Reglement Bestuur en Toezicht. subtitel

Reglement Bestuur en Toezicht subtitel

Woningstichting Het Grootslag Versie 2.0 Vastgesteld bestuur en RvC op 10 april 2015

Inhoud 1.

2

3

4

5

6

7

Vaststelling en reikwijdte ...................................................................................................... 4 1.1

Werkafspraken .............................................................................................................. 4

1.2

Vaststellen en wijzigen reglement ................................................................................ 4

1.3

Mandatering .................................................................................................................. 4

De bestuurder ...................................................................................................................... 4 2.3

Omvang, benoeming, schorsing en ontslag .................................................................. 4

2.2

Functioneren bestuurder .............................................................................................. 5

2.3

Afwezigheid ................................................................................................................... 5

Taken van de raad van toezicht ............................................................................................ 6 3.1

Algemeen ...................................................................................................................... 6

3.2

Toezicht en advies ......................................................................................................... 6

3.3

Besluiten die voor schorsing in aanmerking komen ..................................................... 7

Vergaderingen ....................................................................................................................... 8 4.1

Frequentie ..................................................................................................................... 8

4.2

Vergaderen buiten de aanwezigheid van de bestuurder ............................................. 9

4.3

Agenda en besluitvorming ............................................................................................ 9

Informatie.............................................................................................................................. 9 5.1

Algemeen ...................................................................................................................... 9

5.2

Periodieke rapportage................................................................................................. 10

5.3

Jaarlijkse informatie .................................................................................................... 10

Overleg met derden ............................................................................................................ 11 6.1

Ondernemingsraad...................................................................................................... 11

6.2

Huurdersbelangenvereniging ...................................................................................... 11

6.3

Accountant .................................................................................................................. 11

Samenstelling van de raad van toezicht.............................................................................. 12 7.1

Omvang ....................................................................................................................... 12

7.2

Profiel .......................................................................................................................... 12

7.3

Procedure bij benoeming en herbenoeming .............................................................. 13

7.4

Procedure bij benoeming en herbenoeming van leden voor een kwaliteitszetel ...... 14

7.5

Beëindiging van het lidmaatschap van de RvT ............................................................ 14

7.6

(Potentieel) strijdige belangen .................................................................................... 15

7.7

Voorzitter .................................................................................................................... 15

7.8

Honorering en verzekering.......................................................................................... 15

Reglement Bestuur en Toezicht | versie 2.0 | 2015 |2

8

Verslag van de Raad van toezicht........................................................................................ 16 8.1

Jaarverslag RvT ............................................................................................................ 16

8.2

Onderwerpen verslaglegging RvT ............................................................................... 16

9

Vertrouwelijkheid ................................................................................................................ 17 9.1

Vertrouwelijke informatie door derden over Het Grootslag ...................................... 17

9.2

Behandeling vertrouwelijke informatie ...................................................................... 17

9.3

Correspondentie ......................................................................................................... 17

10.

Slotbepalingen................................................................................................................. 18


1. Vaststelling en reikwijdte 1.1 Werkafspraken Dit reglement is een vertaling van de werkafspraken welke zijn gemaakt tussen de directeur bestuurder (hierna: bestuurder) en de raad van toezicht (RvT) van woningcorporatie Woningstichting Het Grootslag. Dit reglement moet worden beschouwd als een nadere uitwerking van de statuten en in het bijzonder van de relatie tussen de bestuurder en raad van toezicht(RvT) van Woningstichting Het Grootslag. Zaken die in de statuten al geregeld zijn, komen in dit document alleen aan de orde indien ze direct van toepassing zijn en/of indien ze de leesbaarheid ten goede komen. 1.2 Vaststellen en wijzigen reglement Dit reglement is vastgesteld en goedgekeurd in een gezamenlijke vergadering van het bestuur en raad van toezicht van Woningstichting Het Grootslag. Dit reglement kan bij besluit van de RvT en bestuurder worden gewijzigd. Wijziging van het reglement behoeft alleen instemming van de bestuurder daar waar het de bevoegdheden van de bestuurder raakt. Een voorstel tot wijziging kan geschieden door zowel de RvT als de bestuurder. Dit reglement dient door de RvT als geheel en door ieder lid van de RvT en door de bestuurder te worden nageleefd. 1.3 Mandatering De bestuurder kan bevoegdheden mandateren aan medewerkers in de werkorganisatie. Daarbij blijft de bestuurder altijd eindverantwoordelijk. De wijze waarop de mandatering plaatsvindt wordt vastgelegd in een apart managementstatuut. In dit statuut wordt ook de wijze geregeld waarop de bestuurder binnen de werkorganisatie met besluitvorming omgaat.

2

De bestuurder 2.3 Omvang, benoeming, schorsing en ontslag 2.1.1 Conform artikel 5, lid 1 van de statuten1 wordt het bestuur gevormd door de bestuurder welke bestaat uit een door de raad van toezicht (RvT) vast te stellen aantal van één of meer personen (artikel 5, lid 4). De RvT benoemt, schorst en ontslaat de bestuurder, zulks conform artikel 8 van de statuten. 2.1.2 Indien de RvT van mening is dat het aantal bestuursleden moet worden gewijzigd, pleegt hij daarover voorafgaand zorgvuldig overleg met de bestuurder en met de ondernemingsraad. Daarbij wordt ook de taakverdeling tussen de bestuursleden onderling besproken. De ondernemingsraad heeft hierbij adviesrecht. 2.1.3 Wanneer de RvT in een vacature van de bestuurder moet voorzien, stelt hij een schriftelijk profiel vast om op basis daarvan een kandidaat te zoeken en te benoemen. De RvT pleegt daarbij voorafgaand zorgvuldig overleg met de

1

De statuten worden eind 2015 aangepast aan de herziene woningwet. Wanneer nu wordt verwezen naar artikelen in de statuten gaat dit over de statuten die nu gelden. Bij een statuten wijziging zullen de artikelen welke verwijzen naar artikelen uit de statuten hierop worden aangepast.


