Rekenkamercommissie Roermond April 2015

Onderzoek naar het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Roermond

Rekenkamercommissie Roermond April 2015

Rekenkamercommissie Gemeente Roermond Postbus 900 6040 AX Roermond

rapport Rekenkamercommissie Inkoop- en aanbestedingsbeleid

1


2

Colofon Samenstelling Rekenkamercommissie Externe leden De heer mr. P.M.B. Schrijvers (voorzitter) De heer ir. N. op de Laak De heer L.P.A. Haarsma

Raadsleden Mevrouw L. van der Stelt De heer C.W.A. Achten De heer J.M.W. de Kunder Secretariaat Rekenkamercommissie Ambtelijk secretaris De heer A.H.C. Vestjens Adres Postbus 900 Telefoonnummer 0475 – 35 94 60 E-mail [email protected] Website www.roermond.nl

april 2015


3


4

Inhoudsopgave: 1.

Doelstelling en vraagstelling.

2.

Onderzoeksaanpak en fasering.

3.

Conclusies.

4.

Aanbevelingen.

Bijlagen: I

Bestuurlijk hoor en wederhoor: Reactie college van burgemeester en wethouders van Roermond op de rapportage van de Rekenkamercommissie.

II.

Onderzoeksrapport van KokxDeVoogd: “Inkoop- en aanbestedingsbeleid”.


5


6

1. Doelstelling en vraagstelling. De Rekenkamercommissie heeft op 17 december 2014 de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders geïnformeerd over de start van het onderzoek naar het inkoopen aanbestedingsbeleid. De centrale onderzoeksvraag luidde: “Op welke wijze is het inkoopen aanbestedingsbeleid geformuleerd en wordt dit beleid doelmatig en doeltreffend uitgevoerd”? Op basis van de centrale onderzoeksvraag zijn de volgende deelvragen geformuleerd: 1. 2. 3.

wordt het inkoopen aanbestedingsbeleid doelmatig en doeltreffend uitgevoerd? op welke wijze is de raad betrokken bij de totstandkoming van het huidig gemeenschappelijk inkoopen aanbestedingsbeleid? op welke wijze kan de raad zijn controlerende rol blijven vervullen?

Het onderzoek heeft betrekking hebben op de periode 2013 – februari 2015. Naast een analyse van het algemene inkoopen aanbestedingsbeleid zijn een aantal specifieke cases onderzocht.


7


8

2.

Onderzoeksaanpak en fasering.

Om tot de beantwoording van de onderzoeksvraag en –deelvragen te komen is als volgt te werk gegaan. 1 De rekenkamercommissie heeft (op grond van een onderhandse aanbestedingsprocedure) het onderzoek uitbesteed aan bureau KokxDeVoogd b.v.. Samen met de onderzoekers van KokxDeVoogd is er op 8 januari 2015 een startbijeenkomst georganiseerd met de medewerkers uit de ambtelijke organisatie die bij het onderzoek zouden worden betrokken. In de beginfase van het onderzoek is vervolgens door de Rekenkamercommissie het normenkader vastgesteld, welke als leidraad voor het onderzoek dient.2 KokxDeVoogd heeft in de fase daarna allereerst algemene beleidsstukken bestudeerd. Daarna is de algemene analyse van het beleid specifiek getoetst aan een drietal cases. De RKC heeft besloten de volgende cases daarvoor te gebruiken: • Levering: Europese aanbesteding 2013 sector BMO: Lease ICT hardware t.b.v. ICT Samenwerking Noord en Midden Limburg (hierna te noemen: NML). • Dienst: Beveiligingsdiensten 2014-2018 € 461.448 (Meervoudig onderhands 2013 sector BMO) • Werk: Reconstructie Singelring-Oost, bestek 784-13. EMVI aanbesteed 3.727.400 (Nationale aanbesteding sector RU). Ten behoeve van deze casestudy hebben de onderzoekers in de vorm van een ‘dataroom’ drie dagen hun intrek genomen op het stadhuis van de gemeente Roermond. Tijdens deze drie dagen zijn de dossiers behorende bij de drie cases bestudeerd. Daarnaast is een aantal interviews afgenomen met de 'behoeftestellers', een inkoopadviseur, de concerncontroller en de portefeuillehouder. Naast de cases is ook met enkele respondenten gesproken over de totstandkoming van de samenwerking in LNRW- en NML-verband. Ook heeft er een groepsgesprek plaatsgevonden met een achttal leden van de raad. De verzamelde informatie is door KokxdeVoogd met betrokkenen ter verificatie teruggekoppeld in de vorm van case- en/of interviewverslagen.

1 2

Voor een gedetailleerde beschrijving zie rapport KokxDeVoogd hoofdstuk 2. Voor uitgangspunten normenkader zie rapport KokxDeVoogd paragraaf 2.2.


9

Naar aanleiding van de analyse van relevante beleidstukken, de casestudy, de interviews en het groepsinterview is door KokxDeVoogd op 2 maart 2015 een conceptrapportage aan de RKC voorgelegd. Vervolgens heeft de RKC de rapportage (d.w.z. het rapport met het feitenrelaas, zonder conclusies en aanbevelingen) op 10 maart 2015 aan de ambtelijke organisatie voorgelegd voor een controle op de juistheid van de feiten. Naar aanleiding daarvan is het rapport op enkele punten aangepast en heeft de RKC de conclusies en aanbevelingen vastgesteld. Op 1 april 2015 is de rapportage (met conclusies en aanbevelingen) voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders voor een bestuurlijke reactie. De reactie van het college is opgenomen in bijlage I.


10

3.

Conclusies.

De centrale vraag van het onderzoek luidde: “Op welke wijze is het inkoopen aanbestedingsbeleid geformuleerd en wordt dit beleid doelmatig en doeltreffend uitgevoerd?” Beantwoording van de centrale vraag: de algemene conclusie. In het algemeen kan worden geconcludeerd dat er grote stappen voorwaarts zijn gezet ten opzichte van een eerder onderzoek van de RKC naar het inkoopen aanbestedingsbeleid en het nazorgonderzoek dat twee jaar na dat onderzoek is uitgevoerd (zie ook het slot van deze paragraaf)3. De formulering van het gemeenschappelijke beleidskader met de LNRWgemeenten is op een veel hoger niveau, maar is op punten nog weinig specifiek en daarmee nogal ‘sjabloonachtig’. Ook de werking van het beleid heeft zich positief ontwikkeld: de onderzochte cases geven geen aanwijzingen voor ondoelmatig- en ondoeltreffendheden. De raad heeft een beperkte rol gehad bij de totstandkoming van inkoopen aanbestedingsbeleid; ook heeft er geen afstemming met de andere betrokken raden plaatsgevonden. Over de uitvoering van het beleid wordt de raad nauwelijks geïnformeerd. De raadsleden die de onderzoekers in het kader van dit onderzoek hebben gesproken beseffen terdege dat de politieke invloed van de raad verloren gaat indien elke afzonderlijke raad het eigen college aanspreekt. Zij zien voor de raad een actievere rol weggelegd. Beantwoording van de deelvragen: de specifieke conclusies. Hieronder worden de drie deelvragen van het onderzoek beantwoord. Deelvraag 1: Wordt het inkoopen aanbestedingsbeleid doelmatig en doeltreffend uitgevoerd? Het sinds voorjaar 2013 vigerende inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeente Roermond is in samenwerking met de gemeenten Leudal, Nederweert en Weert opgesteld. Het is nagenoeg geheel gebaseerd op het model dat de VNG naar aanleiding van de Aanbestedingswet 2012 heeft opgesteld. Het beleid is door de vier gemeenten vertaald in een gemeenschappelijk aanbestedingsreglement. De gemeente Roermond heeft in het beleid accenten gelegd op een aantal sociale en duurzaamheidsaspecten. De sociale aspecten zijn vertaald in doelstellingen op het gebied van SRI bij opdrachten met een geraamde waarde van € 50.000,- of hoger en in een zogenoemd alleenrecht voor i.c. het SW-bedrijf Westrom. Voor duurzaamheid heeft de gemeente aansluiting gevonden bij een inmiddels afgerond programma op dat gebied van het toenmalige Agentschap NL. Door middel van hogere 3

Het nazorgonderzoek heeft zich gericht op het onderzoek subsidiebeleid en –verstrekking en het onderzoek aanbestedingsbeleid en aanbestedingen.


11

drempelwaarden voor onder andere enkelvoudig onderhands (lees: zonder concurrentie) aanbesteden is meer ruimte gecreëerd voor lokale ondernemers. Uit de voor dit onderzoek bestudeerde cases (Beveiligingsdiensten, ICT lease en Singelring) blijkt dat er geen aanwijzingen zijn dat het inkoopen aanbestedingsbeleid ondoelmatig en ondoeltreffend wordt toegepast. De drie bestudeerde aanbestedingen zijn geslaagd: het is binnen de gestelde termijn en binnen het geraamde budget gelukt om binnen de scope een adequate marktpartij te contracteren. Meer specifiek: Juridisch: de procedures die zijn gehanteerd zijn juist, er zijn geen aanwijzingen voor strijdigheid met beginselen van aanbestedingsrecht, de cases zijn aanbesteed conform de relevante weten regelgeving en het eigen inkoopen aanbestedingsbeleid, de aanbestedingen hebben plaatsgevonden binnen het vigerende beleid en de vigerende mandaatregeling. Ethisch: in de aanbestedingen is aandacht besteed aan integriteit en zijn de aspecten duurzaamheid en SRI in eisen en/of wensen vertaald. Overigens vormt de mate waarin deze aspecten worden toegepast onderdeel van afwegingskaders die per aanbesteding worden ingevuld. Anders gezegd: dat aandacht wordt besteed aan duurzaamheid betekent niet per se dat maximale of optimale duurzaamheid wordt nagestreefd. Economisch: voorafgaand aan de aanbestedingen heeft een (beknopte) analyse plaatsgevonden, er is nog niet elektronisch aanbesteed, maar de toepassing van een uniforme eigen verklaring draagt bij aan het beperken van administratieve lasten. Doeltreffend- en doelmatigheid zouden kunnen winnen als de voorbereiding van aanbestedingen meer intensiteit zou hebben en/of er meer interactie met marktpartijen zou plaatsvinden, indien het past in het spanningsveld tussen tijd, capaciteit en kwaliteit. De gemeente is overigens voornemens hier meer aandacht aan te besteden. Conclusies in relatie tot eerdere RKC-onderzoeken Hoewel eerder onderzoek van de rekenkamercommissie Roermond in 2006 en het nazorgonderzoek in 2008 naar onder andere het inkoopen aanbestedingsbeleid (gedeeltelijk) een ander normenkader kenden, kan ten eerste worden geconcludeerd dat de gemeente Roermond grote stappen heeft gemaakt op het terrein van beleidsformulering. In 2006 werd ten aanzien van het toenmalige beleid nog het volgende geconcludeerd: “De inhoud van de beleidskaders is niet altijd juist. De passages die bijvoorbeeld betrekking hebben op de uitzonderingen zijn strijdig met het concurrentie- en gelijkheidsbeginsel. (…) De inhoud van de beleidskaders is niet altijd even helder en is soms inconsistent.” Ook heeft de gemeente Roermond ten opzichte van die rapporten forse progressie geboekt ten aanzien van de uitvoering van het beleid. In 2006 werd immers nog geconstateerd dat in een groot aantal gevallen niet de juiste aanbestedingsprocedure was gekozen.


