunt en een goede overdracht bij personele wisselingen; het regelen en communiceren van verantwoordelijkheid en budgethouderschap; het bestuurlijk en ambtelijk gestructureerd en schriftelijk terug te koppelen vanuit de AB en DB vergaderingen, wanneer het gaat om relevante besluiten en/of budgettaire consequenties; het structureren van de terugkoppeling van bestuurders naar de ambtelijke organisatie (via een accounthouder) via bijvoorbeeld het nieuwe format van Holland Rijnland ( leg vast wie wat doet, geef toelichting) uit de AB en de DB vergaderingen, zodat de accounthouders beter zijn geïnformeerd en hun ondersteunende rol kunnen vervullen; het duidelijk en inzichtelijk maken van de consequenties voor de gemeente Leiden. De gemeenteraad kan dan zelf beslissen welke mate van aandacht aan een GR wordt gegeven. De aanbevelingen van de auditpool richten zich vooral op de uitvoering van het beleidskader verbonden partijen: met andere woorden op de wijze waarop we in de Leidse organisatie de ambtelijke ondersteuning regelen en waarop we de communicatie over de besluitvorming bij verbonden partijen regelen en hoe we de gevolgen van die besluitvorming inzichtelijk maken. Tot nu toe heeft de sturing op gemeenschappelijke regelingen vooral een juridische en financiële invalshoek. De juridische invalshoek hanteren we vooral bij het aangaan van gemeenschappelijke regelingen. De financiële invalshoek is vooral aan zet bij de advisering van het college over de door de gemeenschappelijke regelingen ingediende begrotingen en bij de verantwoording over de realisatie van doelstellingen die achteraf wordt afgelegd in de rapportages en de jaarrekening. Deze twee invalshoeken ervaren we als onvoldoende. We hebben gedurende het begrotingsjaar onvoldoende grip op de gemeenschappelijke regelingen. Met andere woorden: de afstand tussen gemeente en verbonden partij wordt als te groot ervaren. Het opnieuw organiseren van de nabijheid vraagt om een voortdurende betrokkenheid van de gemeentelijke organisatie bij de acties van de gemeenschappelijke regeling. Een voortdurend gesprek over ambities, kwaliteit, planning, projecten en inspanningen is nodig om die nabijheid te verkrijgen. Gedurende het jaar willen we meer grip houden op het realiseren van Leidse doelen. We zijn daarom van plan om meer aandacht te besteden aan het onderhouden van de onderlinge relatie, de verbinding met de verbonden partij en met de deelnemende gemeenten. We stellen daarom voor de derde bepaling van het beleidskader uit te breiden met datgene wat hieronder zwart gearceerd is.

3. Participatie in een verbonden partij vindt alleen plaats nadat door burgemeester en wethouders, de raad gehoord hebbende, de wijze waarop wordt samengewerkt is vastgelegd. In dit samenwerkingsarrangement krijgt de aansturing, het beheer (financieel, juridisch, realisatie Leidse doelstellingen, relatie) en het toezicht vorm en inhoud. Daarbij dient minimaal aandacht te worden gegeven aan: 3.1 duidelijkheid van de doelstelling en taakomschrijving en de meetbaarheid van prestaties van de verbonden partij; 3.2 financiële, maar ook maatschappelijke risico’s en de wijze waarop de risico’s worden beheerd en beheerst. Een risicoanalyse is hiervoor de basis; 3.3 de sturingsvisie (het geheel van regels en afspraken over de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen bestuursorganen, waaronder de bestuurlijke verhoudingen, vertegenwoordiging,benoeming bestuurders, functiescheiding); 3.4 de wijze waarop de publieke belangen zijn geborgd en op welke wijze de democratische controle plaatsvindt (bekostigingsvoorwaarden, vaststellen tarieven/heffingen, goedkeuring begroting,goedkeuren/vaststellen van regelingen van het uitvoeringsorgaan);

3.5 de wijze van verantwoording (informatieplicht, controlerechten, verplichtingen tot het indienen van verantwoordingsinformatie)en de bevoegdheden om nodig in te grijpen (aanwijzingen, richtlijnen); 3.6 de wijze (inhoud en tijdstippen) waarop wordt geëvalueerd inclusief doorlichtingen op effectiviteit en efficiency. 3.7 relatiebeheer: de wijze waarop gemeente Leiden de verbinding met verbonden partijen heeft vormgegeven. Hieronder wordt verstaan onder andere verstaan de inrichting van de ambtelijke ondersteuning van de gemeente Leiden bij de aansturing van verbonden partijen, de bestuurlijke vertegenwoordiging in de verbonden partij, het aantal keren dat we overleg voeren met de verbonden partije en de wijze waarop we dit doen.

