REGLEMENT COLLEGE VAN BESTUUR REGIONAAL OPLEIDINGEN CENTRUM DRENTHE, OOK GENAAMD: DRENTHE COLLEGE gevestigd te 7825 SG Emmen, Stadionplein 5
In de statuten van het Drenthe College is bepaald dat het College van Bestuur een reglement opstelt, waarin zij nadere regels kan stellen. In dit reglement worden onder meer de volgende onderwerpen vastgelegd: A. de wijze waarop het College van Bestuur haar taken en bevoegdheden uitoefent en wie welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft en wie verantwoordelijk is voor het organiseren van het overleg tussen de leden van het College van Bestuur en de kwaliteit van de besluitvorming binnen het College van Bestuur alsmede de wijze van communicatie met de Raad van Toezicht; B. een uitwerking van het bepaalde in artikel 5 lid 3 sub g van de statuten; C. de wijze waarop omgegaan moet worden met interne conflicten tussen leden van het College van Bestuur dan wel tussen de Raad van Toezicht en het College van Bestuur; D. de wijze waarop omgegaan moet worden met tegenstrijdige belangen/ belangenverstrengeling tussen leden van het College van Bestuur en leden van de Raad van Toezicht; E. diversen.
1.
Ad A: DE WIJZE WAAROP HET COLLEGE VAN BESTUUR ZIJN TAKEN EN BEVOEGDHEDEN UITOEFENT ALGEMEEN 1.
Het College van Bestuur vormt het bevoegd gezag van het Drenthe College en is belast met het besturen van het Drenthe College. Het College van Bestuur is daarvoor eindverantwoordelijk en kan daarop worden aangesproken. Het besturen betekent onder meer dat: a. het College van Bestuur verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de stichting en voor de continuïteit. Het gaat onder meer om het uitzetten van beleid en strategie en het zorgen voor de realisatie daarvan. Het gaat ook om het organiseren van de nodige (financiële) middelen en het beheren van het vermogen; het College van Bestuur legt nader vast wat de taakverdeling, het rolprofiel en de functiebeschrijving binnen het College van Bestuur zijn; b. het College van Bestuur verantwoordelijk is voor het naleven van de wet- en regelgeving en het nakomen van afspraken gemaakt met ministeries en andere partners. Waar sprake is van verschillende inkomstenstromen zorgt het College van Bestuur voor een heldere scheiding; c.
het College van Bestuur de stichting in en buiten rechte vertegenwoordigt en het College van Bestuurlijke aanspreekpunt is, ook voor de minister. Het College van Bestuur kan de vertegenwoordigingsbevoegdheid voor te specificeren aspecten toewijzen aan anderen. Zie daarvoor de afzonderlijke procuratieregeling.
2. Het College van Bestuur richt zich naar de maatschappelijke doelstellingen van de stichting en behartigt op deze wijze het belang van de stichting en de relevante belanghebbenden, waaronder de deelnemers. Het College van Bestuur zorgt voor actuele informatie over de behoeften en wensen van belanghebbenden en neemt die aantoonbaar mee in zijn afweging en besluitvorming over zaken die ook voor de belanghebbenden relevant zijn. 3. Het College van Bestuur legt aan de Raad van Toezicht verantwoording af over de gang van zaken bij de stichting en over zijn eigen functioneren. Het verschaft de Raad van Toezicht daartoe de nodige informatie.
2.
4. De voorzitter van het College van Bestuur is specifiek verantwoordelijk voor de leiding en coördinatie binnen het college en is voor de Raad van Toezicht het primaire aanspreekpunt namens het College van Bestuur. 5. Het College van Bestuur verschaft de Raad van Toezicht ook verder alle informatie die deze nodig heeft voor zijn toezichttaak, waaronder informatie over de behoeften en wensen van belanghebbenden die het College van Bestuur heeft meegewogen in zijn besluitvorming, alsmede informatie over wet- en regelgeving en afspraken met overheden en externe belanghebbenden. 6. Het College van Bestuur maakt effectief gebruik van de adviesfunctie van de Raad van Toezicht door belangrijke beslissingen en complexe zaken aan de Raad van Toezicht voor te leggen en open te bespreken. 7. Het College van Bestuur legt verantwoording af aan relevante belanghebbenden en aan de overheid conform de bepalingen van de overheid. 8. Het College van Bestuur zorgt voor een klachtenregeling voor de interne belanghebbenden, die het voor de personeelsleden en studenten mogelijk maakt een klacht in te dienen wanneer zij van mening zijn dat zij door het handelen van de instelling in hun belang worden getroffen. Het College van Bestuur zorgt ervoor dat deze klachtenregeling bij de intern belanghebbenden bekend is. De regeling is transparant, eenvoudig en gemakkelijk toepasbaar. 9. Het College van Bestuur zorgt voor een integriteitscode. STRUCTUUR MANAGEMENT ONDER COLLEGE VAN BESTUUR Onder verantwoordelijkheid van het College van Bestuur wordt de structuur van het management onder het College van Bestuur en de taken en bevoegdheden die het College van Bestuur aan de betrokken functionarissen wenst op te dragen, een en ander als bedoeld in artikel 5 lid 5 sub b van de statuten, nader uitgewerkt. Deze uitwerking zal plaats vinden in een door het College van Bestuur op te stellen Procuratieregeling, een en ander in overeenstemming met het bepaalde in artikel 9.1.7 van de WEB. HET CENTRALE MANAGEMENT TEAM (CMT) 1.