12

Deelvraag 2: Op welke wijze is de raad betrokken bij de totstandkoming van het huidig gemeenschappelijk inkoopen aanbestedingsbeleid? De raad heeft bij totstandkoming van het inkoopen aanbestedingsbeleid een beperkte rol gespeeld. De regie in het totstandkomingsproces lag bij de ambtelijke organisatie en de verantwoordelijk portefeuillehouder. Een raadscommissie heeft het beleid op 6 februari 2013 besproken en de raad heeft het beleid op 21 februari 2013 als hamerstuk vastgesteld. Conclusie is verder dat de procedure zoals deze is vastgelegd in de Notitie kaderstellende nota’s bij de totstandkoming van het inkoopen aanbestedingsbeleid niet gevolgd is. Ondanks dat het inkoopen aanbestedingsbeleid met drie andere gemeenten gezamenlijk tot stand is gebracht, heeft hierover geen afstemming plaatsgevonden tussen de betrokken raden (waaronder de raad van Roermond). Positief is dat raadsleden aangeven te beseffen dat bij samenwerking politieke invloed verloren gaat indien elke afzonderlijke raad het eigen college aanspreekt. Er bestaat echter nog geen gedeeld beeld over de wijze waarop de raad dat in de praktijk vorm moet geven. Net als in een eerder onderzoek naar de kaderstellende rol van de raad van Roermond is geconcludeerd, zouden raadsleden graag een meer actieve rol willen spelen bij het proces van kaderstelling, in dit geval bij het inkoopen aanbestedingsbeleid. Over de concrete vormgeving van een dergelijke actievere rol, bestaat echter geen gedeeld beeld. Deelvraag 3: Op welke wijze kan de raad zijn controlerende rol (blijven) vervullen? Bij de controle heeft de raad tot nu toe een beperkte rol gespeeld. De raad wordt niet periodiek geïnformeerd over (de uitvoering van) het inkoopen aanbestedingsbeleid. Raadsleden zijn van mening dat zij alleen over incidenten (bijvoorbeeld in geval van overschrijding en juridische incidenten) worden geïnformeerd. Dit is overigens in lijn met conclusies uit het eerdere rapport van de RKC uit 2006 en het nazorgonderzoek uit 2008. Het niet vertalen van de inkooptaakstelling in uitvoeringsbeleid kan mee brengen dat de raad zijn controlerende taak onvoldoende kan uitvoeren, aangezien niet getoetst kan worden op welke wijze aan die taakstelling wordt voldaan. Over de invulling van de controlerende rol heeft geen afstemming plaatsgevonden tussen de bij het gezamenlijke beleid betrokken raden. Hoewel de raadsleden – net als bij de kaderstellende rol – beseffen dat zij met de andere raden gezamenlijk invulling moeten geven aan hun controlerende rol. Gelet op het voorgaande kan de raad in de toekomst zijn controlerende rol (blijven) vervullen door: a. Op vaste momenten aan de hand van (voortgangs)rapportages met het college te spreken over (uitvoering van) het inkoopen aanbestedingsbeleid, en – waar nodig – het beleid bij te sturen; b. Aan te geven op welke wijze de inkooptaakstelling dient te worden onderbouwd zodat deze achteraf kan worden getoetst; c. Afstemming te zoeken met de andere raden over concrete invulling van hun (gezamenlijke) controlerende rol.


13


14

4.

Aanbevelingen.

Op basis van de bevindingen van het onderzoek en de conclusies komt de Rekenkamercommissie tot de onderstaande aanbevelingen. Deze zijn onderverdeeld in aanbevelingen voor de gemeenteraad en aanbevelingen voor het college. Aanbevelingen voor de gemeenteraad:  Bepaal als raad welke elementen van het inkoopen aanbestedingsbeleid en de uitvoering daarvan voor kaderstelling in aanmerking komen, zoals social return on investment, duurzaamheid, het belang van het lokale midden- en kleinbedrijf en het verminderen van administratieve lasten voor aanbestedende dienst en inschrijvers. Maak als raad samen met het college afspraken over de rolverdeling, procedures en stel de criteria4 zo op dat het college aan de raad zowel op kwaliteit als kwantiteit kan rapporteren.  Geef als raad aan op welke wijze taakstellingen dienen te worden onderbouwd zodat de door het college geformuleerde voorstellen kunnen worden getoetst op hun haalbaarheid (kaderstellende rol van de raad) en in een later stadium beoordeeld kan worden in hoeverre daadwerkelijk invulling is gegeven aan die voorstellen (controlerende rol van de raad).  Benoem een verkenner die namens de raad het voortouw neemt bij het benaderen van de raden van de overige LNRW-gemeenten, met als doel om op korte termijn te komen tot een gedeelde invulling van de kaderstellende en controlerende rol van de raden ten aanzien van het gezamenlijke inkoopen aanbestedingsbeleid.  Inventariseer in het licht van de toegenomen aandacht voor samenwerking tussen decentrale overheden op welke onderwerpen de gemeente Roermond naast het inkoopen aanbestedingsbeleid samenwerkt met andere decentrale overheden. Bepaal vervolgens welke van deze onderwerpen voor kaderstelling in aanmerking komen en stel een procedure vast waarbinnen de betrokken andere raden worden benaderd om tot een gedeelde aanpak van de invulling van de kaderstellende en controlerende rol te komen. Aanbevelingen voor het college van B&W:  Evalueer op korte termijn in het verband van de LNRW-gemeenten het gezamenlijke inkoopen aanbestedingsbeleid. Betrek daarbij: o De opzet van het beleid; o De uitvoering van het beleid; o De wijze waarop de LNRW-gemeenten de uitvoering gezamenlijk hebben georganiseerd.  Herijk op korte termijn het huidige inkoopen aanbestedingsbeleid en het daarop gebaseerde uitvoeringsbeleid, bijvoorbeeld aan nieuwe noties op het terrein van duurzaamheid. 4

Zie ook de handreiking “Een praktisch instrument voor kaderstelling” van de Rekenkamercommissie Roer‐ mond en PBLQ‐Zenc uit februari 2014.


15

 

Betrek bij deze herijking de bestaande inkooptaakstelling waarbij nadrukkelijker in kaart wordt gebracht welke effecten het gezamenlijk inkopen hierop heeft. Informeer de raad actief met ten minste een jaarlijkse rapportage waarin informatie wordt gegeven over de wijze waarop het beleid wordt uitgevoerd en de mate waarin de door de raad vastgestelde beleidsdoelstellingen worden bereikt.


16

Bijlage I.

Reactie college van burgemeester en wethouders van Roermond op de rapportage van de Rekenkamercommissie.



gemeente Roermond

uw nummer

RKC/2015/19

uw datum

1april2015

ons nummer onze datum verzonden

21 apnl 2O15

Rekenkamercom m issie van de gemeente Roermond de heer mr.P.M.B. Schrijvers Postbus 900 6040AX ROERMOND

12729-2015

2 2 APR, 20t5

inlichtingen bij sector/afdeling doorkiesnr.

Dhr. W. Kaldenhoven SECR/Secretaris 0475 - 359 618

bijlage(n) betreffende

Bestuurlijk wederhoor inzake ondezoek inkoopen aanbestedingsbeleid

Geachte heer Schrijvers, Op woensdag 1 april jl. heeft uw commissie het rapport aangaande het onderzoek lnkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Roermond voor een bestuurlijk wederhoor voorgelegd aan het college, bijgaand ontvangt u onze reactie. Met veel genoegen hebben wij kennis genomen van het onderzoek en de hierin geformuleerde conclusies. De RKC is zonder meer positief over de ontwikkeling van het lnkoop- en aanbestedingsbeleid ten opzichte van eerdere door u uitgevoerde onderzoeken. ln dit onderzoek concludeert u dat "de gemeente Roermond grote stappen heeft gemaakt op het terrein van beleidsformulering" en ten aanzien van de uitvoering van het beleid "forse progressie" heeft geboekt. Het onderzochte lnkoop- en aanbestedingsbeleid is samen met de gemeenten Leudal, Nederweert en Weert voorbereid. U concludeert dat de raad een beperkte rol heeft gehad bij de bij de totstandkoming van dit beleid. Uw commissie concludeert eveneens dat de gemeenteraad in dergelijke beleidsvormende processen een meer actieve rol wil innemen, zonder dat hierover binnen de raad al een gedeeld beeld bestaat. Aangaande de betrokkenheid van de gemeenteraad bij het formuleren van nieuw beleid willen wij graag met de raad in overleg treden. Uw commissie doet eveneens een waardevolle aanbeveling over de wijze waarop de raad bij regionale beleidstrajecten invulling kan geven aan haar kaderstellende en controlerende rol. ln dit verband willen wij vragen om aandacht voor aanbevelingen uit het onderzoek Kaderstelling door de raad van de gemeente Roermond (2011) en de daarin aanbevolen actualisering van de Notitie kaderstellende nota's. Met betrekking tot de aanbevelingen over de evaluatie van het lnkoop- en aanbestedingsbeleid, in combinatie met een herijking, merken wij het volgende op. Met de raad is in 2013 afgesproken dat het lnkoop- en aanbestedingsbeleid uiterlijk na 4 jaar zou worden geëvalueerd tenzij tussentijds aanleiding zou bestaan om dit eerder te doen. Naar aanleiding van nieuwe Europese aanbestedingsregels zal de Nederlandse Aanbestedingswet uiterlijk 1 april 2016 worden aangepast. Vooruitlopend hierop wordt ambtelijk tussen de 4 samenwerkende Midden-Limburgse gemeenten een evaluatie van het lnkoop- en aanbestedingsbeleid voorbereid, afronding zal in de loop van 2015

Stadhuis I Markt3{ 604l EM I Postbusgoo 6ßoAxRoermond I T0475 359999

www. roermond.

nI

|

F0475332137 | Rabobank 1272.86.179

Ons nummer

Pagina2

plaatsvinden. Maatschappelijk verantwoorde thema's als duurzaamheid, social return, innovatie, etc worden hierin zeker meegenomen. Ter aanvulling merken wij op dat de evaluatie van het Kerntakenboek met daarin ook de bestaande inkooptaakstelling onderdeelvormt van de Kadernota nieuwe stijl2016 welke in de gemeenteraad van 9 juli 2015 zal worden behandeld. Het door uw commissie uitgevoerde onderzoek heeft op belangrijke onderdelen al opvolging gekregen in de gemeentelijke organisatie. De in uw rapport opgenomen aanbevelingen, gericht aan ons college, zullen bij bovengenoemde ontwikkelingen worden betrokken. Burgemeester en De secretaris,

mr

Roermond, De burgemeester,

.L. Geraedts

Stadhuis I Markt3l 604lEM I Postbusgoo 6040AxRoermond I T0475359999

|

F0475332137

|

Rabobanki272.g6.17g

Bijlage II. Onderzoeksrapport. In opdracht van de Rekenkamercommissie is het onderzoek uitgevoerd en het onderzoeksrapport opgesteld door: KokxDeVoogd. Onderzoekers: - Michiel Hes, Vincent Sabee en Saskia Molenaar.



Onderzoeksrapport Inkoop- en aanbestedingsbeleid In opdracht van de Rekenkamercommissie Roermond

Michiel Hes, Saskia Molenaar en Vincent Sabee

31 maart 2015

Onderzoeksrapport Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1. Aanleiding 1.2. Vraagstelling 1.3. Leeswijzer

2. Onderzoeksverantwoording 2.1. Tweeledige vraagstelling 2.2. Uitgangspunten normenkader 2.2.1. Doelmatigheid en doeltreffendheid 2.2.2. Kaderstellende en controlerende rol van de raad 2.3. Onderzoeksaanpak

3. Doelmatig- en doeltreffendheid 3.1. Inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeente Roermond 3.2. Het inkoopen aanbestedingsbeleid in de praktijk 3.2.1. Case 1: ICT lease, dienst, Europese openbare procedure 3.2.2. Case 2: Beveiligingsdiensten, dienst, meervoudige onderhandse aanbesteding 3.2.3. Case 3: Reconstructie Singelring-Oost, werk, nationaal openbare aanbesteding 3.2.4. Algemeen beeld

4. Kaderstelling 4.1. Achtergrond 4.2. Kaderstelling en Inkoop- en aanbestedingsbeleid 4.2.1. Afspraken en rolverdeling 4.2.2. Proces van de kaderstelling 4.2.3. Resultaatgericht en evalueerbaar 4.2.4. Controle, heroverweging en bijsturing 4.3. Kaderstelling en gezamenlijk inkoopen aanbestedingsbeleid 4.3.1. Intern: omgang met samenwerking binnen eigen raad 4.3.2. Extern: omgang met samenwerking binnen geheel aan raden

5. Conclusies 5.1. Algemene conclusie 5.2. Beantwoording deelvragen

Bijlage: onderzoeksdossier Documentenlijst Respondentenlijst

3 3 4 4

5 5 5 5 6 7

9 9 11 12 13 14 15

18 18 19 19 21 22 22 23 24 24

26 26 26

29 29 32

2


1. Inleiding 1.1. Aanleiding De rekenkamercommissie van de gemeente Roermond (RKC) onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Het doel van deze onderzoeken is verbeterpunten aan te dragen voor de politieke en ambtelijke organisatie ten einde daarvan te kunnen leren. De RKC heeft de aanleiding voor en doelstelling van onderhavig onderzoek als volgt geformuleerd: “In 2012 is de gemeente Roermond met de gemeenten Leudal, Nederweert en Weert gestart met het onderzoeken van mogelijke samenwerking op het terrein van bedrijfsvoering. De vier gemeenten (hierna te noemen: LNRW) willen op een aantal inhoudelijke zaken samenwerken. Een van de onderwerpen is Inkoop. Als structureel wordt samengewerkt vraagt dit ook om een gezamenlijk Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van alle vier gemeenten is daarom op elkaar afgestemd tot een uniform gezamenlijk beleid.” Er bestaat bij de RKC geen aanleiding om te veronderstellen dat er veel zaken mis zouden gaan bij het inkopen en aanbesteden van werken, diensten en leveringen. De aandacht van de RKC gaat eerder uit naar de volgende vragen:   

Op welke wijze is de raad kaderstellend betrokken bij de totstandkoming van het huidig beleid? Op welke wijze kan de raad zijn controlerende rol (blijven) uitvoeren in relatie tot de visie om met andere gemeenten gezamenlijk te gaan inkopen? In welke mate is het geformuleerde beleid doelmatig en doeltreffend?”

