Rekenkamercommissie Integriteitbeleid Smallingerland

Rekenkamercommissie

Integriteitbeleid Smallingerland

Rapport van de rekenkamercommissie gemeente Smallingerland december 2012

Rapport rekenkamercommissie gemeente Smallingerland

Integriteitbeleid

Rekenkamercommissie gemeente Smallingerland Externe leden De heer E.D.T. Docter RA (voorzitter) De heer J. Baltink De heer A. Hoekstra Mevrouw A. Kranenborg Raadsleden De heer J. Groen De heer R. Haverkort De heer D. Oosterhof Ambtelijk secretaris Mevrouw J. Faber

Postadres: Postbus 10.000, 9200 HA Drachten Telefoon: 0512 – 581568 Mail: [email protected]

Audit Integriteitbeleid Gemeente Smallingerland In opdracht van de Rekenkamercommissie Gemeente Smallingerland

Datum

7 december 2012

Aan

De Rekenkamercommissie Smallingerland

Van

P. Werkman

-

Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4. 4.1 4.2 5. 6. 6.1

BING Aanleiding en doel van de adviesvraag Door BING verrichte werkzaamheden Normenkader Ambtelijke organisatie Bestuurlijk normenkader Samenvatting Bevindingen en aanbevelingen Ambtelijke organisatie: integriteitbeleid en beheersing

3 3 4 4 4 4 5 7 7

6.1.1 6.1.2

Richtlijn integriteit Regeling Klokkenluiders/Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen/Vertrouwenspersoon Onderzoeksprotocol Nevenwerkzaamheden Inventarisatie kwetsbare functies (niet aanwezig) Werving en selectie Afleggen eed en belofte Financiële belangen (niet aanwezig) Informatiebescherming Relatiegeschenken Inkoop- en aanbestedingsprocedure Wet Bibob AO/IC Levend houden van integriteit Bestuur: integriteitbeleid en beheersing Algemeen: aandacht voor integriteit Gedragscode voor raadsleden en collegeleden Nevenwerkzaamheden Financiële belangen Relatiegeschenken Overig Advies over eventuele inzet Integriteitmeter Tot slot

7

6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6 6.1.7 6.1.8 6.1.9 6.1.10 6.1.11 6.1.12 6.1.13 6.1.14 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.2.6 7. 8.

Bijlagen:

8 9 9 10 10 11 12 12 13 13 14 14 14 15 15 16 17 18 18 19 19 21

1. Ontvangen documentatie 2. Wettelijke bepalingen en regelingen integriteit ambtelijke organisatie 3. Wettelijke bepalingen en regelingen integriteit bestuurlijke organisatie

Rapportage Rkc Gemeente Smallingerland | 7 december 2012 | 2

Gemeente Smallingerland T.a.v. de Rekenkamercommissie Postbus 10000 9200 HA DRACHTEN

Amersfoort, 7 december 2012

Betreft: Rapportage audit integriteitbeleid

Geachte leden van de Rekenkamercommissie, Op basis van de opdrachtbevestiging d.d. 25 augustus 2011 en de aanvullende notitie d.d. 23 maart 2012, hebben wij een (beperkt) onderzoek naar het integriteitbeleid in uw gemeente uitgevoerd. Hierbij rapporteren wij u onze bevindingen en brengen u ter zake advies uit.

1.

BING

BING – afgeleid van Bureau Integriteit Nederlandse Gemeenten – biedt Nederlandse gemeenten gespecialiseerde adviesexpertise, onderzoeksexpertise en een vraagbaakfunctie aan op het gebied van integriteit. Het bureau richt zich daarbij exclusief op de gemeenten, wat borg staat voor specifieke branchekennis, verdieping van ervaringen en de mogelijkheid om duurzame relaties met de doelgroep te onderhouden. BING is een initiatief van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).

2.

Aanleiding en doel van de adviesvraag

De Rekenkamercommissie Smallingerland ziet integriteit als de belangrijkste waarde voor het functioneren van overheden. In het verlengde daarvan ziet zij integriteit als de belangrijkste voorwaarde voor het vertrouwen in de overheid en het functioneren van de democratie. De Rekenkamercommissie wil daarom preventief aandacht besteden aan dit thema door een onderzoek in te stellen naar de huidige stand van zaken met betrekking tot het integriteitbeleid in de gemeente Smallingerland. Daartoe heeft BING de Audit Integriteit ingezet, een methode om op snelle en efficiënte wijze de stand van zaken op het gebied van integriteitbeleid in de organisatie door te lichten. De audit bestaat uit een analyse van de beschikbare documenten op het gebied van integriteit. Dit kunnen beleidsstukken, procedures en regelgeving zijn. Wij toetsen het beschikbare dossier op volledigheid, rekening houdende met wettelijke regelingen waaronder de Ambtenarenwet, de Gemeentewet, de basisnormen, landelijke regelingen en inherente risico’s. Hierbij komt ook de organisatie van integriteit aan de orde: (ontwikkeling) vertrouwenswerk, belegde verantwoordelijkheden in functieprofielen, ownership etc. De analyse wordt vervolgd met een beperkt aantal interviews met nader te bepalen sleutelfiguren uit de organisatie, om inzicht te krijgen op welke wijze het ‘papieren beleid’ wordt geïmplementeerd. De communicatie rondom het beleid, de rol van de leidinggevenden, het integriteitbewustzijn binnen de organisatie en de handhaving en actualisering van het beleid komen daarbij onder andere aan de orde.

3.

Door BING verrichte werkzaamheden

BING heeft de ‘Richtlijn Integriteit’, de ‘Gedragscode voor raadsleden en commissieleden’ en de ‘Regeling Klokkenluiders’ beoordeeld. Daarnaast heeft BING op hoofdlijnen kennisgenomen van de nota ‘Inkoop en Aanbesteden’, het e-mail- en internetprotocol, mandaatregeling en andere ter zake doende documenten. Voor een overzicht van de ontvangen documenten, zie bijlage 1. Door mevrouw E. Huige en de heer R. Gaasterland zijn interviews afgenomen met 9 sleutelfiguren uit de ambtelijke organisatie. Daarnaast is er gesproken met de burgemeester, een wethouder en heeft er een gesprek plaatsgevonden met een raadslid en de griffier. Op basis van de aan BING verstrekte gegevens en de gesprekken die wij gevoerd hebben, is een beeld van de organisatie naar voren gekomen dat in hoofdstuk 5 en 6 geschetst wordt. Onze bevindingen hebben wij conform de opdrachtbevestiging weergegeven in een schriftelijke rapportage, met waar nodig aanbevelingen voor verbetering. Hierbij dient opgemerkt te worden dat wij verkennend hebben gekeken naar specifieke beleidsstukken, zoals de nota Inkoop en Aanbesteden (2007), en ons advies dan ook niet uitputtend is.

4.

Normenkader

Voor de beoordeling van het huidige integriteitbeleid van de gemeente Smallingerland wordt gebruik gemaakt van een normenkader. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in een normenkader voor de ambtelijke organisatie en een normenkader voor de bestuurlijke organisatie.

4.1

Ambtelijke organisatie

Het (wettelijke) normenkader ten aanzien van het integriteitbeleid wordt voor ambtenaren gevormd door de Ambtenarenwet. Daarnaast zijn er in de gemeentelijke arbeidsvoorwaarden ‘Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling-Uitwerkingsovereenkomst’ (CAR-UWO) afspraken opgenomen. Tevens heeft de VNG met de Politie, Unie van Waterschappen, de koepelorganisaties van de provincies ‘Interprovinciaal Overleg’ (IPO) en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de ‘Modelaanpak Basisnormen Integriteit’ ontwikkeld, waaraan overheidsorganisaties zouden moeten voldoen voor een volwaardig integriteitbeleid voor de ambtelijke organisatie. De grondslagen van de basisnormen zijn terug te vinden in artikel 125quater van de Ambtenarenwet; de doelstelling van de modelaanpak is de implementatie van de basisnormen. Tot slot zal het normenkader aangevuld worden met onze eigen ervaringen ten aanzien van ‘best practices’. Deze zijn in dit hoofdstuk niet vermeld, maar zijn wel geïntegreerd in de bevindingen/aanbevelingen, zoals die zijn gepresenteerd in hoofdstuk 5. Voor inzage in de belangrijkste wettelijke bepalingen en regelingen c.q. voorschriften die relevant zijn voor de ambtelijke organisatie in het kader van de audit integriteitbeleid, verwijzen wij naar bijlage 2.

4.2

Bestuurlijk normenkader

Het (wettelijke) normenkader voor bestuurders wordt in belangrijke mate gevormd door de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Tevens is jurisprudentie van belang, met name de arresten ‘Winsum’ (LJN: AE6228) en ‘Loenen’ (LJN: BQ8863). Daarnaast heeft de VNG met anderen een ‘Modelaanpak Basisnormen Integriteit’ ontwikkeld, waaraan overheidsorganisaties zouden moeten voldoen voor een volwaardig integriteitbeleid. In deze modelaanpak staan tevens een vijftal basisnomen voor politieke ambtsdragers geformuleerd. Wij maken ook gebruik van de ‘Handreiking Integriteit van Politieke Ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen’ die opgesteld is door onder meer de VNG. Tot slot zal het normenkader aangevuld worden met onze eigen ervaringen ten aanzien van ‘best practices’. Deze zijn in dit hoofdstuk niet vermeld, maar zijn ook hier geïntegreerd in de bevindingen/aanbevelingen, zoals die zijn gepresenteerd in hoofdstuk 5 en 6.


Voor inzage in de belangrijkste wettelijke bepalingen en regelingen c.q. voorschriften die relevant zijn voor de bestuurlijke organisatie in het kader van de audit integriteitbeleid, verwijzen wij naar bijlage 3.

5.

Samenvatting

In dit hoofdstuk richten wij ons op de hoofdlijnen c.q. belangrijkste aandachtspunten zoals die uit de audit Integriteitbeleid naar voren zijn gekomen. Deze samenvatting heeft tot doel om enerzijds, vanuit het verrichte rekenkameronderzoek, de gemeenteraad sturingsinformatie te geven ten aanzien van de kader stellende en controlerende taak die de raad ten aanzien van het integriteitbeleid uit kan oefenen. Anderzijds beoogt deze samenvatting voor zowel college als raad de verscheidenheid aan gedetailleerde bevindingen, die hierna in hoofdstuk 6 zijn vermeld, samen te bundelen.

