Rekenkamercommissie
Eindrapportage 2012
1
Thema:
@ BUSINESS
2
Inhoud Inhoud.................................................................................................................................................... 3 1. DE START VAN EEN NIEUW ONDERZOEK......................................................................................... 4 1.1 Samenstelling van de rekenkamercommissie............................................................................... 4 1.2 Motivatie van de themakeuze...................................................................................................... 4 2. Onderzoek......................................................................................................................................... 5 3. DE VOORTGANG VAN HET ONDERZOEK. .......................................................................................... 6 3.1 E-Loket......................................................................................................................................... 6 3.1.1 Diensten via E-Loket.............................................................................................................. 6 3.1.2 Uitbreiding diensten.............................................................................................................. 6 3.2 Automatisering............................................................................................................................. 7 3.2.1 Thin Clients............................................................................................................................ 7 3.2.2 De voor- en nadelen van Thin Clients................................................................................... 7 3.2.3. Een oriënterend gesprek met de ICT deskundigen .............................................................. 8 3.2.4. Internationale samenwerking............................................................................................ 10 3.3 Boardroom.................................................................................................................................. 11 3.3.1 Wat is een Boardroom......................................................................................................... 11 3.3.2 Waarom een boardroom..................................................................................................... 11 3.3.3 Wat zijn de functionaliteiten............................................................................................... 11 4. FINANCIËN...................................................................................................................................... 13 5. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN................................................................................................... 14 5.1 Conclusies.................................................................................................................................. 14 5.2 Aanbevelingen aan de Raad der Gemeente Vaals..................................................................... 14 5.3 Tot Slot....................................................................................................................................... 15 6. APPENDIX......................................................................................................................................... 16 6.1 De glasvezelkabel........................................................................................................................ 16 6.2 Verordening op de Rekenkamercommissie Vaals....................................................................... 17 6.3 Verklaring omtrent zienswijze op concept-rapport rekenkamercommissie ...............................19
3
1. DE OPSTART NAAR EEN NIEUW ONDERZOEK. 1.1 Samenstelling van de rekenkamercommissie In de vergadering van 23 mei 2011 besluit de Raad van de gemeente Vaals dat de rekenkamercommissie zelfstandig en onder eigen regie dient te functioneren. Op basis daarvan is de huidige rekenkamercommissie tot stand gekomen die parallel fungeert aan de raadsperiode van 2010 tot 2014 (zie ook Appendix 6). Op 10 oktober en 16 november 2011 zijn de eerste oriënterende gesprekken gevoerd om te komen tot de samenstelling van de commissie. De rekenkamercommissie werd conform bovengenoemd besluit op 17 januari 2012 officieel ingesteld en bestaat uit de volgende raads- en burgerleden: Delnoye, Marco Göttgens, Brigitte Winkens, Raymond Creusen, Marc Mertens, Heinz
namens Pro Vaals (voorzitter) namens B & DV (waarnemend voorzitter) namens PVDA (notulist) namens CDA namens V & O
De raadsfracties Burgerbelang en Groep Jussen hebben bij de samenstelling van de commissie aangegeven dat zij geen vertegenwoordigers wensen af te vaardigen. Ten aanzien van de bestuursfuncties heeft de rekenkamercommissie de heer Delnoye (ProVaals) verkozen tot voorzitter van de commissie. Mevrouw Göttgens (B&DV) fungeert als waarnemend voorzitter en de heer Winkens (PVDA) neemt de taak van notulist op zich.
1.2 Motivatie van de themakeuze Wat betreft het te onderzoeken onderwerp kiest de rekenkamercommissie met het oog op de personele bezetting voor een behoudende start. Men is het er over eens dat de kwaliteit van het onderzoek voorrang moet krijgen boven een veelvoud van te onderzoeken onderwerpen. Na ampele discussie kiest de vergadering unaniem voor het thema:
@ Business Hierbij staan de volgende vragen centraal: 1. Wat willen we (wensen)? 2. Wat kunnen we (ambities en mogelijkheden)? 3. Wat wordt er in de naaste toekomst van de gemeentelijke overheid verlangd (verplichtingen)? 4
2. Onderzoek Om voornoemde vragen speerpunten:
te kunnen beantwoorden, formuleert de commissie de volgende
E-loket
o Welke diensten kunnen door de Gemeente via het @loket aan de burger worden aangeboden, waarin de gemeentelijke website tot op heden nog niet in voorziet? o Moet de focus worden gericht op de uitbreidingsmogelijkheden van het @loket? In 2000 heeft de raad reeds onderkend dat in de toekomst de dienstverlening naar de burger verbeterd dient te worden (loket 2000). Moderne en communicatiemiddelen zijn daarvoor de uitgelezen middelen.
