Return On Investment Hoe verhoogt u de Return On Investment (ROI) door een investering in software voor controlling en managementinformatie? De onderstaande informatie biedt u assistentie bij de beantwoording van deze vraag. Controlling en verslaggeving zijn activiteiten waarbij professionele ondersteuning van specifieke software noodzakelijk is. In het verleden zijn maatwerkoplossingen voor de administratie vervangen door standaard software. In de komende jaren geldt dit ook voor zelf gebouwde systemen (meestal Excel) voor controlling en rapportages. Grotere hoeveelheden gegevens, internationalisering en vooral het in korter tijdsbestek (moeten) rapporteren maken het overstappen op een standaard oplossing snel aantrekkelijk. Met Professional Planner zijn tijdsbesparingen van 70% voor het verwerken van de gegevens geen zeldzaamheid. Hierdoor kunt u zich meer richten op de toekomst van het bedrijf en het onderbouwen van de plannen. Controlling wordt weer een bedrijfseconomische aangelegenheid in plaats van een strijd tegen tabellen, grafieken en formules. De vragenlijst op de volgende pagina’s is gebaseerd op de ervaringen van de vele gebruikers van Professional Planner. Deze ervaringen hebben wij verdeeld in zes onderdelen. Hierin staan de aandachtspunten die van belang zijn bij uw investeringsbeslissing in controllingsoftware.
De ROI Checklist is als volgt onderverdeeld: 1
Resultatenplanning
2
Liquiditeitenplanning
3
Budget-werkelijkheid vergelijkingen
4
Rapportages
5
Ad hoc analyses en simulaties
6
Budgetteringsproces
Ten Solutions B.V., Rumpsterweg 18a, 3981 AK Bunnik Tel: +31 (30) 657 00 59, Fax: +31 (30) 656 36 38, Email:
[email protected]
1
1 Resultatenplanning Beoordeel dit onderdeel indien de volgende criteria voor u belangrijk zijn: •
U maakt of verwerkt omzet- en kostenbegrotingen.
•
U wilt de tijd voor het maken van budgetten verkorten.
•
U heeft meer tijd nodig voor de inhoudelijke beoordeling van de budgetten.
De belangrijkste vragen voor succes
1 2
Kunt u de omzetplanning in meerdere niveau’s onderverdelen op basis van uw afzetgebieden zonder formules te moeten wijzigen? Kunt u de onderverdeling van de omzet- en kostenplanning op ieder moment wijzigen zonder formules aan te passen en zonder gegevensverlies?
3 4 5 6 7
Ondersteunt uw huidige systeem zowel Top-Down als Bottom-Up planning?
8 9
Kunt u zonder extra moeite een jaarplanning en een meerjarenplanning combineren?
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Kunt in verschillende valuta budgetteren en in overeenkomstige valuta consolideren? Kunt u vertrouwen op de uitkomsten en deze tot in detail narekenen? Is de planningslogica in overeenstemming met uw ondernemingsstructuur? Zijn na een eenmalige dataverwerking zowel de interne calculaties als de handelsrechterlijke en internationale voorschriften ingevuld?
Kunt u in een meerjarenplanning elk jaar naar keuze onderverdelen (b.v. in maanden, kwartalen)? Kunt u gegevens zowel als periodebedrag als cumulatief bedrag verwerken? Beschikt u over de mogelijkheid om decentraal de budgetten te verzamelen? Berekent uw huidige systeem automatisch de interestkosten over het rekeningcourant die het gevolg is van de omzet- en kostenplanning? Kunt u interne doorbelastingen in de planning weergeven? Kunt u meerdere bedrijven consolideren? Krijgt u na elke wijziging van de planningen actuele bedrijfswaarde volgens ondermeer de DCF methode? Is uw huidige controlling systeem in staat om ook grote hoeveelheden gegevens te verwerken (b.v. duizenden kostensoorten)? Kunt u een goalseeking (doelzoeken) uitvoeren? Kunt u automatisch de doorbelastingen verwerken? Kunt u “wat, als” analyses maken en simulaties uitvoeren?
