REGLEMENT BEURZEN ROESELARE
Expo Roeselare Diksmuidsesteenweg 400, 8800 ROESELARE --------------------------------------------------------INRICHTER 1. De beurzen worden ingericht met de bedoeling bij te dragen tot de bloei van het handelsleven en de economie van de streek. 2. De verantwoordelijke inrichter is U.D.R.I (Unizo Diensten Roeselare-Izegem), Arme-Klarenstraat 55, 8800 ROESELARE, vereniging zonder winstoogmerk. Deze vereniging heeft als : - Voorzitter : de Heer C. De Keukelaere - Ondervoorzitter : de Heer G. Cattrysse - Algemeen Directeur & Juridisch Adviseur : Mevrouw Ann Vanryckeghem 3. Het uitvoerend Jaarbeurscomité heeft als voorzitter : de Heer G. Cattrysse Het uitvoerend Bouwbeurscomité heeft als voorzitter : de Heer J. Develtere Secretariaat : BTW nr. : Telefoon : Fax. :
U.D.R.I., Arme-Klarenstraat 55, 8800 ROESELARE BE 0407.110.285 051/267.624 051/267.664
OPENING (zie bijzonder reglement art. 4-5-6) DEELNEMING (zie bijzonder reglement art. 7) 8. De aanvragen gebeuren enkel door het INSCHRIJVINGSFORMULIER dat volledig ingevuld en ondertekend moet ingediend worden op het secretariaat. De inrichter kan zonder reden bekend te maken, al dan niet de inschrijving aanvaarden. De inschrijvingen gebeuren ten persoonlijke titel en mogen niet overgedragen worden aan derden. 9. De deelnemer verbindt er zich toe slechts die producten tentoon te stellen die hij uitdrukkelijk vermeld heeft op het inschrijvingsformulier. Bij overtreding kent hij het recht toe aan de inrichter, de niet toegelaten producten van zijn stand op kosten en verantwoordelijkheid van de deelnemer te verwijderen. VERHURING EN BETALING (zie bijzonder reglement art. 10) 11. Naast het vast inschrijvingsrecht en het standgeld zijn er nog andere vergoedingen : o.a. aansluiting water, kabeltelevisie. Iedere deelnemer betaalt een borg van 200 Euro. 12. De inschrijving van de deelnemer is definitief van zodra het inschrijvingsformulier getekend teruggestuurd is en de voorschotfactuur (250 Euro) betaald is. De inrichter is in geen geval hierdoor gebonden. 13. Het toesturen van de factuur geldt als toezegging door de inrichter. De inschrijver dient de factuur te betalen binnen de 8 dagen na factuurdatum. De standen worden onverdeelbaar verhuurd en kunnen niet onderverhuurd worden. Men mag er enkel voor zijn eigen firma of producten publiciteit voeren.
-1-
14.
Slechts nadat de vereiste betalingen binnen de gestelde termijn verricht werden, kan de deelname als definitief beschouwd worden. De inrichter heeft het recht mits kennisgeving aan de respectievelijke deelnemer ten alle tijde de toegekende stand (plaats en/of oppervlakte) te wijzigen. 15. BETALING geschiedt : - aan de kas van U.D.R.I., Arme-Klarenstraat 55, 8800 ROESELARE. - rekening 467-5080391-06 van U.D.R.I. (Unizo Diensten Roeselare-Izegem). 16. Bij gebrek aan betaling binnen de gestelde termijnen kan de inschrijving ambtshalve geannuleerd worden. Het bedrag van het voorschot en de borg worden niet terugbetaald. Het bedrag van reeds gemaakte facturen zal ingevorderd worden. 16bis: Een niet betaalde factuur brengt van rechtswege een intrest op van 1% per maand, zonder dat een ingebrekestelling noodzakelijk is. 16ter.: In geval van niet-betaling, hetzij van een gedeelte, hetzij van een gehele factuur, op de vervaldag, ten gevolge van nalatigheid of kwaadwilligheid en na ingebrekestelling, zal het bedrag ambtshalve vermeerderd worden met 12 % (met een minimum van 12,39 Euro en een maximum van 495,79 Euro) als forfaitaire schadevergoeding wegens buitengerechtelijke kosten, zonder dat deze bepaling een beletsel wordt voor de eventuele toepassing van art. 1244 b.w. 17. Alle gestorte sommen blijven eigendom van de inrichter wanneer de deelnemer aan zijn inschrijving verzaakt. 18. Na afloop van de beurs wordt aan de deelnemers een eindafrekening bezorgd. Na ontvangst moet het eventueel saldo binnen de 8 dagen betaald worden. STANDEN 19.
