ROADMAP REFORMASI BIROKRASI BADAN PENGAWASAN OBAT DAN MAKANAN RI

ROADMAP REFORMASI BIROKRASI BADAN PENGAWASAN OBAT DAN MAKANAN RI A. RINGKASAN EKSEKUTIF Seperti diketahui bahwa, Obat dan makanan merupakan unsur penting dalam pencapaian derajat kesehatan yang optimal. Dengan pertimbangan derajat kesehatan yang optimal inilah, Badan POM menyusun peta strategi. Sesuai dengan peta strategi Badan POM, pengawasan Obat dan Makanan sekaligus mempunyai dua outcome, yaitu : (1) terlindunginya masyarakat dari Obat dan Makanan yang Tidak Memenuhi Syarat, yang didukung dengan outcome antara meningkatnya kesadaran masyarakat akan kesehatan dan menurunnya Obat dan Makanan yang Tidak Memenuhi Syarat serta (2) meningkatnya daya saing  pelayanan publik Badan POM yang juga merupakan upaya permberdayaan Badan POM kepada pelaku usaha. Dengan dua outcome tersebut, pengawasan obat dan makanan merupakan satu area dan upaya strategis karena selain berdampak pada perlindungan konsumen, juga merupakan unsur penting dalam meningkatkan daya saing mutu produk di pasar lokal maupun global. Untuk mencapai dua outcome ini, tentu saja bukan sesuatu yang mudah dilakukan. Hal ini terutama karena terjadi ketimpangan informasi (assymetry information) yang dihadapi oleh masyarakat ketika berhadapan dengan pelaku usaha di bidang obat dan makanan. Pengetahuan dan penguasaan sumber daya yang tidak seimbang mengakibatkan masyarakat sebagai konsumen hampir selalu menjadi pihak yang dilemahkan ketika terjadi transaksi. Hal ini diperparah dengan

taraf

hidup

masyarakat.

Sampai

saat

ini,

masyarakat

masih

membelanjakan sebagian besar penghasilannya hanya untuk mencukupi pangan, dan lalu obat-obatan. Dengan taraf hidup demikian, tidak mengherankan jika preferensi masyarakat masih pada harga, belum pada keamanan, kualitas/mutu obat dan makanan yang dikonsumsinya. Disinilah peran Badan POM menjadi sangat strategis dalam melindungi masyarakat, dan tidak menjadikan masyarakat makin miskin dengan memilih produk yang tidak memenuhi syarat keamanan, mutu dan khasiat/kemanfaatan.

Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat

halaman 1

Selain peran perlindungan masyarakat tersebut, sejalan dengan prioritas dan arah kebijakan nasional untuk meningkatkan investasi dan ekspor non migas, maupun Pemberdayaan Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM), upaya pengawasan obat dan makanan, yang pada hakekatnya difokuskan untuk menjamin produk agar aman, bermutu, dan bermanfaat, juga merupakan upaya yang strategis untuk memberdayakan pelaku usaha dengan meningkatkan daya saing produk yang dihasilkannya. Di era perdagangan bebas, dimana semua produk suatu negara terutama produk negara maju dapat menginfiltrasi pasar negara lain tanpa hambatan tarif, maka diperlukan pola penapisan produk negara lain yang lebih efektif yaitu menjadi hambatan non tarif. Melalui upaya penapisan ini, selain tiap negara akan menapis produk apa yang boleh beredar, juga konsumen semakin kritis dalam memilih produk yang akan dikonsumsi. Dengan demikian, tidak dapat dipungkiri bahwa pengawasan obat dan makanan mempunyai arti penting dalam arus tengah pertumbuhan ekonomi daerah maupun nasional. Suatu kenyataan yang berkembang, utamanya setelah runtuhnya gedung kembar (Twin tower) di New York pada tahun 2001, isu terorisme merebak menjadi satu isu internasional yang sangat ditakuti dunia. Bentuk terorisme dikhawatirkan akan berkembang, tidak hanya dalam ujud kekerasan fisik, namun juga dalam bentuk meracuni berbagai produk makanan dengan mikro organisme berbahaya. Oleh karena itu, bio terrorism menjadi satu bentuk terorisme yang kini diawasi secara ketat di dunia, melalui mekanisme pengawasan obat dan makanan. Terkait dengan isu ini, upaya pengawasan obat dan makanan mendapatkan peran strategis baru untuk menjamin produk-produk makanan Indonesia, selain bisa diterima di berbagai negara yang secara ketat mencegah masuknya teror ini ke dalam negerinya, juga dalam upaya pertahanan dan keamanan dalam negeri. Menyadari peran pengawasan obat dan makanan yang strategis sebagai unsur penting dalam arus tengah dari agenda prioritas pembangunan, maupun salah satu unsur pertahanan keamanan negara terhadap bentuk terorisme baru, maka sewajarnyalah bila efektifitas kerja Pemerintah di bidang penyelenggaraan program ini, harus dipastikan berdaya-ungkit besar dan cost effective. Untuk itu, Indonesia perlu memiliki suatu Badan Pengawas Obat dan Makanan yang inovatif, kredibel dan diakui secara internasional, yang dengannya, Badan POM mampu

melindungi

masyarakat

sekaligus

meningkatkan

daya


saing,

halaman 2

menumbuhkan perekonomian serta berperan dalam pertahanan dan keamanan negara. Dengan demikian, dan mau tidak mau, Badan POM harus terus berevolusi untuk dapat secara adekuat merespon perkembangan ancaman maupun peluang dunia. Disadari bahwa tugas-tugas yang dihadapi oleh Badan POM akan semakin luas dan kompleks. Ekspektasi publik kepada Badan POM akan terus meningkat dalam rangka mendapatkan perlindungan yang efektif, sementara secara organisasi (kelembagaan, sistem, struktur, perilaku/budaya kerja), Badan POM masih sangat terbatas dibandingkan dengan ruang lingkup maupun cakupan tugas yang terus berkembang. Keterbatasan organisasi ini telah mendorong Badan POM untuk terus meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan seluruh program yang ada, termasuk yang terpenting, mengubah mind set sumberdaya manusia dari yang kental birokratis menjadi lebih profesional. Peningkatan efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan program tersebut sejalan dengan arus utama reformasi birokrasi yang mengemuka. Namun perlu di akui, bahwa perubahan lingkungan strategis berjalan dengan kecepatan bagaikan deret ukur, sementara upaya efisiensi di berbagai bidang kerja dan tambahan sumberdaya yang ada, hanya menghasilkan perkembangan kapasitas yang berjalan seperti suatu deret hitung. Untuk itu, diperlukan suatu reformasi sistem kerja, yang dapat mengangkat level kapasitas kerja Badan POM sehingga layak untuk mengejar ketertinggalannya terhadap tuntutan yang berkembang. Sehubungan dengan ini, selain diperlukan suatu tingkat kelayakan dalam hal sumberdaya, juga terus dilakukan perubahan dalam hal pola pikir (mind set) sumberdaya manusia maupun tatalaksana kerja di Badan POM. Sampai saat ini, secara struktur, semua fungsi pengawasan dapat dilakukan oleh Badan POM, meskipun dalam hal tertentu mengalami kendala. Perubahan struktur organisasi belum menjadi sesuatu yang krusial. Namun untuk meningkatkan kapasitas kelembagaan Badan POM perlu dilakukan revitalisasi peran dan fungsinya. Diharapkan dengan revitalisasi peran dan fungsi, akan dihasilkan pencapaian kinerja pengawasan obat dan makanan yang lebih selaras dengan tuntutan peran maupun tantangan sebagaimana disebutkan di atas. Perbaikan juga dilaksanakan pada tatalaksana, dimana pada awal tahun 2012 direncanakan akan dilakukan sertifikasi ISO 9001 : 2008 untuk QMS Badan POM.


halaman 3

Dengan demikian, Badan POM merupakan satu sistem yang tidak terpecah dan integral, bahkan sampai dengan pengawasan di tingkat daerah. Upaya dalam kaitan ini sampai saat ini masih terus dilakukan antara lain dengan melakukan konsolidasi serta sinkronisasi SOP dan IK. Dalam melaksanakan tugas dan fungsi pengawasan obat dan makanan, peran peraturan perundang-undangan/regulasi sangatlah penting. Sampai saat ini, sebagian besar peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar hukum pelaksanaan tugas masih berupa peraturan perundang-undangan di lingkungan Kementerian Kesehatan, maka untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dan disharmoni, perlu dilakukan penataan peraturan perundang-undangan yang dibuat oleh Badan POM dengan peraturan perundang-undangan di lingkungan Kementerian Kesehatan dan Kementerian lainnya, selain dilakukan penataan dari sisi substansi berupa inventarisasi atau pemetaan peraturan perundang-undangan yang tumpang tindih dan atau disharmoni, juga akan dilakukan penataan prosedur penyusunan dan pembentukannya serta pendokumentasiannya. SDM merupakan salah satu aset terkuat Badan POM, oleh karenanya, penataan SDM aparatur menjadi suatu yang krusial dilaksanakan. Penataan dilakukan tidak hanya sebatas penghitungan jumlah, tetapi juga peningkatan kualitas, pola pikir, budaya kerja serta seluruh sistem terkait aparatur. Dalam arus utama pemberantasan korupsi, Badan POM bertekad untuk mendukung seluruh kebijakan tersebut, salah satunya dengan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas serta perkuatan sistem pengawasan internal. Hal yang sudah dilakukan antara lain adalah mengidentifikasi serta melakukan upaya perkuatan pengawasan pada titik-titik rawan korupsi serta pelaksanaan e_procurement. Sebagai salah satu pilar utama yaitu penyelenggaraan pelayanan publik, Badan POM berupaya agar terjadi perbaikan terus menerus pada pelayanan publik yang dilakukan. Upaya yang telah dilakukan bahkan jauh sebelum arus utama reformasi birokrasi mengemuka adalah melaksanakan sistem pelayanan satu atap, upaya perbaikan yang akan dilakukan adalah single sign on serta upaya pelayanan registrasi online dan percepatan pelayanan. Semua hal tersebut didukung dengan perubahan pola pikir, perilaku serta internalisasi budaya kerja Badan POM. Upaya yang telah dilakukan untuk perubahan pola pikir dan perilaku adalah melakukan assessment organisasi


halaman 4

untuk berubah, namun sebelumnya, bahkan Badan POM telah menggulirkan learning organization serta telah pula mengidentifikasi aspek peningkatan kapasitas organisasi.

B. PENDAHULUAN Dewasa ini dan di masa depan Pengawasan Obat dan Makanan sebagai bagian integral pembangunan kesehatan di Indonesia akan menghadapi lingkungan strategis yang sangat dinamis. Globalisasi ekonomi dan kemajuan Iptek serta kesepakatan-kesepakatan global (WTO) maupun regional (harmonisasi ASEAN, AFTA dan ACFTA) mempunyai konsekuensi dan implikasi yang signifikan pada Sistem Pengawasan Obat dan Makanan (SisPOM). Produk obat, sediaan farmasi lainnya, makanan dan suplemen makanan akan lebih mudah masuk dan keluar dari satu negara ke negara lainnya tanpa hambatan (barrier) yang berarti. Realitas ini mengharuskan Indonesia memiliki SisPOM yang efektif dan efisien, untuk melindungi kesehatan dan keselamatan seluruh rakyat Indonesia terhadap produk-produk yang berisiko terhadap kesehatan. Pada saat yang sama, SisPOM harus memiliki basis yang kuat agar mampu menjadi penapis terhadap mutu obat, obat tradisional, kosmetik, suplemen makanan dan makanan produksi Indonesia yang diekspor ke berbagai negara. Dengan jumlah penduduk yang terbesar di ASEAN dan wilayah kepulauan yang terluas, Indonesia sudah sepatutnya memiliki SisPOM yang terbaik di ASEAN, baik mencakup human capital, sistem operasional maupun infra strukturnya. Badan POM ke depan dibangun sebagai institusi yang memiliki basis ilmu pengetahuan (knowledge-based) yang kuat dengan jaringan nasional maupun internasional yang

luas dan kohesif. Bersamaan dengan itu Badan POM

melakukan pembedayaan publik (public empowerment) agar masyakarat memiliki kesadaran dan kemampuan untuk mencegah dan melindungi diri sendiri terhadap risiko dari produk obat, sediaan farmasi lainnya, makanan dan suplemen makanan yang tidak memenuhi standar yang berlaku. Dalam SisPOM, peran aktif masyarakat/publik sangat strategis sebagai mata dan telinga Badan POM yang dapat memberikan umpan balik (feedback) untuk dilakukan perbaikan secara terus menerus (continuous improvement). Dewasa ini ruang yang diciptakan oleh Badan POM untuk partisipasi publik relatif masih sangat terbatas. Badan POM belum memiliki skema komunikasi publik yang


halaman 5

efektif yang memberi ruang bagi interaksi positif antara Badan POM dan publik. Demikian pula kerja sama lintas sektor dalam implementasi SISPOM masih belum optimal. Kerjasama dengan instansi penegak hukum juga masih bersifat marjinal, belum menjadi arus utama (main stream) dengan tindakan hukum yang mempunyai efek jera terhadap pelanggaran. Badan POM yang dimandatkan untuk melakukan pengawasan Obat dan Makanan, semata-mata demi kepentingan negara dan masyarakat Indonesia, dan sejalan dengan arus utama reformasi birokrasi. Dalam konteks ini dilakukan penguatan kompetensi dan kapabilitas Badan POM sehingga institusi ini kompeten dalam melindungi masyarakat, sekaligus menjadi institusi berkelas dunia (world class). Penguatan kapasitas dan kapabilitas yang akan dilakukan mencakup organisasi, tata laksana, peraturan perundang-undangan, human capital, pengawasan dan akuntabilitas publik serta terutama peningkatan kualitas pelayanan publik, yang kesemuanya dilingkupi dengan peningkatan pola pikir, perilaku dan budaya kerja. Di bidang organisasi dan tata laksana. Pada saat ini struktur Badan POM disusun berdasarkan produk yang diawasi, yaitu Obat, Makanan (dan bahan berbahaya) dan Obat Tradisional, Kosmetika dan Produk Komplemen. Masing masing kedeputian mengelola setiap komoditi tersebut dari hulu sampai hilir. Misalnya kedeputian 1, mengelola obat (produk terapetik) mulai dari penyusunan standar sampai dengan pengawasan di lapangan. Begitu juga dengan deputi 2 dan 3. Dalam perjalanan waktu, pembagian struktur organisasi seperti ini dirasakan kurang efektif dan berpotensi pada penyalahgunaan wewenang, sebagai contoh, apabila dijumpai masalah atau kendala dalam bidang standar, misalnya standar apa yang akan dikirim sebagai wakil Badan POM? Artinya, struktur organisasi yang ada sekarang belum mengikuti fungsi-fungsi Pengawasan Obat dan Makanan, yaitu Standardisasi, Penilaian, Sertifikasi, Pemeriksaan, Pengujian dan Penyidikan. Badan POM mempunyai 31 Balai POM yang tersebar di hampir seluruh provinsi. Balai POM adalah Unit Pelaksana Teknis yang menjalankan kebijakan yang telah dirumuskan di pusat. Dalam menjalankan kebijakan ini, balai belum sepenuhnya percaya diri, terlihat dari seringnya konsultasi atau merujuk untuk sesuatu hal


halaman 6

yang sudah menjadi tupoksi balai sendiri. Beberapa sebab yang diyakini sebagai pemicu ketidakmandirian balai antara lain, kurangnya kepercayaan yang diberikan dan atau kurangnya pembinaan sehingga kapasitas dan kompetensi balai belum sesuai dengan harapan. Di sisi yang lain, Balai Besar/Balai POM diharapkan dapat menjadi penjuru pada pengawasan Obat dan Makanan di wilayah kerjanya dan dapat melakukan advokasi dan atau pembinaan kepada Kabupaten/Kota. Luasnya wilayah Indonesia berimplikasi pada luasnya cakupan pengawasan Obat dan Makananan yang harus dilaksanakan. Balai Besar/Balai POM yang berada di provinsi kerapkali tidak mampu mencapai daerah-daerah pelosok tanah air. Sejak tahun 2003 telah di mulai pendirian Pos Pengawas Obat dan Makanan yang merupakan perpanjangan tangan Balai. Beberapa tahun belakangan ini kebutuhan akan Satuan Kerja di Kabupaten semakin meningkat, ditandai dengan banyaknya pengajuan pendirian Pos POM oleh pemerintah daerah. Untuk itu telah dibangun Pos POM baru di beberapa daerah terpencil, daerah pemekaran, serta wilayah perbatasan dengan negara lain. Pada saat ini telah beroperasi 8 Pos POM, dan 3 Pos POM sedang dibangun. Masih banyak wilayah yang jauh dari ibu kota provinsi yang belum tersentuh upaya pengawasan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, pada tahun 2009-2010 telah dilakukan penyusunan draft dokumen postur birokrasi 2025. Dalam perkembangannya, dirasakan banyak kendala dalam restrukturisasi, sehingga, sampai saat ini, pengembangan

kapasitas

organisasi

lebih

banyak

dilakukan

melalui

revitalisasi peran dan fungsi. Ke depan, upaya revitalisasi ini akan disertai dengan sistem reward dan punishment. Untuk mengefektifkan revitalisasi serta meningkatkan kinerja keseluruhan organisasi, dilakukan perkuatan tatalaksana. Di tahun 2009, telah dilakukan penyusunan SOP, yang merupakan salah satu dokumen yang diserahkan untuk usulan reformasi birokrasi Badan POM pada akhir

2009.

Sejalan

dengan

upaya

perbaikan/peningkatan

berkelanjutan

(continuous improvement), Badan POM berencana untuk melakukan sertifikasi QMS - ISO 9001 : 2008 pada tahun 2012. Sesuai rencana sertifikasi tersebut, dilakukan penyusunan dokumen level I (manual mutu QMS Badan POM), demikian juga dilakukan perbaikan atau penyusunan baru dokumen level II, III, dan IV. SOP yang merupakan dokumen level II dikonsolidasi dan direvisi dengan menentukan


halaman 7

definisi operasional baru, sehingga SOP yang disusun di tahun 2011, merupakan SOP yang mengikat hubungan kerja antar unit kerja mandiri (setingkat eselon II pusat dan Balai Besar atau Balai POM), sedangkan tata hubungan kerja di dalam unit eselon II dan Balai Besar/Balai POM dibentuk dalam suatu Insruksi Kerja (IK). Dalam kaitan perkuatan tatalaksana di bidang laboratorium, telah disusun tata hubungan kerja antara pengujian dengan sampling di tahun 2007. Saat ini, sedang dilakukan revisi terhadap tata hubungan kerja tersebut, sekaligus digunakan untuk menjawab revitalisasi peran laboratorium yang dikembangkan menjadi beberapa tipe (laboratorium top referral, laboratorium rujukan, laboratorium unggulan dan laboratorium rutin). Hal ini melengkapi upaya perkuatan laboratorium yang sudah mendapatkan mendapatkan akreditasi ISO 17025 di seluruh Indonesia, serta mendapatkan nilai 96 dari 100 berdasarkan assessment yang dilakukan oleh WHO.

Di bidang peraturan perundang-undangan. Seperti diketahui bahwa dalam Sistem Pengawasan Obat dan Makanan (SisPOM), pilar pengawasan terdiri dari tiga lapis yaitu dunia usaha (industri dan distributor, pemerintah dan masyarakat). Di sisi pilar pemerintah, kondisi faktual peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar hukum Badan POM dalam melaksanakan tugas, fungsi dan kewenangannya, tersebar di beberapa peraturan perundang-undangan di luar Peraturan Kepala Badan POM. Adanya peraturan perundang-undangan ini berdampak kepada harus dilakukannya revisi atas beberapa peraturan Kepala Badan POM agar tidak tumpang tindih dan atau disharmoni. Bagaimanapun secara hierarchy peraturan perundang-undangan, peraturan Kepala Badan POM harus merujuk atau menjelaskan peraturan yang lebih tinggi, yang berupa Undang-undang sampai dengan Peraturan Menteri. Namun demikian, disadari bahwa masih banyak keterbatasan pada peraturan perundang-undangan yang sudah ada, misalnya integrasi dan sinkronisasi antar peraturan yang masih “tenggang”, serta belum dituangkannya kewajiban dan hubungan kerja antar masing-masing komponen pengawasan, yang berpotensi pada terjadinya friksi atau perbedaan kepentingan antar komponen pengawasan, bahkan friksi dalam satu komponen. Diperlukan suatu UU pengawasan Obat


halaman 8

dan Makanan yang mengatur lebih komprehensif dan holistik sehingga setiap potensi friksi tersebut dapat diminimalkan. Sembari menunggu UU pengawasan Obat dan Makanan, saat ini sudah dilakukan sinkronisasi untuk menghindari disharmoni peraturan perundang-undangan yang

ada.

Pembahasan-pembahasan

dilakukan

tidak

hanya

untuk

mengharmonisasi peraturan perundang-undangan yang ada tetapi juga untuk menyusun SOP yang sesuai dengan UU nomor 10 tahun 2004.

Di bidang SDM aparatur. Semua fungsi dan tugas yang dilakukan oleh Badan POM harus didukung perkuatan infrastruktur terutama yang berkaitan dengan pengembangan modal insani. Hal ini mutlak dilakukan, karena menurut perhitungan ekonomi, modal insani adalah asset paling menguntungkan (mempunyai rate of return tertinggi). Selain itu, pengembangan modal insani Badan POM pada akhirnya bermuara pada peningkatan kualitas pelayanan publik yang dilakukan oleh Badan POM. Menghadapi tantangan ke depan yang makin complicated dan unpredictable maka tidak ada pilihan lain kecuali harus melakukan penguatan modal insani, asset wujud dan asset financial sebagai suatu kesatuan yang terintegrasi dan terkait dengan tujuan organisasi. Kondisi saat ini, disamping perlunya peningkatan professionalisme, loyalitas, kedisiplinan dan kredibilitas, komposisi SDM yang ada sekarang, masih belum proporsional. Disparitas SDM terjadi baik pada sisi kualitas maupun kuantitas. Pada sisi kualitas, SDM pusat relatif mempunyai kompetensi lebih tinggi dibanding SDM Balai Besar/Balai POM. Sementara di Balai Besar/Balai POM pun, terjadi disparitas kompetensi – Balai Besar/Balai POM di Jawa dan wilayah Barat Indonesia mempunyai kompetensi relatif lebih bagus dibanding wilayah Timur Indonesia. Sedangkan di sisi kuantitas pegawai, terjadinya disparitas (secara proporsional) diakibatkan Man Power Planning yang sebelumnya tidak dilakukan dengan benar/komprehensif, sehingga di Balai Besar/Balai POM tertentu, persentase SDM dibanding jumlah penduduk di suatu wilayah Balai Besar/Balai POM relatif besar proporsinya dibanding Balai Besar/Balai POM yang lain. Di sisi yang lain, saat ini sudah terjadi piramida tua kuantitas pegawai, dengan demikian suksesi SDM harus segera dipercepat, disamping beban kerja yang harus dikelola dengan sangat baik supaya tidak terjadi chaos pengawasan Obat dan Makanan. Secara umum, kebijakan nasional moratorium pegawai,


halaman 9

sangat membahayakan bagi kesinambungan pengawasan Obat dan Makanan, jika moratorium akan lama diterapkan. Pada masanya, akan terjadi kekosongan pegawai dan atau jabatan yang harus disikapi dengan hati-hati.

Pentahapan pengembangan SDM aparatur/human capital Badan POM : 2011

2012

2013

2014

 Identifikasi Potensi  Grand Design  Implementasi  Evaluasi dan Kinerja Pengembangan HCM (1.3) Perbaikan Pegawai (1.0) HCM (1.2) dan  Implementasi Informasi Sistem Informasi  Grand Design  Pengembangan (1.4 & 2.4) Pengembangan Sistem Informasi HCM (2.3) HCM (1.1) HCM Tahap III (2.2)  Pengembangan Sistem Informasi HCM Tahap II (2.1)

dan HCM Sistem HCM

Di bidang pengawasan dan akuntabilitas. Terciptanya good governance dan clean government mendapatkan tempat yang sangat strategis dan berimplikasi pada seluruh unit dan warga organisasi. Dalam rangka turut serta menciptakan good governance dan clean government di lingkungan Badan POM tersebut, pada seluruh proses mulai dari perencanaan hingga monitoring dan evaluasi, dilakukan dengan mengedepankan prinsip-prinsip transparansi dan akuntabilitas. Langkah ini dimulai dengan menyempurnakan visi dan misi Badan POM serta menetapkan pilar-pilar grand strategy yang merupakan hasil pemikiran dan curah pendapat seluruh warga organisasi. Kerangka rencana strategis ini ditetapkan untuk memberikan arah tujuan organisasi yang lebih tepat dalam mencapai visi dan misinya, yang mengedepankan upaya perlindungan masyarakat terhadap risiko produk-produk yang membahayakan kesehatan masyarakat. Kerangka

rencana

strategis

tahun

2010-2014

ini

disusun

dengan

memperhitungkan dan mempertimbangkan hasil-hasil yang telah dicapai pada periode sebelumnya, serta fungsi Badan POM yang disusun berdasarkan balanced score card dalam peta strategi. Penetapan target yang rasional hanya dapat dilakukan setelah melakukan evaluasi hasil-hasil yang telah dicapai dan memproyeksikan perubahan lingkungan strategis, baik eksternal maupun internal, sebagai dasar asumsi perencanaan periode selanjutnya.


halaman 10

Perencanaan yang terintegrasi dan terkoordinir akan memudahkan proses pelaksanaan kegiatan, pengendalian dan evaluasinya sebagai suatu mata rantai yang saling terkait. Oleh karenanya, juga disusun Petunjuk Pelaksanaan Anggaran dan Kegiatan dalam kerangka integrated planning and budgeting, yang memuat aturan-aturan pelaksanaan dan pengendalian kegiatan. Pengendalian kegiatan diperlukan untuk menjamin bahwa target yang ditetapkan akan dapat dicapai dan masalah yang ditemui dapat diidentifikasi dan diselesaikan sedini mungkin. Selain itu, pengendalian terutama di tahap perencanaan bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi dan menjamin bahawa dana yang dialokasikan memberikan kontribusi signifikan pada pencapaian kinerja organisasi. Lebih lanjut, pengendalian dapat digunakan sebagai feedback untuk perencanaan berikutnya. Seluruh proses pencegahan terjadinya korupsi pun dilakukan sejak awal, dengan berpedoman kepada Inpres Nomor 5 Tahun 2004 dengan menyelenggarakan SPIP secara

konsisten

dan

mengoptimalkan

peran

APIP

dalam

pengawasan

pengelolaan keuangan negara. Melalui upaya-upaya tersebut yang terus ditingkatkan, Badan POM telah memperoleh beberapa pencapaian yang menggembirakan, misalnya telah dicapainya opini WTP pada tahun 2011, atas kinerja 2010, indeks kepuasan masyarakat yang relatif tinggi, indeks persepsi korupsi yang berada di 5 besar, serta LAKIP dengan nilai CC, naik dari tahun sebelumnya yang berada di tingkat dengan nilai C.

Di bidang peningkatan mutu pelayanan publik, telah banyak yang diterapkan oleh Badan POM sejak reformasi birokrasi dijadikan arus utama tata kelola keperintahan,

bahkan

pencapaian-pencapaian

didapatkan

sebelumnya.

Berdasarkan usulan Quick Wins pada dokumen usulan reformasi birokrasi Badan POM tahun 2009, telah dilakukan dan di-establish-kan layanan registrasi Obat dan Makanan CEPPATT (cekatan, efisien, profesional, pasti waktu dan biaya, akurat, transparan dan tanggap). Sampai tahun 2014, seluruh pendaftaran direncanakan sudah dapat dilakukan secara online. Pentahapan pendaftaran online sebagai berikut :


halaman 11

2011

2012

2013

2014

Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik

Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik dan Pangan Low Risk

Continuous improvement pada sistem e-registration Obat dan Pangan High Risk

Integrasi Sistem eNotifikasi Kosmetik & e-registration Pangan low risk dengan ebpom

Iintegrasi e-registation Integrasi eObat (data registation OT, SM administrasi) dan dengan e-bpom Pangan high risk dengan e-bpom

Continuous improvement pada sistem e-registration Obat Tradisional (OT) dan Suplemen Makanan (SM) Integrasi e-registation Obat (data lengkap) dengan e-bpom

Selain CEPPATT, tahun 2008 juga dilaksanakan PRIMA, yaitu pelayanan online untuk penerbitan sertifikat impor atau ekspor. Untuk memudahkan pelanggan, pada tahun 2008, sudah dilakukan pelayanan satu atap (one roof service), ke depan akan dilakukan perbaikan mutu dengan single sign on (SSO). Pada tahun 2010, dikeluarkan PP Nomor 48 tahun 2010 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang berlaku pada Badan Pengawas Obat dan Makanan, yang merupakan salah satu aspek standar pelayanan, yang menyebabkan indeks kepuasan pelanggan Badan POM di sisi biaya pelayanan di tahun 2010 menjadi turun. Namun ke depan, diharapkan setelah dilakukan sosialisasi, indeks kepuasan pelanggan akan naik kembali. Upaya lain yang dilakukan ke depan adalah perbaikan mutu pelayanan dari empat belas aspek pelayanan serta penyusunan standar pelayanan yang belum ada. Disadari bahwa standar pelayanan, meskipun sudah ada, tetapi menyebar dalam sejumlah peraturan perundang-undangan yang ada, misalnya tentang biaya pelayanan. Saat ini untuk mengintegrasikan standar pelayanan yang dimaksud, sedang disusun SK Kepala Badan POM tentang Standar Pelayanan Publik di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan dengan mengacu pada UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Standar Pelayanan Publik. Standar Pelayanan Publik yang telah ditetapkan selanjutnya akan disosialisasikan secara intensif kepada seluruh stakeholder.

Di bidang peningkatan pola pikir, perilaku dan budaya kerja. Perubahan yang dilakukan di Badan POM adalah perubahan yang direncanakan, artinya perubahan

yang

memang

direncanakan

sebaik-baiknya

dalam


rangka

halaman 12

peningkatan kinerja. Dengan demikian, kondisi saat ini dipandang sudah kurang sesuai dengan berbagai tantangan yang dihadapi Badan POM. Hal lain terkait dengan perubahan pola pikir adalah luasnya cakupan pengawasan Obat dan Makanan serta adanya otonomi daerah. Pengawasan Obat dan Makanan merupakan kewajiban bagi Pemerintah, baik pemerintah pusat maupun

daerah

selain

masyarakat

dan

dunia

usaha.

Advokasi

ke

Kabupaten/Kota termasuk pemberdayaannya dalam pengawasan Obat dan Makanan adalah suatu yang harus dilakukan. Oleh karenanya, perlu perubahan pola pikir ke arah pengawasan sepenuhnya tanggung jawab bersama dari pemerintah pusat, daerah, dunia usaha dan masyarakat. Perubahan pola pikir tersebut didukung dengan SDM Badan POM yang professional, loyal, disiplin, kredibel dan inovatif. Tugas pengawasan terutama tugas lapangan, memerlukan SDM dengan kemampuan teknis dan kemampuan lainnya seperti manajemen dan hukum. Disamping itu, beban kerja yang cukup tinggi, nilai transaksi yang besar, potensi insentif gelap yang tinggi, memerlukan pula kedisiplinan dan ketangguhan serta kredibitas yang teruji. Pada saat ini SDM Badan POM didominasi oleh sejumlah pegawai dengan kompetensi teknis yang baik, namun masih kurang dalam hal manajemen dan disiplin ilmu lain yang diperlukan

di

lapangan.

mengkomunikasikan

suatu

Kemampuan kebijakan

untuk yang

melakukan

berdampak

persuasi

pada

dan

stakeholder

merupakan suatu yang tidak mungkin ditunda lagi. Demikian juga kemampuan leadership yang sangat dibutuhkan karena peran Badan POM sebagai leader sekaligus regulator di bidang pengawasan Obat dan Makanan. Mengingat semua hal ini, proses perubahan tidak hanya dilakukan pada tingkat organisasi, tetapi juga dilakukan pada stakeholder, serta pada seluruh individu pegawai Badan POM. Badan POM telah memulai menerapkan learning organization pada tahun 2004. Ke depan, budaya belajar ini akan terus dikembangkan sebagai salah satu sarana untuk memperbaiki pola pikir dan perilaku. Diharapkan seluruh upaya diselesaikan sampai dengan tahun 2014, dengan pentahapan sebagai berikut


halaman 13

ROADMAP REFORMASI BIROKRASI BADAN POM RI

NO.