4. Informatievoorziening De gemeente Leiden oefent invloed uit op de verbonden partij via deelname aan het dagelijks en algemeen bestuur en via aandeelhouderschappen wanneer het gaat om vennootschappen. De budgethouder, de accounthouder, veelal een beleidsmedewerker, en een financieel adviseur (via SP71) ondersteunen de portefeuillehouder (s) die namens de gemeente Leiden in het bestuur ervan zitten. Goede informatievoorziening is daarbij van belang. Het uitgangspunt is dat de informatievoorziening van verbonden partijen over de realisatie van doelstellingen vooral gebeurt via de planning & control producten begroting, jaarrekening en rapportage. Elke verbonden partij zendt haar begroting, jaarrekening en rapportages aan de deelnemers van de betreffende verbonden partij. Besluit Begroting en Verantwoording schrijft voor dat elke jaarrekening en begroting van een gemeente een verplichte paragraaf verbonden partijen bevat die tenminste bestaat uit de volgende onderdelen: de visie op deze partijen in relatie tot de realisatie van doelstellingen die zijn opgenomen in het programmadeel. de informatie over de verbonden partij omvat in overeenstemming met het bepaalde in de BBV ten minste:  de naam en de vestigingsplaats;  het openbaar belang dat op deze wijze wordt behartigd;  de omvang van het belang resp. recente veranderingen die zich hebben voorgedaan in het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft;  het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het eind van het begrotingsjaar;  het resultaat van de verbonden partij Om gedurende het jaar grip te houden op de realisatie van de Leidse doelstellingen zijn de formele planning & control producten onvoldoende. Deze dienen te worden aangevuld informele vormen zoals periodieke gesprekken over ambities, kwaliteit, planning, projecten en inspanningen en relatiebeheer. Onder relatiebeheer verstaan we Als gevolg van veranderende wetgeving en de verscherpte aandacht voor risicomanagement wordt de paragraaf verbonden partijen in de jaarrekening uitgebreid met een risicoanalyse per verbonden partij. Een uitgebreide risicoanalyse vindt plaats bij het aangaan van een verbonden partij. Elk jaar bij de jaarrekening wordt de risicoanalyse geactualiseerd. We stellen daarom voor bepaling 11 als volgt aan te passen: 11. De begroting bevat de visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van doelstellingen die zijn opgenomen in het programmadeel. De informatie over de verbonden partij omvat in overeenstemming met het bepaalde in de BBV ten minste: 11.1 de naam en de vestigingsplaats; 11.2 het openbaar belang dat op deze wijze wordt behartigd; 11.3 de omvang van het belang resp. recente veranderingen die zich hebben voorgedaan in het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft 11.4 het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het eind van het begrotingsjaar; 11.5 11.6

het resultaat van de verbonden partij; risicoanalyse

12.

De jaarrekening van de gemeente Leiden bevat informatie over de wijze waarop de verbonden partijen hebben bijgedragen aan de realisatie van de Leidse doelstellingen.

14. Bij het aangaan van een verbonden partij stelt het college van B&W een risicoanalyse vast, waarin de gemeente Leiden, naast het inzichtelijk maken van de risico’s die de gemeente Leiden loopt bij verbonden partijen, de juridische inbedding, de financiële relatie, control op het realiseren van de doelstellingen en de besturingsrelaties heeft uitgewerkt. 5. Governance (sturen, beheersen, verantwoorden en toezichthouden) Het doel van governance is het scheppen van waarborgen voor de realisatie van doelstellingen. Bij de gemeente zijn dit de door de raad vastgestelde beleidsdoelen. Of de uitvoering van deze taken nu wel of niet binnen de eigen organisatie of op afstand gebeurt, het college blijft altijd verantwoordelijk en aanspreekbaar voor de realisatie van deze doelstellingen. Als de uitvoering van een publieke taak op afstand wordt gezet betekent dit onvermijdelijk dat (volledige) directe invloed/sturing door de gemeente niet langer aan de orde is. Indien directe invloed/sturing op de verzelfstandigde activiteit blijft bestaan, is het risico groot dat er een inefficiënte en ineffectieve werkwijze ontstaat. Om die verantwoordelijkheid toch te kunnen dragen wordt het governance model gebruikt voor de aansturing van de uitvoeringsorganisatie/verbonden partijen. 5.1 Wat is governance? Een veel gehanteerde omschrijving van governance, die ook in deze beleidsnota gehanteerd wordt, is: “Governance is het waarborgen van de onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden van de organisatie, gericht op een efficiënte en effectieve realisatie van de doelstellingen, alsmede het daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden”. ( Min.v. Fin. 2001). . De kern is dat belanghebbenden binnen en buiten de organisatie gebaat zijn bij een goede (interne) beheersing en een goede verantwoording daarover. Bij governance staan vier cyclische activiteiten centraal: sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden. Het nieuwe aan governance is echter niet deze individuele elementen, maar het in onderlinge samenhang bekijken van deze elementen. Sturen: Is het proces waarbij door de gemeente richting wordt gegeven aan het realiseren van de vastgestelde beleidsdoelstellingen. Beheersen: Betreft het stelsel van maatregelen, procedures en processen waardoor de gemeente zorg draagt voor het blijvend nastreven en realiseren van de vastgestelde beleidsdoelen. Verantwoorden: Over alle opgedragen taken en gedelegeerde bevoegdheden moet verantwoording worden afgelegd. Bij verantwoording gaat het om inzicht in rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

