Rapport
Directie Datum
14 juni 2012
Regionale handreiking evenementveiligheid
Status
Vastgesteld Versie
1.0
Colofon Opdrachtgever Bestuurlijke werkgroep evenementen: Dhr. Swachten (voorzitter, burgemeester gemeente Bladel) Dhr. Ederveen (burgemeester Valkenswaard) Dhr. Verhoeven (burgemeester Heeze-Leende) Dhr. Ubachs (burgemeester Laarbeek) Dhr. Van der Muuren (politie Brabant-Zuidoost) Dhr. Van Berkel (politie Brabant-Zuidoost) Mw. Leduc (gemeente Bladel, secretaris) Dhr. Oude Hengel (Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost) Auteur(s) Dhr. Oude Hengel (Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost) Eindredactie Ambtelijke werkgroep evenementveiligheid: Mw. Hondong (gemeente Veldhoven) Dhr. Kuijpers (gemeente Laarbeek) Mw. Meijer / mw. Smits (gemeente Eindhoven) Dhr. Oldenhof (gemeente Eersel) Dhr. Thiels (gemeente Valkenswaard) Mw. Van Happen (gemeente Asten) Dhr. Ector (brandweer, Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost) Dhr. Fuchs / dhr. Toebes (politie Brabant-Zuidoost) Dhr. Smeets / mw. Demers (GHOR, Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost) Mw. Leduc (gemeente Bladel) Dhr. Oude Hengel (Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost)
2 Versie: 1.0
Inhoudsopgave Inhoudsopgave .............................................................................................3 1. Veiligheid van evenementen bevorderen..............................................4 1.1
Regionale handreiking evenementveiligheid..........................................................................................................4
1.2
Grondslag ..............................................................................................................................................................4
1.3
Werkgroep evenementenveiligheid........................................................................................................................5
2. Landelijk procesmodel als basis ...........................................................6 3. Uitgangspunten regionale handreiking VRBZO ...................................8 3.1
Doelstelling regionale handreiking .........................................................................................................................8
3.2
Definitie evenement ...............................................................................................................................................8
3.3
Overige uitgangspunten.........................................................................................................................................9
3.4
Verdere ontwikkeling..............................................................................................................................................9
4. Het procesmodel VRBZO nader uitgewerkt........................................11 4.1
Melden evenement/ aanvragen vergunning.........................................................................................................11
4.2
Bepalen van de behandelaanpak.........................................................................................................................11
4.3
Signaleren en integraal adviseren........................................................................................................................13
4.4
Besturen van het werk .........................................................................................................................................14
4.5
Voorbereiden van het werk ..................................................................................................................................15
4.6
Uitvoeren en ondersteunen van het werk ............................................................................................................15
4.7
Verbeteren van het werk......................................................................................................................................16
Bijlage 1 Regionale risicoscan VRBZO .....................................................17 Bijlage 2 Risicomatrix ................................................................................20
3 Versie: 1.0
1.
Veiligheid van evenementen bevorderen
Evenementen brengen veiligheidsvraagstukken met zich mee. De aanwezigheid van grote mensenmassa's op een relatief beperkt oppervlak vormt een veiligheidsrisico. Risico's kunnen er zijn op het gebied van openbare orde, brandveiligheid, verkeer en vervoer en volksgezondheid. Ook hebben de veranderde houding van burgers ten opzichte van gezagsdragers en overige functionarissen evenals 'nieuwe' veiligheidsrisico's zoals bijvoorbeeld de dreiging van terrorisme en extreme weersomstandigheden hun weerslag op het veilig organiseren van evenementen. Bovendien constateren we grote ontwikkelingen in de informatie- en communicatietechnologie en met name in het gebruik van de verschillende vormen van sociale media met behulp van internet. Internetcommunicatie verloopt relatief snel en heeft een groot bereik, terwijl deze zich onttrekt aan het zicht van buitenstaanders en aan de controle van overheid en organisatie. Via internet afgesproken acties kunnen tot onverwachte en onwenselijke situaties leiden. Daarnaast zorgt informatieuitwisseling via internet en mobiele telefoons er steeds vaker voor dat de officiële crisiscommunicatie achter de feiten aanloopt. De veiligheid bij evenementen is mede afhankelijk van de robuustheid van de locaties (stadions, evenementenhallen, parkoersen, afgezette terreinen) en van de professionaliteit van de organisator en het uitvoerend personeel (safetyrisico's). Ook kunnen evenementen in het gedrang komen door bewust gedrag van mensen die uit zijn op het verstoren ervan (securityrisico's).
1.1
Regionale handreiking evenementveiligheid
Gelet op de taak en de functie van evenementen in de regio, de bovengeschetste maatschappelijke ontwikkelingen, de concentratie op kerntaken van de hulpdiensten, de cumulatie en interferentie van het groot aantal evenementen in de regio, alsmede de eisen met betrekking tot veiligheidszorg en de politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheden rondom evenementen, is het van belang te komen tot regionale afspraken over de aanpak van evenementveiligheid in BrabantZuidoost. Dit leidt tot meer inzicht en overzicht van evenementen. Tevens beoogt de handreiking een meer professionele en uniforme aanpak te faciliteren.