Ten Solutions B.V., Rumpsterweg 18a, 3981 AK Bunnik Tel: +31 (30) 657 00 59, Fax: +31 (30) 656 36 38, Email:
[email protected]
Uw systeem
Professional Planner
2
2 Liquiditeitenplanning Beoordeel dit onderdeel indien de volgende criteria voor u belangrijk zijn: •
U maakt liquiditeitsprognoses voor de korte- of de middellange termijn.
•
U wilt de tijd voor het maken van liquiditeitsprognoses verkorten.
•
U maakt rapportages over de huidige en de toekomstige kasstromen.
•
U wilt toekomstige liquiditeitstekorten tijdig herkennen.
•
U stelt prognosebalansen op.
•
U maakt investeringsbegrotingen met verschillende afschrijvingsmethoden.
•
U maakt kredietberekeningen met aflossingsschema’s en interesten.
De belangrijkste vragen voor succes
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Uw systeem
Beschikt u over een liquiditeitenplanning voor verschillende organisatorische eenheden (moeder, dochter, filialen…) en kunt u financiële transacties tussen deze eenheden verwerken? Wordt automatisch uit de omzet-, kosten- en kasstroomgegevens de planbalans opgesteld? Wordt bij een meerjarenplanning de eindbalans automatisch naar de beginbalans overgebracht? Zijn planbalansen volgens meerdere internationale standaarden (b.v. IAS, US-GAAP, HGB) gelijktijdig mogelijk? Beschikt u bij meerdere deelnemingen over geconsolideerde planbalansen? Worden wijzigingen in voorraden, debiteuren- en crediteurenposities en overige werkkapitaalposities direct in de liquiditeit verwerkt? Wordt over het liquiditeitssaldo, dat uit de planning ontstaat, automatisch de interest berekend? Kunt u de interestkosten per maand differentiëren? Worden de resultaten uit de resultatenplanning en eventueel latere correcties in de omzet- en kostenplanning in de kasstroomplanning verwerkt? Worden de uitkomsten van de liquiteitenplanning (de interestkosten) automatisch in de resultatenoverzichten meegenomen? Kunt u een goalseeking ook op het liquiditeitensaldo uitvoeren? Kunt u “wat, als” analyses met betrekking tot liquiditeiten (b.v. betalingstermijnen of voorraadduur) opstellen en simulaties hierop uitvoeren? Kunt u vertrouwen op de uitkomsten en deze tot in detail narekenen? Kunt u gegevens zowel per periode als cumulatief verwerken? Kunt u de liquiditeitsruimte binnen een jaar en voor meerdere jaren beoordelen? Wordt na een wijziging van het budget automatisch de bedrijfswaarde (volgens DCF e.d.) opnieuw berekend? Kunt u de kasstroom volgens eigen detailleringen opstellen? Kunt u meerdere kredieten plannen met de bijbehorende aflossingsschema’s? Kunt u de investeringsbegrotingen en kredietplannen automatisch integreren met het resultatenbudget en de kasstroom? Ten Solutions B.V., Rumpsterweg 18a, 3981 AK Bunnik Tel: +31 (30) 657 00 59, Fax: +31 (30) 656 36 38, Email:
[email protected]
Professional Planner
3
3 Budget-werkelijkheid vergelijkingen Beoordeel dit onderdeel indien de volgende criteria voor u belangrijk zijn: •
U beoordeelt per maand of per kwartaal of de planning gehaald wordt.
•
U investeert veel tijd in het maken van budget- werkelijkheidvergelijkingen.
•
U maakt vergelijkingen tussen het huidige jaar en voorgaande jaren.
•
U analyseert regelmatig de afwijkingen tussen budget en werkelijkheid.
•
U vernieuwt de prognoses regelmatig.