Toezicht houden: Hieronder verstaan we de controlerende activiteit die uitgevoerd wordt om de resultaten van het beleid te kunnen beoordelen. Deze vier elementen dienen onderling met elkaar in balans te zijn Het schema hierboven laat zien hoe de bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn verdeeld over de organisatie van de verbonden partij zelf (interne organisatie) en die van de deelnemers aan een verbonden partij (de externe organisatie). Vanuit de interne organisatie kan men invloed uitoefenen op Governance, door middel van sturen en beheersen. Hiervoor kunnen de verbonden partijen bijvoorbeeld de instrumenten prestatiemanage-ment, planning en controlcyclus én risicomanagement worden ingezet. De externe belanghebbende (bijvoorbeeld gemeente Leiden) kan invloed uitoefenen op Governance door middel van het uitoefenen van toezicht, of juist door verantwoording te laten afleggen. Indien de governance benadering wordt toegepast op de dualistische rolverdeling tussen raad en college dan is het college verantwoordelijk voor het bereiken van de beleidsdoelstellingen die de raad heeft vastgesteld. Het college legt over het bereiken van de beleidsdoelstellingen verantwoording af aan de raad. De raad oefent controle uit op de daadwerkelijk realisering van de beleidsdoelstellingen.

5.2 Governance in de praktijk We gaan hieronder in op de governance aspecten bij de verbonden partijen. Dat is van belang vanwege de financiële, bestuurlijke en organisatorische risico’s die de gemeente als opdrachtgever en eigenaar heeft Sturen Bij de aansturing van een verbonden partij heeft het college zowel een eigenaarsrol als een opdrachtgeversrol. In de eigenaarsrol beslist het college over de oprichting, de missie, de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verbonden partij (beheersmatige aansturing). In de rol van opdrachtgever streeft het college naar een zo goed mogelijk product tegen een zo laag mogelijke prijs (beleidsmatige aansturing). De kracht van sturing ligt in het op tijd vooraf maken en vastleggen van de afspraken. Als heldere voorwaarden of (contact)afspraken niet vooraf worden gemaakt en vastgelegd, kan de gemeente gedurende het begrotingsjaar slechts beperkt bijsturen. De informatie die aangeleverd moet worden en waarop gestuurd wordt, moet vooraf vaststaan. Daarbij zijn de volgende aspecten van belang bij het opstellen van voorwaarden en/of contracten:    

aanwezigheid van duidelijke beleidskaders, meerjarenplannen (wat wil de gemeente?); werken met transparante meerjarenbegrotingen (wat biedt de verbonden partij?); werken met heldere output-afspraken en expliciete en waar mogelijk gekwantificeerde meerjarendoelstellingen (wat krijgt de gemeente?); het verwerken van voorwaarden en richtlijnen (wat is de afspraak?).

Om adequaat te kunnen sturen is het noodzakelijk om afspraken te maken over de te leveren sturingsinformatie. Dat kan via begrotingen, jaarplannen, contracten enz. Indien vooraf geen duidelijke afspraken worden gemaakt dan bestaat het risico dat er onvoldoende of op details wordt gestuurd en niet de juiste informatie wordt opgevraagd en verkregen. Door elkaar te houden aan de afgesproken informatiestromen wordt de efficiency van de sturing geborgd. Beheersen Beheersen bestaat uit een stelsel van maatregelen en procedures waarmee het college de zekerheid heeft dat de verbonden partij de gemeentelijke doelstellingen realiseert. Daar waar in de reguliere uitvoering van de gemeente informatie over de realisatie van de gemeentelijke doelstellingen wordt verkregen door de producten uit de planning & controlcyclus en overleggen tussen wethouders en afdelingen, moet de informatie over de realisatie van de doelstellingen door de verbonden partij op een andere wijze worden verkregen. De informatie wordt in principe verkregen via een vooraf afgesproken rapportagemodel en overlegstructuur. Er moet op worden toegezien dat deze afspraken worden nagekomen. Binnen de gemeente vindt door de betrokken beleidsmedewerker en financieel adviseur beoordeling van deze documenten plaats. Deze functionarissen adviseren ook de wethouder financiën en de desbetreffende vakwethouder. Om als gemeente afstand te kunnen houden en toch voldoende inzicht te hebben in de realisatie van de doelstellingen, moeten de rapportages een mix zijn van adequate inhoudelijke en financiële informatie (bijvoorbeeld kengetallen, prestatie- en effectindicatoren). Verantwoorden

De verbonden partij moet aan haar stakeholders (waaronder het college) verantwoording afleggen of ze haar taken binnen de gestelde kaders en tegen de afgesproken prijs uitvoert. De gemeente maakt met de verbonden partij afspraken over de wijze van verantwoording. De verantwoording bestaat uit twee aspecten: 1.

