REGLEMENT VOOR BESTUUR EN TOEZICHT
STICHTING 'BETER WONEN' TE IJSSELMUIDEN
Vastgesteld d.d. 7 februari 2012
Goedgekeurd d.d. 7 februari 2012
Inhoud
1. Vaststelling en reikwijdte
blz
3
2. Het bestuur
blz
4
3. Taak van de Raad van Toezicht
blz
7
4. Vergaderingen
blz
10
5. Informatie
blz
11
6. Overleg met derden
blz
12
7. Samenstelling van de Raad van Toezicht
blz
13
8. Verslag van de Raad van Toezicht
blz
18
9. Vertrouwelijkheid
blz
19
10. Geschillenregeling
blz
20
Bijlage A : Profielschets Raad van Toezicht
blz
21
2
1. VASTSTELLING EN REIKWIJDTE
1.1
Dit reglement is een vertaling van de werkafspraken welke zijn gemaakt tussen de bestuurder en de Raad van Toezicht van Beter Wonen te IJsselmuiden. Dit reglement moet worden beschouwd als een nadere uitwerking van artikel 13 van de statuten en in het bijzonder van de relatie tussen bestuurder en Raad van Toezicht (RvT). Zaken die in de statuten al geregeld zijn, komen in dit document alleen aan de orde indien ze direct van toepassing zijn en/of indien ze de leesbaarheid ten goede komen. Hierbij is de Governancecode Woningcorporaties (1 juli 2011) toegepast. Daar waar in dit reglement wordt afgeweken van de governancecode, staat op de website/in het jaarverslag aangegeven op welke gronden dit is. De in de code benoemde uitvoeringsregels worden niet in dit reglement benoemd maar worden wel onverkort toegepast.
1.2
Dit reglement is vastgesteld en goedgekeurd in een gezamenlijke vergadering van de bestuurder en Raad van Toezicht. Dit reglement kan bij besluit van de RvT en bestuurder worden gewijzigd. Wijziging van het reglement behoeft instemming van de bestuurder daar waar het de bevoegdheden van de bestuurder raakt. Een voorstel tot wijziging kan geschieden door zowel de RvT als de bestuurder. Dit reglement dient door de RvT als geheel en door ieder lid van de RvT en door de bestuurder te worden nageleefd. Wijzigingen in dit reglement worden in een apart agendapunt ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht voorgelegd.
1.3
Dit reglement vervangt het Reglement voor de Raad van Toezicht dat is vastgesteld op 25 mei 2010.
1.4
Dit reglement staat integraal op de website van Beter Wonen.
3
2. HET BESTUUR Omvang, benoeming, schorsing en ontslag 2.1
Conform artikel 4 van de statuten wordt het bestuur gevormd door een door de Raad 1 van Toezicht (RvT) vast te stellen aantal van één of meer personen (artikel 4, lid 2) . De RvT benoemt, schorst en ontslaat de bestuurder, zulks conform artikel 4, lid 3 en 4 van de statuten.
2.2
Indien de RvT van mening is dat het aantal leden van het bestuur moet worden gewijzigd, pleegt hij daarover voorafgaand zorgvuldig overleg met de bestuurder en met de gevolmachtigde vertegenwoordiger namens het personeel (PVT). Daarbij wordt ook de taakverdeling tussen de leden van het bestuur onderling besproken. De taakverdeling wordt dan in dit reglement opgenomen. De PVT heeft hierbij adviesrecht.
2.3
Wanneer de RvT in een vacature van de bestuurder moet voorzien, stelt hij een schriftelijk profiel vast om op basis daarvan een kandidaat te zoeken en te benoemen. De RvT pleegt daarbij voorafgaand zorgvuldig overleg met de PVT. De PVT heeft hierbij alleen adviesrecht ten aanzien van de benoeming.
2.4
De RvT is belast, op voorstel van de voorzitter, met het vaststellen van salaris en overige arbeidsvoorwaarden van de bestuurder. De bezoldiging wordt vastgesteld met inachtneming van de Sectorbrede Beloningscode Bestuurders Woningcorporaties en met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving. De RvT zorgt voor een schriftelijke arbeidsovereenkomst met een taakomschrijving van de bestuurder. De woningcorporatie verstrekt aan de leden van het bestuur geen persoonlijke leningen, garanties en dergelijke. Een en ander is verwoord in het bezoldigingsbeleid. 2.5
Wanneer de RvT het voornemen heeft te besluiten tot schorsing of ontslag van de bestuurder, zal deze te allen tijde door de RvT worden gehoord. Indien schorsing of ontslag mocht volgen, wordt dat onder vermelding van de gronden onmiddellijk schriftelijk bevestigd.
2.6
Indien in de situaties als genoemd bij punt 2.5 de RvT het voornemen heeft tot ontslag van een bestuurder over te gaan, zal hij advies van de PVT inwinnen alvorens tot het besluit over te gaan.
Functioneren bestuurder 2.7
2.8
1
De Raad van Toezicht beoordeelt jaarlijks het functioneren van de bestuurder. Tenminste eenmaal per jaar vindt een overleg plaats tussen de voorzitter en secretaris van de RvT en de bestuurder waarin gesproken wordt over: a. de relatie tussen de bestuurder en de RvT; b. het functioneren van de bestuurder. Dit jaarlijkse gesprek, waarvan een kort verslag wordt opgesteld, vindt plaats kort nadat de RvT in zijn jaarlijkse vergadering buiten aanwezigheid van de bestuurder gesproken heeft over deze zaken (zie punt 4.4). In dit gesprek wordt ook aangegeven op basis van welke criteria de bestuurder het komende jaar door de RvT zal worden beoordeeld.
In het eerste jaar na de benoeming van de bestuurder vindt dit gesprek in ieder geval ook plaats zes maanden na diens aanstelling, waarin de wederzijdse relatie tussen beiden wordt besproken. Indien uit dit gesprek naar voren komt dat de relatie niet naar beider tevredenheid wordt ingevuld, zal worden aangegeven op welke punten de relatie verbeterd dient te worden en welke acties daarin van de bestuurder respectievelijk de RvT worden verwacht. Van dit evaluatiegesprek wordt ook een verslag opgesteld.
Thans bestaat het bestuur uit één persoon. Derhalve wordt in dit reglement gesproken over de "bestuurder".
4
Afwezigheid 2.9
Bij afwezigheid van de bestuurder wordt zijn functie waargenomen door zijn plaatsvervanger. Deze plaatsvervanger kan geen bestuursbesluiten nemen, behoudens conform de geldende procuratieregeling. Indien de bestuurder langer dan vijf dagen aaneensluitend afwezig is, zal deze afwezigheid gemeld worden aan de voorzitter van de RvT.
2.10
Bij belet of ontstentenis van de bestuurder wordt het bestuur m.b.t. de vertegenwoordiging in en buiten rechte waargenomen door de RvT, conform artikel 8, lid 3 van de statuten. De RvT is ook bevoegd bij langdurige afwezigheid van de bestuurder één of meer personen, al dan niet uit zijn midden, onder de titel van gedelegeerd commissaris aan te wijzen als waarnemer van de taken van de bestuurder. Gedelegeerden uit de RvT treden voor die tijd af als lid van de RvT. Na terugkeer van de bestuurder of benoeming van een nieuwe bestuurder treden zij weer terug in de RvT.
2.11
Bij afwezigheid van de voorzitter van de RvT, welke langer dan vijf dagen aaneensluitend is, wordt deze afwezigheid gemeld bij de bestuurder en bij de vice-voorzitter van de RvT.
