GEDRAGSCODE INTEGRITEITBELEID
voor iedereen die in naam van Vallei Wonen handelt
Inhoudsopgave pagina Voorwoord
3
Voor wie gelden de spelregels?
4
De spelregels: 1. Goed werknemerschap
5
2. Rechten en plichten
6
3. Geschenken, giften, uitnodigingen, sponsoring en incidentele vergoedingen
7
4. Scheiding zaak en privé
9
5. Gedrag op de werkplek
10
6. Gebruik van e-mail
11
7. Gebruik van internet
12
8. Privé computers
12
9. Mobiele telefoons
12
10. Reageren op niet integere zaken
13
11. Uitdragen integriteitbeleid door leidinggevende
13
12. Vertrouwenspersoon
14
De inhoud van deze brochure is gebaseerd op het integriteitbeleid van Vallei Wonen dat door het bestuur is vastgesteld en goedgekeurd op 29 januari 2007.
2
Voorwoord Integriteit is een eigenschap waarop zowel mensen als organisaties worden beoordeeld. De toenemende aandacht voor integriteit is te verklaren uit een aantal ontwikkelingen in de maatschappij en het bedrijfsleven, zoals het verdwijnen van vanzelfsprekende normen en waarden, het toenemen van bedrijfsrisico’s en de terugtredende overheid. Organisaties die aan hun integriteitbeleid willen werken, moeten eerst weten wat integriteit precies inhoudt. De aspecten van integriteit zijn: helderheid, consistentie, uitvoerbaarheid, betrokkenheid, zichtbaarheid, bespreekbaarheid en aanspreekbaarheid. Om met deze aspecten aan de slag te gaan in de eigen organisatie is een gedragscode nodig, die als leidraad kan dienen om invulling te geven aan het integriteitbeleid. Als we ons in eerste instantie richten op de medewerkers dan kan worden gesteld dat het bij integriteitdilemma’s gaat om situaties waarbij van uiteenlopende kanten aan medewerkers wordt getrokken. De corporatie zelf probeert de medewerkers op diverse manieren te sturen. Dat doen ook huurders, de leveranciers en bijvoorbeeld de overheidsinstanties waar de corporatie mee te maken heeft. En uiteraard onderhoudt de medewerker ook allerlei privérelaties. Veelal zijn deze verschillende verwachtingen met elkaar in conflict. De medewerker ervaart dit als een dilemma. Het is van belang aandacht te besteden aan dit soort kleine en grote integriteitvraagstukken en na te gaan welke rol de bedrijfscultuur hierbij speelt. Een probleem bij dit soort vraagstukken is dat er vaak een taboe op rust. Het is lastig om ze aan de orde te stellen. Van groot belang voor de organisatiestructuur is de rol van de voorbeeldwerking door het management. Een gedragscode kan een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van het morele besef van werknemers en het organisatiebewustzijn. Wat voor medewerkers geldt gaat uiteraard ook op voor allen die in naam van Vallei Wonen werken. Bart Rozemeijer directeur
De kern van integriteit is het hebben van een goed geweten
Woudenberg, juni 2008
3
Voor wie gelden de spelregels? Spelregels gelden voor iedereen De gedragscode geldt voor iedereen die in naam van Vallei Wonen in actie komt. Dit zijn: medewerkers, directie/bestuur en leden van de Raad van Commissarissen van Vallei Wonen en ook de externe relaties van Vallei Wonen. Dat kunnen bedrijven of instanties zijn die werken voor of optreden namens Vallei Wonen of in opdracht van Vallei Wonen. Vallei Wonen vindt het noodzakelijk dat alle betrokkenen zich conformeren aan deze gedragscode. Er is vastgelegd wat kan en niet kan, en wat mag en niet mag. Op sommige punten formuleren wij de code in 'harde regels', op andere punten in wenselijke gedragslijnen. In het laatste geval ligt de interpretatie bij de lezer/uitvoerder. Openbaar Deze gedragscode is een openbaar stuk. Alle huurders, maar ook leveranciers en andere externen brengen we op de hoogte van de code. ‘Incidenten’ worden centraal bijgehouden. Die zijn belangrijk bij het eventueel aanpassen van de code. Om de twee jaar evalueren we de