de rechtmatigheid van de bestedingen; de rechtmatigheid kan worden getoetst op basis van het jaarverslag, inclusief goedkeurende accountantsverklaring. 2. de getrouwheid van de bestedingen: effectiviteit en efficiency. Instrumenten voor verantwoording rond effectiviteit en efficiency zijn: - het periodiek volgen van benchmarken; - een periodieke externe audit van de kwaliteit van diensten, organisatie en kostenniveau; - certificering van werkprocesse (wordt de kwaliteit duurzaam geleverd?). Toezicht Het college moet toezicht houden of de verbonden partij de gemaakte afspraken nakomt. Aangezien er verschillende soorten verbonden partijen zijn en de mate waarin het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van een publieke taak door een verbonden partij verschillend is, zal toezicht op maat moeten worden vormgegeven. De wijze van toezicht is dus afhankelijk van de juridische vormgeving van de verbonden partij. Daarnaast is de omvang van financieel en publiek belang relevant voor de wijze van toezicht. Bij de invulling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de toezichthouder is het goed om, waar mogelijk, in de statuten of aandeelhoudersovereenkomst mogelijkheden in te bouwen voor het treffen van aanvullende afspraken. Mogelijkheden tot ingrijpen zijn: -

aanwijzingen, correctiemaatregelen en sancties; ontslag van bestuurders; inlichtingen, inzage bevoegdheden en controlerechten.

6. Geactualiseerd beleidskader Op basis van de analyse van het beleidskader verbonden partijen uit 2005 hebben we wijzigingen aangebracht in de bepalingen 2, 3, 5 en 11 en bepaling 14 als nieuw toegevoegd. De wijzigingen zijn zwart gearceerd. We stellen de raad voor het beleidskader verbonden partijen als volgt vast te stellen:

Algemeen 1. Samenwerking tussen de gemeente Leiden en andere overheidslichamen met overdracht van verantwoordelijkheden en bevoegdheden en met financiële participatie vindt uitsluitend plaats als dit het geëigende middel is om de beleidsdoelstellingen te realiseren. 2. Om belangenvermenging te voorkomen zijn de rollen opdrachtgever en eigenaar zijn bij voorkeur gescheiden. Wanneer de rollen opdrachtgever en eigenaar namens de gemeente Leiden door eenzelfde vertegenwoordiger worden vervuld dient voor aanvang een risicoanalyse te zijn opgesteld met daarin de overwegingen die hierbij een rollen hebben gespeeld. De risicoanalyse bevat verder een inventarisatie van de risico’s en van de mogelijkheden op basis van juridisch, financieel, inhoudelijk en relationele invalshoeken om de kans dat de risico’s zullen voordoen te verkleinen. 3. Participatie in een verbonden partij vindt alleen plaats nadat door burgemeester en wethouders, de raad gehoord hebbende, de wijze waarop samengewerkt wordt is vastgelegd. In dit samenwerkingsarrangement krijgt de aansturing, het beheer (financieel, juridisch, realisatie Leidse doelstellingen, relatie) en het toezicht vorm en inhoud. Daarbij dient minimaal aandacht te worden gegeven aan: 3.1 duidelijkheid van de doelstelling en taakomschrijving en de meetbaarheid van prestaties van de verbonden partij; 3.2 financiële, maar ook maatschappelijke risico’s en de wijze waarop de risico’s worden beheerst. Een risicoanalyse is hiervoor de basis; 3.3 de sturingsvisie (het geheel van regels en afspraken over de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen bestuursorganen, waaronder de bestuurlijke verhoudingen, vertegenwoordiging,benoeming bestuurders, functiescheiding); 3.4 de wijze waarop de publieke belangen zijn geborgd en op welke wijze de democratische controle plaatsvindt (bekostigingsvoorwaarden, vaststellen tarieven/heffingen, goedkeuring begroting,goedkeuren/vaststellen van regelingen van het uitvoeringsorgaan); 3.5 de wijze van verantwoording (informatieplicht, controlerechten, verplichtingen tot het indienen van verantwoordingsinformatie)en de bevoegdheden om nodig in te grijpen (aanwijzingen, richtlijnen); 3.6 de wijze (inhoud en tijdstippen) waarop wordt geëvalueerd inclusief doorlichtingen op effectiviteit en efficiency. 3.7 de wijze waarop gemeente Leiden de verbinding met verbonden partijen heeft vormgegeven. Hieronder wordt verstaan onder andere verstaan de inrichting van de ambtelijke ondersteuning van de gemeente Leiden bij de aansturing van de verbonden partij, de bestuurlijke vertegenwoordiging in de verbonden partij, het aantal keren dat we overleg voeren met de verbonden partij en de wijze waarop we dit doen.

