REGLEMENT VOOR BESTUUR EN TOEZICHT
Vastgesteld in de vergadering van de Raad van Commissarissen op 1 september 2014 1
Inhoud 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Vaststelling en reikwijdte Het bestuur Taak van de Raad van Commissarissen Vergaderingen Informatie Overleg met derden Samenstelling van de Raad van Commissarissen Verslag van de Raad van Commissarissen Vertrouwelijkheid Geschillenregeling
1
Vaststelling en reikwijdte
1.1 Dit reglement is een vertaling van de werkafspraken welke zijn gemaakt tussen het bestuur/de directeur-bestuurder en de Raad van Commissarissen (“RvC”) van stichting Poort6 (“Poort6”). Dit reglement moet worden beschouwd als een nadere uitwerking van de statuten en in het bijzonder van de relatie tussen het bestuur/de directeur-bestuurder en Raad van Commissarissen van Poort6. Zaken die in de statuten al geregeld zijn, komen in dit document alleen aan de orde indien ze direct van toepassing zijn en/of indien ze de leesbaarheid ten goede komen. 1.2 Dit reglement is vastgesteld en goedgekeurd in een gezamenlijke vergadering van het bestuur en de RvC van Poort6 en vervangt alle voorgaande schriftelijk vastgelegde werkafspraken. Dit reglement kan bij besluit van de RvC en het bestuur worden gewijzigd. Wijziging van het reglement behoeft alleen instemming van het bestuur daar waar het de bevoegdheden van het bestuur raakt. Een voorstel tot wijziging kan geschieden door zowel de RvC als het bestuur. Dit reglement dient door de RvC als geheel en door ieder lid van de RvC en door het bestuur te worden nageleefd. 1.3 Het bestuur kan bevoegdheden mandateren aan medewerkers in de werkorganisatie. Daarbij blijft het bestuur altijd eindverantwoordelijk. De wijze waarop de mandatering plaatsvindt, wordt vastgelegd in een aparte procuratieregeling. In die regeling wordt ook geregeld de wijze waarop de directeur-bestuurder binnen de werkorganisatie met besluitvorming omgaat. 2
Het bestuur Omvang, benoeming, schorsing en ontslag
2.1 Conform artikel 4, lid 1 van de statuten wordt Poort6 bestuurd door het bestuur welke bestaat uit een door de RvC vast te stellen aantal van één of meer personen (artikel 5 lid 1). De RvC benoemt, schorst en ontslaat de directeur-bestuurder, zulks conform artikel 5 lid 1 en 6 lid 1 van de statuten. 2.2 Indien de RvC van mening is dat het aantal directeur-bestuurders moet worden gewijzigd, pleegt hij daarover voorafgaand zorgvuldig overleg met de overige leden van het bestuur en (indien in functie) met de Ondernemingsraad (“OR”). Daarbij wordt ook de taakverdeling tussen de bestuursleden onderling besproken. De OR heeft hierbij conform de Wet op de Ondernemingsraden (“WOR”) adviesrecht. 2
2.3 Wanneer de RvC in een vacature van de directeur-bestuurder moet voorzien, stelt hij een schriftelijk profiel vast om op basis daarvan een kandidaat te zoeken en te benoemen. De RvC pleegt daarbij voorafgaand zorgvuldig overleg met de overige leden van het bestuur en de OR. De OR heeft hierbij conform de WOR alleen adviesrecht ten aanzien van de benoeming. 2.4 De RvC is belast, op voorstel van de voorzitter, met het vaststellen van salaris en arbeidsvoorwaarden van de directeur-bestuurder. De RvC zorgt voor een schriftelijke arbeidsovereenkomst met een taakomschrijving van de directeur-bestuurder. 2.5 Wanneer de RvC het voornemen heeft te besluiten tot schorsing of ontslag van de directeurbestuurder, zal deze te allen tijde, tenzij er sprake is van overmacht, door de voorzitter van de RvC of een delegatie van de RvC worden gehoord. Indien schorsing of ontslag mocht volgen, wordt dat met vermelding van de gronden onmiddellijk schriftelijk bevestigd. 2.6 Daar waar de RvC van mening is dat er redenen zijn om direct over te gaan tot schorsing of ontslag is hij daartoe bevoegd, zij het dat hij dan zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen een termijn van vijf werkdagen de directeur-bestuurder alsnog hoort. 2.7 Indien in de situaties als genoemd in artikel 2.5 de RvC het voornemen heeft tot ontslag van een bestuurder over te gaan, zal hij advies van de OR inwinnen alvorens tot het besluit over te gaan (conform de WOR). Functioneren directeur-bestuurder 2.8 Tenminste eenmaal per jaar vindt een overleg plaats tussen de voorzitter en een ander lid van de RvC en de directeur-bestuurder waarin gesproken wordt over: (a) de relatie tussen de directeur-bestuurder en de RvC; (b) het functioneren van de directeur-bestuurder. Dit jaarlijkse gesprek, waarvan een verslag wordt opgesteld, vindt plaats nadat de RvC in zijn jaarlijkse vergadering buiten aanwezigheid van de directeur-bestuurder gesproken heeft over deze zaken. In dit gesprek wordt ook aangegeven op basis van welke criteria de directeurbestuurder het komende jaar door de RvC zal worden beoordeeld. 2.9 In het eerste jaar na de benoeming van een directeur-bestuurder vindt dit gesprek in ieder geval ook plaats zes maanden na diens aanstelling, waarin de wederzijdse relatie tussen beiden wordt besproken. Indien uit dit gesprek naar voren komt dat de relatie niet naar beider tevredenheid wordt ingevuld, zal worden aangegeven op welke punten de relatie verbeterd dient te worden en welke acties daarin van de directeur-bestuurder respectievelijk de RvC worden verwacht. Van dit evaluatiegesprek wordt ook een verslag opgesteld. Afwezigheid 2.10 Bij de afwezigheid van de enig directeur-bestuurder wordt zijn functie waargenomen door zijn plaatsvervanger zoals opgenomen in de geldende procuratieregeling. Deze plaatsvervanger kan geen bestuursbesluiten nemen, behoudens conform de geldende procuratieregeling. Indien alle leden van het bestuur langer dan vijf dagen aaneensluitend afwezig zijn, zal deze afwezigheid gemeld worden aan de voorzitter van de RvC. 2.11 Bij belet of ontstentenis van alle leden van het bestuur wordt het bestuur waargenomen door de RvC, conform artikel 7, lid 2 van de statuten. De RvC is ook bevoegd één of meer personen, niet uit zijn midden afkomstig, daartoe aan te wijzen. 3