PROGRAM

TUJUAN

SASARAN

INDIKATOR

KEGIATAN 2011

ORGANISA SI

Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing)

Menurunnya tumpang tindih tugas pokok dan fungsi internal Badan POM

Struktur organisasi dengan pembagian tugas yang jelas

Menyusun SOP evaluasi organisasi

Melaksanakan evaluasi kelembagaan Menyusun desain revitalisasi peran dan fungsi Pusat dan Balai Besar/Balai POM dan Legalisasinya Menyusun pedoman pembinaan Balai Besar/Balai POM Menyusun tools assessment kinerja Balai Besar/Balai POM Melaksanakan self assessment kinerja Balai Besar/Balai POM Evaluasi hasil self assessment


2012

2013

Intervensi hasil evaluasi (pemenuhan kompetensi dsb) Melaksanakan penegakan reward dan punishment

Intervensi hasil evaluasi (pemenuhan kompetensi dsb)

Evaluasi pelaksanaan revitalisasi

Evaluasi pelaksanaan revitalisasi

halaman 14

Melaksanakan penegakan reward dan punishment

2014 Intervensi hasil evaluasi (pemenuhan kompetensi dsb) Melaksanakan penegakan reward dan punishment Evaluasi pelaksanaan revitalisasi

Organisasi dengan ukuran yang tepat (right size)

Melakukan evaluasi RKT Melakukan pemetaan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan Badan POM yang tepat fungsi dan tepat ukuran berdasarkan business process, pemetaan pola hubungan (relationship map), dan hubungan antar fungsi (cross functional map) Melakukan review/kajian/anal isis organisasi berdasarkan hasil pemetaan dan peraturan perundangundangan yang berlaku Menyusun roadmap pengajuan restrukturisasi


Studi Kelayakan

Penyusunan Naskah Akademis Restrukturisasi Organisasi Badan POM

halaman 15

a Mengajukan Naskah Akademis Restrukturisasi Organisasi Badan POM kepada KemenPAN dan RB

a Evaluasi oranisasi berdasarkan struktur baru

Meningkatnya kapasitas Badan POM dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi

Terbentuknya unit kerja yang menangani kepegawaian, kehumasan dan diklat

Meningkatnya koordinasi antar unit

Menyusun pedoman penilaian kapasitas organisasi

Menyusun pedoman perencanaan tahunan Melakukan review tata hubungan kerja Melakukan integrasi top down dan bottom up planning

Melaksanakan assessment kapasitas organisasi --> unit kerja kepegawaian dan kehumasan Menyusun konsep revitalisasi fungsi tertentu sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku Menyusun pedoman perencanaan tahunan

Menyusun pedoman perencanaan tahunan

Melakukan review tata hubungan kerja

Melakukan review tata hubungan kerja

Melakukan integrasi top down dan bottom up planning

Melakukan integrasi top down dan bottom up planning

Menyusun petunjuk pelaksanaan kegiatan dan anggaran Menyusun pedoman sampling

Menyusun petunjuk pelaksanaan kegiatan dan anggaran

Menyusun petunjuk pelaksanaan kegiatan dan anggaran

Menyusun pedoman sampling

Menyusun pedoman sampling

Melaksanakan evaluasi




halaman 16

Menyusun pedoman perencanaan tahunan Melakukan review tata hubungan kerja Melakukan integrasi top down dan bottom up planning Menyusun petunjuk pelaksanaan kegiatan dan anggaran Menyusun pedoman sampling Melaksanakan evaluasi

TATALAKS ANA

Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsipprinsip good governance

Meningkatnya penggunaan TI dalam proses penyelenggara an manajemen pemerintahan

Terbangunnya proses manajemen pemerintahan menggunakan TI

Melakukan penyusunan rencana IT Governance

Melakukan pengkajian IT Governance

Implementasi IT Governance System

Monev IT Governance System

Meakukan pengembangan IT – PMO Prototype SIPT

- Pemetaan HW/SW - Uji coba IT - PMO

Implementasi IT PMO

Monev IT - PMO

Uji coba SIPT

Implementasi SIPT

Integrasi Sistem eNotifikasi Kosmetik & eregistration Pangan low risk dengan ebpom Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik

Integrasi eregistation Obat (data administrasi) dan Pangan high risk dengan e-bpom

Integrasi e-registation OT, SM dengan ebpom

Integrasi eregistation Obat (data lengkap) dengan e-bpom Continuous improvement pada sistem eregistration OT dan SM

Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik dan Pangan Low Risk Evaluasi sistem pelaporan ESO elektronik

Continuous improvement pada sistem e-registration Obat dan Pangan High Risk

Uji coba dan sosialisasi sistem pelaporan ESO elektronik Melakukan pengembangan laboratory information management system (LIMS)


Melakukan pengembangan sistem data management laporan ESO elektronik

halaman 17

Meningkatnya efisiensi dan efektifitas proses manajemen pemerintahan

Terlaksananya tugas dan fungsi K/L sesuai prosedur kerja

Menyusun manual mutu QMS Badan POM

Sertifikasi ISO 9001:2008

Kaji ulang sistem mutu dan audit internal sistem mutu


Mengintegrasikan bussiness process map, relationship map dan cross functional map dengan sistem mutu Badan POM Menyusun dan mengharmonisasi SOP


CAPA

CAPA

CAPA

pemeliharaan sistem mutu ISO 17025 untuk seluruh laboratorium pengujian di Badan POM


Menyusun IK dan format-format


Mengkaji keterkaitan SOP dan uraian jabatan Mengimplementasi kan QMS Badan POM


halaman 18

Meningkatnya jumlah unit yang memperoleh standarisasi pelayanan internasional

Unit telah berstandar internasional

pemeliharaan sistem mutu ISO 17025 untuk seluruh laboratorium pengujian di Badan POM Menyusun dokumen level I, II, III, IV ISO 9001:2008

Melaksanakan sinkronisasi ISO 9001:2008 dari unit kerja yang sudah mendapatkan sertifikat ke sistem Badan POM Melaksanakan sinkronisasi ISO 17025 dari laboratorium pengujian Badan POM seluruh Indonesia dengan ISO 9001:2008 Badan POM Audit PIC/s (Pharmaceutical Inspection Cooperation


Sertifikasi sistem mutu (ISO 9001:2008) Badan POM (keseluruhan/1 sertifikat induk Badan POM dan 53 sertifikat unit kerja) Keanggotaan dalam PIC/s

pemeliharaan sistem

pemeliharaan sistem

Keanggotaan dalam PIC/s

Keanggotaan dalam PIC/s

Melakukan pemeliharaan sistem mutu ISO 9001:2008



Melakukan pemeliharaan sistem mutu laboratorium ISO 17025

Melakukan pemeliharaan sistem mutu laboratorium ISO 17025

Melakukan pemeliharaan sistem mutu laboratorium

halaman 19

Meningkatnya kinerja Badan POM

Terbangunnya Indikator Kinerja Utama (IKU) yang selaras dengan penetapan strategi

Scheme) Menyusun Grand design dan roadmap Badan POM

Review peta strategi dan IKU


Melaksanakan review renstra

Menyusun arah kebijakan tahunan Badan POM

Menyusun arah kebijakan tahunan Badan POM

Menyusun peta strategi dan IKU

Menyusun fokus prioritas, program dan kegiatan

Menyusun fokus prioritas, program dan kegiatan

ISO 17025 Review peta strategi dan IKU

Menyusun arah kebijakan tahunan Badan POM Menyusun fokus prioritas, program dan kegiatan

Menyusun arah kebijakan tahunan Badan POM Menyusun fokus prioritas, program dan kegiatan PER-UU

Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif

Menurunnya tumpang tindih dan disharmonisas i peraturan perundangundangan terkait pengawasan Obat dan Makanan

Adanya SOP tentang penyusunan peraturan Perundangundangan SOP Mengakomodir 7 asas pembentukan peraturan perundangundangan (UU no 10/2004)

a Menyusun SOP penyusunan peraturan perundangundangan (area perubahan tata laksana)


a

Continuous improvement

halaman 20

a Continuous improvement

a Continuous improvement

Pelaksanaan legal drafting mengacu SOP di atas termasuk dukungan routing slip

a Menyusun/revisi peraturan Per UU di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan berdasarkan hasil pemetaan dan kebutuhan sesuai dengan SOP

a

Menyusun/revisi peraturan Per UU di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan berdasarkan hasil pemetaan dan kebutuhan sesuai dengan SOP

a Menyusun/revisi peraturan Per UU di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan berdasarkan hasil pemetaan dan kebutuhan sesuai dengan SOP

Telah dilakukan pemetaan atas peraturan perundangundangan yang diidentifikasi tumpang tindih, disharmonis, serta multitafsir, dan hasil identifikasi segera ditindaklanjuti

a Mengidentifikasi peraturan perundangundangan di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan

a

Updating Pemetaan Per UU

a Updating Pemetaan Per UU

b Melakukan pemetaan peraturanperundangundangan yang tidak harmonis, tidak sinkron dan belum ada di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan


halaman 21

b Menyusun/revis i peraturan Per UU di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan berdasarkan hasil pemetaan dan kebutuhan sesuai dengan SOP a Updating Pemetaan Per UU

Meningkatnya efektifitas pengelolaan peraturan perundangundangan

Arsip dan indeks peraturan bertambah tertib, lengkap dan informatif, dan telah tersampaikan ke pegawai dan stakeholder

a Melakukan pengarsipan elektronik peraturan perundangundangan secara bertahap b Mencantumkan dalam website Badan POM : http://www.pom. go.id c Menyusun kuesioner pengaduan peraturan yang bermasalah d Menyusun mekanisme dan tindak lanjut pengaduan

a

Melakukan pengarsipan elektronik peraturan perundangundangan secara bertahap

b Mencantumkan dalam website Badan POM : http://www.pom.go .id c Melakukan sosialisasi peraturan perundangundangan d Membahas pengaduan dan upaya perbaikan

e Melakukan sosialisasi peraturan perundangundangan F Membahas pengaduan dan upaya perbaikan SDM APARATUR

SDM aparatur yang

Meningkatnya ketaatan terhadap

Pengelolaan SDM sesuai dengan

Melakukan finalisasi analisis jabatan


a Melakukan pengarsipan elektronik peraturan perundangundangan secara bertahap b Mencantumkan dalam website Badan POM : http://www.pom.go .id c Melakukan revisi kuesioner pengaduan peraturan yang bermasalah apabila diperlukan Melakukan revisi mekanisme dan tindak lanjut pengaduan apabila diperlukan e Melakukan sosialisasi peraturan perundangundangan f Pembahasan pengaduan dan upaya perbaikan

Evaluasi Anjab

halaman 22

Evaluasi Grading Jabatan

a Melakukan pengarsipan elektronik peraturan perundangundangan secara bertahap b Mencantumkan dalam website Badan POM : http://www.po m.go.id c Melakukan sosialisasi peraturan perundangundangan d Membahas pengaduan dan upaya perbaikan

berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera

pengelolaan SDM Aparatur

Meningkatnya transparansi dan akuntabilitas pengelolaan SDM Aparatur

peraturan

Transparansi dan akuntabilitas sistem rekrutmen

a Menyusun peta jabatan b Menyusun uraian jabatan c Melakukan grading jabatan d Melakukan validasi grading jabatan e Menyusun harga jabatan Melakukan penataan sistem rekrutmen pegawai a Menyusun Man Power Planning (MPP)

a

Melakukan finalisasi MPP

a Merencanakan pegawai berdasarkan bussines process dan kompetensi

b Menyusun Pedoman Rekrutmen Badan POM mengacu pada Pedoman dari MenPAN RB dan BKN c Menyusun Blue Print e_recruitment

b Menyusun Pedoman Rekrutmen Badan POM mengacu pada Pedoman dari MenPAN RB dan BKN

b Menyusun Pedoman Rekrutmen Badan POM mengacu pada Pedoman dari MenPAN RB dan BKN

c

c mengimplementasika n e_recruitment


mengimplementasik an e_recruitment

halaman 23

a Menyusun Pedoman Rekrutmen Badan POM mengacu pada Pedoman dari MenPAN RB dan BKN b mengimplement asikan e_recruitment

c Melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen

d Mengimplementasi kan e_recruitment secara partial

Transparansi pola karier, mutasi, dan promosi Meningkatnya disiplin SDM Aparatur

Penerapan PP 53 tahun 2010

d Melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen

e Melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen a Menyusun Pola Karier b Menyusun SOP mutasi dan promosi Melakukan sosialisasi PP 53 tahun 2010 Menyusun pedoman evaluasi kehadiran

d Melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen




Melaksanakan absensi sidik jari



Melakukan pembahasan Komite Disiplin Pegawai



Menetapkan jam kerja pegawai

Meningkatnya efektifitas manajemen

Indikator kinerja individu terukur

Uji coba pelaksanaan absensi sidik jari Melakukan pembahasan Komite Disiplin Pegawai a Menyusun sistem penilaian kinerja individu


a

Memfinalisasi sistem penilaian kinerja individu

halaman 24

a Menerapkan sistem penilaian kinerja individu

a Menerapkan sistem penilaian kinerja individu

SDM Aparatur

Menyusun draft SKI

Data pegawai mutakhir dan akurat

Meningkatnya profesional SDM Aparatur

Standar kompetensi jabatan

Peta profil kompetensi

a Mengembangkan arsitektur SIAP (Sistem Informasi Administrasi Pegawai) b Melakukan sosialisasi dan sinkronisasi SIAP ke seluruh unit kerja Implementasi SIAP

Menetapkan SKI

b Mengimplementasika n Management Cockpit

b Mengimplement asikan Management Cockpit

b Melakukan pengembangan Management Cockpit a Mengembangkan e_HCM

a Mengembangkan e_HCM

a Melakukan penerapan dan evaluasi e_HCM

b mengimplementasik an SIAP

b mengimplementasika n SIAP

Menyusun standar kompetensi jabatan a Menyusun kamus kompetensi jabatan

a

b Menyusun standar kompetensi umum

b Memfinalisasi Standar Kompetensi Jabatan c Mengintegrasikan standar kompetensi pada SOP pola karier, mutasi dan promosi Asesmen individu

Asesmen individu


Menyusun standar kompetensi teknis dan perilaku jabatan

halaman 25

Menyusun profile Kompetensi

individu Sistem dan proses diklat pegawai berbasis kompetensi

PENGAWA SAN

Meningkatny a penyelengga raan pemerintaha n yang bersih dan bebas KKN

Meningkatnya kepatuhan terhadap pengelolaan keuangan negara

Kegiatan perencanaan, pengorganisasia n, pelaksanaan dan pengendalian keuangan negara sesuai dengan aturan yang berlaku

Menyusun pola peningkatan kompetensi

Memfinalisasi pola peningkatan kompetensi

Menerapkan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi

Mengembangkan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi a Pendidikan S2 dan S3 --> 50 orang

Menerapkan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi a Pendidikan S2 dan S3 --> 50 orang

a Pendidikan S2 dan S3 --> 70 orang

b Pelatihan teknis dan fungsional




c Pelatihan softskill



c

Pelatihan softskill

a Menyusun pedoman Integrated Planning dan Budgeting

a

Melaksanakan siklus perencanaan dan penganggaran

a Melaksanakan siklus perencanaan dan penganggaran

b Melaksanakan siklus perencanaan dan penganggaran

b Menyusun SK pengorganisasian penganggaran

b Menyusun SK pengorganisasian penganggaran

a Melaksanakan siklus perencanaan dan penganggaran b Menyusun SK pengorganisasia n penganggaran

c Menyusun SK pengorganisasian penganggaran

c

c Melakukan monitoring dan evaluasi anggaran

d Melakukan monitoring dan evaluasi anggaran

d Mengevaluasi SAKIP seluruh unit kerja di lingkungan Badan


Melakukan monitoring dan evaluasi anggaran

halaman 26

d Mengevaluasi SAKIP seluruh unit kerja di lingkungan Badan

Menerapkan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi a Pendidikan S2 dan S3 --> 50 orang

c Melakukan monitoring dan evaluasi anggaran d Mengevaluasi SAKIP seluruh unit kerja di

POM

Terselenggarany a SPIP di Badan POM

e Mengevaluasi SAKIP seluruh unit kerja di lingkungan Badan POM Menerapkan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada masing-masing Kementerian/Lembag a a Menyusun SK Kepala Badan POM tentang Penyelenggaraan SPIP b Sosialisasi SPIP

a

Menerapkan SPIP

POM

lingkungan Badan POM

a Menerapkan SPIP

a Menerapkan SPIP

b Melaksanakan evaluasi SPIP



a

a Audit Operasional, On going dan Kasus


c Menyelenggarakan pelatihan SPIP untuk Eselon I dan II d Melakukan perencanaan dan penerapan SPIP e Melaksanakan evaluasi SPIP Meningkatnya peran APIP dalam



Audit Operasional, On going dan Kasus

halaman 27

mendorong meningkatkan kepatuhan atas pengelolaan keuangan negara Meningkatnya efektifitas pengelolaan keuangan negara pada Badan POM

Telah dimanfaatkanny a setiap output yang dihasilkan

Dapat dipertahankan nya status opini WTP pada Badan POM

Dipertahankann ya opini WTP

Meningkatnya peran APIP dalam mendorong meningkatkan status opini Laporan Keuangan

b Melakukan pembinaan pengelolaan keuangan dan aset




Melaksanakan evaluasi LHP dan TL




Melaksanakan evaluasi kegiatan dan realisasinya



a Memonitor tindak lanjut hasil temuan

Memonitor tindak lanjut hasil temuan


Melaksanakan evaluasi kegiatan dan realisasinya Memonitor tindak lanjut hasil temuan

b Melakukan review laporan keuangan dan laporan BMN

Melakukan review laporan keuangan dan laporan BMN


a Melakukan pembinaan terhadap penyusunan laporan keuangan

Melakukan pembinaan terhadap penyusunan laporan keuangan


b Monev CAPA


b Monev CAPA

halaman 28

b Monev CAPA

Melakukan review laporan keuangan dan laporan BMN Melakukan pembinaan terhadap penyusunan laporan keuangan b Monev CAPA

Menurunnya tingkat penyalahguna an wewenang

Implementasi Program Anti Korupsi

Merumuskan kebijakan dan program bidang pengawasan dan pemberantasan korupsi Mengidentifikasi area/proses pengawasan obat dan makanan rawan korupsi

Internalisasi budaya anti korupsi



Melaksanakan penandatanganan Pakta Integritas bagi seluruh pegawai Badan POM

Melaksanakan koordinasi, monitoring dan evaluasi bidang pengawasan dan pemberantasan korupsi


Menggalang komitmen seluruh pegawai Badan POM


Internalisasi budaya anti korupsi Melaksanakan penandatanganan Pakta Integritas bagi seluruh Pejabat Struktural dan Fungsional yang menangani pelayanan publik


halaman 29

Meningkatnya implementasi e_procurement Barang dan Jasa

AKUNTABI LITAS

Meningkatny a kapasitas dan akuntabilitas kinerja

Meningkatnya kinerja Badan POM

Indikator kinerja utama yang terukur

Melaksanakan koordinasi, monitoring dan evaluasi bidang pengawasan dan pemberantasan korupsi Menerbitkan SE pengadaan barang dan jasa di lingkungan Badan POM untuk pengadaan bernilai 1 Milyar Rp ke atas.

Mengimplementasik an e_procurement (LPSE) barang dan jasa untuk seluruh pengadaan sesuai peraturan perundangundangan yang berlaku

Mengimplementasika n e_procurement (LPSE) barang dan jasa untuk seluruh pengadaan sesuai peraturan perundangundangan yang berlaku

Melakukan koordinasi aktif pengadaan dengan LKPP Mengimplementasi kan e_procurement (LPSE) barang dan jasa dengan nilai lebih dari 100 Jt secara bertahap

Melakukan koordinasi aktif pengadaan dengan LKPP


Menyusun pedoman evaluasi kinerja

Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan secara berkala



halaman 30

Mengimplement asikan e_procurement (LPSE) barang dan jasa untuk seluruh pengadaan sesuai peraturan perundangundangan yang berlaku Melakukan koordinasi aktif pengadaan dengan LKPP


birokrasi

Meningkatnya akuntabilitas Badan POM

Sistem yang mendorong kinerja organisasi

Menyusun modul penyusunan indikator kinerja utama (IKU) a Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan secara berkala Mengukur pencapaian IKU Mengkoordinasika n penerapan SAKIP pada setiap unit kerja di lingkungan Badan POM

Mengukur pencapaian IKU



Mengkoordinasikan penerapan SAKIP pada setiap unit kerja di lingkungan Badan POM

Mengkoordinasikan penerapan SAKIP pada setiap unit kerja di lingkungan Badan POM

Melakukan ppengembangan sistem manajemen kinerja berbasis pencapaian indikator output unit kerja

Melakukan uji coba penerapan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja

Menerapkan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja

Melakukan pengembangan mekanisme pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID

Melakukan pengembangan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu

Menetapkan dan memberlakukan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu

Mengkoordinasi kan penerapan SAKIP pada setiap unit kerja di lingkungan Badan POM Menerapkan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja Menetapkan dan memberlakukan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu


halaman 31

Peningkatan kualitas laporan akuntabilitas

PELAYANAN PUBLIK

Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat

Meningkatnya kualitas pelayanan publik kepada masyarakat (lebih cepat, lebih murah, lebih aman, dan lebih mudah dijangkau)

Pelayanan publik murah, terjangkau, cepat dan aman

Menerapkan mekanisme pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID

Menerapkan mekanisme pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID

Menyelenggarakan pelatihan penyusunan LAKIP

Melakukan evaluasi PPID Menyelenggarakan pelatihan penyusunan LAKIP

Melakukan evaluasi PPID Menyelenggarakan pelatihan penyusunan LAKIP

Melaksanakan evaluasi LAKIP (sampling) Melakukan review laporan keungaan



Mengidentifikasi pelayanan publik Badan POM

Sosialisasi standar pelayanan

Implementasi SP

Menyusun draft dan Finalisasi standar pelayanan Sosialisasi SP

Sosialisasi SP

Melakukan evaluasi kinerja pelayanan

a Menerapkan & Mengembangkan e-reg dan enotifikasi


Implementasi SP a

Menerapkan e-reg dan e-notifikasi secara bertahap

halaman 32

CAPA untuk mutu pelayanan a Menerapkan e-reg dan e-notifikasi secara bertahap

Menerapkan mekanisme pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID Melakukan evaluasi PPID Menyelenggarak an pelatihan penyusunan LAKIP Melaksanakan evaluasi LAKIP (sampling) Melakukan review laporan keungaan Implementasi SP

Melakukan evaluasi kinerja pelayanan CAPA untuk mutu pelayanan a Menerapkan ereg dan enotifikasi secara bertahap

b Menerapkan sistem ekspor-impor secara elektronik Menyusun pedoman evaluasi pelayanan publik CAPA untuk mutu pelayanan

b Menerapkan sistem ekspor-impor secara elektronik

b Menerapkan sistem ekspor-impor secara elektronik

c

Memperkuat c infrastruktur di seluruh unit layanan publik

Memperkuat infrastruktur di seluruh unit layanan publik d Peningkatan koordinasi lintas sektor Melakukan evaluasi e kinerja pelayanan f

Meningkatnya Indeks Kepuasan Masyarakat

Terimplementas inya metode survei kepuasan pelanggan yang efektif

Menyelenggarakan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat

CAPA untuk mutu pelayanan Sosialisasi metode pelaksanaan survey kepuasan pelanggan di Balai Besar/Balai POM

Menyelenggarakan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat dan Balai


b Menerapkan sistem eksporimpor secara elektronik Memperkuat c infrastruktur di seluruh unit layanan publik

halaman 33

Menyelenggarakan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat dan Balai Besar/Balai POM

Menyelenggarak an survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat dan Balai Besar/Balai POM

Besar/Balai POM Tersedianya sistem penanganan keluhan, saran dan masukan

Peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggraan pelayanan publik

Mengembangkan SOP, metode dan sarana penyampaian keluhan/saran/ma sukan Melakukan penanganan keluhan/saran /masukan secara langsung Meningkatkan layanan pengaduan konsumen

Mengembangkan metode dan sarana penyampaian keluhan/saran/mas ukan

Melakukan penanganan keluhan/saran /masukan secara langsung

Melakukan penanganan keluhan/saran /masukan secara langsung

Melakukan penanganan keluhan/saran /masukan secara langsung Meningkatkan layanan pengaduan konsumen

Melakukan evaluasi keluhan/saran/masu kan dan CAPA

Melakukan evaluasi keluhan/saran/ masukan dan CAPA Meningkatkan layanan pengaduan konsumen

Melakukan evaluasi keluhan/saran/ma sukan dan CAPA Mengimplementasi kan strategi komunikasi dan kehumasan Melakukan identifikasi kelompok masyarakat (termasuk kelompok gender) dan pemangku kepentingan Melakukan pemetaan potensi masyarakat

Melakukan evaluasi keluhan/saran/mas ukan dan CAPA


Meningkatkan layanan pengaduan konsumen

Mengembangkan metode baru ke arah KIE yang lebih bersahabat Mengembangkan target audience

Meningkatkan intensitas KIE dengan masyarakat

Meningkatkan intensitas KIE dengan masyarakat

Evaluasi kehumasan

halaman 34

Meningkatkan intensitas kehumasan

Meningkatkan intensitas KIE dengan masyarakat Meningkatkan intensitas kehumasan

Evaluasi dan penyusunan grand design

strategi baru Melakukan review strategi komunikasi dan kehumasan

Meningkatkan intensitas kehumasan Evaluasi kehumasan

POLA PIKIR & BUDAYA KERJA

Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi

Meningkatnya komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi

Terbentuknya tim manajemen perubahan Badan POM

Menyusun dan menetapkan Surat Keputusan Kepala Badan POM RI tentang Program Management Office (PMO) Manajemen Perubahan a Melakukan identifikasi Agent of Change Pusat dan BB/BPOM b Menyusun dan menetapkan Surat Keputusan Kepala Badan POM RI tentang Program Management Office (PMO) Manajemen Perubahan Melakukan review dan menyusun kembali dokumen usulan RB Menyusun design management


halaman 35

Tersusunnya strategi manajemen perubahan

Menyusun strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi : Merumuskan Rencana Perubahan

Melaksanakan perubahan

Memperkuat hasil perubahan :

Memperkuat hasil perubahan

a

Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program RB lainnya b Mengimplementasik an rencana manajemen perubahan c Membuat rencana pelatihan/komunika si dan mengimplementasik annya d Mengelola resistensi

a Mengumpulkan . umpan balik dan menganalisisnya

a Mengumpulkan umpan balik dan menganalisanya

b Melaksanakan tindakan perbaikan

b Melaksanakan tindakan perbaikan

c Memberikan penghargaan atas keberhasilan

c Memberikan penghargaan atas keberhasilan

d Mengukur tingkat keberhasilan

d Memperkuat manajemen perubahan

e

Melakukan evaluasi atas penerapan kode etik pegawai Badan POM

d Mengukur tingkat keberhasilan Melakukan evaluasi atas penerapan kode etik pegawai Badan POM

e Menyusun ukuran keberhasilan


a Melakukan Asessmen Kesiapan Perubahan b Merumuskan strategi manajemen perubahan

c Merumuskan strategi komunikasi

Mengukur tingkat keberhasilan

Menyusun dan menetapkan Quick Wins dengan SK Kepala Badan POM


halaman 36

Menyusun kode etik pegawai Badan POM

Tersusunnya strategi komunikasi manajemen perubahan

Melakukan evaluasi atas penerapan kode etik pegawai Badan POM Menyusun dan merumuskan strategi komunikasi manajemen perubahan : a Melakukan pengumpulan dan analisis informasi tentang manajemen perubahan, tujuan dan sasaran

b Mengidentifikasi pola komunikasi stakeholder yang terkena dampak perubahan (termasuk tracking system) c Mendisain strategi berdasarkan masukan stakeholder kunci dalam bidang komunikasi


Melaksanakan strategi komunkasi


Mendisain strategi berdasarkan masukan stakeholder kunci dalam bidang komunikasi

Mendisain strategi berdasarkan masukan stakeholder kunci dalam bidang komunikasi

Merumuskan rencana komunikasi (communication plan)

Merumuskan rencana komunikasi (communication plan)

Menyediakan alat komunikasi sesuai hasil identifikasi pada pola komunikasi


halaman 37


Mendisain strategi berdasarkan masukan stakeholder kunci dalam bidang komunikasi Merumuskan rencana komunikasi (communication plan)


Terjadinya perubahan pola pikir dan budaya kerja

Terbangunnya komitmen, partisipasi dan perubahan perilaku yang diinginkan

d Merumuskan rencana komunikasi (communication plan) e Menyediakan alat komunikasi sesuai hasil identifikasi pada pola komunikasi Menyelenggarakan pertemuan dalam rangka sosialisasi dan internalisasi Rencana Perubahan dan budaya kerja Monev pelaksanaan RB


Mengukur dan meningkatkan komitmen stakeholder



a

Menyusun tools assessment indeks persepsi pegawai terhadap pelaksanaan RB

a Melakukan assessmen dan menganalisis umpan balik (hasil assessment), serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan

b Melakukan assessmen dan menganalisis hasil assessment, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan

b Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik dan continuous

a Melakukan assessmen dan menganalisis umpan balik (hasil assessment), serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan b Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan

halaman 38

improvement

c

Menurunnya risiko kegagalan yang disebabkan kemungkinan timbulnya resistensi terhadap perubahan

Terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen, konsistensi serta keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi pada seluruh tingkatan pegawai

a Menyusun analisis . risiko area kritis resisten perubahan yang dituangkan dalam peta risiko

Menyiapkan agents of change : a TOT agents of change


solusi terbaik dan continuous improvement c Monev pelaksanaan RB

Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik dan continuous improvement d Monev pelaksanaan RB Melaksanakan communication plan untuk manajemen perubahan

c Monev pelaksanaan RB

Melaksanakan communication plan untuk manajemen perubahan

Melaksanakan communication plan untuk manajemen perubahan

a

a

A Mengidentifikasi audiens B Mengidentifikasi tujuan spesifik komunikasi yang akan dilakukan dalam menunjang pelaksanaan manajemen perubahan

Mengidentifikasi audiens b Mengidentifikasi tujuan spesifik komunikasi yang akan dilakukan dalam menunjang pelaksanaan manajemen perubahan

halaman 39

d

b

Mengidentifikasi audiens Mengidentifikasi tujuan spesifik komunikasi yang akan dilakukan dalam menunjang pelaksanaan manajemen perubahan

c

Menyiapkan bahan komunikasi secara komprehensif

c

Menyiapkan bahan komunikasi secara komprehensif

d Membagi audiens dalam beberapa kelas komunikasi berdasarkan pola komunikasi (channel mix) dan kepentingannya

d

Membagi audiens dalam beberapa kelas komunikasi berdasarkan pola komunikasi (channel mix) dan kepentingannya

e

Menyusun jadwal berdasarkan audiens, pesan yang akan disampaikan, pola komunikasi, area manajemen perubahan dan waktu

e

Menyusun jadwal berdasarkan audiens, pesan yang akan disampaikan, pola komunikasi, area manajemen perubahan dan waktu

f .

Mengidentifikasi opini stakeholder yang terkena dampak perubahan (sesuai area perubahan yang diinginkan)

f.

Mengidentifikasi opini stakeholder yang terkena dampak perubahan (sesuai area perubahan yang diinginkan)

g .

Memberikan informasi secara

g Memberikan . informasi secara jelas


halaman 40

C Menyiapkan bahan komunikasi secara komprehensif d Membagi audiens dalam beberapa kelas komunikasi berdasarkan pola komunikasi (channel mix) dan kepentingannya E Menyusun jadwal berdasarkan audiens, pesan yang akan disampaikan, pola komunikasi, area manajemen perubahan dan waktu f Mengidentifikasi . opini stakeholder yang terkena dampak perubahan (sesuai area perubahan yang diinginkan) g Memberikan . informasi secara

jelas


h Menggunakan pola komunikasi yang paling efektif atau alternatifnya

h

Menggunakan pola komunikasi yang paling efektif atau alternatifnya

i

Membangun keterlibatan seluruh stakeholder terkait dalam komunikasi

i

Membangun keterlibatan seluruh stakeholder terkait dalam komunikasi

j

Menyusun metode pengukuran umpan balik

j


k Mengumpulkan dan . menganalisis umpan balik, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan

k .

Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan

l

l

Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik dan continuous

Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik dan continuous improvement

halaman 41

jelas h Menggunakan pola komunikasi yang paling efektif atau alternatifnya I Membangun keterlibatan seluruh stakeholder terkait dalam komunikasi J Menyusun metode pengukuran umpan balik k Mengumpulkan . dan menganalisis umpan balik, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan l Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik

improvement m Mengukur tingkat kepuasan pegawai dan stakeholder dalam pelaksanaan RB


halaman 42

m Mengukur tingkat kepuasan pegawai dan stakeholder dalam pelaksanaan RB

dan continuous improvement M Mengukur tingkat kepuasan pegawai dan stakeholder dalam pelaksanaan RB

C. KONSOLIDASI RENCANA AKSI PROGRAM DAN KEGIATAN REFORMASI BIROKRASI


halaman 43

PROGRAM

PENATAAN DAN PENGUATAN ORGANISASI A.

Pencapaian

Terdapat 2 peraturan perundang-undangan yang mendasari berdirinya Badan POM yaitu : Keputusan Presiden nomor Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005 serta Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 52 Tahun 2005. Berdasarkan kedua peaturan perundang-undangan tersebut, dilakukan penilaian kapasitas organisasi yang terdiri dari 4 aspek yaitu : 1. Nama institusi; 2. Struktur; 3. Sistem dan tata laksana; 4. Budaya organisasi.