gedragscode. Ook in het jaarverslag maken we melding van zaken die in dit verband relevant zijn. Integriteit en de bedrijven die voor Vallei Wonen werken Alle bedrijven die in opdracht van Vallei Wonen werken, krijgen een verkorte versie van de brochure. Hiermee worden deze bedrijven geacht op de hoogte te zijn van deze gedragscode. Men weet dus aan welke afspraken zij zich in dit kader dienen te houden. Gezien de maatschappelijke verantwoordelijkheid van Vallei Wonen mogen wij te allen tijde op ons handelen worden aangesproken. We verwachten dezelfde transparante houding van onze (zakelijke) partners, handelend voor of namens Vallei Wonen of in opdracht van Vallei Wonen. Incidenten worden ook daarvan bijgehouden. Indien nodig zal Vallei Wonen de relatie verbreken als in strijd is gehandeld met deze gedragscode. In het vervolg van deze code wordt gesproken over onze zakelijke relaties of onze partners, hiermee worden alle relaties bedoeld die handelen voor of namens Vallei Wonen dan wel in opdracht van Vallei Wonen. Borging en evaluatie Alle medewerkers tekenen, na kennis te hebben genomen van de inhoud van de gedragscode, een verklaring dat zij de code onderschrijven en zich er ook aan zullen houden. In de periodieke functioneringsgesprekken komt dit onderdeel standaard aan de orde en wordt vastgelegd in hoeverre de medewerker hieraan voldoet. Incidenten worden vastgelegd in een register. De accountant neemt jaarlijks kennis van de vastleggingen op dit punt en neemt dit op in zijn rapportage. De gedragscode zal éénmaal per twee jaar worden geëvalueerd door de directie/bestuur.
4
De spelregels In de volgende hoofdstukken vindt u de spelregels die zijn vastgelegd in het integriteitbeleid van Vallei Wonen.
1. Goed werknemerschap Een eigentijdse woningcorporatie als Vallei Wonen staat midden in de samenleving. We zijn er door en voor onze klanten, de huurders, en voelen voortdurend onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Dat is voor Vallei Wonen reden om de spelregels, zoals die gelden bij het vervullen van die maatschappelijke functie, aan te scherpen en vast te leggen in een gedragscode. Dat is helder voor ons, maar ook voor de mensen, bedrijven en instanties waar we contacten mee onderhouden. De gedragscode geldt voor alle betrokken partijen, binnen en buiten Vallei Wonen. We verwachten van zowel Vallei Wonen-medewerkers als (externe) partijen die namens ons optreden dat zij zich aan deze gedragscode houden. Openheid, transparantie, integriteit: daar zijn we allemaal bij gebaat. De spelregels: 1. U beseft dat u onderdeel bent van een maatschappelijke organisatie met een publieke taak op het terrein van wonen en leefomgeving. 2. U probeert met uw handelen het vertrouwen in ons bedrijf te versterken. 3. U houdt zich aan de wettelijke voorschriften en aan algemeen aanvaarde gedragsregels. U treedt correct op tegenover onze klanten en bedrijven. U discrimineert niet en verleent geen voorkeursbehandelingen. 4. U voert uw werk op een professionele manier uit. U geeft altijd de juiste, relevante en volledige informatie. Situaties waarin u niet volgens uw professionele normen kunt werken stelt u intern aan de orde. 5. U gaat respectvol met iedereen binnen Vallei Wonen om. U houdt er rekening mee dat normen en waarden onderling kunnen verschillen. U bent aanspreekbaar op uw gedrag. 6. U gaat verantwoord om met middelen van onze corporatie (gelden, diensten, goederen, kennis). U vermijdt het maken van onnodige kosten. U neemt geen eigendommen van Vallei Wonen mee naar huis. Het lenen van eigendommen voor privé-gebruik is alleen mogelijk als u daarvoor toestemming van de direct leidinggevende hebt gekregen. 7. U draagt verantwoordelijkheid voor uw eigen handelen. U kunt de keuzes die u binnen uw werk maakt verantwoorden.