20.
21. 22. 23.
24.
De standen worden verhuurd volgens uittekening op het grondplan. De minimum standoppervlakte bedraagt 9m². Het huren van een standruimte geeft geen enkel recht op aanspraken voor volgende beurzen. Iedere deelnemer is verplicht op zijn kosten en verantwoordelijkheid een stand te bouwen : wanden, verlichting, vloerbekleding. Bij niet-naleving wordt de borg ingehouden en vervalt de kandidatuur voor het volgend jaar. De deelnemers zijn strikt gehouden aan de hun toegewezen standen en afmetingen. Bovendien mogen zij de breedte der gangen onder geen enkele voorwaarde verminderen. De inrichter kan door zijn aangestelden en op kosten van de deelnemer de stand terugbrengen tot de juiste afmetingen. Expositiewagens kunnen toegelaten worden in de hallen op uitdrukkelijk en voorafgaand verzoek. De deelnemer is verplicht ervoor te zorgen dat zijn stand onberispelijk net blijft. Naast de bestaande brandblusinstallatie wordt, ten einde de veiligheid te verhogen, in de stand een draagbaar snelblusapparaat, inhoud 6 kg. type ABC, door de zorgen van de inrichter geplaatst. De deelnemer blijft er verantwoordelijk voor dat het toestel in ongebruikte en onbeschadigde toestand terugbezorgd wordt, tenzij het diende gebruikt te worden voor brandbestrijding. Voor de inrichting en de versiering van de standen mogen geen gemakkelijk brandbare materialen, zoals stro, papier, karton, gordijnen en doeken die geen brandvertragende behandeling hebben gekregen worden gebruikt. Op vraag van de brandweer dient een attest voorgelegd te worden. Daarenboven mogen ook geen materialen worden gebruikt die onder invloed van warmte rookgassen vrijgeven, zoals polystyreen, bedekkingen in PVC, isomo en dergelijke. Het is ten strengste verboden kaarsen te laten branden op de standen.
-2-
OPBOUW EN AFBRAAK VAN DE STANDEN (zie bijzonder reglement art. 25bis en art. 31) 25.
26. 27.
28.
29. 31. 32.
De tentoonstellingshallen zijn toegankelijk voor de deelnemers vanaf de dag medegedeeld in het bijzonder reglement. Men zal er dagelijks kunnen werken van 8 tot 20 uur. Geen enkele deelnemer mag aan de inrichting van zijn stand beginnen zonder toelating van het secretariaat en na het voorleggen van zijn betalingsbewijs Het secretariaat zal dan voor de nodige praktische aanwijzingen instaan. In de expo is een effen vloer. Het is formeel verboden de vloer te beschilderen, te beplakken of erin te nagelen. Alle deelnemers zijn verplicht een onderlegger op de vloer aan te brengen bij de opbouw, het gebruik en de afbraak van hun stand, teneinde alle bevuiling door olie, verf of mortelspecie enz. te vermijden. Het is verboden verfresten e.d. uit te gieten elders dan in de opgestelde vaten. De deelnemers zijn ertoe gehouden hun standen te plaatsen en weg te nemen zonder schade aan te richten aan muren, vloeren of wanden. Derhalve is het verboden op eender welke wijze de standen vast te hechten aan muren, spanten of vloeren. Beschadigingen zullen onmiddellijk vergoed moeten worden. Tijdens de opbouw en afbraak van de standen is het enkel toegelaten met personenwagens, camionetten en lichte vrachtwagens op luchtbanden in de Hallen te rijden. Zie bijzonder reglement. Standen welke niet beantwoorden aan de door de inrichter gestelde normen zullen niet meer toegelaten worden.