Openbaar belang 4. Samenwerking tussen de gemeente Leiden en privaatrechtelijke partijen vindt alleen plaats als een bijzonder en benoemd openbaar belang dit rechtvaardigt. Hiervan is sprake als er onderzocht en gemotiveerd is waarom uitvoering van beleidsvoornemens beter niet in een publiekrechtelijke rechtsvorm kan plaatsvinden. Risico-analyse 5a. In alle gevallen waarbij overdracht van bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan de orde is, wordt bij de afweging om een samenwerking aan te gaan een risicoanalyse uitgevoerd. 5b. Jaarlijks vindt een actualisatie van de risicoanalyse plaats bij de jaarrekening. Het beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement is hierbij uitgangspunt. Deelname in een privaatrechtelijk rechtspersoon 6. De gemeente Leiden participeert uitsluitend in een privaatrechtelijke rechtsvorm door middel van het bekleden van bestuursfuncties indien dit een publiek belang heeft dat niet op een andere wijze kan worden gerealiseerd. In dat geval vindt de vertegenwoordiging van de gemeente plaats door een lid van het college van burgemeester en wethouders of namens hen een ambtelijke vertegenwoordiger. Hieraan ligt een gemotiveerd besluit ten grondslag. Zodra de noodzaak niet meer aanwezig is trekt de gemeentelijke bestuurder zich uit de bestuursfunctie terug. 7. Raadsleden vervullen geen gemeentelijke vertegenwoordiging in privaatrechtelijke functies,tenzij hiermee een publiek belang gediend wordt en de raad hierover gehoord is. In gevallen waarin raadsleden op persoonlijk initiatief bestuursfuncties aanvaarden van partijen waarin de gemeente een financieel belang heeft dan worden deze partijen als verbonden partij aangemerkt en zal een passend toezichtregime worden ingesteld. 8.




10.


Informatievoorziening. 11. De paragraaf “Verbonden partijen” bevat als onderdeel van de begroting de visie op deze partijen in relatie tot de realisatie van doelstellingen die zijn opgenomen in het programmadeel. De informatie over de verbonden partij omvat in overeenstemming met het bepaalde in de BBV ten minste:

11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 12.

de naam en de vestigingsplaats; het openbaar belang dat op deze wijze wordt behartigd; de omvang van het belang resp. recente veranderingen die zich hebben voorgedaan in het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het eind van het begrotingsjaar; het resultaat van de verbonden partij; risicoanalyse

De jaarrekening van de gemeente Leiden bevat informatie over de wijze waarop de verbonden partijen hebben bijgedragen aan de realisatie van de Leidse doelstellingen. 13. In aansluiting op de gemeenteraadsverkiezingen vinden eventuele aanpassingen in de vertegenwoordiging van de gemeente in besturen van verbonden partijen plaats. 14. Bij het aangaan van een verbonden partij stelt het college van B&W een risico-analyse vast, waarin de gemeente Leiden, naast het inzichtelijk maken van de risico’s die de gemeente Leiden loopt bij verbonden partijen, de juridische inbedding, de financiële relatie, control op het realiseren van de doelstellingen en de besturingsrelaties heeft uitgewerkt.

Bijlage 1 Privaatrechtelijke rechtsvormen Naamloze Vennootschap (NV) De NV is een open samenwerkingsverband met een in overdraagbare aandelen verdeeld maatschappelijk kapitaal. De oprichting van een NV geschiedt bij notariële akte. De NV kent een bestuur en een algemene vergadering van aandeelhouders. Bij de statuten kan worden bepaald dat er een raad van commissarissen zal zijn. Aandeelhouders en bestuurders zijn niet aansprakelijk met hun privé-vermogen voor schulden van de rechtspersoon. De bestuurders zijn verplicht de NV in te schrijven in het handelsregister, gehouden door de Kamer van Koophandel. Bestuurders zijn in de volgende gevallen naast de vennootschap hoofdelijk aansprakelijk: Indien de opgave ter eerste inschrijving in het handelsregister nog niet is geschied; Indien het gestorte deel van het kapitaal niet ten minste bij de oprichting het voorgeschreven minimumkapitaal bedraagt; Indien het bij de oprichting geplaatste kapitaal niet ten minste ¼ deel van het nominale bedrag is gestort. De NV is een rechtspersoon, zelfstandig drager van rechten en plichten, die onder eigen naam deelneemt aan het rechtsverkeer. De aandelen worden uitgegeven aan toonder of op naam en zijn vrij verhandelbaar, tenzij in de statuten is geregeld dat de overdraagbaarheid van de aandelen op naam is beperkt. Voorbeelden van naamloze vennootschappen in Leiden zijn Alliander NV, Nuon Energy NV, Dunea, NV Bank Nederlandse gemeenten.

