Zelfverklaring
Code Verantwoordelijk
Marktgedrag
CSU
versie juni 2015
CSU verklaart hierbij de Code Verantwoordelijk Marktgedrag toe te passen en actief uit te dragen naar onze opdrachtgevers, medewerkers, leveranciers en andere stakeholders. Vanuit onze visie op duurzame verbetering zien we dat er vorig jaar vele verdere stappen zijn gezet in de branche. De in 2014 gemaakte CAO-afspraken over loon en een vernieuwingsagenda zijn samen met de Code Verantwoordelijk Marktgedrag een prima basis voor goed marktgedrag en voor sociaalopdrachtgeverschap. Toepassen van de Code CSU geeft de doelstellingen van de Code concreet vorm. In deze zelfverklaring staan voorbeelden van initiatieven die CSU, naast de richtlijnen uit de code, neemt om die doelstellingen te realiseren. We leveren vanuit onze verantwoordelijkheid inspanningen op diverse hieronder beschreven onderdelen. Ondanks onze inspanningsverplichting constateren we ook dat het succes van de code afhankelijk is van de bereidheid en medewerking van andere stakeholders. Zowelopdrachtgevers als personeel moeten ook zelf bereidheid tonen om de elementen van goed marktgedrag tot een succes te maken. Handelen bij aanbesteding en contractering CSU draagt de Code actief uit en enthousiasmeert opdrachtgevers deze ook te tekenen om gezamenlijk de marktomstandigheden van schoonmakers te bevorderen. We geven aan hoe de code concreet kan worden toegepast en welke aanvullingen daarop mogelijk zijn afhankelijk van de fase waarin het (potentiële) contract zich bevindt. Voor het verhogen van de zichtbaarheid van de schoonmaker en de transitie naar dagschoonmaak bij ING haalde CSU in 2014 de finale van de Best Practice Award van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. 1. Fase voorbereiding offerte De code geeft duidelijke sturing aan hoe het traject van gunning van een schoonmaakopdracht verantwoord vorm kan krijgen. Onze aanbiedingen zijn voorzien van een degelijke onderbouwing, waarbij we uitgaan van een verantwoorde, en controleerbare normstelling. Zo dient gunning van de schoonmaakopdracht te geschieden op basis van EMVI in plaats van op laagste prijs. De wegingfactor prijs dient daarbij in evenwichtige en passende verhouding te staan met andere eisen. Aanvullende initiatieven o.a.: CSU faciliteert kennisdeling over het vakgebied, aanbestedingsregels en de daaruit voortvloeiende verantwoorde inkoop van schoonmaakdiensten. Dit doen we onder andere tijdens CSU's jaarlijkse rondetafelconferentie voor schoonmaakintermediairs. CSU beoordeelt kritisch de bestekken om te zien of deze in lijn liggen met de code en stelt kritische vragen om zo de nodige aanpassingen te bewerkstelligen. Zo nodig onthoudt CSU zich van inschrijving. Het afgelopen jaar is dit enkele malen aan de orde geweest onder andere ten aanzien van aanbestedingen op alleen laagste prijs. Offertes worden ingediend op basis van voldoende informatie van de opdrachtgever en rekening houdend met toepasbare leverings- en inkoopvoorwaarden. Om recht te doen aan ons vakmanschap prefereert CSU resultaatgerichte contracten.
1
Bij klanten en prospects promoot CSU de voordelen van dagschoonmaak. Dit levert een positieve bijdrage aan de zichtbaarheid, respect, betrokkenheid en motivatie van schoonmaakmedewerkers. Uit het oogpunt van het uitbouwen van de gezamenlijke kennis, kwalitatieve partnerships, investeringen in personeelsondersteuning en rust op de werkvloer streeft CSU naar een contractduur van minimaal 5 jaar. We stimuleren contracten voor onbepaalde tijd. CSU biedt diverse innovatieve oplossingen om te komen tot een verbeterde dienstverlening en motivatie en tevredenheid van medewerkers, zoals een bonus voor medewerkers bij behaalde kwaliteitsnormen. 2. Overgang contract Opdrachtgevers dienen zeker ook in deze fase rekening te houden met de positie en het welzijn van schoonmaakmedewerkers. Daarbij is de CAO leidend.