Automatisering o Hoe kun je op een meer efficiënte en effectieve manier omgaan met automatisering? o Hoe kan de intergemeentelijke, euregionale en internationale samenwerking via internet geoptimaliseerd worden? o Hoe kan de opslag van digitale documenten centraal en efficiënt ingericht worden?
Boardroom o
o
Hoe kan op digitale wijze worden vergaderd, stukken worden ingezien, gecommuniceerd met overige betrokkenen om zodoende op elk gewenst tijdstip over actuele informatie te kunnen beschikken. Hoe kan met een dergelijk initiatief een forse besparing, zowel in tijd als in geld, worden behaald.
Hoewel aanvankelijk wordt besloten het speerpuntenonderzoek te verdelen over twee werkgroepen, wordt gaandeweg het traject duidelijk dat de rekenkamercommissie zich in zijn geheel over alle gedefinieerde speerpunten wil buigen. Dit zal gelet op de verschillende opvattingen en ideeën van de commissieleden, met name wat betreft de efficiëntie en grondigheid van het onderzoek, het eindresultaat ten goede komen.
5
3. DE VOORTGANG VAN HET ONDERZOEK. 3.1 E-Loket 3.1.1 Diensten via E-Loket Thans moet worden voldaan aan de “webrichtlijnen Gemeenten”. Hiervoor is budget opgenomen in de begroting van de gemeente Vaals. Daarnaast is de gemeente bezig met het zogenaamde “MidOffice”. Dit is een verdergaande digitalisering en automatisering van het aanbieden van diverse diensten via de digitale snelweg. Sinds oktober 2010 is het al mogelijk omgevingsvergunning(en) digitaal aan te vragen.
3.1.2 Uitbreiding diensten Door verdergaande digitalisering van informatie is er ook in het dagelijks werk een grote vooruitgang en tevens een efficiencyslag te realiseren. Zo bestaat bijvoorbeeld de mogelijkheid om dossiers te digitaliseren waardoor meerdere medewerkers direct toegang hebben tot de stukken en het thuiswerken tot de mogelijkheid behoort. Voorts kan de baliefunctie uitgebreid worden, omdat de baliemedewerkers de dossiers direct in kunnen zien. Op deze wijze wordt de dienstverlening aan de burger verhoogd en de informatiestroom beduidend verbeterd. In de nabije toekomst, eind 2012 begin 2013, zal het gemeentelijke Klant Contact Centrum (KCC) het “front office” van de Nederlandse overheid ingericht worden. Via dit portaal kunnen burgers, bedrijven en instellingen terecht voor alle producten en diensten van de overheid. Het inrichten van een KCC is een verbijzondering binnen de algemene ontwikkelingen in de publieke dienstverlening. Een belangrijk inrichtingsprincipe is dat integraal wordt samengewerkt met ketenpartners om voor realisatie van een meer effectieve vraagsturing te zorgen. Dit zal ook tot gevolg hebben dat er een stuk verbreding en verdieping van kennis noodzakelijk is (zie verder financiële paragraaf) Digitale workflow Een organisatie kan bijvoorbeeld sneller inspelen op wettelijke veranderingen. Verder kan alle inkomende post en facturen ingelezen, digitaal verwerkt en opgeslagen worden, waardoor er een betere en accurate afwikkeling plaats kan vinden en de kans op fouten kan worden geminimaliseerd. Aldus zal er een niet te verwaarlozen papier- en tijdsbesparing ontstaan. Verdere mogelijkheden zijn o.a. het verstrekken van digitale parkeervergunningen. Door invoering via de telefoon van het daaraan gekoppelde kenteken kan de boa vervolgens de geldigheid controleren. Tenslotte geven de gemeentelijke ICT deskundigen aan dat het thans gehanteerde kloksysteem achterhaald is en nodig aan vervanging toe is (dit is tijdens het schrijven van deze rapportage al gebeurd). Men twijfelt bovendien aan het nut en de noodzakelijkheid van een dergelijk systeem, te meer omdat veelvuldiger gebruik zal worden gemaakt van flexibel- en thuiswerken. Op dit moment wordt een bijdrage aan de gemeente Gulpen-Wittem afgedragen om het systeem draaiende te houden, terwijl er een medewerker P&O regelmatig bezig is met correcties. Bovendien wordt op periodieke basis het noodzakelijk onderhoud gepleegd door onze afdeling Automatisering.
6
3.2 Automatisering 3.2.1 Thin Clients In het vakblad “Computer World” verscheen op 14 december 2010 het navolgend artikel, hetwelk kan dienen tot een betere beeldvorming. Wat is een Thin Client? (Auteur: Elsa Wenzel) Waarom zou je nog een hele vloot dure pc's beheren waarvan je weet dat deze je maandelijks bakken met geld kosten? Veel bedrijven en overheidsinstellingen doen het anders. Zij kiezen voor goedkopere alternatieven voor desktops en laptops met minder beheer en rompslomp. Thin clients geven gebruikers dezelfde ervaring van het gebruik van een gewone desktop pc, maar zijn feitelijk gestripte computers die gebruikmaken van applicaties op een server.