Advies 1: Vastleggen van het Integriteitbeleid in een beleidsnotitie De gemeente heeft een basis gelegd om de integriteit van de organisatie, bestuurders en medewerkers in de gemeente Smallingerland te handhaven. Een basis dient echter als startpunt om vanuit verder te werken. Een volgende stap die wij de gemeente dan ook adviseren te zetten, is om te werken aan een beleid waaruit de samenhang blijkt tussen de verschillende beleidsdocumenten en organisatorische maatregelen die zijn of worden genomen. Om van een goed (schriftelijk vastgelegd) integriteitbeleid te kunnen spreken, is het onzes inziens van belang om in een korte beleidsnotitie de uitgangspunten van het integriteitbeleid vast te leggen. Een dergelijke notitie kan ingaan op de keuzes in het gevoerde beleid, eventuele ambities en een visie. Daarnaast kan zij de documenten die op het gebied van integriteit al zijn vastgesteld met elkaar verbinden. Een dergelijke notitie kan het integriteitbeleid bovendien inbedden in de verschillende beleidsterreinen waarin zij een bijzondere rol speelt, zoals het aanbestedingsbeleid en het personeelsbeleid. Door de uitgangspunten van het integriteitbeleid te benoemen zijn deze ook beter te toetsen door de raad. Uit de gesprekken is tevens gebleken dat de gemeente twee personen heeft belast met de beleidsvorming omtrent integriteit. Één persoon is belast met integriteitvraagstukken en de andere persoon met rechtspositionele aanpassingen. Zij kunnen in de uitvoering betrokken worden bij het opzetten en bewaken van het integriteitbeleid zoals dat vastgelegd kan worden in een beleidsnotitie.

Advies 2: Uitbreiden van het onderwerp ‘integriteit’ in het sociaal jaarverslag Overeenkomstig artikel 125quater lid d dienen er door het college en de raad afspraken gemaakt te worden over de wijze waarop aan de raad verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde integriteitbeleid en over de naleving van de gedragscode. In het sociaal jaarverslag wordt naar onze mening onvoldoende aandacht besteed aan deze onderwerpen. In het meest recente verslag wordt kort ingegaan op de introductie van het onderwerp bij nieuwe medewerkers en ‘dat er in 2011 geen aanleiding is geweest om extra aandacht aan het onderwerp te schenken’. Wij adviseren dan ook om dit onderwerp in het sociaal jaarverslag uit te breiden door bijvoorbeeld zowel de stand van zaken weer te geven ten aanzien van het integriteitbeleid als welke stappen de gemeente verwacht te zetten in de toekomst op dit gebied. Advies 3: Het invoeren en actualiseren van individuele regelingen De gemeente beschikt over een groot aantal regelingen dat in het kader van het integriteitbeleid gehanteerd wordt. In het kader van de audit Integriteitbeleid hebben wij alle beschikbare regelingen nader bekeken en onder meer getoetst op volledigheid. In hoofdstuk 6 ‘Bevindingen en aanbevelingen’ wordt op meer detailniveau ingegaan op deze regelingen en de daaraan gekoppelde adviezen.


Uit de audit Integriteitbeleid is gebleken dat een aantal regelingen niet meer actueel is of ontbreekt in vergelijking met de Modelaanpak Basisnormen Integriteit van de VNG e.a. Daarnaast is gebleken dat de gemeente aan een wettelijke verplichting niet voldoet. Overeenkomstig artikel 125 quinquies 1e lid van de Ambtenarenwet dient de gemeente in het bezit te zijn van een regeling melding financiële belangen. Uit de audit Integriteitbeleid is gebleken dat de gemeente niet beschikt over een dergelijke regeling. Wij adviseren de gemeente dan ook om maatregelen te treffen hieromtrent (zie paragraaf 6.1.8). Daarnaast adviseren wij de gemeente om een onderzoeksprotocol vast te leggen voor het verrichten van onderzoek en om een inventarisatie kwetsbare functies uit te voeren, zoals dat geadviseerd wordt door de VNG e.a. (zie paragraaf 6.1.3 en paragraaf 6.1.5). Ook adviseren wij om de wet Bibob te implementeren in de organisatie (zie paragraaf 6.1.12). Ten aanzien van de bestaande regelingen adviseren wij om de volgende regelingen te actualiseren dan wel te completeren: • Richtlijn Integriteit: met name het vermelden van het risico op (de schijn van) belangenverstrengeling (zie paragraaf 6.1.1); • Regeling Klokkenluiders: actualiseren naar de regeling Melding Vermoeden Misstanden van de VNG e.a. (zie paragraaf 6.1.2); • Geregistreerde nevenwerkzaamheden van directieleden: jaarlijks actualiseren (zie paragraaf 6.1.4).

Advies 4: Beleving van het integriteitbeleid Uit de gesprekken die BING heeft gevoerd en op basis van de verstrekte beleidsdocumenten, komt een beeld naar voren van een organisatie die een minimalistische insteek hanteert ten aanzien van het integriteitbeleid. Dit ligt in lijn met haar visie van ‘niet te veel regels’. Het bewustzijn is op veel punten en bij veel personen redelijk op orde. Desalniettemin zijn wij van mening dat de gemeente in de structuur en cultuur op onderdelen tekort schiet en zien wij in het belang van de gemeente zeker ruimte voor verbetering en aanvulling om een aantal zaken beter te borgen. De aanbevelingen c.q. adviezen die in hoofdstuk 6 per onderwerp aan bod komen, zijn dan ook gericht op verbetering en verduidelijking in het kader van preventie. Een tweetal gebieden verdient onzes inziens de meest acute aandacht. Het eerste aandachtsgebied heeft betrekking op het college, het tweede aandachtsgebied op de functie van vertrouwenspersoon. Deze worden in de volgende alinea’s toegelicht. Uit de audit Integriteitbeleid komt een beeld naar voren van een college dat niet op de hoogte is van de inhoud van de gedragscode en waar binnen het huidige college geen expliciete aandacht is besteed aan integriteit. Dit brengt kwetsbaarheden met zich mee, voor zowel de collegeleden zelf als voor de gemeentelijke organisatie. Wij adviseren dan ook dat de collegeleden kennisnemen van de gedragscode voor collegeleden en deze onderling bespreken om de wijze waarop de gedragsregels geïnterpreteerd kunnen worden met elkaar af te stemmen. Daarnaast achten wij het verstandig dat de collegeleden bekijken in hoeverre ze daar ook recent naar gehandeld hebben om eventuele kwetsbaarheden te identificeren. In zijn algemeenheid achten wij het wenselijk dat een college een zoveel mogelijk uniforme stijl en visie op het gebied van integriteit ontwikkelt en levend houdt. Om dit te bereiken is (voortdurende) afstemming van het handelen in zaken waarbij integriteit aan de orde is in het college noodzakelijk (zie paragraaf 6.2.2). Een tweede punt van aandacht verdient de functie van de vertrouwenspersoon. Elke organisatie heeft zijn eigen kwetsbaarheden en heeft te maken met incidenten. Een goede infrastructuur om kwetsbaarheden en (mogelijke) incidenten in goede banen te leiden is daarbij van belang. Hierin speelt de vertrouwenspersoon een belangrijke rol als aanspreekpunt en sparringpartner voor ambtenaren. Uit de audit Integriteitbeleid is een beeld naar voren gekomen dat de vertrouwenspersoon tot op heden naar onze mening (te) weinig


begeleiding heeft gekregen in de wijze waarop zij haar functie invulling kan geven. Wij hebben vernomen dat er een training op de agenda staat voor de vertrouwenspersoon en bevelen dat van harte aan (zie paragraaf 6.1.2). In paragraaf 6.1.14 hebben wij voorts enkele adviezen vermeld in het kader van het levend houden van integriteit.

6.

Bevindingen en aanbevelingen

6.1

Ambtelijke organisatie: integriteitbeleid en beheersing

In deze paragraaf gaan wij in op het integriteitbeleid en de beheersing daaromtrent van de ambtelijke organisatie. De onderwerpen in relatie tot integriteit zijn opgedeeld in deelparagrafen waarin, indien nodig geacht, tevens een advies wordt weergeven om te komen tot de organisatorische randvoorwaarden die wij aan integriteit stellen. 6.1.1 Richtlijn integriteit Overeenkomstig artikel 125quater lid c van de Ambtenarenwet, heeft de gemeente Smallingerland een gedragscode (hier genaamd ‘Richtlijn Integriteit’). De volgende onderwerpen komen aan bod: 1. Integer handelen; 2. Nevenfuncties; 3. Geschenken of uitnodigingen; 4. Vertrouwelijke informatie; 5. Gemeentelijke goederen en financiën. In de richtlijn wordt tevens vermeld dat incidenten op het gebied van integriteit onderzocht worden en dat disciplinaire maatregelen genomen kunnen worden. De richtlijn is geschreven vanuit het oogpunt dat integer handelen normaal is en deel moet uitmaken van het reguliere werkproces. Het is een richtlijn die waarden-gestuurd is en in mindere mate normen-gestuurd. Omdat bepaalde zaken minder expliciet worden gemaakt en het document voor wat betreft de behandelde onderwerpen ‘beperkt is, is het document juridisch minder sterk in het geval zich schendingen voordoen. Advies: 1. Wij adviseren de gemeente om expliciet aandacht te besteden aan het risico op (de schijn van) belangenverstrengeling. Dit is niet alleen een bestuurlijk risico, ook op ambtelijk niveau kan zich een situatie voordoen waar hier sprake van is. Bijvoorbeeld ten aanzien van handhaving bij een woning van een familielid. Het is van belang dat medewerkers bewust zijn van mogelijke risico’s op belangenverstrengeling, zeker gezien het feit dat er een regeling voor het melden van financiële belangen ontbreekt alsmede een inventarisatie van kwetsbare functies; 2. Uit de ontvangen documentatie ten behoeve van deze audit is gebleken dat de Richtlijn Integriteit, die is opgenomen in het boekje ‘Info Integriteit’, verschilt met die uit het boekje ‘Info afdeling personeelsmanagement en organisatie’. In het eerstgenoemde boekwerk is een toevoeging gemaakt in de richtlijn integriteit met het onderwerp ‘Gemeentelijke goederen en financiën’. Wij adviseren de gemeente Smallingerland dan ook om alle verouderde richtlijnen integriteit niet meer te verspreiden en in de richtlijn integriteit duidelijk op te nemen wanneer de richtlijn in werking is getreden; 3. Tevens adviseren wij om in de Richtlijn Integriteit aandacht te besteden aan het gebruik van sociale media (Twitter, Facebook e.d.), bijvoorbeeld om bepaalde berichten of foto’s die een negatieve uitwerking kunnen hebben op de uitstraling van de gemeente of in het algemeen als kwetsend of ongepast kunnen worden gekenschetst, te weren; 4. De richtlijn is opgebouwd uit de hierboven genoemde onderwerpen. De onderwerpen zijn duidelijk te onderscheiden van elkaar doordat elk onderwerp aanvangt met een vetgedrukte kop. Onder het kopje ‘Vertrouwelijke informatie’ wordt echter eveneens ingegaan op disciplinaire maatregelen bij