2.12 Bij afwezigheid van de voorzitter van de RvC, welke langer dan vijf dagen aaneensluitend is, wordt deze afwezigheid gemeld bij de directeur-bestuurder en bij de vice-voorzitter van de RvC. Procuratie en mandatering 2.13 Bepaalde medewerkers zijn bevoegd om namens Poort6 verplichtingen aan te gaan. Hiertoe is een procuratieoverzicht opgesteld, waarin wordt vermeld welke functies/medewerkers welke verplichtingen kunnen aangegaan en tot welk bedrag. Dit overzicht wordt intern gepubliceerd en ter kennisname aan de RvC verstrekt. 3
Taak van de Raad van Commissarissen Algemeen
3.1 De RvC richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van Poort6 en de door haar in stand gehouden onderneming, naar het te behartigen maatschappelijke belang en naar het belang van de betrokken belanghebbenden. De leden van de RvC zijn onafhankelijk en opereren kritisch en in alle vrijheid, zonder last of ruggespraak. Geen enkel lid van de RvC mag zich opstellen als behartiger van slechts een deelbelang. 3.2 De RvC fungeert als een orgaan met gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dat betekent dat alle leden van de RvC gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor besluiten die worden genomen in de RvC, ook als zij zich in de vergadering tegen de inhoud van het besluit hebben uitgesproken. Toezicht & advies 3.3 De RvC heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen Poort6 en de door haar in stand gehouden onderneming. De RvC staat daarnaast de directeur-bestuurder gevraagd en ongevraagd met raad terzijde. Eveneens staat het de directeur-bestuurder vrij om de RvC over een onderwerp advies te vragen. Ten aanzien van de besluiten waarvoor goedkeuring van de RvC is vereist, zal in een vroegtijdig stadium de RvC om advies worden gevraagd. De directeur-bestuurder is niet gehouden om een advies van de RvC ook op te volgen. De leden van de RvC zien er op toe dat advisering niet de toezichthoudende en goedkeuringstaak in de weg staat. De RvC kan aan één van zijn leden toestemming verlenen tot het adviseren van het bestuur. 3.4 Bij zijn toezicht gaat de RvC uit van de vraag of het beleid wordt gevoerd overeenkomstig de elementaire beginselen van verantwoord ondernemerschap, met inachtneming van de sociale doelstelling van Poort6. 3.5 De RvC ziet erop toe dat het beleid in ieder geval in overeenstemming is met wettelijke, statutaire en andere voorschriften en dat de continuïteit van Poort6 is gewaarborgd. De RvC vergewist zich ervan dat het besluitvormingsproces in het algemeen op goede gronden berust en dat besluiten zorgvuldig tot stand zijn gekomen.
4
Uitvoering van besluiten onder voorbehoud van goedkeuring 3.6 Besluiten van de directeur-bestuurder waarvoor op grond van artikel 14 van de statuten goedkeuring door de RvC is vereist, kunnen pas worden uitgevoerd nadat de RvC deze goedkeuring heeft verstrekt. De RvC stelt het bestuur uiterlijk twee weken na ontvangst van het verzoek tot goedkeuring van een besluit, bij voorkeur schriftelijk, op de hoogte van zijn standpunt. Indien de omstandigheden hiertoe noodzaken kan de directeur-bestuurder een kortere termijn afspreken met de voorzitter van de RvC. Goedkeuring wordt ook verstrekt door besluiten in de notulen van de RvC op te nemen. 3.7 In aanvulling op artikel 14, lid 1 van de statuten, legt het bestuur vooraf ter goedkeuring aan de RvC voor besluiten omtrent: a. de volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstellingen van Poort6; b. de operationele en financiële doelstellingen van Poort6; c. de strategie die moet leiden tot het realiseren van de doelstellingen; d. de randvoorwaarden die bij de strategie worden gehanteerd; e. de wijze waarop de principes van horizontale verantwoording ten opzichte van belanghebbenden worden vormgegeven; f. beëindiging van de arbeidsovereenkomst van vijf (5) of meer werknemers tegelijkertijd of binnen een kort tijdsbestek van Poort6; g. ingrijpende wijziging van de arbeidsomstandigheden van een aanmerkelijk aantal werknemers van Poort6; h. de opdracht tot het uitvoeren van visitatie bij Poort6 en de wijze waarop deze opdracht moet worden uitgevoerd en de wijze waarop verslag wordt gedaan van de visitatie; i. vaststelling van een toetsingskader voor verbindingen of investeringen; j. het uitoefenen van stemrecht over de hiervoor genoemde aangelegenheden in deelnemingen van Poort6; k. het inlenen van personeel op managementniveau voor een periode langer dan zes (6) maanden (alle vormen); l. het nemen van dergelijke besluiten ten aanzien van de dochterondernemingen, deelnemingen en verbindingen van Poort6. 3.8 Voorafgaand aan de goedkeuring van besluiten waarvoor het bestuur vooraf goedkeuring behoeft van de RvC, zal de directeur-bestuurder geen actie(s) ondernemen die een (vrijwel) onomkeerbaar gevolg tot stand brengen met betrekking tot bovenstaande punten, behalve als hij hierover met de RvC overleg heeft gepleegd en de RvC aan betreffende actie goedkeuring verleend heeft. 3.9 Indien de RvC meedeelt dat hij niet instemt met het besluit zal hij dit met redenen omkleed doen. Het bestuur en de RvC zullen met elkaar overleg voeren omtrent de redenen voor het niet instemmen met het besluit en onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om de bezwaren van de RvC ten aanzien van de uitvoering van het besluit weg te nemen. Indien partijen hierover geen overeenstemming bereiken, zal: (a) de directeur-bestuurder het genomen besluit alsnog uitvoeren, waarbij de RvC zich dient te beraden over de gevolgen hiervan voor de organisatie en/of de positie van de directeurbestuurder en/of de RvC; (b) de directeur-bestuurder het genomen besluit intrekken en, eventueel, een nieuw besluit formuleren. Onderlinge taakverdeling 3.10 Elk lid van de RvC heeft een aantal aandachtgebieden. Het thans geldende overzicht van de verdeling van de aandachtsgebieden is in Bijlage A opgenomen. 5