Ze zijn zo plat als een boek en verschillen intern weinig van intelligente routers. De kastjes worden aangestuurd door een lichte processor, maar kennen wel dezelfde aansluitingen als normale computers. Door er een toetsenbord, muis en monitor op aan te sluiten, communiceer je met de server. Hoewel het marktaandeel vergeleken met pc’s nog erg klein is, groeit de populariteit van thin clients gestaag. Analisten van IDC voorspellen dat er in 2014 7,4 miljoen exemplaren verkocht worden. Dit jaar kent de markt voor thin clients nog een afzet van 3,7 miljoen stuks. Een thin client bevat in de regel een cpu die via een stukje software communiceert met een remote desktop. Een ‘zero client’, zoals de Pano Logic, fopt de virtuele machine in een datacenter door zich voor te doen als lokaal apparaat, waardoor er helemaal geen processor en software nodig is. Volgens Pano Logic is er sprake van een zero client wanneer er geen processor, besturingssysteem of drivers nodig zijn.
3.2.2 De voor- en nadelen van Thin Clients Voordelen Het vervangen van een computerpark met thin clients vraagt weliswaar veel van een ICT-afdeling, maar wanneer de implementatie een feit is, kan het conform becijfering van leverancier Wyse tot 40 procent aan kosten voor beheer en ondersteuning besparen. 7
Beheerders besteden zoals bekend veel tijd aan het onderhoud van werkstations. Met thin clients kan een bedrijf dan wel overheidsinstelling zich meer richten op het draaiende houden van de services of deze activiteiten uitbesteden aan een cloud-dienst. Omdat systemen niet meer één voor één een upgrade hoeven te ondergaan, kan IT zich richten op uitbreiding op serverniveau. Thin clients hebben doorgaans geen bewegende onderdelen. Defecte harde schijven zullen tot het verleden behoren. Thin clients staan erom bekend in extreme omstandigheden (in de woestijn bijvoorbeeld) gewoon te blijven functioneren. Volgens Gartner beperken thin clients de gemiddelde downtime per gebruiker met 79 procent. In Europa 1 ligt dit “verlies” gemiddeld op 550 uur op jaarbasis. Een verbetering zoals aangegeven zou een aanzienlijke( kosten)besparing opleveren van ruim € 10.000 op jaarbasis c.q. uren opleveren die anderszins ingeregeld zouden kunnen worden. (550 *79%*€ 25, -) Omdat elk werkstation dezelfde gecentraliseerde applicaties benadert, kan een werknemer op een willekeurige terminal inloggen en is hij of zij niet langer gebonden aan een vaste werkplek. Sommige thin client-oplossingen bieden ook smartphone tools om ook mobiel virtuele desktops te benaderen. Bijkomend voordeel is dat je bespaart op energie. Een typische thin client verbruikt ongeveer 3 watt, hetgeen veel minder is dan de circa 50 watt die de gemiddelde pc opslurpt. De totale energierekening voor het computerpark kan volgens leverancier Pano Logic met maximaal 88 procent omlaag worden gebracht. Omdat pc’s veel warmte genereren, kan een bedrijf zomers ook op koelsystemen voor het kantoor besparen. Niet geheel onbelangrijk is voorts, dat thin clients erg duurzaam zijn. Ze kunnen zeker tien jaar mee en leveren minder afval (@-waste) op. Nadelen Een vaak genoemd nadeel van zero en thin clients is dat een probleem ergens in de infrastructuur direct een probleem wordt voor alle gebruikers. Het is aan de beheerder om hiervoor een goed “server redundancy plan” op te stellen. Een ander probleem kan zijn dat gebruikers graag zaken op hun computer aanpassen en gevoelsmatig liever met lokale data werken. Ook is een thin client niet ideaal voor het werken met high definition video, spraak en graphics. Om te beslissen of thin clients voor toepassing in onze gemeente geschikt zijn, zullen de potentiële kosten van de hardware en software licenties en centraal beheer tegen je huidige kosten voor infrastructuur moeten worden afgezet. (Zie verder financiële paragraaf)
3.2.3. Een oriënterend gesprek met de ICT deskundigen Uit een eerste gesprek met ICT-medewerkers d.d. 24 januari 2012, waarin de werkwijze en het gebruik van applicaties op ICT gebied in onze gemeente aan de orde kwamen, bleek al gauw dat er het een en ander te verbeteren valt voor de toekomst. Daarbij geven de betrokken ICT-ers aan dat een verdere investering in diverse onderdelen van groot belang is voor de verdere ontwikkelingen van de Gemeente en aan de verdere verbeteringen aangaande de dienstverlening naar de burgers. 1