5
2. Rechten en plichten representanten van Vallei Wonen De (arbeids)relatie met Vallei Wonen geeft onze medewerkers, afdelingshoofden en directie zowel rechten als plichten. Dat betekent dat sommige zaken voor hen niet te combineren zijn met hun Vallei Wonen-achtergrond. Onze zakelijke relaties of onze partners dienen daar rekening mee te houden. Daarom respecteren deze externe relaties de spelregels en handelen zij conform deze spelregels als zij namens of bij Vallei Wonen optreden. Onderstaande meldingsplicht geldt dienovereenkomstig ook voor hen. De spelregels: 1. U bent zich ervan bewust dat activiteiten die u naast uw werk verricht het functioneren van Vallei Wonen op een of andere manier kunnen raken. Voorbeelden van nevenactiviteiten zijn bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijf. 2. U meldt een (voorgenomen) nevenactiviteit bij de directie als de activiteit raakvlakken heeft met uw functie-uitoefening. Een raakvlak is in elk geval aanwezig als u activiteiten verricht voor een organisatie, instantie of bedrijf dat op een of andere manier banden heeft met Vallei Wonen. 3. U doet opgave van al uw (financiële) belangen (aandelen, opties et cetera) in bedrijven en instellingen waarmee Vallei Wonen zaken doet. Dit geldt nadrukkelijk voor de belangen in de vorm van familie, vrienden en bekenden, die bij de zakelijke relatie een invloedrijke (leidinggevende) positie bekleden. 4. U realiseert zich dat ook het oordeel van de buitenwereld van belang is. U kunt uw ‘petten’ misschien zonder problemen scheiden, maar als uw nevenactiviteiten de schijn van belangenverstrengeling wekken, is dit ook schadelijk voor het vertrouwen van onze corporatie.
6
3. Geschenken, giften, uitnodigingen, sponsoring en incidentele vergoedingen Representanten van Vallei Wonen dienen zich aan strikte regels te houden als het gaat om het accepteren van giften en geschenken, in wat voor vorm dan ook. We verwachten van onze zakelijke relaties dat deze regels worden gerespecteerd. Het is externe relaties dus niet toegestaan om geschenken en giften te verstrekken, de hieronder beschreven uitzonderingen daargelaten. Ook voor uitnodigingen voor lunches en diners en het aangaan van sponsoringrelaties gelden heldere regels. Representanten van Vallei Wonen nemen geen geschenken of giften in geld of natura aan. Vallei Wonen aarzelt niet om op te treden tegen bedrijven die zich niet houden aan de spelregels en verbreekt desnoods de zakelijke relatie. Op deze regel gelden slechts twee uitzonderingen. Ten eerste als het giften of geschenken betreffen die aan Vallei Wonen worden gedaan in het algemeen belang. Denk aan erfenissen en legaten, en aan geschenken die direct ten goede komen aan de woon- en/of leefomgeving in complexen, wijken, buurten en straten waar Vallei Wonen bezit heeft. De directie van Vallei Wonen besluit of een dergelijke gift wordt geaccepteerd en of de bestemming acceptabel is. De tweede uitzondering betreft geschenken met een waarde onder de € 50,- en met een alledaags karakter (bos bloemen of een fles wijn). Het is echter verboden om deze zaken aan te nemen van een relatie waarmee op dat moment wordt gesproken of onderhandeld over opdrachtverlening. De spelregels: Kerstpakketten en geschenken: 1. U