De RKC heeft het advies- en onderzoeksbureau KokxDeVoogd opdracht gegeven bovenstaande vragen te onderzoeken. In deze rapportage worden de resultaten van het onderzoek gepresenteerd.

3


1.2. Vraagstelling Gelet op de in de vorige paragraaf genoemde aandachtspunten is de centrale onderzoeksvraag voor het onderzoek als volgt geformuleerd: “Op welke wijze is het inkoop en aanbestedingsbeleid geformuleerd en wordt dit beleid doelmatig en doeltreffend uitgevoerd?” Deelvragen daarbij zijn: 1. Wordt het inkoop en aanbestedingsbeleid doelmatig en doeltreffend uitgevoerd? 2. Op welke wijze is de gemeenteraad (hierna: raad) betrokken bij de totstandkoming van het huidig gemeenschappelijk inkoop en aanbestedingsbeleid? 3. Op welke wijze kan de gemeenteraad zijn controlerende rol (blijven) vervullen?

1.3. Leeswijzer Hoofdstuk 2 bevat de onderzoeksverantwoording. Hierin wordt het tweeledige karakter van het onderzoek beschreven, het normenkader en de wijze waarop het onderzoek is uitgevoerd. In hoofdstuk 3 worden de bevindingen ten aanzien van de vraagstelling over doelmatigheid en doeltreffendheid gepresenteerd. Hoofdstuk 4 bevat de bevindingen ten aanzien van de kaderstellende en controlerende rol van de raad bij de totstandkoming van het huidige, gemeenschappelijke inkoopen aanbestedingsbeleid. In hoofdstuk 5 worden aan de hand van de feitelijke bevindingen uit hoofdstukken 3 en 4 de conclusies van het onderzoek gepresenteerd. Daarbij wordt ook terug gekeken naar een eerder rapporten van de RKC uit 2006 en een nazorgrapport uit 2008 over het inkoopen aanbestedingsbeleid. De bijlage bij het onderzoek bevat een lijst met gebruikte documentatie en een respondentenlijst.

4


2. Onderzoeksverantwoording 2.1. Tweeledige vraagstelling Gelet op de vraagstelling bestaat het onderzoek uit twee delen: een deel gericht op de doelmatigheid en doeltreffendheid van het inkoopen aanbestedingsbeleid en een deel gericht op de kaderstellende en controlerende rol van de raad daarbij. 1. De vraagstelling ten aanzien van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het inkoopen aanbestedingsbeleid is in het onderzoek nadrukkelijk opgepakt als een beleidsvraagstuk. De nadruk van dit eerste deel van het onderzoek ligt op de doeltreffendheid (of: doelbereiking) van het inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeente. Ook de rechtmatigheid van het inkoopen aanbestedingsbeleid maakt – mede vanuit de toets op de cases 1 – onderdeel uit van het onderzoek. Het onderzoek wordt expliciet niet de in vorm van een volledig rechtmatigheidsonderzoek uitgevoerd.2 2. In het tweede deel van het rapport wordt aan de hand van het normenkader de kaderstellende en controlerende rol van de raad bij (de totstandkoming van) het inkoopen aanbestedingsbeleid beschreven.

2.2. Uitgangspunten normenkader 2.2.1. Doelmatigheid en doeltreffendheid Het normenkader ten aanzien van deze vraagstelling – de doelmatigheid en doeltreffendheid van het inkoopen aanbestedingsbeleid – bestaat uit drie aspecten: juridisch, ethisch en economisch. Elk van deze aspecten heeft een aantal eigen indicatoren en vraagstellingen. Voor de juridische uitgangspunten zijn de volgende indicatoren en vraagstellingen gehanteerd:           

Uitvoering conform relevante weten regelgeving; Algemene beginselen van aanbestedingsrecht; Gelijke behandeling; Non-discriminatie; Transparantie; Proportionaliteit; Wederzijdse erkenning; Algemene beginselen van behoorlijk bestuur; Voorafgaand aan aanbesteding toetsen van grensoverschrijdend belang; Inkoop met inachtneming van vigerende mandaat- en volmachtregeling; Afwijkingen van Inkoop- en aanbestedingsbeleid o.b.v. deugdelijk gemotiveerd besluit van het College van B&W (hierna: college).

1

De aanpak van het onderzoek bestaat uit onder andere een algemene analyse van relevante beleidsstukken en een toets op een aantal cases (hierna: casestudy). De aanpak van het onderzoek wordt in paragraaf 3.2 nader uitgewerkt. 2 De doelmatigheid en doeltreffendheid van het inkoopproces maakt tevens geen onderdeel uit van dit onderzoek.

5


Ten aanzien de ethische uitgangspunten zijn de volgende indicatoren en vraagstellingen gehanteerd:      

Uitsluiting niet integere ondernemers door toepassing uitsluitingsgronden of hanteren gedragsverklaring aanbesteden; Te contracteren aanbieders in publieke en semipublieke sector voldoen aan WNT3; Streven naar duurzame inkoop; Maatschappelijk verantwoord inkopen en aanbesteden, mogelijk door toepassing van Social Return on Investment (hierna: SRI), onder meer door bijzondere uitvoeringsvoorwaarden of in vorm gunningscriteria; Waar mogelijk aanmoedigen van innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) door toepassing vernieuwende procedures (bijvoorbeeld concurrentiegerichte dialoog) of methoden (bijvoorbeeld Best Value Procurement); Bestuurders en ambtenaren houden zich aan vastgestelde gedragscodes.

Voor de economische uitgangspunten zijn de volgende indicatoren en vraagstellingen gehanteerd:         

Inkoop op basis van voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij gelet op waarde of aard van opdracht niet gerechtvaardigd; Onafhankelijkheid t.o.v. ondernemers, zowel tijdens als na contractperiode4; Meest aangewezen ondernemersrelatie waarbij rekening wordt gehouden met financiële waarde van opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve leveranciers; Oog voor lokale economie, zonder discriminatie van ondernemers; Oog voor MKB, onder meer door toepassing van verdeling in percelen en terughoudendheid bij clusteren van opdrachten; Oog voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie en voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten; Voorafgaande deugdelijke en objectieve schriftelijke raming van overheidsopdracht of raamovereenkomst; Beperking van administratieve lasten aanbestedende diensten en marktpartijen, bijvoorbeeld door gebruikmaking van instrumenten voor elektronisch aanbesteden; Bevorderen van eerlijke mededinging.

2.2.2. Kaderstellende en controlerende rol van de raad Het normenkader ten aanzien van deze vraagstelling – de kaderstellende en controlerende rol van de raad bij totstandkoming van het inkoopen aanbestedingsbeleid – is gebaseerd op het normenkader dat is gebruikt in het onderzoek van de rekenkamercommissie van juli 2011. Dit betreft een onderzoek naar de kaderstelling van de raad van Roermond.

3

Uit de voor dit onderzoek uitgevoerde casestudy is gebleken dat er in geen van de cases sprake is van aanbieders uit de (semi)publieke sector, waardoor de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) niet van toepassing is (zie voor een uitgebreide toelichting op de onderzoeksaanpak paragraaf 3.2). 4 Deze indicator valt buiten bestek van het onderzoek, aangezien deze met name betrekking heeft op het contractmanagement.

6


Het normenkader ten aanzien van deze vraagstelling bestaat uit vier aspecten met bijbehorende indicatoren/vragen:  





Afspraken en rolverdeling. Welke spelregels zijn er gemaakt tussen de raad en het college over wie, wanneer welke rol heeft in het proces? Proces van kaderstelling. Zijn deze spelregels bij totstandkoming van het huidige inkoopen aanbestedingsbeleid nageleefd? Heeft de raad zelf initiatief genomen? In welke mate heeft het college zijn informatieplicht actief vervult en heeft de raad het college op die plicht aangesproken? Bepaalt de raad uiteindelijk de kaders voor het inkoop- een aanbestedingsbeleid? Evalueerbaar en resultaatgericht beleidskader. Heeft het besluitvormingsproces geresulteerd in een inkoopen aanbestedingsbeleid met meetbare doelen, in kwantitatieve termen? Controle, heroverweging en bijsturing. In welke mate heeft de raad de uitvoering van het inkoopen aanbestedingsbeleid gecontroleerd en, indien nodig, heroverwogen en/of bijgestuurd?

Wegens de afstemming van het inkoopen aanbestedingsbeleid tussen de gemeente Roermond en de gemeenten Leudal, Nederweert en Weert bevat het normenkader nog een specifiek thema in de vorm van “kaderstelling van de raad bij samenwerking”. Onder dit thema krijgt specifiek het aspect ‘beleidsafstemming’ een plaats, met de bijbehorende indicatoren en vragen gericht op de daadwerkelijke afstemming en de mate waarin afspraken met de raden zijn gemaakt.

2.3. Onderzoeksaanpak Om tot de beantwoording van de onderzoeksvraag en –deelvragen te komen is als volgt te werk gegaan:  Opstellen en vaststelling normenkader Op basis van doelstellingen en normen die als aanzet door de RKC zijn geformuleerd is het concept-normenkader opgesteld. Op 8 januari 2015 is het concept-normenkader in een bijeenkomst met de ‘adoptiegroep’ van de RKC besproken en vervolgens vastgesteld. Diezelfde dag heeft er ook een kick off-bijeenkomst plaatsgevonden met de medewerkers uit de ambtelijke organisatie die bij het onderzoek zouden worden betrokken.  Analyse van relevante beleidstukken Ten eerste zijn de algemene beleidsstukken bestudeerd, waaronder: het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert en het daarop gebaseerde reglement, Procesbeschrijving Inkoopproces gemeente Roermond, en de beschikbare raadsagenda’s, -notulen, –informatiebrieven en raadsvoorstellen, commissieagenda’s, adviezen, collegebesluiten en een aantal eerdere rapporten van de RKC die het onderwerp van dit onderzoek raken.

7


Casestudy; dossierstudie en interviews De algemene analyse van het beleid is vervolgens specifiek getoetst aan een drietal cases. De RKC heeft besloten de volgende cases daarvoor te gebruiken5:   

Levering: Europese aanbesteding 2013 sector BMO: Lease ICT hardware t.b.v. ICT Samenwerking Noord en Midden Limburg (hierna te noemen: NML). Dienst: Beveiligingsdiensten 2014-2018 € 461.448 (Meervoudig onderhands 2013 sector BMO) Werk: Reconstructie Singelring-Oost, bestek 784-13. EMVI aanbesteed 3.727.400 (Nationale aanbesteding sector RU).

Ten behoeve van deze casestudy hebben de onderzoekers in de vorm van een ‘dataroom’ drie dagen hun intrek genomen op het stadhuis van de gemeente Roermond. Tijdens deze drie dagen zijn de dossiers behorende bij de drie6 cases bestudeerd. Voor de dossierstudie is onder andere de volgende documentatie gebruikt:    

Notities waarin inkoop- of aanbestedingsstrategie van werk/dienst/levering wordt gemotiveerd; Selectie- en gunningsleidraden, selectie- en gunningsbesluiten, collegebesluiten, nota’s van inlichtingen, beoordelingsdocumenten en contracten; Verslagen / besluitenlijsten van ‘ad hoc’ inkoop- of aanbestedingsteams; Beschikbare raadsstukken over specifieke dossiers.