Besloten Vennootschap (BV) Een BV wordt aangegaan met het oog op de persoonlijke eigenschappen en kwaliteiten van de aandeelhouders. De oprichting van een BV geschiedt bij notariële akte. De BV kent een bestuur en een algemene vergadering van aandeelhouders. Bij de statuten kan worden bepaald dat er een raad van commissarissen zal zijn. Aandeelhouders en bestuurders zijn niet aansprakelijk met hun privé-vermogen voor schulden van de rechtspersoon. De bestuurders zijn verplicht de BV in te schrijven in het handelsregister, gehouden door de Kamer van Koophandel. Bestuurders zijn in de volgende gevallen naast de vennootschap hoofdelijk aansprakelijk: Indien de opgave ter eerste inschrijving in het handelsregister nog niet is geschied; Indien het gestorte deel van het kapitaal niet ten minste bij de oprichting het voorgeschreven minimumkapitaal bedraagt; Indien het bij de oprichting geplaatste kapitaal niet ten minste ¼ deel van het nominale bedrag is gestort. De BV is een rechtspersoon, zelfstandig drager van rechten en plichten, die onder eigen naam deelneemt aan het rechtsverkeer. De aandelen worden uitgegeven op naam en zijn niet vrij verhandelbaar. Voorbeelden van besloten vennootschappen zijn in Leiden de Stadspodia Leiden, DZB Partycatering BV Leiden.

De structuurvennootschap Indien een NV of BV onder het structuurregime valt,dan zijn de bevoegdheden van de organen van de vennootschap anders verdeeld. Een aantal bevoegdheden dat door de wet wordt toegekend aan de algemene vergadering van aandeelhouders, wordt bij een structuurvennootschap gelegd bij de raad van commissarissen (een verplicht orgaan dat uit minimaal drie natuurlijke personen bestaat). Dit betekent dat de invloed van de aandeelhouders op het bestuur van structuurvennootschappen beperkt wordt. De bevoegdheden die in een structuurvennootschap bij de RvC liggen: De raad van commissarissen benoemt zijn eigen leden (stelsel van coöptatie); De raad van commissarissen benoemt, schorst en ontslaat bestuurders; De raad van commissarissen stelt de jaarrekening vast; De raad van commissarissen keurt bepaalde bestuursbesluiten goed. NV’s en BV’s worden structuurvennootschappen als gedurende drie jaar aan de volgende voorwaarden is voldaan: Het geplaatste kapitaal tezamen met de reserves volgens de balans met toelichting bedraagt minimaal EUR 12 mln.; Er is een ondernemingsraad ingesteld; Er zijn minimaal 100 werknemers in dienst. Commanditaire Vennootschap (CV) Een CV is een samenwerkingsverband waarop de regels van het BW en van het Wetboek van Koophandel van toepassing zijn. De CV bestaat uit twee soorten vennoten: commanditaire vennoten (ook wel ‘stille’ vennoten) en beherende vennoten. Commanditaire vennoten mogen geen beheersdaden of vertegenwoordigingshandelingen verrichten. Indien een commanditaire vennoot beheersdaden verricht, is hij medeaansprakelijk. Zijn aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag van de inbreng. Beherende vennoten zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden van de CV. De CV is een maatschapvorm, waarbij alle vennoten een inbrengplicht hebben. Een CV bezit geen rechtspersoonlijkheid en kan derhalve niet zelfstandig rechten en plichten dragen. De CV is beperkt geregeld in de wet, waardoor veel aandacht besteed moet worden aan het CV contract. Vanwege het karakter van de CV zal deze rechtsvorm enkel in PPS-constructies in combinatie met een BV of NV gebruikt worden. Voorbeeld van een commanditaire vennootschap in combinatie met een BV is Nieuw Leiden Beheer BV en Leiden naar Nieuw Leyden BV Vereniging Een vereniging is een rechtspersoon met leden die is gericht op een bepaald doel. Een vereniging wordt bij meerzijdige rechtshandeling opgericht en wordt per notariële akte opgericht. Informele verenigingen (een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid) kunnen zonder notariële akte tot stand worden gebracht. De bestuurders van vereniging waarvan de statuten zijn opgenomen in een notariële akte zijn verplicht de vereniging te doen inschrijven in een openbaar register, gehouden door de Kamer van Koophandel binnen het gebied welke de stichting haar woonplaats heeft. Wanneer dit niet heeft plaatsgevonden, is iedere bestuurder voor een rechtshandeling, waardoor hij de vereniging verbindt, naast de vereniging hoofdelijk aansprakelijk. Bestuurders van een vereniging waarvan de statuten niet zijn opgenomen in een notariële akte zijn hoofdelijk aansprakelijk naast de vereniging voor schulden uit een rechtshandeling die tijdens hun bestuur opeisbaar worden. De vereniging is een duale rechtspersoon met een bestuur en een algemene ledenvergadering. Voorbeeld van een vereniging in Leiden is Coöperatieve Zakelijke Post Nederland UA.