Bron MKB ICT
8
Ook wat de mogelijke samenwerking met de buurgemeenten betreft, zowel nationaal als ook internationaal, is het van groot belang om hieraan meer aandacht te besteden, omdat veranderingen en aanpassingen dringend noodzakelijk zijn om in de toekomst op een adequate wijze invulling te geven aan het toekomstige beleid ten aanzien van deze samenwerking. In dit eerste oriënterend gesprek komt tevens naar voren dat er in de buurgemeente Gulpen-Wittem anders wordt gedacht over de invulling van het digitaliseren, want deze gemeente hanteert een ander systeem dan de gemeente Vaals. De gemeente Eijsden-Margraten daarentegen gebruikt weer hetzelfde systeem als onze gemeente. Ook inzake het onderhoud van de voorhanden systemen heeft de gemeente Gulpen-Wittem gekozen voor het uitbesteden hiervan aan een extern bedrijf, en uit intergemeentelijk overleg kan men concluderen dat hier hogere kosten aan verbonden zijn dan in de Gemeente Vaals. Zoals overal zijn ook de in onze gemeente gehanteerde systemen onderhevig aan veroudering waardoor continu gedacht moet worden aan het opschalen en vernieuwen van de systemen. Met het oog op de snelle en aanhoudende ontwikkelingen kan men stellen dat nu het juiste moment is aangebroken om hierin toekomst- en doelgericht te investeren. Het huidige beeld van het digitale aspect geeft een beeld van grote diversiteit van de in gebruik zijnde computers op de werkplekken van onze ambtenaren. In de huidige situatie heeft iedere ambtenaar een eigen desktop en deze verschillen veelal van elkaar wat betreft de uitvoering. Dit werkt dan ook hoge onderhoudskosten in de hand. Hieruit vloeit niet alleen een slechte compatibiliteit voort maar ook een duur systeem van het gereed houden van reserveonderdelen. Om in de toekomst verzekerd te zijn van een goed en adequaat werkend systeem voor onze Gemeente, hetwelk tevens compatibel is met de omliggende Gemeenten, gaat in eerste instantie de gedachte uit naar een centrale server. Dit brengt nu – maar zeker ook in de toekomst – significante voordelen met zich mee gezien de ontwikkelingen. Vorenstaande betekent concreet dat iedere gebruiker alleen een toetsenbord en een beeldscherm ter beschikking heeft en in verbinding staat met deze centrale server. De gebruikers (onze gemeentelijke medewerkers) kunnen dan in geval van een dergelijke diepte-investering overal en altijd werken en zijn niet meer gebonden aan het bezetten van de toegewezen werkplek. Dit resulteert in een significante verbetering van de flexibiliteit. In praktijk is het aldus eenvoudig mogelijk om voor bepaalde afdelingen het zogenaamde “Nieuwe Werken” in de praktijk te brengen. Dit betekent dat medewerkers, die niet ieder uur van de werkdag in het gemeentehuis aanwezig moeten zijn, desgewenst van thuis uit bepaalde werkzaamheden kunnen verrichten. In dit systeem staat de medewerker centraal en niet het systeem waardoor de medewerkers zelf bepalen met wie, hoe en wanneer ze samenwerken. In geval van de implementatie van het “het nieuwe werken” kan er flexibeler gewerkt worden en kan er tevens ook een kostenbesparing gerealiseerd worden want in de praktijk betekent dit dat wellicht een kleinere en tevens een beter functionerende dienst mogelijk is. Flexwerken is, gezien de bouwtechnische zaken, deels een lastige en kostenintensieve aangelegenheid. Dit laat echter onverlet dat onderdelen van “het nieuwe werken” ook binnen de gemeente Vaals doorgevoerd kunnen worden.
9
Kortom, men beschouwt dit in het algemeen als de werkplek van de toekomst waarbij ruimte gerealiseerd kan worden die a) past bij de taken van de medewerkers b) de medewerkers in staat stelt die taken uit te voeren die essentieel zijn voor het gemeentelijk bedrijf c) de medewerkers in staat stelt, om naast een verbeterde nationale samenwerking grensoverschrijdend samen te werken, hetgeen met de huidige middelen en mogelijkheden bijzonder moeilijk is te realiseren binnen onze Gemeente.