Daarnaast is een aantal interviews afgenomen met de 'behoeftestellers'7, een inkoopadviseur, de concerncontroller en de portefeuillehouder (zie bijlage 2 voor een overzicht van de geraadpleegde personen). Naast de cases is ook met enkele respondenten gesproken over de totstandkoming van de samenwerking in LNRW- en NML-verband. De verzamelde informatie is ter verificatie teruggekoppeld in de vorm van case- en/of interviewverslagen.  Groepsinterview Tot slot heeft er een groepsbijeenkomst met acht leden van de raad plaatsgevonden. In de bijeenkomst is kort teruggekeken naar de praktijk van het inkoopen aanbestedingsbeleid en de kaderstellende rol van de raad. Aan de hand van een aantal stellingen is vervolgens gediscussieerd over de toekomstige invulling van de controlerende en kaderstellende rol bij (gemeenschappelijk) inkoopen aanbestedingsbeleid.  Rapportage Naar aanleiding van de analyse van relevante beleidstukken, de casestudy, de interviews en het groepsinterview is op 2 maart 2015 een conceptrapportage voorgelegd aan de RKC die op 6 maart 2015 voor ambtelijk hoor- en wederhoor is aangeboden. 5

Voor meer informatie over de cases wordt kortheidshalve naar paragraaf 3.2.1 en verder verwezen. Bij aanvang van het onderzoek was het de bedoeling vier cases te onderzoeken, waarvan één specifiek gericht op de kaderstellende en controlerende rol van de raad bij gezamenlijke aanbesteding door de LNRWgemeenten. Bij bestudering van deze case – inkoop van Arbodienstverlening – bleek echter dat deze niet door de raad van Roermond is besproken. 7 Degenen die de eisen en wensen opstellen en uiteindelijk gebruik maken van of verantwoordelijk zijn voor de gecontracteerde diensten of goederen. 6

8


3. Doelmatig- en doeltreffendheid 3.1. Inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeente Roermond Het inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeente dateert van het najaar 2013 en sluit aan op de Aanbestedingswet die op 1 april 2013 in werking is getreden. Het beleidskader is gezamenlijk met de zogenoemde LNRW-gemeenten opgesteld en is nagenoeg identiek aan het model dat de VNG in 2012 heeft gepubliceerd.8 De basis van het model wordt gevormd door de in paragraaf 2.2.1 geschetste juridische uitgangspunten, ethische en ideële uitgangspunten en economische uitgangspunten.9 De eigen accenten die door de LNRW-gemeenten zijn aangebracht betreffen de drempelwaarden, Social Return on Investment (SRI), het alleenrecht en duurzaamheid. Hieronder worden deze accenten toegelicht. De drempels die mede leidend zijn voor de procedure die dient te worden gekozen zijn hoger dan in de Gids Proportionaliteit10 wordt geadviseerd. De drempel voor enkelvoudig onderhands (dat wil zeggen: niet in concurrentie) aanbesteden van leveringen en diensten is in Roermond bijvoorbeeld € 40.000,-, daar waar de Gids Proportionaliteit bij bedragen vanaf € 30.000,- een meervoudig onderhandse aanbesteding adviseert. De reden dat de drempels in Roermond voor enkelvoudig en meervoudig onderhands aanbesteden overall soms (fors) hoger zijn (zie afbeelding 2) ligt besloten in de wens om het lokaal ondernemerschap (in het bijzonder het MKB) te stimuleren.

Afbeelding 1: De drempelbedragen die in Roermond worden gehanteerd (raadsvoorstelnummer 2013/006/01).

‘VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid’, Den Haag, juni 2012. In het model zijn ook organisatorische uitgangspunten opgenomen, maar aangezien dit onderzoek zich niet op de organisatie van de inkoopfunctie richt, blijven deze uitgangspunten in dit rapport buiten beschouwing. 10 Bij aanbesteden moeten aanbestedende diensten het beginsel van proportionaliteit in acht nemen. De Gids proportionaliteit geeft hier invulling aan. In de AMvB (Aanbestedingsbesluit) bij de Aanbestedingswet is de Gids proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen. 8 9

9


Afbeelding 2: De drempelbedragen die in de Gids Proportionaliteit worden gehanteerd. Voor leveringen en diensten wordt een onderscheid gemaakt tussen de rijksoverheid en de decentrale overheden – bij de rijksoverheid – waar het belang van het lokaal ondernemerschap in de regel minder groot is – liggen de normbedragen lager.

SRI is een wijze waarop overheidsorganisaties bij het verstrekken van inkoopopdrachten opdrachtnemers kunnen verplichten of stimuleren bij de uitvoering van de opdracht ook kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt te betrekken.11 De toepassing van SRI kan op diverse wijzen worden vormgegeven, te weten:    

11 12

in de vorm van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden; in de vorm van gunningscriteria; een opdracht of percelen daaruit voorbehouden aan SW-bedrijven12; kleine percelen via de percelenregeling uit aanbesteding houden, zodat u die via een onderhandse procedure bij door u geselecteerde sociale ondernemers kunt plaatsen.

http://www.pianoo.nl/themas/duurzaam-inkopen/sociale-aspecten-van-duurzaam-inkopen/social-return. Bedrijven die (onder meer) de Wet sociale werkvoorziening uitvoeren.

10


De gemeente Roermond hanteert als uitgangspunt dat in elke aanbesteding die een geschatte financiële omvang van € 50.000,- of meer heeft SRI moet worden toegepast. In het Inkoop- en Aanbestedingsreglement van de LNRW-gemeenten is in art. 7.6 een ‘Verordening alleenrecht’ opgenomen. Een alleenrecht (vaak ook uitsluitend recht genoemd) betreft een recht dat bij wettelijk voorschrift of bij besluit van een bestuursorgaan aan een onderneming wordt verleend, waarbij voor die onderneming het recht wordt voorbehouden om binnen een bepaald geografisch gebied een dienst te verrichten of een activiteit uit te oefenen. Dit betekent in de praktijk dat de aanbestedingsregels niet gelden voor opdrachten die aan SW-bedrijf Westrom, een Gemeenschappelijke Regeling waarin de gemeente Roermond in participeert, worden uitbesteed. In het beleid is opgenomen dat Roermond deelneemt aan het door SenterNovem (later Agentschap NL, inmiddels Rijksdienst voor Ondernemend Nederland geheten) uitgevoerde ‘Programma Duurzaam Inkopen’. De deelnemende gemeenten hebben daarmee aangegeven te zullen streven naar 75 % duurzaam inkopen in 2010 en 100 % in 2015. Dit is door de LNRWgemeenten als volgt in het gezamenlijke reglement vertaald:   

Art. 8.1: “In haar streven naar een duurzame bedrijfsvoering nemen de deelnemende gemeenten duurzaamheideisen op in haar aanbestedingen, voor zover objectieve criteria zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel ontwikkeld en gepubliceerd zijn.” Art. 8.2: “De deelnemende gemeenten gebruiken bij voorkeur minimaal de milieu en sociale criteria voor productgroepen, ontwikkeld (…) in het kader van het programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheden (…).” Art. 8.3: “Indien geen milieu en sociale criteria worden toepast, wordt dit met opgave van redenen vastgelegd in het inkoopdossier.” Comply or explain, met andere woorden.

3.2. Het inkoopen aanbestedingsbeleid in de praktijk Aan de hand van een drietal cases is onderzocht hoe het in paragraaf 3.1 beschreven inkoopen aanbestedingsbeleid in de praktijk werkt. De cases bieden een goede spreiding over 1) de objecten van het inkoopen aanbestedingsbeleid (diensten, werken en leveringen) en 2) de variëteit van procedures (meervoudig onderhands, nationaal openbaar en Europees openbaar). Ook illustreren de cases twee van de drie verschillende posities van de gemeente Roermond bij de uitvoering van het inkoopen aanbestedingsbeleid: zelfstandig en participerend (ICT Samenwerking NML). De conclusies naar aanleiding van de bevindingen over de cases komen in hoofdstuk 5 aan bod.

11


3.2.1. Case 1: ICT lease, dienst, Europese openbare procedure Beschrijving Voor het ICT Samenwerkingsverband NML (gemeenten Venlo, Weert en Roermond) wordt een (her)investering gedaan in alle ICT hardware, direct hardware-onderhoud en de aan de hardware gelieerde software licenties. De aanbesteding heeft tot doel een operational leaseovereenkomst aan te gaan. Het betreft grotendeels een ‘sale leaseback-constructie’, aangezien de gemeenten Venlo en Weert – in tegenstelling tot de gemeente Roermond – over eigen hardware beschikten. De opdracht is aangekondigd op 10 oktober 2013. Twee partijen hebben zich ingeschreven. De gemeente Venlo heeft de overeenkomst met Econonom Nederland B.V. getekend op 31-1-2014. De overeenkomst is op dezelfde dag inwerking getreden en is aangegaan voor vijf jaar met een optionele verlenging met dezelfde duur. Met de overeenkomst is – uitgaande van een verlenging – een bedrag van 13 miljoen euro gemoeid. Toets aan juridische uitgangspunten  De case is aanbesteed conform de relevante weten regelgeving en het inkoopen aanbestedingsbeleid (in dit geval van de gemeente Venlo); er zijn geen aanwijzingen aangetroffen voor strijdigheid met beginselen van het aanbestedingsrecht en algemene beginselen van behoorlijk bestuur.  Toetsing van het grensoverschrijdend belang speelt in deze case niet, aangezien er Europees is aanbesteed.  De inkoop heeft plaatsgevonden binnen een specifiek verleend mandaat. Toets aan ethische uitgangspunten  Het dossier bevat een Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid.  Duurzaamheid is vormgegeven: milieuvriendelijke afvoer en vernietiging van computers en randapparatuur is verplicht gesteld (zowel eis als wens).  SRI is als wens (gunningscriterium) in het plan van aanpak opgenomen: 5% van de opdrachtwaarde dient ter beschikking worden gesteld aan de klantengroep. In het plan van aanpak wordt gevraagd een voorstel op te zetten voor de investering, beoogde opbrengst, de te ondernemen stappen daarvoor en de beschrijving van de opbrengst.  Er is niet gekozen voor een innovatieve wijze van aanbesteden. Toets aan economische uitgangspunten  Voorafgaand heeft mede aan de hand van een notitie over financial en operational lease een analyse van de marktpartijen en hun dienstverlening plaatsgevonden.  De uiteindelijke prijs ligt binnen de geraamde kaders.  Perceelverdeling lag niet voor de hand; door de aard van de aanbesteding en de financiële omvang was het lokale MKB in deze case geen aandachtspunt.  Er is geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om de aanbesteding elektronisch te doen plaatsvinden; wel is er gebruik gemaakt van een uniforme eigen verklaring.  De aanbesteding is een expliciet uitvloeisel (eerste stap) van een specifiek recent gecreëerd samenwerkingsverband.

12


3.2.2. Case 2: Beveiligingsdiensten, dienst, meervoudige onderhandse aanbesteding Beschrijving Deze case betreft de aanbesteding van beveiligingsdiensten voor onder meer openings- en sluitingsdiensten van het Stadskantoor en objectbeveiliging ten behoeve van de afdelingen Sociale zaken en Publiekszaken die op het Stadskantoor zijn gehuisvest. Er is aan drie partijen (twee regionale, één lokale) gevraagd een offerte uit te brengen. Alle drie de partijen hebben daaraan gevolg gegeven. Er is met de lokale partij Red Security een raamovereenkomst aangegaan. Deze is op 1 januari 2014 in werking getreden en heeft als einddatum 31 december 2017. De contractwaarde – dit is mede afhankelijk van aanvullende dienstverlening ‘op afroep’ – bedraagt minimaal € 118.431,- per jaar. Toets aan juridische uitgangspunten  De dienst is aanbesteed conform de relevante weten regelgeving en het eigen inkoopen aanbestedingsbeleid. In de case zijn geen aanwijzingen aangetroffen voor strijdigheid met beginselen van het aanbestedingsrecht en algemene beginselen van behoorlijk bestuur.  Het is onduidelijk of het grensoverschrijdend belang vooraf expliciet is getoetst. Een dergelijk belang ligt gezien de eis ten aanzien van de Nederlandse taal niet voor de hand.  De inkoop heeft plaatsgevonden binnen de geldende mandaatregeling(en). Toets aan ethische uitgangspunten  Alle inschrijvers is gevraagd een vergunning op basis van de Wet Particuliere Beveiligingsorganisaties en Recherchebureaus te overhandigen (uitsluitingsgrond/geschiktheidseis).  Duurzaamheid heeft zijn beslag gekregen in gestelde emissie-eisen aan voertuigen die worden ingezet (en hiervoor ook een ‘wens’ – een kwalitatief gunningscriterium – te formuleren)  SRI is als eis en als wens (gunningscriterium) in het plan van aanpak opgenomen (De inschrijver wordt verzocht beknopt aan te geven in het plan van aanpak […] welke investeringen hij wil doen in het kader van scholing voor de kandidaat).  Er is niet gekozen voor een innovatieve wijze van aanbesteden. Toets aan economische uitgangspunten  Voorafgaand heeft een (beknopte) analyse van de markt plaatsgevonden die heeft geleid tot offerte-aanvragen voor drie partijen.  De gecontracteerde prijs valt ruimschoots binnen de geraamde kaders.  Oog voor de lokale economie en het lokale MKB heeft vorm gekregen door ook een lokale partij uit te nodigen een offerte uit te brengen.  Er is geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om de aanbesteding elektronisch te doen plaatsvinden; wel is er gebruik gemaakt van een uniforme eigen verklaring.  Samenwerking is globaal verkend maar bleek niet opportuun.