Stichting Een stichting is een door een rechtshandeling in het leven geroepen rechtspersoon welke geen leden kent en beoogt met behulp van een daartoe bestemd vermogen een in de statuten vermeld doel te verwezenlijken. Een stichting kent een ideëel doel en kan geen uitkeringen verrichten aan de bestuursleden; enkel het ideëel of sociaal doel, zoals beschreven in de doelstelling van de stichting, komt voor uitkering in aanmerking. De bestuurders zijn verplicht de stichting te doen inschrijven in een openbaar register, gehouden door de Kamer van Koophandel binnen het gebied welke de stichting haar woonplaats heeft. Wanneer dit niet heeft plaatsgevonden, is iedere bestuurder voor een rechtshandeling, waardoor hij de stichting verbindt, naast de stichting hoofdelijk aansprakelijk. Maakt een bestuurder misbruik van zijn bevoegdheid of gaat hij zijn bevoegdheid te buiten dan kan de bestuurder onder omstandigheden ook persoonlijk aansprakelijk zijn. Een stichting heeft een bestuur, maar kent geen controlerende mechanisme in de vorm van vergadering van aandeelhouders of leden (zoals een vereniging). Wel kan een Raad van Toezicht worden ingesteld. De stichting bezit rechtspersoonlijkheid. Voorbeelden hiervan zijn de Stichting Stimuleringsfonds Volkshuisvesting Nederlandse gemeenten en Stichting Pieterskerk Leiden.

Bijlage 2 Publiekrechtelijke samenwerkingsvormen Gemeenschappelijke regelingen Indien gemeenten kiezen om krachtens de Wgr (Wet gemeenschappelijke regelingen) samen te werken kan uit vier varianten worden gekozen, waarvan er drie worden opgesomd in artikel 8 van de Wgr. De vierde variant wordt niet expliciet genoemd in de Wgr, maar kan worden afgeleid uit de Wgr (artikel 1, eerste lid). 1. Openbaar lichaam Beschrijving Voor de meeste vormen van intergemeentelijke samenwerking wordt door gemeenten een regeling met een openbaar lichaam ingesteld. De kenmerken van deze constructie luiden: Een openbaarlichaam heeft rechtspersoonlijkheid en kan zelfstandig deelnemen aan het private verkeer; Gemeenten kunnen aan een openbaar lichaam - behoudens enkele wettelijke uitzonderingen alle gemeentelijke taken en bevoegdheden overdragen; Een openbaar lichaam heeft een verplicht voorgeschreven bestuursstructuur, bestaande uit een algemeen, dagelijks, bestuur en een voorzitter en kan commissies instellen; De regeling dient informatie- en verantwoordingsbepalingen te bevatten; Het bestuur stelt jaarlijks een rekening en begroting vast. Toepassing Deze constructie komt in de praktijk het meest voor en kan binnen de grenzen van de Wgr naar believen worden toegepast voor uiteenlopende vormen van samenwerking. Voorbeelden van gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam zijn in Leiden: Holland Rijnland, Veiligheidsregio Hollands-Midden, Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg (RDOG) Hollands-Midden, Gemeenschappelijke Vuilverwerking Leiden en omgeving (Gevulei), Omgevingsdienst West Holland, Servicepunt71, Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (BSGR),

2. Gemeenschappelijk orgaan Beschrijving Voor samenwerkings- of overlegvormen waarbij geen rechtspersoonlijkheid of een duidelijke bestuursstructuur vereist is, kan door gemeenten een regeling met een gemeenschappelijk orgaan worden ingesteld. De structuur daarvan heeft de volgende kenmerken: Een gemeenschappelijk orgaan bezit geen rechtspersoonlijkheid en kan niet zelfstandig opereren in het private verkeer; Gemeenten kunnen aan zo’n orgaan wel taken en bevoegdheden overdragen, behalve de bevoegdheid tot belastingheffing en het vaststellen van andere algemeen verbindende voorschriften; Vanwege het ontbreken van rechtspersoonlijkheid wordt niet het gemeenschappelijk orgaan, maar de deelnemende gemeenten gebonden aan de effecten van de besluitvorming door het algemeen orgaan; Een gemeenschappelijk orgaan dient te beschikken over een algemeen bestuur en een voorzitter, een dagelijks bestuur is niet verplicht; Toepassing Deze constructie wordt gebruikt voor zaken of onderwerpen waarbij het bezit van rechtsper-

soonlijkheid of een duidelijke bestuursstructuur niet noodzakelijk is. 3. Centrumgemeente-constructie Beschrijving Gemeenten kunnen er voor kiezen om de samenwerking inzake bepaalde belangen onder te brengen in een zogenaamde centrumgemeente constructie. In deze constructie oefent een (centrum)gemeente voor andere gemeenten de bevoegdheden uit die in de regeling staan omschreven, zonder dat die bevoegdheden zelf overgaan. Deze constructie heeft de volgende kenmerken: Een centrumgemeente constructie heeft geen zelfstandige rechtspersoonlijkheid; Er worden door de deelnemende gemeenten geen bevoegdheden overgedragen. Het bestaande bevoegdhedenpakket en de daaraan gekoppelde gemeentelijke besluitvormingsstructuren van de afzonderlijke provincies blijven intact; Wel kan de uitoefening van in de regeling omschreven worden overgedragen of overgelaten aan de centrumgemeente; De bepalingen uit de Wgr voor het verschaffen van informatie of het afleggen van verantwoording zijn niet van toepassing; Voor haar activiteiten hoeft geen begroting of rekening te worden vastgesteld. Toepassing Deze constructie wordt inde praktijk vaker gebruikt voor de uitvoering van een bepaalde specifieke taak, die op die manier efficiënter of goedkoper kan worden uitgevoerd.