1.2
Grondslag
Deze handreiking kent haar grondslag in het wettelijk verplichte planfiguur Beleidsplan, alsook in een specifieke opdracht vanuit het Regionaal College. Wettelijke verplichting beleidsplan Op 1 oktober 2010 is de Wet veiligheidsregio's in werking getreden, die daarmee de Brandweerwet 1985, de Wet geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen (Wghor) en de Wet rampen en zware ongevallen (Wrzo) heeft vervangen. De Wet veiligheidsregio's schrijft voor, dat veiligheidsregio's dienen te beschikken over een regionaal beleidsplan gebaseerd op een vastgesteld regionaal risicoprofiel. Het risicoprofiel bestaat uit een overzicht van risicovolle situaties binnen de veiligheidsregio. Ook ‘grootschalige ordeverstoringen’ worden beschouwd als mogelijke risicovolle
4 Versie: 1.0
situatie en zijn in het risicoprofiel opgenomen (uitwerking in bijlage 23). Vanuit bestuurlijke prioritering t.a.v. de beschreven risico’s (2010), komt de noodzaak naar voren om op dit thema beleid te formuleren. Omstandigheden kunnen immers aanleiding zijn tot het uitbreken van paniek in menigte en / of verstoring van de openbare orde, zoals beschreven in het regionale risicoprofiel. Opdracht: regionale handreiking evenementveiligheid Mede n.a.v. de strandrellen in Hoek van Holland en vanuit het besef dat evenementen van deze omvang en met dit afbreukrisico ook in deze veiligheidsregio worden georganiseerd en vergund, heeft de Commissie Aansturing Politie vanuit het Regionaal College in 2011 de volgende opdracht gegeven aan een hiervoor geformeerde bestuurlijke werkgroep evenementen: •
Draag zorg voor een regionale bestuurlijke afstemming en borging van bestuurlijke taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van evenementen
•
Hanteer hierbij als leidraad de Wet Maatregelen bestrijding voetbalvandalisme en ernstige overlast (de Voetbalwet) en de landelijke Handreiking Evenementenveiligheid
•
Stel kaders vast voor het op te stellen regionale evenementenbeleid die afgestemd zijn met bestaande lokale evenementen beleidsplannen
•
Stel criteria vast waarbij regionale multidisciplinaire inzet en afstemming vereist is
•
Stel een regionale multidisciplinaire evenementenkalender vast die leidend is voor het verdelen van beschikbare middelen en capaciteit
• •
Beschrijf de bestuurlijke verantwoordelijkheid bij de verdeling van de middelen en capaciteit Geef bestuurlijke bekendheid aan de bevoegdheden van de burgemeester en de officier van justitie zoals benoemd in de Wet maatregelen bestrijding voetbalvandalisme en ernstige overlast
•
Onderzoek in hoeverre integrale regionale samenwerking kan bijdragen aan een efficiënte uitvoering van het evenementenbeleid
•
Reik een kader aan om gemeentelijke beleidsregels op te stellen om de Wet maatregelen bestrijding voetbalvandalisme en ernstige overlast toepasbaar te maken in de gemeente.
Deze handreiking geeft deels invulling aan bovenstaande opdracht. Voor de Wet Maatregelen bestrijding voetbalvandalisme geldt dat ze geen uitgewerkt onderdeel van deze handreiking vormt. Deze Wet kan toegepast worden in relatie tot evenementveiligheid en is een aanvulling op het instrumentarium. Aspecten als ordeverstoring, herhaaldelijkheid en ernstige vrees zijn van belang om maatregelen in het kader van deze wet te kunnen opleggen.
1.3
Werkgroep evenementenveiligheid
Om bovenstaande opdracht in goede samenwerking van gemeenten en hulpdiensten tot stand te brengen, is onder regie van een bestuurlijke werkgroep en onder begeleiding van een projectleider vanuit de Veiligheidsregio een ambtelijke werkgroep geformeerd. In deze werkgroep heeft het voorwerk m.b.t. tot deze handreiking plaatsgevonden. Ook is op instrumenteel niveau gewerkt aan diverse formats. Naar verwachting worden medio 2012 alle beoogde producten opgeleverd.
5 Versie: 1.0
2.
Landelijk procesmodel als basis
De handreiking is mede gebaseerd op de Landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (vastgesteld in Veiligheidsberaad, 2012) en leunt daarmee op een procesmodel waarbij evenementveiligheid in zeven geordende stappen wordt bezien. Dit landelijke procesmodel is ook leidend voor de processtappen in deze handreiking. Eerste processtap: melden evenement/ aanvragen vergunning De organisator van een evenement dient op basis van een aanvraagformulier een melding/ aanvraag in. Op basis van een uitvraagprotocol wordt bevorderd dat informatie wordt ontsloten voor een succesvol verloop van stap 2. Tweede processtap: bepalen van de behandelaanpak Voor het bepalen van de behandelaanpak wordt - op basis van een risicoscan - het evenement geclassificeerd. De handreiking gaat uit van classificatie in een meldingsplichtig, regulier, aandachts- of risicovol evenement. Daarbij wordt verwezen naar het cijfer 0 en de letters A, B en C, waarbij C verwijst naar het risicovolle evenement. De behandelaanpak betreft het weigeren of (onder voorwaarden) verlenen van relevante vergunningen/ontheffingen, al dan niet op basis van een monodisciplinair of integraal veiligheidsadvies. Bij aandachts- en risicovolle evenementen (de B- en C-evenementen) wordt deze adviesfase ingelast. Binnen deze processtap vindt ook het registreren van de reservering, aanvraag en beschikking plaats op de regionale evenementenkalender (DigiMAK). Deze kalender en het verzoek voor een integraal veiligheidsadvies vormen het begin van de derde processtap: signaleren en integraal adviseren. Derde processtap: signaleren en integraal adviseren Belangrijke deelprocessen binnen de derde processtap zijn het inventariseren en analyseren van risico’s en mogelijkheden (‘capaciteiten’) om die te beïnvloeden: het risicoprofiel van het evenement. Als hulpmiddel hiervoor wordt een regionaal model risicoanalyse aangeboden, dat als standaard door gemeenten en hulpdiensten kan worden gebruikt. Dit hulpmiddel is van belang voor het (integraal) veiligheidsadvies; het begin van de volgende processtap. Vierde processtap: besturen van het werk In deze processtap gaat het om het vaststellen van het risicobeleid door het bevoegd gezag, tegen de achtergrond van lokaal en/of regionaal beleid. In de handreiking gaat het dus over het specifieke risicobeleid bij voorzienbare risicovolle evenementen. Vijfde processtap: voorbereiden van het werk Hier worden de maatregelen en voorzieningen gepland. De betrokken diensten kiezen, binnen de kaders van het bevoegd gezag, wie welk uitvoerend en ondersteunend werk verricht in de fasen risicobeheersingsfase, incidentbestrijdingsfase en herstelfase. Het resultaat van deze processtap is een integraal operationeel plan.