13


3.2.3. Case 3: Reconstructie Singelring-Oost, werk, nationaal openbare aanbesteding Beschrijving Onder de naam ‘Reconstructie Singelring-Oost’ wordt een groot gebied heringericht: Willem IIsingel, Stationsplein, Godsweerdersingel en Wilhelminaplein inclusief kruisvak Venloseweg. De werkzaamheden zijn niet geografisch, maar naar aard onderverdeeld en aanbesteed. De case betreft het bestek voor de reconstructie zelf: dit omvat alle werkzaamheden aan verhardingen, riolering, bodemwerkzaamheden inclusief grondverbetering voor de bomen en alle overige niet gespecialiseerde voorzieningen in de openbare ruimte. Voor de verkeersvoorzieningen (o.a. verkeersregelinstallaties, beheerscentrale, bewegwijzering en parkeerverwijssysteem) en het leveren en planten van de bomen inclusief nazorg zijn aparte bestekken gemaakt. Aangezien het werk – zo was begroot – onder de drempelwaarde van 4,3 miljoen euro zou blijven, kon het nationaal openbaar worden aanbesteed; bij dergelijke werken is het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) een verplicht richtsnoer. Op 20 september 2013 heeft de gemeente Roermond de opdracht aangekondigd. De opdracht is gegund aan Den Ouden Aannemingsbedrijf. De opdracht is op 6 januari gestart en eind 2014 voltooid. Met de opdracht is een bedrag van € 3.727.400,- gemoeid. Toets aan juridische uitgangspunten  Het werk is aanbesteed conform de relevante weten regelgeving en het eigen inkoopen aanbestedingsbeleid. In de case zijn geen aanwijzingen aangetroffen voor strijdigheid met beginselen van het aanbestedingsrecht en algemene beginselen van behoorlijk bestuur.  Het is onduidelijk of het grensoverschrijdend belang vooraf expliciet is getoetst. Volgens een respondent was er voldoende concurrerend aanbod op nationaal niveau.  De inkoop heeft plaatsgevonden binnen de geldende mandaatregeling(en). Toets aan ethische uitgangspunten  Een Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid is verplicht gesteld (uitsluitingsgrond).  Duurzaamheid heeft vorm gekregen in de ontwerpfase en door de keuze voor te gebruiken duurzaam materiaal. In het werkbestek zijn specifieke uitvoeringsvoorwaarden opgenomen voor duurzaamheid (te handelen naar Wet milieubeheer, onderzoek milieukundige kwaliteit).  SRI is als eis (gunningscriterium) meegenomen in het plan van aanpak (de inzet van minimaal vijf werknemers en één leerling binnen het project).  Er is niet gekozen voor een innovatieve wijze van aanbesteden. Toets aan economische uitgangspunten  Voorafgaand heeft een (beknopte) analyse van de markt plaatsgevonden.  De uiteindelijke prijs ligt binnen de geraamde kaders.

14


 

Er is geen is gebruik gemaakt van de mogelijkheid om de aanbesteding elektronisch te doen plaatsvinden; wel is er gebruik gemaakt van een uniforme eigen verklaring. Gegeven de lokale aard van de aanbesteding (een werk) was samenwerking niet opportuun.

3.2.4. Algemeen beeld Juridische uitgangspunten De drie onderzochte cases zijn aanbesteed conform de relevante weten regelgeving en het eigen inkoopen aanbestedingsbeleid. In de cases zijn geen aanwijzingen aangetroffen voor strijdigheid met beginselen van het aanbestedingsrecht en algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Het is onduidelijk of het grensoverschrijdend belang vooraf expliciet is getoetst. Bij de onderzochte cases vormt het materieel geen issue doordat er bij opdrachten onder de drempel sprake is van ander prevalerend beleid (lokaal ondernemerschap beveiligingsdiensten) en/of doordat de Nederlandse taal van belang is (Singelring Oost en ook beveiligingsdiensten). De inkoop van twee van de drie cases heeft plaatsgevonden binnen de geldende mandaatregeling(en). Bij ICT lease is de constatering dat er een specifiek mandaat is verleend. Tot slot zijn geen afwijkingen van het vigerende beleid aangetroffen. In het geval van ICT lease is aangesloten bij het beleid van de gemeente Venlo (contractpartij en aanbestedende dienst namens de gemeenten). Ethische uitgangspunten In de case Singelring-Oost is een Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid inschrijving verplicht gesteld (uitsluitingsgrond). De gegunde partij bij de ICT Lease case heeft deze laatste verklaring toegevoegd aan de inschrijving (onder de akkoordverklaring). Bij de case Beveiligingsdiensten is alle inschrijvers gevraagd een vergunning op basis van de Wet Particuliere Beveiligingsorganisaties en Recherchebureaus te overhandigen (uitsluitingsgrond/geschiktheidseis). Duurzaamheid maakt onderdeel uit van alle drie de cases, door onder meer:   

Milieuvriendelijke afvoer en vernietiging van computers en randapparatuur verplicht te stellen (ICT lease, zowel eis als wens); Emissie-eisen te stellen aan voertuigen die worden ingezet (en hiervoor ook een ‘wens’ – een kwalitatief gunningscriterium – te formuleren) (Beveiligingsdiensten); Het ontwerp en de keuze voor te gebruiken duurzaam materiaal (Singelring). In het werkbestek zijn specifieke uitvoeringsvoorwaarden opgenomen voor duurzaamheid (te handelen naar Wet milieubeheer, onderzoek milieukundige kwaliteit).

Dat duurzaamheid in de drie cases aan bod komt, betekent overigens niet dat de aanbestedingen daarmee volledig of maximaal duurzaam zijn.

15


In de case van de beveiligingsdiensten had bijvoorbeeld hybride of elektrisch autovervoer kunnen worden gestimuleerd door dit als kwalitatief gunningscriterium op te nemen. Uiteraard is dit ook een afweging met het subgunningscriterium prijs. SRI maakt onderdeel uit van alle drie de cases:   

Voor de case Beveiligingsdiensten geldt dat SRI als eis is opgenomen en als wens (investeringen in opleidingen, gunningscriterium) in het plan van aanpak. In de case Singelring-Oost is SRI als eis (gunningscriterium) meegenomen in het plan van aanpak. De eis richt zich op de inzet van minimaal vijf werknemers en één leerling binnen het project. Voor ICT Lease is SRI als wens (gunningscriterium) in het plan van aanpak opgenomen: 5% van de opdrachtwaarde dient ter beschikking worden gesteld aan de klantengroep. In het plan van aanpak wordt gevraagd een voorstel op te zetten voor de investering, beoogde opbrengst, de te ondernemen stappen daarvoor en de beschrijving van de opbrengst.

Bij geen van de cases is gekozen voor een innovatieve wijze van aanbesteden. Economische uitgangspunten In alle drie cases heeft voorafgaand een (beknopte) analyse van de markt plaatsgevonden. De bevindingen roepen echter de vraag op of een meer uitgebreide voorbereiding door een marktverkenning of –consultatie13 er bijvoorbeeld in het geval van ICT lease had kunnen bijdragen aan een groter aantal inschrijvers. Een meer intensieve en interactieve voorbereiding is nadrukkelijk het streven van de gemeente, maar in de praktijk – zo ook bij ICT lease – wreekt zich vaak een gebrek aan tijd (zowel capaciteit als doorlooptijd). In dit verband mag niet onvermeld blijven dat sinds medio 2013 advisering door een inkoopadviseur bij aanbestedingen met een geraamde waarde van meer dan € 10.000,- verplicht is gesteld. Het adviesformat betreft in ieder geval de volgende onderwerpen:  Aandachtspunten aanbestedingsprocedure  Algemene inkoopvoorwaarden/ARW 2012/ ARBIT/overige branchevoorwaarden  Duurzaamheid  Grensoverschrijdend belang  Gunningscriterium (EMVI tenzij)  MKB  Opdrachtbevestiging/contract  Samenvoegen/percelen  Social return

 Uit te nodigen leverancier(s)

13

Marktverkenning noch –consultatie zijn juridisch gedefinieerd. Een marktverkenning dient feitelijk deel uit te maken van elke aanbesteding en behelst een product- en marktanalyse op basis van openbare bronnen, een check op TenderNed naar soortgelijke aanbestedingen door andere gemeenten en wellicht een telefoontje naar naburige gemeenten. Een marktconsultatie is opportuun op het moment dat interactie met marktpartijen noodzakelijk is om de specificaties van de dienst, het werk of de levering te bepalen. Een consultatie kan zowel voorafgaand als binnen de aanbesteding plaatsvinden.

16


De uiteindelijke prijs ligt voor elk van de drie cases binnen de geraamde kaders. Oog voor de lokale economie en het lokale MKB is één van de speerpunten van het inkoopen aanbestedingsbeleid van Roermond en komt dan ook in de case beveiligingsdiensten tot uiting. In het geval van ICT lease lag perceelverdeling niet voor de hand; door de aard van de aanbesteding en de financiële omvang was het lokale MKB in deze case geen aandachtspunt. In geen van de cases is gebruik gemaakt van de mogelijkheid om de aanbesteding elektronisch te doen plaatsvinden; wel is er gebruik gemaakt van een uniforme eigen verklaring. De aanbesteding ICT lease is een expliciet uitvloeisel (eerste stap) van een specifiek recent gecreëerd samenwerkingsverband. Bij de Singelring-Oost (een werk) lag samenwerking met andere aanbestedende diensten niet opportuun. Bij de case beveiligingsdiensten lag samenwerking niet in de rede.

17


4. Kaderstelling In het vorige hoofdstuk zijn de bevindingen ten aanzien van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeente Roermond gepresenteerd. In dit hoofdstuk worden de bevindingen ten aanzien van de kaderstellende en controlerende rol van de raad, specifiek in relatie tot de totstandkoming van het inkoopen aanbestedingsbeleid, gepresenteerd. Daarbij wordt in paragraaf 4.3 ook nog expliciet aandacht besteed aan de omstandigheid dat het inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeente Roermond in afstemming met de gemeenten Leudal, Nederweert en Weert is opgesteld.

4.1. Achtergrond De RKC van de gemeente Roermond heeft in juli 2011 een onderzoek gepubliceerd naar de kaderstellende rol van de raad.14 Doel van het onderzoek was te onderzoeken of en hoe in Roermond invulling is gegeven aan de kaderstellende rol door de raad, teneinde op basis van de uitkomsten van het onderzoek een bijdrage te leveren aan een mogelijke verbetering van de wijze(n) van kaderstelling door de raad. In dit onderzoek zijn vier onderdelen van kaderstelling centraal gesteld. Deze zijn: A. Afspraken en rolverdeling. Kaderstelling begint bij de spelregels die de raad en het college met elkaar vastleggen (die door de ambtelijke organisatie worden ingevuld en die door de griffie worden bewaakt). Samen maken zij een aantal afspraken met betrekking tot wie, wanneer, welke rol heeft in het proces. B. Proces van kaderstelling en besluitvorming. Vervolgens gaan de raad en het college op basis van de spelregels met elkaar ‘het spel spelen’. Het besluitvormingsproces wordt doorlopen. Daarbij is de mate waarin de raad zelf het initiatief neemt en behoudt een belangrijk onderdeel van het proces. De mate waarin het college zijn informatieplicht actief vervult is hierbij een aandachtspunt, evenals de mate waarin de raad het college aanspreekt op deze informatieplicht. C. Evalueerbaar en resultaatgericht beleidskader. Het doorlopen van het besluitvormingsproces, resulteert uiteindelijk in een besluit: een beleidskader. Dat kader moet, los van de inhoudelijke politieke keuzes die zijn gemaakt, voldoende resultaatgericht zijn, zodat er evaluatie kan plaatsvinden. Om de resultaatgerichtheid hanteerbaar te maken, dient het tot aanbeveling dat doelen meetbaar zijn geformuleerd, bij voorkeur in kwantitatieve termen. D. Controle, heroverweging en bijsturing. Indien nodig kan de raad bijsturen op basis van de voortgangsinformatie die het college en de ambtelijke organisatie leveren. Het bijsturen kan eventueel ook verder gaan dan enkel het bijsturen van de uitvoering van het beleid. Indien zij dat nodig achten kunnen de raad en het college de spelregels van het proces herzien.