2.1.4

2.1.5

2.1.6

2.1.7

ondernemingsraad. De ondernemingsraad en het MT hebben hierbij alleen adviesrecht ten aanzien van de benoeming. De RvT is belast, op voorstel van de remuneratiecommissie, met het vaststellen van salaris en salarisvoorwaarden van de bestuurder. De RvT zorgt voor een schriftelijke arbeidsovereenkomst met een taakomschrijving van de bestuurder. Wanneer de RvT het voornemen heeft te besluiten tot schorsing of ontslag van de bestuurder, zal deze te allen tijde, tenzij er sprake is van overmacht, in de gelegenheid worden gesteld door de voorzitter van de RvT of een delegatie van de RvT te worden gehoord. Indien schorsing of ontslag mocht volgen, wordt dat met vermelding van de gronden onmiddellijk schriftelijk bevestigd. Daar waar de RvT van mening is dat er redenen zijn om direct over te gaan tot schorsing of ontslag is hij daartoe bevoegd, zij het dat hij dan zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen een termijn van 5 werkdagen de bestuurder alsnog in de gelegenheid stelt te worden gehoord. Indien in de situaties als genoemd in artikel 2.1.5 de RvT het voornemen heeft tot ontslag van een bestuurder over te gaan, zal hij advies van de ondernemingsraad inwinnen alvorens tot het besluit over te gaan.

2.2 Functioneren bestuurder 2.2.1 Tenminste eenmaal per jaar vindt een overleg plaats tussen de remuneratiecommissie en de bestuurder waarin gesproken wordt over: a) de relatie tussen de bestuurder en de RvT; b) het functioneren van de bestuurder. 2.2.2 Dit jaarlijkse gesprek, waarvan een kort verslag wordt opgesteld, vindt plaats kort nadat de RvT in zijn jaarlijkse vergadering buiten aanwezigheid van de bestuurder gesproken heeft over deze zaken (zie artikel 4.2). In dit gesprek wordt ook aangegeven op basis van welke criteria de bestuurder het komende jaar door de RvT zal worden beoordeeld. 2.2.3 In het eerste jaar na de benoeming van de bestuurder vindt dit gesprek in ieder geval ook plaats zes maanden na diens aanstelling, waarin de wederzijdse relatie tussen beiden wordt besproken. Indien uit dit gesprek naar voren komt dat de relatie niet naar tevredenheid van beiden wordt ingevuld, zal worden aangegeven op welke punten de relatie verbeterd dient te worden en welke acties daarin van de bestuurder respectievelijk de RvT worden verwacht. Van dit evaluatiegesprek wordt ook een verslag opgesteld. 2.3 Afwezigheid 2.3.1 Bij de afwezigheid van de bestuurder wordt zijn functie waargenomen door zijn plaatsvervanger. Deze plaatsvervanger kan geen bestuursbesluiten nemen, behoudens conform de geldende mandateringsregeling. Indien de bestuurder langer dan vijf dagen aaneensluitend afwezig is, wordt deze afwezigheid gemeld aan de voorzitter van de RvT. 2.3.2 Bij belet of ontstentenis de bestuurder wordt het bestuur waargenomen door de RvT, conform artikel 20, lid 5 van de statuten. De RvT is ook bevoegd één of meer personen, niet uit zijn midden, daartoe aan te wijzen.


2.3.3 Bij afwezigheid van de voorzitter van de RvT, welke langer dan vijf dagen aaneensluitend is, wordt deze afwezigheid gemeld bij de bestuurder en bij de vicevoorzitter van de RvT.

3

Taken van de raad van toezicht 3.1 Algemeen 3.1.1 De Raad van toezicht richt zich, conform de herziene Woningwet en de AmvB, bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de corporatie en de met haar verbonden instellingen. De leden van de RvT zijn onafhankelijk en opereren in alle vrijheid, zonder last of ruggenspraak. Geen enkel lid van de RvT mag zich opstellen als behartiger van slechts een deelbelang, noch van de behartiger van eigen belangen of belangen van familie, vrienden of kennissen. 3.1.2 De RvT fungeert als een orgaan met gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dat betekent dat alle leden van de RvT gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor besluiten die worden genomen in de RvT, ook als zij zich in de vergadering tegen de inhoud van het besluit hebben uitgesproken. 3.2 Toezicht en advies 3.2.1 De RvT heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van de bestuurder en op de algemene gang van zaken binnen Woningstichting Het Grootslag. De RvT staat daarnaast de bestuurder gevraagd en ongevraagd met advies terzijde. Eveneens staat het de bestuurder vrij om de RvT over een onderwerp advies te vragen. 3.2.2 Ten aanzien van de besluiten waarvoor goedkeuring van de RvT is vereist (zie de artikelen 3.2.5 en 3.2.6) zal in een vroegtijdig stadium de RvT om advies worden gevraagd. De bestuurder is niet gehouden om een advies van de RvT ook op te volgen. De leden van de RvT zien er op toe dat advisering niet de toezichthoudende en goedkeuringstaak in de weg staat. 3.2.3 Bij zijn toezicht gaat de RvT uit van de vraag of het beleid wordt gevoerd overeenkomstig de elementaire beginselen van verantwoord ondernemerschap, met inachtneming van de maatschappelijke doelstelling van Woningstichting Het Grootslag, zoals ook nader is verwoord in de notitie toezichtkaders 2015. 3.2.4 De RvT ziet erop toe dat het beleid in ieder geval in overeenstemming is met wettelijke, statutaire en andere voorschriften en dat de continuïteit van Woningstichting Het Grootslag is gewaarborgd. De RvT vergewist zich ervan dat het besluitvormingsproces in het algemeen op goede gronden berust en dat besluiten zorgvuldig tot stand zijn gekomen. Uitvoering van besluiten onder voorbehoud van goedkeuring. 3.2.5 Besluiten van de bestuurder waarvoor op grond van artikel 92 van de statuten goedkeuring door de RvT is vereist, kunnen pas worden uitgevoerd nadat de RvT deze goedkeuring heeft verstrekt. De RvT stelt de bestuurder uiterlijk twee weken na ontvangst van het verzoek tot goedkeuring van een besluit, bij voorkeur schriftelijk, op de hoogte van zijn standpunt. Indien de omstandigheden hiertoe noodzaken kan