integriteitincidenten. Wij geven de gemeente ter overweging mee om in de tekst een duidelijke scheiding te maken tussen de onderwerpen ‘Vertrouwelijke informatie’ en ‘Disciplinaire maatregelen’ door het invoegen van een nieuwe kop. 6.1.2 Regeling Klokkenluiders/Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen/Vertrouwenspersoon Overeenkomstig artikel 125quinquies lid 1f heeft de gemeente een Klokkenluiderregeling. Hierin is onder andere vermeld dat de gemeente beschikt over een meldpunt dat tot taak heeft ‘een door de ambtenaar gemeld vermoeden van een misstand te onderzoeken en het college daaromtrent te adviseren’. Tevens staat vermeld dat het college een of meer personen aanwijst die het meldpunt vormen. Uit de gesprekken is gebleken dat er geen (intern) meldpunt bestaat. De regeling Klokkenluiders lijkt gebaseerd te zijn op de (verouderde) voorbeeldklokkenluiderregeling van de VNG. De VNG heeft in 2010 samen met de vakorganisaties de gemeentelijke regeling voor klokkenluiders vernieuwd. Deze regeling gaat verder onder de naam ‘Melding Vermoeden Misstanden’. Op de website van de VNG staat hierover het volgende: ‘De VNG heeft samen met vakorganisaties december 2010 de bestaande gemeentelijke regeling voor klokkenluiders vernieuwd. De vernieuwde regeling Melding Vermoeden Misstanden biedt op een aantal essentiële punten meer ondersteuning voor melders van misstanden. Rechtsbijstandverzekering De vernieuwde regeling maakt het mogelijk dat de melder een beroep kan doen op de rechtsbijstandverzekering voor het gemeentelijk personeel. VNG-Verzekeringen en Centraal Beheer Achmea hebben de bestaande rechtsbijstandverzekering voor ambtenaren zonder premieaanpassing uitgebreid voor de juridische bijstand aan een melder van een misstand. Hierop kunnen melders een beroep doen als zij door hun melding kosten zouden moeten maken in beroepsprocedures. Huidige regeling intrekken De VNG roept gemeenten op de huidige regeling in te trekken en de nieuwe voorbeeldregeling als regeling Melding Vermoeden Misstanden vast te stellen. Dit geldt met name voor de gemeenten die zijn aangesloten bij de Landelijke Commissie Klokkenluiders Gemeenten, op dit moment 301 in getal1.’ Uit de gesprekken is gebleken dat de gemeente Smallingerland aangesloten is bij de Landelijke Commissie Klokkenluiders Gemeenten van de VNG en dat meldingen rechtstreeks daarnaar toe gaan. Advies ten aanzien van de Klokkenluiderregeling: 1. Wij adviseren de gemeente om het advies van de VNG over te nemen en de regeling Melding Vermoeden Misstanden als uitgangspunt te nemen voor de nieuwe regeling. Op de website van de VNG is een voorbeeld beschikbaar van een dergelijke regeling. Indien de oude regeling in stand blijft, adviseren wij om de tekst ten aanzien van ‘het aanwijzen van personen die het meldpunt vormen’ te wijzigen en te verwijzen naar de Landelijke Commissie Klokkenluiders Gemeenten van de VNG; 2. Daarnaast adviseren wij de gemeente om in de regeling vast te leggen wanneer de regeling in werking is getreden (datum invoegen). In de huidige regeling is dat niet zichtbaar, wel dat de regeling Klokkenluiders uit 2003 is ingetrokken. Dit voorkomt dat bij herziening of vernieuwing van de regeling onduidelijk is welke versie geldig is. Naast de Klokkenluiderregeling, beschikt de gemeente Smallingerland over een Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen, waarin onder meer de taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd van de vertrouwenspersoon. De gemeente beschikt over zowel een interne als een externe vertrouwenspersoon. De invulling van de externe vertrouwenspersoon wordt verzorgd door ArboUnie. Informatie over de vertrouwenspersoon en 1

Bron: www.vng.nl


diens bereikbaarheid is te vinden op Inside (intranet). Uit de gesprekken is gebleken dat de meeste personen de naam van de interne vertrouwenspersoon kennen en/of weten hoe ze haar kunnen vinden. De gemeente is tevens aangesloten bij de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag. Advies: 1. Uit de gesprekken is gebleken dat de interne vertrouwenspersoon naar onze mening te weinig begeleiding heeft gekregen in haar taakvervulling. Wij hebben begrepen dat een training voor de interne vertrouwenspersoon inmiddels op de agenda staat en bevelen dat van harte aan; 2. Hierbij is het van belang dat de vertrouwenspersoon niet alleen kennis opdoet en draagt van ongewenste omgangsvormen, maar ook van integriteit in de meer brede zin van het woord (fraude, corruptie, lekken van informatie, belangenverstrengeling etc.) om haar cliënten goed te kunnen informeren over de mogelijke vervolgstappen; 3. Tevens achten wij het wenselijk voor een gemeente met een dergelijke omvang, dat er meer dan één interne vertrouwenspersoon is aangesteld. Hierdoor kunnen de interne vertrouwenspersonen elkaar als sparringpartner inschakelen. Onze ervaring is dat dit bevorderlijk is voor het kennis- en kwaliteitsniveau van de vertrouwenspersonen; 4. Ook adviseren wij om in de Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen bepaalde ‘rechten’ op te nemen voor de vertrouwenspersoon, zoals het ter beschikking stellen van externe ruimte indien gewenst en het ter beschikking stellen van een kast die afgesloten kan worden voor het opbergen van vertrouwelijke stukken; 5. Wij adviseren de gemeente om in de Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen op te nemen wanneer de regeling vastgesteld is. Dit voorkomt dat bij herziening of vernieuwing van de regeling onduidelijk is welke versie geldig is; 6. Tevens adviseren wij de gemeente Smallingerland om informatie over de Klokkenluiderregeling, de Klachtenregeling en de vertrouwenspersoon gezamenlijk en meer zichtbaarder/makkelijker vindbaar op Inside te plaatsen. 6.1.3 Onderzoeksprotocol De VNG e.a. adviseren in hun Modelaanpak Basisnormen Integriteit om een schriftelijke procedure vast te leggen voor het verrichten van een onderzoek, nadat een vermoeden van een misstand (melding/signaal van een vermoeden van een integriteitinbreuk) gemeld is. Uit de gesprekken en uit de verkregen documentatie is gebleken dat de gemeente Smallingerland niet beschikt over een dergelijk onderzoeksprotocol. Advies: 1. Wij adviseren de gemeente om in een onderzoeksprotocol de procedure vast te leggen voor het verrichten van een onderzoek. Met een dergelijk protocol wordt zorgvuldigheid betracht in de behandeling van integriteitschendingen of vermoedens daarvan. Daarnaast geeft het voor alle betrokken partijen helderheid in de procedure die gevolgd wordt. 6.1.4 Nevenwerkzaamheden Overeenkomstig artikel 15:1:e eerste lid van de CAR-UWO en artikel 125quinquies van de Ambtenarenwet heeft de gemeente Smallingerland de ambtenaren opgedragen om hun nevenwerkzaamheden te melden. Uit de gesprekken blijkt dat dit voornamelijk gebeurt tijdens functioneringsgesprekken, waar het onderwerp een vast onderdeel van uitmaakt. Het formulier met de nevenwerkzaamheden wordt geregistreerd en bewaard in het personeelsdossier. Overeenkomstig artikel 15:1e vierde lid van de CAR-UWO zijn de nevenwerkzaamheden van de directieleden van de gemeente Smallingerland geregistreerd. Uit de ontvangen documenten van de gemeente Smallingerland in het kader van de audit integriteit hebben wij een formulier ontvangen met een overzicht van de geregistreerde nevenfuncties van de directieleden. Dit document lijkt afkomstig uit 2007 en


de voormalige gemeentesecretaris wordt hier nog vernoemd. Het document is daarmee verouderd/niet meer actueel. Advies: 1. Uit het sociaal jaarverslag 2011 hebben wij vernomen dat 61%2 van de medewerkers in 2011 een functioneringsgesprek heeft gehad. Daarnaast hebben wij uit de gesprekken vernomen dat het onderwerp ‘nevenfuncties’ een vast onderdeel uitmaakt van het functioneringsgesprek. Alhoewel de verantwoordelijkheid voor het doorgeven van een wijziging van nevenwerkzaamheden bij de betreffende medewerker ligt, adviseren wij de leidinggevenden om jaarlijks, bijvoorbeeld in een werkoverleg medewerkers te attenderen op deze verantwoordelijkheid, voor zover dit nog niet gebeurt. Zeker indien functioneringsgesprekken niet jaarlijks gevoerd worden; 2. Wij adviseren daarnaast de gemeente Smallingerland om de geregistreerde nevenfuncties van de directieleden jaarlijks te actualiseren. 6.1.5 Inventarisatie kwetsbare functies (niet aanwezig) De VNG e.a. adviseren in hun Modelaanpak Basisnormen Integriteit om te beoordelen welke functies binnen de organisatie als kwetsbaar dienen te worden aangemerkt en hier een overzicht van bij te houden. Het doel van een dergelijke inventarisatie is om meer bewust te worden van mogelijke integriteitrisico’s binnen bepaalde functies en daarop mogelijk beheersingsmaatregelen te nemen. Voorbeelden van maatregelen zijn functiescheiding, functieroulatie en screening3. De gemeente Smallingerland beschikt niet over een dergelijke inventarisatie van kwetsbare functies. Uit de gesprekken is wel naar voren gekomen dat er bij bepaalde integriteitgevoelige functies beheersingsmaatregelen zijn genomen die van toepassing zijn in de uitoefening van de functie, zoals functiescheiding en het toepassen van het 4-ogenprincipe. Advies: 1. Wij adviseren om het advies van de VNG e.a. over te nemen en een overzicht bij te houden van kwetsbare functies en na te gaan welke beheersingsmaatregelen genomen zijn of genomen moeten worden ten aanzien van kwetsbare functies; 2. Daarnaast adviseren wij de gemeente Smallingerland om te inventariseren of en hoe bepaalde beheersingsmaatregelen zijn genomen ten aanzien van kwetsbare functies om te beoordelen in hoeverre deze maatregelen voldoende dekkend zijn. 6.1.6 Werving en selectie Werving en selectie De gemeente Smallingerland beschikt over een Handleiding werving en selectie, waarin de verschillende fases van het werving- en selectieproces beschreven worden. De VNG e.a. adviseren in hun Modelaanpak Basisnormen Integriteit om aandacht te besteden aan integriteit in de werving- en selectieprocedures. Bijvoorbeeld door het opvragen van de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en het controleren van diploma’s. Hierbij kan rekening worden gehouden met de inventarisatie kwetsbare functies op basis waarvan gekozen kan worden voor welke functies het extra belangrijk is aandacht te hebben voor integriteit in werving en selectie. Voor de meest kwetsbare functies adviseert BING een integriteitscreening in te voeren. Introductie nieuwe medewerkers Uit de gesprekken is gebleken dat er naar onze mening voldoende aandacht wordt besteed aan het onderwerp integriteit tijdens de introductie van nieuwe medewerkers. Zo worden er jaarlijks bijeenkomsten 2