TOEGANGSPRIJZEN (zie bijzonder reglement art. 34-35) 36.
Deelnemerskaarten : personen die een stand bedienen krijgen vrije toegang op vertoon van de deelnemerskaart, welke individueel op naam is. Deelnemerskaarten kunnen afgehaald worden op het secretariaat van de beurs vanaf één dag voor de opening. Er worden geen kaarten meer uitgereikt tijdens de beurzen. Ingeval van misbruik kunnen deze kaarten teruggeëist worden. Ieder deelnemer met een vrije doorgangskaart moet op verzoek van de inrichter of zijn aangestelde zijn identiteitskaart ter controle vertonen.
PUBLICITEIT en PROPAGANDA 37.
38. 40.
Aan het publiek wordt gratis een catalogus uitgereikt. Elke deelnemer heeft het recht op één kosteloze inlassing in de catalogus (naam, adres, standnummer(s), handelsactiviteit, merk). De inrichter maakt gebruik van verschillende publicitaire middelen, zoals een mediamix (zie bijzonder reglement art. 39) publiciteitspanelen, wegwijzers, affiches, autovignetten. Een reeks activiteiten zal in het programma worden ingelast, ten einde het publiek vooral op de werkdagen aan te trekken.
-3-
VERZEKERING 41. Een verzekering tegen brand is inbegrepen in de huurprijs van de standen. De deelnemer verplicht er zich toe de lijst van de tentoongestelde producten (aard, hoeveelheid, waarde) op het inschrijvingsformulier nauwkeurig in te vullen. Bij het ondertekenen van het inschrijvingsformulier verklaart hij zich akkoord af te zien van elk verhaal ten opzichte van de inrichter en de Stad. ELEKTRICITEIT EN VERLICHTING 42.
43.
44. 45. 46.
47.
Ten einde het algemeen uitzicht van de beurs te bevorderen zal de algemene verlichting van de Hallen niet branden; derhalve moet iedere stand over voldoende verlichting beschikken. Iedere deelnemer dient over een eigen aansluitdoos te beschikken. De hoofdschakelaar in de stand is een differentieelschakelaar (verliesstroomschakelaar) met een gevoeligheid van max. 0,3 Amp. De elektrische uitrusting van iedere stand moet voldoen aan : 1. de voorschriften van het Algemeen Reglement voor Arbeidsbescherming (ARAB) 2. de bepalingen vermeld in de laatste uitgave AREI. 3. de voorschriften van de inrichter. Aarding : van toestellen welke volgens de voorschriften geaard moeten zijn, dient de aansluitkabel voorzien te zijn van een bijkomende geleider van een geel/groene kleur. Voedingsspanning : bedraagt 220/380 volt. Keuring : de elektrische installatie van de deelnemer zal aan een keuring onderworpen worden overeenkomstig voormelde voorschriften door een erkend keuringsorganisme hiervoor aangeduid door de inrichter. Na goedkeuring mag de installatie enkel door de hiertoe aangewezen elektricien op het net van de beurs aangesloten worden. Wanneer de verdeling van de veiligheden voldoen, wordt op de aansluitkabel een vijfpolige stekker type CEE 38O Volt 32 Amp. verbonden welke kan afgehaald worden op het secretariaat en waarvoor de deelnemer verantwoordelijk blijft. Een ontvangstbewijs zal door de deelnemer dienen ondertekend te worden . Aansluiting : a) Vermogens kleiner dan 3 Kw. De spanning is 220 Volt 2 draden (phase + nulleider) De deelnemer dient te beschikken over een soepele aansluitkabel 2 x 4 mm² of 2 x 4 mm² + aardgeleider van minimum 3 m lengte. De verdeelkast moet minstens bestaan uit een tweepolige hoofdschakelaar 16 Amp. , gevolgd van smeltveiligheden of automaten. Indien er slechts 2 smeltveiligheden geplaatst worden mogen deze de 15 Amp. niet overtreffen. Indien er 4 of meer geplaatst worden dienen altijd 2 hoofdsmeltveiligheden van max. 15 Amp. te worden geplaatst. De hoofdschakelaar en hoofdsmeltveiligheden mogen vervangen worden door een automaat van 15 Amp. b) Vermogens hoger dan 3 Kw. en max. 10 Kw. De spanning is 220 Volt., 2 draden (phase en nulleider) en 380 Volt tussen de 3 phazen. De deelnemer dient te beschikken over een soepele aansluitkabel 4 x 4 mm² of 4 x 4 mm² + aardgeleider van minimum 3 m lengte. De verdeelkast moet bestaan uit een vierpolige hoofdschakelaar van 32 Amp., gevolgd van 3 hoofdsmeltveiligheden van max. 20 Amp. De verdere onderverdeling gebeurt naar eigen keuze. De hoofdschakelaar en hoofdzekerheden mogen vervangen worden door een vierpolige automaat van max. 20 Amp. c) Vermogens hoger dan 10 Kw. of bijzondere vereisten. De aansluiting gebeurt vierdraads zoals vermeld onder b) hierboven : maar ze maakt het voorwerp uit van een afzonderlijke financiële regeling.