2



de bestuurder een kortere termijn afspreken met de voorzitter van de RvT. Goedkeuring wordt ook verstrekt door besluiten in de notulen van de RvT op te nemen. 3.2.6 De RvT geeft goedkeuring , conform artikel 9, lid 43, voor de volgende besluiten: a) de vaststelling van het jaarverslag, de jaarrekening, het volkshuisvestingsverslag, de begroting en het werkplan; b) een voorstel tot wijziging van de statuten of reglementen; c) een voorstel tot ontbinding van de stichting of wijziging van de rechtsvorm; d) een voorstel tot het aangaan van een fusie door de stichting; e) het aangaan of opzeggen van samenwerkingsverbanden in casu het in financieel en/of bestuurlijk opzicht deelnemen in andere rechtspersonen; f) het beleid van de stichting op hoofdlijnen; g) het aanvragen van surseance van betaling of de aangifte van faillissement; h) het doen van financiële transacties welke in totaal de vastgestelde begroting met meer dan € 25.000,- euro overschrijden; i) het aangaan van geldleningsovereenkomsten; j) beëindiging van de arbeidsovereenkomst van een aanmerkelijk aantal werknemers tegelijkertijd of binnen een kort tijdsbestek; k) ingrijpende wijzigingen in de arbeidsomstandigheden van een aanmerkelijk aantal werknemers; l) de opdracht tot het uitvoeren van visitatie bij de stichting en de wijze van uitvoering van en verslaggeving over de visitatie; m) vaststelling van een toetsingskader voor maatschappelijke verbindingen of investeringen; n) besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van de bestuurder kunnen spelen die van materiële betekenis zijn voor de stichting. 3.2.7 Voorafgaand aan de goedkeuring van één van bovengenoemde besluiten zal de bestuurder geen actie(s) ondernemen die een (vrijwel) onomkeerbaar gevolg tot stand brengen met betrekking tot bovenstaande punten, behalve als hij hierover met de RvT overleg heeft gepleegd en de RvT aan betreffende actie goedkeuring verleend heeft. 3.3 Besluiten die voor schorsing in aanmerking komen 3.3.1 De RvT heeft, conform artikel 9 lid 6 van de statuten, de bevoegdheid uitvoering van besluiten van de bestuurder te schorsen. In het kader van een werkbare situatie zijn de besluiten die voor schorsing in aanmerking komen benoemd in artikel 3.3.2 van dit reglement. De RvT blijft te allen tijde bevoegd ook de uitvoering van andere besluiten te schorsen. 3.3.2 Ten aanzien van zwaarwegende besluiten zal de bestuurder in een vroegtijdig stadium de RvT verzoeken als klankbord te dienen. Het betreft in ieder geval, doch

3



niet uitsluitend, de volgende besluiten (voor zover deze geen deel uitmaken van reeds goedgekeurde begrotingen): a. vaststellen ondernemingsplan; b. doorvoeren van een begrotingswijzigingen die er toe leiden dat het begrote exploitatieresultaat met meer dan € 25.000,- wijzigt; c. ontwikkelen van branchevreemde nieuwe producten en diensten; d. ontwikkelen van activiteiten met betrekking tot commerciële projectontwikkeling; e. invoeren van een ingrijpende organisatiewijziging en/of het doen van een onderzoek daarnaar; f. schorsen, op non-actief stellen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst van sleutelfiguren, voor zover dit niet betreft een ontslag op staande voet als bedoeld in artikel 7: 677 van het Burgerlijk Wetboek. Onder beëindiging in de voorgaande zin wordt niet begrepen het van rechtswege eindigen van de dienstbetrekking, dan wel beëindiging met wederzijds goedvinden, maar wel mede begrepen een verzoek aan de kantonrechter tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst wegens gewichtige redenen als bedoeld in artikel 7: 685 van het Burgerlijk Wetboek; g. beëindiging van besprekingen met betrekking tot fusie en/of strategische samenwerking; h. beëindigen van strategische samenwerking; i. beleggings- en treasurybeleid. 3.3.3 Indien de RvT meedeelt dat hij niet instemt met het besluit en dat hij derhalve van zijn bevoegdheid tot schorsing gebruik wenst te maken indien de bestuurder overgaat tot uitvoering van het besluit, zal hij dit met redenen omkleed doen. De bestuurder en de RvT zullen met elkaar overleg voeren, alvorens de RvT tot schorsing van de uitvoering van het besluit overgaat. 3.3.4 Indien de uitvoering van een besluit door de RvT wordt geschorst zullen bestuurder en RvT met elkaar in overleg treden omtrent de redenen voor de schorsing en onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om de bezwaren van de RvT ten aanzien van de uitvoering van het besluit weg te nemen. Indien partijen hierover geen overeenstemming bereiken kan de bestuurder keuze maken uit: a. het genomen besluit alsnog uitvoeren, waarbij de RvT zich dient te beraden over de gevolgen hiervan voor de organisatie en/of de positie van de bestuurder en/of de RvT; óf b. het genomen besluit intrekken en, eventueel, een nieuw besluit formuleren.

