RUMUSAN HASIL RAPAT KERJA IMPLEMENTATIF PUSAT PENELITIAN TENAGA LISTRIK DAN MEKATRONIK LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA TAHUN 2012
Rapat Kerja Implementatif Pusat Penelitian Tenaga listrik dan Mekatronik (P2 Telimek) - LIPI Tahun 2012 bertema “Reformasi Birokrasi untuk Meningkatkan Kontribusi P2 Telimek – LIPI dalam Pengembangan dan Pemanfaatan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi”, diikuti oleh 83 orang terdiri dari Kepala Puslit, Kepala Bidang/Bagian, Kepala Subbidang/Subbagian, Para peneliti, teknisi, dan administrasi serta undangan lainnya, yang dilaksanakan di Argapuri Resort, Kec Pasir Jambu, Kab Bandung, Jawa Barat pada tanggal 27 – 28 Maret 2012. Rapat Kerja Implementatif ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja pelaksanaan tupoksi Pusat Penelitian Tenaga listrik dan Mekatronik dalam menindaklanjuti hasil Rapat Kerja Koordinatif Kedeputian Bidang IPT. Rapat Kerja ini adalah langkah strategis dalam menghadapi dinamika lingkungan strategis, membahas penataan manajemen internal dalam rangka melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem pengelolaan litbang, peningkatan kinerja dan citra Pusat Penelitian Tenaga listrik dan Mekatronik LIPI.
I. PRA RAKER Untuk meningkatkan efisiensi serta memperlancar penyelenggaraan Raker Implementatif, telah dibentuk dua komisi yang telah bekerja sejak tanggal 6 s.d. 22 Maret 2012, yakni: A. Komisi A : Bidang Program dan Sinergitas Tema-tema yang diangkat pada sidang komisi A antara lain: • Program dan Sinergitas • Evaluasi Pencapaian Renstra Implementatif • Optimalisasi Pengelolaan PNBP B. Komisi B : Bidang Reformasi Birokrasi dan Sumber Daya Manusia Tema-tema yang diangkat pada sidang komisi B antara lain: • Dokumen Strategi Perubahan • Strategi Komunikasi RB • Ruang Sekretariat RB • Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) • Dokumen Sistem Mutu Sesuai Roadmap RB • Penetapan Quick Wins 2012 • Sistem Manajemen SDM II. RUMUSAN RAKER 2012 Raker setelah dibahas dalam pra raker dan mengalami pendalaman oleh komisi-komisi terkait, dengan ini memutuskan hal-hal sebagai berikut:
1
A.
Bidang Program dan Sinergitas 1. Fokus prioritas kegiatan penelitian di Pusat Penelitian Tenaga Listrik dan Mekatronik (Matrix babIV, RPJM.II point 6.b) terdiri dari : a. Pembangkit listrik tenaga panas matahari, Pembangkit listrik dari biomassa/biogas, Transportasi hemat energi dan ramah lingkungan dengan konsep mobil listrik dan hybrid. b. Fokus prioritas industri rancang bangun dan rekayasa/kegiatan prioritas litbang teknologi hankam (Matrix babIV, RPJM.II point 5.e): Mobil robot berlengan bersenjata. 2. Sedangkan Kegiatan Non prioritas: yaitu litbang Penelitian Tenaga Listrik dan Mekatronik terdiri dari PLT Bayu, Mikro/pikohidro, material maju, peralatan industri, dan Mesin listrik. 3. Program Prioritas P2 Telimek 2010 - 2014 yang juga merupakan program prioritas Kedeputian IPT adalah: a. Program prioritas Pembangkit Listrik Tenaga Panas Matahari dengan target akhir pada tahun 2014 adalah sistem solar thermal untuk pembangkit listrik skala 10 kW. b. Program Prioritas Transportasi Hemat Energi dan Ramah Lingkungan dengan konsep Mobil Listrik dan Hybrid dengan target akhir pada tahun 2014 adalah satu model mobil hibrid/listrik. Raker mengamanatkan kepada Kepala P2 Telimek untuk menuntaskan target program prioritas sampai dengan tahun 2014 yang tertuang pada Renstra Implementatif dapat tercapai apabila anggaran untuk program tersebut dapat terpenuhi. Data rencana anggaran dapat dilihat pada dokumen Renstra P2 Telimek 2010 – 2014 sedangkan data realisasi anggaran dapat dilihat pada dokumen LAKIP 2010 – 2011. 