Dalam penataan dan penguatan organisasi, dilakukan review terhadap 2 aspek yang pertama nama institusi serta struktur organisasi. Nama Institusi Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 103 Tahun 2001 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, kami menjumpai bahwa terdapat inkonsistensi nama Badan POM seperti terdapat pada matriks di bawah ini:

No 1

Peraturan Perundang-Undangan Keputusan

Presiden

Republik

Indonesia

Nama Institusi Badan

Pengawas

Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan,

Obat dan Makanan

Tugas,

disingkat BPOM

Fungsi,

Organisasi,

dan

Kewenangan,

Susunan

Tata

Lembaga

Kerja


Ket. Pendirian BPOM

halaman 44

Pemerintah Non Departemen 2

Keputusan

Presiden

Republik

Indonesia

Badan

Pengawas

Nomor 3 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas

Obat dan Makanan

Keputusan

disingkat BPOM

Presiden

Republik

Indonesia

Perubahan Pertama

Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas,

Fungsi,

Organisasi,

dan

Kewenangan,

Susunan

Tata

Lembaga

Kerja


Keputusan

Presiden

Republik

Indonesia

Badan

Pengawas


Obat dan Makanan

Keputusan

disingkat BPOM

Presiden

Republik

Indonesia

Perubahan Kedua


Fungsi,

Organisasi,

dan

Kewenangan,

Susunan

Tata

Lembaga

Kerja

Pemerintah Non Departemen Sebagaimana Telah Diubah Dengan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2002 4

Keputusan

Presiden

Republik

Indonesia

Badan

Pengawas


Obat dan Makanan,

Keputusan

disingkat BPOM

Presiden

Republik

Indonesia

Perubahan Ketiga


Fungsi,

Organisasi,

dan

Kewenangan,

Susunan

Tata

Lembaga

Kerja

Pemerintah Non Departemen Sebagaimana Telah Beberapa Kali Diubah Terakhir Dengan Keputusan

Presiden

Republik

Indonesia

Republik

Indonesia

Nomor 46 Tahun 2002 5

Keputusan

Presiden

Badan

Pengawas


Obat dan Makanan,

Keputusan

disingkat BPOM

Presiden

Republik

Indonesia

Perubahan Keempat


Fungsi,

Organisasi,

dan

Kewenangan,

Susunan

Tata

Lembaga

Kerja


halaman 45

Pemerintah Non Departemen Sebagaimana Telah Beberapa Kali Diubah Terakhir Dengan Keputusan

Presiden

Republik

Indonesia

Nomor 30 Tahun 2003 6

Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor Badan 11 Tahun 2005 tentang Perubahan Kelima Atas Obat Keputusan

Presiden

Republik

Pengawasan Perubahan dan

Makanan Kelima

Indonesia disingkat BPOM


Fungsi,

Organisasi,

dan

Kewenangan,

Susunan

Tata

Lembaga

Kerja


Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor Tidak

dicantumkan, Perubahan

64 Tahun 2005 tentang Perubahan Keenam hanya BPOM

Keenam

Atas Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas,

Fungsi,

Organisasi,

dan

Kewenangan,

Susunan

Tata

Lembaga

Kerja

Pemerintah Non Departemen

Terkait nama institusi tersebut di atas serta status peraturan perundang-undangan berdasarkan asas hukum lex posteriori derogat legi priori (peraturan yang terbaru mengesampingkan peraturan yang lama), maka nama Badan Pengawasan Obat dan Makanan yang seharusnya digunakan. Namun demikian, belum tentu pada saat typing peraturan perundang-undangan ini yang dimaksud adalah Badan Pengawasan Obat dan Makanan seperti yang tertera, melainkan Badan Pengawas Obat dan Makanan. Inkonsistensi dalam 1 (satu) peraturan yang sama terdapat pada nama Badan Pengawas Tenaga Nuklir disingkat BAPETEN serta Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan disingkat BPKP. Secara internal dilakukan pengkajian, bahwa nama Badan Pengawasan Obat dan Makanan lebih tepat dibandingkan nama Badan Pengawas Obat dan Makanan karena fungsi pengawasan lebih luas dari kata pengawas. Fungsi pengawasan mencerminkan pengawasan dari hulu ke hilir atau serng disebut sebagai pengawasan full spectrum, sedangkan kata pengawas berarti yang mengawasi, berkonotasi orang yang mengawasi suatu proses yang sedang atau


halaman 46

sudah terjadi, dengan demikian, fungsi pre market evaluation dan standardisasi serta regulasi/pengaturan tidak tergambar dalam kata pengawas. Sejalan dengan kata pengawasan tersebut, Sistem Pengawasan Obat dan Makanan (SisPOM) dibangun oleh beberapa fungsi pengawasan. Full spectrum pengawasan ini meliputi fungsi : a) Standardisasi dan regulasi, merupakan suatu spesifikasi atau ketentuan teknis yang mengikat para pemangku kepentingan yang berpengaruh terhadap pasar komoditi obat dan makanan, utamanya produsen, konsumen, dan pemerintah, dalam menjamin terwujudnya kompetisi dagang yang sehat dan keuntungan optimal bagi konsumen; b) Penilaian produk sebelum beredar, merupakan satu elemen untuk menilai keamanan, manfaat, dan mutu produk sebelum diperbolehkan untuk dilepas ke pasar; c) Pemeriksaan sarana produksi dan sarana distribusi, yang terdiri dari audit dan inspeksi sarana untuk memastikan komoditi diproduksi maupun disimpan/diedarkan sesuai kaidah-kaidah baku sehingga produk yang dihasilkan dijamin aman, bermanfaat, dan bermutu; d) Pengawasan produk di pasar, dilakukan secara sampling atas dasar hasil kajian risiko dari waktu ke waktu, untuk memastikan bahwa obat dan makanan yang beredar, keamanan, manfaat, dan mutunya tetap konsisten dengan hasil penilaiannya sebelum beredar, di samping pengamatan terhadap berbagai risiko lain seperti, produk ilegal dan lain-lain; e) Pengawasan iklan produk, dimaksudkan agar tidak menimbulkan induced demand, utamanya yang bersifat misleading; f) Pengujian laboratorium, merupakan tulang punggung pengawasan karena hasil pengujian ini yang merupakan diagnosis pasti tentang ada / tidaknya penyimpangan dalam komposisi produk terhadap izinnya, sehingga tingkat kompetensi lab harus dijamin dapat mengawal seluruh kebijakan paling mutahir dari pengawasan obat dan makanan; dan g) Penyidikan kasus, yang merupakan kegiatan dalam rangka membawa kasus-kasus penyelewengan ke pengadilan. Keseluruhan sistem pengawasan yang terdiri dari pelaku usaha, masyarakat dan pemerintah, terlibat aktif dalam pengawasan Obat dan Makanan. Oleh karena itu, pemberdayaan masyarakat menjadi suatu yang juga harus dilakukan, sehingga masyarakat dapat melindungi dirinya sendiri dari produk Obat dan Makanan yang tidak memenuhi syarat dan atau membahayakan kesehatannya. Struktur Organisasi Review struktur organisasi dalam kaitannya dengan peraturan perundang-undangan dan sistem pengawasan Obat dan Makanan


halaman 47

Berdasarkan Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 02001/SK/KBPOM Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan. a. Tugas Pokok BPOM Melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan obat dan ma-kanan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. b. Fungsi BPOM a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang pengawasan obat dan makanan; b. Pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang pengawasan obat dan makanan; c. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas BPOM; d. Pemantauan, pemberian bimbingan dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang pengawasan obat dan makanan; e. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan

umum,

ketatausahaan,

organisasi

dan

tatalaksana,

kepegawaian, keuangan, kearsipan, persandian, perlengkapan dan rumah tangga. c. Kewenangan BPOM 1. Penyusunan rencana nasional secara makro di bidang pengawasan obat dan makanan; 2. Perumusan kebijakan di bidang pengawasan obat dan makanan untuk mendukung pembangunan secara makro; 3. Penetapan sistem informasi di bidang pengawasan obat dan makanan; 4. Penetapan persyaratan penggunaan bahan tambahan (zat adiktif) tertentu untuk makanan dan penetapan pedoman peredaran obat dan makanan; 5. Pemberian ijin dan pengawasan peredaran obat serta pengawasan industri farmasi; 6. Penetapan pedoman penggunaan, konservasi, pengembangan, dan pengawasan tanaman obat.

Pada saat ini struktur Badan POM disusun berdasarkan produk yang diawasi, yaitu Obat, Makanan (dan Bahan Berbahaya) dan Obat Tradisional, Kosmetika dan Produk Komplemen. Masing masing kedeputian mengelola setiap komoditi tersebut dari hulu sampai hilir. Misalnya Kedeputian 1, mengelola obat (produk


halaman 48

terapetik) mulai dari penyusunan standar sampai dengan pengawasan di lapangan. Begitu juga dengan Kedeputian 2 dan 3. Dalam perjalanan waktu, pembagian struktur organisasi seperti ini dirasakan kurang efektif dan berpotensi pada penyalahgunaan wewenang, sebagai contoh, apabila dijumpai masalah atau kendala dalam bidang standar, misalnya standar apa yang akan dikirim sebagai wakil Badan POM? Artinya, struktur organisasi yang ada sekarang belum mengikuti fungsi-fungsi Pengawasan Obat dan Makanan, yaitu Standardisasi, Penilaian, Sertifikasi, Pemeriksaan, Pengujian dan Penyidikan. Untuk menjembatani struktur berdasarkan produk dengan fungsi, maka sudah dilakukan penyusunan business process map, relationship map dan cross functional map. Badan POM mempunyai 31 Balai Besar/Balai POM yang tersebar di hampir seluruh provinsi. Sampai saat ini, berdasarkan peraturan perundang-undangan, Balai Besar/Balai POM adalah Unit Pelaksana Teknis yang menjalankan kebijakan yang telah dirumuskan di pusat. Dalam kenyataannya, Balai Besar/Balai POM selain menjalankan kebijakan yang telah dirumuskan di pusat, juga sebagai penjuru pada pengawasan Obat dan Mkaanan di wilayah kerjanya. Dengan demikian, selain fungsi teknis, Balai Besar/Balai POM juga menjalankan fungsi koordinasi keluar baik di tingkat propinsi maupun di tingkat Kabupaten/Kota. Secara internal, Badan POM telah mengembangkan integrated planning and budgeting, yang dalam pelaksanaannya juga mengakomodasi secara seimbang top down dan bottom up planning. Sehingga Balai Besar/Balai POM dapat mengelola perencanaan kebutuhannya sendiri dalam koridor Badan POM. Namun dalam menjalankan kebijakan yang ditetapkan oleh pusat, Balai Besar/Balai POM belum sepenuhnya percaya diri, terlihat dari seringnya konsultasi atau merujuk untuk sesuatu hal yang sudah menjadi tupoksi Balai Besar/Balai POM sendiri. Beberapa sebab yang diyakini sebagai pemicu kekurangmandirian Balai Besar/Balai POM antara lain, kurangnya kepercayaan yang diberikan dan atau kurangnya pembinaan sehingga kapasitas dan kompetensi Balai Besar/Balai POM belum sesuai dengan harapan. Luasnya wilayah Indonesia berimplikasi pada luasnya cakupan pengawasan Obat dan Makananan yang harus dilaksanakan. Balai Besar/Balai POM yang berada di propinsi kerapkali tidak mampu mencapai daerah-daerah pelosok tanah air. Sejak tahun 2003 telah di mulai pendirian Pos Pengawas Obat dan Makanan yang


halaman 49

merupakan perpanjangan tangan Balai Besar/Balai POM. Beberapa tahun belakangan ini kebutuhan akan Satuan Kerja di Kabupaten (pos POM) semakin meningkat, ditandai dengan banyaknya pengajuan pendirian Pos POM oleh pemerintah daerah. Untuk itu telah dibangun Pos POM baru di beberapa daerah terpencil, daerah pemekaran, serta wilayah perbatasan dengan negara lain. Pada saat ini telah beroperasi 8 Pos POM, dan 3 Pos POM sedang dibangun. Masih banyak wilayah yang jauh dari ibu kota provinsi yang belum tersentuh upaya pengawasan. Hal ini sekali lagi menunjukkan bahwa Balai Besar/Balai POM mempunyai fungsi koordinasi keluar yang sangat tinggi, bahkan juga mempunyai fungsi pembinaan ke Kabupaten/Kota untuk fungsi pengawasan Obat dan Makanan yang telah didaerahkan.

Untuk menjawab seluruh permasalahan tersebut, pada tahun 2009-2010 telah dilakukan penyusunan draft dokumen postur birokrasi 2025. Postur Birokrasi 2025 merupakan kondisi kelembagaan ideal di tahun 2025 bagi Badan POM dan SisPOM. Draft dokumen tersebut telah menampung kemungkinan perubahan struktur akibat terbitnya Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 8 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Dokumen

Usulan

dan

Road

Map

Pelaksanaan

Reformasi

Birokrasi

Kementerian/Lembaga yang mencantumkan salah satu sasaran area perubahan penataan dan penguatan organisasi: terbentuknya unit kerja yang menangani kepegawaian, kehumasan dan pendidikan dan pelatihan (diklat); serta UndangUndang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, yang menyatakan bahwa untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat, dan sederhana setiap Badan Publik untuk menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Namun belum menampung kemungkinan perubahan struktur akibat terbitnya Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang menyatakan bahwa Kementerian/Lembaga/ Departemen/ Instansi diwajibkan mempunyai Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang dapat memberikan pelayanan/pembinaan dibidang Pengadaan Barang/Jasa. Dalam perkembangannya, dirasakan banyak kendala dalam restrukturisasi terutama karena tidak dapat dihandle oleh Badan POM sendiri, sehingga, sampai saat ini, pengembangan kapasitas organisasi dilakukan melalui revitalisasi peran


halaman 50

dan fungsi. Terkait dengan upaya revitalisasi peran dan fungsi, telah diterbitkan dokumen Konsep Revitalisasi Peran dan Fungsi Pusat dan Balai Besar/Balai POM. Revitalisasi dilakukan dengan tujuan untuk perkuatan fungsi Pengawasan Obat dan Makanan dalam menghadapi tantangan yang semakin kompleks utamanya bagi Balai Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan sebagai ujung tombak Pengawasan Obat dan Makanan. Untuk meningkatkan kompetensi Balai Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan dalam rangka revitalisasi peran dan fungsi Pusat dan Balai Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan, faktor kepemimpinan sangat besar pengaruhnya. Oleh karena itu dilakukan pembinaan Balai Besar/Balai POM oleh Pejabat Eselon I dengan menyelenggarakan upaya yang terencana, terarah, dan terstruktur. Untuk itu, telah diterbitkan dokumen Pedoman Pembinaan Balai Besar/Balai POM. Upaya revitalisasi juga semestinya dapat diukur keberhasilannya. Melalui penyusunan indikator dan sistem penilaian kinerja Balai Besar/Balai POM, keberhasilan antar Balai Besar/Balai POM tersebut dapat diukur. Tools assessment untuk mengukur keberhasilan telah disusun, dan akan digunakan dalam self assessment oleh Balai Besar/Balai POM. B.

Rencana

Penyusunan rencana penataan dan penguatan organisasi dilakukan setelah analisis lingkungan internal dan eksternal sebagai berikut : Perkembangan Lingkungan Eksternal a. Konsumsi Masyarakat (Demand Side) 1. Transisi demografi Peningkatan demand akan obat untuk penyakit degenerative dan menahun serta penyakit yang disebabkan pemanasan global. 2. Persebaran penduduk Risiko yang meningkat pada kelompok urban poor. 3. Transformasi sosio-budaya Peningkatan demand akan fast food 4. Daya beli konsumen Substitusi kebutuhan dengan produk murahan. b. Perkembangan Penyediaan (Supply Side) 1. Pertumbuhan usaha bidang obat dan makanan


halaman 51

-

Market share industri obat nasional

-

Kelemahan daya saing industri obat nasional

-

Perkembangan industri herbal medicine dan health food

-

UKMK bidang makanan sebagai survival terhadap krisis ekonomi

-

Peningkatan risiko kesehatan bagi rakyat miskin

-

Bahaya narkotika yang meningkat

2. Kemajuan teknologi produksi -

Supply dalam jumlah besar dan cepat menyebar

-

Teknologi ultra modern

3. Teknologi promosi Provider induced demand 4. Harmonisasi perdagangan dunia Memudarnya penapisan komoditi antar negara Implikasi Terhadap Organisasi Beberapa isu strategis dalam upaya peningkatan efektifitas pengawasan obat dan makanan ke depan, adalah sebagai berikut : -

Pengorganisasian atas dasar full spectrum pengawasan obat dan makanan

-

Intensifikasi pemeriksaan produk di peredaran

-

Perkuatan fungsi penyelidikan dan penyidikan

-

Perkuatan fungsi laboratorium sebagai backbone pengawasan

-

Dukungan

Sekretariat

Utama

yang

berdaya-ungkit

besar

termasuk

fungsi

kepegawaian, kehumasan, PPID dan ULP -

Perlunya kerjasama lintas sektor, terutama Pemda

Pada tahun 2011 sampai dengan 2014, beberapa kegiatan yang sedang dan akan dilakukan terkait dengan penataan dan penguatan organisasi adalah : 

Evaluasi kelembagaan secara internal didahului oleh penyusunan dokumen Pedoman penilaian kapasitas organisasi, serta melakukan assessment kinerja organisasi dan penegakan reward dan punishment system pada pencapaian kinerja.



Menyusun dan atau memperbaiki naskah akademik restrukturisasi organisasi dan melakukan evaluasi organisasi dengan struktur baru.


halaman 52



Menyusun konsep revitalisasi Pusat terutama untuk fungsi Kepegawaian dan Kehumasan, serta PPID dan ULP.

C.

Kriteria Keberhasilan

Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi Badan POM dan menghindarkan duplikasi tugas dan fungsi sehingga dapat mendorong percepatan reformasi birokrasi, kriteria keberhasilan penataan dan penguatan organisasi ditandai dengan : 1. Menurunnya tumpang tindih tugas pokok dan fungsi internal Badan POM; dengan indikator : 

Terbentunya struktur organisasi dengan pembagian tugas yang jelas



Terwujudnya organisasi dengan ukuran yang tepat (right size)

2. Meningkatnya kapasitas Badan POM dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi, dengan indikator :

D.



Terbentuknya unit kerja yang menangani kepegawaian, kehumasan dan diklat



Meningkatnya koordinasi antar unit

Agenda Prioritas

Seperti dikemukakan sebelumnya bahwa restrukturisasi belum menjadi prioritas untuk dilaksanakan karena sangat tergantung kepada stakeholder yang lain. Namun untuk meningkatkan kapasitas organisasi, diagendakan untuk melaksanakan revitalisasi peran dan fungsi Balai Besar/Balai POM pada tahap pertama, yang akan disusul dengan revitalisasi fungsi kepegawaian, kehumasan, diklat, PPID serta ULP. Revitalisasi dilakukan, karena sebagai ujung tombak pengawasan Obat dan Makanan, Balai Besar/Balai POM harus segera memperbesar kapasitas dan kapabilitasnya sehingga dapat menjadi leader di wilayah kerjanya masing-masing untuk pengawasan Obat dan Makanan. Sedangkan revitalisasi fungsi kepegawaian, kehumasan, diklat, PPID dan ULP, dilakukan karena sudah terdapat unit organisasi yang menangani beberapa fungsi tersebut, dan di sisi yang lain, karena Undang-Undang pengawasan Obat dan Makanan yang sampai saat ini belum terbit. Terkait dengan hal tersebut, agenda prioritas yang juga akan dilakukan adalah melakukan revitalisasi disertai dengan pembinaan secara terarah, terstruktur dan terus menerus untuk meningkatkan kapasitas dan kinerja organisasi.


halaman 53

E.

Waktu pelaksanaan dan tahapan kerja Formulir 3 Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi

N PROGRAM/ o KEGIATAN

HASIL YANG DIHARAPKAN

PENA NGGU NG JA WA B

2011 ALO KAS I WA KTU

1

2

2012

3

4

5

6

7

8

9

#

#

#

1

2

2013

3

4

5

6

7

8

9

#

#

#

1

2

2014

3

4

PENATAAN DAN PENGUATAN ORGANISASI 1

2

Menyusun SOP evaluasi organisasi Melaksana kan evaluasi kelembagaa n

5

6

7

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

6

7

8

9

#

#

#

H AL YA NG DI PE RL UKA N

ESTI MA SI AN GG AR AN

7,7 M

Dokumen SOP Laporan hasil Evaluasi kelembaga an

Pok ja 1

8 bln

Pok ja 1

8 bln


halaman 54

3

4

Menyusun desain revitalisasi peran dan fungsi Pusat dan Balai Besar/Balai POM dan Legalisasin ya Menyusun pedoman pembinaan Balai Besar/Balai POM

5

Menyusun tools assessment kinerja Balai Besar/Balai POM

6

Melaksana kan self assessment kinerja Balai Besar/Balai POM

7

Evaluasi hasil self assessment

Dokumen Konsep Revitalisasi peran dan fungsi Pusat dan Balai Besar/Bala i POM Dokumen pedomanp embinaan Balai Besar/Bala i POM Dokumen tools assessment kinerja Balai Besar/Bala i POM Dokumen self assessment kinerja Balai Besar/Bala i POM Laporan hasil self assessment

Pok ja 1

8 bln

Pok ja 1

8 bln

Pok ja 1

8 bln

Pok ja 1

11 bln

Pok ja 1

4 bln


halaman 55

8

9

Intervensi hasil evaluasi (pemenuha n kompetensi dsb) Penegakan reward dan punishmen t

1 0

Evaluasi pelaksanaa n revitalisasi

1 1

Melakukan evaluasi RKT

Pok ja 1

3 th

Pok ja 1

1 th

Pok ja 1

1 th

Laporan hasil intervensi

ditegakann ya reward dan punishmen t di Badan POM Laporan hasil evaluasi pelaksanaa n revitalisasi dokumen hasil evaluasi RKT

Pok ja 1


halaman 56

1 2

1 3

Melakukan pemetaan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan Badan POM yang tepat fungsi dan tepat ukuran berdasarka n business process, pemetaan pola hubungan (relationship map), dan hubungan antar fungsi (cross functional map) Melakukan review/kaji an/analisis organisasi berdasarka n hasil pemetaan dan peraturan perundangundangan yang berlaku

Pok ja 1

8 bln

Pok ja 1

11 bln

Dokumen business process, relationship map dan cross fungtional map

Laporan hasil review analisis organisasi


halaman 57

1 4

1 5

1 6

1 7

1 8

Menyusun roadmap pengajuan restrukturis asi Studi Kelayakan Penyusuna n Naskah Akademis Restrukturi sasi Organisasi Badan POM Pengajuan Naskah Akademis Restrukturi sasi Organisasi Badan POM kepada KemenPA N dan RB Evaluasi organisasi berdasarka n struktur baru

dokumen roadmap restrukturi sasi Laporan hasil studi kelayakan Naskah Akademis Restrukturi sasi Organisasi Badan POM Diterimany a Naskah Akademis Restrukturi sasi Organisasi Badan POM oleh KemenPA N & RB Dokumen Evaluasi organisasi berdasarka n struktur baru

Pok ja 1

4 bln

Pok ja 1

1 th

Pok ja 1

1 th

Pok ja 1

1 th

Pok ja 1

1 th


halaman 58

1 9

Menyusun pedoman penilaian kapasitas organisasi

2 0

Melaksana kan assessment kapasitas organisasi -> unit kerja kepegawaia n

2 1

Menyusun konsep revitalisasi fungsi unit kerja kepegawaia n sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku Menyusun pedoman penilaian kapasitas organisasi

2 2

Dokumen pedoman penilaian kapasitas organisasi Laporan hasil assessment kapasitas organisasi unit kerja kepegawai an

Pok ja 1

11 bln

Pok ja 1

1 th

Pok ja 1

1 th

Pok ja 1

11 bln

Dokumen konsep revitalisasi fungsi unit kerja kepegawai an

Dokumen pedoman penilaian kapasitas organisasi


halaman 59

2 3

Melaksana kan assessment kapasitas organisasi -> unit kerja kehumasan

2 4

Menyusun konsep revitalisasi fungsi unit kerja kehumasan sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku Penyusuna n pedoman perencanaa n tahunan

2 5

2 6

Review tata hubungan kerja

2 7

Integrasi top down dan bottom up planning

Laporan hasil assessment kapasitas organisasi unit kerja kehumasa n

Pok ja 1

1 th

Pok ja 1

1 th

Pok ja 1

4 th

Pok ja 1

4 th

Pok ja 1

4 th

Dokumen konsep revitalisasi fungsi unit kerja kehumasa n

Dokumen pedoman perencanaa n tahunan Dokumen Review tata hubungan kerja Dokumen Integrasi top down dan bottom up planning


halaman 60

2 8

Penyusuna n petunjuk pelaksanaa n kegiatan dan anggaran

2 9

Penyusuna n pedoman sampling

3 0

Pelaksanaa n evaluasi

Pok ja 1

4 th

Dokumen pedoman sampling

Pok ja 1

4 th

LAPTAH dan LAKIP Badan POM

Pok ja 1

4 th

Dokumen petunjuk pelaksanaa n kegiatan dan anggaran


halaman 61

F.

Penanggung jawab

Penanggung jawab untuk program penataan dan perkuatan organisasi adalah Pokja I, yang diketuai oleh Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan.

G.

Rencana Anggaran

Untuk seluruh kegiatan program penataan dan penguatan organisasi dibutuhkan anggaran sejumlah Rp. 7,7 Milyar sampai dengan tahun 2014.


halaman 62

PROGRAM

PENATAAN TATALAKSANA A.

Pencapaian

Sistem Pengawasan Obat dan Makanan (SISPOM) dibangun oleh beberapa fungsi pengawasan yang pada hakekatnya merupakan satu kesatuan rantai upaya yang tidak terpisahkan, yang dinamakan dengan full spectrum pengawasan. Full spectrum pengawasan ini meliputi fungsi : a) Standardisasi dan regulasi, merupakan suatu spesifikasi atau ketentuan teknis yang mengikat para pemangku kepentingan yang berpengaruh terhadap pasar komoditi obat dan makanan, utamanya produsen, konsumen, dan pemerintah, dalam menjamin terwujudnya kompetisi dagang yang sehat dan keuntungan optimal bagi konsumen; b) Penilaian produk sebelum beredar, merupakan satu elemen untuk menilai keamanan, manfaat, dan mutu produk sebelum diperbolehkan untuk dilepas ke pasar; c) Pemeriksaan sarana produksi dan sarana distribusi, yang terdiri dari audit dan inspeksi sarana untuk memastikan komoditi diproduksi maupun disimpan/diedarkan sesuai kaidah-kaidah baku sehingga produk yang dihasilkan dijamin aman, bermanfaat, dan bermutu; d) Pengawasan produk di pasar, dilakukan secara sampling atas dasar hasil kajian risiko dari waktu ke waktu, untuk memastikan bahwa obat dan makanan yang beredar, keamanan, manfaat, dan mutunya tetap konsisten dengan hasil penilaiannya sebelum beredar, di samping pengamatan terhadap berbagai risiko lain seperti, produk ilegal dan lain-lain; e) Pengawasan iklan produk, dimaksudkan agar tidak menimbulkan induced demand, utamanya yang bersifat misleading; f) Pengujian laboratorium, merupakan tulang punggung pengawasan karena hasil pengujian ini yang merupakan diagnosis pasti tentang ada / tidaknya penyimpangan dalam komposisi produk terhadap izinnya, sehingga tingkat kompetensi lab harus dijamin dapat mengawal seluruh kebijakan paling mutahir dari pengawasan obat dan makanan; dan g) Penyidikan kasus, yang merupakan kegiatan dalam rangka membawa kasus-kasus penyelewengan ke pengadilan.

Sampai saat ini, telah dibangun Sistem Pengawasan Obat dan Makanan tiga lapis, yang terdiri dari pengawasan oleh kalangan industri/dunia usaha (self controlling), pengawasan oleh pemerintah (goverment controlling) dan pengawasan oleh masyarakat (public controlling). Lingkup pengawasan tersebut adalah sebagai berikut :


halaman 63

a. Pengawasan oleh kalangan industri : Kalangan industri, baik itu dari aspek produksi (pabrik) maupun distribusi (pengedar maupun pengecer), merupakan pihak-pihak yang pertama kali harus dapat menjamin komoditi yang diproduksi atau diedarkan di pasar, memenuhi persyaratan keamanan, mutu, dan manfaat. Untuk ini, proses produksi harus memenuhi ketentuan good manufacturing practices (GMP) yang telah ditetapkan secara internasional. Demikian pula dalam hal peredaran produk, harus mengikuti kaidahkaidah dalam good distribution practices (GDP). Hasil produksi tertentu yang beredar di pasar namun tidak memenuhi syarat akibat kegagalan mengikuti kaidahkaidah di atas, harus segera ditarik dari peredaran oleh pihak industri. b. Pengawasan oleh Pemerintah : Pengawasan yang dilakukan Pemerintah, harus mencakup keseluruhan komponen SisPOM sebagaimana diuraikan di atas, sebagai satu kesatuan upaya pengawasan. Tidak lengkapnya, atau bahkan hilangnya salah satu komponen itu, akan berakibat tidak efektifnya pengawasan, yang pada gilirannya, menjadi sumber inefisiensi penggunaan dana Pemerintah. c. Pengawasan oleh konsumen : Pengawasan oleh konsumen dilakukan, baik terhadap produk di pasar (fisik dan label produk), iklan produk, maupun produk setelah dikonsumsi. Keraguan dan kecurigaan terhadap produk yang di-pasarkan ataupun yang dipromosikan, serta akibat negatif setelah dikonsumsi, dikomunikasikan pada Pemerintah melalui suatu unit layanan pengaduan konsumen, untuk ditindak-lanjuti oleh Pemerintah. Sedangkan edukasi bagi konsumen, dilakukan oleh Pemerintah melalui peringatan (public warnings) yang ditayangkan berulang-ulang di berbagai media massa serta secara aktif memberikan KIE kepada masyarakat.

Berdasarkan sistem pengawasan tiga lapis tersebut, terutama pada aspek pengawasan oleh pemerintah (government controlling), telah dilakukan perbaikan tatalaksana sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, sehingga pengawasan oleh pemerintah mempunyai dasar pijakan yang jelas. Di tahun 2009, telah dilakukan penyusunan SOP, yang merupakan salah satu dokumen yang diserahkan untuk usulan reformasi birokrasi Badan POM pada akhir 2009. Sejalan dengan upaya perbaikan/peningkatan berkelanjutan (continuous improvement), Badan POM berencana untuk melakukan sertifikasi QMS - ISO 9001 : 2008 pada tahun 2012.


halaman 64

Sesuai rencana sertifikasi tersebut, dilakukan penyusunan dokumen level I (manual mutu QMS Badan POM), demikian juga dilakukan perbaikan atau penyusunan baru dokumen level II, III, dan IV. SOP yang merupakan dokumen level II dikonsolidasi dan direvisi dengan menentukan definisi operasional baru, sehingga SOP yang disusun di tahun 2011, merupakan SOP yang mengikat hubungan kerja antar unit kerja mandiri (setingkat eselon II pusat dan Balai Besar atau Balai POM), sedangkan tata hubungan kerja di dalam unit eselon II dan Balai Besar/Balai POM dibentuk dalam suatu Insruksi Kerja (IK). Tahun 2011 telah disinkronisasi dan dilakukan peninjauan SOP lama dengan hasil 92 SOP baru berdasarkan definisi operasional baru. Untuk lebih menjelaskan kepada seluruh stakeholder pengawasan Obat dan Makanan tentang SisPOM dan keterkaitannya dengan QMS Badan POM, telah pula dilakukan penyusunan bussiness process map, realtionship map dan cross functional map serta mengintegrasikannya dalam sistem mutu/QMS Badan POM. Pada dokumen level I, telah dilakukan penyusunan peta strategi dengan menggunakan tools balanced scorecard (BSC). Dengan

menggunakan

peta

strategi

ini,

Indikator

Kinerja

Utama

(IKU)

disusun/dibangun.

Dalam kaitan perkuatan tata laksana di bidang laboratorium, telah disusun tata hubungan kerja antara pengujian dengan sampling di tahun 2007. Saat ini, sedang dilakukan revisi terhadap tata hubungan kerja tersebut, sekaligus digunakan untuk menjawab revitalisasi peran laboratorium yang dikembangkan menjadi beberapa tipe (laboratorium

top

referral,

laboratorium

rujukan,

laboratorium

unggulan

dan

laboratorium rutin). Hal ini melengkapi upaya perkuatan laboratorium yang sudah mendapatkan

mendapatkan

akreditasi

ISO 17025 di seluruh

Indonesia,

serta

mendapatkan nilai 96 dari 100 berdasarkan assessment yang dilakukan oleh WHO.


halaman 65

Peta Hubungan (Relationship Map)

i las gu Re

Permohonan Pengujian/ Informasi/Bantuan Hukum/ Pengadaan/ Administrasi-Tata Usaha

Laporan

ral ne Ge

/ n NIE asa w ga n Pe

/ asi ian orm uj Inf Peng sil Ha

Pemerintah

/ an uji si/ ng Pe rma an Info on oh an an rm on du Pe rmoh enga P Pe

Masyarakat

/ asi orm Inf an an on du oh ga rm Pen Pe

Pelaku Usaha

asi orm Inf

IE/ nN na ho o rm Pe

ort pp Su

Dit. Standardisasi Produk Terapetik & PKRT

Dit. Standardisasi Obat Tradisional, Kosmetik, & Produk Komplemen

Dit. Standardisasi Produk Pangan

POM-03 Pengawasan Post-Market

Pusat Pengujian Obat & Makanan

Pusat Penyidikan Obat & Makanan

Dit. Penilaian Obat & Produk Biologi

Dit. Pengawasan Distr. PT & PKRT

Dit. Penilaian OT, Suplemen Makanan & Kos.