accepteert een geschenk alleen als uw onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet beïnvloed wordt. U gaat na of acceptatie van het geschenk verplichtingen schept voor de toekomst. U bedenkt ook hoe de buitenwereld zou kunnen aankijken tegen het aannemen van een geschenk. In veel gevallen levert dit geen probleem op. Denk aan een fles wijn voor een door u verrichte presentatie, of aan bedrijfsattenties zoals kalenders en pennen. Dergelijke geschenken zijn bedoeld als blijk van waardering voor uw specifieke inspanning of de goede samenwerkingsrelatie. 2. Geschenken die u accepteert meldt u bij de directie. Geschenken die naar uw idee meer dan € 50 waard zijn accepteert u niet. Voor beide gevallen geldt uitdrukkelijk een meldingsplicht. Doel van deze meldingsplicht is dat de organisatie zicht heeft op de aard van relaties met derden en de handelswijze van het personeel. 3. U meldt ook aangeboden geschenken die u niet heeft geaccepteerd en in het vooruitzicht gestelde geschenken. Bedrijfsattenties zoals agenda’s, kalenders, pennen, muismatten en hebbedingetjes hoeft u niet te melden. 4. Geschenken die u worden aangeboden door een relatie die nog iets van u ‘nodig’ heeft (opdracht e.d.), accepteert u niet. Zorg dat u ‘nee’ kunt blijven zeggen als het ‘nee’ moet zijn. 5. U accepteert geen geldbedragen.
7
Lunches en diners Bij uitnodigingen voor lunches en diners geldt een aantal vuistregels. 1. Bekeken wordt of het informele contact noodzakelijk is. De onafhankelijkheid dient gewaarborgd te zijn. 2. Voor medewerkers geldt dat van aangenomen uitnodigingen altijd melding wordt gemaakt bij de leidinggevende van de betrokken medewerker. Uitnodigingen aan werknemers: 1. U beoordeelt of een uitnodiging relevant is voor Vallei Wonen. U bespreekt alle uitnodigingen met uw leidinggevende. 2. U reist niet op kosten van derden. Als deelname aan een reis functioneel is, dan is er sprake van een dienstreis en gelden de algemene regels: er is toestemming voor nodig van de leidinggevende en de kosten zijn voor de corporatie. 3. U neemt uw verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recepties en etentjes waar alcohol wordt geschonken. Zorg dat u ‘nee’ kunt blijven zeggen als het ‘nee’ moet zijn. 4. U bent ervoor verantwoordelijk dat de leiding op de hoogte is van het reilen en zeilen binnen uw functie-uitoefening. Blijkt achteraf een uitnodiging meer te hebben omvat dan ingeschat, laat dit dan aan uw leidinggevende weten. Sponsoring: 1. Sponsoring door Vallei Wonen is alleen toegestaan aan instellingen en organisaties, die zich inzetten in het belang van Woudenbergse of regionale maatschappelijke functies. Vallei Wonen sponsort geen initiatieven die het persoonlijk belang van een medewerker of representant van Vallei Wonen dienen. 2. Medewerkers en representanten van Vallei Wonen die in privé-tijd activiteiten verrichten voor bijvoorbeeld een vereniging, club e.d. en in die hoedanigheid een verzoek tot sponsoring indienen bij een derde waar Vallei Wonen relaties mee onderhoudt nemen hierbij de nodige terughoudendheid in acht. Voor medewerkers geldt dat in geval van twijfel dit wordt besproken met de leidinggevende. 3. Vallei Wonen heeft een sponsorbeleid waaraan aanvragen worden getoetst.