-4-
48.
49.
50. 51. 52.
53. 54.
55.
De CEE stekker die ter beschikking van de deelnemer wordt gesteld dient na de beurs tegen ontvangstbewijs op het secretariaat terug ingeleverd te worden. Bij nietinlevering na de beurs wordt 18,59 Euro van de borg ingehouden. Verdeelkasten worden verhuurd (zie bijzonder reglement art. 10). Zij dienen afgehaald op het secretariaat. Een ontvangstbewijs zal door de deelnemer dienen ondertekend te worden. Na de beurs dienen zij op het secretariaat terug ingeleverd te worden. Bij nietinlevering zullen deze kasten tegen kostprijs in rekening gebracht worden op de eindfactuur. Het is ten strengste verboden zelf de stand aan te sluiten. Elke schade aan stroombanen door het trekken aan de verbindingskabels valt ten laste van de respectievelijke deelnemers. Iedere stroomonderbreking welke het gevolg is van het verzwaren van eigen zekeringen kan slechts hersteld worden gedurende de sluitingsuren voor bezoekers. De herstelkosten vallen ten laste van de deelnemer. Gezien de aangesloten deelnemers over een eigen aansluitdoos beschikken is iedereen individueel verplicht iedere avond zijn verbinding af te sluiten. De keuring van de stand, de aansluiting zijn in het standgeld begrepen. Verbeteringswerken, bijkomende keuringen, levering van smeltveiligheden, kabel, enz.. zijn ten laste van de deelnemer (zie bijzonder reglement art. 10) De elektricien van de beurzen, bij wie alle verdere inlichtingen kunnen verkregen worden: Elektro Develtere, Rumbeeksesteenweg 279, 8800 Roeselare, tel. : 051/22.65.66.
WATER en GAS 56. 57. 58.
Watertoevoer en/of waterafvoer moeten afzonderlijk aangevraagd worden. Iedere deelnemer is verplicht de noodzakelijke leidingen doorheen zijn stand te laten plaatsen. De prijs van de uitvoering wordt door de deelnemer met de installateur afgesproken en de facturatie geschiedt rechtstreeks door de installateur aan de deelnemer. In deze draagt de inrichter geen enkele verantwoordelijkheid. De overeengekomen prijs dient vooraf betaald te worden.
ORDEMAATREGELEN 59.
60.
61.
62. 63.
64. 65.
De deelnemers verplichten zich ertoe geen oneerlijke middelen of oneerlijke concurrentie toe te passen. Alle verplichtingen opgelegd door de wet op de handelspraktijken (14.07.91) moeten strikt nageleefd worden. De prijsaanduiding moet eerlijk en duidelijk zijn. Het is verboden monsters of drukwerken uit te delen buiten de gehuurde ruimte. Het is verboden luidruchtig op te treden, demonstraties te geven of reclame te voeren op een wijze die de nabijgelegen standen stoort. Aan de houders van een TV-toestel wordt het toegelaten hun apparaat te laten spelen, doch het geluidsvolume moet zodanig geregeld zijn, dat het enkel in hun eigen stand hoorbaar is. Tijdens de Jaarbeurs kan de inrichter voorzien in een gemeenschappelijke aansluiting op de kabel TV. Deze zal afzonderlijk in rekening worden gebracht. De wagens van de deelnemers moeten geparkeerd worden op de plaatsen aangeduid door de dienst. Het stilhouden van voertuigen buiten de voorziene plaatsen is verboden. Zij moeten zich bovendien voegen naar de aanwijzingen van de politie en de inrichter. Geen enkele publiciteit onder welke vorm ook mag op de parking gevoerd worden. De in- en uitgangen, alsook de toegangswegen dienen steeds vrijgehouden te worden.