2.12
De bestuurder kan bevoegdheden mandateren aan medewerkers in de werkorganisatie. Daarbij blijft de bestuurder altijd eindverantwoordelijk. De wijze waarop de mandatering plaatsvindt wordt apart vastgelegd.
Tegenstrijdige belangen 2.13
De bestuurder zal: a. niet in concurrentie treden met de woningcorporatie; b. geen substantiële schenkingen vragen of aannemen van de corporatie of van een voor de corporatie relevante derde voor zichzelf, zijn echtgenoot, geregistreerde partner, of andere levensgezel, pleegkind, bloed- of aanverwant tot in de tweede graad; c. ten laste van de woningcorporatie derden geen ongerechtvaardige voordelen verschaffen; d. geen zakelijke kansen die aan de woningcorporatie toekomen voor zichzelf of zijn echtgenoot, geregistreerde partner of andere levensgezel, pleegkind, bloed- of aanverwant tot in de tweede graad benutten.
2.14
De bestuurder meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van betekenis is voor de woningcorporatie en/of voor de bestuurder terstond aan de voorzitter van de Raad van Toezicht en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de voor de situatie relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. De Raad van Toezicht besluit buiten aanwezigheid van de bestuurder of er sprake is van een tegenstrijdig belang.
2.15
De bestuurder neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij de bestuurder (potentieel) een tegenstrijdig belang heeft.
2.16
Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van de bestuurder spelen die van materiële betekenis zijn voor de woningcorporatie en/of voor de bestuurder behoeven goedkeuring van de Raad van Toezicht. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat de bepalingen 2.14 tot en met 2.16 van dit reglement zijn toegepast.
5
Risicobeheersing en controlesysteem 2.17
De bestuurder is verantwoordelijk voor de aanwezigheid van een op de woningcorporatie en haar bedrijfsvoering toegesneden intern risicobeheersings- en controlesysteem. Als instrumenten van het interne risicobeheersings- en controlesysteem hanteert de woningcorporatie in ieder geval: a. risicoanalyses van de operationele en financiële doelstellingen van de woningcorporatie; b. een integriteitscode die in ieder geval op de website van de corporatie wordt geplaatst; c. kwaliteitszorg en zelfevaluatie met het oog op visitatie; d. handleidingen voor de inrichting van de financiële verslaggeving, alsmede de voor de opstelling daarvan te volgen procedures; e. een systeem van periodieke monitoring en rapportering.
2.18
In het jaarverslag geeft het bestuur inzicht in de interne risicobeheersings- en controlesystemen en de werking hiervan.
2.19
Het bestuur draagt er zorg voor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie de mogelijkheid hebben te rapporteren over vermeende onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard binnen de woningcorporatie aan het bestuur of aan een door hem aangewezen functionaris. Vermeende onregelmatigheden die het functioneren van leden van het bestuur betreffen worden gerapporteerd aan de voorzitter van de Raad van Toezicht. Dit wordt geregeld in een klokkenluiderregeling, die in ieder geval op de website van de corporatie wordt geplaatst.
2.20
Het bestuur doet ten minste eenmaal per jaar verslag aan de Raad van Toezicht over werkzaamheden van de klachtencommissie in de zin van artikel 16 BBSH en maakt hiervan melding in het jaarverslag van de woningcorporatie.
6
3.
TAAK VAN DE RAAD VAN TOEZICHT Algemeen 3.1
De Raad van Toezicht (RvT) richt zich, conform de wet en het BBSH, bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de corporatie en de met haar verbonden instellingen. De leden van de RvT zijn onafhankelijk en opereren in alle vrijheid, zonder last of ruggespraak. Geen enkel lid van de RvT mag zich opstellen als behartiger van slechts een deelbelang.
3.2
De RvT fungeert als een orgaan met gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dat betekent dat alle leden van de RvT gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor besluiten die worden genomen in de RvT, ook als zij zich in de vergadering tegen de inhoud van het besluit hebben uitgesproken.
Toezicht & advies 3.3
De RvT heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van de bestuurder en op de algemene gang van zaken binnen Beter Wonen te IJsselmuiden. De RvT staat daarnaast de bestuurder gevraagd en ongevraagd met advies terzijde. Eveneens staat het de bestuurder vrij om een of meer leden van de RvT over een onderwerp advies te vragen. Ten aanzien van de besluiten waarvoor goedkeuring van de RvT is vereist zal de bestuurder desgewenst in een vroegtijdig stadium om advies vragen. De bestuurder is niet gehouden om een advies van de RvT ook op te volgen. De leden van de RvT zien er op toe dat advisering niet de toezichthoudende en goedkeuringstaak in de weg staat.
3.4
Bij zijn toezicht gaat de RvT uit van de vraag of het beleid wordt gevoerd overeenkomstig de elementaire beginselen van verantwoord ondernemerschap, met inachtneming van de sociale doelstelling van Beter Wonen.
3.5
De RvT ziet erop toe dat het beleid in ieder geval in overeenstemming is met wettelijke, statutaire en andere voorschriften en dat de continuïteit van de woningcorporatie is gewaarborgd. De RvT vergewist zich ervan dat het besluitvormingsproces in het algemeen op goede gronden berust en dat besluiten zorgvuldig tot stand zijn gekomen. Het toezicht van de Raad van Toezicht op het bestuur omvat in ieder geval: a. de realisatie van de doelstellingen van de woningcorporatie; b. de strategie en de risico’s verbonden aan de activiteiten van de woningcorporatie; c. de opzet en de werking van de interne risicobeheersing- en controlesystemen; d. het kwaliteitsbeleid; e. de kwaliteit van de maatschappelijke verantwoording als voorzien in hoofdstuk V van de governancecode woningcorporaties; f. het financiële verslaggevingsproces; g. de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving.
Uitvoering van besluiten onder voorbehoud van goedkeuring 3.6
Besluiten van de bestuurder waarvoor op grond van artikel 7 van de statuten goedkeuring door de RvT is vereist, kunnen pas worden uitgevoerd nadat de RvT deze goedkeuring heeft verstrekt. De RvT stelt de bestuurder uiterlijk twee weken na ontvangst van het verzoek tot goedkeuring van een besluit, bij voorkeur schriftelijk, op de hoogte van zijn standpunt. Indien de omstandigheden hiertoe noodzaken kan de bestuurder een kortere termijn afspreken met de voorzitter van de RvT. Goedkeuring wordt vastgelegd in de notulen van de RvT.