4

Vergaderingen 4.1 Frequentie 4.1.1 Jaarlijks stelt de bestuurder in zijn rol als ambtelijk secretaris van de RvT, in overleg met de voorzitter van de raad van commissarissen, een vergaderschema op waarin staat vermeld welke reguliere onderwerpen in welke vergadering besproken worden. 4.1.2 De RvT vergadert ten minste viermaal per jaar en verder zo vaak als de voorzitter of één of meerdere leden van de RvT dat wensen. De bestuurder is in principe aanwezig bij de vergaderingen van de RvT, tenzij de RvT van mening is dat dit voor


een bepaald onderwerp niet gewenst is. De bestuurder kan zich hierbij laten vergezellen door één of meerdere van zijn medewerkers. 4.1.3 Van het houden van de vergaderingen van de RvT wordt melding gemaakt in het gedeelte van het jaarverslag van de woningstichting, waar het verslag van de RvT wordt opgenomen. 4.1.4 Ieder lid van de RvT wordt geacht de vergaderingen van de RvT bij te wonen. Bij frequente afwezigheid zal het desbetreffende lid hierop door de voorzitter worden aangesproken. De RvT kan, indien één van zijn leden, nadat hij of zij door de voorzitter is aangesproken op zijn dan wel haar frequente afwezigheid, in gebreke blijft de vergadering bij te wonen, overgaan tot schorsing van het desbetreffende lid en kan een voorstel tot ontslag bij de vergadering doen. 4.2 Vergaderen buiten de aanwezigheid van de bestuurder 4.2.1 Naast de bovengenoemde vergaderingen, vergadert de RvT ten minste éénmaal per jaar buiten de aanwezigheid van de bestuurder. Deze vergadering heeft als doel: a. het functioneren van de RvT te evalueren; b. de relatie tussen de bestuurder en de RvT te evalueren; c. het functioneren van de bestuurder te evalueren. 4.2.2 In het gedeelte van het jaarverslag, waar het verslag van de RvT staat opgenomen, wordt gemeld dat deze bespreking is gehouden. 4.2.3 Ten behoeve van de evaluatie van het functioneren van de RvT inventariseert de voorzitter van te voren bij de leden van de RvT en de bestuurder de punten die tijdens deze evaluatie aan de orde dienen te komen. 4.3 Agenda en besluitvorming 4.3.1 De agenda’s van de vergaderingen worden door de bestuurder in zijn rol als ambtelijk secretaris in overleg met de voorzitter van de RvT vastgesteld. De procedure die geldt bij de vergaderingen staat beschreven in artikel 23, 24, 25 en 26 van de statuten4. Hierin is ook de besluitvorming vastgelegd.

5

Informatie 5.1 Algemeen 5.1.1 De raad van toezicht is zelf verantwoordelijk voor de eisen die men stelt aan de kwaliteit, periodiciteit en omvang van de informatievoorziening. Dit is nader uitgewerkt in de notitie ‘Informatievoorziening’. Jaarlijks zal de RvT met de bestuurder nagaan of de informatievoorziening voldoet en de notitie ‘informatievoorziening’ actualiseren. 5.1.2 De RvT ontvangt van de bestuurder tijdig schriftelijke informatie over alle feiten en ontwikkelingen met betrekking tot woningstichting Het Grootslag, welke informatie de RvT nodig heeft om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen.

4



5.1.3 Ontvangt een lid van de RvT uit andere bron dan de bestuurder of de RvT informatie of signalen die in het kader van het toezicht van belang zijn, dan brengt hij of zij de voorzitter van de RvT hier zo snel mogelijk van op de hoogte, waarna deze, indien nodig, de RvT en de bestuurder op de hoogte stelt. 5.1.4 Om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren uit te kunnen oefenen is de RvT bevoegd zich indien de RvT dat nodig acht op kosten van woningstichting Het Grootslag op enigerlei wijze te laten bijstaan door één of meer (externe) deskundigen. Hierover wordt de bestuurder geïnformeerd, zowel wat betreft het onderwerp als wat betreft kosten. 5.2 Periodieke rapportage 5.2.1 De RvT ontvangt na iedere periode van maximaal 4 maanden, in principe binnen een maand na afloop van die periode, een financieel overzicht van de gerealiseerde cijfers in relatie tot de begroting, alsmede een prognose voor het gehele boekjaar en een prognose die de eerstkomende vier kwartalen beslaat (in vergelijking met dezelfde periode van het voorliggende jaar), voorzien van een analyse van de afwijkingen. De analyse van afwijkingen moet inzicht geven in wijzigingen in de begroting. Deze informatie bevat ten minste gegevens over onder andere: a. de woningexploitatie, waarin onder meer informatie over de huurontwikkeling, de onderhouds- en algemene beheerskosten; b. de investeringen; c. projecten (hoofdlijnen); d. het geldmiddelenbeheer, waarin begrepen de mutaties in de portefeuille en de opbrengsten en kosten verbonden aan de leningen- en beleggingsportefeuille; e. het personeel (op basis van kengetallen en majeure wijzigingen); 5.2.2 De rapportage wordt vergezeld van een toelichting van de bestuurder. 5.3 Jaarlijkse informatie 5.3.1 De bestuurder verstrekt ten minste eenmaal per jaar, op vooraf met de RvT overeengekomen tijdstippen, de onderstaande informatie aan de RvT: a. de invulling van de maatschappelijke taak en positie van woningstichting Het Grootslag; b. de strategische koers, alsmede het hieruit afgeleide ondernemingsjaarplan, waarin een evaluatie van de corporatiedoelstellingen, de strategie, de daaraan verbonden risico’s; c. de mechanismen voor beheersing van de risico’s van financiële aard; d. de begroting; e. het jaarverslag en de jaarrekening; f. de prestatieafspraken met de gemeente; g. de rapportage over de managementletter en andere eventuele tussentijdse controle en het jaarbericht van de externe accountant. 5.3.2 Ook deze rapportages worden vergezeld van een toelichting van de bestuurder. 5.3.3 De jaarrekening kan daarnaast ook mondeling toegelicht door de accountant in de vergadering van de RvT. (Zie artikel 6.3)