6 Versie: 1.0
Zesde procestap: uitvoeren en ondersteunen van het werk Het integraal operationeel plan vormt weer het kader voor het uitvoeren en ondersteunen van maatregelen en voorzieningen in de risico-, incident- en herstelfase van de risicovolle situatie. Van relevante activiteiten wordt (operationeel) verslag gedaan. Deze vormen gezamenlijk een feitenrelaas. Naast (bestuurlijke) verantwoording vormt dit feitenrelaas input voor de laatste processtap. Zevende processtap: verbeteren van het werk Het verbeteren van het werk is de laatste processtap en verwijst naar het leren en verbeteren op basis van opgedane ervaringen. Evalueren is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De laatste twee processtappen worden nauwelijks uitgewerkt in de handreiking omdat het hier reguliere activiteiten betreft bij het uitvoeren, ondersteunen en verbeteren van het werk.
7 Versie: 1.0
3.
Uitgangspunten regionale handreiking VRBZO
3.1
Doelstelling regionale handreiking
Deze handreiking evenementenveiligheid heeft een faciliterende functie voor de gemeenten en hulpdiensten bij de uitvoering van het (lokaal) evenementveiligheidsbeleid. De handreiking is bedoeld als aanvulling op lokaal beleid m.b.t. evenementveiligheid en bevat de hiertoe regionaal gemaakte afspraken en procedures. De handreiking is geen werkinstructie; in de implementatiefase moet de handreiking worden vertaald naar de werkpraktijk van gemeenten en hulpdiensten. Toepassing van deze handreiking is daarom ook gebaseerd op een groeimodel; middels een implementatieplan moet dit groeimodel worden geconcretiseerd. De belangrijkste afspraken die in deze handreiking worden vastgesteld zijn: 1.
afspraken over uniforme regionale classificatie van evenementen d.m.v. een regionale risicoscan (bijlage 1);
2.
afspraken over het gebruik van de regionale evenementenkalender (Digimak);
3.
afspraken over de toepassing van een risicoanalyse bij aandachts- en risicovolle evenementen a.d.h.v. een risicomatrix (bijlage 2);
4.
een format voor een aanvraagformulier uit het oogpunt van verdere regionale uniformering van formulieren en instrumenten (in een groeimodel).
5.
uitgangspunt is tevens dat de gemeente bij de voorbereiding op een risicovol evenement (categorie C) om een aanvullend advies vanuit de Veiligheidsregio vraagt (dat ook als aanvullend op de lokale multidisciplinaire advisering moet worden gezien).
De focus van de handreiking ligt op veiligheidsaspecten bij evenementen met verhoogde aandacht (categorie B) en risicovolle evenementen (categorie C). De handreiking richt zich daarmee niet op andere risico’s bij evenementen zoals geluidsoverlast, milieuschade en effecten op leefbaarheid. In deze handreiking zijn tevens de door de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken gedane aanbevelingen verwerkt, naar aanleiding van een in 2011 in de regio gehouden onderzoek naar een integrale evenementenaanpak.
3.2
Definitie evenement
In de model APV van de VNG wordt uitgegaan van de volgende definitie: “iedere voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak”. In de diverse lokale APV’s en beleidsnota’s kunnen andere en/ of uitgebreidere definities worden gehanteerd. Voor deze Handreiking, met als focus evenementen met verhoogde aandacht en risicovolle evenementen, wordt de volgende werkdefinitie gehanteerd: •
“Een voorziene of onvoorzienbare gebeurtenis, die toegankelijk is voor een verzameling mensen, plaatsheeft binnen een bepaalde tijd en binnen een bepaalde omgeving, en
•
waarbij het mogelijk of (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu, en
8 Versie: 1.0
•
maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken‟.
3.3
1
Overige uitgangspunten
De regionale handreiking is verder gebaseerd op de volgende uitgangspunten:
De organisator van het evenement is primair integraal verantwoordelijk voor de veiligheid.
Regie en coördinatie t.a.v. het borgen van veiligheid liggen altijd bij de gemeente(n) in kwestie. De gemeente heeft een centrale taak voor het borgen van de veiligheid bij evenementen door middel van het stellen van regels. Gemeenten dragen zorg voor een transparante scheiding in hun dubbelrol tussen dit borgen enerzijds en het anderzijds stimuleren van evenementen vanuit culturele en economische belangen. Hulpverleningsdiensten, maar ook gemeenten hebben te maken met concentratie op kerntaken en privatisering. Beveiliging van een evenement dient in eerste instantie te geschieden door de organisator, die wordt aangezet om te komen tot een betere en volledigere veiligheidszorg.
Deze handreiking beschrijft de manier waarop een professional de activiteiten binnen een proces op hoofdlijnen uitvoert en is geen werkinstructie.