Commissies 3.11 De RvC kan een auditcommissie, een remuneratiecommissie of andere commissies instellen. De commissies worden door de RvC uit zijn midden samengesteld. De taak van de commissie is om de besluitvorming van de RvC voor te bereiden. De RvC blijft verantwoordelijk voor besluiten, ook als deze zijn voorbereid door één van de commissies van de RvC. 3.12 De RvC stelt voor iedere commissie een reglement op. In dit reglement wordt aangegeven wat de taak van een commissie is, hoe deze wordt samengesteld en op welke wijze zij haar taak uitoefent. 3.13 De samenstelling van de commissies, het aantal vergaderingen en de belangrijkste vergaderonderwerpen daarin, zullen worden vermeld in het verslag van de RvC. 3.14 Indien een of meer commissies niet (meer) is ingesteld, wordt de taak van de commissies door de raad zelf uitgevoerd. 3.15 De RvC ontvangt van elke commissie een verslag van haar beraadslagingen en bevindingen. 3.16 De thans geldende reglementen voor de auditcommissie en de remuneratiecommissie zijn in bijlage B respectievelijk C opgenomen. 4
Vergaderingen Vergaderfrequentie
4.1 Jaarlijks stelt de voorzitter van de RvC, in overleg met de directeur-bestuurder, een vergaderschema op waarin staat vermeld welke reguliere onderwerpen in welke vergadering besproken worden. De RvC vergadert ten minste viermaal per jaar en verder zo vaak als de voorzitter of één of meer der leden van de RvC of een directeur-bestuurder dat wensen. De directeur-bestuurder is in principe aanwezig bij de vergaderingen van de RvC, tenzij de RvC van mening is dat dit voor een bepaald onderwerp niet gewenst is. 4.2 Van het houden van de vergaderingen van de RvC wordt melding gemaakt in het gedeelte van het jaarverslag van Poort6, waar het verslag van de RvC wordt opgenomen. 4.3 Ieder lid van de RvC wordt geacht de vergaderingen van de RvC bij te wonen. Bij frequente afwezigheid zal het desbetreffende lid hierop door de voorzitter worden aangesproken. De RvC kan, indien één van zijn leden, nadat hij of zij door de voorzitter is aangesproken op zijn danwel haar frequente afwezigheid, in gebreke blijft de vergadering bij te wonen, overgaan tot schorsing van het desbetreffende lid en kan een voorstel tot ontslag bij de RvC doen. Vergaderen buiten de aanwezigheid van de directeur-bestuurder. 4.4 Naast de bovengenoemde vergaderingen, vergadert de RvC ten minste éénmaal per jaar buiten de aanwezigheid van de directeur-bestuurder. Deze vergadering heeft als doel: (a) het functioneren van de RvC te evalueren; (b) de relatie tussen de directeur-bestuurder en de RvC te evalueren; (c) het functioneren van de directeur-bestuurder te evalueren. In het gedeelte van het jaarverslag, waar het verslag van de RvC staat opgenomen, wordt gemeld dat deze bespreking is gehouden.
6
Ten behoeve van de evaluatie van het functioneren van de RvC inventariseert de voorzitter van te voren bij de leden van de RvC en het bestuur de punten die tijdens deze evaluatie aan de orde dienen te komen. Agenda & besluitvorming 4.5 De agenda’s van de vergaderingen worden door de voorzitter van de RvC in overleg met de directeur-bestuurder vastgesteld. De procedure die geldt bij de vergaderingen staat beschreven in artikel 10 en 11 van de statuten. Hierin is ook de besluitvorming vastgelegd. 5
Informatie Algemeen
5.1 De RvC is zelf verantwoordelijk voor de eisen die men stelt aan de kwaliteit, periodiciteit en omvang van de informatievoorziening. Jaarlijks zal de RvC met de directeur-bestuurder nagaan of de informatievoorziening voldoet. 5.2 De RvC ontvangt van de directeur-bestuurder tijdig schriftelijke informatie over alle feiten en ontwikkelingen met betrekking tot Poort6, welke informatie de RvC nodig heeft om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen. 5.3 Ontvangt een lid van de RvC uit andere bron dan de directeur-bestuurder of de RvC informatie of signalen die in het kader van het toezicht van belang zijn, dan brengt hij of zij de voorzitter van de RvC hier zo snel mogelijk van op de hoogte, waarna deze, indien nodig, de RvC en de directeur-bestuurder op de hoogte stelt. Een lid van de RvC mag ook personen binnen Poort6 benaderen, indien dit in het kader van het toezicht van belang is. In dat geval brengt het betreffende lid van de RvC de voorzitter van de RvC en de directeur-bestuurder hiervan op de hoogte. 5.4 Om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren uit te kunnen oefenen, is de RvC bevoegd zich indien de RvC dat nodig acht op kosten van Poort6 op enigerlei wijze te laten bijstaan door één of meer (externe) deskundigen. Hierover wordt de directeur-bestuurder geïnformeerd, zowel wat betreft het onderwerp als wat betreft kosten. Periodieke rapportage 5.5 De RvC ontvangt na iedere periode van maximaal 4 maanden, zo spoedig mogelijk na afloop van die periode, een overzicht van de gerealiseerde prestaties, kosten en baten in relatie tot de begroting, alsmede een prognose voor het gehele boekjaar, voorzien van een analyse van de afwijkingen. De analyse van afwijkingen kan leiden tot een voorstel tot wijziging van de begroting. Deze informatie bevat ten minste gegevens over onder andere: (a) de woningexploitatie, waarin onder meer informatie over de huurontwikkeling, de onderhouds- en algemene beheerskosten; (b) de investeringen; (c) projecten (hoofdlijnen); (d) het geldmiddelenbeheer, waarin begrepen de mutaties in de portefeuille en de opbrengsten en kosten verbonden aan de leningen- en beleggingenportefeuille; (e) het personeel (op basis van kengetallen en majeure wijzigingen); (f) de verantwoordingsvelden in de zin van het BBSH; (g) de periodieke voortgangsrapportage over de integrale bedrijfsvoering. De rapportage wordt vergezeld van een toelichting van de directeur-bestuurder. 7