4. Sinergi dari kegiatan prioritas Pembangkit Listrik Tenaga Panas Matahari yang dapat dilakukan dan ditawarkan ke Satker lain di lingkungan kedeputian IPT pada khususnya, dan kedeputian lainnya pada umumnya, adalah: a. Simulasi siklus Rankine (P2 Fisika) b. Heat transfer fluid material (P2 Kimia) c. Material reflektor, absorber dan kaca tahan panas (P2 Metalurgi). Sedangkan sinergi yang sudah berjalan adalah: a. Sistem thermal storage (P2 Fisika) b. Aplikasi Pembangkit Listrik (UPT BPPTK) c. Aplikasi Pengering (UPT BBTTG). 5. Sinergi dari program prioritas Transportasi Hemat Energi dan Ramah Lingkungan dengan konsep Mobil Listrik dan Hybrid yang dapat dilakukan dan ditawarkan ke Satker lain di lingkungan kedeputian IPT khususnya dan kedeputian lainnya adalah a. Battery Lithium (P2 Fisika dan P2 Kimia) b. Magnet (P2 Fisika dan P2ET) c. Kontrol dan Komponen Elektronik (P2ET dan P2I) d. Material (P2 Metalurgi) e. Pemasaran (Pusinov) 6. Evaluasi tahunan pencapaian Renstra Implementatif 2010-2014 akan dilakukan pada akhir pelaksanaan kegiatan 2012 oleh Tim PME P2 Telimek. Revisi/adendum Renstra Implementatif 2010-2014 apabila diperlukan akan dilakukan untuk kegiatan non prioritas kedeputian oleh Tim PME P2 Telimek.
2
7.
B.
Untuk optimalisasi pencapaian target PNBP maka perlu dilakukan langkah berikut: a. Dibentuk Tim Pengelola PNBP yang terdiri dari unsur administrasi dan unsur teknis selambat-lambatnya akhir April 2012 dengan Surat Keputusan dari Kepala P2 Telimek. b. Pimpinan dan seluruh pejabat struktural berkomitmen untuk melaksanakan kegiatan kerjasama luar non APBN melalui mekanisme PNBP.
Bidang Reformasi Birokrasi dan Sumber Daya Manusia 1. Dokumen Strategi Perubahan a. Struktur Tim Manajemen Perubahan P2 Telimek berdasarkan SK Deputi IPT Nomor: 1493/M/DT/2011 tanggal 04 November 2011 adalah: Ir. Adi Santoso, MSc. selaku Kepala P2 Telimek sebagai Project Management Officer (PMO) dibantu oleh tiga Manajer yaitu Ir. Tri Admono, MT. selaku Kabag TU sebagai Manajer Desain, Dr.Ir. Yoyon Ahmudiarto selaku Kabid Elda dan Mesin Listrik sebagai Manajer Perubahan, dan Dr.Eng. Budi Prawara selaku Kabid Sarana Penelitian sebagai Manajer Penjamin Mutu. b. PMO sudah mendapatkan arsip dokumen RB yang telah diserahkan BOK LIPI ke MenPAN pada bulan November 2011. Dokumen tersebut harus ditempatkan oleh PMO di Ruang Sekretariat RB P2 Telimek dan diunggah ke Website P2 Telimek agar dapat diakses oleh seluruh pegawai jika memerlukannya paling lambat akhir April 2012. c. Dokumen RB secara keseluruhan yang telah dibuat P2 Telimek harus diarsipkan di ruang sekretariat RB P2 Telimek oleh Manajer Desain RB dibantu oleh Sub Bag Kepegawaian paling lambat akhir April 2012. 2. Strategi Komunikasi RB a. Manajer Desain RB segera membuat Slogan dan yel-yel RB P2 Telimek. Slogan RB dan yel-yel RB dipajang dalam bentuk spanduk dan banner. b. Slogan RB P2 Telimek dan yel-yel RB P2 Telimek adalah seperti ditunjukkan di bawah ini.