7
3.7
Het betreft, conform artikel 7, lid 5.1 van de statuten en conform de governancecode II.1 de volgende besluiten: a. de vaststelling van het volkshuisvestingsverslag, de jaarrekening en het jaarverslag; b. de vaststelling dan wel wijziging van de (meerjaren) begroting; c. de vaststelling dan wel wijziging van de statuten en/of reglementen; d. ontbinding van de stichting; e. het uitgeven van schuldbrieven; f. het vaststellen van een beleggings- en treasurybeleid (derivaten); g. het bespreken, aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking van de stichting met een andere rechtspersoon, als deze samenwerking ingrijpend is; h. het vaststellen van een beleidsplan en/of een ondernemingsplan; i. investeringen in één begrotingsjaar boven een door de Raad van Toezicht te bepalen waarde, anders dan die welke voortvloeien uit de besluitvorming op grond van het vierde lid van artikel 7; j. een ingrijpende wijziging in de organisatiestructuur of een ingrijpende wijziging in de dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers; k. het beëindigen van de dienstbetrekking van meer dan twee werknemers binnen één maand; l. het aanvragen van surséance van betaling of faillissement; m. het aangaan van gerechtelijke procedures tegen andere rechtspersonen, waarbij het financiële risico hoger ligt dan een nader door de Raad van Toezicht vast te stellen bedrag; n. de huisvesting van de arbeidsorganisatie; o. de opdracht tot het uitvoeren van visitatie bij Beter Wonen, de wijze van uitvoering en de verslaggeving over de visitatie zoals voorzien in de governancecode; p. de uitoefening van stemrecht over de in dit artikel genoemde aangelegenheden, in deelnemingen waarin Beter Wonen overwegende zeggenschap uitoefent; q. de opdrachtverlening tot en de bezoldiging van het uitvoeren van niet controlewerkzaamheden door externe accountant;
3.8
Voorafgaand aan de goedkeuring van één van bovengenoemde besluiten zal de bestuurder geen actie(s) ondernemen die een (vrijwel) onomkeerbaar gevolg tot stand brengen met betrekking tot bovenstaande punten.
Besluiten die voor schorsing in aanmerking komen 3.9
De RvT heeft, conform artikel 18 lid 3 van de statuten, de bevoegdheid uitvoering van besluiten van de bestuurder te schorsen. De RvT is zich ervan bewust dat: het schorsen van besluiten van het bestuur uitsluitend interne werking heeft; het schorsen ingrijpende gevolgen kan hebben voor de verhouding met het bestuur; de stichting kan worden aangesproken door derden die tengevolge van de schorsing schade lijden; het Burgerlijk Wetboek de mogelijkheid kent besluiten voor te leggen aan de rechter. De RvT zal met inachtneming van het bovenstaande zich gedragen naar hetgeen naar redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd en uitsluitend in uiterste gevallen, indien er geen andere redelijke oplossing voorhanden is, gebruik maken van de schorsingsbevoegdheid. In het kader van een werkbare situatie zijn de besluiten die voor schorsing in aanmerking komen benoemd in alinea 3.10 van dit reglement
8
3.10
Ten aanzien van zwaarwegende besluiten zal de bestuurder in een vroegtijdig stadium de RvT verzoeken als klankbord te dienen. Het betreft in ieder geval, doch niet uitsluitend, de volgende besluiten (voor zover deze geen deel uitmaken van reeds goedgekeurde begrotingen): a. vaststellen beleidsplan en/of ondernemingsplan; b. doorvoeren van begrotingswijzigingen die er toe leiden dat het begrote jaarresultaat met meer dan € 100.000,-- wijzigt. Deze bepaling is een uitwerking van artikel 7 lid 5.1.i. van de statuten; c. ontwikkelen van branchevreemde nieuwe produkten en diensten; d. ontwikkelen van activiteiten met betrekking tot commerciële projectont-wikkeling; e. invoeren van een ingrijpende organisatiewijziging en/of het doen van een onderzoek daarnaar; f. beëindiging van (besprekingen met betrekking tot) ingrijpende duurzame samenwerking; g. wijziging in beleggings- en treasurybeleid; h. gerechtelijke procedure(s) aangaan tegen andere rechtspersonen waarbij het financiële risico hoger ligt dan € 100.000,--. Het in een vroegtijdig stadium voorleggen van bovenstaande besluiten aan de RvT doet geen afbreuk aan de verplichting van de bestuurder om besluiten omtrent aangelegenheden als genoemd in artikel 7 van de statuten ter goedkeuring aan de RvT voor te leggen.
3.11
Indien de RvT meedeelt dat hij niet instemt met het besluit en dat hij derhalve van zijn bevoegdheid tot schorsing gebruik wenst te maken indien de bestuurder overgaat tot uitvoering van het besluit, zal hij dit met redenen omkleed doen. De bestuurder en de RvT zullen met elkaar overleg voeren, alvorens de RvT tot schorsing van de uitvoering van het besluit overgaat.
3.12
Indien de uitvoering van een besluit door de RvT wordt geschorst zullen bestuurder en RvT met elkaar in overleg treden omtrent de redenen voor de schorsing en onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om de bezwaren van de RvT ten aanzien van de uitvoering van het besluit weg te nemen. Indien partijen hierover geen overeenstemming bereiken zal de bestuurder het genomen besluit intrekken en, eventueel, een nieuw besluit formuleren.
9
4.
VERGADERINGEN
Vergaderfrequentie 4.1
Jaarlijks stelt de voorzitter van de Raad van Toezicht (RvT), in overleg met de bestuurder, een vergaderschema op waarin staat vermeld welke reguliere onderwerpen in welke vergadering besproken worden. De RvT vergadert ten minste viermaal per jaar en verder zo vaak als de voorzitter of twee of meer der leden van de RvT dat wensen. De bestuurder is in principe aanwezig bij de vergaderingen van de RvT, tenzij de RvT van mening is dat dit voor een bepaald onderwerp niet gewenst is. De bestuurder kan zich hierbij laten vergezellen door één of meerdere van zijn medewerkers.
4.2
Van het houden van de vergaderingen van de RvT wordt melding gemaakt in het gedeelte van het jaarverslag van de stichting, waar het verslag van de RvT wordt opgenomen.
4.3
Ieder lid van de RvT wordt geacht de vergaderingen van de RvT bij te wonen. Bij frequente afwezigheid zal het desbetreffende lid hierop door de voorzitter worden aangesproken. De RvT kan, indien één van zijn leden, nadat hij of zij door de voorzitter is aangesproken op zijn danwel haar frequente afwezigheid, in gebreke blijft de vergadering bij te wonen, overgaan tot schorsing van het desbetreffende lid en kan, na het lid gehoord te hebben, tot ontslag overgaan.
Vergaderingen buiten de aanwezigheid van de bestuurder 4.4
Naast de bovengenoemde vergaderingen, vergadert de RvT ten minste éénmaal per jaar buiten de aanwezigheid van de bestuurder. Deze vergadering heeft als doel: a. het functioneren van de RvT te evalueren; b. de relatie tussen de bestuurder en de RvT te evalueren; c. het functioneren van de bestuurder te evalueren. In het gedeelte van het jaarverslag, waar het verslag van de RvT staat opgenomen, wordt gemeld dat deze bespreking is gehouden. Ten behoeve van de evaluatie van het functioneren van de RvT inventariseert de voorzitter van tevoren bij de leden van de RvT en de bestuurder de punten die tijdens deze evaluatie aan de orde dienen te komen. Tevens wordt het gewenste profiel en de samenstelling en competentie van de Raad van Toezicht besproken alsmede de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. De Raad van Toezicht bespreekt voorts ten minste éénmaal per jaar buiten aanwezigheid van de bestuurder het functioneren van de bestuurder en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. Deze conclusies worden besproken met de bestuurder in het gesprek zoals bedoeld in artikel 2.7.
Agenda & besluitvorming 4.5
De agenda's van de vergaderingen worden door de voorzitter van de RvT in overleg met de bestuurder vastgesteld. De procedure die geldt bij de vergaderingen staat beschreven in artikel 19, 20, 21 en 22 van de statuten. Hierin is ook de besluitvorming vastgelegd.