Jaarlijkse informatie 5.6 De directeur-bestuurder verstrekt ten minste éénmaal per jaar, op vooraf met de RvC overeengekomen tijdstippen, de onderstaande informatie aan de RvC: (a) de invulling van de maatschappelijke taak en positie van Poort6; (b) het strategisch beleidsplan, alsmede het hieruit afgeleide ondernemingsjaarplan, waarin een evaluatie van de corporatiedoelstellingen, de strategie, de daaraan verbonden risico’s; (c) de mechanismen voor beheersing van de risico’s van financiële aard; (d) de begroting en het jaarwerkplan; (e) het volkshuisvestingsverslag, de jaarrekening en het jaarverslag; (f) de prestatieafspraken met de gemeente; (g) de rapportage over de tussentijdse controle en het accountantsverslag inzake de jaarrekening (jaarbericht) van de externe accountant. Ook deze rapportages worden vergezeld van een toelichting van de directeur-bestuurder. Het accountantsverslag wordt daarnaast ook mondeling toegelicht door de accountant. 5.7 Op basis van (onder meer) bovenstaande informatie vindt tenminste één keer per jaar een overleg plaats tussen het bestuur, eventueel ondersteund door (leden van) het management, en RvC over de te volgen koers en strategie van Poort6. 6
Overleg met derden Ondernemingsraad
6.1 De directeur-bestuurder voert het regulier overleg (overlegvergaderingen) met de Ondernemingsraad. Jaarlijks overlegt (een delegatie van) de RvC tenminste éénmaal per jaar met de Ondernemingsraad over de algemene gang van zaken van Poort6. Dit overleg vindt plaats in beginsel buiten de aanwezigheid van de directeur-bestuurder. 6.2 De directeur-bestuurder stelt de RvC in kennis van belangrijke bespreekpunten met de OR en verstrekt de RvC op verzoek (delen van) de notulen van de overlegvergaderingen ter kennisneming. 6.3 Besluiten van de directeur-bestuurder waarvoor op grond van artikel 14 van de statuten voorafgaand goedkeuring van de RvC is vereist waarvan de OR advies- of instemmingsrecht heeft, zullen eerst aan de OR worden voorgelegd, en na diens advies of instemming aan de RvC. Huurdersorganisatie 6.4 De directeur-bestuurder voert het regulier overleg met de Huurdersorganisatie van Poort6 (“HP6”). Jaarlijks overlegt (een delegatie van) de RvC tenminste éénmaal per jaar met HP6 over de algemene gang van zaken van Poort6. Dit overleg vindt plaats in beginsel buiten de aanwezigheid van de directeur-bestuurder. 6.5 Besluiten van de directeur-bestuurder waarvoor op grond van artikel 14 van de statuten voorafgaand goedkeuring van de RvC is vereist en ter zake waarvan HP6 op grond van de wet en/of de samenwerkingsovereenkomsten advies- of instemmingsrecht heeft, zullen eerst aan HP6 worden voorgelegd, en vervolgens, na advies of goedkeuring van HP6, aan de RvC.
8
6.6 De directeur-bestuurder stelt de RvC in kennis van belangrijke bespreekpunten met HP6 en verstrekt de RvC op verzoek (delen van) de notulen van de besprekingen met HP6 ter kennisneming. Accountant 6.7 Conform artikel 16, lid 2 van de statuten verstrekt de RvC aan een externe registeraccountant de opdracht de jaarrekening, de overige stukken die conform wet- en of regelgeving een verklaring van een externe accountant behoeven, alsmede alle andere stukken die de RvC wenselijk acht, te controleren en daarover een verklaring af te geven. 6.8 De RvC houdt ten minste eenmaal per jaar een bespreking met de accountant. Aan de orde komen in ieder geval de controle (reikwijdte, planning en bevindingen) en (aspecten van) de financiële rapportage van Poort6. 6.9 Aan de vergadering van de RvC waarin de conceptjaarrekening wordt behandeld, neemt als regel ook de accountant deel. 6.10 Bij de beoordeling van de jaarrekening zal de RvC zich in elk geval rekenschap geven van de keuzen en de toepassing van de grondslagen voor vermogens- en resultaatbepaling. De accountant zal aan de RvC moeten bevestigen dat de directeur-bestuurder de vastgestelde grondslagen heeft gehanteerd bij het opmaken van de jaarrekening. 6.11 Voorts dient de RvC zich inzicht te verschaffen in en een kwalitatief oordeel te geven over de diverse noodzakelijk geachte voorzieningen. De contacten tussen de RvC en de accountant lopen via de voorzitter van de auditcommissie van de RvC. De operationele, reguliere contacten verlopen tussen de externe accountant en de directeur-bestuurder. 7
Samenstelling van de Raad van Commissarissen Omvang
7.1 De RvC bestaat conform artikel 12, lid 2 uit tenminste vijf en ten hoogste zeven personen. De leden van de RvC worden door de RvC benoemd al dan niet uit één of meerdere bindende voordrachten, welke moeten zijn opgemaakt rekening houdend met een door de RvC opgestelde profielschets. 7.2 De benoeming vindt plaats conform het bepaalde in artikel 12 van de statuten. Profiel 7.3 De RvC stelt conform artikel 12 van de statuten, een profiel op van de kandidaten voor de RvC die voor Poort6 op dit moment de meest passende is en die voor Poort6 de meeste toegevoegde waarde heeft. In voorkomende gevallen, doch tenminste één keer per twee jaar, zal de RvC het vastgelegde profiel evalueren, waar nodig bijstellen en daaruit vervolgens zijn conclusies trekken voor de eigen samenstelling, grootte, taken en werkwijze. De thans geldende profielen zijn opgenomen in bijlage D. 7.4 Teneinde een goede kwaliteit in de RvC te waarborgen, kan de RvC de directeur-bestuurder verzoeken om in de begroting een post op te nemen ten behoeve van het bijwonen van bijeenkomsten en het volgen van opleidingen.