De regionale handreiking evenementveiligheid geldt voor alle organisatoren, vergunningverlenende instanties en (hulpverlenings)diensten, met behoud van lokale en functionele bevoegdheden en daarbij behorende verantwoordelijkheden. Eenduidigheid in de 21 gemeenten van de veiligheidsregio Brabant-Zuidoost is hierbij uitgangspunt.
Voor eenduidige regionale categorisering van evenementen is gebruik van één model risicoscan van groot belang. Het is daarom uitdrukkelijk niet gewenst dat gemeenten zelf elementen toevoegen, aanpassen of verwijderen, of andere weegscores toekennen.
Afhankelijk van de gebruikssituatie van de locatie is bij binnenevenementen een (evenementen)vergunning verplicht. Voor tijdelijke bouwwerken, zoals tenten en openluchtpodia, kan een (gebruiks)vergunning verplicht zijn. Deze vergunning kan ook in combinatie met een evenementenvergunning worden vereist. De gemeenten in de veiligheidsregio worden verzocht om ook specifieke/ afzonderlijke evenementen in inrichtingen (horeca, beursgebouwen e.d.) te laten melden en deze vervolgens in de evenementenkalender op te nemen. Voor een goede regionale advisering en coördinatie op evenementenveiligheid is het noodzaak om zicht te hebben op alle evenementen in de veiligheidsregio die voldoen aan de evenementendefinitie.
3.4
Verdere ontwikkeling
Als startpunt voor inwerkingtreding van deze handreiking geldt 1 oktober 2012.
Een jaar na inwerkingtreding van de handreiking vindt een evaluatie plaats, gericht op de uitgangspunten van de handreiking en de bereikte stand van zaken.
1
Deze handreiking kan ook worden toegepast op model APV-bepaling 2:3 ‘kennisgeving betogingen op openbare plaatsen.‘
9 Versie: 1.0
De regionale ambtelijke werkgroep werkt de in deze handreiking genoemde instrumenten en formats waar nodig en in een gewenste verdiepingsslag verder uit. Mocht er nog specifieke bestuurlijke besluitvorming zijn benodigd op verdere uitwerking van deze handreiking, dan wordt die verantwoordelijkheid bij vaststelling van deze kaders belegd bij het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio.
De regionale digitale evenementenkalender (DigiMAK) moet worden herijkt c.q. doorontwikkeld om het als ondersteunende tool te kunnen inzetten volgens de kaders van deze handreiking.
10 Versie: 1.0
4.
Het procesmodel VRBZO nader uitgewerkt
4.1
Melden evenement/ aanvragen vergunning
De eerste processtap begint bij de organisator van een evenement, die op basis van een aanvraagformulier een 2
aanvraag voor een vergunning indient of een melding doet van een (kleinschalige) activiteit. Op basis van een aanvraagformulier wordt de informatie ontsloten voor een succesvol verloop van stap 2. De ambtelijke werkgroep levert hiertoe een regionaal model aanvraagformulier op. Uitgangspunt is dat alle 21 gemeenten toegroeien naar toepassing van dit uniforme regionale model, dat op basis van ervaring en nieuwe inzichten nog doorontwikkeld kan worden. Gemeenten hanteren eigen richtlijnen voor meldingsvrije, meldingsplichtige en vergunningsplichtige evenementen. De wens om te dereguleren speelt daarbij vaak een voorname rol. Zaak is dat evenementenorganisaties worden gewezen op het tijdig indienen van een melding of aanvragen van een evenementenvergunning in verband met zorgvuldige voorbereiding, advisering en te treffen maatregelen. Enkele gemeenten in de veiligheidsregio hanteren een proactieve werkwijze om vroegtijdig zicht te krijgen op plannen van organisatoren en daarmee vroegtijdig overzicht over een aanstaand evenementenjaar. Zij schrijven jaarlijks potentiële organisatoren aan op een moment dat de piek in evenementen voorbij is (ca oktober), met het verzoek om voorgenomen evenementen voor het daaropvolgende jaar kenbaar te maken. Deze gemeenten zijn daarmee overgegaan van een ad-hoc werkwijze naar een planmatige aanpak. Deze werkwijze kan als good practice worden gezien en verdient aanbeveling in de verdere implementatie. Geadviseerd wordt om zoveel mogelijk te volstaan met één integrale evenementenvergunning. Indien naast de evenementenvergunning andere vergunningen noodzakelijk zijn (bij voorbeeld gebruiksvergunning) wordt geadviseerd om deze aanvragen parallel aan het traject van de evenementenvergunning te laten verlopen.
4.2
Bepalen van de behandelaanpak
Voor het bepalen van de behandelaanpak worden alle evenementen door de betreffende gemeente geclassificeerd, op basis van een eenduidige regionale risicoscan (bijlage 1). Conform de Landelijke Handreiking Evenementenveiligheid worden naast het meldingsvrije of meldingsplichtige evenement (‘categorie 0’) drie categorieën onderscheiden: •
Reguliere evenementen met een laag risico (categorie A), waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volkgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.
2
Waaronder begrepen de kennisgeving in de zin van Wet Openbare manifestaties en Kennisgeving betogingen op openbare plaatsen
(artikel 2:3 Model APV).
11 Versie: 1.0
•
Evenementen met verhoogde aandacht (categorie B), waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volkgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.
•
Risicovolle evenementen (categorie C), waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of schadelijk gevolgen te beperken.