Het CvB vergadert hetzij zelfstandig, hetzij als onderdeel van het overlegorgaan CMT.
3.
2. 3. 4. 5.
6. 7.
Het CMT bestaat uit de leden van het CvB, uit de managers van de vier sectoren en de managers van de twee diensten. De Voorzitter van het CvB is Voorzitter van het CMT. Voor het CMT wordt periodiek een vergaderschema opgesteld. Ter vergadering van het CMT worden besluiten genomen door het CvB, gehoord het CMT. Geen geldig besluit kan worden genomen als de voorzitter van het CvB niet aanwezig is. Onderwerpen, waaromtrent vanwege de ontstentenis van de Voorzitter geen besluit kon worden genomen, kunnen ter besluitvorming worden doorverwezen naar de eerstvolgende CvB of CMT vergadering waarbij de Voorzitter wel aanwezig is. Bij langdurige ontstentenis van de Voorzitter van het CvB wijst de RvT een plaatsvervangend Voorzitter aan. Een besluit dat is genomen met inachtneming van de hiervoor bedoelde regels zal in de notulen worden opgenomen en op de besluitenlijst als CMT-besluit worden vermeld.
TOELICHTING STATUTEN, REGLEMENTEN EN GOVERNANCECODE Blijkens de statuten is het CvB belast met het besturen van het Drenthe College, behoudens de beperkingen en voorwaarden volgens de statuten (art. 5 lid 1). In artikel 5 lid 4 wordt vermeld dat door het CvB een reglement voor het CvB wordt vastgesteld, na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de RvT. Blijkens artikel 5 lid 5 wordt in dit reglement ten minste vastgelegd de wijze van uitoefening van taken en bevoegdheden van het CvB en – indien het CvB uit meer leden bestaat – de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. BIJZONDER: ONDERLINGE VERHOUDING LEDEN COLLEGE VAN BESTUUR De voorzitter en het lid van het College van Bestuur verdelen de taken conform ieders profiel en met inachtneming van de noodzakelijke consistentie en continuïteit. Jaarlijks wordt de taakverdeling ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht. Op basis van de taakverdeling worden resultaatsafspraken gemaakt en vindt beoordeling plaats. Ieder lid van het College van Bestuur -alsmede het College van Bestuur als zodanig- is bevoegd het Drenthe College in rechte te vertegenwoordigen.
4.
Indien verschil van inzicht bestaat binnen het College van Bestuur heeft de voorzitter van het College van Bestuur een doorslaggevende stem en zullen de andere leden van het College van Bestuur zich hiernaar richten, zowel intern als ook extern. Slechts indien een lid van het College van Bestuur de voorzitter van de Raad van Toezicht ervan kan overtuigen dat de voorzitter van het College van Bestuur in redelijkheid niet tot een dusdanige beslissing heeft kunnen komen en van hem in redelijkheid niet verlangd kan worden zich aldus naar dit besluit te richten, kan de voorzitter van de Raad van Toezicht passende maatregelen nemen. RELATIE MET EXTERNE BELANGHEBBENDEN ALGEMEEN 1.
Het College van Bestuur heeft een beleid voor de dialoog met belanghebbenden in zijn werkgebied, vanuit de maatschappelijke taak van het Drenthe College. In dit beleid wordt in ieder geval vastgelegd wie de belanghebbenden van het Drenthe College zijn en waarover en hoe informatie en verantwoording wordt gegeven en hoe de inbreng bij deze beleidsontwikkeling wordt georganiseerd.