4. Lichte gemeenschappelijke regeling (regeling zonder meer) Beschrijving Gemeenten kunnen een gemeenschappelijke regeling aangaan zonder dat een centrumgemeente constructie, een gemeenschappelijk orgaan of een openbaar lichaam met zelfstandige rechtspersoonlijkheid wordt ingesteld. De kenmerken van deze zogenaamde lichte gemeenschappelijke regeling luiden als volgt: Een lichte gemeenschappelijke regeling bezit geen rechtspersoonlijkheid en kan niet als zelfstandig rechtspersoon optreden in het private verkeer; Aan de regeling kunnen geen taken of bevoegdheden van deelnemende gemeenten worden overgedragen; Er is geen sprake van een verplichte geleding in een algemeen bestuur, dagelijks bestuur en een voorzitter; De deelnemende gemeenten worden in beginsel niet gebonden door de besluitvorming van de regeling; Voor gezamenlijk beleid of binding daaraan is gelijkluidende besluitvorming door de afzonderlijk deelnemers noodzakelijk; De bepalingen uit de Wgr voor het verschaffen van informatie of het afleggen van verantwoording zijn niet van toepassing. Toepassing Deze constructie wordt in de praktijk met name gebruikt als overlegstructuur over zaken, waaraan in politieke of financiële zin geen formele consequenties verbonden zijn.

Bijlage 3 Beslisboom Om te bepalen welke vorm het meest geëigend is om de Leidse doelstellingen te realiseren hebben we een beslisboom als hulpmiddel.In deze bijlage treft u een beslisboom aan, waarin het denkkader uit de paragrafen 2.1.1 en 2.1.2 stapsgewijs is weergegeven.

Bijlage 4 Belangrijkste artikelen uit Wet- en Regelgeving In artikel 1 van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) staan de definities. a - Verbonden partij: Een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente Leiden een bestuurlijk én een financieel belang heeft. Een verbonden partij vereist dus de combinatie van een bestuurlijk én een financieel belang. Partijen waaraan alleen een financieel risico kleeft, worden waarnodig opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen. Partijen waarmee een bestuurlijk belang gediend is en waaraan geen juridisch afdwingbare financiële verplichtingen kleven, maken deel uit van een programma. b - Financieel belang: een aan de verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. De financiële relatie komt voort uit het verstrekken van kapitaal in de vorm van risicodragend kapitaal, een lening of garantstelling. c - Bestuurlijk belang: zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Hiervan is sprake wanneer een burgemeester, een wethouder, een raadslid of een ambtenaar van de gemeente namens de gemeente in het bestuur van de partij plaatsneemt, of namens de gemeente stemt. Zeggenschap is de mogelijkheid om op grond van feitelijke of juridische omstandigheden een beslissende invloed uit te oefenen op de activiteiten van een onderneming. In het kader van verbonden partijen is die zeggenschap beperkt tot een vertegenwoordiging in het bestuur of tot stemrecht. d - Deelneming: een participatie in een besloten (B.V.) of naamloze vennootschap (N.V.) waarin de gemeente aandelen heeft. Deelnemingen zijn bij definitie beperkt tot N.V.’s en B.V.’s Deelnemingen maken deel uit van de verbonden partijen omdat altijd sprake is van een financieel belang door het bezit van aandelen en een bestuurlijk belang als gevolg van het aan de aandelen verbonden stemrecht. De BBV bevat de randvoorwaarden voor de afspraken tussen raad en college over o.a. verbonden partijen. In artikel 5 staat dat de verbonden partijen niet worden geconsolideerd in de begroting en jaarstukken. Artikel 9 lid 2 f geeft aan dat verbonden partijen een verplichte paragraaf is in de begroting. In artikel 15 staat dat de verplichte paragraaf verbonden partijen tenminste bevat: a. een visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting; b. de beleidsvoornemens over verbonden partijen, Artikel 67 geeft aan dat de uitvoeringsinformatie tenminste o.a. een lijst van verbonden partijen bevat. Artikel 69 stelt dat de lijst tenminste informatie bevat over: a. de naam van de vestigingsplaats; b. het openbaar belang dat op deze wijze behartigd wordt; c. de veranderingen die zich hebben voorgedaan gedurende het begrotingsjaar in het belang dat de gemeente onderscheidenlijk provincie in de verbonden partij heeft; d. het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar;

e. het resultaat van de verbonden partij.

Gemeentewet: In de gemeentewet (artikel 160) is bepaald dat: lid 1 e. het college bevoegd is tot privaatrechtelijke rechts handelingen van de gemeente te besluiten; lid 2

Het college besluit slechts tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

lid 3

Een besluit als bedoeld in het tweede lid behoeft de goedkeuring van gedeputeerde staten. De goedkeuring kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

Rv. nr.: B&W-besluit d.d.: B&W-besluit nr.: Aanleiding: Actualisering van het in 2005 vastgestelde beleidskader Verbonden Partijen

Recommend Documents