De belangrijkste vragen voor succes
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Uw systeem
Worden de gegevens uit de administratieve systemen automatisch geïmporteerd? Is een eenmalige verwerking van de gegevens genoeg om alle analyses en rapportages te maken? Krijgt u na de import van gegevens een overzichtelijke en controleerbare verslaggeving van de verwerking? Gebruikt u voor de verwerking van externe gegevensbestanden het internet of intranet? Beschikt uw huidige systeem over de noodzakelijke databases voor de budget-werkelijkheid vergelijkingen? Wordt de vergelijking tussen budget en werkelijkheid automatisch opgesteld? Kunt u de afwijkingen tot in detail analyseren? Kunt u de budget- en werkelijke gegevens zo combineren dat een roulerende planning tot het eind van het jaar of voor meerdere jaren ontstaat? Kunt u de roulerende planning op elk moment corrigeren? Kunt u uit uw administratieve systemen de bedragen naar keuze per periode of cumulatief overnemen? Worden wijzigingen in de structuur of in het administratieve systeem automatisch door uw importmodule getoond? Wordt door uw importmodule OLE-DB ondersteund zodat u uit verschillende bronnen gegevens kunt ophalen? Worden in de rapportages de verschillen ook met stoplicht-tekens aangeduid?
Ten Solutions B.V., Rumpsterweg 18a, 3981 AK Bunnik Tel: +31 (30) 657 00 59, Fax: +31 (30) 656 36 38, Email:
[email protected]
Professional Planner
4
4 Rapportages Beoordeel dit onderdeel indien de volgende criteria voor u belangrijk zijn: •
U maakt regelmatig rapportages
•
U investeert veel tijd in het maken rapportages.
•
U houdt rekening met verschillende ontvangers van de rapportages die ieder eigen wensen hebben met betrekking tot de vorm en de inhoud van de rapportages.
•
U wilt uw rapportages kwalitatief en optisch verbeteren.
•
U verdeelt de rapportages decentraal.
•
U wenst uw rapporten ook via het internet ter beschikking te stellen.
De belangrijkste vragen voor succes
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Uw systeem
Is de inhoud van uw rapportages makkelijk te begrijpen? Worden de belangrijkste gegevens grafisch weergegeven? Is de grafische kwaliteit perfect? Worden de rapportages automatisch aangepast als u de planningsstructuur wijzigt? Kunt u elke waarde in uw rapportages exact onderbouwen en vragen hierover beantwoorden? Bent u overtuigd van de betrouwbaarheid van de resultaten in elk rapport? Kunt u alle gewenst standaarden voor rapportages (b.v. dekkingsbijdrage calculaties, IAS, HGB) betrouwbaar en snel maken? Worden de rapportages na een correctie automatisch aangepast? Kunt u naast budgetgegevens ook statistische gegevens (bezettingspercentages, personele ratio’s) in hetzelfde rapport meenemen? Kunt u de rapportages ook via internet of intranet verspreiden? Kunt u gegevens zowel als periodebedrag als cumulatief bedrag naast elkaar tonen? Kunt u zonder veel moeite in meerdere talen rapporteren? Kunt u “last minute”-correcties werkelijk op het laatste moment meenemen en erop vertrouwen dat alle afhankelijke waarden automatisch gewijzigd worden? Kunt u belangrijke gegevens ook in een “Cockpit” weergeven? Beschikt u over uitgebreide ratio-analyses zoals het Dupont schema, Quick Ratio analyses en bedrijfswaarderingen? Kunt u de budgetten automatisch in een rapportvorm presenteren met inhoudsopgave, foto’s en teksten? Kunt u interactieve rapporten(waarin gegevensinvoer mogelijk is) ter beschikking stellen? Kunt u andere toepassingen, zoals Excel en Word, integreren met uw budgetten? Kunt u uw rapporten ook automatisch en tijdgestuurd afdrukken? Ten Solutions B.V., Rumpsterweg 18a, 3981 AK Bunnik Tel: +31 (30) 657 00 59, Fax: +31 (30) 656 36 38, Email:
[email protected]
Professional Planner
5
5 Ad hoc analyses en simulaties Beoordeel dit onderdeel indien de volgende criteria voor u belangrijk zijn: •
U beantwoordt regelmatig vragen die niet in de normale rapportages afgedekt zijn.
•
U krijgt vragen over budgetgegevens, zoals dekkingsbijdragen, minimumomzet, prijsspeelruimte, trends en productiviteit.