4.6
De notulen worden opgemaakt door de secretaris en zullen beknopt de volgende zaken vermelden: de ter vergadering behandelde onderwerpen; standpunten van de met name genoemde leden, voorzover nodig/van belang; overwegingen en besluiten die op zodanige wijze zijn weergegeven, dat voor niet ter vergadering aanwezige leden van de RvT en/of het bestuur een duidelijk en volledig beeld wordt gegeven van het, voorzover relevant, ter vergadering besprokene.
10
5. INFORMATIE Algemeen 5.1
De Raad van Toezicht (RvT) is zelf verantwoordelijk voor de eisen die men stelt aan de kwaliteit, periodiciteit en omvang van de informatievoorziening. Jaarlijks zal de RvT met de bestuurder nagaan of de informatievoorziening voldoet.
5.2
De RvT ontvangt van de bestuurder tijdig schriftelijke informatie over alle feiten en ontwikkelingen met betrekking tot Beter Wonen, welke informatie de RvT nodig heeft om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen.
5.3
Ontvangt een lid van de RvT uit andere bron dan de bestuurder of de RvT informatie of signalen die in het kader van het toezicht van belang zijn, dan brengt hij of zij de voorzitter van de RvT hier zo snel mogelijk van op de hoogte, waarna deze, indien nodig, de RvT en de bestuurder op de hoogte stelt.
5.4
Om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren uit te kunnen oefenen is de RvT bevoegd zich indien de RvT dat nodig acht op kosten van de corporatie op enigerlei wijze te laten bijstaan door één of meer (externe) deskundigen. Hierover wordt de bestuurder geïnformeerd, zowel wat betreft het onderwerp als wat betreft kosten.
Periodieke rapportage 5.5
De RvT ontvangt na iedere periode van maximaal 4 maanden, in principe binnen een maand na afloop van die periode, een financieel overzicht van de gerealiseerde cijfers in relatie tot de begroting, alsmede een prognose voor het gehele boekjaar, voorzien van een analyse van de afwijkingen. De analyse van afwijkingen moet inzicht geven in wijzigingen in de begroting. Deze informatie bevat ten minste gegevens over onder andere: a. de woningexploitatie, waarin onder meer informatie over de huurontwikkeling, de onderhouds- en algemene beheerskosten; b. de investeringen; c. projecten (hoofdlijnen); d. het geldmiddelenbeheer, waarin begrepen de mutaties in de portefeuille en de opbrengsten en kosten verbonden aan de leningen- en beleggingenportefeuille; e. het personeel (op basis van kengetallen en majeure wijzigingen); f. de verantwoordingsvelden in de zin van het BBSH. De rapportage wordt vergezeld van een toelichting van de bestuurder.
Jaarlijkse informatie 5.6
De bestuurder verstrekt ten minste éénmaal per jaar, op vooraf met de RvT overeengekomen tijdstippen, de onderstaande informatie aan de RvT: a. de begroting; b. het volkshuisvestingsverslag, de jaarrekening en het jaarverslag; c. de prestatieafspraken met de gemeente; d. de rapportage van de externe accountant. Ook deze rapportages worden vergezeld van een toelichting van de bestuurder. Het rapport wordt daarnaast, op verzoek van de RvT, ook mondeling toegelicht door de accountant.
5.7
Op basis van (onder meer) bovenstaande informatie vindt tenminste één keer per jaar een overleg plaats tussen de bestuurder en RvT over de te volgen koers en strategie van de woningcorporatie.
11
6. OVERLEG MET DERDEN Personeel 6.1
De bestuurder bespreekt tenminste viermaal per jaar de algemene gang van zaken van de corporatie. Ook specifieke onderwerpen zullen daarbij aan bod komen.
HuurdersVereniging groot IJsselmuiden 6.2
De HVgIJ voert overleg met de bestuurder van de woningcorporatie.
6.3
Besluiten van de bestuurder waarvoor op grond van artikel 7 van de statuten voorafgaand goedkeuring van de RvT is vereist en ter zake waarvan de HVgIJ op grond van de samenwerkingsovereenkomst advies- of informatierecht heeft, zullen tegelijkertijd aan beide organen worden voorgelegd. Indien de RvT als eerste besluit, geeft hij zijn goedkeuring onder het voorbehoud van een positief advies van de HVgIJ.
6.4
De bestuurder stelt de RvT in kennis van de notulen van de besprekingen met de HVgIJ.
Accountant 6.5
Conform artikel 24, lid 2 van de statuten verstrekt de RvT aan een externe registeraccountant de opdracht de jaarrekening, de overige stukken die conform wet- en of regelgeving een verklaring van een externe accountant behoeven, alsmede alle andere stukken die de RvT wenselijk acht, te controleren en daarover een verklaring af te leggen. De externe accountant wordt benoemd voor een periode van maximaal vier jaar waarbij herbenoeming telkens voor een periode van maximaal vier jaar kan plaatsvinden. Het bestuur en de Raad van Toezicht maken ieder ten minste éénmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant in de diverse entiteiten en capaciteiten waarin de externe accountant fungeert. De beoordeling wordt besproken in de Raad van Toezicht. De raad maakt van zijn belangrijkste bevindingen melding in het jaarverslag van de woningcorporatie.
6.6
De RvT houdt desgewenst eenmaal per jaar een bespreking met de accountant. Aan de orde kunnen komen de controle (reikwijdte, planning en bevindingen) en (aspecten van) de financiële rapportage van de woningcorporatie.
6.7
De externe accountant woont in ieder geval de vergadering van de Raad van Toezicht bij waarin over de vaststelling van de jaarrekening wordt besloten. De externe accountant rapporteert zijn bevindingen betreffende het onderzoek naar de jaarrekening gelijktijdig en op dezelfde wijze aan het bestuur en de Raad van Toezicht.
6.8
Bij de beoordeling van de jaarrekening zal de RvT zich in elk geval rekenschap geven van de keuzen en de toepassing van de grondslagen voor vermogens- en resultaatbepaling. De accountant zal aan de RvT moeten bevestigen dat de bestuurder de gekozen uitgangspunten heeft gehanteerd bij het opmaken van de jaarrekening.
6.9
Voorts dient de RvT zich inzicht te verschaffen in en een kwalitatief oordeel te geven over de diverse noodzakelijk geachte voorzieningen. De contacten tussen de RvT en de accountant lopen via de voorzitter van de RvT. De operationele, reguliere contacten verlopen tussen externe accountant en de bestuurder.
6.10
De externe accountant wordt betrokken bij het opstellen van het werkplan van de manager financiën betreffende het interne risicobeheersings- en controlesysteem en neemt kennis van zijn bevindingen.
12
Belanghebbenden 6.11
Het bestuur betrekt de in zijn ogen relevante belanghebbenden bij het beleid en onderzoekt periodiek of zij nog wel met de meest relevante belanghebbenden in gesprek is.
6.12
Het bestuur maakt in zijn verantwoording zichtbaar met wie en hoe de belanghebbendendialoog is gevoerd en tot welke aanpassingen in het beleid de dialoog aanleiding heeft gegeven.
6.13
Het bestuur verantwoordt zich aan de raad van toezicht over wat onder 6.11 en 6.12 staat vermeld.
13
7. SAMENSTELLING VAN DE RAAD VAN TOEZICHT Omvang 7.1
De Raad van Toezicht (RvT) bestaat conform artikel 11, lid 2 uit tenminste vijf leden. De leden van de RvT worden benoemd door de RvT.
7.2
De benoeming vindt plaats conform het bepaalde in artikel 12 van de statuten.