9
7.5 Met de organisatie die op basis van artikel 12, lid 4 van de statuten een voordracht mag doen voor de RvC wordt het profiel besproken alvorens het door de RvC wordt vastgesteld. Procedure bij benoeming en herbenoeming 7.6 Wanneer er een vacature ontstaat binnen de RvC, tracht de RvC er voor te zorgen dat hij op korte termijn een benoeming doet om het aantal leden weer terug te brengen tot het gewenste aantal. De voordracht moet zoveel mogelijk voldoen aan het opgestelde profiel. 7.7 De voorzitter van de RvC en een of meer andere leden van de RvC voeren gesprekken met kandidaatsleden voor de RvC. De directeur-bestuurder heeft hierbij een adviserende rol. De voorzitter maakt op grond van de gesprekken een benoemingsbesluit waarin de motivering voor de benoeming wordt vermeld. Een en ander wordt afgewikkeld conform de statuten. 7.8 Ook indien de RvC één van zijn leden wil voordragen voor herbenoeming dient toetsing plaats te vinden aan het profiel. Beraad over de herbenoeming in de RvC dient buiten de aanwezigheid van de betrokkene plaats te vinden. Hierbij kan van belang zijn: het functioneren gedurende de afgelopen zittingsperiode alsmede het alsdan geldende profiel. Als het de voorzitter zelf betreft, neemt de vice-voorzitter deze taak over. 7.9 Indien de RvC één van zijn leden voordraagt tot herbenoeming, zal worden vermeld waarom er aanleiding is voor herbenoeming. Indien het lid niet wordt voorgedragen voor herbenoeming, wordt dit door de voorzitter mondeling en schriftelijk aan het lid toegelicht. Bij herbenoeming van een kwaliteitszetel dient opnieuw het oordeel van de voordragende instantie te worden gevraagd. Lid op voordracht van de huurders 7.10 Conform artikel 12, lid 4 van de statuten komen twee van de leden van de RvC uit de kring van de huurders of vanuit HP6. Bij voorkeur wordt er namens deze kring of HP6 iemand voorgedragen die zelf geen huurder is. 7.11HP6 wordt, indien zich een vacature voor de door hem voor te dragen zetel voordoet, door de RvC geïnformeerd over het profiel van het voor te dragen lid. Het lid dat wordt voorgedragen door HP6 dient evenals de overige leden van de RvC zoveel mogelijk te voldoen aan de profielschets zoals die is opgesteld voor de RvC. 7.12 Indien de RvC meent dat een voordracht niet voldoet aan de opgestelde profielschets, zal hij hierover overleg voeren met HP6. Indien partijen hierover van mening blijven verschillen, zal de RvC aan HP6 vragen met een nieuwe voordracht te komen. Indien HP6 hiertoe niet bereid is, kan de RvC overwegen de desbetreffende kandidaat niet te benoemen tot lid van de RvC. 7.13 Ook een lid van de RvC dat wordt benoemd op basis van een voordracht, vervult de taak zonder last en ruggespraak van de instantie welke voor hem/haar een bindende voordracht heeft gedaan en onafhankelijk van de specifieke belangen van deze instantie. 7.14 Iemand die zelf deel uitmaakt van het bestuur van HP6 kan geen lid zijn van de RvC. Indien een bestuurslid van HP6 wordt voorgedragen, moet deze persoon bij de benoeming zijn of haar lidmaatschap van het bestuur van HP6 per direct beëindigen.
10
Beëindiging van het lidmaatschap van de RvC 7.15 Conform artikel 12 lid 6 van de statuten treedt ieder lid van de RvC uiterlijk vier jaar na zijn benoeming af volgens een door de RvC op te stellen rooster van aftreden. Een lid kan maximaal eenmaal worden herbenoemd. Het thans geldende rooster van aftreden is opgenomen in bijlage E. 7.16 Artikel 12 lid 7 van de statuten geeft aan wie geen lid kunnen zijn van de RvC. 7.17 Een lid van de RvC zal daarnaast tussentijds vrijwillig aftreden indien er sprake is van één of meer van onderstaande aspecten: (a) onvoldoende functioneren; (b) onverenigbaarheid van karakters met de overige leden van de RvC; (c) structurele onverenigbaarheid van belangen met Poort6; (d) gegronde twijfel omtrent de integriteit van het lid bij de overige leden van de RvC. Indien één of meer leden van de RvC van mening is dat een dergelijke situatie zich bij een lid van de RvC voordoet, meldt dit lid dit aan de voorzitter van de RvC. Deze bespreekt dit, indien mogelijk, met het desbetreffende lid en besluit vervolgens of het punt op de agenda van de RvC moet worden geplaatst. Indien het lid niet bereid is tot aftreden, zal de RvC het lid schorsen. (Potentieel) strijdige belangen tussen een lid van de RvC en Poort6. 7.18 Wanneer een lid van de RvC in een bepaald geval een belang heeft dat potentieel strijdig is met het belang van Poort6, meldt hij/zij dit meteen aan de voorzitter van de RvC. Betreft het de voorzitter zelf, dan meldt deze dat aan de vice-voorzitter. Betreft het een incidenteel geval, dan kan worden volstaan met onthouding van deelneming aan de vergaderingen over dit onderwerp en de besluitvorming ten aanzien van dit punt. Als de RvC van mening is dat het een meer dan incidenteel belangenverschil is, dan dient het desbetreffende lid af te treden. 7.19 Het oordeel of er sprake is van een tegenstrijdig belang dient de betrokken toezichthouder, nadat hij/zij hier melding van heeft gemaakt, over te laten aan de overige leden van de RvC, die ter zake zo nodig bij gewone meerderheid hierover beslissen. Het desbetreffende lid onthoudt zich hierbij van stemming. Voorzitter 7.20 De RvC benoemt uit zijn midden een voorzitter, bij voorkeur op basis van een specifiek profiel waarin de specifieke deskundigheid en ervaring die van de voorzitter verwacht wordt is opgenomen. Tevens wordt door de RvC uit zijn midden een vice-voorzitter benoemd, welke de voorzitter in voorkomende gevallen vervangt. 7.21 De voorzitter van de RvC is in beginsel permanent aanspreekbaar voor de overige leden van de RvC en de directeur-bestuurder. De voorzitter onderhoudt nauw en frequent contact met de directeur-bestuurder, in beginsel ten minste één keer per maand. Tijdens de reguliere vergaderingen van de RvC, of op ieder ander moment wanneer daar aanleiding toe is, houdt hij/zij de RvC van deze contacten nauwkeurig en regelmatig op de hoogte. 7.22 De voorzitter treedt namens de RvC naar buiten op. Hij streeft naar optimale participatie van de overige leden van de RvC bij de werkzaamheden en vergaderingen van de RvC en coördineert alle activiteiten van de RvC.