Aanvullende initiatieven o.a.: CSU vindt het belangrijk om helder, duidelijk en transparant te communiceren naar medewerkers over de veranderingen in contracten. De communicatie bij de overgang van contract bestaat onder andere uit informatiebijeenkomsten, persoonlijke gesprekken en de brochure 'Medewerkersinformatie bij contractovername'. Daarin staan de voor de medewerkers belangrijke zaken beschreven. Nieuwe medewerkers ontvangen een introductiemap en worden goed ingewerkt. In de opstartfase kijken we of de gemaakte afspraken haalbaar zijn en of eventuele verbeteringen nodig zijn. Na opstart overleggen we met de medewerkers over de veranderingen en de werkzaamheden. Zo zorgen we dat medewerkers prettig werken en de kwaliteit van onze werkzaamheden optimaal is. CSU adviseert opdrachtgevers de gemaakte afspraken én aanpassingen t.o.v. het oude contract (evt. met behulp van CSU) te communiceren naar hun eindgebruikers. De code gaat in de transitiefase uit van een overgangsperiode van minimaal 2 maanden na definitieve gunning. Om zorgvuldig om te gaan met personeelsbelangen doet CSU er alles aan om afhankelijk van de situatie een langere contractsovergangstermijn te bewerkstelligen zoals ten tijde van vakantieperiodes (zomer/eindejaar). 3. Reguliere contractfase CSU brengt bij de uitvoering van de opdracht alle kennis, ervaring en capaciteiten in. Medewerkers dienen te werken volgens de beleids- en gedragsregels van de opdrachtgever. De code geeft aan dat opdrachtgevers ook mede verantwoordelijk zijn voor goede arbeidsomstandigheden van het schoonmaakpersoneel. Daarbij dienen verschillen in faciliteiten en bejegening tussen eigen medewerkers en schoonmakers te worden voorkomen. Aanvullend op alle richtlijnen in de code onderneemt CSU onder andere de onderstaande initiatieven om de arbeidsomstandigheden en de medewerkertevredenheid van onze medewerkers te verbeteren. Aanvullende initiatieven o.a.: 1. CSU heeft in elke businessunit speciale pandadviseurs in dienst die de werklocaties bezoeken. De pandadviseurs controleren de werkomstandigheden van onze medewerkers bij de opdrachtgever en of deze voldoen aan alle richtlijnen, cao, arbo en wettelijke (veiligheids-)eisen. Er wordt daarnaast gekeken of de werklocatie een fijne werkplek is voor onze medewerkers. Bevindingen en/of onregelmatigheden worden gerapporteerd en indien van toepassing besproken met de opdrachtgever. 2. CSU zorgt dat middelen en materialen goed werken, zuinig en veilig zijn en in voldoende mate aanwezig zijn. Dit wordt periodiek gecontroleerd. Onderdeel van ons MVO beleid is onze certificering voor de C02-prestatieladder waarmee we
2
gestructureerde werken aan de verdere preventie van energiegebruik. In 2013 behaalden we niveau 3. 3. CSU bevordert intern verbeteringsmeldingen en promoot het aanspreken door het personeel van de vertrouwenspersonen om afwijkingen te signaleren. Die signalen nemen we zeer serieus en we stellen er onderzoeken naar in en pakken dit aan. In 2014 is dit verder geprofessionaliseerd door het uitbesteden van de taak vertrouwenspersoon aan een extern deskundige. Een belangrijk punt voor CSU is dat de jaarlijkse CAO-verhogingen niet tot werkdrukverhoging mogen leiden bij het schoonmaakpersoneel. Om die reden is ook afgelopen jaar veel geïnvesteerd in het accepteren door opdrachtgevers van prijsaanpassingen als gevolg van CAO, sociale lasten, pensioenen en andere kostprijsbepalende factoren.
Nieuwe CSU app draagt bij aan veiligheid medewerkers Voor elke businessunit wordt eenmaal per drie jaar een algemene Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) uitgevoerd. Ook monitoren we projecten afzonderlijk op risico's. Zo verkleinen we de kans op ongevallen en incidenten tijdens het werk. In dit kader is het boekje 'Veiligheid op de werkvloer' geïntroduceerd, dat iedere nieuwe medewerker bij indiensttreding ontvangt. De inhoud is vorig jaar compleet geactualiseerd. Ook via andere wegen stimuleren we de veiligheid op het werk: een Periodiek Arbeids Gezondheidskundig Onderzoek, persoonlijke beschermingsmiddelen, bedrijfsongevallenregistratie en de inzet van bedrijfshulpverlening. We hanteren een ethische gedragscode en een reglement ongewenst gedrag. Om de veiligheid op het werk te optimaliseren heeft CSU in 2015 een speciale veiligheidsapp geïntroduceerd. De app ondersteunt medewerkers en onderaannemers bij veilig werken op locatie. Medewerkers werken op verschillende locaties en dat maakt de communicatie soms niet eenvoudig. De app, beschikbaar voor iPhones, Android- en Windows-telefoons, is gratis te downloaden in de App Store respectievelijk PlayStore. Iedere geïnteresseerde professional kan de app downloaden.