Kami Melaksanakan Reformasi Birokrasi LIPI P2 Telimek - LIPI PASTI BARU
c. Kata-kata “PASTI BARU” dalam yel-yel RB P2 Telimek dijelaskan sbb: i. Singkatan PASTI BARU: Profesional, Adaptive, Scientific integrity, Team work, Inovatif, dan Being Accountable and Responsible in Utilizing resources efficiently and effectively. ii. Makna PASTI BARU: Bekerja secara maksimal dan menyesuaikan diri dengan perubahan berdasarkan integritas keilmuan, senantiasa membangun kerjasama yang kondusif serta inovatif, dalam meningkatkan kinerja yang terukur dan bertanggungjawab dalam memanfaatkan sumber daya secara efisien dan efektif.
3
Slogan dan yel-yel tersebut di atas juga ditulis di setiap kartu nama pegawai dan buku agenda yang dibagikan ke pegawai P2 Telimek. Ditulis pada kertas A3 dan ditempel di tiap ruang kalimat di bawah ini: “Sesungguhnya Allah tidak akan mengubah nasib suatu kaum kecuali kaum itu sendiri yang mengubah apa apa yang pada diri mereka (QS.13:11)” d. Sebelum akhir April 2012, PMO harus membuat Slogan dan yel-yel dalam bentuk spanduk, singkatan PASTI BARU dalam bahasa Inggris dan makna PASTI BARU dalam bahasa Indonesia dibuat dalam banner dan kertas A3 ditempel di setiap ruangan termasuk ruangan sekretariat RB, dan diunggah ke Website P2 Telimek. 3.
Ruang Sekretariat RB P2 Telimek. a. Ruang sekretariat RB P2 Telimek berada di ruang KaBag TU P2 Telimek. Personil tim RB P2 Telimek sudah ditetapkan berdasarkan SK Kepala P2 Telimek Nomor: 010/IPT.4/HK/2012 tanggal 02 Januari 2012. Di dalam ruang sekretariat RB dipasang foto tim RB, dan disimpan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan RB P2 Telimek. b. Jadwal Sosialisi RB pertama kepada seluruh pegawai P2 Telimek adalah pada saat Raker Telimek – LIPI Maret 2012 oleh Tim RB P2 Telimek. Jadwal/agenda RB bulanan dipasang di ruang sekretariat RB P2 Telimek.
4.
Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) a. SPIP meliputi 5 topik yaitu: Lingkungan Pengendalian, Penilaian Resiko, Kegiatan Pengendalian, Informasi-Komunikasi, dan Pemantauan Pengendalian. b. Lingkungan pengendalian, misalnya komitmen terhadap pembinaan kompetensi SDM fungsional peneliti sudah dilaksanakan pembuatan Jurnal MEV, dan telah dilakukan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab tentang pembinaan SDM yaitu atasan langsung berkewajiban melakukan pembinaan disiplin pegawai yang menjadi bawahannya. Juga telah dibuat 39 SOP P2 Telimek sebagai panduan proses yang wajib dipatuhi. Sub.bag Kepegawaian perlu menyiapkan Surat Tugas dari Kepala P2 Telimek membentuk tim mentoring fungsional peneliti mengacu ke buku Juknis Jabfung Peneliti, dengan memperhatikan masukan yang dibahas pada rapat Forum Peneliti P2 Telimek paling lambat Mei 2012. c. Penilaian resiko meliputi resiko keuangan, aset, SDM, dan arah kebijakan strategis. Kepala P2 Telimek ditugaskan melakukan kajian untuk mencari solusi permasalahan mendesak yang perlu segera dipecahkan yaitu software ilegal dan analisa kebutuhan SDM yang tepat kualitas dan kuantitas sesuai tuntutan jaman. Kegiatan kajian ini harus selesai pada akhir November 2012. Untuk membantu pejabat struktural dalam penguatan pengendalian keuangan, aset, SDM, dan arah kebijakan strategis diperlukan SDM fungsional perencana sebanyak dua orang yang memiliki latar belakang pendidikan akuntansi dan teknik industri. d.
e.