8
4. Scheiding zaak en privé Om de relatie met externe partijen zuiver te houden, houdt Vallei Wonen privé en zakelijk strikt gescheiden. Dat zou anders verplichtingen kunnen scheppen voor zowel de Vallei Wonenrepresentant als onze zakelijke relaties of onze partners. Mochten Vallei Wonen-representanten gebruik maken van een bedrijf waarmee Vallei Wonen zakelijke bindingen heeft, dan dient dit absoluut tegen marktconforme prijzen te geschieden. De spelregels: Dienstverlening: 1. Het is niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie, vrienden en bekenden voorrang te bepleiten en/of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van of door Vallei Wonen betreft, inclusief de toewijzing van woningen. Hetzelfde geldt voor diensten van derden. U voorkomt de schijn van vriendjespolitiek en behandelt dergelijke aanvragen niet zelf. Inschakelen bedrijven: 1. Uitgangspunt is een strikte scheiding tussen privé belang en zakelijk belang. 2. Mochten Vallei Wonen-representanten gebruik maken van een bedrijf of instelling waarmee Vallei Wonen zakelijke bindingen heeft, dan dient dit te gebeuren tegen marktconforme voorwaarden. 3. Voor medewerkers geldt dat indien hiervan sprake is dit gemeld moet worden aan de direct leidinggevende. Inboedel (ontruimde) woningen: 1. Aanwezige (waardevolle) goederen die worden aangetroffen in ontruimde woningen zijn geen eigendom van Vallei Wonen. 2. Vallei Wonen draagt zorg voor de aanwezigheid van een deurwaarder. 3. De gemeente Woudenberg is verantwoordelijk voor de orde op de openbare weg en zorgt daarom voor een container. Alle inboedel van de ontruimde woning wordt hierin opgeslagen en een aantal weken in bewaring gehouden. In situaties waarbij nabestaanden of familie afstand doen van de aanwezige goederen worden deze vernietigd.
9
5. Gedrag op de werkplek Medewerkers van Vallei Wonen en relaties die namens Vallei Wonen optreden of Vallei Wonen bezoeken, zijn zich ervan bewust werkzaamheden te verrichten in het belang van de maatschappelijke functie van Vallei Wonen in het algemeen, en van de klanten in het bijzonder. Dat betekent dat zij zich professioneel gedragen. De spelregels: Dienstverlening en gedragingen: 1. In het bijzonder wordt over de huurders/klanten en de collega's van Vooruitgang altijd respectvol gesproken, ongeacht hun afkomst, taal, religie of gedragingen. Ook buiten werktijd spreken en gedragen medewerkers en representanten zich te allen tijde met respect voor Vallei Wonen, haar klanten, medewerkers en overige relaties. Elke verbale of non-verbale uiting die ook maar enigszins een discriminerend of seksistisch karakter heeft, is uit den boze. Informatie: 1. Functionarissen van Vallei Wonen en representanten gaan zorgvuldig om met informatie over Vallei Wonen en informatie over de relaties waarover zij uit hoofde van hun functie beschikken. Informatie wordt zorgvuldig bewaard; onbevoegden mogen er geen kennis van kunnen nemen. Oneigenlijk gebruik van die kennis is niet toegestaan. Bij het hanteren van die kennis worden uiteraard de normale privacyregels in acht genomen.