3.2.4. Internationale samenwerking In het kader van een mogelijke internationale samenwerking, met name met Aken, liggen er interessante en belangrijke ontwikkelingen in het verschiet. Op ambtelijk niveau zijn er al meerdere oriënterende gesprekken geweest en wordt er op dit moment daadwerkelijk gekeken naar een mogelijke samenwerking. In april 2012 heeft een team van Regio-IT uit Aken (eigendom van de stad Aken) samen met onze IT medewerkers een technische workshop gehouden, waarbij ook meteen een onderzoek werd gedaan naar onze technische infrastructuur. Aan de hand van deze workshop kan Regio-IT bepalen wat zij voor ons kan betekenen. Gebruik maken van de kennis, via Aken hardware aanschaffen om grotere kortingen te bedingen, spiegeling van service en uitbesteding van beheer kan voor de toekomst van Vaals van een dermate grote importantie zijn dat het zinvol en wenselijk is om deze ontwikkeling verder te onderzoeken en uit te werken. Om de samenwerking nog verder gestalte te kunnen geven is het van belang om beide landen digitaal met elkaar te verbinden. Er ligt namelijk op dit moment aan de Duitse kant al een glasvezelkabel 2 tot dichtbij de grens en eenzelfde kabel ligt aan de Nederlandse kant. Als er hier een verbinding tussen beide kabels gerealiseerd kan worden, ontstaan er legio kansen en mogelijkheden voor de regio maar vooral voor Vaals. Denk hierbij aan het spiegelen van servers, vergaande remote ondersteuning door medewerkers van Regio-IT enzovoorts. De glasvezelkabel zou dan doorgetrokken moeten worden vanaf de rotonde Centrum Vaals tot in het Duitse Vaalserquartier. Het leggen van deze kabel zou meegenomen kunnen worden bij de renovatie van de Maastrichterlaan (zie hiervoor ook Appendix 6.2). Tevens is de continuïteit van de dienstverlening voor onze gemeente gewaarborgd aangezien in Aken een grote en gekwalificeerde ICT afdeling werkzaam is waar wij dan tegen duidelijk lagere kosten dan bij de gemeente Gulpen-Wittem gebruik van kunnen maken op het gebied van onderhoud en ondersteuning. Uitzondering op de samenwerking met Aken is de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie). De persoonsgegevens van onze burgers mogen volgens de huidige privacywetgeving niet in het buitenland opgeslagen worden. De machine waarop de GBA draait wordt al gespiegeld binnen Nederland. Het grote voordeel van een aansluiting op het netwerk van Aken is de aanwezigheid van een back up. Bovendien kan gebruik worden gemaakt van de geavanceerde kennis die Aken op dat gebied in huis heeft en tevens werkt een dergelijke verbinding een kostenbesparing in de hand. Ter vergelijk: de gemeente Gulpen-Wittem heeft aansluiting gezocht met Maastricht en daar back up servers neergezet voor een investeringsbedrag van EUR. 180.000, -. Onze stellige overtuiging is dat 2
Zie appendix 6.2
10
aansluiting met Aken onze gemeente aanzienlijk minder zou kunnen kosten. Het bedrijfsleven in Duitsland en Nederland staan zeer welwillend tegenover deze ontwikkelingen want hierdoor ontstaan er grote mogelijkheden voor de ondernemers van beide landen om de internationale markt op een professionele manier te benaderen. Het is dan ook denkbaar om het bedrijfsleven bij de kosten, die zijn verbonden aan de realisatie van voornoemde verbinding, te betrekken aangezien we hier kunnen spreken van een duidelijke “win-win” situatie. Een subsidie voor dit grensoverschrijdend project behoort wellicht tot de mogelijkheden. Dit is de moeite en kosten van een nader onderzoek zeker waard. Ook in het licht van de toekomstige ontwikkelingen in Aken betreffende de Campus zou de realisatie van een dergelijke verbinding van groot belang kunnen zijn. Studenten en personeel van de universiteit kunnen hiervan gebruik maken.
3.3 Boardroom 3.3.1 wat is een Boardroom Een boardroom kan worden gezien als het “nieuwe vergaderen”. Het huidige (digitale) tijdperk vergt en vraagt van ons en onze bestuurders,een andere, snellere en adequatere wijze van werken, communiceren en vergaderen. Niet meer het papier maar de “digitale (snel)weg” is het gremium om te vergaderingen, stukken tekst en andere zaken voor te bereiden, te plaatsen en (digitaal) duurzaam te bewaren.