•
U maakt Best Case/Worst Case analyses.
•
U beoordeelt beslissingsalternatieven.
•
U beantwoordt wat, als vragen.
•
U investeert meer tijd dan gewenst in de beantwoording van deze vragen.
De belangrijkste vragen voor succes
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Uw systeem
Kunt u de aanwezige budgetten en werkelijke gegevens op willekeurige criteria selecteren? Kunt u vragen op basis van meerdere dimensies stellen en met grenswaarden werken? Kunt u rapportages op basis van uitzonderingen opstellen die alleen die gegevens tonen die groter of kleiner zijn dan een bepaalde waarde? Worden uw analyses ook automatisch aangepast indien de gegevensstructuur gewijzigd is? Kunt u veel gebruikte analyses opslaan om als voorbeeld te dienen voor soortelijke analyses? Berekent uw huidige systeem na een wijziging van afzonderlijke gegevens alle afhankelijke gegevens tot en met de balans opnieuw? Kunt u snel scenario’s opstellen waarbij wijzigingen in het budget automatisch tot een nieuwe liquiditeitsprognose en planbalans leiden? Kunt u verschillende scenario’s met elkaar vergelijken? Kunt u Wat, als analyses uitvoeren waarbij het effect van wijzigingen van betalingstermijnen of omloopsnelheden van de voorraad berekend worden?
Ten Solutions B.V., Rumpsterweg 18a, 3981 AK Bunnik Tel: +31 (30) 657 00 59, Fax: +31 (30) 656 36 38, Email:
[email protected]
Professional Planner
6
6 Budgetteringsproces Beoordeel dit onderdeel indien de volgende criteria voor u belangrijk zijn: •
U bereidt de decentrale planning voor.
•
Voor u is gecentraliseerde informatie en controle belangrijk.
•
U maakt gebruik van de technieken TopDown- en BottomUp- planning.
•
U beoordeelt strategische opties op basis van meerjarenplanningen.
•
U werkt met toegangsrechten per organisatorische eenheid.
•
U wenst gegevensinvoer voor bepaalde perioden te blokkeren.
•
U wenst gedetailleerde toelichtingen op het budget vast te leggen.
•
U wenst na te kunnen gaan welke gebruiker op een bepaald moment een budget heeft vastgelegd of gewijzigd.
•
U schrijft voor in welke volgorde de budgetgegevens vastgelegd worden.
De belangrijkste vragen voor succes
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Uw systeem
Staat uw systeem decentrale gegevensinvoer gecombineerd met centrale sturing en controle toe? Is de volledigheid en betrouwbaarheid van uw databases gewaarborgd door middel van een consistente gegevensopslag? Heeft uw huidige systeem functies voor een planning en consolidatie over meerdere jaren? Kunt u detailplannen continue verdichten tot totaalplannen, bijvoorbeeld van het verkoopplan, het marketingplan, etc. tot en met de balans? Kunnen voor het analyseren van verschillende strategieën organisatorische eenheden snel en eenvoudig verplaatst of gecombineerd worden met een automatische herberekening van de resultaten? Kunt u elk budgetgegeven documenteren, bijvoorbeeld met memo’s? Kunnen memo’s op basis van criteria zoals gebruiker, tijd, organisatorische eenheid of soort gegeven (omzet, personeelskosten, etc.) gefilterd worden? Kunt u voor het opstellen van het budget gegevens van het voorgaande jaar of seizoenspatronen ter beschikking stellen? Past uw systeem zich automatisch aan nieuwe technische mogelijkheden en gewijzigde bedrijfseconomische inzichten? Kunt u toegangsrechten gedetailleerd vastleggen? Kunt u met behulp van protocollen zien wie op een bepaald moment een gegeven heeft ingevoerd of gewijzigd? Ondersteund uw systeem TopDown, BottomUp planning?
Ten Solutions B.V., Rumpsterweg 18a, 3981 AK Bunnik Tel: +31 (30) 657 00 59, Fax: +31 (30) 656 36 38, Email:
[email protected]
Professional Planner
7