Untuk melakukan pengendalian fisik aset (BMN), perlu dipasang CCTV di lantai 2 Gedung 20 P2 Telimek. Kegiatan pengadaan ini ditugaskan kepada Kepala P2 Telimek sebelum akhir 2012. Informasi dan komunikasi harus dilakukan KaBag TU dengan kegiatan mengarah ke realisasi e-government misalnya: melanjutkan pembangunan Website P2 Telimek dan
4
f.
melakukan e-procurement. Direncanakan untuk pengadaan komputer (desktop) yang dilengkapi dengan software legal di setiap bidang teknis pada anggaran 2013. Komputer tersebut digunakan sebagai sarana minimum untuk melihat informasi terkait RB di LIPI termasuk SOP P2 Telimek oleh setiap PNS P2 Telimek. Dokumendokumen (persuratan) memorandum ke para pejabat struktural disarankan agar dapat didistribusikan secara digital. Pemantauan pengendalian intern P2 Telimek harus dilakukan secara lebih intensif oleh Tim PME P2 Telimek.
5.
Dokumen Sistem Mutu Sesuai Road Map RB P2 Telimek a. Dokumen sistem mutu P2 Telimek saat ini berupa dokumen SOP 39 buah yang dikelompokkan menjadi 4 bidang yaitu: perencanaan (12 SOP), implementasi (Kepegawaian, Keuangan, Umum, Jasa dan Informasi 13 SOP), pelaporan (9 SOP), dan evaluasi (5 SOP). b. Tim PME P2 Telimek selambat-lambatnya akhir April 2012 harus membuat SOP terkait dengan pegawai yang ingin melanjutkan sekolah, agar substansi jurusan yang diambil harus sesuai dengan kebutuhan Puslit dan secara tertulis diijinkan oleh atasan langsungnya serta Kepala P2 Telimek. c. Tim PME P2 Telimek selambat-lambatnya akhir Mei 2012 harus menyimpan dokumen SOP di ruang sekretariat RB P2 Telimek dan mengunggah ke Website P2 Telimek. d. Setiap pegawai diwajibkan membaca dan memahami SOP yang relevan dengan tugas dan kewajibannya. Akses ke dokumen SOP di berkas dijital intra LIPI oleh pegawai memakai otentifikasi dimana tim RB P2 Telimek dibantu oleh Pengelola Informasi Satker. e. Road Map RB LIPI 2011-2014, meliputi: pembentukan tim manajemen perubahan, penyusunan Strategi manajemen perubahan, pembuatan strategi komunikasi LIPI, sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan dalam rangka RB LIPI, dan mengembangkan budaya kerja melalui edukasi. f. Tim RB P2 Telimek selambat-lambatnya akhir Mei 2012 menyimpan dokumen Road Map RB P2 Telimek 2011-2014 di ruang sekretariat RB P2 Telimek dan mengunggah di Website P2 Telimek sehingga dapat dilihat oleh pegawai P2 Telimek. g. Di dalam Draft Road Map RB LIPI 2011-2014, usulan struktur reorganisasi P2 Telimek adalah sebagai berikut: Kapuslit, SubBag TU, Bidang-bidang Penelitian, dan SubBid Sarana. SubBid Sarana berada di bawah bidang penelitian yang terkait.
6.