11
Honorering en verzekering 7.23 De honorering voor de leden van de RvC wordt jaarlijks op voorstel van de RvC vastgesteld. De honoraria zullen worden gebaseerd op hetgeen passend is bij de eisen die gesteld worden aan de functie en voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving. 7.24 Voor de leden van de RvC is door Poort6 een adequate bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afgesloten. De kosten hiervan komen volledig voor rekening van Poort6. 8
Verslag van de Raad van Commissarissen
8.1 Ten behoeve van het jaarverslag van Poort6 wordt door de RvC een verslag opgesteld. In het verslag van de RvC worden onder meer de volgende onderwerpen behandeld: (a) aantal vergaderingen van de RvC; (b) opsomming van de belangrijkste onderwerpen die zijn behandeld tijdens de vergaderingen van de RvC; (c) melding van de aanwezigheid van een reglement voor bestuur en toezicht; (d) informatie over de individuele leden van de RvC en de benoemingsperioden; (e) informatie over eventuele benoemingen en herbenoemingen binnen de RvC; (f) melding van de bespreking over de strategische koers en doelstellingen van Poort6; (g) melding van de bespreking over de evaluatie van het eigen functioneren en de relatie tot de directeur-bestuurder; (h) overleg met de OR en HP6; (i) melding van overige werkzaamheden van de RvC over het afgelopen boekjaar; en (j) advies van de RvC ten aanzien van de goedkeuring van de jaarrekening, het volkshuisvestingsverslag en het jaarverslag. 9
Vertrouwelijkheid
9.1 Een lid van de RvC dat op informele of andere indirecte wijze door niet-RvC-leden in vertrouwen wordt genomen ten aanzien van zaken betreffende Poort6, zal in deze contacten zorgvuldig handelen en steeds voorop stellen dat de voorzitter van de RvC in dit overleg kan worden betrokken. 9.2 Elk lid van de RvC kan alle informatie en documentatie die hij of zij in het kader van de toezichthoudende functie krijgt, beoordelen op de mate van vertrouwelijkheid. Vertrouwelijke informatie zal niet buiten de RvC en de directeur-bestuurder openbaar gemaakt worden, ook niet na zijn of haar aftreden. 9.3 Met betrekking tot zaken die Poort6, haar huurders en of andere relaties aangaan, waarvan mondeling of schriftelijk kenbaar is gemaakt dat het vertrouwelijke zaken betreft, zullen de leden van de RvC zich houden aan een volledige geheimhoudingsplicht, ongeacht of zij wel of niet van mening zijn dat bepaalde zaken zonder gevaar aan derden kunnen worden medegedeeld, behoudens die zaken waarover de RvC ten aanzien van de vertrouwelijkheid anders beslist. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook na het aftreden van een RvC-lid. Correspondentie 9.4 Correspondentie tussen de RvC en de directeur-bestuurder heeft te allen tijde een vertrouwelijk karakter, wat inhoudt dat de correspondentie niet aan anderen ter beschikking mag worden
12
gesteld, tenzij beide partijen hebben ingestemd met het verspreiden van deze correspondentie aan anderen. 9.5 De passages uit notulen van de RvC-vergaderingen die voor de betreffende personen binnen Poort6 van belang zijn, kunnen, ná goedkeuring van de notulen door de RvC, door de directeurbestuurder als vertrouwelijke informatie ter beschikking worden gesteld aan de betreffende persoon, tenzij de RvC in de betreffende vergadering te kennen geeft hier niet mee in te stemmen. 9.6 Als vertrouwelijk aangemerkte stukken voor de RvC kunnen vertrouwelijk worden verspreid onder de managers, behoudens in die gevallen waarin de directeur-bestuurder en RvC besluiten tot geen of een beperktere verspreiding. 10
Geschillenregeling
10.1 Indien het bestuur en RvC niet tot overeenstemming komen over een geschil over de werking en interpretatie van dit reglement, kan een geschillencommissie worden verzocht om een uitspraak. De beslissing van de geschillencommissie is bindend en zal te goeder trouw door betrokkenen worden nageleefd, tenzij het geschil binnen één maand aan een bevoegde rechterlijke instantie wordt voorgelegd. 10.2 De geschillencommissie bestaat uit drie leden. De RvC en het bestuur benoemen elk één lid. Het derde lid wordt door de reeds benoemde leden benoemd, dit lid is tevens voorzitter van de geschillencommissie. 10.3 Het bestuur en de RvC benoemen een geschillencommissie binnen 15 werkdagen nadat een van beide (of beiden) bij de andere partij schriftelijk een gemotiveerd beroep heeft gedaan om een uitspraak in het geschil. 10.4 Indien de RvC of het bestuur niet binnen de gestelde termijn het door hem aan te wijzen lid benoemen, wordt de geschillencommissie toch geacht reglementair te zijn samengesteld en kan zij haar taak verrichten. 10.5 De geschillencommissie zal de betrokkenen zo snel mogelijk, doch uiterlijk 15 werkdagen na haar benoeming horen. 10.6 De geschillencommissie stelt de betrokkenen bij het geschil zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen dertig werkdagen na haar benoeming, schriftelijk in kennis van haar beslissing. 10.7 De hierbij betrokken partijen kunnen een geschil niet voorleggen aan een bevoegde rechterlijke instantie zolang het geschil in behandeling is bij de geschillencommissie.
13
Bijlage A – Verdeling aandachtsgebieden Raad van Commissarissen
Rol/aandachtsgebied Voorzitter Vice-voorzitter Huurders-aangelegenheden, contacten met de huurdersbelangenvereniging HP6 *) Volkshuisvestigingsvraagstukken Vastgoed(-projecten) Bedrijfseconomische en financiële zaken, accountant (audit-commissie) HRM aangelegenheden, contacten met OR **) Juridische zaken Remuneratie (arbeidsvoorwaarden en functioneren directeur-bestuurder) ***)
Wie Mevrouw J.M. van Maarseveen-van de Visch De heer W.P.J.M. van Dijk De heer W.P.J.M. van Dijk en mevrouw J. de Weerd-Hoeve De heer W.P.J.M. van Dijk en mevrouw J. de Weerd-Hoeve Mevrouw J. de Weerd-Hoeve en de heer J.J. van Eijk De heer J.J. van Eijk en mevrouw J. de WeerdHoeve Mevrouw J.M. van Maarseveen-van de Visch en de heer J. de Hoog De heer J. de Hoog Mevrouw J.M. van Maarseveen-van de Visch en de heer W.P.J.M. van Dijk
*) zonder last of ruggespraak **) aandachtsgebiedshouders hebben gestructureerd halfjaarlijks overleg met OR en incidenteel op verzoek ***) Remuneratie-commissie doet voorstel voor timing en werkwijze beoordeling directeur-bestuurder
14
Bijlage B - Het reglement voor de auditcommissie van de raad van commissarissen Artikel 1 Vaststelling en wijziging Dit reglement is vastgesteld op grond van artikel 3 lid 11 van het reglement voor bestuur en toezicht, in de vergadering van de raad van commissarissen van stichting Poort6 d.d. 1 september 2014. Dit reglement kan bij besluit van de raad van commissarissen worden gewijzigd. Artikel 2 Taken en bevoegdheden auditcommissie 1. De auditcommissie bereidt de besluitvorming van de raad van commissarissen voor ter zake van financiële aangelegenheden. De auditcommissie neemt nadrukkelijk geen beslissingsbevoegdheden over van de raad van commissarissen. De raad van commissarissen blijft verantwoordelijk voor zijn besluiten, ook als deze zijn voorbereid door de auditcommissie. De auditcommissie kan geen bevoegdheden hebben die verder strekken dan de bevoegdheden die de raad van commissarissen als geheel heeft. 2. Binnen het in lid 1 aangegeven kader richt de auditcommissie zich met name op: a. Het toezicht op het bestuur ten aanzien van: de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving en het toezicht op de werking van de integriteitscode; de financiële informatieverschaffing door Poort6 (zoals de keuze van accounting policies, toepassing en beoordeling van effecten van nieuwe regels, prognoses, werk van de externe accountant ter zake); het beleid van Poort6 ten aanzien van belastingplanning; de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de externe accountant; de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid, de bezoldiging en eventuele niet-controle werkzaamheden van de externe accountant ten behoeve van Poort6; de financiering van Poort6; de voorgeschreven financiële informatieverschaffing aan de externe toezichthouder. b. Het uitbrengen van advies aan de raad van commissarissen aangaande de benoeming van de externe accountant. c. In voorkomende gevallen, het doen van voorstellen aan de raad van commissarissen aangaande het te hanteren beleid ten aanzien van de onafhankelijkheid van de externe accountant en eventuele (potentiële) tegenstrijdige belangen tussen de externe accountant en Poort6. d. Het voorbereiden van de vergaderingen van de raad van commissarissen met het bestuur waarin de begroting, jaarrekening en het jaarverslag, en de tussentijdse financiële situatie van Poort6 worden besproken. Artikel 3 Taken betreffende de externe accountant De auditcommissie is het eerste aanspreekpunt van de externe accountant, wanneer deze onregelmatigheden constateert in de inhoud van de financiële berichten, of in de gevolgde procedures ten behoeve van de financiële verslaggeving.