Dit. Pengawasan Produksi PT& PKRT

Dit. Penilaian Keamanan Pangan

Balai/Balai Besar

Dit. Pengawasan NAPZA Dit. Inspeksi & Sertifikasi OT, Kos. PK

POM-04 Pengelolaan Laboratorium

POM-10 Perencanaan dan Keuangan


Pusat Riset Obat & Makanan

& t ing or nn upp Pla ial S c an Fin

Biro Hukum & Hubungan Masyarakat

POM-02 Pengawasan Pre-Market

Fi P na la nc nn ia in lS g& up po rt

POM-01 Pengelolaan Perundang-undangan dan Standard

Biro Perencanaan & Keuangan

Unit Kerja

POM-05 Riset dan Pengembangan

POM-06 Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi

POM-07 Teknologi Informasi

POM-08 HRD

Pusat Riset Obat & Makanan

Pusat Informasi Obat & Makanan

Pusat Informasi Obat & Makanan

Biro Umum


Biro Hukum & Hub. Masyarakat

Unit Kerja

Unit Kerja

POM-12 General Affair

POM-13 Pengadaan Barang dan Jasa

Biro Umum

Biro Umum

Unit Kerja

Unit Kerja

Balai/Balai Besar Balai/Balai Besar

Planning & Financial Support

POM-14 Manajemen Organisasi

POM-15 Management System Improvement

POM-09 Legal Management

POM-11 Komunikasi Kemitraan Dalam dan Luar Negeri

Dit. Obat Asli Indonesia Inspektorat Inspektorat

Dit. Surveilan & Penyuluhan Keamanan Pangan



ort pp Su

Unit Kerja


ral ne Ge

Dit. Inspeksi & Sertifikasi Pangan

Dit. Pengawasan Prod. & Bahan Berbahaya

Unit Kerja

Biro Kerja Sama Luar Negeri


Biro Umum

Unit Kerja Balai/Balai Besar

General Support/Informasi/Administrasi/Bantuan Hukum/Pengadaan/Hasil Pengujian


halaman 66

Peta Proses Bisnis (Business Process Map) Proses Kerja Utama (CORE PROCESS)

Regulasi/ Standar

Regulasi/Standar Regulasi

Pe n Re gaju gis an tra si

Pemerintah

POM-01 Pengelolaan Perundang-undangan dan Standard Regulasi/Standar Regulasi/ Standar

POM-02 Nomor Registrasi Pengawasan Pre-Market Permintaan Pengujian Approved Information

Laporan


Permintaan Pengujian

POM-04 Pengelolaan Laboratorium Peng a masy duan araka t

Pelaku Usaha

Ha s Re il Pen gul asi gawa /St and san ar

No Pe ng Su awas rve ilan an/

mo r

Pemerintah

Re gis tra si

Pelaku Usaha

Komunikasi/Informasi/Edukasi Metode Analisis


Masyarakat



Komunikasi/Informasi/Edukasi

Masyarakat POM-09 Legal Management

POM-12 General Affair

POM-11 Komunikasi Kemitraan Dalam & Luar Negeri

POM-13 Pengadaan Barang & Jasa

l ia Proses Pendukung Utama (DIRECT SUPPORT)

Pla nn

ing Su & Fin pp an ort cia l

POM-08 Human Resource Dev.

nc na Fi & ort ng p ni up an S Pl

Gene r Supp al ort

Hasil Riset

Ge ne ral Su pp ort

Proses Kerja Perencanaan (PLANNING SUPPORT)

POM-10 Perencanaan & Keuangan

POM-14 Organization Management

POM-15 Management System Improvement


halaman 67

Pla nni ng Su & Fin pp ort ancia l

Proses Kerja Perbaikan (IMPROVEMENT SUPPORT)

Peta Sub Proses Bisnis (Cross Functional Map) POM-01 Pengelolaan Perundang-undangan dan Standard

POM-01 Pengelolaan Perundangundangan dan Standard


POM-06 Pelayanan Komunikasi, Informasi, dan Edukasi

1.1 Penyusunan Rancangan UndangUndang Data Kasus/ Hasil Riset Data Kasus/ Dasar Hukum

1.2 Penyusunan Rancangan Peraturan Pemerintah

Dokumentasi/ Sosialisasi

POM-02 Pengawasan Pre-Market 1.3 Penyusunan Rancangan Peraturan Menteri


1.4 Penyusunan Rancangan Peraturan Kepala Badan POM / Peraturan Kepala Badan POM POM-09 Legal Management

1.5 Penyusunan Rancangan Standar

Standar/ Pedoman


1.6 Penyusunan Rancangan Keputusan Informasi/ Standar

Kajian/ Pertimbangan Hukum


halaman 68

POM-02 Pengawasan Pre-Market Pelaku Usaha Permohonan Izin Edar

Izin Edar/ Sertifikat/Rekomendasi

POM-02 Pengawasan Pre-Market Rekomendasi

2.1 Pra-Registrasi Obat dan Produk Biologi

Hasil Pengujian


POM-04 Pengelolaan Laboratorium 2.2 Registrasi Obat dan Produk Biologi 2.3 Evaluasi Registrasi Produk Terapetik Penggunaan Khusus

Daftar Produk Terdaftar

Permintaan Pengujian Data Produk Terdaftar

POM-06 Pelayanan Komunikasi, Informasi, dan Edukasi

2.4 Inspeksi Pelaksanaan Uji Klinik Hasil Kajian

2.5 Pendaftaran Produk Pangan 2.6 Pendaftaran Notifikasi Kosmetik, Pendaftaran Variasi dan Pembatalan Persetujuan Pendaftaran Kosmetik


Data Produk Terdaftar


2.7 Pendaftaran Obat Tradisional dan Suplemen Makanan dan Pembatalan Persetujuan Pendaftaran Pedoman/Regulasi/ Standar


Supporting System

halaman 69

POM-03 Pengawasan Post-Market POM-03 Pengawasan Post-Market Undang-Undang/ Standar

POM-01 Pengelolaan Perundang-undangan dan Standard

3.1 Pemeriksaan Sarana Produksi dan Distribusi Obat dan Makanan 3.2 Sampling Obat dan Makanan 3.3 Pengawasan promosi dan penandaan/label obat dan makanan

Materi Teknis

3.4 Penerbitan SKI/SKE Obat dan Makanan Data Teknis

POM-09 Legal Management

3.5 Sertifikasi Sarana Produksi dan Distribusi Produk Terapetik 3.6 Sertifikasi Sarana Produksi Obat Tradisional dan Kosmetik

3.15 Tindak Lanjut Hasil Surveilan Keamanan Produk Terapetik dan Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga 3.16 Tindak Lanjut Pengawasan Obat Tradisional, Kosmetika dan Suplemen Makanan 3.17 Tindak Lanjut Pengawasan Keamanan Pangan

Nilai Sarana Harmonisasi & Kerja Sama

3.8 Penerbitan Surat Persetujuan Pencantuman dan Pengawasan Tulisan/Logo Halal pada Label Makanan dan Minuman 3.9 Pengawasan Produk Terapetik dan Napza


3.10 Pengawasan Pelaksanaan Farmakovigilans di Industri Farmasi 3.11 Pengawasan Bahan Berbahaya 3.12 Investigasi Awal dan Penyidikan 3.13 Manajemen PPNS Badan POM RI 3.14 Tindak Lanjut Pengawasan Produk Terapetik dan Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga


Nomor Izin Edar/ Informasi Produk Terdaftar

3.18 Tindak Lanjut Pengujian Kemasan Pangan 3.19 Surveilan Keamanan Produk Terapetik dan Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga 3.20 Surveilan Keamanan Obat Tradisional, Kosmetika dan Suplemen Makanan

3.7 Sertifikasi Sarana Produksi Pangan Bantuan dan Pelayanan Hukum

Rekomendasi Pencabutan NIE



3.21 Surveilan Keamanan Pangan Hasil Uji

3.22 Penanganan Produk Terapetik Ilegal 3.23 Inspeksi Terpadu Produk Terapetik dan NAPZA

Informasi Tindak Lanjut

3.24 Inspeksi Terpadu Obat Tradisional, Kosmetik dan Suplemen Makanan 3.25 Kewaspadaan dan Penanggulangan Keamanan Pangan 3.26 Penanganan Kejadian Luar Biasa 3.27 Penanganan Kasus Produk Pangan 3.28 Pelaksanaan Bea Masuk Ditanggung Pemerintah di Sektor Farmasi


halaman 70


Pengaduan/ Alert/Referensi

POM-04 Pengelolaan Laboratorium Metode Analisis





Hasil Uji/Data

Kalibrasi Alat

4.1 Pelayanan Pengujian

Peraturan Standar Metode Analisis/Data


4.2 Metode Pengujian dan Validasi/Verifikasi Metode 4.3 Kalibrasi Peralatan Pengujian Laboratorium Badan POM

Sertifikat Kalibrasi Hasil Uji Baku Pembanding

Pelaku Usaha/Masyarakat/Instansi Lain

Data

4.4 Jaminan Mutu Laboratorium

Sampel

Sampel

4.5 Pelayanan dan Adopsi Baku Pembanding Laboratorium

Sampel

Pusat Informasi Obat dan Makanan POM-02 Pengawasan Pre-Market

Laporan Hasil Uji


Tim Inspeksi

halaman 71



Informasi/ Support System

Hasil Kajian Hasil Riset

Data Kasus/ Hasil Riset




Hasil Riset Leaflet/Buku/e-book Talkshow Permintaan Informasi

Hasil Kalibrasi


5.1 Riset & Pengembangan di Bidang Obat & Makanan Permintaan Kajian

5.2 Kajian Pengembangan Obat Asli Indonesia

Permintaan Kalibrasi


Hasil Riset

halaman 72

Permintaan Riset



Informasi/ Support System

POM-06 Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi 6.1 Layanan Informasi

Informasi Pustaka

6.2 Kehumasan, Publikasi dan Edukasi 6.3 Layanan Perpustakaan Semua Unit Kerja 6.4 Layanan Pengaduan Hasil Riset Leaflet/Buku/e-book Talkshow/Permintaan Informasi


halaman 73

Masyarakat/ Pelaku Usaha Permintaan Informasi Pengaduan

POM-07 Teknologi Informasi Informasi TIK Sistem Operasi Hardware

Pemasok


Permintaan Pengadaan TIK Pengaduan Hardware

7.1 Pengembangan TIK 7.2 Pemeliharaan Data, Informasi dan Perangkat Informasi

Kebijakan TIK Sistem Aplikasi Penyediaan Hardware & Jaringan IT Support

Permintaan Perbaikan Hardware & Jaringan Permintaan Pengembangan Aplikasi Permintaan IT Support

Semua Unit Kerja


halaman 74

POM-08 Sumber Daya Manusia Perencanaan Tenaga Kerja Penilaian Kinerja Permintaan Tenaga Kerja Kebutuhan Training/Pelatihan

POM-08 Human Resource Development 8.1 Perumusan Modal Insani

Semua Unit Kerja

8.2 Perencanaan dan Rekrutmen Pegawai

Reward & Punishment Penempatan Tenaga Kerja Program Pembinaan

8.3 Pengelolaan Kinerja Surat Lamaran

8.4 Pengembangan Pegawai 8.5 Pemberhentian Pegawai

8.6 Kepegawaian


halaman 75

Calon Tenaga Kerja

POM-09 Layanan Hukum POM-09 Legal Management 9.1 Penanganan Litigasi Perkara Hukum Niaga 9.2 Penanganan Litigasi Perkara Hukum Perdata 9.3 Penanganan Litigasi Perkara PraPeradilan 9.4 Penanganan Litigasi Perkara Hukum Tata Usaha Negara Regulasi

9.5 Pendampingan Saksi/Ahli 9.6 Pertimbangan Hukum 9.7 Penyusunan Nota Kesepahaman Dalam Negeri

Pemerintah Dalam dan Luar Negeri

Permintaan Perancangan Peraturan UU Permintaan Layanan Bantuan Hukum Permintaan Penyuluhan Hukum Permintaan Pertimbangan Hukum Permintaan Dokumentasi Hukum

Semua Unit Kerja/Tenaga Kerja


halaman 76

Dokumentasi Hukum Hasil Perancangan Peraturan UU Bantuan Hukum Pertimbangan Hukum Penyuluhan Hukum

POM-10 Perencanaan dan Keuangan

Pemerintah

Kepala BPOM RI Pelaporan Program & Anggaran

POM-10 Perencanaan dan Keuangan 10.1 Manajemen Strategi 10.2 Perencanaan dan Evaluasi Program dan Anggaran 10.3 Pencairan Anggaran 10.4 Pengangkatan Pejabat Pengelola Keuangan Pengajuan Anggaran

10.5 Penyusunan Laporan Keuangan

Realisasi Program & Anggaran Perencanaan Program & Anggaran Hasil Pemantauan Program & Anggaran

Semua Unit Kerja


halaman 77


Semua Unit Kerja

Pemenuhan Kebutuhan Kerja Sama Permintaan Kerja Sama

POM-11 Komunikasi Kemitraan Dalam dan Luar Negeri 11.1 Pengembangan Jejaring Luar Negeri 11.2 Keprotokolan 11.3 Pengembangan Jejaring Dalam Negeri

Permintaan Kerja Sama

Kesepakatan Kerja Sama

Mitra Dalam dan atau Luar Negeri


halaman 78

POM-12 Umum Pemerintah

Pelaporan Barang Milik Negara

POM-12 General Affair 12.1 Pengelolaan Barang Milik Negara Penggajian

12.2 Pengelolaan K3 12.3 Pengelolaan Persuratan dan Kearsipan

Pegawai BPOM RI

Pemenuhan Bimbingan Teknis

Permintaan Pengarsipan Permintaan Pemeliharaan & Perawatan

Pemenuhan Pengarsipan

Data Barang Milik Negara

Pemenuhan Protokoler

Data Karyawan & Kehadiran Permintaan Pengelolaan Sarana & Prasarana

Pemenuhan Sarana dan Prasarana Pemenuhan Bimbingan Teknis

Permintaan Bimbingan Teknis Permintaan Protokoler Permintaan Pengamanan

Semua Unit Kerja


Pemenuhan Pemeliharaan & Perawatan

halaman 79

POM-13 Pengadaan Barang dan Jasa

Semua Unit Kerja

Permintaan Pembelian Penyerahan Barang & Jasa

POM-13 Pengadaan Barang dan Jasa 13.1 Pra dan Pasca Pengadaan Barang dan Jasa 13.2 Pengadaan Barang dan Jasa

Dokumen Pembelian Profil dan Penawaran

Pemasok


halaman 80

POM-14 Manajemen Organisasi

POM-14 Organization Management 14.1 Restrukturisasi Organisasi 14.2 Manajemen Tata Laksana dan Tata Hubungan Kerja 14.3 Manajemen Perubahan

Feedback Renstra Organisasi Rencana Strategis Organisasi Pengembangan Unit Kerja

Semua Unit Kerja


halaman 81

POM-15 Peningkatan Sistem Manajemen

Kebijakan/ Pengendalian Catatan/ Program Audit/ Program Perbaikan dan Pencegahan

POM-15 Management System Improvement 15.1 Pengendalian Dokumen 15.2 Pengendalian Catatan

Semua Unit Kerja 15.3 Prosedur Audit Mutu Internal

Hasil pengukuran kinerja proses

15.4 Tinjauan Manajemen 15.5 Pengukuran Kepuasan Pelanggan

Hasil Review Manajemen

15.6 Penanganan Ketidaksesuaian

Kepala BPOM RI

15.7 Tindakan Perbaikan 15.8 Tindakan Pencegahan 15.9 Audit Operasional


halaman 82

Untuk mengefisienkan proses, seluruh penyelenggaraan tugas Badan POM, dituangkan dalam elektronisasi proses. Proses elektroniasi tersebut sudah berjalan mulai tahun 2005, dimana dilakukan pembahasan SIE (Sistem Informasi Elektronik) di pusat yang merupakan sistem pelaporan kegiatan tertentu Balai Besar/Balai POM kepada pusat. Kegiatan yang tertampung dalam SIE adalah kegiatan-kegiatan pokok yang datanya harus selalu diupdate. Di Balai Besar/Balai POM, juga sudah mulai dikembangkan prototipe sistem data informasi elektronik dalam bentuk SIMBA (Sistem Informasi Manajemen Balai). Akibat bahasa program dan sistem yang digunakan berbeda, sulit dilakukan sinkronisasi antara SIE dengan SIMBA, meskipun SIE sendiri telah mengalami banyak pengembangan. Mengingat pentingnya sinkronisasi kegiatan Balai Besar/Balai POM dengan sistem pelaporan di pusat, maka dibangun suatu sistem informasi yang saat ini telah memasuki tahap perencanaan IT Governace yang dilanjutkan dengan pengembangan prototype SIPT (Sistem Informasi Pelaporan Terpadu). Elektronisasi sistem tidak hanya dilakukan pada pelaporan kegiatan namun juga pada pelayanan publik dan ketatausahaan. Dari tahun 2011, sudah mulai dilakukan pengembangan e_notifikasi dan e_registrasi, yang dimulai dengan e-notifikasi kosmetik. Sedangkan IT di bidang ketatausahaan sudah dimulai dengan pengembangan e-archive dan e-document di tahun 2011. B.

Rencana

Setelah mengalami beberapa pengembangan dan penerapan yang dilakukan di bidang tatalaksana, upaya akan dilanjutkan dengan continuous improvement di segala sisi. Pada tahun 2012 akan dilakukan sertifikasi sistem mutu Badan POM dengan standar ISO 9001 : 2008. Dengan demikian, sistem pengawasan Obat dan Makanan yang dilakukan oleh Badan POM merupakan satu sistem yang tidak terpecah dan integral, bahkan sampai dengan pengawasan Obat dan Makanan yang dilakukan di Balai Besar/Balai POM. Seiring dengan sertifikasi tersebut, akan dilakukan upaya perbaikan terus menerus dengan melakukan kaji ulang mutu serta audit internal sistem mutu. Di bidang laboratorium, dimana sistem mutu sudah lebih establish, akan dilakukan pemeliharaan sistem sehingga ISO 17025 yang sudah didapat tidak akan dibekukan. Upaya perbaikan berkelanjutan juga dilakukan di tahun 2012 – 2014 dengan memperluas ruang lingkup akreditasi sampai sama dengan peta kemampuan pengujian masingmasing Balai Besar/Balai POM. Upaya berkelanjutan di bidang tatalaksana adalah melakukan revisi tata hubungan kerja yang saat ini sudah ada. Dengan perkembangan


halaman 83

lingkungan eksternal dan internal, maka revisi tata hubungan kerja harus segera dilakukan di tahun 2012. Untuk meningkatkan penggunaan TI dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan, tahun 2012 – 2014 akan dilakukan pengembangan e_notifikasi dan e_registrasi untuk produk pangan low risk, pangan high risk, obat, serta obat tradisional dan suplemen makanan. Demikian juga akan terus dikembangkan dan diterapkan earchive dan e-document beserta dasar hukumnya. C.


Kriteria keberhasilan penataan tatalaksana adalah : 1. Meningkatnya penggunaan TI dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan dengan indikator : a. Terbangunnya proses manajemen pemerintahan menggunakan TI 2. Meningkatnya efisiensi dan efektifitas proses manajemen pemerintahan di Badan POM, dengan indikator : a. Terlaksananya tugas dan fungsi Badan POM sesuai prosedur kerja. 3. Meningkatnya kinerja Badan POM, dengan indikator : a. Terbangunnya Indikator Kinerja Utama (IKU) yang selaras dengan penerapan strategi.

D.

Agenda Prioritas

Dalam area penataan tatalaksana, dimana diperlukan peningkatan/perbaikan proses kerja yang didukung dengan penggunaan TI dalam proses kerja tersebut, agenda prioritas yang ditetapkan adalah : penerapan secara konsisten sistem mutu Badan POM dengan menggunakan standar ISO 9001 : 2008, yang didalamnya terdapat dua aspek pokok yaitu konsistensi pelayanan dan continuous improvement. Sedangkan agenda prioritas kedua adalah pengembangan dan penerapan IT pada business process Badan POM, termasuk pengembangan e archive dan e-document.


halaman 84

E. Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja Formulir 3 Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi

No

PROGRA M/KEGIA TAN


PENA NGGU NG JAW AB

AL OK AS I W A KTU

2011

1

2

3

4

5

6

7

2012

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

6

7

2013

8

9

#

#

#

1

2

3

4

PENATA -AN TATALAKSANA 31

Perencan aan IT Governan ce

32

Pengemb angan IT - PMO

33

Prototyp e SIPT

5

6

7

2014

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

6

7

8

9

#

#

#

HA L YA NG DIP ER LUKA N

ESTI MAS I ANG GAR AN

41,2 M

Dokumen Perencanaa n IT Governanc e Dokumen Pengemba ngan IT PMO Dokumen Prototype SIPT

Pokj a1

8 bl n

Pokj a1

8 bl n

Pokj a1

8 bl n


halaman 85

34

35

Integrasi Sistem eNotifikas i Kosmetik & eregistrati on Pangan low risk dengan e-bpom Continuo us improvem ent pada sistem enotifikasi Kosmetik

Pokj a1

11 bl n

Dokumen Continuou s improvem ent pada sistem enotifikasi Kosmetik

Pokj a1

8 bl n

Dokumen Integrasi Sistem eNotifikasi Kosmetik & eregistratio n Pangan low risk dengan ebpom

36

Uji coba dan sosialisas i sistem pelapora n ESO elektroni k

Laporan Uji coba dan sosialisasi sistem pelaporan ESO elektronik

Pokj a1

11 bl n

37

Pengemb angan laboratory informatio n manageme nt system (LIMS)

Penerapan laboratory informatio n manageme nt system (LIMS) di Badan POM

Pokj a1

11 bl n


halaman 86

38

Pengkajia n IT Governan ce

39

Pemetaa n HW/SW - Uji coba IT - PMO

40

Uji coba SIPT

41

Iintegrasi eregistatio n Obat (data administr asi) dan Pangan high risk dengan e-bpom

Laporan Pengkajian IT Governanc e Dokumen Pemetaan HW/SW dan Uji coba IT PMO Laporan Uji coba SIPT Dokumen Iintegrasi eregistation Obat (data administra si) dan Pangan high risk dengan ebpom

Pokj a1

1 th

Pokj a1

1 th

Pokj a1

1 th

Pokj a1

1 th


halaman 87

42

Continuo us improvem ent pada sistem enotifikasi Kosmetik dan Pangan Low Risk

43

Evaluasi sistem pelapora n ESO elektroni k

44

Pengemb angan sistem data manage ment laporan ESO elektroni k Impleme ntasi IT Governan ce System

45

46

Impleme ntasi IT PMO

Dokumen Continuou s improvem ent pada sistem enotifikasi Kosmetik dan Pangan Low Risk Dokumen Evaluasi sistem pelaporan ESO elektronik

Pokj a1

1 th

Pokj a1

1 th

Pokj a1

1 th

Pokj a1

1 th

Pokj a1

1 th

Penerapan sistem data manageme nt laporan ESO elektronik

Diterapkan ya IT Governanc e System Diterapkan ya IT PMO


halaman 88

47

Impleme ntasi SIPT

48

Integrasi eregistatio n OT, SM dengan e-bpom

49

Continuo us improvem ent pada sistem eregistrati on Obat dan Pangan High Risk

50

Monev IT Governan ce System

51

Monev IT - PMO

Diterapkan ya SIPT di Badan POM Terintegras inya eregistation OT, SM dengan ebpom Terlaksana nya Continuou s improvem ent pada sistem eregistratio n Obat dan Pangan High Risk Laporan Monev IT Governanc e System Laporan Monev IT PMO

Pokj a1

1 th

Pokj a1

1 th

Pokj a1

1 th

Pokj a1

1 th

Pokj a1

1 th


halaman 89

52

Integrasi eregistatio n Obat (data lengkap) dengan e-bpom

53

Continuo us improvem ent pada sistem eregistratio n OT dan SM

54

Menyusu n manual mutu QMS Badan POM

Terintegras inya eregistation Obat (data lengkap) dengan ebpom Terlaksana nya Continuou s improvem ent pada sistem eregistratio n OT dan SM Dokuman manual mutu QMS Badan POM

Pokj a1

1 th

Pokj a1

1 th

Pokj a1

8 bl n


halaman 90

55

56

57

Menginte grasikan bussiness process map, realtions hip map dan cross functiona l map dengan sistem mutu Badan POM Menyusu n dan menghar monisasi SOP Menyusu n IK dan formatformat

58

Mengkaji keterkait an SOP dan uraian jabatan

59

Mengim plementa sikan QMS Badan

Terintegras inya bussiness process map, realtionshi p map dan cross functional map dengan sistem mutu Badan POM

Dokumen SOP Badan POM Dokumen IK dan formatformat Saling terkaitnya dokumen SOP dan Uraian Jabatan diimpleme ntasikanny a QMS Badan POM

Pokj a1

8 bl n

Pokj a1

8 bl n

Pokj a1

11 bl n

Pokj a1

11 bl n

Pokj a1

4 bl n


halaman 91

POM

60

61

62

63

pemeliha raan sistem mutu ISO 17025 untuk seluruh laborator ium pengujia n di Badan POM Sertifikas i ISO 9001:2008

Kaji ulang sistem mutu dan audit internal sistem mutu CAPA

Terpelihar a-nya sistem mutu ISO 17025 untuk seluruh laboratoriu m pengujian di Badan POM Diperolehn ya sertifikat ISO 9001:2008 Laporan Kaji ulang sistem mutu dan audit internal sistem mutu Dokumen CAPA

Pokj a1

4 th

Pokj a1

3 th

Pokj a1

3 th

Pokj a1

3 th


halaman 92

64

65

Menyusu n Grand design dan roadmap Badan POM Melaksan akan review renstra

66

Menyusu n peta strategi dan IKU

67

Menyusu n arah kebijakan tahunan Badan POM Menyusu n fokus prioritas, program dan kegiatan

68

69


Dokumen Grand design dan roadmap Badan POM Laporan hasil review renstra Dokumen peta strategi dan IKU Dokumen arah kebijakan tahunan Badan POM Dokumen fokus prioritas, program dan kegiatan Laporan hasil Review peta strategi dan IKU

Pokj a1

8 bl n

Pokj a1

8 bl n

Pokj a1

8 bl n

Pokj a1

8 bl n

Pokj a1

8 bl n

Pokj a1

8 bl n


halaman 93

F.

Penanggung Jawab

Kegiatan dalam program penataan tatalaksana dilakukan oleh seluruh unit kerja dengan koordinasi dari Pokja 1 yang diketuai oleh Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan. Dalam koordinasi tersebut, peran Pusat Informasi Obat dan Makanan sangat penting.

G.

Rencana Anggaran

Untuk melaksanakan seluruh kegiatan dalam program penataan tatalaksana diperlukan anggaran sebesar Rp. 41,2 Milyar


halaman 94

PROGRAM

PENATAAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN A. Pencapaian Dasar hukum pelaksanaan tugas, fungsi dan kewenangan Badan POM menyebar di beberapa peraturan perundang-undangan, selain Peraturan Kepala Badan POM RI. Keadaaan ini mengharuskan dilakukannya revisi atas beberapa Peraturan Kepala Badan POM agar tidak terjadi tumpang tindih dan/atau disharmoni antar peraturan perundang-undangan. Sampai saat ini, telah dilakukan penataan termasuk penyusunan peraturan perundangundangan antara lain : a.

Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.00.05.23.0081 tahun 2003 tentang Ketentuan dan Tata Cara Mempersiapkan Rancangan Peraturan PerundangUndangan di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan;

b.

SOP untuk penyusunan Rancangan Undang-Undang, Rancangan Peraturan Pemerintah, Rancangan Peraturan Menteri, Rancangan Peraturan Kepala Badan POM, Rancangan Keputusan Kepala Badan POM dan Rancangan Nota Kesepahaman serta SOP untuk pendokumentasian hukum dan sosialisasi peraturan perundang-undangan.

c.

dokumentasi hukum berupa indeks peraturan perundang-undangan di bidang pengawasan produk Terapetik dan Napza dalam bentuk pustaka dan DVD

B.

Rencana

Berdasarkan pencapaian yang telah diperoleh, reformasi birokrasi yang direncanakan akan dilakukan adalah: a. Revisi Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.00.05.23.0081 Tahun 2003 tentang Ketentuan dan Tata Cara Mempersiapkan Rancangan Peraturan Perundangundangan di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan yang akan disesuaikan dengan UU No. 10 tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan; b. Revisi

SOP

penyusunan

dan

pembentukan

peraturan

perundang-undangan

disesuaikan dengan UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan;


halaman 95

c. pemetaan peraturan perundang-undangan yang diidentifikasi tumpang tindih, disharmonis, serta multi tafsir di setiap Kedeputian; d. penyusunan SOP pendokumentasian peraturan perundang-undangan e. penyusunan SOP sosialisasi peraturan perundang-undangan f.

pendokumentasian berupa indeks peraturan perundang-undangan di bidang pengawasan Obat Tradisional, Kosmetik, dan Produk Komplemen dalam bentuk pustaka dan DVD

C.


Berdasarkan rencana reformasi birokrasi yang akan dilakukan, maka indikator keberhasilan dapat dilihat berdasarkan kriteria keberhasilan sebagai berikut: a. Tersedianya Keputusan Kepala Badan POM tentang Ketentuan dan Tata Cara Mempersiapkan Rancangan Peraturan Perundang-undangan di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan yang akan disesuaikan dengan UU No. 10 tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan; b. Tersedianya SOP penyusunan dan pembentukan peraturan perundang-undangan disesuaikan dengan UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan; c. Tersedianya peta peraturan perundang-undangan yang diidentifikasi tumpang tindih, disharmonis, serta multi tafsir di setiap Kedeputian; d. Tersusunnya SOP pendokumentasian peraturan perundang-undangan e. Tersusunnya SOP sosialisasi peraturan perundang-undangan f.

Tersedianya dokumentasi berupa indeks peraturan perundang-undangan di bidang pengawasan Obat Tradisional, Kosmetik, dan Produk Komplemen dalam bentuk pustaka dan DVD

D.

Agenda Prioritas

Program dan aktivitas reformasi birokrasi yang saat ini sedang dilakukan adalah: a. melakukan revisi Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.00.05.23.0081 Tahun 2003 tentang Ketentuan dan Tata Cara Mempersiapkan Rancangan Peraturan Perundang-undangan di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan yang akan disesuaikan dengan UU No. 10 tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan;


halaman 96

b. melakukan pemetaan peraturan perundang-undangan yang diidentifikasi tumpang tindih, disharmonis, serta multi tafsir di setiap Kedeputian; c. melakukan Revisi SOP penyusunan dan pembentukan peraturan perundangundangan

disesuaikan dengan UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan

Peraturan Perundang-undangan; g. melakukan penyusunan SOP pendokumentasian peraturan perundang-undangan; d. melakukan penyusunan SOP sosialisasi peraturan perundang-undangan; dan e. melakukan pendokumentasian berupa indeks peraturan perundang-undangan di bidang pengawasan Obat Tradisional, Kosmetik, dan Produk Komplemen dalam bentuk pustaka dan DVD.


halaman 97

E.

Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja Formulir 3 Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi

N o

PROGRAM/ KEGIATAN


PENA NGGU NG JA WA B

AL OK AS I W A KTU

2011

1

2

3

4

5

6

7

2012

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

6

7

2013

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

PENATAAN PERATUR AN PERUNDANGUNDANG AN 70

Penyusuna n SOP penyusuna n peraturan perundang -undangan (area perubahan tata laksana)

6

7

2014

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

6

7

8

9

#

#

#

HA L YA NG DI PE RL UKA N

ESTI MA SI AN GG ARA N

11,5 M

Pok ja 2

1 th

Dokumen SOP penyusuna n peraturan perundang -undangan


halaman 98

71

72

73

Review SOP penyusuna n peraturan perundang -undangan sebagai upaya continuous improveme nt Penyusuna n/revisi peraturan Per UU di Bidang Pengawasa n Obat dan Makanan berdasarka n hasil pemetaan dan kebutuhan sesuai dengan SOP Identifikasi peraturan perundang -undangan di Bidang Pengawasa n Obat dan Makanan

Pok ja 2

4 th

Pok ja 2

4 th

Pok ja 2

1 th

Laporan Review SOP penyusuna n peraturan perundang -undangan

Dokumen revisi peraturan Per UU di Bidang Pengawasa n Obat dan Makanan

Teridentifi kasinya peraturan perundang -undangan di Bidang Pengawasa n Obat dan Makanan


halaman 99

74

75

76

Pemetaan peraturanperundang -undangan yang tidak harmonis, tidak sinkron dan belum ada di Bidang Pengawasa n Obat dan Makanan Updating Pemetaan Per UU Pengarsipa n elektronik peraturan perundang -undangan secara bertahap

Pok ja 2

1 th

Pok ja 2

3 th

Pok ja 2

4 th

adanya Sinkronisa si peraturanperundang -undangan di Bidang Pengawasa n Obat dan Makanan

Dokumen Pemetaan Per UU terbaru Diterapka nnya Pengarsipa n elektronik peraturan perundang -undangan secara bertahap


halaman 100

77

Pencantum an dalam website Badan POM : http://ww w.pom.go.i d

78

Penyusuna n kuesioner pengaduan peraturan yang bermasalah

79

Penyusuna n mekanisme dan tindak lanjut pengaduan

80

Sosialisasi peraturan perundang -undangan

Dicantumk annya Peraturan Perundang -undangan dalam website Badan POM : http://ww w.pom.go. id kuesioner pengadua n peraturan yang bermasala h Dokumen mekanism e dan tindak lanjut pengadua n Tersosialis asinya peraturan perundang -undangan

Pok ja 2

4 th

Pok ja 2

4 th

Pok ja 2

4 th

Pok ja 2

4 th


halaman 101

81

Pembahasa n pengaduan dan upaya perbaikan

Laporan hasil Pembahas an pengadua n dan upaya perbaikan

Pok ja 2

4 th


halaman 102

F.

Penanggungjawab

Penanggung jawab kegiatan dalam program Penataan Peraturan perundang-undangan adalah Pokja 2, yang diketuai oleh Kepala Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat. Dalam melaksanakan program penataan peraturan perundang-undangan, Kepala Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat melibatkan seluruh unit kerja Badan POM, terutama Direktur Standardisasi Produk Terapetik dan PKRT, Direktur Standardisasi Obat Tradisional, Kosmetik, dan Produk Komplemen, dan Direktur Standardisasi Produk Pangan. G.

Rencana Anggaran

Anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan program penataan peraturan perundang-undangan adalah Rp. 11,5 M sampai dengan 2012.


halaman 103

PROGRAM

PENATAAN SISTEM MANAJEMEN SDM APARATUR A.

Pencapaian

Penataan sistem manajemen aparatur merupakan satau hal paling krusial yang harus dilakukan hampir semua institusi publik di Indonesia. Centang perenang permasalahan terkait dengan SDM Aparatur sedemikan rumit, yang menyebabkan perlunya penanganan komprehensif pada seluruh lini manajemen SDM. Di Badan POM, penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur telah dilakukan sejak awal berdirinya. Pada tahun 2003, mulai dilakukan rekrutmen terpisah dari Kementerian Kesehatan. Rekrutmen telah dilakukan dengan standarisasi yang jelas, dengan berdasar pada Pedoman Rekrutmen Pegawai. Namun saat itu, penghitungan beban kerja belum dilakukan secara komprehensif. Mulai tahun 2005, analisis beban kerja telah mulai dilakukan, dan dari tahun ke tahun, analisis ini mengalami perbaikan dari sisi kualitas analisis. Berdasarkan analisis tersebut, komposisi SDM yang ada sekarang, masih belum proporsional. Disparitas SDM terjadi baik pada sisi kualitas maupun kuantitas. Dari analisis tahun 2010 terlihat bahwa berdasarkan coverage pemeriksaan sarana yang dilakukan oleh seluruh Balai/Balai Besar POM sampai saat ini masih sekitar 18 % dari seluruh sarana produksi dan distribusi OMKABA, atau dengan kata lain, rata-rata setiap 1 sarana akan diperiksa kembali setiap 5 tahun. Sedangkan di bidang pengujian, karena keterbatasan SDM, dari 131.089 produk yang terdaftar, hanya 4.387 merk produk (3,4%) saja yang disampling dan diuji oleh Badan POM melalui Balai Besar/Balai POM di seluruh Indonesia. Idealnya, untuk melakukan pengawasan yang efektif, paling tidak Badan POM harus melakukan sampling dan pengujian terhadap kurang lebih 10 % produk (13.109 jenis) yang beredar. Dari sisi kuantitas, tidak hanya jumlah pegawai saja yang kurang dibandingkan coverage pengawasan Obat dan Makanan, tetapi masalah juga timbul karena saat ini sudah terjadi piramida tua kuantitas pegawai. Dengan demikian suksesi SDM harus segera dipercepat, disamping beban kerja yang harus dikelola dengan sangat baik supaya tidak terjadi chaos pengawasan Obat dan Makanan. Secara umum, kebijakan nasional moratorium pegawai, sangat membahayakan bagi kesinambungan pengawasan Obat dan Makanan. Pada masanya, akan terjadi kekosongan pegawai dan atau jabatan yang harus disikapi dengan hati-hati.


halaman 104

Dari sisi kualitas, disparitas kompetensi terjadi antara pusat daerah dan antara wilayah Barat dan Timur Indonesia. Meskipun SDM Badan POM dikenal karena mempunyai kompetensi yang baik, namun tetap terjadi kesenjangan antara kompetensi yang saat ini dimiliki dengan kompetensi yang seharusnya untuk mengantisipasi perkembangan lingkungan strategis terutama lingkungan global.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, penataan manajemen SDM Aparatur Badan POM dilakukan secara berkesinambungan.

Namun

upaya-upaya

perbaikan

tersebut perlu segera diakselerasi, mulai dari penyusunan rencana melalui analisis jabatan dan analisis beban kerja, rekrutmen, pengelolaan kinerja, pengembangan pegawai serta

peningkatan

kesejahteraan

pegawai

didukung

dengan sistem administrasi pegawai yang ditingkatkan Gambar 1 Pegawai Badan POM sedang melakukan absensi sidik jari secara elektronis

keandalannya dengan elektronisasi.