2. Deze verantwoording vindt plaats conform de actuele eisen die aan het geïntegreerd jaardocument over enig jaar door het Ministerie van OCW worden gesteld. Het gaat dan onder meer om: a. missie, beleid en doelstellingen voor de komende periode; b. profiel en het concrete opleidingsassortiment en de dienstverlening; c. prestaties in relatie tot de eigen doelen die zijn gesteld, voor zover mogelijk aan de hand van benchmarks; d. uitkomsten van het periodieke onderzoek van de inspectie volgens door de inspectie gehanteerde overzichtstabellen; e. financiële prestaties conform de bepalingen voor de jaarrekening van bveinstellingen; f. omvang, samenstelling en beloning van de leden van het College van Bestuur; g. omvang, samenstelling en honorering van de Raad van Toezicht; h. hoofdfuncties en belangrijkste nevenfuncties van de leden van de Raad van Toezicht, alsmede het jaar van eerste benoeming en het einde van de lopende termijn; i. werkzaamheden van de Raad van Toezicht in het afgelopen jaar, waaronder de vergaderingen met de belangrijkste onderwerpen en de gehanteerde werkwijze bij de (her)benoeming van een lid; 5.
j. beleid ten aanzien van de dialoog met belanghebbenden; k. de feitelijke dialoog in het afgelopen jaar. 3. Belanghebbenden worden in elk geval geraadpleegd over de volgende zaken: a. de missie, strategie, het beleid voor zover het het opleidingsaanbod betreft en de dienstverlening; b. het opleidingsassortiment: het concrete aanbod van het Drenthe College en de locatie waar dat aanbod wordt gegeven; c. de gewenste kwaliteit van het aanbod; d. de wensen en behoeften ten aanzien van het aanbod, de dienstverlening en het functioneren van het Drenthe College in het algemeen en hoe belanghebbenden het Drenthe College daarop beoordelen. De betrokken belanghebbenden ontvangen zo veel mogelijk terugkoppeling van het gemotiveerde besluit dat over het betreffende onderwerp is genomen; e. hun oordeel over de kwaliteit van de prestaties van de instelling. 4. Het Drenthe College spant zich ervoor in dat samen met de werkgevers wordt gezocht naar optimale aansluiting op de arbeidsmarkt en naar afstemming tussen aard en omvang van het theoretische en praktische deel van de opleiding. 5. Het College van Bestuur zorgt voor een (klachten)regeling die het externe belanghebbenden mogelijk maakt om hun klacht effectief aanhangig te maken en om met de instelling in gesprek te komen wanneer belanghebbenden van mening zijn dat onvoldoende effectief en efficiënt met hun opleidingsvragen en verwachtingen wordt omgegaan. Het College van Bestuur zorgt ervoor dat deze (klachten)regeling bij belanghebbenden bekend kan zijn. De regeling is transparant, eenvoudig en gemakkelijk toepasbaar. Ad B: DOOR DE RAAD VAN TOEZICHT GOED TE KEUREN MAJEURE BESLISSINGEN ALS BEDOELD IN ARTIKEL 5 LID 3 VAN DE STATUTEN (INCLUSIEF DE IN ARTIKEL 5 LID 3 SUB G BEDOELDE OVERIGE MAJEURE BESLISSINGEN) Het College van Bestuur vraagt de Raad van Toezicht in elk geval goedkeuring voor: 1.
de visie op basis waarvan het wenst te opereren in relatie tot het maatschappelijke belang waarvoor de instelling staat en de onderwijsdoelstellingen die daarvan afgeleid worden; 2. het strategisch meerjarenplan, de begroting, het jaarplan; 6.