3.3.2 Waarom een boardroom in de huidige tijd zouden raad- en commissieleden in de gelegenheid moeten zijn om op elk
gewenst tijdstip de beschikking te hebben over alle, up-to-date, informatie betreffende relevante dossiers en de mogelijkheid moeten hebben hun werk uit te oefenen. (niet meer beperkt worden tot de vergadering zelf c.q. afhankelijk te zijn van post of andere media). Door middel van een Boardroom heeft men altijd alle informatie beschikbaar en kan men samen aan een onderwerp werken of meningen uitwisselen. Met behulp van bijvoorbeeld een iPad kan men met elkaar vergaderen zonder papier. Vergaderstukken zijn beschikbaar zodra gereed en niet pas als ze arriveren per post Snelheid, actualiteit en niet te vergeten de kostenbesparing zijn evident. Als er via dit medium gecommuniceerd wordt, liggen vragen, opmerkingen en andere uitingen direct vast, kan er minder onduidelijkheid ontstaan en zijn misverstanden eenvoudig te verklaren
3.3.3 Wat zijn de functionaliteiten Eigen werkomgeving voor Raads- en commissieleden maar ook voor de behandelende ambtenaren, wethouder(s) en andere belanghebbenden. Je kunt hier online vergaderingen of beleidsdocumenten inzien en met verschillende mensen samenwerken en communiceren. Dit laatste uiteraard onder bepaalde voorwaarden. Opvolging actie/besluitenlijst. Archieffunctie voor de gehele raads- en commissiecyclus. 11
De commissie- en raadsstukken staan integraal en centraal ter beschikking aan iedereen die toegang heeft tot de boardroom. Er kan via de boardroom gevolgd worden of vragen afgehandeld zijn, stukken (digitaal) verdeeld en toegezonden zijn. Applicatie is 24/7 beschikbaar en device onafhankelijk. Zelfservice/ondersteuning o Er kan een vraag en antwoord applicatie (servicebalie) toegevoegd worden o De applicatie dient te voldoen aan wet en regelgeving (EU data richtlijnen, privacy wetgeving, veiligheidseisen enz..)
12
4
FINANCIËN
Kosten/baten Desktop virtualisatie Kosten Diensten Servers Storage Software Thins clients Onderhoudscontract Freightscosts Oracle Totaal Windows licenties
€ 9.200,00 € 31.386,00 € 37.918,00 € 11.800,00 € 41.900,00 € 10.162,00 € 2.390,00 € 144.756,00
Baten over 10 jaar gezien PC's Stroom bezuiniging Bezuiniging personele lasten Upgrade windows XP ->7 vervanging PC
€ 110.400,00 € 6.000,00 € 40.000,00 € 28.500,00 € 7.500,00 € 5.000,00
Totale baten 10 jaar
€ 197.400,00
Totale kosten over 10 jaar
€ 137.984,00
Installatie windows
€ 52.020,00
Totale 1e investering
€ 196.776,00
Vervanging servers en storage na 5 jaar Vervanging servers en storage na 5 jaar Totaal over 10 jaar berekend
€ 69.304,00 € 69.304,00 € 335.384,00
Deze cijfers zijn op basis van een offerte van Oracle. Er zijn meerdere aanbieders met diverse mogelijkheden.
Kosten op jaarbasis Kosten per maand Kosten per werkplek per maand
€ 13.798,40 € 1.149,87 € 12,50
13
5. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN 5.1 Conclusies Na een onderzoek betreffende de huidige stand van zaken in de ict-wereld in het algemeen, maar in het bijzonder in de ambtelijke organisatie van de Gemeente Vaals, bleek al snel dat er hier op velerlei gebied voordeel is te behalen. Er heeft een brede oriëntatie plaatsgevonden om zo een goed beeld te krijgen van de huidige stand van zaken en daarmee een voorstel te doen om een zinvolle en duurzame investering te doen voor de toekomst in de Gemeente Vaals. Het werd duidelijk dat er weliswaar investeringen moeten plaatsvinden op diverse werkterreinen, maar ook bleek na verdere bestudering dat er in de toekomst grote besparingen gerealiseerd kunnen worden. Tevens blijkt dat investeringen in diverse onderdelen van groot belang zijn voor de verdere ontwikkelingen van de Gemeente en de verdere verbeteringen op het gebied van de dienstverlening en service naar de burgers. Ook wat de mogelijke samenwerking betreft met de buurgemeenten, zowel nationaal als ook internationaal, is het van groot belang om hieraan meer aandacht te geven, omdat veranderingen en aanpassingen dringend noodzakelijk zijn om in de toekomst op een adequate wijze invulling te geven aan het toekomstige beleid inzake deze samenwerking. Wat betreft de internationale samenwerking, voornamelijk met Aken, zijn er interessante en belangrijke ontwikkelingen gaande , waaraan absoluut aandacht besteed dient te worden. Voor de toekomst van de grensgemeente Vaals zijn deze ontwikkelingen van dermate grote importantie dat het zinvol en wenselijk is om deze verder te onderzoeken en uit te werken. Daarbij moet in aanmerking worden genomen dat het bedrijfsleven van zowel Duitsland als Nederland zeer welwillend tegenover deze ontwikkelingen staan.
