Communicatienotitie rekenkamercommissie. Beleid en beleidsdoelstelling:
De communicatienotitie rekenkamercommissie is bedoeld om toereikende informatieve interactie te garanderen over de actuele stand van zaken bij de commissie richting gemeenteraad, college, ambtelijke organisatie, inwoners van Borger-Odoorn en andere betrokken partijen. De commissie wil communiceren over haar eigen functioneren, zowel als over de resultaten van haar onderzoeken naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid in Borger-Odoorn. Uitgangspunt is dat door goede communicatie het rendement van de inspanningen van de commissie ten dienste van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie wordt vergroot en maximaal leidt tot effectieve verbeteringen, zowel bij kaderstelling en controle door de raad, als bij de uitvoering van beleid door college en ambtelijke organisatie.
Communicatiedoelstellingen en doelgroepen: 1. Communicatie over vaste onderwerpen: •
Algemeen over de rekenkamercommissie Communicatiedoelstelling De berichtgeving in algemene zin over de rekenkamercommissie heeft vooral de bedoeling om duidelijkheid te geven over het waarom van de rekenkamercommissie, haar taken en werkwijze en waar zij actueel mee bezig is. Voorts wordt er informatie gegeven over de samenstelling van de rekenkamercommissie, de publicaties die van haar hand zijn verschenen en het bieden van de mogelijkheid tot contact. Doelgroepen voor berichtgeving 1. De gemeenteraad 2. Het college 3. De ambtelijke organisatie 4. Inwoners van de gemeente Borger-Odoorn.
•
Jaarverslag Communicatiedoelstelling In het jaarverslag geeft de rekenkamercommissie een weergave van hetgeen zij het afgelopen jaar aan onderzoek en ontwikkeling van de rekenkamerfunctie heeft gedaan. Tevens wordt een korte vooruitblik geboden op de agenda van de commissie voor het komende jaar. Doelgroepen voor berichtgeving 1. De gemeenteraad 2. Het college 3. De ambtelijke organisatie 4. Inwoners van de gemeente Borger-Odoorn
- 1 -
•
Onderzoeksprogramma Communicatiedoelstelling Het onderzoeksprogramma wordt jaarlijks opgesteld op basis van een brede inventarisatie van onderzoeksonderwerpen en wil bericht geven welke onderzoeken het komende jaar zullen worden uitgevoerd en welke onderwerpen voor onderzoek op korte en lange termijn op de voorkeurslijst staan. Doelgroepen voor berichtgeving 1. De gemeenteraad 2. Het college 3. De ambtelijke organisatie 4. Inwoners van de gemeente Borger-Odoorn
2. Communicatie over een onderzoek: •
Bij de start van het onderzoek Communicatiedoelstelling Bij de start tijdig alle betrokken partijen informeren over onderwerp en begintijdstip van het onderzoek. Zodra de onderzoeksopzet klaar is, betrokkenen nader inlichten over aard en doel van het onderzoek en de wijze van aanpak. Tevens hen dan de gelegenheid bieden om vragen voor te leggen. Doelgroepen voor berichtgeving 1. De gemeenteraad 2. Het college 3. De ambtelijke organisatie 4. Inwoners van de gemeente Borger-Odoorn
•
Berichtgeving bij afronding onderzoek Communicatiedoelstelling Doelstelling is om na afloop van het onderzoek informatie te verlenen aan de verschillende betrokken doelgroepen over de resultaten van het ingestelde onderzoek. Concreet moet worden aangegeven of de uitvoering van het onderzochte beleidsonderdeel voldoet aan de wettelijke regels, of de voorbereiding en de uitvoering ervan efficiënt verloopt en of de resultaten van de gestelde beleidsdoelen worden behaald. Doelgroepen voor berichtgeving 1. De gemeenteraad 2. Het college 3. De ambtelijke organisatie 4. Inwoners van de gemeente Borger-Odoorn. 5. In het kader van het onderzoek geïnterviewde personen en instanties. 6. Externe partijen als: NVVR, VNG, Binnenlands Bestuur, Drentse gemeenten, Gemeente Stadskanaal, etc.