Gemeenten kunnen in hun lokale evenementenbeleid andere betekenis hebben toebedeeld aan deze categorieën of nummering. De in deze handreiking gehanteerde categorisering aan de hand van een regionaal model risicoscan is leidend voor de regionale afspraken over evenementveiligheid (zie paragraaf 3.1 onder 1 en 2). Het overgrote deel van georganiseerde evenementen in de veiligheidsregio behoort tot de categorie ‘reguliere evenementen met een laag risico’. De grootte van het evenement (waaronder dus ook openbare manifestaties) qua deelnemers/ toeschouwers, is daarbij niet per se allesbepalend: naast het aantal gelijktijdige bezoekers en deelnemers op piekmomenten, zijn meerdere risicovariabelen denkbaar bij evenementen. Ook een, qua aantal deelnemers, ‘klein’ evenement kan dus geclassificeerd worden als een evenement met verhoogde aandacht of zelfs risicovol evenement. Evenementenkalender (DigiMAK) Organisatoren, gemeenten, hulpdiensten, inspecties en andere betrokkenen hebben de behoefte aan een overzicht van geplande en vooraangekondigde evenementen. Dit kan organisatoren helpen om te komen tot een geschikte datum voor hun te organiseren evenement. De evenementenkalender helpt gemeenten en hulpdiensten om te komen tot een optimale spreiding van evenementen over locaties en tijdstippen. De evenementenkalender is van essentieel belang voor de derde processtap ‘signaleren en adviseren’. Het gaat dan ook om monitoring door de Veiligheidsregio en Politie op ongewenste samenloop van evenementen (cumulatie en/ of interferentie), ongeacht de specifieke risicoclassificatie van de betreffende evenementen. Daarom vindt binnen deze tweede processtap het registreren van de reservering, aanvraag en beschikking op de regionale digitale evenementenkalender (DigiMAK) plaats. De evenementenkalender wordt gevuld met alle A-, B- en Cevenementen en vormt de hoeksteen voor regie en coördinatie van de hulpdiensten. Plaatsing op de kalender betekent uitdrukkelijk nog niet automatisch de verstrekking van de vereiste vergunning. Behandelaanpak De behandelaanpak betreft het weigeren of (onder voorwaarden) verlenen van relevante vergunningen/ ontheffingen, al dan niet op basis van monodisciplinair of integraal multidisciplinair veiligheidsadvies. De 0- en A-categorie wordt lokaal door de gemeente afgestemd; hulpdiensten kunnen naar behoefte om advies worden gevraagd. Bij de categorieën B en C wordt uitgegaan van een multidisciplinaire aanpak onder regie van de betreffende gemeente, waarbij alle kolommen te weten gemeenten (oranje), GHOR (wit), Brandweer (rood) en Politie (blauw) als partners met de organisator samenwerken, waarbij de gemeente de contacten met de organisator onderhoudt. De hulpdiensten geven hierbij aanvullend advies; de bundeling van die afzonderlijke adviezen door de coördinerende gemeente is onderdeel van de behandelaanpak.
12 Versie: 1.0
4.3
Signaleren en integraal adviseren
Belangrijke deelprocessen binnen de derde processtap zijn het inventariseren en analyseren van risico’s en mogelijkheden (‘capaciteiten’) om die te beïnvloeden: het risicoprofiel van het evenement. Als hulpmiddel hiervoor wordt een regionaal model risicoanalyse aangeboden, dat als standaard door gemeenten en hulpdiensten kan worden gebruikt. Uitgangspunt is om het proces risicoanalyse altijd te doorlopen bij evenementen met verhoogde aandacht (categorie B) en vanzelfsprekend risicovolle evenementen (categorie C). Bij B- en C- evenementen brengen politie, lokale brandweer en GHOR een schriftelijk advies uit over de te nemen (preparatieve) maatregelen. De gemeente is verantwoordelijk voor de coördinatie hiervan en het informeren en betrekken van de juiste hulpverleningsdiensten in een lokale multidisciplinaire adviesgroep. De gemeente is tevens verantwoordelijk voor de coördinatie van de uitgebrachte adviezen en de uitvoering daarvan. Bij knelpunten vanuit tenminste één hulpdienst, volgt een muldisciplinair schriftelijk advies van de hulpdiensten t.a.v. de specifieke risico’s bij het evenement. Op basis van het integrale advies kan het bevoegd gezag het risicobeleid vaststellen, wat in de kern neerkomt op het geheel of gedeeltelijk autoriseren van het integraal veiligheidsadvies. Met andere woorden: het (al dan niet gedeeltelijk) door het bevoegd gezag overgenomen veiligheidsadvies is het risicobeleid. Het signaleren en adviseren is een continu proces en kan dan ook leiden tot het bijstellen van risicobeleid en verwante planvorming. Uitgangspunt is tevens dat de gemeente bij de voorbereiding op een risicovol evenement (categorie C) om een aanvullend advies vanuit de Veiligheidsregio vraagt (dat ook als aanvullend op de lokale multidisciplinaire advisering moet worden gezien). Dit aanvullende advies bij de risicovolle evenementen richt zich op enkele specifieke preparatieve aspecten van grootschalig optreden: -
Alarmering
-
Opschaling
-
Informatiemanagement
-
Leiding en coördinatie
-
Organisatie
-
Samenvallende evenementen in de regio.