14

Te vinden via: http://www.roermond.nl/organisatie/Griffie/docs/gemeenteraad/cie_RU/rekenkamercommissie/Rapport_kad erstelling.pdf

18


In het betreffende rapport van de RKC is een uitgebreide analyse gemaakt van de wijze waarop de Roermondse raad in het algemeen aan deze vier elementen van kaderstelling invulling heeft. Deze genoemde elementen van kaderstelling zijn in dit onderzoek ook van belang en vormen – zoals in paragraaf 2.2 al werd toegelicht – de basis voor het in dit onderzoek gebruikte normenkader. In paragraaf 4.3 wordt aan de hand van deze vier elementen een analyse geboden van de kaderstellende rol die de raad heeft gehad bij de totstandkoming van het inkoopen aanbestedingsbeleid. Voor de beantwoording van de kaderstellende rol van de raad van Roermond is verder van belang dat het inkoopen aanbestedingsbeleid in afstemming met andere gemeenten is opgesteld. In de praktijk zal dat betekenen dat de betrokken raden – waaronder in dit geval ook de raad van Roermond – bij de vier elementen van de kaderstellende rol rekening met die omstandigheid. In paragraaf 4.4 komt aan bod op welke wijze de raad rekening heeft gehouden met de omstandigheid dat het gezamenlijk inkoopen aanbestedingsbeleid betreft en wordt waar mogelijk ook al een aantal handvatten daarvoor geboden.

4.2. Kaderstelling en Inkoop- en aanbestedingsbeleid Op 23 februari 2013 stelde de raad het “Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert” vast. De aanleiding daarvoor kwam al aan bod in hoofdstuk 3. Voor dit hoofdstuk is van belang dat de gemeente Roermond het jaar 2013 wilde gebruiken als een zogenaamd “pilotjaar” voor samenwerking met de gemeenten Leudal, Nederweert en Weert op het gebied van inkoop. Deze wens vloeide voort uit spoor 4 (“regionale samenwerking”) van het kerntakenboek. Uiteindelijk is het streven van de gemeente Roermond om met samenwerking – onder meer op het gebied van inkoop – onder andere schaalvoordeel te behalen. De bedoeling is om in 2015 een inkoopvoordeel te behalen van ongeveer € 1.700.000,00.15

4.2.1. Afspraken en rolverdeling In 2006 heeft de gemeente Roermond een Notitie kaderstellende nota’s opgesteld. Het is een handreiking met voorwaarden die gesteld worden aan een kadernota. Hoewel deze notitie geen uitgewerkte beschrijving bevat van het proces om tot een kadernota te komen, volgt uit de notitie dat er tijdens het proces van totstandkoming sprake is van een drietal beslisdocumenten:   

Startnotitie en stappenplan, te bespreken in de raadscommissie, vast te stellen door het college; Kadernota, in conceptvorm te bespreken in de raadscommissie, vast te stelen door de raad; Uitvoeringsplan, vast te stellen door het college.

15

Het te behalen inkoopvoordeel is voor 2013 € 0,7 miljoen, voor 2014 € 1,2 miljoen en voor 2015 € 1,7 miljoen.

19


Startnotitie en/of stappenplan In het dossier is geen startnotitie en/of stappenplan aangetroffen voor de totstandkoming van het inkoopen aanbestedingsbeleid. Ook is geen verslag aangetroffen waaruit blijkt dat een dergelijke notitie of stappenplan besproken zou zijn in een raadscommissie. Verklaring hiervoor kan zijn dat volgens betrokken medewerkers blijkt dat het opstellen van het inkoopen aanbestedingsbeleid 1) op ambtelijk niveau, 2) in gezamenlijkheid met andere gemeenten en 3) in een relatief kort tijdsbestek (vierde kwartaal 2012) heeft plaatsgevonden. Kadernota Uit de agenda blijkt dat het de bedoeling is geweest het Inkoop- en aanbestedingsbeleid in de raadscommissie Bestuur & Middelen (“commissie BM”) van 4 februari 2013 te bespreken. Deze bespreking vindt, op verzoek van de commissie BM, echter twee dagen later (op 6 februari 2013) plaats in de raadscommissie Ruimte: “Op 4 februari jl. heeft de vergadering van de commissie BM plaatsgevonden. Voor deze vergadering stond bij punt 12 het voorstel inzake 'Vaststellen nieuw Inkoop- en Aanbestedingsbeleid' geagendeerd. Vanwege tijdgebrek is dit onderwerp echter niet behandeld. Naar aanleiding van het verzoek van de commissie BM besluit de commissie Ruimte om het onderwerp aan haar agenda toe te voegen.” De commissie Ruimte heeft – zo blijkt uit de betreffende video opname – het voorstel voor het nieuwe Inkoop- en aanbestedingsbeleid ruim een half uur besproken. Van deze discussie is het volgende verslag gemaakt: “Vaststellen nieuw Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Woordvoering vindt plaats door de vertegenwoordiger van VVD, CDA, PvdA, DS, GL, BBR en D66. De heer D. Franssen deelt vooraf mede dat hij niet deelneemt aan de bespreking van dit agendapunt. Vanuit zijn professie heeft hij namelijk deelgenomen aan de ambtelijke werkgroep die zich met dit voorstel heeft beziggehouden. Enkele door de verschillende fracties gemaakte opmerkingen zijn: PvdA is voorstander van social return (SRI) maar wijst op de eventuele risico’s. VVD constateert dat dit een vereenvoudiging van de regeldruk betekent. Tevens merkt VVD op dat dit een kaderstuk is en derhalve niet alles dicht getimmerd moet worden. GL informeert naar de speelruimte tussen ‘zo veel mogelijk milieuvriendelijk’ en ‘100% milieuvriendelijk’. D66 vraagt waarom de bedragen in het voorstel zijn aangepast ten opzichte van het verleden. BBR informeert waarom niet meerdere gemeenten erbij zijn betrokken. DS merkt op dat de juridische uitgangspunten niet uit het oog mogen worden verloren. CDA uit haar zorgen over beheersbaarheid en inzichtelijkheid van de inkooporganisatie. Verder informeert CDA naar de wijze waarop de raad de vinger aan de pols kan houden. Wethouder Pleyte gaat in op de gemaakte opmerkingen en vragen.

20


Hij merkt onder andere op dat het geen model is waarbij de gemeente haar rechten buiten de deur zet, maar juist de vrijheid en mogelijkheid biedt om sommige zaken op een eigen manier te doen. Dit is een beleidsnota waarbij de doelen worden gesteld. De exacte invulling vindt straks plaats bij de uitvoering. De commissie acht dit stuk rijp voor behandeling in de raad. Agendering als hamerstuk.” Uit het verslag van de raadsvergadering van 23 februari 2013 blijkt dat het inkoopen aanbestedingsbeleid “zonder beraadslaging en zonder hoofdelijke stemming” wordt vastgesteld. Uitvoeringsplan Ter uitvoering van het beleid vraagt het college jaarlijks aan alle afdelingshoofden van de gemeente te inventariseren welke aanbestedingen voor het komende jaar worden verwacht. De afdelingshoofden ontvangen als input een lijst van aflopende contracten voor het betreffende jaar. Deze inventarisatie leidt tot een (gecomprimeerd) overzicht van te verwachten aanbestedingen per jaar; dit overzicht wordt ook besproken met de gemeenten waarmee de gemeente Roermond samenwerkt.

4.2.2. Proces van de kaderstelling Uit gesprekken met betrokken medewerkers en raadsleden is niet gebleken dat de raad gedurende het totstandkomingsproces is geïnformeerd en/of dat de commissie BM vooraf of gedurende het totstandkomingsproces om sturing is gevraagd. Hiervoor is al aangegeven dat de totstandkoming van het inkoopen aanbestedingsbeleid vooral heeft plaatsgevonden op ambtelijk niveau. Daarnaast is aangegeven dat het beleid in relatief korte tijd tot stand is gekomen. Volgens betrokken medewerkers zou dat een verklaring kunnen zijn voor de vaststelling dat de raad gedurende het totstandkomingsproces niet is geïnformeerd en/of dat de commissie BM niet om sturing is gevraagd. Daaraan wordt toegevoegd dat er ook geen signalen zijn geweest dat de raad en/of de commissie BM daaraan behoefte zou hebben. Uit het groepsgesprek met de raadsleden blijkt dat zij van oordeel zijn dat de raad van Roermond in ieder geval in de toekomst een rol zou moeten hebben bij het stellen van kaders voor het inkoopen aanbestedingsbeleid. Over de concrete invulling van deze rol verschillen de meningen:  Een aantal raadsleden is van oordeel dat zij een actieve rol zouden moeten vervullen, door als raad zelf het initiatief te nemen en zelf het kaderstellende proces in te richten, uit te voeren en daarover te besluiten.  Daar wordt door een aantal raadsleden de passieve rol tegenover gezet, waarbij het college de volledige regie neemt over het proces om tot inkoopen aanbestedingsbeleid te komen en het eindresultaat ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd.  Verder wordt het idee geopperd om een aparte raadscommissie in te richten, specifiek belast met de kaderstellende rol.

21


4.2.3. Resultaatgericht en evalueerbaar In het inkoopen aanbestedingsbeleid zijn weinig concrete en meetbare doelstellingen te vinden. De doelstellingen zijn op een redelijk hoog abstractieniveau geformuleerd, zoals blijkt uit de volgende voorbeelden:   

Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding.

Een van de gesprekspartners typeert de in het beleid geformuleerde doelstellingen als “sjabloondoelstellingen” en geeft als verklaring het – op zich toe te juichen – gebruik van een model van de VNG. Een aantal doelstellingen (m.n. SRI) is concreter geformuleerd, zie daarvoor paragraaf 3.1. Uit de bestudeerde documenten blijkt niet dat de taakstelling om per jaar een inkoopvoordeel van € 1.700.000,00 te realiseren, vertaald is in uitvoeringsbeleid. Het hanteren van maximum inschrijfprijzen of procedures met meer concurrentie kan er bijvoorbeeld toe leiden dat er scherpere prijzen worden bedongen.

4.2.4. Controle, heroverweging en bijsturing Controle Op basis van bestudeerde documenten blijkt dat de raad niet periodiek wordt geïnformeerd over (de uitvoering van) het inkoopen aanbestedingsbeleid, anders dan door de jaarlijkse rapportage van de externe accountant inzake de rechtmatigheid. Dit wordt bevestigd door de gesprekspartners. Relevant is dat in het rapport van de RKC over het inkoopen aanbestedingsbeleid uit 2006 in bijlage III16 over verantwoording de volgende passage is opgenomen: “Verantwoording aanbestedingen Verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid is de respectievelijke sectordirecteur. Eenmaal per jaar, in het eerste kwartaal, rapporteert de sectordirecteur aan het college van Burgemeester en Wethouders over de uitvoering van het aanbestedingsbeleid in het voorafgaande jaar. Burgemeester en Wethouders brengen de hiervoor bedoelde rapportage ter kennis aan de betreffende raadscommissie. Ten aanzien van "Werken" bevat de rapportage: ➪ Alle in dat jaar gegunde werken onder vermelding van de aanbestedingsvorm, de aannemer aan wie gegund is, de aanneemsom en de gemeentelijke besteksraming.

16

In bijlage III van dat rapport is een samenvatting van het toenmalige aanbestedingsbeleid en de destijds vigerende richtlijnen van de gemeente Roermond opgenomen.