Uit (ambtelijk) wederhoor van deze rapportage komt naar voren dat het percentage van 61% slaat op de geregistreerde functioneringsgesprekken. De organisatie kent nog geen verplichte registratie. Het aantal werkelijk gevoerde gesprekken ligt volgens de leiding van de ambtelijke organisatie hoger. 3 Onder ‘screening’ wordt verstaan het nemen van bepaalde maatregelen in de selectieprocedure van kandidaten voor een bepaalde functie.


gehouden voor nieuwe medewerkers door het afdelingshoofd P&O en de gemeentesecretaris, waarbij het onderwerp integriteit wordt besproken. Onder meer het omgaan met sociale media, aannemen van geschenken, misbruik van positie, informatie en nevenfuncties worden behandeld. Daarnaast ontvangen de nieuwe medewerkers een ‘informatieboekje’ waarin de Richtlijn Integriteit is opgenomen. Advies 1. Wij adviseren de gemeente Smallingerland om bepaalde maatregelen op te nemen in de Handleiding werving en selectie om de integriteit van de kandidaten (voor zover mogelijk) aan de voorkant te waarborgen. Hierbij kan gedacht worden aan het overhandigen van originele diploma’s, het overhandigen van de VOG en het raadplegen van referenten. Afhankelijk van het selectiestadium en de gevoeligheid van de functie kunnen maatregelen hieromtrent variëren. Zie hiervoor ook de brief4 van de CvA (College van Arbeidszaken) aan de gemeenten d.d. 14 april 2008 inzake het screenen van nieuw personeel. 6.1.7 Afleggen eed en belofte Overeenkomstig artikel 125quinquies lid 1a van de Ambtenarenwet dient de eed of belofte te worden afgelegd door ambtenaren bij zijn/haar aanstelling. Deze wetgeving is van kracht geworden op 1 maart 2006. Ambtenaren die vanaf die datum in dienst van de overheid zijn getreden, zijn verplicht de eed of belofte af te leggen. Ambtenaren die vóór 1 maart 2006 in dienst zijn getreden, moeten in de gelegenheid worden gesteld om de eed of belofte af te leggen. Zij zijn daartoe dus niet verplicht. In een brief d.d. 3 januari 2012 aan de voorzitter van de Tweede Kamer, heeft minister Spies van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zich uitgesproken over de vraag of de eed en belofte schriftelijk dan wel mondeling dient te worden afgelegd. Blijkens deze brief5 is zij van mening dat uit de memorie van toelichting van het bovenstaande wetsartikel is gebleken dat ‘de bedoeling is af te leiden dat de eed- of belofteaflegging mondeling plaatsvindt’ en dat ‘een eed- of belofteaflegging louter in schriftelijke vorm niet in overeenstemming lijkt met wat de wetgever beoogt’. Minister Spies benadrukt in de brief dat de decentrale overheden een eigen verantwoordelijkheid en plicht hebben met betrekking tot de aflegging van de eed of belofte. De gemeente Smallingerland heeft bewust gekozen voor een schriftelijke vorm van de eed- of belofteaflegging. In een toelichting op het besluit hieromtrent (d.d. 9 oktober 2006) blijkt dat de gemeente geen meerwaarde ziet in het mondeling afleggen van de eed of belofte door medewerkers die in dienst treden, doordat de impact van het moreel besef in haar ogen mogelijk niet groot zal zijn. In dezelfde lijn is besloten om de reeds zittende medewerkers niet de ambtseed of belofte te laten afleggen. Uit de gesprekken en uit de integriteitverklaring is duidelijk geworden dat de leidinggevenden verantwoordelijk zijn voor het laten tekenen van deze verklaring. De integriteitverklaring wordt bewaard in het personeelsdossier. Advies: 1. De gemeente Smallingerland kan in heroverweging nemen om de eed en belofte eveneens mondeling te laten afleggen, mede op basis van de brief van minister Spies. Los van de vorm (schriftelijk en/of mondeling) is het vooral van belang om rondom het afleggen van de eed aandacht aan het thema integriteit te besteden en tijd te nemen om het onderwerp te bespreken.

4 5

Zie voor de brief: http://www.vng.nl/Documenten/vngdocumenten/2008_lbr/Ledenbrief_ECCVA-U200800605.pdf Zie voor de brief: http://www.vng.nl/Documenten/Extranet/CvA2011/CvA_2012/20120109briefambtseed.pdf


6.1.8 Financiële belangen (niet aanwezig) Overeenkomstig Artikel 125quinquies lid 1e dient de gemeente Smallingerland een regeling melding van financiële belangen te hebben. Een dergelijke regeling moet er tegen waken dat er mogelijk financiële belangenverstrengeling optreedt of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie. Overeenkomstig artikel 15:1 lid f wijst het college ambtenaren aan voor wie de meldplicht dient te gelden en wordt er een registratie gevoerd van de meldingen. Hierbij kan aansluiting worden gezocht bij de inventarisatie kwetsbare functies. Tevens geldt er een verbod voor ambtenaren om financiële belangen te hebben, effecten te bezitten en transacties in effecten te verrichten waardoor de goede invulling van de functie in het gedrang komt. Op 6 december 2006 heeft het LOGA (het Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden) per brief6 een toelichting gegeven aan het CvA over onder meer deze bepaling. Aan de hand van de beschikbare documenten en uit de gesprekken is gebleken dat de gemeente Smallingerland niet beschikt over een dergelijke regeling van financiële belangen. Wel heeft de gemeente in 2007 aandacht gegeven aan dit onderwerp door de Richtlijn Integriteit uit te breiden met de vermelding van het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie. In de tekst van de richtlijn wordt vermeld dat bij (mogelijke) sprake van financiële belangenverstrengeling contact opgenomen dient te worden met de leidinggevende of de gemeentesecretaris. Advies: 1. Alhoewel een eerste stap in de goede richting is gezet door aan dit onderwerp aandacht te besteden in de Richtlijn Integriteit, adviseren wij de gemeente om uitvoering te geven aan artikel 15:1 lid f van de CAR-UWO en artikel 125quinquies lid 1e voor zover dat nog niet is gedaan; 2. Hierbij adviseren wij om expliciet in de Richtlijn Integriteit te vermelden dat het verboden is om financiële belangen te hebben, effecten te bezitten of daarin transacties te verrichten indien een goede invulling van de functie daarmee in het gedrang komt. 6.1.9 Informatiebescherming De VNG e.a. hebben in hun Modelaanpak Basisnormen Integriteit geadviseerd om maatregelen te nemen gericht op informatiebescherming. Hierbij adviseren zij om voorschriften vast te stellen over het kennisnemen van of omgaan met vertrouwelijke informatie en om maatregelen te treffen die proberen te voorkomen dat onbevoegden vertrouwelijke informatie kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. Inzake informatiebescherming moet rekening gehouden worden met drie stromingen: intern naar extern, extern naar intern en intercollegiaal. De gemeente Smallingerland heeft aandacht besteed aan het onderwerp ‘vertrouwelijke informatie’ in de Richtlijn Integriteit, waarin benadrukt wordt om zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie. Tevens wordt dit onderwerp geborgd in de integriteitverklaring die nieuwe medewerkers dienen te ondertekenen. Daarnaast beschikt de gemeente Smallingerland over een ‘Gedragslijn internet en e-mail’, die is opgenomen in het boekje ‘Info Integriteit’ en ‘Info afdeling personeelsmanagement en organisatie’. Het doel van deze gedragslijn is om op een juiste manier gebruik te maken van het internet en e-mail. Deze gedragslijn behandeld de volgende onderwerpen: • Gedragsregels; • Wat kan niet; • Controle; • Maatregelen. Wij achten deze maatregelen voldoende. 6

Zie voor de brief: http://www.vng.nl/Documenten/vngdocumenten/Ledenbrief_MARZ-CvA-U200601993.pdf


6.1.10 Relatiegeschenken Overeenkomstig artikel 15:1:c uit de CAR UWO is het de ambtenaar verboden om in verband met zijn betrekking vergoedingen, beloningen, giften of beloften van derden te vorderen, te verzoeken of aan te nemen, anders dan met toestemming van het college. Met de invoering van de Richtlijn Integriteit heeft het college van de gemeente Smallingerland ‘toestemming’ gegeven om onder bepaalde voorwaarden geschenken te ontvangen. In de richtlijn wordt hier een aparte paragraaf aan gewijd waarin een aantal hulpvragen staat om te komen tot een goede afweging om de attentie wel of niet aan te nemen. Hierbij wordt vermeld dat wanneer een medewerker iets aangeboden krijgt, dit altijd gemeld dient te worden aan de leidinggevende. Uit de gesprekken is gebleken dat afdelingen verschillend omgaan met verkregen geschenken c.q. attenties. Bijvoorbeeld het verzamelen en verloten van alle ontvangen geschenken onder de medewerkers van een afdeling of het zelf behouden. Hier liggen geen regels c.q. afspraken aan ten grondslag. Advies: 1. Wij adviseren de gemeente Smallingerland om te (her)overwegen om een eenduidige regeling op te stellen c.q. een afspraak te maken over de omgang met ontvangen geschenken die geldig is voor alle afdelingen. Dit zal duidelijkheid en helderheid scheppen bij de medewerkers alsmede bij de afdelingshoofden en jaloezie tussen de medewerkers van verschillende afdelingen voorkomen. 6.1.11 Inkoop- en aanbestedingsprocedure De VNG e.a. hebben in hun Modelaanpak Basisnormen Integriteit geadviseerd om een inkoop- en aanbestedingsbeleid vast te stellen. Hierin dienen richtlijnen vast te liggen voor het aantal aan te vragen offertes en de vastlegging van keuzes voor bepaalde procedures van aanbesteding. De gemeente Smallingerland beschikt over een nota ‘Inkoop en Aanbesteden’ (2007). Hierin is onder meer de doelstelling van de nota geformuleerd, wordt er aandacht gegeven aan duurzaamheid, is het leveranciersbeleid vastgelegd, evenals de wijze van aanbesteden (met drempelwaarden) en de vormen van aanbesteden. Daarnaast zijn de selectiecriteria en de gunningcriteria vastgelegd. Daarnaast bevat de nota een aparte paragraaf ‘integriteit’, waarin aandacht besteed wordt aan de externe integriteit van (kandidaat-)schrijvers en de integriteit van de interne organisatie. Ten aanzien van de externe integriteit wordt de NMa (De Nederlandse Mededingingsautoriteit) genoemd en de wet Bibob. Op 30 januari 2012 heeft er een evaluatie plaatsgevonden door het directieteam en anderen over de bestaande ontheffing van het aanbestedingsbeleid. Uit de gesprekken is gebleken dat deze evaluatie heeft geleid tot aanpassing van het aanbestedingsbeleid, waarbij de toestemming van het college uit 2007/2008 is ingetrokken voor permanente ontheffing voor het uitbesteden van bepaalde werken. Uit de gesprekken is tevens gebleken dat er één of twee keer per jaar een aanbestedingsoverleg plaatsvindt waarbij een inkoopbeleidsmedewerker aanwezig is. Het doel van het aanbestedingsoverleg en de werkwijze staan beschreven in de betreffende nota. Tevens hanteert de gemeente een Aanbestedingskalender, waarin de belangrijkste inkopen en alle aanbestedingen worden vastgelegd. Deze Aanbestedingskalender wordt vastgesteld door het college. Bij offerte aanvragen wordt het 4-ogenprincipe toegepast, waarna een afdelingshoofd de offerte (nogmaals) beoordeelt. In de nota Inkoop en Aanbesteden is een paragraaf opgenomen over ‘gemotiveerd afwijken’. Hierbij is het mogelijk om af te wijken van de vastgestelde (gemeentelijke) regels. Hierbij wordt vermeld dat zowel het toepassen van andere vormen van aanbesteden (innovatieve aanbestedingen) als het anders toepassen