Specialisten vanuit de Veiligheidsregio en Politie moeten daarvoor betrokken worden bij de voorbereidingen. Dit kan bv. door rechtstreekse participatie in de lokale multidisciplinaire adviesgroep, maar mogelijk ook door afstemming tussen verschillende vertegenwoordigers vanuit de hulpdiensten. Dit aanvullende advies vanuit de Veiligheidsregio wordt geconcretiseerd in het groeipad dat aan deze handreiking is verbonden. Streven moet zijn om het aanvullende advies zo passend mogelijk in te brengen in het werkproces van de betreffende gemeente. Indien een gemeente afwijkt van het aanvullende advies, dan wordt dit gemotiveerd. Samenloop van evenementen Samenloop of interferentie van meerdere evenementen kan hulpdiensten voor operationele problemen stellen. Het gaat dan meestal om schaarste m.b.t. de benodigde inzet van hulpdiensten. Monitoring van de regionale evenementenkalender is daarom belangrijk. Een regionale werkgroep met vertegenwoordigers van politie, GHOR en
13 Versie: 1.0
brandweer neemt deze monitoring op zich en zal voorkomende knelpunten voorleggen aan de betreffende gemeenten. Bij een verhoogd risico in de regio door samenloop van evenementen (ongeacht de specifieke risicoclassificatie ervan) geeft de regionale werkgroep een integraal advies. Dit integraal advies, gericht aan de betreffende gemeenten, wordt geconcretiseerd in het groeipad dat aan deze handreiking is verbonden. Door afstemming tussen de gemeenten m.b.t. bepalingen van het evenement (denk aan omvang, tijdstip, beleggen van verantwoordelijkheden bij organisator etc. ) kan worden gezocht naar een optimale oplossing die alle gewenste activiteiten (geheel of gedeeltelijk) mogelijk maakt. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de bestuurders van de betreffende gemeenten. Als zij er gezamenlijk niet uitkomen, dan wordt aan de Voorzitter van de Veiligheidsregio 3
gevraagd om een keuze te maken m.b.t. de inzet van hulpdiensten. Besliscriteria die hierbij een mogelijke rol kunnen spelen zijn o.a. anciënniteit (bv. in de keuze tussen een jaarlijks terugkerend evenement en een nieuw evenement), relevante ervaring van de organisator, sociale binding van de organisator met de gemeenschap en draagvlak voor het evenement binnen de regio. Deze criteria worden nadrukkelijk vooraf niet vastgesteld, omdat elke denkbare situatie een geheel eigen context zal kennen.
4.4
Besturen van het werk
In deze processtap gaat het om het vaststellen van het risicobeleid door het bevoegd gezag, tegen de achtergrond van lokaal beleid en deze regionale handreiking. Het gaat dan over specifiek risicobeleid bij voorzienbare risicovolle evenementen (C) en optioneel bij aandachtsvolle evenementen (B). Dit risicobeleid kan worden verwerkt in het lokale, gemeentelijke evenementenbeleid. Het kiezen en vaststellen van het risicobeleid is feitelijk het goedkeuren c.q. instemmen met het integraal veiligheidsadvies door de burgemeester, al dan niet in afstemming met andere bestuurders. Die instemming is van belang voor de volgende stap in het proces: het voorbereiden van werk met als resultaat het integraal operationeel plan. Daarnaast vormt het risicobeleid belangrijke input voor de tweede processtap: bepalen van de behandelaanpak. Hier besluit de burgemeester tevens –op basis van het integrale veiligheidsadvies- voor het weigeren of het al dan niet onder voorwaarden afgeven van een beschikking. In deze handreiking wordt het risicobeleid beschouwd als de autorisatie van het (integraal) veiligheidsadvies door de burgemeester. Het bieden van een hulpmiddel daarbij gaat de handreiking te boven en raakt bovendien een van de uitgangspunten van deze handreiking: vakvolwassenheid. De goedkeuring van het integraal veiligheidsadvies kan afstemming vereisen met andere daartoe bevoegde bestuurders. Te denken valt aan afstemming met andere burgemeesters, de (hoofd)officier van justitie et cetera. Een bijzondere weigeringsgrond op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening is ‘als het evenement gevaar oplevert voor de openbare orde, de openbare veiligheid, volksgezondheid en milieu’. Indien zo’n weigering gebaseerd is op een (integraal) veiligheidsadvies zal het aanzienlijk in kracht toenemen, bijvoorbeeld wanneer het besluit wordt aangevochten c.q. getoetst aan bestuurlijke kwaliteitseisen. 3
Met de invoering van de Nationale Politie wordt voorzien dat de regioburgemeester een bemiddelende rol kan vervullen bij
politieschaarste en hierover een zienswijze geeft.
14 Versie: 1.0
4.5
Voorbereiden van het werk
Hier worden de maatregelen en voorzieningen gepland. De betrokken diensten kiezen, binnen de kaders van het bevoegd gezag, wie welk uitvoerend en ondersteunend werk verricht in de risicobeheersingsfase, de incidentbestrijdingsfase en de herstelfase van het evenement. Planvorming vindt deels plaats binnen de afzonderlijke diensten. Om te voorkomen dat afzonderlijke planfiguren, waaronder die van de ‘organisator’, conflicteren is het van belang dat deze op elkaar worden afgestemd door de betrokken partijen. De gemeente is daarin regisseur. Het resultaat van deze processtap is een integraal operationeel plan. Hiervoor wordt een regionaal model operationeel plan aangeboden. Gelet op de daarmee samenhangende kosten en mogelijke impact op de reguliere bedrijfsvoering van de operationele diensten is het noodzakelijk dat het integraal operationeel plan goedgekeurd wordt door het daartoe bevoegde gezag. Een andere belangrijk planfiguur is het Veiligheidsplan, dat de organisator kan worden gevraagd op te stellen. Het Veiligheidsplan wordt onder andere gebruikt als input voor de risicoanalyse en kan naar aanleiding van die risicoanalyse worden aangepast door de organisator van het evenement. Uitgangspunt in deze handreiking is daarom dat een Veiligheidsplan standaard wordt bevraagd bij evenementen met verhoogde aandacht (B) en risicovolle evenementen (C). Het Veiligheidsplan wordt door de ambtelijke werkgroep in een regionaal format aangeboden.