5.2 Aanbevelingen aan de Raad der Gemeente Vaals De reeds in gang gezette doorvoering van het E-loket, het Klanten Contact Centrum en de verdergaande automatisering en digitalisering binnen de Gemeente dient voortvarend aangepakt te worden. Er is budget beschikbaar voor de verdere doorontwikkeling van het Eloket. Op basis van kosten- en batenanalyse dient hier door de Raad, indien noodzakelijk, extra geld voor vrijgemaakt te worden in de begroting van 2013. o De kosten/baten analyse kan op korte termijn doorgevoerd worden door een werkgroep binnen het ambtelijk apparaat. Om de ontwikkelingen omtrent het flexibel werken en het thuiswerken niet te belemmeren, is het zinvol om het huidige gehanteerde kloksysteem geheel af te schaffen. Redengevend hiervoor: o Er geen toegevoegde waarde meer is voor het huidige systeem; o Het afschaffen maakt flexibeler werken mogelijk: o Met afschaffing kan er een significante (kosten)besparing gerealiseerd worden. De reeds in gang gezette digitalisering van de informatievoorziening, het zogenaamde @loket, kan zowel intern als extern nog uitgebreid worden (o.a. digitalisering dossiers). Deze inspanningen zullen leiden tot kostenbesparingen. De rekenkamercommissie acht het vanwege de in dit rapport weergegeven voordelen zinvol om de glasvezelkabel vanaf tenminste de rotonde centrum Vaals door te laten leggen tot aan 14
de grens en deze kabel te verbinden met de aldaar liggende glasvezelkabel op Duits grondgebied. N.b. de rekenkamercommissie heeft kennis gekomen van het feit dat zulks reeds in gang is gezet. De rekenkamercommissie acht het raadzaam dat de Gemeente een verdergaande samenwerking met de Gemeente Aken, in het bijzonder de ICT afdeling aangaat. Dit: o Om de dienstverlening en continuïteit (back-up) te kunnen waarborgen; o Om gebruik te maken van de aanwezige “kennis van zaken” ; o Om een significante kostenbesparing te behalen op onderhoud en ondersteuning van het totale ICT-gebeuren binnen de gemeente; o Het in deze context belangrijk zou kunnen zijn te weten of het bedrijfsleven, zowel aan Nederlandse als aan Duitse kant, in de kosten- en wellicht in de uitvoering van dit project kan worden betrokken, omdat dit voor beiden een “win-win” situatie zou kunnen opleveren; o Wellicht behoort een (al dan niet Europese) subsidie voor dit grensoverschrijdend project tot de mogelijkheden. Dit is niet nader door de RKC onderzocht maar dient de aanbeveling om dit wel uit te zoeken. Het is aan te bevelen om de hardware, die vernieuwd moet worden, in de toekomst te vervangen door Thin Clients. Om de kosten van deze vervanging zo laag mogelijk te houden is het voorts raadzaam aansluiting te zoeken bij grotere afnemers, zoals bijvoorbeeld Aken of Keulen. Het is aan te bevelen een werkgroep samen te stellen, om te onderzoeken of een digitale “boardroom” in de toekomst een voordeel kan opleveren t.o.v. de huidige vergaderwijze . o Deze werkgroep zou eind 2013 verslag moeten uitbrengen aan de Raad zodat voor de organisatie, inclusief raads- en commissieleden, na de verkiezingen in 2014 een dergelijke “boardroom” ingericht zou kunnen worden.
5.3 Tot Slot De Rekenkamercommissie biedt, ingevolge artikel 5 lid 6 Rekenkamercommissie Vaals, uw raad hierbij haar eerste rapport aan.