5.3.4 Op basis van (onder meer) bovenstaande informatie vindt tenminste één keer per jaar een overleg plaats tussen bestuurder en RvT over de te volgen koers en strategie.

6

Overleg met derden 6.1 Ondernemingsraad 6.1.1 Jaarlijks overlegt de raad van toezicht (RvT) tenminste eenmaal per jaar met de ondernemingsraad over de algemene gang van zaken van de onderneming. Dit overleg vindt plaats in aanwezigheid van de bestuurder. Daarnaast kan ook worden overlegd zonder aanwezigheid van de bestuurder. Van een dergelijk overleg wordt vooraf kennisgegeven aan de bestuurder. 6.1.2 Indien een lid van de RvT wordt uitgenodigd voor een (interne) vergadering met de werknemers zal hij deze uitnodiging niet accepteren dan na voorafgaand overleg met de voorzitter van de RvT en de bestuurder. De bestuurder coördineert de contacten met de werknemers en onderhoudt deze in eerste instantie 6.1.3 De bestuurder stelt de RvT op verzoek in kennis van de notulen van de overlegvergaderingen (ter kennisneming). 6.2 Huurdersbelangenvereniging 6.2.1 De huurdersbelangenvereniging voert overleg met de bestuurder of diens plaatsvervanger. 6.2.2 Besluiten van de bestuurder waarvoor op grond van artikel 9 van de statuten5 voorafgaand goedkeuring van de RvT is vereist en ter zake waarvan de huurdersvereniging De Driehoek op grond van de samenwerkingsovereenkomsten advies- of instemmingsrecht heeft, zullen tegelijkertijd aan beide organen worden voorgelegd. Indien de RvT als eerste besluit, geeft hij zijn goedkeuring onder het voorbehoud van een positief advies of instemming van de huurdersvereniging De Driehoek. 6.2.3 De bestuurder stelt de RvT in kennis van de notulen van de besprekingen met het bestuur van de huurdersvereniging. 6.3 Accountant 6.3.1 Conform artikel 25, lid 2 van de statuten verstrekt de RvT aan een externe registeraccountant de opdracht de jaarrekening, de overige stukken die conform wet- en of regelgeving een verklaring van een externe accountant behoeven, alsmede alle andere stukken die de RvT wenselijk acht, te controleren en daarover een verklaring af te leggen. 6.3.2 De RvT of auditcommissie houdt ten minste tweemaal per jaar een bespreking met de accountant. Aan de orde komen in ieder geval de controle (reikwijdte, planning en bevindingen) en (aspecten van) de financiële rapportage van woningstichting Het Grootslag.

5



6.3.3 Aan de vergadering van de RvT of de auditcommissie waarin de conceptjaarrekening wordt behandeld, neemt als regel ook de accountant deel. 6.3.4 Aan de vergadering van de RvT of de auditcommissie waarin de meerjaren financiële begroting wordt behandeld, neemt als regel ook de accountant deel. 6.3.5 Bij de beoordeling van de jaarrekening zal de RvT zich in elk geval rekenschap geven van de keuzen en de toepassing van de grondslagen voor vermogens- en resultaatbepaling. De accountant zal aan de RvT moeten bevestigen dat de bestuurder de gekozen uitgangspunten heeft gehanteerd bij het opmaken van de jaarrekening. 6.3.6 Voorts dient de RvT zich inzicht te verschaffen in en een kwalitatief oordeel te geven over de diverse noodzakelijk geachte (fiscale) voorzieningen. De contacten tussen de RvT en de accountant lopen via de ambtelijk secretaris van de RvT of de auditcommissie. De operationele, reguliere contacten verlopen tussen externe accountant en de bestuurder.

7

Samenstelling van de raad van toezicht 7.1 Omvang 7.1.1 De raad van toezicht bestaat conform de statuten artikel 15, lid 16 uit tenminste vijf en ten hoogste zeven personen. De leden van de RvT worden door de RvT in een reguliere vergadering benoemd overeenkomstig de procedure zoals onder hoofdstuk 7 is vermeld. 7.1.2 De benoeming vindt plaats conform het bepaalde in artikel 15, 16 en 17 van de statuten. 7.2 Profiel 7.2.1 De RvT stelt, na advies van de selectiecommissie, conform artikel 17 van de statuten, in overleg met de bestuurder, een profiel op van de kandidaten voor de RvT die voor woningstichting Het Grootslag op dat moment de meest passende is en die voor de stichting de meeste toegevoegde waarde heeft. Indien de bestuurder of een lid van de RvT daarom verzoekt, en in ieder geval bij het ontstaan van een vacature zal de RvT het vastgelegde profiel laten evalueren door de selectiecommissie. Op basis van de bevindingen van de selectiecommissie zal de profielschets worden bijgesteld. Bij de zelfevaluatie van de RvT wordt de eigen samenstelling, grootte, taken en werkwijze besproken. De thans geldende profielen zijn opgenomen in de profielschets. 7.2.2 Teneinde een goede kwaliteit in de RvT te waarborgen is door de bestuurder in de begroting een post opgenomen ten behoeve van het bijwonen van bijeenkomsten en het volgen van opleidingen. Wanneer het budget niet toereikend is, kan de RvT de bestuurder verzoeken om extra budget. 7.2.3 De huurdersvereniging of de ondernemingsraad die op basis van artikel 15, lid 4 van de statuten een voordracht mag doen voor de RvT kan ten aanzien van het op te stellen profiel hun visie of wensen aan de selectiecommissie kenbaar maken. De selectiecommissie zal deze wensen meenemen in hun voordracht. Bij een grote