4.6
Uitvoeren en ondersteunen van het werk
Het integraal operationeel plan vormt weer het kader voor het uitvoeren en ondersteunen van maatregelen en voorzieningen in de risico-, incident- en herstelfase van de risicovolle situatie. Van relevante activiteiten wordt (operationeel) verslag gedaan. Het zo opgebouwde feitenrelaas vormt tevens input voor de laatste processtap. Handhaving Controle en handhaving loopt als een rode draad door de fases van vergunningvoorbereiding, verlening en uitvoering heen. Afspraken en vergunningvoorwaarden dienen haalbaar en uitvoerbaar te zijn. Controle en handhaving worden georganiseerd door het bevoegd gezag (i.d. de gemeente), dat zich in de uitvoering daarvan laat bijstaan door de hulpdiensten. In tegenstelling tot politie en brandweer heeft de GHOR geen wettelijke taken op het gebied van handhaving. De GHOR handhaaft alleen op uitdrukkelijk verzoek en op kosten van het bevoegd gezag.
15 Versie: 1.0
4.7
Verbeteren van het werk
Het verbeteren van het werk is de laatste processtap en verwijst naar het leren en verbeteren op basis van de opgedane ervaring. Evalueren en uitwisselen van kennis zijn daarin belangrijke aspecten. Risicovolle evenementen (C) dienen altijd door de betreffende gemeente te worden geëvalueerd. Het verdient aanbeveling om ook evenementen met verhoogde aandacht (B) te evalueren; het overgrote deel van de 21 gemeenten in de veiligheidsregio kent immers evenementen die conform de regionale categorisering maximaal tot de regionale ‘B’-categorie worden gerekend. Uitgangspunt is dat deze evaluaties onderling worden gedeeld (overige gemeenten en hulpdiensten); bezien moet worden in hoeverre DigiMAK daarvoor een ontsluitingsmiddel vormt. Ook wordt voorgesteld om een methodiek van auditing in te zetten om kwaliteitsborging en –verbetering te ondersteunen. Een dergelijke methodiek, gericht op review van aanpak en evaluatie van opbrengsten, dient in het groeimodel nader gestalte te krijgen.
16 Versie: 1.0
Bijlage 1 Regionale risicoscan VRBZO Risicoscan Evenementen Brabant-Zuidoost Naam evenement Datum evenement Gemeente Locatie Nummer aanvraag Behandelaar Datum inventarisatie en advies Activiteitenprofiel Kent het evenement meerdere activiteiten dan kiest u hier voor de activiteit met het hoogste risico.
Risicopunt
(Kleinere) popconcerten/ tentfeesten, 5.000 – 10.000 gelijktijdige bezoekers Festivals (met meerdere podia) Markten/ braderieën Grote recreatieve evenementen, > 10.000 gelijktijdige bezoekers Kleine recreatieve evenementen (bijvoorbeeld kleine wandelmarsen) Tourritten/ wedstrijden (fiets, skeeler, motor, auto) Corso/ (carnavals)optochten, < 10.000 gelijktijdige bezoekers Corso/ (carnavals)optochten, > 10.000 gelijktijdige bezoekers Beurzen Grote sportevenementen Grote (house)party’s (Aangekondigde) grote demonstraties (Aangekondigde) kleine demonstraties Vliegshows Auto- en motorsportevenementen Vuurwerkshows Bezoek staatshoofd Publieksprofiel Risicopunt 1. Aantal gelijktijdige deelnemers en/ of bezoekers 0 – 5.000 5.000 – 10.000 10.000 – 15.000 15.000 – 20.000 > 20.000 2. Leeftijdsopbouw (zwaartepunt, maximaal 1 categorie toe te wijzen) 0 – 15 jaar (zonder aanwezigheid ouders) 0 – 15 jaar (met aanwezigheid ouders) 15 – 30 jaar 30 – 45 jaar > 45 jaar
Score
2 3 1 3 1 3 1 2 1 3 2 3 2 3 3 2 3 Score 0,2 0,4 0,6 0,8 1
0,5 0,25 1 0,5 0,25
17 Versie: 1.0
Alle leeftijden 3. Zelfredzaamheid Goed Redelijk Matig Slecht 4. Gebruik alcohol/ drugs Niet aanwezig Mogelijk aanwezig, maar geen risicoverwachting Aanwezig met risicoverwachting 5. Aanwezigheid van publiek Als toeschouwer Als toeschouwer en/of deelnemer Als deelnemer Ruimteprofiel 1. Locatie evenement In een gebouw In een tijdelijk onderkomen (tent, partyboot e.d.) In open lucht; op locatie die daarvoor is bestemd en ingericht In open lucht; op locatie die daar niet voor is bestemd en ingericht Gemeentegrens overstijgend 2. Toegankelijkheid aan- en afvoerwegen Goede aan- en afvoerwegen Redelijk ( 1 weg voor aan- en afvoer) Matig (weg met obstakels) Slecht (geen toegangsweg) 3. Seizoen Lente of herfst Zomer of winter 4. Duur evenement 0 – 3 uur, (maandag t/m donderdag) daguren 0 – 3 uur, (maandag t/m donderdag) avond-/ nachturen 0 – 3 uur, (weekend vrijdag t/m zondag) daguren 0 – 3 uur, (weekend vrijdag t/m zondag) avond-/ nachturen 3 – 12 uur, daguren 3 – 12 uur, avond-/ nachturen 1 dag Meerdere dagen 5. Ondergrond Harde ondergrond; steen, asfalt, e.d. Zachte ondergrond, vochtdoorlatend; zand, gras, e.d. Zachte ondergrond, drassig; zand, gras, e.d. Totaal Klasse evenement
A
Reguliere evenementen
0,75 0 0,25 0,5 1 0 0,25 1 0,5 0,75 1 Risicopunt
Score 0,75 0,75 0,5 0,75 1 0 0,5 0,75 1 0,25 0,5 0,25 0,5 0,5 0,75 0,75 1 1 1 0,25 0,5 0,75
Omschrijving
Monodisciplinair advies hulpdiensten naar behoefte
0 Totaal risicopunten <6
18 Versie: 1.0
B
Evenementen met verhoogde aandacht
Multidisciplinair advies en planvorming hulpdiensten + veiligheidsplan organisator
>6 en <9
C
Risico-evenementen
Multidisciplinair advies en planvorming hulpdiensten + veiligheidsplan organisator
>9
Aanvullende informatie De gemeente kan en mag een andere classificatie aan een evenement toekennen. Redenen hiervoor kunnen uiteenlopen van een niet-correcte toekenning van risicopunten in de risicoscan tot het wensen van aanvullend advies of expertise. Bij een adviesaanvraag dient altijd het vergunningaanvraagformulier en deze risicoscan meegezonden te worden, aangevuld met reeds ingezonden documenten.