Beberapa hal yang telah dilakukan adalah peningkatan kualitas penyusunan rencana kebutuhan pegawai melalui analisis jabatan, penyusunan informasi jabatan, peringkat jabatan,

harga

jabatan,

penyusunan

analisis

beban

kerja,

peningkatan

transparansi rekruitmen yang kemudian lebih

ditingkatkan

menggunakan

sistem

lagi

dengan

elektronik

(e-

rekruitment) di tahun 2010. Hal lain yang dilakukan adalah mulai dibangunnya Gambar 2 Pegawai Badan POM mengikuti upacara bendera dalam rangka penerapan PP 53 Tahun 2010

sistem reward dan punishment, dengan penerapan PP 53 tahun 2010 adalah

dilakukannya sosialisasi ke seluruh komponen Badan POM baik di pusat maupun daerah. Sosialisasi tersebut telah diikuti dengan tindakan sanksi disiplin, meskipun masih harus diintensifkan lagi.

Terkait dengan pengembangan pegawai, pada tahun 2010 sudah dilakukan assessment kompetensi pegawai secara bertahap. Assessment akan dilanjutkan di tahun 2011, sehingga akan didapatkan peta kompetensi.


halaman 105

B.

Rencana

Sumber daya manusia merupakan modal yang sangat penting dalam suatu organisasi, selain karena mempunyai rate of return tertinggi, juga karena merupakan mesin penggerak organisasi. Kaitannya dengan peran SDM dalam suatu organisasi maka perlu dirancang sedemikian rupa sehingga sehingga SDM Badan POM merupakan SDM yang professional, loyal, disiplin, kredibel dan inovatif. Dengan demikian perlu adanya peningkatan kompetensi, profesionalitas dan kapabilitas human capital Badan POM sebagai pilar utama organisasi terus ditingkatkan melalui pendidikan dan pelatihan yang terstruktur dan berkesinambungan. Bersamaan dengan itu diciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan atraktif untuk melakukan inovasi dalam tugas-tugas pengawasan, maupun tugas dalam layanan publik. Analisis Kebutuhan Pegawai Profil modal insani Badan POM berdasarkan umur merupakan piramida tua. Selain faktor umur, perencanaan modal insani juga terkait dengan beban kerja. Meluasnya kapasitas kinerja Badan POM di satu sisi juga dipengaruhi oleh perubahan lingkungan strategis eksternal. Dengan meningkatnya fungsi Badan POM, meningkat pula beban kerja yang dilakukannya. Salah satu konsekuensi logisnya adalah penambahan tenaga. Tetapi mengukur beban kerja untuk penambahan tenaga saja hanya merupakan salah satu dari task yang dilakukan. Pengukuran tersebut akan dilengkapi dengan prediksiprediksi perubahan lingkungan eksternal yang bergerak makin cepat putarannya maupun eskalasinya. Pengkajian terhadap perubahan lingkungan strategis telah secara terus menerus dilakukan oleh Badan POM, namun dampaknya terhadap perubahan beban kerja Badan POM belum dilakukan secara komprehensif dan holistik. Banyak faktor yang kemudian terabaikan karena ketidakkomprehensifan tersebut. Banyak faktor pula yang tertinggal akibat Badan POM tidak melakukan kajian secara holistik. Akibat pengukuran beban kerja yang dilakukan dengan belum mempertimbangkan perubahan-perubahan tersebut, terdapat beberapa unit kerja yang overload namun di sisi yang lain terdapat pula yang jam kerja efektif rata-ratanya di bawah standar. Salah satu faktor yang mesti dipertimbangkan adalah relatif lebih mudahnya pegawai baru Badan POM untuk keluar dari PNS, sehingga terdapat kondisi dimana brain drain dapat terjadi. Untuk itu, ke depan akan dilakukan integrasi analisis lingkungan strategis dengan analisis beban kerja, dan analisis kebutuhan kompetensi.


halaman 106

Rekrutmen Dasar rekrutmen pegawai adalah adanya kebutuhan pegawai baik kebutuhan akan kompetensi maupun jumlah pegawai. Oleh karena itu, rekrutmen tidak akan lepas dari perencanaan pegawai, analisis beban kerjanya maupun analisis jabatannya. Hal lain yang terkait dengan rekrutmen adalah metode rekrutmen, termasuk penentuan minimal requirement, sehingga menghasilkan kualifikasi modal insani dengan kompetensi yang sesuai kebutuhan Badan POM dan dilakukan secara adil, jujur, dan memberikan kesempatan yang sama besar untuk seluruh pelamar dalam kompetisi formasi. Di sisi yang lain, pengenalan dan doktrinasi/internalisasi prinsip dasar dan budaya kerja Badan POM pada seluruh pegawai sehingga lebih loyal, profesional dan bersikap melayani masyarakat perlu ditumbuhkan dan dipelihara. Ini diharapkan dapat mengurangi risiko brain drain. Untuk membenahi seluruh rangkaian dalam sistem rekrutmen pegawai Badan POM, dilakukan pemantapan, salah satunya dengan e_recruitment yang akan dikembangkan terus menerus termasuk untuk meningkatkan transparansinya. Pengelolaan Kinerja SDM Pengelolaan kinerja SDM tidak dapat dilepaskan dari tujuan peningkatan kualitas pelayanan publik yang dilakukan oleh Badan POM. Karena kualitas pelayanan publik Badan POM tergantung salah satunya dengan kinerja pegawai. Modal insani yang mempunyai performance yang baik akan memberikan pelayanan yang mengacu pada standar pelayanan yang ditetapkan. Sebaliknya SDM yang mempunyai performance yang kurang baik, akan menyulitkan Badan POM dalam memberikan pelayanan terbaik kepada stakeholdernya. Oleh karena itu, kinerja pegawai merupakan salah satu yang harus selalu diperhatikan dan ditingkatkan. Berbeda dengan konsep sumber daya manusia, pengelolaan modal insani lebih luas melihat bahwa kinerja yang dihasilkan oleh seorang pegawai merupakan resultant dari seluruh interaksi sosialnya. Seorang pegawai tidak hanya mempunyai dimensi kinerja ketika berada di lingkungan kerja, namun juga ketika berada pada lingkungan sosial yang lebih besar, misalnya keluarga, pendidikan, masa pematangan emosi, dll. Oleh karena lingkungan sosial ini sangat besar pengaruhnya pada kinerja, maka untuk mendapatkan kinerja terbaik bagi organisasi, dalam pengelolaan kinerja pegawai juga harus mempertimbangkan seluruh sisi dari lingkungan, baik lingkungan kerja maupun lingkungan sosial. Untuk itu ke depan akan dilakukan finalisasi Grand Design Human Capital Management (HCM) Badan POM.


halaman 107

Terdapat minimal dua hal yang terkait dengan pengelolaan kinerja, yaitu : (1) Pendayagunaan dan pemberdayaan modal insani, dan (2) Penilaian Kinerja. Dalam kaitan dengan pendayagunaan dan pemberdayaan modal insani, penempatan pegawai yang tepat pada pekerjaan dan lingkungan yang tepat pula, akan menghasilkan kinerja terbaik untuk organisasi dan pegawai tersebut. Asesmen pegawai yang sedang dilakukan digunakan untuk mengetahui kompetensi seseorang pegawai dan pekerjaan serta lingkungan yang mana yang paling baik untuk pegawai tersebut, bahkan asesmen dapat dilakukan untuk mengetahui potensi pegawai yang bersangkutan. Namun disadari bahwa tidak semua pegawai dapat ditempatkan pada pekerjaan dan lingkungan yang tepat, misalnya karena terjadi kesenjangan kompetensi pada jabatan tertentu sementara di jabatan yang lain, kompetensi yang dibutuhkan berlimpah. Terjadi ketidaksesuaian antara latar belakang keahlian/kecakapan dengan tugas atau pekerjaan yang dilaksanakan. Di satu sisi, hal ini dapat digunakan oleh Badan POM untuk mengurangi kesenjangan jumlah tenaga, namun di sisi yang lain, penempatan dengan kompetensi tidak sesuai ini dapat menimbulkan kerugian, misalnya kinerja pegawai yang menurun atau pelayanan yang diberikan kepada masyarakat menjadi tidak optimal.

Untuk itu, selain perlu dilakukan penyesuaian ulang dengan cara pengembangan kompetensi.

Ke

depan,

pola

kompetensi

ditata

semakin

mantap,

dengan

memperhitungkan

banyak

aspek

pengembangan menjadi

ketenagaan.

Terkait

dengan

pengembangan kompetensi, juga harus dilakukan

penilaian

berkala

pada

kinerja, yang bertujuan untuk menjaga konsistensi pelayanan, juga digunakan sebagai

deteksi

dini

akan

Gambar 3 The Management Cockpit

ketidaksesuaian kompetensi. Pada organisasi profit, penilaian kinerja lebih dengan mudah dapat diukur, misalnya dengan ukuran profit yang didapatkannya. Namun pengukuran yang sederhana tersebut tidak dapat dilakukan pada organisasi non profit termasuk organisasi pemerintah. Ukuran-ukuran yang di organisasi profit dapat dikatakan tangible, di organisasi non profit lebih

sering ditemui

ukuran-ukuran yang sifatnya

intangible, misalnya


halaman 108

kepercayaaan masyarakat dan kepuasan pelanggan. Namun bukan berarti sesuatu yang intangible tersebut tidak dapat terukur. Setelah penilaian kinerja dilakukan, dapat diberlakukan sistem reward dan punishment, yang merupakan salah satu sistem yang dapat dilakukan untuk menjaga kestabilan kinerja pegawai. Dengan sistem ini diharapkan disiplin pegawai dapat ditegakkan. Perencanaan dan Pengembangan Karir Pola pengembangan karier disusun dengan tujuan agar pegawai dapat mencurahkan segala pengabdiannya dengan tenang dan ikhlas. Hal ini dimungkinkan, karena pola karier merupakan bentuk nyata dari upaya pemberian kesempatan bagi para pegawai untuk mengembangkan bakat, minat, keahlian profesi maupun pengalaman dalam jabatan, berdasarkan persyaratan yang telah ditentukan. Pola karier juga merupakan salah satu yang dikembangkan ke arah transparansi karier. Saat ini draft pola karier sedang disusun, diharapkan dengan pola karier serta standar jabatan, maka gap akan segera diketahui dan yang dapat ditindaklanjuti segera. Pola karier merupakan satu sistem, yang menghubungkan antara kinerja, kompetensi (baik hard maupun soft), dan potensi. Didukung dengan sistem reward dan punishment, pola karier dapat dijalankan dengan baik Dengan pola karier yang jelas, pemilihan pegawai dalam menduduki suatu jabatan dengan sederet syarat jabatannya tidak perlu dipertanyakan akuntabilitasnya, bahkan dapat meminimalkan like dislike pada proses pemilihan pegawai untuk menduduki jabatan tertentu. Hal lain yang terkait dengan perencanaan dan pengembangan karir adalah upaya peningkatan kompetensi. Berdasarkan data pegawai, terlihat bahwa pegawai dengan pendidikan sarjana mempunyai proporsi yang relatif besar, meskipun karena Badan POM merupakan knowledge based organization, proporsi tersebut mestinya lebih besar. Namun tingkat pendidikan saja tidak mampu menggambarkan secara utuh kebutuhan kompetensi Badan POM. Seperti diketahui bahwa, kompetensi dibentuk dari skill (ketrampilan), knowledge (pengetahuan yang didapat dari pengalaman dan atau pendidikan) serta attitude (perilaku yang tercermin dari penerapan Budaya Kerja Badan POM). Sesuai tingkatan serta jenis jabatan, seluruh lingkup kompetensi ini (SKA) akan dikembangkan. Patut dicermati bahwa belum ada pola peningkatan kemampuan yang jelas baik soft maupun hard competencies. Training atau fellowship yang selama ini dilakukan, lebih dititikberatkan pada kebutuhan saat itu, belum didasarkan pada kebutuhan sekian tahun


halaman 109

ke depan. Perubahan lingkungan eksternal sekecil apapun akhirnya tidak mampu teredam akibat peningkatan pengetahuan yang kurang berpola. Di kalangan PNS kecenderungan terjadinya mismatch sudah terbuka sejak seseorang menjadi calon pegawai negeri sipil (CPNS) karena recruitment didasarkan pada jenjang dan bidang pendidikan bukan pada kompetensi jabatan. Pengembangan Sistem Informasi SDM Data pegawai merupakan hulu bagi setiap kegiatan yang terkait dengan kepegawaian. Seluruh aktifitas yang terkait dengan kepegawaian hanya dapat dilaksanakan dengan baik jika tersedia data yang telah diolah dan dikelola dengan baik menjadi sumber informasi bagi kegiatan kepegawaian tersebut. Dengan berkembangnya sistem eksternal kepegawaian, mau tidak mau, harus dipunyai sistem informasi dan administrasi pegawai yang handal. Sistem yang kurang baik dapat menyebabkan kesalahan dalam pengambilan keputusan kepegawaian yang pada gilirannya dapat merusak kebijakan dan bahkan menimbulkan demotivasi bagi pegawai yang terkena imbas kesalahan sistem informasi tersebut. Dikaitkan dengan perkembangan lingkungan eksternal dalam bidang kepegawaian yang semakin cepat berubah, tidak dapat dielakkan perlunya dibangun suatu sistem informasi yang tetap berpegang pada kondisi lingkungan internal dan juga lugas mengadopt situasi eksternal. Ke depan, Sistem Informasi Administrasi Pegawai (SIAP) akan dikembangkan menjadi jauh lebih luas, tidak hanya mencakup data personel, tetapi juga data kinerja, pengalaman, pendidikan, ketrampilan, potensi serta data lingkungan.

C.


Pada program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur Badan POM, kriteria keberhasilan adalah : 1.

Meningkatnya pengelolaan SDM aparatur Badan POM, dengan indikator : a.

2.

Pengelolaan SDM aparatur sesuai dengan peraturan yang berlaku

Meningkatnya transparansi dan akuntabilitas pengelolaan SDM aparatur, dengan indikator :

3.

a.

Transparansi dan akuntabilitas sistem rekrutmen pegawai Badan POM;

b.

Transparansi pola karier, mutasi dan promosi;

Meningkatnya disiplin SDM aparatur, dengan indikator : a.

4.

Penerapan PP 53 tahun 2010

Meningkatnya efektifitas manajemen SDM aparatur, dengan indikator :


halaman 110

5.

D.

a.

Indikator Kinerja Individu yang terukur;

b.

Data pegawai yang mutakhir dan akurat;

Meningkatnya profesionalitas SDM aparatur, dengan indikator : a.

Standar Kompetensi Jabatan;

b.

Peta profil kompetensi individu;

c.

Sistem dan proses diklat berbasis kompetensi.

Agenda Prioritas

Berdasarkan rencana serta indikator tersebut, agenda prioritas yang ditetapkan adalah meningkatkan transparansi dan akuntabiltas pengelolaan SDM aparatur.


halaman 111

E.

Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja Formulir 3 Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi

N o

PROGRAM /KEGIATAN


PENAN GGUN G JAWA B

A L OK A SI W A KT U

2011

1

2

3

4

5

6

7

2012

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

6

7

2013

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

PENATAAN SISTEM MANAJEMEN SDM APARAT UR

6

7

2014

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

6

7

8

9

#

#

#

HA L YA NG DIP ERL UKA N


2,78 T

8 2

Finalisasi Analisis jabatan

Dokumen Analisis jabatan

Pokja 3

1 th

8 3

Penyusuna n peta jabatan

Dokumen peta jabatan

Pokja 3

1 th

8 4

Penyusuna n uraian jabatan

Dokumen uraian jabatan

Pokja 3

1 th

8 5

Grading Jabatan

Dokumen Grading Jabatan

Pokja 3

1 th


halaman 112

8 6

Validasi Grading Jabatan

8 7

Penyusuna n harga jabatan

8 8

Evaluasi Anjab

8 9

Evaluasi Grading Jabatan

9 0

Penataan sistem rekrutmen pegawai

9 1

Penyusuna n Man Power Planning (MPP) Penyusuna n Blue Print e_recruitm ent

9 2

Pokja 3

1 th

Dokumen harga jabatan

Pokja 3

1 th

Laporan Evaluasi Anjab

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th

Dokumen Validasi Grading Jabatan

Laporan hasil Evaluasi Grading Jabatan Instrumen implement asi kebijakan rekrutmen Dokumen Man Power Planning (MPP) Dokumen Blue Print e_recruitm ent


halaman 113

9 3

Implement asi e_recruitm ent secara partial

9 4

Perencana an pegawai berdasarka n bussines process dan kompetens i Finalisasi MPP

9 5

9 6

Implement asi e_recruitm ent

9 7

Penyusuna n Pedoman Rekrutmen Badan POM mengacu pada Pedoman dari MenPAN RB dan BKN

Diterapkan nya e_recruitm ent secara partial Dokumen Perencanaa n pegawai berdasarka n bussines process dan kompetens i Man Power Planning (MPP) Diterapkan ya e_recruitm ent Dokumen Pedoman Rekrutmen Badan POM mengacu pada Pedoman dari MenPAN RB dan BKN

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th


halaman 114

9 8

Evaluasi dan pelaporan pelaksanaa n rekrutmen

9 9

Penyusuna n Pola Karier Penyusuna n SOP mutasi dan promosi

1 0 0

Dokumen Evaluasi dan pelaporan pelaksanaa n rekrutmen Dokumen Pola Karier Dokumen SOP mutasi dan promosi

Pokja 3

4 th

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th

1 0 1

Continuou s improvem ent

Terlaksana nya Continuou s improvem ent

Pokja 3

3 th

1 0 2

Sosialisasi PP 53 tahun 2010

Diterapkan nya PP 53 tahun 2010

Pokja 3

1 th

1 0 3

Penyusuna n pedoman evaluasi kehadiran Penetapan jam kerja pegawai

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th

1 0 4

Dokumen pedoman evaluasi kehadiran Ketetapan jam kerja pegawai


halaman 115

1 0 5

Uji coba pelaksanaa n absensi sidik jari

1 0 6

Pembahas an Komite Disiplin Pegawai

1 0 7

Pelaksanaa n absensi sidik jari

1 0 8

Pembahas an Komite Disiplin Pegawai

1 0 9

Penyusuna n sistem penilaian kinerja individu

1 1 0

Penyusuna n draft SKI

Terlaksana nya Uji coba pelaksanaa n absensi sidik jari dengan baik Laporan hasil Pembahasa n Komite Disiplin Pegawai Terlaksana nya absensi sidik jari Laporan hasil Pembahasa n Komite Disiplin Pegawai Tersusunn ya sistem penilaian kinerja individu Tersusunn ya draft SKI

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th

Pokja 3

3 th

Pokja 3

4 th

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th


halaman 116

1 1 1

Finalisasi sistem penilaian kinerja individu

1 1 2 1 1 3

Penetapan SKI

1 1 4

Penerapan sistem penilaian kinerja individu

1 1 5

Implement asi Manageme nt Cockpit

1 1 6

Pengemba ngan arsitektur SIAP (Sistem Informasi Administr asi Pegawai)

Dikemban gkannya arsitektur SIAP (Sistem Informasi Administra si Pegawai)

1 1 7

Sosialisasi dan sinkronisa si SIAP ke seluruh unit kerja

Tersosialis asinya SIAP ke seluruh unit kerja

Pengemba ngan Manageme nt Cockpit

Dokumen sistem penilaian kinerja individu Ditetapkan nya SKI Dikemban gkannya Manageme nt Cockpit Diterapkan nya sistem penilaian kinerja individu Diterapkan nya Manageme nt Cockpit

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th

Pokja 3

2 th

Pokja 3

2 th

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th


halaman 117

1 1 8

Pengemba ngan e_HCM

Dikemban gkannya e_HCM

Pokja 3

2 th

1 1 9 1 2 0

Implement asi SIAP

Diterapkan nya SIAP

Pokja 3

4 th

Pokja 3

1 th

1 2 1

Penyusuna n standar kompetens i jabatan

Pokja 3

1 th

1 2 2

Penyusuna n kamus kompetens i jabatan

Pokja 3

1 th

1 2 3

Penyusuna n standar kompetens i umum

Pokja 3

1 th

1 2 4

Penyusuna n standar kompetens i teknis dan perilaku jabatan

Pokja 3

1 th

1 2 5

Finalisasi Standar Kompeten si Jabatan

Pokja 3

1 th

Penerapan dan evaluasi e_HCM

Laporan hasil Penerapan dan evaluasi e_HCM Dokumen standar kompetens i jabatan Tersusunn ya kamus kompetens i jabatan Tersusunn ya standar kompetens i umum Tersusunn ya standar kompetens i teknis dan perilaku jabatan Dokumen Standar Kompetens i Jabatan


halaman 118

1 2 6

Integrasi standar kompetens i pada SOP pola karier, mutasi dan promosi

1 2 7

Asesmen individu

1 2 8

Penyusuna n profile Kompeten si

1 2 9

Penyusuna n pola peningkata n kompetens i Finalisasi pola peningkata n kompetens i

1 3 0

Terintegras inya standar kompetens i pada SOP pola karier, mutasi dan promosi Laporan hasil Asesmen individu Tersusunn ya profile Kompetens i Tersusunn ya pola peningkata n kompetens i Dokumen pola peningkata n kompetens i

Pokja 3

1 th

Pokja 3

2 th

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th

Pokja 3

1 th


halaman 119

1 3 1

Pengemba ngan pendidika n dan pelatihan pegawai berbasis kompetens i

1 3 2

Pendidika n S2 dan S3

1 3 3

Pelatihan teknis dan fungsional

1 3 4

Pelatihan softskill

Dikemban gkannya pendidika n dan pelatihan pegawai berbasis kompetens i Telaksanan ya Pendidika n S2 dan S3 Meningkat nya kompetens i tenaga teknis & fungsional Meningkat nya kompetens i softskill pegawai

Pokja 3

4 th

Pokja 3

4 th

Pokja 3

4 th

Pokja 3

4 th


halaman 120

F.

Penanggungjawab

Penanggungjawab seluruh program penataan manajemen SDM aparatur Badan POM adalah Pokja 3 yang diketuai oleh Kepala Biro Umum. Dalam melaksanakan kegiatannya, Kepala Biro Umum melibatkan seluruh unit kerja terkait.

G.

Rencana Anggaran

Kebutuhan anggaran untuk melaksanakan seluruh kegiatan dalam program penataan manajemen SDM aparatur, termasuk untuk tunjangan kinerja sampai tahun 2014 adalah Rp. 2,78 T sampai dengan tahun 2014.


halaman 121

PROGRAM

PENGUATAN PENGAWASAN A.

Pencapaian

Selama tahun 2010 telah dilaksanakan pengawasan rutin melalui audit operasional dengan capaian yang melebihi target. Dari 24 satker yang direncanakan dalam Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT), audit operasional berhasil dilaksanakan di 26 satker. Dari hasil analisis terhadap PKPT dan hasil audit selama tahun 2010 diperoleh data bahwa kondisi temuan audit operasional yang sering ditemui adalah hambatan kelancaran tugas pokok (32,54%), kejadian yang merugikan negara (15,87%) dan kelemahan administrasi (12,70%). Secara keseluruhan temuan audit Inspektorat berjumlah 252 kejadian. Penyebab temuan audit dari sudut pandang Sistem Pengendalian Internal meliputi 3 (tiga) kelemahan utama sistem pengendalian intern, yaitu berupa kelemahan dalam hal pembinaan personil (43,10%), reviu/pengawasan intern (17,15%) dan perencanaan (16,46%). Rekomendasi perbaikan yang disampaikan selama tahun 2010 sejumlah 65,64% bersifat peningkatan sistem pengendalian intern, 13,17% berupa penegakan aturan dan 10,08% bersifat finansial. Menindaklanjuti adanya kelemahan dalam sistem pengendalian intern, Badan POM juga telah berupaya melakukan pembenahan dan pengembangan sistem pengendalian intern. Upaya tersebut telah dimulai pada tahun 2011 dengan dibuatnya kebijakan penerapan SPIP di lingkungan Badan POM, yang dilanjutkan dengan pembentukan Satgas SPIP, Sosialisasi SPIP bagi pejabat eselon I dan II, serta pendidikan dan pelatihan bagi Satgas SPIP. Di lain pihak, berdasarkan hasil audit BPK-RI atas Laporan Keuangan Badan POM tahun anggaran 2010, Laporan Keuangan Badan POM

memperoleh

Pengecualian

opini

(WTP)

Wajar

dengan

Tanpa paragraf

penjelas. Hal ini berarti bahwa kualitas penyajian Laporan Keuangan Badan POM Gambar 4 Penyerahan Laporan Hasil Pemeriksaan Keuangan oleh BPK dengan opini WTP

mengalami perbaikan setelah pada periode

sebelumnya memperoleh opini Wajar Dengan Pengecualian (WDP).


halaman 122

Sebagai instansi pemerintah, Badan POM juga memiliki kewajiban dalam mendukung upaya terciptanya pemerintahan yang bersih dan bebas KKN. Secara internal upaya ini dimaknai sebagai perwujudan Clean Goverment dan Good Governance. Sebagai wujud upaya nyata Badan POM dalam mendukung tercapaianya tujuan tersebut, Badan POM telah

melaksanakan

koordinasi

dalam

penyusunan

Laporan

Harta

Kekayaan

Penyelenggara Negara (LHKPN) bagi pejabat eselon I, pejabat eselon II, Pejabat Pembuat Komitmen dan Bendahara, serta pelaporannya kepada KPK.

B.

Rencana

Dalam rangka menjaga konsistensi kinerja reformasi birokrasi, maka diperlukan sebuah sistem pengawasan yang dapat mendukung sasaran reformasi birokrasi dapat dicapai sesuai dengan yang diharapkan. Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan reformasi birokrasi yang akan dicapai. Pada umumnya pengawasan dilaksanakan dengan membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan kondisi yang hendak dicapai. Namun demikian, membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan kondisi yang hendak dicapai saja belum cukup untuk menjadikan reformasi birokrasi dapat dilaksanakan dengan hasil yang baik secara berkesinambungan. Seiring dengan berkembangnya sistem manajemen yang efektif, sistem pengawasan juga perlu dibangun dan dikembangkan agar dapat berjalan secara efektif dan efisien. Melalui pengawasan yang kuat dan efektif diharapkan dapat membantu manajemen untuk melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan yang kuat dan efektif tidak hanya tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauh mana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan, atau mendeteksi sejauh mana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut, melainkan juga mengidentifikasi aspek-aspek dari implementasi reformasi birokrasi yang masih memiliki kelemahan atau faktor-faktor yang menyebabkan pencapaian sasaran masih belum sesuai dengan yang diharapkan. Dengan demikian, terhadap aspek yang masih memiliki kelemahan dapat segera dilakukan perbaikan, sehingga reformasi birokrasi dapat tetap berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

Dilain pihak,

pengawasan juga dapat diarahkan untuk mendeteksi aspek-aspek yang masih berpotesi untuk dikembangkan sehingga capaian sasaran yang sudah ada dapat lebih ditingkatkan


halaman 123

lagi. Hal ini penting untuk dibangun sehingga perbaikan kinerja organisasi senantiasa dapat dilakukan secara berkesinambungan. Setelah dilaksanakannya penguatan pengawasan, diharapkan aktifitas pengawasan dapat mencapai kondisi antara lain sebagai berikut: 

Pengawasan tidak hanya dapat mengidentifikasi perbedaan sasaran reformasi birokrasi dengan kondisi riil yang ada, melainkan juga dapat mengidentifikasi aspek dan aktifitas yang berpotensi menimbulkan resiko tidak tercapainya sasaran dengan baik, sehingga dapat ditentukan mekanisme pengendalian yang sesuai untuk mencegah terjadinya resiko.



Aktifitas pengawasan yang dilakukan tidak hanya berorientasi pada perbedaan target dengan hasil yang dicapai setelah dilaksanakannya suatu kegiatan. Aktifitas pengawasan dilaksanakan mulai dari identifikasi kelemahan pada aspek perencanaan kegiatan, dan hasil pengawasan disampaikan kepada pihakpihak yang berkompeten secara akurat dan disampaikan tepat waktu.



Penyimpangan dapat dicegah sedini mungkin, serta tindakan koreksi dan perbaikan dapat segera dilakukan sebelum penyimpangan terjadi, yang tentunya lebih menguntungkan dan dapat mencegah terjadinya kerugian yang lebih besar.

C.


Indikator yang digunakan sebagai tolok ukur dalam menetapkan bahwa sasaran program penguatan pengawasan telah dicapai adalah sebagai berikut: 1.

Hasil evaluasi terhadap penerapan SPIP di Badan POM bernilai BAIK; dan

2.

Laporan Keuangan Badan POM dipertahankan dengan opini Wajar Tanpa Pengecualian;

D.

Agenda Prioritas

Dalam rangka penguatan pengawasan, telah disusun beberapa agenda/kegiatan prioritas yang akan dilaksanakan meliputi: 1.

Membangun dan mengembangkan Sistem Pengendalian Internal Pemerintah (SPIP) di lingkungan Badan POM, diikuti dengan dibentuknya Satgas SPIP yang bertugas memantau dan memastikan bahwa SPIP telah diterapkan secara efektif dan memadai.


halaman 124

2.

Melaksanakan reviu dan evaluasi secara berkala dan berkesinambungan terhadap pelaksanaan program dan kegiatan sampai dengan penyajiaan hasil pelaksanaan anggaran dalam laporan keuangan.

3.

Melaksanakan inventarisasi pejabat di lingkungan Badan POM yang wajib menyusun dan melaporkan LHKPN dalam rangka mengintensifkan program anti korupsi.

4.

Meningkatkan

implementasi

e-procurement

untuk

semua

pengadaan

barang/jasa. 5.

Meningkatkan kompetensi aparat pengawas internal agar mampu melaksanakan fungsi pengawasan secara efektif dan efisien.

E.

Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja

Pengembangan SPIP Badan POM telah melaksanakan upaya pembangunan dan pengembangan Sistem Pengendalian Internal yang memadai dan andal pada tahun 2010, dimulai dengan berkoordinasi dengan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) dalam hal pelaksanaan asistensi implementasi SPIP. Kemudian pada tahun 2011 dilanjutkan dengan pembuatan kebijakan penerapan SPIP yang dikukuhkan dengan Surat Keputusan Kepala Badan POM, sosialisasi konsep SPIP bagi pejabat eselon I dan II bekerja sama dengan BPKP, pembentukan Satuan Petugas (Satgas) SPIP di masing-masing unit eselon II dan unit kerja mandiri, yang bertugas mengendalikan dan memastikan bahwa SPIP telah diimplementasikan secara efektif di masing-masing unit yang besangkutan. Masih pada tahun yang sama, bagi para Satgas SPIP juga diberikan pendidikan dan pelatihan SPIP sehingga diharapkan Satgas SPIP memiliki wawasan dan pemahaman yang memadai untuk melaksanakan tugas dan fungsinya. Pada tahun 2012 akan dilaksanakan mapping terhadap sistem pengendalian yang sudah diterapkan di masing-masing unit kerja sehingga diketahui kondisi sistem pengendalian yang sudah ada serta resiko yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan operasional kegiatan unit kerja. Berdasarkan data tersebut selanjutnya akan disusun rencana implementasi SPIP yang memadai guna meminimalkan tingkat resiko terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan. Pada periode berikutnya akan dilaksanakan evaluasi implementasi SPIP secara berkala sekurang-kurangnya sekali setahun. Kegiatan Pegawasan


halaman 125

Kegiatan pengawasan yang dilaksanakan secara rutin setiap tahun berupa audit operasional, bimbingan teknis pengawasan, monitoring dan evaluasi atas tindak lanjut hasil audit dan evaluasi, desk audit atas realisasi anggaran dan kegiatan, survei Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM), serta reviu laporan keuangan. Sedangkan audit untuk tujuan tertentu/investigasi dilaksanakan dalam rangka menindaklanjuti adanya kasus khusus atau hasil telaah atas suatu pengaduan masyarakat terkait pelaksanaan program dan kegiatan Badan POM. Tindak lanjut atas hasil audit, baik audit yang dilaksanakan oleh aparat pengawas internal maupun oleh auditor eksternal, akan dimonitoring dan dievaluasi setiap selesai pelaksanaan penugasan pengawasan, dan status tindak lanjut dilaporkan ke pimpinan setiap 6 bulan sekali.


halaman 126

Secara detil, tahapan kegiatan dan waktu pelaksanaan sebagai berikut :

Formulir 3 Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi

N o

PROGRAM/ KEGIATAN


PENA NGGU NG JAW AB


2011

1

2

3

4

5

6

7

2012

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

6

7

2013

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

PENGUATAN PENGAWASAN

6

7

2014

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

6

7

8

9

#

#

#



7,58 M

1 3 5

Menyusun pedoman Integrated Planning dan Budgeting

Tersusunn ya pedoman Integrated Planning dan Budgeting

Pokj a4

1 th

1 3 6

Melaksanak an siklus perencanaan dan penganggar an

Terlaksana nya siklus perencanaa n dan pengangga ran

Pokj a4

4 th


halaman 127

1 3 7

1 3 8

Menyusun SK pengorganis asian anggaran Mengevalua si SAKIP seluruh unit kerja di lingkungan Badan POM

1 3 9

Monitoring dan evaluasi anggaran

1 4 0


1 4 1

Penerapan Sistem Pengendalia n Intern Pemerintah (SPIP) pada masingmasing Kementerian /Lembaga

SK pengorgani sasian anggaran Terevaluas inya SAKIP seluruh unit kerja di lingkungan Badan POM Laporan hasil Monitoring dan evaluasi anggaran Laporan hasil Audit Operasion al, On going dan Kasus Diterapkan nya Sistem Pengendali an Intern Pemerinta h (SPIP) pada masingmasing Kementeri an/Lemba ga

Pokj a4

4 th

Pokj a4

4 th

Pokj a4

4 th

Pokj a4

4 th

Pokj a4

1 th


halaman 128

1 4 2

1 4 3

Menyusun SK Kepala Badan POM tentang Peyelenggar aan SPIP Sosialisasi SPIP

SK Kepala Badan POM tentang Peyelengga raan SPIP Tersosialis asinya SPIP

Pokj a4

1 th

Pokj a4

1 th

Pokj a4

1 th

Pokj a4

1 th

1 4 4

Pelatihan SPIP untuk Eselon I dan II

1 4 5

Perencanaan dan Penerapan SPIP

1 4 6 1 4 7

Penerapan SPIP

Diterapkan nya SPIP

Pokj a4

3 th

Evaluasi SPIP

Laporan Evaluasi SPIP

Pokj a4

3 th

1 4 8


Laporan Audit Operasion al, On going dan Kasus

Pokj a4

4 th

1 4 9

Melakukan pembinaan pengelolaan keuangan dan aset

Pokj a4

4 th

Diterapkan nya SPIP oleh Eselon I dan II Dokumen Perencanaa n dan Penerapan SPIP

Terkelolan ya keuangan dan aset dengan benar


halaman 129

1 5 0

Evaluasi LHP dan TL

1 5 1

Realisasi sesuai dengan rencana dan revisi rencana

1 5 2


1 5 3


Laporan Evaluasi LHP dan TL Terealisasi nya sesuai dengan rencana dan revisi rencana Laporan monitor tindak lanjut hasil temuan Laporan review laporan keuangan dan laporan BMN

Pokj a4

4 th

Pokj a4

4 th

Pokj a4

4 th

Pokj a4

4 th


halaman 130

1 5 4


Meningkat nya kegiatan assurance (monitorin g, evaluasi dan compliance audit) dan consulting (sosialisasi, bimtek) terhadap penyusuna n laporan keuangan Badan POM

PO KJA 4

4 Ta h u n

1 5 5

Monev CAPA

Meningkat nya efisiensi dan efektifitas proses manajeme n pemerinta han di K/L

PO KJA 4

4 Ta h u n

1 5 6

Merumuska n program bidang pengawasan dan pemberantas an korupsi

Menurunn ya tingkat penyalahg unaan wewenang

PO KJA 4

1 Ta h u n


halaman 131

1 5 7

1 5 8

1 5 9

1 6 0

Mengidentifi kasi area/proses pengawasan obat dan makanan rawan korupsi Penandatan ganan Pakta Integritas bagi seluruh Pejabat Struktural dan Fungsional yang menangani pelayanan publik Melaksanak an koordinasi, monitoring dan evaluasi bidang pengawasan dan pemberantas an korupsi Merumuska n kebijakan bidang pengawasan dan pemberantas an korupsi

Peningkata n pengawasa n obat dan makanan

PO KJA 4

1 Ta h u n

Dokumen Pakta Integritas mengenai Pelayanan Publik

PO KJA 4

1 Ta h u n

Meningkat nya Monev, pengawasa n dan pemberata san korupsi

PO KJA 4

4 Ta h u n

Dokumen kebijakan Pengawasa n dan Pemberant asan Korupsi

PO KJA 4

1 Ta h u n


halaman 132

1 6 1

Menggalang komitmen seluruh pegawai Badan POM

Komitmen bersama dalam Penguatan Pengawasa n dan Akuntabilit as Kinerja

PO KJA 4

1 Ta h u n

1 6 2


Implement asi Budaya Anti Korupsi di Lingkunga n BPOM

PO KJA 4

4 Ta h u n

1 6 3

Penandatan ganan Pakta Integritas bagi seluruh pegawai Badan POM

Pakta Integritas mengenai Budaya Anti Korupsi

PO KJA 4

4 Ta h u n

1 6 4

Menerbitkan SE pengadaan barang dan jasa di lingkungan Badan POM untuk pengadaan bernilai 1 Milyar Rp ke atas.