•
Berichtgeving over de implementatie van de onderzoeksresultaten Communicatiedoelstelling Om te bevorderen dat de doorwerking van de onderzoeksresultaten zinvol en effectief zijn, wordt in de periode na de afronding van het onderzoek aandacht - 2 -
gegeven en gevraagd voor de ontwikkeling van de onderzoeksresultaten die door de raad zijn overgenomen. Doelgroepen voor berichtgeving 1. De gemeenteraad 2. Het college 3. De ambtelijke organisatie 4. Inwoners van de gemeente Borger-Odoorn
3. Communicatie over variabele onderwerpen: •
Interne afstemming over lopend werk Communicatiedoelstelling Doelstelling is onderlinge afstemming tussen interne partijen te realiseren over samenhang en samenwerking bij de controle op de uitvoering en handhaving van gemeentelijk beleid en duidelijk te maken wat de bijdrage van de rekenkamercommissie en rekenkameronderzoek daaraan is Doelgroepen voor berichtgeving 1. De gemeenteraad als eerst verantwoordelijke voor de controle op uitvoering en handhaving van gemeentelijk beleid. 2. Het college 3. De ambtelijke organisatie
•
Actuele thema’s bij de ontwikkeling van de rekenkamerfunctie Communicatiedoelstelling Doelstelling is om de ontwikkelende rol van de rekenkamercommissie als toetser van gemeentelijk beleid op efficiëntie en effectiviteit en als adviseur van de raad, aan de hand van actuele onderwerpen transparant en duidelijk te maken en de impact van haar werk door brede informatie te versterken. Doelgroepen voor berichtgeving, afhankelijk van het onderwerp 1. De gemeenteraad 2. Het college 3. De ambtelijke organisatie 4. Inwoners van de gemeente Borger-Odoorn.
Media/middelen:
De communicatie over voornoemde onderwerpen vindt plaats met toepassing van de volgende middelen:
1. Communicatie over vaste onderwerpen:
• Algemeen over de rekenkamercommissie Intern - schriftelijke berichtgeving aan raad en/of college - intranet - nieuwsbrief - 3 -
Extern - gemeentegids - burgerjaarverslag - website van de gemeente - persbericht •
Jaarverslag
Intern - toezending jaarverslag aan raad en college - intranet - nieuwsbrief Extern - website van de gemeente - persbericht • Onderzoeksprogramma Intern - toezending onderzoeksprogramma aan raad en college - intranet - nieuwsbrief Extern - website van de gemeente - persbericht
2. Communicatie over een onderzoek:
• Bij de start van het onderzoek Intern - schriftelijke berichtgeving aan raad en/of college over onderzoeksonderwerp en tijdstip aanvang onderzoek toezending onderzoeksopzet aan de raad - mondelinge presentatie onderzoeksopzet aan college, DT en betrokken ambtenaren. - intranet - nieuwsbrief Extern - website van de gemeente - persbericht • Berichtgeving bij afronding onderzoek Intern - eindrapport aan de leden van de raad, het college en het DT. - eindrapport + persbericht op intranet - nieuwsbrief Extern - eindrapport aan geïnterviewden - 4 -
-
eindrapport + persbericht aan de pers eindrapport + persbericht aan de drentse gemeenten (griffies) eindrapport + persbericht aan NVVR, VNG en andere relevante externe partijen. eindrapport + persbericht op de website van de gemeente
• Berichtgeving over de implementatie van de onderzoeksresultaten Intern - auditcommissie - periodiek terugkerend gesprek met de verschillende fracties in de gemeenteraad. - jaarverslag van de rekenkamercommissie. Extern - jaarverslag van de rekenkamercommissie
3. Communicatie over variabele onderwerpen:
• Interne afstemming over lopend werk Intern - auditcommissie. - periodiek terugkerend gesprek met de verschillende fracties in de gemeenteraad. - incidenteel een aansluitende themavond te organiseren voor raad, college en DT. Extern - geen berichtgeving • Actuele thema’s bij de ontwikkeling van de rekenkamerfunctie Intern - auditcommissie. - periodiek terugkerend gesprek met de verschillende fracties in de gemeenteraad. - bij gelegenheid een themavond organiseren voor relevante doelgroepen. - intranet - nieuwsbrief Extern - website van de gemeente - persbericht
- 5 -