-5-
66.
67. 68. 69. 70.
Gedurende de openingsuren van de beurs zijn de deelnemers verplicht permanent op de stand aanwezig te zijn. Bij niet-naleving kan de inrichter de passende maatregelen treffen. De deelnemers zijn verplicht even voor 14 uur in hun stand aanwezig te zijn. Het laden en lossen moet plaats vinden tussen 8 en 13 uur. De grote poorten blijven vanaf 13 uur definitief dicht. De verbruikstanden dienen 1 uur na sluitingstijd volledig dicht te zijn. Bij overtreding is uitsluiting en inhouding van de borg voorzien. Ballonnetjes met een brandbaar en/of giftig gas mogen niet in de inrichting aanwezig zijn. Gebruik van butaan- en propaangas moet vooraf aangevraagd worden. Het is ten strengste verboden kaarsen te laten branden op de standen.
VERANTWOORDELIJKHEID 71 De toestellen, werktuigen en leidingen moeten geplaatst en gehanteerd worden volgens de veiligheidsvoorschriften. Voor deze en voor de demonstraties moet de deelnemer zichzelf in regel stellen met de wet- en veiligheidsvoorschriften dienaangaande. 72. De inrichter draagt in dat verband geen verantwoordelijkheid. Mocht hij door derden betrokken worden, dan zal hij door de deelnemer ontlast zijn van alle vervolgingen en veroordelingen. Voor stoffen, producten en apparaten, die door de inrichter gevaarlijk geacht worden, kan de wegneming bevolen worden op kosten en verantwoordelijkheid van de deelnemer. 73. De deelnemer sluit door zijn deelname elke verantwoordelijkheid van de inrichter uit, voor wat betreft de gebeurlijke ongevallen, schade aan, vernietiging of diefstal van koopwaren of standenmateriaal, door verhuizingen, voor, gedurende of na de beurs, zelfs wanneer dit zou te wijten zijn door een of andere nalatigheid van de inrichter of zijn aangestelden, ook door een gebrek of zelfs slechte staat van de installaties of voorwerpen die behoren of ten dienste staan van de inrichter. ROOKVERBOD 74. De geldende wetgeving met betrekking tot het rookverbod in openbare plaatsen, meer bepaald art. 2 van het K.B. van 13.12.2005 “Het is verboden te roken in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn”. HEIRKRACHT - BETWISTINGEN 75. Mocht een geval van heirkracht het houden van de beurs onmogelijk maken dan zullen de deelnemers geen aanspraak maken op schadeloosstelling noch op terugbetaling. 76. De inrichter behoudt zich het recht voor de bepalingen van onderhavig reglement te wijzigen, indien de omstandigheden zulks mochten eisen en mits kennisgeving der beslissing aan de deelnemers. Nadere voorschriften zullen bij middel van berichten worden medegedeeld aan de deelnemers. Deze verbinden er zich toe deze voorschriften na te leven. De deelnemers aanvaarden zonder enig voorbehoud het algemeen en bijzonder reglement voor hen, hun vertegenwoordigers, afgevaardigden, bedienden en werklieden. 77. Alle punten die door het algemeen of bijzonder reglement of door de latere mededelingen niet voorzien zijn, moeten in ieder geval onderworpen worden aan het oordeel van de inrichter, die bevoegd is tot elke beslissing, en deze is onherroepelijk. 78. De inrichter behoudt zich het recht voor alle passende maatregelen te nemen tegenover diegenen die het algemeen of bijzonder reglement overtreden. 79. Ingeval van juridisch geschil zijn alleen de rechtbanken van Roeselare en Kortrijk bevoegd.
-6-