19 Versie: 1.0
Bijlage 2 Risicomatrix EVENEMENT ORGANISATIE DATUM TOETSING RISICOKLASSE A/B/C VASTGESTELD OP Toetsingscriteria
Hoogte
Maatregelen / opmerkingen
risico 1. PUBLIEKSPROFIEL (doelgroep):
1.1 Bekendheid
Maatregelen: Status:
1.2 Bezoekersaantallen
1.3 Eigenschappen publieksgroepen (leeftijd, gezondheid)
1.4 Uitstralingseffecten gasten\artiesten en programma
1.5 Verwachte bezoekers met tegengestelde belangen, doelen en interesses
1.6 Groepsgedrag
1.7 Cultuurverschillen binnen doelgroepen
1.8 Aard van de activiteit
1.9 Relatie activiteit tot publiek
2. CAPACITEIT VAN DE ORGANISATOR 2.1 Ervaringsinformatie organisator ( betrouwbaarheid, maatschappelijke verantwoordelijkheid)
20 Versie: 1.0
2.2 Ervaringsinformatie gemeente en ketenpartners (betrouwbaarheid, maatschappelijke verantwoordelijkheid)
2.3 Betrouwbaarheid organisator met als aandachtspunt het nakomen van vastgelegde afspraken en het nakomen van afspraken vanuit moreel plichtsbesef 2.4 Betrouwbaarheid gemeente en ketenpartners met als aandachtspunt het nakomen van vastgelegde afspraken en het nakomen van afspraken vanuit moreel plichtsbesef 2.5 Op een juiste wijze invulling geven aan de maatschappelijke verantwoordelijkheid als organisator
2.6 Op een juiste wijze invulling geven aan de maatschappelijke verantwoordelijkheid als gemeente en ketenpartners
3. DE BESCHIKBAARHEID VAN CAPACITEIT BIJ OVERHEID 3.1 Capaciteitsvermogen op gebied van openbare orde en veiligheid (politie , brandweer en GHOR)
3.2 Mensen en middelen die nodig zijn bij de gemeente
3.3 Organisatie evenement (kwaliteit en volledigheid van draaiboek, calamiteitenplan communicatieschema)
3.4 Informatie over Beveiligingspersoneel/ maatregelen
4. WELKE ZAKEN KUNNEN HET EVENEMENT BEINVLOEDEN: 4.1 Ongewenste politieke impact
4.2 Openbare orde en veiligheid
21 Versie: 1.0
4.3 Extreme weeromstandigheden
4.4 Uitval nutsvoorzieningen (water en elektra)
4.5 Uitval GSM Netwerk 4.6 Toetsing aan externe gebeurtenissen c.q. andere evenementen
4.7 Plaatselijke omstandigheden van infrastructurele aard zoals wegafsluitingen, overstromingen,stroomuitval
4.8 Dreiging van bommeldingen 4.9 Plaatselijke bevolking (samenstelling en culturele achtergrond)
4.10 Rol van de media
5. VERKEERSPROFIEL 5.1 Invloed op bestaande openbare verkeersstructuur. Hoe druk wordt het ?
5.2 Noodzakelijke logistiek en bereikbaarheid bezoeker (fiets, auto, trein). Is aan- en afvoer van personen en goederen gegarandeerd?
5.3 Bereikbaarheid voor hulpdiensten
5.4 Hinder overige verkeerstromen
5.5 Parkeren (auto’s en fietsen)
5.6 Bereikbaarheid (bewoners, bedrijven, parkeergarages)
5.7 Verwachte wegwerkzaamheden
6. RUIMTELIJKPROFIEL (Locatie) 6.1 Hoe is het terrein ingericht (m.a.w. logische inrichting?)
22 Versie: 1.0
6.2 Eigendomsstructuur
6.3 Schade gevoeligheid van de locatie
6.4 Belangen van derde in directe omgeving van de locatie
6.5 Externe veiligheid (aanwezigheid risicovollebedrijven)
7. HANDHAVING 7.1 Hoe lang duurt het evenement?
7.2 Strijdigheid met beleidsuitgangspunten, wet- en regelgeving en beleidskader 7.3 Alcoholverkoop (in glas) door winkeliers en andere horeca exploitanten (kebabzaken etc.)
7.4 Inzet zware middelen bij ordening
8. OPENBAAR VERVOER EN LOGISTIEK 8.1 NS
8.2 Busmaatschappijen
8.3 Stationstoegang
Risico gering = Risico is gering
Risico gemid = Risico is gemiddeld
Risico hoo g = Risico is hoog
23 Versie: 1.0