Profiel 7.3
De RvT stelt conform artikel 12 van de statuten, in overleg met de bestuurder, een profiel op van de kandidaten voor de RvT die voor Beter Wonen op dit moment de meest passende is en die de meeste toegevoegde waarde heeft. In voorkomende gevallen zal de RvT het vastgelegde profiel evalueren, waar nodig bijstellen en daaruit vervolgens zijn conclusies trekken voor de eigen samenstelling, grootte, taken en werkwijze. De thans geldende profielen zijn opgenomen in bijlage A.
7.4
Teneinde een goede kwaliteit in de RvT te waarborgen, kan de RvT de bestuurder verzoeken om in de begroting een post op te nemen ten behoeve van het bijwonen van bijeenkomsten en het volgen van opleidingen. In ieder geval volgen toezichthouders na benoeming een introductieprogramma. In zijn vergadering zoals bedoeld in artikel 4.4 komen de opleidingswensen van alle leden van de raad aan de orde.
7.5
Met de organisaties, die op basis van artikel 12, lid 6 van de statuten een voordracht mogen doen voor de RvT, wordt het profiel besproken alvorens het door de RvT wordt vastgelegd.
Procedure bij benoeming en herbenoeming 7.6
7.7
Wanneer er een vacature ontstaat binnen de RvT, tracht de RvT er voor te zorgen dat hij op korte termijn het aantal weer terug brengt tot het gewenste aantal. De invulling van de vacature moet zoveel mogelijk voldoen aan het opgestelde profiel. De leden van de RvT en de bestuurder voeren gesprekken met kandidaatsleden voor de RvT.
7.8
Ook indien de RvT één van zijn leden wil voordragen voor herbenoeming dient toetsing plaats te vinden aan het profiel. Beraad over de herbenoeming in de RvT dient buiten de aanwezigheid van de betrokkene plaats te vinden. Hierbij kan van belang zijn: het functioneren gedurende de afgelopen zittingsperiode, het alsdan geldende profiel alsmede de leeftijd van het betrokken lid. Als het de voorzitter zelf betreft neemt de vice-voorzitter deze taak over.
7.9
Indien de RvT één van zijn leden voordraagt tot herbenoeming, zal worden vermeld waarom er aanleiding is voor herbenoeming. Indien het lid niet wordt voorgedragen voor herbenoeming, wordt dit door de voorzitter mondeling en schriftelijk aan het lid toegelicht. Bij herbenoeming van een kwaliteitszetel dient opnieuw het oordeel van de voordragende instantie te worden gevraagd.
Huurderszetel 7.10
Conform artikel 12, lid 6 van de statuten komen twee van de leden van de RvT uit de kring van huurders of uit organisaties die in het belang van de huurders werkzaam zijn.
7.11
De huurders en de huurdersorganisatie(s) worden, indien zich een vacature voor de door hen voor te dragen zetel voordoet, door de RvT geïnformeerd over het profiel van het voor te dragen lid. Het lid dat wordt voorgedragen door een van genoemde instanties, dient evenals de overige leden van de RvT zoveel mogelijk te voldoen aan de profielschets zoals die is opgesteld voor de RvT.
14
7.12
Indien de RvT meent dat een voordracht niet voldoet aan de opgestelde profielschets, zal hij hierover overleg voeren met deze instantie. Indien partijen hierover van mening blijven verschillen, zal de RvT aan de desbetreffende instantie vragen met een nieuwe voordracht te komen. Indien men hiertoe niet bereid is zal de RvT het desbetreffende lid niet benoemen tot lid van de RvT.
7.13
Ook een lid van de RvT dat wordt benoemd op basis van voordracht, vervult de taak zonder last en ruggespraak van de instantie welke voor hem/haar een bindende voordracht heeft gedaan en onafhankelijk van de specifieke belangen van deze instantie.
7.14
Iemand die zelf deel uitmaakt van het bestuur van de huurdersorganisatie kan geen lid zijn van de RvT. Indien een bestuurslid van de huurdersorganisatie wordt voorgedragen door een van deze instanties, moet deze persoon bij de benoeming zijn of haar lidmaatschap van het bestuur van de huurdersvereniging per direct beëindigen.
Beëindiging van het lidmaatschap van de RvT 7.15
Conform artikel 12, lid 4 van de statuten treedt ieder lid van de RvT uiterlijk vier jaar na benoeming af volgens een door de RvT op te stellen rooster van aftreden. Een lid kan maximaal eenmaal worden herbenoemd voor een periode van 4 jaar.
7.16.1 De Raad van Toezicht waakt ervoor dat een meerderheid van de leden van de Raad van Toezicht naar zijn oordeel in formele zin onafhankelijk is in het licht van de in bepaling onder 7.16.2 aangeduide criteria.De RvT maakt hiervan melding in het jaarverslag. 7.16.2 De Raad van Toezicht stelt ten aanzien van iedere toezichthouder vast of deze in een zodanige relatie tot de corporatie staat of heeft gestaan dat hij in formele zin niet geacht kan worden onafhankelijk te zijn, waarbij de Raad van Toezicht ten minste de hieronder genoemde onafhankelijkheidcriteria in zijn beoordeling betrekt. De verantwoordelijkheid voor een onafhankelijke en kritische bijdrage aan de besluitvorming binnen de Raad van Toezicht rust ook op toezichthouders waarvan de Raad van Toezicht vaststelt dat zij in formele zin niet onafhankelijk zijn. Bedoelde afhankelijkheidscriteria zijn dat het betrokken lid van de Raad van Toezicht, dan wel zijn echtgenoot, geregistreerde partner of andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad: a. in de vijf jaar voorafgaande aan de benoeming werknemer of lid van het bestuur van de woningcorporatie (inclusief gelieerde rechtspersonen) is geweest; b. een persoonlijke financiële vergoeding van de woningcorporatie of van een aan haar gelieerde rechtspersoon ontvangt, anders dan de vergoeding die voor de als lid van de Raad van Toezicht verrichte werkzaamheden wordt ontvangen en voor zover zij niet past in de normale uitoefening van bedrijf; c. bestuurslid is van een vennootschap dan wel rechtspersoon waarin een lid van het bestuur van de woningcorporatie lid van de Raad van Toezicht is; d. in de vijf jaar voorafgaand aan de benoeming een belangrijke zakelijke relatie met de woningcorporatie of een aan haar gelieerde rechtspersoon heeft of in de vijf jaar voorafgaand aan de benoeming heeft gehad. Daaronder wordt in ieder geval begrepen het geval dat de commissaris, of een kantoor waarvan hij aandeelhouder, vennoot, medewerker of adviseur is, is opgetreden als adviseur van de woningcorporatie en het geval dat de commissaris bestuurder of medewerker is van een bankinstelling waarmee de woningcorporatie een duurzame en significante relatie onderhoudt. e. lid is van de gemeenteraad of Provinciale Staten van een gemeente of provincie waar de woningcorporatie feitelijk werkzaam is dan wel in dienst is van een zodanige gemeente of provincie en feitelijk betrokken bij volkshuisvestingsaangelegenheden; f. werkzaam is bij het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, of bij het Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting, het waarborgfonds Sociale Woningbouw of voor de volkshuisvesting relevante belangenbehartigingsorganisaties en feitelijk betrokken is bij volkshuisvestingaangelegenheden; g. huurder is van de woningcorporatie; h. aandelen houdt, of bestuurder of commissaris van een rechtspersoon is die aandelen houdt, in een aan de woningcorporatie gelieerde vennootschap, of vennoot is dan wel
15
bestuurder of commissaris is van een vennoot in een contractuele vennootschap waarin ook de woningcorporatie vennoot is; i. gedurende de voorgaande twaalf maanden tijdelijk heeft voorzien in het bestuur bij belet en ontstentenis van bestuurders. 7.17
Een lid van de RvT zal daarnaast tussentijds vrijwillig aftreden indien er sprake is van één of meer van onderstaande aspecten: a. onvoldoende functioneren; b. onverenigbaarheid van karakters met de overige leden van de RvT; c. structurele onverenigbaarheid van belangen met Beter Wonen; d. gegronde twijfel omtrent de integriteit van het lid bij de overige leden van de RvT. Indien één of meer leden van de RvT van mening is dat een dergelijke situatie zich bij een lid van de RvT voordoet, meldt dit lid dit aan de voorzitter van de RvT. Deze bespreekt dit, indien mogelijk, met het desbetreffende lid en besluit vervolgens of het punt op de agenda van de RvT moet worden geplaatst. Indien het lid niet bereid is tot aftreden zal de RvT het lid schorsen.