van drempelbedragen (alleen mogelijk bij niet-Europese aanbestedingen) onderwerp kunnen zijn van afwijkingen. De inkoopfunctie binnen de gemeente Smallingerland is gedecentraliseerd van opzet, wat betekent dat de gemeentelijke afdelingen zelfstandig verantwoordelijk zijn voor de afdelingsspecifieke inkoop. De afdelingsoverstijgende inkoop wordt daarentegen wel centraal gecoördineerd en (deels) uitgevoerd. Uit de gesprekken is gebleken dat de gemeente recent een spendanalyse heeft uitgevoerd om onder meer te onderzoeken welke producten door welke leveranciers geleverd worden en wat de stand van zaken is ten aanzien van de contracten. Advies: 1. Wij adviseren de gemeente Smallingerland om nader toe te lichten in de nota Inkoop en Aanbesteden wat onder ‘gemotiveerd afwijken’ verstaan wordt. Hierbij kan gedacht worden aan bepaalde criteria die gesteld worden aan de motivatie (zoals omschrijving van aanleiding, doel e.d.); 2. Tevens adviseren wij om in het geval van gemotiveerd afwijken op te nemen dat de raad hierover geïnformeerd wordt. 6.1.12 Wet Bibob In 2003 is de Wet bevordering integriteitbeoordelingen door het openbaar bestuur (wet Bibob) ingevoerd. Deze wet heeft o.a. tot doel om te voorkomen dat er oneerlijke concurrentie ontstaat en de overheid criminele activiteiten of ondernemingen steunt. In het kader van aanbestedingen, vergunningverlening, beschikkingen en subsidies kan de wet Bibob worden toegepast. Bovendien is er een voorstel tot wetswijziging ingediend waar ook vastgoedtransacties getoetst zouden kunnen worden. Om gebruik te kunnen maken van het Bibob-instrumentarium dient de gemeente Smallingerland de wet Bibob te hebben geïmplementeerd in de organisatie. Uit de gesprekken is gebleken dat de gemeente dit (nog) niet heeft gedaan. Advies: 1. Wij adviseren de gemeente, mede vanuit preventief oogpunt, om de wet Bibob te implementeren in de organisatie7. Er zal dan een Bibob-verordening c.q. Bibob-beleidslijn vastgesteld moeten worden en een samenwerkingsovereenkomst worden afgesloten met Dienst Justis van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. 6.1.13 AO/IC Uit de gesprekken is gebleken dat de gemeente Smallingerland niet beschikt over een integrale procesbeschrijving ten behoeve van de administratieve organisatie en interne controle. Als argument is aangedragen dat op elke afdeling twee adviseurs zitten die onder meer als sparringpartner fungeren en het 4-ogenprincipe bewaken. Daarnaast is uit de gesprekken naar voren gekomen dat de risico’s gekwantificeerd worden en dat wel op bepaalde onderdelen het proces is beschreven, ten behoeve van externen. Tevens wordt er getoetst op rechtmatigheid en heeft de gemeente het afgelopen jaar een goedkeurende accountantsverklaring ontvangen. Een onderzoek van de AO/IC valt uiteraard buiten het bestek van onderhavige integriteitaudit. 6.1.14 Levend houden van integriteit Naast de huidige stand van zaken met betrekking tot het integriteitbeleid, hebben wij gekeken naar de wijze waarop de gemeente Smallingerland het onderwerp integriteit onder de aandacht brengt en houdt bij haar medewerkers. Hoe wordt bewustzijn op dit onderwerp gestimuleerd en gewaarborgd? Niet alleen bij 7

Zie voor meer informatie en voorbeelden van Bibob-beleidslijnen: http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/Bibob/invoeren-bij-bestuursorganen


indiensttreding van een nieuwe medewerker dient het onderwerp onder de aandacht te worden gebracht, maar het hele jaar door, om het bewustzijnsniveau op pijl te houden. Aandacht voor integriteit zou zowel incidenteel als structureel moeten gebeuren. Uit de gesprekken is gebleken dat het incidenteel aandacht besteden aan integriteit zich onder meer voordoet in geval er sprake is van een integriteitschending of een sterk vermoeden daarvan. Zo zet de gemeente bij vermoedens van zwaardere integriteitschendingen een extern onderzoeksbureau in. Daarnaast heeft de gemeente in 2008 samen met medewerkers filmpjes gemaakt over bepaalde integriteitvraagstukken (privé gebruiken van gemeentemateriaal, belangenverstrengeling e.d.). Deze filmpjes zijn toentertijd besproken in sessies met alle medewerkers. Tevens heeft de gemeente in 2005 middels de Sneldiagnose Integriteit, die uitgevoerd werd door PWC, het integriteitbeleid doorgelicht. Hieruit zijn aanbevelingen voortgekomen die de gemeente grotendeels heeft overgenomen en uitgevoerd, zoals het formaliseren van de nevenfuncties en het beter bekend maken van de integriteitregels via Inside. Uit de gesprekken is gebleken dat er geen structurele en recente maatregelen zijn vastgesteld om het onderwerp integriteit levend te houden. Advies: 1. Wij adviseren de gemeente om te onderzoeken op welke wijze structurele maatregelen ingezet kunnen worden om het onderwerp integriteit levend te houden binnen de organisatie. De gemeente kan bijvoorbeeld overwegen om jaarlijks doelstellingen te formuleren ten aanzien van het behandelen van bepaalde onderwerpen in relatie tot integriteit. Deze onderwerpen kunnen besproken worden in werkoverleggen, waarbij het van belang is dat diegenen die de werkoverleggen begeleiden, hun visie op het onderwerp onderling hebben afgestemd om eenduidigheid te waarborgen; 2. Voorts adviseren wij de gemeente om vooral ook aandacht te besteden aan het zogenoemde ‘grijze gebied’, waar op het eerste gezicht geen heldere en duidelijke afspraken bestaan. In de filmpjes zijn voornamelijk casussen aan bod gekomen waar de kaders onzes inziens helder zijn. Wij zijn van mening dat de gemeente eraan toe is om een verdiepingsslag te maken op het onderwerp door meer het grijze gebied op te zoeken. Vooral casussen waarin tegenstrijdige belangen naar voren komen zijn daarvoor geschikt; 3. Tot slot adviseren wij om de afdelingshoofden/leidinggevenden een rol te geven bij het borgen van integriteitbeleid, daar het van belang is dat niet alleen een pragmatische insteek gehanteerd wordt ten aanzien van het onderwerp (voorbeeldgedrag), maar zij ook moeten kunnen uitleggen aan hun medewerkers waarom aandacht voor integriteit relevant is en op welke manier zij integriteit waarborgen en handhaven binnen hun afdeling. Uit de gesprekken is gebleken dat dit nog aandacht verdient.

6.2

Bestuur: integriteitbeleid en beheersing

Deze paragraaf gaat in op het integriteitbeleid en de beheersing daaromtrent van de bestuurlijke organisatie. De onderwerpen in relatie tot integriteit zijn opgedeeld in deelparagrafen waarin, indien nodig geacht, tevens een advies wordt weergeven om te komen tot de organisatorische randvoorwaarden die wij aan integriteit stellen. 6.2.1 Algemeen: aandacht voor integriteit In de raad In 2011 is door een adviseur een bijeenkomst georganiseerd voor de raad om het onderwerp ‘integriteit’ te behandelen. Uit deze bijeenkomst is een aantal actiepunten geformuleerd, waaronder het aan de orde stellen van de gedragscode in de raad en het actualiseren van de nevenfuncties van raadsleden alsmede het plaatsen daarvan op de gemeentelijke website. Hier is door de gemeente gevolg aan gegeven.


In het college Het onderwerp integriteit is in het huidige college (nog) niet behandeld. Er zijn in deze collegeperiode drie nieuwe wethouders aangetreden van de in totaal vier collegeleden. Uit de gesprekken is gebleken dat de wethouders veel steun aan elkaar hebben, als sparringpartner fungeren en er alle ruimte is om vragen te stellen. Gesprekken worden in alle openheid gevoerd en de onderlinge verhoudingen zijn goed. Ze zijn zich bewust van het feit dat ze in een ‘glazen huis’ opereren. Advies: 1. Wij adviseren om in het college expliciet aandacht te schenken aan het onderwerp integriteit met de onderliggende facetten (belangenverstrengeling, nevenfuncties etc.). Wij zijn van mening dat dit de kwetsbaarheid van de wethouders ten aanzien van dit onderwerp kan verminderen. Door integriteit op de agenda te zetten is er ruimte om een gezamenlijke visie te ontwikkelen op dit onderwerp en elkaar beter te behoeden voor mogelijke risico’s. 6.2.2 Gedragscode voor raadsleden en collegeleden Overeenkomstig artikel 15:3 van de Gemeentewet stelt de raad voor zijn leden een gedragscode vast. De gemeente Smallingerland beschikt over een ‘gedragscode voor raadsleden en commissieleden’, vastgesteld op 9 januari 2004. De code beschrijft een aantal kernbegrippen van integriteit en besteedt aandacht aan de volgende onderwerpen: • Algemene bepalingen; • Belangenverstrengeling; • Nevenfuncties; • Informatie; • Aannemen van geschenken; • Gebruik van gemeentelijke voorzieningen; • Reizen, werkbezoeken e.d. Uit de gedragscode voor raadsleden en commissieleden valt op te maken dat het onderwerp ‘financiële ondersteuning’ is komen te vervallen. Uit de gesprekken is gebleken dat de declaraties van de raadsleden gecontroleerd worden door de griffier. Ten aanzien van het onderwerp Belangenverstrengeling is het volgende opgenomen: ‘2.1 Een raadslid of commissielid, dat het woord voert ten aanzien van een agendapunt, waarbij sprake is van functionele betrokkenheid of betrokkenheid vanuit een nevenfunctie, doet daar vooraf melding van aan de raad respectievelijk commissie. 2.2 Een raadslid of commissielid neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden.’ Overeenkomstig artikel 41c van de Gemeentewet stelt de raad een gedragscode vast voor het college. Wij hebben lopende de audit, ook na een gericht verzoek, geen documentatie van de gemeente Smallingerland ontvangen inzake een bestuurlijke gedragscode c.q. gedragscode voor het college. Via de gemeentelijke website is het bestaan van een dergelijke gedragscode niet te traceren. Uiteindelijk is na de oplevering van de concept rapportage aan de Rekenkamercommissie de gedragscode voor het college alsnog aan ons toegestuurd.