10
6. Gebruik van e-mail door werknemers De spelregels: 1. De medewerker mag dit communicatiemiddel alleen gebruiken voor zakelijke doeleinden. Bij uitzondering mag de medewerker deze middelen ook kortstondig voor privédoeleinden gebruiken, als de werkzaamheden daar niet onder lijden en als het geen (commerciële) activiteiten van de medewerker zelf of derden betreft. Steeds dient het gebruik professioneel en integer te zijn. 2. De medewerker behoort terughoudend te zijn in het verstrekken van zijn eigen zakelijk e-mailadres. Hij dient van belang zijnde e-mailcorrespondentie te (laten) verwerken in het postregistratiesysteem. De medewerker dient zich dus steeds af te vragen of e-mail het juiste communicatiemiddel is. 3. De medewerker dient geen kritische of vertrouwelijke informatie of orders buiten Vallei Wonen te sturen; ook dient hij geen externe opdrachten via e-mail te accepteren. 4. De medewerker dient te denken om zijn taalgebruik; dat dient zakelijk van toonzetting te zijn met respect voor de lezer. 5. De medewerker dient te controleren of de adressering juist is en of de ontvanger bevoegd is toegang te krijgen tot de inhoud van het bericht. Hij dient voorzichtig te zijn met het versturen van vertrouwelijke informatie; bij zulke informatie dient toezending per apart document plaats te vinden, beveiligd met een wachtwoord. 6. De medewerker dient het sturen van overbodige kopieën van het bericht te vermijden. Hij dient tevens efficiënt om te gaan met attachments en terughoudend te zijn met het versturen van grote documenten of powerpoint-presentaties; ook behoren berichten niet onbeperkt doorgestuurd te worden. 7. Als de medewerker een bericht ontvangt dat niet voor hem bestemd is, behoort dat bericht aan de afzender geretourneerd te worden. 8. De medewerker mag geen teksten/berichten onder zich hebben of verspreiden die de goede naam of reputatie van Vallei Wonen kunnen aantasten of die bijvoorbeeld discriminerend, racistisch, (seksueel) intimiderend, gewelddadig, politiek, obsceen, religieus, godslasterlijk of wettelijk verboden zijn. Ook kettingbrieven, kwaadwillende/ misleidende grappen, virussen, wormen, troyan horses en andere programma’s mogen niet verzonden worden. Als de medewerker zo’n bericht/tekst ontvangt, dient hij daarvan een print te maken en meteen zijn leidinggevende te waarschuwen.
11
7. Gebruik van internet door werknemers De spelregels: 1. de medewerker mag dit communicatiemiddel alleen gebruiken voor zakelijke doeleinden. Bij uitzondering mag de medewerker deze middelen ook kortstondig voor privédoeleinden gebruiken, als de werkzaamheden daar niet onder lijden en als het geen (commerciële) activiteiten van de medewerker zelf of derden betreft. Steeds dient het gebruik professioneel en integer te zijn. 2. de medewerker mag dit communicatiemiddel niet gebruiken voor entertainment (zoals kansspelen), chatboxen of nieuwsgroepen (tenzij door Vallei Wonen beschikbaar gesteld), downloaden van software, films en/of muziek (tenzij met toestemming van Vallei Wonen) of het inbreken in (computer-)systemen. 3. de medewerker mag geen sites bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten. Hieronder vallen ook erotisch getinte sites en dating sites.
8. Privé computers Als het voor de werkzaamheden noodzakelijk is mag informatie van Vallei Wonen op een privé computer van een medewerker worden gebruikt, maar alleen door de betreffende medewerker. Vertrouwelijke stukken dienen na gebruik te worden verwijderd en/of vernietigd. Wanneer de medewerker bedrijfsinformatie mist van zijn privé computer dan dient dit onmiddellijk gemeld te worden aan de leidinggevende.
9. Mobiele telefoons De spelregels: 1. Het is zonder voorafgaande toestemming van uw werkgever niet toegestaan een abonnement te nemen op zogeheten ‘value added services’, diensten die – meestal via SMS of WAP – op de telefoon worden aangeboden en waarvan de kosten via de telefoonrekening worden betaald. 2. Het voeren van gesprekken met vertrouwelijke inhoud op publieke plaatsen is in principe niet toegestaan behoudens uitzonderingssituaties. 3. Reageren op SMS-spam is niet toegestaan. 4. Wanneer de medewerker zijn mobiele telefoon verliest dan dient dit onmiddellijk gemeld te worden aan de leidinggevende.
12
10. Reageren op niet integere zaken De spelregels: 1. U bespreekt twijfels over de integriteit van representanten van Vallei Wonen zoveel mogelijk met henzelf. Is dit niet mogelijk of leidt dit niet tot het gewenste resultaat, dan licht u de leidinggevende in. 2. U meldt een vermoeden van fraude c.q. misbruik of corruptie bij de directeur-bestuurder.