22


➪ Bij openbare aanbestedingen tevens alle aannemers die hebben ingeschreven inclusief het bedrag van de inschrijving. Ten aanzien van "Leveringen" en "Diensten" bevat de rapportage: ➪ Een overzicht van alle in dat jaar gegunde opdrachten ≥ € 50.000 onder vermelding van aanbestedingsvorm, de opdrachtnemer en het bedrag van de opdracht. ➪ Tevens vermeldt het overzicht per project welke leveranciers of bureaus werden uitgenodigd. Burgemeester en Wethouders brengen de hiervoor bedoelde rapportage ter kennis aan de betreffende raadscommissie.” Een aantal respondenten is zich bewust van de inhoud van deze passage en geeft aan dat de raad niet conform deze toezegging van het college is geïnformeerd. Ook geven zij desgevraagd aan dat de verantwoording van het college aan de raad over inkoop en aanbesteden geen onderdeel uitmaakt van het huidige inkoopen aanbestedingsbeleid en de uitvoering daarvan. Uit het groepsgesprek met de raadsleden blijkt dat ongeveer de helft van hen van oordeel is dat het college uit het oogpunt van dualisme de raad niet hoeft te informeren over de uitvoering van het inkoopen aanbestedingsbeleid. De overige deelnemers kijken daar genuanceerder tegen aan. Zij zijn tevens van oordeel dat de informatievoorziening op sommige vlakken beter zou kunnen. Een kleine minderheid van de gesproken raadsleden stelt zich op het standpunt dat het jaarlijkse accountantsoordeel over inkoop en aanbestedingen voldoende zou moeten zijn. Heroverweging en bijsturing Sinds de inwerkingtreding van het inkoopen aanbestedingsbeleid in februari 2013 heeft vanuit de raad van Roermond geen heroverweging van het beleid en/of bijsturing van de uitvoering van het beleid plaatsgevonden. Uit verslagen is niet gebleken dat de raad en/of raadscommissies hebben gediscussieerd over (de uitvoering van) het inkoopen aanbestedingsbeleid. Ook heeft geen reflectie plaatsgevonden op het huidige beleid. Daarbij past wel de opmerking dat de vorige raad na het vaststellen van het beleid nog ongeveer één jaar zitting had en dat de huidige raad op moment van dit onderzoek nog net geen jaar is aangetreden.

4.3. Kaderstelling en gezamenlijk inkoopen aanbestedingsbeleid In deze paragraaf wordt aandacht besteed aan de vraag op welke wijze de raad bij zijn kaderstellende rol rekening heeft gehouden met de omstandigheid dat het gezamenlijk inkoopen aanbestedingsbeleid betreft. Eerst wordt geanalyseerd hoe met deze gezamenlijkheid binnen de eigen raad is omgegaan (paragraaf 4.3.1) en vervolgens hoe is samengewerkt met de andere betrokken raden (paragraaf 4.3.2).

23


4.3.1. Intern: omgang met samenwerking binnen eigen raad Om goed met samenwerkingen (in welke vorm dan ook) om te kunnen gaan, is het belangrijk dat de raad zijn eigen politieke omgeving ingericht heeft op de omgang met samenwerkingen. De belangrijkste handvatten hiervoor zijn:    

Informatie over samenwerkingen; Kennis van vorm en inhoud van samenwerkingen; Visie op samenwerkingen; Gremium (“arena”) om te spreken over samenwerkingen.17

Uit de bestudeerde documenten blijkt niet dat de raad van Roermond een opvatting heeft gehad over welk type informatie het van het college had willen hebben toen de gemeente ging samenwerken met Leudal, Nederweert en Weert op het terrein van een gezamenlijk inkoopen aanbestedingsbeleid. Ook nu deze samenwerking al enige tijd loopt, lijkt niet duidelijk te zijn welke informatie de raad specifiek wil hebben over deze samenwerking, ondanks dat duidelijk is dat het een pilot betreft (zie ook het raadsvoorstel). De vraag of de raad van Roermond in het algemeen voldoende kennis heeft van de gevolgen van de inhoud en vorm van de gekozen samenwerking, behoort niet tot de reikwijdte van het onderzoek. Daarom blijft het op deze plek bij de opmerking dat deze expertise van belang is en van steeds groter belang zal worden de komende jaren. Hierin kan onder meer worden voorzien door de aanstelling van een fractiespecialist of de instelling van een raadscommissie, al dan niet ondersteund door externen. Ook de vraag of de raad zoveel mogelijk een gedeeld beeld heeft van het belang van samenwerking behoort niet tot de reikwijdte van het onderzoek. Dit geldt tevens voor de vraag over de voorwaarden waarbinnen de visie op samenwerking tot stand mag komen. Tot slot is niet gebleken dat binnen de Roermondse raad een gremium heeft bestaan waarbinnen effectief is gesproken over samenwerking door middel van afstemming. Er was bijvoorbeeld geen aparte raadscommissie voor ingericht. Ook is er in de behandeling van het raadsvoorstel maar zeer beperkt gesproken over de gevolgen van het feit dat het inkoopen aanbestedingsbeleid samen met andere gemeenten is afgestemd.

4.3.2. Extern: omgang met samenwerking binnen geheel aan raden Om als raad optimale invloed op beleidsbepaling te hebben is het besef dat de democratische legitimatie bij een samenwerking afkomstig is van alle betrokken raden tezamen cruciaal.18 In de praktijk gebeurt het vaak dat politieke invloed verloren gaat doordat alle raden afzonderlijk de eigen bestuurder aanspreken op de samenwerking.

Ontleend aan de nog te publiceren handreiking voor raadsleden “Omgaan met bestuurlijke samenwerkingen en in het bijzonder gemeenschappelijke regelingen” van Rob de Greef (KokxDeVoogd) en Roeland Stolk (Berenschot), in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de Vereniging van Nederlandse gemeenten en de Vereniging van Griffiers. 18 Ibidem. 17

24


Omdat de democratische legitimatie van alle raden tezamen afkomstig is, verdient het de voorkeur om als raden gezamenlijk op te trekken. Belangrijke handvatten voor de vormgeving van dat gezamenlijk optrekken zijn de volgende:   



Informatie en kennis: deel als raden de beschikbare informatie en kennis. Visie: probeer als raden een gedeelde visie te hebben op het belang van samenwerking en over de voorwaarden waarbinnen die tot stand mogen komen. Gremium (“arena”): heb als raden een omgeving waarbinnen de raden met elkaar spreken over de samenwerking, uiteindelijk om zo veel mogelijke politieke invloed richting de afzonderlijke colleges te kunnen ontwikkelen. Dit kan bijvoorbeeld door als fracties samen af te stemmen, als raadscommissies of als raden samen. Regels: zorg als raden voor heldere (informele) afspraken over de betekenis van de onderlinge afstemming en de behandeling van vraagstukken over de samenwerking in de raden.

Uit de bestudeerde stukken blijkt niet dat de raad bij de afstemming van het inkoopen aanbestedingsbeleid contact heeft gezocht met de andere betrokken raden. Iedere raad heeft zijn eigen college aangesproken Het voorgaande wordt bevestigd in het groepsgesprek met de raadsleden, ondanks dat alle aanwezigen onderschrijven dat politieke invloed van de raad verloren gaat indien elke afzonderlijke raad het eigen college aanspreekt. Ook onderschrijven de aanwezigen dat de raad van Roermond bij de totstandkoming van gezamenlijk beleid – zoals in dit geval het inkoopen aanbestedingsbeleid – afstemming gezocht moet worden met de andere betrokken raden. Volgens de aanwezigen kunnen de huidige beraadslagingen over de regionale volkshuisvestingsplannen als een goed voorbeeld dienen voor de wijze waarop de raden afstemming met elkaar zoeken. Een aantal raadsleden wijst nog op de “gemiste kans” om bij de drie decentralisaties als Roermondse raad afstemming te gaan zoeken met andere raden.

25


5. Conclusies 5.1. Algemene conclusie De centrale vraag van het onderzoek luidt: “Op welke wijze is het inkoop en aanbestedingsbeleid geformuleerd en wordt dit beleid doelmatig en doeltreffend uitgevoerd?” In het algemeen kan worden geconcludeerd dat er grote stappen voorwaarts zijn gezet ten opzichte van een eerder onderzoek van de RKC naar het inkoopen aanbestedingsbeleid en het nazorgonderzoek dat twee jaar na dat onderzoek is uitgevoerd, zie ook het slot van paragraaf 5.2.19 De formulering van het gemeenschappelijke beleidskader met de LNRW-gemeenten is op een veel hoger niveau, maar is op punten nog weinig specifiek en daarmee nogal ‘sjabloonachtig’. Ook de werking van het beleid heeft zich positief ontwikkeld: de onderzochte cases geven geen aanwijzingen voor ondoelmatig- en ondoeltreffendheden. De raad heeft een beperkte rol gehad bij de totstandkoming van inkoopen aanbestedingsbeleid; ook heeft er geen afstemming met de andere betrokken raden plaatsgevonden. Over de uitvoering van het beleid wordt de raad nauwelijks geïnformeerd. De raadsleden die de onderzoekers in het kader van dit onderzoek hebben gesproken beseffen terdege dat de politieke invloed van de raad verloren gaat indien elke afzonderlijke raad het eigen college aanspreekt. Zij zien voor de raad een actievere rol weggelegd.

5.2. Beantwoording deelvragen Hieronder worden de drie deelvragen van het onderzoek beantwoord. 1. Wordt het inkoop en aanbestedingsbeleid doelmatig en doeltreffend uitgevoerd? Het sinds voorjaar 2013 vigerende inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeente Roermond is in samenwerking met de gemeenten Leudal, Nederweert en Weert opgesteld. Het is nagenoeg geheel gebaseerd op het model dat de VNG naar aanleiding van de Aanbestedingswet 2012 heeft opgesteld. Het beleid is door de vier gemeenten vertaald in een gemeenschappelijk aanbestedingsreglement. De gemeente Roermond heeft in het beleid accenten gelegd op een aantal sociale en duurzaamheidsaspecten. De sociale aspecten zijn vertaald in doelstellingen op het gebied van SRI bij opdrachten met een geraamde waarde van € 50.000,- of hoger en in een zogenoemd alleenrecht voor i.c. het SW-bedrijf Westrom. 19

Het nazorgonderzoek heeft zich gericht op het onderzoek subsidiebeleid en –verstrekking en het onderzoek aanbestedingsbeleid en aanbestedingen. Te vinden via: https://www.roermond.nl/organisatie/Griffie/docs/gemeenteraad/cie_RU/rekenkamercommissie/onderzoeksr apport_Nazorgonderzoek.pdf

26


Voor duurzaamheid heeft de gemeente aansluiting gevonden bij een inmiddels afgerond programma op dat gebied van het toenmalige Agentschap NL. Door middel van hogere drempelwaarden voor onder andere enkelvoudig onderhands (lees: zonder concurrentie) aanbesteden is meer ruimte gecreëerd voor lokale ondernemers. Uit de voor dit onderzoek bestudeerde cases (Beveiligingsdiensten, ICT lease en Singelring) blijkt dat er geen aanwijzingen zijn dat het inkoopen aanbestedingsbeleid ondoelmatig en ondoeltreffend wordt toegepast. De drie bestudeerde aanbestedingen zijn geslaagd: het is binnen de gestelde termijn en binnen het geraamde budget gelukt om binnen de scope een adequate marktpartij te contracteren. Meer specifiek: 





Juridisch: de procedures die zijn gehanteerd zijn juist, er zijn geen aanwijzingen voor strijdigheid met beginselen van aanbestedingsrecht, de cases zijn aanbesteed conform de relevante weten regelgeving en het eigen inkoopen aanbestedingsbeleid, de aanbestedingen hebben plaatsgevonden binnen het vigerende beleid en de vigerende mandaatregeling. Ethisch: in de aanbestedingen is aandacht besteed aan integriteit en zijn de aspecten duurzaamheid en SRI in eisen en/of wensen vertaald. Overigens vormt de mate waarin deze aspecten worden toegepast onderdeel van afwegingskaders die per aanbesteding worden ingevuld. Anders gezegd: dat aandacht wordt besteed aan duurzaamheid betekent niet per se dat maximale of optimale duurzaamheid wordt nagestreefd. Economisch: voorafgaand aan de aanbestedingen heeft een (beknopte) analyse plaatsgevonden, er is nog niet elektronisch aanbesteed, maar de toepassing van een uniforme eigen verklaring draagt bij aan het beperken van administratieve lasten. Doeltreffend en doelmatigheid zouden kunnen winnen als wanneer de voorbereiding van aanbestedingen meer intensiteit zou hebben en/of er meer interactie met marktpartijen zou plaatsvinden, indien het past in het spanningsveld tussen tijd, capaciteit en kwaliteit. De gemeente is overigens voornemens hier meer aandacht aan te besteden.