6

Zie de voetnoten 1 t/m 5


afwijking zal de wens eerst door de selectiecommissie worden voorgelegd aan de RvT. 7.3 Procedure bij benoeming en herbenoeming 7.3.1 Wanneer er een vacature ontstaat binnen de RvT, tracht de RvT er voor te zorgen dat hij op korte termijn een of meerdere voordrachten doet om het aantal weer terug te brengen tot het gewenste aantal. De voordracht moet zoveel mogelijk voldoen aan het opgestelde profiel. 7.3.2 Bij een vacature voert de selectiecommissie gesprekken met kandidaatsleden voor de RvT. 7.3.3 De selectiecommissie maakt op grond van de gesprekken een voordracht van maximaal 2 personen waarin de motivering voor de benoeming wordt vermeld. Een en ander wordt afgewikkeld conform artikel 15 van de statuten7. 7.3.4 Met maximaal 2 kandidaten wordt door de voorzitter, bestuurder en de leden van de RvT die niet in de selectiecommissie zitting hebben, gesproken met de kandidaten. Bij een benoeming van een kwaliteitszetel zitten bij dit gesprek ook afgevaardigden, niet zijnde lid van de selectiecommissie, van de huurdersvereniging of de OR, afhankelijk van de kwaliteitszetel. 7.3.5 Na afloop vergaderd de selectiecommissie met de overige RvT leden en de bestuurder voor de definitieve voordracht. Bij een benoeming van een kwaliteitszetel zitten bij dit gesprek ook afgevaardigden, niet zijnde lid van de selectiecommissie, van de huurdersvereniging of de OR, afhankelijk van de kwaliteitszetel. 7.3.6 Ook indien de RvT één van zijn leden wil voordragen voor herbenoeming dient toetsing plaats te vinden door de selectiecommissie aan het profiel. Bij herbenoeming van een kwaliteitszetel dient opnieuw het oordeel van de voordragende instantie te worden gevraagd. Wanneer het de kwaliteitszetel betreft van de ondernemingsraad, neemt een afgevaardigde van de ondernemingsraad zitting in de selectiecommissie. Omdat de huurdersvereniging permanent lid is van de selectiecommissie zijn ze direct betrokken bij een herbenoeming van een van hun kwaliteitszetels. 7.3.7 Indien het lid niet wordt voorgedragen voor herbenoeming, wordt dit door de voorzitter mondeling en schriftelijk aan het lid toegelicht. Hij stelt bij een kwaliteitszetel ook de ondernemingsraad of huurdersvereniging hiervan in kennis. 7.3.8 Beraad over de herbenoeming in de selectiecommissie8 dient buiten de aanwezigheid van de betrokkene plaats te vinden. Hierbij kan van belang zijn: het functioneren gedurende de afgelopen zittingsperiode, het alsdan geldende profiel alsmede de leeftijd van het betrokken lid. 7.3.9 De selectiecommissie doet een voordracht voor herbenoeming van een lid. Wanneer zij een positieve voordracht geven, vergaderd de RvT over de herbenoeming en neemt een besluit. Wanneer de voorzitter van de RvT aanleiding ziet dat de voordracht kan leiden tot discussie besluit hij de RvT vergadering buiten de aanwezigheid van de betrokken plaats te laten vinden.

7

Zie de voetnoten 1 t/m 5 Volgens het reglement selectiecommissie mag ieder lid van de RvC aanwezig zijn bij de vergadering van de selectiecommissie. 8