Surat Edaran pengadaan barang dan jasa di lingkungan Badan POM untuk pengadaan bernilai 1 Milyar Rp ke atas.

PO KJA 4

1 Ta h u n


halaman 133

1 6 5


terjalinnya koordinasi aktif pengadaaa n dengan LKPP

PO KJA 4

20 11 20 14

1 6 6

Implementas i e_procurem ent (LPSE) barang dan jasa untuk seluruh pengadaan sesuai peraturan perundangundangan yang berlaku

Penerapan seluruh pengadaan sesuai peraturan perundang -undangan yang berlaku

PO KJA 4

4 Ta h u n


halaman 134

F.

Penanggungjawab

Penanggung jawab program penguatan pengawasan adalah Pokja 4 yang diketuai oleh Inspektur Badan POM. G.

Rencana Anggaran

Untuk melaksanakan seluruh kegiatan dalam program ini, dibutuhkan anggaran sebesar Rp. 7,58 M


halaman 135

PROGRAM

PENGUATAN AKUNTABILITAS KINERJA A.

Pencapaian

Penerapan Sistem Akuntabilitas Kinerja Badan POM secara keseluruhan di evaluasi secara periodik oleh Kementerian PAN dan RB dengan hasil penilaian terakhir memperoleh kategori CC (Cukup Baik) meningkat dari tahun sebelumnya yang berada pada kategori C, sedangkan evaluasi terhadap Sistem Akuntabilitas Kinerja (SAKIP) unit eselon II/unit mandiri di lingkungan Badan POM dilaksanakan oleh Inspektorat Badan POM. Evaluasi SAKIP unit eselon II/unit kerja mandiri ini diarahkan pada upaya-upaya pengembangan sistem akuntabilitas kinerja di Badan POM. Pada periode sampai dengan tahun 2009, evaluasi SAKIP pada unit eselon II/unit kerja mandiri didasarkan pada penilaian dan análisis terhadap lima komponen, yaitu perencanaan kinerja, pengukuran kinerja, pelaporan kinerja, evaluasi kinerja, dan pencapaian kinerja. Sesuai arahan Tim Evaluasi SAKIP Badan POM dari Kemeterian PAN dan RB, mulai periode evaluasi tahun 2010 aspek penilaian evaluasi kinerja hanya untuk lingkup evaluasi SAKIP Badan POM secara keseluruhan, sedangkan di tingkat evaluasi SAKIP unit eselon II/unit mandiri aspek evaluasi kinerja dikeluarkan dari ruang lingkup evaluasi SAKIP. Berdasarkan hasil evaluasi secara sampling terhadap beberapa unit eselon II/unit kerja mandiri atas penerapan Sistem Akuntabilitas Kinerja masih menunjukkan bahwa penerapan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) pada unit eselon II/unit kerja mandiri di lingkungan Badan POM belum sepenuhnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dari 20 unit eselon II/unit kerja mandiri yang disampling, baru 45% diantaranya memperoleh penilaian kategori Cukup Baik (CC) hingga Sangat Baik (A), sebanyak 30% unit yang memperoleh penilaian kategori Agak Kurang (C), sedangkan sebanyak 25% unit masih memperoleh penilaian kategori Kurang (D). Dalam hasil evaluasi penerapan SAKIP pada unit eselon II/unit kerja mandiri juga masih ditemukan adanya kelemahan-kelemahan mendasar antara lain:  Dari aspek perencanaan kinerja, Rencana Kinerja Tahunan (RKT) disusun sesudah anggaran disetujui, sehingga mengurangi hakikat makna dari RKT sebagai acuan dalam penyusunan anggaran. Dilain pihak, Penetapan Kinerja (PK) disusun belum

didasarkan pada dokumen Restra dan RKT, tetapi


halaman 136

berdasarkan DIPA. Sedangkan pencapaian target kinerja dalam dokumen PK belum dimonitor secara berkala dan belum dimanfaatkan sebagai alat untuk mengendalikan dan memperbaiki kinerja.  Sistem pengumpulan data kinerja belum dibangun secara memadai, tetapi masih bersifat adhoc pada saat penyusunan LAKIP. Kualitas rumusan indikator kinerja yang digunakan dalam pengukuran kinerja belum sepenuhnya sesuai dengan kriteria indikator kinerja yang baik.  Minimnya informasi kinerja maupun tingkat pencapaian Indikator Kinerja Utama yang disajikan dalam LAKIP, sehingga LAKIP sulit dimanfaatkan untuk memperbaiki

pelaksanaan

program/kegiatan

dan

peningkatan

kinerja

selanjutnya.  Hasil evaluasi atas penerapan SAKIP belum dimanfaatkan untuk perbaikan perencanaan kinerja, penerapan manajemen kinerja, maupun mengukur keberhasilan unit kerja.  Perumusan indikator kinerja outcome tidak memadai sehingga capaian kinerja yang disajikan dalam LAKIP belum menggambarkan kinerja yang sesunggunya. B.

Rencana

Dalam rangka menjaga konsistensi kinerja reformasi birokrasi dan mendorong terwujudnya transparansi dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Badan POM,

maka

dipandang

mengembangkan

sistem

perlu

membangun

akuntabilitas

kinerja

dan di

lingkungan Badan POM. Pembenahan dan pengembangan sistem akuntabilitas kinerja dimulai dengan dibuatnya kebijakan tentang penerapan SAKIP secara memadai, sehingga diharapkan pengukuran kinerja dapat dilakukan secara obyektif dan dapat

diandalkan,

serta

menggambarkan

kinerja

organisasi yang sebenarnya, tidak hanya berdasarkan

Gambar 5 Penghematan energi sebagai salah satu bentuk akuntabilitas keuangan

tingkat serapan anggaran, melainkan juga berdasarkan keluaran yang dihasilkan.


halaman 137

Selanjutnya untuk mendukung pembenahan dan pengembangan sistem akuntabilitas kinerja perlu juga membangun sistem pengumpulan data kinerja secara memadai dan handal. Dalam rangka internalisasi penerapan SAKIP di lingkungan Badan POM juga diperlukan adanya sosialisasi konsep dan tata laksana implementasi SAKIP dan penyusunan Rencana Strategis sekaligus sebagai wadah untuk melaksanakan sosialisasi tentang pentingnya penerapan SAKIP dalam rangka membangun manajemen kinerja di lingkungan Badan POM demi tercapainya visi dan misi Badan POM. Selain itu perlu juga dilaksanakannya bimbingan teknis bagi unit eselon II/unit kerja mandiri dalam rangka percepatan implementasi SAKIP yang memadai di seluruh unit eselon II/unit kerja mandiri di lingkungan Badan POM, dengan harapan bahwa apabila sasaran ini dapat dicapai maka secara kumulatif dapat memberikan kontribusi positif bagi pencapaian sasaran implementasi SAKIP dengan hasil penilaian minimal Baik pada tahun 2014. Kedepan, akan dibuat sistem monitoring dan evaluasi kinerja secara terintegrasi yang memungkinkan pihak manajemen dan pimpinan puncak untuk mengetahui tingkat kinerja satker/unit kerja pada periode tertentu secara cepat dan akurat. C.


Indikator yang digunakan sebagai tolok ukur dalam menetapkan bahwa sasaran program penguatan akuntabilitas telah tercapai adalah "Hasil evaluasi terhadap implementasi SAKIP Badan POM oleh Kementerian PAN dan RB” dengan target pada akhir periode 2014 diperoleh panilaian minimal dengan kategori BAIK. D.

Agenda Prioritas

Dalam rangka mencapai sasaran yang ditetapkan, Badan POM telah menetapkan agenda kegiatan prioritas yang telah, sedang dan akan dilaksanakan secara berkesinambungan, sebagai berikut: a.

Pembenahan sistem akuntabilitas kinerja

Dalam rangka melaksanakan pembenahan dan pengembangan sistem akuntabilitas kinerja, perlu dibuat suatu kebijakan tentang kewajiban bagi setiap unit eselon I, unit eselon II dan unit kerja mandiri untuk menetapkan Indikator Kinerja Umum (IKU), menyusun dokumen Rencana Strategis, dokumen Rencana Kinerja Tahunan dan dokumen Penetapan Kinerja yang didalamnya juga memuat sasaran dan indikator kinerja pencapaian sasaran yang telah ditetapkan.


halaman 138

Selanjutnya IKU dan dokumen Penetapan Kinerja digunakan sebagai tolok ukur dalam pengukuran kinerja masing-masing satuan/unit kerja secara berkala, sekaligus sebagai alat untuk mengendalikan dan memperbaiki kinerja organisasi. Hasil pengukuran dan pengumpulan data kinerja berdasarkan capaian masing-masing indikator kinerja dan IKU disajikan dalam LAKIP, dengan disertai penjelasan mengenai keberhasilan maupun kegagalan pelaksanaan kegiatan/program dan faktor-faktor yang mempengaruhinya. Analisis perbandingan capaian kinerja dari waktu ke waktu maupun secara kumulatif hingga periode tertentu juga disajikan untuk menggambarkan perkembangan kinerja organisasi. Selanjutnya informasi yang disajikan dalam LAKIP dimanfaatkan sebagai masukan dalam kajian manajemen untuk rencana perbaikan kinerja organisasi secara keseluruhan. Tahapan pembenahan dan pengembangan SAKIP dilanjutkan dengan membangun sistem pengumpulan data kinerja secara memadai dan handal. Data kinerja yang dikumpulkan merupakan data yang diperoleh dari hasil pengukuran capaian masingmasing indikator kinerja dan IKU secara periodik (triwulanan). Dengan demikian pengumpulan data kinerja tidak lagi bersifat adhoc pada saat penyusunan LAKIP, dan dapat dimanfaatkan untuk memantau dan pengendalian kinera secara berkala. Sebagai instrumen dalam evaluasi implementasi SAKIP, pada tahun 2011 Badan POM juga telah menyusun Pedoman Evaluasi SAKIP di lingkungan Badan POM yang dikukuhkan dengan Surat Keputusan Kepala Badan POM. Dengan demikian diharapkan evaluasi implementasi SAKIP dapat dilaksanakan secara terarah dan konsisten, sekaligus sebagai pemenuhan terhadap salah satu persayratan implementasi SAKIP yang memadai. b.

Sosialisasi dan Implementasi

Melalui kegiatan sosialisasi implementasi SAKIP secara berkala, diharapkan para pihak yang terlibat langsung dalam penerapan SAKIP dapat lebih memahami konsep SAKIP dan selanjutnya dapat mengimplementasikan SAKIP dengan lebih baik. Dalam rangka percepatan implementasi SAKIP yang memadai di lingkungan Badan POM, bimbingan teknis akan dilaksanakan terutama bagi unit eselon II/unit kerja mandiri dengan kondisi SAKIP yang belum memadai. Dengan demikian SAKIP dapat diterapkan secara memadai di seluruh unit eselon II/unit kerja mandiri. E.

Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja

Pembenahan SAKIP telah dimulai pada akhir tahun 2010 dimulai dengan telah dibuatnya kebijakan tentang penetapan Indikator Kinerja Utama (IKU) Badan POM serta IKU bagi


halaman 139

setiap satker, unit eselon II, serta unit kerja mandiri di lingkungan Badan POM, yang dikukuhkan dengan Surat Keputusan Kepala Badan POM. Selanjutnya IKU yang telah ditetapkan digunakan untuk mengarahkan dan mengukur kinerja organisasi di tahuntahun berikutnya. Pada tahun 2011 dilaksanakan reviu terhadap IKU, dimulai dengan penyusunan peta strategis Badan POM (dilakukan di area perubahan tata laksana). Reviu IKU ini digunakan untuk menilai kelayakan dan relevansi IKU dengan kondisi terkini, sehingga dapat dijadikan dasar untuk pengambilan kebijakan untuk tetap menggunakan IKU ataukah perlu dilakukan penyesuaian IKU. Selanjutnya pada setiap awal tahun akan dilaksanakan evaluasi terhadap implementasi SAKIP dan capaian kinerja berdasarkan IKU yang telah ditetapkan.


halaman 140

Secara rinci, tahapan kegiatan dan waktu pelaksanaan kegiatan sebagai berikut : Formulir 3 Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi

N o

PROGRAM/ KEGIATAN


PENA N GGU N G JA W AB

AL OK AS I W A KTU

2011

1

2

3

4

5

6

7

2012

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

6

7

2013

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

PENGUATAN AKUNTABI LITAS KINERJA

6

7

2014

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

6

7

8

9

#

#

#


ESTI MA SI AN GG ARA N

3M

1 6 7

Menyusun modul penyusunan indikator kinerja utama (IKU)

modul penyusuna n indikator kinerja utama (IKU)

PO KJ A 4

1 Ta hu n

1 6 8

Menyusun pedoman evaluasi kinerja

pedoman evaluasi kinerja

PO KJ A 4

1 Ta hu n


halaman 141

1 6 9


Laporan monitoring dan evaluasi kegiatan secara berkala

PO KJ A 4

4 Ta hu n

1 7 0


Laporan Pencapaian IKU Badan POM

PO KJ A 4

4 Ta hu n

1 7 1

Menyusun Peta strategi

PO KJ A 4

1 Ta hu n

1 7 2

Melakukan review IKU

PO KJ A 4

4 Ta hu n

1 7 3

Mengkoordi nasikan penerapan SAKIP pada setiap unit kerja di lingkungan Badan POM

Dokumen Peta Strategi Badan POM Laporan Kegiatan review IKU Badan POM penerapan SAKIP pada setiap unit kerja di lingkungan Badan POM

PO KJ A 4

1 Ta hu n


halaman 142

1 7 4

Pengemban gan sistem manajemen kinerja berbasis pencapaian indikator output unit kerja

Terciptany a sistem manajeme n kinerja berbasis pencapaian indikator output unit kerja

PO KJ A 4

1 Ta hu n

1 7 5

Uji coba penerapan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja

Laporan hasil uji coba penerapan sistem reward dan punishmen t untuk keberhasila n pencapaian indikator output unit kerja

PO KJ A 4

1 Ta hu n


halaman 143

1 7 6

Penerapan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja

Laporan penerapan sistem reward dan punishmen t untuk keberhasila n pencapaian indikator output unit kerja

PO KJ A 4

1 Ta hu n

1 7 7

Pengemban gan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu

Laporan hasil sistem reward dan punishmen t untuk keberhasila n pencapaian indikator kinerja individu

PO KJ A 4

1 Ta hu n


halaman 144

1 7 8

Penetapan dan pemberlaku kan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu

Terlaksana nya sistem reward dan punishment untuk keberhasila n pencapaian indikator kinerja individu

PO KJ A 4

1 Ta hu n

1 7 9

Pengemban gan mekanisme pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID

Pengemba ngan dan Penerapan pemberian informasi dan pengelolaa n pengaduan oleh PPID

PO KJ A 4

1 Ta hu n

1 8 0

Penerapan mekanisme pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID

Pengemba ngan dan Penerapan pemberian informasi dan pengelolaa n pengaduan oleh PPID

PO KJ A 4

4 Ta hu n


halaman 145

1 8 1

Evaluasi PPID

Laporan hasil evaluasi PPID

PO KJ A 4

4 Ta hu n

1 8 2

Pelatihan penyusunan LAKIP

meningkat nya Kompetens i mengenai penyusuna n LAKIP

PO KJ A 4

4 Ta hu n

1 8 3

Evaluasi LAKIP (sampling)

Laporan hasil evaluasi LAKIP (sampling)

PO KJ A 4

4 Ta hu n

1 8 4

Melakukan review laporan keuangan

Laporan/d ata review laporan keuangan

PO KJ A 4

4 Ta hu n


halaman 146

F.

Penanggungjawab

Sebagai penanggung jawab program adalah Pokja 4 yang diketuai oleh Inspektur Badan POM. Dalam melaksanakan kegiatannya, Inspektur melibatkan unit kerja terkait, misalnya Biro Perencanaan dan Keuangan. G.

Rencana Anggaran

Untuk melaksanakan seluruh kegiatan, dibutuhkan anggaran sebesar Rp. 3 M sampai tahun 2014


halaman 147

PROGRAM

PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK A.

Pencapaian

Dalam melakukan reformasi birokrasi Badan POM telah berupaya untuk meningkatkan pelayanan publik baik pre market maupun post market melalui perbaikan sistem dan peningkatan sarana dan prasarana pelayanan publik untuk registrasi, penerbitan Surat Keterangan Impor (SKI), Surat Keterangan Ekspor (SKE) dan sertifikasi obat, obat tradisional, suplemen makanan, kosmetika dan pangan, serta penilaian iklan Obat, Obat Tradisional dan Suplemen Makanan sebelum beredar. Sebagai tahap awal reformasi birokrasi, telah dilakukan launching layanan satu atap pada April 2009 untuk memberikan pelayan dengan lebih transparan serta meningkatkan kenyamanan pelayanan registrasi obat dan makanan yang dilengkapi dengan fasilitas terkini yang telah disesuaikan dengan kebutuhan untuk menunjang pendaftaran registrasi dan pelayanan SKI secara elektronik. Dengan adanya sarana pelayanan publik khusus diharapkan dapat memberikan kenyamanan dan kemudahan stakesholder. Untuk pre market, seiring dengan Harmonisasi ASEAN di bidang kosmetika maka sistem pendaftaran/registrasi produk kosmetika saat ini telah berubah menjadi sistem notifikasi dimana pelayanan notifikasi dapat diakses secara Online (e-notifikasi). Sistem elektronik juga dikembangkan pada pendaftaran, biologi, Gambar 6 Registrasi produk

obat

obat dan produk

tradisional,

suplemen

makanan dan pangan. Pada tahun ini pengembangan

e-registration

diprioritaskan pada pangan low risk. Diharapkan dengan adanya sistem e-registrasi maka pelayanan yang cepat dan efisien dapat tercapai. Pelayanan di bidang ekspor obat dilakukan melalui penerbitan Surat Keterangan Ekspor (SKE) yang harus ditunjang dengan adanya Surat Keterangan GMP sebagai bukti pemenuhan GMP pada fasilitas produksi di Industri Farmasi. Seiring dengan upaya peningkatan pelayanan di bidang ekspor obat, kemudahan dalam pelayanan penerbitan surat keterangan GMP yang saat ini masih dilakukan secara manual, telah dilakukan


halaman 148

rintisan pengembangan sistem pelayanan secara elektronik berupa penyusunan kerangka acuan dan konsep sistem yang akan dibangun. Dalam rangka menjamin kebenaran informasi tentang Obat, Obat Tradisional dan Suplemen Makanan yang memenuhi persyaratan dan ketentuan periklanan yang berlaku maka Badan POM juga melakukan Penilaian Iklan Obat, Obat Tradisional dan Suplemen Makanan sebelum beredar. Sebagai upaya dalam meningkatkan pelayanan publik di bidang penilaian iklan sebelum beredar,

ketepatan waktu penilaian dan pelayanan

menjadi tolok ukur keberhasilannya. Saat ini telah disempurnakan Standar Pelayanan Publik dengan menetapkan Standar Pelayanan Minimal dalam tiap jenis pelayanan. Penyusunan standar pelayanan publik akan melibatkan stakesholder dengan tujuan mengakomodir kebutuhan stakesholeder dalam pelayanan publik yang efektif dan efisien. Untuk meningkatkan kemampuan SDM dalam bidang pelayanan publik, telah dikembangkan standar kompetensi penilai keamanan, mutu, kasiat dan kemanfaatan obat, obat tradisional, suplemen makanan, kosmetika dan pangan (pada program penataan manajemen SDM aparatur). Pengembangan standar kompetensi tersebut diiringi dengan penetapan kebutuhan pelatihan bagi penilai sehingga pelatihan sesuai dengan standar kompetensi yang ditetapkan. Perkuatan legalisasi pelayanan publik terus diupayakan untuk meningkatkan pelayanan sesuai perkembangan teknologi terkini dengan melakukan penyusunan maupun revisi peraturan dan ketentuan di bidang pengawasan Obat, Obat Tradisional, Suplemen Makanan, Kosmetika dan Pangan (pada program penataan prraturan perundangundangan). Peraturan tersebut dipublikasikan baik melalui sosialisasi maupun pencantuman dalam website Badan POM untuk kemudahan akses (pada program monitoring dan evaluasi). Sebagai jaminan konsistensi pelayanan publik, pengembangan Quality Management System (QMS) Badan POM telah dilakukan (pada program penataan tatalaksana). QMS ini bertujuan agar proses pelayanan publik dapat berjalan efisien dan efektif. Untuk post market, sejak bulan Juli 2008, penerbitan SKI dilakukan melalui jalur elektronik (on-line) atau National Single Window (NSW) dan atau manual. Sistem NSW adalah suatu sistem yang memungkinkan dilakukannya Single Submission of Data and Information; Single Synchronous processing Data and Information; dan Single Decision Making for customs release and clearance of cargoes. (Peraturan Pemberlakuan sistem elektronik terlampir).


halaman 149

Saat ini, penerbitan SKI untuk bahan baku dan produk jadi atau produk terdaftar Obat dan Makanan secara elektronik telah dilakukan di Pusat, Balai Besar POM di Medan, Semarang dan Surabaya. Sedangkan pemasukan produk jadi yang diperuntukkan untuk tujuan riset, pameran dan keperluan sendiri (Special Access Scheme) masih dilakukan secara manual. Diharapkan dengan adanya sistem NSW maka pelayanan publik yang murah, terjangkau, cepat dan aman dapat tercapai. Penerbitan SKI erat kaitannya dengan pelayanan publik sehingga Badan POM berusaha untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik dengan menetapkan Tingkat Layanan (Servive Level Agreement) di lingkungan Badan POM. (Terlampir Keputusan mengenai SLA). Pemasukan produk obat, obat tradisional, kosmetika, produk komplemen dan makanan dari berbagai negara ke Indonesia menyebabkan pemerintah dalam hal ini Badan POM, tidak dapat memberikan proteksi secara sepihak kepada produk-produk dalam negeri. Oleh karena itu, untuk mencegah beredarnya obat, obat tradisional, kosmetik, produk koplemen dan makanan tanpa ijin edar Badan POM menerbitkan Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia tentang Pengawasan Pemasukan Obat dan Makanan sebagai berikut : 1.

Peraturan Kepala Badan POM Nomor HK.03.1.23.04.11.03724 tahun 2011 tentang Pengawasan Pemasukan Kosmetika (terlampir)

2.

Peraturan Kepala Badan POM

Nomor HK.00.05.42.2996 tentang Pengawasan

Pemasukan Obat Tradisional (terlampir) Sedangkan untuk produk komplemen, penerbitan SKI masih mengacu pada peraturan Kepala Badan POM tentang Obat Tradisional. Diharapkan ke depan dapat diterbitkan Peraturan Kepala Badan Pom tentang Pengawasan Pemasukan Produk Komplemen. Selain pelayanan SKI, pengawasan post market juga memberikan pelayanan untuk penerbitan Surat Keterangan Ekspor (SKE). Saat ini, pelayanan SKE masih dilakukan secara manual dimana pemohon datang dan POM dengan membawa surat permohonan. Diharapkan ke depan, akan dikembangkan sistem elektronik untuk SKE sehingga akan mengefisiensikan waktu dan biaya. Badan POM juga melakukan pemberdayaan masyarakat (public empowerment) agar masyarakat memiliki kesadaran dan kemampuan untuk mencegah dan melindungi diri sendiri terhadap risiko dari Obat dan Makanan yang tidak memenuhi standar yang berlaku.


halaman 150

Terkait perlindungan kesehatan masyarakat dari risiko produk obat dan makanan yang tidak memenuhi syarat, maka Badan POM melakukan kegiatan untuk membentuk citra positif Badan POM, layanan pengaduan dalam rangka penanganan kasus/keluhan yang merupakan kepentingan, keinginan dan harapan konsumen (consumer insight), penyuluhan kepada industri rumah tangga pangan (IRTP), Penyuluhan Keamanan Pangan, bimbingan industri obat tradisional, layanan informasi obat dan keracunan. Untuk itu, Badan Pengawas Obat dan Makanan menyusun program dan kegiatan dengan lebih mengedepankan upaya perlindungan kepada masyarakat dengan dasar analisis risiko.

Program

kegiatan

tersebut

merupakan bagian dari pelayanan publik yang

diberikan

Badan

POM

kepada

masyarakat melalui komunikasi, informasi dan edukasi (KIE). Seiring dengan era teknologi informasi saat

Gambar 7 Pemberian KIE terhadap konsumen

ini, maka strategi KIE yang dilakukan dan media yang digunakan adalah dengan memanfaatkan teknologi media dan teknologi informasi yang sedang banyak diminati di masyarakat sehingga pendekatannya sesuai dengan apa yang ada di masyarakat.

Lebih jauh, kegiatan pemberdayaan masyarakat diharapkan juga merupakan strategi, fungsi kebijakan dan kemampuan untuk berhubungan dengan publik dalam membentuk kebijakan yang pada akhirnya dapat berpengaruh terhadap pemulihan citra institusi (Corporate Image Recovery). Hal ini selain dapat mengatasi krisis, juga guna mendukung program kebijakan revitalisasi Badan POM, terkait public awareness yaitu mewujudkan kesadaran dan pengetahuan masyarakat akan pentingnya informasi, publikasi dan edukasi terkait obat dan makanan sehingga masyarakat dapat melindungi diri dari produk yang dapat berisiko terhadap kesehatan. Sebagai tolak ukur keberhasilan upaya peningkatan pelayanan yang telah dilakukan Badan POM, juga dilakukan pengukuran dari sudut pandang pelanggan yaitu dengan melakukan survey kepuasan pelanggan dari para stakeholder yang selanjutnya dievaluasi guna penyempurnaan pelayanan publik.


halaman 151

B.

Rencana

Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Pre Market. Penguatan pelayanan publik untuk pengawasan pre market dilakukan dengan menyelenggarakan pelayanan registrasi Obat dan Makanan dengan pendekatan CEPPATT (Cekatan, Efisien, Profesional, Pasti, Akuntabel, Transparan dan Tanggap), dengan penjelasan sebagai berikut: Cekatan (Sigap dan terampil dalam melayani registrasi obat dan makanan, serta memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik); Efisien (Optimalisasi proses pra registrasi melalui self assessment oleh pendaftar, konsistensi proses penilaian, pra sertifikasi melalui self assessment pendaftar, proses pendaftaran iklan); Profesional (Melakukan penilaian dengan akurat dan scientific based); Pasti (Kepastian persyaratan registrasi, sertifikasi dan pendaftaran iklan, kepastian waktu pelayanan dan pemenuhan terhadap timeline, kepastian biaya PNBP obat dan makanan yang dibayarkan sesuai peraturan yang berlaku); Akuntabel (Penilaian obat dan makanan sertifikasi dan pendaftaran iklan dapat dipertangung jawabkan sesuai peraturan dan ilmiah); Tanggap (Responsif terhadap keluhan pendaftar melalui tindakan CAPA (corrective action, preverentive action); Transparan (Semua persyaratan dan prosedur dapat diakses oleh pendaftar) Dengan demikian CEPPATT merupakan perluasan dari 14 aspek pelayanan publik. Selain perbaikan pada pola pelayanan keluar, ke dalam Badan POM juga melakukan perbaikan ke dalam. Ke depan, akan dilakukan berbagai intervensi dalam rangka meningkatkan pelayanan seperti peningkatan Quality Management System (QMS) dan elektronisasi registrasi obat dan makanan. Sistem Notifikasi Kosmetika secara on-line merupakan satu yang akan dikembangkan pertama, dilanjutkan dengan pengembangan sistem registrasi on-line untuk obat, obat tradisional, supplemen makanan dan makanan dilakukan secara bertahap. Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Post Market Penguatan pelayanan publik untuk pengawasan post market, dilakukan dengan menyelenggarakan Pelayanan PRIMA dalam Penerbitan SKI/SKE, dengan penjelasan sebagai berikut :


halaman 152

Perbaikan layanan secara terus menerus (Menyesuaikan dengan perubahan, menciptakan lingkungan yang nyaman dan kondusif, melibatkan staf dalam perencanaan perubahan); Revitalisasi sumber daya manusia (Training petugas layanan peningkatan kompetensi SDM, training costumer/pelanggan); Intensifikasi sistem layanan (Penyempurnaan bisnis proses system, penyempurnaan sistem antrian, ketersediaan tracking system); Memangkas birokasi layanan (Penyederhanaan prosedur layanan, penyederhanaan persyaratan - tetap mengutamakan SEQ, kepastian waktu layanan, kemudahan akses pembayaran, transparasi biaya); Atasi keluhan pelanggan (Kecepatan dalam penanganan keluhan, layanan konsultasi/help desk untuk bisnis proses dan sistem, layanan informasi konsumen) Ke depan, akan dilakukan dengan pengembangan NSW melalui :pengembangan eregistrasi Single Sign On (SSO), perluasan catchment area penerbitan SKI on line di Balai Besar/Balai POM di seluruh Indonesia, perencanaan SKI paperless / sertifikat elektronik non signature, identifikasi dan updating HS code obat dan makanan serta perencanaan dan pembangunan/Penerbitan SKE secara elektronik (on line) untuk sertifikasi Sarana Produksi, sertifikasi Sarana Distribusi dan pendaftaran iklan. Peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik, akan dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut : mengimplementasikan strategi komunikasi dan kehumasan, melakukan identifikasi berita tentang Badan POM di media, melakukan pemetaan media, melakukan review strategi komunikasi dan kehumasan, melakukan penanganan

keluhan/saran

pengaduan

konsumen,

/masukan

melaksanakan

secara

langsung,

Mapping

meningkatkan

Potensial

layanan

Konsumen

pengembangan Layanan Informasi Obat dan Makanan yang up-to-date

ULPK,

(termasuk

peningkatan layanan informasi obat dan informasi keracunan serta pengembangan sistem informasi dan perkuatan infrastruktur teknologi informasi), meningkatkan layanan perpustakaan Badan POM, meningkatkan penyebaran informasi keamanan pangan, meningkatkan penyebaran informasi obat asli Indonesia, serta meningkatkan layanan perpustakaan Badan POM


halaman 153

Penguatan Pelayanan Publik untuk Pengujian Produk Obat dan Makanan serta Kalibrasi Alat Ukur Ruang lingkup perkuatan pengujian produk obat dan makanan serta kalibrasi alat ukur adalah sebagai berikut: peningkatan prosentase pencapaian time line pengujian dan kalibrasi, penambahan ruang lingkup pengujian dan kalibrasi yang terakreditasi, peningkatan jumlah dan jenis Baku Pembanding, peningkatan kepuasan pelanggan. Dalam mewujudkan penguatan pelayanan pengujian produk obat dan makanan serta kalibrasi alat ukur, akan dilakukan langkah-langkah pemenuhan sarana dan prasarana termasuk peningkatan kompetensi pengujian untuk memenuhi timeline pengujian yang ditetapkan. C.


Berbeda dengan kriteria keberhasilan untuk program reformasi birokrasi yang lain, kriteria keberhasilan untuk program peningkatan pelayanan publik, lebih detil ditetapkan. Hal ini dilakukan karena muara seluruh program reformasi birokrasi Badan POM adalah perbaikan mutu pelayanan publik yang dilakukan oleh Badan POM. Dengan demikian kepercayaan masyarakat, dan stakeholder yang lain pada Badan POM diharpkan meningkat pula. Indikator/kriteria keberhasilan yang lebih detil/mikro ini juga diharapkan dapat digunakan sebagai bahan informasi dan promosi reformasi birokrasi kepada masyarakat. Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Pre Market 1)

Kriteria Keberhasilan pelayanan satu atap a. Pembangunan dan pengadaan sarana dan prasarana tepat waktu. b. Terwujudnya sistem pelayanan registrasi yang lebih sistematis, cepat dan professional. c. Tersedia Sumber Daya Manusia terlatih sesuai dengan kebutuhan.