Implementatie en naleving Sociaal beleid Vanzelfsprekend houdt CSU zich aan alle richtlijnen en wettelijke bepalingen, zoals door de CAO, de vakbonden, wetgever en branchevereniging OSB gesteld bij het opstellen van zijn offertes. CSU past alle richtlijnen t.a.v. verantwoord sociaal beleid uit de code toe. Zo discrimineert CSU medewerkers niet (NVP-sollicitatiecode). CSU hanteert coachend leidinggeven en werft en selecteert leiding op basis van vakkennis, karakter en beheersbare span of control. CSU behaalde in 2013 het OSB keurmerk. CSU investeert al jaren in de duurzame inzetbaarheid van onze mensen. We streven naar optimale werkomstandigheden waarin ze zich persoonlijk en professioneel kunnen ontwikkelen.
Opleidingen als basis voor ontwikkeling We maken zowel gebruik van eigen opleidingen als die van derden. CSU was in 2013 en 2014 de grootste opleider in de branche voor de basisvakopleiding medewerker algemeen schoonmaakonderhoud. Dit blijkt uit cijfers van de RAS (Stichting Raad voor Arbeidsverhoudingen Schoonmaak- en Glazenwassersbranche ). De grootste opleider zijn is geen doel op zich. Belangrijker is dat we investeren in opleidingen. De basisvakopleiding borgt de kennis en vaardigheden waarover iedere medewerker algemene schoonmaak dient te beschikken. Optimale werkomstandigheden zorgen er binnen CSU voor dat werknemers zich zowel persoonlijk als professioneel kunnen ontwikkelen. Vakkennis is een van de belangrijke pijlers voor CSU's onderscheidende operationele organisatie. Onze medewerkers hebben merkbaar meer zelfvertrouwen en plezier in hun werk. Dat past bij de behoefte in de markt.
3
Opleiden is voor CSU een belangrijk thema in het personeelsbeleid, maar CSU investeert al jaren in goed werkgeverschap. Zo bieden we sinds 2008 al hulp bij taal en voegden we in 2014 unieke elementen toe zoals budgetcoaching, lifestyle advisering en hulp bij psychische klachten. Het is slechts een greep uit de vele activiteiten binnen CSU's maatschappelijk verantwoorde werkwijze om medewerkers duurzaam inzetbaar te houden. Voor een uitgebreider overzicht van de activiteiten verwijzen we naar ons jaarverslag. Een goede werkgever neemt negatieve invloeden weg. Er zijn medewerkers die het financieel soms lastig hebben. Een privé-aangelegenheid maar mensen nemen financiële problemen mee naar hun werk of moeten er door thuisblijven. Geldproblemen kunnen tot psychische klachten leiden. Relatief veel medewerkers hebben in deze tijd een loonbeslag. Daarom ging CSU in 2014 een samenwerkingsverband aan met Budgetcoach Groep. Naast begeleiding op maat door coaches ging CSU een stap verder met een voor ondernemend Nederland unieke telefonische helpdesk voor financiële vragen en problemen. Hiermee krijgen ze meer grip op hun financiële situatie en worden nadelige gevolgen voorkomen. De laagdrempelige aanpak betaalt zich uit. Het initiatief is een succes: in het eerste jaar zijn al 200 medewerkers geholpen. Medewerkers kunnen de taalcursus 'Taal op de werkvloer' volgen om onderling optimaal te communiceren. Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van opleiding omarmen we enthousiast zo bieden we in eigen huis schoonmakers o.a. e-Iearning. Inmiddels heeft CSU meer dan 500 mensen geholpen bij het verbeteren van hun schrijf- en/of spreekvaardigheden. Hoewel we alle mensen frequent hierover informeren en alle mensen in de gelegenheid stellen zich op dit vlak te ontwikkelen, constateren we ook dat het uiteindelijk hun eigen keuze en bereidheid is om deel te nemen aan deze trajecten, die bepalend is. Op 31 maart 2014 was CSU een van de 75 organisaties die tijdens de landelijke WerkDag Aanpak Jeugdwerkloosheid het Werkakkoord hebben getekend. In dat Werkakkoord is afgesproken wat we gaan doen om de kansen op werk voor jongeren te vergroten. Dat kan op allerlei manieren, zoals door het aanbieden van banen, traineeships en stages voor afgestudeerden. Bovendien heeft CSU als een van de 22 van de werkgevers aangegeven zich ook te inspannen voor kansen op werk voor kwetsbare jongeren.