(Potentieel) strijdige belangen tussen een lid van de RvT en Beter Wonen 7.18
Wanneer een lid van de RvT in een bepaald geval een belang heeft dat potentieel strijdig is met het belang van de woningcorporatie, meldt hij/zij dit meteen aan de voorzitter van de RvT. Betreft het de voorzitter zelf, dan meldt deze dat aan de vice-voorzitter. Betreft het een incidenteel geval, dan kan worden volstaan met onthouding van deelneming aan de vergaderingen over dit onderwerp en de besluitvorming ten aanzien van dit punt. Als de RvT van mening is dat het een meer dan incidenteel belangenverschil is, dan dient het desbetreffende lid af te treden.
7.19
Het oordeel of er sprake is van een tegenstrijdig belang dient de betrokken toezichthouder, nadat hij/zij hier melding van heeft gemaakt, over te laten aan de overige leden van de RvT, die ter zake zo nodig bij gewone meerderheid hierover beslissen. Het desbetreffende lid onthoudt zich hierbij van stemming. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van leden van de Raad van Toezicht spelen die van materiële betekenis zijn voor de woningcorporatie en/of voor de betreffende leden van de Raad van Toezicht behoeven goedkeuring van de Raad van Toezicht. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat de bepalingen uit artikel 7.18 en 7.19 zijn nageleefd.
Voorzitter 7.20
De RvT benoemt uit zijn midden een voorzitter, bij voorkeur op basis van een specifiek profiel waarin de specifieke deskundigheid en ervaring die van de voorzitter verwacht wordt is opgenomen. Tevens wordt door de RvT uit zijn midden een vice-voorzitter benoemd, welke de voorzitter in voorkomende gevallen vervangt.
7.21
De voorzitter van de RvT is in beginsel permanent aanspreekbaar voor de overige leden van de RvT en de bestuurder. De voorzitter onderhoudt nauw en frequent contact met de bestuurder, in beginsel ten minste één keer per maand. Tijdens de reguliere vergaderingen van de RvT, of op ieder ander moment wanneer daar aanleiding toe is, houdt hij/zij de RvT van deze contacten nauwkeurig en regelmatig op de hoogte.
7.22
De voorzitter treedt namens de RvT naar buiten op. Hij streeft naar optimale participatie van de overige leden van de RvT bij de werkzaamheden en vergaderingen van de RvT en coördineert alle activiteiten van de RvT.
7.23
De RvT benoemt uit zijn midden een secretaris, die verantwoordelijk is voor het secretariaat van de RvT in de ruimste zin van het woord. Het secretariaat en het archief worden gehouden ten kantore van de stichting.
7.24
De RvT voorziet in een secretariaat met archief, waarin de notulen en
16
andere vergaderstukken alsmede alle correspondentie en overige documentatie de RvT betreffende worden bewaard. Honorering en verzekering 7.25
De honorering voor de leden van de RvT wordt jaarlijks na overleg met de bestuurder op voorstel van de RvT vastgesteld (zie artikel 11 lid 4 van de statuten). De honoraria zullen worden gebaseerd op hetgeen passend is bij de eisen die gesteld worden aan de functie en zullen voldoen aan de Honoreringscode Commissarissen in Woningcorporaties.
7.26
Alle overige kosten die de leden van de RvT en voor de bestuurder in het kader van hun taak als lid van de RvT maken worden enerzijds vergoed middels een vaste onkostenvergoeding en anderzijds op declaratiebasis. Overige kosten worden niet vergoed, tenzij na uitdrukkelijke toestemming van de voorzitter van de RvT en na overleg met de bestuurder. De honorering wordt ook bekendgemaakt in het verslag van de RvT in het jaarverslag.
7.27
Voor de leden van de RvT en voor de bestuurder wordt door Beter Wonen een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering en een ongevallenverzekering afgesloten. De kosten hiervan komen volledig voor rekening van de corporatie.
7.28
De woningcorporatie verstrekt aan de leden van de RvT geen persoonlijke leningen, garanties en dergelijke.
17
8. VERSLAG VAN DE RAAD VAN TOEZICHT 8.1
Ten behoeve van het jaarverslag van Beter Wonen wordt door de Raad van Toezicht (RvT) een verslag opgesteld. In het verslag van de RvT worden onder meer de volgende onderwerpen behandeld: a. advies van de RvT ten aanzien van de goedkeuring van de jaarrekening, het volkshuisvestingsverslag en het jaarverslag; b. aantal vergaderingen van de RvT; c. opsomming van de belangrijkste onderwerpen die zijn behandeld tijdens de vergaderingen van de RvT; d. melding van de aanwezigheid van een reglement voor de werkwijze van de RvT; e. informatie over de individuele leden van de RvT en de benoemingsperioden; f. informatie over eventuele benoemingen en herbenoemingen binnen de RvT; g. melding van de bespreking over de aandachtsgebieden van Beter Wonen; h. melding van de bespreking over de evaluatie van het eigen functioneren en de relatie tot de bestuurder. i. de honoraria en kostenvergoeding voor de leden van de RvT;
18
9. VERTROUWELIJKHEID 9.1
Een lid van de Raad van Toezicht (RvT) dat op informele of andere indirecte wijze door niet-RvT-leden in vertrouwen wordt genomen ten aanzien van zaken betreffende Beter Wonen, zal in deze contacten zorgvuldig handelen en steeds voorop stellen, dat de voorzitter van de RvT in dit overleg kan worden betrokken.
9.2
Elk lid van de RvT kan alle informatie en documentatie die hij of zij in het kader van de toezichthoudende functie krijgt, beoordelen op de mate van vertrouwelijkheid. Vertrouwelijke informatie zal niet buiten de RvT en de bestuurder openbaar gemaakt worden, ook niet na zijn of haar aftreden.
9.3
Met betrekking tot zaken die Beter Wonen, haar huurders en/of andere relaties aangaan, waarvan mondeling of schriftelijk kenbaar is gemaakt dat het vertrouwelijke zaken betreft, zullen de leden van de RvT zich houden aan een volledige geheimhoudingsplicht, ongeacht of zij wel of niet van mening zijn dat bepaalde zaken zonder gevaar aan derden kunnen worden medegedeeld, behoudens die zaken waarover de RvT ten aanzien van de vertrouwelijkheid anders beslist.