2)

Kriteria keberhasilan pembangunan/pembenahan sistem registrasi on-line untuk obat, makanan dan komestik a. Tersedianya sistem data base obat dan makanan yang sudah terintegrasi dan sistem aplikasi manajemen data. b. Terwujudnya proses kerja bagian operasional dan tempat penyimpanan data serta pengelolaan yang lebih tersentralisasi (evaluasi melalui audit internal).


halaman 154

3)

Kriteria Keberhasilan implementasi/sosialiasi sistem registrasi on-line untuk obat, makanan dan komestik a. Kemudahan akses informasi bagi pendaftaran tanpa harus melakukan interaksi langsung dengan petugas (melalui survey pelanggan terhadap ketersediaan informasi) b. Pembaharuan data secara terus menerus (monitoring dan evaluasi data terkini). c. Kemudahan untuk melakukan pemantauan terhadap proses registrasi produk (evaluasi jumlah pemanfaatan electronic tracking system).

Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Post Market 1)

Kriteria Keberhasilan Pengembangan /NSW a. Terwujudnya system e-registrasi SSO yang lebih efisien b. Terwujudnya perluasan catchment area penerbitan SKI on line di Balai Besar/Balai POM di seluruh Indonesia c. Terwujudnya SKI paperless / sertifikat elektronik non signature d. Pembaharuan data HS code khusus obat dan makanan

2)

Kriteria keberhasilan pembangunan sistem registrasi on-line untuk SKE obat, obat tradisional, kosmetik dan makanan a. Kemudahan akses informasi bagi produsen/eksportir tanpa harus melakukan interaksi langsung dengan petugas b. Tersedianya sistem data base obat dan makanan yang sudah terintegrasi

Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik 1)

Kriteria Keberhasilan implementasi strategi komunikasi dan kehumasan adalah : Terlaksana kegiatan strategi komunikasi dan kehumasan melalui jumpa pers, media visit, talkshow, pameran, iklan layanan masyarakat, artikel dimedia dll.

2)

Kriteria Keberhasilan identifikasi berita tentang Badan POM di media adalah : Teridentifikasinya berita berimplikasi positif, netral dan negatif terhadap Badan POM.

3)

Kriteria keberhasilan pemetaan media, adalah : Teridentifikasinya media massa yang memuat berita tentang Badan POM.

4)

Kriteria keberhasilan review strategi komunikasi dan kehumasan, adalah : Terciptanya strategi komunikasi dan kehumasan sesuai kebutuhan.


halaman 155

5)

Kriteria Keberhasilan melakukan penanganan keluhan/saran /masukan secara langsung, adalah : a. Terpenuhinya penanganan keluhan/saran /masukan b. Terselesaikannya permasalahan/keluhan konsumen

6)

Kriteria Keberhasilan layanan pengaduan konsumen, adalah : a. Meningkatnya layanan pengaduan konsumen b. Tercapainya kepuasan konsumen

7)

Kriteria Keberhasilan Mapping Potensial konsumen ULPK Badan POM, adalah : Tersedianya data konsumen yang potensial terhadap ULPK Badan POM

8)

Kriteria Keberhasilan layanan informasi obat dan keracunan, adalah : a. Terpenuhinya permintaan informasi terkait dengan obat dari stakeholder termasuk masyarakat luas b. Tersedianya akses informasi yang mudah terkait dengan obat dan keracunan bagi peminta informasi termasuk kemudahan menghubungi petugas pemberi informasi dan tersedianya informasi obat dan keracunan di website Badan POM. c. Meningkatnya permintaan informasi obat dan keracunan

9)

Kriteria Keberhasilan layanan perpustakaan Badan POM, adalah : a. Meningkatnya jumlah pengunjung perpustakaan b. Meningkatnya jumlah pustaka yang terkait dengan pengawasan Obat dan Makanan

10) Kriteria keberhasilan penyebaran informasi obat asli Indonesia, adalah : a. Terlaksananya penyebaran informasi melalui pameran obat asli Indonesia di dalam negeri maupun di luar negeri. b. Jumlah konsumen yang memperoleh informasi obat asli Indonesia. c. Terlaksananya bimbingan teknis kepada industri obat asli Indonesia. d. Jumlah industri obat asli Indonesia yang mengikuti bimbingan teknis. e. Jumlah permintaan terhadap publikasi yang diterbitkan oleh Direktorat Obat Asli Indonesia. f.

Jumlah masyarakat yang mengunjungi Kebun Tanaman Obat Citereup.

g. Frekuensi pelaksanaan talkshow obat asli Indonesia.


halaman 156

Penguatan Pelayanan Publik untuk Pengujian Produk Obat dan Makanan serta Kalibrasi Alat Ukur 1) Kriteria keberhasilan peningkatan prosentase pencapaian time line pengujian dan kalibrasi adalah : a. Tersedianya sarana dan prasarana pengujian dan kalibrasi sesuai kebutuhan. b. Terimplementasinya Prosedur Tetap Jaminan Mutu dan Instruksi Kerja Pelayanan Pengujian. 2) Kriteria keberhasilan penambahan ruang lingkup pengujian dan kalibrasi yang terakreditasi, adalah : a. Tersedianya Metode Analisis yang tervalidasi. b. Tersedianya sumber daya manusia yang kompeten. 3) Kriteria keberhasilan peningkatan jumlah dan jenis Baku Pembanding, adalah : a. Terselenggaranya uji kolaborasi Baku Pembanding. b. Tersedianya anggaran pengadaan Baku Pembanding. 4) Kriteria keberhasilan peningkatan kepuasan pelanggan, adalah : a. Tersedianya fasilitas dalam memenuhi pelayanan publik. b. Tersedianya prosedur evaluasi pelayanan pelanggan. D.

Agenda Prioritas

Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Pre Market 1. Pengembangan sistem notifikasi kosmetika secara on-line menjadi priotitas utama karena sejalan dengan implementasi harmonisasi ASEAN dalam bidang kosmetika. Pengembangan dimulai pada tahun 2010 dan telah diimplementasikan sejak awal tahun 2011. 2. Pengembangan sistem registrasi on-line secara bertahap untuk obat, obat tradisional, supplemen makanan dan makanan : a. Tahun 2011 diprioritaskan untuk pengembangan registrasi on-line produk pangan low risk. b. Tahun 2012 untuk pengembangan registrasi on-line obat, obat tradisional dan supplemen makanan, 3.

Penyediaan layanan informasi obat dan produk biologi berbasis web.


halaman 157

Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Post Market 1.

Pengembangan sistem e-registrasi SSO untuk obat, obat tradisional, kosmetik, suplemen makanan dan makanan diprioritaskan untuk mengefisiensikan sistem registrasi NSW yang sudah ada. Pengembangan SSO telah dimulai sejak tahun 2011.

2.

Perencanaan untuk mewujudkan SKI yang paperless/sertifikat elektronik non signature pada tahun 2011 sehingga dapat dikembangkan pada tahun 2012

3.

Identifikasi HS code khusus untuk obat dan makanan pada tahun 2011 sehingga dapat dilakukan updating data HS Code pada tahun 2012

4.

Perencanaan Pembangunan/Penerbitan SKE secara elektronik (on line)

Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik Peningkatan frekuensi informasi publik yang dapat difasilitasi untuk dipublikasi ke media massa dan stakeholder. 1. Penguatan layanan pengaduan/permintaan informasi tentang obat dan makanan. 2. Pengembangan system layanan informasi obat dan keracunan dengan memanfaatkan teknologi media dan teknologi informasi komunikasi sesuai dinamika perkembangan 3. Peningkatan kualitas layanan informasi obat dan keracunan melalui : 4. Penguatan layanan informasi obat melalui perluasan diseminasi Approved label produk obat a. Penguatan layanan informasi keracunan diprioritaskan pada pengembangan dan pemutakhiran data kasus dan insiden keracunan terutama terkait dengan keracunan pangan sehingga data-data tersebut dapat dimanfaatkan baik internal maupun eksternal Badan POM untuk merencanakan program/kegiatan terkait. b. Pengembangan Layanan perpustakaan diprioritaskan pada penyediaan pustaka secara online dan integrasi pustaka dari semua Balai Besar/Balai POM di Indonesia 5. Peningkatan frekuensi bimbingan teknis yang dapat dilaksanakan kepada industri obat asli Indonesia. (Dit OAI) Penguatan Pelayanan Publik untuk Pengujian Produk Obat dan Makanan serta Kalibrasi Alat Ukur 1.

Peningkatan prosentase pencapaian time line pengujian dan kalibrasi melalui ketersediaan sarana dan prasarana pengujian dan kalibrasi serta pelatihan SDM


halaman 158

sesuai kebutuhan. Pengadaan instrumen laboratorium secara massive dimulai sejak tahun 2008 dan berlanjut hingga sekarang. 2.

Penambahan 100 ruang lingkup pengujian dan kalibrasi yang terakreditasi pada tahun 2012.

3.

Peningkatan jumlah dan jenis Baku Pembanding melalui automatisasi proses pengemasan dan pelabelan Baku Pembanding, perluasan jejaring kolaborasi Baku Pembanding dan penunjukan Laboratorium Unggulan untuk Baku Pembanding di BB/BPOM tahun 2012.

4.

Peningkatan kepuasan pelanggan melalui peningkatan informasi pelayanan pengujian secara real time (on line) dan perbaikan penanganan pelayanan parkir tahun 2012.

E. 1.

Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja Pelayanan Satu Atap (One Roof Service) Tahapan Kerja : a)

Pembangunan Gedung Pelayanan Publik

b)

Penyiapan Sarana Pendukung

c)

Penyiapan sumberdaya manusia untuk menunjang pelayanan registrasi

d) Sosialisasi dan implementasi Waktu/Jangka Waktu Pelaksanaan : a) Pembangunan dan penyiapan sarana pelayanan telah dimulai sejak tahun 2007– 2008. b) Penyiapan sumberdaya manusia telah dilakukan sejak tahun anggaran 2008– 2009. c) Sosialisasi dan Implementasi -

Pemanfaatan sarana pelayanan registrasi obat dan makanan Untuk mewujudkan pelayanan publik yang lebih transparan telah dibangun gedung khusus untuk pelayanan satu atap dengan pelayanan registrasi Obat dan Makanan yang terpisah dari ruang kerja/ruang Evaluasi. Fasilitas yang tersedia pada gedung baru adalah ruang tunggu yang lebih nyaman. Ruang Konsultasi yang lebih terbuka untuk menunjukan transparasi serta dilengkapi dengan sarana penunjang pelayanan publik ini telah dimanfaatkan sejak bulan April 2009.

-

Implementasi sistem antrian otomatis


halaman 159

Dalam upaya meningkatkan ketertiban dalam pelayanan registrasi Obat dan Makanan sedang dikembangkan sistem antrian otomatis yang direncanakan akan di Louncing pada akhir Desember 2009. -

Visualisasi Tata Cara Pendaftaran Obat dan Makanan Visualisasi tata cara pendaftaran obat dan makanan bertujuan untuk memberikan informasi tata cara pendaftaran obat dan makanan dengan cara yang lebih mudah untuk dipahami oleh pendaftar.

2.

Pengembangan sistem registrasi on-line untuk obat, makanan dan komestik Tahapan kerja : a)

Pemutakhiran database obat dan makanan yang lengkap dan komprehensif.

b)

Identifikasi dan penyiapan peraturan, pedoman dan prosedur guna penerapan sistem self assessment.

c)

Penyiapan sistem aplikasi manajemen data.

d) Penyediaan sarana penunjang registrasi sistem elektronik. e)

Penyiapan sumber daya manusia

f)

Sosialisasi dan implementasi

Waktu/jangka waktu pelaksanaan : a) Persiapan untuk perancangan dan pembuatan program aplikasi sistem registrasi elektronik telah dimulai dari tahun 2008 serta penyelesaian ditargetkan di tahun 2012. b) Sosialisasi dan implementasi -

Implementasi pemutakhiran database obat dan makanan Implementasi pembaharuan database obat dan makanan harus selalu dilakukan dan dipantau sacara terus menerus dengan program pengawasan melekat.

-

Sosialisasi dan implementasi peraturan, pedoman dan prosedur Kejelasan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pendaftar merupakan salah satu komponen pokok dalam proses registrasi obat dan makanan. Persyaratan yang telah ditetapkan harus disosialisasikan kepada pelaku usaha. Dalam implementasinya, informasi persyaratan tersebut harus disampaikan kepada pendaftar melalui sarana yang mudah diakses baik secara manual (ditempel pada papan pengumuman) maupun elektronik (melalui website).

-

Sosialisasi dan implementasi sistem elektronik registrasi obat dan makanan.


halaman 160

Implementasi sistem elektronik registrasi obat dan makanan diawali dengan uji coba sistem untuk menguji akurasi data dan laporan (report) yang dihasilkan. Untuk meningkatkan keterampilan dan pemahaman operator dan supervisor perlu dilakukan pelatihan kepada pengguna, dalam hal ini sosialisasi dan pelatihan kepada petugas internal Badan POM. Tahap selanjutnya, sosialisasi dan pelatihan dilakukan kepada pendaftar. -

Sosialisasi notifikasi Kosmetika dimulai tahun 2010 akhir dan telah diimplemantasikan pada tahun 2011. Sedangkan sosialisasi registrasi on-line Obat, Obat Tradisional, Supplemen Makanan dan Makanan dimulai pada tahun 2012 untuk target implementasi secara penuh pada tahun 2014.

3.

Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Post Market Tahapan kerja dan waktu pelaksanaan: a)

Pemutakhiran database obat Pengembangan e-reg SSO : tahun 2011 - Sosialisasi dan Implementasi e-reg SSO : tahun 2012 - Implementasi e-reg SSO dan Monev : tahun 2013 - Implementasi e-reg SSO dan Monev :tahun 2014

b)

Perluasan catchment area penerbitan SKI on line di Balai Besar/Balai POM di seluruh Indonesia : - Pengembangan SKI on-line: tahun 2011 - Perluasan SKI on-line: tahun 2012 - Implementasi : tahun 2013 - Implementasi:tahun 2014

c)

SKI paperless / sertifikat elektronik non signature - Perencanaan SKI paperless / sertifikat elektronik non signature: tahun 2011 - Pengembangan SKI paperless/ sertifikat elektronik non signature: tahun 2012 - MoU SKI paperless/ sertifikat elektronik non signature : tahun 2013 - Implemetasi SKI paperless/ sertifikat elektronik non signature: tahun 2014

d) HS code khusus obat dan makanan - Identifikasi HS code Obat dan Makanan: tahun 2011 - Up dating HS code di Bea Cukai: tahun 2012 - Sosialisasi HS Code Obat dan Makanan : tahun 2013 - Implementasi HS code Obat dan Makanan :tahun 2014 e)

Pembangunan sistem registrasi on-line untuk SKE obat, obat tradisional, kosmetik dan makanan


halaman 161

- Perencanaan: tahun 2011 - Pembuatan SKE on-line: tahun 2012 - Pengembangan SKE on-line: tahun 2013 - Implementasi SKE on-line: tahun 2014 4.

Pemberdayaan Masyarakat 1)

Layanan informasi -

Penyediaan akses informasi terstandar (approved label)

-

Pengembangan layanan rujukan dalam layanan informasi dan konsultasi segala aspek penggunaan obat.

-

penyediaan akses layanan informasi terkait keracunan akibat penggunaan produk obat dan makanan yang tidak tepat termasuk pencegahan keracunan.

2) Informasi, Publikasi dan Edukasi -

Pembuatan

produk

informasi

berbentuk

cetak/elektronik

seperti

informatorium, buku, booklet, buletin, leaflet, poster, presentasi, katalog, kaleidoskop, video movie, rilis/public warning serta bahan/materi informasi lainnya -

Publikasi, deseminasi, edukasi melalui kegiatan sosialisasi, bimbingan teknis, workshop/seminar, talkshow, pameran, artikel, iklan layanan masyarakat, dan penyuluhan serta kegiatan lain dalam rangka perlindungan konsumen, yang ditujukan ke kalangan eksternal.

-

Pembangunan citra Badan POM melalui pengelolaan krisis : identifikasi krisis, menganalisis krisis, mengatasi krisis serta mengevaluasi krisis melalui kegiatan yang dapat meredam krisis, diantaranya melalui Press conference, dan media visit.

-

Penyuluhan industri OAI bertujuan untuk membina industri kecil OAI melalui pelatihan, dokumentasi sederhana, sosialisasi peraturan yang terkait di bidang obat tradisional, pedoman klaim, strategi pemasaran, hak kekayaan intelektual terkait pengetahuan tradisional dan sistem pelaporan produksi/distribusi.

-

Penyelenggaraan KIE tentang keamanan pangan.

3) Layanan perpustakaan -

Penyediaan akses ke sumber-sumber informasi dari seluruh dunia.

-

Pengelolaan kepustakaan secara konvensional dan elektronik


halaman 162

-

Penyediaan literatur rujukan terkait obat dan makanan dan terletak di pusat serta di Balai Besar/Balai POM seluruh Indonesia.

4) Layanan pengaduan -

Penyelenggaraan layanan pengaduan

-

Pemecahan masalah pengaduan yang menyangkut berbagai hal terkait produk obat, makanan, kosmetik, obat tradisional

-

Pemberian informasi dan penyelenggaraan komunikasi publik

-

Pengembangan sistem peringatan dini (early warning system) yang berfungsi sebagai petunjuk awal dalam pelaksanaan sampling pengawasan obat dan makanan.

5. Penguatan Pelayanan Publik untuk Pengujian Produk Obat dan Makanan serta Kalibrasi Alat Ukur Tahapan kerja : a) Menyusun standar sarana dan prasarana pengujian dan kalibrasi b) Identifikasi kebutuhan sarana dan prasarana pengujian dan kalibrasi c) Mengembangkan baku mutu pengujian termasuk timeline d) Melakukan monitoring dan evaluasi capaian time line pengujian dan kalibrasi setelah terpenuhi sarana dan prasaranan serta pelatihan SDM. e) Automatisasi Proses Pengemasan dan Pelabelan Baku Pembanding tahun 2012. f) Implementasi automatisasi proses pengemasan dan pelabelan Baku Pembanding tahun 2012-2013. g) Evaluasi peningkatan jumlah dan jenis Baku Pembanding setelah implementasi automatisasi proses pengemasan dan pelabelan Baku Pembanding tahun 2014. h) Peningkatan kepuasan pelanggan melalui peningkatan informasi pelayanan pengujian secara real time (on line) dan perbaikan penanganan pelayanan parkir.


halaman 163

Secara umum, Waktu pelaksanaan dan tahapan kerja sebagai berikut : Formulir 3 Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi

N o

PROGRAM/ KEGIATAN


PENA NGGU NG JAW AB

AL OKA SI W AK TU

2011

1

2

3

4

5

6

7

2012

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

6

7

2013

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK

6

7

2014

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

6

7

8

9

#

#

#



6,9 T

1 8 5

Identifikasi pelayanan publik Badan POM

Laporan hasil identifikasi pelayanan publik Badan POM

PO KJA 5

1 Ta hu n

1 8 6

Penyusunan draft standar pelayanan

Draft pedoman standar pelayanan

PO KJA 5

1 Ta hu n

1 8 7

Finalisasi standar pelayanan (QUICK WIN 1)

Dokumen Pedoman standar pelayanan

PO KJA 5

3 BU LA N


halaman 164

1 8 8

Pengembang an e-reg dan e-notifikasi

Meningkat nya pelayanan publik kepada stakeholde r

PO KJA 5

4 Ta hu n

1 8 9

Sosialisasi SP

Meningkat nya kualitas pelayanan publik kepada masyaraka t dan Pelaku usaha

PO KJA 5,6, 7

1 Ta hu n

1 9 0

Implementas i SP

Meningkat nya kualitas pelayanan publik kepada masyaraka t dan Pelaku usaha

PO KJA 5,6, 7

4 Ta hu n

1 9 1

Penerapan sistem eksporimpor

Meningkat nya pelayanan publik dalam sistem eksporimpor

PO KJA 6

3 th


halaman 165

1 9 2

Pernerapan e-reg dan enotifikasi secara bertahap

Meningkat nya pelayanan publik kepada stakeholde r

PO KJA 5

4 Ta hu n

1 9 3

Perkuatan infrastruktur di seluruh unit layanan publik

Meningkat nya infrastrukt ur di seluruh unit layanan publik

PO KJA 5,6, 7

3 Ta hu n

1 9 4

Peningkatan koordinasi lintas sektor termasuk advokasi pengawasan pangan jajanan anak sekolah (PJAS) Penyusunan pedoman evaluasi pelayanan publik

Meningkat nya Koordinasi dengn lintas sektor

PO KJA 6

3 Ta hu n

dokumen Pedoman evaluasi pelayanan publik

PO KJA 5,6, 7

3 Ta hu n

Evaluasi kinerja pelayanan

Laporan hasil evaluasi kinerja pelayanan publik

PO KJA 5,6, 7

3 Ta hu n

1 9 5

1 9 6


halaman 166

1 9 7

1 9 8

1 9 9

2 0 0

Penyusunan dokumen level I, II, III, IV ISO 9001:2008 Sinkronisasi ISO 9001:2008 dari unit kerja yang sudah mendapatka n sertifikat ke sistem Badan POM Sinkronisasi ISO 17025 dari laboratoriu m pengujian Badan POM seluruh Indonesia dengan ISO 9001:2008 Badan POM Audit PIC/s (Pharmaceuti cal Inspection Cooperation Scheme)

Sertifikat ISO 9001:2008

PO KJA 1

1 Ta hu n

Penerapan ISO 9001:2008 dalam sistem Badan POM

PO KJA 1

1 Ta hu n

Penerapan ISO 17025 dengan ISO 9001:2008 dalam sistem Badan POM

PO KJA 6

1 Ta hu n

Penerapan PIC/s (Pharmaceu tical Inspection Cooperation Scheme) dalam Sistem Badan POM

PO KJA 6

1 Ta hu n


halaman 167

2 0 1

Sertifikasi sistem mutu (ISO 9001:2008) Badan POM (keseluruha n/1 sertifikat induk Badan POM dan 53 sertifikat unit kerja) pemeliharaa n sistem mutu ISO 9001:2008

Sertifikat ISO 9001:2008

PO KJA 1

1 Ta hu n

Konsistenn ya penerapan sistem mutu ISO 9001:2008

PO KJA 1

3 Ta hu n

2 0 3

Keanggotaa n dalam PIC/s

Penerapan PIC/s (Pharmaceu tical Inspection Cooperation Scheme) dalam Sistem Badan POM

PO KJA 6

3 Ta hu n

2 0 4

pemeliharaa n sistem mutu ISO 17025

Konsistensi sistem mutu ISO 17025

PO KJA 6

3 Ta hu n

2 0 2


halaman 168

2 0 5

2 0 6

2 0 7

Penyelengga raan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat Sosialisasi metode pelaksanaan survey kepuasan pelanggan di Balai Besar/Balai POM

Nilai kepuasan pelanggan diseluruh unit pelayanan Publik di Badan POM

PO KJA 5,6, 7

1 Ta hu n

penerapan metode pelaksanaa n survey kepuasan pelanggan di Balai Besar/Bala i POM

PO KJA 5,6, 7

1 Ta hu n

Penyelengga raan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat dan Balai Besar/Balai POM

Nilai kepuasan pelanggan diseluruh unit pelayanan Publik di Badan POM

PO KJA 5,6, 7

3 Ta hu n


halaman 169

2 0 8

pengembang an SOP, metode dan sarana penyampaia n keluhan/sar an/masukan Penanganan keluhan/sar an /masukan secara langsung peningkatan layanan pengaduan konsumen

Meningkat nya Sistem Pelayanan Publik

PO KJA 5,6, 7

2 Ta hu n


PO KJA 5,6, 7

4 Ta hu n


PO KJA 7

4 Ta hu n

2 1 1

evaluasi keluhan/sar an/masukan dan CAPA

Laporan hasil evaluasi keluhan/s aran/masu kan dan CAPA

PO KJA 7

4 Ta hu n

2 1 2

Implementas i strategi komunikasi dan kehumasan

Penerapan strategi komunikas i dan kehumasa n

PO KJA 7

1 Ta hu n

2 0 9

2 1 0


halaman 170

2 1 3

Identifikasi kelompok masyarakat (termasuk kelompok gender) dan pemangku kepentingan

Laporan Identifikasi kelompok masyaraka t (termasuk kelompok gender) dan pemangku kepentinga n

PO KJA 7

1 Ta hu n

2 1 4

Mapping potensi masyarakat

PO KJA 7

1 Ta hu n

2 1 5

Review strategi komunikasi dan kehumasan

Hasil Pemetaan potensi masyaraka t Laporan Hasil Review strategi komunikas i dan kehumasa n

PO KJA 7

1 Ta hu n

2 1 6

Pengembang an metode baru ke arah KIE yang lebih bersahabat

Peningkata n Pelayanan Publik ke arah KIE yang lebih bersahabat

PO KJA 7

1 Ta hu n

2 1 7

Pengembang an target audience

Peningkata n Pelayanan Publik

PO KJA 7

1 Ta hu n


halaman 171

2 1 8

Peningkatan intensitas KIE dengan masyarakat


PO KJA 7

3 Ta hu n

2 1 9

Peningkatan intensitas kehumasan


PO KJA 7

3 Ta hu n

2 2 0

Evaluasi kehumasan


PO KJA 7

3 Ta hu n

2 2 1

Evaluasi dan penyusunan grand design strategi baru

Laporan hasil Evaluasi dan penyusuna n grand design strategi baru

PO KJA 7

1 Ta hu n


halaman 172

F.

Penanggungjawab

Penanggungjawab Program Peningkatan Kualitas Kelayanan Publik, terdiri dari 4 area : a) Perkuatan sistem pengawasan pre market untuk Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik adalah Pokja 5, yang diketuai oleh Direktur Penilaian Obat dan Produk Biologi. Dalam melaksanakan kegiatannya, Direktur Penilaian Obat dan Produk Biologi berkoordinasi dengan Direktur Penilaian Obat Tradisional, Kosmetika dan Suplemen Makanan, Direktur Penilaian Keamanan Pangan serta unit kerja terkait. b) Perkuatan sistem pengawasan post market untuk Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik adalah Pokja 6, yang diketuai oleh Direktur Inspeksi dan Sertifikasi Obat Tradisional,

Kosmetika

dan

Produk

Komplemen.

Dalam

melaksanakan

kegiatannya, Direktur Inspeksi dan Sertifikasi berkoordinasi dengan Direktur Pengawasan Produksi Produk Terapetik dan PKRT, Direktur Pengawasan Distribusi Produk Terapetik dan PKRT, Direktur Inspeksi dan Sertifikasi Pangan, Kepala Pusat Pengujian Obat dan Makanan Nasional dan seluruh Balai Besar/Balai POM serta unit kerja terkait. c) Pemberdayaan Masyarakat untuk Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik adalah Pokja 7, yang diketuai oleh Kepala Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat. Dalam melaksanakan kegiatannya, Kepala Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat berkoordinasi dengan Kepala Pusat Informasi Obat dan Makanan, Direktur Obat Asli Indonesia, Direktur Surveilan dan Penyuluhan Keamanan Pangan dan Balai Besar/Balai POM dan seluruh unit kerja terkait. G.

Rencana Anggaran

Biaya yang dibutuhkan untuk keseluruhan kegiatan dalam program Peningkatan kualitas Pelayanan Publik adalah sebesar Rp. 6,9 T sampai dengan tahun 2014.


halaman 173

PROGRAM

MANAJEMEN PERUBAHAN

Latar Belakang Permasalahan 1.1. Kebijakan arah perubahan Dikaitkan dengan konsep ‘globalisasi”, maka Michael Hammer dan James Champy menuliskan bahwa ekonomi global berdampak terhadap 3 C, yaitu customer, competition, dan change.1 Pelanggan menjadi penentu, pesaing makin banyak, dan perubahan menjadi konstan. Hal ini tidak hanya terjadi di sektor privat. Sektor publik, dimana semua proses serba lamban, mantap dan seluruh perubahan seolah-olah terkendali, mau tidak mau, suka tidak suka, karena kepentingan pelanggan (yang notabene sangat besar – karena pelanggan sektor publik tentu adalah masyarakat) juga mengikuti kaidah 3 C ini. Namun sayangnya tidak banyak orang yang suka akan perubahan, walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan. Perubahan harus dihadapi, karena yang abadi adalah perubahan itu sendiri. Oleh karena itu, maka diperlukan satu manajemen perubahan agar proses dan dampak dari perubahan tersebut mengarah pada titik positif. Sebagai organisasi publik, Badan POM RI, juga tidak lepas dari perubahan itu sendiri. Perubahan yang terjadi baik dalam lingkup internal organisasi maupun perubahan yang terjadi di luar lingkup organisasi yang membawa dampak baik positif bahkan negatif bagi organisasi. Bagaimana perubahan ini dapat dikelola untuk sebesar-besar kemaslahatan organisasi, sehingga seburuk apapun dampak perubahan bagi organisasi, maka organisasi mampu mengantisipasinya. Atau bahkan dari cara pandang yang lebih positif, bagaimana organisasi mengelola perubahan menjadi suatu yang bermanfaat bagi organisasi, dan bagaimana organisasi mampu shaping the future

bagi organisasi itu

sendiri, maka Badan POM pun harus mampu mengelola konsep perubahan tersebut. Demikian juga para anggota organisasinya – yaitu seluruh SDM, harus pula mampu mengelola perubahan ke arah yang positif. Disadari bahwa mengelola perubahan bukan merupakan suatu yang sederhana. Kebanyakan organisasi dan individu dalam organisasi resisten terhadap perubahan, karena banyak faktor. Oleh karenanya, perubahan tetap harus dikelola serius, meskipun berpotensi mempunyai hambatan yang cukup besar. 1

Michael Hammer dan James Champy, Reengineering the Corporation : A Manifesto for Business Revolution, 1994


halaman 174

1.2. Dorongan perubahan Perubahan pasti terjadi, seperti dikemukakan bahwa yang abadi adalah perubahan itu sendiri. Oleh karena itu, perubahan menjadi sesuatu yang mutlak. Banyak hal yang mendorong perubahan itu sendiri terjadi, yaitu : 

Pengetahuan ekonomi;



Organisasi virtual;



Merger atau akuisisi;



Perdagangan secara elektronik



Konvergensi digital (dan seluruh konsekuensinya);



Privatisasi

Namun bukan hanya karena perubahan merupakan sesuatu yang mutlak dan banyak faktor pendorong, maka dengan sendirinya perubahan mudah dilaksanakan, mudah dikelola. Justru sebaliknya, banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan. Masalah yang paling sering dan menonjol adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri”. Istilah yang sangat populer dalam manajemen adalah resistensi perubahan (resistance to change). Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif karena justru karena adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Penolakan atas perubahan tidak selalu muncul dipermukaan dalam bentuk yang standar. Penolakan bisa jelas terlihat (eksplisit) dan segera, misalnya mengajukan protes, mengancam mogok, demonstrasi, dan sejenisnya; atau bisa juga tersirat (implisit), dan lambat laun, misalnya loyalitas pada organisasi berkurang, motivasi kerja menurun, kesalahan kerja meningkat, tingkat absensi meningkat, dan lain sebagainya.

1.3. Mengapa perubahan ditolak ? Secara umum, manusia berada dalam comfort zonenya masing-masing. Ketika manusia tersebut bersatu dalam suatu organisasi, comfort zone melebur menjadi comfort zone organisasi. Oleh karenanya, ketika terjadi suatu “agitasi” yang “mengancam” comfort zone”, reaksi paling wajar adalah penolakan. Untuk keperluan analitis, dapat dikategorikan sumber penolakan atas perubahan, yaitu penolakan yang dilakukan oleh individual dan yang dilakukan oleh kelompok atau organisasional.2

2

Stephen P. Robbins, Organizational Behavior, Concepts, Controversies, and Application, 1991


halaman 175

1.3.1. Resistensi Individual Karena persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan, maka individu punya potensi sebagai sumber penolakan atas perubahan. 

Kebiasaan



Rasa aman



Faktor ekonomi



Takut akan sesuatu yang tidak diketahui



Persepsi

Kebiasaan

Rasa Aman

Faktor Ekonomi

Resistensi Individual

Ketidakpastian

Persepsi

1.3.2. Resistensi Organisasional Organisasi, pada hakekatnya memang konservatif. Secara aktif mereka menolak perubahan. Terdapat enam sumber penolakan atas perubahan. 