Recent is CSU qestart een pilot met HelloFysio onder 2200 medewerkers voor het bieden van gratis fysiotherapie. HelloFysio biedt eenvoudig thuis of op het werk behandelingen via webcam, telefoon en internet. Na visueel contact met een eigen therapeut stelt deze een persoonlijk behandelplan met bijbehorende oefeningen op. CSU is het eerste Nederlandse bedrijf in de schoonmaakbranche dat deze methode aan haar medewerkers aanbiedt en de kosten vergoedt. Dit alles draagt bij aan de inzetbaarheid en het welzijn van onze medewerkers. Door de nadruk op de preventieve aanpak ligt het verzuimcijfer nog steeds laag en bedraagt deze slechts 3,9%.
4
Social Return On Investment
(SROl)
Steeds vaker wordt bij overheidsaanbestedingen gevraagd om de inzet van deze medewerkers. Daarvoor werken we landelijk met diverse partijen zoals diverse UWV's, Dienst Sociale Werkvoorziening (DSW), Stichting Axios, de stichting Nelis en TAALent Werkt! Voor dit laatste project zijn de handen inéén geslagen met de gemeente Amsterdam en Agens. Agens verzorgde de taalopleiding, de Gemeente Amsterdam en CSU betaalden ieder de helft van de opleidingskosten. Alle deelnemers slaagden voor de taalopleiding. CSU kiest bewust voor het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijk deel van het personeelsbeleid. Het personeelsbestand van CSU bestaat voor 11% uit medewerkers met een SROI-indicatie, de landelijke norm is 5%. CSU ziet dit als onderdeel van zijn sociale verantwoordelijkheid. Een recent voorbeeld is de gemeente Schiedam die SROI als belangrijke pijler heeft opgenomen in hun aanbesteding.
Periodiek werkoverleg met schoonmaakmedewerkers op locatie CSU maakte ook in 2014 op enkele plekken gebruik van de werkdrukmeter, een tool die laat zien in hoeverre medewerkers te maken hebben met een (te) grote werkdruk. Het is een wetenschappelijk onderbouwde vragenlijst die digitaal wordt ingevuld. We zien het als onze verantwoordelijkheid om de werkdrukmeter veel vaker dan voorgeschreven is in te zetten. Er vindt periodiek een werkoverleg plaats met schoonmaakmedewerkers op locatie. Hierbij wordt naar de mening en ervaringen van medewerkers gevraagd en worden de uitkomsten van de werkdrukmeter besproken. Erkenning voor personeelsbeleid en -tevredenheid Naast waar nodig de inzet van specifieke werkdrukmetingen, laat CSU periodiek volgens erkende onderzoeksmethodieken door derden onderzoeken uitvoeren naar de algemene medewerkerstevredenheid. In 2014 heeft dit op diverse niveaus plaatsgevonden door onderzoek van Top Employer Nederland, Great Place to Work en maatwerkonderzoek naar de tevredenheid van schoonmakers en objectleiders. De resultaten over de werkbeleving zijn positief. In 2014 werd CSU verkozen als Great Place to Work en won het de estafetteprijs Kroon op 't Werk. In 2014 en 2015 is CSU uitgeroepen en gecertificeerd als 'Top Employer Nederland'. Het Top Employers Institute reikt jaarlijkse na gedegen onderzoek certificaten uit aan werkgevers die goede arbeidsomstandigheden creëren voor hun werknemers. Volgens
5
de organisatie is CSU een toonaangevend bedrijf dat erin slaagt op unieke wijze goed werkgeverschap binnen het bedrijf in de praktijk te brengen. Met de metingen signaleren we tevens verbeterpunten die CSU vertaalt naar concrete acties.