7.3.10 Indien de RvT één van zijn leden wel/niet voordraagt tot herbenoeming, zal in het jaarverslag worden vermeld waarom er aanleiding is voor/geen herbenoeming. 7.4 Procedure bij benoeming en herbenoeming van leden voor een kwaliteitszetel 7.4.1 Conform artikel 15, lid 4 van de statuten worden twee leden van de RvT benoemd op voordracht van de huurdersvereniging. De huurdersvereniging enerzijds en de RvT en bestuurder anderzijds zijn overeenkomen voor de kwaliteitszetel een vaste procedure te volgen. De huurdersvereniging heeft een permanent lid in de selectiecommissie. 7.4.2 De huurdersbelangenvereniging wordt, indien zich een vacature voor de door hen voor te dragen zetel voordoet, door de RvT geïnformeerd over het profiel van het voor te dragen lid. 7.4.3 Ook een lid van de RvT dat wordt benoemd op basis van een voordracht, vervult de taak zonder last en ruggespraak van de instantie welke voor hem/haar een bindende voordracht heeft gedaan en onafhankelijk van de specifieke belangen van deze instantie. 7.4.4 Iemand die deel uitmaakt van het bestuur van de huurdervereniging kan geen lid zijn van de RvT. Indien een bestuurslid van de huurdersorganisatie wordt voorgedragen door een van deze instanties, moet deze persoon bij de benoeming zijn of haar lidmaatschap van het bestuur van de huurdersorganisatie per direct beëindigen. 7.4.5 Wanneer er een voordracht noodzakelijk is van de ondernemingsraad, neemt een persoon namens de ondernemingsraad deel aan de selectiecommissie. 7.5 Beëindiging van het lidmaatschap van de RvT 7.5.1 Conform artikel 17 van de statuten9 treedt ieder lid van de RvT uiterlijk vier jaar na zijn benoeming af volgens een door de RvT op te stellen rooster van aftreden. Een lid kan maximaal eenmaal worden herbenoemd 7.5.2 Artikel 18 en 19 van de statuten geven aan op welke wijze en op welke gronden het lidmaatschap van de RvT eindigt. 7.5.3 Ontslag van een lid door een besluit van de RvT kan onder meer worden overwogen, indien er sprake is van ernstig tekortschieten in zijn taak en functioneren van een lid van de RvT. Daarbij kan met name gedacht worden aan één of meer van onderstaande feiten en/of omstandigheden: a. in ernstige mate onvoldoende functioneren; b. ernstige onverenigbaarheid van karakters met een of meer leden van de RvT; c. structurele onverenigbaarheid van belangen met Woningstichting Het Grootslag; d. gegronde, ernstige twijfel omtrent de integriteit van het lid. 7.5.4 Indien één of meer leden van de RvT van mening is dat zich een situatie als bedoeld in 7.5.3 bij een lid van de RvT voordoet, meldt hij (melden zij) dit aan de voorzitter van de RvT. Betreft het de voorzitter zelf, dan meldt deze dat aan de vicevoorzitter. Deze bespreekt dit, indien mogelijk, met het desbetreffende lid. De voorzitter kan het lid daarbij in overweging geven vrijwillig af te treden. Op grond van dit gesprek en 9

Zie de voetnoten 1 t/m 5


indien het lid niet bereid is vrijwillig af te treden, kan de voorzitter besluiten de kwestie ter bespreking in de RvT op de agenda te plaatsen van een vergadering van de RvT. 7.6 (Potentieel) strijdige belangen 7.6.1 Wanneer een lid van de RvT in een bepaald geval een belang heeft dat potentieel strijdig is met het belang van Woningstichting Het Grootslag, meldt hij/zij dit meteen aan de voorzitter van de RvT. Betreft het een incidenteel geval, dan kan worden volstaan met onthouding van deelneming aan de vergaderingen over dit onderwerp en de besluitvorming ten aanzien van dit punt. Als de RvT van mening is dat het een meer dan incidenteel belangenverschil is, dan dient het desbetreffende lid af te treden. Het oordeel of er sprake is van een tegenstrijdig belang dient de betrokken commissaris over te laten aan de overige leden van de RvT, die ter zake zo nodig bij meerderheid hierover beslissen. Het desbetreffende lid onthoudt zich hierbij van stemming. 7.7 Voorzitter 7.7.1 De RvT benoemt uit zijn midden een voorzitter, bij voorkeur op basis van een specifiek profiel waarin de specifieke deskundigheid en ervaring die van de voorzitter verwacht wordt is opgenomen. Tevens wordt door de RvT uit zijn midden een vicevoorzitter benoemd, welke de voorzitter in voorkomende gevallen vervangt. 7.7.2 De voorzitter van de RvT is in beginsel permanent aanspreekbaar voor de overige leden van de RvT en de bestuurder. De voorzitter onderhoudt nauw en frequent contact met de bestuurder. Wanneer daartoe aanleiding is houdt de voorzitter de RvT tijdens de reguliere vergaderingen van de RvT, of zo nodig op een ander moment van de inhoud van deze contacten op de hoogte. 7.7.3 Hij bereidt samen met de ambtelijk secretaris de vergaderingen voor aan de hand van de vergadercyclus, bestuursbesluiten en andere belangrijke zaken uit de organisatie. 7.7.4 De voorzitter treedt namens de RvT naar buiten op. Hij streeft naar optimale participatie van de overige leden van de RvT bij de werkzaamheden en vergaderingen van de RvT en coördineert alle activiteiten van de RvT. 7.8 Honorering en verzekering 7.8.1 De honorering voor de leden van de RvT wordt jaarlijks op voorstel van de remuneratiecommissie vastgesteld. De honoraria zullen worden gebaseerd op hetgeen passend is bij de eisen die gesteld worden aan de functie en passend binnen de wettelijke kaders. 7.8.2 Voor de leden van de RvT wordt door Woningstichting Het Grootslag een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afgesloten. De kosten hiervan komen volledig voor rekening van Woningstichting Het Grootslag.


8 8.1

Verslag van de Raad van toezicht Jaarverslag RvT Ten behoeve van het jaarverslag van Woningstichting Het Grootslag wordt door de Raad van toezicht een verslag opgesteld.