15
Artikel 4 Samenstelling commissie 1. De auditcommissie bestaat uit 2 leden. 2. De leden van de auditcommissie worden door de raad van commissarissen uit zijn midden benoemd. 3. Ieder lid van de auditcommissie heeft kennis van en ervaring met het lezen van jaarrekeningen. Van de auditcommissie maakt ten minste één financieel expert deel uit, hetgeen inhoudt dat deze persoon relevante kennis en ervaring heeft opgedaan op het gebied van ten minste financiële administratie, financiering, risicobeheersing of accounting en treasury bij naar omvang gelijkwaardige rechtspersonen. 4. De raad van commissarissen wijst één van de leden van de auditcommissie aan als voorzitter van de auditcommissie. Voorzitter van de commissie kan niet zijn de voorzitter van de raad van commissarissen. Artikel 5 Voorzitter De voorzitter draagt er zorg voor dat de auditcommissie naar behoren functioneert. Hij treedt op als woordvoerder van de auditcommissie en hij is het belangrijkste aanspreekpunt voor de raad van commissarissen. Artikel 6 Vergaderingen commissie 1. De auditcommissie vergadert zo vaak als nodig is voor een goed functioneren van de auditcommissie, maar in elk geval vier maal per jaar. De auditcommissie vergadert tussentijds wanneer een lid van de auditcommissie dat nodig acht. 2. De auditcommissie vergadert desgewenst met de externe accountant buiten aanwezigheid van de bestuurder. 3. De vergaderingen worden zoveel mogelijk jaarlijks van tevoren vastgelegd en vinden zoveel mogelijk kort voor vergaderingen van de raad van commissarissen plaats. 4. Elk lid van de auditcommissie kan een vergadering van de auditcommissie bijeenroepen. Behoudens in spoedeisende gevallen wordt de agenda voor de vergadering ten minste zeven dagen voor de vergadering toegezonden aan de leden van de auditcommissie. Ten aanzien van elk agendapunt wordt zoveel mogelijk schriftelijke uitleg verschaft en worden relevante stukken bijgevoegd. 5. De auditcommissie bepaalt of en wanneer de bestuurder of de externe accountant bij haar vergaderingen aanwezig zijn. De auditcommissie kan ook anderen uitnodigen op haar vergaderingen aanwezig te zijn voor overleg. 6. Van het verhandelde in een vergadering van de auditcommissie wordt een verslag opgemaakt. Dit verslag wordt door elk van de leden van de auditcommissie ondertekend. Artikel 7 Rapportage aan de raad van commissarissen 1. De auditcommissie informeert de raad van commissarissen duidelijk en tijdig omtrent belangrijke ontwikkelingen op het gebied dat valt onder haar taak, alsmede over haar bevindingen en aanbevelingen. 2. De verslagen van vergaderingen van de auditcommissie worden zo spoedig mogelijk na de vergaderingen verspreid onder alle leden van de raad van commissarissen. 3. Indien daartoe verzocht, verstrekt de voorzitter van de auditcommissie nadere informatie aan de raad van commissarissen tijdens vergaderingen van de raad van commissarissen omtrent de resultaten van de besprekingen van de auditcommissie.
16
4.
5.
Ieder lid van de raad van commissarissen heeft onbeperkt toegang tot alle gegevens van de auditcommissie. Een lid van de raad van commissarissen oefent dit recht uit in overleg met de voorzitter van de auditcommissie. In het verslag van de raad van commissarissen in het jaarverslag van Poort6 worden de samenstelling van de auditcommissie, het aantal vergaderingen van de auditcommissie en de belangrijkste aldaar aan de orde gekomen onderwerpen vermeld.