Zichtbaarheid schoonmaak draagt bij aan hoge tevredenheid opdrachtgevers Geholpen door veranderende werkvormen wordt schoonmaak steeds vaker op de dag en zichtbaar uitgevoerd. CSU stelt zich daar bij op als proactieve gesprekspartner om opdrachtgevers te ontzorgen. Waar mogelijk nemen we het initiatief en de regie in de gesprekken met andere leveranciers. Zodoende bestaat meer partnership en nauwere afstemming. Dit bevordert ook de reductie van klachten. Opdrachtgevers van schoonmaakbedrijf CSU zijn zeer tevreden. Dat blijkt uit recent door Integron, specialist in klant- en medewerkeronderzoek, breed gehouden onderzoek. CSU wordt gezien als een gastvrij, betrouwbaar en deskundig bedrijf. Onder andere de algemene klanttevredenheid, de klantgerichtheid en prijsstelling van CSU scoren beter dan benchmarks voor de schoonmaak. De tevredenheid onder opdrachtgevers van CSU is dan ook bijzonder toegenomen. Volgens Integron is de stijging van CSU de grootste van alle tevredenheidsonderzoeken die ze in 2014 hebben uitgevoerd. Communicatie over de code Actief hebben we in 2014 de code uitgedragen zodat meer opdrachtgevers de code tekenden, de schoonmakers betrekken en we zo samen bouwen aan goed schoon op een betere manier. Van de opdrachtgevers die de code hebben ondertekend ten tijde van het opstellen van deze verklaring, mag CSU er inmiddels tientallen tot zijn huidige opdrachtgevers rekenen. Ons streven is het aantal opdrachtgevers die de code hebben ondertekend te vergroten. CSU communiceert daarom over de code en het belang voor de branche. Dit gebeurt in eigen en externe uitingen als bijvoorbeeld nieuwsbrieven, relatiemagazine, social media en artikelen. De code en het ondertekenen ervan door opdrachtgevers wordt tevens in de persoonlijke gesprekken onder de aandacht gebracht. De afgelopen periode tekenden onder andere onze opdrachtgevers Gemeente Velsen, Koning Willem I, BOEX, Wartburg College, Rivierduinen, Provincie Flevoland, Tennet en Vion de code.
6
In gesprek met schoonmakers
CSU is via de reguliere en aanvullende periodieke overlegvormen in gesprek met zijn medewerkers. De code heeft als zodanig niet geleid tot andere communicatievormen en -frequenties tussen ons als bedrijf en onze opdrachtgevers. Sinds de introductie van de code is deze bekender geworden in de facilitaire wereld, maar er is nog een wereld te winnen. We zien vooral dat de bewustwording voor aanbesteden op EMVI en voor betere randvoorwaarden voor de uitvoering van het werk zijn vergroot. Uiteraard met name bij de opdrachtgevers die de code ook zelf hebben ondertekend, maar ook daar buiten. Wel zien we dat ondertekenaars steeds vaker al, dan niet samen met CSU, zelf ook actief met de schoonmakers in gesprek gaan over het werk en de werkomstandigheden. Goede voorbeelden zijn bijvoorbeeld NEN en TenneT. Tennet liet het niet bij een ondertekening. De afdeling Facility Management van TenneT organiseerde samen met CSU een interactieve en informatieve sessie voor de schoonmaakmedewerkers zodat de Code direct op juiste wijze nageleefd kan gaan worden. Het onderschrijven van de Code is een logische stap, maar daar houdt het voor TenneT niet op. De schoonmaakmedewerkers vervullen een sleutelrol. Ze blijven stakeholders betrekken door actieve samenwerking en open communicatie en streven naar maximaal draagvlak voor de activiteiten. De launchsessie met de schoonmaakmedewerkers vormde dan ook een krachtig startsein van het naleven van de code voor alle betrokkenen. Ook opdrachtgever NEN in Delft betrekt conform de code schoonmakers bij het werk. Of het werk anders kon worden gedaan. Wie kan zo'n vraag nu beter beantwoorden dan een schoonmaker! Medewerkers bedachten zélf hoe ze de uren gingen invullen om het pand schoon te maken. Dat gebeurde tijdens een gezellige ontbijtbijeenkomst met de CSU-ers. Per jaar zijn een paar van die sessies gepland. Medewerkers werken met meer plezier, er is een saamhorigheidsgevoelontstaan. Wat CSU betreft maakt de onzichtbare schoonmaker dan ook steeds meer plaats voor de schoonmaker 2.0; gastvrij, proactief en behulpzaam. De goede voorbeelden van Tennet en NEN om vanuit de opdrachtgever ook onze mensen actief te betrekken, delen we dan ook met andere bedrijven. CSU zal samen met de medezeggenschap, vakbonden en andere actoren zijn verantwoordelijkheid blijven nemen om de code succesvol in de praktijk te brengen en te promoten. Naam Functie Datum Handtekening:
John van Hoof directievoorzitter CSU juni 2015
7