15
van
Verordening
op
de
6. APPENDIX 6.1 De glasvezelkabel Over het thema “glasvezelkabel” verscheen er op donderdag 7 juni 2012 het hierna volgende artikel in Dagblad De Limburger. Dit artikel wordt ter informatie bijgevoegd, teneinde een beter beeld te verschaffen van de aanleg van een dergelijke kabel. Glasvezel, niet zonder slag of stoot (auteur: Niels Klaassen) Op veel plekken in Limburg legt Reggefiber (binnenkort) een glasvezelnet aan. Dat gaat niet zonder slag of stoot. Urenlang zonder kraanwater, acuut je huis uit door een dreigende gasexplosie of geen elektriciteit door een geraakte leiding. Wie supersnel glasvezel wil, moet bij de aanleg soms wel even slikken. Hoe hoog de schadepost van alle graafschades inmiddels is opgelopen, kunnen betrokkenen niet zeggen maar het heeft wel grote aandacht van alle partijen. Toezichthouder Agentschap Telecom zocht vorig jaar uit hoe vaak het misgaat bij grondwerkzaamheden. Wat bleek: in relatief kleine gemeenten waar in 2010 glasvezel werd aangelegd, kwamen honderden schademeldingen voor. Het is onmogelijk te zeggen welk aandeel de aanleg van glasvezel hierin precies had omdat de netbeheerders niet verplicht zijn te melden wie met welke werkzaamheden schade veroorzaakt. „Maar we zien een duidelijke relatie tussen de aanleg van glasvezel en het hoge aantal graafschades”, zegt een woordvoerster van het agentschap dat ook boetes uitdeelt als bij inspectie blijkt dat de voorschriften ‘zorgvuldig graven’ niet worden nageleefd. Dat gebeurde vorig jaar landelijk vijftig keer: „De boetes varieerden van 1000 tot 20.000 euro, maar in één geval hebben we een boete opgelegd van 265.000 euro”, aldus de woordvoerster die hierover verder niet in detail kon treden. De laatste zes maanden van 2011 werden er in Nederland in totaal bijna 15.000 graafschades (niet alleen glasvezel) met een gezamenlijke kostenpost van bijna elf miljoen gemeld, weet het agentschap. 16
In Weert zijn de afgelopen maanden dertien controles uitgevoerd, in twee gevallen bleek er „iets niet in de haak. Dan gaat het er bijvoorbeeld om dat de mensen niet de juiste kaarten bij zich hebben of vooraf geen proefsleuven graven.” Mogelijk volgen nu sancties. „Er wordt alles aan gedaan om het aantal schades te verminderen”, reageert een woordvoerster van Reggefiber. Zo wordt momenteel - in navolging van een recent akkoord met energienetbeheerder Stedin - gesproken met andere netbeheerders of zij ook meer informatie over de ondergrondse bekabeling en leidingen kunnen verstrekken ter voorkoming van graafschades. „Als we beter weten hoe diep precies welke kabels liggen, voorkomen we dat we leidingen raken.” Dit in aanvulling op bestaande regels die ervoor moeten zorgen dat iedereen die onder de grond werkt, weet wat hij daar aantreft. Belangrijk, want de aanleg van glasvezelkabels gebeurt behalve door het graven van sleuven ook met vooraf ‘gestuurde boringen’ of zogenaamde raketboringen: de leidingen worden dan onder een drukke weg geleid zonder dat de weg opengebroken hoeft te worden. Hans Janssen van bouwbedrijf BAM: „Het kan misschien wel allemaal zonder schade maar dan zullen we moeten graven met een theelepeltje en dan is die glasvezelaansluiting niet meer te betalen.”
6.2 Verordening op de Rekenkamercommissie Vaals Verordening op de Rekenkamercommissie Vaals Artikel 1. Rekenkamercommissie 1. De rekenkamercommissie wordt ingesteld door de gemeenteraad. 2. De rekenkamercommissie wordt gevormd door één vertegenwoordiger per in de gemeenteraad vertegenwoordigde fractie, zijnde een raadslid, een burgercommissielid of een kandidaat van de betreffende kieslijst voor de gemeenteraadsverkiezingen 2010. Artikel 2. Benoeming leden Rekenkamercommissie 1. De gemeenteraad benoemt de leden van de rekenkamercommissie. 2. De leden van de rekenkamercommissie worden voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad benoemd. 3. De rekenkamercommissie kiest de voorzitter uit haar midden. Artikel 3. Ontslag en non-activiteit 1. De gemeenteraad ontslaat de leden van de rekenkamercommissie. 2. Het lidmaatschap van een lid eindigt: 1. op eigen verzoek; 2. indien het lid aftreedt als lid van de raad; 3. indien de raad van oordeel is – op voordracht van de rekenkamercommissie - dat het lid niet langer geschikt is de functie in de rekenkamercommissie te vervullen. Artikel 4. Onderwerpselectie en opdrachtverlening 17
1. De rekenkamercommissie bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast. 2. De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de rekenkamercommissie ter kennisneming aan de gemeenteraad verstuurd. 3. De gemeenteraad kan de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamercommissie bericht de gemeenteraad binnen één maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de rekenkamercommissie niet aan het verzoek van de gemeenteraad voldoet, zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren. Artikel 5. Werkwijze 1. De rekenkamercommissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet. 2. De rekenkamercommissie beoordeelt of het wenselijk is de gemeenteraad tussentijds te informeren. 3. De rekenkamercommissie is bevoegd bij alle leden van het college en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het college en de ambtenaren van de gemeente Vaals zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de rekenkamercommissie gestelde termijn te verstrekken. 4. De rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de rekenkamercommissie rapporten die aan de gemeenteraad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken. 5. De rekenkamercommissie stelt de betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamercommissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt. 6. Na vaststelling door de rekenkamercommissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen en de zienswijze van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de gemeenteraad aangeboden. Artikel 6. Budget 1. De rekenkamercommissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. 2. De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraad. Artikel 7. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening op de Rekenkamercommissie Vaals. Sluiting Aldus besloten door de Raad van Vaals in de openbare vergadering van 23 mei 2011 18
19