Correspondentie 9.4
Correspondentie tussen de RvT en de bestuurder heeft te allen tijde een vertrouwelijk karakter, wat inhoudt dat de correspondentie niet aan anderen ter beschikking mag worden gesteld, tenzij beide partijen hebben ingestemd met het verspreiden van deze correspondentie aan anderen.
9.5
De notulen van de RvT-vergaderingen kunnen, ná goedkeuring van de notulen door de RvT, door de bestuurder ter informatie en als vertrouwelijke informatie ter beschikking worden gesteld aan de overige leden van de staf tenzij de RvT hier in bepaalde gevallen niet mee instemt.
9.6
Als vertrouwelijk aangemerkte stukken voor de RvT (zie alinea 9.3) worden vertrouwelijk verspreid onder de leden van de staf, behoudens in die gevallen waarin de bestuurder en RvT besluiten tot geen of een beperktere verspreiding.
19
10. GESCHILLENREGELING 10.1 Indien bestuurder en RvT niet tot overeenstemming komen over een geschil over de werking en interpretatie van dit reglement, kan een geschillencommissie worden verzocht om een uitspraak. De beslissing van de geschillencommissie is bindend en zal ter goeder trouw door betrokkenen worden nageleefd, tenzij het geschil binnen één maand aan een bevoegde rechterlijke instantie wordt voorgelegd. 10.2
De geschillencommissie bestaat uit drie leden. De RvT en de bestuurder benoemen elk één lid. Het derde lid wordt door de reeds benoemde leden benoemd, dit lid is tevens voorzitter van de geschillencommissie.
10.3
De bestuurder en de RvT benoemen een geschillencommissie binnen 15 werkdagen nadat een van beide (of beide) bij de andere partij schriftelijk een gemotiveerd beroep heeft gedaan om een uitspraak in het geschil.
10.4
Indien de RvT of de bestuurder niet binnen de gestelde termijn het door hem aan te wijzen lid benoemen, wordt de geschillencommissie toch geacht reglementair te zijn samengesteld en kan zij haar taak verrichten.
10.5
De geschillencommissie zal de betrokkenen zo snel mogelijk, doch uiterlijk 15 werkdagen na haar benoeming horen.
10.6
De geschillencommissie stelt de betrokkenen bij het geschil zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 30 werkdagen na haar benoeming, schriftelijk in kennis van haar beslissing.
10.7
De bij deze overeenkomst betrokken partijen kunnen een geschil niet voorleggen aan een bevoegde rechterlijke instantie zolang het geschil in behandeling is bij de geschillencommissie.
20
Bijlage A 1.
PROFIELSCHETS RAAD VAN TOEZICHT De functie van de Raad van Toezicht (RvT)
In deze profielschets wordt eerst ingegaan op de achtergronden en bevoegdheden van de RvT binnen het kader van de regelgeving. Vervolgens wordt ingegaan op de kwaliteitsprofielen van de RvT. De profielschets wordt afgesloten met het zogenaamde kwaliteitsprofiel voor individuele leden van de RvT. De RvT is met de invoering van het BBSH als een intern toezichthoudend orgaan verplicht gesteld. Voor de RvT zijn in het BBSH een aantal minimum eisen gesteld. Dit zijn: in staat zijn het toezicht voortdurend uit te oefenen; bevoegd zijn tot het nemen van maatregelen, die voor uitoefening van dat toezicht nodig zijn en daartoe de uitvoering van besluiten van het bestuur kan schorsen; niet gehouden zijn over zijn handelingen verantwoording aan het bestuur af te leggen (dit houdt o.a. in, dat de RvT niet kan worden ontslagen door het bestuur); het verlenen van opdracht tot onderzoek door een Register Accountant. De RvT houdt primair toezicht, daarnaast kunnen aan dit orgaan advies en/of goedkeuringsbevoegdheden worden toegekend. Het betekent dat de RvT met name een interne controlefunctie heeft, een interne controlefunctie die de procedurele zuiverheid van de besluitvorming van het bestuur moet beoordelen. Binnen de woningcorporatie zijn drie belangen onderscheiden, te weten: het volkshuisvestelijk belang, het bewonersbelang en het bedrijfsbelang. De afweging tussen deze belangen wordt door het bestuur gedaan en wordt bewaakt door de RvT. Dit betekent dat de RvT naast het bovengenoemde minimum bevoegdheden, tevens de begroting ter goedkeuring krijgt voorgelegd. Daarnaast zal zij vrij zijn gevraagd en ongevraagd het bestuur te adviseren. 2.
Algemeen Kwaliteitsprofiel
Uitgangspunt voor de bezetting van de RvT is, dat zij uit generalisten bestaat die gezamenlijk een multidisciplinair team vormen. Voor de integrale besluitvorming zijn leden nodig die een aandachtsgebied hebben, maar bovenal een helikopterview. Van de leden wordt besluitvaardigheid en resultaatgerichtheid verwacht. Zij moeten in staat zijn scherpe discussies collegiaal te voeren. Zij moeten weten waarop zij dienen te sturen en de juiste vragen kunnen stellen. Hierbij is het gewenst een zeker evenwicht te bereiken tussen personen afkomstig uit het bedrijfsleven en afkomstig uit de non-profitsector. De leden beschikken over de volgende nader geformuleerde kwaliteiten: het hebben van een helikopterview, analytisch vermogen en het kunnen onderscheiden van hoofd- en bijzaken (denkniveau op tenminste HBO-niveau); het in hoofdlijnen kunnen functioneren als een klankbord voor de bestuurder voor diverse (deel-)terreinen van beleid; het hebben van kennis en ervaring in bestuurlijke besluitvormings-processen; het inzicht hebben in strategische afwegingsprocessen; het kunnen werken in teamverband; het hebben van een algemene interesse voor de samenleving en de volkshuisvesting; het hebben van affiniteit met de doelstelling van de corporatie; beschikken over eigenschappen als discussievaardigheid, vergadervaardigheid, besluitvaardigheid en communicatievaardigheid.
21
De leden dienen woonachtig te zijn in het werkgebied van stichting 'Beter Wonen'. Daarnaast zullen de leden binding moeten voelen met de samenleving in het algemeen en de volkshuisvesting in het bijzonder. Vanuit de dagelijkse werkzaamheden van de leden van de RvT noch anderszins mag van belangenverstrengeling sprake zijn. 3.
Bezetting van de RvT
Binnen de RvT zullen naast het vooral generalist zijn de volgende disciplines/deskundigheden aanwezig zijn: volkshuisvestelijk/ruimtelijke ordening financieel-economisch juridisch marketing & communicatie sociaal maatschappelijk/betrokkenheid bij lokale gemeenschap bestuurskundige zaken en risicomanagement Van ieder lid van de RvT wordt verwacht dat hij of zij de ontwikkelingen ten aanzien van zijn of haar kennisgebied weet te vertalen naar de volkshuisvesting en naar de woningstichting in het bijzonder. Voorstelbaar is dat bepaalde kennisgebieden gecombineerd voorkomen in een persoon. Dit betekent dan ook, dat bij de samenstelling van de RvT vooral gekeken wordt of de totale groep op bovengenoemde kennisgebieden voldoende in huis heeft. Gezien het belang van de financiële continuïteit is de bedrijfseconomische knowhow vanuit meerdere personen en invalshoeken ingevuld. Daarnaast zal de voorzitter (en zijn vervanger) niet zozeer inhoudelijke deskundigheid, maar met name capaciteiten moeten hebben om leiding te kunnen geven aan de RvT. 4.