11. Uitdragen integriteitbeleid door afdelingshoofd en directie 1. Als afdelingshoofd en directie geeft u het goede voorbeeld. 2. U bent open over uw manier van werken. U bent aanspreekbaar op uw werkwijze en uw houding naar medewerkers. 3. Bij twijfel en vragen over de juiste handelswijze kunnen medewerkers bij u terecht. 4. U bespreekt twijfels en vragen over integriteit in werkverband en stimuleert medewerkers hetzelfde te doen. 5. U bent alert op risicogevoelige situaties waarin medewerkers terecht kunnen komen en draagt bij aan hun weerstand daartegen. 6. U spreekt medewerkers aan op dubieus gedrag, maakt afspraken en treft zonodig maatregelen.
13
12. Vertrouwenspersoon
Er kunnen zich situaties voordoen (op het werk of in de privésfeer) die van grote invloed zijn op het functioneren of het werkplezier van de medewerker, waarbij de medewerker niet (meer) in staat is deze situatie met zijn of haar leidinggevende op te lossen. Te denken valt aan conflictsituaties binnen een team of met de leidinggevende zelf, persoonlijke omstandigheden, ontslag, of (gevolgen van) een reorganisatie, maar ook (seksuele) intimidatie, agressie, geweld of discriminatie. Het startpunt is om er op de werkvloer uit te komen, maar voor die gevallen waarin ook de naast hogere leidinggevende of een andere collega geen soelaas biedt, kan de medewerker een beroep doen op één van de vertrouwenspersonen binnen of buiten de organisatie. Doel Vallei Wonen wil met het beschikbaar stellen van een vertrouwenspersoon medewerkers in de gelegenheid stellen om in bovengenoemde situaties hulp / ondersteuning te zoeken bij het vinden van een oplossing. Rol De rol van de vertrouwenspersoon is gebaseerd op neutraliteit (geen partij kiezen en geen ongelijke machtsverhoudingen). Dat betekent dat de vertrouwenspersoon, naast het bieden van een luisterend oor (hart luchten), kan doorverwijzen naar een passende hulpverlener of hulpverlenende instantie (bijvoorbeeld: coach, bedrijfsmaatschappelijk werk, juridisch adviseur, etc.) of zelf de medewerker kan ondersteunen bij het doorbreken van een impasse om de dialoog met de leidinggevende weer op gang te brengen. De medewerker moet bereid zijn eigen verantwoordelijkheid te nemen. De vertrouwenspersoon is geen advocaat of spreekbuis voor de medewerker, noch voor de organisatie. Belangrijke kwaliteiten waarover de vertrouwenspersoon beschikt zijn: - integriteit; - onafhankelijkheid, neutraliteit; - toegankelijkheid; - is op de hoogte van de cultuur en belangrijke ontwikkelingen van de organisatie. Wie is de vertrouwenspersoon? Binnen Vallei Wonen vervult de HR-manager de rol van vertrouwenspersoon. In het geval waarin de HR-manager wordt aangesproken als vertrouwenspersoon, zal een afspraak voor een vertrouwelijk gesprek worden gemaakt. Dat betekent dat er een aparte ruimte (eventueel extern) zal worden gezocht en dat het besprokene niet zonder toestemming van de medewerker met anderen zal worden gedeeld. Uiteraard moet het gesprek wel een stap op weg zijn naar een oplossing. Aangezien het in een dergelijk geval gaat om een acute hulpvraag, is de HR-manager in deze rol altijd aanspreekbaar en wordt geadviseerd niet te wachten met contact opnemen totdat de HR-manager weer op kantoor aanwezig is. De HR-manager is bereikbaar op telefoon (06) 53 76 58 80, of per e-mail:
[email protected]
14