Deze gedragscode voor collegeleden is vastgesteld op 9 januari 2004 en bevat naast een omschrijving van een aantal kernbegrippen van integriteit, een omschrijving van de volgende onderwerpen: • • • • • • • •

algemene bepalingen belangenverstrengeling nevenfuncties informatie aannemen van geschenken uitgaven ten laste van de gemeente gebruik van gemeentelijke voorzieningen reizen, werkbezoeken e.d.

Uit de gesprekken is gebleken dat geen van de geïnterviewden bekend is met de gedragscode voor het college. Uit de gesprekken is tevens naar voren gekomen dat er door collegeleden gebruik wordt gemaakt van gemeentelijke creditcards en dat declaraties worden gecontroleerd door de burgemeester. Advies: 1. Wij adviseren om de gedragscode voor raadsleden en commissieleden, alsmede de gedragscode voor collegeleden, te evalueren en te toetsen aan de actuele weten regelgeving. De huidige gedragscodes zijn vastgesteld in 2004 en inmiddels is de wetgeving op een aantal punten aangescherpt of uitgebreid. Ook is er een herziene modelcode beschikbaar; 2. Ten aanzien van het onderwerp belangenverstrengeling in de gedragscode voor raadsleden en commissieleden adviseren wij om ook aandacht te besteden aan de schijn van belangenverstrengeling en om expliciet te vermelden dat een raadslid niet mag deelnemen aan stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger betrokken is (overeenkomstig artikel 28 Gemeentewet). Wij adviseren de gemeente ook kennis te nemen van de uitspraak in de zaak ‘Loenen’. Uit deze uitspraak is onder meer gebleken dat er schadeplichtigheid kan ontstaan, indien vastgesteld wordt dat raadsleden/collegeleden onvoldoende waakzaam zijn geweest om de schijn van belangenverstrengeling te voorkomen (ingevolge artikel 2:4 van de Awb); 3. Uit de gedragscode voor raadsleden en commissieleden valt op te maken dat het onderwerp ‘financiële ondersteuning’ is komen te vervallen. Nu hebben wij geen zicht op wat het onderwerp exact beslaat, maar adviseren wij om in de gedragscode aandacht te besteden aan bestuurlijke uitgaven, onkostenvergoeding en declaraties. Dit zijn momenteel onderwerpen die veel in het nieuws zijn en waar extra aandacht aan besteed kan worden, zeker gezien het feit dat dergelijke vergoedingen en uitgaven middels WOB-verzoeken opgevraagd kunnen worden; 4. Wij adviseren de gemeente Smallingerland om de vindbaarheid van de gedragscodes voor raadsleden en collegeleden te vergroten op de gemeentelijke website; 5. Voorts adviseren wij dat de collegeleden kennisnemen van de gedragscode voor collegeleden en deze onderling bespreken om de wijze waarop de gedragsregels geïnterpreteerd kunnen worden af te stemmen. Daarnaast achten wij het verstandig dat de collegeleden bekijken in hoeverre ze daar ook recent naar gehandeld hebben om eventuele kwetsbaarheden te identificeren. In zijn algemeenheid achten wij het wenselijk dat een college een zoveel mogelijk uniforme stijl en visie op het gebied van integriteit ontwikkelt en levend houdt. Om dit te bereiken is (voortdurende) afstemming van het handelen in zaken waarbij integriteit aan de orde is in het college noodzakelijk. 6.2.3 Nevenwerkzaamheden Artikel 12 en artikel 41b van de Gemeentewet schrijven het college en de raad voor om de nevenwerkzaamheden van de leden openbaar te maken. De nevenwerkzaamheden van de collegeleden staan vermeld in hun profiel op de gemeentelijke website met de vermelding of ze bezoldigd of onbezoldigd zijn. Uit de gesprekken is gebleken dat de op de website vermelde nevenwerkzaamheden van collegeleden actueel zijn. Zodra een collegelid een wijziging indient, wordt dat gelijk doorgevoerd op de gemeentelijke website.


De nevenwerkzaamheden van de raadsleden staan niet vermeld bij hun profiel op de gemeentelijke website. De gemeentelijke website is recent (4 juli 2012) vernieuwd. Bij aanvang van deze audit is door ons op de voormalige gemeentelijke website een document gevonden waarin de nevenfuncties van de raadsleden openbaar stonden. Dit document was op te vragen middels een link op de website. Op de huidige website is dit document niet meer zichtbaar en ook niet op te vragen via de zoekfunctie van de website. Uit de gesprekken is gebleken dat de lijst met nevenfuncties van de raadsleden jaarlijks geactualiseerd wordt. Ten tijde van deze audit fungeerde een waarnemend burgemeester in de gemeente Smallingerland. De nevenfuncties van die betreffende burgemeester waren niet openbaar gemaakt, met als argument dat hij waarnemend burgemeester is. Uit de gesprekken is gebleken dat hij zijn nevenfuncties wel had gemeld in het college. Sinds september jl. is er een nieuwe burgemeester benoemd. Blijkens de gemeentelijke website staan zijn nevenwerkzaamheden (nog) niet vermeld bij zijn profiel. Advies: 1. In het registratieformulier van de nevenfuncties van de raadsleden is ons opgevallen dat bij een raadslid ‘zelfstandig ondernemer’ is vermeld als nevenfunctie. Wij achten deze omschrijving te summier en adviseren om aan te duiden wat het ondernemerschap inhoudt voor de betreffende persoon (aard van de werkzaamheden) en wat de naam van het bedrijf is. Op deze manier komt het doel van de opgave c.q. openbaarmaking van nevenfuncties beter tot zijn recht; 2. Daarnaast adviseren wij om de nevenfuncties van de raadsleden aan hun profiel op de website toe te voegen. Hetzelfde geldt voor de burgemeester. 6.2.4 Financiële belangen Er is geen wettelijke verplichting voor openbaarmaking van financiële belangen van bestuurders (raads- en collegeleden), echter wordt het volgens de VNG e.a. in hun ‘Modelaanpak basisnormen Integriteit openbaar bestuur en politie’ wel noodzakelijk geacht om financiële belangen van bestuurders te melden, in gevallen waarin een risico op belangenverstrengeling aanwezig is. De gemeente Smallingerland beschikt niet over een regeling melding financiële belangen van bestuurders. Advies: 1. Wij adviseren de gemeente om naast een dergelijke regeling voor de ambtelijke organisatie, ook een regeling vast te stellen voor bestuurders inzake het registreren van financiële belangen. Niet alleen stimuleert deze regeling het bewustzijn van de raads- en collegeleden op dit specifieke gebied van belangenverstrengeling, maar zullen de bestuursorganen beter in staat zijn om ervoor te waken dat raads- of collegeleden in een situatie terecht komen waarbij er daadwerkelijk sprake is van (schijn van) belangenverstrengeling. 6.2.5 Relatiegeschenken Door de VNG e.a. wordt in hun ‘Modelaanpak basisnormen Integriteit openbaar bestuur en politie’ geadviseerd om afspraken te maken over het aannemen en geven van geschenken. In de gedragscode voor de raad en commissieleden is een aparte paragraaf opgenomen die richtlijnen voorschrijft voor dit onderwerp. Zo dient een ontvangen geschenk gemeld te worden bij de griffier en geregistreerd, tenzij de waarde zodanig is dat het als een attentie kan worden gezien. Daarnaast wordt vermeld dat geschenken niet op het thuisadres ontvangen mogen worden en indien dat toch gebeurt, het gemeld dient te worden bij de griffier die een besluit over de bestemming van het geschenk voorbereidt. Advies: 1. Wij adviseren de raad om voorbeelden te vermelden van geschenken die als een ‘attentie’ gezien kunnen worden en waarvoor melding en registratie niet geldt. Dergelijke voorbeelden spreken meer en kunnen gebruikt worden om een betere afweging te maken.


6.2.6 Overig Uit de gesprekken die zijn gevoerd binnen de bestuurlijke organisatie in het kader van de audit integriteitbeleid, is naast bovenstaande onderwerpen nog een aantal onderwerpen aangedragen dat wij de gemeente Smallingerland willen meegeven ter kennisgeving/overweging, te weten: 1. In een advies richting het college is het niet zichtbaar wat het standpunt is van de ambtenaar. Wij hebben begrepen dat alleen indien het standpunt van de ambtenaar afwijkt van een wethouder, dat terug te zien is in het advies. Wij adviseren het college om standaard het standpunt van de ambtenaar (ambtelijk advies) naast het standpunt van de wethouder op te nemen in het advies richting het college. Hierdoor wordt voorkomen dat een collegelid zich in een later stadium kan beroepen op het feit dat de ambtenaar een overeenkomend standpunt had, terwijl dit niet het geval was; 2. Uit de gesprekken is gebleken dat de gemeentesecretaris wethouders aanspreekt als zij het advies van ambtenaren overrulen.

7.

Advies over eventuele inzet Integriteitmeter

In het kader van de uitvoering van de Audit integriteitbeleid is ons gevraagd een advies uit te brengen over de eventuele inzet van de Integriteitmeter binnen de ambtelijke organisatie, het college en/of de raad. Tevens is ons gevraagd om in het advies aandacht te besteden aan hoe de vertrouwelijkheid van de resultaten gewaarborgd kan worden. Inzet van de Integriteitmeter Inzet van de Integriteitmeter binnen de ambtelijke organisatie Aan de hand van de Audit integriteitbeleid, hebben wij inzicht gekregen in het integriteitbeleid en de formele integriteitbeheersing van de gemeente Smallingerland. Wij adviseren de gemeente om als vervolg de Integriteitmeter binnen de ambtelijke organisatie en het college in te zetten. Wij lichten dat hieronder toe. Actuele stand van zaken met betrekking tot de informele beheersing Uit de Audit integriteitbeleid is gebleken dat de gemeente een visie hanteert van ‘niet te veel regels’. Daarmee wordt er de nadruk op gelegd dat medewerkers een eigen verantwoordelijkheid hebben om op een integere wijze hun werk te doen en spreekt de gemeente vertrouwen uit in haar eigen medewerkers. Desalniettemin kent elke organisatie inherente en haar eigen – specifieke – kwetsbaarheden, ook als het gaat om de informele beheersing van het integriteitbeleid. Hieronder verstaan wij de beleving van integriteit en het gevoerde integriteitbeleid door de medewerkers, wat een belangrijke factor is bij hun houding ten opzichte van het onderwerp in het algemeen en bij zich aandienende integriteitvraagstukken in het bijzonder. De uitkomsten van de te verrichten meting schetsen een beeld van de huidige stand van zaken met betrekking tot die informele beheersing. Onder andere de volgende elementen worden in de meting meegenomen: • Indicatie van daadwerkelijke implementatie van integriteitbeleidsmaatregelen (de kennis daarvan bij de medewerkers); • Waargenomen integriteitschendingen door medewerkers (aantal en soort) en de betekenis die medewerkers hieraan verlenen; • Stijl van leidinggeven met betrekking tot onderwerpen als voorbeeldgedrag en omgangsvormen; • Werkklimaat, waaronder sfeer binnen de afdeling, openheid tussen collega’s en persoonlijke werkbeleving. De Integriteitmeter is inmiddels bij meer dan 40 gemeenten ingezet en wij laten in onze rapportage ook zien hoe de gemeente scoort ten opzichte van deze benchmark.