Kwaliteitsprofielen
A. Kwaliteitsprofiel voorzitter Voor de voorzitter zijn de volgende functiekarakteristieken geformuleerd: (actief) agenda vormen en bewaken; stimuleren en afremmen van de discussie waar nodig; bewaken van de lijn (het beleid); schakelen tussen de RvT en de bestuurder; het organiseren van de collegiale besluitvorming in de RvT; waar nodig onderhouden van externe contacten. De voorzitter beschikt over de volgende kwaliteiten: uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden; kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen; ruime bestuurlijke ervaring, bij voorkeur opgedaan als voorzitter van een bestuur dan wel RvT; kennis op tenminste HBO-niveau; oog voor de managementtaken van de bestuurder; kunnen omgaan met belangentegenstellingen; is motiverend en spreekvaardig; brede maatschappelijke belangstelling, is bij voorkeur bekend met de plaatselijke/regionale politieke en maatschappelijke verhoudingen en beschikt over toegankelijke bestuurlijke en politieke contacten. Van de voorzitter wordt gevraagd, dat deze overdag bereikbaar is. Naast de tijdsbesteding voor de reguliere vergaderingen, zal de voorzitter extra tijd besteden aan het onderhouden van de noodzakelijke contacten. Tenslotte is de voorzitter ingevoerd in de plaatselijke situatie.
22
B. Kwaliteitsprofiel volkshuisvestelijke/ruimtelijke ordening De functie van dit aandachtsgebied is om met name vanuit een bezieling en visie op de volkshuisvesting een bijdrage te leveren aan de continuïteit van de corporatie en haar dienstverlening en nieuwe ideeën van buiten naar binnen toe te voegen. Gevraagd wordt: kennis en ervaring op het gebied van de volkshuisvesting dan wel stedenbouw en ruimtelijke ordening; visie op toekomstige rollen van corporaties binnen de volkshuisvesting in relatie tot maatschappelijke ontwikkelingen en doelgroepontwikkelingen; ideeën op het gebied van leefbaarheid, herstructurering en samenwerking met andere marktpartijen; Verwantschap met wonen en bouwen. C. Kwaliteitsprofiel financieel-economisch Het aandachtsgebied financieel-economisch is in belangrijke mate een op de organisatie gerichte functie. Het ircht zich voornamelijk op het beheersen en controleren van de organisatie vanuit een financieel-administratief oogpunt. Belangrijke aandachtspunten zijn het overleg met de acountant, de treasury en de interne controle. Gevraagd wordt: kennis en inzicht in vraagstukken betreffende de financiële continuïteit van een onderneming; kennis en inzicht in financieel-economische vraagstukken en managementtechnieken; kennis en inzicht om investeringsbeslissingen te beoordelen op risico's; fiscaal inzicht. D. Kwaliteitsprofiel juridisch Het aandachtsgebied juridisch is gericht op de spelregels die worden afgesproken, zowel intern als met externe partijen, en waarbij het met name gaat om het voorzien van valkuilen in omvangrijke dan wel strategische (samenwerkings-)contracten. Gevraagd wordt: kennis en inzicht in juridische vraagstukken, waaronder het rechtspersonenrecht, contractenrecht, bouwrecht, arbeidsrecht, bestuursrecht en huurrecht; inzicht in juridische consequenties van besluiten en de vastlegging daarvan; gevoel voor verhoudingen tussen partijen. E. Kwaliteitsprofiel marketing & communicatie Het aandachtsgebied marketing & communicatie is gericht op het imago van de corporatie en de eventuele versterking daarvan en het beleid op het gebied van public relations en marketing van bestaande en nieuwe produkten van de corporatie. Gevraagd wordt: kennis en inzicht in communicatie-vraagstukken; ervaring met marketing en public relations; commerciële ervaring. F. Kwaliteitsprofiel vertegenwoordigers namens de huurders Dit aandachtsgebied richt zich met name op de lokale gemeenschap (bewoners en woningzoekenden). Tot de portefeuille behoort naast het signaleren van ontwikkelingen onder de bevolking in de gemeente het bewaken van spelregels in de omgang van de corporatie met de bewoners. De door de huurders voorgedragen leden functioneren als volwaardige leden van de RvT met eenzelfde verantwoordelijkheid voor het toezicht op de continuïteit van de corporatie als de overige leden. De belangenbehartiging voor de huurders geschiedt via het overleg dat de corporatie met de bewoners voert.
23
Gevraagd wordt: kennis en inzicht in sociale processen; communicatieve en sociale vaardigheden; beschikt over brede maatschappelijke belangstelling met bij voorkeur een verankering in de lokale gemeenschap; gevoel voor verhoudingen tussen partijen Deze kwaliteiten kunnen gecombineerd worden met één van de gevraagde inhoudelijke deskundigheden uit de voorgaande paragrafen. G. Kwaliteitsprofiel sociaal maatschappelijk/betrokkenheid lokale gemeenschap Het sociaal maatschappelijk profiel is meer dan gemiddeld gericht op de lokale gemeenschap (bewoners en woningzoekenden); wonen, zorg en welzijn zijn belangrijke aspecten. Dit aandachtsveld heeft onder meer betrekking op de vraagstukken voor de stichting in het kader van het interne personeelsbeleid. Tot het aandachtsveld behoort de relatie met bewoners en woningzoekenden. Dit aandachtsveld richt zich op de kern van het maatschappelijk ondernemen als karakteristiek voor de woningbouwcorporatie en het vertalen van maatschappelijke ontwikkelingen in opgaven voor de corporatie. Specifieke kwaliteiten: Aantoonbare betrokkenheid bij maatschappelijke ontwikkelingen en het vermogen deze ontwikkelingen te traceren en te vertalen in opgaven voor de corporatie. In staat zijn om zakelijk en maatschappelijk belang met elkaar te matchen. Kennis van de maatschappelijke stakeholders van de organisatie; eventueel actief in delen van dit maatschappelijk veld. Ervaring in de sector zorg en/of welzijn strekt tot aanbeveling. Beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden. Beschikken over brede maatschappelijke belangstelling met een verankering in de gemeenschap van het werkgebied. Kennis en inzicht in sociale processen en in sociaal- en personeelsbeleid. Is bekend met de plaatselijke politieke en maatschappelijke ontwikkelingen. Naast de tijdsbesteding voor de reguliere vergadering zal de persoon met dit profiel wat extra tijd besteden aan het onderhouden van de noodzakelijke contacten. H. Kwaliteitsprofiel bestuurskundige zaken en risicomanagement Het aandachtsgebied bestuurskundige zaken is zowel extern als intern gericht. Vooral de politieke en bestuurlijke ontwikkelingen en processen worden nauwkeurig gevolgd tevens het onderhouden van een zo breed mogelijk netwerk. Daarnaast is het van belang een goed inzicht te hebben in de Governance, reglement voor bestuur en toezicht, statuten en andere codes als wel het integriteitvraagstuk. Risicomanagement richt zich op de beoordeling betreffende de haalbaarheid van projecten en het analyseren van de risico’s. Gevraagd wordt: inzicht in politiek en bestuurlijke processen; onderhouden van een breed netwerk; kennis en inzicht van bestuurlijke verhoudingen zowel politiek als van belangrijke participanten van Beter Wonen, collega woningbouwcorporaties en belangenorganisaties; inzicht in en ervaring met risicobeheer en projectmanagement; onderkennen van de risico’s van projecten alsmede van vastgoed en bedrijfsvoering;
24