Conclusies in relatie tot eerdere RKC-onderzoeken Hoewel eerder onderzoek van de rekenkamercommissie Roermond in 2006 en het nazorgonderzoek in 2008 naar onder andere het inkoopen aanbestedingsbeleid (gedeeltelijk) een ander normenkader kenden, kan ten eerste worden geconcludeerd dat de gemeente Roermond grote stappen heeft gemaakt op het terrein van beleidsformulering. In 2006 werd ten aanzien van het toenmalige beleid nog het volgende geconcludeerd: “De inhoud van de beleidskaders is niet altijd juist. De passages die bijvoorbeeld betrekking hebben op de uitzonderingen zijn strijdig met het concurrentie- en gelijkheidsbeginsel. (…) De inhoud van de beleidskaders is niet altijd even helder en is soms inconsistent.” Ook heeft de gemeente Roermond ten opzichte van die rapporten forse progressie geboekt ten aanzien van de uitvoering van het beleid. In 2006 werd immers nog geconstateerd dat in een groot aantal gevallen niet de juiste aanbestedingsprocedure was gekozen.

27


2. Op welke wijze is de raad betrokken bij de totstandkoming van het huidig gemeenschappelijk inkoop en aanbestedingsbeleid? De raad heeft bij totstandkoming van het inkoopen aanbestedingsbeleid een beperkte rol gespeeld. De regie in het totstandkomingsproces lag bij de ambtelijke organisatie en de verantwoordelijk portefeuillehouder. Een raadscommissie heeft het beleid op 6 februari 2013 besproken en de raad heeft het beleid op 21 februari 2013 als hamerstuk vastgesteld. Conclusie is verder dat de procedure zoals deze is vastgelegd in de Notitie kaderstellende nota’s bij de totstandkoming van het inkoopen aanbestedingsbeleid niet gevolgd is. Ondanks dat het inkoopen aanbestedingsbeleid met drie andere gemeenten gezamenlijk tot stand is gebracht, heeft hierover geen afstemming plaatsgevonden tussen de betrokken raden (waaronder de raad van Roermond). Positief is dat raadsleden aangeven te beseffen dat bij samenwerking politieke invloed verloren gaat indien elke afzonderlijke raad het eigen college aanspreekt. Er bestaat echter nog geen gedeeld beeld over de wijze waarop de raad dat in de praktijk moet vorm moet geven. Net als in een eerder onderzoek naar de kaderstellende rol van de raad van Roermond is geconcludeerd, zouden raadsleden graag een meer actievere rol willen spelen bij het proces van kaderstelling, in dit geval bij het inkoopen aanbestedingsbeleid. Over de concrete vormgeving van een dergelijke actievere rol, bestaat echter geen gedeeld beeld. 3. Op welke wijze kan de raad zijn controlerende rol (blijven) vervullen? Bij de controle heeft de raad tot nu toe een beperkte rol gespeeld. De raad wordt niet periodiek geïnformeerd over (de uitvoering van) het inkoopen aanbestedingsbeleid. Raadsleden zijn van mening dat zij alleen over incidenten (bijvoorbeeld in geval van overschrijding en juridische incidenten) worden geïnformeerd. Dit is overigens in lijn met conclusies uit het eerdere rapport van de RKC uit 2006 en het nazorgonderzoek uit 2008. Het niet vertalen van de inkooptaakstelling in uitvoeringsbeleid kan mee brengen dat de raad zijn controlerende taak onvoldoende kan uitvoeren, aangezien niet getoetst kan worden op welke wijze aan die taakstelling wordt voldaan. Over de invulling van de controlerende rol heeft geen afstemming plaatsgevonden tussen de bij het gezamenlijke beleid betrokken raden. Hoewel de raadsleden – net als bij de kaderstellende rol – beseffen dat zij met de andere raden gezamenlijk invulling moeten geven aan hun controlerende rol. Gelet op het voorgaande kan de raad in de toekomst zijn controlerende rol (blijven) vervullen door: a. Op vaste momenten aan de hand van (voortgangs)rapportages met het college te spreken over (uitvoering van) het inkoopen aanbestedingsbeleid, en – waar nodig – het beleid bij te sturen; b. Aan te geven op welke wijze de inkooptaakstelling dient te worden onderbouwd zodat deze achteraf kan worden getoetst; en c. Afstemming te zoeken met de andere raden over concrete invulling van hun (gezamenlijke) controlerende rol.

28


Bijlage: onderzoeksdossier In deze bijlage treft u het onderzoeksdossier. Het onderzoeksdossier bevat de volgende onderdelen:  Documentenlijst  Respondentenlijst

Documentenlijst Landelijke uitgaven  Aanbestedingswet 2012  VNG model Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten, april 2012  Gids Proportionaliteit, januari 2013  Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten  Toelichting Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten Rapporten RKC Roermond  Aanbestedingsbeleid en Aanbestedingen, 2006  Subsidiebeleid en -verstrekking; aanbestedingsbeleid en aanbestedingen (nazorgonderzoek, 2008)  Kaderstelling door de raad, 2011 Documenten totstandkoming inkoopen aanbestedingsbeleid LNRW  Raadsvoorstel ‘Vaststellen nieuw Inkoop- en aanbestedingsbeleid’, 8 januari 2013  Besluitenlijst commissie bestuur en middelen, 4 februari 2013  Commissieadvies (Ruimte) ‘Vaststellen nieuw Inkoop- en Aanbestedingsbeleid’, 6 februari 2013  Agenda raadsvergadering ‘Vaststellen nieuw Inkoop- en Aanbestedingsbeleid’ 21 februari 2013  Raadsbesluit ‘Vaststellen Inkoop- en Aanbestedingsbeleid inclusief Algemene Inkoop- en IT voorwaarden’, 21 februari 2013  Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert  Inkoop- en aanbestedingsreglement Gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert Bestudeerde documenten case “Beveiligingsdiensten 2014-2018”:  Collegevoorstel: ’Meervoudig onderhandse aanbesteden Beveiligingsdiensten’, 21-8-2013  Aanbestedingsdocument Beveiligingsdiensten 2014-2018, 2013  Nota van Inlichtingen 1, 08-10-2013  Nota van Inlichtingen 2, 4-10-2013  Ontvangstbewijs offerte Red Security, 21-10-2013  Inschrijving Red Security, 21-10-2013  Procesverbaal van bevindingen, 24-06-2013  Procesverbaal van gunning, 26-10-2013

29


   

Voorstel aan directeur: Gunningsbeslissing aanbesteding Beveiligingsdiensten 2014-2018, 511-2013 Gunningsbrief: ‘Mededeling Gunningsbeslissing meervoudig onderhandse aanbesteding Beveiligingsdiensten 2014-2018’, 5-11-2013 Afgewezen inschrijvingen: ‘Mededeling Gunningsbeslissing meervouwig onderhandse aanbesteding Beveiligingsdiensen 2014-2018’, 5-11-2013 Raamovereenkomst en opdrachtbevestiging Beveiligingsdiensten 2014-2018, 3-12-2013

Bestudeerde documenten case” Lease ICT Hardware”:  Advies ICT-samenwerkingsverband Noord en Midden Limburg, juni 2012  Raadsinformatiebrief: ‘Instemming Ondernemingsraad met toetreding tot BsGW en ICT samenwerkingsverband Noord en Midden Limburg’, 6-12-2012  Collegebesluit: ‘ICT-samenwerkingsverband Noord en Midden Limburg’ , 15-08-2013  Commissieadvies: ‘ICT samenwerking Roermond, Venlo en Weert’, 9-9-2013  Raadsvoorstel: ‘ICT-samenwerkingsverband Noord en Midden Limburg’, 20-08-2013  Raadsbesluit: ‘Oprichting en deelname aan GR ICT-samenwerkingsverband Noord en Midden Limburg’, 26-9-2013  Gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerkingsverband Noord en Midden Limburg, 2013  Collegevoorstel: ‘Aanbestedingen en mandaten ICT-samenwerkingsverband NIVIL’, 14-102013  Document overweging: Financial of Operational Lease  Powerpointpresentatie: Kick-off ICT aanbestedingen  Offerte-aanvraag Lease Hardware ICT Hardware, 25-07-2013 o Invulbijlagen, 25-07-2013 o Prijsbijlage 5, 25-07-2013  Collegebesluit: Europese aanbestedingen ICT samenwerking, 8-10-2013  Nota van Inlichtingen 1: ‘Lease ICT Hardware’, 9-10-2013  Aankondiging van een opdracht, 10-10-2013  Offerte aanvraag: aangepaste planning, 2-10-2013  Nota van Inlichtingen 2: ‘Lease ICT Hardware’, 5-11-2013  Inschrijving Lease ICT Hardware Econocom, 15-11-2013  Proces-verbaal opening inschrijving, 19-11-2013  Gunningsadvies Lease ICT Hardware  Voorlopige gunning Lease ICT Hardware Econocom, 19-11-2013  Gunningbesluit ‘Aanbesteding Lease ICT Hardware’ CHG-MERIDIAN, 19-11-2013  Gunning Lease ICT Hardware Econocom Nederland B.V., 21-01-2014  TRO Overeenkomst Lease ICT Hardware Econocom Nederland B.V., 10-04-2014 Bestudeerde documenten case “Reconstructie Singelring Oost”:  Raadsvoorstel: Definitief plan en uitvoeringskrediet Singelring-Oost, 21-05-2013  Collegebesluit: Gunningscriteria werken Singelring-Oost, 28-08-2013  Aanbestedingsleidraad Reconstructie Singelring-Oost, 29-9-2013  Bestek ten behoeve van Reconstructie van de Singelring-Oost te Roermond van de gemeente Roermond; Bestek 784-13, 20-9-2013  Bijlage 20 bestek 784-13 Reconstructie Singelring-Oost Overzicht bijlagen inclusief wijzigingen, 1-11-2013 30


                

Aankondiging van een opdracht, 20-09-2013 Nota van Inlichtingen, 30-9-2013 Nota van Inlichtingen, 2-10-2013 Nota van Inlichtingen, 4-10-2013 Nota van Inlichtingen, 8-10-2013 Nota van Inlichtingen, 14-10-2013 Nota van Inlichtingen, 16-10-2013 Nota van Inlichtingen, 25-10-2013 Nota van Inlichtingen, 28-10-2013 Nota van Inlichtingen, 28-10-2013 Nota van Inlichtingen, 1-1-1-2013 Inschrijvingsbiljet, 8-11-2013 Voorstel wethouder: Gunning bestek Reconstructie Singelring-Oost, 20-11-2013 4x Bekendmaking gunningsbeslissing en proces-verbalen ontvangst en aanbesteding, 26-112013 Brief opdrachtverstrekking, 19-12-2013 Aanvaarding opdracht, 6-1-2014 Aankondiging van een gegunde opdracht, 7-2-2014

Bestudeerde documenten case “ARBO-dienstverlening”:  Voorstel aan het Management Team ‘Gezamenlijke aanbesteding bedrijfsarts’, 11 juli 2014  Voorstel aan de directeur ‘de opdracht voor de gezamenlijke aanbesteding van de diensten van een bedrijfsarts voor de gemeenten Roermond, Leudal en Weert’, 20 oktober 2014

31


Respondentenlijst Ambtelijke organisatie:  De heer G. Fraters (Senior projectleider, gemeente Roermond)  Mevrouw L. Hodzelmans-Tissen (Teamleider Huisvesting & Services, gemeente Roermond)  De heer W. Kaldenhoven (Concerncontroller, gemeente Roermond)  De heer F. Laumen (Adviseur Informatiebeveiliging en ICT, gemeente Roermond )  De heer F. Stege (ICT Manager Kwartiermaker Regio NML)  De heer R. Vranken (Inkoopadviseur, gemeente Roermond) Wethouder  De heer F. Schreurs, Wethouder voor financiën, personeel en organisatie, grondzaken en eigendommen, gemeente Roermond Groepsgesprek Raadsleden, 5 februari 2015  De heer A. Bayrak  De heer L. Coenen  De heer W. Dekker  De heer G. Julicher  De heer C. Moison  De heer E. Oele  De heer J. Puper  De heer J. van Rey

32

Rekenkamercommissie Roermond April 2015

Recommend Documents