Aan de hand van de resultaten, die ook op afdelingsniveau gepresenteerd kunnen worden, krijgt de gemeente een beeld van de actuele stand van zaken en wordt inzichtelijk gemaakt waar extra aandacht aan besteed kan of moet worden om te komen tot een gewenst niveau. Tevens is uit de Audit integriteitbeleid naar voren gekomen dat in 2005 de Sneldiagnose Integriteit van PWC is ingezet en in 2010 een medewerkerstevredenheidonderzoek door Effectory. De resultaten uit deze metingen zijn geen afspiegeling (meer) van de huidige stand van zaken, mede doordat er in de afgelopen jaren op het gebied van integriteit(beleid) veranderingen zijn doorgevoerd. Mede daarom adviseren wij om wederom aandacht te besteden aan de informele beheersing van het integriteitbeleid. Input voor de formele integriteitbeheersing De resultaten van de Integriteitmeter binnen de ambtelijke organisatie geven, zoals hierboven vermeld, een beeld van de informele integriteitbeheersing. Daarmee vormt de Integriteitmeter een waardevol instrument die als input kan dienen bij de verdere vormgeving van de formele integriteitbeheersing. Met name het onderdeel van de meting dat ingaat op de daadwerkelijke implementatie van beleidsmaatregelen is hiervoor geschikt. In dit onderdeel ligt de vraag centraal in hoeverre medewerkers bekend zijn met het huidige integriteitbeleid. Uit de interviews van de Audit integriteitbeleid zijn signalen naar voren gekomen dat onderdelen van het huidige integriteitbeleid mogelijk extra aandacht behoeven, zoals de onderwerpen ‘Klokkenluiderregeling’, ‘vertrouwenspersoon’ en ‘Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen’. Door de kennis en beleving van de medewerkers op deze gebieden meetbaar te maken, kan vastgesteld worden waar het kennisniveau voldoende is en waar extra bekendheid aan gegeven kan worden binnen de organisatie op het bestaan ervan. Levend houden Zoals wij in een van onze adviezen van de Audit integriteitbeleid hebben vermeld, is het wenselijk dat een organisatie zowel incidenteel als structureel aandacht besteedt aan het onderwerp integriteit om het onderwerp levend te houden. De inzet van de Integriteitmeter kan worden gezien als een instrument, waarmee het onderwerp in de volle breedte binnen de organisatie weer op de agenda staat. In de introductiebrief bij de meting kan het management het belang van het onderwerp nog eens aan de orde stellen en door het invullen van de vragenlijst worden medewerkers uitgedaagd om over integriteitvragen na te denken en een mening te formuleren. Tevens kunnen aan de hand van de resultaten van de Integriteitmeter beleidsambities worden geformuleerd voor het komende jaar, waarmee het onderwerp een vast karakter krijgt op de agenda van bijvoorbeeld leidinggevenden. De uitkomsten kunnen tevens goed als input dienen voor workshops en/of werkoverleggen, omdat voorbeelden uit de praktijk van de eigen organisatie ‘integriteit’ op een toegankelijke manier bespreekbaar helpen maken. Inzet van de Integriteitmeter binnen het college Uit de Audit integriteitbeleid is gebleken dat de formele integriteitbeheersing binnen het college tekort schiet. Zo is er in het huidige college geen specifieke aandacht besteed aan het onderwerp integriteit. Wij adviseren dan ook om binnen het college hier aandacht te besteden. In overleg met het college kan bekeken worden welk middel het beste ingezet kan worden om de doelstelling te behalen, bijvoorbeeld de inzet van de Integriteitmeter. Van de Integriteitmeter is een speciale versie ontwikkeld voor bestuurders. De uitkomsten van de Integriteitmeter binnen het college kunnen als input dienen voor het bespreekbaar maken van het onderwerp. De Integriteitmeter voor het college is dusdanig opgezet dat de vragen specifiek betrekking hebben op onderwerpen die collegeleden raken of eventueel kunnen raken. Ook toont het college goed voorbeeldgedrag naar de organisatie door ook zichzelf aan een dergelijke meting te onderwerpen. Uiteraard zijn alternatieven - al dan niet in combinatie met de integriteitmeter - denkbaar. Inzet van de Integriteitmeter binnen de raad Uit de Audit integriteitbeleid is gebleken dat vorig jaar in de raad aandacht is besteed aan het onderwerp integriteit in de vorm van een bijeenkomst met een externe adviseur. Naar aanleiding van deze bijeenkomst, is een aantal actiepunten geformuleerd, waaronder het aan de orde stellen van de gedragscode in de raad en het actualiseren van de registratie van nevenfuncties van raadsleden alsmede


het plaatsen daarvan op de gemeentelijke website. Hier is door de gemeente gevolg aan gegeven. Wij achten de inzet van de Integriteitmeter dit jaar in mindere mate van belang, gezien de aandacht die het onderwerp vorig jaar heeft gekregen. Wel kunnen de belangrijkste resultaten van de Integriteitmeter uit de ambtelijke organisatie en het college gebruikt worden als input voor de verantwoording over het gevoerde integriteitbeleid aan de raad. Hoe kan de vertrouwelijkheid gewaarborgd worden van de resultaten uit de meting? Gezien de voorgeschiedenis van het rekenkameronderzoek naar het integriteitbeleid, alsmede om de vertrouwelijkheid van de gedetailleerde resultaten te waarborgen, adviseren wij om de inzet van de Integriteitmeter te laten uitvoeren ‘in opdracht van’ de ambtelijke leiding en/of het college. Hierdoor is het mogelijk voor de ambtelijke organisatie of het college om in eerste aanleg zelf te bepalen of en op welke wijze de (belangrijkste) resultaten publiekelijk worden gemaakt. Wel adviseren wij het college om ten minste in de jaarlijkse verantwoording over het gevoerde integriteitbeleid, in casu in het sociaal jaarverslag, de raad op hoofdlijnen te informeren over de uitkomsten van de Integriteitmeter. Het is goed om nog eens te benadrukken dat de Integriteitmeter een preventief instrument is, bedoeld om beleidsontwikkeling te faciliteren. De meting is niet bedoeld om concrete integriteitschendingen of misstanden uit te zoeken. Personen die deelnemen aan de enquête doen dit anoniem en de verwerking van de resultaten geschiedt zodanig dat deze niet herleidbaar zijn naar personen. Indien gewenst, kunnen wij voor u een managementsamenvatting van de rapportage maken, die ook gebruikt kan worden voor externe communicatie.

8.

Tot slot

Wij vertrouwen erop hiermede aan de opdracht te hebben voldaan en zijn gaarne bereid tot een toelichting. Ons rapport mag uitsluitend aangewend worden ten dienste van de doelstelling van het onderzoek. Het is niet toegestaan dit rapport – of delen daaruit – aan te wenden voor andere doeleinden. Hoogachtend,

P. Werkman Directeur


Bijlage 1: Ontvangen documentatie Beschikbare documenten in het kader van de Audit Integriteitbeleid: • Handleiding Werving en Selectie (2007) • PPT-introductie voor nieuwe medewerkers • Sociaal Jaarverslag (2011) • ‘Wat en hoe bij langdurig ziek’ (2009) • Mandaatregeling gemeente Smallingerland (2010) • Document van Intranet over de vertrouwenspersoon • Arbohandboek (2008) • Klachtenregeling ongewenst gedrag (2007) • Document van Intranet over opgave van nevenwerkzaamheden • Rapportage surveillance bezoek door LRQA inzake toetsing tegen ISO norm 9001-2008 (2011) • Informatiebrochure nieuwe medewerkers (2007) • Richtlijn integriteit (2000) • Gedragscode voor raadsleden en commissieleden (2004) • Gedragscode voor collegeleden (2004) • Formulier Integriteitsverklaring • Informatieboek Integriteit (2007) • Opgave nevenwerkzaamheden, -activiteiten • Organisatiebesluit (2011) • Instructie gemeentesecretaris (2011) • Nota Inkoop en Aanbesteden Smallingerland (2007) • Algemene Voorwaarden gemeente Smallingerland (2006) • Medewerkersonderzoek (2010) • Sneldiagnose Integriteit (2005; uitgevoerd door PWC) • Klokkenluiderregeling • Gedragsregels internet en e-mail

Bijlage 1 bij rapportage Gemeente Smallingerland | 7 december 2012 | 1

Bijlage 2: Wettelijke bepalingen en regelingen integriteit ambtelijke organisatie Voor de ambtelijke organisatie zijn de volgende wettelijke bepalingen en regelingen c.q. voorschriften relevant in het kader van de Audit Integriteitbeleid. Ambtenarenwet Artikel 125quater Het bevoegd gezag van ambtenaren die door of vanwege het rijk, de provincies, de gemeenten of de waterschappen zijn aangesteld, a. voert een integriteitsbeleid dat is gericht op het bevorderen van goed ambtelijk handelen en dat in ieder geval aandacht besteedt aan het bevorderen van integriteitsbewustzijn en aan het voorkomen van misbruik van bevoegdheden, belangenverstrengeling en discriminatie; b. zorgt ervoor dat het integriteitsbeleid een vast onderdeel uitmaakt van het personeelsbeleid in ieder geval door integriteit in functioneringsgesprekken en werkoverleg aan de orde te stellen en door het aanbieden van scholing en vorming op het gebied van integriteit; c. draagt zorg voor de totstandkoming van een gedragscode voor goed ambtelijk handelen; d. stelt in overeenstemming met de Tweede Kamer, onderscheidenlijk provinciale staten, de raad of het algemeen bestuur, vast op welke wijze jaarlijks verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde integriteitsbeleid en over de naleving van de gedragscode. Artikel 125quinquies 1. Voor zover deze onderwerpen niet bij of krachtens de wet zijn geregeld, worden voor de ambtenaren, door of vanwege het rijk aangesteld, bij of krachtens algemene maatregel van bestuur voorschriften vastgesteld betreffende: a. de verplichte aflegging van de eed of belofte door de ambtenaar bij zijn aanstelling; b. de melding en de registratie van nevenwerkzaamheden die de belangen van de dienst voor zover deze in verband staan met de functievervulling, kunnen raken; c. de openbaarmaking van de krachtens onderdeel b geregistreerde nevenwerkzaamheden van ambtenaren aangesteld in een functie waarvoor ter bescherming van de integriteit van de openbare dienst openbaarmaking van nevenwerkzaamheden noodzakelijk is; d. het verbieden van nevenwerkzaamheden waardoor de goede vervulling van de functie of de goede functionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met de functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd; e. de melding van financiële belangen respectievelijk van het bezit van en transacties in effecten, die de belangen van de dienst voor zover deze in verband staan met de functievervulling, kunnen raken voor ambtenaren aangesteld in een functie waaraan in het bijzonder het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie verbonden is; f. een procedure voor het omgaan met bij een ambtenaar levende vermoedens van misstanden binnen de organisatie waar hij werkzaam is. 2. Het bevoegd gezag van provincies, gemeenten en waterschappen stelt voor de ambtenaren door of vanwege deze lichamen aangesteld, onder gelijk voorbehoud voorschriften vast omtrent de onderwerpen, genoemd in het eerste lid. Als ambtenaar aangesteld door of vanwege een waterschap wordt aangemerkt hij die is aangesteld door het in het reglement van die instelling daartoe aangewezen gezag teneinde in dienst van het waterschap werkzaam te zijn. 3. De ambtenaar die te goeder trouw de bij hem levende vermoedens van misstanden meldt volgens de procedure, bedoeld in het eerste lid onder f, zal als gevolg van het melden van die vermoedens geen nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie ondervinden tijdens en na het volgen van die procedure.