Penetapan Quick Wins 2012 Memperhatikan bahwa Quick Wins adalah inisiatif yang mudah dan cepat dicapai yang mengawali suatu program yang besar atau sulit maka raker menetapkan bahwa: a. Perumusan dan penetapan Quick Wins P2 Telimek 2012 harus memperhatikan panduan Quick Wins yang dapat diunduh dari menu Download pada Website P2 Telimek, yaitu memperhatikan: harapan pemangku kepentingan utama (pemerintah, masyarakat, dan industri), dan Indikator Keluaran Utama (prototipe, publikasi ilmiah, paten, dan bimbingan teknis). b. Kandidat-kandidat Quick Wins untuk 2012 adalah: contoh produk yang dipakai masyarakat tersebar luas, seminar internasional, E-Jurnal MEV, HAKI/Paten naik, PNBP 100%, dan standarisasi laboratorium motor bakar.
5
c.
7.
Untuk Penyusunan Quick Wins 2012, raker mengamanatkan Kepala P2 Telimek untuk membentuk Tim Quick Wins 2012 beserta uraian tugasnya, agar sebelum 16 April 2012 dokumen Quick Wins sudah bisa disampaikan ke LIPI Kantor Pusat.
Sistem Manajemen SDM a. Tim RB P2 Telimek LIPI agar segera menyimpan di ruang sekretariat RB P2 Telimek dokumen basis data pegawai versi P2 Telimek LIPI yang menjelasan komposisi pegawai berdasarkan golongan, pendidikan, usia, jabatan fungsional, jabatan non fungsional, dan rencana pensiun tahun 2012 s.d. 2017. b. Rencana kebutuhan SDM 2012 – 2017 harus memperhatikan 4 aspek yaitu: dokumen basis data pegawai yang ada, resiko strategis setiap SDM sebagai aset atau beban di masa depan (jangka waktu 30 tahun sampai pensiun), kompetensi yang akan dibangun ke arah pusat unggulan, dan Visi LIPI (bertaraf internasional dan bermanfaat meningkatkan daya saing nasional). c. Rencana kebutuhan SDM 2012-2017 dibahas di dalam rapat struktural P2 Telimek dan diselesaikan sampai April 2012 karena harus diajukan ke LIPI Kantor Pusat pada bulan Mei 2012 dengan memperhatikan rumusan 4.b. di atas. d. Bagi pejabat fungsional teknisi yang akan melanjutkan studi ke S1 maka sampai paling lambat akhir bulan Juli 2012 harus membuat pernyataan tertulis terkait arah karirnya sebagai Teknisi atau Perekayasa. Arah karir tersebut diputuskan pada rapat struktural P2 Telimek setelah memperhatikan kebutuhan jabatan fungsional antara Teknisi atau Perekayasa di P2 Telimek saat itu. e. Bagi pegawai yang bergelar magister (S2) dan doktor (S3) dan tidak sedang menjadi pejabat struktural, ditugaskan menulis karya tulis ilmiah minimal 1 makalah untuk diajukan ke Jurnal MEV yang dikelola P2 Telimek paling lambat akhir bulan Agustus 2012. f. Semua pejabat fungsional peneliti yang memiliki kegiatan riset ditugaskan menulis karya tulis ilmiah minimal 1 makalah untuk diajukan ke Jurnal MEV yang dikelola P2 Telimek paling lambat akhir bulan Agustus 2012. g. Deputi bidang IPT LIPI melalui surat Deputi IPT nomor: 1371/IPT/KP/III/2012 tanggal 16 Maret 2012 telah menentukan 2 personel (Rr. Widhya Yusi, SE., MT. dari P2ET dan Drs. Crispinus Lugito dari P2I) sebagai wakil Kedeputian IPT untuk menyusun Dokumen Kompetensi Jabatan Struktural termasuk indikator kinerja jabatannya dengan BOK LIPI. Oleh karenanya, Sub Bag. Kepegawaian P2 Telimek perlu pro aktif untuk menghubungi kedua personel tersebut dalam rangka membuat SKP P2 Telimek. h. Pemberian penghargaan tahunan untuk pejabat fungsional peneliti, teknisi dan pegawai administrasi harus dibahas sesuai kriteria yang ditetapkan di rapat struktural P2 Telimek.
6
7