17
Bijlage C - Het reglement voor selectie- en remuneratiecommissie Artikel 1 Vaststelling en wijziging Dit reglement is vastgesteld op grond van artikel 3 lid 11 van het reglement voor bestuur en toezicht, in de vergadering van de raad van commissarissen van stichting Poort6 d.d. 1 september 2014. Dit reglement kan bij besluit van de raad van commissarissen worden gewijzigd. Artikel 2 Taken en bevoegdheden remuneratiecommissie 1. De remuneratiecommissie (verder te noemen: de commissie) bereidt de besluitvorming voor op het specifieke werkterrein van de commissie. De commissie neemt nadrukkelijk geen beslissingsbevoegdheden over van de raad van commissarissen. De raad van commissarissen blijft verantwoordelijk voor zijn besluiten, ook als deze zijn voorbereid door de commissie. De commissie kan geen bevoegdheden hebben die verder strekken dan de bevoegdheden die de raad van commissarissen als geheel heeft. 2. Binnen het in lid 1 aangegeven kader richt de commissie zich met name op: a. het doen van een voorstel voor een profielschets van de raad van commissarissen en bestuurder; b. het doen van een voorstel aan de raad van commissarissen voor selectiecriteria en een benoemingsprocedure inzake de leden van de raad van commissarissen en de bestuurder; c. het werven, selecteren en voordragen van leden van de raad van commissarissen en de bestuurder ter benoeming door de raad van commissarissen; d. het doen van een voorstel betreffende het te voeren bezoldigingsbeleid voor de raad van commissarissen en de bestuurder; e. het doen van een voorstel voor de bezoldiging van (de leden van) de raad van commissarissen en de bestuurder ter vaststelling door de raad van commissarissen, in welk voorstel in ieder geval aan de orde komen: de bezoldigingsstructuur; de hoogte van de vaste bezoldiging en andere (variabele) bezoldigingscomponenten, pensioenrechten, afvloeiingsregelingen en overige vergoedingen, alsmede de prestatiecriteria en de toepassing daarvan; f. het voeren van het jaargesprek met het oog op het vaststellen van de door de bestuurder te behalen doelstellingen; g. het voeren van het jaarlijkse beoordelingsgesprek met de bestuurder; h. het voorbereiden van het jaarlijkse evaluatiegesprek inzake het functioneren van de raad van commissarissen en de afzonderlijke leden; i. het leveren van een bijdrage aan het jaarverslag van de raad van commissarissen betreffende de wijze waarop het beoordelings- en bezoldigingsbeleid in het afgelopen boekjaar in de praktijk is gebracht. Indien gedurende het boekjaar aan een (voormalig) bestuurder een bijzondere vergoeding is betaald of toegezegd, wordt deze in het verslag vermeld en van een toelichting voorzien. Het verslag bevat tevens een overzicht van het bezoldigingsbeleid dat het komend boekjaar en de daarop volgende jaren door de raad van commissarissen wordt voorzien. Dit overzicht bevat in elk geval bepalingen over de verhouding tussen vaste en variabele beloningscomponenten, het beleid ten aanzien van de duur van arbeidsovereenkomsten bestuurders en de geldende opzegtermijnen en afvloeiingsregelingen, overige arbeidsvoorwaarden en de regeling en financiering van de pensioentoezeggingen. Artikel 3 Samenstelling commissie 1. De commissie bestaat uit 2 leden. 18
2. 3.
De leden van de commissie worden door de raad van commissarissen uit zijn midden benoemd. De raad van commissarissen wijst één van de leden van de commissie aan als voorzitter van de commissie. Het voorzitterschap van de commissie wordt niet vervuld door een voormalig lid van de directie of het bestuur van de stichting.
Artikel 4 Voorzitter De voorzitter draagt er zorg voor dat de commissie naar behoren functioneert. Hij treedt op als woordvoerder van de commissie en hij is het belangrijkste aanspreekpunt voor de raad van commissarissen. Artikel 5 Vergaderingen commissie 1. De commissie vergadert zo vaak als nodig is voor een goed functioneren van de commissie, maar in elk geval eenmaal per jaar. De commissie vergadert tussentijds wanneer een lid van de commissie dat nodig acht. 2. De vergaderingen worden zoveel mogelijk jaarlijks van tevoren vastgelegd en vinden zoveel mogelijk kort voor vergaderingen van de raad van commissarissen plaats. 3. Elk lid van de commissie kan een vergadering van de commissie bijeenroepen. Behoudens in spoedeisende gevallen wordt de agenda voor de vergadering ten minste zeven dagen voor de vergadering toegezonden aan de leden van de commissie. Ten aanzien van elk agendapunt wordt zoveel mogelijk schriftelijke uitleg verschaft en worden relevante stukken bijgevoegd. 4. De commissie bepaalt of en wanneer de bestuurder bij haar vergaderingen aanwezig is. De commissie heeft in elk geval één keer per jaar een gesprek met de bestuurder ter voorbereiding van de bespreking door de raad van commissarissen van het functioneren van de bestuurder als bedoeld in artikel 4.4 van het reglement voor bestuur en toezicht. De commissie kan ook anderen uitnodigen op haar vergaderingen aanwezig te zijn voor overleg. 5. Van het verhandelde in een vergadering van de commissie wordt een verslag opgemaakt. Dit verslag wordt door elk van de leden van de commissie ondertekend. Artikel 6 Rapportage aan de raad van commissarissen 1. De commissie informeert de raad van commissarissen duidelijk en tijdig omtrent belangrijke ontwikkelingen op het gebied dat valt onder haar taak, alsmede over haar bevindingen en aanbevelingen. 2. De verslagen van vergaderingen van de commissie worden zo spoedig mogelijk na de vergaderingen verspreid onder alle leden van de raad van commissarissen. 3. Indien daartoe verzocht, verstrekt de voorzitter van de commissie nadere informatie aan de raad van commissarissen tijdens vergaderingen van de raad van commissarissen omtrent de resultaten van de besprekingen van de commissie. 4. Ieder lid van de raad van commissarissen heeft onbeperkt toegang tot alle gegevens van de commissie. Een lid van de raad van commissarissen oefent dit recht uit in overleg met de voorzitter van de commissie. In het verslag van de raad van commissarissen in het jaarverslag van Poort6 worden de samenstelling van de commissie, het aantal vergaderingen van de commissie en de belangrijkste aldaar aan de orde gekomen onderwerpen vermeld.
19
Bijlage D - Profiel Raad van Commissarissen De laatste versie dateert van mei 2012. ALGEMENE PROFIELEISEN
Academisch werk- en denkniveau; Bestuurlijke/toezichthoudende kwaliteiten en ervaring; Kennis van en ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen Visie op de toekomstige rol van woningcorporaties binnen het maatschappelijke middenveld en de mogelijkheden van samenwerking; Inzicht in en gevoel hebben voor de maatschappelijke en volkhuisvestelijke ontwikkelingen en verhoudingen; Voldoende inzicht over taken en rollen tussen de Raad van Commissarissen en directeur/bestuurder, bekendheid met issues van corporate governance; Beschikking over een juist evenwicht in betrokkenheid en bestuurlijke afstand; Vermogen om de adviserende en toezichthoudende rol in teamverband uit te kunnen oefenen; Vermogen en gedrag/houding om inhoud te kunnen geven aan de klankbordfunctie met de directeur/bestuurder; Integriteit, verantwoordelijkheidsgevoel en een onafhankelijke opstelling; Voldoende beschikbaarheid om zich in te zetten voor een adequate vervulling van de functie,
Naast bovengenoemde algemene profieleisen, kunnen specifieke eisen worden gesteld.
20
Bijlage E – Rooster van aftreden
Naam Mevrouw J.M. van Maarseveen-van de Visch De heer W.P.J.M. van Dijk Mevrouw J. de Weerd-Hoeve De heer J.J. van Eijk De heer J. de Hoog
Functie Voorzitter
Benoemd per 16-02-2011
Herbenoeming 09-04-2014
Aftreden per 01-05-2018
Vice-voorzitter
01-05-2011
14-04-2014
01-05-2018
Lid
14-01-2014
01-02-2017
Lid Lid
13-02-2012 13-02-2012
01-03-2015 01-03-2015
21