Artikel 125a 1. De ambtenaar dient zich te onthouden van het openbaren van gedachten of gevoelens of van de uitoefening van het recht tot vereniging, tot vergadering en tot betoging, indien door de uitoefening van deze rechten de goede vervulling van zijn functie of de goede functionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met zijn functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. 2. Het eerste lid is, voor wat betreft het recht van vereniging, niet van toepassing op het lidmaatschap van: a. een politieke groepering, waarvan de aanduiding is ingeschreven overeenkomstig de Kieswet of b. een vakvereniging. 3. De ambtenaar is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem in verband met zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt. CAR-UWO Inzake de CAR-UWO gelden de volgende relevante artikelen: Artikel 15:1:c Verbod op aannemen van geschenken en gelden Het is de ambtenaar verboden: a. in verband met zijn betrekking vergoedingen, beloningen, giften of beloften van derden te vorderen, te verzoeken of aan te nemen, anders dan met toestemming van het college; b. steekpenningen aan te nemen. Artikel 15:1:e Nevenwerkzaamheden 1. De ambtenaar is verplicht aan het college, op een door dit orgaan te bepalen wijze, opgave te doen van de nevenwerkzaamheden die hij verricht of voornemens is te gaan verrichten, die de belangen van de dienst, voorzover deze in verband staan met zijn functievervulling, kunnen raken 2. Er wordt een registratie gevoerd op basis van de ingevolge het eerste lid gedane opgaven 3. Het is de ambtenaar verboden nevenwerkzaamheden te verrichten waardoor de goede vervulling van zijn functie of de goede functionering van de openbare dienst, voorzover deze in verband staat met zijn functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. Omtrent dit verbod kunnen nadere regels worden gesteld 4. Het college regelt de openbaarmaking van de in het eerste lid bedoelde nevenwerkzaamheden van de gemeentesecretaris en directeuren van gemeentelijke diensten en bedrijven, alsmede van andere ambtenaren aangesteld in een functie waarvoor ter bescherming van de integriteit van de openbare dienst openbaarmaking van nevenwerkzaamheden noodzakelijk is. Artikel 15:1:f Melding financiële belangen 1. Het college wijst ambtenaren aan die zijn aangesteld in een functie waaraan in het bijzonder het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie verbonden is. 2. De ambtenaar bedoeld in het eerste lid meldt aan het college, op een door dit orgaan te bepalen wijze, zijn financiële belangen respectievelijk bezit van en transacties in effecten, die de belangen van de dienst, voor zover deze in verband staan met de functievervulling, kunnen raken. 3. Er wordt een registratie gevoerd van de meldingen bedoeld in het tweede lid. 4. Het is de ambtenaar verboden financiële belangen te hebben, effecten te bezitten en transacties in effecten te verrichten waardoor de goede vervulling van zijn functie of de goede functionering van de openbare dienst, voorzover deze in verband staat met zijn functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. Omtrent dit verbod kunnen nadere regels worden gesteld.


Artikel 15:1:g Verbod op aanneming en levering tbv openbare dienst 1. Het is de ambtenaar verboden middellijk of onmiddellijk deel te nemen aan aannemingen en leveringen ten behoeve van de openbare dienst. 2. Het college kan regelen stellen betreffende het deelnemen van de ambtenaar, middellijk of onmiddellijk, aan aannemingen en leveringen ten behoeve van anderen. Artikel 15:1:b Persoonlijk gebruik Het is de ambtenaar verboden, behoudens toestemming verleend door of namens het college in bijzondere gevallen, ten eigen bate: a. diensten te laten verrichten door personen in gemeentedienst; b. aan de gemeente toebehorende eigendommen te gebruiken; c. gebruik te maken van hetgeen hem in of in verband met zijn betrekking ter kennis is gekomen. Artikel 15:1:a Afleggen eed of belofte De ambtenaar is verplicht de eed of belofte af te leggen die bij wet, bij instructie of bij besluit van het college is voorgeschreven. Basisnormen Integriteit In de ‘Modelaanpak basisnormen Integriteit openbaar bestuur en politie’ komende de volgende onderwerpen aan bod: • Aandacht voor integriteit • Gedragscodes • Onderzoeken bij werving en selectie • Kwetsbare functies • Het afleggen van de eed of belofte • Nevenwerkzaamheden • Financiële belangen • Maatregelen gericht op informatiebescherming • Relatiegeschenken • Inkoop- en aanbestedingsprocedure • Vertrouwenspersoon voor integriteit • Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand • Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan Voor een volledig inzage in de Modelaanpak basisnormen Integriteit verwijzen wij naar de website van de VNG: www.vng.nl


Bijlage 3: Wettelijke bepalingen en regelingen integriteit bestuurlijke organisatie Voor de bestuurlijke organisatie zijn de volgende wettelijke bepalingen en regelingen c.q. voorschriften relevant in het kader van de Audit Integriteitbeleid. Gemeentewet Nevenwerkzaamheden Artikel 12 1. De leden van de raad maken openbaar welke andere functies dan het lidmaatschap van de raad zij vervullen. 2. Openbaarmaking geschiedt door terinzagelegging van een opgave van de in het eerste lid bedoelde functies op het gemeentehuis. Artikel 41b 1. Een wethouder vervult geen nevenfuncties waarvan de uitoefening ongewenst is met het oog op een goede vervulling van zijn wethouderschap. 2. Een wethouder meldt zijn voornemen tot aanvaarding van een nevenfunctie aan de raad. 3. Een wethouder maakt zijn nevenfuncties openbaar. Openbaarmaking geschiedt door terinzagelegging op het gemeentehuis. 4. Een wethouder die zijn ambt niet in deeltijd vervult, maakt tevens de inkomsten uit nevenfuncties openbaar. Openbaarmaking geschiedt door terinzagelegging op het gemeentehuis uiterlijk op 1 april na het kalenderjaar waarin de inkomsten zijn genoten. 5. Onder inkomsten wordt verstaan: loon in de zin van artikel 9 van de Wet op de loonbelasting 1964, verminderd met de eindheffingsbestanddelen bedoeld in artikel 31 van die wet. Verboden handelingen en gedragscode Artikel 15 1. Een lid van de raad mag niet: a. als advocaat of adviseur in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de gemeente of het gemeentebestuur dan wel ten behoeve van de wederpartij van de gemeente of het gemeentebestuur; b. als gemachtigde in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de wederpartij van de gemeente of het gemeentebestuur; c. als vertegenwoordiger of adviseur werkzaam zijn ten behoeve van derden tot het met de gemeente aangaan van: 1e. overeenkomsten als bedoeld in onderdeel d; 2e. overeenkomsten tot het leveren van onroerende zaken aan de gemeente; d. rechtstreeks of middellijk een overeenkomst aangaan betreffende: 1e. het aannemen van werk ten behoeve van de gemeente; 2e. het buiten dienstbetrekking tegen beloning verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de gemeente; 3e. het leveren van roerende zaken anders dan om niet aan de gemeente; 4e. het verhuren van roerende zaken aan de gemeente; 5e. het verwerven van betwiste vorderingen ten laste van de gemeente; 6e. het van de gemeente onderhands verwerven van onroerende zaken of beperkte rechten waaraan deze zijn onderworpen; 7e. het onderhands huren of pachten van de gemeente. 2. Van het eerste lid, aanhef en onder d, kunnen gedeputeerde staten ontheffing verlenen. 3. De raad stelt voor zijn leden een gedragscode vast.


Artikel 41c 1. Artikel 15, eerste en tweede lid, is van overeenkomstige toepassing op de wethouders. 2. De raad stelt voor de wethouders een gedragscode vast Artikel 69 1. Artikel 15, eerste en tweede lid, is van overeenkomstige toepassing op de burgemeester met dien verstande dat de ontheffing, bedoeld in het tweede lid van dat artikel, wordt verleend door de commissaris van de Koning. 2. De raad stelt voor de burgemeester een gedragscode vast. Artikel 28 1. Een lid van de raad neemt niet deel aan de stemming over: a. een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken; b. de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort. 2. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het deelnemen aan de stemming verstaan het inleveren van een stembriefje. 3. Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt. 4. Het eerste lid is niet van toepassing bij het besluit betreffende de toelating van de na periodieke verkiezing benoemde leden. Algemene Wet bestuursrecht Artikel 2:4 1. Het bestuursorgaan vervult zijn taak zonder vooringenomenheid. 2. Het bestuursorgaan waakt ertegen dat tot het bestuursorgaan behorende of daarvoor werkzame personen die een persoonlijk belang bij een besluit hebben, de besluitvorming beïnvloeden. Artikel 2:5 1. Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. 2. Het eerste lid is mede van toepassing op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die door een bestuursorgaan worden betrokken bij de uitvoering van zijn taak, en op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die een bij of krachtens de wet toegekende taak uitoefenen. Handreiking integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen In deze handreiking komen de volgende onderwerpen aan bod: • Belangenverstrengeling • Informatie • Geschenken, diensten en uitnodigingen • Voorzieningen politieke ambtsdragers • Inkopen en aanbesteden • Financiële functie Voor een volledig inzage in de Handreiking integriteit van politiek ambtsdragers verwijzen wij naar de website van de VNG: www.vng.nl


Rekenkamercommissie Integriteitbeleid Smallingerland

Recommend Documents