3. het vaststellen van de jaarrekening en het jaarverslag; 4. besluit tot statutenwijziging of ontbinding van de rechtspersoon of het aanvragen van faillissement of surseance van betaling; 5. het sluiten van overeenkomsten tot het verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen, alsmede het sluiten van overeenkomsten waarbij het Drenthe College zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een derde verbindt; Indien en voor zover transacties echter expliciet in het goedgekeurde jaarplan zijn opgenomen, geldt dit als schriftelijke voorafgaande goedkeuring van de betreffende transacties voor het betreffende jaar; 6. het vaststellen (dan wel wijzigen) van het reglement voor het College van Bestuur, als hierna nader omschreven; 7. overige majeure beslissingen op voorstel van het College van Bestuur te bepalen door de Raad van Toezicht en vast te leggen in het door het College van Bestuur op te stellen reglement, als hierna nader omschreven: a. aangaan of verbreken dan wel substantieel wijzigen van duurzame samenwerking, indien die van strategisch grote betekenis is voor de stichting; b. deelneming van een aanzienlijke omvang en/of strategisch grote betekenis voor de stichting; c. fuseren met een andere instelling; d. beëindigen van de dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers tegelijkertijd of binnen een kort tijdsbestek; e. ingrijpende wijzigingen in arbeidsomstandigheden van een aanmerkelijk aantal werknemers; f. aangaan van geldlening en/of kredietovereenkomst ten behoeve en ten laste van de stichting voor zover die een bedrag te boven gaan zoals aangegeven door de Raad van Toezicht; g. aangaan van andere rechtshandelingen welke een bedrag te boven gaan zoals aangegeven door de Raad van Toezicht; 8. het vaststellen van andere door het College van Bestuur op te maken reglementen, voor zover de code Goed bestuur in de bve-sector dit vereist. Ad C: DE WIJZE WAAROP OMGEGAAN MOET WORDEN MET INTERNE CONFLICTEN TUSSEN LEDEN VAN HET COLLEGE VAN BESTUUR DAN WEL TUSSEN DE RAAD VAN TOEZICHT EN HET COLLEGE VAN BESTUUR
Bij een conflict tussen leden van het College van Bestuur bemiddelt de voorzitter van de Raad van Toezicht. Indien niet tot een oplossing kan worden gekomen, kan de Raad van Toezicht zo nodig besluiten ontslag te verlenen aan de betrokken leden van het College van Bestuur en nieuwe leden van het College van Bestuur benoemen. 7.
Bij een conflict tussen de Raad van Toezicht en het College van Bestuur benoemen beide partijen een deskundige persoon. Deze beide aldus benoemde personen benoemen een derde persoon. De drie aldus benoemde personen zullen bemiddelen tussen beide organen totdat een (tussen)oplossing is bereikt. Ad D: DE WIJZE WAAROP OMGEGAAN MOET WORDEN MET TEGENSTRIJDIGE BELANGEN/BELANGENVERSTRENGELING TUSSEN DE LEDEN VAN HET COLLEGE VAN BESTUUR EN LEDEN VAN DE RAAD VAN TOEZICHT 1.
De Raad van Toezicht ziet erop toe dat elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen leden van het College van Bestuur en leden van de Raad van Toezicht die de uitoefening van hun taak kunnen beïnvloeden, wordt vermeden.
2. Het lid van het College van Bestuur dan wel de Raad van Toezicht meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang aan de voorzitter van de Raad van Toezicht en zijn eigen collega-leden en verschaft alle relevante informatie. De Raad van Toezicht beslist of er sprake is van tegenstrijdig belang en hoe daarmee wordt omgegaan. 3. De Raad van Toezicht dient goedkeuring te verlenen voor besluiten van het College van Bestuur waarbij tegenstrijdige belangen van een lid van het College van Bestuur spelen en die van materiële betekenis zijn voor het Drenthe College en/of het lid van het College van Bestuur. Een lid van het College van Bestuur neemt niet deel aan de discussie en besluitvorming over het onderwerp waarbij dat lid tegenstrijdige belangen heeft. 4. Een lid van de Raad van Toezicht verlaat de vergadering bij discussie en besluitvorming over een onderwerp waarbij dat lid tegenstrijdige belang heeft. 5. Structurele belangenverstrengeling van een lid van het College van Bestuur, dan wel van de Raad van Toezicht is niet toegestaan. Van structurele belangenverstrengeling is sprake: -
Bij familiaire of vergelijkbare relaties en bij zakelijke relaties met leden van de Raad van Toezicht, leden van het College van Bestuur of leden van het management dat rechtstreeks onder het College van Bestuur valt;
-
Bij substantiële, structurele zakelijke relaties tussen de eigen organisatie en een andere rechtspersoon waar een lid van het College van Bestuur, dan wel van de 8.
Raad van Toezicht financiële belangen heeft en/of bestuurder of toezichthouder is. Uitgesloten zijn rechtspersonen waarin de betreffende BVE-instelling deelneemt. Ad E: DIVERSEN NEVENFUNCTIES: De Raad van Toezicht dient goedkeuring te verlenen voordat een lid van het College van Bestuur een nevenfunctie aanvaardt. Onder nevenfunctie wordt niet verstaan een functie die rechtstreeks voortvloeit uit het vervullen van de functie van lid van het College van Bestuur. Redenen waarom de goedkeuring wordt onthouden: 1.
gevaar dat dit de integriteit van het lid binnen de stichting in gevaar brengt, mede gezien de mogelijkheid tot belangenverstrengeling;
2. omdat in redelijkheid niet kan worden verwacht van de Raad van Toezicht dat goedkeuring wordt verleend.
9.