8.2 Onderwerpen verslaglegging RvT In het verslag wordt opgesteld aan de hand van de 5 principes uit de Governance code Het Grootslag en specifiek de rol van de (leden) van de RvT wordt hierin beschreven: 1. De leden van de RvT hanteren normen en waarden die passen bij de maatschappelijke opdracht van de corporatie; 1.1 Ze geven verslag over de wijze van vergaderen, dat gebeurt in een open en transparante wijze waarbinnen voor de leden en de bestuurder ruimte is voor reflectie en tegenspraak. 1.2 aantal vergaderingen van de RvT. 1.3 melding van de aanwezigheid van een reglement voor de werkwijze van de RvT en haar commissies; 1.4 informatie en documentatie voor de RvT tijdig beschikbaar is; 1.5 De RvT ziet toe dat de bestuurder zorgt voor een interne gedrags- of integriteitscode en deze binnen de RvT bespreekt en publiceert op de website van de corporatie. 2. De RvT legt actief verantwoording af over de prestaties van Het Grootslag en specifiek hun toezichthoudende rol; 2.1 advies van de RvT ten aanzien van de goedkeuring van de jaarrekening, het volkshuisvestingsverslag en het jaarverslag; 2.2 opsomming van de belangrijkste onderwerpen die zijn behandeld tijdens de vergaderingen van de RvT; 2.3 het aantal door de bestuurder ingediende majeure besluiten welke vooraf ter goedkeuring aan de RvT zijn voorgelegd; 2.4 de bestuurder heeft het strategisch ondernemingsplan ter goedkeuring voorgelegd en de RvT ziet toe dat besluiten en werkplannen voldoen aan de maatschappelijke, operationele en financiële doelen van het ondernemingsplan. 3. De RvT maakt inzichtelijk dat ze geschikt zijn voor hun taak; 3.1 informatie over de individuele leden van de RvT en de benoemingsperioden; 3.2 informatie over eventuele benoemingen en herbenoemingen binnen de RvT; 3.3 melding van de bespreking over de evaluatie van het eigen functioneren en de relatie tot de bestuurder; 3.4 de leden van de RvT blijven hun kennis ontwikkelen en melden de uitvoering van de opleidingsplannen; 3.5 per lid van de RvT wordt melding gemaakt van het aantal PE punten. 4. De RvT meldt hoe deze toetst of Het Grootslag voldoende in dialoog gaat met belanghebbende partijen;


4.1 de RvT meldt of naar hun oordeel de belanghouders actief worden betrokken bij het beleid van de corporatie; 4.2 overleg met de huurdersbelangenvereniging; 4.3 bespreken prestatieafspraken met gemeenten; 4.4 overleg met de maatschappelijke adviesraad. 5. De leden van de RvT kennen de risico’s verbonden aan de activiteiten van Het Grootslag en bespreken deze: 5.1 melding van de bespreking over de aandachtsgebieden van woningstichting Het Grootslag; 5.2 melding van hun toetsing en oordeel van de risico’s die verband houden met de activiteiten van Het Grootslag en van het beheersen van die risico’s

9 Vertrouwelijkheid 9.1

Vertrouwelijke informatie door derden over Het Grootslag Een lid van de raad van toezicht dat op informele of andere indirecte wijze door niet-RvTleden in vertrouwen wordt genomen ten aanzien van zaken betreffende woningstichting Het Grootslag, zal in deze contacten zorgvuldig handelen en steeds voorop stellen, dat de voorzitter van de RvT over dit overleg zal worden geïnformeerd.

9.2

Behandeling vertrouwelijke informatie 9.2.1. Elk lid van de RvT kan alle informatie en documentatie die hij of zij in het kader van de toezichthoudende functie krijgt, beoordelen op de mate van vertrouwelijkheid. Vertrouwelijke informatie zal niet buiten de RvT en de bestuurder openbaar gemaakt worden, ook niet na zijn of haar aftreden. 9.2.2. Met betrekking tot zaken die woningstichting Het Grootslag, haar huurders en of andere relaties aangaan, waarvan mondeling of schriftelijk kenbaar is gemaakt, dan wel waarvan redelijkerwijs duidelijk is dat het vertrouwelijke zaken betreft, zullen de leden van de RvT zich houden aan een volledige geheimhoudingsplicht, tenzij de RvT ten aanzien van de vertrouwelijkheid anders heeft beslist.

9.3

Correspondentie 9.3.1. Correspondentie tussen de RvT en de bestuurder heeft in de basis een vertrouwelijk karakter. Wat inhoudt dat de correspondentie in principe niet aan anderen ter beschikking mag worden gesteld, tenzij beide partijen hebben ingestemd met het verspreiden van deze correspondentie aan anderen of wanneer dossiervorming bij juridische kwesties noodzakelijk is. 9.3.2. De notulen van de RvT-vergaderingen kunnen, ná goedkeuring van de notulen door de RvT, door de bestuurder ter informatie en als vertrouwelijke informatie ter beschikking worden gesteld aan de MT-leden tenzij de RvT hier in bepaalde gevallen niet mee instemt. 9.3.3. In het managementstatuut wordt geregeld hoe de MT-leden met vertrouwelijk aangemerkte informatie dient om te gaan.


10.

Slotbepalingen

10.1. Indien een of meer bepalingen van dit reglement ongeldig zijn of worden, tast dit de geldigheid van de overblijvende bepalingen niet aan. 10.2. In geval van onduidelijkheid of verschil van mening over de betekenis van enige bepaling uit dit reglement is het oordeel van de voorzitter van de raad van toezicht daaromtrent beslissend. 10.3. Dit reglement kan van tijd tot tijd door het bestuur worden gewijzigd met de voorafgaande goedkeuring van de raad van commissarissen. 10.4. Het bestuur kan incidenteel besluiten dit reglement niet na te leven, met inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving, maar alleen met goedkeuring van de raad van commissarissen. 10.5. In de vergadering van de RvT van 10 april 2015 is dit reglement vastgesteld c.q. gewijzigd. 10.6. Na vaststelling van dit reglement vervalt het voorgaande reglement per direct. Wervershoof, 10 april 2015

J.W. (Jan Wolter) Bloem Voorzitter raad van toezicht

J. Th. (Hans) Kröger bestuurder


Reglement Bestuur en Toezicht. subtitel

Recommend Documents