Inersia struktural/penolakan terstruktur



Fokus perubahan yang berdampak luas



Inersia kelompok kerja



Ancaman terhadap keahlian



Ancaman terhadap hubungan kekuasaan yang mapan



Ancaman terhadap alokasi sumber daya


halaman 176

Inersia Struktural

Dampak Luas Perubahan

Inersia Kelompok

Resistensi Organisasional

Ancaman Keahlian

Ancaman Kekuasaan

Ancaman Alokasi Sumberdaya

1.4. Kondisi Badan POM Perubahan yang dilakukan di Badan POM adalah perubahan yang direncanakan, artinya perubahan yang memang direncanakan sebaik baiknya dalam rangka peningkatan kinerja. Artinya, kondisi saat ini dipandang sudah kurang sesuai dengan berbagai tantangan yang dihadapi Badan POM. Kondisi Badan POM saat ini adalah : Peraturan Perundang-undangan Seperti diketahui bahwa dalam Sistem Pengawasan Obat dan Makanan (SisPOM), pilar pengawasan adalah tiga lapis yaitu dunia usaha (industri dan distributor, pemerintah dan masyarakat). Dari sisi pengawasan oleh Pemerintah, lebih dijelaskan dengan diterbitkannya PP 38 tahun 2007, dimana sudah ada pembagian kewenangan antara Pusat dan Daerah. Untuk memudahkan pembagian urusan pemerintah Pusat dan Daerah, oleh Kemkes, diterbitkan Peraturan Menteri Kesehatan no 922 tahun 2008, yang menjelaskan pembagian kewenangan pengawasan di bidang obat, obat tradisional, kosmetika dan alat kesehatan. Sedangkan untuk pengawasan makanan, mengacu pada UU Pangan nomor 7 tahun 1976 dan peraturan pelaksanaannya. Setelah dilakukan pemetaan peraturan perundang-undangan, dasar hukum pelaksanaan tugas, fungsi dan kewenangan Badan POM menyebar di banyak sekali peraturan perundang-undangan, yang mungkin disharmoni antar satu peraturan perundangundangan dengan yang lain. Di sisi yang lain, disadari masih banyak keterbatasan pada peraturan perundang-undangan yang sudah ada, misalnya integrasi dan sinkronisasi antar peraturan yang masih “tenggang”, serta belum dituangkannya kewajiban dan hubungan kerja antar masing-masing komponen pengawasan. Terjadi kekosongan peraturan/regulasi yang dapat menjadi celah hukum ketika terjadi friksi atau perbedaan


halaman 177

kepentingan antar komponen pengawasan, bahkan friksi dalam satu komponen. Diperlukan suatu UU pengawasan Obat dan Makanan yang mengatur lebih komprehensif dan holistik sehingga setiap potensi friksi tersebut dapat diminimalkan. Struktur Organisasi Pada saat ini struktur Badan POM disusun berdasarkan produk yang diawasi, yaitu Obat, Makanan dan Obat Tradisional. Masing masing kedeputian mengelola setiap komoditi tersebut dari hulu sampai hilir. Misalnya kedeputian 1, mengurus obat (produk terapetik) mulai dari penyusunan standar sampai dengan pengawasan di lapangan. Begitu juga dengan deputi 2 dan 3. Dalam perjalanan waktu, pembagian struktur organisasi seperti ini dirasakan kurang efektif, sebagai contoh, apabila dijumpai masalah atau kendala dalam bidang standar, misalnya standar apa yang akan dikirim sebagai wakil Badan POM? Artinya, struktur organisasi yang ada sekarang belum mengikuti fungsi-fungsi Pengawasan Obat dan Makanan, yaitu Standardisasi, Penilaian, Sertifikasi, Pemeriksaan, Pengujian dan Penyidikan. Badan POM mempunyai 31 Balai Besar/Balai POM yang tersebar di hampir seluruh provinsi. Balai Besar/Balai POM adalah Unit Pelaksana Teknis yang menjalankan kebijakan yang telah dirumuskan di pusat. Namun kenyataannya, Balai Besar/Balai POM tidak hanya mengemban fungsi teknis. Sebagai penjuru pengawasan Obat dan Makanan di daerah, Balai Besar/Balai POM juga mempunyai fungsi koordinasi dan pembinaan yang dilakukan untuk Kabupaten/Kota di wilayah kerjanya. Hal ini sesuai dengan UU nomor 38 tahun 2007. Permasalahan ini bertambah ketika dalam menjalankan kebijakan teknis, Balai Besar/balai POM belum sepenuhnya percaya diri, terlihat dari seringnya konsultasi atau merujuk untuk sesuatu hal yang sudah menjadi tupoksi Balai Besar/Balai POM sendiri. Beberapa sebab yang diyakini sebagai pemicu kekurangmandirian Balai Besar/Balai POM antara lain, kurangnya kepercayaan yang diberikan dan atau kurangnya pembinaan sehingga kapasitas dan kompetensi balai belum sesuai dengan harapan. Luasnya wilayah Indonesia berimplikasi pada luasnya cakupan pengawasan Obat dan Makananan yang harus dilaksanakan. Balai POM yang berada di provinsi kerapkali tidak mampu mencapai daerah daerah pelosok tanah air. Sejak tahun 2003 telah di mulai pendirian Pos Pengawas Obat dan Makanan yang merupakan perpanjangan tangan balai. Beberapa tahun belakangan ini kebutuhan akan Satuan Kerja di Kabupaten semakin meningkat, ditandai dengan banyaknya pengajuan pendirian Pos POM oleh pemerintah


halaman 178

daerah. Untuk itu telah dibangun Pos POM baru di beberapa daerah terpencil, daerah pemekaran, serta wilayah perbatasan dengan negara lain. Pada saat ini telah beroperasi 8 Pos POM, dan 3 Pos POM sedang dibangun. Masih banyak wilayah yang jauh dari ibu kota provinsi yang belum tersentuh upaya pengawasan. Tatalaksana Beberapa unit kerja di Badan POM telah mendapatkan sertifikat ISO 9001 : 2008 untuk manajemen mutu yang dijalankannya. Dengan demikian, pada unit kerja tersebut tatalaksana telah dibangun sedemikian sehingga seluruh business process berjalan dengan baik. Namun, sebagai suatu sistem pengawasan Obat dan Makanan, Badan POM tentu merupakan satu kesatuan yang tidak terpecah-pecah proses kerjanya. Oleh karenanya, demi menjaga kepercayaan stakeholder termasuk publik pada Badan POM, seluruh business process Badan POM semestinya dapat disatukan. Dalam kaitan sertifikasi ISO 9001 : 2008 inipun, dilakukan sinkronisasi dengan ISO 17025, yaitu suatu akreditasi internasional untuk laboratorium. Dengan demikian, kebijakan bahwa Badan POM merupakan satu sistem yang tidak terpecah, dapat tetap dijalankan. Sampai saat ini, perbaikan tatalaksana juga diarahkan dengan mengedepankan fungsi IT dalam penyelenggaraan manajemen kepemerintahan. Sinkronisasi antar sistem informasi baik untuk tujuan pelayanan publik maupun ketatausahaan diperlukan karena saat ini banyak sekali sistem informasi parsial unit kerja yang dipicu oleh kebutuhan akan proses kerja yang efisien dan efektif yang muncul. Komunikasi Badan POM dengan publiknya dilakukan melalui komunikasi searah dan komunikasi dua arah, komunikasi searah seperti informasi pada artikel tentang Obat dan Makanan yang dimuat di media cetak (surat kabar, majalah, buletin, poster dan leaflet) dan website Badan POM dengan alamat www.pom.go.id berisi tentang profil, kegiatan Badan POM dan Gambar 8 Pegawai Badan POM sedang memperhatikan poster budaya organisasi

data produk obat dan

makanan yang sudah terdaftar di Badan POM serta data produk yang sudah

ditarik dari peredaran pada Peringatan Publik (Public Warning) dan Keterangan Pers


halaman 179

(Press Release). Sedangkan komunikasi dua arah Badan POM dengan publiknya dilakukan melalui kegiatan konferensi pers (Press Conference/Press Briefing), pameran, penyuluhan, sosialisasi, seminar, workshop, hotline Unit Layanan Pengaduan Konsumen (ULPK) menggunakan sarana komunikasi telepon 021-4263333 dan 021-32199000, e-mail [email protected], surat, faximil, dan datang langsung. Wadah komunikasi Badan POM tersebut menjadi lini terdepan dan image maker Badan POM dalam menciptakan, membina dan memelihara citra organisasi ke publiknya/stakeholdersnya. Pemberdayaan masyarakat, dilakukan baik secara aktif melalui penyebaran informasi dan penyuluhan, dengan beberapa jenis media, maupun secara pasif dengan mendirikan layanan pengaduan konsumen. Jumlah pelayanan konsumen yang telah dilakukan ULPK Pusat dan daerah di seluruh Indonesia selama tahun 2008 sebanyak 9.629 ini berarti meningkat (11,6%) dibandingkan dengan jumlah pengaduan tahun 2007 (8511). Pengaduan/ permintaan informasi yang terbanyak adalah produk Pangan sebanyak 5518 pengaduan (57,3%), kemudian produk Obat Tradisional sebanyak 1171 Pengaduan (12.2%), jenis pertanyaan berkisar pada masalah Farmakologi, Legalitas, Mutu, Harga, Penandaan dan info umum. Masyarakat yang terbanyak menggunakan layanan ULPK Badan POM adalah Karyawan (Pengusaha), Umum, Mahasiswa/Pelajar dan Ibu Rumah Tangga. Sarana komunikasi yang paling sering digunakan melalui telepon (54,3 %), kemudian datang langsung (34,0 %), e-mail (4,6 %), surat dan faximile. Pelayanan publik yang dilakukan tidak hanya dengan pemberdayaan masyarakat. Pengajuan

nomor

surat

izin

edar

(registrasi)

seringkali

sasaran tembak bagi

stakeholder

POM. Banyak faktor

yang menyebabkan

hal tersebut terjadi,

misalnya

waktu

yang

dianggap

atau

biaya

pelayanan

yang dianggap lebih

tinggi

tidak

Banyak

penilaian jelas,

biro

jasa

ketidaktahuan para

Gambar 9 Pelayanan pengujian di laboratorium Badan POM

menjadi Badan

karena

dari

PP.

yang memanfaatkan pelanggan

Badan

POM (pendaftar) tentang mekanisme, alur dan data persyaratan pendaftaran dengan menaikkan biaya yang secara resmi sudah tercantum. Meskipun pelayanan pendaftaran


halaman 180

produk, penerbitan SKI/SKE, pelayanan pengujian, dan pelayanan pengaduan konsumen sudah jelas standar pelayanannya, tetap masih dibutuhkan untuk memperbanyak sosialisasi termasuk pemberdayaan masyarakat sehingga ke depan tidak ditemukan lagi kasus penyalahgunaan informasi oleh pihak-pihak yang tidak berhak. Diharapkan dengan demikian, kepercayaan publik ke Badan POM menjadi meningkat. Terkait dengan luasnya fungsi dan cakupan pengawasan Obat dan Makanan, tidak berlebihan jika perubahan pola pikir dan perilaku menjadi suatu yang sangat penting untuk mendukung semua perubahan yang akan dilakukan ke arah yang lebih baik. Salah satu potensi perubahan pola pikir adalah bahwa pengawasan Obat dan Makanan merupakan kewajiban bagi Pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah, dunia usaha dan masyarakat.

Advokasi ke Kabupaten/Kota termasuk pemberdayaannya

dalam pengawasan Obat dan Makanan adalah suatu yang harus dilakukan. Perlu perubahan pola pikir ke arah pengawasan sepenuhnya tanggung jawab bersama dari pemerintah pusat, daerah, dunia usaha dan masyarakat. Perubahan pola pikir tersebut perlu didukung dengan SDM Badan POM yang professional, loyal, disiplin dan kredibel. Tugas pengawasan terutama tugas lapangan, memerlukan SDM dengan kemampuan teknis dan kemampuan lainnya seperti manajemen dan hukum. Disamping itu, beban kerja yang cukup tinggi, nilai transaksi yang besar, potensi insentif gelap yang tinggi, memerlukan pula kedisiplinan dan ketangguhan serta kredibitas yang teruji. Pada saat ini SDM Badan POM didominasi oleh sejumlah pegawai dengan kompetensi teknis yang baik, namun masih kurang dalam hal manajemen dan disiplin ilmu lain yang diperlukan di lapangan. Di samping professional, loyal, disiplin dan kredibel, komposisi SDM yang ada sekarang, masih belum proporsional. Disparitas SDM terjadi baik pada sisi kualitas maupun kuantitas. Pada sisi kualitas, SDM pusat relatif mempunyai kompetensi lebih tinggi dibanding SDM Balai Besar/Balai POM. Sementara di Balai Besar/Balai POM pun, terjadi disparitas kompetensi – Balai Besar/Balai POM di Jawa dan wilayah Barat Indonesia mempunyai kompetensi relatif lebih bagus dibanding wilayah Timur Indonesia. Sedangkan di sisi kuantitas pegawai, terjadinya disparitas (secara proporsional) diakibatkan Man Power Planning yang sebelumnya tidak dilakukan dengan benar/komprehensif, sehingga di Balai Besar/Balai POM tertentu, persentase SDM dibanding jumlah penduduk di suatu wilayah Balai Besar/Balai POM relatif besar proporsinya dibanding Balai Besar/Balai POM yang lain. Di sisi yang lain, saat ini sudah terjadi piramida tua kuantitas pegawai, dengan demikian suksesi SDM harus segera


halaman 181

dipercepat, disamping beban kerja yang harus dikelola dengan sangat baik supaya tidak terjadi chaos pengawasan Obat dan Makanan. Secara umum, kebijakan nasional moratorium pegawai, sangat membahayakan bagi kesinambungan pengawasan Obat dan Makanan, jika moratorium akan lama diterapkan. Pada masanya, akan terjadi kekosongan pegawai dan atau jabatan yang harus disikapi dengan hati-hati. A.

Pencapaian

Semua kondisi saat ini yang kurang sesuai dengan perkembangan lingkungan strategis, semestinya diubah (secara aktif) ke arah yang lebih baik. Badan POM telah mulai melakukan menerapkan manajemen perubahan dan manajemen pengetahuan seiring dengan keberdiriannya di tahun 2001. Mulai tahun 2002-2003, seluruh proses penyusunan program dan kegiatan di lingkungan Badan POM telah didahului oleh analisis. Beberapa tools analisis yang digunakan adalah fishbone analysis (analisis akar masalah), SWOT (analisis peta kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman/hambatan), PEST (analisis lingkungan strategis), OOPP (objective oriented projet planning), serta alat analisis lain. Badan POM pun telah menggulirkan pertemuan-pertemuan untuk membahas segala sisi suatu perubahan akbat regulasi yang ditetapkan, dengan melakukan analisis risiko untuk menetapkan derajat dan peta risiko dari masing-masing permasalahan, baik untuk pengawasan produk, pengawasan sarana, maupun untuk menentukan prioritas kegiatan. Dengan hal-hal ini, diharapkan dampak perubahan akibat regulasi yang ditetapkan dapat diantisipasi, dan dikendalikan ke arah yang lebih baik. Pada tahun 2004 – 2005, telah digulirkan learning organization, yang ditujukan agar setiap komponen organisasi mampu belajar untuk mengembangkan organisasi secara terus menerus ke arah yang lebih baik, dari semua sisi. Namun semua yang dilakukan memang harus diperbaiki dari waktu ke waktu sesuai dengan perkembangan lingkungan, dan harapan stakeholder, sehingga ketika reformasi birokrasi menjadi arus utama untuk memenangkan hati seluruh stakeholder, terutama masyarakat, maka Badan POM harus siap dengan semua area perubahannya. Disadari

bahwa,

besarnya eskalasi

perubahan

di Badan

POM,

menyebabkan

diperlukannya kesiapan Badan POM untuk berubah. Badan POM sudah bertekad untuk emlaksanakan reformasi birokrasi secara paripurna, dan komitmen pimpinan dan seluruh SDM Badan POM, dicerminkan dari penandatanganan kesiapan melaksanakan reformasi birokrasi. Untuk mengetahui kesiapan organisasi untuk berubah sekaligus


halaman 182

derajat penolakan/penerimaan untuk berubah, telah dilakukan assessment. Badan POM pernah melakukan assessment ini melalui pengisian kuesioner pada acara Pengembangan Reformasi Birokrasi Tahap I tahun 2009. Namun, kondisi dan situasi yang berbeda menyebabkan Badan POM harus melakukan assessment ulang. Kuesioner kesiapan organisasi untuk menghadapi perubahan (organization change readiness assessment) yang digunakan untuk mengukur kesiapan Badan POM untuk menerima dan melaksanakan perubahan sebagaimana dalam lampiran. Untuk menyiapkan strategi manajemen perubahan telah dilakukan identifikasi stakeholder yang terkena dampak perubahan. Strategi manajemen perubahan akan dijalankan oleh masing-masing agents of change, yang sudah diidentifikasi dan ditunjuk berdasarkan kriteria yang sudah disusun. Penetapan agents of change oleh Kepala Badan POM telah ada dengan Surat Keputusan Kepala Badan POM. Dengan demikian, di tahun 2011, hampir semua kegiatan dalam kaitan persiapan manajemen perubahan sudah dilakukan. B.

Rencana

Berdasarkan roadmap, telah direncanakan bahwa manajemen perubahan akan dilaksanakan sampai dengan tahun 2014. Kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan adalah: Pelaksanaan manajemen perubahan di seluruh unit kerja Dalam kaitan pelaksanaan manajemen perubahan, direncanakan untuk menyiapkan agents of change yang telah diidentifikasi dan ditetapkan dengan Keputusan Kepala Badan POM untuk mengelola perubahan baik perubahan individu maupun perubahan organisasi. Persiapan tersebut dimulai dengan melakukan pelatihan manajemen perubahan pada triwulan IV 2011, didului dengan penyusunan manajemen kit bagi para agents of change. Manajemen kit terdiri dari serangkaian tools dan metode bagaimana menggulirkan perubahan, melakukan analisis risiko aea kritis perubahan, mengelola resistensi perubahan serta memperkuat hasil-hasil perubahan yang didapat. Agents of change juga akan dibekali dengan kemampuan untuk mengidentifikasi skala perubahan, indikator serta bagaimana cara mengkomunikasikan perubahan kepada stakeholder baik internal maupun eksternal. Mulai tahun 2012, akan dilakukan pendampingan-pendampingan agents of change dalam mengelola perubahan di masing-masing unit kerjanya. Masalah-masalah yang tidak hanya terjadi di salah satu unit kerja tetapi terjadi di sebagian besar unit kerja,


halaman 183

dengan demikian dapat diidentifikasi dan ditetapkan menjadi masalah nasional yang segera akan dilakukan pemecahannya oleh koordinator manajemen perubahan dibantu oleh design manajemen perubahan.

C.


Kriteria keberhasilan perubahan dikelola dengan baik adalah : 1. Meningkatnya komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi, dengan indikator : a. Terbentuknya tim manajemen perubahan Badan POM b. Tersusunnya strategi manajemen perubahan c. Tersusunnya strategi komunikasi manajemen perubahan d. Terselenggaranya sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan dalam rangka reformasi birokrasi 2. Terjadinya perubahan pola pikir dan budaya kerja, dengan indikator : a. Terbangunnya

komitmen,

partisipasi

dan

perubahan

perilaku

yang

diinginkan 3. Menurunnya risiko kegagalan yang disebabkan kemungkinan timbulnya resistensi terhadap perubahan, dengan indikator : a. Terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen, konsistensi serta keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi kepada seluruh tingkatan pegawai.

D.

Agenda Prioritas

Berdasarkan seluruh uraian di atas, termasuk uraian rencana dan kriteria keberhasilan, agenda prioritas yang ditetapkan untuk program manajemen perubahan adalah : mempersiapkan agents of change untuk mampu mengelola perubahan di lingkungannya masing-masing sehingga mampu menggulirkan, mengelola perubahan dan mengelola resistensinya serta mampu mengkomunikasikan perubahan sehingga didapat resultante perubahan ke arah yang lebih baik sesuai dengan indikator dan target perubahan yang ditetapkan.


halaman 184

E.

Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi

N o

PROGRAM/ KEGIATAN


PENA NG GU NG JA WA B


2011

1

2

3

4

5

6

7

2012

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

6

7

2013

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

MANAJEM EN PERUBAHA N 2 2 2

Penyusunan dan penetapan Surat Keputusan Kepala Badan POM RI tentang Program Managemen t Office (PMO) Manajemen Perubahan

6

7

2014

8

9

#

#

#

1

2

3

4

5

6

7

8

9

#

#

#



35 M

Surat Keputusan Kepala Badan POM RI tentang Program Manageme nt Office (PMO) Manajeme n Perubahan

PO KJ A8

9 B ul an


halaman 185

2 2 3

Melakukan review dan menyusun kembali dokumen usulan RB

laporan hasil review dan menyusun kembali dokumen usulan RB

PO KJ A8

1 Ta h u n

2 2 4

Menyusun roadmap RB

Roadmap Reformasi Birokrasi

PO KJ A8

2 2 5

Menyusun design manajemen perubahan

PO KJ A8

2 2 6

Pelaksanaan Perubahan

Dokumen design manajeme n perubahan Kesiapan dan pelaksanaa n Badan POM dalam melaksana kan perubahan

1 Ta h u n 9 B ul an

PO KJ A8

1 Ta h u n

2 2 7

Mengintegra sikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program reformasi birokrasi

Kesesuaian Sistemsistem Badan POM dengan program Reformasi Birokrasi

PO KJ A8 &P OK JA 9

1 Ta h u n


halaman 186

lainnyan 2 2 8

Mengimple mentasikan rencana manajemen perubahan

2 2 9

Membuat rencana pelatihan/k omunikasi dan mengimple mentasikan Mengelola resistensi

2 3 0

2 3 1


2 3 2

Memperkuat hasil perubahan

Penerapan manajeme n Perubahan di Badan POM Pelatihan /komunik asi dan mengimple mentasika n

PO KJ A8

1 Ta h u n

PO KJ A8

2 Ta h u n

Penerapan manajeme n Perubahan di Badan POM Laporan/ Data tingkat keberhasila n

PO KJ A8

1 Ta h u n

PO KJ A8

1 Ta h u n

Konsistensi dalam Perubahan ke arah yang lebih baik

PO KJ A8

2 Ta h u n


halaman 187

2 3 3

Mengumpul kan umpan balik dan menganalisa nya

2 3 4

Melaksanak an tindakan perbaikan

2 3 5

Memberikan penghargaa n atas keberhasilan

hasil Analisis komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi Perbaikan komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi

PO KJ A8

2 Ta h u n

PO KJ A8

2 Ta h u n

pengharga an atas keberhasila n pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi

PO KJ A8

2 Ta h u n


halaman 188

2 3 6


Laporan/h asil Tingkat keberhasila n pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi

PO KJ A8

2 Ta h u n

2 3 7

Identifikasi Agent of Change Pusat dan BB/BPOM

Laporan Identifikasi Agent of Change Pusat dan BB/BPOM

PO KJ A8

9 B ul an

2 3 8

Menyiapkan agents of change :

Meningkat kan komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi

PO KJ A8

1 Ta h u n


halaman 189

2 3 9

TOT agents of change

Meningkat nya kompetens i dan komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi

PO KJ A8

1 Ta h u n

2 4 0

Penyusunan strategi manajemen perubahan :

Dokumen Strategi Manajeme n

PO KJ A8

2 4 1

Merumuska n Rencana Perubahan

PO KJ A8

2 4 2

Melakukan Asessmen Kesiapan Perubahan

Dokumen Rencana Perubahan Badan POM Hasil assesment Kesiapan untuk Perubahan


PO KJ A8

9 B ul an

2 4 3

Merumuska n strategi manajemen perubahan

Laporan/h asil strategi manajeme n perubahan

PO KJ A8

1 Ta h u n


halaman 190

2 4 4

Memperkuat manajemen perubahan

2 4 5

Menyusun dan menetapkan Quick Wins dengan SK Kepala Badan POM

2 4 6

Konsistensi Badan POM dalam Perubahan SK Kepala Badan POM dalam menetapka n Quick Wins

PO KJ A8

Menyusun ukuran keberhasilan

Laporan/h asil pengukura n keberhasila n

PO KJ A8

1 Ta h u n

2 4 7

Menyusun kode etik pegawai Badan POM

Dokumen/ Pedoman mengenai kode etik pegawai Badan POM

PO KJ A3

1 Ta h u n

2 4 8


Penerapan dokumen/ Pedoman mengenai kode etik pegawai Badan POM

PO KJ A3

3 Ta h u n

PO KJ A8

1 Ta h u n 1 Ta h u n


halaman 191

2 4 9

Penyusunan strategi komunikasi manajemen perubahan :

Dokumen Strategi Komunika si

PO KJ A8

1 ta h u n

2 5 0

Merumuska n strategi komunikasi

Dokumen Strategi Komunika si

PO KJ A8

2 5 1

Melakukan pengumpula n dan analisis informasi tentang manajemen perubahan, tujuan dan sasaran Mendisain strategi berdasarkan masukan stakeholder kunci dalam bidang komunikasi

Laporan/d ata informasi tentang manajeme n perubahan, tujuan dan sasaran

PO KJ A8

1 ta h u n 1 ta h u n

Laporan disain strategi berdasarka n masukan stakeholde r kunci dalam bidang komunikas i

PO KJ A8

2 5 2

1 ta h u n


halaman 192

2 5 3

Merumuska n rencana komunikasi (communica tion plan)

Dokumen rencana komunikas i (communic ation plan)

PO KJ A8

1 ta h u n

2 5 4

Mengidentifi kasi pola komunikasi stakeholder yang terkena dampak perubahan (termasuk tracking system)

pola komunikas i stakeholde r yang terkena dampak perubahan (termasuk tracking system)

PO KJ A8

1 ta h u n

2 5 5

Menyediaka n alat komunikasi sesuai hasil identifikasi pada pola komunikasi Menyelengg arakan pertemuanpertemuan dalam rangka internalisasi budaya kerja

Terlaksana nya Pola komunikas i yang baik

PO KJ A8

Terlaksana nya Pola komunikas i dan budaya kerja yang baik

PO KJ A8

2 5 6

4 Ta h u n


halaman 193

2 5 7

2 5 8

2 5 9

2 6 0

Mengukur dan meningkatk an komitmen stakeholder Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Managemen t untuk mendapatka n solusi terbaik dan continuous improvemen t Monev pelaksanaan RB

Meningkat nya komitmen stakeholde r

PO KJ A8

1 Ta h u n

laporan/h asil analisis, solusi terbaik dan continuous improvem ent

PO KJ A8

3 Ta h u n

Konsistensi dalam pelaksanaa n RB

PO KJ A9

Menyusun tools assessment indeks persepsi pegawai terhadap pelaksanaan RB

tools assessment indeks persepsi pegawai terhadap pelaksanaa n RB

PO KJ A9



halaman 194

2 6 1

Melakukan assessmen dan menganalisi s hasil assessment, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan Mengukur tingkat partisipasi

hasil Analisis assessment

PO KJ A8

3 Ta h u n

Hasil pengukura n tingkat partisipasi

PO KJ A8

2 6 3

Menyusun analisis risiko area kritis resisten perubahan yang dituangkan dalam peta risiko

Dokumen analisis risiko area kritis resisten perubahan yang dituangka n dalam peta risiko

PO KJ A8


2 6 4

Sosialisasi dan internalisasi Rencana Perubahan


PO KJ A8

2 6 2

1 ta h u n


halaman 195

2 6 5

Melaksanak an communicati on plan untuk manajemen perubahan : Mengidentifi kasi audiens


PO KJ A8

3 Ta h u n

laporan hasil identifikasi audiens

PO KJ A8

2 6 7

Mengidentifi kasi tujuan spesifik komunikasi yang akan dilakukan dalam menunjang pelaksanaan manajemen perubahan

Laporan hasil identifikasi tujuan spesifik komunikas i yang akan dilakukan dalam menunjang pelaksanaa n manajeme n perubahan

PO KJ A8


2 6 8

Menyiapkan bahan komunikasi secara komprehens if

Terlaksana nya komunikas i secara komprehe nsif

PO KJ A8

2 6 6

3 Ta h u n


halaman 196

2 6 9

Membagi audiens dalam beberapa kelas komunikasi berdasarkan pola komunikasi (channel mix) dan kepentingan nya

Peningkata n Kompetens i audiens berdasarka n pola komunikas i (channel mix) dan kepentinga nnya

PO KJ A8

3 Ta h u n

2 7 0

Menyusun jadwal berdasarkan audiens, pesan yang akan disampaikan , pola komunikasi, area manajemen perubahan dan waktu Mengidentifi kasi opini stakeholder yang terkena dampak perubahan (sesuai area perubahan yang diinginkan)

Jadwal pelatihan Pola Komunika si, area manajeme n perubahan

PO KJ A8

3 Ta h u n

Laporan hasil identifikasi opini stakeholde r yang terkena dampak perubahan

PO KJ A8

3 Ta h u n

2 7 1


halaman 197

2 7 2

Memberikan informasi secara jelas

Terlaksana nya pola komunikas i yang baik

PO KJ A8

2 7 3

Menggunak an pola komunikasi yang paling efektif atau alternatifnya Membangun keterlibatan seluruh stakeholder terkait dalam komunikasi


PO KJ A8


PO KJ A8

3 Ta h u n

2 7 5


Dokumen Penyusuna n metode pengukura n umpan balik

PO KJ A8

3 Ta h u n

2 7 6

Mengumpul kan dan menganalisi s umpan balik, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan

Laporan hasil analisis umpan balik, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaik an

PO KJ A8

3 Ta h u n

2 7 4



halaman 198

2 7 7

2 7 8

Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Managemen t untuk mendapatka n solusi terbaik dan continuous improvemen t Mengukur tingkat kepuasan pegawai dan stakeholder dalam pelaksanaan RB

Laporan hasil pembahasa n

PO KJ A8

3 Ta h u n

Laporan hasil Pengukura n tingkat kepuasan pegawai dan stakeholde r dalam pelaksanaa n RB

PO KJ A9

3 Ta h u n


halaman 199

F.

Penanggungjawab

Untuk

mengelola

seluruh

kegiatan

dalam

program

manajemen

perubahan,

penanggungjawab yang ditunjuk adalah Pokja 8 yang diketuai oleh Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan. Dalam melaksanakan pengelolaan perubahan, Kepala Biro Perencanaan melibatkan seluruh unit kerja di lingkungan Badan POM dan mengkoordinir Tim Manajemen Perubahan.

G.

Rencana Anggaran

Untuk mengelola perubahan, dibutuhkan anggaran Rp. 35 M sampai tahun 2014.


halaman 200

PROGRAM MONITORING DAN EVALUASI A.

Pencapaian

Monitoring dan evaluasi pelaksanaan seluruh program dan kegiatan terkait reformasi birokrasi dilakukan sejak Badan POM berkomitmen untuk melaksanakan reformasi birokrasi secara paripurna. Tahun 2009, telah dibentuk pokja khusus untuk memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi. Dari hasil evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi inilah, didapatkan data dan informasi tentang pencapaian seluruh pokja reformasi birokrasi Badan POM. Perubahan jumlah area perubahan reformasi birokrasi, mengharuskan diubahnya format monitoring dan evaluasi sesuai area perubahan terkini. Format monitoring dan evaluasi tersebut sebagaimana terlampir. Hasil yang lain adalah telah disusunnya mekanisme kerja termasuk pelaporan untuk mengetahui sejauh mana reformasi birokrasi Badan POM berjalan.

B.

Rencana

Program monitoring dan evaluasi berjalan seiring berjalannya reformasi birokrasi Badan POM, oleh karenanya sesuai dengan mekanisme kerja dan pelaporan, direncanakan monitoring dan evaluasi secara berkala. Diharapkan segera dapat diidentifikasi dan diselesaikan apabila terdapat masalah pelaksanaan reformasi birokrasi sehingga tidak menjadi makin besar dan mengganggu komitmen seluruh komponen organisasi. Untuk memberikan informasi kepada masyarakat tentang kemajuan reformasi birokrasi Badan POM serta apa saja yang dihasilkan, apa saja yang semestinya diketahui stakeholder, maka dalam program monitoring dan evaluasi akan mengembangkan subsite khusus reformasi birokrasi dalam website Badan OM :http://www.pom.go.id, yang sudah ada sejak tahun 2009 lalu. Informasi melalui website ini juga ditujukan sebagai wahana untuk mempromosikan RB Badan POM. C.


Kriteria keberhasilan yang ditetapkan adalah : 1. Terselenggaranya reformasi birokrasi Badan POM sesuai dengan waktu pelaksanaan dan tahapan kerja dalam dokumen roadmap RB Badan POM.


halaman 201

2. Dapat diselesaikannya seluruh permasalahan yang timbul terkait pelaksanaan reformasi birokrasi Badan POM 3. Meningkatnya koordinasi antar pokja dalam pelaksanaan reformasi birokrasi Badan POM 4. Dipahaminya seluruh proses dan aktifitas reformasi birokrasi oleh seluruh komponen organisasi. 5. Dapat dikenalnya Reformasi Birokrasi Badan POM oleh seluruh stakeholder.

D.

Agenda Prioritas

Mengingat rencana serta keriteria keberhasilan di atas, agenda prioritas yang ditetapkan adalah : melaksanakan monitoring dan evaluasi secara berkala serta menyusun laporan pelaksanaan reformasi birokrasi Badan POM sebagai bahan promosi RB Badan POM kepada seluruh stakeholder.


halaman 202

E. No

Tahapan Kerja Sasaran Promosi dan Komunikasi Reformasi Birokrasi

1

No

1.1

Indikator Tersedianya Layanan mendukung Promosi dan komunikasi

No

Parameter

No

Pemenuhan (Proxy Parameter)

Variabel Pengukuran (Sumber data)

1.1.1

Promosi dan Komunikasi yang efektif melalui Internalisasi Badan POM

1.1.1.1

Tersedia Sistem Informasi Elektronik

Sistem Informasi Elektronik e-bpom, SIPT, e-registration

1.1.1.2

Tersedia Sistem Informasi RB pada Media Cetak

Tersedianya Informasi RB pada Media Buletin Info POM

1.1.2.1

Tersedianya Informasi pada Website Badan POM

Subsite Reformasi Birokrasi

1.1.2

Promosi dan Komunikasi yang efektif melalui Eksternalisasi Stakeholder

Informasi pada Subsite Reformasi Birokrasi Informasi RB pada Berita Aktual Informasi RB pada subste QA

2

Pelaksanaan setiap aktivitas RB sesuai road map

2.1

Tersusunnya sistem Monev yang memastikan setiap aktivitas RB sesuai road map

2.1.1

Sistem Monitoring

2.1.1.1


Tersedia SK Tim Monev RB

halaman 203

SK Tim Monev RB

3

Continues improvement pelaksanaan RB

4

Pelaksanaan aktivitas RB sesuai dengan sasaran Pencapaian yg telah disepakati dalam road map

3.1

Tersusunnya Continues improvement pelaksanaan RB

4.1

Tersusunnya Pelaksanaan aktivitas RB sesuai dengan sasaran Pencapaian yg telah disepakati dalam road map

2.1.1.2

Tersedia Cek List Monev RB

Cek List Monev RB

2.1.1.3

Tersedianya Laporan Monitoring

Laporan monitoring

2.1.2

Sistem Evaluasi Laporan

2.1.2.1

Tersedianya Laporan Evaluasi Tahunan

Laporan Evaluasi Setiap Tahun

3.1.1

Sistem Continues improvement pelaksanaan RB

3.1.1.1

Tersusunnya Grafik Kemajuan pelaksanaan

Grafik Kemajuan pelaksanaan

4.1.1

Aktivitas RB sesuai dengan sasaran Pencapaian yg telah disepakati dalam road map

4.1.1 .1

Tersusunnya dokumen Aktivitas RB sesuai dengan sasaran Pencapaian yg telah disepakati dalam road map

Dokumen Aktivitas RB sesuai dengan sasaran Pencapaian yg telah disepakati dalam road map

4.1.2

Sistem Evaluasi menyeluruh

4.1.2.1

Tersedianya Laporan Evaluasi Lima Tahunan

Laporan Evaluasi Lima tahun


halaman 204

F.

Penanggungjawab

Penanggungjawab program monitoring dan evaluasi reformasi birokrasi Badan POM adalah Pokja 9 yang diketuai oleh Kepala Pusat Informasi Obat dan Makanan. Dalam melaksanakan kegiatannya, dapat melibatkan seluruh unit kerja dan atau pokja terkait.

G.

Rencana Anggaran

Untuk melaksanakan seluruh monitoring dan evaluasi serta promosi reformasi birokrasi Badan POM, dibutuhkan anggaran sejumlah Rp. 60 Milyar sampai dengan tahun 2014.


halaman 205

ROADMAP REFORMASI BIROKRASI BADAN PENGAWASAN OBAT DAN MAKANAN RI

Recommend Documents